Hoạt động của tổng công ty phát hành sách việt nam tại hà nội

A Lời nói đầu: Là sinh viên khoa kế toán chúng em mong muốn đợc thực tế ngành nghề mà học tập nghiên cứu Trong học kỳ nhà trờng đà tạo điều kiƯn cho chóng em tiÕp cËn thùc tÕ bé m«n kế toán để hiểu rõ môn học này, cách thức tổ chức kế toán loại hình doanh nghiệp cụ thể đồng thời củng cố kiến thức mà chúng em đà đợc học ë trêng, tõ ®ã sÏ phơc vơ thiÕt thùc cho việc học tập chúng em môn học chuyên ngành Kiểm Toán nh thực tập sau Cùng với hớng dẫn khoa đặc biệt thầy giáo Nguyễn Hữu Đồng em đà chọn "Tổng công ty Phát hành sách Việt Nam" để kiến tập sau số nội dung mà em đà tìm hiểu công ty suốt thời gian kiến tập công ty B Nội dung: Phần I: Tổng quan tổng công ty phát hành sách Việt Nam 1.1.Lịch sử hình thành phát triển công ty 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty: Tổng công ty phát hành sách Việt Nam có lịch sử hình thành phát triển gần 50 năm Chủ tịch Hồ Chí Minh đà ký sác lệnh 122/SL ngày 10/10/1952 thành lập "nhà in quốc gia" Sắc lệnh qui định việc xây dựng hệ thống tổ chức quản lý thống công tác xuất bản, in, phát hành nớc Lần phát hành sách báo thành chuyên ngành, thành doanh nghiệp nhà nớc với chế độ quản lý kinh tế, dần vào hạch toán Ngành phát hành sách báo đợc khẳng định hoạt động quan trọng hoạt động văn hoá, t tỏng đảng nhà nớc "Nhà in Quốc gia" đợc thành lập mốc lịch sử cho việc xây dựng ngành phát hành thời kỳ Qua năm tháng tổ chức máy phát hành sách báo đợc kiện toàn kịp thời giai đoạn cách mạng, phục vụ đắc lực cho công xây dựng bảo vệ đất nớc Tổng công ty phát hành sách Việt Nam đà có nhiều tên gọi khác hình thức hoạt động khác tuỳ theo giai đoạn lịch sử nhiệm vụ cụ thể ngành giai đoạn Nhng dù với tên gọi hình thức hoạt động nhiệm vụ xuyên xuốt trình hoạt động công ty là: đa sách phục tới tay nhân dân, thông qua trang sách, phổ biến sách đờng lối đảng, nhà nớc, đồng thời góp phần xây dựng văn hoá Xà Hội Chủ Nghĩa Trong xuốt trình hoạt động, Tổng công ty phát hành sách làm tốt hai chức mà đảng nhà nớc giao phã: phơc vơ nhiƯm vơ chÝnh trÞ - x· héi quản lý kinh tế Công ty đà chứng tỏ hiệu kinh doanh cua ngày phát triển Để kịp thời thích nghi với tình hình nhiệm vụ giai đoạn ngày 12 tháng năm 1997 Bộ trởng Bộ văn hoá - thông tin đà định số 3944/TC-QD việc thành lập tổng công ty phát hành sách Việt Nam Quyết định qui định tổng công ty phát hành sách Việt Nam thuộc Bộ văn hoá - thông tin doanh nghiệp hạch toán tổng hợp, có phân cấp cho đơn vị thành viên Tổng công ty phát hành sách Việt Nam hoạt động sở định số 90/TTG ngày 7/3/1994 Thủ tớng phủ Tổng công ty phát hành sách Việt Nam doanh nghiệp nhà nớc có t cách pháp nhân, có dấu tài khoản ngân hàng Địa công ty 44 Tràng Tiền - Hoàn Kiếm Hà Nội 1.1.2 Tình hình tài công ty năm 2002, 2003: Chỉ tiêu Mà Năm 2002 số - Tổng doanh thu 01 105.120.560.320 -Các khoản giảm trừ 03 +Giảm giá hàng bán 05 +Hàng bán bị trả lại 06 +Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất 07 phải nộp Doanh thu (10=01+03) 10 105.120.560.320 Giá vốn hàng bán 11 96.256.358.235 Năm 2003 129.543.646.981 129.543.646.981 118.454.326.358 Lỵi nhn gép (20=10-11) Chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh [30=20-(21+22)] Thu nhập hoạt động tài Chi phí hoạt động tài Lợi nhuận từ hoạt động tài (40=31-32) 10 Các khoản thu nhập bất thờng 11 Chi phÝ bÊt thêng 12 lỵi nhn bÊt thêng (50=4142) 13 Tỉng lỵi nhn tríc th (60=30+40+50) 14 Th thu nhập doanh nghiệp phải nộp 15 Lợi nhuận sau thuÕ (80=6070) 20 21 22 30 8.864.202.085 3.862.358.542 3.956.356.253 1.045.487.290 11.089.320.623 5.696.589.643 4.268.002.523 1.124.728.457 31 146.560.239 162.737.276 32 40 16.958.365 129.601.874 18.680.056 144.057.220 60 1.175.089.169 1.268.785.677 70 376.028.534 406.011.417 80 799.060.635 862.774.260 41 42 50 Do nhu cầu sách ngày tăng nên tổng doanh thu nh lợi nhuận sau thuế năm 2003 cao so với năm 2002 1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh công ty 1.2.1 Ngành nghề kinh doanh: Ngành nghề kinh doanh tổng công ty phát hành sách Việt Nam đợc ghi nhận giấy phép kinh doanh bao gồm: ã Kinh doanh xuất nhập sách tạp chí, tem chơi nhập uỷ thác sách báo tạp chí ã In phát hành giấy tờ, quản lý biểu mẫu ấn phẩm hợp pháp khác ã Kinh doanh khách sạn, tổ chức triển lÃm hội trợ sách nớc nớc ã Sản xuất kinh doanh mặt hàng văn hoá phẩm, sản phẩm mỹ nghệ, mỹ thuật Đặc điểm kinh doanh riêng biệt tổng công ty Phát hành sách Việt Nam: Do sách loại hàng hoá đặc biệt Đặc biệt chỗ sách ghi lại kiến thức nh ứng dụng xuyên suốt trình phát triển loài ngời, ví dụ nh chân lý chủ nghĩa Mác Lênin t tởng Hồ Chí Minh, ánh sáng đờng lối chủ chơng Đảng, kiến thức lịch sử, kinh tế, văn hoá, khoa học kỹ thuật, quản lý kinh tế xà hội "Không có sách tức tri thức" hiểu biết đất nớc ngời thông tin cần thiết cho nhu cầu giải trí ngời giá trị dân tộc nhân loại Do vậy, Tổng công ty phát hành sách Việt Nam loại doanh nghiệp đặc biệt, vừa phải tuân theo quy luật kinh tế, vừa phải có sách, có tổ chức phơng thức hoạt động đặc thù, phù hợp, góp phần thực địn hóng xà hội chủ nghĩa nhiệm vụ chiến lợc xây dựng ngời phục vụ công đổi toàn diện nớc ta Công việc kinh doanh công ty phát hành sách không đơn lợi nhuận tức mà kết kết tìm thấy lâu dài sau 1.2.2 Thị trờng - Thị trờng công ty rộng lớn, công ty phát hành sách nớc nớc Với nhiệm vụ đa sách phục vụ tới tận tay nhân dân, tới bạn đọc nên công ty đà mở rộng phạm vi hoạt động từ trung ơng đến địa phơng - Trong nớc tổng công ty có chi nhánh đặt số tỉnh nh: Đà Nẵng, Cần Thơ, Nghệ An , Nam Hà tỉnh có sở có chức phát hành sách cho nhân dân (văn hoá tổng hợp; sách thiết bị trờng học; th viện tỉnh, thị xà ) 1.2.3 Đặc điểm sản phẩm - Sản phẩm công ty chủ yếu sách báo, tạp chí, văn hoá phẩm sản phẩm mỹ nghệ, mỹ thuật - Để đáp ứng đợc nhu cầu ngời đọc, tổng công ty đà đầu t nhiều cho việc xuất việc nhập sách từ nớc 1.3 Đặc điểm tổ chức máy quản lý hệ thống sản xuất kinh doanh công ty 1.3.1 Cơ cấu thành viên thuộc tổng công ty Tổng công ty phát hành sách Việt Nam gồm 12 công ty thành viên, hạch toán độc lập trải khắp từ Bắc vào Nam Đến cuối giai đoạn (kỳ) kinh doanh công ty thành viên phải gửi báo cáo tài cho tổng công ty để thông báo tình hình sản xuất kinh doanh, nh tình hình thực nghĩa vụ nhà nớc Danh sách công ty thành viên tổng công ty phát hành sách Việt Nam: 1/ Công ty xuất nhập sách báo (sunhasaba) 2/ Công ty xuất nhập văn hoá phẩm (CULTURIMEX) 3/ Công ty phát hành sách khu vực II 4/ Công ty phát hành sách Đà Nẵng 5/ Công ty phát hành sách Cần Thơ 6/ Công ty phát hành sách Nghệ An 7/ Công ty phát hành sách Nam Hà 8/ Công ty phát hành sách Hải Dơng 9/ Công ty phát hành sách Thanh Hoá 10/ Công ty phát hành sách Ninh Bình 11/ Công ty phát hành sách Hà Tây 12/ Công ty khách sạn Bộ văn hoá Trong phạm vi kiến tập nên em đề cập đến hoạt động tổng công ty phát hành sách Việt Nam Hà Nội 1.3.2 Tổ chức máy quản lý tổng công ty phát hành sách Việt Nam a) Sơ đồ máy quản lý công ty phát hành sách Việt Nam: Hội đồng quản trị Ban Kiểm soát Tổng giám đốc Phó giám đốc Văn phòng Nghiệ p vụ tổng hợp Phòng kế hoạch tài vụ Kinh doanh sách nớc Kinh doanh văn phòng phẩm Xuất nhập Xuất Các trung tâm cửa hàng Tổng số nhân viên: 148, nhân viên quản lý: 60 b) chức phận máy quản lý: - Hội đồng quản trị: tổ chức lÃnh đạo máy quản lý tổng công ty - Ban kiểm soát: Giám sát, kiểm tra trình hoạt động máy quản lý tổng công ty - Tổng giám đốc: Là ngời chịu trách nhiệm toàn công việc kinh doanh tổng công ty lÃnh đạo máy quản lý - Phó tổng giám đốc: Là ngời chịu trách nhiệm việc phối hợp với phòng ban để cố vấn cho tổng giám đốc Các phòng ban chịu lÃnh đạo ban giam đốc - Nghiệp vụ tổng hợp: thực việc tổng hợp, công việc kinh doanh, thi đua khen thởng tổng công ty - Phòng kế hoạch tài vụ: + Thực nghiệp vụ tài kế toán theo qui định nhà nớc trình kinh doanh Xởng in + Theo dõi, kiểm tra việc thực hiên qui định thể lệ, chế độ tiêu Quản lý chặt chẽ ngân quỹ không để thất thoát nh lÃng phÝ + Theo dâi vµ ghi chÐp cËp nhËt sỉ sách số liệu kế toán theo thời gian, phân tích đánh giá số liệu cách đầy đủ cho lÃnh đạo công ty phòng ban khác công ty để từ lÃnh đạo công ty có định xác việc kinh doanh tổng công ty + Có Trách nhiệm lập nộp báo cáo tài cho cấp quan hữu quan kỳ hạn, phải đảm bảo độ xác báo cáo + Theo dõi công nợ, giá thành sản phẩm bảo đảm cân đối thu chi để phục vụ kinh doanh có hiệu - Kinh doanh sách nớc: theo dõi thờng xuyên việc kinh doanh sách nớc, tập hợp số liệu chuyển lên cho phòng tài vụ - Kinh doanh văn phòng phẩm: theo dõi thờng xyên việc kinh doanh văn phòng phẩm nớc, tập hợp số liệu chuyển cho phòng tài vụ - Bộ phận xuất nhËp khÈu: Theo dâi viƯc xt , nhËp s¶n phÈm nớc ngoài, số liệu đợc tập hợp lên phòng tài vụ - Xuất bản: Là phận chịu trách nhiệm việc xuất sách - Các trung tâm cửa hàng: nơi tiêu thụ sản phẩm tổng công ty, theo dõi việc tiêu thụ chuyển số liệu lên cho phong tài vụ - Xởng in: nơi in ấn tạo sản phẩm Phần II: Tổ chức công tác kế toán máy kế toán tổng công ty phát hành sách Việt Nam 2.1 Bộ máy kế toán - Đặc điểm máy kế toán tổng công ty: Do tổng công ty lớn có nhiệm vụ phát hành sách nớc nớc nên máy kế toán máy tập trung công tác kế toán đợc thực phòng kế hoạch tài vụ công ty, tất hoạt động công ty đợc tập hợp thành số liệu - Sơ đồ máy kế toán Kế toán tr ởng Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán tiền gửi ngân hàng Kế toán tiền mặt Kế toán hàng tồn kho Kế toán TSCĐ Kế toán liên kết liên doanh sách - Chức phận bé m¸y kÕ to¸n: + KÕ to¸n trëng: Điều chỉnh hoạt động chung phòng tài vụ Kế toán theo dõi cửa hàng Kế toán theo dõi công nợ Xem xét ký duyệt chế độ sách tài công ty Chịu trách nhiệm tính trung thực hợp lý việc hạch toán kết quả, chi phí, hoạt động kinh doanh công ty thông tin báo cáo tài công ty + Kế toán tổng hợp: Công việc tập hợp số liệu đợc thực máy vi tính Có nhiệm vụ tập hợp phân loại chứng từ, kiểm tra số liệu để vào sổ (trên máy vi tính) theo hình thức "chứng từ ghi sổ" Lập báo cáo tài (báo cáo kết hoạt động kinh doanh; báo cáo lu chuyển tiền tệ; bảng cân đối kế toán) + Thủ quỹ: ngời theo dõi cách xác dòng tiền dòng tiền vào tổng công ty + kế toán tiền gửi ngân hàng: Có nhiệm vụ viết séc chuyển khoản tiền mặt, viết uỷ nhiệm chi theo phiÕu ủ nhiƯm dut chi tiỊn cđa cÊp Vào sổ sách nghiệp vụ có liên quan đến TGNH theo dõi, đối chiếu thờng xuyên với ngân hàng số d tài khoản ngân hàng Kiểm tra hoá đơn toán trớc toán có đối chiếu với ngời nhận xéc + Kế toán tiền mặt: có nhiệm vụ toán lơng cho nhân viên từ quỹ tiền mặt, theo dõi quĩ khác khoản phải thu phải trả khác + Kế toán hàng tồn kho: Chịu trách nhiệm kiểm kê hàng hoá cuối kỳ, ghi chép, tập hợp sè liƯu cã hµng nhËp vµ xt kho + Kế toán TSCĐ: Ghi chép theo dõi TSCĐ (về nguyên giá, khấu hao giá trị lại, với việc nhợng bán lý) + Kế toán liên kết liên doanh sách: theo dõi công nợ việc liên kết , liên doanh với công ty khác + Kế toán theo dõi cửa hàng: có trách nhiệm theo dõi việc tiêu thụ số lợng xuất từ kho cửa hàng để tiêu thụ + Kế toán theo dõi công nợ: Thờng xuyên theo dõi công nợ cđa tỉng c«ng ty - Quan hƯ víi bé phËn khác tổng công ty: Có quan hệ thực chặt chẽ với phận khác công ty, máy có chức tập hợp số liệu, ghi chép vào sổ sách tất hoạt động kinh doanh công ty Ta cã thĨ lÊy vÝ dơ nh sau ®Ĩ hiĨu râ mối quan hệ này: Khi có hợp đồng mua (bán) với công ty + Ban Giám Đốc xem xét duyệt hợp đồng + Kế toán so sánh báo giá nhiều nơi (trờng hợp công ty mua hàng) chọn báo giá phù hợp cho tiết kiệm chi phí Lập kế hoạch mua hàng + Hàng thủ kho kiểm tra chất lợng vµ ký nhËn hµng Thđ kho chun chøng tõ tíi kế toán + Kế toán kiểm tra hoá đơn, chất lợng hàng muavà chuyển hoá đơn cho kế toán trởng + Kế toán trởng kiểm tra lại ký duyệt råi chun tíi kÕ to¸n to¸n + kÕ to¸n toán viết xéc trả ngời bán tiền mặt Cuối quí kế toán cử nhân viên xuống kiểm tra số lợng hàng tồn, chất lợng Công ty áp dơng viƯc kiĨm tra chÐo lÉn nh»m t¹o sù xác số đợc tập hợp phòng tài vụ phục vụ cho việc kinh doanh có hiệu 2.2 Tổ chức công tác kế toán: 2.2.1 Chính sách trung: - Tình hình kế toán: Bộ máy kế toán làm việc hiệu nhiều năm Phòng Tài vụ Tổng công ty đà đợc văn hoá nh cục thuế Hà Nội khen thởng Ví dụ gần năm 2003 Phòng Tài vụ Tổng công ty đà nhận Bằng Khen văn hoá - Niên độ kế toán ngày 1/1 đến 31/12 - Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ, ngoại tệ đợc qui đổi theo tỷ giá thực tế ngân hàng trung ơng qui định thời điểm (tỷ giá giao dịch; tỷ giá thực tế) - Phơng pháp hạch toán: Tổng công ty áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ - Phơng pháp tính giá hàng tồn kho: Tổng công ty tính giá hàng tồn kho theo phơng pháp bình quân kỳ dự trữ TK 334 Các khoản khấu trừ vào thu nhập công nhân viên chức (tạm ứng, bồi thờng vật chất) Nhân viên bán hàng quản lý TiỊn l ¬ng, TK 4311 tiỊn th TK 3383, 3384 ởng, Phần đóng góp BHXH Tiền thởng khoản cho quĩ bảo hiểm y tế khác TK 3383 TK 111, 512 phải trả công Thanh toán lơng, thởng BHXH nhân BHXH khoản khác cho công nhân viên viên Phải trả trực tiếp chức 2.3.2 Tổ chức hạch toán hàng tồn kho: Tổng Công ty phát hành sách Việt Nam có thị trờng rộng lớn, lợng hàng hoá kho nhập vào xuất kho tơng đối nhiều Do việc tổ chức hạch toán hàng tồn kho khâu quan trọng trình hạch toán hoạt động kinh doanh công ty a) Tổ chức chứng từ kế toán hàng tồn kho: Tổng công ty sử dụng loại chứng từ việc hạch toán hàng tồn kho: + Phiếu nhập kho: Tại kho, thủ kho vào hoá đơn mua hàng sau kiểm nhận hàng lập phiếu nhập kho cho lô hàng vừa nhËp + PhiÕu xt kho: Lµ chøng tõ thđ kho lập để theo dõi loại sách số lợng sách xuất + Thẻ kho: Căn vào hoá đơn nhập xuất thủ kho lập thẻ kho để theo dõi lợng hàng nhập vào, xuất khỏi kho + Biên Kiểm kê hàng hoá: Để đảm bảo cách xác số liệu ghi sổ sách vào ngày cố đinh tháng có cán (1 trởng ban, uỷ viên) xác minh lại số liệu cách kiểm kê lợng hàng hoá kho Qui trình luân chuyển chứng từ: có trình nhập (xuất) hàng kho, thủ kho se vào hoá đơn nhập (xuất) đê lập phiếu nhập (xuất) ,và thẻ kho chuyển chứng từ lên cấp để ký