Hoàn thiện kế toán hàng hóa tại công ty tnhh thương mại tân vương

ĐẶC ĐIỂM HÀNG HÓA VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TÂN VƯƠNG

Đặc điểm hàng hóa và phân loại hàng hóa tại Công ty

1.1.1 Đặc điểm hàng hóa của Công ty

Công ty TNHH Thương mại Tân Vương đã và đang không ngừng phát triển, là một trong những công ty có uy tín lớn trong lĩnh vực buôn bán máy siêu âm màu, máy chụp X-Quang kỹ thuật số, máy tán sỏi ngoài cơ thể

Những sản phẩm của công ty là những thiết bị y tế có giá trị kinh tế cao, phức tạp trong quá trình vận hành và sử dụng đòi hỏi người sử dụng phải có chuyên môn và được đào tạo cơ bản

Những sản phẩm trên đều được sản xuất tại nước ngoài và đều là của các hãng nổi tiếng trên thế giới về sản xuất thiết bị y tế như: MEDISON, COMED, POSKOM, được công ty mua về từ các công ty chuyên nhập khẩu các thiết bị y tế tại Việt Nam như Công ty CP Xuất nhập khẩu trang thiết bị y tế Đông Nam, Công ty TNHH Xuất nhập khẩu thiết bị y tế An Bình,

Những sản phẩm của công ty là những thiết bị y tế phục vụ công tác khám chữa bệnh cho người dân nên khách hàng chủ yếu của công ty là các bệnh viện, trung tâm y tế, phòng khám tư nhân,

Những sản phẩm của công ty có giá trị sử dụng lâu dài và thường từ 10 năm đến 20 năm, tính kỹ thuật cao cho nên có yêu cầu rất khắt khe trong quá trình sử dụng lẫn bảo quản Sản phẩm phải được sử dụng ở những nơi kín đáo, tránh tiếp xúc trực tiếp với ánh nắng mặt trời, ngoài ra cũng không được để ở những nơi có nhiệt độ quá cao hoặc những nơi ẩm thấp.

Dưới đây em xin giới thiệu đôi nét về sản phẩm máy siêu âm màu:

Hình 1.1: Hình ảnh máy siêu âm màu

- Trọng lượng: 57kg, chiều cao: 1355/1425mm, chiều rộng: 509mm, chiều sâu: 670mm

- Màn hình tinh thể lỏng LCD 19 inch

- Điều chỉnh độ sáng, độ tương phản bằng phím hiển thị ngay trên màn hình

- Sử dụng công nghệ IPS (In plane switching) tăng cường tối đa khả năng hiển thị màu sắc một cách trung thực và góc nhìn

- Góc xoay của màn hình: Lên trên 30 0 , xuống dưới 90 0 , sang phải/trái ±135 0

- Kích thước màn hình: 1366 x768mm

- Diện tích hiển thị: 880 x660mm

3 Thiết kế giao diện điều khiển và giao diện người sử dụng

- 3 cổng cắm đầu dò (cổng thứ 3 tùy chọn)

- Tích hợp ổ cứng HDD (Dung lượng: 500GB)

- Các thiết bị ngoại vi

- Máy in đen trắng, máy in màu hoặc thiết bị ghi DVD

- 368GB cho quản lý dữ liệu bệnh nhân

5 Thời gian khởi động/tắt hệ thống và thời gian đáp ứng

- Thời gian khởi động: 120 giây

- Thời gian tắt máy: 30 giây

- Thời gian đáp ứng: 0.5 giây (chế độ 2D -> chế độ hoạt động đôi), 1.0 giây (chế độ 2D -> chế độ hoạt động ba)

1.1.2 Phân loại hàng hóa tại Công ty Để tiện cho việc quản lý, bảo quản, dự trữ, nhập kho, xuất kho, ghi sổ kế toán thì hàng hóa được phân loại theo nhóm hàng:

- Nhóm hàng máy siêu âm màu

- Nhóm hàng máy chụp X-Quang

- Nhóm hàng máy tán sỏi ngoài cơ thể Đặt mã hàng hóa:

Mỗi một loại hàng hóa đều có một mã riêng để tiện cho việc quản lý. Một mã hàng hóa gồm cả phần chữ cái lẫn phần số, được quy ước theo tên gọi thông thường của sản phẩm và model hiện hành Hiện nay, công ty có khoảng trên 100 mặt hàng mặt hàng, vì vậy để tiện cho việc quản lý hàng hóa công ty sử dụng phần mềm quản lý kho SDI, nhờ phần mềm này mọi hàng hóa đều có thể quản lý chính xác và kịp thời.

Danh mục hàng bán hiện tại của Công ty được thể hiện qua Bảng 1.1:

Bảng 1.1: Danh mục hàng bán tại Công ty

STT TÊN SẢN PHẨM ĐVT THÔNG SỐ

I Nhóm hàng máy siêu âm màu MSA

1 Máy siêu âm màu Ecube 7 Bộ Điện áp: 100 - 120V,

220 - 240V Tần số: 50/60Hz Công suất: tối đa

650 VA với các thiết bị ngoại vi

2 Máy siêu âm màu Ecube 9 Bộ Điện áp: 100 - 120V,

3 Máy siêu âm màu Ecube 9 Pro Bộ Điện áp: 100 - 120V,

II Nhóm hàng máy chụp X- quang MX-Q

III Nhóm hàng máy tán sỏi ngoài cơ thể MTS

1 Máy tán sỏi ngoài cơ thể

Urontech EMX7 Bộ Điện áp: 100 - 120V,

2 Máy tán sỏi ngoài cơ thể

Urontech EX8 Bộ Điện áp: 100 - 120V,

(Nguồn: Trung tâm kinh doanh)

Đặc điểm luân chuyển hàng hóa tại Công ty

1.2.1 Đặc điểm hình thành hàng hóa

Các sản phẩm của công ty được nhập khẩu từ những doanh nghiệp kinh doanh thiết bị y tế tại Việt Nam uy tín như Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu trang thiết bị y tế Đông Nam, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Xuất Nhập khẩu thiết bị y tế An Bình.

Và tất cả các hàng hóa của công ty mua về từ các công ty trên đều có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng và được các cơ quan có thẩm quyền chứng nhận là từ các hãng nổi tiếng trên thế giới về sản xuất thiết bị y tế như Hàn Quốc, Nhật Bản, CHLB Đức,… mà ở đây là các hãng MEDISON, COMED, POSKOM,…

1.2.2 Đặc điểm quản lý hàng hóa tại kho

Quy trình nhập hàng hóa của công ty được thể hiện qua các bước cơ bản sau: Bước 1: Lập phương án kinh doanh

Phòng kinh doanh và kế hoạch tổng hợp sẽ lập phương án kinh doanh cho các mặt hàng dựa vào các đơn đặt hàng có sẵn, và theo kế hoạch của Ban giám đốc, bên cạnh đó còn phải nghiên cứu xu hướng tiêu dùng của khách hàng để lựa chọn mặt hàng cho phù hợp với xu thế, lựa chọn nhà cung cấp để có thể đảm bảo về chất lượng cũng như giá cả Phòng kinh doanh sẽ phải lập phương án đầu ra cho số hàng hóa mua về ( sẽ bán được bao nhiêu hàng, giá cả bao nhiêu, tập trung cho thị trường nào,…)

Bước 2: Ký kết hợp đồng mua hàng hóa

Sau khi các phương án kinh doanh được lập xong phòng kinh doanh sẽ trình lên ban giám đốc để phê duyệt, phương án kinh doanh khả thi nhất sẽ được lựa chọn và lên kế hoạch lập hợp đồng, thỏa thuận với nhà cung cấp về giá cả, chất lượng, qui cách hàng hóa,…và tiến hàng đặt hàng thông qua mail, điện thoại hoặc trực tiếp.

Bước 3: Giao nhận và kiểm tra hàng hóa

Thủ kho khi nhận hàng phải có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa về số lượng chất lượng, quy cách hàng hóa có đúng với đơn đặt hàng hay không, sau đó lập biên bản kiểm nhận trước khi nhập hàng vào kho Trong trường hợp giao hàng trực tiếp ra các quầy hàng thì nhân viên bán hàng cùng thủ kho hoặc kế toán vật tư là người đứng ra kiểm nhận hàng hóa.

Bước 4: Làm thủ tục thanh toán và tiếp nhận hàng hóa

Sau khi tiến hành kiểm tra hàng hóa thủ kho tiếp nhận hàng hóa vào kho Việc thanh toán tiền hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc có thể thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng Đối với thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng thì sau khi nhận hàng xong công ty sẽ mang đơn yêu cầu chuyển tiền và ủy nhiệm chi tới ngân hàng yêu cầu chuyển tiền cho nhà cung cấp.

Và từ các bốn bước cơ bản trên công ty đã sắp xếp thành quy trình theo sơ đồ 1.1 sau:

Sơ đồ 1.1: Quy trình nhập mua hàng hóa

(Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán) 1.2.3 Đặc điểm tiêu thụ hàng hóa

Hằng ngày, nhân viên bán hàng phải xem xét tình hình hàng hiện tồn và tình hình tiêu thụ hiện tại để đăng ký nhập hàng về Những mặt hàng máy siêu âm màu, máy chụp X-quang được nhập trực tiếp từ nhà cung cấp Mặt hàng máy tán sỏi người cơ thể được nhập từ kho tổng.

Công ty TNHH Thương mại Tân Vương hiện đang hoạt động trên lĩnh

Lập phương án kinh doanh

Ký kết hợp đồng mua hàng hóa

Giao nhận và kiểm tra hàng hóa

Thị trường cung cấp sản phẩm, hàng hóa phục vụ khám chữa bệnh có tiềm năng lớn và đang phát triển mạnh mẽ Các doanh nghiệp cần đưa ra các chính sách quản lý hàng hóa hiệu quả, đảm bảo chất lượng sản phẩm theo cam kết, đa dạng phương thức bán hàng và áp dụng chính sách giá phù hợp với từng đối tượng khách hàng để xây dựng thương hiệu và phát triển bền vững trong thị trường đầy cơ hội và thách thức này.

Sơ đồ 1.2: Quy trình tiêu thụ hàng hóa

(Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán)

Trong cơ chế thị trường, doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì bắt buộc phải không ngừng năng động, sáng tạo để bán được số lượng hàng hoá nhiều nhất, đem lại lợi nhuận cao nhất Dựa vào đặc điểm riêng của doanh nghiệp mình và đặc tính của sản phẩm, Công ty TNHH Thương mại Tân Vương có các phương thức bán hàng như sau: hàng hóa, sản phẩm của Công ty TNHH Thương mại Tân Vương được bán ra theo phương thức bán buôn, bán lẻ trực tiếp qua kho và bán qua hình thức giới thiệu sản phẩm.

Phương thức bán buôn: Phương thức bán hàng này giúp cho sản lượng hàng hoá tiêu thụ nhanh vì bán với số lượng lớn, vốn được quay vòng nhanh, tránh tồn đọng hàng hoá tại kho, và đặc biệt phương thức bán hàng này giúp cho công ty mở rộng quan hệ hợp tác kinh doanh với nhiều bạn hàng và qua

Gian hàng Nhà cung cấp

Khách hàng đó cũng mở rộng quy mô kinh doanh, thị trường tiêu thụ cũng như uy tín của công ty.

Phương thức bán lẻ trực tiếp qua kho: Phương thức bán hàng này được sử dụng để bán lẻ phụ tùng cho khách hàng cá nhân và khách hàng có nhu cầu số lượng hàng ít

Phương thức bán qua hình thức giới thiệu sản phẩm: Với phương thức bán hàng này, công ty mở các showroom (cửa hàng giới thiệu sản phẩm) để khách hàng trực tiếp xem xét mẫu mã cũng như chất lượng sản phẩm Chỉ khi nào khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng đó mới được xác nhận là đã tiêu thụ và tiến hành ghi nhận doanh thu Để thu hút khách hàng, các showroom đã sử dụng linh hoạt giá bán dựa trên trị giá vốn hàng mua vào sao cho bù đắp được chi phí và có lãi.

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY

Chứng từ kế toán hàng hóa tại Công ty

Chứng từ kế toán hàng hóa theo Chế độ kế toán doanh nghiệp mà công ty sử dụng gồm có:

- Phiếu nhập kho (01-VT): Nhằm xác nhận số lượng hàng hóa nhập kho làm căn cứ ghi Thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán.

Khi lập phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu, họ và tên người giao hàng hóa, số hóa đơn, tên kho, địa điểm, kho nhập.

+ Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của hàng hóa.

+ Cột 1: Ghi số lượng theo hóa đơn

+ Cột 2: Do kế toán hàng hóa ghi đơn giá

+ Cột 3: Do kế toán tính ra số tiền hàng hóa thực nhập

Dòng cộng được sử dụng để tính tổng số tiền của từng loại hàng hóa trong một phiếu nhập kho, còn dòng số tiền bằng chữ biểu thị số tiền của phiếu nhập kho bằng văn bản.

Phiếu nhập kho do kế toán hàng hóa lập thành 03 liên và chuyển cho các bộ phận liên quan: chuyển 01 liên cho Thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho, 01 liên kế toán hàng hóa giữ lại để ghi sổ chi tiết hàng hóa và 01 liên cho kế toán tổng hợp ghi sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 156 Chứng từ này được lưu tại phòng Kế toán.

Dưới đây là mẫu phiếu nhập kho mà công ty sử dụng:

Biểu 2.1: Hoá đơn GTGT số 0000589

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 2: Giao khách hàng Ngày 01 tháng 5 năm 2016

Họ tên người bán hàng: Đặng Thị Ngọc Mai Đơn vị: Công ty CP Xuất nhập khẩu trang thiết bị y tế Đông Nam Địa chỉ: 153 Nguyễn Văn Cừ, Gia Lâm, Hà Nội

Số tài khoản: 010201000368524 mở tại Ngân hàng TMCP Quân đội Việt Nam

Họ tên người mua hàng: Phạm Văn Đức Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại Tân Vương Địa chỉ: Số 31, Lô 1A, Khu Đô thị Trung Yên, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội

Số tài khoản: 10.201.000.142.4236 mở tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam - Chi nhánh Đông Hà Nội

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản

STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 132.300.000

Tổng cộng tiền thanh toán: 1.455.300.000

Số tiền viết bằng chữ: Một tỷ, bốn trăm năm mươi lăm triệu, ba trăm nghìn đồng./

(Ký, ghi rõ họ tên)

Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm số 01/5 Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại Tân Vương Địa chỉ: Số 31, Lô 1A, Khu Đô thị Trung Yên, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội

(Vật tư, sản phẩm, hàng hoá )

- Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0000589 ngày 01/5/2016 của Công ty CP Xuất nhập khẩu trang thiết bị y tế Đông Nam.

- Thành phần Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: Nguyễn Hữu Bình Kế toán Ông: Bùi Minh Kết Kỹ thuật Ông: Nguyễn Tài Trường Thủ kho

- Chúng tôi tiến hành kiểm nghiệm vật tư nhập tại kho Công ty TNHH Thương mại Tân Vương, kết quả kiểm nghiệm như sau:

STT Chủng loại ĐVT KL giao nhận Khối lượng đúng quy cách

Khối lượng sai quy cách

- Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số vật tư trên đầy đủ điều kiện làm thủ tục nhập kho.

PHIẾU NHẬP KHO Nợ TK156, 133 Ngày 01 tháng 5 năm 2016 Có TK331 Số: 20 Quyển 5

- Họ và tên người giao hàng: Phạm Văn Đức

- Theo HĐ GTGT số 0000589 ngày 01 tháng 5 năm 2016 của Công ty CP Xuất nhập khẩu trang thiết bị y tế Đông Nam

- Nhập tại kho: Kho Công ty TNHH Thương mại Tân Vương

STT Tên hàng hoá Mã số Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền

- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một tỷ, ba trăm hai mươi ba triệu triệu đồng./

- Số chứng từ gốc kèm theo: 01 hóa đơn GTGT số 0000589.

Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

- Phiếu xuất kho (02-VT): Theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hóa xuất kho cho khách hàng, làm căn cứ để ghi sổ kế toán liên quan.

Phiếu xuất kho gồm các thông tin thiết yếu: số phiếu nhập, ngày, tháng, năm lập phiếu; họ và tên người nhận hàng hóa; số hóa đơn; tên kho, địa điểm và kho nhập.

+ Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của hàng hóa.

+ Cột 1: Ghi số lượng theo hóa đơn

+ Cột 2: Do kế toán hàng hóa ghi đơn giá

+ Cột 3: Do kế toán hàng hóa ghi đơn giá và tính ra số tiền hàng hóa thực xuất + Dòng cộng: ghi tổng số tiền của các loại hàng hóa cùng một phiếu xuất kho + Dòng số tiền bằng chữ: ghi số tiền trên phiếu xuất kho bằng chữ

Phiếu xuất kho do kế toán hàng hóa lập thành 03 liên và chuyển cho các bộ phận liên quan: chuyển 01 liên cho Thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho, 01 liên cho kế toán bán hàng ghi vào cột đơn giá, thành tiền trên phiếu xuất kho để tiến hành ghi sổ kế toán và 01 liên cho khách hàng Chứng từ này được lưu tại phòng Kế toán.

Dưới đây là mẫu phiếu xuất kho mà công ty sử dụng:

Khi có nhu cầu về tiêu thụ sản phẩm thì bộ phận bán hàng sẽ viết Phiếu yêu cầu xuất kho trình lên Ban Giám đốc ký duyệt Sau đó, thủ kho căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất kho được Ban Giám đốc duyệt để tiến hành xuất kho hàng hóa cho khách hàng.

Biểu 2.4: Phiếu yêu cầu xuất kho số 01/5 Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại Tân Vương Địa chỉ: Số 31, Lô 1A, Khu Đô thị Trung Yên, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội

PHIẾU YÊU CẦU XUẤT KHO

Họ và tên người yêu cầu: Lê Hữu Tuấn

Thuộc bộ phận: bán hàng

Lý do xuất: Xuất kho sản phẩm để bán cho khách hàng

Xuất tại kho: Số 31, Lô 1A, Khu Đô thị Trung Yên, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội

TT Tên vật tư Mã hàng ĐVT

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu 2.5: Hóa đơn GTGT số 0036801

HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01GTGT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Kí hiệu: PN/14P

Liên 3: Lưu nội bộ Số: 0036801

Ngày 01 tháng 5 năm 2016 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thương mại Tân Vương

Mã số thuế: 0101967971 Địa chỉ: Số 31, Lô 1A, Khu Đô thị Trung Yên, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội

Số tài khoản: 10.201.000.142.4236 mở tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam - Chi nhánh Đông Hà Nội Điện thoại: 04.36331649

Họ và tên người mua hàng: Lê Hữu Tuấn

Tên đơn vị: Phòng khám tư nhân An Hiền Địa chỉ: Ngõ 145 Giáp Bát, đường Giáp Bát, Hoàng Mai, Hà Nội

Số tài khoản: 0350101675042 mở tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam

Hình thức thanh toán: TM/CK Mã số thuế: 0102145364

STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

Thuế suất GTGT: 10% ; Tiền thuế GTGT 31.500.000 Tổng cộng tiền thanh toán 346.500.000

Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm bốn mươi sáu triệu, năm trăm nghìn đồng./.

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký,đóng dấu, họ tên)

PHIẾU XUẤT KHO Nợ TK632 Ngày 01 tháng 5 năm 2016 Có TK156 Số: 11 Quyển 8

- Họ và tên người nhận hàng: Lê Hữu Tuấn

- Đơn vị: Phòng khám tư nhân An Hiền

- Địa chỉ: Ngõ 145 Giáp Bát, đường Giáp Bát, Hoàng Mai, Hà Nội

- Lý do xuất kho: Xuất bán lẻ cho khách hàng

- Xuất tại kho: Kho Công ty TNHH Thương mại Tân Vương

STT Tên hàng hoá Mã số Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền

- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai trăm hai mươi triệu, năm trăm nghìn đồng./

- Số chứng từ gốc kèm theo: 01 hóa đơn GTGT số 0036801.

Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

2.1.2 Qui trình luân chuyển chứng từ Đối với hoạt động kinh doanh thương mại, khối lượng hàng hóa nhập kho chủ yếu là mua ngoài Và mua hàng là khâu đầu tiên trong chu trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, muốn cho công tác tiêu thụ hàng hóa nhanh chóng và đạt được hiệu quả kinh doanh tối đa thì phải tổ chức và thực hiện tốt khâu thu mua hàng hoá Do đó, tại Công ty TNHH Thương mại Tân Vương yêu cầu đặt ra cho công tác thu mua hàng hóa là phải tìm được nguồn cung cấp đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lý, vận chuyển an toàn với mức chi phí thấp nhất.

Công ty TNHH Thương mại Tân Vương nhập mua hàng hoá từ các doanh nghiệp đầu mối chuyên phân phối hàng hoá Vì vậy, chất lượng hàng hoá luôn được đảm bảo như cam kết, đáp ứng tất cả các yêu cầu của khách hàng Căn cứ vào tình hình kinh doanh của công ty mà trung tâm Kinh doanh gửi yêu cầu hay đề xuất mua hàng đến Ban giám đốc Sau khi Ban giám đốc xem xét và ký duyệt thì trung tâm Kinh doanh có trách nhiệm đi mua hàng. Sau khi hàng về đến kho công ty thì được trung tâm Kỹ thuật kiểm tra, nếu không có vấn đề gì về chất lượng thì kế toán sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho hàng hóa mua về Phiếu nhập kho gồm 3 liên, trong đó:

+ Liên 1,2: Phòng kế toán lưu;

Kế toán hàng hóa căn cứ vào phiếu nhập kho ghi sổ chi tiết hàng hóa.

Kế toán tổng hợp căn cứ vào phiếu nhập kho ghi sổ nhật ký chung, sổ cái TK 156

Thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra số lượng nhập, ghi số lượng nhập và ký xác nhận.

Hàng ngày, thủ kho sẽ căn cứ vào các chứng từ kế toán như chứng từ nhập kho, xuất kho để ghi lại số lượng hàng hóa thực tế nhập xuất vào thẻ kho, từ đó tính toán số lượng hàng hóa tồn kho của từng loại mặt hàng Cuối tháng, thủ kho và kế toán viên sẽ đối chiếu và ký xác nhận số lượng hàng hóa tồn tại trong kho, đảm bảo sự thống nhất giữa số liệu ghi chép trong sổ sách kế toán và số lượng hàng hóa thực tế trong kho.

Kế toán chi tiết hàng hóa tại Công ty

Tại Công ty TNHH Thương mại Tân Vương mỗi khi có nghiệp vụ xuất bán hàng hóa và nhập kho hàng hóa, cả thủ kho lẫn kế toán đều thực hiện ghi chép nhưng phần công việc ghi chép ở mỗi nơi là khác nhau Thủ kho tiến hành ghi thẻ kho, kế toán hàng hóa ghi sổ chi tiết hàng hóa.

Tất cả các chứng từ luân chuyển và sổ kế toán chi tiết đều được kiểm soát từ xa bởi Kế toán trưởng Để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của thông tin, mọi chứng từ và sổ chi tiết đều phải có chữ ký của Kế toán trưởng Quy trình này giúp đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình trong công tác kế toán, ngăn ngừa các sai sót hoặc gian lận có thể xảy ra.

Tại kho hàng hóa của công ty, Thủ kho hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán phát sinh như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi hàng hóa thực nhập, thực xuất để tính ra số tồn từng các loại hàng hóa vào thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho và kế toán tiến hành đối chiếu để ký xác nhận hàng hóa tồn trong kho.

Thủ kho ghi chép biến động nhập - xuất - tồn kho về hiện vật trên Thẻ kho Mỗi sản phẩm được theo dõi trên 1 thẻ kho Thẻ kho được mở trên cơ sở danh mục hàng hóa, sản phẩm đã được mã hóa Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu nhập kho để ghi số lượng hàng xuất bán vào hàng hóa, sản phẩm liên quan, thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn trên thẻ kho với số liệu tồn kho thực tế

- Cột A: Ghi số thứ tự

- Cột B: Ghi ngày tháng trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

- Cột C, D: Ghi số hiệu trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

- Cột F: Ghi ngày nhập kho, xuất kho

- Cột 1,2,3: Ghi số lượng nhập, xuất, tồn kho.

Căn cứ vào chứng từ phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, Thủ kho tiến hành ghi chép vào thẻ kho.

Dưới đây là mẫu thẻ kho mà công ty sử dụng:

Tên, nhãn hiệu, quy cách hàng hóa: Máy siêu âm màu Ecube 7

Mã vật tư, hàng hóa: MSA-E7 Đơn vị tính: Bộ

Số lượng Xác nhận của kế

Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn toán

Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

2.2.3 Tại Phòng Kế toán Ở phòng Kế toán, kế toán bán hàng và kế toán mua hàng ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn kho sản phẩm, hàng hóa cả về hiện vật lẫn giá trị của hàng hóa Mỗi hàng hóa được ghi trên một trang sổ chi tiết, sổ chi tiết cũng được mở theo danh mục hàng hóa, sản phẩm

Hàng ngày, sau khi nhận được phiếu xuất kho, nhập kho do thủ kho chuyển đến, kế toán bán hàng xác nhận trên thẻ kho về số lượng hàng xuất bán và nhập về, ghi cột đơn giá, thành tiền trên phiếu xuất và tiến hành nhập thông tin về phiếu xuất vào máy tính Căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu nhập kho kế toán bán hàng nhập thông tin về số phiếu xuất kho, phiếu nhập kho như ngày, mã hàng hóa,…để phần mềm kế toán ghi sổ chi tiết hàng hóa Mỗi dòng trên sổ chi tiết ứng với giá vốn của một loại hàng trên phiếu xuất kho

- Cột A, B: Số hiệu và ngày tháng trên phiếu nhập kho, xuất kho

- Cột D: Ghi tài khoản đối ứng

- Cột 1: Ghi đơn giá hàng hóa

- Cột 2,4,6: Ghi số lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn

- Cột 3,5,7: Ghi giá trị hàng hóa nhập, xuất, tồn Trong đó, cột 3 = 1x2, cột 5

Căn cứ vào chứng từ phiếu nhập kho ( Biểu 2.1 ) và phiếu xuất kho ( Biểu 2.2 ), Thủ kho tiến hành ghi chép vào sổ chi tiết hàng hóa.

Dưới đây là mẫu sổ chi tiết hàng hóa mà công ty sử dụng:

Biểu 2.8: Sổ chi tiết hàng hóa

SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA

Tên tài khoản 156: Hàng hóa Đối tượng: Máy siêu âm màu Ecube 7

Tháng 5 năm 2016 Đơn vị tính: Bộ Chứng từ

Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn

SH NT SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền

(ký, họ tên) Kế toán trưởng

(ký, họ tên) Giám đốc

Biểu 2.9: Bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT HÀNG HÓA

Tên tài khoản 156: Hàng hóa Tháng 5 năm 2016 Đơn vị tính: Bộ

Diễn giải Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ

SH NT SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền

SCT 31/5 Máy siêu âm màuEcube 7 220.500.000 2.205.000.000 1.543.500.000 882.000.000

(ký, họ tên) Kế toán trưởng

(ký, họ tên) Giám đốc

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY

Đánh giá thực trạng kế toán hàng hóa tại Công ty và phương hướng hoàn thiện

3.1 Đánh giá thực trạng kế toán hàng hóa tại Công ty và phương hướng hoàn thiện

3.1.1 Về công tác quản lý hàng hóa

Là một đơn vị kinh doanh thương mại, có rất nhiều loại mặt hàng, đa dạng về chủng loại, Ban giám đốc đã nhận ra tầm quan trọng của công tác quản lý hàng hóa.

Công tác quản lý hàng hóa được Công ty theo dõi chặt chẽ từ khâu nhập kho, xuất kho đến khâu bán hàng, có sự quản lý chặt chẽ về mặt hiện vật, giá trị, quy trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân trong từng khâu quản lý hàng hóa Cụ thể:

- Từ khâu nhập hàng: Công ty luôn xây dựng và thực hiện kế hoạch nhập mua hàng hóa mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất, lựa chọn phương pháp nhập mua và phương pháp thanh toán phù hợp nhất Mặc dù khối lượng hàng hóa lớn, chủng loại hàng hóa đa dạng nhưng Công ty vẫn đáp ứng được nhu cầu khách hàng và tạo được uy tín với khách hàng.

- Trong khâu bảo quản, dự trữ: hệ thống kho tàng của Công ty được xây dựng đảm bảo theo quy định trong công tác quản lý các mặt hàng Những mặt hàng đều có hệ thống làm lạnh giúp bảo quản an toàn Cùng với đội ngũ cán bộ quản lý kho có kinh nghiệm, tinh thần trách nhiệm cao nên việc tổ chức, bảo quản, tổ chức giao nhận hàng hóa được tiến hành tốt.

- Về dự trữ hàng hóa: Công ty luôn đảm bảo lượng dự trữ trong kho đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu của khách hàng, không để xảy ra tình trạng hàng tồn hết.

- Trong khâu bán hàng: Trách nhiệm quản lý hàng hóa được giao trực tiếp cho nhân viên bán hàng, nên việc quản lý hàng hóa được thực hiện sát sao hơn bên cạnh đó nhu cầu hàng hóa ngày càng tăng, Công ty thực hiện nhiều dịch vụ ưu đãi: thẻ tích lũy, vận chuyển hàng đến tận nơi,…ngày càng được sự chú ý của khách hàng mới và giữ được uy tín với các khách hàng quen thuộc.

3.1.2 Về vận dụng báo cáo kế toán

- Công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản theo qui định của Bộ Tài chính, các tài khoản đã được chi tiết như TK156 chi tiết cho từng nhóm hàng, TK 331 chi tiết cho từng nhà cung cấp.

- Công tác đánh giá hàng xuất kho: Ở Công ty kế toán sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước Điều này hoàn toàn phù hợp với Công ty vì Công ty sử dụng kế toán máy, phương pháp này đơn giản, dễ kiểm tra.

- Việc áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng hóa và phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho đã giúp Công ty theo dõi tình hình biến động, tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa một cách đơn giản hơn.

- Về công tác kiểm kê hàng hóa: Tại Công ty việc kiểm kê được tiến hành mỗi tháng một lần vào cuối mỗi tháng và được chấp hành khá nghiêm túc Kết quả kiểm kê được ghi vào biên bản kiểm kho; mỗi kho, được lập một biên bản riêng Trong biên bản thể hiện tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng tồn kho thực tế, số lượng thiếu và phân loại đánh giá từng mặt hàng.

- Công ty đã sử dụng kế toán máy để hỗ trợ công tác kế toán hàng hóa, với hệ thống danh điểm hàng hóa hết sức chi tiết, cụ thể, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán hàng hóa Vì vậy, việc hạch toán được thực hiện chính xác,kịp thời, giảm bớt khối lượng công việc và tránh được những sai sót, đáp ứng được những yêu cầu về quản lý đòi hỏi ngày càng cao trong nền kinh tế thị trường.

Mặc dù đạt được những ưu điểm trong quản lý hàng hóa và hạch toán kế toán hàng hóa, công ty vẫn tồn tại một số hạn chế cần xem xét để hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa và kế toán nói chung Từ đó, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời đảm bảo tuân thủ đầy đủ các chế độ kế toán hiện hành.

- Tồn tại trong công tác dự trữ hàng hóa: Trong những năm gần đây, có những thời điểm Công ty dự trữ quá nhiều hàng hóa làm cho vốn bị ứ đọng, chi phí bảo quản tăng Tháng 2 hàng năm Công ty đã tiến hành nhập hàng, giá trị hàng tồn kho chiếm 53% tổng tài sản, điều này không những làm cho lượng vốn của công ty bị ứ đọng mà còn làm chi phí quản lý doanh nghiệp tăng, đây là một trong những nguyên nhân dẫn đến việc công ty hoạt động thua lỗ trong tháng đó.

- Trong quá trình hạch toán kế toán hàng hóa vẫn thường xảy ra trường hợp nhầm lẫn giữa tên của một số hàng hóa Nguyên nhân là do chưa có sự thống nhất giữa kế toán với thủ kho với nhân viên bán hàng trong việc gọi tên hàng hóa.

- Tồn tại trong việc lập dự phòng: Trong cơ chế nền kinh tế mở cửa, giá cả thị trường diễn biến rất phức tạp, nhưng hiện nay kế toán công ty chưa trích lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho.Hơn nữa số lượng hàng tồn kho củaCông ty là tương đối lớn do đó để đảm bảo an toàn, Công ty nên trích lập một khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho để đề phòng trường hợp hàng rớt giá,Công ty vẫn có thể chủ động xử lý.

Các giải pháp hoàn thiện kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH Thương mại Tân Vương

3.2.1 Hoàn thiện về công tác quản lý hàng hóa của Công ty

Công ty cần xây dựng kế hoạch kinh doanh cụ thể, lập kế hoạch cho từng tháng, quý, cân đối giữa kế hoạch với nhu cầu, tránh tình trạng bị ứ đọng vốn, làm tăng chi phí bảo quản bởi các hàng hóa thực phẩm đông lạnh Từ sự chiếm dụng vốn này đến các chi phí tăng do đó sẽ kéo theo giá vốn hàng bán.

Vì vậy Công ty cần thực hiện tốt công tác tổ chức đánh giá, phân tích tình hình quản lý và nhu cầu hàng hóa Để làm được việc này Công ty nên phân công cho mỗi cán bộ phụ trách chuyên mua một hoặc một số loại hàng hóa, khai thác các nguồn cung cấp phong phú,bảo đảm việc thu mua hợp lý, ổn định giá, đáp ứng nhu cầu hàng hóa chho khách hàng và tình hình thị trường, phòng kinh doanh xây dựng định mức cho phù hợp với từng loại hàng hóa nhằm dự trữ ở mức hợp lý, đủ đảm bảo cho việc bán hàng Nếu là hàng hóa có sẵn và có thị trường ổn định thì nhu cầu dự trữ ở mức thấp nhất. Ngược lại nếu là hàng hóa khan hiếm, khách hàng có nhu cầu cao, ít có người cung cấp hoặc mất nhiều thời gian trong vận chuyển thì phải có lượng dự trữ cao.

Công ty đã tổ chức được một bộ phận chuyên đảm nhận công tác nhập hàng và kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi nhập vào kho trên cơ sở xem xét cân đối giữa kế hoạch và nhu cầu Với khối lượng hàng hóa sử dụng tương đối lớn, chủng loại đa dạng mà công ty vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời hàng hóa cho khách hàng Đó là sự nỗ lực, cố gắng và tinh thần trách nhiệm rất cao của các phòng ban trong công ty.

Công ty đã áp dụng các biện pháp chặt chẽ trong khâu nhập hàng, vận chuyển và lưu trữ hàng hóa, đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn trong quản lý Điều này không chỉ đảm bảo chất lượng hàng hóa mà còn tối ưu hóa thời gian và công sức trong quá trình nhập xuất hàng, mang lại trải nghiệm thuận tiện cho khách hàng.

3.2.2 Hoàn thiện hệ thống tài khoản sử dụng

Xuất phát từ thực tế bán hàng hóa tại công ty, hiện nay công ty chỉ có một tài khoản ngân hàng duy nhất ở ngân hàng TMCP Công thương Việt

Nam, trong khi khách hàng mua hàng và bán hàng lại không phải lúc nào cũng dùng tài khoản ở ngân hàng trên. Để tiến hành theo dõi khoản mục tiền gửi ngân hàng đối với các ngân hàng khác nhau Công ty nên mở chi tiết TK 112 cho từng ngân hàng cụ thể:

- TK 11211: Tiền VNĐ tại ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn;

- TK 11212: Tiền VNĐ tại ngân hàng Tecombank

- TK 11213: Tiền VNĐ tại ngân hàng BIDV

Việc mở chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng giúp cho công tác ghi sổ được thuận tiện cũng như phục vụ công tác theo dõi được nhanh chóng, chính xác và kịp thời.

3.2.3 Hoàn thiện phương pháp hạch toán

Công ty cần bổ sung lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Tuân theo nguyên tắc thận trọng, công ty phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và sử dụng TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối niên độ kế toán nếu giá trị thuần của hàng hóa có thể thực hiện được nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được:

Có TK 159 Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập ghi:

3.2.5 Hoàn thiện báo cáo kế toán

Để đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục, Công ty TNHH Thương mại Tân Vương cần lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho Quỹ này hỗ trợ bù đắp thiệt hại phát sinh do hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng hàng hóa Tân Vương nên duy trì lượng hàng tồn kho nhất định để tránh nhập hàng nhiều đợt gây lãng phí do tỷ giá đô biến động Để lập dự phòng hiệu quả, công ty cần lập riêng cho từng loại hàng hóa đồng chất và triển khai nhất quán trong toàn công ty để xử lý kịp thời các tình huống hàng hóa hư hỏng, hết hạn sử dụng hoặc giảm giá vốn vật liệu.

3.2.4 Hoàn thiện về sổ kế toán chi tiết

Công ty nên lập thêm “Bản kê chứng từ nhập - xuất hàng hóa” để việc theo dõi nhập - xuất - tồn hàng hóa dễ dàng, kịp thời, nhanh chóng, không bị nhầm lẫn, bỏ sót chứng từ Bảng kê chứng từ nhập - xuất hàng hóa được lập theo mẫu sau:

Công ty TNHH Thương mại Tân Vương

Số 31, Lô 1A, Khu Đô thị Trung Yên, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội

BẢNG LIỆT KÊ CHỨNG TỪ NHẬP XUẤT HÀNG HÓA

Tiêu đề	Hoàn Thiện Kế Toán Hàng Hóa Tại Công Ty TNHH Thương Mại Tân Vương
Tác giả	Hoàng Danh Thanh
Người hướng dẫn	PGS.TS Trần Quý Liên
Trường học	Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Chuyên ngành	Kế toán
Thể loại	Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Năm xuất bản	2017
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	65
Dung lượng	1 MB