Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng
1.1.1 Danh mục hàng bán của Công ty
Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng hoạt động trong lĩnh vực thương mại Hoạt động kinh doanh chủ yếu là nhập khẩu, bán buôn, bán lẻ thuốc, dụng cụ y tế và vật phẩm vệ sinh trong các cửa hàng chuyên doanh. Khách hàng của Công ty chủ yếu là các bệnh viện, cửa hàng, nhà phân phối thuốc và các khách hàng lẻ Sản phẩm mà Công ty kinh doanh là mặt hàng luôn đem lại lợi nhuận cao, ngay cả khi nền kinh tế gặp những bất ổn bởi tính thiết yếu của nó đối với cuộc sống của cộng đồng Cũng vì lý do đó mà Nhà nước luôn quản lý chặt chẽ và nghiêm ngặt thị trường dược liệu về cả chất lượng và giá cả
Sau đây là danh mục hàng bán hiện tại của Công ty:
Bảng 1.1: Danh mục hàng bán tại Công ty Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng Địa chỉ: Số 34, Ngõ 42 Phố Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa, TP Hà Nội
STT TÊN SẢN PHẨM ĐVT
(Nguồn: Phòng Kinh doanh) 1.1.2 Thị trường của Công ty
Thị trường tiêu thụ của Công ty nhìn chung là rất rộng lớn, khách hàng chủ yếu là các đơn vị Nhà nước như các bệnh viện, các cửa hàng bán lẻ, các Công ty dược trực thuộc tỉnh, huyện, các xí nghiệp sản xuất thuốc trong nước… Nhóm khách hàng này chiếm trên 70% doanh số hàng năm, đem lại lợi nhuận chủ yếu cho Công ty Hiện tại, thị trường sản phẩm của Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng rộng khắp địa bàn miền Bắc, thị trường miền Nam với chi nhánh chính tại thành phố Hồ Chí Minh Đặc biệt năm 2013, Công ty cũng đã thành lập thêm 1 chi nhánh tại miền Trung là chi nhánh ở Đà Nẵng.
Sau 07 năm hoạt động, với tiêu chí lấy chữ tín làm hàng đầu, Công ty đã khẳng định được chỗ đứng của mình trên thị trường cũng như xây dựng được niềm tin đối với các bạn hàng Cũng từ đó thị trường của Công ty ngày càng được củng cố vững chắc, mở rộng và ngày càng khẳng định vị thế của mình trên thương trường và được khách hàng đánh giá cao về năng lực cũng như về chất lượng dịch vụ của sản phẩm; chất lượng sản phẩm hàng hoá và phong cách phục vụ của Công ty làm đòn bẩy uy tín của Công ty với các khách hàng.
1.1.3 Các phương thức bán hàng của Công ty
Khách hàng chủ yếu của công ty là những doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu mua sản phẩm số lượng lớn, nên hình thức tiêu thụ chính là bán buôn Công ty sở hữu hệ thống kho bãi rộng lớn, đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng khắt khe, đảm bảo khả năng bảo quản và lưu trữ thuốc hiệu quả Do đó, phương thức bán buôn qua kho trở nên phổ biến và được nhiều khách hàng lựa chọn.
Hàng hoá được Công ty mua về, nhập vào kho để bảo quản sau đó mới xuất bán theo đơn đặt hàng và hợp đồng Việc xuất kho hàng hoá có mặt của cả bên bán và bên mua Khi hàng đã giao nhận và khách hàng chấp nhận thanh toán (có thể là thanh toán ngay hoặc nhận nợ) sẽ được tính doanh thu bán hàng.
Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán
Dạng thức kinh doanh này không nhập hàng vào kho mà giao trực tiếp cho khách hàng khi công ty mua hàng về Tuy nhiên, về mặt kế toán, hàng vẫn được ghi nhận nhập kho, lập phiếu nhập kho để làm căn cứ lập thẻ kho và theo dõi sự luân chuyển hàng hóa.
Công ty bán lẻ hàng thông thường qua hệ thống các cửa hàng Định kỳ,Công ty xuất hàng từ kho và vận chuyển đến các cửa hàng Cửa hàng theo dõi hàng hoá bán lẻ thông qua hệ thống bảng kê bán hàng, nhật ký bán hàng, lập báo cáo bán hàng… và xuất hoá đơn nếu có yêu cầu từ phía người mua Hàng tuần, cửa hàng ghi hoá đơn để làm chứng từ ghi sổ.
Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng
1.2.1 Mô hình tổ chức quản lý hoạt động động bán hàng của Công ty Đối với một hoạt động được coi quan trọng bậc nhất trong quá trình kinh doanh thì khâu tổ chức quản lý hoạt động bán hàng là một khâu mang tính chất quyết định đến sự tồn tại và phát triển của một Công ty Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng là sự chuyên môn hóa ở từng bộ phận nhưng thống nhất trong toàn bộ hệ thống.
Dưới đây là bộ máy quản lý của Công ty
Sơ đồ 1.1: Mô hình bộ máy quản lý hoạt động bán hàng của Công ty
(Nguồn: Phòng Kế toán) 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận quản lý
Trong doanh nghiệp, giám đốc nắm giữ quyền hạn tối cao Họ chịu trách nhiệm giám sát và điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh, ký kết các hợp đồng kinh tế quan trọng, cũng như các văn bản và chứng từ có liên quan Ngoài ra, giám đốc còn đóng vai trò đưa ra các quyết định chiến lược, định hướng hoạt động của công ty theo đúng mục tiêu đã đề ra.
Phòng Tài chính Kế toán
Thủ quỹ định cuối cùng trong doanh nghiệp, có vai trò quan trọng với sự phát triển của toàn Công ty
+ Tham mưu tổng hợp về việc xây dựng cơ chế, chính sách về giá, giới thiệu sản phẩm
+ Tham mưu cho Giám đốc triển khai các hoạt động kinh doanh tìm kiếm nghiên cứu triển khai mở rộng thị trường tiêu thụ nhằm mục đích sinh lời cho Công ty
+ Thực hiện hoạch định chiến lược kinh doanh của Công ty
+ Nhân viên kinh doanh là người trực tiếp nhận đơn hàng từ phía khách hàng, thảo hợp đồng, thỏa thuận về giá cả và trình lên Giám đốc phê duyệt.
+ Tham mưu, nghiên cứu, xây dựng và thực hiện chiến lược phát triển thị trường tiêu thụ sản phẩm của Công ty
+ Nắm bắt được những thông tin về giá cả của các loại sản phẩm để báo giá cho khách hàng và báo cáo Giám đốc để có kế hoạch nhập hàng nắm bắt được thị trường nhằm đưa ra những chiến lược kinh doanh hợp lý mang lại lợi nhuận
+ Tổ chức, điều hành, quản lý về mặt kỹ thuật, bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị, máy móc, phương tiện thuộc quyền quản lý của Công ty
Quản lý kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết các khó khăn, bất trắc về kỹ thuật phát sinh trong quá trình sản xuất Họ chịu trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra kỹ thuật nhằm đảm bảo hoàn thành tốt kế hoạch sản xuất Bên cạnh đó, quản lý kỹ thuật chịu trách nhiệm đảm bảo chất lượng sản phẩm bán ra, đáp ứng đúng quy cách, tiêu chuẩn và chất lượng tốt.
Phòng Tài chính – Kế toán:
+ Trưởng phòng kế toán cùng các nhân viên kế toán và giúp giám đốc đưa ra các quyết định tài chính đúng đắn và phù hợp với điều kiện phát triển của Công ty.
+ Quản lý tài sản, cung cấp và phân tích tình hình tài chính Công ty, báo cáo cho Giám đốc giúp cho việc chỉ đạo các hoạt động kinh doanh.
+ Phát hành hóa đơn và thực hiện quản lý công nợ phải thu của khách hàng, đôn đốc phòng kinh doanh trong việc thu nợ
+ Kế toán quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ kho hàng; đảm bảo nguồn hàng hóa đáp ứng hai nhu cầu tiêu thụ và dự trữ, phát hiện kịp thời tình trạng ứ đọng hàng hóa, ứ đọng vốn;
+ Lựa chọn phương pháp và xác định đúng giá vốn hàng xuất bán;
Bộ phận kho và vận chuyển
+ Vận chuyển, giao hàng hóa cho khách khi bên mua không nhận hàng tại kho của Công ty.
+ Trợ giúp bộ phận bán hàng khi có nhu cầu
+ Chịu trách nhiệm về hàng hóa từ khi nhận cho đến khi giao trừ trường hợp bất khả kháng
+ Ghi đầy đủ tên hàng hoá, số lượng, nơi giao, nơi nhận, thời hạn vào sổ giao nhận.
+ Giao hàng hoá, tài liệu hồ sơ theo lịch phân công, theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất kinh doanh, của Trưởng phòng.
+ Kiểm tra hàng hoá, hồ sơ, sau đó ký vào phiếu xuất và sổ giao nhận (nếu có).
+ Có nhiệm vụ chi tiền mặt khi có quyết định của lãnh đạo và thu tiền của các đơn vị mua, theo dõi, ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình tăng, giảm và số tiền còn tồn tại quỹ.
+ Cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho kế toán trưởng để làm cơ sở cho việc kiểm soát, điều chỉnh vốn bằng tiền, từ đó đưa ra những quyết định thích hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý tài chính của Công ty.
+ Cập nhật đầy đủ, chính xác kịp thời thu chi tồn quỹ tiền mặt vào sổ quỹ, báo cáo khi cần cho Giám đốc, kế toán trưởng
+ Thực hiện đúng quy định về trách nhiệm về quản lý quỹ tiền mặt tạiCông ty
Kế toán doanh thu tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng
2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Hệ thống các chứng từ sẽ được thiết lập chung thống nhất trong toàn Công ty, các chứng từ liên quan tới bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng bao gồm:
- Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01GTKT/002) (Biểu 2.1, Biểu 2.3)
- Phiếu thu (mẫu số 01-TT) (Biểu 2.2, Biểu 2.4)
- Giấy báo Có tiền gửi ngân hàng (Nếu hóa đơn trên 20.000.000 đồng) Ngoài ra Công ty còn sử dụng các chứng từ liên quan tới giao dịch mua bán khác như: Báo giá, Bảng kê, Hợp đồng kinh tế, bản thanh lý hợp đồng.
Nhân viên kinh doanh sẽ gửi báo giá đến khách hàng dựa trên thực tế Sau khi thống nhất được mức giá, hai bên sẽ ký kết hợp đồng kinh tế ghi rõ các điều khoản đã thống nhất, trong đó trọng tâm là điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng và chi phí vận chuyển Dựa trên hợp đồng này và quá trình giao hàng, phòng kế toán sẽ xuất hóa đơn GTGT theo mẫu do Bộ tài chính ban hành Hóa đơn này có 3 liên giống nhau hoàn toàn về nội dung.
- Liên 1: Màu tím, lưu tại quyển chứng từ
- Liên 2: Màu đỏ, giao cho khách hàng
- Liên 3: Màu xanh, lưu tại phòng kế toán ghi sổ.
Dưới đây là một số mẫu chứng từ tại Công ty:
CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM CHÂU HƯNG CHAU HUNG PHARMACEUTICAL JOINT STOCK COMPANY Địa chỉ: Số 34, Ngõ 42 Phố Vũ Ngọc Phan, P Láng Hạ, Q Đống Đa, TP Hà Nội
Tel: 04.3556.1997 – Fax: 04.3776.5763 * Mã số thuế: 0104797598
Số tài khoản: 11022859099012 tại Techcombank Đông Đô, Hà Nội
HÓA ĐƠN GTGT Mẫu 01GTKT3/002
Họ tên người mua hàng :
Tên đơn vị : Nhà thuốc Lan Hương – DS Lâm Thị Hường Địa chỉ : Số 105 Mai Hắc Đế - Hai Bà Trưng – Hà Nội
Mã số thuế : xx xx xx xx xx
Hình thức thanh toán : Tiền mặt Số tài khoản:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng 931.820 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 93.182 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.025.002
Số tiền (viết bằng chữ): Một triệu, không trăm hai mươi lăm nghìn, không trăm lẻ hai đồng
Người mua hàng Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ tên) ĐẶT HÀNG QUA ĐIỆN THOẠI
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng
34 – Ngõ 42 Vũ Ngọc Phan - Đống Đa - HN
Mẫu số 01 – TT (Ban hành theo TT số: 200/2014/QĐ-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
Họ và tên người nộp tiền: Trần Xuân Lâm Đơn vị: Nhà thuốc Lan Hương Địa chỉ: Số 105 Mai Hắc Đế - Hai Bà Trưng – Hà Nội
Nội dung nộp: Thu tiền hàng
Bằng chữ: Một triệu, không trăm hai mươi lăm nghìn, không trăm lẻ hai đồng
Kèm theo: 01 Chứng từ gốc
(Đã nhận đủ số tiền): Một triệu chín trăm ba mươi nghìn năm trăm đồng)
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ tiền: (Viết bằng chữ):
CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM CHÂU HƯNG CHAU HUNG PHARMACEUTICAL JOINT STOCK COMPANY Địa chỉ: Số 34, Ngõ 42 Phố Vũ Ngọc Phan, P Láng Hạ, Q Đống Đa, TP Hà Nội
Tel: 04.3556.1997 – Fax: 04.3776.5763 * Mã số thuế: 0104797598
Số tài khoản: 11022859099012 tại Techcombank Đông Đô, Hà Nội HÓA ĐƠN GTGT Mẫu 01GTKT3/002
Họ tên người mua hàng :
Tên đơn vị : Quầy thuốc Nhật Minh Địa chỉ : Km 14 QL 1A Ngọc Hồi, Huyện Thanh Trì, Hà Nội
Mã số thuế : xx xx xx xx xx
Hình thức thanh toán : Tiền mặt Số tài khoản:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng 368.181 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 36.818 Tổng cộng tiền thanh toán: 404.999
Số tiền (viết bằng chữ): Bốn trăm linh bốn nghìn, chin trăm chin mươi chín nghìn đồng
Người mua hàng Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ tên) ĐẶT HÀNG QUA ĐIỆN THOẠI
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng
34 – Ngõ 42 Vũ Ngọc Phan - Đống Đa - HN
Mẫu số 01 – TT (Ban hành theo TT số: 200/2014/QĐ-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn Văn Nguyên Đơn vị: Quầy thuốc Nhật Minh Địa chỉ: Km 14 QL 1A Ngọc Hồi, Huyện Thanh Trì, Hà Nội
Nội dung nộp: Thu tiền hàng
Bằng chữ: Bốn trăm linh bốn nghìn, chin trăm chin mươi chín nghìn đồng
Kèm theo: 01 Chứng từ gốc
(Đã nhận đủ số tiền): Bốn trăm linh bốn nghìn, chin trăm chin mươi chín nghìn đồng
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ tiền: (Viết bằng chữ):
2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu tại Công ty
Hiện nay, tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng thì phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp khấu trừ trong nghiệp vụ hạch toán chi tiết doanh thu bán hàng Công ty tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc ghi nhận doanh thu đã quy định, quy trình ghi nhận doanh thu được thực hiện như sau
Sơ đồ 2.1: Quy trình ghi sổ chi tiết doanh thu
(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán)
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT, Phiếu thu và Giấy báo Có đã được kiểm tra về tính pháp lý và hiệu lực, kế toán thanh toán nhập số liệu vào phần mềm kế toán, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu lên Sổ chi tiết doanh thu Các sổ chi tiết doanh thu bán hàng theo dõi từng sản phẩm đã được cung cấp cho khách hàng Sau đó máy tính sẽ tự động chuyển lên Sổ tổng hợp chi tiết doanh thu
Biểu 2.5: Sổ chi tiết bán hàng Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng Địa chỉ: Số 34, Ngõ 42 Phố Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa, TP Hà Nội
Sổ chi tiết doanh thu
Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
Tài khoản: 5111-01 Tên hàng hoá: Ích thận vương
Tháng 03 năm 2016 Đơn vị tính: Đồng
Ghi Có TK 5111 Các khoản giảm trừ
SH NT SL ĐG TT Thuế Khác
TNHH Thực phẩm chức năng Lohha
Ng y 31 tháng 03 n m 2016ày 31 tháng 03 năm 2016 ăm 2016
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 2.6: Sổ chi tiết bán hàng Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng Địa chỉ: Số 34, Ngõ 42 Phố Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa, TP Hà Nội
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
Tài khoản: 5111-02Tên hàng hoá: Hộ tang đường
Tháng 03 năm 2016 n v tính: ng Đơn vị tính: Đồng ị tính: Đồng Đồng
Ghi có TK 5111 Các khoản giảm trừ
SH NT SL ĐG TT Thuế Khác
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 2.7: Sổ tổng hợp chi tiết bán hàng Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng Địa chỉ: Số 34, Ngõ 42 Phố Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa, TP Hà Nội
SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁN HÀNG
STT Chứng từ Đối tượng Số lượng Thành tiền Thuế GTGT
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.1.3 Kế toán tổng hợp về doanh thu
Tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng kế toán sử dụng TK 511 để phản ánh doanh thu hàng hóa Tài khoản này được chi tiết theo doanh thu của từng sản phẩm như sau
TK51101: Doanh thu bán Ích thận vương
TK 51102: Doanh thu bán Hộ tang đường
TK 51103: Doanh thu bánKim miễn khang
TK 51104: Doanh thu bán Ninh tâm vương
TK 51105: Doanh thu bán Ích thận vương
TK 51106: Doanh thu bánVương lão kiện
TK 51107: Doanh thu bán Kim đởm khang
Quy trình ghi sổ tổng hợp doanh thu
Tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng đã sử dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung, áp dụng chế độ kế toán ban hành theo Thông tư sô 200/2014/TT - BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014.
Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty như sau:
Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ tổng hợp doanh thu
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
(Hóa đơn, Phiếu thu, Giấy báo Có
Sổ Nhật ký chung Sổ cái TK 5111
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ (hóa đơn GTGT), kế toán tiến hành cập nhật chứng từ vào máy sau đó phần mềm kế toán sẽ tự động kế xuất số liệu vào Sổ Nhật ký chung. Sau đó, từ số liệu Nhật ký chung được phần mềm kế toán chuyển vào Sổ Cái
Sổ chi tiết và sổ cái TK 511 có mối quan hệ mật thiết với nhau, sổ kế toán chi tiết TK 511 được chi tiết theo dõi từng tài khoản cấp 2, cấp 3 riêng biệt cho từng sản phẩm khác nhau, mỗi sản phẩm được lập với một sổ chi tiết cụ thể như sổ chi tiết tài khoản 511-01: Doanh thu của ích thận vương, TK 511-02: Doanh thu của Hộ tang đường… từ sổ chi tiết từng sản phẩm phần mềm kế toán sẽ tự động lên sổ tổng hợp chi tiết sản phẩm
Sổ cái tổng hợp TK 511 ghi nhận số liệu tài khoản cấp 1, cụ thể là tài khoản TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Sổ cái này cho phép theo dõi toàn bộ doanh thu của doanh nghiệp, bao gồm cả doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Tổng số phát sinh tăng, tổng số phát sinh giảm của các tài khoản chi tiết bằng tổng số phát sinh tăng, tổng số phát sinh giảm trên sổ cái tài khoản
Biểu 2.8: Sổ cái tài khoản Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng Địa chỉ: Số 34, Ngõ 42 Phố Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa, TP Hà Nội
SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 511 - Doanh thu bán hàng
Từ ngày 01/03/2016 đến hết ngày 31/03/2016 Đơn vị tính: Đồng
Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh
Ngày Số c.từ Nợ Có
02/03 28185 Bán cho Công ty TNHH MTV
02/03 28187 Công ty TNHH Thực phẩm
Người lập biểu Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Kế toán giá vốn hàng bán tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng
2.2.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Chứng từ kế toán tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng gồm: + Phiếu nhập kho
Tại kho hàng hóa của Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng, thủ kho hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán phát sinh nhập kho, xuất kho ghi hàng hóa thực nhập, thực xuất để tính ra số tồn từng các loại hàng hóa vào thẻ kho Cuối tháng, thủ kho và kế toán tiến hành đối chiếu để ký xác nhận hàng hóa tồn trong kho.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, thủ kho ghi đầy đủ thông tin về số thứ tự phiếu xuất kho, số lượng bán, các đặc tính kỹ thuật của hàng bán vào phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên
+ Liên 1: Lưu tại quyển và thủ kho giữ để ghi thẻ kho;
+ Liên 2: Chuyển cho kế toán bán hàng ghi vào cột đơn giá, thành tiền trên phiếu xuất kho để tiến hành ghi sổ kế toán;
+ Liên 3: Giao cho khách hàng.
Biểu 2.9: Phiếu xuất kho Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng Địa chỉ: Số 34, Ngõ 42 Phố Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa, TP Hà Nội
- Đơn vị sử dụng: Nhà thuốc Lan Hương – DS Lâm Thị Hường
- Lý do: Bán hàng cho Nhà thuốc Lan Hương – DS Lâm Thị Hường
- Kho xuất: Kho Mễ Trì
STT Tên, quy cách, vật tư Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng thành tiền (Bằng chữ):
Số chứng từ gốc kèm theo: …… chứng từ gốc
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 2.10: Phiếu xuất kho Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng Địa chỉ: Số 34, Ngõ 42 Phố Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa, TP Hà Nội
- Đơn vị sử dụng: Quầy thuốc Nhật Minh
- Lý do: Bán hàng cho Quầy thuốc Nhật Minh
Tên, nhãn hiệu, quy cách, hàng hoá Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng thành tiền (Bằng chữ):
Số chứng từ gốc kèm theo: ……chứng từ gốc
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.2.2 Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết giá vốn hàng bán
Do tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng tồn kho nên mỗi khi có nghiệp vụ xuất bán hàng hóa, cả thủ kho lẫn kế toán đều thực hiện ghi sổ kế toán. Ở kho, Thủ kho ghi chép biến động nhập - xuất - tồn kho về hiện vật trên thẻ kho. Ở phòng Kế toán, kế toán thanh toán ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn kho sản phẩm, hàng hóa cả về hiện vật lẫn giá trị của hàng hóa Mỗi hàng hóa được ghi trên một trang sổ chi tiết, sổ chi tiết cũng được mở theo danh mục hàng hóa, sản phẩm. Định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập xuất do thủ kho chuyển lên kế toán kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và việc ghi chép thẻ kho nếu hợp lý thì kế toán ký xác nhận chứng từ
Căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán kế toán nhập số liệu sau đó phần mềm sẽ tự động chuyển lên sổ chi tiết TK 632 sau đó máy tính sẽ tự động vào sổ tổng hợp chi tiết
Biểu 2.11: Thẻ kho Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng Địa chỉ: Số 34, Ngõ 42 Phố Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa, TP Hà Nội
Tên hàng hóa: Ích thận vương Đơn vị tính: Hộp
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn
01/03 PNK01 Nhập kho Bảo Bình 200
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 2.12: Thẻ kho Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng Địa chỉ: Số 34, Ngõ 42 Phố Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa, TP Hà Nội
Tên hàng hóa: Hộ tang đường Đơn vị tính: Hộp
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn
01/03 PNK01 Nhập kho Bảo Bình 320
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 2.13: Sổ chi tiết giá vốn hàng bán Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng Địa chỉ: Số 34, Ngõ 42 Phố Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa, TP Hà Nội
SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN
Tên tài khoản 6321 Tên hàng hoá: Ích thận vương Tháng 03 năm 2016
PX3608 01/03 Bán cho nhà thuốc Thanh Tâm 156 1.490.912
PX3611 01/03 Nhà thuốc Khoa Hương 156 745.456
PX3614 02/03 Bán cho Công ty TNHH Thực phẩm chức năng Lohha 156 14.909.12
0 PX3615 02/03 Nhà thuốc Liên Mai 156 2.236.368
PX3688 31/03 Bán cho Lan Hương 156 745.456
PX3689 31/03 Bán cho Hà Nguyên 156 1.490.910
PX3693 31/03 Bán cho Hồng Nhung 156 2.981.820
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 2.14: Sổ chi tiết giá vốn hàng bán Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng Địa chỉ: Số 34, Ngõ 42 Phố Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa, TP Hà Nội
SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN
Tên tài khoản 6322 Tên hàng hoá: Hộ tang đường
PX3609 01/03 Nhà thuốc Lương Phúc 156 1.963.632
PX3612 02/03 Bán cho Công ty TNHH
PX3613 02/03 Nhà thuốc Đức Long 156 981.816
PX3690 31/03 Quầy thuốc Nhật Minh 156 294.545
PX3691 31/03 Nhà thuốc Minh Trí 156 1.963.640
PX3692 31/03 Nhà thuốc Thanh Huyền 156 490.910
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 2.15: Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng Địa chỉ: Số 34, Ngõ 42 Phố Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa, TP Hà Nội
SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN
STT Tên, mã hàng hóa
Ghi Nợ TK 632, Ghi Có Ghi Có TK
TK 156 Cộng Nợ TK 632 TK 911
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.2.3 Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán
Tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng kế toán sử dụng TK 632 – Giá vốn hàng bán để phản ánh giá vốn của Công ty Tài khoản này được chi tiết theo giá vốn của từng sản phẩm như sau:
TK 63201: Giá vốn hàng bán Ích thận vương
TK 63202: Giá vốn hàng bán Hộ tang đường
TK 63203: Giá vốn hàng bán Kim miễn khang
TK 63204: Giá vốn hàng bán Ninh tâm vương
TK 63205: Giá vốn hàng bán Ích thận vương
TK 63206: Giá vốn hàng bán Vương lão kiện
TK 63207: Giá vốn hàng bán Kim đởm khang
Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán:
Tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng đã sử dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung, áp dụng chế độ kế toán ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT - BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…kế toán tiến hành cập nhập chứng từ vào máy, sau đó phần mềm kế toán sẽ tự động lên số liệu vào Sổ nhật ký chung Căn cứ vào số liệu trên sổ Nhật ký chung, các dữ liệu được chuyển sang sổ cái TK 632 Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên
Sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh Sau đó đối chiếu số liệu trên Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết xem đã khớp đúng hay chưa Khi số liệu đã chính xác thì số liệu đó sẽ được dùng để lập báo cáo tài chính.
Biểu 2.16: Sổ cái TK 632 Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng Địa chỉ: Số 34, Ngõ 42 Phố Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa, TP Hà Nội
Tháng 03 năm 2016 Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán
01/03 PX3608 01/03 Nhà thuốc Thanh Tâm 156 1.490.912
01/03 PX3611 01/03 Nhà thuốc Khoa Hương 156 745.456
02/03 PX3612 02/03 Công ty Yên Mỹ 156 24.545.400
02/03 PX3613 02/03 Nhà thuốc Đức Long 156 981.816
02/03 PX3615 02/03 Nhà thuốc Liên Mai 156 2.236.368
31/03 PX3688 31/03 Bán cho Lan Hương 156 745.456
31/03 PX3690 31/03 Quầy thuốc Nhật Minh 156 294.545
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) Đã ký
(Ký, họ tên) Đã ký
(Ký, họ tên) Đã ký
Kế toán chi phí bán hàng tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng
2.3.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Chi phí bán hàng của Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng bao gồm các khoản chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán hàng như:
+ Chi phí lương nhân viên ở bộ phận bán hàng
+ Chi phí dụng cụ dùng cho bộ phận bán hàng
+ Chi phí khấu hao TSCĐ
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài như điện, nước, tiền điện thoại, tiền internet
Do vậy chứng từ sử dụng tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng bao gồm:
+ Bảng chấm công bộ phận bán hàng (Biểu 2.17)
+ Bảng thanh toán lương ở bộ phận bán hàng (Biểu 2.18)
+ Bảng phân bổ tiền lương và BHXH bộ phận bán hàng (Mẫu số 11-LĐTL) (Biểu 2.19)
+ Hóa đơn GTGT (Mẫu 01GTKT/003) (Biểu 2.20)
+ Phiếu chi (Mẫu số 02-TT) (Biểu 2.21)
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT, Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, phiếu chi…kế toán phản ánh chi phí bán hàng vào các Phiếu kế toán trên phần mềm kế toán Cuối tháng số liệu được tổng hợp lên Sổ cái TK 641 – Chi phí bán hàng.
Quy trình luân chuyển chứng từ của hoạt động bán hàng được thống nhất như sau:
Bảng 2.17: Bảng chấm công Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng
Stt Họ và tên Chức vụ Ngày trong tháng Tổng số
Biểu 2.18: Bảng thanh toán tiền lương Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG
TT HỌ VÀ TÊN BP NC LƯƠNG NGÀY THỜI GIAN LƯƠNG PHỤ CẤP KHÁC TỔNG SỐ TẠM ỨNG
SỐ TIỀN KÝ THUẾ NHẬN
Người lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bảng 2.19: Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng Địa chỉ: Bán hàng
Ghi có TK Đối tượng sử dụng
TK334 – Phải trả công nhân viên TK338 – Phải trả, phải nộp khác
Người lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đối với chi phí dịch vụ mua ngoài Được tập hợp từ các hoá đơn cung cấp dịch vụ chưa trả tiền cho người bán gồm tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại, tiền internet……
Biểu 2.20: Hóa đơn dịch vụ viễn thông
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số:01GTKT0/005
Liên 2: Giao khách hàng Ký hiệu: TM/16E
Số: 0134759 CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG FPT Địa chỉ: Tầng 2, Tòa nhà FPT Cầu Giấy, Phố Duy Tân, P Dịch Vọng Hậu, Hà Nội MST: 0101778163 Điện thoại: 04.7300.8888 Fax: 04.3795.0047
Tên khách hàng: Nguyễn Văn Hùng
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng
MST: 0104797598 Địa chỉ: Số 34, Ngõ 42 Phố Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa, TP Hà Nội
Hình thức thanh toán: Tiền Mặt/Chuyển khoản
STT Diễn giải Tiền dịch vụ Thuế suất Tiền thuế Cộng
SỐ TIỀN VIẾT BẰNG CHỮ: Ba trăm lẻ năm nghìn, tám trăm đồng
Người nộp tiền Nhân viên thực hiện
(ký ghi rõ họ tên) ( ký ghi rõ họ tên ) Đã ký Đã ký
Biểu 2.21: Phiếu chi Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng Địa chỉ: Số 34, Ngõ 42 Phố Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa, TP Hà Nội
Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Văn Hùng Địa chỉ: Số 34, Ngõ 42 Phố Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa, TP Hà Nội
Lý do chi: Thanh toán tiền cước thuê bao
(Viết bằng chữ): Ba trăm lẻ năm nghìn, tám trăm đồng
Kèm theo: ………… chứng từ gốc
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền
(Ký, họ tên) Đã ký
(Ký, họ tên) Đã ký
(Ký, họ tên) Đã ký
(Ký, họ tên) Đã ký
(Ký, họ tên) Đã ký
2.3.2 Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết chi phí bán hàng
Căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, Hóa đơn GTGT, Phiếu chi kế toán lập sổ chi tiết chi phí bán hàng để theo dõi toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh tại Công ty, cuối tháng phần mềm sẽ kế toán tiến hành cộng sổ để đối chiếu với Sổ cái TK 641
Biểu 2.22: Sổ chi tiết CPBH Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng Địa chỉ: Số 34, Ngõ 42 Phố Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa, TP Hà Nội
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG
Tên tài khoản 641: Chi phí bán hàng
Ngày CT Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh
31/03/2016 PC26 Chi cước thuê bao 1111 278.000
31/03/2016 PC28 Chi xăng xe công tác 1111 550.000
31/03/2016 PBLT03 Tiền lương + PC phải trả T3 334 52.600.000
31/03/2016 PBLT03 Trích KPCĐ vào CPBH 3382 858.000
31/03/2016 PBLT03 Trích BHXH vào CPBH 3383 7.722.000
31/03/2016 PBLT03 Trích BHYT vào CPBH 3384 1.287.000
31/03/2016 PBLT03 Trích BHTN vào CPBH 3386 429.000
(Đã ký) 2.3.3 Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng
Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng đang sử dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư số 200/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Kế toán sử dụng tài khoản 641 - Chi phí bán hàng để tập hợp các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động bán hàng của Công ty
Tài khoản 641 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau:
+ TK 6411: Chi phí nhân viên
+ TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì
+ TK 6413: Chi phí dụng cụ, văn phòng
+ TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ
+ TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài
+ TK 6418: Chi phí khác bằng tiền
2.3.3.2 Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp chi phí bán hàng
Dựa trên Bảng thanh toán lương, phân bổ tiền lương, BHXH, phân bổ khấu hao TSCĐ, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu chi , kế toán cập nhật chứng từ vào hệ thống, phần mềm tự động kết xuất dữ liệu vào Sổ nhật ký chung Số liệu Sổ nhật ký chung được chuyển vào Sổ cái TK 641 (Chi phí bán hàng) Cuối tháng, kế toán cộng sổ cái, đối chiếu với sổ chi tiết chi phí bán hàng Cuối tháng/quý/năm, số liệu Sổ cái được cộng lại, lập Bảng cân đối phát sinh, đối chiếu với sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết Nếu số liệu khớp, kế toán sẽ sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Biểu 2.23: Sổ cái Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng Địa chỉ: Số 34, Ngõ 42 Phố Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa, TP Hà Nội
Tháng 03 năm 2016 Tên tài khoản: Chi phí bán hàng
31/03 PC26 31/03 Chi cước thuê bao 1111 278.000
31/03 PC27 31/03 Chi phí xăng xe cho bộ phận BH 1111 550.000
31/03 PC33 31/03 Chi tiền điện thoại 1111 71.500
31/03 BPB 31/03 CP lương nhân viên 334
31/03 PC 31/03 Chi khác bằng tiền 1111 2.547.563
2.4 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng
2.3.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng bao gồm các khoản chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán hàng như:
+ Chi phí lương nhân viên ở bộ quản lý
+ Chi phí dụng cụ dùng cho bộ phận quản lý
+ Chi phí khấu hao TSCĐ
+ Chi phí khác như văn phòng phẩm
Do vậy chứng từ sử dụng tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng bao gồm:
+ Bảng chấm công bộ phận quản lý (Biểu 2.24)
+ Bảng thanh toán lương ở bộ phận quản lý (Biểu 2.25)
+ Bảng phân bổ tiền lương và BHXH bộ phận quản lý (Mẫu số 11-LĐTL) (Biểu 2.26)
+ Phiếu chi (Mẫu số 02-TT) (Biểu 2.28)
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT, Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương,…kế toán phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp vào các Phiếu kế toán trên phần mềm kế toán Cuối tháng số liệu được tổng hợp lên Sổ cái TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Quy trình luân chuyển chứng từ của hoạt động kinh doanh được thống nhất như sau:
Bảng 2.24: Bảng chấm công Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng
Stt Họ và tên Chức vụ
Ngày trong tháng Tổng số
( Ký, ghi rõ họ tên) Đã ký
( Ký, ghi rõ họ tên) Đã ký
( Ký, ghi rõ họ tên) Đã ký
Biểu 2.25: Bảng thanh toán tiền lương Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG
TT HỌ VÀ TÊN BP NC SỐ TIỀN THỜI GIAN LƯƠNG PHỤ CẤP KHÁC TỔNG SỐ TẠM ỨNG
SỐ TIỀN KÝ THUẾ NHẬN
Người lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) Đã ký
(Ký, họ tên) Đã ký
(Ký, họ tên) Đã ký
Bảng 2.26: Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng
BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH
Ghi có TK Đối tượng sử dụng
TK334 – Phải trả công nhân viên TK338 – Phải trả, phải nộp khác
Lương CỘNG cơ bản Các khoản khác Cộng có
Người lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) Đã ký (Ký, họ tên) Đã ký (Ký, họ tên) Đã ký
Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 01 tháng 03 năm 2016 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ NC Ngàn Năm Địa chỉ : Số nhà 108, nhà P4B, tổ 34 tập thể Ngân hàng, Phường Phương Liệt, Quận Thanh Xuân, Hà Nội Điện thoại : 04.2245.2983 - Fax: 04.37815007
Số tài khoản : Mã số thuế: 0104078931
Họ tên người mua hàng: Đơn vị : Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng Địa chỉ : Số 34, Ngõ 42 Phố Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa, TP.
Hình thức thanh toán: TM Mã số thuế: 0104797598
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Văn phòng phẩm tổng hợp
(Kèm theo bảng kê BH)
Cộng tiền hàng 4.371.638 Thuế suất thuế GTGT: 10% 437.162 Tổng cộng tiền thanh toán: 4.808.800
Số tiền(viết bằng chữ): Bốn triệu tám trăm linh tám nghìn, tám trăm đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên)
Biểu 2.28 : Phiếu chi Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng Địa chỉ: Số 34, Ngõ 42 Vũ Ngọc Phan, Đống Đa, TP Hà Nội
Ban hành theo TT số: 200/2014 Ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC
Họ và tên người nhận tiền: Đinh Phương Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng Địa chỉ: Phòng Kế toán
Nội dung: Chi mua văn phòng phẩm
(Viết bằng chữ: Bốn triệu tám trăm linh tám nghìn, tám trăm đồng)
Kèm theo: …… chứng từ gốc
(Đã nhận đủ số tiền): Bốn triệu tám trăm linh tám nghìn, tám trăm đồng
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.4.2 Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp
Dựa trên Bảng thanh toán lương, Bảng phân bổ lương và bảo hiểm xã hội, Hóa đơn GTGT, Phiếu chi kế toán, phần mềm kế toán lập sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp để theo dõi toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh tại Công ty Cuối tháng, phần mềm kế toán sẽ tiến hành cộng sổ để đối chiếu với Sổ cái.
Biểu 2.291: Sổ chi tiết chi phí QLDN Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng Địa chỉ: Số 34, Ngõ 42 Phố Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa, TP Hà Nội
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
Tên tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Ngày CT Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh
18/03/2016 PC32 TT chuyển phát nhanh 1111 261.814
20/03/2016 PC38 Thanh toán tiếp khách BPQL 1111 997.000
31/03/2016 PC41 TT vé máy bay GĐ công tác 1111 1.350.000
31/03/2016 PBLT03 Tiền lương + PC phải trả T3 334 56.200.000
31/03/2016 PBLT03 Trích theo lương vào CPQL 338 10.920.000
(Đã ký) 2.4.3 Kế toán tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp
Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng đang sử dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư số 200/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Kế toán sử dụng tài khoản 642 - Chi phí QLDN để tập hợp các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động quản lý của Công ty
Tài khoản 642 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau:
+ TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý
+ TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý
+ TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng
+ TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ
+ TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài
+ TK 6428: Chi phí khác bằng tiền
Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp chi phí QLDN
Căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương, bảng phân bổ tiền lương và BHXH, Hóa đơn giá trị gia tăng, Phiếu chi…kế toán tiến hành cập nhật chứng từ vào máy, sau đó phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ Nhật ký chung Sau đó, số liệu trên sổ Nhật ký chung được chuyển vào Sổ cái TK
642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Cuối tháng kế toán tiến hành cộng sổ cái
TK 642 để đối chiếu với sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên Sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau đó đối chiếu số liệu trên Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết xem đã khớp đúng hay chưa Khi số liệu đã chính xác thì số liệu đó sẽ được dùng để lập báo cáo tài chính.
Biểu 2.30: Sổ cái TK642 Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng Địa chỉ: Số 34, Ngõ 42 Phố Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa, TP Hà Nội
Tháng 03 năm 2016 Tên tài khoản: Chi phí QLDN
18/03 PC 18/03 TT chuyển phát nhanh 1111 261.814
20/03 PC 20/03 Thanh toán tiền tiếp khách bộ phận quản lý
31/03 PC 31/03 Chi mua văn VPP 1111 115.000
31/03 PC 31/03 TT vé máy bay công tác 1111 1.350.000
B 31/03 Chi tiền lương nhân viên
B 31/03 Các khoản trích theo lương
2.5 Kế toán xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng
Tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng, xác định kết quả tiêu thụ của hàng hóa đã tiêu thụ được thực hiện theo từng tháng Hàng tháng căn cứ vào kết quả tiêu thụ, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển và kết quả HĐKD được thực hiện theo công thức sau:
Lợi nhuận thuần từ HĐKD = Doanh thu thuần - GVHB - Chi phí BH,
= Lợi nhuận trước thuế x Thuế suất
Kế toán xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng
Tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng, xác định kết quả tiêu thụ của hàng hóa đã tiêu thụ được thực hiện theo từng tháng Hàng tháng căn cứ vào kết quả tiêu thụ, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển và kết quả HĐKD được thực hiện theo công thức sau:
Lợi nhuận thuần từ HĐKD = Doanh thu thuần - GVHB - Chi phí BH,
= Lợi nhuận trước thuế x Thuế suất
Biểu 2.31: Sổ chi tiết tài khoản Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng Địa chỉ: Số 34, Ngõ 42 Phố Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa, TP Hà Nội
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tên tài khoản 911: Xác định kết quả kinh doanh
NT Số hiệu Nợ Có
31/03 KC5 Kết chuyển chi phí thuế TNDN
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã ký Đã ký Đã ký
Biểu 2.32: Sổ cái Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng Địa chỉ: Số 34, Ngõ 42 Phố Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa, TP Hà Nội
Tên tài khoản: Xác định kết quả kinh doanh
Kết chuyển chi phí thuế TNDN
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) Đã ký
(Ký, họ tên) Đã ký
(Ký, họ tên) Đã ký
Biểu 2.33: Sổ cái Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng
Tháng 03 năm 2016 Tên tài khoản: Lợi nhuận chưa phân phối
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) Đã ký
(Ký, họ tên) Đã ký
(Ký, họ tên) Đã ký
Biểu 2.34: Báo cáo kết quả kinh doanh Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng Địa chỉ: Số 34, Ngõ 42 Phố Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa, TP Hà Nội
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
Tháng 03 năm 2016 Đơn vị tính: Đồng
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 1.211.841.833
Các khoản giảm trừ doanh thu 0
Doanh thu thuần từ bán hàng 1.211.841.833
Lợi nhuận gộp từ bán hàng 242.368.367
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) Đã ký
(Ký, họ tên) Đã ký
Biểu 2.35: Sổ nhật ký chung Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng Địa chỉ: Số 34, Ngõ 42 Phố Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa, TP Hà Nội
(Trích) Ngày 31 tháng 03 năm 2016 Đơn vị tính: VNĐ
NTG Chứng từ Diễn giải Đã STT SH Số phát sinh
SH NT ĐƯ Nợ Có
Số trang trước chuyển sang 1.214.102.000 1.214.102.000
02/03 PXK3612 02/03 Xuât bán Công ty
02/03 PXK3614 02/03 Xuât bán Công ty
31/03 PC26 31/03 Chi cước thuê bao x x x
31/03 BPB 31/03 Chi tiền lương nhân viên x x
31/03 BPB 31/03 Các khoản phụ cấp x x
31/03 PC 31/03 Chi khác bằng tiền x x
31/03 BPB 31/03 Chi tiền lương nhân viên x x
31/03 BPB 31/03 Các khoản trích theo lương x x
Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty
Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng là một đơn vị kinh tế hạch toán độc lập, hoạt động trong lĩnh vực thương mại với chức năng chủ yếu là tiêu thụ hàng hoá, đưa hàng hoá ra lưu thông và đến tay người tiêu dùng. Công ty luôn hoàn thành tốt chức năng kinh doanh của mình cũng như nghĩa vụ đối với Nhà nước
Trong điều kiện mở cửa của nền kinh tế thị trường, ban lãnh đạo Công ty đã linh hoạt đưa ra nhiều biện pháp kinh tế có hiệu quả nhằm khắc phục mọi khó khăn và hòa nhịp với cơ chế thị trường Công ty đã hiểu được “bán hàng là sức sống” nên trong công tác quản trị doanh nghiệp bộ phận kế toán của Công ty đã đặc biệt quan tâm chú trọng tới công tác kế toán bán hàng.
Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng, tôi đã có cơ hội quan sát và tìm hiểu về bộ máy kế toán, đặc biệt là mảng kế toán bán hàng Qua quá trình đó, tôi nhận thấy rằng công tác kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và kiểm soát hoạt động kinh doanh của công ty.
Về hàng hoá của Công ty
Các mặt hàng của Công ty đa dạng, có nguồn gốc tin cậy, mẫu mã phong phú Đây là những sản phẩm đã có thương hiệu, có chỗ đứng trên thị trường và được người tiêu dùng tin cậy Công ty có các biện pháp bảo quản, lưu trữ khoa học, hợp lý nên sản phẩm mua về luôn đảm bảo về chất lượng, cũng như tránh được rủi ro mất mát, hỏng hóc
Các loại hàng hoá mua về đều được kiểm tra chất lượng, phân loại trước khi nhập kho nên quy trình mua hàng và bảo quản rất chặt chẽ và đem lại hiệu quả cao.
Về chứng từ sổ sách:
Tổ chức sổ sách theo hình thức nhật ký chung trên máy vi tính là tương đối phù hợp, giúp việc hạch toán được nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều Hầu hết hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán đều tuân thủ chế độ kế toán hiện hành Phần lớn hệ thống sổ sách ở công ty khá đầy đủ, tỉ mỉ, việc ghi chép và mở sổ sách theo quy định do vậy công việc phần hành kế toán được thực hiện khá trôi chảy
Chứng từ được luân chuyển và có kết cấu một cách hợp lý phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Hệ thống sổ sách, chứng từ được lập và luân chuyển một cách khoa học, ngăn nắp tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm, lưu trữ, bảo quản và việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kịp thời đầy đủ và chính xác.
Về hạch toán chi tiết
Công ty thực hiện hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. Đây là phương pháp hạch toán đơn giản, dễ thực hiện song vẫn đảm bảo tính khoa học và chặt chẽ, rất phù hợp với quy mô hoạt động của Công ty.
Về phương pháp kế toán:
Phương pháp kế toán được sử dụng ở Công ty là phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp này tương đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý ở Công ty Nó cho phép phản ánh một cách chính xác, kịp thời và thường xuyên sự vận động của hàng hoá Phương pháp này giúp quản lý chặt chẽ hàng hoá và có biện pháp xử lý kịp thời khi có sự biến động trên thị trường, tạo thuận lợi cho công tác bán hàng và nâng cao hiệu quả bán hàng.
Về hình thức sổ kế toán:
Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung là phù hợp với khả năng và đặc điểm kinh doanh của đơn vị Bộ sổ kế toán hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đáp ứng được yêu cầu hạch toán tổng hợp và chi tiết, giúp công ty theo dõi và quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Về hệ thống sổ sách sử dụng:
Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng hiện đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, nhưng Công ty không sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt nên khối lượng ghi chép trên sổ Nhật ký chung là rất nhiều Mặt khác, trong doanh nghiệp thương mại, kế toán thanh toán là một phần hành quan trọng,một trong những yêu cầu của kế toán thanh toán là phải theo dõi được thời hạn của các khoản phải thu khách hàng, phải trả người bán theo từng đối tượng cụ thể nhưng trên thực tế công tác kế toán của Công ty chưa đáp ứng được yêu cầu này.
Một số giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng
Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng không thực hiện chi tiết cho tài khoản này sẽ khó tính toán chi phí thu mua hàng hoá vào cuối mỗi tháng.Vì khó kiểm soát được chi phí thu mua hàng hoá nên khó lên kế hoạch để kiểm soát chi phí Hiện nay công ty chưa áp dụng phương pháp dự phòng phải thu khó đòi, một phương pháp thể hiện nguyên tắc thận trọng của kế toán trong khi đó công ty chủ yếu bán chịu cho khách hàng do đó rủi ro các khoản phải thu sẽ cao
3.2 Một số giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng
Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng em thấy công tác kế toán nói chung, kế toán bán hàng nói riêng đã được theo dõi, phản ánh tương đối sát sao, chi tiết đi vào nề nếp, đảm bảo tuân thủ theo đúng chế độ của Nhà nước, phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty hiện nay Tuy nhiên, trong hoạt động kinh doanh theo cơ chế thị trường luôn có sự thay đổi đòi hỏi kế toán phải cung cấp mọi thông tin một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác do đó Công ty không tránh khỏi những tồn tại, những vấn đề chưa hoàn toàn hợp lý và chưa thật tối ưu Sau đây tôi xin đưa ra một số ý kiến, giải pháp nhằm mong muốn hoàn thiện hơn công tác kế toán bán hàng ở Công ty.
3.2.1 Đối với hệ thống tài khoản sử dụng Để giúp cho hệ thống tài khoản phản ánh đầy đủ, chính xác và đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế, Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng nên xem xét bổ sung một số tài khoản như sau:
- Tài khoản 156 - Hàng hóa nên được chi tiết thành hai tài khoản cấp 2 như:+ TK 1561: Giá mua hàng hóa;
+ TK 1562: Chi phí thu mua hàng hóa.
Theo đó, TK 1561 phản ánh giá thực tế nhập kho, xuất kho của hàng hóa Còn TK 1562 được sử dụng để phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa
Trong kỳ, khi phát sinh chi phí trong quá trình thu mua hàng hóa thì kế toán tập hợp vào TK 1562 thay vì tập hợp chung vào TK 156 như trước đây. Cuối kỳ, kế toán tiến hành phân bổ hoặc kết chuyển chi phí mua hàng này cho khối lượng hàng tồn cuối kỳ và hàng bán ra trong kỳ theo công thức sau:
3.2.2 Về sổ kế toán tại Công ty
Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng hiện đang áp dụng hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chung nhưng lại không sử dụng các sổ Nhật ký đặc biệt Với đặc thù của doanh nghiệp thương mại là các nghiệp vụ mua hàng, bán hàng hoá diễn ra thường xuyên, liên tục vì thế Công ty nên sử dụng Nhật ký đặc biệt như Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền để giảm bớt số lượng nghiệp vụ ghi chép vào sổ Nhật ký chung, giảm bớt sự dày đặc, khó theo dõi của Nhật ký chung Mẫu sổ Nhật ký bán hàng, mẫu sổ Nhật ký thu tiền:
Biểu 3.1: Sổ nhật ký bán hàng Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng Địa chỉ: Số 34, Ngõ 42 Phố Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa, TP Hà Nội
Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán trong kỳ Giá vốn hàng tồn kho cuối kỳ
Giá vốn hàng bán trong kỳ
Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ
Chi phí mua hàng đầu kỳ Giá vốn hàng bán trong kỳ
Phải thu từ người mua (Ghi Nợ)
Ghi Có TK doanh thu
Số trang trước chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau Ngày tháng năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Biểu 3.2: Sổ Nhật ký thu tiền Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng Địa chỉ: Số 34, Ngõ 42 Phố Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa, TP Hà Nội
Chứng từ Diễn giải Ghi
Số trang trước chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Ký, họ tên Ký, họ tên Ký, họ tên
3.2.3 Về báo cáo kế toán có liên quan đến bán hàng
Công ty nên bổ sung thêm báo cáo chi tiết doanh thu, giá vốn bởi các báo cáo này sẽ thể hiện rõ các thông tin cụ thể về tình hình tiêu thụ của từng loại hàng trong đơn vị mình.
Về báo cáo kế toán liên quan đến bán hàng nên theo dõi thường xuyên các nghiệp vụ phát sinh đến bán hàng để vào sổ chi tiết bán hàng một cách kịp thời không nên thay đổi kết cấu, nội dung bán hàng theo quy định của Công ty.
Dưới đây là mẫu biểu báo cáo chi tiết doanh thu, giá vốn
Biểu 3.3: Bảng kê doanh thu Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng Địa chỉ: Số 34, Ngõ 42 Phố Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa, TP Hà Nội
BẢNG KÊ DOANH THU TIÊU THỤ HÀNG HÓA
Từ ngày 01 tháng 03 năm 2016 đến ngày 31 tháng 03 năm 2016
Diến giải TK Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Người lập biểu Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký,họ tên)
Biểu 3.4: Bảng kê giá vốn Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Châu Hưng Địa chỉ: Số 34, Ngõ 42 Phố Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa, TP Hà Nội
BẢNG KÊ GIÁ VỐN HÀNG HÓA
Từ ngày 01 tháng 03 năm 2016 đến ngày 31 tháng 03 năm 2016
Diến giải TK Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Người lập biểu Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký,họ tên)
