Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin

Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin.v

Tính c ấp thiết của đề tài

Ngày nay, nhân lực trở thành một trong những nguồn lực không thể thiếu và quản trị nhân lực là một lĩnh vực quan trọng của quản lý trong tổ chức, doanh nghiệp Điều này khẳng định công tác quản trị nhân sự ngày càng được quan tâm Con người là yếu tố mang tính quyết định, có tính sáng tạo.

Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết và cần phải thực hiện cho tốt của mọi nhà quản trị Phân tích công việc là công cụ để làm tốt những công tác khác của quản lý nhân sự như: thiết kế công việc, đánh giá thực hiện công việc, bố trí lao động, thù lao lao động Nếu không biết phân tích công việc, nhà quản trị sẽ không thể tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp, không thể đánh giá đựơc chính xác yêu cầu của các công việc đó.

Phân tích công việc là điều đầu tiên mà nhà tuyển dụng cần làm trước khi tìm kiếm ứng viên Đây là cơ sở để nhà tuyển dụng hiểu về mô tả được công việc cho vị trí mà doanh nghiệp đang cần nhân sự, từ đó chọn được đúng nhân tài mà tổ chức đang cần.

Việt Nam là đất nước giàu nhân lực, tuy nhiên trong đó chỉ có 60% đáp ứng được tiêu chuẩn của nhà tuyển dụng, đẩy sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt hơn Muốn thu hút ứng viên giỏi, nhất định phải có

“bí kíp” Và một trong những yếu tố không thể thiếu làm nên bộ bí kíp đó của nhà tuyển dụng chính là quá trình phân tích công việc.

Tại Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin tác giả nhận thấy Ban lãnh đạo Công ty đã có những sự quan tâm trong công tác này tuy nhiên vẫn chưa thực sự phát huy được vai trò và lợi ích của nó đối với người lao động và doanh nghiệp Tại đây phân tích công việc đã được thực hiện nhưng chưa có sự nghiên cứu và xây dựng theo một quy trình căn cứ khoa học nào vì vậy hiệu quả của công tác này mang lại là chưa cao Kết quả chính của phân tích công việc là các bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn chuyên môn công việc quy định nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, vị trí trong tổ chức… là cơ sở để kiểm tra, đánh giá công việc, tuy nhiên các bản mô tả công việc đang lưu hành tại đây lại chưa thực sự phù hợp thiếu tính cụ thể với nhiều vị trí Để đáp ứng được chiến lược phát triển của Công ty trong trung hạn - dài hạn, công tác phân tích công việc cần được chú trọng, hoàn thiện và ứng dụng đồng bộ với các hoạt động quản trị nhân lực khác Vì lý do đó tác giả đã lựa chọn đề tài “ Phân tích công việc tại công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin ” làm đề tài luận văn.

Tổng quan tình hình nguyên cứu

2.1 Tình hình nghiên cứu trên Thế giới

Bản chất của hoạt động phân tích công việc đã được khái quát bởi hai nhân vật nổi tiếng trong giới khoa học quản lý là Frederick Winslow Taylor và Lilian Gilbreth Moller trong những năm đầu thế kỷ 20 Nhưng cho đến năm 1922 thì thuật ngữ “Job Analysis” hay “Phân tích công việc” mới được giới thiệu lần đầu tiên bởi Morris Viteles, ông đã sử dụng công cụ phân tích công việc áp dụng cho nhân viên của một công ty sản xuất xe Sau đó, kỹ thuật phân tích công việc của Morris Viteles được ứng dụng cho nhiều tổ chức, doanh nghiệp cùng thời bấy giờ Cho đến ngày nay, đề tài Phân tích công việc (PTCV) vẫn được nhiều nhà nghiên cứu quan tâm và cho ra đời những tác phẩm nghiên cứu ấn tượng như “Job Alanysis: Form Technique to

Theory” của Frederick P Morgeson và Erich C.Dierdorff xuất bản năm

2011, bài nghiên cứu “Impact of Job analysis on Job Performance” - năm

2010 của Trường đại học ngôn ngữ quốc gia Islamabad-Pakistan… và còn có rất nhiều nghiên cứu có giá trị của các tác giả nước ngoài về đề tài này Đa dạng về đề tài nghiên cứu, nhưng cho đến nay tính mục đích nguyên gốc là làm rõ trách nhiệm công việc, yêu cầu đối với người thực hiện công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc trong phân tích công việc không thay đổi nhiều Về “Mô tả công việc”: Với mục đích làm rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc của công việc, trên thế giới hiện có 2 trường phái chính là đa dạng hóa công việc và chuyên môn hóa công việc Trường phái thứ nhất là đa dạng hóa công việc tiếp cận theo hướng mô tả trách nhiệm công việc trên cơ sở phối hợp với những công việc của chức danh khác có liên quan Mô tả đa dạng công việc sẽ giúp nhà quản trị phát huy khả năng linh hoạt của nhân viên và cho phép mở rộng phạm vi chức năng của tổ chức khi cần thiết Trường phái này thường được các doanh nghiệp Nhật Bản, Trung Quốc sử dụng và đặc biệt phù hợp với các tổ chức có quy mô nhỏ, mới thành lập và nguồn lực hạn chế.

Trường phái thứ hai là chuyên môn hóa công việc tiếp cận theo cách mô tả công việc hướng đến làm rõ, chi tiết trách nhiệm công việc chuyên môn và tương đối độc lập với các trách nhiệm của các chức danh khác Mô tả công việc theo cách này sẽ giúp người lao động nhanh chóng tiếp cận công việc, rút ngắn thời gian trở thành chuyên gia trong lĩnh vực chuyên môn, tuy nhiên sẽ ít linh hoạt trong luân chuyển nhân sự Trường phái này thường được áp dụng trong các ngành kỹ thuật đặc thù, các doanh nghiệp lớn với nguồn lực dồi dào và các quốc gia phát triển như Mỹ, Úc, Anh quốc Một số tác phẩm đại diện cho trường phái này như cuốn “Job descriptions and job analyses” của Giáo sư Kendra Palmer Roye – trường Đại học Depaul – Chicago –Mỹ, hoặc như công trình nghiên cứu của một số nhà khoa học theo trường phái này đã soạn bộ Từ điển danh mục nghề nghiệp (Dictionary of Occupation Titles- DOT) cho Bộ lao động Hoa Kỳ Đây là một bộ từ điển mô tả toàn diện hơn 20.000 chức danh công việc viết theo hướng chuyên môn hóa động quốc tế (ILO) với khoảng hơn 1300 nghề thông lệ tại các quốc gia và được mô tả với những trách nhiệm đặc thù chính yếu Tất cả các sản phẩm nghiên cứu trên, đều cho thấy mô tả công việc theo hướng chuyên môn hóa công việc sẽ trở thành một xu hướng tất yếu và phổ biến tại các tổ chức, quốc gia trong quá trình phát triển Về “Tiêu chuẩn với người thực hiện công việc”:Mục đích là làm rõ yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, khả năng đối với người thực hiện công việc theo mô tả công việc Về tiêu chuẩn với người thực hiện công việc có 2 trường phái chính là tiêu chuẩn khung cứng và tiêu chuẩn khung mở rộng Trường phái thứ nhất cách tiếp cận khung tiêu chuẩn cứng là cách thức quy định bộ tiêu chuẩn chung cho tất cả các chức danh công việc, phân theo lĩnh vực và cấp độ chức danh, cách tiếp cận này khá phổ biến tại Nhật Bản và các quốc gia Châu Á Trường phái thứ hai là tiêu chuẩn khung mở rộng, đây là hệ thống tiêu chuẩn hướng đến đa kỹ năng Với nhận định các chức danh công việc khác nhau có yêu cầu tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc cũng khác nhau, do đó bộ khung này chỉ đưa ra khung tiêu chuẩn sàn chung đối với tất cả người lao động Đây là cách tiếp cận mới không mâu thuẫn với cách thứ nhất nhưng chi tiết hơn, có tính ứng dụng cao hơn, đồng thời giúp người lao động (NLĐ) đạt được những tiêu chuẩn năng lực chính xác theo yêu cầu của công việc Cách tiếp cận đa kỹ năng được coi là bước phát triển mới về lý luận trong phân tích công việc Đối với tiêu chuẩn hoàn thành công việc cũng có 2 trường phái chính là theo hệ thống thẻ điểm cân bằng (BSC- Balance Score Card) và theo mục tiêu công việc (MBO-Management by Objectives) Trường phái thứ nhất xác định tiêu chuẩn hoàn thành công việc theo BSC (theo cuốn Thẻ điểm cân bằng của Paul R.Niven-Dịch giả: Dương Thị Thu Hiền-Nhà xuất bản tổng hợp TP.HCM), là phương pháp nhằm quản trị kết quả thực hiện công việc theo định hướng thực thi chiến lược của tổ chức Đây là một phương pháp hiện đại và lý tưởng nhằm quản trị chiến lược thông qua quản trị các chỉ số đánh giá mức độ hoàn thành công việc Giải pháp này đặc biệt phù hợp với những tổ chức đã có hệ thống quản lý tương đối bài bản, nên nó được ứng dụng rất hiệu quả tại các quốc gia có khoa học quản lý phát triển như Mỹ, Nhật, UK, Australia Trường phái thứ hai là quản trị kết quả công việc theo mục tiêu công việc (MBO) tức là đánh giá kết quả thực hiện công việc theo các chỉ số chính yếu, được xác định dựa trên nội dung và đặc thù công việc của từng vị trí chức danh căn cứ theo Mô tả công việc Phương pháp này dược sử dụng lần đầu vào năm 1950 bởi Drucker và đã giúp nhà quản trị đạt được mục đích kiểm soát kết quả công việc khi chưa có hệ thống chiến lược bài bản Đây là phương pháp được ứng dụng phổ biến và đặc biệt phù hợp với các quốc gia đang phát triển.

2.2 Tình hình nghiên cứu tại Việt Nam

Trong các năm qua đã có một số công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài này của các tác giả trong nước, là sự kế thừa những lý luận, phương pháp phân tích công việc hiện đại trên thế giới Các công trình nghiên cứu dưới nhiều góc độ khác nhau, là một số công trình nghiên cứu có ý nghĩa tham khảo Đây cũng là những tài liệu được đánh giá là rất hữu dụng cho tổ chức, bởi đã đi sâu nghiên cứu về cách ứng dụng các phương pháp và triển khai phân tích công việc theo xu hướng quốc tế trong thực tiễn các doanh nghiệp Việt Nam Bên cạnh đó còn 1 số đề tài nghiên cứu, bài viết tập trung vào phân tích, đánh giá công việc tại các đơn vị doanh nghiệp như:

- Đề tài nghiên cứu: “Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Tổng công ty lương thực Miền Bắc” của tác giả Bùi Văn Hinh năm 2016 Đề tài đã nêu thực trạng công tác phân tích công việc tại Tổng công ty lương thực miền bắc, phân tích trường hợp với Ban xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm. Đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Ban xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Tổng công ty lương thực Miền Bắc.

- Đề tài nghiên cứu: “Phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà” của tác giả Phạm Minh Thủy năm 2015 Đề tài làm rõ thực trạng PTCV tại Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà, chỉ ra những tồn tại và nguyên nhân gây ra chúng Nghiên cứu kinh nghiệm của một số doanh nghiệp trong nước, rút ra các bài học kinh nghiệm có thể áp dụng tại Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà.

- Đề tài nghiên cứu: “Hoàn thiện phân tích và đánh giá công việc tại công ty xăng dầu khu vực I” của tác giả Ngô Duy Phương Đề tài đã chỉ ra những thực về quá trình tiến hành phân tích và đánh giá chất lượng công việc của công nhân nhằm đưa ra các giải pháp nâng cao kết quả thực hiện công việc tại các phòng nghiệp vụ.

- Đề tài nghiên cứu: “Hoàn thiện công tác Phân tích công việc tại công ty TNHH Tích Hợp Hệ Thống CMC” năm 2019 của tác giả Nguyễn Ngọc

Hân, lớp Quản trị nhân lực k2a, Trường cao đẳng Nội Vụ Hà Nội Tác giả đã đi vào ba vấn đề chính: Tìm hiểu cơ sở chung về PTCV; nghiên cứu cách thức tiến hành PTCV tại CMC và đưa ra một số khuyến nghị chung nhằm nâng cao công tác PTCV tại CMC.

- Đề tài nghiên cứu: “Thực trạng công tác phân tích công việc Công ty

Cổ phần Sữa Vinamilk Việt Nam” năm 2019 của tác giả Phan Thanh Dương.

Tác giả đã đi vào nghiên cứu tình hình công tác PTCV cụ thể của phòng Điều hành Hành chính nhân sự tại công ty Sữa Vinamilk Việt Nam và đưa ra một số giải pháp, khuyến nghị cho công tác này tại công ty.

Phân tích công việc đã được nghiên cứu bởi các Nhà khoa học, các đề tài luận văn tiến sĩ, thạc sĩ và khóa luận của sinh viên các trường đại học, cao đẳng… Đây là nguồn tư liệu tham khảo có tính ứng dụng cao cho các nhà quản lý bởi các nội dung cô đọng, có nhiều phương pháp để lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp Tuy nhiên, nội dung đề cập mới chỉ mang tính chất khái quát, giới thiệu chung về vấn đề phân tích công việc vốn phức tạp Chưa có có đề tài nào tập trung vào công tác phân tích, đánh giá công việc tại Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm Tin Luận văn tập trung vào xem xét, đánh giá công tác phân tích công việc và các kết quả của phân tích công việc, kế thừa các phương pháp nghiên cứu của các công trình trên nhằm đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty.

Phương ph áp nghi ên cứu

Trong quá trình hoàn thành luận văn tác giả đã thu thập nguồn số liệu sơ cấp bằng cách sử dụng các phương pháp như sau:

• Phương pháp bảng hỏi: Căn cứ vào các nội dung nguyên cứu, thiết kế các câu hỏi liên quan để nhằm thu thập được các thông tin từ phía người lao động Số lượng bảng hỏi được phát tới 100 cán bộ công nhân viên trong công ty Quá trình thu thập thông tin bằng bảng hỏi được tiến hành vào tháng

• Phương pháp phỏng vấn: Tác giả thực hiện phỏng vấn qua bảng hỏi để thu thập thông tin, lấy ý kiến của nhân viên và cán bộ quản lý cấp phòng.

• Phương pháp thu thập số liệu và nghiên cứu tài liệu của Công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin trong khoảng thời gian từ năm 2019-

2021, nghiên cứu tài liệu qua sách, báo, tạp chí, internet,… để tìm hiểu và chọn lọc những tài liệu, thông tin có giá trị tham khảo khoa học phù hợp với đề tài nghiên cứu.

• Phương pháp thực nghiệm là những quan sát của tác giả trong quá trình khảo sát, tìm hiểu về Công ty và các phòng ban, từ đó sẽ có đề xuất thay đổi lại bản mô tả công việc với mẫu thử xin đề xuất là phòng Hành chính – Nhân sự (Vị trí nhân viên Hành chính) sao cho phù hợp và đánh giá hiệu quả công việc một cách chính xác hơn.

• Phương pháp điều tra xã hội học bằng hình thức phát phiếu điều tra với số phiếu phát ra 100 phiếu Tiến hành khảo sát đối với các CBCNV thuộc phòng Hành chính – Nhân sự, Phòng Kế Toán và một số phòng ban chiếm đông nhân sự.

Ngoài ra tác giả còn sử dụng một số biện pháp khác như: phân tích và tổng hợp, thống kê, so sánh để làm sáng tỏ các vấn đề trong luận văn.

Đóng góp mới của đề tài nghiên cứu

Lý luận hệ thống hóa các phương pháp luận về phân tích công việc đưa ra hệ thống các tiêu chí nhằm đánh giá hiệu quả công tác phân tích công việc tại doanh nghiệp.

Thực tiễn đánh giá thực trạng thiết kế và phân tích công việc tại Công ty, chỉ ra được các tồn tại trong phân tích công việc và nguyên nhân gây ra chúng từ đó đề xuất một số giải pháp có tính khả thi.

Kết c ấu của lu ận v ăn

Ngoài mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung chính của luận văn được kết cấu gồm 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về phân tích công việc trong doanh nghiệp Chương 2 Thực trạng phân tích công việc tại công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin

Chương 3 Giải pháp hoàn thiện phân tích công việc tại công ty Cổ phần

Tư vấn và Truyền thông Niềm tin

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP

Các k hái niệm cơ bản

1.1.1 Công việc Để đạt được mục tiêu của mình, mỗi tổ chức, doanh nghiệp đều phải xác định và phân chia nhiệm vụ cho từng cá nhân, bộ phận để thực hiện, các nhóm nhiệm vụ này được gọi là công việc Theo từ điển Tiếng Việt “công việc là việc phải bỏ công sức ra để làm” [20, tr.349].

Theo tác giả Lê Thanh Hà: “Công việc là tổng hợp các nhiệm vụ, các trách nhiệm hay chức năng mà một người hay một nhóm người lao động phải đảm nhận trong tổ chức Công việc chỉ rõ những chức năng nhiệm vụ của tổ chức mà một người hay một nhóm người lao động phải thực hiện. Đồng thời, công việc là cơ sở để phân chia các chức năng, quyền hạn và trách nhiệm cho từng người, từng nhóm người trong cùng một tổ chức” [11, tr.144].

Như vậy, có thể hiểu: Công việc là những nhiệm vụ khác nhau mà một người hay một nhóm người trong một tổ chức phải đảm nhiệm Đồng thời, công việc là cơ sở để phân chia trách nhiệm, chức năng, quyền hạn của từng người hay từng nhóm người trong tổ chức.

Theo giáo trình “Quản trị nguồn nhân lực”, NXB Tài chính, Hà Nội: Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến một công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc, cung cấp những thông tin về tính chất đặ điểm, yêu cầu của từng công việc và xác dịnh nhiệm vụ chức năng của người thực hiện công việc Đó là quá trình rõ ràng các nhiệm vụ và kỹ năng mà nhân viên cần phải có để thực hiện một công việc nào đó của tổ chức doanh nghiệp [10].

Phân tích công việc sẽ cung cấp thông tin về tính chất, đặc điểm, yêu cầu của từng công việc, xác định nhiệm vụ, chức năng của từng người.

Quá trình phân tích công việc nhằm trả lời đầy đủ các yêu cầu sau:

- Ở từng công việc củ thể, người thực hiện có nhiệm vụ gì, phụ trách nhiệm vụ nào, phải có các hoạt động, thao tác như thế nào?

- Tại sao phải thực hiện các nhiệm vụ, các thao tác đó?

- Công việc đó phải cần có máy móc thiết bị, dụng cụ nào hỗ trợ khi làm việc?

- Người làm việc có những mối quan hệ với ai, người nào, có những tiêu chuẩn gì về mặt kiến thức, kỹ năng để đáp ứng được yêu cầu công việc?

Phân tích công việc để xây dựng văn bản có tên gọi là “Bản phân tích công việc” mà nội dung chủ yếu gồm: Bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc, bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc.

- Thứ nhất, “Bản Mô tả công việc” là văn bản nhằm giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến bao gồm một vài câu tóm lược về mục đích hoặc chức năng của công việc.

Phần tóm tắt về chức danh công việc, địa điểm làm việc, mục tiêu: là phần giúp cho ứng viên hiểu dõ vị trí công việc mình ứng tuyển, địa điểm làm việc và mục tiêu những ứng viên cần hoàn thành nếu được tuyển và cách để họ đạt được chúng Mục tiêu nên hoạt động như một thiết yếu tốt để xác định những nhiệm vụ chính xác (ii) Phần tóm tắt về các nghiệm vụ và trách nhiệm công việc: là phần tường thuật viết theo cách liệt kê các nhiệm vụ và trách nhiệm chính yếu thuộc công việc Phần này bao gồm các câu mô tả chính xác, ngắn gọn về những công việc mà NLĐ phải làm, cách thực hiện các nhiệm vụ và phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của chức danh công việc (iii)

Phần điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện môi trường vật chất (các máy móc, công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện khác có liên quan.

Formatted: Indent: Left: 0 cm, First line: 1 cm, Bulleted +

Level: 1 + Aligned at: 1,9 cm + Indent at: 2,54 cm

- Thứ hai, “Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc” là một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng về kết quả hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc.

- Thứ ba, “Bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện” là bản liệt kê các yêu cầu tối thiểu cần có của công việc đối với người thực hiện công việc về các kiến thức, kỹ năng, khả năng cần phải có như: trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết, các đặc trưng về tinh thần và thể lực; và các yêu cầu cụ thể khác.

Phân tích công việc thường được thực hiện trong các trường hợp sau:

 Khi tổ chức doanh nghiệp mới được thành lập Trong trường hợp này doanh nghiệp phải tìm hiểu, tham khảo ở nơi khác về các công việc mà doanh nghiệp sắp phải triển khai.

 Khi thay đổi hướng hoạt động sản xuất kinh doanh, phát sinh những công việc mới.

 Khi đổi mới kỹ thuật, công nghệ, thay đổi cơ cấu sản phẩm, thay đổi cơ cấu hoạt động của doanh nghiệp, thay đổi tính chất công việc.

Phân tích công việc có vai trò quan trọng với doanh nghiệp, đặc biệt là công tác quản trị nhân lực và người lao động. Đối với công tác quản trị nhân lực, phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng bởi nhờ có Phân tích công việc mà người quản lý xác định được các kỳ vọng đối với người lao động và làm cho NLĐ hiểu đươc các kỳ vọng đó; Mặt khác, PTCV còn cung cấp cho nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc, mối tương quan của công việc đó với các công việc khác, hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công việc của NLĐ được chính xác, từ đó trả thù lao một cách công bằng, xứng đáng…

- Phân tích công việc giúp nâng cao trình độ cho người quản trị bởi họ cần có sự nghiên cứu, tìm hiểu một cách cụ thể dưới sự hướng dẫn của người quản lý nhân sự Điều này dẫn đến quyết định nhân sự như tuyển dụng, thù lao, đề bạt, chứ không thiếu nhất quán, thiếu rõ ràng.

Formatted: Indent: Left: 0 cm, First line: 1,09 cm, Outline numbered + Level: 1 + Numbering Style: Bullet + Aligned at: 0,63 cm + Tab after: 1,27 cm + Indent at: 1,27 cm, Tab stops: Not at 1,27 cm

- Dễ dàng xác định được mức độ, tính chất công việc và mức độ khả thi của việc thực hiện và hoàn thành công việc của người lao động Từ đó, đưa ra các phương hướng xử lý hay giải quyết công việc và đưa ra chính sách khen thưởng phù hợp.

Nội dung phân tích cô ng việc trong doanh nghiệp

1.2.1 Xác định mục tiêu phân tích công việc

Xác định mục đích sử dụng những thông tin trong các văn bản phân tích công việc nhằm phục vụ cho công tác quản lý nhân sự cụ thể nào: tuyển dụng lao động, bố trí lao động, thù lao lao động, đào tạo nhân lực… Nắm rõ được

Formatted: Indent: Left: 0 cm, First line: 0,99 cm, Outline numbered + Level: 1 + Numbering Style: Bullet + Aligned at: 0,63 cm + Tab after: 1,27 cm + Indent at: 1,27 cm, Tab stops: Not at 1,27 cm mục đích của phân tích công việc giúp xác định cần tập trung vào thu thập những loại thông tin gì về công việc và mức độ sâu sắc cần tìm hiểu.

Phân tích công việc không phải là công tác được thực hiện thường xuyên và với tất cả các công việc trong tổ chức, tuỳ mục đích và nhu cầu phân tích công việc mà xác định công việc cần phân tích:

- Phân tích tất cả công việc, khi tổ chức mới thành lập, bắt đầu đi vào hoạt động, phân tích công việc lần đầu tiên được thực hiện.

- Phân tích công việc mới phát sinh, khi tổ chức có những công việc mới xuất hiện.

- Phân tích mang tính chất nâng cấp công việc, khi công việc có sự thay đổi đáng kể về nội dung, bản chất do tổ chức có quy trình công nghệ, quy trình sản xuất mới, có phương pháp và thủ tục làm việc mới…

- Phân tích theo chu kỳ, khi tổ chức tiến hành kiểm tra, rà soát lại tất cả công việc theo chu kỳ để kịp thời cập nhật những thông tin cho các văn bản phân tích công việc đảm bảo chúng chính xác, phù hợp với công việc hiện tại.

1.2.2 Thu thập lựa chọn các thông tin cơ bản về công việc

Xác định các thông tin cần thu thập, đối với mỗi một công việc cụ thể, có thể thu thập một số lượng khá lớn các thông tin quan trọng có liên quan đến công việc đó Trong sự đa dạng của thông tin, việc xác định đúng nhu cầu thông tin sẽ giúp cho việc thu thập thông tin có trọng tâm, bảo đảm thu thập các thông tin cần thiết, khắc phục tình trạng thu thập thông tin dàn trải, thiếu các thông tin cần thiết theo yêu cầu công việc cần giải quyết.

Nhằm xác định đúng nhu cầu bảo đảm có thể lấy được các thông tin cần thiết cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, công việc Thì cần thu thập loại thông tin nào, ở mức độ như thế nào là tùy thuộc ở mục đích sử dụng các thông tin đó cũng như tuỳ thuộc vào lượng thông tin đã có sẵn và thậm chí tuỳ thuộc cả vào thời gian, ngân sách: thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm, các mối quan hệ thuộc công việc, thông tin về máy móc, thiết bị, công cụ, nguyên liệu, thông tin về điều kiện làm việc, an toàn lao động Các tư liệu và thông tin thu thập sẽ được xử lý phù hợp tùy thuộc vào mục đích của phân tích công việc và được phải đảm bảo có tính chính xác cao Tuy nhiên, các thông tin này vẫn cần được hệ thống hóa và trình bày dưới dạng các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc với người thực hiện và bản tiêu chuẩn. Để thực hiện Phân tích công việc, doanh nghiệp cần xác định thu thập thông tin từ các nguồn sau:

 Bản thiết kế công việc

 Hệ thống quy trình nghiệp vụ

 Thông tin phân tích công việc do các Phòng/Ban cung cấp.

Ngoài ra xác định nguồn thông tin cần thu thập, có thể lựa chọn các nguồn thông tin như sau:

- Thông tin về điều kiện để thực hiện công việc: Điều kiện tổ chức hoạt động của doanh nghiệp, về các chế độ lương, khen thưởng đãi ngộ, các yếu tố của điều kiện vệ sinh lao động, sự cố gắng về trí lực và thể lực, những nguy hiểm, rủi do trong công việc, thời gian biểu làm việc

- Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc: Phương pháp làm việc, các mối quan hệ khi thực hiện công việc, cách thức phối hợp hoạt đông với các nhân viên khác, cách làm việc với các loại may móc, trang bị kỹ thuật.

- Thông tin về phẩm chất cần thiết đối với nhân viên khi làm việc: Trình độ học vấn chuyên môn tay nghề, kinh nghiệm công tác, các kỹ năng thực hiện công việc, các đặc điểm về phẩm chất cá nhân

- Thông tin về các phương tiện, máy móc thiết bị lỹ thuật tại nơi làm việc: Như số lượng, chủng loại quy trình kỹ thuật, tính năng tác dụng, cách thức sử dụng bảo quản.

- Thông tin về các tiêu chẩn, tiêu thức làm căn cứ để đánh giá mức độ hoàn thành công việc cả về số lượng, chất lượng công việc, mức tiêu hao nguyên vật liệu

1.2.3 Lựa chọn các các công việc tiêu biểu

Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi cần phân tích các công việc tương tự như nhau thì cần chọn ra một công việc đặc trưng nhất Có thể phân chia theo các nhóm công việc, nhóm mục tiêu từ đó tách thành các vị trí công việc cụ thể trong mỗi nhóm để tiến hành thực hiện nghiên cứu PTCV, tránh tình trạng xuất hiện các bản MTCV giống nhau cho các vị trí tương đương nhau Bên cạnh đó cũng cần rõ ràng các công việc thực hiện chuyên trách nhiệm vụ gì tránh hiện tượng chồng chéo, ví dụ như cùng 1 Công ty có vị trí Hành chính – Nhân sự; Hành chính – Lễ Tân và chuyên Chuyên viên Nhân sự.

1.2.4 Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin

Các phương pháp thu thập thông tin Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc Tuỳ theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập Tuỳ theo dạng hoạt động và khả năng tài chính, có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu nhập thông tin Hiện tại có rất nhiều cách để có thể thu thập thông tin cho việc phân tích công việc nhưng cần tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như: đặc điểm công việc…để người phân tích công việc quyết định sử dụng phương pháp nào sao cho có lợi nhất Sau đây là một số phương pháp được đưa ra, có thể quyết định sử dụng một trong các phương pháp sau đây:

Hỏi và trao đổi trực tiếp giữa người thu nhập thông tin và người lao động về các vấn đề liên quan đến công việc Ưu điểm:

Tìm hiểu sâu về công việc

- Thông tin chính xác, trong lúc hỏi người hỏi có thể giải thích câu hỏi,điều chỉnh cách hỏi để có thông tin phù hợp với vấn đề cần thu nhập

- Cho phép khai thác thông tin sau và chi tiết trong trường hợp cần thiết Nhược điểm:

Các yêu cầu đối với sản phẩm của phân tích công việc

1.3.1 Yêu cầu đối với Bản mô tả công việc

Một bản mô tả công việc là văn bản nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan tới một công việc được giao và những điều kiện đối với người làm nhiệm vụ đó Bản mô tả công việc phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánh với các công việc khác và dễ hiểu đối với người giao cũng như người nhận công việc đó. Ý nghĩa của bản mô tả công việc

-Để mọi người biết họ cần phải làm gì.

-Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho người làm nhiệm vụ đó.

-Công việc không bị lặp lại do một người khác làm.

-Tránh được các tình huống va chạm.

-Mọi người biết ai làm và làm nhiệm vụ gì.

Những thông tin mà một bản mô tả công việc cần có:

Không có một mẫu chuẩn nào dành cho các bản mô tả công việc vì có quá nhiều công việc khác nhau Tuy nhiên một bản mô tả công việc được cho là hiệu quả đều gồm các thông tin sau:

Formatted: Indent: Left: 0 cm, First line: 1 cm, Bulleted +

Level: 1 + Aligned at: 0,63 cm + Indent at: 1,27 cm

Formatted: Indent: Left: 0 cm, First line: 1 cm, Bulleted +

Level: 1 + Aligned at: 0,63 cm + Indent at: 1,27 cm

- Tên công việc của người được tuyển vào cho việc đó, vị trí trong sơ đồ tổ chức, nơi làm việc: thành phố nào, nhà máy nào, phòng nào, máy móc gì…

- Công việc cần thực hiện: Có bản mô tả chính xác ai là người thực hiện công việc đó, người đó sẽ tiến hành ra sao và tại sao lại làm công việc đó. Xác định phạm vi và mục đích công việc Những hướng dẫn chi tiết bao gồm công việc được giao, nhiệm vụ cụ thể, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ công việc, phương pháp cụ thể, thiết bị kĩ thuật, điều kiện làm việc và những ví dụ cụ thể được diễn đạt theo một trình tự thời gian hoặc logic.

- Chỉ dẫn chi tiết về công việc: Những kĩ năng tinh thần (nền tảng giáo dục, kiến thức công việc, trách nhiệm công việc) và những kĩ năng về thể chất, điều kiện làm việc là những yếu tố quan trọng trong bản mô tả công việc.

- Tiêu chuẩn thực hiện công việc: Hầu hết những bản mô tả công việc đều nêu rõ nhiệm vụ cụ thể nhưng không yêu cầu cần phải thực hiện tốt công việc đó ở mức nào Những tiêu chuẩn đối với việc thực hiện công việc đã loại bỏ được yếu tố không rõ ràng này.

Thứ nhất là mục tiêu công việc

Bản mô tả công việc phải nêu lên được mục tiêu của vị trí công việc:

“vị trí này tồn tại để làm gì cho công ty?” Đây chính là mục tiêu công việc phù hợp với các chức năng chính yếu mà vị trí này đảm nhận.

Ví dụ, đối với vị trí Trưởng phòng nhân sự có chức năng đề xuất chính sách nhân sự, theo dõi và tư vấn thực hiện chính sách thì mục đích có thể là

"Bảo đảm chất lượng và số lượng nguồn nhân lực cho công ty thông qua việc thực hiện các chính sách nhân sự phù hợp với nhu cầu quản lý và hiệu quả nhất”.

Thứ hai là chức năng và nhiệm vụ

Chức năng của mỗi vị trí được phân bổ từ chức năng chung của bộ phận Đề thực hiện được từng chức năng này, bản mô tả công việc phải chỉ ra được các nhiệm vụ chủ yếu Nói cách khác, chức năng là tổng hợp của một nhóm các nhiệm vụ.

Nhiệm vụ được mô tả với các động từ hành động cụ thể nhưng không phải là dạng quy trình Mô tả “làm cái gì” chứ không mô tả "làm như thế nào” Chức năng và nhiệm vụ cần được sắp xếp theo thứ tự quan trọng và trình tự thực hiện, đồng thời nên được diễn tả ngắn gọn và rõ ràng Một số bản mô tả công việc cố gắng liệt kê tất cả các nhiệm vụ dẫn đến danh sách nhiệm vụ rườm rà mà vẫn có thể không mô tả hết được các nhiệm vụ có thế phát sinh khi thực hiện công việc.

Mỗi nhiệm vụ riêng lẻ hoặc một vài nhóm nhiệm vụ sẽ có mô tả yêu cầu kết quả kỳ vọng tổng thể cho vị trí công việc Đây là những tiêu chuẩn đánh giá định tính, là cơ sở để quản lý thực hiện công việc đối với người quản lý cũng như tiêu chí thực hiện công việc cho nhân viên như đã đề cập trên đây.

Thứ ba là quyền hạn và trách nhiệm

Quyền hạn và trách nhiệm phải tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của vị trí Mỗi cá nhân được chủ động thực hiện các nhiệm vụ của mình với các quyền hạn này, đồng thời phải chịu trách nhiệm cho kết quả công việc của các nhiệm vụ đó Các quyền hạn chủ yếu thường bao gồm quyền hạn về sử dụng nguồn lực tài chính, nhân sự, hoạt động, hay đại diện ký kết văn bản, quyết định Trong khi đó, các trách nhiệm chủ yếu là về tài sản, tài chính, pháp lý, con người liên quan tới quá trình thực thi nhiệm vụ.

Thứ tư là yêu cầu năng lực Đây là những yêu cầu về năng lực cần thiết ở mức tối thiểu đối với vị trí để thực hiện được các nhiệm vụ đã nêu, chứ không phải là mô tả về năng lực của các cá nhân thực tế tại công ty Các yêu cầu năng lực cơ bản có thể bao gồm học vấn, chuyên môn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ.

Như vậy, để viết một bản mô tả công việc tốt sẽ cần nhiều thông tin hơn so với một danh sách các công việc thường làm của một vị trí Hệ thống các bản mô tả công việc được xây dựng một cách bài bản chắc chắn sẽ là công cụ đắc lực trong quản lý nhân sự và quản lý hoạt động của doanh nghiệp.

1.3.2 Yêu cầu đối với bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc

Các nhân tố ảnh hưởng đến phân tích công việc

1.4.1 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức cho biết mối quan hệ giữa các phòng, ban trong tổ chức, mối liên hệ tương quan giữa các bộ phận trong quá trình thực hiện công việc, đây là một trong những cơ sở quan trọng để phân công lao động, phân chia chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tới từng phòng ban, từng chức danh công việc… hoàn thiện các các bản MTCV Công việc là kết quả của quá trình phân công lao động, phân tích công việc hiệu quả phải dựa trên sự phân công lao động hợp lý Do đó, cơ cấu tổ chức phải rõ ràng, phản ánh được cơ cấu quyền hạn và mối quan hệ trong tổ chức, thể hiện sự thống nhất.

 1.4.1.2 Quan điểm, sự quan tâm của các cấp quản lý và người lao động

Phân tích công việc là công tác không những phức tạp về chuyên môn mà còn mang tính nhạy cảm vì nó liên quan tới quyền lợi, công việc của nhiều cá nhân, bộ phận trong tổ chức Do đó, sự chỉ đạo, quyết tâm của các cấp quản lý mà đặc biệt là Lãnh đạo đóng vai trò quan trọng quyết định đến sự thành bại của công tác này Sản phẩm của Phân tích công việc là sản phẩm vô

Formatted: Indent: Left: 0 cm, First line: 1 cm, Outline numbered + Level: 4 + Numbering Style: 1, 2, 3, … + Start at: 1 + Alignment: Left + Aligned at: 0 cm + Indent at: 1,9

Formatted: Indent: Hanging: 0,95 cm, Outline numbered +

Level: 4 + Numbering Style: 1, 2, 3, … + Start at: 1 + Alignment: Left + Aligned at: 0 cm + Indent at: 1,9 cm hình, tính hiệu quả làm việc của người lao động, yêu cầu họ phải thay đổi để thực hiện những nội dung công việc, yêu cầu được quy định nên chắc chắn không tránh khỏi sự phản ứng, không hưởng ứng từ phía NLĐ.

Vì vậy, để hệ thống PTCV được triển khai xây dựng và vận hành hiệu quả, cần thiết có sự vận động, tuyên truyền cho NLĐ hiểu được lợi ích lâu dài của PTCV từ đó xóa bỏ những thái độ bất hợp tác, ngờ vực về mục đích của phân tích công việc.

1.4.1.3.Quan điểm và nhận thức của lãnh đạo

Phân tích công việc là công tác không những phức tạp về chuyên môn mà còn mang tính nhạy cảm vì nó liên quan tới quyền lợi, công việc của nhiều cá nhân, bộ phận trong tổ chức Do đó, sự chỉ đạo, quyết tâm của các cấp quản lý mà đặc biệt là Lãnh đạo đóng vai trò quan trọng quyết định đến sự thành bại Vì vậy, nếu lãnh đạo nhận thức đúng và có quan tâm đến công tác phân tích công việc được triển khai xây dựng và vận hành hiệu quả theo đúng chương trình thì sẽ đem lại những kết quả cao trong công việc.

1.4.1.4.Yếu tố thuộc về bộ phận phụ trách và các phòng ban

Cán bộ phân tích công việc là người chịu trách nhiệm, có vai trò chính trong công tác phân tích công việc Phân tích công việc vốn là nhiệm vụ phức tạp do liên quan tới các quyết định nhân sự nhạy cảm của tổ chức như tái cơ cấu, điều chuyển, đề bạt, tinh giảm biên chế, cải tiến tiền lương… vì vậy người thực hiện phân tích công việc sẽ phải chịu áp lực khá lớn từ nhiều đối tượng phân tích Do đó, cán bộ phân tích công việc phải là người am hiểu về công việc trong tổ chức, có hiểu biết, kiến thức, kỹ năng về phân tích công việc, trung thực và khách quan trong công việc.

Mặt khác, phân tích công việc là một công tác cần có sự phối hợp của các Phòng/Ban trong tổ chức về việc tham gia cũng như từ mọi người lao động trong tổ chức trong việc cung cấp thông tin, thẩm định, bổ sung, góp ý điều chỉnh các sản phẩm của PTCV.

Formatted: Indent: Left: 1,11 cm, Hanging: 1,75 cm, Outline numbered + Level: 4 + Numbering Style: 1, 2, 3, … + Start at: 1 + Alignment: Left + Aligned at: 0 cm + Indent at: 1,9 cm

Formatted: Indent: Left: 1,11 cm, Hanging: 1,75 cm, Outline numbered + Level: 4 + Numbering Style: 1, 2, 3, … + Start at: 1 + Alignment: Left + Aligned at: 0 cm + Indent at: 1,9 cm Đối với mỗi tổ chức khi được hình thành thì việc đầu tiên phải xây dựng và xác lập một cơ cấu tổ chức thích hợp Đây chính là cách thức thực hiện các nhiệm vụ sao cho toàn bộ cơ cấu đó hoạt động nhịp nhàng để đạt được mục tiêu chung của tổ chức, đây cũng chính là nhiệm vụ của Thiết kế công việc Thiết kế công việc cung cấp các thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể được thực hiện bởi một công việc và mối quan hệ của công việc đó với các công việc khác trong tổ chức Kết quả của quá trình thiết kế công việc là thông tin đầu vào quan trọng của Phân tích công việc, là thông tin cơ sở để hoạt động phân tích công việc được chính xác.

1.4.1.5 Quy trình hoạt động của tổ chức

Mỗi hoạt động trong tổ chức là một quá trình Hoạt động của tổ chức được thực hiện bởi một mạng quy trình Biểu đồ của quy trình sẽ cho thấy các mối liên kết và tương tác giữa các chức năng, các bộ phận và đặc biệt là sự liên quan về công việc với nhau Biểu đồ quá trình còn cho thấy những gì cần phải làm, khi nào làm, những việc đó được làm ở đâu và chức danh công việc nào có trách nhiệm thực hiện công việc Thông qua quy trình công nghệ/hoặc quy trình nghiệp vụ sẽ giúp cho người phân tích công việc có thể xác định các phương pháp để tiến hành phân tích công việc một cách phù hợp Mặt khác quy trình sẽ giúp xác định chính xác các kỹ thuật dữ liệu nào sẽ phải thực hiện, những thông tin nào sẽ được thu thập và xem xét Như vậy, quy trình công nghệ/ hoặc các quy trình nghiệp vụ cần phải được nghiên cứu, tham khảo trước khi phân tích công việc được tiến hành.

1.4.2 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp

1.4.2.1 Các yếu tố về văn hóa vùng miền, địa lý

Do phân tích công việc bắt buộc phải thực hiện một cách có hệ thống và yêu cầu sử dụng một số kỹ năng cơ bản mang tính địa phương như: ngôn ngữ, văn hóa…cần thiết để thực hiện phân tích công việc.

Mặt khác, việc nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, phẩm chất, kỹ năng của người lao động đòi hỏi phải có thời gian tiếp cận, tìm hiểu Điều này gây khó khăn cho người làm công tác phân tích do có nhiều yếu tố đầu vào tác động, và đặc biệt những yếu tố đó thường không ổn định theo thời gian (ví dụ: quá trình thực hiện phỏng vấn, đặt câu hỏi, quan sát có thể bị ảnh hưởng bởi tâm lý người phân tích và người được phân tích do trạng thái tâm lý, sức khỏe và thời tiết làm cho mức độ quan sát, cảm nhận bị ảnh hưởng…điều đó ảnh hưởng rất lớn đến kết quả phân tích công việc).

1.4.2.2 Cơ sở vật chất, nguồn tài chính

Các hoạt động nguyên cứu tài chính trong doanh nghiệp hay phân tich tài chính nội bộ giúp nhà quản trị doanh nghiệp hoàn thành nhiều mục tiêu khác nhau như tạo công ăn việc làm cho người lao động, nâng cao chất lượng hàng hóa sản phẩm hàng hóa dịch vụ, chi phí sản xuất môi trường. Doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu này khi kinh doanh có lãi.

Việc thường xuyên tiến hành phân tích tình hình tài chính sẽ giúp doanh nghiệp thấy được thực trạng hoạt động tài chính, từ đó xác định được nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng đến từng hoạt động kinh doanh Trên cơ sở đó có những biện pháp hữu hiệu và ra các quyết định cần thiết để nâng cáo chất lượng.

Luật lao động ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình tuyển dụng lao động của doanh nghiệp, vì muốn sử dụng lao động các doanh nghiệp bắt buộc phải trả lương cho người lao động lớn hơn mức lương tối thiểu nhà nước quy định đảm bảo điều kiện làm việc cho người người lao động và các vấn đề khác liên quan đến quyền lợi người lao động.

1.4.2.4 Đối thủ cạnh tranh Để tổn tạo và phát triển nhất thiết doanh nghiệp phải dựa vào nguồn lao động của mình Do đó để thu hút lao động các doanh nghiệp thường có các chính sách lương bổng… để giữ nhân viên làm việc với mình Đề ra các chính sách thu hút nhân sự một cách hiệu quả.

Kinh nghiệm phân tích công việc tại một số doanh nghiệp Việt Nam và bài học rút ra cho công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin

1.5.1 Kinh nghiệm tại một số doanh nghiệp

1.5.1.1 Công ty cổ phần đầu tư PV-INCONESS Được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số

0103017981, do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày15/6/2007 Công ty có số vốn điều lệ là 250 tỷ đồng, chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực đầu tư xây dựng, bất động sản và du lịch dịch vụ Ngành nghề sản xuất, kinh doanh chủ yếu của Công ty PV-INCONESS là đầu tư xây dựng, bất động sản và du lịch dịch vụ Trong công tác Phân tích công việc,hiện tại Công ty đã xây dựng hoàn thành hệ thống mô tả công việc cho hầu hết các chức danh tại Công ty Ban lãnh đạo đã nhận thấy được một phần tầm quan trọng của phân tích công việc nhưng chưa hiểu sâu sắc và hiểu hết các tác dụng của phân tích công việc đối với hoạt động quản lý nhân sự của Công ty.

Vì vậy cho đến nay Công ty chưa quan tâm, đầu tư đúng mức cho công tác này Điều này được thể hiện ở quy trình thực hiện phân tích công việc không bài bản, chính quy; hệ thống văn bản phân tích công việc chưa hoàn chỉnh. Phòng tổ chức nhân sự không có nhân viên chuyên trách mảng phân tích công việc, trong khi kiến thức, kỹ năng làm việc thực tế về phân tích công việc của họ còn hạn chế nhưng Công ty cũng không có sự đào tạo, bồi dưỡng cho họ Không có sự kết hợp giữa các phương pháp phân tích công việc, do đó công tác này chưa mang lại nhiều hiệu quả cho Công ty như kỳ vọng ban đầu.

1.5.1.2 Công ty Cổ phần VCCorp

Thành lập vào năm 2006, Công ty Cổ phần VCCorp hay VCCorp là công ty tiên phong trong lĩnh vực công nghệ và nội dung số.

VCCorp hiện đang sở hữu thương hiệu quảng cáo trực tuyến Admicro – đơn vị quảng cáo trực tuyến lớn nhất hiện nay với hệ thống quảng cáo trên

200 website uy tín, trong đó có gần 30 website thuộc sở hữu của VCCorp hoặc VCCorp là đơn vị độc quyền khai thác quảng cáo Một số site “quốc dân” có thể kể đến như: Kenh14, Cafebiz, CafeF, SohaGame, Afamily.

Là công ty truyền thông đứng thứ 3 về doanh thu quảng cáo trực tuyến tại Việt Nam chỉ sau Facebook và Google, với độ phủ tới trên 90% lượng người dùng internet tại Việt Nam, VCCorp luôn ở vị thế dẫn đầu thị trường và đang dần khẳng định vai trò của một công ty quảng cáo số 1 tại Việt Nam. Ban giám đốc cũng đã quan tâm đến công tác quản lý nhân lực trong công ty, đặc biệt là công tác phân tích công việc Tổng giám đốc và phó giám đốc có quyền lực cao nhất, quản lý phòng nhân sự phối hợp với các phòng ban khác. Điều này giúp cho quản lý nhân sự được thống nhất và chuyên môn Các phòng nhân sự và các phòng ban khác có mối quan hệ biện chứng nhau Quá trình làm việc giữa các phòng ban không bị chồng chéo Tuy nhiên Công ty

Cổ phần VCCorp vẫn tồn động một số hạn chế trong quá trình PTCV củ thể:

-Chưa có một quy trình PTCV củ thể, công tác PTCV chưa được thực hiện nguyên túc ở một số bộ phận

-Các phòng ban cũng chưa xây dựng đầy đủ các văn bản PTCV, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc và yêu cầu đối với người thực hiện chưa củ thể.

-Bản mô tả công việc chủ yếu là mô tả chức danh, mỗi người mỗi nhóm có trách nhiệm, nghiã vụ gì, miêu tả thực hiện như thế nào, và chưa đề cập tới quyền hạn của người lao động.

-Sự phân loại thông tin trong bản mô tả công việc còn hạn chế, sự sắp xếp thông tin không tránh khỏi những chỗ lộn xộn nhiều hợp lý vì không phân biệt rõ những nhiệm vụ, trách nhiệm với những quyền hạn của người lao động.

Nguyên nhân là do công tác phân tích công việc mới chỉ được chú trọng cấp công ty, còn trong các phòng ban chưa được chú trọng nhiều Lãnh đạo còn chủ quan trong vấn đề phân tích công việc.

1.5.1.3 Đối với Công ty Cát Tiên Sa

Công ty truyền thông Cát Tiên Sa hay còn gọi là CATS được thành lập năm 1999 và được xem là công ty truyền thông Việt Nam đầu tiên có chức năng tổ chức biểu diễn nghệ thuật với mục đích quảng cáo Ngay từ khi thành lập, hoạt động chính của công ty là các dịch vụ liên quan đến người mẫu và tổ chức các chương trình thời trang Năm 2000, công ty bắt đầu cải tổ lại bộ máy hoạt động, kể từ đó hoạt động của công ty đã mở rộng ra nhiều lĩnh vực hơn bao gồm: sản xuất truyền hình, tổ chức biểu diễn ca nhạc, tổ chức sự kiện, quảng cáo,…

Ban lãnh đạo và cán bộ nhân sự đã nhận thức được vai trò, và ý nghĩa của chương trình PTCV Quy trình PTCV tại công ty đơn giản, ngắn gọn như vậy tiết kiệm được chi phí thời gian, sức người trong PTCV.

Tuy nhiên, PTCV của công ty còn tồn tại nhiều hạn chế đó là hệ thống các văn bản PTCV còn chưa đầy đủ Có nhiều vị trí còn chưa được tiến hành phân tích công việc dẫn đến việc ứng dụng các văn bản này vào các hoạt động quản lý khác chưa phát huy hết được các mặt tích cực của nó.

Formatted: Indent: Left: 0 cm, First line: 0,95 cm, Bulleted

+ Level: 1 + Aligned at: 1,63 cm + Tab after: 2,27 cm + Indent at: 2,27 cm, Tab stops: Not at 2,27 cm

Có thể kể đến một số nguyên nhân cơ bản dẫn đến những hạn chế trên là: Ban lãnh đạo chưa thực sự quan tâm đến hoạt động PTCV, năng lực chuyên môn các cán bộ nhân sự của công ty về PTCV còn hạn chế Các mục đích cũng như ý nghĩa của PTCV không được phổ biến đến các quản lý trực tiếp và người THCV làm ảnh hưởng đến sự thống nhất của các bên và việc cung cấp thông tin về công việc phân tích Quy trình PTCV cũng có nhiều thiếu sót về các bước tiến hành cũng như về nội dung của từng bước.

1.5.2 Bài học áp dụng cho công ty

Từ những thực tế trong việc triển khai PTCV ở trên và các kết quả từ đề tài PTCV của một số tác giả khác mà tác giả đã tìm hiểu được, tác giả rút ra bài học sau trong công tác PTCV tại Công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin:

Thứ nhất, mỗi doanh nghiệp nên có một bộ phận/hoặc cá nhân chuyên trách về nhân sự, có đủ năng lực chuyên môn để có thể giải thích nghiệp vụ liên quan đến Phân tích công việc cho Ban lãnh đạo, cán bộ quản lý và người lao động.

Thứ hai, hoạt động PTCV nhất thiết phải có sự phối hợp tích cực giữa Phòng Hành chính – Nhân sự và các Phòng/Ban chuyên môn khác Các Phòng/ban đóng vai trò quan trọng và cần phải chủ động tham gia vào hoạt động PTCV tại doanh nghiệp.

THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ TRUYỀN THÔNG NIỀM TIN

Tổng quan về Công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin là công ty tư vấn và thực thi các giải pháp truyền thông tổng thể Được xây dựng và phát triển bởi là tập hợp một đội ngũ có quy mô gần 200 nhân sự mà trong đó có đầy đủ mọi bộ phận gồm các chuyên gia truyền thông, team xây dựng thương hiệu và thiết kế có chuyên môn, chúng tôi cam kết đồng hành cùng khách hàng với dịch vụ toàn diện từ tư vấn chiến lược, lập kế hoạch marketing cho đến triển khai, đánh giá hiệu quả trên các kênh, giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả chiến dịch, giảm thiểu lãng phí do các hoạt động marketing thiếu đồng nhất.

Sản phẩm của chiến lược markeing của công ty đang rất được khách hàng, các đối tác lớn như Vietcombank, SHB Bank, SCB Bank, Tân Hoàng

Minh, Dell, HP, FPT Shop.com.vn, Media Mart, CenLand, Trường Đại học

Thương Mại, Phở Thìn 1979, VNSTEEL Thép Miền Nam… đồng hành Để có được kết quả như ngày hôm nay công ty đã phải vượt qua nhiều khó khăn.

- Tên công ty: Công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin

- Tên giao dịch quốc tế: TRUST MEDIA AND CONSULTING

- Tên công ty viết tắt: TRUST MEDIA

- Trụ sở chính: Tòa nhà số 14 Pháo Đài Láng, Phường Láng

Thượng, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

- Ngày bắt đầu hoạt động : 04/11/2015

Formatted: Indent: Left: 0 cm, First line: 1 cm, Bulleted +

Level: 1 + Aligned at: 0,63 cm + Indent at: 1,27 cm

Công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin được nhà nước cấp phép hoạt động vào năm 2015 Trust Media là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực truyền thông quảng cáo bao gồm: Quảng cáo tìm kiếm (Google

AdWords), Quảng cáo trên mạng nội dung của Google (Google Display

Networks), Quảng cáo trên điện thoại di động (Mobile Ads), Quảng cáo trên mạng xã hội (Facebook Ads & Social Media) cùng nhiều dịch vụ quảng cáo trực tuyến khác… Với mục đích cung cấp cho khách hàng cá nhân và khách hàng doanh nghiệp những giải pháp kinh doanh hiệu quả, tối ưu nhất.

Thành lập từ 2013 đến nay, công ty hiện đã có một đội ngũ nhân sự đông đảo với mục tiêu xây dựng trở thành công ty hàng đầu về truyền thông tại Việt Nam Chúng tôi luôn tập trung vào những mong muốn và nhu cầu của từng khách hàng để đưa ra những gói giải pháp phù hợp với tính chất sản phẩm, tối thiểu chi phí, đem lại hiệu quả, tăng lợi nhuận, tăng sức cạnh tranh.

Với bốn dịch vụ chính của công ty: PERFORMANCE MARKETING

- Preformance Marketing: Bằng khát vọng kiến tạo giá trị và tối ưu hóa sức mạnh tiềm ẩn trong mỗi sản phẩm, Trust Media đã xây dựng một hệ thống Digital Marketing hoàn hảo Chính nguồn tài nguyên phong phú này đã giúp các đối tác của mình nâng tầm giá trị sản phẩm/dịch vụ, tiếp cận nhanh chóng đến đối tượng khách hàng tiềm năng và khắc sâu hình ảnh thương hiệu trong tiềm thức họ Bằng khát vọng kiến tạo giá trị và tối ưu hóa sức mạnh tiềm ẩn trong mỗi sản phẩm, Trust Media đã xây dựng một hệ thống Digital Marketing hoàn hảo Chính nguồn tài nguyên phong phú này đã giúp các đối tác của mình nâng tầm giá trị sản phẩm/dịch vụ, tiếp cận nhanh chóng đến đối tượng khách hàng tiềm năng và khắc sâu.

- Media – Creative hay còn gọi là Tiếp thị kỹ thuật số là hoạt động quảng bá sản phẩm hoặc thương hiệu thông qua một hoặc nhiều hình thức phương tiện điện tử Tại Trust Media, chúng tôi mang đến các sản phẩm quảng cáo tối ưu nhất và điều phối sự hiện diện của chúng trên các phương

Formatted: Indent: Left: 0 cm, First line: 1 cm, Bulleted +

Level: 1 + Aligned at: 0,63 cm + Indent at: 1,27 cm tiện truyền thông nhằm đảm bảo chúng đến được đúng lúc, đúng người, đúng chỗ.

- Booking Quảng Cáo là một hình thức quảng cáo sản phẩm dịch vụ thông qua các phương tiện truyền thông như tivi, báo điện điện tử, đài radio… Với sự phát triển của các phương tiện truyền thông mạng, Booking Quảng Cáo đóng một vai trò quan trọng giúp các công ty có thể giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của mình tới trực tiếp khách hàng Chúng tôi luôn sẵn sàng giúp bạn booking với mức giá ưu đãi và hiệu quả chất lượng hàng đầu.

- Website Designer: Tim W Knox người sáng lập B2Secire In:

“Ngay cả khi bạn không định bán hàng trực tuyến thì việc có một website được thiết kế tốt vẫn hết sức quan trọng.” Website đóng vai trò chủ chốt trong việc thúc đẩy bán hàng và gia tăng độ phủ sóng của thương hiệu Vì thế, bạn cần phải xây dựng cho mình một mảnh đất màu mỡ để khách hàng hàng cảm thấy thích thú và ấn tượng.

Sau hơn 3 năm hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của công ty ngày càng được hoàn thiện về chất lượng, dịch vụ tới khách hàng Trust Media tự hào với đội ngũ nhân sự TRẺ TUỔI – NHIỆT HUYẾT – GIÀU KINH NGHIỆM thấu hiểu về thị trường và người tiêu dùng, có am hiểu sâu sắc về dịch vụ quảng cáo trực tuyến: Quảng cáo tìm kiếm (Google AdWords), Quảng cáo trên mạng nội dung của Google (Google Display Networks), Quảng cáo trên điện thoại di động (Mobile Ads), Quảng cáo trên mạng xã hội (Facebook Ads & Social Media) cùng nhiều dịch vụ quảng cáo trực tuyến khác… Sáng tạo và luôn đưa ra những giải pháp bán hàng tối ưu hóa dịch vụ cho doanh nghiệp.

2.1.2 Một số đặc điểm có ảnh hưởng đến phân tích công việc

2.1.2.1 Đặc điểm cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý tại công ty

Bộ máy quản lý của công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin được tổ chức theo mô hình trực tuyển – chức năng Đứng đầu công ty là ban quản trị với thành viên là những cổ đông góp vốn và là người cố vấn trực tiếp

Phòng quản lý dự án

Giám đốc Tổng Giám đốc

Formatted: Font color: Black Formatted: Font color: Black Formatted: Font color: Black cho cho hoạt động kinh doanh của công ty Người trực tiếp điều hành công ty là Giám đốc với chức năng quản lý, điều hành chung các hoạt động kinh doanh của công ty Toàn bộ công ty được chia làm 6 phòng ban như sơ đồ

Sơ đồ 2.1 Bộ máy tổ chức của công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin

Nguồn: Phòng Hành chính - nhân sự

Hệ thống chức năng và nhiệm vụ của bộ máy quản lý, ban lãnh đạo bao gồm:

- Hội đồng cổ đông và hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của công ty có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề ĐHĐCĐ quyết định. Định hướng chính sách tồn tại và phát triển thực hiện các quyết định, thông qua việc hoạch định chính sách, ra quyết định hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.

- Tổng giám đốc và Giám đốc: Là hành chỉ đạo các phòng phối hợp với các phòng ban ban khác trong công ty thực hiện bản mô tả công

Formatted: Font color: Black Formatted: Font color: Black

Ban ki m soát ểm soát

Formatted: Indent: Left: 0 cm, First line: 1 cm, Bulleted +

Level: 1 + Aligned at: 0,63 cm + Indent at: 1,27 cm việc dể đảm bảo sự phân công ro ràng trong nhiệm vụ, quyền hạn giữa những ngươi lao động Đồng thời họ là người chịu trách nhiệm pháp lý trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty như: kinh doanh đúng theo giấy phép kinh doanh đã đăng ký, nghĩa vụ đóng thuế cho Nhà nước theo Luật doanh nghiệp hiện hành Giám đốc phụ trách chung, trực tiếp nắm bắt tình hình tài chính, đề ra các kế hoạch, giao nhiệm vụ cho cấp dưới và trực tiếp kiểm tra việc thực hiện.

- Ban kiểm soát: Do Hội đồng quản trị bầu, thay mặt kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành công ty.

- Phòng Hành chính – Nhân sự: Thực hiện công tác quản lý hành chính Đảm bảo số lượng, chất lượng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty bằng các biện pháp thu hút, duy trì và phát triển nguồn nhân lực. Tham mưu và phụ trách công tác thi đua, khen thưởng và kỷ luật Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các nội quy, quy chế của Công ty Quản lý và theo dõi các trang thiết bị, phương tiện văn phòng.

- Phòng kinh doanh: Xây dựng các chiến lược kinh doanh, hỗ trợ Giám đốc ra quyết định kinh doanh, xây dựng và ký kết hợp đồng kinh tế, mua bán hàng hóa, vật liệu Chức năng quan trọng là nghiên cứu, xây dựng và phát triển thị trường mới và đảm bảo tăng thị phần trên thị trường hiện tại, xây dựng các chiến lược cạnh tranh, quảng cáo và khuyến mại nhằm tăng khả năng tiêu thụ sản phẩm.

Thực trạng phân tích công việc tại công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin

2.2.1 Xác định mục tiêu phân tích công việc

Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.Bảo đảm thành công hơn trong việc sắp xếp, thuyên chuyển và thăng thưởng cho nhân viên Loại bỏ những bất bình đẳng về mức lương qua việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc Bên cạnh đó, việc xác định mục tiêu phân tích công việc cũng sẽ chịu ảnh hưởng rất nhiều theo quan điểm của nhà quản trị tại công ty.

Thứ nhất, Ban lãnh đạo cũng như những người quản lý tại công ty đã nhận thấy vai trò quan trọng của phân tích công việc, coi phân tích công việc là một công tác quan trọng cần được ưu tiên và quan tâm, sẽ phải thực hiện ngay cả bây giờ và tương lai nhất là khi công ty mở rộng về quy mô, lĩnh vực hoạt động, thay đổi chiến lược kinh doanh hay hình thức hoạt động, khi có chức vụ mới Công tác này sẽ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp và cá nhân người lao động Đứng trên khía cạnh người lao động ban lãnh đạo công ty nhân thấy kết quả của phân tích công việc sẽ giúp những nhân viên của họ tự nhận thức được nhiệm vụ cũng như trách nghiệm phải làm Xem khả năng của họ đang đến đâu và cần trau dồi gì thêm nữa.

Thứ hai, Ban Lãnh đạo coi kết quả PTCV là căn cứ quan trọng để đưa ra các quyết định về nhân lực cũng như các chính sách QTNL Đây là cơ sở để đánh giá hiệu quả của công tác tuyển mộ, tuyển chọn và bố trí, sử dụng nhân lực hiện đang áp dụng tại tổ chức và có biện pháp điều chỉnh hoàn thiện các chính sách này Hơn nữa, Công ty đang dần áp dụng cơ chế tiền lương với thù lao lao động được trả dựa trên kết quả lao động cuối cùng, vì vậy PTCV là hoạt động QTNL quan trọng không thể thiếu được làm cơ sở đánh giá thực hiện công việc Ngoài ra, khi kết quả làm việc của người lao động được đánh giá và ghi nhận công bằng, đúng đắn sẽ giúp điều chỉnh thái độ người lao động trong quá trình làm việc (bao gồm cả khi nhận việc từ cấp trên, phối hợp với đồng nghiệp và cả khi quản lý nhân viên cấp dưới… , góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động.

Khi đã xác định được mục tiêu và mục đích PTCV, P.HCNS có trách nhiệm thông báo tới những người có liên quan, nhất là những người tham gia trực tiếp để tránh hiểu nhầm và có thái độ bất hợp tác trong doanh nghiệp.

2.2.2 Thu thập các thông tin cơ bản về công việc Để thu thu thập thông tin trước tiên cần xác định các thông tin cần thu thập Các thông tin cần thu thập có rất nhiều nhưng cần thiết phải khai thác các thông tin có gắn với công việc gồm: Thông tin về các nhiệm vụ, trách nhiệm, các hoạt động, các mối quan hệ cần thực hiện thuộc công việc Đối với loại thông tin này, yêu cầu là phải thu thập đầy đủ, không bỏ sót tất cả những gì mà người lao động cần phải làm, các trách nhiệm cần phải gánh chịu cũng như làm rõ mức độ thường xuyên, tầm quan trọng của từng nhiệm vụ và kể cả hao phí thời gian ước tính để thực hiện từng nhiệm vụ đó, thông tin về các máy móc, thiết bị, công cụ, nguyên vật liệu cần phải sử dụng và các phương tiện hỗ trợ công việc, thông tin về các điều kiện làm việc như điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động; điều kiện về chế độ thời gian làm việc; khung cảnh tâm lý xã hội, thông tin về các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện như các khả năng và kỹ năng cần phải có, các kiến thức, các hiểu biết và kinh nghiệm làm việc cần thiết Để thực hiện Phân tích công việc, Công ty xác định thu thập thông tin từ các nguồn sau: Trên cơ sở sơ đồ tổ chức; các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban; Bản mô tả công việc của

35 chức danh, Chức năng nhiệm vụ của các đơn vị, Thông tin phân tích công việc do các Phòng/Ban cung cấp và biên bản giao ban hàng tháng.

Cụ thể vào ngày đầu tiên của tháng mới công ty sẽ tiến hành tổ chức họp giao ban 1 lần Trong buổi họp các trưởng bộ phận báo cáo công việc của bộ phận mình, những vấn đề còn tồn đọng của tháng cũ, đồng thời đưa gia giải pháp, kiến nghị và mục tiêu của tháng mới, sau đó Ban lãnh đạo nêu ra ý kiến và đưa ra các công việc của tuần tiếp theo cho từng bộ phận, thư ký sẽ ghi lại toàn bộ nội dung cuộc họp vào biểu mẫu –[Phụ lục 04], Sau đó Scan lại và gửi tới các thành viên tham gia Với các nguồn thông tin trên, P.HCNS có trách nhiệm thu thập, tập hợp, phân tích 3 dữ liệu đầu tiên Sau đó cùng tiến hành thu thập thông tin để có cơ sở phân tích Riêng đối với nguồn thông tin cuối cùng đo các Trưởng phòng tự khai điền, sau đó tham khảo ý kiến của người thực hiện công việc do Trưởng phòng trực tiếp quản lý) và cung cấp cho P.HCNS Sau khi đã hoàn tất quá trình thu thập thông tin các phòng ban có trách nhiệm tổng hợp lại kết quả gửi về cho P.HCNS để tổng hợp và đánh giá kết quả.

Như vậy, nguồn thông tin thu thập là những nguồn dữ liệu chuẩn xác khi cần thu thập để Phân tích công việc Tuy nhiên, hầu hết các thông tin trên đã lỗi thời tại thời điểm PTCV và cần điều chỉnh trước khi ứng dụng, nhưng trên thực tế các thông tin này vẫn được sử dụng làm cơ sở xác định nội dung công việc của các chức danh Riêng nguồn thông tin lấy từ các Trưởng phòng có thể được coi là nguồn dữ liệu cập nhật thực tế nhất, tuy nhiên không tránh khỏi sự thiếu sót, hoặc thiên kiến vì các cán bộ quản lý này không có chuyên môn phân tích công việc.

2.2.3 Lựa chọn các các công việc tiêu biểu

Bộ phận Nhân sự sẽ tiến hành lập danh sách các công việc cần tiến hành PTCV, trên danh sách đó sẽ tiếp tục tiến hành lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong PTCV, nhất là khi cần PTCV tương tự như nhau. Công ty đã xây dựng lại hệ thống danh mục các chức danh công việc. Tên gọi chức danh công việc là thành phần không thể thiếu khi thực hiện thiết kế, phân tích công việc Tại Công ty cổ phần Tâm Đức Cẩm Phả tên công việc được xác định dựa trên bản chất của công việc, hệ thống 55 tên chức danh công việc hiện tại của Công ty khá chuẩn mực, ngắn gọn mà phản ánh rõ nội dung công việc Để thực hiện tốt việc xác định tên chức danh, Công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin đã xác định nội dung công việc quan trọng nhất, chiếm phần lớn thời gian tác nghiệp Bên cạnh đó, Công ty cũng thực hiện 40 tham khảo tên chức danh ở những đơn vị có cùng ngành nghề để có được hệ thống chức danh ngắn gọn và chuẩn mực.Tại công ty vẫn tồn tại những bản MTCV tương tự nhau Điển hình như tạiPhòng kế toán của 2 khối

Vận hành có vị trí kế toán kiêm thủ kho nhưng bên cạnh đó lại có cả 2 bản mô tả công việc cho vị trí kế toán riêng thủ kho riêng với với khối Kinh doanh Các bản MTCV này có nội dung gần như tương đương nhau.

Thông thường, Công tác phân tích công việc sẽ được Công ty tiến hành trong bốn dịp sau:

- Khi Công ty bắt đầu hoạt động và chương trình phân tích công việc lần đầu tiên được tiến hành.

- Khi xuất hiện các công việc mới, mở rộng hoạt động kinh doanh, chi nhánh.

- Khi các công việc có sự thay đổi đáng kể về nội dung do kết quả của các phương pháp mới, các thủ tục mới hoặc công nghệ mới có giúp làm giảm bớt đi những vị trí không thực sự cần thiết.

- Khi tổ chức tiến hành rà soát lại theo chu kỳ tất cả các công việc để xem có những vị trí công việc nào đang dư thừa, vị trí nào đang tương đương vị trí nào.

2.2.4 Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin

Công ty chủ yếu sử dụng các mẫu phiếu có sẵn để thu thập thông tin, ghi chép và phỏng vấn, điển hình là để thu thập thông tin tuy nhiên phỏng vấn không được sửa dụng rộng rãi hạn chế chủ yếu vẫn là phiếu điều tra có sẵn.

Phòng hành chính - nhân sự đưa mẫu phiếu mô tả nhiệm vụ đã được quy định cho quản lý các bộ phận Những người này sẽ điền các thông tin cần thiết về công việc của mình vào mẫu phiếu được đưa.

=> Công ty mới chỉ sử dụng một phương pháp thu thập thông tin Do đó thông tin thu thập được sẽ không đầy đủ và chi tiết Vì có một số thông tin dùng bảng hỏi sẽ không thu thập được mà phải dùng những phương pháp khác để kết hợp với nó như ghi chép, phỏng vấn Phỏng vấn người thu thập thông tin có thể thu thập được sâu hơn và chi tiết hơn trong một số trường hợp.

Vì vậy doanh nghiệp cần phải biết lựa chọn và kết hợp phương pháp thu thập thông tin khác nhau để có được những thông tin cần thiết phục vụ cho công việc PTCV.

Thực trạng các nhân tố ảnh hưởng đến phân tích công việc tại công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin

2.3.1 Các nhân tố thuộc về môi trường bên trong Công ty

Quan điểm của Ban lãnh đạo Công ty là muốn xây dựng cơ cấu tổ chức là một một bộ máy khỏe mạnh vững chắc và có tính thống nhất Mô hình cơ cấu tổ chức được phân chia thành 2 khối chính gốm khối vận hành và khối kinh doanh Mỗi một khối là tổng hợp các bộ phận đơn vị và cá nhân khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, nhiệm vụ nhất định được bố trí theo những cấp những khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp Tuy là 2 khối tách rời nhưng vẫn có mối liên hệ chặt chẽ với nhau khác tác động tích cực đến việc phát triển doanh nghiệp Xét theo cấp độ cơ cấu vĩ mô đó là sự sắp xếp tổ chức vị trí, vai trò của từng cá nhân trong công ty Theo cấp độ vi mô là quy định quyền hạn, trách nhiệm của từng vị trí, từng cá nhân trong Công ty.

Việc điều chỉnh cơ cấu hoạt động: Các mục tiêu chiến lược, chủng loại sản phẩm hằng năm, địa điểm hoạt động… có thể thay đổi theo từng thời kỳ khác nhau điều này cũng sẽ sẽ ảnh hưởng đến việc phân công chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận, các cấp quản lý các chức danh trong Công ty, cần có sự thay đổi hợp lý hóa từ các quy trình công việc đến các quy chế, quy định.

Cơ cấu nguồn lực đầu tư tạo lập các nguồn lực và phản bổ sử dụng các nguồn lực hợp lý

2.3.2 Các nhân tố thuộc về môi trường bên ngoài Công ty

❖Bối cảnh kinh tế - xã hội

Sự phát triển của Việt Nam trong hơn 30 năm qua rất đáng ghi nhận. Đổi mới kinh tế và chính trị từ năm 1986 đã thúc đẩy phát triển kinh tế, nhanh chóng đưa Việt Nam từ một trong những quốc gia nghèo nhất trên thế giới trở thành quốc gia thu nhập trung bình thấp Từ 2002 đến 2018, GDP đầu người tăng 2,7 lần, đạt trên 2.700 USD năm 2019, với hơn 45 triệu người thoát nghèo Tỷ lệ nghèo giảm mạnh từ hơn 70% xuống còn dưới 6% (3,2 USD/ngày theo sức mua ngang giá Đại bộ phận người nghèo còn lại ở Việt Nam là dân tộc thiểu số, chiếm 86%.

Thời gian gần đây, kinh tế Việt Nam đã chứng kiến những bước tiến đáng kể nhờ việc đẩy mạnh mở cửa, chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, tích cực tham gia mạng lưới các hiệp định thương mại tự do FTA FTA đang được coi là trào lưu phát triển mạnh trong thời gian gần đây, đặc biệt trong bối cảnh vòng đàm phán Đô – ha trong khuôn khổ WTO gần như không có tiến triển thì các FTA thế hệ mới chính là xu hướng mà nhiều nước đàm phán, ký kết Tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế của Việt Nam được đẩy mạnh và đưa lên một tầm cao hơn bằng việc tham gia các tổ chức kinh tế, thương mại khu vực và thế giới, ký kết các hiệp định hợp tác kinh tế đa phương

Do hội nhập kinh tế sâu rộng, nền kinh tế Việt Nam chịu ảnh hưởng nặng nề bởi đại dịch COVID-19, nhưng cũng thể hiện sức chống chịu đáng kể Tăng trưởng GDP ước đạt 2,9% năm 2020 Việt Nam là một trong số ít

52 quốc gia trên thế giới tăng trưởng kinh tế dương, nhưng đại dịch đã để lại những tác động dài hạn đối với các hộ gia đình - thu nhập của khoảng 45% hộ gia đình.

Việt Nam đang chứng kiến thay đổi nhanh về cơ cấu dân số và xã hội. Dân số Việt Nam đã lên đến 96,5 triệu vào năm 2019 từ khoảng 60 triệu năm 1986) và dự kiến sẽ tăng lên 120 triệu dân tới năm 2050 Theo kết quả Tổng điều tra dân số Việt Nam năm 2019, 55,5% dân số có độ tuổi dưới 35, với tuổi thọ trung bình gần 76 tuổi, cao hơn những nước có thu nhập tương đương trong khu vực Nhưng dân số đang bị già hóa nhanh Tầng lớp trung lưu đang hình thành – hiện chiếm 13% dân số và dự kiến sẽ lên đến 26% vào năm 2026.

Y tế cũng đạt nhiều tiến bộ lớn khi mức sống ngày càng cải thiện Từ năm 1993 đến 2017, tỷ suất tử vong ở trẻ sơ sinh giảm từ 32,6 xuống còn 16,7 trên 1.000 trẻ sinh Tuổi thọ trung bình tăng từ 70,5 lên 76,3 tuổi trong thời gian từ năm 1990 đến 2016 Chỉ số bao phủ chăm sóc sức khỏe toàn dân là 73

- cao hơn mức trung bình của khu vực và thế giới – với 87% dân số có bảo hiểm y tế Tuy nhiên tỉ lệ chênh lệch giới tính khi sinh vẫn ở mức cao và ngày một tăng 115 trong năm 2018 cho thấy tình trạng phân biệt giới tính vẫn còn tồn tại Bên cạnh đó, Việt Nam là một trong những quốc gia có tốc độ già hóa dân số nhanh nhất, dự báo đến năm 2050 nhóm tuổi trên 65 sẽ tăng gấp 2,5 lần.

Trong vòng 30 năm qua, việc cung cấp các dịch vụ cơ bản có nhiều thay đổi tích cực Khả năng người dân tiếp cận hạ tầng cơ sở được cải thiện đáng kể Tính đến năm 2016, 99% dân số sử dụng điện chiếu sáng, so với tỉ lệ 14% năm 1993 Tỉ lệ tiếp cận nước sạch nông thôn cũng được cải thiện, từ17% năm 1993 lên 70% năm 2016, trong khi tỉ lệ ở thành thị là trên 95%.Tuy nhiên, trong những năm gần đây, đầu tư cơ sở vật chất tính theo phần trăm GDP của Việt Nam nằm trong nhóm thấp trong khu vực ASEAN.Điều này tạo ra những thách thức đối với sự phát triển liên tục của các dịch vụ cơ sở hạ tầng hiện đại cần thiết cho giai đoạn tăng trưởng tiếp theo (Việt Nam xếp thứ 89 trong số 137 quốc gia về chất lượng cơ sở hạ tầng) [2]. Theo dự thảo Báo cáo chính trị trình Đại hội Đảng Cộng sản Việt Nam XIII, năm 2020, GDP đạt 271,2 tỷ USD và GDP bình quân đầu người đạt 2.779 USD/người Báo cáo của Tổng Bí thư, Chủ tịch nước Nguyễn Phú Trọng nêu rõ: "Kinh tế nước ta duy trì được tốc độ tăng trưởng bình quân khá cao (khoảng 5,9%) [nhiệm kỳ XII] Trong khi kinh tế thế giới suy thoái, tăng trưởng âm gần 4%, kinh tế nước ta vẫn đạt mức tăng trưởng 2,91%". Chỉ số GDP/người của Việt Nam hiện nay là lấy GDP chia cho dân số ước tính, được hiểu là dân số đăng ký hộ khẩu, nhiều nước khác cũng vậy [13]. Khách hàng hiện nay của Công phần lớn là các Bệnh viện, Công ty Than, Nhà máy sản xuất điện; đây là những ngành vẫn đang có xu hướng phát triển tốt nhận được nhiều sự quan tâm từ phía nhà nước, sự đầu tư từ các doanh nghiệp góp phần đảm bảo ổn định nguồn lợi nhuận khách hàng. Mặt khác Công ty chuyên về lĩnh vực cung cấp lương thực, thực phẩm mặt hàng thiết yếu kể cả trong thời kỳ dịch bệnh như hiện nay cũng ít bị ảnh hưởng và được duy trì Sự tăng trưởng kinh tế vĩ mô cũng giúp cho Công ty có thêm nhiều cơ hội hơn trong phát triển thị trường và tìm kiếm khách hàng.

Thị trường lao động là thị trường của sức lao động, của các chủ thể tìm việc làm và các chủ thể tạo ra việc làm trong một địa phương hoặc một quốc gia cụ thể Thị trường lao động bao gồm các hoạt động thuê mướn lao động và cung ứng lao động để thực hiện những công việc nhất định, xác định các điều kiện lao động, tiền công và các phúc lợi phải trả cho người lao động. Trong nền KTTT hiện đại, đầy đủ, thị trường lao động cũng sẽ là thị trường cạnh tranh hoàn hảo Thị trường lao động cạnh tranh hoàn hảo sẽ có các đặc điểm cơ bản của yếu tố thị trường.

Thứ nhất, người lao động có cơ hội bình đẳng tham gia thị trường Một thị trường lao động hiệu quả thì ở đó người lao động có thể tìm kiếm việc làm dựa trên kinh nghiệm, trình độ chuyên môn và kỹ năng làm việc, từ đó, nguồn nhân lực được tuyển dụng phát huy tối ưu hiệu suất công việc Nếu có tình trạng phân biệt đối xử trong tuyển dụng lao động, ví dụ tuyển dụng lao động dựa trên giới, độ tuổi, thiên vị vùng, miền, ưu tiên tuyển dụng nam/nữ hay những người có độ tuổi từ 18 đến 25, Điều đó có nghĩa, một bộ phận người lao động có năng lực chuyên môn bị mất đi cơ hội việc làm Ở Việt Nam, quảng cáo tuyển dụng rất nhiều vị trí việc làm, ví dụ bán hàng, thu ngân, đóng gói, kiểm kê hàng, giao hàng, thường thích tuyển những người trẻ, trong khi ở các nước phát triển, để tận dụng nguồn nhân lực, những loại việc làm này lại thường do người có tuổi làm Hơn nữa, việc tuyển dụng lao động dựa trên sự thiên vị và định kiến sẽ tạo ra các ngành, nghề không đồng đều về lao động, những ngành lao động nam hoặc lao động nữ chi phối, hay những ngành lao động trẻ chi phối, từ đó ảnh hưởng tới sự phát triển và sử dụng tối ưu nguồn nhân lực.

Thứ hai, cạnh tranh việc làm phải dựa trên các nguyên tắc công bằng và minh bạch Tuyển dụng không công bằng và minh bạch làm cho thị trường lao động không vận hành theo nguyên tắc thị trường Việc không công bố rộng rãi thông tin và thiếu tiếp cận thông tin có thể dẫn tới một bộ phận những người có chuyên môn và năng lực phù hợp không tiếp cận được công việc phù hợp và phải chấp nhận làm các công việc trái với chuyên môn và trình độ, từ đó, không phát huy tối ưu hiệu quả nguồn nhân lực Việc tuyển dụng không công bằng và minh bạch tạo điều kiện cho sự chi phối quyền lực ở một dạng thức nào đó, ví dụ bằng tiền, cấp bậc, mối quan hệ,

“con ông cháu cha”, sự ban phát, và ngược lại, sự chi phối quyền lực trong tuyển dụng sẽ dẫn tới việc tuyển dụng không công bằng và minh bạch, từ đó, làm méo mó thị trường lao động.

Thứ ba, cơ hội việc làm đầy đủ Tạo ra việc làm đầy đủ là rất quan trọng để thúc đẩy thị trường lao động linh hoạt Thiếu cơ hội việc làm sẽ khiến cho những người đang có việc làm “cố giữ việc làm hiện tại” vì sợ không tìm được việc làm mới; làm cho những người tìm việc không có sự lựa chọn và buộc phải chấp nhận những việc làm có sẵn, ngay cả khi việc làm đó không hợp chuyên môn của họ Cơ hội việc làm đầy đủ chính là để phát huy hiệu quả toàn bộ lực lượng lao động.

GI ẢI PH Á P H O ÀN TH I Ệ N PH ÂN TÍC H C Ô N G T Ạ I C Ô N G T Y C Ổ P H Ầ N TƯ V Ấ N V A ̀ TR U YỀ N T HÔ N G N IỀ M TIN

Mục tiêu và phương hướng hoàn thiện phân tích công việc tại công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin

Phân tích công việc để các thành viên trong phòng hành chính nhân sự và các phòng ban khác liên quan thấy được vai trò, nghĩa vụ, trách nhiệm và quyền hạn đối với công việc của mình làm Qua đó tự xem xét coi công việc đó phù hợp với mình hay không, từ đó có thể sắp xếp lại vị trí làm việc hoặc có thể đào tạo thêm về trình độ chuyên môn theo yêu cầu đáp ứng được công việc mình thực hiện.

Dựa vào phân tích công việc với các công việc phải thực hiện với các tiêu chuẩn nhất định thì cho phép ta đánh giá tình hình thực hiện công việc để đề bạt, hoạch định nhân sự, nâng lương, khen thưởng

Qua phân tích công việc người lao động hiểu rõ hơn về quyền hạn, trách nhiệm Từ đó phát huy tính năng động, sáng tạo trong công việc, làm cho năng suất lao động tăng lên.

Hiện nay công ty vẫn chưa xây dựng được hệ thống quản lý chuyên nghiệp về con người vfa công nghệ quản lý nhămf đáp ứng nhu cầu cạnh tranh thị trường mà cơ sở của quản lý con người là xây dựng được một hệ thống phân tích cho tất cả các vị trí cần thiết trong công ty để làm nền tảng cho công việc thực hiện các hoạt động nhân sự quan trọng khác như tuyển dụng, đòa tạo, xây dựng hệ thống thù lao, đanh giá thực hiện công việc nhằm phát triển năng lực nhân viên hiện tại và lâu dài. Để khắc phục được những mặt tồn tại trên, công ty đã đưa ra một số giải pháp rà soát lại tổng thể quy trình PTCV tại Công ty, đánh giá hiệu quả của từng bước Phòng Hành chính – Nhân sự cần đề xuất các phương án hoàn thiện quy trình rõ ràng, cụ thể và cách thức thực hiện trong thời gian sớm nhất.

Xây dựng và hoàn thiện lại các bản mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc từ đó hiện hệ thống đánh giá thực hiện công việc Đây cũng là cơ sở để xây dựng một hệ thống thù lao, phúc lợi phù hợp với Công ty Sử dụng các kết quả đánh giá để phục vụ cho các công tác trong Công ty như xét lương thưởng, xét thi đua, là căn cứ để phục vụ các hoạt động đào tạo, tạo động lực… giúp người lao động hoàn thiện phát triển cá nhân cũng như giúp họ được hưởng những quyền lợi xứng đáng với mức độ thực hiện công việc, tạo động lực cho những công việc tiếp theo.

Phòng Hành chính - Nhân sự cần phải thường xuyên tuyên truyền về vai trò, lợi ích của việc đánh giá thực hiện công việc cho toàn thể Công ty, việc này có thể thực hiện bằng những văn bản hướng dẫn cụ thể hoặc tổ chức các buổi hội thảo có sự tham gia của các chuyên gia tư vấn nhân sự để toàn thể nhân viên cũng như các cấp quản lý thấy được tầm quan trọng của công tác đánh giá thực hiện công việc Tìm hiểu tâm tư, nguyện vọng của người lao động, thường xuyên tiến hành lấy ý kiến khảo sát để thấy được các vấn đề bất cập còn tồn tại từ đó tiến hành điều chỉnh kịp thời. Đào tạo và bồi dưỡng thêm những nhân sự chuyên trách bằng cách cử đi học hoặc đăng ký cho họ những khóa học/hội thảo online về Công tác này.Nhất là trong thời buổi dịch bệnh Covid như hiện nay, các khóa học được chuyển sang hình thức trực tuyến ngày càng phổ biến, điều này cũng đợi thời tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Một số giải pháp phân tích cô ng vi ệc tại công ty

3.2.1 Nâng cao năng lực cho bộ phận Hành chính – Nhân sự và các bên liên quan đến phân tích công việc

Trong việc thực hiện công tác PTCV tại công ty, cán bộ Phòng Hành chính Nhân sự là người trực tiếp triển khải và đánh giá PTCV Họ là người nắm được rõ nhất ý nghĩa, mục đích của PTCV, là những người trực tiếp đi thu thập thông tin, thiết kế các văn bản mẫu cũng như thiết kế phiếu thu thập thông tin, thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn liên quan đến QTNL Các bên liên quan cần nâng cao năng lực đó là Ban Giám đốc, bộ phận chuyên trách về QTNL, cán bộ phụ trách PTCV, các trưởng bộ phận và người lao động…thông qua tuyên truyền, tập huấn, đào tạo Con người là yếu tố quan trọng nhất của mọi vấn đề.

Vì vậy, muốn có công tác PTCV thực hiện tốt, bên cạnh việc Ban Giám đốc có định hướng đúng, chính sách rõ ràng và đầu tư kinh phí, cần có cán bộ thực hiện tốt về chuyên môn và kỹ năng Đầu tư cho đào tạo nhân lực chuyên trách về PTCV là điều cần thiết Ngoài ra, hiện tại công ty chưa áp dụng những tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9000, ISO 14000, quy chuẩn SA

8000 nhưng trong tương lai nền kinh tế hội nhập đồng thời với tầm nhìn mở rộng vươn ra phát triển mạnh tại Đông Nam Á thì việc nắm, hiểu và áp dụng các chuẩn quốc tế là thực sự cần thiết.

Công ty có thể tiến hành đào tạo các cán bộ nhân sự chuyên trách như cử đi học tại các trường chính quy, học ở các lớp do doanh nghiệp tổ chức, tham gia các buổi hội thảo về PTCV hoặc mời các chuyên gia đến nói chuyện và cử các cán bộ, nhân viên tham dự học hỏi kinh nghiệm Việc tăng cường đào tạo cho chuyên viên phòng nhân sự là một trong những chính sách mà Ban Giám đốc công ty cần xem xét triển khai thay vì chỉ đầu tư cho đào tạo cho các vị trí kinh doanh.

Ngoài ra, nâng cao năng lực về PTCV cho trưởng các bộ phận và người lao động là thực sự cần thiết Hiện trạng, người lao động chưa nhận thức rõ được vai trò, ý nghĩa và mục đích của PTCV, họ cho rằng PTCV là công việc chỉ riêng của phòng Hành chính Nhân sự, các quản lý bộ phận và nhân viên thực hiện không mấy quan tâm đến vấn đề này và thường chỉ cung cấp thông tin cho phòng Hành chính Nhân sự theo phiếu mô tả nhiệm vụ theo yêu cầu Bộ phận nhân sự và các cán bộ cán bộ được cử ra để phối hợp thực hiện công tác phân tích công việc cần phải được tập huấn trước về phương pháp thu thập, áp dụng phương pháp đã chọn để thu thập các thông tin liên quan đến công việc Trước khi tiến hành thu thập thông tin cán bộ phân tích công việc giải thích rõ vai trò, mục đích của công tác phân tích công việc và việc thu thập thông tin với người lao động, để nhận được sự ủng hộ, hợp tác cung cấp thông tin từ người lao động Cán bộ phân tích cần hướng dẫn họ cách thức cung cấp thông tin, gợi người lao động trả lời câu hỏi nếu cần thiết.

3.2.2 Hoàn thiện quy trình và phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc

Về nguồn thu thập thông tin, cán bộ phụ trách PTCV có thể mở rộng nguồn thu thập thông tin cho đa dạng hơn bằng các nguồn khác như thu thập thông tin từ Ban Giám đốc hay tham khảo các thông tin quy định theo tiêu chuẩn quốc tế; quy trình xử lý và sàng lọc thông tin cũng cần chú ý hơn. Phương pháp thu thập thông tin đang được sử dụng nhiều nhất phiếu hỏi Với bản phiếu hỏi hiện nay công ty đang áp dụng đa số là câu hỏi mở, điều này khiến ta không thể lượng hóa được các thông tin Cần xây dựng cả câu hỏi mở và đóng thay vì chỉ chỉ tập trung vào các câu hỏi mở như hiện nay để đảm bảo sự phong phú về thông tin cần thu thập.

Cán bộ phân tích công việc cần thiết kế lại mẫu bảng câu hỏi, phát bảng câu hỏi tới người lao động, hướng dẫn cách trả lời và yêu cầu người lao động trả lời một cách đầy đủ, chính xác Để thu thập được thông tin một cách đầy đủ và chuẩn xác thông qua bảng câu hỏi, cán bộ phân tích công việc nên thiết kế bảng câu hỏi không quá dài, có thể từ 2 đến 3 trang, phải tập trung vào những thông tin chính, đặt trọng tâm vào các thông tin cần nghiên cứu chi tiết Các câu hỏi được thiết kế thuận tiện cho người trả lời: đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời, câu trả lời ngắn gọn Công ty có các vị trí phân theo cấp: Quản lý và nhân viên, nên việc phân các bảng câu hỏi riêng biệt cho mỗi cấp sẽ hiệu quả hơn Và có thể kết hợp cả ba phương pháp thu thập thông tin: Quan sát,phỏng vấn, bản câu hỏi (nếu có điều kiện).

Tìm hiểu quy trình PTCV và các phương pháp thu thập thông tin đang được áp dụng tại công ty so sánh với quy trình chuẩn được học đồng thời có cải tiến cho phù hợp với công ty, người viết xin mạnh dạn đề xuất quy trình PTCV sau cho công ty các bước sau:

Bước 1: Xác định mục đích PTCV, danh mục công việc cần phân tích Trước hết, cần phải xác định ngay từ đầu mục đích của công tác PTCV là làm rõ bản chất nội dung của công việc, nâng cao hiệu quả cho các hoạt động QTNL tại công ty Trước khi tiến hành cần thông báo đến toàn công ty về mục đích tiến hành PTCV này, để có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên tham gia, đảm bảo cho việc thu thập thông tin diễn ra suôn sẻ tốt đẹp Cán bộ thực hiện PTCV cần liệt kê danh sách chức danh các công việc cần PTCV hoặc cần phân tích lại Có nhiều công việc tương tự nhau nên ta chỉ cần phân tích một công việc trên cơ sở tham khảo thông tin từ những nhân viên khác nhau, như vậy thông tin vừa đa dạng vừa tránh được sự lãng phí về mặt thời gian và công sức không cần thiết.

Bước 2: Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin

Do công ty cũng đã có các văn bản kết quả PTCV, nên ta cũng có thể dựa thêm vào các văn bản đó để sử dụng các thông tin có sẵn nếu ta tiến hành phân tích lại công việc đó.

Bước 3: Tiến hànhthu thập thông tin

Sau khi đã lựa chọn được phương pháp thu thập thông tin phù hợp với công ty, ta tiến hành thu thập thông tin Xác định các thông tin cần thu thập chính Bước xác định các thông tin sẽ lập nên bảng Và lựa chọn nguồn cung cấp thông tin hợp lý.

Bước 4: Kiểm tra lại thông tin với các bên liên quan

Kiểm tra lại tính chính xác và độ tin cậy của thông tin đã thu thập được với người thực hiện công việc đó và với quản lý trực tiếp Đây là việc quan trọng quyết định đến hiệu quả của toàn bộ chương trình PTCV Đồng thời điều này giúp đạt được sự đồng tình của cả hai bên về bản PTCV bởi họ có cơ hội xét duyệt lại chính công việc mà họ thực hiện.

Bước 5: Xử lý thông tin và viết các bản kết quả của PTCV

Chuyên viên phụ trách PTCV tập hợp, hệ thống các thông tin lại theo một logic để dễ dàng xử lý Khi xử lý thông tin cũng cần phải chú ý tới nguyên tắc: Xử lý theo nguyên tắc số đông ở mức độ tin cậy cho phép trước. Với các thông tin thu được, chuyên viên phụ trách trực tiếp tiến hành viết BMTCV, BTCCV, BYCNS cho từng vị trí công việc Trong quá trình viết, có thể tích hợp ba bản làm một một cách hợp lý như BMTCV mà công ty đã thực hiện Tuy nhiên cũng có thể chỉ gộp hai BMTCV và BTCCV làm một sẽ làm văn bản không bị quá dài mà vẫn đảm bảo các thông tin thường dùng có liên quan đến nhau trong cùng một bản mô tả.

Bước 6: Chuẩn hóa các kết quả của PTCV, đưa vào sử dụng và kiểm tra xem xét định kỳ Sau khi viết xong bản thảo ba văn bản kết quả của PTCV cho mỗi vị trí, chuyên viên thực trực tiếp làm PTCV thảo luận lại và cần tham khảo ý kiến quản lý trực tiếp vị trí công việc và người thực hiện công việc để tham khảo, điều chỉnh

Khi đã thống nhất được các bên, chuyên viên thực hiện PTCV trình lên Ban Giám đốc xét, ký duyệt và đưa vào sử dụng toàn công ty Cần kiểm tra và xem xét định kỳ các văn bản này để đảm bảo bắt kịp yêu cầu thực tế công việc Trong nền kinh tế đầy biến động thì công việc cũng có nhiều biến đổi thường xuyên Khi có sự thay đổi, các trưởng bộ phận, quản lý trực tiếp công việc cần báo cáo cho phòng hành chính nhân sự để tiến hành xem xét rà soát và phân tích lại nếu cần thiết.

3.2.3 Hoàn thiện việc soạn thảo các kết quả phân tích công việc