ĐẶC ĐIỂM CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CHI PHÍ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ THANH HẢI
Đặc điểm chi phí bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư
1.1 Đặc điểm chi phí bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải
1.1.1 Qui mô và cơ cấu chi phí bán hàng tại công ty
Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải là một doanh nghiệp với chức năng chủ yếu là sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực thời trang như sản xuất, tư vấn, thiết kế,…các mặt hàng này có tính cạnh tranh cao trên thị trường Do vậy, đòi hỏi công ty phải có những phương án tối ưu để đưa các sản phẩm của công ty mình đến với người tiêu dùng mang tính hiệu quả nhất. Hiện nay, công ty đang có năm chi nhánh trên toàn quốc Vì vậy phần chi phí vận chuyển sản phẩm (chi phí nhân viên vận chuyển, bốc xếp, chi phí nhiên liệu vận chuyển) đến các chi nhánh và chi phí nhân viên bán hàng chiếm tỷ trọng khá cao trong cơ cấu chi phí bán hàng của công ty.
Qua bảng số 1.1 (trang 4), chúng ta có thể nhận thấy được hầu hết các đối tượng chi tiết trong chi phí bán hàng đều tăng Riêng chỉ có phần chi phí khấu hao TSCĐ giảm 1.101.000Đ tương đương với giảm 1,32%, do một số TSCĐ đã khấu hao hết Bảng số liệu đã thể hiện phần chi phí nhân viên và chi phí nhiên liệu chiếm tỷ trọng tăng cao nhất Đối với chi phí nhân viên năm
2016 tăng 120.000.000Đ so với năm 2015, tương đương 26.19% Về chi phí nhiên liệu vận chuyển năm 2016 tăng 22.000.000Đ so với năm 2015, tương đương 22,45% Tiếp theo là chi phí tiếp khách năm 2016 tăng 1.814.000Đ so với năm 2015, tương đương 17,81% Chi phí chụp ảnh sản phẩm tăng1.525.000Đ, tương đương là 11,32% Chi phí giám định kiểm nghiệm sản phẩm tăng 2.645.000Đ, tương đương 4,61% Chi phí quảng cáo, tiếp thị sản phẩm tăng 3.946.000Đ, tương đương 2,2%.
Nền kinh tế ở trong nước nói riêng và toàn thế giới nói chung năm
2016 có nhiều biến động Song tất cả cán bộ, công nhân viên của công ty đều cố gắng để công ty phát triển theo chiều hướng tích cực hơn Phần chi phí bán hàng của công ty tăng lên do công ty mở rộng thêm thị trường tiêu thụ trên cả nước Việc mở rộng thị trường không phải là vấn đề chốc lát, ngắn hạn mà nó liên quan đến hiệu quả kinh doanh của công ty Công ty làm ăn phát triển thì mới có khả năng mở rộng thị trường.
Bảng 1.1: Bảng quy mô chi phí bán hàng của Công ty
VT: VN ĐVT: VNĐ ĐVT: VNĐ
Chi phí bán hàng Năm 2016 Năm 2015
Chi phí nhân viên 578.160.000 458.160.000 120.000.000 26,19% Chi phí nhiên liệu 1.200.000.000 980.000.000 220.000.000 22,45% Chi phí khấu hao
Chi phí giám định, kiểm nghiệm sản phẩm
Chi phí quảng cáo, tiếp thị sản phẩm
Chi phí tiếp khách 12.000.000 10.186.000 1.814.000 17,81% Chi phí chụp ảnh sản phẩm
(Nguồn: Phòng Kế toán) 1.1.2 Phân loại chi phí bán hàng tại công ty
Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ.
Tại Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải chi phí bán hàng phân loại theo nội dung kinh tế được chia theo các khoản mục sau:
- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Chi phí khấu hao nhà kho, phương tiện vận chuyển các sản phẩm thời trang đem đi tiêu thụ Các tài sản cố định sử dụng cho mục đích sản xuất kinh doanh tất nhiên phải bị hao mòn và sau một thời gian sẽ hết khả năng sử dụng Khấu hao là sự chuyển dần giá trị hao mòn của TSCĐ vào chi phí bán hàng Khấu hao được biểu hiện bằng giá trị tiền tệ và sẽ thu hồi được trong doanh thu bán hàng hóa, sản phẩm dịch vụ.
- Chi phí vật liệu (chi phí chọn lọc, bảo quản, đóng gói bao bì): Các khoản chi phí nhiên liệu bảo quản các sản phẩm thời trang, chi phí xăng xe phục vụ cho quá trình vận chuyển sản phẩm đi tiêu thụ Là những khoản chi phí chi ra để giữ gìn phẩm chất hàng hóa trong quá trình dự trữ, những chi phí cải tiến kỹ thuật bảo quản hàng hóa, những khoản chi phí phục vụ cho việc phân loại, chọn lọc, đóng gói hàng hóa để đảm bảo chất lượng hàng hóa bán ra cũng dược tính vào chi phí này.
- Chi phí nhân viên bán hàng: Bao gồm các khoản tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên vận chuyển, bảo quản các sản phẩm bồn nước, thiết bị lọc nước, các khoản trích quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, theo tỷ lệ quy định với số tiền lương phát sinh.
Chi phí dịch vụ mua ngoài bao gồm các khoản tiền thanh toán cho các dịch vụ bên ngoài doanh nghiệp, cụ thể là tiền điện, nước, điện thoại, điện báo và hoa hồng trả cho đại lý bán bồn nước và bình lọc nước.
- Chi phí bằng tiền khác: Là những khoản chi phí tiếp khách phục vụ trong quá trình tiêu thụ các bồn nước; bình lọc nước, chi phí quảng cáo sản phẩm,chi phí hội nghị khách hàng, …
Tổ chức quản lý chi phí bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải
Để thực hiện tốt công tác tổ chức quản lý chi phí bán hàng trong Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải liên quan đến công tác xây dựng, phê duyệt định mức, dự toán, thực hiện chi tiêu, kiểm tra, kiểm soát chi phí bán hàng Đối với một doanh nghiệp vừa sản xuất vừa thương mại, trong chiến lược phát triển thì vấn đề tiêu thụ hàng hóa, mở rộng thị phần, quản lý hàng hóa và công tác tiêu thụ hàng hóa ngày càng trở nên quan trọng Vì vậy, việc phân cấp trách nhiệm giữa các phòng ban liên quan đến hoạt động bán hàng trong Công ty đòi hỏi phải cụ thể, chính xác và luôn có sự phối hợp hoạt động một cách nhịp nhàng Công ty có bộ máy quản lý đơn giản, gọn nhẹ, phù hợp với tình hình quản lý của Công ty Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty được thực hiện như sau:
- Ban giám đốc là bộ phận trực tiếp ký các hợp đồng kinh tế Trong hợp đồng kinh tế phải ghi rõ những điểm chính sau: Tên đơn vị mua hàng, địa chỉ đăng kí kinh doanh, mã số thuế, số tài khoản, chủng loại hàng, số lượng, đơn giá, quy cách, phẩm chất của hàng hoá, thời gian và địa điểm giao hàng, thời hạn thanh toán Phòng Kế toán căn cứ vào đó để giao hàng và theo dõi thời hạn thanh toán.
- Phòng Kinh doanh tổng hợp trực tiếp phụ trách công tác tiếp thị, giao hàng, vận chuyển hàng, công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động bán hàng, các dự án lớn của Công ty theo từng loại hàng hóa; phối hợp với phòng Kế toán để theo dõi hàng hóa xuất bán.
Phòng Kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng hàng hóa và sản phẩm trước khi chúng được giao đến tay khách hàng Bằng cách thực hiện các khâu kiểm tra nghiêm ngặt, phòng Kỹ thuật ngăn ngừa việc cung cấp những sản phẩm không đạt yêu cầu, bảo vệ lợi ích của khách hàng và nâng cao uy tín của công ty.
- Phòng Kế toán có nhiệm vụ theo dõi về mặt tài chính liên quan đến hoạt động kinh doanh, cụ thể như sau:
+ Dựa vào các chứng từ mua hàng và bán hàng, kế toán ghi chép số lượng, giá mua hàng hoá và chi phí thu mua, các loại thuế;
+ Phân bổ hợp lý chi phí mua hàng ngoài giá mua cho số hàng đã bán và tồn cuối kỳ, để từ đó xác định giá vốn hàng hóa đã bán và tồn cuối kỳ;
+ Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, ghi nhận doanh thu bán hàng và các chỉ tiêu liên quan khác của khối lượng hàng bán ( giá vốn hàng bán, doanh thu thuần, thuế tiêu thụ…);
+ Kế toán quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ kho hàng; đảm bảo nguồn hàng hóa đáp ứng hai nhu cầu tiêu thụ và dự trữ, phát hiện kịp thời tình trạng ứ đọng hàng hóa, ứ đọng vốn;
+ Xác định kết quả kinh doanh và thực hiện chế độ báo cáo hàng hóa và báo cáo tình hình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hóa;
+ Theo dõi và thanh toán kịp thời công nợ với khách hàng và nhà cung cấp; phản ánh chính xác các khoản thuế trong tiêu thụ hàng hóa để thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước.
1.3 Các chính sách kế toán chung tại Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải ngày 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam.
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các Chuẩn mực kế toán Việt Nam ban hành bởi Bộ Tài chính.
- Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật Ký Chung và được xử lý trên máy tính là chủ yếu.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho.
- Phương pháp tính giá hàng xuất kho: Công ty áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước.
- Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế GTGT.
+ Số thuế GTGT đầu ra bằng tổng số thuế giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.
+ Số thuế GTGT đầu vào bằng tổng số thuế GTGT ghi trên hóa đơn GTGT mua hàng hóa, dịch vụ ( bao gồm cả tài sản cố định ) dùng cho kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Khấu hao được trích theo phương pháp đường thẳng, thời gian khấu hao ước tính phù hợp với khung khấu hao quy định tại Thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25/4/2013 của Bộ trưởng Bộ TàiChính về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ THANH HẢI
Thủ tục chứng từ
Căn cứ vào các chứng từ kế toán bao gồm:
+ Bảng thanh toán tiền lương;
+ Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương;
+ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ;
Chi phí phát sinh trong kì sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải là toàn bộ các khoản mục chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng hóa, bán sản phẩm bao gồm: Chi phí tiền lương nhân viên; chi phí hàng hóa, bao bì; chi phí công cụ dụng cụ; chi phí khấu hao TSCĐ; chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác.
Các nghiệp vụ về chi phí bán hàng phát sinh tại Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải chủ yếu được thanh toán bằng phiếu chi. Quy trình luân chuyển chứng từ chi phí bán hàng theo sơ đồ 2.1 (trang 9): Đầu tiên người nhận tiền nộp giấy đề nghị chi tiền Sau khi được sự ký duyệt của thủ trưởng và kế toán trưởng thì kế toán thanh toán tiền mặt lập phiếu chi Phiếu chi được lập thành 3 liên sau khi đã có đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ
- Liên 1: Lưu ở nơi lập phiếu
- Liên 2: Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ.
- Liên 3: Giao cho người nhận tiền.
Căn cứ vào phiếu chi, thủ quỹ chi tiền và ghi sổ quỹ Sau đó chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán, bảo quản và lưu trữ Kế toán cập nhật các khoản chi phí bán hàng vào các sổ kế toán theo quy định.
Căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra và dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán bán hàng định khoản và nhập dữ liệu vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động vào sổ chi tiết chi phí bán hàng.
Thủ trưởng đơn vị(GĐ)
Kế toán thanh toán TM
5.Chi tiền, ghi sổ quỹ
6.Kiểm tra, ghi sổ kế toán
Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển phiếu chi
Đối với chi phí tiền lương cho bộ phận bán hàng
Ngoài ra, cũng với hình thức trả lương theo thời gian được áp dụng với bộ phận QLDN thì Công ty còn áp dụng công thức tính lương cho bộ phận bán hàng như sau:
Lương thời gian = Lương cơ bản x Số ngày công + PCTN
- Lương cơ bản ở đây được quy định khi ký hợp đồng lao động là:
+ 4.000.000đ/tháng cho nhân viên quản lý bán hàng.
+ 2.500.000đ/tháng cho nhân viên bán hàng.
- Phụ cấp trách nhiệm áp dụng cho quản lý các ca bán hàng là 500.000đ/tháng.
Vào cuối tháng, trưởng bộ phận bán hàng thu thập bảng chấm công, giấy phép nghỉ phép, nghỉ ốm của nhân viên để thực hiện tính toán tiền lương.
Tính lương tháng 3 năm 2016, cho bà Hà Thị Hoài Khanh, chức vụ là trưởng bộ phận bán hàng ca sáng có các số liệu cụ thể như sau:
Trong tháng, bà Hà Thị Hoài Khanh đi làm thêm vào 04 ngày Chủ nhật trong tháng cho nên có phiếu báo làm thêm giờ.
Ngày công quy định: 26 ngày/1tháng
Thời gian làm việc thực tế: 26 ngày/1tháng
Phụ cấp trách nhiệm: 500.000đ/tháng
Trích 8% BHXH theo lương cơ bản:
Trích 1.5% BHYT theo lương cơ bản:
Trích 1% BHTN theo lương cơ bản:
Số tiền lương còn lại:
Vậy, cuối tháng 3 năm 2016 số tiền lương thực lĩnh của bà Khanh là 5.310.769đ.
Tương tự, cách tính lương và các khoản trích theo lương như trên đối với nhân viên bán hàng còn lại.
Biểu 2.1: Bảng chấm công – Bán hàng Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải
TT Họ và tên Chức vụ
Ngày làm việc trong tháng
1 Hà Thị Hoài Khanh QLB
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Biểu 2.2: Phiếu báo làm thêm giờ số 02/3
Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải
PHIẾU BÁO LÀM THÊM GIỜ
Họ và tên: Hà Thị Hoài Khanh
Lý do làm thêm: Tăng cường bán hàng trong tháng 3 năm 2016.
Người theo dõi Phụ trách bộ phận Giám đốc
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Biểu 2.3: Bảng tính lương làm thêm giờ - bộ phận Bán hàng
Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải
BẢNG TÍNH LƯƠNG LÀM THÊM GIỜ
Tháng 3 năm 2016 stt Họ tên Bộ phận Ngày tháng
1 Hà Thị Hoài Khanh Bán hàng 01, 8,
Trên cơ sở là chứng từ như “Bảng chấm công”, “Bảng tính lương làm thêm giờ”, “Bảng tính tiền ăn ca”,…kết quả tính lương cho từng người lao động được hoàn thành Căn cứ vào đây, kế toán tiền lương lập "Bảng thanh toán lương" cho từng phòng ban, các bộ phận bán hàng trong đó ghi rõ từng khoản tiền lương (lương thời gian), các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền lương mà người lao động được hưởng Mỗi người lao động ghi trên một dòng (có ghi kèm cả chức vụ và hệ số lương) Đồng thời, kế toán tiền lương cũng tổng hợp, phân bổ và lập nên “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH” cho các phòng ban, bộ phận bán hàng,…
Biểu 2.4: Bảng thanh toán tiền lương
Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG
TT Họ tên CV Mức lương cơ bản
PCTN Lương thời gian TƯ
Các khoản giảm trừ Tổng số được lĩnh
Số công Số tiền BHXH
Tổng số giảm trừ Số tiền KN
1 Hà Thị Hoài Khanh QLBH 4.000.000 30 5.230.769 500.000 5.730.769 - 320.000 60.000 40.000 420.000 5.310.769
Hà Nội, Ngày 31 tháng 3 năm 2016
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Biểu 2.5: Bảng thanh toán tiền lương toàn công ty
Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG TOÀN CÔNG TY
STT Bộ phận Tiền lương cơ bản Phụ cấp Các khoản giảm trừ Tổng lương Ghi chú
2 Bộ phận quản lý 103.691.179 13.835.385 11.863.343 105.663.221 a Phòng Kế toán 20.730.769 3.555.385 3.152.500 21.133.654 b Các phòng khác 82.960.410 10.280.000 8.710.843 84.529.567
Người lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc
(Đã kí) (Đã kí) (Đã kí)
Biểu 2.6: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải Địa chỉ: Khu công nghiệp Đài Tư, quận Long Biên, Hà Nội
BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH
Ghi có TK Đối tượng sử dụng
TK334 – Phải trả công nhân viên TK338 – Phải trả, phải nộp khác
2 TK642 – CPQLDN 103.691.179 13.835.385 117.521.154 18.621.949 3.103.658 1.034.552 1.970.106 24.730.265 137.336.339 a Phòng kế toán 20.730.769 3.555.385 24.286.154 3.731.538 621.923 207.308 414.615 4.975.384 29.261.538 b Các phòng khác 82.960.410 10.280.000 93.235.000 14.932.874 2.488.812 829.604 1.659.208 19.810.265 113.045.265
3 TK 334 – PTCNV 12.633.757 2.368.830 1.579.220 - 16.581.807 16.581.807 a Bộ phận bán hàng 4.338.462 813.462 542.308 - 5.694.232 5.694.232 b Phòng kế toán 1.658.462 310.962 207.308 - 2.176.732 2.176.732 c Các phòng khác 6.636.833 1.244.406 829.604 - 8.710.843 8.710.843
Người lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc
(Đã kí) (Đã kí) (Đã kí)
Đối với khấu hao TSCĐ
Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao đường thẳng và theo thời gian sử dụng hữu ích ước tính của tài sản cố định Tỷ lệ khấu hao áp dụng phù hợp với tỷ lệ khấu hao quy định tại Thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25/4/2013 của Bộ Tài chính.
Công th c tính m c kh u hao TSC :ức tính mức khấu hao TSCĐ: ức tính mức khấu hao TSCĐ: ấu hao TSCĐ: ĐVT: VNĐ
Mức KH năm = Nguyên giá TSCĐ
Số năm sử dụng KH
Mức KH tháng = Mức KH năm
Vào cuối mỗi tháng, dựa vào bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, kế toán tiến hành trích chi phí khấu hao TSCĐ cho bộ phận bán hàng tính vào chi phí bán hàng.
Ngày 01/3/2016, Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải mua
01 Ô tô Huyndai porter II (Hàn Quốc) có nguyên giá: 607.000.000đ chưa có thuế GTGT của Công ty TNHH Thiết bị vận tải Xuân Phương Thuế GTGT 10% (Hóa đơn GTGT số 0026435) Công ty đã thanh toán bằng chuyển khoản Thời gian sử dụng là 5 năm, dùng cho bộ phận bán hàng Kế toán, công ty tiến hành trích khấu hao TSCĐ như sau:
Số KH tăng trong tháng của tài sản cố định mới mua:
- Ô tô Huyndai porter II (Hàn Quốc) có nguyên giá: 607.000.000đ, thời gian sử dụng là 5 năm.
- Mức trích khấu hao cho Ô tô Huyndai porter II (Hàn Quốc):
Biểu 2.7: H p ơp đồng mua bán xe ô tô đồng mua bán xe ô tông mua bán xe ô tô
MẠI VÀ ĐẦU TƯ THANH
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAMNAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG MUA BÁN XE Ô T Ô
- Căn cứ bộ Luật Dân sự và Luật Thương mại của Nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2006.
- Căn cứ vào khả năng, nhu cầu và thoả thuận của hai bên.
Hôm nay, ngày 01 tháng 3 năm 2016 tại văn phòng Công ty TNHH Thiết bị vận tải Xuân Phương, chúng tôi gồm có:
BÊN BÁN (BÊN A): CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VẬN TẢI XUÂN
PHƯƠNG Địa chỉ: Số 1111 đường Giải Phóng, quận Thanh Xuân, Hà Nội
Tài khoản: 102010000065238 tại ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam – Chi nhánh Tây Hà Nội Đại diện : Ông Bùi Xuân Phương
BÊN MUA (BÊN B): CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ THANH HẢI Địa chỉ: Khu công nghiệp Đài Tư, quận Long Biên, Hà Nội
Tài khoản: 1500201072303 tại ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội Đại diện : Ông Nguyễn Viết Tùng
Sau khi đã thoả thuận hai bên đã thống nhất ký kết hợp đồng mua bán với các điều khoản sau: ĐIỀU 1: TÊN HÀNG HOÁ – QUI CÁCH - GIÁ CẢ
Bên A đồng ý bán và bên B đồng ý mua 01 Xe Huyndai porter II, đời
2012, màu xanh, máy to, cabin kép v i chi ti t giá c nh sau:ới chi tiết giá cả như sau: ết giá cả như sau: ả như sau: ư sau:
STT Tên hàng hoá Số
Lượng Đơn giá Thành tiền
Giá thanh toán: Sáu trăm sáu lăm triệu, năm trăm nghìn đồng chẵn./.
(Giá trên đã bao gồm 10% thuế GTGT). ĐIỀU 2: PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
Bên B thanh toán 100% giá trị của xe như tại điều 1 đã nêu trong vong
10 ngày kể từ khi hai bên ký kết hợp đồng này.
Hình thức thanh toán: chuyển khoản. ĐIỀU 3: THỜI GIAN VÀ ĐỊA ĐIỂM GIAO HÀNG
- Thời gian giao hàng: Bên A giao xe ô tô cho bên B trong khoảng 10 ngày kể từ khi ký kết hợp đồng.
- Địa điểm giao hàng: Tại văn phòng của bên A ĐIỀU 4: TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BÊN
- Giao xe ô tô, xuất hoá đơn GTGT và hồ sơ xe cho bên B theo đúng số lượng, thông số, đặc tính kỹ thuật của nhà sản xuất và chi tiết như đã nêu tại điều 1 và điều 3 của hợp đồng này.
- Bàn giao toàn bộ giấy tờ hợp pháp để làm thủ tục bán xe.
- Bên A cam kết chiếc xe trên là tài sản của bên A, có nguồn gốc minh bạch và đầy đủ giấy tờ liên quan, không cầm cố, bảo lãnh dưới bất cứ hình thức nào.
- Bên A không chịu bất cứ trách nhiệm gì liên quan đến chiếc xe trên khi chuyển quyền sử dụng xe cho bên B.
- Cử cán bộ trực tiếp xem xét kiểm tra xe.
- Thanh toán cho bên B theo đúng điều 2 của Hợp đồng này.
- Không nhận hàng khi bên A giao không đúng nội dung tại điều 1 và điều 3 của hợp đồng này
- Chịu trách nhiệm nộp các khoản thuế và lệ phí theo quy định của nhà nước để sang tên chiếc xe trên. ĐIỀU 5: ĐIỀU KHOẢN CHUNG
- Hai bên cam kết thực hiện nghiêm chỉnh các khoản trong hợp đồng này. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có thay đổi hay bổ sung sẽ được hai bên thống nhất bằng văn bản, mọi tranh chấp nếu có phát sinh từ hợp đồng mà hai bên không đạt được thoả thuận chung thì sẽ được giải quyết chung tại Toà Án Kinh Tế, phán quyết của Toà Án là tối hậu buộc các bên thi hành.
- Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký và được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có gía trị pháp lý như nhau. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
Biểu 2.8: Hóa đơn giá trị gia tăng s 0026435 ố 0026435
XP/16P 0026435 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VẬN TẢI XUÂN PHƯƠNG Địa chỉ: Số 1111 đường Giải Phóng, quận Thanh Xuân, Hà Nội
Số tài khoản: 102010000065238 tại NH TMCP Hàng Hải Việt Nam – CN Tây Hà Nội Điện thoại: MST
Họ tên người mua: Đơn vị: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ THANH HẢI Địa chỉ: Khu công nghiệp Đài Tư, quận Long Biên, Hà Nội.
Hình thức thanh toán: CK MST
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng: 605.000.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 60.500.000 Tổng cộng tiền thanh toán 665.500.000
Viết bằng chữ: Sáu trăm sáu lăm triệu, năm trăm nghìn đồng chẵn./.
Người mua hàng Người bán hàng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên, đóng dấu)
Biểu 2.9: Biên b n giao nh n TSCả như sau: ận TSCĐ ĐVT: VNĐ
CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAMNAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 01 tháng 3 năm 2016
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ
Kế toán chi tiết chi phí bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải
Căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra và dùng làm căn cứ ghi sổ như bảng phân bổ, bảng khấu hao, phiếu chi,…, kế toán bán hàng định khoản và nhập dữ liệu vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động vào sổ chi tiết chi phí bán hàng theo từng khoản mục chi phí như chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận bán hàng, chi phí khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng, chi phí công cụ dụng cụ dùng cho bộ phận bán hàng, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bán hàng bằng tiền khác.
Dựa vào sổ chi tiết chi phí bán hàng mở cho từng khoản mục chi phí, kế toán lập sổ tổng hợp chi phí bán hàng Sau khi hoàn thành sổ tổng hợp chi phí bán hàng, tiến hành tổng cộng sổ tổng hợp Số liệu trên dòng tổng cộng được đối chiếu với số liệu trên sổ cái TK641 ở dòng số phát sinh trong kỳ Nếu số liệu đối chiếu không khớp, kế toán phải kiểm tra lại.
Biểu 2.18: Hóa đơn GTGT số 0067823
Hoá đơn GTGT Mẫu số 01GTKT3/001
Liên hai: Giao khách hàng TM/16P
Ngày 30 tháng 3 năm 2016 Số 0067823 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thương mại Phát triển Thu Mai Địa chỉ: Trương Định, Hoàng Mai, Hà Nội Điện thoại: 043.3712198 Mã số thuế: 0102286283
Số tài khoản: 45010004488866 tại ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển
Họ tên người mua: Phạm Ngọc Vinh Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải Địa chỉ: Khu công nghiệp Đài Tư, quận Long Biên, Hà Nội
Hình thức thanh toán: TM Mã số: 0104863709
Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Văn phòng phẩm (Kèm theo bảng kê)
Cộng tiền hàng: 1.586.000 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT: 158.600 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.744.600
Số tiền viết bằng chữ : Một triệu, bảy trăm bốn mươi bốn nghìn, sáu trăm đồng./.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
( kí, ghi rõ họ tên) ( kí, ghi rõ họ tên) ( kí, ghi rõ họ tên)
Biểu 2.19: Phiếu chi Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải Địa chỉ: Khu công nghiệp Đài Tư, quận Long Biên, Hà Nội
Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Minh Vương Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại Phát triển Thu Mai Địa chỉ: Trương Định, Hoàng Mai, Hà Nội
Nội dung chi: Chi tiền văn phòng phẩm tháng 3 năm 2016
(Viết bằng chữ: Một triệu, bảy trăm bốn mươi bốn nghìn, sáu trăm đồng./.) Kèm theo: 1 chứng từ gốc: hóa đơn GTGT số 0067823
(Đã nhận đủ số tiền): Một triệu, bảy trăm bốn mươi bốn nghìn, sáu trăm đồng./
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 2.20: Hóa đơn GTGT số 0058817
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho khách hàng
Kí hiệu: JA/16P Số: 0058817 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Giải trí và Quảng cáo Jaguarudi
Mã số thuế: 0105253223 Địa chỉ: Số 1081 đường Hồng Hà, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
Số tài khoản: 110 01 01 003059 5 tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam Điện thoại: (84-4) 35527337
Họ và tên người mua hàng: Đặng Xuân Hiển
Tên đơn vị: Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải
Mã số thuế: 0104863709 Địa chỉ: Khu công nghiệp Đài Tư, quận Long Biên, Hà Nội
Số tài khoản: 45010004488866 tại ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
Tổ chức sự kiện gặp khách hàng
Cộng tiền hàng 16.000.000 Thuế suất GTGT: 10% ; Tiền thuế GTGT 1.600.000 Tổng cộng tiền thanh toán 17.600.000
Số tiền viết bằng chữ: Mư sau:ời bảy triệu, sáu trăm nghìn đồng chẵn./ ả như sau:i b y tri u, sáu tr m nghìn ệu, sáu trăm nghìn đồng chẵn./ ăm nghìn đồng chẵn./ đồng mua bán xe ô tông ch n./.ẵn./.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Đã ký) (Đã ký) (ký,đóng dấu, họ tên)
Biểu 2.21: Phiếu chi Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải Địa chỉ: Khu công nghiệp Đài Tư, quận Long Biên, Hà Nội
Họ và tên người nhận tiền: Tống Ngọc Tuân Đơn vị: Công ty TNHH Giải trí và Quảng cáo Jaguarudi Địa chỉ: Số 1081 đường Hồng Hà, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
Nội dung chi: Chi tiền tổ chức sự kiện gặp khách hàng
(Viết bằng chữ: Mười bảy triệu, sáu trăm nghìn đồng chẵn./.)
Kèm theo: 1 chứng từ gốc
(Đã nhận đủ số tiền): Mười bảy triệu, sáu trăm nghìn đồng chẵn./
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 2.22: Sổ kế toán chi tiết chi phí bán hàng Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải Địa chỉ: Khu công nghiệp Đài Tư, quận Long Biên, Hà Nội
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT
Tên tài khoản 6411: Chi phí tiền lương
Số tiền Ngày, tháng Số hiệu Nợ Có
BPB 31/3/16 Tiền lương phải trả 334 55.230.769
KC 31/3/16 Kết chuyển chi phí tiền lương
Bảng 2.23 phản ánh sổ kế toán chi tiết chi phí bán hàng của Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải, có địa chỉ tại Khu công nghiệp Đài Tư, quận Long Biên, Hà Nội.
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT
Tên tài khoản 6413: Chi phí công cụ dụng cụ
Số tiền Ngày, tháng Số hiệu Nợ Có
KC 31/3/16 Kết chuyển chi phí công cụ dụng cụ
Biểu 2.24: Sổ kế toán tổng hợp chi phí bán hàng Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải Địa chỉ: Khu công nghiệp Đài Tư, quận Long Biên, Hà Nội
SỔ KẾ TOÁN TỔNG HỢP
Tên tài khoản 641: Chi phí bán hàng
Số tiền Ngày, tháng Số hiệu Nợ Có
PC120 31/3/16 Chi tiền tổ chức sự kiện gặp khách hàng
BPB 31/3/16 Chi phí KH TSCĐ 214 58.979.984
BPB 31/3/16 Tiền lương phải trả 334 55.230.769
KC 31/3/16 Kết chuyển chi phí tiền lương
KC 31/3/16 Kết chuyển chi phí công cụ dụng cụ
Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải
và Đầu tư Thanh Hải
Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải đang sử dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ngày 22/12/2014 Và hệ thống tài khoản được mở chi tiết đến cấp 2 phù hợp cho công tác quản lý tại Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải Kế toán sử dụng tài khoản 641 - Chi phí bán hàng để tập hợp các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động bán hàng
Tài khoản 641 được chi tiết thành các tài khoản cấp 3 như sau:
+ TK 6411: Chi phí tiền lương cho công nhân viên;
+ TK 6413: Chi phí công cụ dụng cụ và đồ dùng;
+ TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ;
+ TK 6415: Thuế, phí và lệ phí;
+ TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài;
+ TK 6418: Chi phí bằng tiền khác.
2.3.2 Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp chi phí bán hàng
Tại công ty, sử dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung, áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của
Bộ trưởng Bộ Tài chính ngày 22/12/2014, được thực hiện trên phần mềm kế toán Vì vậy, để hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng kế toán sử dụng sổ tổng hợp là sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 641 Khi phát sinh các chứng từ liên quan hoạt động bán hàng, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, sau đó phần mềm kế toán cho ra số liệu ở sổ Nhật ký chung và sổ cái TK 641.
Công việc cuối cùng của quy trình ghi sổ kế toán trên phần mềm là Kế toán trưởng thực hiện khóa sổ kế toán năm tài chính cũ và chuyển sang năm tài chính mới.
Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán trên phần mềm Greensoft Accounting
Xử lý các nghiệp vụ Nhập dữ liệu
Sổ chi tiết, sổ tổng hợp
In và lưu trữKhóa sổ chuyển sang kỳ sau
Biểu 2.25: Sổ nhật ký chung Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải Địa chỉ: Khu công nghiệp Đài Tư, quận Long Biên, Hà Nội
Tháng 3 năm 2016 n v tính: VN ĐVT: VNĐơp đồng mua bán xe ô tô ịnh thanh lý tài sản cố định ĐVT: VNĐ
Diễn giải Đã ghi Sổ cái
Số trang trước chuyển sang 3.130.054.000 3.130.054.000
Chi tiền tổ chức sự kiện gặp khách hàng
Tiền lương và các khoản trích theo lương
Cộng chuyển sang trang sau 4.260.108.000 4.260.108.000
Biểu 2.26: Sổ cái TK641 Địa chỉ: Khu công nghiệp Đài Tư, quận Long Biên, Hà Nội
Tháng 3 năm 2016 Tên tài khoản: Chi phí bán hàng
Xuất đồ dùng văn phòng
Chi tiền tổ chức sự kiện gặp KH
Chi phí khấu hao TSCĐ
Tiền lương và các khoản trích
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ THANH HẢI
Ưu điểm
Về kế toán chi phí bán hàng:
Với số lượng hàng hóa đa dạng và khách hàng đông đảo, nhiệm vụ của kế toán bán hàng trở nên phức tạp Tuy nhiên, bộ phận này đã tốt trong việc quản lý chi tiết nhập - xuất - tồn kho, doanh thu, lãi lỗ từng mặt hàng Công nợ khách hàng cũng được theo dõi chặt chẽ Sự phân công hợp lý và nỗ lực của bộ phận kế toán thể hiện rõ hiệu quả trong hoạt động theo dõi và quản lý tài chính doanh nghiệp.
Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải hiện đang áp dụng phương pháp Nhập trước – Xuất trước làm phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho Do đó có thể tính được giá vốn hàng xuất bán ngay chứ không cần đợi đến cuối tháng, cuối quý như các phương pháp tính giá bình quân gia quyền hay bình quân sau mỗi lần nhập Vì thế, nên việc thực hiện cung cấp thông tin được thực hiện khá kịp thời, chính xác, công việc kế toán không bị dồn vào cuối tháng hay cuối quý Công ty thực hiện việc mã hóa chứng từ, mã hóa tài khoản, mã hóa kho, khách hàng, hàng hóa, dịch vụ một cách chi tiết,đảm bảo đáp ứng được yêu cầu chung khi ứng dụng công nghệ tự động vào công tác kế toán, giúp cho người sử dụng có thể nhận diện, tra cứu một cách nhanh chóng, chính xác và có thể tiết kiệm bộ nhớ cho máy tính Bộ chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ bán hàng đã đầy đủ những yếu tố bắt buộc theo quy định Công ty đã chủ động in hoá đơn nên tạo điều kiện cho công tác lập chứng từ một cách đơn giản và tiết kiệm thời gian khi phải lập chứng từ với một số lượng lớn.
Về tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung tạo điều kiện cho kế toán trưởng kiểm tra, kiểm soát chỉ đạo nghiệp vụ tập trung thống nhất, đảm bảo sự lãnh đạo của Ban giám đốc Công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác kế toán Đồng thời tạo ra sự chuyên môn hoá trong công việc, công việc được bố trí hợp lý, có sự đối chiếu, kiểm soát chéo giữa các kế toán viên giúp nâng cao hiệu quả làm việc và tính chính xác, khách quan trong công việc Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải được thiết kế phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh, gọn nhẹ, hợp lý và hiệu quả Phân công việc làm phù hợp với năng lực của từng người, không bị trùng lặp, chồng chéo nhau Kế toán trưởng là người có trình độ chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm thực tế Kế toán viên tại Công ty đều được đào tạo chính quy, bài bản nên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng và có tinh thần làm việc nghiêm túc.
Công ty đã trang bị đầy đủ cho phòng kế toán các thiết bị hiện đại gồm các dụng cụ văn phòng cần thiết và máy tính nối mạng có cài phần mềm kế toán rất thuận lợi cho công tác kế toán, giúp kế toán dễ dàng hơn trong việc hạch toán và hạn chế sai sót không đáng có Bên cạnh đó, môi trường làm việc, cách sắp xếp, bố trí chỗ ngồi cũng như không khí làm việc thoải mái, mọi người quan tâm, giúp đỡ nhau trong công việc nên đã nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc.
Về chứng từ sổ sách:
Với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và cần được theo dõi thường xuyên, liên tục, theo trình tự thời gian nên việc áp dụng hình thức Nhật ký chung trong công tác kế toán là phù hợp Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung giúp Công ty hạn chế được số lượng sổ sách kế toán nhiều, phức tạp, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức thực hiện công tác kế toán bằng máy vi tính Từ đó làm cho việc tổng hợp số liệu cuối kì đầy đủ, chính xác và kịp thời Mặt khác, khi thực hiện công tác kế toán bằng máy vi tính đã giảm được khối lượng công việc ghi chép, tính toán bằng tay của nhân viên kế toán và do đó việc cung cấp thông tin tổng hợp cần thiết cho Ban lãnh đạo Công ty được thực hiện chính xác, đầy đủ và kịp thời hơn Mỗi máy vi tính cá nhân có cài đặt mật khẩu, đề phòng thất thoát và sữa chữa số liệu, tuân thủ đúng nguyên tắc thận trọng trong công tác bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo đúng chuẩn mực kế toán hiện hành.
Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải đã áp dụng các chế độ, chính sách kế toán thống nhất, phù hợp với điều kiện thực tế về loại hình hoạt động và quy mô của mình, thực hiện đúng nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán Đây chính là yếu tố tiên quyết để tạo điều kiện gia tăng tính pháp lý, tính hữu ích của các thông tin kế toán đối với các cơ quan hữu quan cũng như đối với các nhà quản trị doanh nghiệp Công ty hiện đang áp dụng hệ thống chứng từ theo mẫu mà Bộ Tài chính ban hành Trình tự luân chuyển chứng từ được tiến hành chính xác, trung thực, khách quan từ khâu lập chứng từ, luân chuyển, kiểm tra, lưu trữ, bảo quản chứng từ theo đúng quy định của Bộ Tài chính Tất cả các chứng từ cũng như các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty đều được Ban lãnh đạo các phòng ban, bộ phận có liên quan cùng với phòng
Kế toán kiểm soát chặt chẽ theo đúng chức năng, nhiệm vụ của mình.
Nhược điểm
Về hệ thống tài khoản sử dụng:
Thực tế tại Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải, TK 156
- Hàng hóa được chi tiết thành nhiều tài khoản cấp 2, cấp 3 theo dõi từng loại hàng hóa nhưng không chi tiết để theo dõi riêng giá mua và chi phí thu mua theo quy định của chế độ, Công ty không sử dụng tài khoản 1562 - Chi phí thu mua hàng hóa Trong quá trình mua hàng, khi phát sinh chi phí thì kế toán định khoản luôn vào TK 156 cho từng mặt hàng Thực tế trong từng đợt nhập hàng hóa, công ty chỉ nhập một loại hàng hóa nên chi phí thu mua của mỗi đợt mua hàng thường chỉ liên quan đến một loại hàng hóa và có thể không cần phân bổ chi phí thu mua này Nhưng trong thực tế vẫn có nhiều loại chi phí không phân bổ trực tiếp được cho từng đợt mua hàng mà là chi phí tổng hợp của nhiều lần mua hàng như chi phí điện thoại liên lạc với các đối tác kinh doanh, chi phí lương nhân viên phụ trách việc mua hàng Hiện nay, các chi phí đó được kế toán hạch toán vào TK 641 – Chi phi bán hàng là chưa hợp lý.
Về hệ thống sổ sách sử dụng:
Doanh nghiệp đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung nhưng không sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt dẫn đến khối lượng ghi chép trên Nhật ký chung rất lớn Bên cạnh đó, kế toán thanh toán là phần quan trọng trong doanh nghiệp thương mại, tuy nhiên, công ty chưa theo dõi được thời hạn các khoản phải thu khách hàng, phải trả người bán theo từng đối tượng cụ thể, chưa đáp ứng yêu cầu kế toán thanh toán.
Phương hướng hoàn thiện
Ngày nay, việc hoàn thiện từng phần hành kế toán, tiến tới hoàn thiện toàn bộ bộ máy kế toán để đáp ứng yêu cầu đổi mới và đạt hiệu quả trong hoạt động kinh doanh và quản lý kinh doanh luôn là vấn đề được đặt lên hàng đầu đối với các nhà quản lý kinh tế Xuất phát từ nhu cầu này, Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải luôn đề cao, coi trọng công tác hoàn thiện bộ máy kế toán của mình đặc biệt là hoàn thiện phần hành kế toán bán hàng, chi phí và xác định kết quả bán hàng Việc hoàn thiện phần hành kế toán này phải dựa trên những quy tắc và chuẩn mực kế toán do Bộ Tài chính ban hành và phù hợp với tình hình thực tế tại công ty Việc hoàn thiện phải được bắt đầu từ các khâu: Hạch toán ban đầu dẫn đến kiểm tra thông tin trong chứng từ, Tổ chức luân chuyển chứng từ, Vận dụng Tài khoản kế toán để hệ thống hoá thông tin, Tổ chức hệ thống sổ kế toán để hệ thống hoá thông tin, Tổ chức cung cấp thông tin cho đối tượng sử dụng bằng cách lập các báo cáo kế toán,
Tổ chức công tác phân tích doanh thu và kết quả bán hàng tại công ty.
Nghiên cứu về kế toán bán hàng, giá vốn, chi phí và kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải cho thấy công ty đã tuân thủ các quy định kế toán đối với doanh nghiệp thương mại Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm, công ty vẫn còn một số hạn chế trong phần hành kế toán cần được khắc phục để hoàn thiện hơn hệ thống kế toán của mình.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải
Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải hiện đang áp dụng hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chung nhưng lại không sử dụng các sổ Nhật ký đặc biệt Với đặc thù của doanh nghiệp thương mại là các nghiệp vụ mua hàng, bán hàng hoá diễn ra thường xuyên, liên tục vì thế Công ty nên sử dụng Nhật ký đặc biệt như Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền để giảm bớt số lượng nghiệp vụ ghi chép vào sổ Nhật ký chung, giảm bớt sự dày đặc, khó theo dõi của Nhật ký chung Ngoài ra các đối tương quan tâm dễ dàng thấy được doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ trong ngày của Công ty trên sổ Nhật kí bán hàng.
Bên cạnh đó, để theo dõi tình hình công nợ của khách hàng một cách chi tiết, chính xác hơn, Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải nên sử dụng Nhật ký thu tiền, đồng thời với sổ chi tiết và sổ Tổng hợp chi tiết công nợ với khách hàng và với các nhà cung cấp nên có khoản mục phản ánh thời hạn thanh toán của các khoản phải thu, phải trả theo từng khách hàng, từng nhà cung cấp để kế toán tiện tính toán và theo dõi được thời hạn thanh toán của các khoản công nợ này.
Sau đây là mẫu sổ Nhật ký bán hàng, mẫu sổ Nhật ký thu tiền:
Biểu 3.1: Sổ nhật ký bán hàng
Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải
Phải thu từ người mua (Ghi Nợ)
Ghi Có TK doanh thu
Số trang trước chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau Ngày tháng năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu 3.2: Sổ Nhật ký thu tiền
Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải
Tháng n m ăm nghìn đồng chẵn./.
Chứng từ Diễn giải Ghi
Số trang trước chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau Ngày tháng năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
3.2.2 Về tài khoản sử dụng Để giúp cho hệ thống tài khoản phản ánh đầy đủ, chính xác và đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế, Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thanh Hải nên xem xét bổ sung một số tài khoản như sau:
- Tài khoản 156 - Hàng hóa nên được chi tiết thành hai tài khoản cấp 2 như sau:
+ TK 1561: Giá mua hàng hóa;
+ TK 1562: Chi phí thu mua hàng hóa.
Theo đó, TK 1561 phản ánh giá thực tế nhập kho, xuất kho của hàng hóa (giá thực tế hàng nhập kho được xác định theo hóa đơn mua vào và giá thực tế hàng xuất kho được tính theo phương pháp Nhập trước – xuất trước).Còn TK 1562 được sử dụng để phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa Trong kỳ, khi phát sinh chi phí trong quá trình thu mua hàng hóa thì kế toán tập hợp vào TK 1562 thay vì tập hợp chung vào TK 156 như trước đây Cuối kỳ, kế toán tiến hành phân bổ hoặc kết chuyển chi phí mua hàng này cho khối lượng hàng tồn cuối kỳ và hàng bán ra trong kỳ.
