Giáo trình Soạn thảo văn bản (Nghề Kế toán doanh nghiệp Trình độ Cao đẳng)

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm i LỜI GIỚI THIỆU Là mơn học bố trí sau học xong môn sở song song với mơn kế tốn Soạn thảo văn mơn sở chương trình đào tạo nghề Kế toán doanh nghiệp Xin gửi lời cảm ơn đến Ban giám hiệu, quý doanh nghiệp, công ty; Khoa Đại cương, đơn vị quý thầy cô ngồi trường tham gia đóng góp xây dựng giáo trình Cần Thơ, ngày……tháng……năm……… Tham gia biên soạn Chủ biên: Ths Nguyễn Hoàng Nhân Ths Trần Thị Hồng Châu ii MỤC LỤC MỤC LỤC iii CHƯƠNG NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ VĂN BẢN 1 KHÁI NIỆM CHUNG VỀ VĂN BẢN 1.1 Khái niệm CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN 2.1 Chức thông tin 2.2 Chức pháp lý 2.3 Chức quản lý 2.4 Chức văn hoá xã hội 2.5 Chức sử liệu 3 PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 3.1 Văn quy phạm pháp luật 3.2 Văn hành 3.3 Văn chuyên môn kỹ thuật 3.4 Văn tổ chức trị, trị - xã hội CHƯƠNG VĂN BẢN PHÁP QUY (thể thức văn bản) KHÁI NIỆM THÀNH PHẦN CỦA VĂN BẢN 2.1 Quốc hiệu 2.2 Tên quan, tổ chức ban hành văn 2.3 Số, ký hiệu văn 2.4 Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn 2.5 Tên loại trích yếu nội dung văn 10 2.6 Nội dung văn 11 2.7 Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền 12 2.8 Dấu quan, tổ chức 13 2.9 Nơi nhận 14 2.10 Dấu mức độ khẩn, mật 15 2.11 Các thành phần thể thức khác 16 2.1.2 Thể thức 16 VĂN PHONG TRONG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 26 3.1 Khái niệm 26 3.2 Cách sử dụng luận chứng 27 3.3 Một số điểm lưu ý 27 CHƯƠNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH (KỸ THUẬT XÂY DỰNG) 28 Những yêu cầu chung soạn thảo văn 28 iii 1.1 Tính mục đích 28 1.2 Tính khoa học 28 1.3 u cầu phải có tính đại chúng .29 1.4 Yêu cầu tính bắt buộc thực 29 1.5 Tính khả thi 29 Quy trình xây dựng ban hành văn 29 Phương pháp soạn thảo số văn hành .32 3.1 Báo cáo 32 3.2 Công văn: 33 Các hình thức văn hành khác(*) 36 T Ê N L O Ạ I V Ă N B Ả N ( ) 36 3.3 Tờ trình 36 Mẫu tờ trình nội quan, tổ chức 38 Về việc …………………… (6)……………………… .38 3.4 Thông báo: .39 3.5 Biên 40 3.6 Mẫu hợp đồng: 43 3.7 Mẫu Thư công 44 CHƯƠNG .46 VĂN BẢN HỢP ĐỒNG - QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC, DOANH NGHIỆP 46 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 46 1.1 Tiếp nhận, đăng ký văn đến 46 1.2 Trình chuyển giao văn đến 48 1.3 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 49 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 50 2.1 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng văn 50 2.2 Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật 51 2.3 Đăng ký văn 51 2.4 Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 52 2.5 Lưu văn 54 LƯU TRỮ HỒ SƠ .54 3.1 Những nguyên tắc việc quản lý hồ sơ .54 3.2 Các phương pháp lưu trữ hồ sơ .55 iv CHƯƠNG TRÌNH MƠN HỌC: SOẠN THẢO VĂN BẢN Mã số môn học: MH 07 Thời gian môn học: 45giờ kiểm tra: giờ) (Lý thuyết: 16 giờ; Thực hành: 25giờ; I VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT CỦA MƠN HỌC: - Vị trí: Là mơn học sở nghề kế tốn doanh nghiệp, bố trí giảng dạy đồng thời với mơn sở nghề - Tính chất: Soạn thảo văn môn học bắt buộc giúp học sinh sau tốt nghiệp soạn thảo loại văn liên quan đến nghề như: công văn, tờ trình, biên nghiệm thu, tốn cơng trình, hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, đơn từ II MỤC TIÊU MÔN HỌC: - Kiến thức: + Phân biệt loại văn bản:văn pháp qui,văn hành chính,văn hợp đồng + Xác định hình thức,nội dung quy trình soạn thảo văn + Liên hệ với thực tiễn vận dụng kiến thức học soạn thảo số văn pháp qui,văn hành thơng dụng văn hợp đồng - Kỹ năng: + Phân loại loại văn + Thực phương pháp,kỹ thuật soạn thảo loại văn thông dụng: công văn,tờ trình,lập biên nghiệm thu,thanh tốn cơng trình,thảo hợp đồng kinh tế,hợp đồng lao động,các đơn từ khác - Thái độ: + Tuân thủ quy trình soạn thảo văn hình thức nội dung văn + Có phẩm chất đạo đức lương tâm nghề nghiệp,có tinh thần làm việc hợp tác,có thái độ làm việc tích cực,chủ động,sáng tạo ,trung thực,niềm nở gần gũi với người III NỘI DUNG MÔN HỌC: Nội dung tổng quát phân phối thời gian: v Thời gian (giờ) Số TT I Tên chương, mục Tổng Lý Thực số thuyết hành Những quy định chung văn Kiểm tra 11 12 3.5 7.5 14 4.5 8.5 45 16 25 Khái niệm, chức vai trò cuả văn Phân loại văn Hình thức nội dung văn Ý nghĩa việc soạn thảo văn Quy trình soạn thảo văn Văn quản lý nhà nước II Văn pháp quy Khái niệm đặc trưng văn pháp qui Ý nghĩa tầm quan trọng văn pháp qui Yêu cầu nội dung hình thức văn pháp qui Các hình thức văn pháp qui Phương pháp soạn thảo văn pháp qui III Văn hành Khái niệm văn hành Các hình thức văn hành Phương pháp soạn thảo số văn hành thơng dụng IV Văn hợp đồng Văn hợp đồng kinh tế Hợp đồng lao động Cộng vi CHƯƠNG NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ VĂN BẢN Mã chương: MH 07- 01 Giới thiệu: Đánh giá vai trò, chức văn hệ thống văn thiếu quản lý nhà nước phương tiện đẻ điều chỉnh quan hệ xã hội Xác dịnh hình thức nội dung, quy trình soạn thảo văn Mục tiêu: - Phân loại hệ thống văn theo nội dung, hình thức, chức khác văn - Thực số thể thức văn theo mẫu trình bày tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5700-1992 - Tuân thủ quy trình soạn thảo văn hình thức nội dung văn KHÁI NIỆM CHUNG VỀ VĂN BẢN 1.1 Khái niệm 1.1.1 Khái niệm văn Theo nghĩa rộng văn (VB) phương tiện lưu giữ truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác ngôn ngữ hay ký hiệu định Theo cách hiểu bia đá, câu đối, tác phẩm văn học, giấy tờ, hồ sơ gọi văn Theo nghĩa hẹp văn hiểu tài liệu, giấy tờ, hồ sơ hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức…Như thị, thông tư, báo cáo …đều gọi văn “Văn bản” thông tin thành văn truyền đạt ngơn ngữ ký hiệu, hình thành hoạt động quan, tổ chức trình bày thể thức, kỹ thuật theo quy định (NĐ 30/2020/NĐ-CP) Tùy lĩnh vực hoạt động yêu cầu quản lý nhà nước mà văn có nội dung hình thức khác 1.1.2 Khái niệm văn quản lý nhà nước Văn quản lý nhà nước VB quan nhà nước ban hành, nhằm chuyển đạt thông tin, định quản lý, theo thẩm quyền, thủ tục, trình tự luật định Nhà nước bảo đảm thi hành biện pháp khác nhằm điều mối quan hệ quản lý nội nhà nước quan nhà nước với tổ chức công dân 1.1.3 Khái niệm văn quản lý hành nhà nước Văn QLHCNN phận văn QLNN quan NN (chủ yếu quan hành nhà nước) ban hành để đưa định thông tin quản lý hoạt động chấp hành điều hành, nhằm thực thi thẩm quyền hành pháp -Văn pháp luật văn đưa QPPL để điều chỉnh mối quan hệ xã hội - Văn hành chính: Đó văn áp dụng pháp luật, đưa định hành tư pháp cá biệt, văn hành thơng thường 1.1.4 Ý nghĩa văn bản: - Việc soạn thảo VB phản ánh đắn chủ trương, sách Đảng Nhà nước, truyền đạt kịp thời thông tin quản lý từ cấp đến cấp khác - Thể chế hóa kịp thời chủ trương đảng đề nhiều lĩnh vực kinh tế, xã hội đất nước CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN 2.1 Chức thông tin Thông tin chức văn bản, không loại trừ văn QLNN Các thông tin chứa đựng văn nguồn cải quí giá đất nước; sản phẩm hàng hoá đặc biệt có vai trị to lớn việc tạo cải vật chất tinh thần cho XH; yếu tổ định để đưa chủ trương, sách, định hành cá biệt nhằm giải công việc nội nhà nước, cơng việc có liên quan đến quyền lợi lợi ích hợp pháp cơng dân Có thể thấy hoạt động thơng tin QLNN q trình , hình thức qua lại chủ thể (người quản lý) khách thể (người bị quản lý) diễn liên tục nhằm trao đổi cân nhận thức chủ thể thực tiễn khách quan vận động XH, tạo lập cách tiếp nhận tương đồng người quản lý người bị quản lý mối tương quan tương tác văn với thực tiễn sống nhằm thực định QLHCNN có hiệu ngày cao Văn phương tiện thơng tin chủ yếu, thức đáng tin cậy Dưới dạng văn thời điểm nội dung thông báo thông tin bao gồm loại, loại có nét đặc thù riêng - Thơng tin khứ: thông tin liên quan đến việc giải trình hoạt động quan quản lý - Thông tin hành liên quan đến việc xãy hàng ngày quan thuộc hệ thống máy quản lý nhà nước - Thông tin dự báo phản ánh văn thông tin mang tính kế hoạch tương lai, dự báo chiến lược hoạt động mà máy quản lý cần dựa vào để hoạch định phương hướng hoạt động - Ngồi ra, tuỳ theo tính chất nội dung mục tiêu công việc, việc phân loại thông tin tiến hành theo tiêu chí khác nhau: Phân loại theo lĩnh vực quản lý thành thơng tin trị, KT, VH-XH; phân loại theo thẩn quyền tạo lập thông tin thành thông tin từ xuống, thông tin lên, thông tin ngang cấp, thông tin nội 2.2 Chức pháp lý Văn sử dụng để ghi lại quan hệ mặt pháp lý VB có tác dụng quan trọng việc xác lập mối quan hệ quan, tổ chức máy NN, hệ thống quản lý với hệ thống bị quản lý; việc tạo lập nên mối ràng buộc trách nhiệm chủ thể tạo lập đối tượng tiếp nhận VB, Làm chứng lý, làm sở để giải công việc Nên việc xây dựng ban hành văn QLNN đòi hỏi phải cẩn thận chuẩn mực, đảm bảo nguyên tắc pháp chế, tính phù hợp với thực tiễn khách quan, đơn giản, tiết kiệm, dễ hiểu dễ thực Khi soạn thảo văn phải đủ chức pháp lý để làm sở cho công tác quản lý 2.3 Chức quản lý Là công cụ tổ chức hoạt động QLNN, văn giúp cho quan lãnh đạo điều hành hoạt động máy NN nhiều phạm vị không gian thời gian Giúp cho nhà lãnh đạo nghiên cứu ban hành định quản lý thuận lợi, phương tiện thiết yếu để quan quản lý truyền đạt xác định quản lý, đồng thời đầu mối theo dõi, kiểm tra hoạt động quan cấp để tổ chức hoạt động quản lý thuận lợi Tạo ổn định công việc, thiết lập định mức cần thiết cho công việc, tránh cách làm tuỳ tiện thiếu khoa học Chức quản lý VBQLNN bao gồm loại: - Những VB sở tạo nên tính ổn định máy lãnh đạo quản lý, xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn vị trí quan máy QLNN Đó NĐ, NQ, QĐ việc thành lập quan cấp dưới, điều lệ làm việc quan, đề án tổ chức máy QL phê duyệt - Những VB giúp cho quan, lãnh đạo quản lý NN tổ chức hoạt động cụ thể theo quyền hạn Đó VB như: QĐ CT, TB, công văn hướng dẫn công việc cho cấp … 2.4 Chức văn hoá xã hội VBQLNN phương tiện, đồng thời sản phẩm quan trọng trình quản lý cải tạo xã hội Sản phẩm có tính chất XH biểu đạt tính giai cấp sâu sắc Trong XH phải thể “Ý Đảng, lịng dân” có trở thành động lực thúc đẩy phát triển XH theo định hướng đề VB tiêu cự gương phản ánh lề lối thời kỳ, chế định văn hoá biểu văn phản ánh văn minh quản lý thước đo trình độ quản lý giai đoạn phát triển lịch sử Hình thức nội dung VB xem biểu mẫu văn hoá hay chuẩn mực Về mặt XH: thúc đẩy hay kiềm hãm phát triển XH; Phản ánh XH theo hình thái KT trị gì? 2.5 Chức sử liệu Thông tin văn quản lý hành nhà nước nguồn sử liệu quý giá nhà nghiên cứu lịch sử để tìm hiểu, đánh giá xã hội sản sinh Văn nguồn tư liệu lịch sử giúp cho hình dung tồn cảnh tranh trình độ văn minh quản lý nhà nước thời kỳ lịch sử cụ thể quốc gia PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 3.1 Văn quy phạm pháp luật 3.1.1 Khái niệm Là VB quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự thủ tục luật định có chứa quy tắc xử chung mang tính bắt buộc nhà nước đảm bảo thực biện pháp cưỡng chế nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa 3.1.2 Các loại văn qui phạm pháp luật * Văn luật: (Lt) Là VB quy phạm pháp luật Quốc hội, quan cao quyền lực Nhà nước ban hành theo trình tự, thủ tục hình thức quy định Hiến pháp 2013 Các VB có giá trị pháp lý cao Mọi VB khác (dưới luật) ban hành phải dựa sở VB luật không trái với quy định luật Văn luật: Hiến pháp đạo luật (hoặc luật) + Hiến pháp: quy định vấn đề Nhà nước như: hình thức chất nhà nước, chế độ trị, chế độ kinh tế, văn hóa, xã hội, quyền nghĩa vụ công dân, nguyên tắc hoạt động thẩm quyền quan Nhà nước Hiến pháp thể chế hóa đường lối sách đảng giai đoạn cách mạng cụ thể Hiến pháp luật nhà nước, có hiệu lực pháp lý cao + Luật; luật: VB QPPL Quốc hội, quan cao quyền lực Nhà nước ban hành để cụ thể hóa Hiến pháp, nhằm điều chỉnh loại quan hệ xã hội lĩnh vực hoạt động Nhà nước VD: Bộ luật hình sự, Luật nhân gia đình… Hiến pháp luật có giá trị pháp lý cao phạm vi tác dụng rộng, trình tự ban hành chúng chặt chẽ, bao gồm giai đoạn: soạn thảo dự án luật, thảo luận dự án luật, thông qua luật công bố luật Đặc biệt Hiến pháp thông qua phải 2/3 số đại biểu Quốc hội biểu tán thành * Các hình thức văn luật: + Pháp lệnh (PL): VB có giá lý luật cụ thể hóa nguyên tắc quy định hiến pháp, vấn đề quốc hội giao, sau thời gian thực trình Quốc hội xem xét định ban hành thành luật Pháp lệnh sửa đổi, bổ sung q trình thực hiện, Ủy ban thường vụ Quốc hội thông qua chủ tịch nước ký lệnh công bố + Lệnh (L): Là văn dùng để công bố Hiến pháp, luật, pháp lệnh, để tổng cộng viên động viên cục bộ, để cơng bố tình trạnh khẩn cấp nước địa phương, để công bố lệnh đặc xá ân xá, để phong cấp hàm ngoại giao quân cao cấp Lệnh chủ tịch nước ba hành + Nghị (NQ): Là văn dùng để định chủ trương, sách phủ, thông qua dự án, kế hoạch ngân sách nhà nước, phê duyệt điều ước quốc tế thuộc thẩm quyền phủ, cụ thể hóa chương trình hoạt động Quốc hội, Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân, thông qua ý kiến kết luận thông qua kỳ họp quan quản lý nhà nước Nghị sở để tổ chức hoạt động ban hành văn quản lý Nhà nước Hiến pháp, luật, pháp lệnh Nghị Quốc hội, phủ, hội đồng nhân dân cấp ban hành + Nghị liên tịch (NQLT): Là nghị quan nhà nước có thăm quyền phối hợp ban hành, thống ý kiến trrong trình tham gia quản lý nhà nước.Thẩm quền ban hành văn liên tịch gồm có thủ trưởng bộ, quan ngang bộ, tổ chức trị - xã hội cấp trung ương có thẩm quyền tham gia quản lý nhà nước theo luật định + Nghị định (NĐ): Là văn quy định chi tiết thi hành luật, nghị Quốc hội; pháp lệnh, nghị Uỷ ba thường vụ Quốc hội; lệnh, định chủ tịch nước; quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức máy quan Nhà nước cấp trung ương quy định vấn đề cấp thiết chưa xây dựng thành luật pháp lệnh Nghị định phủ ban hành + Quyết định (QĐ): Là văn dùng để quy định hay định chế độ sách phạm vi quan có thẩm quyền (Chính phủ, Bộ, UBND tỉnh, thành phố, quận, huyện) điều chỉnh công việc tổ chức nhân thuộc thẩm quyền chủ tịch nước, thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng thủ trưởng quan ngang bộ, UBND cấp Quyết định Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng thủ trưởng quan ngang bộ, UBND cấp ban hành + Chỉ thị (CT): Là văn dùng để truyền đạt chủ trương quy định biện pháp đạo, đôn đốc, phối hợp kiểm tra hoạt động phận quan có thẩm quyền phụ trách Chỉ thị doThủ tướng, Bộ trưởng, UBND cấp ban hành CHƯƠNG VĂN BẢN HỢP ĐỒNG - QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC, DOANH NGHIỆP Mã chương: MH 07 -04 Giới thiệu: Xác định vai trị, tính pháp lý văn hợp đồng kinh tế thị trường quan hệ xã hội Liên hệ với thực tiễn soạn thảo văn hợp đồng: hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động Phân loại văn hợp đồng: hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự, hợp đồng lao động Hoặc loại hợp đồng kinh tế Mục tiêu: - Lập văn hợp đồng theo bố cục, nguyên tắc hiệu lực pháp lý loai văn hợp đồng - Tuân thủ qui trình soạn thảo văn hình thức nội dung văn - Tán thành, đồng ý, chấp nhận nghị tập thể, ý kiến thủ trưởng soạn thảo ban hành văn - Có đạo đức lương tâm nghề nghiệp, có thái độ làm việc tích cực, chủ động sáng tạo, trung thực soạn thảo ban hành văn QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 1.1 Tiếp nhận, đăng ký văn đến a) Tiếp nhận văn đến Khi tiếp nhận văn chuyển đến từ nguồn, người làm văn thư quan, tổ chức (sau gọi chung là.cán văn thư) người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến trường hợp văn chuyển đến làm việc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v ; văn mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Nếu phát thiếu bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu ''Hoả tốc'' hẹn giờ), phải báo cáo cho người giao trách nhiệm giúp người đứng đầu quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau gọi tắt người giao trách nhiệm); trường hợp cần thiết, phải lập biên với người đưa văn Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, cán văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản, v.v…; trường hợp phát có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến Sau tiếp nhận, bì văn đến phân loại sơ xử lý sau: Loại khơng bóc bì: bao gồm bì văn gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể quan, tổ chức bì văn gửi đích danh người nhận, chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với bì văn gửi đích danh người nhận, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký - Loại cán văn thư bóc bì: bao gồm tất loại bì cịn lại, trừ bì văn có đóng dấu chữ ký hiệu độ mật (bì văn mật); 46 - Đối với bì văn mật, việc bóc bì thực theo quy định Thơng tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 thang năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước quy định cụ thể quan, tổ chức Khi bóc bì văn cần lưu ý: - Những bì có đóng dấu độ khẩn cần bóc trước để giải kịp thời; - Không gây hư hại văn bì; khơng làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản; - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì; trường hợp phát có sai sót, cần thơng báo cho nơi gửi biết để giải quyết; - Nếu văn bán đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi; nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; - Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiểm tra, xác minh điểm văn mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn cần giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng c) Đóng dấu ''Đến", ghi số ngày đến Văn đến quan, tổ chức phải đăng ký tập trung văn thư, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức hoá đơn, chứng từ kế toán v.v Tất văn đến thuộc diện đăng ký văn thư phải đóng dấu "Đến"; ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) Đối với Fax cần chụp lại trước đóng dấu ''Đến''; văn đến chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết, in làm thủ tục đóng đấu ''Đến" Đối với văn đến không thuộc diện đăng ký văn thư khơng phải đóng dấu "Đến" mà chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải Dấu "Đến" đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống, số, ký hiệu (đối với văn có ghi tên loại), trích yếu nội dung (đối với cơng văn) vào khoảng giấy trống phía ngày, tháng, năm ban hành văn Mẫu dấu "Đến'' việc ghi thông tin dấu "Đến" thực theo hướng dẫn Phụ lục I - Dấu "Đến" kèm theo Công văn d) Đăng ký văn đến Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu văn đến máy vi tính - Đăng ký văn đến sổ + Lập sổ đăng ký văn đến Tuỳ theo số lượng văn đến hàng: năm, quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm cần lập hai loại sổ sau: Sổ đăng ký văn đến (dùng để đăng ký tất loại văn bản, trừ văn mật); Sổ đăng ký văn mật đến 47 Những quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến 5000 văn đến năm, nên lập loại sổ sau: Sổ đăng ký văn đến Bộ, ngành, quan trung ương; Sổ đăng ký văn đến quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn mật đến Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 5000 văn bán đến năm cần lập sổ đăng ký chi tiết hơn, theo số nhóm quan giao dịch định sổ đăng ký văn mật đến Những quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư khơng nhiều nên sử dụng sổ đãng ký văn đến để đăng ký Đối với quan, tổ chức hàng tiếp nhận, giải số lượng đơn yêu cầu dịch vụ hành công yêu cầu, đề nghị khác quan, tổ chức cơng dân cần lập thêm sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định pháp luật + Đăng ký văn đến Mẫu sổ việc đăng ký văn đến, kể văn mật đến, thực theo hướng dẫn Phụ lục II - Sổ đăng ký văn bán đến kèm theo Công văn Mẫu sổ việc đăng ký đơn, thư thực theo hướng dẫn Phụ lục III - Sổ đăng ký đơn, thư kèm theo Công văn - Đăng ký văn máy vi tmh sử dựng chương trmh quản lý văn + Yêu cầu chung việc xây dựng sở liệu văn đến thực theo Bản hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN -TTNC ngày 19 tháng 1 năm 1999 Cục Lưu trữ Nhà nước (nay Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) + Việc đăng ký (cập nhật) văn đến vào sở liệu văn đến thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm - Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, xác; khơng viết bút chì, bút mực đỏ; khơng viết tắt từ, cụm từ khơng thơng dụng 1.2 Trình chuyển giao văn đến a) Trình văn đến Sau đăng ký, văn đến phải kịp thời trình cho người đứng đầu quan, tổ chức người người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau gọi chung người có thẩm quyền) xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Người có thẩm quyền, vào nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải văn (trong trường hợp cần thiết) Đối với văn đến liên quan đến nhiều đơn vị nhiều cá nhân cần xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị cá nhân tham gia thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu cần) Ý kiến phân phối văn ghi vào mlục ("chuyển" dấu '"Đến" Ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải văn đến (nếu có) cần ghi vào phiếu riêng Mẫu phiếu giải văn đến quan, tổ chức quy định cụ thể (có thể tham khảo mẫu ''Phiếu giải văn đến'' Phụ lục IV kèm theo Cơng văn này) 48 Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) người có thẩm quyền, văn đến chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư vào sổ đăng ký riêng) vào trường tương ứng sở liệu văn đến b) Chuyển giao văn đến Văn đến chuyển giao cho đơn vị cá nhân giải vào ý kiến người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn đến cần bảo đảm yêu cầu sau: - Nhanh chóng văn cần'được chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải ngày, chậm ngày làm việc tiếp theo; - Đúng đối tượng: văn phải chuyển cho người' nhận; - Chặt chẽ: chuyển giao văn phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu người nhận văn phải ký nhận; văn đến có đóng dấu "Thượng khẩn" "Hoả tốc" (kể "Hoả tốc" hẹn giờ) cần ghi rõ thời gian chuyển Cán văn thư đơn vị người thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau tiếp nhận văn đến, phải vào sổ đăng ký đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét cho ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) Căn vào ý kiến thủ trưởng đơn vị, văn đến chuyển cho cá nhân trực dõi, giải Khi nhận Fax văn chuyển qua mạng, cán văn thư phải đóng dấu ''Đến'', ghi số ngày đến (số đến ngày đến số thứ tự ngày, tháng, năm đăng ký Fax, văn chuyển qua mạng) chuyển cho đơn vị cá nhân nhận Fax, văn chuyển qua mạng Tuỳ theo số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức định việc lập sổ chuyển giao văn đến theo hướng dẫn sau: - Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm nên sử dụng sổ đăng ký văn đến để.chuyển giao văn bản; - Những quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm cần lập sổ chuyển giao văn đến (mẫu sổ cách ghi thực theo hướng dẫn Phụ lục V Sổ chuyển giao văn đến kèm theo Công văn này) 1.3 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến a) Giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định cụ thể quan, tổ chức; văn đến có đóng dấu độ khẩn, phải giải khẩn trương, không chậm trễ Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức cho ý kiến đạo giải quyết, đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất đơn vị, cá nhân (mẫu phiếu tham khảo Phụ lục IV kèm theo Cơng văn này) Đối với văn đến có liên quan đến đơn vị cá nhân khác, đơn vị cá nhân chủ trì giải cần gửi văn văn (kèm theo phiếu giải văn đến có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền) để lấy ý kiến đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định, đơn vị cá nhân chủ trì phải trình kèm văn tham gia ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan b) Theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến 49 Tất văn đến có ấn định thời hạn giải theo quy định pháp luật quy định quan, tổ chức phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: Người giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đơn đốc đơn vị, cá nhân giải văn đến theo thời hạn quy định; Căn quy định cụ thể quan, tổ chức, cán văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đến, bao gồm: tổng số văn đến; văn đến giải quyết; văn đến đến hạn chưa giải v.v để báo cáo cho người giao trách nhiệm Trường hợp quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi Việc giải văn đến cán văn thư cần lập sổ để theo dỏi việc giải văn đến (mẫu sổ cách ghi sê thực theo hướng dẫn Phụ lục VI - Sổ theo dõi giải văn đến kèm theo Công văn này); + Đối với văn đến có đóng đấu “Tài liệu thu hồi”, cán văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 2.1 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng văn a Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn Trước thực công việc để phát hành văn bản, cán văn thư cần kiểm tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải b) Ghi số ngày, tháng văn - Ghi số văn Tất văn quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đánh số theo hệ thống số chung quan, tổ chức văn thư thống quản lý Việc đánh số văn quy phạm pháp luật thực theo quy định điểm a khoản Mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Việc đánh số văn hành thực theo quy định điểm b khoản Mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn Công văn Tuỳ theo tổng số văn số lượng loại văn hành quan, tổ chức ban hành năm mà lựa chọn phương pháp đánh số đăng ký văn cho phù hợp, cụ thể sau: + Đối với quan, tổ chức ban hành 500 văn năm đánh số đăng ký chung cho tất loại văn hành chính; + Những quan, tổ chức ban hành từ 500 đến 2000 văn năm,có thể lựa chọn phương pháp đánh số đăng ký hỗn hợp, vừa theo loại văn hành (áp dụng số loại văn định cá biệt), thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đường, v.v…); vừa theo nhóm văn định (nhóm văn có ghi tên loại chương trình, kế hoạch, báo cáo, v.v…,và nhóm cơng văn); + Đối với quan, tổ chức ban hành 2000 văn năm nên đánh số đăng ký riêng, theo loại văn hành Văn mật đánh số đăng ký riêng 50 - Ghi ngày, tháng văn Việc ghi ngày, tháng văn thực theo quy định điểm b khoản Mục II thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP c) Nhân Văn nhân theo số lượng thời gian quy định Việc nhân văn mật thực theo quy định khoản điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước 2.2 Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật a) Đóng dấu quan Việc đóng dấu lên chữ ký lên phụ lục kèm theo văn thực hienẹ theo quy định khoản Điều 26 cảu Nghị định số 110/2004/NĐ-Cp ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực quy định khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy b) Đóng dấu độ khẩn, mật Việc đóng dấu độ khẩn (''hoả tốc'' (kể ''Hoả tốc''' hẹn giờ), ''Thượng khẩn'' ''Khẩn'') văn thực theo quy định điểm a khoản 10 Mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Việc đóng dấu độ mật (''tuyệt mật'', ''Tối mật'' ''Mật''), dấu (Tài liệu thu hồi văn thực theo quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu tài liệu thu hồi văn thực theo quy định lại điểm k khoản Mục III Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLTBNV-VPCP 2.3 Đăng ký văn Văn đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu văn máy vi tính a) Đăng ký văn sổ - Lập sổ đăng ký văn Căn tổng số số lượng loại văn hàng năm, quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn cho phù hợp Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có hể sử dụng sổ chia thành nhiều phần để đăng ký loại văn tuỳ theo phương pháp đánh số đăng ký văn mà quan, tổ chức áp dụng theo hướng dẫn điểm b khoản Mục này, cụ thể sau: + Đối với quan, tổ chức ban hành 500 văn năm nên lập hai loại sổ sau: Sổ đăng ký văn (loại thường); Sổ đăng ký văn mật + Những quan, tổ chức ban hành từ 500 đến 2000 văn năm lập loại sổ sau: Sổ đăng ký văn quy phạm pháp luật (nếu có) định (cá biệt), thị (cá biệt) (loại thường); Sổ đăng ký văn hành có ghi tên loại khác công văn (loại thường); 51 Sổ đăng ký văn mật + Đối với quan, tổ chức ban hành 2000 văn năm cần lập loại sổ sau: Sổ đăng ký văn quy phạm pháp luật (nếu có) định (cá biệt), thị (cá biệt) (loại thường): Sổ đăng ký văn hành có ghi tên loại khác (loại thường); Sổ đăng ký công văn (loại thường); Sổ đăng ký văn mật - Đăng ký văn Mẫu sổ việc đăng ký văn đi, kể văn văn mật, thực theo hướng dẫn Phụ lụcVII - Sổ đăng ký văn kèm theo Công văn b) Đăng ký văn máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn Yêu cầu chung việc xây dựng sở liệu văn thực theo Bản hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn Số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng ll năm 1999 Cục Lưu trữ Nhà nước (nay Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) Việc đăng ký (cập nhật) văn vào sở liệu văn thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm 2.4 Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn a) Làm thủ tục phát hành văn - Lựa chọn bì Tuỳ theo số lượng, độ dày khổ giấy kích thước bì cho phù hợp Bì văn cần có kích thước lớn kích thước văn vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy gấp lại) để vào bì cách dễ dàng (chi tiết xem hướng dẫn Phụ lục VIII - Bì văn kèm theo Cơng văn này) Bì văn cần làm loại giấy dai, bền, khó thấm nước, khơng nhìn thấu qua có định lượng từ 80gram/m2 trở lên Bì văn mật thực theo quy định khoản Thơng tư số 12/2002/TT-BCA (A11) - Trình bày bì viết bì Mẫu trình bày bì văn cách viết bì thực theo hướng dẫn Phụ lục VIII -Bì văn kèm theo Cơng văn - Vào bì dán bì: Tùy theo số lượng độ dày văn mà lựa chọn cách gấp văn để vào bì Khi gấp văn cần lưu ý để mặc giấy có chữ vào vào Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn Khi dán bì, cần lưu ý khơng để hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải dán kín khơng bị nhăn Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc - Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật dấu khác lên bì Trên bì văn khẩn phải đóng dấu độ khẩn dấu độ khẩn đóng văn bì Việc đóng dấu ''Chỉ người có tên bóc bì'' dấu chữ ký hiệu độ mật bì văn luật thực theo quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) b) Chuyển phát văn - Chuyển giao trực tiếp cho đơn vị cá nhân nội quan, tổ chức 52 Tuỳ theo số lượng văn chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân nội quan, tổ chức cách tổ chức chuyển giao (được thực văn thư cán văn thư trực tiếp chuyển đến đơn vị, cá nhân), quan, tổ chức định lập sổ riêng sử dụng sổ đăng ký văn để quan, tổ chức định lập sổ riêng sử dụng sổ đăng ký văn để chuyển giao văn theo hướng dẫn đây: + Những quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao nội nhiều việc chuyển giao văn thực tập trung văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng (mẫu sổ việc vào sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục IX – Sổ chuyển giao văn kèm theo Công văn này) + Đối với quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao việc chuyển giao văn cán văn thư trực tiếp thực hiên nên sử dụng sổ đăng ký văn để chuyển giao văn bản, cần bổ sung cột ''Ký nhận'' vào sau cột (5) ''Nơi nhận văn bản'' Khi chuyển giao văn cho đơn vị, cá nhân nội bộ, người nhận Văn phải ký nhận vào sổ - Chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác Tất văn cán văn thư giao liên quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho quan, tổ chức khác phải đăng ký vào sổ (mẫu sổ việc vào sổ thực hiên theo hướng dẫn Phụ lục IX - Sổ chuyển giao văn đi) Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ - Chuyển phát văn qua bưu điện Tất văn chuyển phát qua hệ thống bưu điện phải đăng ký vào sổ (mẫu sổ việc vào sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục X sổ gửi văn bưu điện kèm theo Công văn này) Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ (nếu có) - Chuyển phát văn máy Fax, quan mạng Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển cho nơi nhận máy Fax chuyển qua mạng, sau phải gửi văn có giá trị lưu trữ - Chuyển phát văn mật Việc chuyển phát văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) c)Theo dõi việc chuyển phát văn Cán văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi, cụ thể sau: - Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký văn định; - Đối với văn có đóng dấu ''Tài liệu thu hồi'', phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc; - Đối với bì văn gửi lý (do khơng có người nhận, thay đổi địa chỉ, v.v ) mà bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó; đồng thời, ghi vào sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết; 53 - Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải 2.5 Lưu văn Việc lưu văn thực theo quy định Điều 19 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Bản lưu văn thư có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền Bản lưu văn văn thư Sắp xếp theo thứ tự đăng ký Những văn đánh số đăng ký chung xếp chung; đánh số đăng ký riêng theo loại văn theo nhóm văn xếp riêng, theo số thứ tự văn Các quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ phương tiện cần thiết để bảo vệ, bả quản an toàn lưu văn thư Cán văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức Mẫu sổ việc ghi sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục XI - Sổ sử dụng lưu kèm theo Công văn Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu độ mật thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước LƯU TRỮ HỒ SƠ Lưu trữ hồ sơ công việc tưởng chừng đơn giản song vậy, địi hỏi nhà quản trị phải có phương pháp, phương tiện hợp lý để việc lưu trữ tốt nhất, giúp bảo quản hồ sơ để cấp quản trị sử dụng lâu dài Dưới số cách lưu trữ hồ sơ: 3.1 Những nguyên tắc việc quản lý hồ sơ • Có số nguyên tắc phải tuân thủ quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ • Nên có cách tiếp cận hồ sơ cho nhanh chóng tìm cần • Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu dễ vận hành, khơng, có nhầm lẫn hồ sơ yêu cầu làm chậm trễ việc truy cập • Khi chọn cho hệ thống lưu trữ hồ sơ, doanh nghiệp cần lưu ý đến tính linh động để mở rộng nhận số lượng lớn hồ sơ cần • Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống chi phí điều hành Tính nén lý quan trọng để bảo đảm hệ thống phù hợp với khoảng trống sẵn có • Phải xem xét tính an tồn chống lại thứ hỏa hoạn hư hỏng hồ sơ bụi, chất bẩn mát, tính an tồn hồ sơ mật Tính phù hợp chung hệ thống điều kiện hoạt động tổ chức xem xét khác • Cách tạo mục hệ thống nên thích hợp với mục đích cung cấp đủ tham chiếu qua lại tài liệu bao gồm số lãnh vực • Phải có kiểm sốt để theo dõi tài liệu lấy theo dấu chúng cần Hệ thống nên xác, nghĩa giữ cập nhật hóa việc lưu trữ khơng bị tụt lại phía sau • Xây dựng hệ thống đặt hồ sơ có hiệu quả: phải đảm bảo an tồn cho tài liệu quan trọng dễ tìm cần sử dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn danh mục xếp • Thiết kế sử dụng biểu mẫu thống theo đạo chung 54 Như vậy, tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ phù hợp với yêu cầu bảo đảm hệ thống đủ linh động để theo kịp thay đổi, đặc biệt thay đổi liên quan đến việc mở rộng hệ thống yêu cầu quản trị đại Nên sử dụng thiết bị chứa đựng hiệu để giữ phân biệt loại hồ sơ khác • Nên dùng màu sắc để mã hóa tên mang lại nhận diện tức thời phân loại hồ sơ sử dụng màu • Tài liệu hồ sơ nên ln ln đưa vào phía sau hướng dẫn Tài liệu sau lưu trữ nên phía trước hồ sơ • Thứ tự phân loại hồ sơ nên theo thứ tự đề mục chắn nêu lại trước tiên Ví dụ, sử dụng tên họ tên riêng nên đứng trước, tiếp sau chữ viết tắt tên quốc gia phân loại chủ yếu chúng nên tên thành phố thị trấn Tất phân loại hồ sơ dựa từ ngữ nên theo thứ tự chữ từ chuỗi chữ cái; từ kép nên xử lý từ Nên tránh viết tắt tên gọi hồ sơ Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa Tài liệu nên chia thành nhóm nhỏ để lưu trữ Như vậy, tài liệu nhóm theo thứ tự chữ chia thành hồ sơ gồm từ A đến F, G đến L, M đến R từ S đến Z áp dụng điều tương tự cho tài liệu lưu trữ theo số, theo địa lý phương pháp khác 3.2 Các phương pháp lưu trữ hồ sơ Có nhiều cách lưu trữ hồ sơ khác nhau, sau số cách lưu trữ hồ sơ thường hay dung A Cách 1: 3.2.1 Lưu theo vần, mẫu tự: Sử dụng cho hồ sơ tên: • Hồ sơ cá nhân: bỏ tư liệu liên quan đến cá nhân vào bìa kẹp hồ sơ tên (hoặc phong bì) riêng Bên ngồi ghi tên số thơng tin khác Bên hồ sơ, xếp tý liệu theo ngày tháng từ gần đến xa • Hồ sơ hỗn hợp: xếp tý liệu theo vần mẫu tự để dễ truy tìm tư liệu • Hồ sơ tên: phát sinh liên tục, phân loại theo giai đoạn • Các hồ sơ khác có tên : đặt mã phụ sau tên, sử dụng bìa hồ sơ có màu khác để phân biệt Hồ sơ theo chủ đề: • Tên chủ đề cần đặt cụ thể, • Khơng dùng chủ đề mơ hồ, chung chung • Sử dụng tiêu đề phụ đề cho hồ sơ theo chủ đề • Sử dụng công cụ hỗ trợ, như: thẻ hướng dẫn theo vần mẫu tự, thẻ hướng dẫn theo chủ đề chính, kẹp hồ sơ (cũng tạo lập máy tính) • Kẹp hồ sơ dùng cho dạng: hồ sơ cá nhân, hồ sơ cho tiêu đề • Cần có bảng mục lục chủ đề để tránh việc mở hồ sơ khơng có chủ đề, gây khó khăn cho tìm kiếm Hồ sơ theo địa danh: • Cần thiết lập danh mục địa danh giống chủ đề • Cần có cách tra cứu chéo theo tên, chủ đề để dễ truy tìm (nên dùng máy tính) 55 3.2.2 Lưu theo số, mã số • Hệ thống lưu trữ số liên tục (tăng dần): đơn giản, khơng hết số • Hệ thống lưu trữ sử dụng số tự nhiên (như dạng mã số), ví dụ: 7-25-30 • Hệ thống lưu trữ mã số: sử dụng kết hợp chữ số, thơng thường chữ mã hiệu, số thứ tự mã 3.2.3 Phương tiện thiết bị lưu trữ • Phương tiện giấy: tủ kệ tiêu chuẩn văn phòng, tủ kệ mở (không cửa), tủ kệ di động, tủ kệ an tồn, tủ kệ xoay, tủ kệ đặc biệt có phím ấn, tủ kệ liên hợp, thiết bị để hồ sơ quay, thiết bị bánh xe, • Phương tiện điện từ: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD-ROM, chụp vi phim,… • Vật dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ dẫn, nhãn ngăn kéo hồ sơ, bìa kẹp 'out' • Dù sử dụng phương tiện lưu trữ gì, áp dụng vật dụng hỗ trợ tìm kiếm nào, việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác quan trọng thời đại ngày nay, mà phổ biến máy vi tính cá nhân 3.2.4 Sắp xếp hồ sơ theo số theo thời gian • Phương pháp số để phân loại hồ sơ thuận tiện, đặc biệt tài liệu đánh số • Phương pháp thự theo nhiều cách Có thể có hệ thống ký số cuối Khi hệ thống thực cách đọc số từ phải sang trái, giúp loại trừ sai sót người ta khơng có thói quen đọc theo cách cẩn thận đọc • Phương pháp số có dùng để phân tán hoạt động lưu trữ cho phép dễ dàng lấy tài liệu khơng cịn dùng đến Những thuận lợi: Nó có thề dễ dàng mở rộng;nó mang lại bảo mật đó;nó cho phép nhận diện hiệu đề mục;và số hồ sơ cung cấp số tham chiếu Các bất lợi là: Chi phí dể chuẩn bị mục thời gian để thực điều đó; chữ số số tham chiếu bị đổi chỗ, đề mục bị đưa vào sai hồ sơ mà không may thay, điều dễ xảy 3.2.5 Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian • Các tài liệu lưu trữ theo trình tự thời gian đó, đặc biệt theo ngày tháng theo thời gian phát sinh, đặc biệt theo ngày tháng theo thời gian phát sinh • Các hồ sơ chia theo ngày, tuần, tháng, quý năm tùy theo số lượng tài liệu lưu trữ • Hệ thống thường sử dụng phối hợp với phương pháp phân loại khác Do đó, điều phổ biến hồ sơ lưu trữ theo thứ tự chữ sử dụng trình tự thời gian bên hồ sơ Thuận lợi: Hệ thống tiện lợi tiết kiệm khơng gian nhiều hồ sơ lưu trữ ngẫu nhiên việc truy cập tìm kiếm tự động địa xác, ví dụ: biết tên file Nhược điểm: Phương pháp gặp nhiều khó khăn việc bảo quản liệu không giữ thời gian lâu 56 3.2.6 Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự • Phân loại theo thứ tự chữ dựa tên hồ sơ Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống đạt sở khoa học, nghĩa cách hỏi xem tên thường hay bắt đầu quốc gia • Những phân chia hệ thống xác nhận mặt thống kê Một định phân nhóm chủ yếu chúng chia nhỏ thành nhóm nhỏ Nên cho phép mở rộng nhóm chủ yếu nhóm nhỏ để giảm thiểu việc chia nhỏ sau Thuận lợi: tham chiếu trực tiếp trao đổi cho hồ sơ khơng cần mục, dường cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, nhanh chóng kiểm sốt xem có tài liệu bị lưu trữ sai hay không Các bất lợi phương pháp bao gồm: có tên thơng dụng, trùng Phân loại theo thứ tự chữ dựa tên hồ sơ Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống đạt sở khoa học, nghĩa cách hỏi xem tên thường hay bắt đầu quốc gia 3.2.7 Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề: Đây biến thể phương pháp phân loại theo thứ tự chữ cái, tài liệu xếp theo phân loại chủ yếu tiêu đề chủ đề, ví dụ bảo hiểm bất động sản Trong nhóm chủ yếu có phân loại nhóm nhỏ Thuận lợi: Phương pháp phân loại theo chủ đề dễ dàng tiện lợi cho việc mở rộng Nó mang lại phương pháp hữu ích chủ đề xác định rõ ràng người ta quen thuộc với việc truy cập dễ dàng Khó khăn: • Có thể có vấn đề phải thiết lập đủ phân loại thích hợp, thường địi hỏi nhiều tham chiếu qua lại cần có mục phức tạp • Thường kiểu phân loại dùng hình thành hồ sơ lớn chứa mục linh tinh với nhiều đề tài đó, trong hệ thống lưu trữ tốt hồ sơ chứa đựng đề tài có liên quan Điều dường miễn cưỡng mở hồ sơ riêng biệt cho chủ đề hồ sơ linh tinh 3.2.8 Sắp xếp hồ sơ theo địa lý • Khi dùng phương pháp địa lý, hồ sơ xếp theo địa điểm quận, thành phố… cho phân loại chủ yếu Sau sử dụng phân loại nhỏ theo mẫu tự • Phương pháp địa lý gọi xếp theo địa điểm Điều dễ hiểu ý niệm đơn giản người sử dụng khơng sớm muộn quen thuộc với khu vực địa lý có liên quan Thuận lợi: Nó cho phép số người sử dụng hồ sơ lúc mà khơng gây cản trở cho nhau; dễ hiểu; truy cập thuận tiện biết địa điểm Bất lợi: • Người sử dụng cần phải có hiểu biết khu vực địa lý có liên quan, đặc biệt có số tên nơi chốn tương tự; phải biết nơi chốn thông tin; phương pháp cần mục hỗ trợ • Hệ thống địa danh có ích hoạt động nghiên cứu thị trường quảng cáo trực tiếp thư từ bưu điện dự báo thời tiết 57 3.2.9 Quản lý phân tán theo phận Ưu điểm • Tránh trì hỗn khơng cần thiết • Dễ dàng thực • Tách biệt hồ sơ với phận khác Nhược điểm: • Có trùng lắp khơng cần thiết thiết bị hồ sơ phận • Nhân viên thực khơng có hiệu họ phải thực nhiều công việc khác văn phịng • Khơng thống phận dẫn đến khó quản lý chung • Những tài liệu quan trọng khó bảo mật • Những văn lưu trữ phận giữ mức độ tối thiểu tạm thời 3.2.10 Quản lý theo tập trung Quản lý tập trung giúp giảm trùng lắp hồ sơ thiết bị, tiết kiệm thời gian xếp phân phối theo yêu cầu có nhân viên chuyên trách thực 3.2.11 Những hệ thống lưu trữ đại Một vấn đề chủ yếu lưu trữ tài liệu chúng chiếm khoảng trống khơng gian q lớn Đã có hai biện pháp khắc phục cho điều này: • Sử dụng rộng rãi vi phim để giảm thiểu kích thước giữ lại hồ sơ; • Sử dụng rộng rãi việc lưu trữ máy tính, đặc biệt lưu trữ đĩa cứng nằm máy Chức thứ ngày sử dụng rộng rãi mà máy tính ngày trở nên rẻ nhỏ B Cách 2: * Sử dụng cho hồ sơ cá nhân: Bỏ tư liệu liên quan đến cá nhân vào bìa kẹp hồ sơ tên (hoặc phong bì) riêng Bên ngồi ghi tên số thơng tin khác Bên hồ sơ, xếp tư liệu theo ngày tháng từ gần đến xa Hồ sơ hỗn hợp: xếp tư liệu theo vần mẫu tự để dễ truy tìm tư liệu Hồ sơ tên : phát sinh liên tục (ví dụ đặt hàng phát sinh qua nhiều ngày), phân loại theo giai đoạn Các hồ sơ khác có tên : đặt mã phụ sau tên, sử dụng bìa hồ sơ có màu khác để phân biệt * Sử dụng cho hồ sơ theo chủ đề: Tên chủ đề cần đặt cụ thể Ví dụ: hợp đồng, chi phí, bảo hiểm, nhân sự, biên họp Không dùng chủ đề mơ hồ, chung chung Sử dụng tiêu đề phụ đề cho hồ sơ theo chủ đề Ví dụ: chủ đề hợp đồng, có: gia cơng, mua sắm mới, thuê, Sử dụng công cụ hỗ trợ, như: thẻ hướng dẫn theo vần mẫu tư, thẻ hướng dẫn theo chủ đề chính, kẹp hồ sơ (cũng tạo lập máy tính) Kẹp hồ sơ dùng cho dạng: hồ sơ cá nhân, hồ sơ cho tiêu đề Cần có bảng mục lục chủ đề để tránh việc mở hồ sơ khơng có chủ đề, gây khó khăn cho tìm kiếm Ví dụ: chưa đặt tên chủ đề du lịch, sau lại lập hồ sơ để lưu vào mục du lịch, qua thời gian lâu dài, tìm hồ sơ, khơng nhớ có lúc mở hồ sơ theo chủ đề này, tất nhiên khó tìm thấy * Sử dụng cho hồ sơ theo nguồn xuất xứ: Thường áp dụng cho việc lưu văn thư đến từ nhiều nguồn khác Mục đích để truy tìm hồ sơ theo u cầu chun mơn nhanh chóng 58 Trong folder, có chủ đề phụ (như nêu phần trước) Nếu từ nguồn phát sinh nhiều hồ sơ, tách thành foder riêng với chủ đề phụ nguồn * Sử dụng cho hồ sơ theo địa danh: Thường dùng công tác quản lý kinh doanh, quản lý khách hàng, quản lý sở theo địa bàn hoạt động, ) Cần thiết lập danh mục địa danh giống chủ đề * Lưu theo số - mã số: Hệ thống lưu trữ số liên tục (tăng dần): đơn giản, khơng hết số Thường áp dụng có lưu trữ văn thư lưu trữ tài liệu liên quan đến tài kế tốn Hệ thống lưu trữ sử dụng số tự nhiên (như dạng mã số) Ví dụ: 7-25-30, ám tủ số 7, folder số 25, bìa kẹp số 30 folder Hệ thống lưu trữ mã số: sử dụng kết hợp chữ số, thơng thường chữ mã hiệu, số thứ tự mã Ví dụ: khách hàng dùng điện có mã số khách hàng 01G-255000, đó: 01 khu vực thứ 01 địa bàn Gia Định (mã G), cịn 255000 thứ tự lộ trình ghi điện khu vực Phương tiện, thiết bị lưu trữ vật dụng bổ trợ: Phương tiện giấy: tủ kệ tiêu chuẩn văn phịng, tủ kệ mở (khơng cửa), tủ kệ di động, tủ kệ an toàn, tủ kệ xoay, tủ kệ đặc biệt có phím ấn, tủ kệ liên hợp, thiết bị để hồ sơ quay, thiết bị bánh xe,… Phương tiện điện từ: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD-ROM, chụp vi phim Vật dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ dẫn, nhãn ngăn kéo hồ sơ, bìa kẹp 'out',… Ngày nay, máy tính thiết bị hỗ trợ tốt công tác lưu trữ tìm kiếm Bảo quản hồ sơ: Lưu ý trường hợp sau công tác bảo quản hồ sơ: nhiệt độ, độ ẩm, côn trùng, tiêu hủy lý tài liệu Câu hỏi ôn tập Câu 1: Soạn thảo định bổ nhiệm lãnh đạo chức vụ cấp phịng? Câu 2: Soạn cơng văn trả lời khiếu nại liên quan đến nội dung hoạt động quan, đơn vị? Câu 3: Soạn thảo tờ trình xin phê duyệt đề án? Câu 4: Soạn thảo biên việc xảy quan, đơn vị? Câu 5: Soạn thảo thông báo kết hội nghị anh/chị chủ trì? Câu 6: Soạn thảo hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng lao động 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Đăng Dung (chủ biên) & cộng (2015), Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn bản, Nxb Đại học Quốc Gia Hà Nội [2] Diệp Thành Nguyên (2016), Giáo trình Soạn thảo văn bản, tủ sách Đại học Cần Thơ [3] Luật ban hành văn quy phạm pháp luật 2015 [4] Bộ Luật dân 2015 [5] Bộ Luật lao động 2019 [6] Nghị định 30/2020/NĐ-CP 60