NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ VĂN BẢN
KHÁI NIỆM CHUNG VỀ VĂN BẢN
1.1.1 Khái ni ệm văn bả n
Văn bản (VB) được hiểu theo nghĩa rộng là phương tiện truyền đạt thông tin giữa các chủ thể thông qua ngôn ngữ hoặc ký hiệu, bao gồm bia đá, câu đối, tác phẩm văn học, giấy tờ và hồ sơ Trong khi đó, theo nghĩa hẹp, văn bản chỉ các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước và tổ chức, như chỉ thị, thông tư và báo cáo.
"Văn bản" là thông tin được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Văn bản cần được trình bày đúng theo thể thức và kỹ thuật quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Tùy từng lĩnh vực hoạt động và yêu cầu quản lý của nhà nước mà văn bản có nội dung và hình thức khác nhau
1.1.2 Khái ni ệm văn bả n qu ản lý nhà nướ c
Văn bản quản lý nhà nước là tài liệu do cơ quan nhà nước phát hành, nhằm truyền đạt thông tin và quyết định trong công tác quản lý Những văn bản này được ban hành theo thẩm quyền, thủ tục, và trình tự pháp luật quy định, đồng thời được Nhà nước bảo đảm thi hành qua các biện pháp khác nhau Mục đích của các văn bản này là điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội bộ giữa các cơ quan nhà nước và giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, công dân.
1.1.3 Khái ni ệm văn bả n qu ản lý hành chính nhà nướ c
Văn bản QLHCNN là một phần quan trọng của văn bản QLNN, được ban hành bởi các cơ quan nhà nước, chủ yếu là cơ quan hành chính Nó có vai trò đưa ra quyết định và thông tin quản lý trong quá trình thực hiện và điều hành, nhằm đảm bảo việc thực thi thẩm quyền hành pháp.
-Văn bản pháp luật là văn bản đưa ra các QPPL để điều chỉnh các mối quan hệ xã hội
Văn bản hành chính bao gồm các tài liệu áp dụng pháp luật, các quyết định hành chính tư pháp cá biệt và những văn bản hành chính thông thường Những văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành các hoạt động của cơ quan nhà nước.
Việc soạn thảo văn bản đã thể hiện chính xác các chủ trương và chính sách của Đảng và Nhà nước, đồng thời truyền tải kịp thời thông tin quản lý giữa các cấp.
- Thể chế hóa kịp thời các chủ trương do đảng đề ra trên nhiều lĩnh vực kinh tế, xã hội của đất nước
CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN
Thông tin là chức năng cơ bản của mọi văn bản, bao gồm cả văn bản quản lý nhà nước Nó không chỉ là nguồn tài nguyên quý giá của đất nước mà còn là sản phẩm hàng hóa đặc biệt, đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra của cải vật chất và tinh thần cho xã hội Thông tin quyết định đến việc xây dựng các chủ trương, chính sách và quyết định hành chính, giúp giải quyết các công việc nội bộ của nhà nước cũng như bảo vệ quyền lợi và lợi ích hợp pháp của công dân.
Hoạt động thông tin trong quản lý nhà nước là quá trình tương tác liên tục giữa người quản lý và người bị quản lý, nhằm trao đổi và cân bằng nhận thức về thực tiễn xã hội Quá trình này tạo lập sự đồng thuận giữa hai bên về mối quan hệ và tương tác giữa văn bản và thực tiễn cuộc sống, từ đó nâng cao hiệu quả trong việc thực hiện các quyết định quản lý hành chính nhà nước Văn bản được coi là phương tiện thông tin chủ yếu, chính thức và đáng tin cậy nhất trong quá trình này.
Dưới dạng văn bản về thời điểm nội dung thông báo thông tin bao gồm 3 loại, mỗi loại có nét đặc thù riêng của mình
- Thông tin quá khứ: là những thông tin liên quan đến những việc đã được giải quyết trong quá trình hoạt động của các cơ quan quản lý
- Thông tin hiện hành liên quan đến những sự việc đang xãy ra hàng ngày trong các cơ quan thuộc hệ thống bộ máy quản lý nhà nước
Thông tin dự báo trong văn bản là các dữ liệu kế hoạch tương lai, cung cấp những dự báo chiến lược quan trọng cho bộ máy quản lý Những thông tin này giúp lãnh đạo hoạch định phương hướng hoạt động hiệu quả.
Việc phân loại thông tin có thể được thực hiện theo nhiều tiêu chí khác nhau, tùy thuộc vào tính chất nội dung và mục tiêu công việc Các tiêu chí phân loại bao gồm lĩnh vực quản lý, chia thành thông tin chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội; hoặc theo thẩm quyền tạo lập thông tin, bao gồm thông tin từ trên xuống, thông tin từ dưới lên, thông tin ngang cấp và thông tin nội bộ.
Văn bản pháp lý đóng vai trò quan trọng trong việc xác lập quan hệ giữa các cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nước Nó tạo ra mối ràng buộc trách nhiệm giữa các chủ thể lập văn bản và đối tượng tiếp nhận Ngoài ra, văn bản còn là chứng lý và cơ sở để giải quyết công việc hiệu quả.
Việc xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước cần được thực hiện một cách cẩn thận và chuẩn mực, đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc pháp chế và phù hợp với thực tiễn khách quan Các văn bản này cần phải đơn giản, tiết kiệm, dễ hiểu và dễ thực hiện, đồng thời phải có đủ chức năng pháp lý để làm cơ sở cho công tác quản lý hiệu quả.
Công cụ tổ chức hoạt động quản lý nhà nước và văn bản là yếu tố quan trọng giúp các cơ quan và lãnh đạo điều hành hiệu quả bộ máy nhà nước trong nhiều lĩnh vực và thời gian khác nhau Chúng hỗ trợ các nhà lãnh đạo trong việc nghiên cứu và ban hành các quyết định quản lý chính xác, đồng thời là phương tiện thiết yếu để truyền đạt thông tin quản lý và theo dõi, kiểm tra hoạt động của các cơ quan cấp dưới, từ đó nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý.
Tạo sự ổn định trong công việc, thiết lập được các định mức cần thiết cho mỗi công việc, tránh được cách làm tuỳ tiện thiếu khoa học
Chức năng quản lý trong VBQLNN có thể bao gồm 2 loại:
Các văn bản (VB) đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính ổn định cho bộ máy lãnh đạo và quản lý, xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và vị trí của từng cơ quan trong hệ thống quản lý nhà nước Những văn bản này bao gồm các nghị định (NĐ), nghị quyết (NQ), và quyết định (QĐ) liên quan đến việc thành lập các cơ quan cấp dưới, quy định về điều lệ làm việc của các cơ quan, cùng với các đề án tổ chức bộ máy quản lý đã được phê duyệt.
Các văn bản (VB) đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các cơ quan, lãnh đạo và quản lý nhà nước tổ chức các hoạt động cụ thể theo quyền hạn của mình Những văn bản này bao gồm quyết định (QĐ), chỉ thị (CT), thông báo (TB) và công văn hướng dẫn, nhằm chỉ đạo công việc cho cấp dưới một cách hiệu quả.
2.4 Chức năng văn hoá xã hội
VBQLNN đóng vai trò quan trọng trong quản lý và cải tạo xã hội, thể hiện tính chất xã hội và giai cấp sâu sắc Để thúc đẩy sự phát triển xã hội, sản phẩm này cần phản ánh "Ý Đảng, lòng dân", từ đó tạo động lực cho sự phát triển theo định hướng đã đề ra.
VB là tiêu chuẩn phản ánh đặc điểm văn hóa qua từng thời kỳ, thể hiện các chế định văn hóa trong văn bản Nó không chỉ phản ánh văn minh quản lý mà còn là thước đo trình độ quản lý của mỗi giai đoạn phát triển lịch sử.
Hình thức và nội dung VB được xem là 1 biểu mẫu văn hoá hay chuẩn mực
Về mặt XH: thúc đẩy hay kiềm hãm sự phát triển XH; Phản ánh XH theo hình thái KT chính trị gì?
Thông tin từ các văn bản quản lý hành chính nhà nước đóng vai trò là nguồn tư liệu quý giá cho các nhà nghiên cứu lịch sử Nó giúp họ tìm hiểu và đánh giá về xã hội đã tạo ra những văn bản này.
Văn bản lịch sử là nguồn tư liệu quý giá, giúp chúng ta hình dung rõ nét về bức tranh toàn cảnh và trình độ văn minh trong quản lý nhà nước của từng thời kỳ ở mỗi quốc gia.
PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
3.1 Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật (VB) là sản phẩm của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, được ban hành theo quy trình luật định Nó bao gồm các quy tắc xử sự chung mang tính bắt buộc, được nhà nước đảm bảo thực hiện thông qua các biện pháp cưỡng chế, nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa.
3.1.2 Các lo ại văn qui phạ m pháp lu ậ t
Các văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội ban hành theo quy trình và hình thức quy định trong Hiến pháp 2013 có giá trị pháp lý cao nhất Tất cả các văn bản pháp lý khác phải dựa trên các văn bản luật này và không được trái với các quy định đã nêu Văn bản luật bao gồm Hiến pháp và các đạo luật hoặc bộ luật.
Hiến pháp quy định những vấn đề cơ bản nhất của Nhà nước, bao gồm hình thức và bản chất của Nhà nước, chế độ chính trị, chế độ kinh tế, văn hóa, xã hội, quyền và nghĩa vụ cơ bản của công dân, cũng như nguyên tắc hoạt động và thẩm quyền của các cơ quan Nhà nước.
Hiến pháp là sự thể chế hóa đường lối chính sách của đảng trong mỗi giai đoạn cách mạng cụ thể
Hiến pháp là luật cơ bản của nhà nước, có hiệu lực pháp lý cao nhất
Luật và bộ luật là văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, cơ quan cao nhất của quyền lực Nhà nước, ban hành Chúng nhằm cụ thể hóa Hiến pháp và điều chỉnh các quan hệ xã hội trong các lĩnh vực hoạt động của Nhà nước.
VD: Bộ luật hình sự, Luật hôn nhân gia đình…
Hiến pháp và luật có giá trị pháp lý cao, yêu cầu quy trình ban hành chặt chẽ gồm 4 giai đoạn: soạn thảo, thảo luận, thông qua và công bố Đặc biệt, Hiến pháp phải được ít nhất 2/3 đại biểu Quốc hội đồng ý khi thông qua.
* Các hình thức văn bản dưới luật:
Pháp lệnh (PL) là văn bản có giá trị pháp lý tương đương luật, cụ thể hóa các nguyên tắc trong hiến pháp và các vấn đề được Quốc hội giao Sau một thời gian thực hiện, Pháp lệnh sẽ được trình Quốc hội xem xét để quyết định ban hành thành luật Trong quá trình thực hiện, Pháp lệnh có thể được sửa đổi, bổ sung thông qua Ủy ban thường vụ Quốc hội và được chủ tịch nước ký lệnh công bố.
Lệnh (L) là văn bản quan trọng được sử dụng để công bố Hiến pháp, luật và pháp lệnh, cũng như để tổng cộng viên hoặc động viên cục bộ Nó còn được dùng để công bố tình trạng khẩn cấp ở cấp quốc gia hoặc địa phương, thông báo về lệnh đặc xá, ân xá, và phong cấp hàm ngoại giao hoặc quân sự cao cấp Tất cả các lệnh này đều do Chủ tịch nước ban hành.
Nghị quyết (NQ) là văn bản quyết định chủ trương và chính sách của chính phủ, bao gồm phê duyệt dự án, kế hoạch, ngân sách nhà nước và các điều ước quốc tế Nghị quyết cụ thể hóa hoạt động của Quốc hội, Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân, đồng thời là cơ sở để ban hành các văn bản quản lý nhà nước như Hiến pháp, luật và pháp lệnh Nghị quyết được ban hành bởi Quốc hội, chính phủ và hội đồng nhân dân các cấp.
Nghị quyết liên tịch (NQLT) là văn bản được ban hành bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, nhằm thống nhất ý kiến trong quản lý nhà nước Các cơ quan có thẩm quyền ban hành NQLT bao gồm thủ trưởng các bộ, cơ quan ngang bộ và các tổ chức chính trị - xã hội cấp trung ương, theo quy định của pháp luật.
Nghị định (NĐ) là văn bản quy định chi tiết thi hành các luật, nghị quyết của Quốc hội, cũng như các pháp lệnh và nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội Nó bao gồm lệnh và quyết định của Chủ tịch nước, quy định nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của cơ quan Nhà nước ở cấp trung ương Nghị định được ban hành nhằm giải quyết những vấn đề cấp thiết mà chưa được xây dựng thành luật hoặc pháp lệnh, và do Chính phủ phát hành.
Quyết định (QĐ) là văn bản quy định chế độ chính sách trong phạm vi cơ quan có thẩm quyền như Chính phủ, Bộ, và UBND các cấp Nó điều chỉnh các công việc tổ chức nhân sự thuộc thẩm quyền của Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, hoặc thủ trưởng cơ quan ngang bộ Quyết định được ban hành bởi các lãnh đạo này nhằm đảm bảo sự quản lý và điều hành hiệu quả.
Chỉ thị (CT) là văn bản quan trọng được sử dụng để truyền đạt các chủ trương và quy định về biện pháp chỉ đạo, đôn đốc, phối hợp và kiểm tra hoạt động của các bộ phận thuộc thẩm quyền của cơ quan có thẩm quyền Các chỉ thị này thường được ban hành bởi Thủ tướng, Bộ trưởng và Ủy ban Nhân dân các cấp.
Thông tư (TT) là văn bản hướng dẫn và giải thích việc thực hiện các quy định của các văn bản pháp luật có giá trị cao hơn như luật, nghị quyết, nghị định, và chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ Thông tư được ban hành bởi Bộ trưởng hoặc thủ trưởng các cơ quan ngang bộ, nhằm đảm bảo việc thi hành pháp luật một cách đồng bộ và hiệu quả.
Thông tư liên tịch (TTLT) là văn bản được ban hành bởi các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, bao gồm Bộ, cơ quan ngang bộ và các tổ chức chính trị xã hội cấp trung ương TTLT nhằm mục đích hướng dẫn thi hành các văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan Nhà nước cấp trên, liên quan đến chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các cơ quan này.
VD: Quốc hội ban hành Hiến pháp, Luật; Chủ tịch nước ban hành Lệnh để công bố
Hiến pháp, Luật; Chính phủ ban hành Nghị định để quy định chi tiết thi hành Luật, Pháp lệnh…
(Tham khảo tài liệu Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015)
Văn bản này là công cụ thiết yếu cho công tác điều hành tại các cơ quan nhà nước Nó được sử dụng để truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước, đảm bảo sự hiệu quả và minh bạch trong các quy trình quản lý.
+ Công bố hoặc thông báo về một chủtrương, quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức;
+ Ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị;
+ Thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa Nhà nước với tổ chức và công dân
“Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức (NĐ 30/2020/NĐ-CP)
* Văn bản hành chính thông thường có tên loại: 27 loại
• Thông cáo, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình, Biên bản,
• Đềán, phương án, dự án,
• Các loại giấy (giấy mời, giấy uỷ quyền, giấy nghỉ phép, giấy giới thiệu)
• Phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo
• Bản ghi nhớ, bản thỏa thuận
* Văn bản hành chính thông thường không có tên loại: Công văn
VĂN BẢN PHÁP QUY (thể thức văn bản)
KHÁI NIỆM
Thể thức văn bản là các thành phần cấu thành do nhà nước quy định, nhằm đảm bảo tính chính xác, giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành của văn bản Điều này cũng xác định trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân liên quan đến văn bản đã được ban hành (NĐ 30/2020/NĐ-CP).
THÀNH PHẦN CỦA VĂN BẢN
Quốc hiệu "CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM" được thể hiện bằng chữ in hoa, kích thước từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, và được đặt ở phía trên cùng bên phải của trang đầu tiên của văn bản.
Tiêu ngữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và canh giữa dưới Quốc hiệu Chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-) và có cách chữ Phía dưới tiêu ngữ có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
Hai dòng chữ Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày cách nhau dòng đơn.
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
- Gạch dưới tiêu ngữ phải sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline
2.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Tên cơ quan hoặc tổ chức ban hành văn bản phải là tên chính thức và đầy đủ, bao gồm cả chức danh của người có thẩm quyền.
Trong đó, gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)
Đối với tên của cơ quan hoặc tổ chức chủ quản tại địa phương, cần bổ sung tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương, cũng như xã, phường, thị trấn nơi cơ quan hoặc tổ chức ban hành văn bản và đặt trụ sở.
Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt từ những cụm từ thông dụng, sử dụng chữ in hoa với kích thước từ 12 đến 13 và kiểu chữ đứng.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12
- 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực
8 tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 - 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày cách nhau dòng đơn
Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dòng
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:
BỘ THƯƠNGMẠI UBND NHÂN DÂN THÀNH PHỐ CẦN THƠ
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trường hợp có cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp):
TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC VIỆT NAM
UBND THÀNH PHỐ CẦN THƠ
2.3 Số, ký hiệu của văn bản
Số của văn bản là số thứ tự do cơ quan, tổ chức ban hành trong năm, được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định và ghi bằng chữ số Ả Rập Đối với các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức (gọi chung là tổ chức tư vấn) khi ban hành văn bản, cần sử dụng con dấu và chữ ký số của cơ quan, tổ chức, và phải có hệ thống số riêng.
Ký hiệu của văn bản
Ký hiệu văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành Đối với công văn, ký hiệu này bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh ban hành công văn cùng với chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.
Chữ viết tắt của tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong từng cơ quan, tổ chức được quy định cụ thể bởi người đứng đầu, nhằm đảm bảo tính ngắn gọn và dễ hiểu.
Trình bày số, ký hiệu văn bản
Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Từ “Số” được viết bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, và sau từ “Số” cần có dấu hai chấm (:) Đối với những số nhỏ hơn 10, cần ghi thêm số 0 phía trước.
Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng
Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ.
Ví dụ: Số: 33/2002/NĐ-CP
2.4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành vănbản a) Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người hoặc bằng chữ số thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:
Địa danh được ghi trong văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc tên thành phố thuộc tỉnh (nếu có) nơi cơ quan, tổ chức đó đặt trụ sở.
Bộ Công nghiệp, Cục Xuất bản thuộc Bộ Văn hoá - Thông tin, và Công ty Điện lực 1 thuộc Tổng công ty Điện lực Việt Nam có trụ sở tại Hà Nội đã ban hành văn bản liên quan.
Nhà máy Thủy điện Hòa Bình, tọa lạc tại thị xã Hòa Bình, tỉnh Hòa Bình, cùng với Phân xã Thông tấn xã Việt Nam tại tỉnh Quảng Trị, có trụ sở tại thị xã Đông Hà, tỉnh Quảng Trị, và Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính, với trụ sở tại thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên, đều đóng góp vào sự phát triển kinh tế và xã hội của các địa phương này.
Văn bản của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hoà): Nha Trang.
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:
+ Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ:
Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội và các sở, ban, ngành của thành phố Hà Nội, cùng với Uỷ ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và các sở, ban, ngành của thành phố Hồ Chí Minh, đều có vai trò quan trọng trong việc quản lý và phát triển các hoạt động tại địa phương.
+ Đối với các tỉnh: là tên của thị xã, thành phố thuộc tỉnh hoặc của huyện nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:
Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Nam cùng với các sở, ban, ngành đang hoạt động tại thị xã Phủ Lý, tỉnh Hà Nam, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và phát triển địa phương.
VĂN PHONG TRONG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
Văn phong trong văn bản quản lý nhà nước là sự lựa chọn ngôn ngữ và cách hành văn phù hợp, gắn liền với các hoạt động xã hội và có quan hệ trực tiếp đến nhiều đối tượng tiếp nhận Do đó, khi viết văn bản, cần sử dụng từ ngữ phổ thông và cách diễn đạt theo trình tự logic, thống nhất để đảm bảo hiệu quả truyền đạt thông tin.
Khi sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt trong văn viết, cần đảm bảo rằng mọi đối tượng độc giả đều có thể hiểu và giải thích nội dung một cách đồng nhất Do đó, ngôn ngữ cần phải rõ ràng và dễ tiếp cận.
- Không dẫn chứng lịch sử
- Không chúc tụng chia sẽ
Trong soạn thảo văn bản, có thể áp dụng nhiều loại văn phong như văn chương, chính luận, hay khẩu ngữ Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu quản lý nhà nước, văn phong trong văn bản quản lý cần nâng cao ý thức chấp hành của đối tượng tiếp nhận Điều này được thể hiện qua văn phong hành chính công vụ với những đặc điểm riêng biệt.
- Tính xác định rõ ràng
- Tính phổ thông đại chúng
- Phải biết lựa chọn và sử dụng thông tin điển hình về số liệu và sự kiện
- Kèm theo lập luận, phân tích
Khi phân tích, chứng minh và kết luận một vấn đề nào đó phải hết sức chặt chẽ, logic thống nhất từ đầu đến cuối văn bản đản bảo:
- Nhóm thuật ngữ pháp lý
- Tránh lặp lại từ hoặc sử dụng quá nhiều từ đồng nghĩa
- Câu kể, câu cầu khiến
- Không dùng câu hỏi, câu than, câu cảm.
- Cần dùng câu đủ 2 bộ phận
Câu 1: Nêu những yêu cầu chung về nội dung và thể thức của văn bản?
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH (KỸ THUẬT XÂY DỰNG)
Những yêu cầu chung về soạn thảo văn bản
Mỗi văn bản (VB) được ban hành nhằm giải quyết một vấn đề cụ thể và phục vụ cho mục đích nhất định Để đảm bảo tính hiệu quả, cần xác định rõ ràng mục tiêu của việc ban hành VB, liên quan đến chức năng và nhiệm vụ của tổ chức phát hành Ví dụ, việc ban hành VB về trợ cấp ưu đãi cho giáo viên hay trả lời công văn của sở Giáo dục và Đào tạo liên quan đến giảng dạy môn giáo dục pháp luật trong giai đoạn 2000 – 2010 cần được làm rõ trước khi tiến hành soạn thảo.
Cần tập trung vào mục đích ban hành văn bản, ví dụ như khi thông báo nghỉ lễ Quốc khánh 2-9, mục đích là thông báo cho toàn thể cán bộ, công chức, viên chức và người lao động biết thời gian nghỉ cụ thể, từ ngày nào đến ngày nào, mà không cần mở rộng sang các vấn đề khác như ý nghĩa của ngày lễ.
Ngoài ra khi ban hành VB cần xác định rõ đối tượng thi hành và phạm vi điều chỉnh của VB.
Tính khoa học khi soạn thảo VB thể hiện ở các yêu cầu sau a) VB phải đảm bảo tính chính xác:
- Chính xác về thể thức:
+ Đảm bảo đầy về các thành phần của thể thức VB
+ Xác định rõ tên loại VB phù hợp với nội dung và thẩm quyền ban hành
+ Kết cấu đề mục nội dung của VB đúng theo quy định đối với từng loại VB cụ thể
- Chính xác về nội dung:
+ Yêu cầu này đòi hỏi VB phải phản ánh đúng hiện thực khách quan
+ Sử dụng hợp lý các luận chứng khi soạn thảo VB
Người soạn thảo văn bản cần nắm rõ các vấn đề cần văn bản hóa và giữ thái độ khách quan khi đề xuất giải pháp Đối với báo cáo tổng kết, nội dung phải phản ánh chính xác thực tế và có số liệu minh họa để đảm bảo tính thuyết phục.
Kết luận về một vấn đề cần có lý lẽ thỏa đáng; các văn bản quy định về chế độ chính sách phải hợp lý, đúng đắn và phù hợp với các văn bản hiện hành của nhà nước Chế độ chính sách cần phản ánh nguyện vọng chính đáng của nhân dân, đảm bảo tính khả thi và hiệu quả thực tiễn Ngoài ra, văn bản cũng cần được viết ngắn gọn.
Tính ngắn gọn trong văn bản được hiểu là sử dụng từ ngữ tối thiểu để truyền tải thông tin tối đa mà không làm mất đi nội dung cần thiết Đặc biệt trong văn bản quản lý hành chính nhà nước, mặc dù thường sử dụng câu dài để phản ánh các hoạt động quản lý phức tạp, người soạn thảo vẫn cần đảm bảo tính ngắn gọn bằng cách tránh cắt bớt từ ngữ một cách tùy tiện Để đạt được điều này, người viết cần đặt ra nhiệm vụ trình bày rõ ràng, dễ hiểu nhưng vẫn ngắn gọn, thường xuyên tự hỏi liệu có thể lược bớt từ hoặc đoạn nào mà không làm thay đổi ý nghĩa.
Để đảm bảo tính đơn nghĩa và nhất quán trong văn bản, các văn bản (VB) cần được soạn thảo sao cho mọi đối tượng đều có cách hiểu và giải thích giống nhau về cùng một vấn đề Đồng thời, mỗi loại văn bản khác nhau phải sử dụng văn phong phù hợp để truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả.
1.3 Yêu cầu phải có tính đại chúng
Đối tượng thi hành văn bản không chỉ là cá nhân mà còn đa dạng về trình độ tiếp nhận Để văn bản được hiểu đồng nhất giữa các đối tượng, nó cần có tính đại chúng và đáp ứng các yêu cầu cụ thể.
- VB phải rõ ràng và dễ hiểu
- Nội dung trình bày trong Vb phải cụ thể
- Phải dùng ngôn ngữ phổ thông
- Sử dụng từ ngữ chuyên môn đúng quy định
1.4 Yêu cầu tính bắt buộc thực hiện
Khi soạn thảo văn bản, cần đảm bảo tính pháp lý để đáp ứng yêu cầu thực hiện thống nhất của pháp luật trên toàn quốc Văn bản có thể được ban hành bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc cá nhân được giao quyền quản lý, nhằm mục đích quản lý xã hội Tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, văn bản có thể là mệnh lệnh, yêu cầu hoặc cấm đoán, thể hiện ý chí quyền lực nhà nước và mang tính bắt buộc thực hiện.
VB pháp luật cần phải phù hợp với nội dung và vấn đề mà lĩnh vực đó điều chỉnh Việc ban hành VB phải dựa trên các điều kiện thực tế để đảm bảo tính khả thi trong thực thi, tránh các biện pháp mang tính duy ý chí.
Một VB chỉ đề cập đến những vấn đề có liên quan với nhau còn những vấn đề khác phải được soạn thảo và trình bày ở một VB khác.
Quy trình xây dựng và ban hành văn bản
+ Xác định vấn đề định viết: Mục đích, yêu cầu, giới hạn
+ Xác định đối tượng nhận văn bản (chọn phong cách viết cho phù hợp).
+ Xác định nội dung và tên loại VB
Để thu thập và xử lý thông tin hiệu quả, cần tập hợp các dữ liệu cần thiết, sau đó lựa chọn những thông tin chính xác và loại bỏ những thông tin không cần thiết hoặc không đáng tin cậy.
30 cậy thấp Văn bản phải có tính logic, dễ hiểu, chính xác, ngắn gọn, đầy đủ có tính văn hoá và phải khách quan
Khi soạn thảo văn bản hành chính, cần chú ý đến kỹ thuật trình bày theo thông tư liên tịch số 01/2011, hướng dẫn về thể thức và kỹ năng trình bày văn bản.
- Ngoài ra cần chú ý đến một số quy tắc rõ văn bản cơ bản
Bước 2: Sáng kiến và soạn thảo văn bản a) Sáng kiến văn bản Đề xuất văn bản.
- Lập chương trình xây dựng dự thảo văn bản
- Quyết định cơ quan, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo.
Thành lập ban soạn thảo hoặc chỉ định chuyên viên soạn thảo là bước đầu tiên trong quá trình biên soạn Ban soạn thảo sẽ tổ chức nghiên cứu và biên soạn dự thảo một cách hiệu quả.
Tổng kết và đánh giá các tài liệu liên quan, thu thập thông tin và nghiên cứu các văn kiện chủ đạo của Đảng cùng với các văn bản pháp luật hiện hành Đồng thời, tiến hành khảo sát điều tra xã hội và tham khảo kinh nghiệm từ các quốc gia khác.
Khi chọn lựa phương án hợp lý, cần xác định rõ mục đích và yêu cầu của việc ban hành văn bản, bao gồm lý do ban hành, phạm vi giải quyết, và đối tượng áp dụng Điều này sẽ tạo cơ sở vững chắc để lựa chọn thể thức văn bản, ngôn ngữ diễn đạt, văn phong trình bày, cũng như thời điểm thích hợp để ban hành.
Để viết dự thảo lần thứ nhất, cần phác thảo nội dung ban đầu và soạn đề cương chi tiết Sau đó, tham khảo ý kiến từ thủ trưởng và các chuyên gia, tổ chức thảo luận về nội dung phác thảo để thu thập ý kiến đóng góp Cuối cùng, chỉnh lý phác thảo dựa trên các ý kiến đã thu thập và tiến hành viết dự thảo hoàn chỉnh.
- Biên tập và tổ chức đánh máy dự thảo
Bước 3: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo
Việc tổ chức lấy ý kiến xây dựng dự thảo không phải là bước bắt buộc cho tất cả các loại văn bản, nhưng được quy định nghiêm ngặt đối với một số văn bản pháp luật như Hiến pháp và luật Đối với các văn bản có hiệu lực pháp lý thấp hơn, việc này phụ thuộc vào tính chất và nội dung của văn bản cũng như quyết định của cơ quan ban hành Kết quả góp ý cần được đánh giá và tổng hợp bằng văn bản, là yếu tố cần thiết trong hồ sơ thẩm định Nếu gặp khó khăn, cần xin ý kiến lãnh đạo kịp thời Ban soạn thảo sẽ chỉnh lý dự thảo dựa trên ý kiến đóng góp và lập bản tổng hợp, nêu rõ số lượng cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia và các ý kiến khác nhau.
Bước 4: Duyệt dự thảo là quá trình mà ban soạn thảo xem xét và đề xuất việc thẩm định dự thảo văn bản Quyết định về việc thẩm định sẽ phụ thuộc vào tính chất và nội dung của văn bản, do lãnh đạo cơ quan soạn thảo đưa ra.
Bước đầu tiên trong quy trình thẩm định văn bản quy phạm pháp luật là soạn thảo và chuẩn bị hồ sơ thẩm định để gửi đến cơ quan thẩm định Bộ Tư pháp và các cơ quan pháp chế có trách nhiệm thẩm định các dự án và dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan trung ương Mặc dù pháp luật hiện hành chưa quy định việc thẩm định là bắt buộc đối với các văn bản khác, nhưng nguyên tắc chung là cần thực hiện thẩm định cho tất cả các dự thảo văn bản quan trọng Sau khi thẩm định, cơ quan thẩm định sẽ gửi lại văn bản và hồ sơ dự thảo đã được thẩm định cho cơ quan soạn thảo Cuối cùng, cơ quan chủ trì soạn thảo sẽ chỉnh lý dự thảo và chuẩn bị hồ sơ để trình ký.
Bước 5 trong quy trình xem xét và thông qua văn bản bao gồm các bước quan trọng: a) Cơ quan soạn thảo phải trình hồ sơ dự thảo lên cấp trên để xem xét và thông qua, với sự hỗ trợ của văn phòng trong việc kiểm tra nội dung và thể thức trước khi thủ trưởng ký Hồ sơ trình ký là bắt buộc, và nếu không có, phải tường trình trực tiếp với thủ trưởng Ký tắt trước của chánh hoặc phó chánh văn phòng cũng cần thực hiện b) Việc thông qua và ký ban hành văn bản phải tuân thủ đúng thẩm quyền và quy trình pháp luật, có thể thực hiện qua phiên họp hoặc theo quyền hạn của thủ trưởng Tùy thuộc vào thẩm quyền và nội dung, văn bản có thể được xem xét tập thể tại một hoặc nhiều phiên họp c) Người ký văn bản chịu trách nhiệm pháp lý về nội dung và thể thức, do đó cần kiểm tra kỹ trước khi ký d) Nếu văn bản không được thông qua, cơ quan soạn thảo phải chỉnh sửa và trình lại dự thảo trong thời hạn quy định.
Bước 6: Công bố văn bản không thuộc danh mục bí mật nhà nước phải được công bố, yết thị và đưa tin trên các phương tiện thông tin đại chúng theo quy định pháp luật Văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước Trung ương cần được đăng Công báo nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày công bố hoặc ký ban hành Văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND phải được yết thị tại trụ sở và các địa điểm do HĐND, UBND quyết định Đồng thời, văn bản quy phạm pháp luật cũng phải được đưa tin trên các phương tiện thông tin đại chúng Các văn bản này sẽ được gửi và lưu giữ trên mạng tin học diện rộng của Chính phủ, có giá trị như bản gốc, và các văn bản khác cũng sẽ được công bố kịp thời theo quy định của pháp luật.
Bước 7: Gửi và lưu trữ văn bản
Văn bản sau khi được ký ban hành phải được làm thủ tục gửi đi kịp thời và lưu trữ theo quy định của pháp luật
Theo quy định, văn bản phải được gửi đúng tuyến, không vượt cấp và đến đúng địa chỉ của đơn vị, bộ phận hoặc cá nhân thực thi Việc sao chép văn bản cần tuân thủ đúng thể thức và số lượng bản theo yêu cầu, nhằm tránh lãng phí giấy tờ và công sức Khi sao y văn bản trong cơ quan, cần giao cho văn phòng sao, ghi rõ ngày tháng, thẩm quyền ký và đóng dấu của cơ quan Đồng thời, cần đảm bảo nguyên tắc bảo mật đối với các văn bản có mức độ mật, và các văn bản khẩn phải được gửi nhanh chóng, kịp thời.
Văn bản được lưu trữ một bản tại bộ phận chuyên môn hoặc bộ phận soạn thảo, và một bản khác được lưu tại văn phòng hoặc văn thư của cơ quan Cuối năm, việc nộp lưu trữ phải tuân thủ đúng quy định của Nhà nước.
Phương pháp soạn thảo một số văn bản hành chính
* Công tác ch uẩn bị:
Để xây dựng đề cương báo cáo hiệu quả, cần xác định rõ mục đích và yêu cầu của bản báo cáo, cho dù đó là báo cáo thường kỳ hay báo cáo chuyên đề.
- Xây dựng đề cương khái quát
Tùy thuộc vào từng loại báo cáo, người soạn thảo cần chọn bố cục phù hợp, bao gồm các phần như tiêu đề, tên cơ quan và tên báo cáo Nội dung báo cáo thường được chia thành ba phần nhỏ chính.
Phần 1: Đánh giá tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra.
- Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết
Để tiếp tục giải quyết các biện pháp tổ chức thực hiện, cần xác định rõ những phương hướng và nhiệm vụ chính Trước hết, cần tập trung vào việc khắc phục những tồn tại hiện tại, đồng thời đề ra các nhiệm vụ mới phù hợp với yêu cầu thực tiễn Việc này không chỉ giúp cải thiện hiệu quả công việc mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững trong tương lai.
- Thu thập tài liệu, số liệu để đưa vào báo cáo
- Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo cáo
- Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát
- Dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên.
UBND TP CÀ MAU CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
PHÒNG NỘI VỤ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: /(3)(4)- UBND Cà Mau, ngày tháng năm 200
- Nêu đặc điểm tình hình
- Nêu nhiệm vụ được giao
- Nêu những khó khăn thuận lợi
- Kiểm điểm những việc đã làm được và những tồn tại
- Đánh giá kết quả (cụ thể …% so với chỉ tiêu, nhiệm vụ được giao)
- Nêu mục tiêu, nhiệm vụ sắp tới
- Nêu những kiến nghị, đề xuất với cấp trên hay với cơ quan chức năng
PHÓ VĂN PHÒNG Nơi nhận: (chữ ký, dấu)
- Lưu: VT, (4).A.XX(5) Nguyễn Văn A
A Kỹ thuật soạn thảo công văn:
Trong nội dung công văn thường có 3 phần là:
-Dưới đây là cách thức soạn thảo từng phần.
Cách viết phần viện dẫn vấn đề:
Việc viết công văn là cần thiết để truyền đạt thông tin rõ ràng và chính xác về các yêu cầu, mục đích liên quan đến vấn đề cụ thể Trong bối cảnh năm học sắp kết thúc, trường cần hướng dẫn các khoa, phòng thực hiện tổng kết, nhằm đảm bảo mọi nội dung được xử lý một cách hiệu quả và đúng quy trình.
Các viết phần nội dung chính nhằm giải quyết vấn đề đã nêu:
Tùy theo từng loại chủ đề công văn mà lựa chọn cách viết, nhưng cần phải:
- Xin ý kiến lãnh đạo cơ quan về hướng giải quyết
- Sắp xếp ý nào cần viết trường, ý nào cần viết sau, để làm nổi bật được chủ đề cần giải quyết
Khi viết công văn, cần sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại và đảm bảo lập luận chặt chẽ cho các quan điểm được đưa ra Việc quán triệt các nguyên tắc trong việc soạn thảo công văn là vô cùng quan trọng.
+ Công văn đề xuất thì phải nêu rõ lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị
Công văn tiếp thu ý kiến phê bình, dù đúng hay sai, cần thể hiện sự mềm dẻo và khiêm tốn Nếu cần thanh minh, cần có dẫn chứng từ các sự kiện khách quan và đề nghị xác minh qua các chủ đề khác.
+ Công văn từ chối thì phải dùng từ ngữ lịch sự và có sự động viên, an ủi.
Công văn đôn đốc cần sử dụng ngôn ngữ nghiêm khắc để nhấn mạnh lý do thúc đẩy sự nhiệt tình trong công việc Đồng thời, cũng nên đề cập đến khả năng xảy ra hậu quả nếu công việc không được hoàn thành đúng hạn.
+ Công văn thăm hỏi thì trong ngôn ngữ phải thể hiện sự quan tâm chân tình, không chiếu lệ, sáo rỗng
Cách viết phần kết thúc công văn:
Trong phần này, cần nhấn mạnh chủ đề chính và xác định rõ trách nhiệm thực hiện các yêu cầu nếu có Lời chào chân thành và lịch sự là điều cần thiết trước khi kết thúc, có thể bao gồm lời cảm ơn nếu bạn có nhu cầu nhờ họ thực hiện việc gì đó.
Công văn là công cụ giao tiếp chính thức của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp, không phải là tiếng nói cá nhân Nội dung công văn cần tập trung vào mục đích công việc, tránh sử dụng ngôn từ mang tính cảm xúc cá nhân hoặc để trao đổi các vấn đề riêng tư giữa các cá nhân.
TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập –Tự do –Hạnh phúc
(1) Tên cơ quan, tổ chức cấp trên (nếu có)
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn
(4) Chữ viết tắt tên đơn vị hoặc bộ phận soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn
(6) Trích yếu nội dung công văn
Khi ghi quyền hạn và chức vụ của người ký, cần chỉ rõ chức danh như Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng, v.v Nếu ký thay mặt tập thể lãnh đạo, sử dụng chữ viết tắt “TM” trước tên cơ quan hoặc tổ chức Trong trường hợp người ký là cấp phó của người đứng đầu, ghi chữ “KT” trước chức vụ của người đứng đầu và ghi rõ chức vụ của người ký bên dưới Các quy định khác thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 7 Mục II của Thông tư này.
(9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần)
(10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
(11) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ E-Mail; Website (nếu cần).
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (8)
Các hình thức văn bản hành chính khác (*)
TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ––––––––––––––––––––––––
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ(9)
Mẫu văn bản này được áp dụng cho hầu hết các loại văn bản hành chính, bao gồm chỉ thị, thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo và tờ trình.
(1) Tên cơ quan, tổ chức cấp trên (nếu có)
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản
(3) Chữ viết tắt tên loại văn bản.
(4) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản
(6) Tên loại văn bản: chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án, báo cáo, tờ trình v.v…
(7) Trích yếu nội dung văn bản.
Khi ghi tên người ký, cần ghi rõ quyền hạn và chức vụ như Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng, v.v Nếu ký thay mặt tập thể lãnh đạo, sử dụng chữ viết tắt "TM" trước tên cơ quan hoặc tổ chức (ví dụ: TM Uỷ ban nhân dân, TM Ban thường vụ) Trong trường hợp người ký là cấp phó của người đứng đầu, ghi chữ viết tắt "KT" trước chức vụ của người đứng đầu và ghi rõ chức vụ của người ký bên dưới Các trường hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 7 Mục II của Thông tư này.
(10) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần)
(11) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)
A Kỹ năng viết tờ trình
1 Yêu cầu khi soạn thảo tờ trình: a) Phân tích căn cứ thực tế làm nổi bật được các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt b) Nêu các chủ đề xin phê chuẩn phải rõ ràng, cụ thể c) Các kiến nghị phải hợp lý. d) Phân tích các khả năng và trình bày khái quát phương án phát triển mạnh, khắc phục khó khăn
Thiết kế bố cục thành 3 phần:
Trong phần mở đầu, chúng ta cần nhận định tình hình hiện tại, phân tích cả mặt tích cực lẫn tiêu cực để làm cơ sở cho việc đề xuất vấn đề mới Việc phân tích thực tế sẽ giúp chúng ta nhận diện rõ ràng những vấn đề cấp bách cần được giải quyết.
Đề nghị mới được tóm tắt như sau: Nó nhằm cải thiện hiệu quả trong một lĩnh vực cụ thể, tuy nhiên có thể phát sinh một số vấn đề như sự phản đối từ các bên liên quan và khó khăn trong việc triển khai Những thuận lợi bao gồm khả năng nâng cao chất lượng dịch vụ và tiết kiệm chi phí Để khắc phục khó khăn, cần xây dựng kế hoạch truyền thông rõ ràng và tổ chức các buổi đào tạo nhằm tạo sự đồng thuận và nâng cao nhận thức cho tất cả các bên liên quan.
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
1.1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến a) Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản từ các nguồn khác nhau, cán bộ văn thư cần thực hiện kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận và dấu niêm phong (nếu có) Đối với văn bản mật, việc kiểm tra và đối chiếu với nơi gửi là cần thiết trước khi ký nhận.
Khi phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn, hoặc văn bản được chuyển đến muộn, cần báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm quản lý văn thư Trong trường hợp cần thiết, lập biên bản với người gửi văn bản Đối với văn bản gửi qua Fax hoặc mạng, cán bộ văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản và số trang Nếu phát hiện sai sót, cần kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo cho người được giao trách nhiệm để giải quyết Phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản đến cũng là bước quan trọng trong quy trình này.
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
Bì không bóc bì bao gồm các văn bản gửi đến tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan và các văn bản gửi đích danh người nhận Những văn bản này cần được chuyển tiếp đến nơi nhận Đặc biệt, đối với các văn bản gửi đích danh liên quan đến công việc chung của các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
Loại bì do cán bộ văn thư bóc bao gồm tất cả các loại bì còn lại, ngoại trừ bì văn bản đã được đóng dấu và ký hiệu các độ mật, tức là bì văn bản mật.
Bóc bì văn bản mật phải tuân theo Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an, hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ Quy định này chi tiết hóa việc thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và các yêu cầu cụ thể của cơ quan, tổ chức liên quan.
Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:
- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời;
Đảm bảo không làm hư hại văn bản trong bì, giữ nguyên số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện Cần kiểm tra lại bì để tránh bỏ sót văn bản.
Để đảm bảo tính chính xác, cần đối chiếu số và ký hiệu ghi trên bì với số và ký hiệu của văn bản bên trong Nếu phát hiện sai sót, hãy nhanh chóng thông báo cho nơi gửi để kịp thời giải quyết.
Khi nhận văn bản kèm theo phiếu gửi, cần đối chiếu nội dung trong bì với phiếu gửi Sau khi kiểm tra xong, người nhận phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và trả lại cho nơi gửi văn bản.
Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và các văn bản cần kiểm tra, xác minh, việc giữ lại bì và đính kèm với văn bản là rất quan trọng để làm bằng chứng Ngoài ra, cần đóng dấu "Đến" và ghi số cùng ngày nhận để đảm bảo tính hợp lệ của tài liệu.
Tất cả văn bản đến từ cơ quan, tổ chức cần được đăng ký tập trung tại văn thư, ngoại trừ những loại văn bản được phép đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của từng cơ quan, tổ chức như hóa đơn, chứng từ kế toán, v.v.
Tất cả văn bản đến phải được đóng dấu "Đến", ghi số và ngày đến, bao gồm cả giờ nếu cần thiết Đối với bản Fax, cần chụp lại trước khi đóng dấu Văn bản đến chuyển phát qua mạng có thể được in ra và đóng dấu "Đến" khi cần Những văn bản không thuộc diện đăng ký tại văn thư không cần đóng dấu "Đến" mà sẽ được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi và giải quyết.
Dấu "Đến" cần được đóng rõ ràng và ngay ngắn vào khoảng giấy trống, nằm dưới số, ký hiệu (đối với văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn), hoặc ở khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
Mẫu dấu "Đến" và cách ghi thông tin trên dấu này được hướng dẫn chi tiết trong Phụ lục I - Dấu "Đến" kèm theo Công văn Việc đăng ký văn bản đến cũng cần tuân thủ các quy định đã nêu.
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính
- Đăng ký văn bản đến bằng sổ
+ Lập sổ đăng ký văn bản đến
Tùy thuộc vào số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan và tổ chức cần quy định cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký phù hợp Đối với những cơ quan và tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản mỗi năm, ít nhất cần lập hai loại sổ đăng ký.
Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn bản mật);
Sổđăng ký văn bản mật đến.
Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến một năm, nên lập các loại sổ sau:
Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, ngành, cơ quan trung ương;
Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác;
Đối với các cơ quan và tổ chức tiếp nhận hơn 5000 văn bản đến mỗi năm, việc lập sổ đăng ký chi tiết là cần thiết Các sổ này sẽ được phân loại theo nhóm cơ quan giao dịch cụ thể và bao gồm cả sổ đăng ký văn bản mật đến.
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
2.1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản a Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; nếu có sai sót, cần báo cáo kịp thời cho người có trách nhiệm Đồng thời, cần ghi số và ngày, tháng của văn bản.
Tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật quy định khác, đều phải được đánh số theo hệ thống số chung do văn thư quản lý Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật tuân thủ theo quy định tại điểm a khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ, hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Việc đánh số văn bản hành chính phải tuân theo quy định tại điểm b khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Các cơ quan, tổ chức cần lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký văn bản phù hợp dựa trên tổng số văn bản và số lượng từng loại văn bản hành chính được ban hành trong năm.
Đối với các cơ quan và tổ chức phát hành dưới 500 văn bản mỗi năm, có thể áp dụng việc đánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản hành chính.
Các cơ quan và tổ chức phát hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản mỗi năm có thể áp dụng phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp Phương pháp này bao gồm việc phân loại theo từng loại văn bản hành chính như quyết định cá biệt, chỉ thị, giấy giới thiệu, giấy đi đường, và đồng thời cũng phân nhóm theo các loại văn bản nhất định như chương trình, kế hoạch, báo cáo và nhóm công văn.
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì nên đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính.
Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng
- Ghi ngày, tháng văn bản
Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 4 Mục II của thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP c) Nhân bản
Văn bản được nhân bản đúng số lượng và thời gian quy định, theo quy định tại khoản 1 điều 8 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 Việc nhân bản văn bản mật phải tuân thủ các quy định chi tiết nhằm bảo vệ bí mật nhà nước.
2.2 Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật a) Đóng dấu cơ quan
Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Việc đóng dấu giáp lai cho văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục được quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Dấu giáp lai phải được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục, trùm lên một phần các tờ giấy Ngoài ra, cần chú ý đến việc đóng dấu độ khẩn và mật.
Việc đóng dấu độ khẩn như ''hoả tốc'' (bao gồm cả ''Hoả tốc'' hẹn giờ), ''Thượng khẩn'' và ''Khẩn'' trên văn bản phải tuân theo quy định tại điểm a khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
Việc đóng dấu độ mật như ''tuyệt mật'', ''tối mật'' và ''mật'' được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu tài liệu thu hồi trên văn bản phải tuân thủ quy định tại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
2.3 Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được ghi nhận trong sổ đăng ký hoặc cơ sở dữ liệu trên máy tính Việc đăng ký văn bản đi có thể thực hiện qua sổ.
- Lập sổ đăng ký văn bản đi
Các cơ quan, tổ chức cần lập sổ đăng ký văn bản đi dựa trên tổng số và số lượng văn bản hàng năm Thay vì tạo nhiều sổ khác nhau, nên sử dụng một sổ duy nhất được chia thành nhiều phần để đăng ký các loại văn bản Việc này cần tuân theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi theo hướng dẫn tại điểm b khoản 1 của Mục này.
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì chỉ nên lập hai loại sổ sau:
Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường);
Sổ đăng ký văn bản mật đi
+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm có thể lập các loại sổ sau:
Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường);
Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn (loại thường);
Sổ đăng ký văn bản mật đi
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì cần lập ít nhất các loại sổ sau:
Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường):
Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường);
Sổ đăng ký công văn (loại thường);
Sổ đăng ký văn bản mật đi
- Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi, bao gồm cả bản sao và văn bản mật, cần thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII - Sổ đăng ký văn bản Đặc biệt, việc đăng ký văn bản đi nên được thực hiện bằng máy vi tính thông qua chương trình quản lý văn bản.
LƯU TRỮ HỒ SƠ
Lưu trữ hồ sơ công việc là một nhiệm vụ quan trọng và không hề đơn giản, yêu cầu nhà quản trị phải áp dụng các phương pháp và công cụ hợp lý để đảm bảo hồ sơ được bảo quản tốt Việc lưu trữ hiệu quả không chỉ giúp bảo vệ thông tin mà còn tạo điều kiện cho các cấp quản trị dễ dàng sử dụng hồ sơ trong thời gian dài Dưới đây là một số phương pháp lưu trữ hồ sơ hiệu quả.
3.1 Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ
• Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ thống lưu trữ hồ sơ
• Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra khi cần
Hệ thống cần được thiết kế đơn giản để người dùng dễ hiểu và vận hành, nhằm tránh nhầm lẫn về các hồ sơ yêu cầu và giảm thiểu sự chậm trễ trong việc truy cập thông tin.
Khi lựa chọn hệ thống lưu trữ hồ sơ, doanh nghiệp cần chú trọng đến tính linh động của hệ thống để có khả năng mở rộng và tiếp nhận số lượng lớn hồ sơ khi cần thiết.
Khi thiết lập hệ thống, cần cân nhắc đến việc tiết kiệm chi phí lập và vận hành hệ thống Tính khả nén của hệ thống là yếu tố quan trọng để đảm bảo nó có thể phù hợp với không gian hiện có.
Cần đánh giá tính an toàn của hồ sơ trước các nguy cơ như hỏa hoạn, bụi bẩn và mất mát, đồng thời đảm bảo bảo mật cho các hồ sơ nhạy cảm Một yếu tố quan trọng khác là khả năng phù hợp của hệ thống với điều kiện hoạt động của tổ chức.
Cách tạo chỉ mục hệ thống cần phải phù hợp với mục đích sử dụng và đảm bảo cung cấp đủ tham chiếu qua lại cho các tài liệu thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.
Để đảm bảo quản lý tài liệu hiệu quả, cần có sự kiểm soát chặt chẽ để theo dõi mọi tài liệu được lấy ra và đánh dấu chúng khi cần thiết Hệ thống quản lý tài liệu cần phải chính xác và được cập nhật thường xuyên để tránh tình trạng lưu trữ bị lạc hậu.
Để xây dựng một hệ thống sắp đặt hồ sơ hiệu quả, cần đảm bảo an toàn cho các tài liệu quan trọng và dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết Việc thiết lập cẩm nang và sách hướng dẫn về danh mục sắp xếp là rất cần thiết để người dùng có thể nắm rõ cách tổ chức và quản lý hồ sơ một cách khoa học.
• Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ đạo chung.
Một tổ chức cần thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ phù hợp với các yêu cầu hiện hành, đồng thời đảm bảo tính linh động để thích ứng với sự thay đổi, đặc biệt là trong việc mở rộng hệ thống và đáp ứng các yêu cầu quản trị hiện đại Việc sử dụng thiết bị lưu trữ hiệu quả là cần thiết để quản lý và phân loại các loại hồ sơ khác nhau.
• Nên dùng màu sắc để mã hóa các tên mang lại sự nhận diện tức thời đối với một phân loại hồ sơ sử dụng một màu nào đó
• Tài liệu của hồ sơ nên luôn luôn đưa vào phía sau hướng dẫn Tài liệu sau cùng được lưu trữ nên ở phía trước hồ sơ
Thứ tự phân loại hồ sơ cần tuân theo thứ tự các đề mục đã nêu Ví dụ, khi ghi tên, tên riêng nên đứng trước, tiếp theo là các chữ viết tắt Nếu quốc gia là phân loại chính, thì tên thành phố và thị trấn phải được liệt kê sau đó Tất cả các phân loại hồ sơ dựa trên từ ngữ cần sắp xếp theo thứ tự chữ cái, với từ kép được coi như một từ Nên tránh sử dụng viết tắt và từ đồng nghĩa trong tên gọi hồ sơ.
Tài liệu cần được phân chia thành các nhóm nhỏ để dễ dàng lưu trữ Ví dụ, tài liệu theo thứ tự chữ cái có thể được tổ chức thành các hồ sơ từ A đến F, G đến L, M đến R và S đến Z Phương pháp này cũng có thể áp dụng cho tài liệu lưu trữ theo số, theo địa lý hoặc theo các tiêu chí khác.
3.2 Các phương pháp lưu trữ hồ sơ
Có nhiều cách lưu trữ hồ sơ khác nhau, sau đây là một số cách lưu trữ hồ sơ thường hay dung
3.2.1 Lưu theo vần, mẫu tự:
Sử dụng cho hồ sơ tên:
Hồ sơ cá nhân cần được tổ chức một cách khoa học bằng cách cho tất cả tài liệu liên quan vào một bìa kẹp hồ sơ hoặc phong bì riêng Trên bìa, ghi rõ tên và một số thông tin cơ bản khác Bên trong, các tài liệu nên được sắp xếp theo thứ tự thời gian từ gần nhất đến xa nhất để dễ dàng tra cứu.
• Hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp các tý liệu theo vần mẫu tự để dễ truy tìm các tư liệu
• Hồ sơ cùng một tên: nếu phát sinh liên tục, hãy phân loại theo từng giai đoạn.
• Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên : đặt mã phụ sau tên, hoặc sử dụng bìa hồ sơ có màu khác để phân biệt
Hồ sơ theo chủ đề:
• Tên chủ đề cần đặt cụ thể,
• Không dùng chủ đề mơ hồ, chung chung
• Sử dụng các tiêu đề và phụ đề cho các hồ sơ theo chủ đề
Sử dụng các công cụ hỗ trợ như thẻ hướng dẫn theo vần mẫu tự, thẻ hướng dẫn theo chủ đề chính và kẹp hồ sơ (có thể tạo lập trên máy tính) để tổ chức thông tin một cách hiệu quả.
• Kẹp hồ sơ có thể dùng cho các dạng: hồ sơ cá nhân, hồ sơ cho mỗi tiêu đề chính
• Cần có một bảng mục lục các chủ đề để tránh việc mở hồ sơ không có trong chủ đề, gây khó khăn cho tìm kiếm
Hồ sơ theo địa danh:
• Cần thiết lập danh mục các địa danh giống như một chủ đề.
• Cần có cách tra cứu chéo theo tên, chủ đề để dễ truy tìm (nên dùng máy tính)
3.2.2 Lưu theo số, mã số
• Hệ thống lưu trữ số liên tục (tăng dần): đơn giản, không hết số
• Hệ thống lưu trữ sử dụng số tự nhiên (như là một dạng mã số), ví dụ: 7-25-30
Hệ thống lưu trữ bằng mã số kết hợp giữa chữ và số, trong đó các chữ thường là mã hiệu và các số thể hiện thứ tự trong mã.
3.2.3 Phương tiện và thiết bị lưu trữ
Trong văn phòng, có nhiều loại phương tiện giấy hữu ích như tủ kệ tiêu chuẩn, tủ kệ mở không cửa, tủ kệ di động và tủ kệ an toàn Ngoài ra, tủ kệ xoay và tủ kệ đặc biệt với phím ấn cũng rất phổ biến Tủ kệ liên hợp và thiết bị để hồ sơ quay, cùng với thiết bị bánh xe, giúp tối ưu hóa không gian làm việc và tăng cường tính linh hoạt trong việc lưu trữ tài liệu.
• Phương tiện điện từ: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD-ROM, chụp vi phim,…
• Vật dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn ngăn kéo hồ sơ, bìa kẹp 'out'