ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP XUẤT KHẨU LAO ĐỘNG, THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH
Đặc điểm lao động tại Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch
1.1.1 Tính chất, số lượng lao động của công ty
Ngành thương mại liên quan đến sản phẩm xây dựng như xi măng, sắt, thép, đá và cát chủ yếu thu hút lao động nam, trong khi một số vị trí như kế toán, hành chính và nhân sự thường có nhân viên nữ Đội ngũ cán bộ công nhân viên của Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và
Ngành du lịch đã có sự phát triển mạnh mẽ cả về số lượng lẫn chất lượng qua các năm Từ khi thành lập vào năm 2006 với 10 nhân viên, đến ngày 31/01/2014, Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch đã tăng lên 32 nhân viên, tạo ra một môi trường làm việc ổn định.
- Ban giám đốc có 02 người.
- Phòng Kế toán có 05 người.
1.1.2 Phân loại lao động của công ty
1.1.2.1 Theo độ tuổi Đội ngũ lao động của công ty tương đối trẻ, CBCNV nằm trong độ tuổi từ 25-45 chiếm khoảng 65,625% với số lượng cụ thể là 21 người, còn
CBCNV nằm trong độ tuổi 50 chiếm 6,25% với số lượng cụ thể là 02 người, còn lại là lao động từ 20-25 chiếm 28,125% với số lượng cụ thể là 09 người.
Theo tính chất của ngành nghề kinh doanh thì số lượng nam trong công ty có khoảng 25 người chiếm tỷ lệ 78,125%, còn lại 07 người là nữ chiếm 21,875%.
1.1.2.3 Theo trình độ chuyên môn
Dựa vào số lượng CBCNV hiện tại của công ty thì trình độ thạc sĩ có
01 người chiếm tỷ lệ 3,125%, trình độ cao đẳng và đại học có 24 người chiếm tỷ lệ 75%, trình độ trung cấp có 07 người chiếm tỷ lệ 21,875%.
Trong những năm qua, công ty đã liên tục đầu tư vào đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Công ty tạo điều kiện cho cán bộ quản lý theo học Cao học và khuyến khích công nhân viên có trình độ Cao Đẳng và Trung cấp tiếp tục học tập để đạt được bằng Đại học.
Các hình thức trả lương tại Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch
Chế độ tiền lương tại Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và
Du lịch bao gồm các chế độ lương, thưởng và phúc lợi cho cán bộ công nhân viên (CBCNV) Việc chi trả lương và thưởng cho từng cá nhân và bộ phận không chỉ khuyến khích CBCNV làm việc hiệu quả mà còn đảm bảo đời sống ổn định cho nhân viên.
Chế độ về tiền lương và xét nâng lương:
Theo quy định của Công ty, CBCNV sẽ trải qua thời gian thử việc kéo dài 2 tháng trước khi ký hợp đồng lao động chính thức, với mức lương thử việc là 70% lương cơ bản Mỗi ngày làm việc kéo dài 8 giờ, và trong một tháng, CBCNV làm việc từ 26 đến 27 ngày, được nghỉ vào chiều thứ bảy và ngày chủ nhật hàng tuần.
Mức lương của nhân viên được xác định dựa trên năng lực, bậc lương, thời gian làm việc và chất lượng công việc Từ ngày 01/07/2014, mức lương tối thiểu tại công ty là 1.150.000đ.
Vào ngày 05 hàng tháng, CBCNV nhận lương của tháng trước Lương được trả hàng tháng, và nhân viên có thể tạm ứng lương khi cần, nhưng không quá 1.000.000đ.
Công ty tiến hành xét nâng lương cho nhân viên hàng năm vào tháng 4 Những nhân viên có thời gian làm việc đủ một năm và đã hoàn thành tốt nhiệm vụ sẽ được xem xét nâng lương, tính từ ngày xếp lương trước đó đến ngày xét nâng lương mới.
Công ty không chỉ thực hiện việc tăng lương định kỳ hàng năm mà còn có chính sách tăng lương đột xuất cho những nhân viên xuất sắc trong công việc Mức tăng lương dao động từ 10% đến 30% so với mức lương hiện tại, tùy thuộc vào kết quả kinh doanh của công ty trong từng năm.
Các khoản tiền phụ cấp và trợ cấp:
Các khoản phụ cấp, trợ cấp cho nhân viên của Công ty bao gồm:
- Phụ cấp trách nhiệm (phụ cấp chức vụ):
Cấp quản lý nhận tiền trách nhiệm hàng tháng với mức thưởng tính bằng lương tối thiểu nhân với hệ số trách nhiệm Hệ số trách nhiệm được phân loại thành ba mức: 0,1 cho Phó trưởng phòng, 0,2 cho Trưởng phòng và 0,3 cho Giám đốc.
+ Đối với cấp quản lý bộ phận bán hàng thì mức phụ cấp trách nhiệm được Công ty quy định là 500.000đ/tháng
Mức phụ cấp ăn trưa theo quy định của Công ty là 20.000đ/người Tuy nhiên, nhân viên bán hàng làm theo ca sẽ không được hưởng phụ cấp này.
- Tiền công tác phí (Nếu có):
Khi công tác trong nội thành Hà Nội, mức phụ cấp dao động từ 100.000đ đến 200.000đ cho mỗi lần Đối với công tác ngoài tỉnh, mức công tác phí sẽ phụ thuộc vào thời gian và quãng đường di chuyển.
Người lao động có quyền nghỉ hưởng nguyên lương trong các trường hợp như nghỉ lễ, kết hôn (03 ngày), con kết hôn (01 ngày) và khi có người thân qua đời (03 ngày) Ngoài ra, mỗi năm, người lao động còn được nghỉ phép có lương tổng cộng 12 ngày.
Vào các dịp lễ như 30/4, 01/5, ngày Quốc khánh 02/9 và Tết Dương lịch, nhân viên sẽ nhận được thưởng từ 200.000đ đến 1.000.000đ/người Mức thưởng này phụ thuộc vào kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty cũng như thời gian làm việc của từng nhân viên.
Thưởng lương tháng 13, hay còn gọi là thưởng Tết Nguyên đán, được thực hiện vào dịp cuối năm theo lịch âm, nhằm tri ân nhân viên Mức thưởng sẽ được xác định dựa trên thời gian làm việc, sự đóng góp, chất lượng công tác và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong năm Thông thường, mức thưởng này tương đương với một tháng lương bình quân của mỗi nhân viên.
Phòng Kinh doanh sẽ nhận phần trăm doanh thu từ từng đơn hàng và dự án theo chỉ tiêu của Ban Giám đốc Mức thưởng sẽ thay đổi tùy thuộc vào giá trị của từng dự án Khoản tiền thưởng này sẽ được tính toán và thanh toán vào cuối năm.
Việc tính lương cho từng CBCNV được thực hiện tại phòng Kế toán của Công ty, bao gồm lương, trợ cấp BHXH và các khoản khác Hàng tháng, kế toán tiền lương căn cứ vào tài liệu hạch toán về thời gian, kết quả lao động và chính sách xã hội về tiền lương, BHXH do Nhà nước ban hành, cùng với điều kiện thực tế tại Công ty để tính toán các khoản phải trả cho CBCNV.
Dựa trên các chứng từ như "Bảng chấm công" và "Phiếu xác nhận làm thêm giờ", kế toán thực hiện việc tính tiền lương và tiền ăn ca cho cán bộ công nhân viên (CBCNV) Tiền lương được tính riêng cho từng cá nhân và tổng hợp theo từng bộ phận sử dụng lao động trong công ty, sau đó phản ánh vào "Bảng thanh toán tiền lương" Từ "Bảng thanh toán tiền lương" của từng bộ phận, công ty tiến hành chi trả và thanh toán tiền lương cho CBCNV, đồng thời tổng hợp số tiền lương phải trả trong kỳ cho từng đối tượng Quá trình này cũng bao gồm việc trích nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo quy định kế toán hiện hành Kết quả tổng hợp và tính toán cuối cùng được thể hiện trong "Bảng phân bổ tiền lương và BHXH".
1.2.2 Các hình thức trả lương
Chế độ trích lập, nộp và sử dụng các khoản trích theo lương tại Công
ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch
1.3.1 Quỹ tiền lương tại công ty
Quỹ tiền lương của Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và
Du lịch bao gồm những khoản như sau:
- Tiền lương chính tính theo thời gian và phụ cấp các loại.
Tiền lương của người lao động sẽ được trả trong các trường hợp ngừng làm việc do nguyên nhân khách quan như mưa, bão lũ, thiếu hàng hóa Ngoài ra, tiền lương cũng được đảm bảo trong thời gian người lao động được điều động công tác theo chế độ quy định, trong thời gian nghỉ phép và thời gian đi học.
- Các loại phụ cấp đi làm đêm, làm thêm giờ, ngày.
- Các khoản tiền lương có tính chất không thường xuyên.
Khi lập kế hoạch quỹ tiền lương, công ty cần xem xét các khoản trợ cấp và bảo hiểm xã hội cho nhân viên trong trường hợp ốm đau, thai sản, và tai nạn lao động Tuy nhiên, quỹ tiền lương không bao gồm các khoản tiền thưởng không thường xuyên như phát minh, sáng chế, cũng như các khoản trợ cấp thông thường như trợ cấp khó khăn đột xuất, công tác phí và bảo hộ lao động.
Trong hạch toán kế toán tại Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch, tiền lương cho công nhân viên được phân chia thành hai loại chính: tiền lương chính và tiền lương phụ.
Tiền lương chính là khoản tiền mà công ty phải trả cho công nhân viên trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ chính, bao gồm cả tiền lương theo cấp bậc và các khoản phụ cấp như phụ cấp trách nhiệm, khu vực, làm đêm, làm thêm giờ và ngày lễ.
Tiền lương phụ là khoản tiền được chi trả cho công nhân viên khi họ thực hiện các nhiệm vụ khác ngoài công việc chính hoặc trong thời gian nghỉ theo chế độ, bao gồm nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ Tết, tham gia lớp học, họp, hoặc nghỉ do ngừng hoạt động kinh doanh.
Việc phân chia tiền lương thành tiền lương chính và tiền lương phụ đóng vai trò quan trọng trong hạch toán kế toán và phân tích tiền lương, ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm.
Quản lý chi tiêu quỹ tiền lương cần gắn liền với việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty, nhằm đảm bảo chi tiêu hợp lý và tiết kiệm quỹ tiền lương Điều này sẽ giúp Công ty hoàn thành và vượt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh trong thời gian tới.
1.3.2 Chế độ trích lập, nộp, sử dụng BHXH
Hiện nay, các khoản trích theo lương được áp dụng tại Công ty bao gồm BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ.
Theo quy định của Luật BHXH và Nghị định 152/2006/NĐ-CP, từ ngày 01/01/2014, Công ty áp dụng mức trích lập BHXH mới là 26% mức lương cơ bản Trong đó, Công ty chịu 18% (tính vào chi phí kinh doanh) và CBCNV đóng 8% (trừ vào lương nhân viên).
Như vậy, hiện nay các khoản trích theo lương tại Công ty là 34,5% lương cơ bản Trong đó:
- Công ty trích 24% tính vào chi phí kinh doanh (bao gồm 18% BHXH, 3% BHYT, 1% BHTN, 2% KPCĐ).
Mỗi tháng, phòng Kế toán tại Công ty sẽ thực hiện việc trích lập 10,5% từ thu nhập của cán bộ công nhân viên, bao gồm 8% cho bảo hiểm xã hội (BHXH), 1,5% cho bảo hiểm y tế (BHYT) và 1% cho bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).
Công ty thực hiện nghĩa vụ đóng bảo hiểm cho cơ quan bảo hiểm quận Thanh Xuân, Hà Nội, với hạn nộp chậm nhất vào ngày 20 hàng tháng Quy trình nộp và sử dụng quỹ bảo hiểm tại công ty được quy định cụ thể.
Bảo hiểm xã hội (BHXH) là cơ chế đảm bảo bù đắp một phần thu nhập cho cán bộ công nhân viên (CBCNV) khi họ gặp phải tình trạng giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc qua đời Đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch, BHXH là khoản đóng góp bắt buộc mà người sử dụng lao động phải tham gia theo quy định của Nhà nước.
Quỹ BHXH được hình thành từ việc trích lập 24% trên tổng lương cơ bản của cán bộ nhân viên trong Công ty, nhằm hỗ trợ cho những trường hợp mất khả năng lao động như ốm đau và thai sản Tất cả số tiền trích BHXH sẽ được kế toán thanh toán và nộp cho cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm tại quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội trước ngày 20 hàng tháng.
Tại Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch, khi phát sinh vấn đề liên quan đến BHXH, kế toán thanh toán sẽ dựa vào mức lương ngày của nhân viên, thời gian nghỉ có chứng từ hợp lệ và tỷ lệ trợ cấp BHXH để chi trả cho nhân viên ốm đau hoặc thai sản Cuối mỗi quý, công ty sẽ lập danh sách nhân viên nghỉ hưởng BHXH và trình lên cơ quan quản lý quỹ BHXH để thực hiện quyết toán.
Tỷ lệ hưởng BXH được quy định tại Công ty như sau:
- Trường hợp ốm đau được hưởng 75% lương.
- Trường hợp tai nạn lao động, thai sản được hưởng 100% lương.
1.3.3 Chế độ trích lập, nộp, sử dụng BHYT
Là quỹ được hình thành từ việc trích lập 4,5% tổng lương cơ bản của cán bộ công nhân viên Công ty.
Quỹ này được sử dụng để mua thẻ bảo hiểm y tế cho nhân viên trong Công ty và cung cấp trợ cấp cho cán bộ công nhân viên thông qua hệ thống y tế.
Khi phát sinh chi phí khám chữa bệnh cho nhân viên, cơ quan Bảo hiểm sẽ thanh toán theo tỷ lệ quy định của Nhà nước.
1.3.4 Chế độ trích lập, nộp, sử dụng BHTN
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP XUẤT KHẨU
Kế toán tiền lương tại Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch
2.1.1 Chứng từ sử dụng tại Công ty
Các chứng từ ban đầu dùng để hạch toán tiền lương thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương gồm các biểu mẫu như sau:
- Mẫu số 01a – LĐTL: Bảng chấm công (Biểu số 2.1 và Biểu 2.2)
- Phiếu báo làm thêm giờ (Biểu số 2.3 và Biểu số 2.4);
- Mẫu số 02 – LĐTL: Bảng thanh toán tiền lương (Biểu số 2.8 và Biểu số
- Mẫu số 06 – LĐTL: Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (Biểu số 2.5 và Biểu số 2.6);
Mẫu số 11 – LĐTL: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (Biểu số 2.10) là tài liệu quan trọng trong việc quản lý chi phí lao động Bên cạnh đó, các phiếu chi và chứng từ liên quan đến các khoản khấu trừ, trích nộp cũng cần được lưu giữ Những chứng từ này có thể sử dụng để ghi sổ trực tiếp hoặc tổng hợp trước khi ghi vào sổ kế toán, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
2.1.2 Phương pháp tính lương tại Công ty
Việc xác định tiền lương phải trả cho nhân viên vào hệ số LCB, tiền lương tối thiểu, phụ cấp các loại.
Bộ phận bán hàng tại Công ty nhận lương hàng tháng, mức lương này được thỏa thuận giữa hai bên và phụ thuộc vào từng vị trí công việc cụ thể.
Lương thời gian là khoản tiền lương cố định hàng tháng mà Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch chi trả cho cán bộ công nhân viên Tất cả CBCNV sẽ nhận lương vào ngày 5 của tháng tiếp theo.
Lương thời gian được tính theo công thức sau:
Lương thời gian = Lương cơ bản + Các khoản phụ cấp khác (nếu có).
Lương cơ bản Hệ số
Số ngày công thực tế + PCTN
26 Phụ cấp trách nhiệm = Lương tối thiểu x Hệ số trách nhiệm
Phụ cấp trách nhiệm được quy định với ba mức 0,1; 0,2; 0,3 so với mức lương tối thiểu, tương ứng với các cấp bậc quản lý gồm phó trưởng phòng, trưởng phòng và giám đốc.
Biểu số 2.1: Bảng chấm công
Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch
Bộ phận: Phòng kế toán
Ngạch bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ
Ngày trong tháng Quy ra công
Số công hưởng lương SP
Số công hưởng lương thời gian
Số công nghỉ việc, ngừng việc hưởng % lương
Số công nghỉ việc, ngừng việc hưởng lương
2 Vũ Thị Hồng Thắm KTTH x x x x 26
Biểu số 2.2: Bảng chấm công
Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch
Ngạch bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ
Ngày trong tháng Quy ra công
Số công hưởng lương SP
Số công hưởng lương thời gian
Số công nghỉ việc, ngừng việc hưởng % lương
Số công nghỉ việc, ngừng việc hưởng lương
Biểu số 2.3: Phiếu báo làm thêm giờ số 01/3
Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch
Bộ phận: Phòng kế toán
PHIẾU BÁO LÀM THÊM GIỜ
Số: 01/3 Tên công ty: Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch Địa chỉ: 160 phố Lê Trọng Tấn, Thanh Xuân, Hà Nội.
Họ và tên: Nguyễn Thị Hiền
Bộ phận: Phòng kế toán
Lý do làm thêm: Hoàn thiện báo cáo thuế Tháng 3 năm 2014.
Người theo dõi Phụ trách bộ phận Giám đốc
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Biểu số 2.4: Phiếu báo làm thêm giờ số 02/3
Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch
PHIẾU BÁO LÀM THÊM GIỜ
Số: 02/3 Tên công ty: Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch Địa chỉ: 160 phố Lê Trọng Tấn, Thanh Xuân, Hà Nội.
Họ và tên: Phạm Thị Lan
Lý do làm thêm: Tăng cường bán hàng trong Tháng 3 năm 2014.
Người theo dõi Phụ trách bộ phận Giám đốc
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Tiền phụ cấp ăn trưa của Công ty cho mỗi công nhân viên là 20.000đ/bữa.
Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian cho bộ phận QLDN và sử dụng một công thức tính lương riêng cho bộ phận bán hàng.
Lương thời gian Lương cơ bản x
Số ngày công thực tế
26 Lương cơ bản ở đây được quy định khi ký hợp đồng lao động là:
4.000.000đ/tháng cho nhân viên quản lý bán hàng.
2.500.000đ/tháng cho nhân viên bán hàng.
Phụ cấp trách nhiệm áp dụng cho quản lý các ca bán hàng là 500.000đ/tháng.
Tính lương cho Phòng kế toán Tháng 3 năm 2014 như sau:
Cuối tháng, Phòng kế toán hoàn tất bảng chấm công cùng với các chứng từ liên quan như giấy xin nghỉ phép và giấy nghỉ ốm, nhằm tính toán tiền lương cho nhân viên trong phòng.
- Tính lương Tháng 3 năm 2014, cho bà Nguyễn Thị Hiền, chức vụ là kế toán trưởng có các số liệu cụ thể như sau:
Vào ngày 12/3/2014 (Chủ nhật), bà Nguyễn Thị Hiền đã làm thêm một ngày để hoàn thiện báo cáo thuế tháng 3 năm 2014, và vì lý do này, bà đã nhận được phiếu báo làm thêm giờ.
Ngày công quy định: 26 ngày/1tháng
Thời gian làm việc thực tế: 22 ngày/1tháng
Hệ số phụ cấp trách nhiệm: 0,2
Vậy, kế toán tính lương cho bà Nguyễn Thị Hiền như sau:
Trích 7% BHXH theo lương cơ bản:
Trích 1.5% BHYT theo lương cơ bản:
Trích 1% BHTN theo lương cơ bản:
Trong tháng bà Hiền đã tạm ứng số tiền là:
Số tiền lương còn lại:
Vậy, cuối Tháng 3 năm 2014 số tiền lương thực lĩnh của bà Hiền là 4.744.048đ.
Cách tính lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên trong Phòng kế toán và các phòng ban khác của công ty được thực hiện tương tự như đối với những người đã đề cập.
Tính lương cho bộ phận bán hàng Tháng 3 năm 2014 như sau:
Vào cuối tháng, trưởng bộ phận bán hàng của công ty hoàn thiện bảng chấm công cho nhân viên, kèm theo các chứng từ cần thiết như giấy xin nghỉ phép và giấy nghỉ ốm, nhằm tính toán tiền lương cho nhân viên trong bộ phận.
Tính lương Tháng 3 năm 2014, cho bà Phạm Thị Lan, chức vụ là trưởng bộ phận bán hàng ca sáng có các số liệu cụ thể như sau:
Trong tháng, bà Phạm Thị Lan đi làm thêm vào 04 ngày Chủ nhật trong tháng cho nên có phiếu báo làm thêm giờ.
Ngày công quy định: 26 ngày/1tháng
Thời gian làm việc thực tế: 26 ngày/1tháng
Phụ cấp trách nhiệm: 500.000đ/tháng
Trích 7% BHXH theo lương cơ bản:
Trích 1.5% BHYT theo lương cơ bản:
Trích 1% BHTN theo lương cơ bản:
Số tiền lương còn lại:
Vậy, cuối Tháng 3 năm 2014 số tiền lương thực lĩnh của bà Lan là 5.350.769đ.
Tương tự, cách tính lương và các khoản trích theo lương như trên đối với nhân viên bán hàng còn lại.
Biểu số 2.5: Bảng tính lương làm thêm giờ
Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch
Bộ phận: Phòng kế toán
BẢNG TÍNH LƯƠNG LÀM THÊM GIỜ
Tháng 3 năm 2014 stt Họ tên Bộ phận Ngày tháng
1 Nguyễn Thị Hiền P.Kế toán 17/3 Làm thêm chủ nhật 01 362.654
Biểu số 2.6: Bảng tính lương làm thêm giờ
Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch
BẢNG TÍNH LƯƠNG LÀM THÊM GIỜ
Tháng 3 năm 2014 stt Họ tên Bộ phận Ngày tháng
1 Phạm Thị Lan Bán hàng 24/3 Làm thêm chủ nhật 04 1.230.769
Biểu số 2.7: Bảng tính tiền ăn ca
Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch
Bộ phận: Phòng kế toán
BẢNG TÍNH TIỀN ĂN TRƯA
STT Họ và tên Số công
Số tiền BQ/ngày Thành tiền Ghi chú
Số tiền bằng chữ: Năm triệu, một trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn./.
Biểu số 2.8: Bảng thanh toán tiền lương
Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch
Bộ phận: Phòng kế toán
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG
T Họ tên CV Hệ số
Các khoản giảm trừ Tổng số được lĩnh
Số công Số tiền BHXH
Tổng số giảm trừ Số tiền KN
2 Vũ Thị Hồng Thắm TH 2,96 26 2.456.800 520.000 2.456.800 500.000 147.408 36.852 24.568 208.828 1.547.972
Hà Nội, Ngày 31 Tháng 3 năm 2014
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Biểu số 2.9: Bảng thanh toán tiền lương
Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG
Các khoản giảm trừ Tổng số được lĩnh
Số công Số tiền BHXH
Hà Nội, Ngày 31 Tháng 3 năm 2014
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
2.1.3 Tài khoản sử dụng Để hạch toán tiền lương, kế toán tiền lương Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch sử dụng TK 334 - Phải trả người lao động Tài khoản này phản ánh tiền lương, các khoản thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội, tiền thưởng và các khoản thanh toán khác có liên quan đến Hiền nhập của người lao động.
Kết cấu của TK 334 – Phải trả người lao động:
- Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lương của người lao động;
- Tiền công, tiền lương và các khoản đã trả cho người lao động;
- Kết chuyển tiền lương chưa lĩnh của người lao động.
- Tiền công, tiền lương và các khoản phải trả cho người lao động.
- Số trả thừa cho người lao động.
- Số còn phải trả cho người lao động.
TK 334 được chi tiết theo từng bộ phận trả lương như sau:
+ TK 3341: Lương thời gian, các khoản phụ cấp, các khoản khấu trừ lương, tiền thưởng phải trả cho Ban Giám đốc
+ TK 3342: Lương thời gian, các khoản phụ cấp, các khoản khấu trừ lương, tiền thưởng phải trả cho phòng Kinh doanh
+ TK 3343: Lương thời gian, các khoản phụ cấp, các khoản khấu trừ lương, tiền thưởng phải trả cho phòng Thu mua
+ TK 3344: Lương thời gian, các khoản phụ cấp, các khoản khấu trừ lương,tiền thưởng phải trả cho phòng Hành chính
+ TK 3345: Lương thời gian, các khoản phụ cấp, các khoản khấu trừ lương, tiền thưởng phải trả cho phòng Kế toán
+ TK 3346: Lương thời gian, các khoản phụ cấp, các khoản khấu trừ lương, tiền thưởng phải trả cho bộ phận bán hàng
2.1.4 Quy trình kế toán tiền lương tại Công ty
2.1.4.1 Kế toán chi tiết tiền lương tại Công ty
Dựa trên chứng từ như "Bảng chấm công", kế toán tiền lương hoàn tất việc tính lương cho từng người lao động Từ kết quả này, kế toán sẽ lập bảng lương chính xác.
"Bảng thanh toán lương" cho từng phòng ban và bộ phận bán hàng ghi rõ tiền lương, phụ cấp, trợ cấp, khấu trừ và số tiền thực nhận của người lao động, với mỗi người được ghi trên một dòng kèm cấp bậc lương Kế toán tiền lương tổng hợp và lập “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH” cho các phòng ban, sau đó tạo ra “Bảng thanh toán tiền lương và BHXH” tổng hợp cho toàn Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch.
Sau khi kế toán trưởng kiểm tra và ký xác nhận, "Bảng thanh toán tiền lương và BHXH" sẽ được trình lên Giám đốc để duyệt chi Tài liệu này là cơ sở để kế toán lập phiếu chi và thanh toán tiền lương cho nhân viên ở các phòng ban và bộ phận bán hàng của Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch Kế toán cũng sẽ ghi chép vào sổ chi tiết TK 334 cho từng đối tượng như phòng Kế toán và bộ phận bán hàng.
Tiền lương cần được trao trực tiếp cho người lao động hoặc người đại diện, như các trưởng phòng Thủ quỹ có trách nhiệm phát lương, và cả thủ quỹ lẫn người nhận phải ký vào bảng thanh toán lương của bộ phận tương ứng.
Bảng phân bổ tiền lương và BHXH của Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch, địa chỉ 160 phố Lê Trọng Tấn, Thanh Xuân, Hà Nội, được trình bày trong biểu số 2.10.
BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH
Ghi có TK Đối tượng sử dụng
TK334 – Phải trả công nhân viên TK338 – Phải trả, phải nộp khác
TỔNG Lương CỘNG cơ bản
2 TK6422 – CPQLDN 124.432.905 15.420.000 139.852.905 21.153.594 3.732.987 1.244.328 2.488.659 28.619.568 168.472.203 a Phòng kế toán 41.477.635 5.140.000 46.617.635 7.051.198 1.244.329 414.776 829.553 9.539.856 56.157.491 b Các phòng khác 82.960.410 10.280.000 93.235.000 14.102.396 2.488.658 829.552 1.560.106 19.079.712 112.314.712
3 TK 334 – PTCNV 12.420.663 2.661.571 1.774.380 - 16.856.614 16.856.614 a Bộ phận bán hàng 3.710.000 795.000 530.000 - 5.035.000 5.035.000 b Phòng kế toán 2.903.434 622.165 414.776 - 3.940.375 3.940.375 c Các phòng khác 5.807.229 1.244.406 829.604 - 7.881.239 7.881.239
Người lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc
(Đã kí) (Đã kí) (Đã kí)
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP XUẤT KHẨU
Đánh giá chung về thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích
Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch tuân thủ nghiêm ngặt quy định của Bộ luật lao động về việc trả lương cho cán bộ quản lý và công nhân viên, bao gồm cả làm thêm giờ và làm việc vào ban đêm Việc trích thưởng từ lợi nhuận sau thuế để khen thưởng cán bộ quản lý và công nhân viên không chỉ khuyến khích họ làm việc hăng say mà còn thể hiện khả năng lãnh đạo và chiến lược kinh doanh hiệu quả của Ban giám đốc, góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.
Đội ngũ nhân viên kế toán tại Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch là những chuyên gia có trình độ cao và tinh thần trách nhiệm lớn, giúp việc áp dụng các hướng dẫn của chế độ kế toán hiện hành được thực hiện hiệu quả.
Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch cam kết thực hiện tính lương cho cán bộ quản lý và công nhân viên một cách đầy đủ và chính xác, nhằm đảm bảo quyền lợi cho nhân viên Điều này giúp họ yên tâm làm việc và gắn bó lâu dài với công ty.
Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch áp dụng hình thức ghi sổ nhật ký chung, phù hợp với đặc điểm công tác kế toán của công ty Phương pháp này đặc biệt thuận tiện cho công việc kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, nhờ vào việc có ít nghiệp vụ phát sinh và quy trình hạch toán tiền lương đơn giản, dễ hiểu, dễ phản ánh.
Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch luôn chú trọng đến việc hạch toán các khoản BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ, đảm bảo nộp đầy đủ và đúng hạn các quỹ này, thể hiện trách nhiệm cao đối với quyền lợi của cán bộ quản lý và công nhân viên Trong trường hợp gia đình cán bộ gặp khó khăn, công ty hỗ trợ cho nghỉ việc hưởng lương và ứng trước tiền lương không tính lãi, khoản này sẽ được khấu trừ dần Ngoài ra, công ty còn lập các quỹ nhằm giúp đỡ cán bộ trong những tình huống rủi ro, ốm đau hoặc thai sản, sử dụng quỹ KPCĐ một cách hợp lý.
Bộ máy quản lý của Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và
Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch chú trọng đến đời sống và tình hình lao động của công nhân viên, giúp họ cảm thấy yên tâm và gắn bó với công việc Để động viên kịp thời vào dịp Tết Nguyên Đán hàng năm, công ty trích từ quỹ lương và lợi nhuận để thưởng tháng lương thứ 13 cho cán bộ, công nhân viên dựa trên năng suất và chất lượng làm việc Sự quan tâm này đã khuyến khích người lao động làm việc hăng say, góp phần nâng cao năng suất lao động của công ty.
Thương mại và Du lịch và góp phần thúc đẩy Công ty ngày một phát triển.
Do sự giám sát quản lý giữa các văn phòng còn lỏng lẻo, chứng từ liên quan đến tiền lương và BHXH thường không chính xác và hợp lý Do đó, Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch cần thiết lập các chính sách quản lý nghiêm ngặt nhằm nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong công tác quản lý kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch hiện đang sử dụng phương pháp tính lương thủ công, điều này dẫn đến việc quy trình tính lương không được nhanh chóng và chính xác Việc chưa áp dụng phần mềm kế toán là một hạn chế lớn trong việc nâng cao hiệu quả công việc.
Hình thức trả lương theo thời gian trong các phòng như phòng kinh doanh tổng hợp và phòng thiết kế kỹ thuật thường dẫn đến sự bình quân, không khuyến khích người lao động tích cực trong công việc.
Bảng chấm công của Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch thiếu sự rõ ràng và thống nhất trong việc ghi chép, ảnh hưởng đến quá trình hạch toán thời gian.
Việc theo dõi thời gian làm việc của người lao động cần được thực hiện nghiêm ngặt, đặc biệt là trong việc phân loại ngày nghỉ có phép và không có phép Nếu người lao động thông báo nghỉ miệng trước cho người chấm công, ngày nghỉ đó sẽ được tính là có phép và nhận 100% lương cơ bản Tuy nhiên, công ty hiện không có quy định về số ngày nghỉ phép tối đa được hưởng lương, tạo ra một lỗ hổng lớn trong quản lý Lãnh đạo và bộ phận kế toán lương nhận thức rõ điều này nhưng chưa có ý kiến đóng góp cho phòng hành chính nhân sự, dẫn đến sai sót không đáng có Cần khắc phục tình trạng này ngay lập tức để tránh ảnh hưởng tiêu cực đến kỷ luật của công ty trong tương lai.
Thứ hai, 3 cột cuối của trong mục quy đổi trên bảng chấm công của
Công ty gặp khó khăn trong việc ghi chép do thiếu hướng dẫn cụ thể cho kế toán, dẫn đến việc người chấm công thường xuyên nhầm lẫn Trong một số tháng, mặc dù có ghi chép, nhưng lại không tuân thủ đúng quy định nào.
Việc kế toán tiền lương tại Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch tuy được xem là đơn giản nhưng thực tế gây ra nhiều khó khăn trong quá trình tính lương cho người lao động Bảng chấm công với phần Quy đổi yêu cầu kế toán phải tốn thời gian để chuyển đổi dữ liệu, thay vì chỉ đơn thuần là phân công công việc cho người chấm công Nếu người chấm công ghi chép không chính xác ở các cột "quy đổi", kế toán sẽ gặp khó khăn trong việc xác định nội dung số liệu, có thể là ngày công thực tế làm việc hoặc tổng số ngày công và ngày phép của nhân viên.
Hiện tại, Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch đang sử dụng bảng chấm công thứ hai để theo dõi thời gian làm thêm giờ của người lao động Tuy nhiên, phương pháp này không khoa học, vì thời gian làm thêm thực tế thường được tính theo ngày.
Hoạt động kinh doanh trong cơ chế thị trường khi nền kinh tế Việt Nam đang trong thời kỳ quá độ và hội nhập kinh tế quốc tế;
Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch cần phát triển bền vững dựa vào hoạt động kinh doanh hiệu quả, điều này phụ thuộc vào nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên dưới sự lãnh đạo của Hội đồng quản trị và Ban giám đốc Để quản lý tốt, công ty cần nắm bắt thông tin kịp thời về tình hình kinh doanh và chú trọng đến thu nhập của nhân viên, mà nguồn thông tin này chủ yếu đến từ kế toán.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch
3.2.1 Về hình thức tiền lương và phương pháp tính lương Đối với hình thức trả lương theo thời gian hiện tại đang áp dụng cho bộ phận văn phòng, quản lý Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch cần bổ sung thêm các chế độ thưởng đối với những cá nhân có thành tích xuất sắc và phạt đối với những cá nhân không hoàn thành công việc theo yêu cầu được giao Số tiền thưởng, phạt có thể tính bằng một số tiền nhất định hoặc tính theo phần trăm tiền lương và tuỳ thuộc vào từng công việc, từng vị trí.
Tiền lương cần được tính toán chính xác dựa trên giá trị sức lao động, đặc biệt đối với những người có tài năng và hiệu suất làm việc cao Việc trả lương không chỉ nên dựa vào công việc mà còn phải xem xét số lượng và hiệu quả công việc của từng cá nhân, thay vì chỉ tuân theo bằng cấp và vị trí Bằng cấp chỉ là một yếu tố để xác định mức lương khởi điểm, không phải là yếu tố quyết định cuối cùng về tiền lương của người lao động.
3.2.2 Về tài khoản sử dụng phương pháp kế toán
Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch nên áp dụng các tài khoản chi tiết cho tiền lương, ví dụ như:
3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch cần tăng cường giám sát các phòng ban để đảm bảo tính chính xác, tính pháp lý và tính hợp lý của chứng từ Việc này nhằm tránh tình trạng ghi sai, thiếu chữ ký hoặc các khoản mục không hợp lý, đảm bảo chứng từ là bằng chứng đáng tin cậy cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Việc ghi chép vào Bảng chấm công cần được chú trọng hơn đối với đội ngũ lao động gián tiếp hưởng lương theo ngày công, cần làm rõ các trường hợp đi muộn, về sớm hoặc làm nửa ngày để đảm bảo công bằng cho những nhân viên thực hiện đúng giờ hành chính tại Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch Để Bảng chấm công của công ty rõ ràng và thống nhất, kế toán lương sẽ chuyển sang sử dụng mẫu Bảng chấm công mới với phần Quy đổi được thiết kế gồm 3 cột, với tên cột rõ ràng giúp người chấm công dễ hiểu Hơn nữa, kế toán lương cũng cần quy định bắt buộc rằng các bảng chấm công trước khi gửi lên phòng kế toán phải được tính toán và ghi chép chính xác vào các cột "Quy đổi" Nếu có sai sót, người chấm công và người kiểm tra phải chịu trách nhiệm, từ đó đảm bảo việc thực hiện nghiêm túc các quy định trong công tác kế toán tiền lương được nhân viên công ty chấp hành.
Việc ghi chép thời gian làm thêm của người lao động hiện nay không đảm bảo tính chính xác, do công nhân viên thường phải nhớ giờ làm và ghi lại, dẫn đến tình trạng thiếu hoặc thừa giờ công Điều này gây ra sự bất công trong việc tính lương cho người lao động.
Để giải quyết vấn đề quản lý giờ làm thêm, Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch nên xây dựng một mẫu bảng chấm công giờ làm thêm thống nhất cho toàn bộ công ty, đặc biệt là ở các bộ phận tính lương Mẫu bảng chấm công này sẽ giúp cải thiện quy trình theo dõi và tính toán giờ làm thêm một cách hiệu quả.
Bảng 3.1 trình bày bảng chấm công làm thêm giờ của Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch, có địa chỉ tại 160 phố Lê Trọng Tấn, Thanh Xuân, Hà Nội.
BẢNG CHẤM CÔNG LÀM THÊM GIỜ
TT Họ và tên Ngày trong tháng Cộng giờ làm thêm
NT: Làm thêm ngày làm việc (Từ giờ… đến giờ……… )
NN: Làm thêm ngày thứ 7, chủ nhật (Từ giờ……… đến giờ……)
NL: Làm thêm ngày lễ, tết (Từ giờ………… đến giờ……… ) Đ: Làm thêm buổi đêm (Từ giờ………… đến giờ……… )
Xác nhận của bộ phận (Phòng ban) có người làm thêm
Người chấm công (Người duyệt)
Điều kiện thực hiện các giải pháp hoàn thiện
Trong những năm gần đây, sự phát triển kinh tế của Việt Nam rất ấn tượng, nhưng đi kèm với đó là những bất cập trong hệ thống pháp lý và tình trạng quan liêu tham nhũng Hệ thống pháp lý ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch, do công ty này hoạt động dưới sự kiểm soát của nhà nước Tuy nhiên, hệ thống pháp luật hiện tại còn nhiều vấn đề, với các văn bản chồng chéo và thường xuyên thay đổi Chính sách quản lý thiếu minh bạch, dẫn đến nhiều hoạt động gian lận và tham nhũng, ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình kinh doanh và làm chậm vòng quay vốn của công ty Do đó, Nhà nước cần sớm ban hành các chính sách phù hợp với thực tế kinh tế của các doanh nghiệp tư nhân.
3.3.2 Về phía Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch
Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán là yếu tố thiết yếu trong hệ thống quản lý kinh tế tài chính, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế Tổ chức công tác kế toán bao gồm việc xây dựng hệ thống chứng từ, luân chuyển chứng từ, quản lý sổ sách kế toán và thiết lập bộ máy tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu và nhiệm vụ kế toán.
Tổ chức kế toán tiền lương một cách hợp lý tại Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch sẽ thiết lập hệ thống chứng từ và sổ sách phù hợp với đặc điểm sản xuất, đảm bảo thông tin kịp thời, chính xác và hoàn thiện Điều này không chỉ hỗ trợ quản lý các nghiệp vụ kinh tế mà còn tạo sự kết hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động kế toán trong bộ máy kế toán.
Quá trình hạch toán trong tổ chức quản lý bao gồm việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán, là những tài liệu chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ kế toán không chỉ giúp kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của nghiệp vụ, mà còn là căn cứ pháp lý cho các số liệu ghi chép trong sổ kế toán và thông tin kinh tế của đơn vị Nó cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xác minh trách nhiệm vật chất của người lao động và giải quyết các tranh chấp có thể xảy ra Để hoàn thiện chứng từ, cần đảm bảo tính pháp lý, đúng thời gian và địa điểm phát sinh Bên cạnh đó, việc tổ chức chỉ đạo và hướng dẫn ghi chép cho từng cá nhân trong đơn vị cũng rất quan trọng, nhằm đảm bảo hạch toán chính xác, kịp thời và trung thực Cuối cùng, cần thường xuyên cải tiến công tác quản lý lương và các khoản trích theo lương, đảm bảo tính công bằng và khoa học trong phương pháp trả lương, để tiền lương thực sự phản ánh giá trị lao động và tạo động lực cho người lao động.
Để nâng cao chất lượng lao động, Công ty CP Xuất khẩu lao động, Thương mại và Du lịch cần tổ chức lực lượng lao động một cách hợp lý, đảm bảo người lao động có trình độ tay nghề, sức khoẻ và được phân công công việc phù hợp với khả năng của họ Công ty cũng cần quản lý thời gian lao động hiệu quả nhằm tăng năng suất Bên cạnh đó, việc cải thiện trang thiết bị và tài sản cố định sẽ giúp phát huy khả năng lao động, từ đó nâng cao thu nhập và cải thiện đời sống cho người lao động thông qua mức lương mà họ nhận được.