Trang 1 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁNVỚI NGƯỜI MUA VÀ NGƯỜI BÁN TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNGMẠI...11.1 Đặc điểm doanh nghiệp thương mại ả
Đặc điểm doanh nghiệp thương mại ảnh hưởng đến quan hệ thanh toán.1
Hoạt động kinh doanh thương mại đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối sản xuất và tiêu dùng, thông qua các hành vi thương mại tạo ra quyền và nghĩa vụ giữa các bên Điều này bao gồm việc mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và các hoạt động xúc tiến thương mại, nhằm đạt được lợi nhuận hoặc thực hiện các mục tiêu xã hội.
DNTM hình thành từ sự phân công lao động xã hội và chuyên môn hóa trong sản xuất, khi một bộ phận người sản xuất tách ra để chuyên trách việc đưa sản phẩm ra thị trường Qua thời gian, công việc này được cố định cho một số người và phát triển thành các đơn vị, tổ chức kinh tế chuyên bán hàng hóa nhằm thu lợi nhuận Ban đầu, DNTM chủ yếu thực hiện các giao dịch mua bán hàng hóa, nhưng sau đó hoạt động này đã phát triển và trở nên đa dạng hơn.
Với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế, các doanh nghiệp thương mại (DNTM) ngày càng đa dạng và quy mô hơn Hiện nay, DNTM chủ yếu hoạt động qua các hình thức như công ty bán buôn, bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp và công ty xúc tiến thương mại.
DNTM đóng vai trò quan trọng trong việc lưu thông hàng hóa, kết nối sản xuất với tiêu dùng thông qua hoạt động mua bán Mua hàng là bước đầu tiên trong chu trình lưu chuyển hàng hóa, thể hiện sự trao đổi giữa người mua và người bán về giá trị hàng hóa thông qua thanh toán Trong quá trình này, vốn được chuyển từ hình thái tiền tệ sang hàng hóa, trong khi doanh nghiệp (DN) nắm quyền sở hữu hàng hóa và có nghĩa vụ thanh toán cho nhà cung cấp Ngược lại, khi bán hàng, vốn của DN lại chuyển từ hình thái hàng hóa sang tiền tệ khi người mua thực hiện thanh toán.
Đặc điểm phân loại nghiệp vụ thanh toán
Đặc điểm nghiệp vụ thanh toán
Các nghiệp vụ thanh toán đến nhiều đối tượng
Các nghiệp vụ phát sinh nhiều, thường xuyên và liên tục phải theo dõi chi tiết cho từng đối tượng thanh toán
Việc giám sát và quản lý thường xuyên quy tắc thanh toán là rất cần thiết, vì thanh toán có ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của doanh nghiệp Do đó, các doanh nghiệp thường thiết lập những quy định chặt chẽ để đảm bảo việc thanh toán được thực hiện đúng cách.
Các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở toàn bộ quá trình kinh doanh: ở quá trình mua vật tư hàng hóa và quá trình tiêu thụ sản phẩm
Phân loại các nghiệp vụ thanh toán
Có thể phân loại nghiệp vụ thanh toán theo nhiều tiêu thức khác nhau:
Căn cứ đặc điểm hoạt động thanh toán, các nghiệp vụ kế toán trong DN thường được chia làm 2 loại:
Thanh toán các khoản phải thu
Thanh toán các khoản phải trả
Căn cứ theo quan hệ DN
Thanh toán bên trong DN (thanh toán tạm ứng, thanh toán tiền lương, tiền thưởng…)
Thanh toán bên ngoài DN (thanh toán với nhà cung cấp, với khách hàng…)
Căn cứ theo thời gian: thanh toán thường xuyên hoặc thanh toán định kỳ
Nhưng thông thường người ta phân loại các nghiệp vụ thanh toán cho từng đối tượng bao gồm các đối tượng sau:
Thanh toán với người bán
Thanh toán với người mua
Thanh toán với Nhà nước
Thanh toán các khoản tạm ứng, các khoản thế chấp, ký quỹ, ký cược
Các nghiệp vụ thanh toán khác
Trong phạm vi chuyên đề này, em sẽ trình bày hai nghiệp vụ thanh toán với người mua và thanh toán với người bán trong DNTM
Một số phương pháp thanh toán
Thanh toán bằng tiền mặt
Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, hồi phiếu ngân hàng và các giấy tờ có giá trị tương đương Đây là phương pháp thanh toán đơn giản và tiện dụng, nhưng chỉ phù hợp với sản xuất nhỏ, khối lượng sản phẩm ít và phạm vi thanh toán hạn chế Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, khối lượng hàng hóa và số lượng giao dịch lớn khiến thanh toán bằng tiền mặt gặp khó khăn, vì việc sử dụng số tiền lớn không đảm bảo an toàn và thuận tiện cho cả người chi trả lẫn người nhận Phương thức này thường chỉ được áp dụng cho thanh toán với công nhân viên và các nhà cung cấp nhỏ lẻ.
Thanh toán không dùng tiền mặt
Hình thức thanh toán này được thực hiện thông qua việc chuyển khoản qua các ngân hàng trung gian, cho phép thực hiện các giao dịch bù trừ tài chính một cách hiệu quả.
Thanh toán bằng séc là một lệnh vô điều kiện từ chủ tài khoản, yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản để chi trả cho người được ghi tên trên séc Người nhận có thể nhận tiền mặt, chuyển khoản hoặc theo lệnh của người chi trả.
Séc thanh toán bao gồm:
Séc chuyển khoản là phương tiện thanh toán và mua sắm giữa các đơn vị có tài khoản ngân hàng Séc này chỉ có giá trị để thực hiện chuyển khoản và không thể dùng để rút tiền mặt Ngoài ra, séc phát hành chỉ có hiệu lực trong một khoảng thời gian nhất định.
Séc bảo chi là loại séc chuyển khoản được gửi đến ngân hàng để đóng dấu đảm bảo chi tiền cho tờ séc đó Loại séc này thường được sử dụng trong các giao dịch thanh toán giữa các bên mua bán hàng hóa có tài khoản nhưng chưa thiết lập được tín nhiệm lẫn nhau.
Séc định mức là một hình thức séc chuyển khoản, trong đó ngân hàng cam kết chi trả một tổng số tiền nhất định cho toàn bộ quyển séc Mỗi lần phát hành séc, người sử dụng cần ghi lại số hạn mức còn lại ở mặt sau của tờ séc để theo dõi số tiền có thể sử dụng.
Séc chuyển tiền cầm tay: là loại séc chuyển khoản cầm tay, được ngân hàng đảm bảo thanh toán.
Thanh toán bằng ủy nhiệm thu là hình thức mà người thụ hưởng ủy quyền cho ngân hàng thực hiện việc thu hộ một khoản tiền từ khách hàng hoặc đối tượng khác.
Thanh toán bằng ủy nhiệm chi (UNC) là một hình thức phổ biến trong nền kinh tế thị trường, cho phép chủ tài khoản ủy quyền cho ngân hàng chuyển một số tiền nhất định để thanh toán cho nhà cung cấp, nộp ngân sách nhà nước và các khoản thanh toán khác.
Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C) là một văn bản pháp lý do ngân hàng phát hành, đảm bảo việc thanh toán cho người thụ hưởng khi họ đáp ứng các điều kiện trong thư tín dụng Hình thức này thường được sử dụng trong giao dịch quốc tế, đặc biệt khi các bên không có sự tín nhiệm lẫn nhau và thường liên quan đến ngoại tệ.
Thanh toán bằng thẻ tín dụng: Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ.
Vai trò nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán
Vai trò của nghiệp vụ kế toán thanh toán
Nghiệp vụ kế toán thanh toán hình thành từ sự chiếm dụng vốn giữa doanh nghiệp và các tổ chức, cá nhân Trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp thiết lập quan hệ thanh toán với nhiều đối tác khác nhau, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động tài chính Các quan hệ thanh toán không chỉ giúp duy trì dòng tiền mà còn hỗ trợ quản lý vốn hiệu quả và tăng cường sự hợp tác giữa các bên.
Quan hệ thanh toán là một chỉ tiêu quan trọng phản ánh chất lượng và hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh Nó đóng vai trò then chốt trong việc quản lý tài chính, giúp doanh nghiệp theo dõi và cải thiện tình hình tài chính của mình.
Doanh nghiệp (DN) có thể nâng cao khả năng thanh toán và hiệu quả kinh doanh nếu đảm bảo quy trình thanh toán diễn ra một cách hợp lý và hiệu quả.
Việc hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán theo đối tượng, thời gian và tình hình thanh toán cung cấp thông tin quan trọng cho nhà quản lý trong quản lý tài chính Thông qua các thông tin này, nhà quản lý có thể nắm bắt tình hình thanh toán của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các chính sách hiệu quả để thu hồi công nợ và cân đối tài chính, đảm bảo sự hợp lý giữa vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng.
Quan hệ thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy mối quan hệ mua – bán giữa các doanh nghiệp Việc thực hiện thanh toán đúng hạn và đầy đủ không chỉ giúp tăng cường niềm tin giữa các bên mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của các mối quan hệ kinh doanh.
Công tác kế toán thanh toán giữa người mua và người bán đóng vai trò quan trọng trong mọi doanh nghiệp thương mại Quản lý hiệu quả mối quan hệ này giúp doanh nghiệp duy trì tình hình tài chính ổn định và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Nhiệm vụ hạch toán kế toán thanh toán
Để kế toán trở thành công cụ quản lý hiệu quả trong điều hành doanh nghiệp, cần thực hiện tốt các nhiệm vụ cơ bản trong nghiệp vụ kế toán thanh toán.
Ghi chép và tính toán số liệu về tình hình luân chuyển tiền vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là rất quan trọng Qua đó, doanh nghiệp có thể phản ánh chính xác kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp.
Ghi chép kịp thời và chính xác các nghiệp vụ thanh toán, nợ phải thu và phải trả cho từng đối tượng là rất quan trọng Đồng thời, cần đảm bảo ghi chép đầy đủ trên hệ thống chứng từ, sổ sách chi tiết và sổ tổng hợp liên quan đến các khoản phải thu và phải trả.
Tổng hợp và xử lý thông tin về tình hình công nợ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các khoản phải thu, bao gồm các khoản trong hạn, đến hạn và khó đòi Việc này không chỉ nâng cao hiệu quả tài chính mà còn cải thiện khả năng thu hồi nợ, từ đó góp phần ổn định tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời trung thực và hữu ích thực hiện việc điều hành quản lý DN.
Nguyên tắc hạch toán kế toán
Để theo dõi chính xác, kịp thời các nghiệp vụ thanh toán kế toán cần quán triệt các nguyên tắc sau:
Để đảm bảo thanh toán kịp thời, cần theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu và phải trả theo từng đối tượng Việc thường xuyên đối chiếu, kiểm tra và đôn đốc sẽ giúp quản lý tài chính hiệu quả hơn.
Các nghiệp vụ mua, bán vật tư, hàng hóa và dịch vụ được thanh toán ngay bằng tiền mặt, séc hoặc qua ngân hàng sẽ không được phản ánh vào tài khoản.
Để quản lý các khoản phải thu và phải trả hiệu quả, cần phân loại nợ thành các nhóm như nợ có khả năng thanh toán đúng hạn và nợ khó đòi Việc này giúp xác định các biện pháp xử lý phù hợp nhằm cân đối thanh toán và thu hồi vốn một cách hiệu quả.
Đối với các khoản nợ phải trả và phải thu bằng ngoại tệ, cần theo dõi chi tiết cả nguyên tệ và quy đổi sang tiền Việt Nam đồng Cuối kỳ, phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Kế toán thanh toán với người mua và người bán
Kế toán thanh toán người mua
Tài khoản này phản ánh tình hình nợ phải thu và thanh toán của doanh nghiệp đối với khách hàng liên quan đến tiền bán sản phẩm và hàng hóa.
Chứng từ kế toán sử dụng: hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận, phiếu kiểm định chất lượng, phiếu thu…
TK 131: Phải thu của khách hàng
Số tiền phải thu của khách hàng mua hàng hóa, vật tư… đã bán
Số tiền thu thừa của khách hàng
Số nợ phải thu của khách hàng
Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước khách hàng
Số nợ phải thu giảm do chấp nhận giảm giá hoặc khách hàng trả hàng
Số dư Nợ: Số tiền còn phải thu của
Số dư Có: Số tiền nhận trước hoặc đã thu quá số phải thu của KH
Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu (Phụ lục 01)
Khi bán chịu vật tư và hàng hóa cho khách hàng, kế toán cần căn cứ vào hóa đơn GTGT để ghi nhận doanh thu bán chịu phải thu Việc hạch toán này rất quan trọng trong quy trình quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Nợ TK 131(chi tiết KH): Phải thu khách hàng
Có TK 511: Doanh thu bán hàng
Có TK 333(1): Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Khi chấp nhận giảm giá hàng bán cho khách hàng, kế toán cần căn cứ vào chứng từ xác nhận số tiền giảm giá cho số lượng hàng hóa đã bán và chưa thanh toán Điều này giúp ghi giảm số tiền phải thu từ khách hàng, đảm bảo sự phù hợp với quy cách và chất lượng hàng hóa trong hợp đồng.
Nợ TK 521(3): Giảm giá hàng bán
Nợ TK 333(1): Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Có TK 131(chi tiết tứng đối tương): Phải thu khách hàng
Nghiệp vụ 3: Dựa vào bảng sao kê hàng hóa bị trả lại, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu hàng bán trả lại và trừ vào số nợ phải thu của khách hàng.
Nợ TK 521(2): Hàng bán bị trả lại
Nợ TK 333(1): Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Có TK 131(chi tiết từng đối tượng): Phải thu khách hàng
Nghiệp vụ 4 : Khi chấp nhận CKTM cho người mua, kế toán ghi giảm khoản phải thu của khách hàng Kế toán hạch toán:
Nợ TK 521(1): Chiết khẩu thương mại
Nợ TK 333(1): Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Có TK 131(chi tiết từng đối tượng): Phải thu khách hàng
Nghiệp vụ 5 : Căn cứ vào phiếu thu, GBC của ngân hàng phản ánh số tiền khách hàng trả nợ hoặc ứng trước tiền hàng Kế toán hạch toán:
Nợ TK 111, 112: Số tiền thu được
Có TK 131(chi tiết từng đối tượng): Phải thu khách hàng
Nghiệp vụ 6 liên quan đến khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng, trong đó người mua thanh toán tiền hàng trước thời hạn quy định và được phép trừ vào khoản nợ phải thu Kế toán sẽ thực hiện hạch toán để ghi nhận khoản chiết khấu này.
Nợ TK 111, 112: Số tiền thu được sau chiết khấu
Nợ TK 635: Số tiền chiết khấu
Có TK 131(chi tiết từng đối tượng): Phải thu khách hàng
Trong trường hợp khách hàng không thanh toán bằng tiền mặt mà sử dụng vật tư hàng hóa để thanh toán, kế toán sẽ căn cứ vào giá trị của vật tư hàng hóa nhận được để điều chỉnh số nợ phải thu của khách hàng.
Nợ TK 153, 156: Giá trị vật tư hàng hóa
Nợ TK 133(1): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có TK 131: Phải thu khách hàng
Nghiệp vụ 8 : xử lý xóa sổ khoản nợ phải thu khó đòi
Cuối niên độ kế toán, tính số dự phòng phải thu khó đòi cho năm nay Kế toán hạch toán:
Nợ TK 642 (2): Dự phòng nợ phải thu khó đòi
Sang năm sau, tính ra số dự phòng phải lập trong năm và so sánh với số dự phòng năm trước đã lập:
+ TH1: nếu không thay đổi thì không lập thêm dự phòng
Nợ TK 642(2): Số chênh lệch
Có TK 159(2): Dự phòng phải thu khó đòi
Nếu số dự phòng năm nay thấp hơn số dự phòng đã lập năm trước, cần thực hiện hoàn nhập dự phòng theo chênh lệch Kế toán sẽ tiến hành hạch toán theo quy định.
Nợ TK 159(2): Dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 642(2): Số chênh lệch
Khi có dấu hiệu chắc chắn không đòi được khoản nợ Kế toán hạch toán:
Nợ TK 642(2): Số nợ xóa sổ
Có TK 131(chi tiết từng đối tượng): Đồng thời ghi:
Nợ TK 004(chi tiết cho từng đối tượng): số nợ xóa sổ
Khi xóa sổ nhưng lại đòi được thì kế toán cho vào thu nhập khác.
Nợ TK 111, 112: Số nợ thu hồi được
Có TK 711: Đồng thời ghi:
Nợ TK 004(chi tiết cho từng đối tượng): Số nợ đòi được
THỰC TẾ KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA VÀ NGƯỜI BÁN
Tổng quan về Công ty TNHH Thương Mại và Vận Tải Tín Thành Hưng 15
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Thương Mại và Vận Tải Tín Thành Hưng
Nơi đăng ký quản lý: Chi cục Thuế Huyện Đông Hưng Địa chỉ: Nhà ông Nguyễn Văn Thám, xóm 2 - Xã Đồng Phú - Huyện Đông Hưng - Thái Bình
Giám Đốc/Đại diện pháp luật: Nguyễn Thị Quyên Điện thoại: 0912.653.710
Công ty TNHH Thương Mại và Vận Tải Tín Thành Hưng, được thành lập năm 2008, là một doanh nghiệp tư nhân có tư cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ dân sự theo quy định của pháp luật Công ty sở hữu con dấu riêng và được phép mở tài khoản tại ngân hàng.
Công ty TNHH Thương Mại và Vận Tải Tín Thành Hưng đã trải qua gần 10 năm phát triển, xây dựng được hình ảnh và uy tín vững chắc trong một thị trường cạnh tranh khốc liệt Dù đối mặt với áp lực về giá cả và chất lượng, công ty không chỉ giữ vững thị trường mà còn phát triển bền vững, tạo việc làm cho người lao động Tín Thành Hưng cam kết chấp hành nghiêm chỉnh các chính sách của Đảng và Nhà nước, đồng thời duy trì mối quan hệ tốt đẹp với đối tác và khai thác hiệu quả khách hàng tiềm năng.
Năm 2014: Nằm trong Top 20 các đại lý tiêu thụ xi măng Chinfon do Công ty Chinfor xếp hạng
Năm 2015: Nằm trong Top 6 Công ty có sản lượng tiêu thụ xi măng cao nhất cả nước
Các ngành nghề kinh doanh được quy định trong Giấy chứng nhận đăng ký Doanh nghiệp của Công ty TNHH 2 thành viên trở lên bao gồm những thông tin quan trọng được đăng ký lần đầu vào ngày 02/07/2008 và thay đổi lần thứ hai vào ngày 30/07/2014.
Vận tải hàng hóa bằng đường bộ.
Sản xuất bê tông và các sản phẩm từ xi măng và thạch cao.
Bán lẻ đồ ngũ kim, sơn, kính và thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng trong cửa hàng chuyên doanh.
Vận tải hàng hóa đường thủy nội địa
Bán lẻ đồ uống trong các cửa hàng chuyên doanh.
Buôn bán vật liệu thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng.
Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác.
Xây dựng công trình công ích
2.1.2 Đặc điểm quy trình hoạt động kinh doanh của Công ty
Quy trình hoạt động bán hàng chung của Công ty ( Phụ lục 03)
Công ty TNHH Thương Mại và Vận Tải Tín Thành Hưng coi hoạt động bán hàng là một trong những hoạt động chủ yếu và quan trọng nhất Do đó, cần thiết phải có một quy trình bán hàng cụ thể, được thực hiện một cách nghiêm túc và cẩn thận để đảm bảo đáp ứng tốt nhất các giao dịch với khách hàng.
2.1.3 Đặc điểm bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty TNHH Thương Mại và Vận Tải Tín Thành Hưng
Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý kinh doanh của Công ty ( Phụ lục 04 )
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty
Là người phụ trách chung, tôi đảm nhận trách nhiệm toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đồng thời quyết định việc điều hành và các phương án kinh doanh hiệu quả.
+ Xem xét phê duyệt các chương trình kế hoạch công tác, nội quy, quy định trong công ty và các chiến lược kinh doanh do cấp dưới soạn thảo.
+ Tổng hợp tham mưu giúp việc, hỗ trợ tổ chức quản lý điều hành, thay thế giải quyết các công việc khi giám đốc vắng mặt.
+ Giám sát kiểm tra đôn đốc, đảm bảo việc thực hiện nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận được Giám đốc đề ra.
+ Giúp lãnh đạo Công ty trong công tác quản lý tài chính, tổ chức và chỉ đạo thực hiện công tác thống kê kế toán.
+ Ghi chép mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty để tồng hợp và báo cáo kịp thời, đầy đủ chính xác.
+ Thực hiện tốt công tác hạch toán, lập báo cáo quyết toán đúng và đủ theo quy định.
Phòng tổ chức hành chính:
Phòng tham mưu của Công ty chịu trách nhiệm triển khai các công tác liên quan đến tổ chức sản xuất, quản lý nhân sự và hành chính, đồng thời thực hiện các chính sách đối với lao động.
+ Tổ chức thực hiện chế độ tiền lương, nâng bậc lương hàng năm cho người lao động.
Công tác hành chính quản trị bao gồm quản lý văn thư lưu trữ và thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến việc bố trí đào tạo cũng như tuyển dụng lao động.
Phòng kế hoạch kỹ thuật
Phòng tham mưu tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ lãnh đạo công ty trong lập kế hoạch, nghiên cứu và kiểm tra chất lượng máy móc thiết bị Nhiệm vụ của phòng bao gồm theo dõi hồ sơ lý lịch tàu, lập kế hoạch khai thác tàu và giám sát hợp đồng vận chuyển Ngoài ra, phòng còn chịu trách nhiệm lập kế hoạch và chỉ đạo thực hiện công tác bảo dưỡng, sửa chữa trang thiết bị và phương tiện vận chuyển.
Phòng khai thác vận chuyển hàng hóa
+ Có trách nhiệm tổ chức, quản lý điều hành phương tiện vận tải, khai thác vận chuyển hàng hóa, hàng tháng quyết toán, nộp khoán lên Công ty.
+ Lên kế hoạch, phân bổ nhân công, phương tiện vận tải để vận chuyển hàng hóa ngay khi nhận được đơn hàng từ khách hàng yêu cầu.
2.1.4 Tình hình và kết quả kinh doanh trong năm 2014 và năm 2015 tại Công ty TNHH Thương Mại và Vận Tải Tín Thành Hưng
Kết quả kinh doanh của Công ty trong 2 năm 2014, 2015
Qua bảng số liệu kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong 2 năm 2014,2015 ta thấy:
Sau gần 8 năm hoạt động, công ty TNHH Thương Mại và Vận Tải Tín Thành Hưng đã khẳng định vị thế trên thị trường và xây dựng uy tín với khách hàng Năm 2015, doanh thu thuần đạt 247.022.630.679 đồng, tăng 11.6% so với năm 2014, tương ứng với mức tăng 25.673.995.107 đồng Đồng thời, giá vốn cũng tăng 12.94%, tương đương 25.485.113.309 đồng, cho thấy công ty đã đạt hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Xét về doanh thu hoạt động tài chính của Công ty có sự giảm sút, từ 3.736.045 đồng năm 2015 xuống còn 2.55.591 đồng năm 2014 ứng với 31.60
Chi phí hoạt động tài chính của doanh nghiệp đã giảm đột ngột xuống 103.191.972 đồng, tương ứng với 90,94% Điều này cho thấy rằng vào năm 2015, công ty đã giảm được các khoản vay, khẳng định năng lực tài chính của mình.
Chi phí quản lý doanh nghiệp đã giảm từ 1.773.503.695 VNĐ năm 2014 xuống còn 1.595.605.613 VNĐ năm 2015, tương ứng với mức giảm 10,03% Công ty đang thực hiện cắt giảm các chi phí không cần thiết để tập trung vốn cho việc mở rộng hoạt động kinh doanh.
Tổ chức công tác kế toán và chính sách kế toán áp dụng tại Công ty
Sơ đồ bộ máy kế toán ( Phụ lục 06 )
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
Kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho ban giám đốc về chiến lược tài chính, phân tích tình hình tài chính của công ty và kiểm soát ngân sách Họ hướng dẫn và kiểm tra kế toán viên trong việc lập các báo cáo quản trị, báo cáo tài chính và báo cáo thuế theo yêu cầu Ngoài ra, kế toán trưởng chịu trách nhiệm giao dịch với các cơ quan như Thuế, Sở kế hoạch đầu tư, Kho bạc Nhà nước, Hải quan và các đối tác như ngân hàng, khách hàng, nhà cung cấp Họ cũng báo cáo trực tiếp lên ban lãnh đạo và ban kiểm soát, đồng thời xử lý các báo cáo từ kế toán tổng hợp và kế toán viên liên quan đến nghiệp vụ, quản lý doanh thu, chi phí, hàng hóa và tài sản cố định.
Kế toán thanh toán đảm nhiệm việc hạch toán các giao dịch thu, chi tiền mặt và tiền gửi, phản ánh kịp thời các khoản vốn bằng tiền Công việc bao gồm giao dịch với ngân hàng như rút tiền, chuyển tiền và đối chiếu chứng từ, sổ phụ ngân hàng Để đảm bảo giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền, kế toán thực hiện kiểm tra và đối chiếu số liệu thường xuyên vào cuối mỗi ngày và cuối tháng với thủ quỹ Việc theo dõi và cập nhật chứng từ phải trung thực, chính xác và kịp thời, đồng thời lưu trữ các chứng từ liên quan theo quy định Cuối cùng, kế toán cung cấp các báo cáo liên quan đến phần hành phụ trách theo yêu cầu của cấp quản lý.
Kế toán tiền lương là quá trình ghi chép và phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình về số lượng và chất lượng lao động Công việc này bao gồm việc xây dựng thang bảng lương để tính lương và nộp cho cơ quan bảo hiểm, đồng thời thực hiện kiểm tra tính chấp hành các chính sách chế độ liên quan đến lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) Ngoài ra, việc kiểm tra tình hình sử dụng quỹ lương, quỹ BHXH, BHYT và KPCĐ cũng là một phần quan trọng trong công tác kế toán tiền lương.
Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc cập nhật thông tin giao nhận hàng hóa hàng ngày một cách kịp thời Công việc này bao gồm kiểm tra số lượng và đơn giá từng sản phẩm, từ đó làm căn cứ để xuất hóa đơn cho khách hàng Cuối ngày, kế toán cần tổng hợp chi tiết các loại hóa đơn bán hàng và tính tổng giá trị hàng hóa đã bán cùng với thuế.
GTGT (nếu có), thực hiện việc đối chiếu với thủ kho về số lượng xuất tồn cuối ngày
Thủ quỹ chịu trách nhiệm bảo quản tiền mặt, thu tiền và thực hiện các khoản chi trả theo chứng từ kế toán được phê duyệt Hàng ngày, thủ quỹ cần ghi chép vào sổ quỹ, lập các báo cáo quỹ và kiểm kê số tiền thực tế trong két để đảm bảo khớp với số dư báo cáo Ngoài ra, thủ quỹ cũng tổ chức thu tiền từ các tổ chức hoặc cá nhân còn nợ và thực hiện rút tiền mặt từ ngân hàng để nhập vào quỹ.
2.2.2 Các chính sách kế toán hiện tại đang áp dụng tại Công ty TNHH Thương Mại và Vận Tải Tín Thành Hưng
* Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty theo Quyết định số
48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Tài chính
* Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01/N, kết thúc ngày 31/12/N
* Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam đồng
* Phương pháp kê khai và tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ
* Phương phương kế toán hàng tồn kho:
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá mua thực tế
Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Theo phương pháp bình quân gia quyền (cả kỳ dự trữ)
Phương pháp khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp đường thẳng
* Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung ( Phụ lục 07 )
NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA VÀ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI TÍN THÀNH HƯNG
Một số ưu điểm và nhận xét
Kế toán thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng tại Công ty đã cung cấp thông tin quan trọng, hỗ trợ hiệu quả cho công tác quản lý tổng thể và quản lý tài chính.
Tổ chức bộ máy kế toán tại các công ty vừa và nhỏ cần được thực hiện theo hình thức tập trung thống nhất nhằm cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác cho Ban lãnh đạo Đội ngũ nhân viên kế toán là những người có kinh nghiệm, được phân công công việc dựa trên trình độ chuyên môn, có tinh thần trách nhiệm cao và luôn nỗ lực học hỏi để nâng cao kiến thức, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Chính sách kế toán của công ty được thiết lập để phù hợp với đặc điểm kinh doanh và tuân thủ chế độ kế toán hiện hành Việc ký kế toán hàng tháng giúp Ban lãnh đạo theo dõi sát sao tình hình tài chính, đảm bảo cung cấp thông tin kế toán chính xác và kịp thời.
Công ty sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, mang lại nhiều lợi ích như mẫu sổ đơn giản và dễ thực hiện, thuận tiện cho việc phân công công việc kế
Chế độ hệ thống chứng từ và sử dụng tài khoản của công ty được thực hiện theo quyết định mới nhất, phù hợp với quy mô doanh nghiệp và tình hình kinh tế hiện tại Công tác kế toán được tiến hành thường xuyên và liên tục, tuân thủ theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006.
Bộ trưởng Bộ Tài chính nhấn mạnh tầm quan trọng của việc luân chuyển chứng từ một cách gọn nhẹ và chặt chẽ trong quản lý Công ty đã mở nhiều tài khoản từ cấp 1 đến cấp 9 để phản ánh chi tiết hơn các nghiệp vụ phát sinh.
Bên cạnh những ưu điểm thế mạnh đã đạt được công ty còn một số mặt tồn tại như sau:
Thứ nhất: Về chứng từ kế toán
Việc cập nhật chứng từ hàng ngày chỉ áp dụng cho những chứng từ có giá trị lớn, trong khi các chứng từ nhỏ sẽ được kế toán trưởng thu thập và nhập vào cuối kỳ Điều này ảnh hưởng đến tính kịp thời và độ chính xác của thông tin, làm cho việc khắc phục sự cố trở nên khó khăn hơn.
Thứ hai: Trong khâu nhập hàng, xuất hàng
Trong quá trình nhập và chuyển kho, việc thiếu kiểm tra kỹ lưỡng từ bộ phận vận chuyển dẫn đến tình trạng thiếu hụt và hỏng hóc hàng hóa Khi giao hàng cho khách, nhân viên cũng không thực hiện kiểm tra lại, khiến hàng hóa không đúng yêu cầu Kết quả là khách hàng từ chối nhận hàng và yêu cầu trả lại, làm tăng chi phí vận chuyển và ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu, lợi nhuận của công ty, đồng thời gây tổn hại đến uy tín với khách hàng.
Việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi là rất cần thiết đối với doanh nghiệp thương mại, mặc dù tỷ lệ khoản phải thu khó đòi không nhiều Sự chủ quan trong việc trích lập dự phòng có thể dẫn đến rủi ro lớn, nhưng nếu thực hiện đúng, nó sẽ giúp giảm thiểu thiệt hại bằng cách tính trước vào chi phí.
Một số ý kiến đề xuất
Trong nền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp là rất khốc liệt, và thành bại của doanh nghiệp phụ thuộc lớn vào công tác kế toán Tổ chức và hạch toán kế toán hiệu quả không chỉ giúp gia tăng lợi nhuận mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật Nghiệp vụ thanh toán diễn ra trong quá trình mua và tiêu thụ hàng hóa, có mối liên hệ chặt chẽ với nghiệp vụ quỹ và tạo vốn, do đó, nghiệp vụ thanh toán đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và phát triển doanh nghiệp (DN) bằng cách kiểm tra, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh Hệ thống phương pháp khoa học của kế toán, bao gồm chứng từ, đối ứng tài khoản và tính giá, giúp tổng hợp và cân đối thông tin tài chính một cách hiệu quả.
Tổ chức hiệu quả công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán không chỉ nâng cao hiệu quả kế toán mà còn giúp cải thiện tình hình tài chính của doanh nghiệp Để hoàn thiện công tác kế toán, cần đáp ứng các yêu cầu cụ thể.
Hoàn thiện về đội ngũ kế toán phải đủ năng lực làm việc
Hoàn thiện trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tuân thủ chế độ kế toán
Để đạt được hiệu quả cao nhất, việc hoàn thiện quy trình cần phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp và tổ chức sản xuất kinh doanh.
Hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng các yêu cầu cung cấp thêm thông tin kịp thời chính xác với yêu cầu quản lý
Trên cơ sở đó Em xin đưa ra một số ý kiến để khắc phục nhứng tồn tại đã nêu ra như sau:
Thứ nhất : Về chứng từ kế toán
Thông tin kế toán cần được cung cấp nhanh chóng và kịp thời cho các nhà quan tâm, nhưng điều này phải đi đôi với độ chính xác của dữ liệu Các thông tin phải được cập nhật chính xác từ các chứng từ gốc có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên liên quan Sự kết hợp giữa tính kịp thời và tính chính xác sẽ đảm bảo rằng thông tin thực sự có giá trị.
Khi thực hiện các thủ tục như phiếu thu, phiếu chi, đặc biệt là với những chứng từ có giá trị nhỏ, cần chú ý đến quá trình xét duyệt để đảm bảo hóa đơn chứng từ hợp lý và hợp lệ.
Việc cập nhật chứng từ cần được thực hiện thường xuyên để tránh tình trạng dồn ứ vào cuối tháng, điều này giúp ngăn chặn sự chậm trễ và bỏ sót các nghiệp vụ phát sinh có giá trị nhỏ Đồng thời, các hợp đồng mua bán hàng cần được ký kết một cách cẩn thận để bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan trong trường hợp xảy ra sự cố.
Công ty cần quản lý chặt chẽ quy trình nhập và xuất hàng hóa bằng cách tăng cường kiểm tra chất lượng và phân loại rõ ràng từng loại hàng Sự phối hợp hiệu quả giữa bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý kho là yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo quy trình nhập và bán hàng diễn ra suôn sẻ.
Công ty nên cử nhân viên kỹ thuật kiểm tra chất lượng hàng hóa trong kho hàng tuần, áp dụng kỷ luật nghiêm ngặt đối với những nhân viên không tuân thủ quy trình Đồng thời, cần khen thưởng những cá nhân thực hiện tốt nhiệm vụ Trong quá trình làm việc, nếu có vấn đề phát sinh, nhân viên phải báo cáo ngay cho giám đốc và các bộ phận liên quan để có biện pháp xử lý kịp thời.
Thứ ba: Công ty tiến hành trích lập dự phòng phải thu khó đòi:
Theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC, hướng dẫn về chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng bao gồm giảm giá hàng tồn kho, giảm giá chứng khoán đầu tư và dự phòng phải thu khó đòi tại doanh nghiệp, nhằm đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính và quản lý rủi ro Doanh nghiệp cần thực hiện trích lập dự phòng kịp thời, đúng quy định để phản ánh đúng giá trị tài sản và nâng cao khả năng cạnh tranh Quyết định này cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đánh giá lại tài sản định kỳ để có biện pháp xử lý phù hợp, góp phần ổn định hoạt động kinh doanh.
Điều kiện: Là các khoản nợ phải thu khó đòi đảm bảo các điều kiện sau:
Khoản nợ cần có chứng từ gốc và xác nhận từ khách nợ về số tiền còn lại Các tài liệu cần thiết bao gồm hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ liên quan khác.
Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất.
Có căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc cam kết nợ khác
Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán có thể gặp rủi ro khi tổ chức kinh tế như công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã và tổ chức tín dụng lâm vào tình trạng phá sản, đang giải thể, hoặc khi người nợ mất tích, bỏ trốn, bị truy tố, giam giữ, xét xử, thi hành án hoặc đã chết.
Doanh nghiệp cần áp dụng phương pháp lập dự phòng để dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra từ các khoản nợ quá hạn Việc này bao gồm việc xác định và lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, đồng thời kèm theo các chứng từ chứng minh cho các khoản nợ này.
Trong đó: Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:
30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới
50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm
70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm
Đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên, doanh nghiệp cần xác định 100% giá trị tổn thất không thu hồi được nếu tổ chức kinh tế đã phá sản, đang giải thể, hoặc người nợ mất tích, bỏ trốn và đang bị truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đã qua đời Điều này giúp doanh nghiệp trích lập dự phòng một cách hợp lý.
Sau khi doanh nghiệp lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, toàn bộ khoản dự phòng này sẽ được tổng hợp vào bảng kê chi tiết Việc này nhằm làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
Cuối niên độ kế toán, tính số dự phòng phải thu khó đòi cho năm nay
Nợ TK 642(2): Chi phí quản lý kinh doanh
Có TK 159(2): Dự phòng phải thu khó đòi
Sang năm sau, tính ra số dự phòng phải trích lập trong năm và so sánh với số dự phòng năm trước đã lập:
Nếu không thay đổi thì không trích lập thêm dự phòng
Nếu số dự phòng phải trích lập năm nay lớn hơn số dự phòng trích lập năm trước thì tiến hành lập thêm theo số chênh lệch
Nợ TK 642(2): Số chênh lệch
Nếu số dự phòng phải trích lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập năm trước thì hoàn nhập dự phòng thep số chênh lệch
Nợ TK 159(2): Dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 642(2): Số chênh lệch
Trường hợp có dấu hiệu chắc chắn không đòi được, kế toán ghi:
Nợ TK 642(2): Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 131: Số thực tế mất Đồng thời ghi Nợ TK 004 (chi tiết cho từng đối tượng): Nợ khó đòi đã xử lý
Trường hợp số nợ đã xóa sổ nhưng lại đòi được thì cho vào thu nhập bất thường:
Có TK 711: Thu nhập khác Đồng thời ghi Có TK 004 : Nợ khó đòi đã xử lý
Ví dụ: Năm 2014 Công ty TNHH Ánh Kim nợ Công ty