Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu nhất thành

ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU NHẤT THÀNH

Đặc điểm lao động tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành

1.1.1 Tính chất, số lượng lao động của công ty

Do tính chất ngành nghề kinh doanh trong lĩnh vực kinh doanh thương mại liên quan đến các sản phẩm của ngành công nghệ thông tin nên đa số lao động trong công ty đều là nam, trừ một số nhân viên như kế toán, hành chính, nhân sự là nữ.

Về năng lực chuyên môn, từng cán bộ nhân viên đều có sự hiểu biết, có năng lực, trình độ tổ chức, điều hành công việc, có kỹ năng và sự nhạy cảm, sáng tạo trong xử lý nghiệp vụ, đặc biệt là năng lực xử lí các nghiệp vụ kinh tế tài chính trong một nền kinh tế năng động và hội nhập Còn về phẩm chất và đạo đức nghề nghiệp thì đều trung thực, khách quan và bản lĩnh nghề nghiệp, thuộc lĩnh vực công tác Công ty đã xây dựng được một đội ngũ cán bộ nhân viên được đào tạo có hệ thống và có kinh nghiệm trong hoạt động nghề nghiệp, dám vượt qua thử thách, khó khăn, dễ thích nghi với hoàn cảnh mới, đa số thực sự yêu nghề, tận tụy và say sưa nghề nghiệp, sẵn sàng tiếp cận và tiếp thu cái mới Ham học hỏi, có chí tiến thủ, có ý thức tuân thủ, kỷ cương kỷ luật Đội ngũ CBCNV của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành không ngừng trưởng thành và phát triển toàn diện cả về số lượng lẫn chất lượng qua các năm Trong năm 2006, khi công ty chính thức được thành lập,tổng số CBCNV là 10 người thì tính đến ngày 31/12/2015 tổng số CBCNV trong Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành là 127 người được làm việc trong môi trường ổn định Trong đó:

- Ban giám đốc có 05 người.

- Phòng Kế toán có 10 người.

- Phòng Kinh doanh 55 người, trong đó bộ phận kinh doanh chiếm 35 người, còn lại 20 người là bộ phận bán hàng.

1.1.2 Phân loại lao động của công ty

 Theo trình độ chuyên môn

Dựa vào số lượng CBCNV hiện tại của công ty thì trình độ thạc sĩ có

04 người chiếm tỷ lệ 3,125%, trình độ cao đẳng và đại học có 95 người chiếm tỷ lệ 75%, trình độ trung cấp có 28 người chiếm tỷ lệ 21,875% Công ty luôn tạo điều kiện cho các cán bộ quản lý đi học Cao học và khuyến khích cho các công nhân viên đang ở trình độ Cao Đẳng và Trung cấp đi học để có bằng Đại học.

Độ tuổi lao động của công ty có 83 người trong độ tuổi từ 25-45 (chiếm 65,625%), 10 người trong độ tuổi 50 (chiếm 6,25%) và 34 người trong độ tuổi 20-25 (chiếm 28,125%) Điều này cho thấy công ty có một lực lượng lao động trẻ với hơn 65% nhân viên nằm trong độ tuổi từ 25-45.

Theo tính chất của ngành nghề kinh doanh thì số lượng nam trong công ty có khoảng 99 người chiếm tỷ lệ 78,125%, còn lại 28 người là nữ chiếm21,875%.

Các hình thức trả lương tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành

Chế độ tiền lương tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành bao gồm các chế độ về lương, thưởng và các chế độ khác cho CBCNV Việc trả lương, thưởng cho từng cá nhân, từng bộ phận nhằm khuyến khích CBCNV làm việc, hoàn thành tốt mọi công việc, đảm bảo đời sống cho nhân viên.

 Các khoản tiền phụ cấp và trợ cấp:

Các khoản phụ cấp, trợ cấp cho nhân viên của Công ty bao gồm:

- Phụ cấp trách nhiệm (phụ cấp chức vụ):

+ Đối với cấp quản lý được hưởng tiền trách nhiệm hàng tháng, mức thưởng là bằng lương tối thiểu nhân với hệ số trách nhiệm, hệ số trách nhiệm có ba mức là 0,1; 0,2; 0,3 tương ứng với cấp bậc quản lý là Phó trưởng phòng, Trưởng phòng, Giám đốc.

+ Đối với cấp quản lý bộ phận bán hàng thì mức phụ cấp trách nhiệm được Công ty quy định là 500.000đ/tháng

- Phụ cấp ăn trưa: Mức phụ cấp ăn trưa Công ty quy định là 20.000đ/người. Riêng với nhân viên bán hàng do làm theo ca lên không được hưởng phụ cấp ăn trưa.

- Tiền công tác phí (Nếu có): Với mỗi lần công tác trong nội thành thành phố

Hà Nội thì được phụ cấp từ 100.000đ - 200.000đ/lần Còn công tác ngoài tỉnh thì mức công tác phí được tùy theo thời gian đi công tác và quãng đường đi.

Ngoài ra, những ngày được nghỉ hưởng nguyên lương, bao gồm: nghỉ lễ, bản thân kết hôn (nghỉ 03 ngày), con kết hôn (nghỉ 01 ngày), người thân qua đời (nghỉ 03 ngày) Thời gian nghỉ phép hưởng lương là 12 ngày/năm.

 Chế độ về tiền lương và xét nâng lương:

Theo quy định của Công ty, trước khi ký hợp đồng lao động chính thức, ứng viên sẽ trải qua thời gian thử việc là 2 tháng Trong thời gian thử việc, mức lương ứng viên nhận được là 70% lương cơ bản Thời gian làm việc trung bình là 8 giờ mỗi ngày, từ 26 đến 27 ngày công trong một tháng Nhân viên được nghỉ chiều thứ bảy và toàn bộ ngày chủ nhật hàng tuần.

- Lương nhân viên được hưởng tùy theo năng lực, bậc lương, thời gian làm việc và chất lượng công việc hoàn thành Với mức lương tối thiểu đang được áp dụng trong năm 2016 tại Công ty là 2.750.000đ.

- Hàng tháng, vào ngày 05 của tháng sau CBCNV sẽ được lĩnh lương của tháng trước đó Việc trả lương được thực hiện mỗi tháng một lần, khi cần thiết, nhân viên có thể tạm ứng lương nhưng mức lương tạm ứng không vượt quá 1.000.000đ.

- Mỗi năm, Công ty xét nâng lương cho nhân viên một lần vào tháng thứ 04 của năm Những nhân viên đã có đủ thời gian làm việc một năm, hưởng ở một mức lương (kể từ ngày xếp lương lần kế với ngày xét lên lương mới) và hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao khi được xét nâng lương.

- Ngoài việc nâng lương định kỳ hàng năm Công ty còn thực hiện nâng lương đột xuất với những nhân viên làm việc tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao Mức nâng lương của mỗi bậc lương từ 10% - 30% mức lương hiện tại và tùy theo kết quả kinh doanh của Công ty trong năm đó.

- Thưởng ngày lễ 30/4 và 01/5, ngày Quốc khánh 02/9, tết Dương lịch: số tiền thưởng từ 200.000đ – 1.000.000đ/người, tùy thuộc vào kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty và thời gian làm việc của nhân viên.

Vào dịp cuối năm theo lịch âm, công ty sẽ thưởng Tết và cũng là thưởng cuối năm cho nhân viên Mức thưởng tùy thuộc vào các yếu tố như thời gian làm việc, đóng góp công sức, chất lượng công việc và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Tuy nhiên, mức thưởng phổ biến thường là một tháng lương bình quân.

Phòng Kinh doanh đạt doanh thu do Ban Giám đốc giao được thưởng phần trăm doanh thu của từng đơn hàng, từng dự án nhận được Tùy vào giá trị của từng dự án mà phần trăm mức thưởng cũng khác nhau Và tiền thưởng này sẽ được tính và trả vào cuối năm

Phải tính lương cho từng CBCNV Việc tính lương, trợ cấp BHXH và các khoản khác phải trả cho CBCNV được thực hiện tại phòng Kế toán của Công ty Hàng tháng, phải căn cứ vào các tài liệu hạch toán về thời gian, kết quả lao động và chính sách xã hội về lao động tiền lương, BHXH do Nhà nước ban hành và điều kiện thực tế tại Công ty, kế toán tiền lương tính lương, các khoản trợ cấp BHXH và các khoản phải trả khác cho CBCNV.

Căn cứ vào các chứng từ như: "Bảng chấm công", "Phiếu xác nhận làm thêm giờ",…kế toán tính tiền lương, tiền ăn ca cho CBCNV Tiền lương được tính cho từng người và tổng hợp theo từng bộ phận sử dụng lao động tại Công ty và phản ánh vào "Bảng thanh toán tiền lương" Căn cứ vào "Bảng thanh toán tiền lương" của từng bộ phận để chi trả, thanh toán tiền lương cho CBCNV đồng thời tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ cho từng đối tượng, tiến hành trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo chế độ kế toán quy định. Kết quả tổng hợp, tính toán được phản ánh trong "Bảng phân bổ tiền lương và BHXH".

1.2.2 Các hình thức trả lương

Chế độ trích lập, nộp và sử dụng các khoản trích theo lương tại Công

ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành

1.3.1 Quỹ tiền lương tại công ty

Quỹ tiền lương của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành bao gồm những khoản như sau:

- Tiền lương chính tính theo thời gian và phụ cấp các loại.

Công nhân vẫn sẽ được trả lương trong thời gian tạm nghỉ vì lý do khách quan như thiên tai, thiếu vật tư, thực hiện nghĩa vụ công, thời gian nghỉ phép và thời gian đi học.

- Các loại phụ cấp đi làm đêm, làm thêm giờ, ngày.

- Các khoản tiền lương có tính chất không thường xuyên.

Khi lập kế hoạch về quỹ tiền lương, Công ty còn phải tính đến các khoản như trợ cấp, BHXH cho công nhân viên khi ốm đau, thai sản, tai nạn lao động Tuy nhiên cần lưu ý là quỹ tiền lương không bao gồm các khoản tiền thưởng không thường xuyên như: phát minh, sáng chế,…và các khoản trợ cấp thông thường xuyên như: trợ cấp khó khăn đột xuất, công tác phí, bảo hộ lao động.

Về phương diện hạch toán kế toán, tiền lương cho công nhân viên trong Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành được chia làm hai loại là tiền lương chính và tiền lương phụ.

- Tiền lương chính: Là tiền lương phải trả cho công nhân viên trong thời gian công nhân viên thực hiện nhiệm vụ chính của họ, nghĩa là thời gian có tiêu hao thực sự sức lao động bao gồm: tiền lương phải trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo (phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp đi làm đêm, đi làm thêm giờ, ngày).

- Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho công nhân viên trong thời gian thực hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính của họ và thời gian công nhân viên được nghỉ theo đúng chế độ (nghỉ phép, nghĩ lễ, nghỉ tết đi học, đi họp, nghỉ vì ngừng hoạt động kinh doanh).

Việc phân chia tiền lương thành tiền lương lương chính và tiền lương phụ có ý nghĩa quan trọng đối với công tác hạch toán kế toán và phân tích tiền lương trong giá thành sản phẩm.

Quỹ tiền lương được hình thành từ doanh thu của hoạt động kinh doanh.

Vì vậy, quản lý chi tiêu quỹ tiền lương phải nằm trong mối quan hệ với việc thực hiện kế hoạch kinh doanh của Công ty nhằm vừa chi tiêu tiết kiệm hợp lý quỹ tiền lương, vừa đảm bảo hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch kinh doanh của Công ty trong thời gian tới.

1.3.2 Chế độ trích lập, nộp, sử dụng BHXH

Hiện nay, các khoản trích theo lương được áp dụng tại Công ty bao gồm BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ.

Thực hiện theo quy định của Luật BHXH, Nghị định 152/2006/NĐ-CP ngày 22/12/2006 của Chính phủ hướng dẫn một số điều của của Luật BHXH về BHXH bắt buộc, từ ngày 01/01/2016 Công ty áp dụng mức trích lập BHXH theo tỷ lệ mới Cụ thể tỷ lệ trích BHXH đang được áp dụng tại Công ty là 26% mức lương cơ bản, trong đó Công ty chịu 18% (tính vào chi phí kinh doanh), CBCNV đóng 8% (trừ vào lương nhân viên).

Như vậy, hiện nay các khoản trích theo lương tại Công ty là 34,5% lương cơ bản Trong đó:

- Công ty trích 24% tính vào chi phí kinh doanh (bao gồm 18% BHXH, 3% BHYT, 1% BHTN, 2% KPCĐ).

- Còn lại 10,5% trừ vào thu nhập của CBCNV (bao gồm 8% BHXH, 1,5% BHYT, 1% BHTN) Định kỳ hàng tháng phòng Kế toán thanh toán tại Công ty sẽ tiến hành trích lập các khoản trích theo lương.

Công ty thực hiện đóng bảo hiểm cho cơ quan bảo hiểm quận Thanh Xuân, Hà Nội và hạn nộp chậm nhất các khoản này là ngày 20 hàng tháng. Việc nộp và sử dụng các quỹ bảo hiểm tại Công ty được cụ thể hóa như sau:

BHXH là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của CBCNV khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết,…trên cơ sở đóng vào quỹ BHXH. Đối với các doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành nói riêng, là những người sử dụng lao động thì BHXH là khoản đóng góp bắt buộc phải tham gia theo quy định của Nhà nước.

Quỹ BHXH là quỹ được hình thành từ việc trích lập 26% trên tổng lương cơ bản của cán bộ nhân viên trong Công ty, nhằm trợ cấp trong trường hợp họ bị mất khả năng lao động như ốm đau, thai sản,…Toàn bộ số trích BHXH được kế toán thanh toán nộp lên cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm ở quận Thanh Xuân, Hà Nội trước ngày 20 hàng tháng.

Tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành, khi có phát sinh liên quan đến BHXH, kế toán thanh toán căn cứ vào mức lương ngày của nhân viên đó, thời gian nghỉ (có chứng từ hợp lệ), tỷ lệ trợ cấp BHXH để tiến hành chi trả BHXH cho nhân viên bị ốm đau, thai sản,…Cuối quý, lập danh sách nhân viên nghỉ hưởng BHXH trình lên cơ quan quản lý quỹ BHXH để quyết toán.

Tỷ lệ hưởng BXH được quy định tại Công ty như sau:

- Trường hợp ốm đau được hưởng 75% lương.

- Trường hợp tai nạn lao động, thai sản được hưởng 100% lương.

1.3.3 Chế độ trích lập, nộp, sử dụng BHYT

Là quỹ được hình thành từ việc trích lập 4,5% tổng lương cơ bản của cán bộ công nhân viên Công ty.

Quỹ này được nộp toàn bộ cho cơ quan bảo hiểm (dưới hình thức mua thẻ BHYT cho nhân viên trong Công ty) và trợ cấp cho CBCNV thông qua mạng lưới y tế.

Khi phát sinh chi phí khám chữa bệnh cho từng nhân viên Công ty, cơ quan Bảo hiểm sẽ thanh toán chi phí khám chữa bệnh theo tỷ lệ nhất định mà Nhà nước quy định.

1.3.4 Chế độ trích lập, nộp, sử dụng BHTN

Thực tế vận dụng chế độ kế toán tại công ty

" Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty

Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành "

Nội dung chuyên đề thực tập chuyên ngành, ngoài lời mở đầu, kết luận gồm 3 chương chính:

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU NHẤT THÀNH

Kế toán tiền lương tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành15 1 Chứng từ sử dụng tại Công ty

2.1.1 Chứng từ sử dụng tại Công ty

Các chứng từ ban đầu dùng để hạch toán tiền lương thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương gồm các biểu mẫu như sau:

- Mẫu số 01a – LĐTL: Bảng chấm công (Biểu số 2.1 và Biểu số 2.8);

- Phiếu báo làm thêm giờ (Biểu số 2.2 và Biểu số 2.9);

- Mẫu số 02 – LĐTL: Bảng thanh toán tiền lương (Biểu số 2.7 và Biểu số 2.11);

- Mẫu số 06 – LĐTL: Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (Biểu số 2.5 và Biểu số 2.10);

Mẫu số 11 - LĐTL: "Bảng phân bổ tiền lương và BHXH" (Biểu số 2.13) cùng với các phiếu chi, chứng từ và tài liệu liên quan (về khấu trừ, trích nộp) có thể dùng làm căn cứ ghi sổ trực tiếp hoặc tổng hợp để ghi vào sổ kế toán.

2.1.2 Phương pháp tính lương tại Công ty

Việc xác định tiền lương phải trả cho nhân viên vào hệ số LCB, tiền lương tối thiểu, phụ cấp các loại.

Trong trường hợp với bộ phận bán hàng tại Công ty thì được hưởng lương tháng, mức lương tháng này được thỏa thuận giữa hai bên và tùy thuộc vào từng vị trí công việc đảm nhận.

Lương thời gian là số tiền lương mà Công ty trả cố định hàng tháng cho CBCNV Tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành, thì CBCNV được lĩnh lương duy nhất vào ngày 5 của tháng sau.

Lương thời gian được tính theo công thức sau:

Lương thời gian = Lương cơ bản + Các khoản phụ cấp khác (nếu có).

Lương cơ bản Hệ số lương x

Số ngày công thực tế + PCTN

26 Phụ cấp trách nhiệm = Lương tối thiểu x Hệ số trách nhiệm

Phụ cấp trách nhiệm gồm ba mức lần lượt: 0,1; 0,2; 0,3 so với mức lương tối thiểu lần lượt so với cấp bậc quản lý là phó trưởng phòng, trưởng phòng và Giám đốc.

Tiền phụ cấp ăn trưa của Công ty cho mỗi công nhân viên là 20.000đ/bữa.

Ngoài ra, cũng với hình thức trả lương theo thời gian được áp dụng với bộ phận QLDN thì Công ty còn áp dụng công thức tính lương cho bộ phận bán hàng như sau:

Lương thời gian Lương cơ bản x

Số ngày công thực tế

26Lương cơ bản ở đây được quy định khi ký hợp đồng lao động là:

5.000.000đ/tháng cho nhân viên quản lý bán hàng.

3.500.000đ/tháng cho nhân viên bán hàng.

Phụ cấp trách nhiệm áp dụng cho quản lý các ca bán hàng là 500.000đ/tháng.

Ví dụ 1: Tính lương cho phòng Kế toán tháng 8 năm 2016 như sau:

Cuối tháng, phòng Kế toán hoàn thiện bảng chấm công và kèm theo các chứng từ liên quan như giấy xin nghỉ phép, giấy nghỉ ốm, phiếu báo làm thêm giờ,…để tiến hành tính tiền lương cho từng nhân viên trong Phòng Kế toán.

Tính lương tháng 8 năm 2016, cho bà Vũ Thị Xoan, chức vụ là kế toán trưởng có các số liệu cụ thể như sau:

Trong tháng, bà Vũ Thị Xoan đi làm thêm vào 01 ngày 14/8/2016 (Chủ nhật) với lý do hoàn thiện báo cáo thuế quý II năm 2016 cho nên có phiếu báo làm thêm giờ.

Trong tháng, bà Vũ Thị Xoan đi làm 22 ngày nên được hỗ trợ tiền ăn trưa là 20.000đ/ngày.

Ngày công quy định: 26 ngày/1tháng

Thời gian làm việc thực tế: 22 ngày/1tháng

Hệ số phụ cấp trách nhiệm: 0,2

Vậy, kế toán tính lương cho bà Vũ Thị Xoan như sau:

Trích 8% BHXH theo lương cơ bản:

Trích 1.5% BHYT theo lương cơ bản:

Trích 1% BHTN theo lương cơ bản:

Trong tháng bà Xoan đã tạm ứng số tiền là:

Số tiền lương còn lại:

Vậy, cuối tháng 8 năm 2016 số tiền lương thực lĩnh của bà Xoan là 11.518.916đ.

Tương tự, cách tính lương và các khoản trích theo lương như trên đối với những người còn lại trong Phòng Kế toán và các phòng ban khác trong công ty tính lương theo thời gian của công ty.

Biểu số 2.1: Bảng chấm công - Phòng Kế toán

Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành

Bộ phận: Phòng kế toán

Ngạch lươngbậc hoặccấp chứcbậc vụ

Ngày trong tháng Quy ra công

1 2 3 31 Số công hưởng lương SP

Số công hưởng lương thời gian

Số công nghỉ việc, ngừng việc hưởng % lương

Số công nghỉ việc, ngừng hưởng việc lương

2 Vũ Thị Hồng Thắm KTTH x x x x 26

(Đã ký ) Phụ trách bộ phận

Biểu số 2.2: Phiếu báo làm thêm giờ số 01/8 - Phòng Kế toán

Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành

Bộ phận: Phòng kế toán

PHIẾU BÁO LÀM THÊM GIỜ

Họ và tên: Vũ Thị Xoan

Bộ phận: Phòng kế toán

Lý do làm thêm: Hoàn thiện báo cáo thuế quý II năm 2016.

Người theo dõi Phụ trách bộ phận Giám đốc

(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)

Trong tháng 8 năm 2016, bà Vũ Thị Xoan đã tạm ứng số tiền lương là 1.000.000đ (Với lý do đi khám bệnh) Kế toán đã viết phiếu chi số 200 để tạm ứng cho bà Xoan.

Biểu số 2.3: Giấy đề nghị tạm ứng

Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành

Bộ phận: Phòng kế toán

GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG

Số: 01/8 Kính gửi : Ban Giám đốc

Tên tôi là: Vũ Thị Xoan Địa chỉ: Phòng Kế toán - Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành

Lý do: Tạm ứng lương tháng 8 năm 2016 để đi khám bệnh Đề nghị tạm ứng số tiền (bằng số): 1.000.000đ

Số tiền (bằng chữ): Một triệu đồng chẵn./.

Thời hạn thanh toán: Trừ vào lương tháng 8 năm 2016

Người đề nghị tạm ứng

Biểu số 2.4: Phiếu chi số 200

Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành

Bộ phận: Phòng kế toán

Họ tên người nhận tiền: Vũ Thị Xoan Địa chỉ: Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành

Lý do chi: Tạm ứng lương tháng 8 năm 2016 để đi khám bệnh

Viết bằng chữ: Một triệu đồng chẵn./.

Kèm theo: 01 chứng từ Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một triệu đồng chẵn./

Biểu số 2.5: Bảng tính lương làm thêm giờ - phòng Kế toán

Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành

Bộ phận: Phòng kế toán

BẢNG TÍNH LƯƠNG LÀM THÊM GIỜ

Tháng 8 năm 2016 stt Họ tên Bộ phận Ngày tháng

1 Vũ Thị Xoan P.Kế toán 14/8 Làm thêm chủ nhật 01 949.808

Biểu số 2.6: Bảng tính tiền ăn ca

Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành

Bộ phận: Phòng kế toán

BẢNG TÍNH TIỀN ĂN TRƯA

STT Họ và tên Số công

Số tiền BQ/ngày Thành tiền Ghi chú

Số tiền bằng chữ: Năm triệu, một trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn./.

Biểu số 2.7: Bảng thanh toán tiền lương - Phòng Kế toán

Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành

Bộ phận: Phòng kế toán

BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG

Lương thời gian Tạm ứng

Các khoản giảm trừ Tổng số được lĩnh

Số công Số tiền BHXH

Tổng số giảm trừ Số tiền KN

2 Vũ Thị Hồng Thắm TH 3,96 26 10.890.000 520.000 11.410.000 - 871.200 163.350 108.900 1.143.450 10.266.550

Hà Nội, Ngày 31 tháng 8 năm 2016

Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc

(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)

Ví dụ 2: Tính lương cho bộ phận bán hàng trong Tháng 8 năm

Cuối tháng, trưởng bộ phận bán hàng tiến hành thu thập các chứng từ liên quan như bảng chấm công, giấy xin nghỉ phép, giấy nghỉ ốm để tính toán tiền lương cho nhân viên thuộc quyền quản lý Hoàn tất quá trình này là bước đầu tiên trong quy trình tính lương cho bộ phận bán hàng.

Tính lương tháng 8 năm 2016, cho bà Lê Thị Duyên, chức vụ là trưởng bộ phận bán hàng ca sáng có các số liệu cụ thể như sau:

Trong tháng, bà Lê Thị Duyên đi làm thêm vào 04 ngày Chủ nhật trong tháng cho nên có phiếu báo làm thêm giờ.

Mức lương cơ bản đóng bảo hiểm được áp dụng cho bộ phận bán hàng: 2.150.000đ

Ngày công quy định: 26 ngày/1tháng

Thời gian làm việc thực tế: 26 ngày/1tháng

Phụ cấp trách nhiệm: 500.000đ/tháng

Trích 8% BHXH theo lương cơ bản:

Trích 1.5% BHYT theo lương cơ bản:

Trích 1% BHTN theo lương cơ bản:

Số tiền lương còn lại:

Vậy, cuối tháng 8 năm 2016 số tiền lương thực lĩnh của bà Lan là 6.812.712đ.

Tương tự, cách tính lương và các khoản trích theo lương như trên đối với nhân viên bán hàng còn lại.

Biểu số 2.8: Bảng chấm công - bộ phận Bán hàng

Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành

Ngạch lươngbậc hoặccấp chứcbậc vụ

Ngày trong tháng Quy ra công

1 2 3 31 Số công hưởng lương SP

Số công hưởng lương thời gian

Số công nghỉ việc, ngừng việc hưởng % lương

Số công nghỉ việc, ngừng hưởng việc lương

(Đã ký Phụ trách bộ phận

Biểu số 2.9: Phiếu báo làm thêm giờ số 02/8 - bộ phận Bán hàng

Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành

PHIẾU BÁO LÀM THÊM GIỜ

Họ và tên: Lê Thị Duyên

Lý do làm thêm: Tăng cường bán hàng trong tháng 8 năm 2016.

Người theo dõi Phụ trách bộ phận Giám đốc

(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)

Biểu số 2.10: Bảng tính lương làm thêm giờ - bộ phận Bán hàng

Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành

BẢNG TÍNH LƯƠNG LÀM THÊM GIỜ

Tháng 8 năm 2016 stt Họ tên Bộ phận Ngày tháng Lý do Số công

1 Lê Thị Duyên Bán hàng 07, 14, 21,

Trên cơ sở là chứng từ như “Bảng chấm công”, “Bảng tính lương làm thêm giờ”, “Bảng tính tiền ăn ca”,…kết quả tính lương cho từng người lao động được hoàn thành Căn cứ vào đây, kế toán tiền lương lập "Bảng thanh toán lương" cho từng phòng ban, các bộ phận bán hàng trong đó ghi rõ từng khoản tiền lương (lương thời gian), các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền lương mà người lao động được hưởng Mỗi người lao động ghi trên một dòng (có ghi kèm cả chức vụ và hệ số lương) Đồng thời, kế toán tiền lương cũng tổng hợp, phân bổ và lập nên “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH” cho các phòng ban, bộ phận bán hàng,…

Biểu số 2.11: Bảng thanh toán tiền lương - bộ phận Bán hàng

Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành

BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG

Các khoản giảm trừ Tổng số được lĩnh

Số công Số tiền BHXH

Hà Nội, Ngày 31 tháng 8 năm 2016

Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc

(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)

Biểu số 2.12: Bảng thanh toán tiền lương toàn công ty Đơn vị: Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành Địa chỉ: Số 1/19/85 phố Định Công Thượng, quận Hoàng Mai, Hà Nội

BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG TOÀN CÔNG TY

STT Bộ phận Lương cơ bản Phụ cấp Các khoản giảm trừ vào lương Tổng lương Ghi chú

2 Bộ phận quản lý 1.364.802.432 48.830.000 104.449.165 1.320.183.267 a Phòng Kế toán 129.981.184 5.140.000 13.648.025 125.126.535 b Các phòng khác 1.234.821.248 43.690.000 93.454.516 1.195.056.732

Người lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc

(Đã kí) (Đã kí) (Đã kí)

Biểu số 2.13: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Đơn vị: Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành Địa chỉ: Số 1/19/85 phố Định Công Thượng, quận Hoàng Mai, Hà Nội

BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH

Ghi có TK Đối tượng sử dụng

TK334 – Phải trả công nhân viên TK338 – Phải trả, phải nộp khác

Cộng có TK 338 TỔNG CỘNG

Lương cơ bản Các khoản khác Cộng có

2 TK6422 – CPQLDN 1.364.802.432 48.830.000 1.408.492.432 245.664.438 40.944.073 13.648.024 27.296.049 327.552.584 1.736.045.016 a Phòng kế toán 129.981.184 5.140.000 135.121.184 23.396.613 3.899.436 1.299.812 2.599.624 31.195.485 161.176.669 b Các phòng khác 1.234.821.248 43.690.000 1.278.511.248 222.267.825 37.044.637 12.348.212 24.696.425 296.357.099 1.574.868.347

3 TK 334 – PTCNV 109.528.194 20.536.537 13.728.024 - 143.792.755 143.792.755 a Bộ phận bán hàng 5.858.461 1.098.461 732.308 - 7.689.230 7.689.230 b Bộ phận QLDN 109.184.194 20.472.037 13.648.024 - 143.304.255 143.304.255

Người lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc

(Đã kí) (Đã kí) (Đã kí)

2.1.3 Tài khoản sử dụng Để hạch toán tiền lương, kế toán tiền lương Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành sử dụng TK 334 - Phải trả người lao động Tài khoản này phản ánh tiền lương, các khoản thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội, tiền thưởng và các khoản thanh toán khác có liên quan đến Hiền nhập của người lao động.

Kết cấu của TK 334 – Phải trả người lao động:

- Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lương của người lao động;

- Tiền công, tiền lương và các khoản đã trả cho người lao động;

- Kết chuyển tiền lương chưa lĩnh của người lao động.

- Tiền công, tiền lương và các khoản phải trả cho người lao động.

- Số trả thừa cho người lao động.

- Số còn phải trả cho người lao động.

TK 334 được chi tiết theo từng bộ phận trả lương như sau:

+ TK 3341: Lương thời gian, các khoản phụ cấp, các khoản khấu trừ lương, tiền thưởng phải trả cho Ban Giám đốc

+ TK 3342: Lương thời gian, các khoản phụ cấp, các khoản khấu trừ lương, tiền thưởng phải trả cho phòng Kinh doanh

+ TK 3343: Lương thời gian, các khoản phụ cấp, các khoản khấu trừ lương, tiền thưởng phải trả cho phòng Thu mua

+ TK 3344: Lương thời gian, các khoản phụ cấp, các khoản khấu trừ lương,tiền thưởng phải trả cho phòng Hành chính

+ TK 3345: Lương thời gian, các khoản phụ cấp, các khoản khấu trừ lương, tiền thưởng phải trả cho phòng Kế toán

+ TK 3346: Lương thời gian, các khoản phụ cấp, các khoản khấu trừ lương, tiền thưởng phải trả cho bộ phận bán hàng

2.1.4 Quy trình kế toán tiền lương tại Công ty

2.1.4.1 Kế toán chi tiết tiền lương tại Công ty

Sau khi kế toán trưởng kiểm tra và ký xác nhận, sau đó trình lên Giám đốc duyệt chi, “Bảng thanh toán tiền lương” sẽ được dùng làm căn cứ để kế toán viết phiếu chi và thanh toán tiền lương cho người lao động trong từng phòng ban và bộ phận bán hàng trong Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành.

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU NHẤT THÀNH

Đánh giá chung về thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích

Công ty Nhất Thành luôn tuân thủ luật lao động, đảm bảo trả lương đầy đủ cho cán bộ và công nhân viên theo quy định Ngoài ra, công ty còn thực hiện trích thưởng dựa trên lợi nhuận sau thuế, vừa động viên cán bộ, công nhân viên làm việc hăng say, vừa thể hiện năng lực lãnh đạo hiệu quả của Ban giám đốc trong việc kinh doanh có lợi nhuận.

Bên cạnh đó, đội ngũ kế toán của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành luôn tuân thủ chế độ kế toán hiện hành Họ là những chuyên viên có trình độ, năng lực và tinh thần trách nhiệm cao, đảm bảo thực hiện chính xác các hướng dẫn kế toán, góp phần vào sự thành công trong hoạt động kinh doanh của công ty.

Kế toán tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành thực hiện tính tiền lương cho cán bộ quản lý, công nhân viên đầy đủ, chính xác, đảm bảo lợi ích cho họ, giúp họ yên tâm làm việc, gắn bó lâu dài với Công ty

Hình thức ghi sổ Nhật ký chung mà áp dụng ở Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành rất phù hợp với đặc điểm của công tác kế toán củaCông ty và đặc biệt rất thuận tiện trong công việc kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương với đặc điểm là có ít nghiệp vụ phát sinh, các nghiệp vụ hạch toán tiền lương đơn giản, dễ hiểu, dễ phản ánh.

Về hạch toán các khoản BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ cũng được Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành quan tâm một cách thích đáng, cụ thể là Công ty luôn hoàn thanh nộp đầy đủ các quỹ này đủ và đúng thời hạn Điều này thể hiện được tinh thần trách nhiệm cao của Công ty đối với các quyền lợi của cán bộ quản lý, công nhân viên Khi gia đình bản thân cán bộ quản lý, công nhân viên khó khăn hoặc người thân cán bộ quản lý, công nhân viên gặp khó khăn thì đồng thời Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành cho nghỉ việc hưởng lương và cho ứng trước tiền lương Khoản tiền lương tạm ứng này phải được khẩu trừ dần vào tiền lương không tính lãi. Đồng thời, Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành còn lập ra các quỹ để giúp đỡ cán bộ quản lý, công nhân viên trong trường hợp không may mắn xảy ra rủi ro phải tạm nghỉ việc hoặc ốm đau, thai sản Công ty đã sử dụng quỹ KPCĐ rất hợp lý

Bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành rất quan tâm đến tình hình lao động cũng như đời sống của công nhân viên. Chính điều này, đã làm cho công nhân viên cảm thấy yên tâm về công việc cũng như Công ty mà mình đã chọn để cống hiến sức lao động một cách thật đúng đắn Đặc biệt, để động viên kịp thời cán bộ, công nhân viên trong Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành nhân dịp Tết nguyên đán hàng năm, Công ty đã trích từ tổng quỹ lương, trích từ lợi nhuận và các nguồn thu khác để thưởng cho cán bộ, công nhân viên tháng lương thứ 13 căn cứ vào năng suất và chất lượng làm việc mà họ hoàn thành trong năm Chính sự quan tâm,động viên kịp thời này, đã kích người lao động hăng say làm việc mang lại năng suất lao động cao cho Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành và góp phầnthúc đẩy Công ty ngày một phát triển.

Do sự giám sát quản lý giữa các văn phòng còn buông lỏng, do vậy, chứng từ về tiền lương, BHXH… đôi khi cũng chưa thật sự chính xác và hợp lý Vì vậy, Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành cần phải đưa ra những chính sách quản lý thật nghiêm túc, chặt chẽ để công tác quản lý kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương hoạt động hiệu quả hơn, chính xác hơn.

Hiện tại, Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành vẫn áp dụng phương pháp tính lương thủ công, chưa áp dụng phần mềm kế toán khiến cho công việc tính lương chưa thật nhanh chóng và chính xác.

Do trả lương theo hình thức trả lương theo thời gian nên đối với một số phòng như phòng kinh doanh tổng hợp, phòng thiết kế kỹ thuật mang tính chất bình quân và không khuyến khích người lao động tích cực trong công việc.

Trong chứng từ ban đầu sử dụng hạch toán thời gian là bảng chấm công của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành, việc ghi chép không được rõ ràng, thống nhất.

Thứ nhất, việc theo dõi thời gian làm việc của người lao động để chấm không có mặt "O" hay nghỉ có phép "P" không có giấy nghỉ phép theo quy định Chỉ cần người lao động nghỉ có báo miệng trước cho người chấm công thì coi như ngày nghỉ đó của họ là có phép và được tính lương theo 100% lương cơ bản Thêm vào đó, Công ty cũng như không có quy định số ngày nghỉ phép tối đa được hưởng lương Đây là một sơ hở rất lớn của lãnh đạoCông ty và kế toán lương vốn rất biết điều này nhưng không hề có góp ý với phòng hành chính nhân sự, nơi theo dõi chấm công và quy định ngày công, là một sai sót không đáng có và cũng không nên tiếp tục để tình trạng này tồn tại, tái diễn trong thời gian tới vì nó sẽ gây ra những ảnh hưởng tiêu cực đến kỷ luật của Công ty.

Thứ hai, 3 cột cuối của trong mục quy đổi trên bảng chấm công của

Doanh nghiệp thường xảy ra sai sót trong ghi chép sổ kế toán do thiếu hướng dẫn cụ thể Các nhân viên chấm công thường ghi không đúng quy định, hoặc ghi không đầy đủ vào một số tháng.

Việc này, tuy kế toán tiền lương ở Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành cho là chuyện nhỏ nhưng thực chất nó gây không ít khó khăn và ảnh hưởng xấu đến quá trình tính lương cho người lao động Nếu nhìn vào bảng chấm công có ghi gì ở phần Quy đổi này, kế toán sẽ phải mất thời gian quy đổi bảng chấm công vào các cột (làm thay cho phân việc của người chấm công) để làm căn cứ tính lương cho người lao động Còn trường hợp người chấm công có ghi chép ở các cột "quy đổi" thì cũng ghi tuỳ tiện, kết toán sẽ không chắc được là người chấm công ghi số liệu gì ở đó (nội dung của số liệu được tính), có thể là ngày công thực tế làm việc của nhân viên trong tháng hoặc là tổng số này công thực tế và số ngày được hưởng phép của nhân viên,

Sử dụng bảng chấm công thứ hai song song để theo dõi giờ làm thêm của nhân viên là cách không khoa học Bảng chấm công thứ hai này được sử dụng ngoài mục đích theo dõi giờ làm việc chính, dẫn đến việc theo dõi thời gian làm thêm trở nên phức tạp Phương pháp này không phù hợp vì thời gian làm thêm thường được tính theo ngày, không phù hợp với mẫu bảng chấm công hiện tại.

Một số giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành

3.2.1 Về hình thức tiền lương và phương pháp tính lương Đối với hình thức trả lương theo thời gian hiện tại đang áp dụng cho bộ phận văn phòng, quản lý Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành cần bổ sung thêm các chế độ thưởng đối với những cá nhân có thành tích xuất sắc và phạt đối với những cá nhân không hoàn thành công việc theo yêu cầu được giao Số tiền thưởng, phạt có thể tính bằng một số tiền nhất định hoặc tính theo phần trăm tiền lương và tuỳ thuộc vào từng công việc, từng vị trí.

Tiền lương cần phải tính đúng, tính đủ dựa trên cơ sở giá trị sức lao động chẳng hạn những người có tài năng hoặc những người làm việc có hiệu quả cao thì cần phải thực hiện việc trả lương không chỉ theo công việc mà còn phải theo số lượng và hiệu quả của người đó chứ không chỉ tuân thủ bằng cấp, vị trí Vì bằng cấp, thực sự chỉ là một yếu tố để bố trí công việc để tính mức lương ban đầu không phải là yếu tố quyết định tiền lương của người lao động.

3.2.2 Về tài khoản sử dụng phương pháp kế toán

Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành nên áp dụng các tài khoản chi tiết cho tiền lương, ví dụ như:

Thay vì theo dõi chi tiết cho các phòng ban như hiện nay Riêng lương doanh thu có thể được áp dụng riêng cho phòng Kinh doanh nhằm động viên khích lệ khi đạt hiệu quả kinh doanh.

3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ Để bảng chấm công của công ty được rõ ràng và thống nhất, kế toán lương của Công ty thay vì sử dụng mẫu biểu Bảng chấm công như hiện nay sẽ sử dụng mẫu biểu Bảng chấm mới cho toàn bộ Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành như sau: Trong bảng chấm công mới này, phần Quy đổi gồm 3 cột với nội dung giống như cũ nhưng tên cột được ghi rõ hơn để người chấm công chỉ cần đọc tên cột là có thể hiểu được ghi rõ hơn để người chấm công chỉ cần đọc tên cột là có thể hiểu được cách ghi ở mỗi cột Tuy nhiên,bên cạnh đó, kế toán lương Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành cũng cần ra quy định bắt buộc, các bảng chấm công trước khi gửi lên phòng kế toán phải đã được tính toán, ghi chép số liệu vào các cột "Quy đổi" theo đúng quy định, nếu có sai sót trong tính toán phần này, người chấm công và người có trách nhiệm kiểm ra bảng chấm công phải hoàn toàn chịu trách nhiệm Có như vậy, việc thực hiện nghiêm chỉnh các quy định trong công tác kế toán tiền lương mới được nhân viên công ty tiếp thu và chấp hành nghiêm chỉnh

Theo em, có thể giải quyết vấn đề này một cách đơn giản là kế toánCông ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành xây dựng nên mẫu bảng chấm công làm thêm giờ và áp dụng thống nhất cho toàn công ty (ở các bộ phận tính lương) Mẫu bảng chấm công giờ công làm thêm mới có thể như sau:

Bảng 3.1: Bảng chấm công làm thêm giờ Đơn vị: Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành Địa chỉ: Số 1/19/85 phố Định Công Thượng, quận Hoàng Mai, Hà Nội

BẢNG CHẤM CÔNG LÀM THÊM GIỜ

TTSố Họ và tên Ngày trong tháng Cộng giờ làm thêm

1 2 … 31 Ngày việclàm thứ 7,Ngày nhậtchủ lễ, tếtNgày Làm đêm

Ký hiệu chấm công:Cộng

NT: Làm thêm ngày làm việc (Từ giờ… đến giờ……… )

NN: Làm thêm ngày thứ 7, chủ nhật (Từ giờ……… đến giờ……)

NL: Làm thêm ngày lễ, tết (Từ giờ………… đến giờ……… ) Đ: Làm thêm buổi đêm (Từ giờ………… đến giờ……… )

Xác nhận của bộ phận (Phòng ban) có người làm thêm

Người chấm công (Người duyệt)

Điều kiện thực hiện các giải pháp hoàn thiện

Trong những năm gần đây, nước ta đã đạt được những thành tựu kinh tế đáng kể Tuy nhiên, đi kèm với đó là tình trạng hệ thống pháp luật còn nhiều bất cập, chính sách thiếu minh bạch và hiện tượng tham nhũng thường xuyên xảy ra Điều này đã ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành Các văn bản pháp lý của nhà nước còn chồng chéo, thay đổi liên tục, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động Hơn nữa, tình trạng gian lận, tham nhũng làm kéo dài thời gian kinh doanh, làm chậm quá trình quay vòng vốn của công ty Do đó, để giải quyết vấn đề này, Nhà nước cần kịp thời ban hành các chính sách, chế độ phù hợp với tình hình thực tế của các doanh nghiệp tư nhân.

3.3.2 Về phía Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành

Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán vì nó là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính nó góp phần tích cực trong công việc quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế Tổ chức công tác kế toán bao gồm: Việc tổ chức hệ thống chứng từ, luân chuyển chứng từ, tổ chức kế toán sổ sách kế toán và tổ chức bộ máy nhằm thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ kế toán.

Tổ chức hợp lý, đúng đắn công tác kế toán tiền lương sẽ tạo ra một hệ thống chứng từ sổ sách và sự vận động quần chúng phù hợp với đặc điểm sản xuất của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành áp dụng yêu cầu thông tin kịp thời, chính xác và hoàn thiện cho việc quản lý mọi nghiệp vụ kinh tế trong quá trình hoạt động Việc tổ chức công tác kế toán tiền lương sẽ tạo một sự kết hợp nhịp nhàng giữa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các công việc kế toán trong bộ máy kế toán.

Tổ chức quản lý trong quá trình hạch toán bao gồm khâu lập chứng từ và luân chuyển chứng từ Chứng từ kế toán là những chứng minh về giấy tờ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh Thông qua việc lập chứng từ kế toán có thể kiểm tra được tính hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ, mặt khác chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý cho mọi số liệu ghi chép trong sổ kế toán và cho mọi sổ thông tin kinh tế trong đơn vị Nó cũng là căn cứ kiểm tra ý thức chấp hành chính sách, nguyên tắc, là căn cứ để xác minh trách nhiệm vật chất của người lao động, cuối cùng là bằng chứng để giải quyết mọi tranh chấp khiếu nại có thể xảy ra Trong việc hoàn thiện chứng từ cần phải đảm bảo tính pháp lý của chứng từ, đảm bảo đúng thời gian và địa điểm phát sinh. Hoàn thiện chứng từ kế toán còn phải để cập nhật đến vấn đề tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn việc thực hiện chế độ ghi chép của từng cá nhân, cán bộ trong đơn vị đảm bảo học họ có thể hạch toán chính xác, kịp thời, trung thực, đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh.

Cùng với việc nâng cao chất lượng lao động, Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành phải tổ chức lực lượng lao động với một cách hợp lý,người lao động phải có trình độ tay nghề, có sức khoẻ, và được bố trí phù hợp với khả năng để họ phát huy, tạo thuận lợi cho việc hoàn thành kế hoạch.Đồng thời công ty phải quản lý và sử dụng tốt thời gian lao động nhằm nâng cao năng suất lao động cho công ty Ngoài ra, Công ty phải không ngừng nâng cao, hoàn thiện trang thiết bị, TSCĐ của Công ty để phát huy khả năng lao động nhằm nâng cao thu nhập và cải thiện đời sống cho lao động thông qua số tiền lương mà người lao động được hưởng.