ĐẶC ĐIỂM HÀNG HÓA VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN 95
Đặc điểm hàng hóa và phân loại hàng hóa tại Công ty
1.1.1 Đặc điểm hàng hóa của Công ty
Công ty TNHH Một thành viên 95 đã xác lập được vị thế uy tín trong lĩnh vực kinh doanh dây cáp điện nhờ vào danh mục sản phẩm đa dạng, bao gồm dây cáp nhôm bọc PVC, dây cáp nhôm trần, dây cáp nhôm trần lõi thép và dây cáp nhôm vặn xoắn Các sản phẩm của công ty có giá trị kinh tế cao, đòi hỏi trình độ chuyên môn và đào tạo bài bản để vận hành và sử dụng hiệu quả.
Những sản phẩm trên đều được sản xuất trong nước với những nhà sản xuất uy tín và có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực sản xuất dây điện và dây cáp điện như Công ty TNHH Sản xuât dây và cáp điện Hoàng Phát, Công ty TNHH MTV Xanh Xanh, Công ty TNHH Thương mại dịch vụ thiết bị điện Khang Thịnh, Công ty TNHH Thiết bị điện Ngọc Sơn, Công ty CP Cáp điện Kevin Việt Nam,
Những sản phẩm của công ty là những sản phẩm phục vụ công tác cho ngành xây dựng, ngành điện lực, và khách hàng chủ yếu mà công ty hướng đến là các đơn vị thành viên trong ngành điện lực như chi nhánh điện lực các quận, huyện trong nội thành Hà Nội và một số huyện, thị trấn vùng lân cận
Hà Nội như Hòa Bình, Hà Nam,
Những sản phẩm của công ty có giá trị sử dụng lâu dài và thường từ 10 năm đến 20 năm, tính kỹ thuật cao cho nên có yêu cầu rất khắt khe trong quá trình sử dụng lẫn bảo quản.
Dưới đây em xin giới thiệu đôi nét về sản phẩm dây cáp điện mà công ty đang cung cấp ngoài thị trường:
Hình 1.1: Hình ảnh dây cáp điện
Khi chọn dây cáp điện, khách hàng cần xem xét những yếu tố sau:
- Dòng điện định mức: Dòng điện chạy trong ruột cáp thì sẽ sinh nhiệt làm cho cáp nóng lên Khi nhiệt độ cáp vượt quá mức cho phép thì phải chọn cáp có tiết diện ruột dẫn lớn hơn Các bảng về dòng điện định mức và độ sụt áp sau đây dựa trên:
+ Nhiệt độ làm việc cho phép tối đa của ruột dẫn.
+ Nhiệt trở suất của đất.
+ Độ sâu lắp đặt (khi chôn cáp trong đất)
- Độ sụt áp: Một yếu tố quan trọng khác phải xem xét khi chọn cỡ cáp là độ sụt áp do tổn hao trên cáp Độ sụt áp phụ thuộc vào:
IEE 522-8 quy định độ sụt áp không được vượt quá 2.,5% điện áp danh định Với mạch 1 pha 220V độ sụt áp cho phép 5.5V Với mạch 3 pha 380V độ sụt áp cho phép 9.5V Khi sụt áp lớn hơn mức cho phép thì khách hàng phải chọn cáp có tiết diện ruột dẫn lớn hơn.
- Nhiệt độ môi trường hoặc nhiệt độ đất
1.1.2 Phân loại hàng hóa tại Công ty Để tiện cho việc quản lý, bảo quản, dự trữ, nhập kho, xuất kho, ghi sổ kế toán thì hàng hóa được phân loại theo nhóm hàng:
- Nhóm hàng dây cáp nhôm
- Nhóm hàng dây cáp đồng
- Nhóm hàng dây cáp hợp kim Đặt mã hàng hóa:
Mỗi một loại hàng hóa đều có một mã riêng để tiện cho việc quản lý. Một mã hàng hóa gồm cả phần chữ cái lẫn phần số, được quy ước theo tên gọi thông thường của sản phẩm và model hiện hành Hiện nay, công ty có khoảng trên 100 mặt hàng mặt hàng, vì vậy để tiện cho việc quản lý hàng hóa công ty sử dụng phần mềm quản lý kho SDI, nhờ phần mềm này mọi hàng hóa đều có thể quản lý chính xác và kịp thời.
Danh mục hàng bán hiện tại của Công ty được thể hiện qua Bảng 1.1:
B ng 1.1: Danh m c h ng bán t i Công tyảng 1.1: Danh mục hàng bán tại Công ty ục hàng bán tại Công ty àng bán tại Công ty ại Công ty
STT TÊN SẢN PHẨM ĐVT THÔNG SỐ
I Nhóm hàng dây cáp nhôm AL
1 Dây cáp nhôm bọc PVC Mét Điện áp: 100 - 120V,
220 - 240V Tần số: 50/60Hz Công suất: tối đa
650 VA với các thiết bị ngoại vi
2 Dây cáp nhôm vặn xoắn ABC Mét Điện áp: 100 - 120V,
220 - 240V Tần số: 50/60Hz Công suất: tối đa
650 VA với các thiết bị ngoại vi
II Nhóm hàng dây cáp đồng CU
1 Dây cáp đồng 1 lõi Mét Điện áp: 100 - 120V,
220 - 240V Tần số: 50/60Hz Công suất: tối đa
650 VA với các thiết bị ngoại vi
2 Dây cáp đồng 3 lõi Mét Điện áp: 100 - 120V,
220 - 240V Tần số: 50/60Hz Công suất: tối đa
650 VA với các thiết bị ngoại vi
III Nhóm hàng dây cáp hợp kim AC
1 Dây cáp hợp kim AC16 Mét Điện áp: 100 - 120V,
220 - 240V Tần số: 50/60Hz Công suất: tối đa
650 VA với các thiết bị ngoại vi
2 Dây cáp hợp kim AC25 Mét Điện áp: 100 - 120V,
220 - 240V Tần số: 50/60Hz Công suất: tối đa
650 VA với các thiết bị ngoại vi
(Nguồn: Trung tâm kinh doanh)
Đặc điểm luân chuyển hàng hóa tại Công ty
1.2.1 Đặc điểm hình thành hàng hóa
Hàng hóa của công ty được mua về từ các công ty chuyên sản xuất tại Việt Nam như Công ty TNHH Sản xuât dây và cáp điện Hoàng Phát, Công ty TNHH MTV Xanh Xanh, Công ty TNHH Thương mại dịch vụ thiết bị điện Khang Thịnh, Công ty TNHH Thiết bị điện Ngọc Sơn, Công ty CP Cáp điện Kevin Việt Nam, Và tất cả các hàng hóa của công ty mua về từ các công ty trên đều có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng và được các cơ quan có thẩm quyền chứng nhận đạt tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định.
1.2.2 Đặc điểm quản lý hàng hóa tại kho
Quy trình nhập hàng hóa của công ty được thể hiện qua các bước cơ bản sau: Bước 1: Lập phương án kinh doanh
Phòng kinh doanh và kế hoạch tổng hợp sẽ lập phương án kinh doanh cho các mặt hàng dựa vào các đơn đặt hàng có sẵn, và theo kế hoạch của Ban giám đốc, bên cạnh đó còn phải nghiên cứu xu hướng tiêu dùng của khách hàng để lựa chọn mặt hàng cho phù hợp với xu thế, lựa chọn nhà cung cấp để có thể đảm bảo về chất lượng cũng như giá cả Phòng kinh doanh sẽ phải lập phương án đầu ra cho số hàng hóa mua về ( sẽ bán được bao nhiêu hàng, giá cả bao nhiêu, tập trung cho thị trường nào,…)
Bước 2: Ký kết hợp đồng mua hàng hóa
Sau khi biên soạn các phương án kinh doanh, phòng kinh doanh sẽ trình lên ban giám đốc để phê duyệt Phương án khả thi nhất sẽ được lựa chọn để tiến hành lập hợp đồng, thỏa thuận với nhà cung cấp về giá cả, chất lượng, quy cách hàng hóa Tiếp theo là đặt hàng thông qua các kênh liên lạc như email, điện thoại hoặc trực tiếp.
Bước 3: Giao nhận và kiểm tra hàng hóa
Thủ kho khi nhận hàng phải có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa về số lượng chất lượng, quy cách hàng hóa có đúng với đơn đặt hàng hay không, sau đó lập biên bản kiểm nhận trước khi nhập hàng vào kho Trong trường hợp giao hàng trực tiếp ra các quầy hàng thì nhân viên bán hàng cùng thủ kho hoặc kế toán vật tư là người đứng ra kiểm nhận hàng hóa.
Bước 4: Làm thủ tục thanh toán và tiếp nhận hàng hóa
Sau khi tiến hành kiểm tra hàng hóa thủ kho tiếp nhận hàng hóa vào kho Việc thanh toán tiền hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc có thể thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng Đối với thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng thì sau khi nhận hàng xong công ty sẽ mang đơn yêu cầu chuyển tiền và ủy nhiệm chi tới ngân hàng yêu cầu chuyển tiền cho nhà cung cấp.
Và từ các bốn bước cơ bản trên công ty đã sắp xếp thành quy trình theo sơ đồ 1.1 sau:
Sơ đồ 1.1: Quy trình nhập mua hàng hóa
(Nguồn: Trung tâm kinh doanh) 1.2.3 Đặc điểm tiêu thụ hàng hóa
Để đảm bảo nguồn cung hàng hóa đáp ứng nhu cầu tiêu thụ, nhân viên bán hàng cần thường xuyên theo dõi tình trạng tồn kho và doanh số bán hàng hiện tại Đối với các mặt hàng như dây cáp nhôm bọc PVC, dây cáp nhôm trần, việc nhập hàng được thực hiện trực tiếp từ nhà cung cấp Trong khi đó, các sản phẩm khác như dây cáp nhôm trần lõi thép, dây cáp nhôm vặn xoắn được nhập từ kho tổng của công ty.
Công ty TNHH Một thành viên 95 hiện đang hoạt động trên lĩnh vực tư vấn và cung cấp các sản phẩm, hàng hóa phục vụ hoạt động xây dựng, phục vụ thắp sáng, truyền tải,…trong nền kinh tế quốc dân, một thị trường giàu tiềm năng và đang trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ Để không ngừng lớn mạnh và tạo dựng được thương hiệu, bên cạnh những cơ hội và thách thức của thị trường, yêu cầu Công ty phải đưa ra các chính sách quản lý hàng hóa hiệu quả, chất lượng sản phẩm được đảm bảo như cam kết, có nhiều phương thức bán hàng và chính sách giá cả phù hợp với từng đối tượng khách hàng.
Sơ đồ 1.2: Quy trình tiêu thụ hàng hóa
Lập phương án kinh doanh
Ký kết hợp đồng mua hàng hóa
Giao nhận và kiểm tra hàng hóa
Làm thủ tục thanh toán và tiếp nhận hàng hóa
Gian hàng Nhà cung cấp
(Nguồn: Trung tâm kinh doanh)
Trong cơ chế thị trường, doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì bắt buộc phải không ngừng năng động, sáng tạo để bán được số lượng hàng hoá nhiều nhất, đem lại lợi nhuận cao nhất Dựa vào đặc điểm riêng của doanh nghiệp mình và đặc tính của sản phẩm, Công ty TNHH Một thành viên 95 có các phương thức bán hàng như sau: hàng hóa, sản phẩm của Công ty TNHH Một thành viên 95 được bán ra theo phương thức bán buôn, bán lẻ trực tiếp qua kho và bán qua hình thức giới thiệu sản phẩm.
Phương thức bán buôn: Phương thức bán hàng này giúp cho sản lượng hàng hoá tiêu thụ nhanh vì bán với số lượng lớn, vốn được quay vòng nhanh, tránh tồn đọng hàng hoá tại kho, và đặc biệt phương thức bán hàng này giúp cho công ty mở rộng quan hệ hợp tác kinh doanh với nhiều bạn hàng và qua đó cũng mở rộng quy mô kinh doanh, thị trường tiêu thụ cũng như uy tín của công ty.
Phương thức bán lẻ trực tiếp qua kho: Phương thức bán hàng này được sử dụng để bán lẻ phụ tùng cho khách hàng cá nhân và khách hàng có nhu cầu số lượng hàng ít
Phương thức bán qua hình thức giới thiệu sản phẩm: Với phương thức bán hàng này, công ty mở các showroom (cửa hàng giới thiệu sản phẩm) để khách hàng trực tiếp xem xét mẫu mã cũng như chất lượng sản phẩm Chỉ khi nào khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng đó mới được xác nhận là đã tiêu thụ và tiến hành ghi nhận doanh thu Để thu hút khách hàng, các showroom đã sử dụng linh hoạt giá bán dựa trên trị giá vốn hàng mua vào sao cho bù đắp được chi phí và có lãi.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY
Chứng từ kế toán hàng hóa tại Công ty
Chứng từ kế toán hàng hóa theo Chế độ kế toán doanh nghiệp mà công ty sử dụng gồm có:
- Phiếu nhập kho (01-VT): Nhằm xác nhận số lượng hàng hóa nhập kho làm căn cứ ghi Thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán.
Khi lập phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu, họ và tên người giao hàng hóa, số hóa đơn, tên kho, địa điểm, kho nhập.
+ Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của hàng hóa.
+ Cột 1: Ghi số lượng theo hóa đơn
+ Cột 2: Do kế toán hàng hóa ghi đơn giá
+ Cột 3: Do kế toán tính ra số tiền hàng hóa thực nhập
- Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của các mặt hàng trên cùng một phiếu nhập kho.- Dòng số tiền bằng chữ: Ghi số tiền trên phiếu nhập kho bằng chữ.
Phiếu nhập kho do kế toán hàng hóa lập thành 03 liên và chuyển cho các Bộ phận liên quan: chuyển 01 liên cho Thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho,
Phiếu nhập kho tổng hợp là chứng từ ghi chép chi tiết các khoản hàng hóa nhập kho, gồm 01 liên cho kế toán hàng hóa giữ lại để ghi sổ chi tiết hàng hóa và 01 liên cho kế toán tổng hợp ghi sổ Nhật ký chung, sổ cái tài khoản 156 Chứng từ này được lưu giữ tại phòng Kế toán để phục vụ cho công tác quản lý và kiểm tra đối chiếu sau này.
Dưới đây là mẫu phiếu nhập kho mà công ty sử dụng:
(Kẹp chứng từ công ty)
- Phiếu xuất kho (02-VT): Theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hóa xuất kho cho khách hàng, làm căn cứ để ghi sổ kế toán liên quan.
Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu, họ và tên người nhận hàng hóa, số hóa đơn, tên kho, địa điểm, kho nhập.
+ Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của hàng hóa.
+ Cột 1: Ghi số lượng theo hóa đơn
+ Cột 2: Do kế toán hàng hóa ghi đơn giá
+ Cột 3: Do kế toán hàng hóa ghi đơn giá và tính ra số tiền hàng hóa thực xuất
+ Dòng cộng: ghi tổng số tiền của các loại hàng hóa cùng một phiếu xuất kho + Dòng số tiền bằng chữ: ghi số tiền trên phiếu xuất kho bằng chữ
Phiếu xuất kho do kế toán hàng hóa lập thành 03 liên và chuyển cho các Bộ phận liên quan: chuyển 01 liên cho Thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho, chuyển 01 liên cho Kế toán quản lý làm căn cứ hạch toán giá vốn hàng bán, chuyển 01 liên lưu tại Kế toán hàng hóa làm chứng từ đối chiếu số liệu Phiếu xuất kho là chứng từ ghi lại quá trình xuất hàng hóa ra khỏi kho, có vai trò quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho và theo dõi xuất nhập kho hàng.
01 liên kế toán hàng hóa giữ lại để ghi sổ chi tiết hàng hóa và 01 liên cho kế toán tổng hợp ghi sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 156 Chứng từ này được lưu tại phòng Kế toán.
Dưới đây là mẫu phiếu xuất kho mà công ty sử dụng:
(Kẹp chứng từ công ty)
(Kẹp chứng từ công ty)
(Kẹp chứng từ công ty)
2.1.2 Qui trình luân chuyển chứng từ Đối với hoạt động kinh doanh thương mại, khối lượng hàng hóa nhập kho chủ yếu là mua ngoài Và mua hàng là khâu đầu tiên trong chu trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, muốn cho công tác tiêu thụ hàng hóa nhanh chóng và đạt được hiệu quả kinh doanh tối đa thì phải tổ chức và thực hiện tốt khâu thu mua hàng hoá Do đó, tại Công ty TNHH Một thành viên 95 yêu cầu đặt ra cho công tác thu mua hàng hóa là phải tìm được nguồn cung cấp đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lý, vận chuyển an toàn với mức chi phí thấp nhất.
Công ty TNHH Một thành viên 95 nhập mua hàng hoá từ các doanh nghiệp đầu mối chuyên phân phối hàng hoá Vì vậy, chất lượng hàng hoá luôn được đảm bảo như cam kết, đáp ứng tất cả các yêu cầu của khách hàng Căn cứ vào tình hình kinh doanh của công ty mà trung tâm Kinh doanh gửi yêu cầu hay đề xuất mua hàng đến Ban giám đốc Sau khi Ban giám đốc xem xét và ký duyệt thì trung tâm Kinh doanh có trách nhiệm đi mua hàng Sau khi hàng về đến kho công ty thì được trung tâm Kỹ thuật kiểm tra, nếu không có vấn đề gì về chất lượng thì kế toán sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho hàng hóa mua về Phiếu nhập kho gồm 3 liên, trong đó:
+ Liên 1,2: Phòng kế toán lưu;
Kế toán hàng hóa căn cứ vào phiếu nhập kho ghi sổ chi tiết hàng hóa.
Kế toán tổng hợp căn cứ vào phiếu nhập kho ghi sổ nhật ký chung, sổ cái TK 156
Thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra số lượng nhập, ghi số lượng nhập và ký xác nhận.
Tại kho hàng hóa của Công ty TNHH Một thành viên 95, Thủ kho hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán phát sinh nhập kho, xuất kho ghi hàng hóa thực nhập, thực xuất để tính ra số tồn từng các loại hàng hóa vào thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho và kế toán tiến hành đối chiếu để ký xác nhận hàng hóa tồn trong kho.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, thủ kho ghi đầy đủ thông tin về số thứ tự phiếu xuất kho, số lượng bán, các đặc tính kỹ thuật của hàng bán vào phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên (đặt giấy than ghi 1 lần):
+ Liên 1: Lưu tại quyển và Thủ kho giữ để ghi thẻ kho;
+ Liên 2: Chuyển cho kế toán bán hàng ghi vào cột đơn giá, thành tiền trên phiếu xuất kho để tiến hành ghi sổ kế toán;
+ Liên 3: Giao cho khách hàng.
Kế toán hàng hóa căn cứ vào phiếu xuất kho ghi sổ chi tiết hàng hóa.
Kế toán tổng hợp căn cứ vào phiếu xuất kho ghi sổ nhật ký chung, sổ cái TK 156
Thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra số lượng xuất, ghi số lượng nhập và ký xác nhận rồi từ đó làm căn cứ ghi thẻ kho.
Sau khi kế toán hàng hóa và kế toán tổng hợp hoàn thành phần công việc của mình sẽ chuyển phần chứng từ, sổ chi tiết, sổ nhật ký chung cho kế toán trưởng để lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
Kế toán chi tiết hàng hóa tại Công ty
Tại Công ty TNHH Một thành viên 95 mỗi khi có nghiệp vụ xuất bán hàng hóa và nhập kho hàng hóa, cả thủ kho lẫn kế toán đều thực hiện ghi chép nhưng phần công việc ghi chép ở mỗi nơi là khác nhau Thủ kho tiến hành ghi thẻ kho, kế toán hàng hóa ghi sổ chi tiết hàng hóa.
Tất cả việc luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán chi tiết đều có sự kiểm soát từ xa của Kế toán trưởng Tất cả các chứng từ, sổ chi tiết đều phải có chữ ký của Kế toán trưởng.
Tại kho hàng hóa của công ty, Thủ kho hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán phát sinh như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi hàng hóa thực nhập, thực xuất để tính ra số tồn từng các loại hàng hóa vào thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho và kế toán tiến hành đối chiếu để ký xác nhận hàng hóa tồn trong kho.
Thủ kho ghi chép biến động nhập - xuất - tồn kho về hiện vật trên Thẻ kho Mỗi sản phẩm được theo dõi trên 1 thẻ kho Thẻ kho được mở trên cơ sở danh mục hàng hóa, sản phẩm đã được mã hóa Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu nhập kho để ghi số lượng hàng xuất bán vào hàng hóa, sản phẩm liên quan, thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn trên thẻ kho với số liệu tồn kho thực tế
- Cột A: Ghi số thứ tự
- Cột B: Ghi ngày tháng trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
- Cột C, D: Ghi số hiệu trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
- Cột F: Ghi ngày nhập kho, xuất kho
- Cột 1,2,3: Ghi số lượng nhập, xuất, tồn kho.
Căn cứ vào chứng từ phiếu nhập kho ( Biểu 2.1 ) và phiếu xuất kho ( Biểu 2.2 ), Thủ kho tiến hành ghi chép vào thẻ kho.
Dưới đây là mẫu thẻ kho mà công ty sử dụng:
Tên, nhãn hiệu, quy cách hàng hóa: Dây cáp nhôm bọc PVC
Mã vật tư, hàng hóa: AL-PVC Đơn vị tính: Mét
Số lượng Xác nhận của kế
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn toán
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
2.2.3 Tại Phòng Kế toán Ở phòng Kế toán, kế toán bán hàng và kế toán mua hàng ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn kho sản phẩm, hàng hóa cả về hiện vật lẫn giá trị của hàng hóa Mỗi hàng hóa được ghi trên một trang sổ chi tiết, sổ chi tiết cũng được mở theo danh mục hàng hóa, sản phẩm
Hàng ngày, kế toán bán hàng xác thực số lượng hàng xuất nhập bán dựa trên phiếu xuất nhập kho của thủ kho Thông tin về giá vốn, phiếu xuất nhập kho (ngày, mã hàng) được nhập vào hệ thống kế toán Dựa vào các thông tin này, hệ thống sẽ ghi chép các giao dịch chi tiết vào sổ chi tiết hàng hóa, nơi mỗi dòng sổ ghi nhận giá vốn của một loại hàng trên mỗi phiếu xuất kho.
- Cột A, B: Số hiệu và ngày tháng trên phiếu nhập kho, xuất kho
- Cột D: Ghi tài khoản đối ứng
- Cột 1: Ghi đơn giá hàng hóa
- Cột 2,4,6: Ghi số lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn
- Cột 3,5,7: Ghi giá trị hàng hóa nhập, xuất, tồn Trong đó, cột 3 = 1x2, cột 5
Căn cứ vào chứng từ phiếu nhập kho ( Biểu 2.1 ) và phiếu xuất kho ( Biểu 2.2 ), Thủ kho tiến hành ghi chép vào sổ chi tiết hàng hóa.
Dưới đây là mẫu sổ chi tiết hàng hóa mà công ty sử dụng:
Biểu 2.6 Sổ chi tiết hàng hóa
SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA
Tên tài khoản 156: Hàng hóa Đối tượng: Dây cáp nhôm bọc PVC
Tháng 5 năm 2015 Đơn vị tính: Mét Chứng từ
Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn
SH NT SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN 95
Đánh giá thực trạng kế toán hàng hóa tại Công ty và phương hướng hoàn thiện
3.1.1 Về công tác quản lý hàng hóa
Là một đơn vị kinh doanh thương mại, có rất nhiều loại mặt hàng, đa dạng về chủng loại, Ban giám đốc đã nhận ra tầm quan trọng của công tác quản lý hàng hóa Công tác quản lý hàng hóa được Công ty theo dõi chặt chẽ từ khâu nhập kho, xuất kho đến khâu bán hàng, có sự quản lý chặt chẽ về mặt hiện vật, giá trị, quy trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân trong từng khâu quản lý hàng hóa Cụ thể:
Từ khâu nhập hàng: Công ty luôn xây dựng và thực hiện kế hoạch nhập mua hàng hóa mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất, lựa chọn phương pháp nhập mua và phương pháp thanh toán phù hợp nhất Mặc dù khối lượng hàng hóa lớn, chủng loại hàng hóa đa dạng nhưng Công ty vẫn đáp ứng được nhu cầu khách hàng và tạo được uy tín với khách hàng.
Trong khâu bảo quản, dự trữ: hệ thống kho tàng của Công ty được xây dựng đảm bảo theo quy định trong công tác quản lý các mặt hàng Những mặt hàng đều có hệ thống làm lạnh giúp bảo quản an toàn Cùng với đội ngũ cán bộ quản lý kho có kinh nghiệm, tinh thần trách nhiệm cao nên việc tổ chức,bảo quản, tổ chức giao nhận hàng hóa được tiến hành tốt.
Về dự trữ hàng hóa: Công ty luôn đảm bảo lượng dự trữ trong kho đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu của khách hàng, không để xảy ra tình trạng hàng tồn hết.
Trong khâu bán hàng, quản lý hàng hóa do nhân viên bán hàng trực tiếp đảm nhiệm, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ tồn kho Nhu cầu hàng hóa tăng cao thúc đẩy Công ty triển khai nhiều dịch vụ ưu đãi như thẻ tích lũy, vận chuyển tận nơi, thu hút khách hàng mới và duy trì uy tín với khách hàng thân thiết.
3.1.2 Về vận dụng báo cáo kế toán
Công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản theo qui định của Bộ Tài chính, các tài khoản đã được chi tiết như TK156 chi tiết cho từng nhóm hàng, TK
331 chi tiết cho từng nhà cung cấp.
Việc áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng hóa và phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho đã giúp Công ty theo dõi tình hình biến động, tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa một cách đơn giản hơn.
Công ty áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước trong đánh giá hàng xuất kho Phương pháp này phù hợp do Công ty sử dụng kế toán máy, đảm bảo tính đơn giản và dễ kiểm tra, đáp ứng nhu cầu quản lý hiệu quả của doanh nghiệp.
Về công tác kiểm kê hàng hóa: Tại Công ty việc kiểm kê được tiến hành mỗi tháng một lần vào cuối mỗi tháng và được chấp hành khá nghiêm túc Kết quả kiểm kê được ghi vào biên bản kiểm kho; mỗi kho, được lập một biên bản riêng Trong biên bản thể hiện tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng tồn kho thực tế, số lượng thiếu và phân loại đánh giá từng mặt hàng.
Công ty đã sử dụng kế toán máy để hỗ trợ công tác kế toán hàng hóa, với hệ thống danh điểm hàng hóa hết sức chi tiết, cụ thể, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán hàng hóa Vì vậy, việc hạch toán được thực hiện chính xác, kịp thời, giảm bớt khối lượng công việc và tránh được những sai sót, đáp ứng được những yêu cầu về quản lý đòi hỏi ngày càng cao trong nền kinh tế thị trường.
Bên cạnh những ưu điểm trong công tác tổ chức quản lý hàng hóa, cũng như công tác hạch toán kế toán hàng hóa mà công ty đạt được thì vẫn còn một số tồn tại cần được xem xét nhằm không ngừng hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa nói riêng và công tác kế toán của Công ty nói chung, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty, đồng thời đảm bảo đúng chế độ kế toán hiện hành.
Tồn tại trong công tác dự trữ hàng hóa: Trong những năm gần đây, có những thời điểm Công ty dự trữ quá nhiều hàng hóa làm cho vốn bị ứ đọng, chi phí bảo quản tăng Tháng 2 hàng năm Công ty đã tiến hành nhập hàng, giá trị hàng tồn kho chiếm 53% tổng tài sản, điều này không những làm cho lượng vốn của công ty bị ứ đọng mà còn làm chi phí quản lý doanh nghiệp tăng, đây là một trong những nguyên nhân dẫn đến việc công ty hoạt động thua lỗ trong tháng đó.
Trong quá trình hạch toán kế toán hàng hóa vẫn thường xảy ra trường hợp nhầm lẫn giữa tên của một số hàng hóa Nguyên nhân là do chưa có sự thống nhất giữa kế toán với thủ kho với nhân viên bán hàng trong việc gọi tên hàng hóa.
Tồn tại trong việc lập dự phòng: Trong cơ chế nền kinh tế mở cửa, giá cả thị trường diễn biến rất phức tạp, nhưng hiện nay kế toán công ty chưa trích lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho.Hơn nữa số lượng hàng tồn kho của Công ty là tương đối lớn do đó để đảm bảo an toàn, Công ty nên trích lập một khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho để đề phòng trường hợp hàng rớt giá, Công ty vẫn có thể chủ động xử lý.
Công ty không ngừng cải tiến và hoàn thiện công tác hạch toán hàng hóa nhằm theo dõi chặt chẽ tình hình dự trữ và sử dụng hàng hóa trong toàn Công ty. Hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp ghi thẻ song song thực sự đã mang lại hiệu quả cao, giảm nhẹ được khối lượng ghi chép đảm bảo tính chính xác cao.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH Một thành viên 95
3.2.1 Hoàn thiện về công tác quản lý hàng hóa của Công ty
Để tránh tình trạng ứ đọng vốn và tăng chi phí bảo quản, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch kinh doanh chi tiết, lập kế hoạch cụ thể cho từng tháng và quý, đồng thời cân đối kế hoạch với nhu cầu của thị trường Việc chiếm dụng vốn này sẽ dẫn đến gia tăng các chi phí liên quan, từ đó làm tăng giá vốn hàng bán.
Vì vậy Công ty cần thực hiện tốt công tác tổ chức đánh giá, phân tích tình hình quản lý và nhu cầu hàng hóa Để làm được việc này Công ty nên phân công cho mỗi cán bộ phụ trách chuyên mua một hoặc một số loại hàng hóa, khai thác các nguồn cung cấp phong phú, bảo đảm việc thu mua hợp lý, ổn định giá, đáp ứng nhu cầu hàng hóa cho khách hàng và tình hình thị trường, phòng kinh doanh xây dựng định mức cho phù hợp với từng loại hàng hóa nhằm dự trữ ở mức hợp lý, đủ đảm bảo cho việc bán hàng Nếu là hàng hóa có sẵn và có thị trường ổn định thì nhu cầu dự trữ ở mức thấp nhất. Ngược lại nếu là hàng hóa khan hiếm, khách hàng có nhu cầu cao, ít có người cung cấp hoặc mất nhiều thời gian trong vận chuyển thì phải có lượng dự trữ cao.
Công ty đã tổ chức được một bộ phận chuyên đảm nhận công tác nhập hàng và kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi nhập vào kho trên cơ sở xem xét cân đối giữa kế hoạch và nhu cầu Với khối lượng hàng hóa sử dụng tương đối lớn, chủng loại đa dạng mà công ty vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời hàng hóa cho khách hàng Đó là sự nỗ lực, cố gắng và tinh thần trách nhiệm rất cao của các phòng ban trong công ty.
Công ty đã tổ chức tốt từ khâu nhập hàng, vận chuyển hàng hóa và tổ chức kho bảo quản hàng hóa với đầy đủ tiêu chuẩn đảm bảo an toàn trong quản lý hàng hóa Công ty cũng tiết kiệm được thời gian và công sức trong công tác tổ chức nhập hàng và xuất hàng phục vụ cho khách hàng.
3.2.2 Hoàn thiện hệ thống tài khoản sử dụng
Xuất phát từ thực tế bán hàng hóa tại công ty, hiện nay công ty mới chỉ tài khoản theo nhóm hàng như nhóm hàng dây cáp nhôm, nhóm hàng dây cáp đồng, nhóm hàng dây cáp hợp kim,…nhưng trong thực tế các nhóm hàng này lại có rất nhiều mặt hàng chi tiết Để tiến hành theo dõi khoản mục hàng hóa đối với từng mặt hàng chi tiết thì công ty nên mở chi tiết TK 156 cho từng loại mặt hàng chi tiết cụ thể:
TK156011: Dây cáp nhôm bọc PVC
TK1560101: Dây cáp nhôm bọc PVC dẻo
TK1560102: Dây cáp nhôm bọc PVC cứng
Việc mở chi tiết tài khoản hàng hóa sẽ giúp cho công tác ghi sổ được thuận tiện cũng như phục vụ công tác theo dõi bán hàng được nhanh chóng, chính xác và kịp thời.
3.2.3 Hoàn thiện phương pháp hạch toán
Công ty cần bổ sung trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Tuân theo nguyên tắc thận trọng, công ty phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và sử dụng TK 229: Dự phòng tổn thất tài sản Phương pháp kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau: a) Khi lập Báo cáo tài chính, nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập kỳ này lớn hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2294). b) Khi lập Báo cáo tài chính, nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2294)
Có TK 632 - Giá vốn hàng bán. c) Kế toán xử lý khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với vật tư, hàng hóa bị hủy bỏ do hết hạn sử dụng, mất phẩm chất, hư hỏng, không còn giá trị sử dụng, ghi:
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (số được bù đắp bằng dự phòng)
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (nếu số tổn thất cao hơn số đã lập dự phòng)
Có các TK 152, 153, 155, 156. d) Kế toán xử lý khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho trước khi doanh nghiệp 100% vốn nhà nước chuyển thành công ty cổ phần: Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho sau khi bù đắp tổn thất, nếu được hạch toán tăng vốn nhà nước, ghi:
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2294)
Có TK 411 - Vốn đầu tư của chủ sở hữu.
3.2.5 Hoàn thiện báo cáo kế toán
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, để có nguồn tài chính bù đắp những thiệt hại xảy ra trong niên độ kế toán tiếp theo, các doanh nghiệp thường lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho Đối với Công ty TNHH Một thành viên 95 nên tổ chức nhập hàng dữ trữ một lượng hàng hóa nhất định để luôn luôn bảo đảm cho qua trình bán hàng được diễn ra liên tục không bị gián đoạn Tránh trường hợp có một số loại hàng hóa phải đi nhập làm nhiều đợt gây lãng phí do khoản trượt giá của tỷ giá đô thay đổi Đồng thời khi đó Công ty xem xét và tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho hàng hóa do hết hạn sử dụng Khi lập dự phòng nên lập cho từng loại hàng hóa có tính chất như nhau và phải được thực hiện nhất quán trong toàn công ty khi có hiện tượng hàng hóa hư hỏng, hết hạn sử dụng giá vốn vật liệu bị giảm sút.
3.2.4 Hoàn thiện về chứng từ kế toán
Công ty nên lập thêm “Bản kê chứng từ nhập - xuất hàng hóa” để việc theo dõi nhập - xuất - tồn hàng hóa dễ dàng, kịp thời, nhanh chóng, không bị nhầm lẫn, bỏ sót chứng từ Bảng kê chứng từ nhập - xuất hàng hóa được lập theo mẫu sau:
Công ty TNHH Một thành viên 95
Xã Hợp Châu, Huyện Tam đảo, Tỉnh Vĩnh Phúc
BẢNG LIỆT KÊ CHỨNG TỪ NHẬP XUẤT HÀNG HÓA