ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ KHAI QUỐC
Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và phát triển công nghệ Khai Quốc
1.1.1 Danh mục hàng bán của Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và phát triển công nghệ Khai Quốc
Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và phát triển công nghệ Khai Quốc là đơn vị hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh chủ yếu trong các lĩnh vực sau:
Mua bán thiết bị máy văn phòng: Máy tính, Phần mềm máy tính, thiết bị ngoại vi như: máy in, máy Photocopy, két sắt, vật tư nghành in
Tư vấn về phần cứng máy tính
Tư vấn và cung cấp phần mềm máy tính
Bảo dưỡng lắp đặt và sửa chữa máy tính, máy văn phòng
Các hoạt động liên quan đến máy tính
Các dịch vụ in chế bản vi tính Nội thất văn phòng và gia đình
Mua bán các thiết bị điện tử viễn thông, thiết bị điện tử điều khiển, thiết bị phát sóng, linh kiện điện thoại.
Mua bán các loại gỗ tròn, gỗ xẻ, cửa gỗ, ván lát sàn, gỗ dán, gỗ ép, gỗ ốp
Cung cấp dịch vụ Internet (ISP)
Kinh doanh thiết bị, phụ tùng, máy nông nghiệp
Kinh doanh các mặt hàng nông sản, thực phẩm công nghệ
Kinh doanh phân bón và thức ăn chăn nuôi gia súc gia cầm.
Kinh doanh giống cây trồng, vật nuôi Kinh doanh vật liệu xây dựng, máy móc thiết bị điện, vật liệu điện
1.1.2 Thị trường của Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và phát triển công nghệ Khai Quốc
Khu vực có mật độ dân cư đông, nhu cầu hàng hóa lớn chính vì vậy việc bán hàng của Công ty tập trung chủ yếu ở các thành phố lớn như Hà Nội, Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đà Nẵng, … Và các thị trấn, thị xã của các tỉnh phía Bắc, miền Trung, hệ thống siêu thị BigC trên toàn quốc như: BigC Hà Nội, BigC Nam Định, BigC Hải Phòng, BigC Huế…
Khách hàng bán buôn của Công ty là đại lý và cửa hàng, khách hàng bán lẻ là người tiêu dùng, sản phẩm được trưng bày tại hệ thống trên toàn quốc
Từ ngày hoạt động đến nay công ty đã tham gia lập và triển khai được rất nhiều các dự án từ các ban ngành Công ty đã cung cấp rất nhiều thiết bị tin học và văn phòng cho nhiều đơn vị tổ chức khác nhau trong đó nhất trong những năm vừa qua là hợp đồng cung cấp toàn bộ thiết bị hệ thống mạng máy tính, các thiết bị thông tin liên lạc cho Báo lao động
Ngoài ra công ty còn là nhà phân phối chính hãng các thiết bị máy tính cá nhân, máy chủ, máy tính xách tay, máy văn phòng, các thiết bị mạng… của các hãng nổi tiếng trên thế giới như IBM, Compaq, Ricoh, Hewlett Packard, ổ đĩa cứng Maxtor, Quantum, Seagate… và rất nhiều các thiết bị ngoại vi khác
Công ty cũng rất chú trọng đến quan hệ hợp tác, liên doanh liên kết với các đối tác trong cũng như ngoài Hà Nội, bởi việc kết hợp với các đối tác giúp công ty trao đổi học tập kinh nghiệm của nhau, hỗ trợ nhau trong các dự án và cùng nhau phát triển Các đối tác chính của công ty là Microsoft, Intel, Công ty Cổ phần FPT, CMC, Công ty Điện toán và Truyền số liệu VDC…
1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và phát triển công nghệ Khai Quốc
Do đặc thù kinh doanh mặt hàng của công ty chủ yếu là mua bán thiết bị công nghệ, công ty sử dụng các phương thức bán hàng chủ yếu là:
*Bán buôn Đặc trưng của bán buôn là bán với số lượng lớn, nhưng hàng hóa được bán buôn vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh tức là khi hợp đồng kinh tế đó được ký kết, khi hợp đồng kinh tế đó được ký kết phòng kế toán của công ty lập hoá đơn GTGT Hoá đơn được lập thành ba liên: liên 1(lưu tại gốc), liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng để thanh thanh toán Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho cũng được lập thành 3 liên do thủ kho lập.
Nếu việc bán hàng thu được tiền ngay thì liên thứ 3 trong hoá đơn GTGT được dùng làm căn cứ để thu tiền hàng, kế toán và thủ quỹ dựa vào đó để viết phiếu thu và cũng dựa vào đó thủ quỹ nhận đủ tiền hàng.
Khi đó kiểm tra số tiền đủ theo hoá đơn GTGT của nhân viên bán hàng, kế toán cùng thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu, Nếu khách hàng yêu cầu cho 1 liên phiếu thu thì tuỳ theo yêu cầu kế toán viết 3 liên phiếu thu sau đó xé liên
2 của phiếu thu đóng dấu và giao cho khách hàng thể hiện việc thanh toán đó hoàn tất.
Trong phương thức bán buôn, Công ty sử dụng hình thức bán buôn qua kho: Theo hình thức này, công ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho nhân viên bán hàng Nhân viên bán hàng cầm phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT cùng biên bản bàn giao hàng hoá do phòng kế toán lập kiểm tra nhận đủ hàng và mang hàng giao cho người mua Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi người mua đó nhận và ký xác nhận trên biên bản bàn giao hàng hoá, phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT Việc thanh toán tiền hàng có thể bằng tiền mặt, séc, hoặc chuyển khoản qua ngân hàng ( theo các đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế hoặc các văn bản thoả thuận khác)
Phương thức bán lẻ lớn thì cũng tương tự giống như phương thức bán buôn tuy nhiên bán với số lượng ít hơn bán buôn, khách hàng không thường xuyên như bán buôn.
Trên cơ sở đặt hàng của người mua, phòng kế toán lập phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT và biên bản bàn giao hàng hoá Phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT, cùng biên bản bàn giao hàng hoá được viết thành 3 liên: liên1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng để thanh toán
Dựa vào hoá đơn GTGT kế toán viết phiếu thu và thủ quỹ dựa vào phiếu thu đó để thu tiền hàng Khi đó nhận đủ số tiền hàng theo hoá đơn của nhân viên bán hàng thủ quỹ sẽ ký vào phiếu thu.
Phương thức bán lẻ lớn, công ty áp dụng hình thức bán qua kho.
Hình thức bán lẻ nhỏ được áp dụng tại kho của công ty, khách hàng đến trực tiếp kho của công ty để mua hàng Công ty thực hiện bán lẻ theo phương thức thu tiền tập trung tức là khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá thì kế toán lập phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT Trường hợp bán lẻ nhưng khách hàng yêu cầu đưa hàng đến tận nhà thì kế toán hàng hoá cũng lập phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT sau đó giao cho nhân viên bán hàng 2 liên Sau khi giao hàng và thu tiền xong, nhân viên bán hàng có trách nhiệm nộp tiền hàng cho phòng kế toán kèm hoá đơn GTGT (liên 3- liên xanh).
Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và phát triển công nghệ Khai Quốc
Hiện nay bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến- chức năng tuy gọn nhẹ xong luôn đảm bảo được chế độ một thủ trưởng
Sơ đồ 1.1 Bộ máy Tổ chức quản lý của Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và phát triển công nghệ Khai Quốc
Bán hàng là một trong những khâu quan trọng của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của tất cả các doanh nghiệp Trong quá trình bán hàng có sự kết hợp rất chặt chẽ giữa các phòng ban với nhau Từ phòng kinh doanh (tiến hành các chương trình quảng cáo, nhận được đơn đặt hàng của khách hàng); ban giám đốc (ký duyệt); phòng sản xuất (thực hiện đơn đặt hàng); bộ phận kho (lưu kho, xuất hàng); phòng kế toán (tiến hành ghi sổ và thanh toán với khách hàng)… Qua đó, có thể thấy rằng bán hàng là một khâu rất phức tạp liên quan đến rất nhiều các phòng ban với nhau Do đó, việc tổ chức quản lý hoạt động bán hàng hợp lý ăn khớp giữa các bộ phận là rất quan trọng.
Giám đốc là người kiểm tra lần cuối những hợp đồng kinh tế do phòng kinh doanh trình lên và ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng.
Phòng kỹ thuật tiến hành kiểm tra chất lượng đối với từng mặt hàng và từng khách hàng.
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ lập và thực hiện kế hoạch giao hàng, lập các báo cáo tổng hợp và thực tế tình hình sản xuất và bán hàng.
Trước tiên, phải kể công tác quảng cáo, giới thiệu sản phẩm đến tay khách hàng Luôn ý thức được việc mở rộng thị trường tiêu thụ có ảnh hưởng rất quan trọng đối với sự phát triển của Công ty nên Công ty đã lập một bộ phận Marketing sản phẩm thuộc phòng kinh doanh chuyên tìm kiếm thêm các khách hàng tiềm năng cho Công ty Công ty giới thiệu sản phẩm của mình đến khách hàng bằng cách thường xuyên gửi bản mẫu các sản phẩm báo giá đến khách hàng và đặc biệt khi Công ty mới nghiên cứu thành công một số sản phẩm mới nhằm thu hút thêm nhiều khách hàng mới Ngoài ra, Công ty còn tiến hành quảng cáo sản phẩm của mình tại các hội chợ triển lãm trong và ngoài nước tạo cơ hội được tiếp xúc với khách hàng nhiều hơn Vì vậy, nhiều khách hàng đã biết và tìm đến đặt hàng của Công ty với số lượng lớn đem lại lợi nhuận ngày càng cao cho Công ty.
Các khách hàng có nhu cầu muốn mua sản phẩm của Công ty sẽ đến phòng kinh doanh đặt hàng Tại đây khách hàng sẽ nhận được sự tư vấn rất nhiệt tình của nhân viên Công ty về chủng loại mẫu mã hàng hóa, báo giá…từ đó sẽ đi đến thống nhất giữa hai bên và soạn thảo hợp đồng kinh tế.
Sau khi hợp đồng kinh tế được soạn thảo trưởng phòng kinh doanh sẽ trình với ban giám đốc ký duyệt Đối với Công ty thì hợp đồng kinh tế là rất cần thiết vì Công ty sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng và thu tiền sau nên rủi ro lớn Hợp đồng kinh tế này thể hiện sự rằng buộc về nghĩa vụ pháp lý giữa bên mua và bên bán, thể hiện quyền lợi của mỗi bên, Công ty có quyền đòi tiền khi đến hạn trả tiền.
Khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, trưởng phòng kinh doanh sẽ thông báo cho phòng sản xuất và các phòng ban khác có liên quan để chuẩn bị những yếu tố cần thiết phục vụ sản xuất đơn đặt hàng đã ký kết được.
Bộ phận bán hàng đảm nhiệm toàn bộ các công việc liên quan đến đóng gói, bảo quản thành phẩm và giao hàng Như:
- Lập và thực hiện các kế hoạch giao hàng (khách hàng trong và ngoài nước).
- Kiểm tra, làm chứng từ hàng xuất phù hợp với quy định (Xin cấp C/O cho các lô hàng xuất khẩu, làm thủ tục xin giám định hàng hoá xuất khẩu…)
- Kiểm soát và theo dõi số lượng hàng nhập xuất
- Tiến hành và giải quyết khiếu nại của khách hàng.
- Cung cấp thông tin và các chứng từ cần thiết với các bộ phận có liên quan và khách hàng.
Phòng có chức năng chăm sóc khách hàng trong quá trình mua hàng và sau khi mua hàng.
Lập các báo cáo liên quan đến kế toán bán hàng cho ban giám đốc.
Kế toán kho Phòng kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho thành phẩm để tập hợp, phân loại sản phẩm, tính giá thành từng loại sản phẩm Đồng thời, kế toán kho vào sổ chi tiết theo dõi thành phẩm hàng tháng (cho từng loại mặt hàng về mặt số lượng)
Kế toán bán hàng Viết hóa đơn GTGT và căn cứ vào các chứng từ kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu, vào sổ sách có liên quan.
Khi khách hàng thanh toán có thể đến thẳng Công ty thanh toán cho phòng kế toán hoặc có thể thanh toán qua ngân hàng.Nếu khách hàng thanh toán trực tiếp điền đầy đủ thông tin vào giấy đề nghị nộp tiền, nộp cho phòng kế toán Sau khi kiểm tra lại thông tin nhân viên phòng kế toán sẽ lập phiếu thu đưa cho khách hàng mang tiền nộp cho thủ quỹ Khi thủ quỹ đã thu đủ tiền sẽ ký tên và đóng dấu đã thu tiền Căn cứ vào phiếu thu kế toán tiến hành vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp phải thu khách hàng.
Nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng thì sau khi gửi tiền vào tài khoản ngân hàng sẽ gửi giấy báo có về cho Công ty Căn cứ vào giấy báo có kế toán vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp phải thu khách hàng.
Hàng hóa sau khi đến tay khách hàng, khách hàng sẽ kiểm tra chất lượng cũng như số lượng Số lượng hàng hóa đáp ứng đúng theo yêu cầu của bên mua khi ký kết hợp đồng sẽ được khách hàng chấp nhận thanh toán, còn những sản phẩm chưa đáp ứng được yêu cầu bên mua sẽ gửi trả lại Công ty. Căn cứ vào hóa đơn GTGT và lượng hàng khách hàng thực tế chấp nhận và lượng hàng hóa bị gửi trả lại do không đáp ứng được yêu cầu, Công ty sẽ tiến hành ghi sổ doanh thu và khoản hàng bán bị trả lại để giảm trừ doanh thu, sau đó lập các khoản phải thu tương ứng với từng khách hàng.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ KHAI QUỐC
Kế toán doanh thu
2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Biểu 2.1: Mẫu Phiếu xuất kho
Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và phát triển công nghệ Khai Quốc
Mẫu số 02 – VT Phiếu xuất kho
Họ tên người nhận: Công ty TNHH Hải Anh Địa chỉ: 16 - Nguyễn An Ninh - Hà Nội
Xuất tại kho : công ty
TT Tên hàng hoá Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng thành tiền (bằng chữ): một trăm bảy mươi tám triệu chín trăm năm mươi nghìn đồng
Có xuất, ngày 1 tháng 3 năm 2012 Thủ trưởng đơn vị
Thủ kho(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
TM và PT công nghệ Khai Quốc
Họ tên người nộp: Công ty TNHH Hải Anh
Lý do nộp: Mua máy
Số tiền: 179.844.750 (Số tiền viết bằng chữ): Một trăm bảy chín triệu tám trăm bốn bốn nghìn bảy trăm năm mươi đồng.
Kèm theo 01 hoá đơn, chứng từ gốc: 23226 Đã thu đủ số tiền: (Số tiền viết bằng chữ): Một trăm bảy chín triệu tám trăm bốn bốn nghìn bảy trăm năm mươi đồng.
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp Thủ quỹ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý)………
* Hàng bán cho đại lý( đã thu tiền):
Biểu 2.3: Mẫu Phiếu xuất kho
Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và phát triển công nghệ Khai Quốc
Họ tên người nhận: Trung tâm Nguyễn Nam Địa chỉ : Sổ 8 - Nguyễn Chí Thanh -Thanh Xuân - Hà Nội
Xuất tại kho : công ty
TT Tên hàng hoá Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng thành tiền (bằng chữ): ba trăm tám tư triệu tám trăm nghìn đồng
Thủ kho(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Khách hàng thanh toán ngày 05 tháng 03 năm 2012, kế toán ghi hoá đơn GTGT
Biểu 2.4: Mẫu Hóa đơn GTGT
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Số: 011801 Đơn vị bán hàng: Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và phát triển công nghệ Khai Quốc Điện thoại: Mã số:
Người mua hàng: Trung tâm Nguyễn Nam
Hình thức thanh toán: Bán chịu.
TT Tên hàng hoá Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tổng số tiên thanh toán 113.364.0000
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm mười ba triệu ba trăm sáu bốn nghìn đồng./
Người mua Người thu tiền Người viết hđ Kế toán trưởng Thủ trưởng đv (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
* Xuất bán cho đại lý (thu tiền ngay)
Hoá đơn giá trị gia tăng
Số: 011801 Đơn vị bán hàng: Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và phát triển công nghệ Khai Quốc Điện thoại: Mã số:
Người mua hàng: Công ty TNHH Hải Anh
Hình thức thanh toán: Tiền mặt
TT Tên hàng hoá Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tổng số tiên thanh toán 179.844.750
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm bảy chín triệu tám trăm bốn bốn nghìn bảy trăm năm mươi đồng./
Người mua Người thu tiền Người viết hđ Kế toán trưởng Thủ trưởng đv (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 2.5: Mẫu phiếu xuất kho
Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và phát triển công nghệ Khai Quốc
Họ tên người nhận: Công ty Cổ Phần Việt Hải Địa chỉ : Số 93 - Hoàng Văn Thụ - Hoàng Mai - Hà Nội
Xuất tại kho : Công ty
TT Tên hàng hoá Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng thành tiền (bẵng chữ): một trăm mươi triệu đồng
Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Biểu 2.6: Mẫu Hóa đơn giá trị gia tăng HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Số: 011801 Đơn vị bán hàng: Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và phát triển công nghệ Khai Quốc Địa chỉ: Điện thoại:……… Mã số:
Người mua hàng: Công ty Cổ Phần Việt Hải
Hình thức thanh toán: Bán chịu.
TT Tên hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tổng số tiên thanh toán 70.852.500
Số tiền viết bằng chữ: Bảy mươi triệu tám trăm năm hai nghìn năm trăm đồng./
Người mua Người thu tiền Người viết hđ Kế toán trưởng Thủ trưởng đv (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu
* Điều kiện ghi nhận doanh thu:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hoá cho người mua.
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá.
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
- Xác định được chi phí liên quan tới giao dịch bán hàng.
Khái niệm doanh thu bán hàng:
Doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền thu được hoặc sẽ thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh như doanh thu bán sản phẩm cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có).
Doanh thu bán hàng được xác định như sau:
- Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, doanh thu bán hàng là giá bán chưa có thuế GTGT.
- Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá thanh toán.
- Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc thuế xuất khẩu thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc thuế xuất khẩu).
*Sơ đồ kế toán quy trình nghiệp vụ ghi sổkế toán bán hàng
Các nghiệp vụ bán hàng phát sinh được phản ánh vào chứng từ gốc, sau đó sẽ được ghi vào sổ chi tiết các TK: TK 632 (ghi nhận giá vốn), TK 511 (ghi nhận Doanh thu bán hàng), TK 532,… Các nghiệp vụ bán hàng sau khi được ghi sổ chi tiết các tài khoản, sau đó tổng hợp lại trên Bảng tổng hợp chi tiết bán hàng. Đồng thời từ cơ I vào sổ quỹsở là các chứng từ gốc sẽ được ghi vào sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chung
Tiền mặt thu được từ bán hàng sẽ được g
Từ các kết quả trên: Bảng tổng hợp chi tiết bán hàng và Sổ cái các TK 632,
511, sổ quỹ sẽ được tổng hợp trên bảng cân đối số phát sinh Kết quả cuối cùng sử dụng để xác định kết quả kinh doanh lãi hay lỗ, lập Báo cáo tài chính
Sơ đồ 2.1 quy trình nghiệp vụ ghi sổ kế toán bán hàng
Chứng từ gốc (HĐGTGT, Phiếu xuất kho)
Sổ chi tiết các TK 511,532, 632,
Sổ nhật ký thu tiền Sổ nhật ký chung
Bảng tổng hợp chi tiết bán hàng
Bảng cân đối số phát sinh
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Kế toán căn cứ vào chứng từ bán hàng để vào sổ chi tiết TK 511 như sau:
Biểu 2.7 Mẫu sổ chi tiết doanh thu
SỔ CHI TIẾT DOANH THU TK 511 Đối tượng: Máy in HP LaserJet 1150
Số TT Ngày Diễn giải
Biểu 2.8: Mẫu SỔ CHI TIẾT DOANH THU
SỔ CHI TIẾT DOANH THU TK 511 Đối tượng: Tai nghe bluetooth iPhone 4
Cuối tháng kế toán căn cứ vào các sổ chi tiết để tập hợp số liệu vào sổ tổng hợp như sau:
Biểu 2.9: Mẫu sổ tổng hợp doanh thu bán hàng
SỔ TỔNG HỢP DOANH THU BÁN HÀNG
Nội dung TK đối ứng Nợ Có
Khi có hoá đơn thuế GTGT, phiếu thu tiền,…
Các HĐ được phân loại theo từng khách hàng Kế toán vào sổ chi tiết phải thu của khách hàng TK 131 Mỗi khách hàng theo dõi trên một sổ riêng. Sau đó kế toán tiến hành vào sổ tổng hợp TK 131.
+) Cột số chứng từ ghi số HĐ, ngày, tháng.
+) Cột diễn giải: Mỗi HĐ bán hàng ghi vào 2 dòng, doanh thu, thuế.Mỗi
HĐ thu tiền ghi vào 1 dòng.
+) Nếu số tiền khách hàng đã trả ghi vào bên có, trường hợp khách hàng chỉ thanh toán một phần tiền hàng thì số còn phải thu ghi vào bên nợ.
+) Nếu khách hàng trả trước tiền hàng thì phần tiền này sẽ trừ vào phần mua hàng sau ghi vào bên có.
Biểu 2.10: Mẫu sổ chi tiết phải thu khách hàng
SỔ CHI TIẾT PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG
TK 131 Công ty TNHH Hải Anh Tháng 03/2012
TT Ngày Diễn giải TK đối ứng
II: Số phát sinh trong tháng Tai nghe bluetooth iPhone
III: Số dư cuối tháng 636.492.000 590.790.000
Biểu 2.11: Mẫu sổ chi tiết phải thu khách hàng
SỔ CHI TIẾT PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG
TK 131 Công ty Cổ Phần Việt Hải Tháng 03/2012
Ngày Diễn giải TK đối ứng
II: Số phát sinh trong tháng
Bán 2 chiếc két sắt Mini hotel EGK-500
III: Số dư cuối tháng 29.028.000
Biểu 2.12 Mẫu sổ tổng hợp phải thu khách hàng
SỔ TỔNG HỢP PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG: TK131.
II: Số phát sinh trong tháng
Bán 2 Két sắt Mini Hotel EGK- 500
Bán 15 Máy photocopy Toshiba E-Studio 282
III: Số dư cuối tháng 413.133.064 900.720.0
00Cùng với sổ phải thu khách hàng, sổ tiền mặt và sổ ngân hàng theo dõi các hoạt động thu tiền và các khoản chi.
2.1.3 Kế toán tổng hợp về doanh thu
Kế toán căn cứ vào các sổ chi tiết và lên nhật ký chung và sổ cái tài khoản 511
Nhật ký chung các tài khoản liên quan đến bán hàng
Biểu 2.13: Mẫu sổ nhật ký chung
4/3 1049 4/3 Bán hàng cho công ty
18/3 1109 18/3 CT Hải Anh trả tiền 111 23.827.270
Biểu 2.14: Mẫu sổ cái tài khoản doanh thu
Tháng 03/2012 Tên TK: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Ngà y Diễn giải TK đối ứng
Công ty TNHH Văn Phú 111 380.272.730
Bán 2 Két sắt Mini Hotel
Bán 50 Tai nghe bluetooth iPhone 4
CT Hải Anh trả tiền 111 23.814.150
Kết chuyển doanh thu bán hàng
Kế toán giá vốn hàng bán
2.2.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Việc bố trí kế toán chi tiết hàng tồn kho ở Công ty được tiến hành theo phương pháp thẻ song song.
Chứng từ kế toán sử dụng là phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn GTGT, thẻ kho, bảng chi tiết hàng hóa, bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn, sổ cái tài khoản 632 Để hoạch toán giá vốn hàng bán kế toán sử dụng TK 632- Tk này dùng để theo dõi trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ
Bên nợ : Trị giá vốn của sản phẩm ,hàng hoá,dịch vụ ,đã tiêu thụ trong kỳ Bên có : Kết chuyển trị giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ sang TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”
Trị giá vốn của sản phẩm hàng hoá nhập lại kho
2.2.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán
* Cách xác định giá vốn Đối với doanh nghiệp thương mại : Trị giá vốn của hàng xuất kho để bán bao gồm: Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho để bán và chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng đã bán
Trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho được tính căn cứ vào số lượng xuất trong kỳ và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức:
Tại Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và phát triển công nghệ
Trị giá vốn hàng hoá xuất bán
Trị giá mua hàng hoá xuất bán
Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng hoá xuất bán
Trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho số lượng hàng xuất kho Đơn giá bình quân gia quyền
Khai Quốc giá vốn hàng bán chính là giá thành xuất kho thực tế của thành phẩm hoàn thành xuất kho để bán Để tính được trị giá vốn thực tế hàng xuất bán, kế toán áp dụng phương pháp đơn giá bình quân gia quyền bằng cách căn cứ vào số lượng và giá trị thực tế thành phẩm tồn kho đầu tháng và nhập trong tháng Cuối tháng kế toán phản ánh.
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 156: Hàng hóa Để hạch toán giá vốn hàng xuất bán và hàng tồn kho, kế toán công ty sử dụng phương pháp: phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX)
Là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư hàng hoá trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho.
Theo phương pháp này, Mọi tình hình biến động tăng, giảm (nhập xuất) và số hiện có của vật tư, hàng hoá kế toán theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục trên các TK 156, TK 157 Việc hạch toán thành phẩm nhập, xuất kho căn cứ vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
Biểu 2.15: Mẫu sổ chi tiết giá vốn
Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và phát triển công nghệ Khai Quốc
SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN
Tên hàng hoá: Máy in HP LaserJet 1150 Đơn vị tính: Chiếc
SH NT SL Đơn GTGT giá TT
Bán cho CT Cổ phần
Cộng số FS DTThuần Giá vốn hàng bán Lãi gộp
2.2.3 Kế toán tổng hợp về giá vốn hàng bán
Kế toán căn cứ vào các sổ chi tiết đề lên sổ nhật ký chung và sổ cái tK 632
Biểu 2.16: Sổ nhật ký chung
Bán cho CT Cổ phần
Sổ cái TK 632: Phần giá vốn hàng bán cũng chính là giá thực tế của hàng mua về, nói cách khác giá vốn là giá thực tế đích danh: Mua lô hàng với giá bao nhiều thì bán với giá đó.
Phần GVHB trong tháng 3/2012 là: 921.141.000 kế toán ghi.
Biểu 2.17: sổ cái tài khoản
Tháng 03/2012 Tên TK: Giá vốn hàng bán
CT Cổ phần Kỹ thuật Anh
Kết chuyển sang giá vốn hàng bán 911 921.141.000
2.3 Kế toán chi phí bán hàng
2.3.1 Chứng từ và thủ tục kế toán Để phán ánh chi phí bán hàng Công ty căn cứ vào các chứng từ kế toán chủ yếu sau:
- Chi phí khác bằng tiền: Phiếu chi, hóa đơn GTGT
- Chi phí điện nước: Hoá đơn tiền điện, hoá đơn tiền nước
- Chi phí công cụ, dụng cụ: Phiếu xuất kho phụ liệu
Trình tự ghi sổ chi tiết bán hàng như sau:
2.3.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bảo quản bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm (hàng hoá, công trình xây dựng) chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển… Chi phí bán hàng được quản lý và hạch toán theo các yếu tố chi phí.
Chi phí nhân viên: Là các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá… Bao gồm tiền lương tiền công và các khoản phụ cấp, tiền ăn giữa ca và các khoản trích theo lương.
Chi phí vận liệu bao bì: Phản ánh các chi phí vật liệu bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ như chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hoá, chi phí vật liệu nhiên liệu dùng cho bảo quản bốc vác b vận chuyển sản phẩm hàng hoá trong quá trình bán hàng, vật liệu dùng để sửa chữa bảo quản tài sản cố định của doanh nghiệp.
Chi phí khấu hao tài sản cố định: Là chi phí khấu hao tài sản cố định cho bộ phận bán hàng (nhà cửa, kho tàng, phương tiện vận chuyển …).
Chi phí lưu hành: Phản ánh các khỏan chi phí khác liên quan đến việc bảo hành sản phẩm hàng hoá tiêu thụ như chi phí sửa chữa, thay thế sản phẩm….
Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm những dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác bán hàng như: Chi phí thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định thuê bốc vác, vận chuyển, hoa hồng trả cho đại lý bán hàng, xuất khẩu…
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ KHAI QUỐC
Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và phát triển công nghệ Khai Quốc và phương hướng hoàn thiện
Với doanh nghiệp kết quả công tác hạch toán bán hàng có ý nghĩa vô cùng quan trọng, nó phản ánh tình hình thực trạng kinh doanh của doanh nghiệp dựa trên các số liệu cụ thể, giúp cho ban lãnh đạo đề ra các thiết bị kinh doanh có hiệu quả nhất Có thể nói công tác kế toán bán hàng rất được coi trọng trong doanh nghiệp Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm vẫn còn những vấn đề tồn tại. 3.1.1- Ưu điểm
Với tinh thần, và những cố gắng lỗ lực của đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn cao, nhiệt tình, có trách nhiệm và có kinh nghiệm trong quản lý, Công ty đã dần được mở rộng và phát triển Bộ phận quản lý, trong đó bộ máy kế toán bán hàng đã không ngừng được hoàn thiện, đặc biệt là bộ phận kế toán bán hàng đã cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho quản lý, phản ánh, ghi chép đầu đủ tình hình bán hàng, chi tiết về số lượng giá trị hàng hoá xuất kho ra bán, hàng đã bán ra và tồn cuối kỳ.
Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và luân chuyển sổ sách kế toán là hợp lý, khoa học, đảm bảo nguyên tắc của chế độ sổ sách kế toán hiện hành, phù hợp với khả năng trinh độ của đội ngũ cán bộ kế toán và đặc điểm quản lý của Công ty. Bên cạnh đó Công ty luôn chấp hành đúng, đầy đủ các chế độ kế toán của tài chính của nhà nước, thực hiện quyền và nghĩa vụ của một doanh nghiệp đối với nhà nước với cơ quan cấp trên và cơ quan tự quản Trong quá trình bán hàng, Công ty luôn chủ động nắm bắt nhu cầu khách hàng tạo điều kiện cho việc mua và thanh toán tiền hàng được thực hiện một cách hợp lý và thuận tiện, nâng cao uy tín của Công ty trên thị trường.
Bộ máy kế toán của Công ty đã được trang bị phần mềm kế toán tạo điều kiện cho việc tổng hợp số liệu, cung cấp thông tin, in báo cáo cho giám đốc và các nhà quản lý
Công ty không sử dụng tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đuờng” vì vậy cuối kì kế toán nếu chưa đủ căn cứ để hạch toán hàng nhập kho (hoá đơn về nhưng hàng chưa về hoặc hàng về nhưng hoá đơn chưa về) thì kế toán không thực hiện hạch toán mà để sang kì sau khi có đầy đủ chứng từ kế toán mới thực hiện hạch toán thẳng vào TK156 “hàng hoá” Điều này không đúng với quy định hiện hành đồng thời không phản ánh chính xác tình hình kinh doanh của doanh nghiệp và gia trị thực tế hàng tồn kho hiện có ở Công ty.
Hàng mua của Công ty có thể giao bán thẳng hoặc thực nhập kho, trong mọi trường hợp đều được hạch toán qua TK156 Việc luôn hạch toán hàng mua qua kho luôn làm tăng khối lượng công việc của kế toán đồng thời không phản ánh đúng giá trị hàng tồn kho thực tế và không phản ánh kịp thời tốc độ luân chuyển hàng hoá ở Công ty cũng như tốc độ kinh doanh từ đó không đảm bảo cung cấp thông tin chính xác , kịp thời theo yêu cầu quản lý.
Trong nhiều trường hợp, chi phí thu mua hàng hoá chưa được thực hiện phân bổ cho số hàng xuất bán mà chỉ đến cuối kỳ mới thực hiện kết chuyển sang giá vốn hàng bán Do vậy , khi xuất hàng bán trị giá vốn hàng xuất bán mới chỉ bao gồm trị giá mua thực tế của hàng nhập kho nên chưa phản ánh đâỳ đủ giá vốn thực tế hàng xuất bán và không đảm bảo nguyên tắc phù hợp khi ghi nhận doanh thu và chi phí Công ty áp dụng cả hình thức thanh toán trực tiếp và thanh toán trả chậm nhưng hiện nay trong công tác kế toán Công ty vẫn chưa thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi Vì vậy khi có trường hợp không đòi được số nợ ( khách hàng trốn nợ hoặc không có khả năng thanh toán nợ ) thì việc phản ánh doanh thu bán hàng của Công ty sẽ không được đảm bảo tính chính xác và hợp lý.
Thị trường trên thế giới cũng như trong nước thời gian qua biến động mạnh theo chiều hướng xấu cộng thêm sự điều tiết của Nhà nước đã gây bất lợi cho hoạt động kinh doanh của Công ty Tuy nhiên Công ty cũng không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, vì thế khi hàng hoá bị mất giá Công ty sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc cạnh tranh với thị trường bên ngoài (nhất là cạnh tranh về giá) Công ty không mở các sổ nhật ký chuyên dùng như sổ nhật ký bán hàng, điều này làm cho Công ty gặp khó khăn trong việc theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng nhất là trong hình thức bán hàng thu tiền sau.
3.1.3 Phương hướng hoàn thiện Để hoàn thiện công tác kế toán bán hàng nói riêng và toàn bộ kế toán nói chung đòi hỏi đáp ứng một số yêu cầu sau.
Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tôn trọng chế độ kế toán Việc tổ chức công tác toán ở đơn vị không bắt buộc phải dập khuân theo mẫu do chế độ quy định nhưng phải trong khuôn khổ nhất định Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh nhằm mang lại hiệu quả cao nhất Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, đem lại hiệu quả cao Hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng được thông tin kịp thời, chính xác phù hợp với yêu cầu quản lý. Đảm bảo lợi ích của người lao động đựợc đáp ứng một cách tối đa, triệt để nhất mà không gây bất lợi cho Công ty cũng như cho cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty.
Xem xét đưa ra giải pháp hữu hiệu trong việc triển khai nghiệp vụ kế toán bán hàng, đạt độ chính xác cao, thỏa mãn nhu cầu nhà quản lý.
Công ty đang có dự tính bổ sung thêm nhân lực nhằm đáp ứng nhu cầu khối luợng công việc ngày càng tăng Tại phòng kế toán ngoài việc bổ sung máy móc, sẽ tuyển thêm nhân viên nhằm tránh tình trạng một kế toán phải kiêm nhiều việc khác, từ đó nâng cao hiệu quả trong công việc. Định hướng cho sự phát triển trong công tác bán hàng nói riêng là một việc làm khó khăn nhưng để hoàn thiện công tác quản trị trong doanh nghiệp và cho sự phát triển bền vững lâu dài của doanh nghiệp trong tương lai là một việc làm mang tính chiến lược mà các nhà quản trị cần tính đến.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và phát triển công nghệ Khai Quốc
nhiệm hữu hạn thương mại và phát triển công nghệ Khai Quốc
3.2.1- Về công tác quản lý bán hàng
Công ty nên đẩy mạnh hơn nữa khâu tiếp thị, nhằm đẩy mạnh khâu bán hàng bằng nhiều hình thức như quảng cáo, bảo hành và các dịch vụ sau bán hàng, tư vấn tiêu dùng; nhằm tăng tính cạnh tranh cảu mặt hàng kinh doanh trên thị trường, mở rộng quan hệ kinh doanh với nhiều khách hàng, tăng khả năng thu lợi nhuận.
Nên có nhiều chính sách ưu đãi hơn nữa đối với những khách hàng quen biết lâu năm hoặc những khách hàng lớn Chẳng hạn Công ty có thể giảm trị giá hợp đồng theo tỷ lệ phần trăm nào đó nếu họ ký kết với Công ty một hợp đồng có giá trị lớn hoặc thanh toán nhanh Vào cuối quý, Công ty nên tính tổng giá trị các hợp đồng của những khách hàng đó để xác định xem khách hàng nào là lớn nhất, để có một hình thức ưu đãi phù hợp Hoặc đối với một hợp đồng lớn thì có thể thưởng cho người ký hợp đồng hay người giới thiệu một tỷ lệ hoa hồng nào đó tuỳ theo giá trị bản hợp đồng Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, những hình thức ưu đãi hợp lý, linh hoạt trong bán hàng sẽ là công cụ rất mạnh mẽ để thu hút khách hàng, tăng cường khả năng tiêu thụ sản phẩm, tăng lợi nhuận kinh doanh
3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán
Do đặc thù tình hình kinh tế như hiện nay, giá cả các mặt hàng thường xuyên có biến động lớn, để xây dựng được đơn giá bán phù hợp, tính toán chính xác được thặng số thương mại Công ty nên áp dụng đơn giá xuất kho hàng bán theo phương pháp
+ Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn)
Theo ph ư ng pháp n y, ày, đơn giá hàng tồn kho xuất dùng được tính lại sau mỗi đ n giá h ng t n kho xu t dùng ày, đơn giá hàng tồn kho xuất dùng được tính lại sau mỗi ồn kho xuất dùng được tính lại sau mỗi ất dùng được tính lại sau mỗi được tính lại sau mỗi c tính l i sau m i ại sau mỗi ỗi l n nh p kho ần nhập kho ập kho Đơn giá xuất kho bình quân sau mỗi lần nhập Trị giá thực tế hàng tồn kho sau mỗi lần nhập
Số lượng hàng tồn kho sau mỗi lần nhập
Phương pháp này có Ưu điểm: Đáp ứng được kịp thời của thông tin kế toán
Nhược điểm: Tốn nhiều thời gian và công sức tính toán, tuy nhiên mặt hàng của công ty không nhiều, nên kế toán có thể tính toán, và xác định đơn giá kho hàng bán một cách dễ dàng.
Công ty nên trích lập dự phòng giảm giá TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ được lập vào cuối niên độ kế toán,trước khi lập báo cáo tài chính Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải thực hiện đúng các quy định của cơ chế quản lý tài chính Việc lập dự phòng phải tính cho từng thứ hàng tồn kho nếu có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên, có thể xảy ra trong niên độ kế toán Căn cứ vào số lượng, giá trị hàng tồn kho xác định khoản giảm giá hàng tồn kho cho niên độ kế toán tiếp theo. Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng của kế toán, em xin kiến nghị công ty nên tiến hành trích lập dự phòng giảm giá vật tư Dự phòng giảm giá vật tư là sự xác nhận về phương diện kế toán một khoản giảm giá trị vật tư do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn Thực chất của dự phòng giảm giá vật tư là ghi nhận trước một khoản chi phí mà thực tế chưa phát sinh vào chi phí sản xuất kinh doanh của niên độ báo cáo để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra trong niên độ kế toán liền sau Nhờ có dự phòng mà Bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực vật tư của doanh nghiệp Theo chế độ kế toán hiện hành, việc lập các khoản dự phòng giảm giá vật tư không được vượt quá số lợi nhuận phát sinh của doanh nghiệp với các điều kiện: Chỉ những vật tư là mặt hàng kinh doanh và thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp có chứng từ, hoá đơn hợp lệ, hợp lý chứng minh giá vốn vật tư và tại thời điểm lập báo cáo tài chính các vật tư này có giá trị thường thấp hơn giá trị ghi trên sổ kế toán mới được trích lập dự phòng.
* Phương pháp lập dự phòng:
Số trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu cần phải dựa trên số lượng mỗi loại vật tư theo kiểm kê và thực tế diễn biến giá cả vật tư đó trong năm có kết hợp với dự báo giá sẽ biến động trong niên độ tiếp theo. toán mới được trích lập dự phòng.
* Phương pháp lập dự phòng:
Số trích lập dự phòng giảm giá NVL cần phải dựa trên số lượng mỗi loại vật tư theo kiểm kê và thực tế diễn biến giá cả vật tư đó trong năm có kết hợp với dự báo giá sẽ biến động trong niên độ tiếp theo.
* Để hạch toán các nghiệp vụ này, kế toán sử dụng TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối niên độ kế toán nếu có chứng cứ chắc chắn về giá trị thực tế của vật tư tại doanh nghiệp thấp hơn giá thị trường, kế toán lập dự phòng giảm giá vật tư.
Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán (Chi tiết theo loại vật tư)
Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trường hợp khoản dự phòng giảm giá vật tư phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá vật tư đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lơn hơn được lập thêm, kế toán ghi:
Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán (Chi tiết theo loại vật tư)
Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trường hợp khoản dự phòng giảm giá vật tư hàng hóa phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá vật tư đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập dự phòng, kế toán ghi:
Nợ TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 632- Giá vốn hàng bán (Chi tiết loại vật tư) Trường hợp khoản dự phòng giảm giá vật tư hàng hóa phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay không thay đổi so với khoản dự phòng giảm giá vật tư lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì không cần ghi sổ.
Ngoài ra, để mở rộng thị trường, tăng nhanh doanh thu bán hàng thì ngoài việc hoàn thiện công tác hạch toán kế toán Công ty nên đưa ra một số biện pháp như: tổ chức thăm dò, nghiên cứu tìm hiểu rõ về các đối thủ cạnh tranh, tìm kiếm bạn hàng mới thông qua việc giảm giá, giảm chi phí vận chuyển, tăng cường công tác quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, trên catalog…
Mức dự phòng cần phải lập p cho niên độ (N+1)
= Số lượng vật tư mỗi loại
Mức chênh lệch giảm giá của mỗi loại vật tư-
Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi hiện nay vẫn chưa được sử dụng Vì thế Công ty nên tiến hành trích lập dự phòng; bởi vì khách hàng của Công ty hiện nay trả chậm khá nhiều, có các khách hàng mua hàng đã lâu , quá hạn hợp đồng nhưng vì nhiều lý do không thích hợp mà vẫn chưa thanh toán cho Công ty Do đó , để hạch toán kết quả kinh doanh được chính xác
Kế toán nên mở thêm TK 139 “ Dự phòng phải thu khó đòi ” với phương pháp hạch toán cụ thể như sau
+ Vào cuối niên độ Kế toán sau khi xác định được các khoản phải thu khó đòi hoặc khả năng không đòi được, Kế toán ghi :
Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Có TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi.
+ Vào cuối niên độ Kế toán tiếp theo Kế toán phải hoà nhập toàn bộ các khoản dự phòng đã trích lập cuối niên độ trước và ghi :
Nợ TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi.
Có TK 711 : Thu nhập khác
Việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi phải dựa trên nguyên tắc thận trọng và doanh thu phải phù hợp với chi phí, chỉ khi nào khách hàng không còn khả năng thanh toán nợ thì mới tiến hành trích lập dự phòng
