Đặc điểm doanh nghiệp thương mại ảnh hưởng đến quan hệ thanh toán.1
Hoạt động kinh doanh thương mại đóng vai trò trung gian giữa sản xuất và tiêu dùng, thực hiện các hành vi thương mại tạo ra quyền và nghĩa vụ giữa các bên Điều này bao gồm mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và các hoạt động xúc tiến thương mại nhằm đạt được lợi nhuận hoặc thực hiện các mục tiêu xã hội.
Do sự phân công lao động xã hội và chuyên môn hóa trong sản xuất, DNTM ra đời với vai trò quan trọng trong việc đưa sản phẩm ra thị trường Một số người sản xuất đã tách ra để chuyên trách việc bán hàng, từ đó hình thành các đơn vị, tổ chức kinh tế chuyên thực hiện nhiệm vụ này nhằm thu lợi nhuận Ban đầu, DNTM chủ yếu tập trung vào hoạt động mua bán hàng hóa, nhưng theo thời gian, hoạt động này đã phát triển và trở nên đa dạng hơn.
Do sự phát triển ngày càng mạnh mẽ và đa dạng của nền kinh tế, các doanh nghiệp thương mại (DNTM) hiện nay chủ yếu được tổ chức dưới nhiều hình thức khác nhau, bao gồm công ty bán buôn, bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp và công ty xúc tiến thương mại.
DNTM đóng vai trò quan trọng trong việc lưu thông hàng hóa, kết nối sản xuất với tiêu dùng thông qua hoạt động mua và bán Mua hàng là bước đầu tiên trong quá trình này, thể hiện mối quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về giá trị hàng hóa thông qua thanh toán Quá trình này chuyển đổi vốn từ hình thái tiền tệ sang hàng hóa, trong đó doanh nghiệp nắm quyền sở hữu hàng hóa và mất quyền sở hữu tiền Ngược lại, khi bán hàng, người mua chấp nhận thanh toán, giúp doanh nghiệp chuyển đổi vốn từ hàng hóa trở lại hình thái tiền tệ.
Đặc điểm phân loại nghiệp vụ thanh toán
Đặc điểm nghiệp vụ thanh toán
Các nghiệp vụ thanh toán đến nhiều đối tượng
Các nghiệp vụ phát sinh nhiều, thường xuyên và liên tục phải theo dõi chi tiết cho từng đối tượng thanh toán
Việc giám sát và quản lý thường xuyên các quy tắc thanh toán là cần thiết để đảm bảo sự tuân thủ, vì thanh toán có ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của doanh nghiệp Do đó, trong các doanh nghiệp thường có những quy định rất chặt chẽ liên quan đến quy trình thanh toán.
Các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở toàn bộ quá trình kinh doanh: ở quá trình mua vật tư hàng hóa và quá trình tiêu thụ sản phẩm
Phân loại các nghiệp vụ thanh toán
Có thể phân loại nghiệp vụ thanh toán theo nhiều tiêu thức khác nhau:
Căn cứ đặc điểm hoạt động thanh toán, các nghiệp vụ kế toán trong DN thường được chia làm 2 loại:
Thanh toán các khoản phải thu
Thanh toán các khoản phải trả
Căn cứ theo quan hệ DN
Thanh toán bên trong DN (thanh toán tạm ứng, thanh toán tiền lương, tiền thưởng…)
Thanh toán bên ngoài DN (thanh toán với nhà cung cấp, với khách hàng…)
Căn cứ theo thời gian: thanh toán thường xuyên hoặc thanh toán định kỳ
Nhưng thông thường người ta phân loại các nghiệp vụ thanh toán cho từng đối tượng bao gồm các đối tượng sau:
Thanh toán với người bán
Thanh toán với người mua
Thanh toán với Nhà nước
Thanh toán các khoản tạm ứng, các khoản thế chấp, ký quỹ, ký cược
Các nghiệp vụ thanh toán khác
Trong phạm vi chuyên đề này, em sẽ trình bày hai nghiệp vụ thanh toán với người mua và thanh toán với người bán trong DNTM
Một số phương pháp thanh toán
Thanh toán bằng tiền mặt
Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các hình thức như tiền Việt Nam, ngoại tệ, hồi phiếu ngân hàng và giấy tờ có giá trị tương đương Mặc dù đây là phương pháp thanh toán đơn giản và tiện lợi, nhưng chỉ phù hợp với sản xuất nhỏ và phạm vi thanh toán hạn chế Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, việc thanh toán bằng tiền mặt gặp khó khăn do khối lượng hàng hóa và giao dịch lớn, gây ra vấn đề về an toàn và tiện lợi cho cả người chi trả và người nhận Hình thức này thường chỉ được sử dụng cho thanh toán với công nhân viên và nhà cung cấp nhỏ lẻ.
Thanh toán không dùng tiền mặt
Hình thức thanh toán này được thực hiện thông qua việc chuyển khoản thanh toán bù trừ qua các ngân hàng trung gian Các phương thức cụ thể của hình thức này bao gồm nhiều lựa chọn khác nhau.
Thanh toán bằng séc là một hình thức giao dịch tài chính, trong đó chủ tài khoản ra lệnh cho ngân hàng trích tiền từ tài khoản của mình để chi trả cho người được ghi tên trên séc Hình thức này cho phép người nhận séc nhận tiền mặt, chuyển khoản hoặc theo lệnh của người chi trả.
Séc thanh toán bao gồm:
Séc chuyển khoản là phương tiện thanh toán và mua sắm giữa các đơn vị có tài khoản ngân hàng Séc này chỉ có giá trị để thực hiện các giao dịch chuyển khoản, không thể dùng để rút tiền mặt Ngoài ra, séc phát hành chỉ có hiệu lực trong một khoảng thời gian nhất định.
Séc bảo chi là loại séc chuyển khoản được gửi đến ngân hàng để được đóng dấu đảm bảo chi tiền Loại séc này thường được sử dụng trong các giao dịch thanh toán giữa những bên mua bán hàng hóa đã mở tài khoản nhưng chưa có sự tín nhiệm lẫn nhau.
Séc định mức là một loại séc chuyển khoản, trong đó ngân hàng cam kết đảm bảo tổng số tiền nhất định cho toàn bộ quyển séc Mỗi lần phát hành séc, người sử dụng cần ghi rõ số hạn mức còn lại ở mặt sau của tờ séc.
Séc chuyển tiền cầm tay: là loại séc chuyển khoản cầm tay, được ngân hàng đảm bảo thanh toán.
Thanh toán bằng ủy nhiệm thu là phương thức mà người thụ hưởng ủy quyền cho ngân hàng thực hiện việc thu hộ một khoản tiền từ khách hàng hoặc đối tượng khác.
Thanh toán bằng ủy nhiệm chi (UNC) là hình thức mà chủ tài khoản ủy quyền cho ngân hàng chuyển một khoản tiền nhất định để thanh toán cho nhà cung cấp, nộp ngân sách nhà nước và các khoản thanh toán khác Đây là phương thức thanh toán phổ biến nhất trong nền kinh tế thị trường hiện nay.
Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C) là một văn bản pháp lý do tổ chức tài chính, thường là ngân hàng, phát hành nhằm đảm bảo việc thanh toán cho người thụ hưởng khi họ đáp ứng các điều khoản trong thư tín dụng Phương thức này thường được áp dụng trong thanh toán quốc tế, chủ yếu sử dụng ngoại tệ, trong bối cảnh các bên không có sự tín nhiệm lẫn nhau.
Thanh toán bằng thẻ tín dụng: Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ.
Vai trò nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán
Vai trò của nghiệp vụ kế toán thanh toán
Nghiệp vụ kế toán thanh toán hình thành từ sự chiếm dụng vốn giữa các doanh nghiệp và tổ chức, cá nhân Trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp thiết lập quan hệ thanh toán với nhiều đối tác khác nhau, điều này đóng vai trò quan trọng trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp Một số vai trò quan trọng của quan hệ thanh toán bao gồm việc duy trì dòng tiền, tối ưu hóa chi phí và tăng cường mối quan hệ với các đối tác.
Quan hệ thanh toán là một chỉ tiêu quan trọng phản ánh chất lượng và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời đóng vai trò thiết yếu trong công tác quản lý tài chính.
Để nâng cao khả năng thanh toán và hiệu quả kinh doanh, doanh nghiệp cần đảm bảo quy trình thanh toán được thực hiện một cách hợp lý và hiệu quả.
Việc hạch toán nghiệp vụ thanh toán chi tiết theo đối tượng, thời gian và tình hình thanh toán cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản lý trong quản lý tài chính Thông qua các thông tin này, nhà quản lý có thể nắm rõ tình hình thanh toán của doanh nghiệp, từ đó đề ra các chính sách thu hồi công nợ và cân đối tài chính giữa vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng một cách hợp lý.
Quan hệ thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển mối quan hệ mua – bán giữa các doanh nghiệp Việc thực hiện thanh toán đúng hạn và đầy đủ không chỉ giúp củng cố niềm tin giữa các bên mà còn thúc đẩy sự hợp tác lâu dài trong kinh doanh.
Công tác kế toán thanh toán giữa người mua và người bán đóng vai trò quan trọng trong mọi doanh nghiệp thương mại Quản lý hiệu quả mối quan hệ này giúp doanh nghiệp duy trì tình hình tài chính ổn định và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Nhiệm vụ hạch toán kế toán thanh toán
Để phát huy vai trò hiệu quả trong quản lý doanh nghiệp, kế toán cần thực hiện thành công các nhiệm vụ cơ bản trong các nghiệp vụ kế toán thanh toán.
Ghi chép và tính toán số liệu hiện có về tình hình luân chuyển tiền vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là rất quan trọng Qua đó, doanh nghiệp có thể phản ánh chính xác kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ, giúp đưa ra các quyết định chiến lược hợp lý.
Ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các nghiệp vụ thanh toán cùng với các khoản nợ phải thu và phải trả cho từng đối tượng là rất quan trọng Đồng thời, cần phải đảm bảo ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ, sổ sách chi tiết và sổ tổng hợp liên quan đến các phần hành phải thu và phải trả.
Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu chi tài chính là một nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc ký kết các quy định về thu nộp và thanh toán Đồng thời, cần thực hiện giám sát chế độ thanh toán và đảm bảo tính chấp hành các kỷ luật tài chính, tín dụng để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
Tổng hợp và xử lý thông tin về tình hình công nợ là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả tài chính Việc theo dõi các khoản phải thu trong hạn, đến hạn và các khoản khó đòi sẽ giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả hơn, từ đó cải thiện khả năng thanh toán và tăng cường sự ổn định tài chính.
Cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời trung thực và hữu ích thực hiện việc điều hành quản lý DN.
Nguyên tắc hạch toán kế toán
Để theo dõi chính xác, kịp thời các nghiệp vụ thanh toán kế toán cần quán triệt các nguyên tắc sau:
Để đảm bảo việc thanh toán diễn ra kịp thời, cần theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu và phải trả theo từng đối tượng Việc thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra và đôn đốc là rất quan trọng.
Các nghiệp vụ mua, bán vật tư, hàng hóa và dịch vụ được thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền séc hoặc đã chuyển khoản qua ngân hàng sẽ không được phản ánh vào tài khoản.
Đối với các khoản phải thu và phải trả, cần phân loại các khoản nợ thành hai loại: nợ có khả năng thanh toán đúng hạn và nợ khó đòi Việc này giúp xác định biện pháp xử lý phù hợp nhằm cân đối thanh toán và thu hồi vốn hiệu quả.
Đối với các khoản nợ phải trả và phải thu bằng ngoại tệ, cần theo dõi chi tiết cả về nguyên tệ và quy đổi sang tiền Việt Nam đồng Vào cuối kỳ, cần điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Kế toán thanh toán với người mua và người bán
Kế toán thanh toán người mua
Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận các khoản nợ phải thu và theo dõi tình hình thanh toán từ khách hàng đối với các khoản nợ liên quan đến tiền bán sản phẩm và hàng hóa.
Chứng từ kế toán sử dụng: hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận, phiếu kiểm định chất lượng, phiếu thu…
TK 131: Phải thu của khách hàng
Số tiền phải thu của khách hàng mua hàng hóa, vật tư… đã bán
Số tiền thu thừa của khách hàng
Số nợ phải thu của khách hàng
Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước khách hàng
Số nợ phải thu giảm do chấp nhận giảm giá hoặc khách hàng trả hàng
Số dư Nợ: Số tiền còn phải thu của
Số dư Có: Số tiền nhận trước hoặc đã thu quá số phải thu của KH
Tài khoản này được mở riêng cho từng khách hàng, giúp xác định số nợ phải thu khó đòi theo thời hạn thanh toán, từ đó làm cơ sở lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi.
Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu (Phụ lục 01)
Khi bán chịu vật tư và hàng hóa cho khách hàng, kế toán cần căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) để ghi nhận doanh thu bán chịu phải thu Việc hạch toán này là rất quan trọng trong quy trình kế toán.
Nợ TK 131(chi tiết KH): Phải thu khách hàng
Có TK 511: Doanh thu bán hàng
Có TK 333(1): Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Khi chấp nhận giảm giá hàng bán cho khách hàng do hàng hóa phù hợp với quy cách và chất lượng trong hợp đồng, nếu khách hàng chưa thanh toán, kế toán sẽ căn cứ vào chứng từ xác nhận số tiền giảm giá cho số lượng hàng hóa đã bán để ghi giảm số tiền phải thu.
Nợ TK 521(3): Giảm giá hàng bán
Nợ TK 333(1): Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Có TK 131(chi tiết tứng đối tương): Phải thu khách hàng
Trong nghiệp vụ 3, kế toán căn cứ vào bảng sao kê hàng hóa bị trả lại để ghi nhận doanh thu hàng bán bị trả lại, từ đó trừ vào số nợ phải thu của khách hàng Kế toán thực hiện hạch toán theo quy định để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Nợ TK 521(2): Hàng bán bị trả lại
Nợ TK 333(1): Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Có TK 131(chi tiết từng đối tượng): Phải thu khách hàng
Nghiệp vụ 4 : Khi chấp nhận CKTM cho người mua, kế toán ghi giảm khoản phải thu của khách hàng Kế toán hạch toán:
Nợ TK 521(1): Chiết khẩu thương mại
Nợ TK 333(1): Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Có TK 131(chi tiết từng đối tượng): Phải thu khách hàng
Nghiệp vụ 5 : Căn cứ vào phiếu thu, GBC của ngân hàng phản ánh số tiền khách hàng trả nợ hoặc ứng trước tiền hàng Kế toán hạch toán:
Nợ TK 111, 112: Số tiền thu được
Có TK 131(chi tiết từng đối tượng): Phải thu khách hàng
Khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng là nghiệp vụ thứ 6, trong đó người mua thanh toán tiền hàng trước thời hạn quy định, và khoản chiết khấu này sẽ được trừ vào nợ phải thu của khách hàng Kế toán cần hạch toán chính xác khoản chiết khấu này để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Nợ TK 111, 112: Số tiền thu được sau chiết khấu
Nợ TK 635: Số tiền chiết khấu
Có TK 131(chi tiết từng đối tượng): Phải thu khách hàng
Trong nghiệp vụ 7, khi khách hàng không thanh toán bằng tiền mặt mà sử dụng vật tư hàng hóa, kế toán sẽ căn cứ vào giá trị của vật tư hàng hóa nhận được để ghi nhận vào số nợ phải thu của khách hàng Việc hạch toán này đảm bảo rằng giá trị giao dịch được phản ánh chính xác trong sổ sách kế toán.
Nợ TK 153, 156: Giá trị vật tư hàng hóa
Nợ TK 133(1): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có TK 131: Phải thu khách hàng
Nghiệp vụ 8 : xử lý xóa sổ khoản nợ phải thu khó đòi
Cuối niên độ kế toán, tính số dự phòng phải thu khó đòi cho năm nay Kế toán hạch toán:
Nợ TK 642 (2): Dự phòng nợ phải thu khó đòi
Sang năm sau, tính ra số dự phòng phải lập trong năm và so sánh với số dự phòng năm trước đã lập:
+ TH1: nếu không thay đổi thì không lập thêm dự phòng
Nếu số dự phòng cần lập trong năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập trong năm trước, cần tiến hành lập thêm theo số chênh lệch Kế toán sẽ thực hiện hạch toán để phản ánh sự thay đổi này.
Nợ TK 642(2): Số chênh lệch
Có TK 159(2): Dự phòng phải thu khó đòi
Nếu số dự phòng năm nay thấp hơn số dự phòng năm trước, cần thực hiện hoàn nhập dự phòng theo số chênh lệch Kế toán sẽ tiến hành hạch toán theo quy định.
Nợ TK 159(2): Dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 642(2): Số chênh lệch
Khi có dấu hiệu chắc chắn không đòi được khoản nợ Kế toán hạch toán:
Nợ TK 642(2): Số nợ xóa sổ
Có TK 131(chi tiết từng đối tượng): Đồng thời ghi:
Nợ TK 004(chi tiết cho từng đối tượng): số nợ xóa sổ
Khi xóa sổ nhưng lại đòi được thì kế toán cho vào thu nhập khác.
Nợ TK 111, 112: Số nợ thu hồi được
Có TK 711: Đồng thời ghi:
Nợ TK 004(chi tiết cho từng đối tượng): Số nợ đòi được
THỰC TẾ KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA VÀ NGƯỜI BÁN
Tổng quan về Công ty TNHH Thương Mại và Vận Tải Tín Thành Hưng 15
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Thương Mại và Vận Tải Tín Thành Hưng
Nơi đăng ký quản lý: Chi cục Thuế Huyện Đông Hưng Địa chỉ: Nhà ông Nguyễn Văn Thám, xóm 2 - Xã Đồng Phú - Huyện Đông Hưng - Thái Bình
Giám Đốc/Đại diện pháp luật: Nguyễn Thị Quyên Điện thoại: 0912.653.710
Công ty TNHH Thương Mại và Vận Tải Tín Thành Hưng, được thành lập vào năm 2008, là một doanh nghiệp tư nhân có tư cách pháp nhân Công ty có quyền và nghĩa vụ dân sự theo quy định của pháp luật, sở hữu con dấu riêng và được phép mở tài khoản tại ngân hàng.
Công ty TNHH Thương Mại và Vận Tải Tín Thành Hưng đã có gần 10 năm hình thành và phát triển, tạo dựng được hình ảnh và uy tín tốt trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt về giá cả và chất lượng Công ty không chỉ giữ vững thị trường mà còn phát triển bền vững, đảm bảo việc làm cho người lao động Đồng thời, công ty luôn tuân thủ nghiêm chỉnh các chính sách của Đảng và Nhà nước, duy trì mối quan hệ tốt đẹp với bạn hàng và khai thác hiệu quả các khách hàng tiềm năng.
Năm 2014: Nằm trong Top 20 các đại lý tiêu thụ xi măng Chinfon do Công ty Chinfor xếp hạng
Năm 2015: Nằm trong Top 6 Công ty có sản lượng tiêu thụ xi măng cao nhất cả nước
Các ngành nghề kinh doanh được quy định trong Giấy chứng nhận đăng ký Doanh nghiệp của Công ty TNHH 2 thành viên trở lên bao gồm các thông tin quan trọng Giấy chứng nhận này được cấp lần đầu vào ngày 02/07/2008 và đã được đăng ký thay đổi lần thứ hai vào ngày 30/07/2014.
Vận tải hàng hóa bằng đường bộ.
Sản xuất bê tông và các sản phẩm từ xi măng và thạch cao.
Bán lẻ đồ ngũ kim, sơn, kính và thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng trong cửa hàng chuyên doanh.
Vận tải hàng hóa đường thủy nội địa
Bán lẻ đồ uống trong các cửa hàng chuyên doanh.
Buôn bán vật liệu thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng.
Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác.
Xây dựng công trình công ích
2.1.2 Đặc điểm quy trình hoạt động kinh doanh của Công ty
Quy trình hoạt động bán hàng chung của Công ty ( Phụ lục 03)
Công ty TNHH Thương Mại và Vận Tải Tín Thành Hưng coi hoạt động bán hàng là một trong những nhiệm vụ chính và rất quan trọng Do đó, việc thiết lập một quy trình bán hàng cụ thể là cần thiết, và quy trình này phải được thực hiện một cách nghiêm túc, cẩn thận để đảm bảo đáp ứng tốt nhất cho khách hàng trong mọi giao dịch.
2.1.3 Đặc điểm bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty TNHH Thương Mại và Vận Tải Tín Thành Hưng
Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý kinh doanh của Công ty ( Phụ lục 04 )
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty
Là người đứng đầu, tôi chịu trách nhiệm toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất và kinh doanh của Công ty, đồng thời quyết định các phương án điều hành và chiến lược kinh doanh.
+ Xem xét phê duyệt các chương trình kế hoạch công tác, nội quy, quy định trong công ty và các chiến lược kinh doanh do cấp dưới soạn thảo.
+ Tổng hợp tham mưu giúp việc, hỗ trợ tổ chức quản lý điều hành, thay thế giải quyết các công việc khi giám đốc vắng mặt.
+ Giám sát kiểm tra đôn đốc, đảm bảo việc thực hiện nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận được Giám đốc đề ra.
+ Giúp lãnh đạo Công ty trong công tác quản lý tài chính, tổ chức và chỉ đạo thực hiện công tác thống kê kế toán.
+ Ghi chép mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty để tồng hợp và báo cáo kịp thời, đầy đủ chính xác.
+ Thực hiện tốt công tác hạch toán, lập báo cáo quyết toán đúng và đủ theo quy định.
Phòng tổ chức hành chính:
Phòng tham mưu cho lãnh đạo Công ty có trách nhiệm triển khai các công tác liên quan đến tổ chức sản xuất, quản lý nhân sự, hành chính và thực hiện chính sách lao động.
+ Tổ chức thực hiện chế độ tiền lương, nâng bậc lương hàng năm cho người lao động.
Công tác hành chính quản trị bao gồm việc quản lý văn thư lưu trữ và thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến việc bố trí, đào tạo và tuyển dụng lao động.
Phòng kế hoạch kỹ thuật
Phòng tham mưu tổng hợp hỗ trợ lãnh đạo công ty trong việc lập kế hoạch và nghiên cứu chất lượng máy móc thiết bị Đồng thời, phòng cũng theo dõi hồ sơ lý lịch tàu, lập kế hoạch khai thác tàu và giám sát hợp đồng vận chuyển Ngoài ra, phòng còn đảm nhận việc lập kế hoạch và chỉ đạo thực hiện công tác bảo dưỡng, sửa chữa trang thiết bị và phương tiện vận chuyển.
Phòng khai thác vận chuyển hàng hóa
+ Có trách nhiệm tổ chức, quản lý điều hành phương tiện vận tải, khai thác vận chuyển hàng hóa, hàng tháng quyết toán, nộp khoán lên Công ty.
+ Lên kế hoạch, phân bổ nhân công, phương tiện vận tải để vận chuyển hàng hóa ngay khi nhận được đơn hàng từ khách hàng yêu cầu.
2.1.4 Tình hình và kết quả kinh doanh trong năm 2014 và năm 2015 tại Công ty TNHH Thương Mại và Vận Tải Tín Thành Hưng
Kết quả kinh doanh của Công ty trong 2 năm 2014, 2015
Qua bảng số liệu kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong 2 năm 2014,2015 ta thấy:
Sau gần 8 năm hoạt động, công ty TNHH Thương Mại và Vận Tải Tín Thành Hưng đã khẳng định vị thế và uy tín trên thị trường Năm 2015, doanh thu thuần đạt 247.022.630.679 đồng, tăng 11.6% so với năm 2014 với mức tăng 25.673.995.107 đồng Mặc dù giá vốn cũng tăng 12.94%, tương ứng 25.485.113.309 đồng, nhưng công ty vẫn thể hiện hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Xét về doanh thu hoạt động tài chính của Công ty có sự giảm sút, từ 3.736.045 đồng năm 2015 xuống còn 2.55.591 đồng năm 2014 ứng với 31.60
Chi phí hoạt động tài chính của doanh nghiệp đã giảm đột ngột xuống còn 103.191.972 đồng, tương ứng với mức giảm 90,94% Điều này cho thấy rằng vào năm 2015, Công ty đã giảm bớt các khoản vay, khẳng định năng lực tài chính của mình.
Chi phí quản lý doanh nghiệp đã giảm từ 1.773.503.695 VNĐ năm 2014 xuống còn 1.595.605.613 VNĐ năm 2015, tương ứng với mức giảm 10,03% Công ty đang thực hiện cắt giảm các chi phí không cần thiết để tập trung vốn vào việc mở rộng các hoạt động kinh doanh.
Tổ chức công tác kế toán và chính sách kế toán áp dụng tại Công ty
Sơ đồ bộ máy kế toán ( Phụ lục 06 )
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
Kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu cho ban giám đốc về chiến lược tài chính, phân tích tình hình tài chính và kiểm soát ngân sách của Công ty Họ hướng dẫn và kiểm tra kế toán viên trong việc lập các báo cáo quản trị, báo cáo tài chính và báo cáo thuế theo yêu cầu Kế toán trưởng cũng chịu trách nhiệm về các giao dịch với cơ quan thuế, Sở kế hoạch đầu tư, Kho bạc Nhà nước, Hải quan, cùng các đối tác như ngân hàng, khách hàng và nhà cung cấp Họ trực tiếp báo cáo lên ban lãnh đạo và ban kiểm soát tình hình tài chính, đồng thời xử lý các báo cáo từ kế toán tổng hợp và kế toán viên liên quan đến quản lý doanh thu, chi phí, hàng hóa và tài sản cố định.
Kế toán thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc hạch toán các giao dịch thu, chi tiền mặt và tiền gửi, đảm bảo phản ánh kịp thời các khoản vốn bằng tiền Công việc này bao gồm giao dịch với ngân hàng như rút tiền, chuyển tiền và đối chiếu chứng từ cùng sổ phụ ngân hàng Để đảm bảo giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền, kế toán cần kiểm tra và đối chiếu số liệu thường xuyên, đặc biệt là vào cuối mỗi ngày và cuối tháng với thủ quỹ Việc theo dõi và cập nhật chứng từ một cách trung thực, chính xác và kịp thời là rất quan trọng, cùng với việc lưu trữ các chứng từ theo quy định Cuối cùng, kế toán thanh toán cũng cần cung cấp các báo cáo liên quan đến phần hành phụ trách theo yêu cầu của cấp quản lý.
Kế toán tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép và phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình lao động về số lượng và chất lượng Công việc này bao gồm xây dựng thang bảng lương để tính toán lương và nộp cho cơ quan bảo hiểm Ngoài ra, kế toán tiền lương còn thực hiện kiểm tra việc chấp hành các chính sách về lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) Việc kiểm tra tình hình sử dụng quỹ lương, quỹ BHXH, BHYT và KPCĐ cũng là một nhiệm vụ quan trọng trong quy trình này.
Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép và cập nhật thông tin giao nhận hàng hóa hàng ngày Công việc này bao gồm kiểm tra số lượng và đơn giá của từng sản phẩm, từ đó làm căn cứ để xuất hóa đơn cho khách hàng Cuối mỗi ngày, kế toán cần tổng hợp chi tiết các loại hóa đơn bán hàng và tính toán tổng giá trị hàng hóa đã bán cùng với thuế.
GTGT (nếu có), thực hiện việc đối chiếu với thủ kho về số lượng xuất tồn cuối ngày
Kế toán kho là công việc quan trọng hàng ngày, bao gồm việc ghi chép và lập chứng từ cho quá trình nhập - xuất hàng hóa Nhân viên kế toán kho cần thường xuyên kiểm tra hàng hóa, sắp xếp hợp lý và đối chiếu số liệu nhập - xuất với kế toán tổng hợp Họ cũng có trách nhiệm lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập, xuất và tồn hàng hóa Ngoài ra, kế toán kho tham gia kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất, và phải lập biên bản đề xuất xử lý khi có sự chênh lệch giữa sổ sách và thực tế gửi về phòng kế toán.
Thủ quỹ có nhiệm vụ bảo quản tiền mặt
2.2.2 Các chính sách kế toán hiện tại đang áp dụng tại Công ty TNHH Thương Mại và Vận Tải Tín Thành Hưng
* Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty theo Quyết định số 48/2006/ QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Tài chính
* Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01/N, kết thúc ngày 31/12/N
* Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam đồng
* Phương pháp kê khai và tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ
* Phương phương kế toán hàng tồn kho:
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá mua thực tế
Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Theo phương pháp bình quân gia quyền (cả kỳ dự trữ)
Phương pháp khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp đường thẳng
* Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung ( Phụ lục 07 )
NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA VÀ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI TÍN THÀNH HƯNG
Một số ưu điểm và nhận xét
Kế toán thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng tại công ty đã cung cấp thông tin quan trọng, hỗ trợ cho công tác quản lý tổng thể và quản lý tài chính hiệu quả.
Công ty quy mô vừa và nhỏ tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung thống nhất, nhằm cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác cho Ban lãnh đạo Đội ngũ nhân viên kế toán đều có kinh nghiệm và được sắp xếp theo trình độ chuyên môn, thể hiện tinh thần trách nhiệm cao trong công việc Họ luôn tìm tòi, học hỏi và trau dồi kiến thức để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Chính sách kế toán của công ty được thiết kế để phù hợp với đặc điểm kinh doanh và tuân thủ các quy định kế toán hiện hành Việc ký kế toán hàng tháng giúp Ban lãnh đạo theo dõi chặt chẽ tình hình tài chính, đảm bảo thông tin kế toán luôn chính xác và kịp thời.
Công ty sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, nổi bật với mẫu sổ đơn giản và dễ thực hiện, giúp thuận tiện trong việc phân công công việc kế toán Hình thức này cho phép kiểm tra và đối chiếu số liệu linh hoạt, đảm bảo tính chính xác trong quá trình kế toán.
Công tác kế toán của công ty được thực hiện theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006, đảm bảo tính liên tục và thường xuyên, phù hợp với quy mô doanh nghiệp và tình hình kinh tế hiện tại Chế độ hệ thống chứng từ và sử dụng tài khoản được áp dụng một cách hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng quản lý tài chính của công ty.
Bộ trưởng Bộ Tài chính nhấn mạnh tầm quan trọng của việc luân chuyển chứng từ một cách gọn nhẹ và chặt chẽ trong quản lý Công ty đã mở nhiều tài khoản từ cấp 1 đến cấp 9 để phản ánh chi tiết hơn các nghiệp vụ phát sinh.
Bên cạnh những ưu điểm thế mạnh đã đạt được công ty còn một số mặt tồn tại như sau:
Thứ nhất: Về chứng từ kế toán
Việc cập nhật chứng từ hàng ngày chỉ áp dụng cho những chứng từ có giá trị lớn, trong khi các chứng từ nhỏ lẻ thường được kế toán trưởng thu thập và nhập vào cuối kỳ Điều này ảnh hưởng đến tính kịp thời và chính xác của thông tin, đồng thời làm cho việc khắc phục sự cố trở nên khó khăn hơn.
Thứ hai: Trong khâu nhập hàng, xuất hàng
Trong quá trình nhập và chuyển kho, việc thiếu kiểm tra kỹ lưỡng từ bộ phận vận chuyển dẫn đến tình trạng thiếu hụt và hỏng hóc hàng hóa Khi giao hàng cho khách, nhân viên cũng không kiểm tra lại, khiến hàng hóa không đúng yêu cầu của khách hàng Kết quả là khách hàng từ chối nhận hàng và yêu cầu trả lại, làm tăng chi phí vận chuyển, ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu và lợi nhuận của công ty, đồng thời làm giảm uy tín trong mắt khách hàng.
Thứ ba: Việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi
Công ty chưa thực hiện việc lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi, mặc dù đã có một số khoản như vậy xảy ra nhưng tỷ lệ không đáng kể khiến công ty còn chủ quan Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, việc trích lập dự phòng là rất cần thiết và mang lại lợi ích, giúp giảm thiểu thiệt hại khi rủi ro lớn xảy ra, vì phần thiệt hại này đã được tính vào chi phí.
Một số ý kiến đề xuất
Trong nền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp là điều tất yếu để tồn tại và phát triển Thành công của doanh nghiệp phụ thuộc vào công tác kế toán; tổ chức và hạch toán kế toán hiệu quả không chỉ giúp gia tăng lợi nhuận mà còn đảm bảo tuân thủ pháp luật Nghiệp vụ thanh toán diễn ra trong quá trình mua và tiêu thụ hàng hóa, liên quan chặt chẽ đến nghiệp vụ quỹ và tạo vốn Do đó, nghiệp vụ thanh toán đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và phát triển doanh nghiệp (DN) bằng cách kiểm tra, ghi chép và phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh Hệ thống phương pháp khoa học của kế toán, bao gồm chứng từ, đối ứng tài khoản, và tính giá, giúp tổng hợp và cân đối các số liệu tài chính, từ đó hỗ trợ DN ra quyết định hiệu quả.
Tổ chức hiệu quả công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán không chỉ nâng cao hiệu quả kế toán mà còn cải thiện tình hình tài chính của doanh nghiệp Để hoàn thiện công tác kế toán, cần đáp ứng các yêu cầu cụ thể nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Hoàn thiện về đội ngũ kế toán phải đủ năng lực làm việc
Hoàn thiện trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tuân thủ chế độ kế toán
Để đạt được hiệu quả cao nhất, cần hoàn thiện các quy trình dựa trên đặc điểm riêng của doanh nghiệp và tổ chức sản xuất kinh doanh.
Hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng các yêu cầu cung cấp thêm thông tin kịp thời chính xác với yêu cầu quản lý
Trên cơ sở đó Em xin đưa ra một số ý kiến để khắc phục nhứng tồn tại đã nêu ra như sau:
Thứ nhất : Về chứng từ kế toán
Thông tin kế toán cần được cung cấp nhanh chóng và kịp thời cho các bên quan tâm, nhưng điều này phải đi đôi với độ chính xác Để đảm bảo tính chính xác, thông tin phải được cập nhật từ các chứng từ gốc có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên liên quan Sự kết hợp giữa tính kịp thời và tính chính xác sẽ đảm bảo rằng thông tin có giá trị thực sự.
Khi thực hiện các thủ tục như phiếu thu, phiếu chi, đặc biệt đối với những chứng từ có giá trị nhỏ, cần chú ý đến quá trình xét duyệt để đảm bảo rằng hóa đơn và chứng từ là hợp lý và hợp lệ.
Việc cập nhật chứng từ cần được thực hiện thường xuyên để tránh tình trạng dồn ứ vào cuối tháng, điều này giúp giảm thiểu khả năng chậm trễ và bỏ sót các nghiệp vụ phát sinh có giá trị nhỏ Đồng thời, các hợp đồng mua bán hàng cần được ký kết một cách cẩn thận để đảm bảo quyền lợi cho các bên liên quan trong trường hợp xảy ra sự cố.
Công ty cần quản lý chặt chẽ quy trình nhập và xuất hàng hóa bằng cách tăng cường kiểm tra chất lượng và phân loại kỹ lưỡng từng loại sản phẩm Sự phối hợp hiệu quả giữa bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý kho là rất quan trọng trong các hoạt động nhập và bán hàng để đảm bảo chất lượng và hiệu quả.
Công ty thực hiện kiểm tra chất lượng hàng hóa hàng tuần bằng cách cử nhân viên kỹ thuật, đồng thời áp dụng kỷ luật nghiêm ngặt đối với những nhân viên không tuân thủ quy trình Những nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ sẽ được khen thưởng Kế toán kho hàng ngày phối hợp với nhân viên kiểm tra để đảm bảo xuất nhập hàng hóa đúng quy cách và chất lượng Mọi phát sinh trong quá trình làm việc cần được báo cáo kịp thời cho giám đốc và các bộ phận liên quan để xử lý.
Thứ ba: Công ty tiến hành trích lập dự phòng phải thu khó đòi:
Theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC, doanh nghiệp cần tuân thủ các hướng dẫn về việc trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, giảm giá chứng khoán đầu tư và dự phòng phải thu khó đòi Quy định này nhằm đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính và giúp doanh nghiệp quản lý rủi ro tài chính hiệu quả hơn Việc trích lập dự phòng sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng hơn về tình hình tài chính và khả năng thanh khoản của mình.
Điều kiện: Là các khoản nợ phải thu khó đòi đảm bảo các điều kiện sau:
Để xác nhận khoản nợ, cần có chứng từ gốc và sự đối chiếu từ phía khách nợ về số tiền còn lại Các tài liệu quan trọng bao gồm hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ liên quan khác.
Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất.
Có căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc cam kết nợ khác
Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán có thể gặp rủi ro khi tổ chức kinh tế như công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, hoặc tổ chức tín dụng đối mặt với tình trạng phá sản hoặc đang trong quá trình giải thể Ngoài ra, người nợ có thể mất tích, bỏ trốn, hoặc đang bị các cơ quan pháp lý truy tố, giam giữ, xét xử, thi hành án, thậm chí đã qua đời.
Doanh nghiệp cần áp dụng phương pháp lập dự phòng để ước lượng mức tổn thất có thể xảy ra từ các khoản nợ quá hạn Việc này bao gồm việc lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, đồng thời phải có chứng từ xác minh các khoản nợ này.
Trong đó: Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:
30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới
50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm
70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm
Doanh nghiệp cần trích lập dự phòng cho khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên với tỷ lệ 100% nếu người nợ đã lâm vào tình trạng phá sản, đang làm thủ tục giải thể, hoặc mất tích, bỏ trốn và đang bị truy tố, giam giữ, xét xử, thi hành án, hoặc đã qua đời.
Sau khi doanh nghiệp lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi, toàn bộ khoản dự phòng này sẽ được tổng hợp vào bảng kê chi tiết Việc này nhằm làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
Cuối niên độ kế toán, tính số dự phòng phải thu khó đòi cho năm nay
Nợ TK 642(2): Chi phí quản lý kinh doanh
Có TK 159(2): Dự phòng phải thu khó đòi
Sang năm sau, tính ra số dự phòng phải trích lập trong năm và so sánh với số dự phòng năm trước đã lập:
Nếu không thay đổi thì không trích lập thêm dự phòng
Nếu số dự phòng phải trích lập năm nay lớn hơn số dự phòng trích lập năm trước thì tiến hành lập thêm theo số chênh lệch
Nợ TK 642(2): Số chênh lệch
Có TK 159(2): Dự phòng phải thu khó đòi
Nếu số dự phòng phải trích lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập năm trước thì hoàn nhập dự phòng thep số chênh lệch
Nợ TK 159(2): Dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 642(2): Số chênh lệch
Trường hợp có dấu hiệu chắc chắn không đòi được, kế toán ghi:
Nợ TK 642(2): Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 131: Số thực tế mất Đồng thời ghi Nợ TK 004 (chi tiết cho từng đối tượng): Nợ khó đòi đã xử lý
Trường hợp số nợ đã xóa sổ nhưng lại đòi được thì cho vào thu nhập bất thường:
Có TK 711: Thu nhập khác Đồng thời ghi Có TK 004 : Nợ khó đòi đã xử lý
Ví dụ: Năm 2014 Công ty TNHH Ánh Kim nợ Công ty