Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại công ty xăng dầu nghệ an

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU NGHỆ AN

Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty Xăng dầu Nghệ An

Công ty xăng dầu Nghệ An hoạt động đa dạng trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu và sản phẩm hóa dầu, sản xuất và bán giấy, cung cấp dịch vụ vận tải bộ, dự trữ quốc gia và dịch vụ hàng gửi Trong đó, kinh doanh xăng dầu là hoạt động chủ yếu, đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển kinh tế của quốc gia, vì nó là đầu vào thiết yếu cho nhiều ngành kinh tế khác nhau.

Các sản phẩm của công ty cung cấp ra thị trường bao gồm :

Công ty cung cấp đa dạng dịch vụ như vận tải bộ, dịch vụ hàng dự trữ và các dịch vụ khác Để nâng cao hiệu quả quản lý và theo dõi hàng hóa trên thị trường, công ty thực hiện mã hóa sản phẩm.

Biểu số 1.1 : Danh sách mã sản phẩm xăng dầu

Danh mục sản phẩm Mã hóa ký hiệu

SV: Nguyễn Thị Ngân_Lớp KT13A06 3

Chuyên đề thực tập cuối khóa

Công ty phấn đấu cung cấp các sản phẩm đúng quy cách, chất lượng, giá cả và giao hàng đúng tiến độ cho khách hàng.

Là một phần của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, công ty cam kết cung cấp hàng hóa đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về xăng dầu theo quy định của nhà nước.

Công ty Xăng dầu Nghệ An cung cấp sản phẩm xăng dầu cho doanh nghiệp và cá nhân tại Nghệ An và Lào Nhờ sự nỗ lực không ngừng của cán bộ, công nhân viên, công ty đã xây dựng được niềm tin và trở thành lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp trong tỉnh.

Công ty Nghi Hương và Kho Bến Thủy nhập hàng hóa và xuất bán qua xe ô tô sitec Các phương thức xuất hàng bao gồm bán buôn, bán đại lý, bán lẻ, tái xuất, điều động nội bộ ngành và di chuyển nội bộ công ty.

Mạng lưới bán hàng của công ty đang mở rộng để đáp ứng nhu cầu thị trường, với hơn 65 cửa hàng bán lẻ tại tỉnh Nghệ An phục vụ cho nhu cầu ô tô và xe máy Công ty còn có 01 Tổng đại lý và hơn 160 đại lý bán lẻ, thực hiện theo giá quy định Kể từ khi tách ra từ công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh, hoạt động bán hàng đã được chú trọng và phát triển thông qua các chiến lược đổi mới, tạo dựng mối quan hệ tốt với khách hàng, dẫn đến sản lượng và doanh thu tăng trưởng liên tục hàng năm.

Để quản lý hiệu quả lượng khách hàng lớn và thuận tiện trong việc theo dõi giao dịch cũng như công nợ, công ty đã thực hiện mã hóa thông tin khách hàng.

Biểu số 1.2 Mã khách hàng nhóm C002

200002 Công ty vận tải biển Hải Tiến

200003 Chi nhánh đại lý hàng hải Bến thủy

200004 Công ty TNHH Chính Nghĩa

200005 Công ty CP dịch vụ vận tải Ngọc Phát

200006 DNTN xăng dầu Hoa Sáu

1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty Xăng dầu Nghệ An

1.1.3.1 Phương thức bán hàng : Để hoạt động kinh doanh có hiệu quả, Công ty đã xây dựng mạng lưới tiêu thụ hợp lý, sử dụng các phương thức bán hàng có hiệu quả, thúc đẩy được quá trình bán hàng diễn ra nhanh chóng.

Công ty xăng dầu Nghệ An hiện đang áp dụng các phương thức bán hàng chủ yếu như bán buôn trực tiếp, bán tổng đại lý, đại lý bán lẻ, bán lẻ tại cửa hàng xăng dầu và xuất bán tái xuất Ngoại trừ phương thức xuất bán ngoại tệ, các phương thức bán hàng đều sử dụng mẫu hóa đơn tương tự và có quy trình hạch toán kế toán giống nhau Tuy nhiên, điểm khác biệt lớn nhất trong việc xây dựng các phương thức bán hàng là cách xác định giá bán cho từng phương thức.

- Bán buôn trực tiếp cho khách hàng:

Phương thức bán hàng buôn là hình thức cung cấp hàng hóa cho khách hàng công nghiệp với khối lượng lớn, dựa trên hợp đồng kinh tế giữa Công ty và khách hàng Đơn giá bán buôn được xác định để bù đắp chi phí và tạo ra lợi nhuận, phụ thuộc vào số lượng hàng hóa mà khách hàng yêu cầu cũng như biến động giá trong từng thời kỳ Đơn giá này do Phòng kinh doanh xây dựng và được quy định trong hợp đồng mua bán xăng dầu giữa Công ty và khách hàng.

Chuyên đề thực tập cuối khóa và khách hàng.

Dựa trên hợp đồng đã ký và nhu cầu mua hàng của khách, kế toán sẽ lập hóa đơn bán hàng gồm 3 liên: một liên lưu tại kho, một liên gửi cho khách hàng và một liên gửi cho phòng kế toán.

- Bán Tổng đại lý, đại lý bán lẻ:

Công ty bắt đầu áp dụng phương thức bán hàng theo quy chế Đại lý kinh doanh xăng dầu từ năm 2004, theo quyết định số 1505/2003/CT-BTM của Bộ Thương mại Hiện tại, hệ thống bán hàng bao gồm 01 Tổng đại lý và hơn 160 đại lý bán lẻ, với việc phân cấp quản lý cho các cửa hàng xăng dầu theo từng vùng Đơn giá bán đại lý được tính bằng cách trừ thù lao đại lý từ đơn giá bán lẻ do Tổng Công ty quy định và công khai Mức thù lao đại lý được ghi rõ trong hợp đồng và thay đổi theo từng thời kỳ, khác nhau cho từng khách hàng dựa trên chiến lược kinh doanh, bao gồm cả chi phí vận chuyển nếu có.

Dựa trên hợp đồng đại lý và nhu cầu hàng hóa từ các đại lý, các cửa hàng sẽ đăng ký nhu cầu hàng hóa tại kho trung tâm (Kho Bến Thủy) Kế toán kho sẽ lập hóa đơn xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, và dựa vào phiếu xuất kho này, lái xe sẽ thực hiện việc chuyển hàng Sau khi nhận hàng, kế toán cửa hàng xăng dầu sẽ lập hóa đơn GTGT 03 liên: một liên giao cho khách hàng đại lý, một liên sao kê gửi về công ty hạch toán, và một liên lưu tại các cửa hàng.

- Bán lẻ tại các cửa hàng xăng dầu: Đây là phương thức bán hàng phát sinh chủ yếu tại các cửa hàng bán lẻ (hơn

Tại Nghệ An, có 65 cửa hàng xăng dầu với giá bán lẻ được quy định bởi Công ty, nhưng vẫn nằm trong khung giá của Tập đoàn và mức giá sàn do Nhà nước định hướng Hàng ngày, các cửa hàng căn cứ vào lượng hàng bán qua cột bơm để phát hành hóa đơn GTGT cho khách hàng, đồng thời cũng có trường hợp khách không yêu cầu hóa đơn thì sẽ lập hóa đơn khác.

Hoá đơn GTGT bán lẻ cuối ca bán hàng cần được lập và gửi về phòng kế toán Công ty để phục vụ cho công tác hạch toán Các kho và cửa hàng của Công ty sử dụng mẫu hoá đơn nhỏ riêng biệt cho phương thức bán lẻ.

- Xuất bán tái xuất sang Lào:

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU NGHỆ AN

Kế toán doanh thu tại Công ty Xăng dầu Nghệ An

2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán :

Doanh thu bán hàng của Công ty xăng dầu Nghệ An được xác định là tổng giá trị hàng hóa tiêu thụ trong một khoảng thời gian nhất định, không bao gồm thuế GTGT do công ty áp dụng phương pháp khấu trừ thuế Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiêu thụ và doanh thu, kế toán cần sử dụng các chứng từ gốc.

- Bảng kê chi tiết hàng hóa xuất.

* Tổ chức luân chuyển chứng từ: Đối với phương thức bán buôn, bán đại lý, tổng đại lý

- Bước 1: Khách hàng đề nghị cung cấp hàng thông qua đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán xăng dầu.

Khách hàng cần đưa hợp đồng đến kho đã đăng ký để thực hiện thủ tục giao nhận hàng hóa Dựa trên hợp đồng mua bán đã ký giữa công ty và khách hàng, kế toán tại kho sẽ lập hóa đơn GTGT với ba liên: liên 1 lưu tại kho, liên 2 giao cho khách hàng, và liên 3 chuyển cho phòng kế toán Đồng thời, phiếu xuất kho hàng hóa cũng được chuyển cho nhân viên bán hàng để giao cho khách, và hóa đơn GTGT sẽ được gửi cho khách cùng với chữ ký của cửa hàng trưởng.

- Bước 3: Hàng ngày kế toán tại các cửa hàng dựa vào hoá đơn GTGT đã lập,

Chuyên đề thực tập cuối khóa tập trung vào việc nhập số liệu vào máy tính và truyền tải về mạng của Công ty nhằm phục vụ cho việc lập các báo cáo nhanh theo yêu cầu quản lý Ngoài ra, kế toán cửa hàng cũng thực hiện việc lập bảng kê hàng hóa xuất theo các phương thức hàng ngày tại cửa hàng.

Định kỳ hàng tháng, các kho và cửa hàng cần nộp bảng kê hàng hoá xuất cho phòng kế toán công ty, bao gồm các phương thức của các mặt hàng, kèm theo hoá đơn GTGT và các chứng từ liên quan.

Kế toán tại công ty thực hiện việc nhận chứng từ từ kế toán cửa hàng và tiến hành đối chiếu số liệu giữa hóa đơn GTGT với các bảng kê Họ kiểm tra tính chính xác của số liệu giữa các bảng kê và thông tin được truyền từ kế toán cửa hàng, kho hàng trong tháng Sau đó, kế toán cập nhật số liệu để ghi nhận doanh thu, giá vốn và các khoản phải thu.

- Bước 6: Kế toán tại công ty bảo quản và lưu trữ chứng từ. Đối với phương thức bán lẻ tại cột bơm

Do lượng khách hàng mua xăng dầu theo hình thức bán lẻ rất lớn nhưng mỗi khách thường chỉ mua một lượng nhỏ và không yêu cầu hoá đơn, kế toán phải kiểm tra số lượng xăng dầu bán ra sau mỗi ca Họ ghi chép số liệu vào bảng kê bán lẻ xăng dầu Cuối ngày, kế toán tổng hợp số lượng xăng dầu đã bán và lập hoá đơn GTGT dựa trên bảng kê này, đồng thời cũng lập bảng kê chi tiết hàng hoá xuất cho phương thức bán lẻ.

Cuối tháng, cửa hàng cần nộp bảng kê hàng hóa xuất bán lẻ cùng với hóa đơn GTGT tại phòng kế toán của công ty.

 Hợp đồng mua bán xăng dầu :

Công ty Xăng dầu Nghệ An đã ký kết hợp đồng mua bán số lượng lớn theo mầu số THM-ND2012-0575, tuân thủ quy định của bộ luật dân sự và luật thương mại Việt Nam, dựa trên nhu cầu của hai bên Hợp đồng được phòng kinh doanh soạn thảo và đã được giám đốc kiểm duyệt trước khi ký kết Hai bản hợp đồng chính được lập ra, một bản giao cho khách hàng và một bản lưu giữ tại công ty Hợp đồng ghi rõ thông tin bên ký kết, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế và người đại diện của cả công ty lẫn khách hàng.

Biểu số 2.1: Trích Hợp đồng mua bán xăng dầu

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -

HỢP ĐỒNG MUA BÁN XĂNG DẦU, DẦU MỠ NHỜN

Bộ Luật Dân sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, được Quốc hội khóa XI thông qua tại kỳ họp thứ 7 vào ngày 16/6/2005, chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2006.

Luật Thương mại của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam được Quốc hội khoá XI thông qua vào ngày 16/6/2005 tại kỳ họp thứ 7 và chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2006.

- Căn cứ vào khả năng và nhu cầu của hai bên:

Hôm nay, ngày 30 tháng 12 năm 2012 tại Công ty Xăng dầu Nghê An, chúng tôi gồm:

Bên mua: CÔNG TY TNHH HỢP MẠNH (Gọi tắt là Bên A) Địa chỉ: ĐườngMai Lão Bảng, Xóm 9 xã Nghi phú,TP Vinh Nghệ An Điện thoại: 0383.512.040; 0983.696.226

Mã số thuế: 2900588282 Đại diện:Ông Bùi quý Lộc

Chức vụ : Giám đốc công ty

Bên bán: CÔNG TY XĂNG DẦU NGHỆ AN (Gọi tắt là Bên B) Địa chỉ: Số 04 - Nguyễn Sỹ Sách - TP Vinh - Nghệ An Điện thoại: 038.3845803; 038.3844801; Fax: 0383.845801

Tài khoản(1):010 100 000 0028 tại Ngân hàng TMCP Ngoại thương VN- CN Vinh

Tài khoản(2):510 1000 000 311-2 tại Ngân hàng đầu tư phát triển Nghệ An

Tài khoản(3):102 010 000 885 913 tại NHTMCP Công thương VN- CN Nghệ An Đại diện: Ông Ngô Xuân Bình – Chủ tịch Công ty

Cùng nhau thoả thuận ký kết hợp đồng mua bán xăng dầu với các điều khoản sau: ĐIỀU 1: ĐỊA ĐIỂM GIAO HÀNG, SẢN LƯỢNG, GIÁ CẢ HÀNG HOÁ

1.1 Địa điểm giao hàng, sản lượng:

1.1.1 Địa điểm giao hàng : Hàng giao tại kho của bên A : đường Mai Lão Bảng xóm 9 xã Nghi Phú thành phố Vinh Nghệ An, và các địa điểm khác khi có yêu cầu của bên A

1.1.2 Sản lượng tiêu thụ xăng dầu sang:: Bên B đồng ý bán, bên A đồng ý mua xăng dầu với số

Chuyên đề thực tập cuối khóa lượng theo nhu cầu thực tế trong tháng của bên A tạm tính như sau

1.1.3 Số lượng, chủng loại dầu mỡ nhờn: Bên B cấp hàng theo yêu cầu của bên A

1.2 Giá bán buôn: Giá bán là sự thoả thuận giữa hai bên và được thực hiện theo từng thời kỳ tuỳ thuộc vào cơ chế giá của Chính phủ, Tổng công ty xăng dầu Việt Nam và Công ty Xăng dầu Nghệ

Khi có sự thay đổi về giá, bên B sẽ thông báo cho bên A bằng văn bản, và thông báo này sẽ được coi là phụ lục của hợp đồng Thời điểm ký kết hợp đồng sẽ được xác định rõ ràng.

1.2.1 Giá Diezel 0,05 S: Hàng giao trên phương tiện vận chuyển bên B tại kho của bênA

+ Diezel 0.05S: 22.583 đồng/ lít ở nhiệt độ thực tế

(Giá trên đã bao gồm thuế GTGT và chi phí vận chuyển từ kho xăng dầu Trung tâm bên B đến tại kho bên A)

- Kho bên bán: Kho xăng dầu Bến Thủy- xã Hưng Hòa- TP Vinh/ Kho xăng dầu Nghi Hương- Thị xã Cửa Lò- Nghệ An

1.2.2 Đối với mặt hàng dầu mỡ nhờn: Tùy theo chủng loại, bên B sẽ thông báo cụ thể theo yêu cầu của bên A.

1.3 Thời điểm xác định giá bán: Giá xăng dầu bên B bán cho bên A được xác định từ thời điểm hàng qua họng xuất tại Kho xăng dầu trung tâm bên B. ĐIỀU 2: PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN VÀ CÔNG NỢ

2.1 Hình thức thanh toán: Chuyển khoản hoặc tiền mặt

2.2 Đồng thanh toán: Đồng Việt Nam (VNĐ)

2.3 Thời hạn thanh toán và định mức công nợ:

(a) Chuyển tiền trước khi mua hàng

(b) Khi bên A có Bảo lãnh ngân hàng ( bản gốc) hai bên thống nhất thực hiện đúng cac điều khoản thanh toán sau đây:

-Chậ m nhất sau 15 ngày kể từ ngày bên A nhận hàng do bên B cung cấp thì bên A phải thanh toán hết toàn bộ số nợ cho bên B.

-Đến ngày 20/12/2014 bên A phải thanh toán hết nợ cho bên B, kể từ ngày 20/12 đến 31/12 năm 2014 bên A phải thanh toán hết cho bên B, không có dư nợ

- Trướ c khi bảo lãnh ngân hàng của bên A hết hiệu lực ít nhất 5 ngày bên A phải thanh toán hết nợ cho bên B

Nếu ngày thanh toán quy định trùng với thứ bảy, chủ nhật hoặc ngày lễ, hai bên cần thực hiện thanh toán vào ngày làm việc liền kề trước đó.

-Đế n thời hạn thanh toán mà bên A chưa thanh toán hết nợ cho bên B thì bên B có quyền

Kế toán giá vốn hàng bán tai Công ty Xăng dầu Nghệ An

2.2.1 Chứng từ và thủ tục kế toán :

 Phương pháp xác định giá tri hàng tồn kho :

Giá trị hàng tồn kho của công ty được xác định theo phương pháp giá nhập trước xuất trước (FIFO) Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ dựa trên giá mua của chuyến hàng nhập cuối cùng và được xác định lùi theo giá trị của các chuyến hàng trước đó cho đến khi hết lượng hàng tồn kho Nếu số lượng tồn kho lớn hơn số lượng nhập trong kỳ, phần vượt trội sẽ được tính theo đơn giá tồn kho đầu kỳ Trong trường hợp có nhiều chuyến hàng nhập cuối kỳ với giá khác nhau, giá trị sẽ được xác định từ chuyến hàng có đơn giá thấp nhất trước, sau đó lùi theo thứ tự đơn giá tăng dần cho đến khi hết lượng hàng tồn kho.

Cuối kỳ kế toán, cần thực hiện điều chỉnh chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán vào giá vốn hàng xuất bán trong kỳ, dựa trên định khoản đã được cài sẵn trong phần mềm.

Nợ TK 632: Giá vốn chênh lệch

Có TK 1562: Chênh lệch giá gốc và giá hạch toán

Trong tháng, công ty theo dõi số lượng xăng dầu xuất khẩu và tổng hợp vào cuối tháng Số lượng hàng xuất được báo cáo nhập từ Tổng Công ty đúng bằng số đã xuất, do đó không có hàng tồn kho vào cuối tháng và không phát sinh chênh lệch giá.

 Phương pháp xác đinh giá trị hàng xuất :

Công ty xác định giá trị hàng xuất kho theo phương pháp giá hạch toán:

Giá trị hàng xuất kho = Đơn giá hạch toán x Số lượng xuất kho Đơn giá hạch toán = Tổng trị giá hàng nhập trong kỳ của mỗi mặt hàng

Tổng lượng nhập khẩu của từng mặt hàng trong kỳ có sự biến động, với đơn giá hạch toán cho mỗi loại hàng hóa khác nhau theo từng tháng, được xác định vào thời điểm cuối tháng.

 Phiếu nhập kho : dùng dể theo dõi hàng hóa do bộ phận kho lập khi hàng hóa được nhập kho,

Biểu số 2.12 Mẫu phiếu nhập kho TẬP ĐOÀN XĂNG DẦU VIỆT NAM

CÔNG TY XĂNG DẦU NGHỆ AN

Họ tên người giao : Nguyễn Anh Thái Địa chỉ :Bộ phận vận chuyển, công ty xăng dầu Nghệ An

Lý do nhập : nhập thêm hàng

Nhập tại kho : kho xăng dầu Bến Thủy

STT Tên chỉ tiêu Mã ĐVT

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Theo chứng từ Thực nhập

Tổng số tiền (viết bằng chữ ) : một nghìn tỷ sáu trăm triệu đồng chẵn.

(ký, họ tên ) Nguyễn Anh Thái

(ký, họ tên, đóng dấu )

 Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho : dùng để theo dõi số lượng xăng dầu hao hụt tại kho.

Biểu số 2.13 : mẫu hóa đơn kiêm phiếu nhập kho

TẬP ĐOÀN XĂNG DẦU VIỆT NAM

HOÁ ĐƠN KIÊM PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 31/01/2014 Số chứng từ: 001609 Người nhận: Kho 1 - Bến Thuỷ

Kho nhận hàng: Kho 1 - Bến Thuỷ

Phương thức xuất: Xuất hao hụt

Kho xuất hàng: Kho 1- Bến Thuỷ

Ghi chú: Xuất hao hụt định mức

STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

(ký,họ tên,đống dấu)

 Trình tự luân chuyển chứng từ

Công ty không áp dụng phiếu xuất kho mà thay vào đó ghi nhận giá vốn thông qua hóa đơn GTGT Do đó, quy trình luân chuyển chứng từ giá vốn hàng bán tương tự như quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng đã được đề cập trước đó.

Cuối tháng kế toán, cửa hàng cần kiểm tra số lượng xăng dầu thực tế tại kho và cột bơm để xác định lượng hao hụt Sau khi có kết quả, cửa hàng phải lập Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho cho lượng xăng dầu hao hụt theo quy định.

2.2.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán

Trình tự sổ chi tiết kê toán giá vốn bán hàng được khái quát theo sơ đồ sau :

Sơ đồ 2.3 Trình tự sổ chi tiết kế toán giá vốn hàng bán

Tại kho, thủ kho hàng ngày ghi chép và theo dõi số lượng cũng như đơn giá từng loại mặt hàng dựa trên phiếu nhập và xuất kho Kế toán kho có trách nhiệm kiểm tra các ghi chép của thủ kho, báo cáo cho phòng kế toán công ty và lập bảng kê giá nhập kho.

Tại phòng kế toán công ty, kế toán viên có trách nhiệm cập nhật số liệu và kiểm tra, đối chiếu các chứng từ gốc với bảng kê chi tiết Cuối tháng, phần mềm tự động tính toán giá xuất kho từng mặt hàng, và kế toán phải báo cáo về kho Lượng hàng và giá trị hàng tồn kho được phần mềm tính toán tự động, xuất ra các sổ chi tiết giá vốn và báo cáo tiêu thụ Kế toán viên cũng cần đến kho hàng để kiểm tra.

Chứng từ gốc : phiếu nhập kho, hóa đơn gtgt,phiếu xuất kho

Bảng kê giá san phẩm nhập kho, bảng kê chi tiết giá vốn bán hàng,

Sổ chi tiết tùy chọn kế toán tài khoản 632

Biểu số 2.14 : Bảng kê chi tiết hàng nhập kho

BẢNG KÊ CHI TIẾT HÀNG NHẬP KHO

Kho xăng dầu Bến Thủy Mặt hàng : DO 0,05S

Tên sản phẩm Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

(ký, họ tên) Đặng Diệu Linh

Biểu số 2.15 : Bảng kê chi tiết giá vốn bán hàng

BẢNG KÊ CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN

Tháng 01 năm 2014 Kho xăng dầu : Bến Thủy Mặt hàng : xăng dầu ĐVT: VNĐ

STT Tên sản phẩm Lượng tồn đầu tháng (LIT 15) Đơn giá xuất kho trong tháng

(ký, họ tên, đóng dấu)

(ký, họ tên,đóng dấu) Nguyễn Sỹ Văn

Biểu số 2.16 : sổ chi tiết tùy chọn kế toán tài khoản 63211 TẬP ĐOÀN XĂNG DẦU VIỆT NAM

SỔ CHI TIẾT TÙY CHỌN KẾ TOÁN

Từ mã chứng từ : Đến mã chứng từ :

Từ TK Nợ :6321100000 Đến TK Nợ :

Từ TK có : Đến TK Có :

Loại tiền giao dịch : VND

Tổng phát sinh Nợ Có

Diễn giải Số tiền TK Nợ

M2 0040002 01.01.2014 Xuất bán đại lý DO 0.05 S – Kho xăng dầu Nghi Hương 142.056.890 6321100000 1561100000 DUNGNV-NA M2 0040008 01.01.2014 Xuất bán đại lý- DO 0,05S – Kho xăng dầu Bến Thủy 234.821.179 6321100000 1561100000 HOANG-NA

2.2.3 Kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán

Kế toán giá vốn hàng bán tại công ty sử dụng tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” để ghi nhận giá vốn hàng hóa xuất bán trong kỳ Các khoản hao hụt xăng dầu cũng được tính vào giá vốn hàng xuất bán Tài khoản này được kết chuyển nhằm xác định kết quả kinh doanh.

Tài khoản này được chi tiết thành:

TK 6321 “Giá vốn hàng bán”

TK63211 “Giá vốn hàng hoá”

TK 632111 “Giá vốn xăng dầu”

TK 632112 “Giá vốn dầu mỡ nhờn”

TK 632115 “Giá vốn Gas và phụ kiện”

TK 632118 “Giá vốn hàng hoá khác”

TK63213 “Giá vốn cung cấp dịch vụ”

TK 632131 “Giá vốn vận tải bộ”

TK 632135 “Giá vốn dịch vụ dự trữ quốc gia”

TK 632136 “Giá vốn hàng gửi Tổng Công ty”

+ TK 6322 “Các khoản hao hụt mất mát”

TK63221 “Hao hụt, mất mát hàng hoá”

TK 632211 “Hao hụt xăng dầu”

TK 632212 “Hao hụt dầu mỡ nhờn”

TK 632236 “Hao hụt hàng gửi”

Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán giá vốn hàng bán theo hình thức Nhật ký chứng từ trên máy vi tính

Ghi chú Nhập số liệu hằng ngày

In sổ, báo cáo cuối quý, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra

Hàng ngày, nhân viên kế toán tại kho cập nhật số liệu vào phần mềm và báo cáo cho phòng kế toán công ty Các kế toán viên kiểm tra, đối chiếu số liệu với chứng từ gốc từ kho, tổng hợp và lập bảng kê chi tiết liên quan đến việc nhập xuất hàng ngày Cuối tháng, dữ liệu sẽ được phần mềm xử lý để tính toán giá vốn bán hàng cho tháng tiếp theo, từ đó lập sổ chi tiết tùy chọn, sổ cái tài khoản 632, bảng kê số 8 và nhật ký chứng từ số 8.

Vào cuối quý hoặc khi cần thiết, kế toán thực hiện quy trình khoá sổ và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động, đảm bảo tính chính xác và trung thực của thông tin đã nhập Sau khi in báo cáo tài chính, kế toán có thể kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo.

Chứng từ gốc: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn

Phần mềm kế toán (nhập các chứng từ theo các phân hệ cụ thể)

Sổ chi tiết tùy chọn kế toán (tk 632), sổ chứng từ kế toán (tk 632),sổ cái, Bảng kê số 8, Nhật ký chứng từ sô8

Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị

Bảng kê các chứng từ kế toán cùng loại : bảng kê chi tiết hàng nhập kho, bảng kê chi tiết hàng xuất,bảng kê giá vốn hàng bán

Cuối quý và cuối năm, các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết sẽ được in ra giấy, đóng thành quyển, và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi tay.

Biếu số 2.17 : sổ cái tổng hợp tài khoản 632

Từ ngày 01.01.2014 Đến ngày 31.03.2014 Tài khoản 63200000 – giá vốn hàng bán Đơn vị tính : VND

Diễn giải Tài khoản đối ứng

(ký, họ tên, đóng dấu)

(ký, họ tên, đóng dấu) Nguyễn Sỹ Văn

MỘT SÔ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU NGHỆ AN

Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại công ty Xăng dầu Nghệ An

Sau khi được tách ra và đổi tên, Công ty Xăng dầu Nghệ An đã đối mặt với nhiều thách thức như sự bất ổn của thị trường xăng dầu, giá nhập khẩu tăng cao và sự cạnh tranh gay gắt do Nhà nước khuyến khích nhiều đầu mối nhập khẩu Trước tình hình đó, công ty đã nỗ lực không ngừng để duy trì thị phần và mở rộng quy mô, đặc biệt là mạng lưới bán lẻ, nhằm phục vụ tốt nhất cho người tiêu dùng.

Trong quá trình thực tập tại công ty, nhờ sự hỗ trợ nhiệt tình của các anh chị, em đã có cơ hội tìm hiểu sâu về quy trình bán hàng Dưới đây là những nhận định của em về thực trạng kế toán bán hàng tại đây.

Công ty Xăng dầu Nghệ An đã vượt qua khó khăn nhờ vào nỗ lực của toàn bộ cán bộ công nhân viên và lựa chọn chiến lược đúng đắn Hệ thống kế toán của công ty không ngừng được cải tiến để phục vụ nhu cầu khách hàng một cách nhanh chóng Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật trong công tác kế toán tại công ty.

 Về công tác kế toán nói chung :

Công ty tuân thủ nghiêm ngặt các chính sách và chế độ tài chính kế toán do nhà nước quy định, đồng thời tổ chức các sổ kế toán hợp lý để phản ánh chính xác quá trình kinh doanh của mình.

Công ty cam kết thực hiện nghiêm túc nghĩa vụ nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân, cùng với việc đóng các khoản bảo hiểm đầy đủ và đúng hạn.

Chuyên đề thực tập cuối khóa tuân thủ quy định của nhà nước, công ty chú trọng đến chính sách tiền lương và thưởng nhằm khuyến khích người lao động làm việc tích cực Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu suất công việc mà còn thúc đẩy sự phát triển nhanh chóng và thuận lợi trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

- Chứng từ tại công ty được luân chuyển hợp lý, đúng quy trình và được quản lý một cách chặt chẽ.

Các tài khoản sử dụng được thiết lập theo chế độ kế toán hiện hành, đồng thời phù hợp với đặc điểm của mô hình hạch toán kinh doanh trong ngành xăng dầu.

 Về phần hành kế toán bán hàng :

Công tác kế toán bán hàng tại công ty đã đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho quản lý Nhân viên kế toán được phân công rõ ràng theo từng nhiệm vụ cụ thể, giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc Quy trình tuyển dụng khắt khe và đào tạo bài bản sau tuyển dụng đã tạo ra một đội ngũ kế toán chuyên nghiệp, đồng thời đội ngũ bán hàng cũng luôn đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng.

- Việc hạch toán kế toán doanh thu, giá vốn được thực hiện đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành.

Các tài khoản liên quan đến bán hàng được phân loại chi tiết theo từng loại sản phẩm như TK 511, TK 632, TK 131, giúp tăng cường tính rõ ràng trong công tác kế toán và hỗ trợ hiệu quả cho kế toán quản trị.

Mã hóa sản phẩm và khách hàng giúp kế toán dễ dàng hơn và theo dõi công nợ nhanh chóng Công ty cũng đã lập dự phòng cho nợ phải thu khó đòi, giúp theo dõi tình hình thu hồi nợ chặt chẽ, bảo vệ tình hình tài chính của công ty.

Việc lựa chọn hình thức Nhật ký – Chứng từ cùng với phần mềm kế toán SAP phù hợp với đặc thù kinh doanh của công ty, giúp giảm khối lượng công việc ghi sổ kế toán Công ty linh hoạt trong việc mở các bảng kê chi tiết, tạo thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra và giám sát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Hệ thống phần mềm kế toán không chỉ tiết kiệm thời gian làm báo cáo kế toán mà còn tối ưu hóa các công việc liên quan.

Chuyên đề thực tập cuối khóa tập trung vào công tác kế toán, cung cấp thông tin kế toán chính xác và kịp thời, hỗ trợ ban lãnh đạo công ty đưa ra quyết định đúng đắn.

Các chứng từ gốc trong kế toán bán hàng, bao gồm hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT và phiếu thu, cần được ghi chép đầy đủ và chính xác về thời gian, có chữ ký xác nhận và tuân thủ chế độ kế toán quy định Quy trình luân chuyển và lưu trữ các chứng từ này cũng cần được tổ chức hợp lý, nhằm đảm bảo quá trình bán hàng diễn ra nhanh chóng và kết quả bán hàng đạt độ chính xác cao.

Hệ thống máy vi tính kết nối giữa các phòng và internet cho phép kế toán viên nhanh chóng nắm bắt thông tin về đơn hàng và lượng hàng hóa bán ra trong ngày, từ đó hỗ trợ hạch toán, ghi sổ kịp thời và sửa chữa sai sót hiệu quả.

Mặc dù công tác kế toán bán hàng tại công ty Xăng dầu Nghệ An có nhiều ưu điểm, nhưng vẫn còn tồn tại một số nhược điểm cần khắc phục.

Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Xăng dầu Nghệ An

Trong quá trình thực tập tại công ty Xăng dầu Nghệ An, tôi đã có cơ hội tìm hiểu sâu về công tác kế toán bán hàng Dựa trên những kiến thức tích lũy từ trường học, tôi xin đưa ra một số ý kiến nhằm cải thiện quy trình kế toán bán hàng tại công ty.

3.2.1 Về công tác quản lý bán hàng :

Quản lý công tác bán hàng tại công ty được thực hiện một cách chặt chẽ và hợp lý nhờ vào sự phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban như phòng kinh doanh và phòng kế toán, cùng với các bộ phận bán hàng và vận chuyển.

Công ty tiếp tục thực hiện hiệu quả các phương thức bán hàng hiện có, đồng thời mở rộng bằng cách ký kết hợp đồng trực tiếp với khách hàng Lào Điều này không chỉ tạo sự chủ động trong công tác bán hàng mà còn xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng nước ngoài Qua đó, công ty có thể mở rộng thị trường và khẳng định uy tín, vị thế cả trong nước và quốc tế.

 Về quản lý, theo dõi, đôn đốc thu nợ:

Công ty cần thiết lập quy định rõ ràng trong quản lý và thu hồi công nợ để giảm thiểu các khoản thu khó đòi Việc đánh giá tình hình tài chính và khả năng thanh toán của khách hàng trước khi quyết định bán hàng là rất quan trọng Phòng Kế toán tài chính, đặc biệt là bộ phận theo dõi công nợ, có trách nhiệm cập nhật đầy đủ và kịp thời thông tin về khách hàng nợ, số dư nợ và thời hạn nợ, nhằm hỗ trợ công tác thu hồi nợ Đồng thời, cần gắn trách nhiệm cá nhân cho nhân viên bán hàng và người đề xuất quyết định cho khách hàng nợ với các khoản nợ phát sinh.

Công ty cần thường xuyên đánh giá và phân tích tuổi nợ để phân loại các khoản nợ, bao gồm nợ trong hạn, nợ quá hạn, nợ khó đòi và nợ không đòi được Việc này giúp công ty có biện pháp xử lý hiệu quả và trích lập dự phòng tài chính theo đúng quy định.

Công ty cần tăng cường quản lý tình hình thanh toán công nợ của khách hàng nhằm cung cấp thông tin chính xác, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định phù hợp.

Công ty cần thiết lập quy định rõ ràng về việc lập hóa đơn cho hàng hóa và dịch vụ, cùng với bảng kê bán hàng và chế độ báo cáo Việc tổ chức đối chiếu hàng hóa và công nợ cũng rất quan trọng để kịp thời cập nhật doanh thu phát sinh, đảm bảo rằng doanh thu được ghi nhận đầy đủ và chính xác.

Chuyên đề thực tập cuối khóa về quản lý hàng hóa và dịch vụ yêu cầu tổ chức kiểm kê định kỳ vào cuối tháng, quý và năm tại tất cả các đơn vị Điều này nhằm tránh tình trạng các đơn vị bán hàng cho khách nợ mà chưa thu tiền, không lập hóa đơn hoặc không báo cáo doanh thu, từ đó đảm bảo phản ánh chính xác kết quả kinh doanh của Công ty.

3.2.2 Về phương pháp kế toán, tài khoản sử dụng, phương pháp tính giá,

 Về tài khoản sử dụng :

Công ty Xăng dầu Nghệ An áp dụng hầu hết các tài khoản từ hệ thống tài khoản của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, được xây dựng dựa trên hệ thống tài khoản của nhà nước.

- TK 112 : Tiền gửi ngân hàng

- Tk 131 : phải thu khách hàng

- TK 511 : doanh thu bán hàng

- TK 632 : Giá vốn hàng bán

- TK 641 : Chi phí bán hàng

Các tài khoản về doanh thu, chi phí được xây dựng chi tiết theo từng khoản mục phục vụ tốt cho công tác kế toán bán hàng như :

 TK 511: “Doanh thu bán hàng” được chi tiết theo từng loại hàng hóa như sau :

 TK 51111 “Doanh thu bán xăng dầu”

 TK 51112 “Doanh thu bán dầu mỡ nhờn”

 TK 51115 “Doanh thu bán Gas và phụ kiện”

 TK 51118 “Doanh thu bán hàng hoá khác”

 Tài khoản 51123 “Doanh thu sản phẩm giấy”

 Tài khoản 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”

 TK 51131 “Doanh thu vận tải bộ”

 TK 51135 “Doanh thu dịch vụ hàng dự trữ”

 TK 51138 “Doanh thu dịch vụ khác”

 TK 632 “ giá vốn hàng bán và 641 “ chi phí bán hàng” cũng được mở chi tiết giống tài khoản 511

 Về phương pháp tính giá, phương pháp kế toán sử dụng :

Công ty sử dụng phương pháp tính giá hạch toán cho hàng xuất kho

Giá trị hàng xuất kho = Đơn giá hạch toán x Số lượng xuất kho Đơn giá hạch toán = Tổng trị giá hàng nhập trong kỳ của mỗi mặt hàng

Tổng lượng nhập khẩu của từng mặt hàng trong kỳ có sự khác biệt về đơn giá hạch toán theo từng tháng, và đơn giá này được xác định vào thời điểm cuối tháng.

Do sự biến động giá cả thường xuyên của mặt hàng kinh doanh, việc áp dụng phương pháp tính giá hiện tại là hợp lý và phù hợp với tình hình thị trường Do đó, công ty không nên thay đổi phương pháp này để đảm bảo tính ổn định trong quản lý giá.

3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ

Tại công ty Xăng dầu Nghệ An, mọi nghiệp vụ kinh tế liên quan đến hoạt động bán hàng đều yêu cầu nhân viên lập chứng từ Các chứng từ này cần được thực hiện đầy đủ, kịp thời và chính xác, tuân thủ các quy định về nội dung, biểu mẫu và phương pháp lập Người lập chứng từ phải đảm bảo tính hợp lý và hợp pháp của tài liệu đã được tạo ra.

Hiện nay, quy trình luân chuyển chứng từ tại công ty được thực hiện hiệu quả từ các đại lý, cửa hàng xăng dầu đến phòng kế toán Tuy nhiên, do khối lượng hàng hóa xuất bán lớn mỗi ngày, việc kiểm tra và đối chiếu chứng từ vào cuối tháng gặp nhiều khó khăn và tốn thời gian, dễ dẫn đến nhầm lẫn và làm chậm trễ trong việc cung cấp thông tin cho quản lý Do đó, công ty nên thực hiện kiểm tra đối chiếu hàng ngày để nâng cao hiệu quả quản lý.

3.2.4 Về sổ kế toán chi tiết :

Do công ty kinh doanh đa dạng mặt hàng và có khối lượng hàng hóa cung cấp lớn hàng ngày, việc lập sổ chi tiết về bán hàng là rất cần thiết để quản lý hiệu quả.

Chuyên đề thực tập cuối khóa được triển khai theo từng ngày, với công ty mở sổ chi tiết cho từng nhóm hàng Điều này không chỉ giúp giảm bớt công việc đối chiếu và kiểm tra mà còn hỗ trợ các nhà quản trị trong việc phân tích hiệu quả kinh doanh của từng nhóm hàng, từ đó đưa ra những quyết định phù hợp.

3.2.5 Về sổ kế toán tổng hợp:

Tiêu đề	Hoàn Thiện Công Tác Kế Toán Bán Hàng Tại Công Ty Xăng Dầu Nghệ An
Tác giả	Nguyễn Thị Ngân
Người hướng dẫn	TS. Nguyễn Hữu Đồng
Trường học	Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Chuyên ngành	Kế Toán
Thể loại	Chuyên Đề Thực Tập
Năm xuất bản	2014
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	68
Dung lượng	558,19 KB