ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 1 HẢI DƯƠNG
Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty cổ phần số 1 Hải Dương
Là tham gia vào một chu kỳ sản xuất để tạo ra SP.Khi tham gia vào sản xuất thay đổi hoàn toàn hình thái ban đầu Giá trị được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí SX.
Tham gia vào nhiều chu kỳ SX, khi tham gia vào SX vẫn giữ nguyên được hình thái ban đầu, giá trị hao mòn dần được dịch chuyển từng lần và chi phí
SX kinh doanh trong kỳ Giá trị nhỏ thời gian ngắn được mua bằng nguồn vốn.
1.2 Danh mục nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải Dương
Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã thể hiện dưới dạng vật hoá như: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mắc… Đối với Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải Dương thì nguyên vật liệu được thể hiện dưới dạng thiết bị vật liệu XDCB phục vụ cho hoạt động xây lắp.
Nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng trong quy trình sản xuất kinh doanh, chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng chi phí Vì vậy, doanh nghiệp cần tập trung quản lý chặt chẽ khâu này từ thu mua, dự trữ đến sử dụng để đảm bảo chất lượng công trình, tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa lợi nhuận.
Mỗi doanh nghiệp có một đặc thù riêng về nguyên vật liệu Tại các doanh nghiệp xây dựng, vật liệu thường có đặc điểm là cồng kềnh, khối lượng lớn, vật liệu có nhiều loại khác nhau, rất phong phú, đa dạng Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, trước hết công ty đã xây dựng được hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm cho nguyên vật liệu Dưới đây là danh mục nguyên vật liệu của công ty.
Bảng 1.1: Bảng danh mục nguyên vật liệu của Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải Dương
Danh điểm Tên nhãn hiệu quy cách
NVL ĐVT Giá hạch toán
Ghi chú Loại Nhóm Thứ
1521 Nguyên liệu,vật liệu chính
01 Phụ gia bê tông Kg
03 Băng dính cách điện Cuộn
1.3 Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải Dương Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau và đáp ứng nhu cầu thị trường, công ty phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiều chủng loại khác nhau, mỗi loại nguyên vật liệu có vai trò, tính năng lý hoá riêng Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác nguyên vật liệu thì cần phải tiến hành phân loại vật liệu nguyên vật liệu một cách khoa học và hợp lý Phân loại nguyên vật liệu là việc sắp xếp nguyên vật liệu theo từng loại, từng nhóm căn cứ vào tiêu thức nhất định nào đó để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán.
*Căn cứ vào nội dung kinh tế vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà vật liệu được chia thành những loại sau:
1.3.1 Phân loại nguyên vật liệu
- Nguyên vật liệu chính: là những thứ vật liệu tham gia vào quá trình SXsẽ là thành phần chủ yếu cấu tạo nên thực thể SP Ví dụ: si măng,sắt, thép,gạch, cát,sỏi…
Vật liệu phụ là những nguyên liệu không cấu thành trực tiếp sản phẩm cuối cùng nhưng có vai trò quan trọng và cần thiết trong quá trình sản xuất Ví dụ điển hình như: dầu cắt gọt, vật liệu đóng gói, phụ gia, chất xúc tác, keo dính, dụng cụ gia công…
Ví dụ: Sơn, đinh, vôi….
- Phụ tùng thay thế: Là những bộ phận của máy móc thiết bị mà doanh nghiệp mua về để phục vụ cho việc thay thế các bộ phận máy móc thiết bị
Ví dụ: Vòng bi chạy máy khoan, máy dầm, ổ trục chạy máy….
- Nguyên liệu: Là những vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt năng trong quá trình SX.
Ví dụ: Xăng, dầu, mỡ bôi trơn máy….
- Thiết bị xây dựng cơ bản: Là những thiết bị được sử dụng cho công việc cơ bản Đó là những thiết bị có thể không cần lắp ráp và cần lắp ráp.
Ví dụ: Hệ thống điện nước, thiết bị vệ sinh, cột thu lôi, điều hoà nhiệt độ…
- Vật liệu kết cấu: Là những bộ phận của DN xây dựng cơ bản dở dang tự SX được mua của DN khác để lắp ráp vào công trình.
1.3.2 Phân loại công cụ dụng cụ
Giống như NVL, khi sử dụng công cụ dụng cụ các DN cũng phân loại nó để sử dụng một cách hợp lý và hiệu quả Nó được chia thành các loại sau:
- Quần áo bảo hộ lao động, gang tay, nón, mũ, giầy dép.
- Dụng cụ,đồ nghề: Xô, bay, cốt pha, búa giàn giáo….
* Ngoài cách phân loại nguyên vật liệu như trên còn có thể phân loại căn cứ vảo một số tiêu thức khác như:
-Căn cứ vào nguyên vật liệu nhập trong nước, nhập nước ngoài.
-Căn cứ vào vào mục đích cũng như nội dung qui định phản ánh các chi phí nguyên vật liệu trên các tài khoản kế toán nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho thi công công trình, nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu như quản lý phân xưởng, bán hàng, quản lý doanh nghiệp. Để phục vụ cho nhu cầu quản lý và hạch toán nguyên vật liệu Công ty đã phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học
- Lán trại cho công nhân.
- Các loại bao bì để chứa vật liệu, hàng hoá.
1.4 Mã hóa nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải Dương Để quản lý từng loại nguyên vật liệu, Công ty đã lập các danh mục nguyên vật liệu, đã được mã hoá trên máy vi tính đến từng danh điểm Các danh mục này kết hợp với tài khoản hàng tồn kho sẽ tạo ra hệ thống sổ chi tiết từng loại nguyên vật liệu Khi nhập dữ liệu, kế toán nhất thiết phải chỉ ra được danh điểm nguyên vật liệu để tăng cường tính tự động hoá, chính xác của thông tin.Vấn đề mã hóa nguyên vật liệu của Công ty dựa trên tiêu thức nhất định và theo một trật tự thống nhất để phân biệt giữa nguyên vật liệu này với nguyên vật liệu khác thống nhất trong toàn công ty Mã hóa nguyên vật liệu sẽ tạo điều kiện cho việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải Dương được thống nhất, dễ dàng, thuận tiện khi cần tìm thông tin về một thứ hay một nhóm nào đó, đó cũng là cơ sở để tạo lập bộ mã vật liệu thống nhất cho việc quản lý và kế toán bằng máy vi tính
Với cách phân loại như trên sẽ tạo điều kiện cho việc quản lý nguyên vật liệu của Công ty được đảm bảo một cách chặt chẽ, chính xác và nhanh chóng đáp ứng kịp thời phục vụ cho mọi yêu cầu công tác nguyên vật liệu tại công ty như kiểm kê, kiểm tra tình hình biến nguyên vật liệu hàng ngày. Để mã hoá nguyên vật liệu chính xác, đầy đủ và không trùng lặp, có dự trữ để bổ sung mã nguyên vật liệu mới một cách thuận tiện và hợp lý, Công ty có thể xây dựng bộ mã hoá vật liệu như sau:
Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty
3.1.Tổ chức quản lý nguyên vật liệu chung tại Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải Dương
Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất mang tính chất công nghiệp, sản phẩm của ngành xây dựng là những công trình, hạng mục công trình có quy mô lớn và kết cấu phức tạp, thường cố định ở nơi sản xuất (thi công) còn các điều kiện khác đều phải di chuyển theo địa điểm xây dựng.
Do ngành xây dựng có đặc điểm riêng là chịu ảnh hưởng lớn từ môi trường bên ngoài nên công tác quản lý vật tư, nguyên vật liệu rất phức tạp, đòi hỏi phải xây dựng định mức phù hợp với điều kiện thực tế Quản lý vật tư, nguyên vật liệu là yếu tố khách quan của mọi quy trình sản xuất nhưng do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý cũng không giống nhau.
Hiện nay, nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn không ngừng nhu cầu vật chất và văn hóa của mọi tầng lớp trong xã hội Việc sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, có kế hoạch ngày càng được coi trọng Công tác quản lý nguyên vật liệu là nhiệm vụ của tất cả mọi người nhằm tăng hiệu quả kinh tế cao mà hao phí lại thấp nhất. Công việc hạch toán vật liệu ảnh hưởng và quyết định đến việc hạch toán giá thành, vì vậy để đảm bảo tính chính xác của việc hạch toán giá thành thì trước hết phải hạch toán nguyên vật liệu chính xác. Để làm tốt công tác hạch toán nguyên vật liệu, đòi hỏi công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải Dương phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng Trong khâu thu mua nguyên vật liệu phải được quản lý về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Phòng kế toán - tài chính cần có quyết định đúng đắn ngay từ đầu trong việc lựa chọn nguồn vật tư, địa điểm giao hàng, thời hạn cung cấp, phương tiện vận chuyển và nhất là về giá mua, cước phí vận chuyển, bốc dỡ… cần phải dự toán những biến động về cung cầu và giá cả vật tư trên thị trường để đề ra biện pháp thích ứng Đồng thời, thông qua thanh toán kế toán vật liệu cần kiểm tra lại giá mua nguyên vật liệu, chi phí vận chuyển và tình hình thực hiện hợp đồng của người bán vật tư, người vận chuyển Việc tổ chức tổ kho tàng, bến bãi thực hiện đúng theo chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn cũng là một trong các yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Trong khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình thi công xây lắp được bình thường không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng vật tư không kịp thời hoặc gây ứ động vốn do dự trữ quá nhiều.
Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nhằm tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ cho công ty Do vậy, trong khâu sử dụng cẩn phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất nguyên vật liệu đúng trong sản xuất kinh doanh Định kỳ tiến hành việc phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu cũng là những khoản chi phí vật liệu cho quá trình sản xuất sản phẩm, nhằm tìm ra nguyên nhân dẫn đến tăng hoặc giảm chi phí vật liệu cho một đơn vị sản phẩm, khuyến khích việc phát huy sáng kiến cải tiến, sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, tận dụng phế liệu…
Nói chung, quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý luôn được công ty cổ phần xây dựng số 1 Hải Dương quan tâm.
3.2.Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận liên quan đến kế toán nguyên vật liệu
Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường để điều hành và chỉ đạo sản xuất kinh doanh, các nhà lãnh đạo phải thường xuyên nắm bắt được các thông tin về thi trường, giá cả sự biến động của các yếu tố đầu vào và đầu ra một cách chính xác đầy đủ và kịp thời Những số liệu của kế toán có thể giúp cho lãnh đạo đưa ra những chỉ đạo đúng đắn trong chỉ đạo, sản xuất kinh doanh Hơn nữa, hạch toán kế toán nói chung và hạch oán nguyên vật liệu nói riêng trong công ty nếu thực hiện đầy đủ, chính xác và khoa học sẽ giúp cho công tác hạch toán tính giá thành sản phẩm được chính xác từ đầu, ngược lại sẽ ảnh hưởng đến giá tri công trình được xây dựng
Phải theo dõi vật liệu theo từng loại, từng thứ vật liệu cả về số lượng cũng như giá trị.
-Xác định đúng giá trị nguyên vật liệu, phân loại nguyên vật liệu theo yêu cầu tình hình đặc điểm cụ thể của công ty và các nguyên tắc chung do nhà nước qui định.
Với mỗi công ty cụ thể tuỳ thuộc về lĩnh vực hoạt động, ngành nghề qui mô mà lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho Công tác ghi sổ sách, chứng từ sử dụng các tài khoản phải phù hợp với phương pháp ấy.
-Đánh giá, phân tích những thành tích và yếu kém trong khâu mua, xuất sử dụng nguyên vật liệu để rút kinh nghiệm cho những kỳ sau
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, sổ kế toán, phương pháp hạch toán hàng tồn kho của doanh nghiệp phù hợp mục tiêu, nhiệm vụ thống nhất, liên hoàn để ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác tập hợp số liệu về tình hình hiện có và biến động của nguyên vật liệu nhằm cung cấp dữ liệu, thông tin phục vụ cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.
- Phản ánh chính xác, trung thực sự biến động nguyên vật liệu trong kỳ hạch toán và vật liệu tồn kho và cung cấp số liệu chính xác để tổng hợp chi phí sản xuất, xác định giá thành sản phẩm.
-Phải tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và công ty nhằm phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý tình hình nhập nguyên vật liệu, bảo quản nguyên vật liệu nhằm hạ giá thành sản phẩm.
-Giám sát và kiểm tra chế đọ bảo quản, dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu nhằm ngăn ngừa và sử lý nguyên vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất tính toán chính xác giả trị vật liệu đưa vào sử dụng
- Đánh giá, phân tích những thành tích và yếu kém trong khâu mua, xuất sử dụng nguyên vật liệu để rút kinh nghiệm cho những kỳ sau.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho các nhân viên kiểm toán hoàn thành công việc khi có các đợt kiểm toán.
Phòng Kế hoạch Dự toán nắm giữ vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch sản xuất hiệu quả Phòng chịu trách nhiệm theo dõi các mặt hàng trong kho, đảm bảo hàng hóa được xuất đi đúng hạn và đầy đủ Ngoài ra, phòng quản lý kho tàng của công ty, đảm bảo hàng hóa được lưu trữ và bảo quản trong điều kiện tốt nhất, đáp ứng nhu cầu của hoạt động sản xuất và kinh doanh.
CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆUTẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 1 HẢI DƯƠNG
Kế toán chi tiết NVL
Để đảm bảo tốt công tác quản lý nguyên vật liệu cần phải theo dõi phản ánh chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu theo từng chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị theo từng thứ, từng nhóm, từng loại ở từng nơi bảo quản Để việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đáp ứng được yêu cầu này, thủ tho và kế toán hàng tồn kho có chung trách nhiệm trong việc quản lý vật tư hàng hoá, giữa thủ kho và kế toán có mối quan hệ, phối hợp trong việc sử dụng các chứng từ, nhập, xuất kho để hạch toán chi tiết vật tư hàng hoá theo phương pháp phù hợp Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu, Công ty cổ phần tư vấn xây dựng giao thông 8 sẽ đáp ứng được nhu cầu này Hạch toán chi tiết vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng thứ, từng loại vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị.
Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Theo đó việc hạch toán chi tiết nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu được theo dõi cả ở phòng kế toán và ở kho.
Thẻ kho là công cụ ghi chép phản ánh đầy đủ thông tin về vật tư, vật liệu, hàng hóa trong kho Thủ kho căn cứ vào các chứng từ xuất nhập kho để ghi chép số liệu vào từng dòng tương ứng của thẻ kho Các chứng từ được sắp xếp theo từng loại để dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và phục vụ công tác quản lý.
Hàng ngày, khi nhận các chứng từ kế toán về nhập, xuất, tồn kho vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho Sau khi sử dụng các chứng từ để ghi vào thẻ kho, thủ kho sắp xếp lại chứng từ, chuyển chứng từ đó cho phòng kế toán
Hàng tuần, thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất và chuyển các chứng từ nhập, xuất cho kế toán nguyên vật liệu, thủ kho và kế toán nguyên vật liệu cùng ký vào phiếu giao nhận này Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ đó đối chiếu với số liệu thực nhập, thực xuất rồi tiến hành ký xác nhận và thẻ kho Mỗi thẻ kho được mở một tờ sổ hoặc một số tờ sổ tuỳ theo khối lượng ghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho Cuối kỳ, kế toán nguyên vật liệu đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu với thẻ kho, từ đó lấy số liệu lập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho
1.1 Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng
Một trong những yêu cầu cơ bản đối với quản lý vật tưlà phải theo dõi phản ánh chặt chẽ từng thứ, từng loại về số lượng và giá trị Để cótổ chức được toàn bộ công tac kế toán vật tư nói chung, kế toán NVL nói riêng trước hết phải bằng hệ thống chứng từ kế toán phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan tới Nhập - Xuất kho vật tư Những chứng từ kế toán này là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán thực tế tại công ty Những chứng từ kế toán được sử dụng trong phần mềm kế toán bao gồm:
+Bảng kiểm kê hàng hoá.
Khi công trình chuẩn bị thi công theo yêu cầu của thiết kế bộ phận kỹ thuật đưa vào công trình để bóc tách vật liệu theo định mức bộ phận vật tư dựa vào hạn mức làm giấy xin mua vật tửtình lên giám đốc ký duyếtau đó cử người đi mua Thườngvật tư của công ty có kèmtheo hợp đồng giữa hai bên về cácđiều khoảnnhư số lượng, chủng loại, chất lượng và quy trình về kỹ thuật.
Nếu vật tư nhập kho thì thủ kho là đại diện phòng vật tư kiểm tra trước khi nhập vật tư, nếu vật tư để tại chân công trìnhthì việc kiểm tra là do giám sát về kỹ thuật và ban chỉ huy đội nhận.
Phiếu nhập kho vật tư được lập làm 3 liên:
Liên 2:Giao cho khách hàng
Liên 3:Dùng để thanh toán
Khi nhập vật tư, thủ kho sẽ căn cứ vào thông tin trên phiếu nhập kho để ghi vào thẻ kho Việc nhập kho các loại vật tư phải tuân thủ quy định, đồng thời thủ kho có trách nhiệm sắp xếp vật tư khoa học, hợp lý để thuận tiện cho việc kiểm kê, nhập xuất nhập vật tư và công cụ dụng cụ.
Khi nhu cầu sử dụng vật tư phát sinh, bộ phận vật tư sẽ tạo phiếu xuất kho theo định mức đã được phê duyệt Đối với vật tư được sử dụng tại công trình, bộ phận vật tư sẽ đồng thời lập phiếu xuất khi tiến hành xuất kho.
Phiếu xuất kho Được lập làm 2 liên:
Liên 1: Chuyển cho phòng kế toán vật tư
Liên 2: Đội trưởng SX mang đến kho đưa phiếu xuất kho cho thủ kho
Ghi chú: - Ghi hàng ngày
- Ghi đối chiếu kiểm tra
1.2 Hệ thống sổ kế toán chi tiết và quy trình ghi sổ kế toán chi tiết
Hệ thống sổ kế toán chi tiếtcủa công ty đang sử dụng gồm:
- Sổ chi tiết các tài khoản
- Sổ chi tiết tiền vay
- Sổ theo dõi thuế GTGT
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng kê nhập vật tư
Sổ chi tiết vật tư
Sổ đăng ký C.từ ghi sổ Thẻ kho
Bảng kê xuất vật tư
- Sổ theo số lượng hàng năm
- Sổ chi phí và quản lý DN.
Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết.
Có 3 phương pháp hạch toán chi tiết NVL, CCDC Mỗi phương pháp có ưu điểm và nhược điểm không giống nhau Tại công ty Cổ phần xây dựng số 1 - Hải Dương áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phương pháp thẻ song song
Sổ hoặc thẻ chi tiết
Kế toán tổng hợp vật tư
- Ở kho: thủ kho mở một thẻ kho phản ánh tình hình nhập xuất vật liệu, CCDC theo từng thứ vật liệu, CCDC về mặt số lượng và tính giá tồn kho cuối ngày, mỗi thẻ kho phản ánh một thứ vật liệu, CCDC.
- Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết vật liệu cho từng thứ vật liệu, CCDC kế toán phản ánh cả về mặt số lượnglấn giá trị của vật liệu, CCDC.
+ Tại công ty ổ phần xây dựng số 1 - Hải Dương hàng ngayg căn cứ vào phiếu xuất kho, nhập kho.Thủ kho ghi chép về mặt số liệu và tính ra tồn cuối ngày.
+ Sau khi thủ kho đã căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho thủ kho sẽ chuyển phiếu xuất kho lên phòng kế toán, kế toán lièn kiểm tra và hoàn chỉnh nốt số chứng từ sau đó ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết vật tư, CCDC cả về số liệu và giá trị.
Kế toán NVL tổng hợp
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nghiệp vụ nhập xuất vật liệu đa dạng nhằm đảm bảo thuận tiện trong quá trình ghi chép Phương pháp này được thực hiện bằng cách sử dụng Nhật ký chung, giúp đơn giản hóa quá trình hạch toán và quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
Số: 01 Địa chỉ: số 6 Lê Thanh Nghị-TPHD Ngày 30 tháng 12 năm 2011
1/12 Mua VL của DNTN nhập kho
2/12 Mua VL nhập kho-C.ty Mỹ
1 13.300.000 13.300.000 5/12 Mua phụ liệu nhập kho
123.175.000 Đơn vị: C.ty CPXD số 1- HD CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 02 Địa chỉ: Số 6 Lê Thanh Nghị-TPHD Nngày 30 tháng 12 năm 2006
7/12 Mua CCDC nhập kho-C.ty
Quần áo bảo hộ LĐ 153 111 4.500.000 4.500.000
9/12 Mua CCDC nhập kho-Cty
10/12 Mua gỗ cốp pha nhập kho 153 111 3.750.000 3.750.000
Cộng 12.025.000 12.025.000 Đơn vị:Cty CPXD số 1- HD SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Địa chỉ: Số 6 Lê Thanh Nghị-TPHD Năm 2011
Số tiền S.hiệu Ngày, tháng S.hiệu Ngày, tháng
Hải Dương, ngày 30 tháng 12 năm 2011
NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Đơn vị: Cty CP XD số 1-HD SỔ CÁI Địa chỉ: Số 6 Lê Thanh Nghị-TPHD Tên tài khoản:NVL
Công trình: Trường tiểu họcTuấn Hưng
Mua VL của DNTN n/kho
Mua Vl n/kho- Cty Mỹ Hạnh
Xuất Vl phục vụ công trình
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 1 HẢI DƯƠNG
Một số ưu điểm
Công ty vận dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập chung và quản lý phù hợp với DN Toàn bộ công tác kế toán của công ty đều thực hiện tại phòng kế toán của công ty đá góp phần giải quyết nhanh chóng các nhiệm vụcủa từng nhân viên kế toánvà hiệu quả kinh tế trong việc quản lý NVL, CCDC.
Hoàn thiện công tác lập chứng từ ban đầu: Các chế độ ghi chép ban đầu từ việc lập chứng tứ, luân chuyển chứng từ(phiếu xuất kh, phiếu nhập kho, hoá đơn, sổ chi tiết…)đã được công ty quy định và tuân thủ rõ ràng theo đúng chế độ ban hành.
-Về thực hiện cácthủtục nhập, xuất kho vật tư Công ty hiện nay đang xây dựng hai hình thức xuất kho là xuất qua kho và không qua kho góp phần quản lý tốt NVL.
Công ty tổ chức tốt công tác hạchk toán chi tiết VL, CCDC theo phương pháp thẻ song song phù hợp với đặc điểm quy trình SX của công ty về việc thi công công trình mà DN hoàn thành mang tính chất nhiều danh điểm vật tư Theo phương pháp này giúp kế toán ghi cụ thể từng loại vật tư một cách chín xác, kịp thời Vật liệu nhập kho tính theo phương pháp giá thực tế từng lần nhập Việc sử dụng chứng từ ghi sổ làm tăng cường chức năng kiểm tra của kế toán góp phần làm cơ sở vững chắc cho việc tập hợp chi phí SX.
Kế toán NVL, CCDC đã hoàn thiện tốt việc theo dõi tình hình N-X-T vật tư giúp cho phòng kế hoạch vật tư có thông tư chính xác để ra quyết định thu mua NVL, CCDC, cung cấp số liệu cho kế toán thuộc tính đúng chính xác chi phí cho từng loại đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời phục vụ cho SX và tránh mua dự trữ vì giá cả vật liẹu CCDC lên xuống thất thường nhằm tránh gây đọng vốn
Nhược điểm
Do đặc điểm của ngành XDCB đặc điểm của SP XDCB do công ty lại thi công nhiều công trình hạng mục công trinh lớn nhỏ khác nhau tại các địa điểm khác nhau và nhu cầu XD các công trình thường xuyên hàng ngày Bên cạnh đó công ty nên thường xuyên kiểm nghiệm đối với tưng lô hàng chi tiết từng thứ từng loại vật liệu cả vế số lượng va chất lượng.
Phương hướng hoàn thiện
Chứng từ ban đầu là số liệu rất quan trọng trong công tác kế toán vìcác chứng từ ban đầu được ghi ngay từ khi nghiệp vụ kinh tế phat sinh Đó chính là cơ sở căn cứ pháp lý cho việc ghi sổ kế toánđồng thời tổ chức đúng đắn hợp lý và hợp pháp của chứng từ ban đầu quy định tính chất chính xác và hợp lý của phương pháp kế toán tiếp theo Do vậy côn ty cần khôi phục hạn chế sử dụng các chứng từ cụ thể như hạn chế việc sử dụng phiếu xuất kho bằng cách sử dụng phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức để nhằm phản ánh Giám đốc và nhằm hạn chế một số tiêu cực trong quản lý vật tư.
Quy trình hạch toán tồn kho vật tư, công cụ, dụng cụ trong công ty cổ phần XD số 1-HD gặp nhiều phức tạp do khối lượng vật tư đa dạng Việc hạch toán thủ công dễ dẫn đến sai sót, gây thất thoát chi phí sản xuất Do đó, công ty cần đầu tư máy móc nhằm tự động hóa quá trình kế toán, đảm bảo tính chính xác và minh bạch cho toàn bộ thông tin tài chính của doanh nghiệp.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại cty
2.1 Công tác quản lý nguyên vật liệu
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuối cùng của sản xuất kinh doanh Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận ngày càng được quan tâm Vì thế các doanh nghiệp đều ra sức tìm con đường giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm Do vậy với tỷ trọng chiếm khoảng 60-70% tổng chi phí, nguyên vật liệu cần được quản lý thật tốt. Để đảm bảo và phát huy kết quả trong kinh doanh, công ty đã có nhiều cố gắng để đạt được hiệu quả sử dụng tối đa vật liệu: Từ việc xây dựng định mức sản xuất, tiến hành thu mua nhập kho đến dự trữ và sử dụng Xong nâng cao hơn nữa hiệu sử dụng vật liệu cần có nhiều giải pháp kết hợp nhằm giảm chi phí và tăng số vòng quay của vật liệu Nếu doanh nghiệp biết sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý thì sản phẩm làm ra càng có chất lượng tốt mà giá thành lại hạ tạo ra mối tương quan có lợi cho doanh nghiệp trên thị trường Quản lý nguyên vật liệu càng khoa học thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao Với vai trò như vậy nên yêu cầu quản lý nguyên vật liệu cần chặt chẽ trong tất cả các khâu từ khâu thu mua, dự trữ và bảo quản đến khâu sử dụng:
Công ty phải thường xuyên tiến hành thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp Tại đây đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loạivà giá cả Một điều kiện quan trọng để nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, công trình tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh đó là việc cung ứng vật liệu đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất Muốn vậy, công ty cần tổ chức quá trình thu mua hợp lý hơn nhằm tìm được nhà cung cấp mới tốt nhất cũng như giữ gìn và pháp triển mối quan hệ với các nhà cung cấp thường xuyên. Đồng thời cán bộ thu mua của công ty cần linh hoạt, năng động hơn nữa, có thêm nhiều sáng kiến trong công tác thu mua, nắm bắt được giá cả thị trường hàng ngày, hàng giờ để luôn luôn mua được vật liệu với giá rẻ hoặc dự báo để có được các biện pháp ứng phó kịp thời chánh không để xẩy ra tình trạng vật liệu khan hiếm làm gián đoạn quá trình sản xuất, ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty.
Ngoài ra công ty cần nghiên cứu lựa chọn phương thức thu mua, thanh toán, bảo quản, bốc xếp với chi phí là thấp nhất Hiện nay, không tính đến sắt thép, những vật liệu có thể mua ở thị trường trong nước thì còn nhiều loại vật liệu đặc chủng đòi hởi công ty phải mua ở nước ngoài Đây là một trong những nguyên nhân làm tăng giá mua vật liệu nhập kho Vì vậy, đối với vật liệu có thể thay thế nguồn nhập nước ngoài bằng nguồn trong nước công ty cũng nên tìm hiểu bởi điều đó sẽ làm giảm đáng kể chi phí về vật liệu, đồng thời góp phần kích cầu trong nước, thúc đẩy phát triển các ngành công nghiệp trong nước.
* Trong khâu dự trữ và bảo quản
Một yêu cầu quan trọng khác hiện nay là công ty cần xác định mức dự trự phù hợp, Công ty phải kiểm soát khối lượng lưu kho sao cho giảm tối đa lượng cần đầu tư vào đây, kèm theo các chi phí bảo quản đồng thời cần phải quan tâm đến việc bảo đảm mức tồn kho cụ thể đối với từng chủng loại vật liệu để đáp ứng nhu cầu chung của công ty
Mức dự trữ tối thiểu, tối đa cần thiết và thời điểm đặt hàng, số lượng hàng cần đặt sao cho kinh tế nhất dựa váo sự kết hợp của các yếu tố
- Thứ nhất: Cần xem xét thời gian cần thiết từ lúc đặt hàng một loại vật liệu cho đến khi nó được giao hàng và sẵn sàng phục vụ sản xuất.
- Thứ hai: Cần quan tâm đến các loại chi phí khác:chi phí lưu kho, lãi xuất đầu tư, chi phi do hàng hoá bị hư hỏng…
- Thứ ba: Cần cân nhắc cả chi phí mua hàng với chi phi chuyên chở, sẽ thấp hơn khi mua với số lượng lớn
Như vậy, để tiết kiệm được chi phí thu mua, chi phí dự trữ và có thể cung cấp kịp thời cho nhu cầu sản xuất kinh doanh thì đòi hỏi công ty cần xác định được lượng đặt vật liệu tối ưu và tiến độ nhập vật liệu phù hợp Tuy nhiên cần chú ý khi xác định lượng đặt vật liệu tối ưu cần lưu ý đến yếu tố biến động của giá cả thị trường, yếu tố rủi ro của nguồn hàng, của quá trình vận chuyển nhất là đối với vật liệu nhập có nguồn gốc từ hàng nhập khẩu.
Quản lý kho vật tư bao gồm sắp xếp các loại vật tư khác nhau để truy tìm và cung cấp cho bộ phận sử dụng khi cần thiết Sắp xếp hợp lý giúp đảm bảo an toàn cho từng loại Đối với vật tư có yêu cầu bảo quản đặc biệt, tuân theo hướng dẫn của nhà sản xuất hoặc chuyên gia tư vấn Theo dõi thời gian sử dụng để loại bỏ vật tư quá hạn hoặc không đạt chất lượng, vừa hạn chế hư hỏng vừa thuận tiện cho việc kiểm soát, kiểm kê.
Hiện nay, công ty đã tổ chức kiêm kê 6 tháng một lần, đồng thời đánh giá lại vật liệu tồn kho để xác định được vật liệu bị dư thừa hư hỏng kém chất lưoựng, điều chỉnh đơn giá vật liệu kế hoạch và do đó phát hiện được rất nhiều trường hợp mất mát, hư hỏng vật liệu Công tác đối chiếu số liệu giữa kế toán, thủ kho và đơn vị sử dụng được tiến hành thưòng xuyên Đây là thành tích của công ty, tuy nhiên đối với các trường hợp mất mát nguyên vật liệu, công ty cũng có các biện pháp xử lý chặt chẽ, quy trách nhiêm vật chất cho cá nhân liên quan Từ đó sẽ tăng cường công tác kiểm soát ở các kho, giảm thiếu hụt nguyên vật liệu ngoài định mức Đối với các vật liệu ứ đọng trong công ty cần phải tiến hành thanh lý ngay nhằm thu hồi vốn cố định và giải phóng kho tàng
Giá nguyên vật liệu trong giá vốn thành phẩm cần được các doanh nghiệp tính toán chi tiết, chính xác và kịp thời Do đó, trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp cần tổ chức tốt hoạt động ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và tiêu hao nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả.
Chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng đáng kể trong toàn bộ chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, các chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu, động lực, phải được quản lý chặt chẽ dựa trên hai vấn đề: Định mức tiêu hao và giá vật liệu, trong những năm qua công ty đã bước đầu xây dựng và thực hiên khá hiệu quả hệ thống định mức Tuy nhiên do tính chất đặc thù chuyên nghành nên việc áp dụng định mức chung của nhà nước còn gặp nhiều khó khăn.
Với ý nghĩa: Xác định chính xác mức tiêu hao không chỉ làm cơ sở cho việc tính toán, phân tích tình hình cung cấp, dự trữ vật liệu mà còn góp phần động viên công nhân viên trong công ty cố gắng thực hiện được công việc cao hơn so với định mức Chính vì vậy, công ty phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra phân tích biến động giữa thực hiện và định mức, từ đó tím ra nguyên nhân xử lý để không ngừng hoàn thiện hệ thống định mức, tránh trường hợp biến động do vật liệu mua vào kém chất lượng được dùng trong quá trình sản xuất thì chất lượng công trình đạt kết quả cao hơn Bên cạnh đó, công ty cần có hình thức khen thưởng, biểu dương kịp thời việc sử dụng tiết kiệm vật liệu và sử lý trường hợp tiêu hao vật liệu vượt định mức cũng như cần tăng cường kỷ luật sản xuất đối với công nhân vi phạm chế độ lao động, thiếu tinh thần trách nhiệm, làm thất thoát nguyên vật liệu
Để thúc đẩy năng suất sản xuất, doanh nghiệp cần xây dựng môi trường sáng tạo, khuyến khích công nhân tìm tòi phương pháp mới, cải tiến quy trình sản xuất Để đạt được mục đích này, doanh nghiệp cần đưa ra các biện pháp khích lệ phù hợp với từng công nhân, tạo điều kiện để họ trao đổi, phối hợp với nhau, phát huy tối đa sức mạnh tập thể.
Bên cạnh đó công ty cần chú trọng hơn nữa trong công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ chuyên môn, công nhân lành nghề tạo cho họ cơ hội, điều kiện tham gia học tập, nghiên cứu, tiếp cận với chi thức khao học, tiên bộ mới để phát huy hết khả năng, tri thức tiềm tàng của họ Đối với các lượng lao động trẻ hàng năm công ty tuyển dụng thêm, công ty nên tổ chức những lớp đào tạo, bồi dưỡng thêm tại công ty do nhưng cán bộ, công nhân thợ bậc cao có kinh nghiệm lâu năm trong nghề đứng ra giảng dạy…
Muốn đào tạo cán bộ, công nhân, đổi mới thiết bị công nghệ, mỗi công ty đều phải có một khả năng nhất định về tài chính Đó chính là nỗi lo không chỉ của công ty mà còn là của các doanh nghiệp Việt Nam khác.
2.2.Phương pháp đánh giá NVL, CCDC tại đơn vị.
