Hoàn thiện kế toán hàng hóa tại công ty tnhh mtv thành tâm cao bằng

ĐẶC ĐIỂM HÀNG HÓA VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH MTV THÀNH TÂM CAO BẰNG

Đặc điểm hàng hóa và phân loại hàng hóa tại Công ty

1.1.1 Đặc điểm hàng hóa của Công ty

Công ty TNHH MTV Thành Tâm Cao Bằng chuyên cung cấp xăng dầu tại tỉnh Cao Bằng và các khu vực lân cận, đáp ứng nhu cầu nhiên liệu của khách hàng trong khu vực.

Sản phẩm bôi trơn có nhiều dạng khác nhau, bao gồm lỏng như dầu động cơ và dầu thủy lực, rắn hoặc bán rắn như mỡ và băng Teflon, hoặc dạng bột như than chì khô và Disulfide Molybdenum, tùy thuộc vào mục đích sử dụng Tất cả các sản phẩm này được thiết kế để tạo lớp phủ bảo vệ giữa các bộ phận chuyển động của máy móc, giúp ngăn chặn ô nhiễm, giảm thiểu mài mòn do ma sát và quá trình oxy hóa.

Sản phẩm bôi trơn tổng hợp, được chế biến qua các quy trình hóa học, mang lại nhiều cải tiến về khả năng kháng oxy hóa và chỉ số độ nhớt Dầu động cơ tổng hợp ngày càng được ưa chuộng hơn so với dầu từ nguồn gốc dầu mỏ, nhờ vào hiệu suất vượt trội Mặc dù chi phí ban đầu cao hơn, dầu bôi trơn tổng hợp được sử dụng rộng rãi trong ngành công nghiệp, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của máy móc hiện đại Với thời gian sử dụng dài hơn, dầu động cơ và dầu máy móc tổng hợp giúp tiết kiệm chi phí cho người sử dụng.

Luận văn thạc sĩ về Kinh tế kế toán cho thấy rằng việc sử dụng các giải pháp tiết kiệm chi phí có thể giảm đáng kể chi phí so với dầu gốc dầu mỏ, đồng thời tối ưu hóa thời gian sử dụng của máy móc.

Sự phát triển của khoa học và công nghệ đã dẫn đến việc tạo ra nhiều sản phẩm dầu mỡ bôi trơn cao cấp, đáp ứng tốt hơn các điều kiện làm việc của máy móc Dầu thủy lực hiện nay không chỉ thực hiện chức năng truyền lực mà còn được tối ưu hóa để nhẹ hơn và dễ chảy hơn, giúp lưu thông qua các bơm máy nén một cách hiệu quả Bên cạnh đó, dầu thủy lực còn có khả năng tạo ra lớp màng bôi trơn, giảm ma sát và hỗ trợ các chi tiết chuyển động của bơm hoạt động mượt mà hơn.

Trị số octan của nhiên liệu phản ánh khả năng chống kích nổ của sản phẩm Nhiên liệu có trị số octan cao hơn sẽ cung cấp khả năng chống kích nổ tốt hơn, giúp cải thiện hiệu suất động cơ và giảm nguy cơ hư hỏng.

- Nếu sử dụng nhiên liệu có trị số octan thấp cho xe có tỉ số nén cao sẽ gây hiện tượng cháy kích nổ.

Sử dụng nhiên liệu có trị số octan cao cho xe có tỉ số nén thấp có thể dẫn đến hiện tượng khó cháy hoặc cháy không hết, gây ra cặn than bẩn động cơ và làm tiêu tốn nhiên liệu.

Tính bay hơi thích hợp

Để nhiên liệu cháy hiệu quả trong máy, nó cần phải bay hơi Nhiên liệu bay hơi phù hợp giúp máy hoạt động tối ưu, trong khi nhiên liệu không thích hợp có thể dẫn đến hiệu suất kém, tiêu tốn nhiều nhiên liệu và gây ra các sự cố kỹ thuật như nghẹt xăng, nút hơi, hay hiện tượng ngộp xăng.

Tính ổn định hóa học cao

Tính ổn định hóa học của nhiên liệu là khả năng duy trì bản chất hóa học trước các tác động từ môi trường Nhiều yếu tố ảnh hưởng đến tính ổn định này, bao gồm nhiệt độ, diện tích tiếp xúc với không khí, độ sạch và khô của vật chứa, mức độ tồn chứa và thời gian lưu trữ.

Luận văn thạc sĩ Kinh tế kế toán tồn chứa Nhiên liệu có hàm lượng keo nhựa càng cao thì có tính ổn định hóa học càng thấp.

1.1.2 Phân loại hàng hóa tại Công ty

Phân nhóm hàng hóa là cần thiết để quản lý hiệu quả, bảo quản tốt, dự trữ hợp lý, nhập kho và xuất kho dễ dàng, cũng như ghi sổ kế toán chính xác.

- Nhóm hàng dầu diezel, dầu động cơ, dầu thủy lực.

- Nhóm hàng mỡ. Đặt mã hàng hóa:

Mỗi loại hàng hóa đều có mã riêng để quản lý hiệu quả, bao gồm cả chữ cái và số, dựa trên tên gọi và model sản phẩm Hiện tại, công ty có hơn 6 mặt hàng, vì vậy để tối ưu hóa quản lý, công ty sử dụng phần mềm quản lý kho SDI, giúp theo dõi hàng hóa một cách chính xác và kịp thời.

Danh mục hàng bán hiện tại của Công ty được thể hiện qua Bảng 1.1:

Luận văn thạc sĩ Kinh tế kế toán

Bảng 1.1: Danh mục hàng bán tại Công ty

STT Mặt hàng, sản phẩm ĐVT Mã SP

1 Nhóm mặt hàng xăng Lít

Đặc điểm luân chuyển hàng hóa tại Công ty

1.2.1 Đặc điểm hình thành hàng hóa

Công ty chúng tôi cung cấp hàng hóa được nhập khẩu từ Công ty Xăng dầu Cao Bằng và các nhà sản xuất dầu uy tín Tất cả sản phẩm đều có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng và được chứng nhận bởi các cơ quan có thẩm quyền, đảm bảo chất lượng từ những thương hiệu nổi tiếng toàn cầu.

Ta có thể lựa chọn ra một số nhà cung cấp chính của công ty trong tỉnh Cao Bằng như sau:

- Công ty Xăng dầu Cao Bằng

- Doanh nghiệp Xăng dầu Lê Vinh

- Công ty Cổ phần Vật tư Xăng dầu Comeco

- Công ty CP Thương mại Nhiên liệu Cửu Long

- Công ty CP Xăng dầu Thương mại Sông Trà

- Công ty CP XNK Vật tư Kỹ Thuật Rexco

- Công ty CP Vật liệu xây dựng chất đốt Cao Bằng

- Công ty CP Xăng dầu Tín Nghĩa

- Công ty TNHH Vận tải xăng dầu Hà Anh

- Công ty CP Thương mại Dịch vụ Dầu khí Khải Anh

- Công ty TNHH MTV Dầu khí Điện Thắng

1.2.2 Đặc điểm quản lý hàng hóa tại kho

Quy trình nhập hàng hóa của công ty được thể hiện qua các bước cơ bản sau: Bước 1: Lập phương án kinh doanh

Phòng kinh doanh và kế hoạch tổng hợp sẽ xây dựng phương án kinh doanh cho các sản phẩm dựa trên đơn đặt hàng hiện có và kế hoạch của Ban giám đốc Đồng thời, phòng cũng cần nghiên cứu xu hướng tiêu dùng của khách hàng để lựa chọn mặt hàng phù hợp, cũng như xác định nhà cung cấp đảm bảo chất lượng và giá cả hợp lý.

Luận văn thạc sĩ Kinh tế kế toán tập trung vào việc phân tích phương án đầu ra cho hàng hóa mua về, bao gồm việc dự đoán số lượng hàng bán được, xác định giá cả phù hợp và xác định thị trường mục tiêu Việc này giúp tối ưu hóa chiến lược kinh doanh, nâng cao hiệu quả kinh tế và đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.

Bước 2: Ký kết hợp đồng mua hàng hóa

Sau khi hoàn tất các phương án kinh doanh, phòng kinh doanh sẽ trình lên ban giám đốc để phê duyệt Phương án khả thi nhất sẽ được chọn để lập kế hoạch hợp đồng và thỏa thuận với nhà cung cấp về giá cả, chất lượng và qui cách hàng hóa Quá trình đặt hàng sẽ được thực hiện qua email, điện thoại hoặc trực tiếp.

Bước 3: Giao nhận và kiểm tra hàng hóa

Thủ kho có trách nhiệm kiểm tra số lượng, chất lượng và quy cách hàng hóa khi nhận hàng để đảm bảo đúng với đơn đặt hàng Sau đó, cần lập biên bản kiểm nhận trước khi nhập hàng vào kho Nếu hàng hóa được giao trực tiếp đến quầy, nhân viên bán hàng cùng với thủ kho hoặc kế toán vật tư sẽ thực hiện việc kiểm nhận hàng hóa.

Bước 4: Làm thủ tục thanh toán và tiếp nhận hàng hóa

Sau khi kiểm tra hàng hóa, thủ kho sẽ tiếp nhận hàng vào kho Việc thanh toán có thể thực hiện bằng tiền mặt hoặc qua chuyển khoản ngân hàng Đối với hình thức thanh toán qua ngân hàng, sau khi nhận hàng, công ty sẽ gửi đơn yêu cầu chuyển tiền và ủy nhiệm chi tới ngân hàng để thanh toán cho nhà cung cấp.

Và từ các bốn bước cơ bản trên công ty đã sắp xếp thành quy trình theo sơ đồ 1.1 sau:

Sơ đồ 1.1: Quy trình nhập mua hàng hóa

(Nguồn: Phòng kinh doanh) 1.2.3 Đặc điểm tiêu thụ hàng hóa

Hằng ngày, nhân viên bán hàng cần kiểm tra tình hình hàng tồn kho và mức tiêu thụ hiện tại để đăng ký nhập hàng Các mặt hàng như dầu, mỡ và nhớt được nhập trực tiếp từ nhà cung cấp, trong khi xăng các loại được lấy từ kho tổng.

Công ty TNHH MTV Thành Tâm Cao Bằng đang hoạt động trong lĩnh vực xăng, dầu, một thị trường tiềm năng và phát triển mạnh mẽ Để xây dựng thương hiệu và phát triển bền vững, công ty cần áp dụng các chính sách quản lý hàng hóa hiệu quả, đảm bảo chất lượng sản phẩm theo cam kết, đồng thời triển khai nhiều phương thức bán hàng và chính sách giá cả phù hợp với từng nhóm khách hàng.

Lập phương án kinh doanh

Ký kết hợp đồng mua hàng hóa

Giao nhận và kiểm tra hàng hóa

Làm thủ tục thanh toán và tiếp nhận hàng hóa

Sơ đồ 1.2: Quy trình tiêu thụ hàng hóa

Trong cơ chế thị trường, để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp cần phải năng động và sáng tạo trong việc tối ưu hóa doanh số bán hàng và lợi nhuận Công ty TNHH MTV Thành Tâm Cao Bằng áp dụng nhiều phương thức bán hàng linh hoạt, bao gồm bán buôn, bán lẻ trực tiếp qua kho, và giới thiệu sản phẩm để phù hợp với đặc điểm riêng của doanh nghiệp và sản phẩm của mình.

Phương thức bán buôn là một chiến lược hiệu quả giúp gia tăng tốc độ tiêu thụ hàng hoá nhờ việc bán với số lượng lớn, từ đó giảm thiểu tình trạng tồn kho Phương thức này không chỉ giúp công ty quay vòng vốn nhanh chóng mà còn mở rộng mối quan hệ hợp tác kinh doanh với nhiều đối tác, góp phần nâng cao quy mô hoạt động, mở rộng thị trường tiêu thụ và tăng cường uy tín của doanh nghiệp.

Phương thức bán lẻ trực tiếp qua kho là hình thức bán hàng dành cho khách hàng cá nhân và những người có nhu cầu mua số lượng hàng hóa ít.

Phương thức bán hàng qua hình thức giới thiệu sản phẩm cho phép khách hàng trực tiếp trải nghiệm mẫu mã và chất lượng sản phẩm tại các showroom Điều này giúp tăng cường sự tin tưởng và quyết định mua sắm của khách hàng.

Kho tổng Gian hàng

Trong lĩnh vực kinh tế kế toán, doanh thu chỉ được ghi nhận khi khách hàng thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Để thu hút khách hàng, các showroom áp dụng chiến lược linh hoạt về giá bán, dựa trên trị giá vốn hàng hóa nhập vào, nhằm bù đắp chi phí và đạt được lợi nhuận.

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY

Chứng từ kế toán hàng hóa tại Công ty

Chứng từ kế toán hàng hóa theo Chế độ kế toán doanh nghiệp mà công ty sử dụng gồm có:

Phiếu nhập kho (01-VT) được sử dụng để xác nhận số lượng hàng hóa nhập kho, làm cơ sở cho việc ghi Thẻ kho, thanh toán tiền hàng và xác định trách nhiệm của các bên liên quan, đồng thời phục vụ cho việc ghi sổ kế toán.

Khi lập phiếu nhập kho, cần ghi rõ số phiếu nhập, ngày tháng năm lập, họ và tên người giao hàng, số hóa đơn, tên kho, địa điểm và kho nhập.

+ Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của hàng hóa.

+ Cột 1: Ghi số lượng theo hóa đơn

+ Cột 2: Do kế toán hàng hóa ghi đơn giá

+ Cột 3: Do kế toán tính ra số tiền hàng hóa thực nhập

Trong phiếu nhập kho, dòng cộng thể hiện tổng số tiền của tất cả các loại hàng hóa được ghi nhận Bên cạnh đó, dòng số tiền bằng chữ sẽ ghi rõ số tiền trên phiếu nhập kho bằng chữ, giúp người đọc dễ dàng nhận biết và kiểm tra thông tin tài chính.

Phiếu nhập kho được lập bởi kế toán hàng hóa thành 03 liên, trong đó 01 liên được chuyển cho Thủ kho để ghi thẻ kho, 01 liên được giữ lại bởi kế toán hàng hóa để ghi sổ chi tiết hàng hóa, và 01 liên được gửi cho kế toán tổng hợp để ghi sổ Nhật ký chung và sổ cái TK 156 Tài liệu này được lưu trữ tại phòng Kế toán.

Dưới đây là mẫu phiếu nhập kho mà công ty sử dụng:

Biểu 2.1: Phiếu nhập kho số 20, quyển số 6

PHIẾU NHẬP KHO Nợ TK156, 133 Ngày 21 tháng 6 năm 2017 Có TK331 Số: 20 Quyển 6

- Họ và tên người giao hàng: Quan Văn Tuyền

- Theo HĐ GTGT số 0001041 Ngày 21 tháng 6 năm 2017 của Công ty Xăng dầu Cao Bằng.

- Nhập tại kho: Kho Công ty TNHH MTV Thành Tâm Cao Bằng

STT Tên hàng hoá Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền

- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai trăm bảy mươi hai triệu, một trăm bảy mươi sáu nghìn, tám trăm hai mươi sáu đồng./

- Số chứng từ gốc kèm theo: 01 hóa đơn GTGT số 0001041.

Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

Biểu 2.2: Phiếu nhập kho số 21, quyển số 6

PHIẾU NHẬP KHO Nợ TK156, 133 Ngày 21 tháng 6 năm 2017 Có TK331 Số: 21 Quyển 6

- Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Văn Hưởng

- Theo HĐ GTGT số 0001042 Ngày 21 tháng 6 năm 2017 của Công ty Xăng dầu Cao Bằng.

- Nhập tại kho: Kho Công ty TNHH MTV Thành Tâm Cao Bằng

- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai trăm bảy mươi hai triệu, một trăm bảy mươi sáu nghìn, tám trăm hai mươi sáu đồng./

Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng

- Phiếu xuất kho (02-VT): Theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hóa xuất kho cho khách hàng, làm căn cứ để ghi sổ kế toán liên quan.

Khi lập phiếu xuất kho, cần ghi rõ số phiếu nhập, ngày tháng năm lập phiếu, họ và tên người nhận hàng hóa, số hóa đơn, tên kho, địa điểm và kho nhập.

+ Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của hàng hóa.

+ Cột 1: Ghi số lượng theo hóa đơn

+ Cột 2: Do kế toán hàng hóa ghi đơn giá

Cột 3 trong phiếu xuất kho ghi nhận đơn giá và tính toán số tiền hàng hóa thực xuất Dòng cộng thể hiện tổng số tiền của các loại hàng hóa được xuất kho cùng một phiếu Cuối cùng, dòng số tiền bằng chữ sẽ ghi lại số tiền trên phiếu xuất kho bằng chữ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.

Phiếu xuất kho được lập bởi kế toán hàng hóa thành 03 liên, trong đó một liên được chuyển cho Thủ kho để ghi thẻ kho, một liên giữ lại cho kế toán hàng hóa để ghi sổ chi tiết, và một liên cho kế toán tổng hợp để ghi sổ Nhật ký chung và sổ cái TK 156 Tài liệu này được lưu trữ tại phòng Kế toán.

Dưới đây là mẫu phiếu xuất kho mà công ty sử dụng:

Biểu 2.4: Phiếu xuất kho số 33, quyển số 6

PHIẾU XUẤT KHO Nợ TK632

Ngày 11 tháng 6 năm 2017 Có TK156 Số: 33 Quyển 6

- Họ và tên người nhận hàng: Trần Văn Lộc

- Đơn vị: Công ty TNHH Xây dựng Tây Nam

- Địa chỉ: Khu 1, Thị trấn Bảo Lạc, huyện Bảo Lạc, Cao Bằng

- Lý do xuất kho: Xuất bán lẻ cho khách hàng

- Xuất tại kho: Kho Công ty TNHH MTV Thành Tâm Cao Bằng

- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười bảy triệu, bốn trăm tám mươi bảy nghìn, hai trăm bảy mươi ba đồng./

Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng

Biểu 2.3: Phiếu xuất kho số 51, quyển số 6

PHIẾU XUẤT KHO Nợ TK632

Ngày 17 tháng 6 năm 2017 Có TK156 Số: 51 Quyển 6

- Họ và tên người nhận hàng: Bùi Đức Hòa

- Đơn vị: Công ty cổ phần công trình Viettel

- Địa chỉ: Số 1 Giang Văn Minh, phường Kim Mã, quận Ba Đình, TP.Hà Nội

- Lý do xuất kho: Xuất bán lẻ cho khách hàng

- Xuất tại kho: Kho Công ty TNHH MTV Thành Tâm Cao Bằng

- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một triệu, hai trăm năm mươi hai nghìn, ba trăm sáu mươi ba đồng./

Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng

2.1.2 Qui trình luân chuyển chứng từ Đối với hoạt động kinh doanh thương mại, khối lượng hàng hóa nhập kho chủ yếu là mua ngoài Và mua hàng là khâu đầu tiên trong chu trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, muốn cho công tác tiêu thụ hàng hóa nhanh chóng và đạt được hiệu quả kinh doanh tối đa thì phải tổ chức và thực hiện tốt khâu thu mua hàng hoá Do đó, tại Công ty TNHH MTV Thành Tâm Cao Bằng yêu cầu đặt ra cho công tác thu mua hàng hóa là phải tìm được nguồn cung cấp đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lý, vận chuyển an toàn với mức chi phí thấp nhất.

Công ty TNHH MTV Thành Tâm Cao Bằng chuyên nhập mua hàng hóa từ các doanh nghiệp phân phối uy tín, đảm bảo chất lượng sản phẩm theo cam kết và đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng Phòng kinh doanh sẽ gửi yêu cầu mua hàng đến Ban giám đốc dựa trên tình hình kinh doanh, và sau khi được phê duyệt, sẽ tiến hành mua hàng Khi hàng hóa về kho, Phòng kỹ thuật sẽ kiểm tra chất lượng, và nếu đạt yêu cầu, kế toán sẽ lập phiếu nhập kho, bao gồm 3 liên.

+ Liên 1,2: Phòng kế toán lưu;

Kế toán hàng hóa căn cứ vào phiếu nhập kho ghi sổ chi tiết hàng hóa.

Kế toán tổng hợp căn cứ vào phiếu nhập kho ghi sổ nhật ký chung, sổ cái TK 156

Thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra số lượng nhập, ghi số lượng nhập và ký xác nhận.

Tại kho hàng của Công ty TNHH MTV Thành Tâm Cao Bằng, thủ kho hàng ngày dựa trên các chứng từ kế toán để thực hiện việc nhập kho và xuất kho.

Luận văn thạc sĩ Kinh tế kế toán yêu cầu ghi chép hàng hóa thực nhập và thực xuất nhằm xác định số lượng tồn kho của từng loại hàng hóa trên thẻ kho Vào cuối tháng, thủ kho và kế toán sẽ tiến hành đối chiếu và ký xác nhận số lượng hàng hóa tồn kho.

Dựa trên hóa đơn GTGT, thủ kho cần ghi chép đầy đủ thông tin bao gồm số thứ tự phiếu xuất kho, số lượng hàng bán và các đặc tính kỹ thuật của sản phẩm vào phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được lập thành ba liên, sử dụng giấy than để ghi chép một lần.

+ Liên 1: Lưu tại quyển và Thủ kho giữ để ghi thẻ kho;

+ Liên 2: Chuyển cho kế toán bán hàng ghi vào cột đơn giá, thành tiền trên phiếu xuất kho để tiến hành ghi sổ kế toán;

+ Liên 3: Giao cho khách hàng.

Kế toán hàng hóa căn cứ vào phiếu xuất kho ghi sổ chi tiết hàng hóa.

Kế toán tổng hợp căn cứ vào phiếu xuất kho ghi sổ nhật ký chung, sổ cái TK 156

Thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra số lượng xuất, ghi số lượng nhập và ký xác nhận rồi từ đó làm căn cứ ghi thẻ kho.

Sau khi kế toán hàng hóa và kế toán tổng hợp hoàn tất công việc, họ sẽ chuyển giao chứng từ, sổ chi tiết và sổ nhật ký chung cho kế toán trưởng Việc này nhằm phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.

Kế toán chi tiết hàng hóa tại Công ty

2.2.1 Quy trình chung Để bảo quản, quản lý và theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn hàng hóa theo giá thực tế, kế toán Công ty TNHH MTV Thành Tâm Cao Bằng thực hiện phương pháp ghi thẻ song song.

Tại Công ty TNHH MTV Thành Tâm Cao Bằng, quy trình ghi chép hàng hóa xuất bán và nhập kho được thực hiện bởi cả thủ kho và kế toán, tuy nhiên, phương thức ghi chép của mỗi bên là khác nhau Thủ kho thực hiện việc ghi thẻ kho, trong khi kế toán hàng hóa ghi sổ chi tiết hàng hóa.

Kế toán trưởng thực hiện kiểm soát từ xa đối với việc luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán chi tiết Mọi chứng từ và sổ chi tiết đều cần có chữ ký của Kế toán trưởng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình quản lý tài chính.

Tại kho hàng của công ty, thủ kho hàng ngày dựa vào các chứng từ kế toán như phiếu nhập kho và phiếu xuất kho để ghi nhận số lượng hàng hóa thực nhập và thực xuất Cuối tháng, thủ kho và kế toán thực hiện việc đối chiếu và ký xác nhận số lượng hàng hóa tồn kho.

Thủ kho thực hiện việc ghi chép biến động nhập, xuất và tồn kho của hiện vật trên Thẻ kho, với mỗi sản phẩm được theo dõi riêng biệt Thẻ kho được thiết lập dựa trên danh mục hàng hóa và sản phẩm đã được mã hóa Dựa vào phiếu xuất kho và phiếu nhập kho, thủ kho ghi nhận số lượng hàng xuất bán vào các mặt hàng liên quan Ngoài ra, thủ kho cần thường xuyên đối chiếu số liệu tồn kho trên thẻ kho với số lượng thực tế để đảm bảo tính chính xác.

- Cột A: Ghi số thứ tự

- Cột B: Ghi ngày tháng trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

- Cột C, D: Ghi số hiệu trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

- Cột F: Ghi ngày nhập kho, xuất kho

- Cột 1,2,3: Ghi số lượng nhập, xuất, tồn kho.

Căn cứ vào chứng từ phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, Thủ kho tiến hành ghi chép vào thẻ kho.

Dưới đây là mẫu thẻ kho mà công ty sử dụng:

Biểu 2.5: Thẻ kho-Xăng Ron 92

Tên, nhãn hiệu, quy cách hàng hóa: Xăng Ron 92

Mã vật tư, hàng hóa: M92 Đơn vị tính: Lít

Số lượng Xác nhận của kế

Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn toán

Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

Biểu 2.6: Thẻ kho-Dầu DO 0,05S

Tên, nhãn hiệu, quy cách hàng hóa: Dầu DO 0,05S

Mã vật tư, hàng hóa: DO Đơn vị tính: Lít

Số lượng Xác nhận của kế

Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn toán

Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

2.2.3 Tại Phòng Kế toán Ở phòng Kế toán, kế toán bán hàng và kế toán mua hàng ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn kho sản phẩm, hàng hóa cả về hiện vật lẫn giá trị của hàng hóa Mỗi hàng hóa được ghi trên một trang sổ chi tiết, sổ chi tiết cũng được mở theo danh mục hàng hóa, sản phẩm

Hàng ngày, kế toán bán hàng nhận phiếu xuất kho và nhập kho từ thủ kho, sau đó xác nhận số lượng hàng hóa xuất bán và nhập về trên thẻ kho Họ ghi lại đơn giá và thành tiền trên phiếu xuất, đồng thời nhập thông tin vào máy tính Dựa vào phiếu xuất kho và phiếu nhập kho, kế toán nhập các thông tin như ngày và mã hàng hóa vào phần mềm kế toán để ghi sổ chi tiết hàng hóa Mỗi dòng trên sổ chi tiết tương ứng với giá vốn của từng loại hàng hóa trên phiếu xuất kho.

- Cột A, B: Số hiệu và ngày tháng trên phiếu nhập kho, xuất kho

- Cột D: Ghi tài khoản đối ứng

- Cột 1: Ghi đơn giá hàng hóa

- Cột 2,4,6: Ghi số lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn

- Cột 3,5,7: Ghi giá trị hàng hóa nhập, xuất, tồn Trong đó, cột 3 = 1x2, cột 5

Căn cứ vào chứng từ phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, kế toán tiến hành ghi chép vào sổ chi tiết hàng hóa.

Dưới đây là mẫu sổ chi tiết hàng hóa mà công ty sử dụng:

Biểu 2.7: Sổ chi tiết hàng hóa-Xăng Ron 92

SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA

Tên tài khoản 156: Hàng hóa Đối tượng: Xăng Ron 92 Tháng 6 năm 2017 Đơn vị tính: Lít Chứng từ

Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn

SH NT SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền

Biểu 2.8: Sổ chi tiết hàng hóa-Dầu DO 0,05S

SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA

Tên tài khoản 156: Hàng hóa Đối tượng: Dầu DO 0,05S Tháng 6 năm 2017 Đơn vị tính: Lít Chứng từ

Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn

SH NT SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền

Biểu 2.9: Bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT HÀNG HÓA

TK 156: Hàng hóa Đơn vị tính: Đồng

Tên, quy cách vật liệu Đơn vị tính

Tồn kho đầu kỳ Nhập kho trong kỳ Xuất kho trong kỳ Tồn kho cuối kỳ

SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY

Đánh giá thực trạng kế toán hàng hóa tại Công ty và phương hướng hoàn thiện

3.1 Đánh giá thực trạng kế toán hàng hóa tại Công ty và phương hướng hoàn thiện

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường đang thay đổi và có sự điều tiết của nhà nước, Công ty TNHH MTV Thành Tâm Cao Bằng đã có những biến đổi tích cực trong hoạt động sản xuất kinh doanh để thích ứng Công ty đã nhanh chóng tiếp cận thị trường và mở rộng quy mô kinh doanh Nhờ vào sự năng động của bộ máy quản lý cùng nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên, hoạt động kinh doanh của công ty đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể Tốc độ tăng trưởng nhanh chóng và các sản phẩm xăng dầu của công ty ngày càng được khẳng định về uy tín và chất lượng, góp phần nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên.

Thành tựu mà Công ty đạt được cũng do một phần đóng góp không nhỏ của việc tổ chức công tác hạch toán hàng hóa ở Công ty.

Là một công ty thương mại chuyên về sản phẩm xăng dầu, việc quản lý và hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của công ty Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí bán hàng mà còn hạ giá thành sản phẩm Nhận thức được tầm quan trọng này, hệ thống kế toán tài chính của công ty, đặc biệt là kế toán hàng hóa, đã không ngừng đổi mới và cải tiến cả về cấu trúc lẫn phương pháp hạch toán.

Về công tác quản lý hàng hóa:

Công ty thương mại đã nhận thức rõ tầm quan trọng của quản lý hàng hóa, vì vậy quy trình này được thực hiện chặt chẽ qua ba giai đoạn: nhập kho, bảo quản và bán hàng Sự phối hợp hiệu quả giữa thủ kho và kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý hàng hóa tại công ty.

Công ty TNHH MTV Thành Tâm Cao Bằng nổi bật trong khâu nhập kho nhờ vào việc xây dựng và thực hiện kế hoạch nhập kho hiệu quả Công ty áp dụng phương pháp nhập kho và thanh toán phù hợp, giúp đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng mặc dù khối lượng hàng hóa lớn và đa dạng Nhờ đó, Thành Tâm đã tạo dựng được uy tín vững chắc trên thị trường.

Công ty sở hữu hệ thống kho hàng được xây dựng đúng tiêu chuẩn, giúp quản lý kho hiệu quả hơn Đội ngũ quản lý kho có trách nhiệm và kinh nghiệm lâu năm, góp phần nâng cao hiệu quả trong tổ chức giao nhận và bảo quản hàng hóa.

Nhu cầu về hàng hóa ngày càng tăng, khiến công ty triển khai nhiều chương trình khuyến mại và dịch vụ ưu đãi như vận chuyển miễn phí Những nỗ lực này không chỉ thu hút nhiều khách hàng mới mà còn duy trì uy tín với khách hàng quen thuộc.

Công ty đã triển khai hệ thống tài khoản theo quy định của Bộ Tài chính, trong đó các tài khoản được chi tiết hóa, ví dụ như TK 156 được phân loại cụ thể cho từng mặt hàng.

131, TK 331 chi tiết cho từng khách hàng và các nhà cung cấp…

Việc áp dụng phương pháp thẻ song song trong hạch toán chi tiết hàng hóa cùng với phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán hàng tồn kho đã mang lại nhiều lợi ích cho kế toán.

Luận văn thạc sĩ Kinh tế kế toán hàng hóa theo dõi tình hình biến động, tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa một cách đơn giản hơn.

Tại Công ty TNHH MTV Thành Tâm Cao Bằng, công tác kiểm kê hàng hóa được thực hiện hàng tháng một cách nghiêm túc Kết quả kiểm kê được ghi chép vào biên bản riêng cho từng kho, trong đó thể hiện rõ tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng tồn kho thực tế, số lượng thiếu và phân loại đánh giá cho từng loại hàng hóa.

Công ty đã áp dụng kế toán máy để hỗ trợ quản lý hàng hóa, với hệ thống danh điểm hàng hóa chi tiết, giúp công tác kế toán diễn ra thuận lợi Nhờ đó, việc hạch toán được thực hiện chính xác và kịp thời, giảm bớt khối lượng công việc và hạn chế sai sót, đáp ứng tốt yêu cầu quản lý ngày càng cao.

Về hệ thống chứng từ kế toán

Công ty TNHH MTV Thành Tâm Cao sử dụng các chứng từ đồng bộ, phù hợp với các nghiệp vụ phát sinh và yêu cầu kinh tế theo quy định của Bộ Tài chính Các chứng từ trong giao dịch ngoại thương cũng tuân thủ luật quốc tế để tránh tranh chấp pháp lý Quy trình luân chuyển chứng từ được tổ chức hợp lý, đảm bảo thực hiện đúng quy định và đáp ứng yêu cầu của các nghiệp vụ.

Mặc dù công ty đã đạt được nhiều ưu điểm trong tổ chức và quản lý hàng hóa cũng như hạch toán kế toán, vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần được xem xét Việc khắc phục những hạn chế này sẽ giúp hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán hàng hóa và nâng cao hiệu quả công tác kế toán chung của công ty.

Luận văn thạc sĩ Kinh tế kế toán tập trung vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định của chế độ kế toán hiện hành.

Tồn tại trong công tác dự trữ hàng hóa

Trong những năm gần đây, công ty đã tích trữ hàng hóa quá mức, dẫn đến tình trạng vốn bị ứ đọng và chi phí bảo quản gia tăng Việc này không chỉ làm giảm hiệu quả sử dụng nguồn vốn mà còn gây lãng phí, ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả kinh doanh chung.

Tồn tại trong việc sử dụng tài khoản

Trong quá trình hạch toán hàng hóa, Công ty TNHH MTV Thành Tâm Cao Bằng đã xuất hàng đi gửi bán nhưng không sử dụng tài khoản 157 - "Hàng gửi bán" Mặc dù hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, việc không ghi nhận ngay lập tức khi xuất hàng dẫn đến khó khăn trong việc kiểm soát lượng hàng tồn kho Điều này có thể gây nhầm lẫn và lệch lạc số liệu, không phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, mặc dù không ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả kinh doanh.

Tồn tại trong việc sử dụng tài khoản chi tiết

Các giải pháp hoàn thiện kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH MTV Thành Tâm Cao Bằng

3.2.1 Hoàn thiện về công tác quản lý hàng hóa của Công ty

Công ty cần xây dựng một kế hoạch kinh doanh chi tiết, bao gồm lập kế hoạch cho từng tháng và quý Việc cân đối giữa kế hoạch và nhu cầu là rất quan trọng để tránh tình trạng ứ đọng vốn, từ đó giảm thiểu chi phí bảo quản hàng hóa Sự chiếm dụng vốn không chỉ làm tăng chi phí mà còn dẫn đến giá vốn hàng bán cao hơn.

Công ty cần tổ chức đánh giá và phân tích tình hình quản lý hàng hóa hiệu quả Mỗi cán bộ phụ trách nên tập trung vào một hoặc một số loại hàng hóa cụ thể, khai thác nguồn cung phong phú để đảm bảo thu mua hợp lý và ổn định giá cả Phòng kinh doanh cần xây dựng định mức hàng hóa phù hợp để duy trì mức dự trữ hợp lý, đảm bảo cung ứng đầy đủ cho nhu cầu thị trường Đối với hàng hóa có sẵn và thị trường ổn định, mức dự trữ cần giữ ở mức thấp Ngược lại, hàng hóa khan hiếm với nhu cầu cao cần được dự trữ nhiều hơn do ít nhà cung cấp và thời gian vận chuyển lâu.

Công ty đã thành lập một bộ phận chuyên trách nhập hàng và kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi đưa vào kho, đảm bảo sự cân đối giữa kế hoạch và nhu cầu Với khối lượng hàng hóa lớn và chủng loại đa dạng, công ty vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời cho khách hàng Điều này thể hiện nỗ lực, cố gắng và tinh thần trách nhiệm cao của các phòng ban trong công ty.

Công ty đã tối ưu hóa quy trình nhập hàng, vận chuyển và bảo quản hàng hóa, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các tiêu chuẩn an toàn trong quản lý Nhờ đó, công ty tiết kiệm được thời gian và công sức trong việc tổ chức nhập và xuất hàng, phục vụ hiệu quả nhu cầu của khách hàng.

3.2.2 Hoàn thiện hệ thống tài khoản sử dụng Để giúp cho hệ thống tài khoản phản ánh đầy đủ, chính xác và đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế, Công ty TNHH MTV Thành Tâm Cao Bằng nên xem xét bổ sung một số tài khoản như sau:

- Tài khoản 156 - Hàng hóa nên được chi tiết thành hai tài khoản cấp 2 như sau:

+ TK 1561: Giá mua hàng hóa;

+ TK 1562: Chi phí thu mua hàng hóa.

TK 1561 ghi nhận giá thực tế của hàng hóa khi nhập kho và xuất kho, với giá nhập kho dựa trên hóa đơn mua vào và giá xuất kho theo phương pháp Nhập trước – Xuất trước Trong khi đó, TK 1562 phản ánh các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa, thay vì tập hợp chung vào TK 156 như trước đây Cuối kỳ, kế toán sẽ phân bổ hoặc kết chuyển chi phí mua hàng cho hàng tồn kho cuối kỳ và hàng đã bán trong kỳ theo công thức quy định.

Cuối kỳ, kế toán tiến hành tính toán và phân bổ chi phí mua hàng cho hàng bán trong kỳ, sau đó thực hiện bút toán ghi tăng giá vốn hàng bán.

Nợ TK 632 Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán trong kỳ

Có TK 1562 Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán trong kỳ Ngoài ra, lúc này chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ

Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán trong kỳ Giá vốn hàng tồn kho cuối kỳ

Giá vốn hàng bán trong kỳ

Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ

Chi phí mua hàng đầu kỳ Giá vốn hàng bán trong kỳ

Luận văn thạc sĩ Kinh tế kế toán xác định rằng hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán được tính bằng cách cộng chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ (dư Nợ TK 1562) và giá mua hàng hóa tồn kho cuối kỳ (dư Nợ TK 1561 sau khi trừ đi dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Việc này góp phần tăng cường tính chính xác của chỉ tiêu Hàng tồn kho theo quy định của chế độ kế toán.

3.2.3 Hoàn thiện phương pháp hạch toán

Công ty cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo nguyên tắc thận trọng, sử dụng tài khoản 229: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Vào cuối niên độ kế toán, nếu giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng hóa nhỏ hơn giá gốc, công ty phải thực hiện việc lập dự phòng Số dự phòng này được tính bằng chênh lệch giữa giá gốc hàng tồn kho và giá trị thuần có thể thực hiện được.

Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại cuối kỳ kế toán năm nay thấp hơn khoản dự phòng đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước, thì chênh lệch nhỏ hơn sẽ được hoàn nhập.

3.2.4 Hoàn thiện về sổ kế toán

Công ty TNHH MTV Thành Tâm Cao Bằng hiện đang áp dụng phương pháp ghi sổ kế toán Nhật ký chung mà không sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt Do đặc thù của doanh nghiệp thương mại với các nghiệp vụ mua bán hàng hóa diễn ra liên tục, công ty nên xem xét việc sử dụng các sổ Nhật ký đặc biệt để cải thiện hiệu quả quản lý kế toán.

Nhật ký đặc biệt như Nhật ký bán hàng và Nhật ký thu tiền giúp giảm bớt số lượng nghiệp vụ ghi chép vào sổ Nhật ký chung, từ đó làm cho sổ này trở nên dễ theo dõi hơn Điều này cũng giúp các đối tượng quan tâm dễ dàng nắm bắt doanh thu bán hàng và dịch vụ cung cấp trong ngày của Công ty thông qua Nhật ký bán hàng.

Để theo dõi tình hình công nợ của khách hàng một cách chi tiết và chính xác, Công ty TNHH MTV Thành Tâm Cao Bằng nên áp dụng Nhật ký thu tiền cùng với sổ chi tiết và sổ Tổng hợp chi tiết công nợ Các sổ này cần có mục phản ánh thời hạn thanh toán của các khoản phải thu và phải trả theo từng khách hàng và nhà cung cấp, giúp kế toán dễ dàng tính toán và theo dõi thời hạn thanh toán của các khoản công nợ.

Sau đây là mẫu sổ Nhật ký bán hàng, mẫu sổ Nhật ký thu tiền:

Biểu 3.1: Sổ nhật ký bán hàng

Công ty TNHH MTV Thành Tâm Cao Bằng

Phải thu từ người mua (Ghi Nợ)

Ghi Có TK doanh thu

Số trang trước chuyển sang

Cộng chuyển sang trang sau Ngày tháng năm

Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(đã ký) (đã ký) (đã ký)

Biểu 3.2: Sổ Nhật ký thu tiền

Chứng từ Diễn giải Ghi

Số trang trước chuyển sang

Cộng chuyển sang trang sau

Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

3.2.5 Hoàn thiện báo cáo kế toán

Công ty cần lập báo cáo kế toán doanh thu theo từng địa bàn để cán bộ Phòng Kế toán có phương thức tiêu thụ phù hợp, nâng cao số lượng bán và mở rộng thị trường Ngoài việc lập báo cáo theo tháng và địa bàn, Công ty cũng cần xây dựng báo cáo doanh thu và giá vốn theo từng loại sản phẩm Việc này giúp Công ty sắp xếp và có biện pháp nâng cao doanh số cho từng sản phẩm hiệu quả hơn.

Cán bộ Phòng Kế toán cần lập báo cáo quản trị về doanh thu và giá vốn hàng bán, bên cạnh các báo cáo kế toán thông thường Những báo cáo này cung cấp thông tin kịp thời về tình hình tiêu thụ của Công ty cho Ban giám đốc, giúp họ có những điều chỉnh vĩ mô phù hợp với hoạt động kinh doanh.

Biểu 3.3: Bảng dự toán doanh thu bán hàng

BẢNG DỰ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG

Nhóm hàng sản phẩm xăng Nhóm hàng sản phẩm dầu Sản lượng

Giá bán Doanh thu Cao Bằng

Người báo cáo Phụ trách BP Thủ trưởng đơn vị

3.2.6 Về xử lý thừa, thiếu hàng hóa

Tiêu đề	Hoàn Thiện Kế Toán Hàng Hóa Tại Công Ty TNHH MTV Thành Tâm Cao Bằng
Tác giả	Nông Thị Hương
Người hướng dẫn	Ths. Lê Thị Nhu
Trường học	Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Chuyên ngành	Kế Toán
Thể loại	Thực Tập Chuyên Ngành
Năm xuất bản	2017
Thành phố	Cao Bằng

Định dạng
Số trang	75
Dung lượng	0,91 MB