Kế toán chi tiết hàng hóa tại Công ty TNHH Thương mại Tân Vương
MỤC LỤC
Đặc điểm luân chuyển hàng hóa tại Công ty 1. Đặc điểm hình thành hàng hóa
Phòng kinh doanh và kế hoạch tổng hợp sẽ lập phương án kinh doanh cho các mặt hàng dựa vào các đơn đặt hàng có sẵn, và theo kế hoạch của Ban giám đốc, bên cạnh đó còn phải nghiên cứu xu hướng tiêu dùng của khách hàng để lựa chọn mặt hàng cho phù hợp với xu thế, lựa chọn nhà cung cấp để có thể đảm bảo về chất lượng cũng như giá cả. Sau khi các phương án kinh doanh được lập xong phòng kinh doanh sẽ trình lên ban giám đốc để phê duyệt, phương án kinh doanh khả thi nhất sẽ được lựa chọn và lên kế hoạch lập hợp đồng, thỏa thuận với nhà cung cấp về giá cả, chất lượng, qui cách hàng hóa,…và tiến hàng đặt hàng thông qua mail, điện thoại hoặc trực tiếp.
Các chính sách kế toán chung tại Công ty
+ Kế toán quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ kho hàng; đảm bảo nguồn hàng hóa đáp ứng hai nhu cầu tiêu thụ và dự trữ, phát hiện kịp thời tình trạng ứ đọng hàng hóa, ứ đọng vốn;. + Xác định kết quả kinh doanh và thực hiện chế độ báo cáo hàng hóa và báo cáo tình hình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hóa;.
Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho (02-VT): Theo dừi chặt chẽ số lượng hàng húa xuất kho cho khách hàng, làm căn cứ để ghi sổ kế toán liên quan. Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rừ số phiếu nhập và ngày, thỏng, năm lập phiếu, họ và tên người nhận hàng hóa, số hóa đơn, tên kho, địa điểm, kho nhập. + Cột 3: Do kế toán hàng hóa ghi đơn giá và tính ra số tiền hàng hóa thực xuất + Dòng cộng: ghi tổng số tiền của các loại hàng hóa cùng một phiếu xuất kho + Dòng số tiền bằng chữ: ghi số tiền trên phiếu xuất kho bằng chữ.
Phiếu xuất kho do kế toán hàng hóa lập thành 03 liên và chuyển cho các bộ phận liên quan: chuyển 01 liên cho Thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho, 01 liên cho kế toán bán hàng ghi vào cột đơn giá, thành tiền trên phiếu xuất kho để tiến hành ghi sổ kế toán và 01 liên cho khách hàng.
Phiếu yêu cầu xuất kho số 01/5 Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại Tân Vương
Kế toán chi tiết hàng hóa tại Công ty 1. Quy trình chung
Tại Công ty TNHH Thương mại Tân Vương mỗi khi có nghiệp vụ xuất bán hàng hóa và nhập kho hàng hóa, cả thủ kho lẫn kế toán đều thực hiện ghi chép nhưng phần công việc ghi chép ở mỗi nơi là khác nhau. Tại kho hàng hóa của công ty, Thủ kho hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán phát sinh như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi hàng hóa thực nhập, thực xuất để tính ra số tồn từng các loại hàng hóa vào thẻ kho. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu nhập kho để ghi số lượng hàng xuất bán vào hàng hóa, sản phẩm liên quan, thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn trên thẻ kho với số liệu tồn kho thực tế.
- Cột B: Ghi ngày tháng trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho - Cột C, D: Ghi số hiệu trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho - Cột E: Ghi nội dung.
Thẻ kho
Ở phòng Kế toán, kế toán bán hàng và kế toán mua hàng ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn kho sản phẩm, hàng hóa cả về hiện vật lẫn giá trị của hàng hóa. Hàng ngày, sau khi nhận được phiếu xuất kho, nhập kho do thủ kho chuyển đến, kế toán bán hàng xác nhận trên thẻ kho về số lượng hàng xuất bán và nhập về, ghi cột đơn giá, thành tiền trên phiếu xuất và tiến hành nhập thông tin về phiếu xuất vào máy tính. Căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu nhập kho kế toán bán hàng nhập thông tin về số phiếu xuất kho, phiếu nhập kho như ngày, mã hàng hóa,…để phần mềm kế toán ghi sổ chi tiết hàng hóa.
Căn cứ vào chứng từ phiếu nhập kho (Biểu 2.1) và phiếu xuất kho (Biểu 2.2), Thủ kho tiến hành ghi chép vào sổ chi tiết hàng hóa.
Sổ chi tiết hàng hóa
Sau khi, kế toán tổng hợp hoàn thành công việc của mình thì lại chuyển chứng từ trên là cho kế toán trưởng kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của chứng từ và kiểm tra lại trong quá trình ghi chép có sai sót, nhầm lẫn gì không. Sau khi, kế toán tổng hợp hoàn thành công việc của mình thì lại chuyển chứng từ trên là cho kế toán trưởng kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của chứng từ và kiểm tra lại trong quá trình ghi chép có sai sót, nhầm lẫn gì không. Kế toỏn hàng húa sau khi kiểm tra số lượng hàng theo dừi trờn sổ chi tiết và đối chiếu với thủ kho theo dừi trờn thẻ kho thỡ chấp nhận đơn đặt hàng trên của Trung tâm y tế Thanh Xuân.
Theo như đơn đặt hàng ngày 03 tháng 5 năm 2016, Trung tâm y tế Thanh Xuân đã chuyển 60% giá trị thanh toán vào tài khoản của công ty, công ty đã nhận được giấy báo có của Ngân hàng gửi tới. Sau khi, kế toán tổng hợp hoàn thành công việc của mình thì lại chuyển chứng từ trên là cho kế toán trưởng kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của chứng từ và kiểm tra lại trong quá trình ghi chép có sai sót, nhầm lẫn gì không. Sau khi, kế toán tổng hợp hoàn thành công việc của mình thì lại chuyển chứng từ trên là cho kế toán trưởng kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của chứng từ và kiểm tra lại trong quá trình ghi chép có sai sót, nhầm lẫn gì không.
Sổ nhật ký chung
Căn cứ số liệu thể hiện trên sổ nhật ký chung để ghi sổ cái tài khoản 156. - Mục đớch sổ cỏi tài khoản 156 để theo dừi tỡnh hỡnh tăng, giảm hàng húa. + Số phát sinh: Nếu mua ngoài thì ghi nợ TK đối ứng theo thứ tự ngày tháng phát sinh.
Nếu xuất ghi vào cột có tài khoản đối ứng theo thứ tự ngày tháng phát sinh.
Sổ cái TK156
Đánh giá thực trạng kế toán hàng hóa tại Công ty và phương hướng hoàn thiện
- Trong khâu bán hàng: Trách nhiệm quản lý hàng hóa được giao trực tiếp cho nhân viên bán hàng, nên việc quản lý hàng hóa được thực hiện sát sao hơn bên cạnh đó nhu cầu hàng hóa ngày càng tăng, Công ty thực hiện nhiều dịch vụ ưu đãi: thẻ tích lũy, vận chuyển hàng đến tận nơi,…ngày càng được sự chú ý của khách hàng mới và giữ được uy tín với các khách hàng quen thuộc. Bên cạnh những ưu điểm trong công tác tổ chức quản lý hàng hóa, cũng như công tác hạch toán kế toán hàng hóa mà công ty đạt được thì vẫn còn một số tồn tại cần được xem xét nhằm không ngừng hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa nói riêng và công tác kế toán của Công ty nói chung, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty, đồng thời đảm bảo đúng chế độ kế toán hiện hành. - Tồn tại trong việc lập dự phòng: Trong cơ chế nền kinh tế mở cửa, giá cả thị trường diễn biến rất phức tạp, nhưng hiện nay kế toán công ty chưa trích lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho.Hơn nữa số lượng hàng tồn kho của Công ty là tương đối lớn do đó để đảm bảo an toàn, Công ty nên trích lập một khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho để đề phòng trường hợp hàng rớt giá, Công ty vẫn có thể chủ động xử lý.
Thực hiện theo phương pháp này tiết kiệm được thời gian vì trên máy đã cài đặt sẵn chương trình loại trừ các bút toán trùng lặp của cùng một nghiệp vụ nhưng vấn đề quan trọng là ở đây là thiếu quan hệ đối chiếu giữa các kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết vì vậy theo em khi nhận được các chứng từ của thủ kho chuyển đến kế toán nên vào sổ chi tiết ngay tránh trường hợp thất lạc và trong trường hợp đột xuất khi yêu cầu của công tác quản lý đòi hỏi về một loại hàng hóa nào đó hoặc khi có kiểm kê bất thường sẽ cung cấp thông tin nhanh chóng kịp thời.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH Thương mại Tân Vương
Hoạt động kế toán hàng hóa có nhiệm vụ là: phản ánh, giám sát các nghiệp vụ nhập, xuất hàng hóa phát sinh trong kỳ, phản ánh chi tiết, tổng hợp các nghiệp vụ bán hàng, thanh toán công nợ với nhà cung cấp,. - Hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa là một nhu cầu tất yếu, tuy nhiên chúng ta phải lựa chọn một giải pháp mang lại tính khả thi nhất, phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty và phải được đặt trong mối quan hệ với hiệu quả kinh doanh. Để làm được việc này Công ty nên phân công cho mỗi cán bộ phụ trách chuyên mua một hoặc một số loại hàng hóa, khai thác các nguồn cung cấp phong phú,bảo đảm việc thu mua hợp lý, ổn định giá, đáp ứng nhu cầu hàng hóa chho khách hàng và tình hình thị trường, phòng kinh doanh xây dựng định mức cho phù hợp với từng loại hàng hóa nhằm dự trữ ở mức hợp lý, đủ đảm bảo cho việc bán hàng.
Khi lập dự phòng nên lập cho từng loại hàng hóa có tính chất như nhau và phải được thực hiện nhất quán trong toàn công ty khi có hiện tượng hàng hóa hư hỏng, hết hạn sử dụng giá vốn vật liệu bị giảm sút.
