Mục đích nghiên cứu
- Tổng hợp khái quát những vấn đề lý luận về công tác quản trị hàng tồn kho của Công Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Vĩnh An Bắc Ninh
- Phân tích và đánh giá thực trạng quản trị hàng tồn kho của Công Ty TNHH
Sản Xuất Và Thương Mại Vĩnh An Bắc Ninh.
- Đưa ra các giải pháp, kiến nghị để nâng cao hiệu quả của hoạt động quản trị hàng tồn kho của Công Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Vĩnh An Bắc Ninh
Phương pháp nghiên cứu
4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
4.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
+ Mục đích: Thông qua phương pháp phỏng vấn kết sẽ giúp tìm hiểu sâu hơn công tác quản trị hàng tồn kho tại doanh nghiệp.
+ Cách thức tiến hành phỏng vấn: thực hiện theo các bước: xác định đối tượng phỏng vấn, xác định câu hỏi phỏng vấn, tiến hành phỏng vấn điều tra, tổng hợp kết quả phỏng vấn.
-Quan sát thực tế: Trong quá trình thực tập quan sát thực tế hoạt động kinh doanh của công ty hiện nay để hiểu rõ hơn tình hình hoạt động của công ty.
4.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Thu thập dữ liệu qua các báo cáo, tổng hợp…của Công ty về hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và công tác quản trị hàng tồn kho nói riêng
4.2 Phương pháp xử lý dữ liệu
-Phương pháp so sánh: mục đích của phương pháp so sánh là đánh giá được hiệu quả quản trị hàng tồn kho qua các năm, sự khác nhau và giống nhau, sự tăng giảm doanh thu, chi phí…
-Phương pháp tổng hợp và phân loại: mục đích của phương pháp này là tổng hợp các số liệu, chọn lọc các số liệu có liên quan đến các chỉ tiêu phản ánh tới quản trị hàng tồn kho của công ty.
-Phương pháp biểu mẫu: dùng biểu mẫu để phân tích số liệu thu thập được.
Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, phụ lục và tài liệu tham khảo, khóa luận được kết cấu thành 3 chương
Chương 1: Cơ sở lý thuyết cơ bản của đề tài
Chương 2: Thực trạng quản lý hàng tồn kho tại Công Ty TNHH Sản Xuất
Và Thương Mại Vĩnh An Bắc Ninh
Chương 3: Các phát hiện nghiên cứu và hướng giải quyết.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN
Một số khái niệm cơ bản liên quan tới quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp 3 1 Khái niệm hàng tồn kho
1.1.1 Khái niệm hàng tồn kho
1.1.1.1 Định nghĩa hàng tồn kho
“Hàng tồn kho [1] là các loại vật tư hàng hóa mà doanh nghiệp mua vào hay sản xuất ra để chờ tiếp tục xuất dùng vào sản xuất hoặc chờ để bán.”
(Theo Giáo trình Tài chính doanh nghiệp – Nhà xuất bản thống kê – Đại học Thương Mại, trang 168)
“Tồn kho dự trữ của doanh nghiệp là những tài sản doanh nghiệp lưu giữ để sản xuất hoặc bán ra sau này Trong các doanh nghiệp, tồn kho thường bao gồm nguyên liệu, nhiên liệu dự trữ sản xuất, sản phẩm dở dang, thành phẩm hàng hóa chờ tiêu thụ.”
(Theo Giáo trình Quản trị tài chính – Nhà xuất bản thống kê – Đại học Thương Mại, trang 77)
“Hàng tồn kho là những mặt hàng sản phẩm được doanh nghiệp giữ để bán ra sau cùng Nói cách khác, hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ mà một công ty sản xuất ra để bán và những thành phần tạo nên sản phẩm Do đó, hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm đồng thời là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỉ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp”
(Theo Giáo trình Quản trị tài chính Doanh nghiệp – Trường Đại học Tài chính – Ngân hàng Hà Nội)
1.1.1.2 Đặc điểm hàng tồn kho.
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp thường gồm nhiều loại, có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Do đó, đòi hỏi công tác tổ chức, quản lý và hạch toán hàng tồn kho cũng có những đặc thù riêng Nhìn chung, hàng tồn kho của doanh nghiệp có những đặc điểm cơ bản sau:
Thứ nhất, hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp. Việc quản lý và sử dụng có hiệu quả hàng tồn kho có ảnh hưởng khá lớn đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Thứ hai, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau Xác định đúng, đủ các yếu tố chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho sẽ góp phần tính toán và hạch toán đúng, đủ, hợp lý giá gốc hàng tồn kho và chi phí hàng tồn kho làm cơ sở xác định lợi nhuận thực hiện trong kỳ.
Thứ ba, hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra với tần suất lớn, qua đó hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hóa thành những tài sản ngắn hạn khác như tiền tệ, sản phẩm dở dang hay thành phẩm…
Thứ tư, hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với đặc điểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau Do vậy, hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm, có điều kiện tự nhiên hay nhân tạo không đồng nhất với nhiều người quản lý Vì lẽ đó, dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý, bảo quản và sử dụng hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn.
Thứ năm, việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc khó khăn, phức tạp Có rất nhiều loại hàng tồn kho rất khó phân loại và xác định giá trị như các tác phẩm nghệ thuật, các loại linh kiện điện tử, đồ cổ, kim khí quý…
1.1.1.3 Vai trò của hàng tồn kho
- Đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành liên tục đều đặn theo đúng kế hoạch.
- Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật tư, sử dụng vốn hợp lý, có hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
- Đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại vật tư có tác động mạnh mẽ đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Kiểm tra tình hình thực hiện cung cấp vật tư, đối chiếu với tình hình sản xuất, kinh doanh và tình hình kho hàng để kịp thời báo cáo cho bộ phận thu mua có biện pháp khắc phục kịp thời.
- Đảm bảo có đủ hàng hóa, thành phẩm để cung ứng ra thị trường…
Thông thường, HTK ở mỗi doanh nghiệp được phân ra làm 4 loại, đó là:
- Tồn kho nguyên vật liệu/bộ phận cấu thành.
Trong các doanh nghiệp, nguyên vật liệu tồn kho là những loại nguyên vật liệu và bộ phận cấu thành sau này sẽ trở thành một bộ phận của sản xuất Việc duy trì một lượng hàng tồn kho nguyên vật liệu lớn có lợi khi được hưởng giá chiết khấu từ các nhà cũng cấp, chi phí ổn định và quá trình sản xuất linh hoạt khi giá cả nguyên vật liệu tăng hay một loại nguyên vật liệu nào đó khan hiếm Tồn kho nguyên vật liệu ban đầu rất quan trọng đối với sản xuất sau này Việc tồn kho nguyên vật liệu hiệu quả sẽ dẫn đến sản xuất sau này cũng sẽ hiệu quả Ngoài việc tồn kho, ta còn phải chú ý đến chất lượng, nếu sản phẩm ở giai đoạn 1 có chất lượng tốt thì người dùng ở giai đoạn 2 đỡ tốn công kiểm tra chất lượng khi tiến hành sản xuất.
Là các sản phẩm đang được biến thành thành phẩm từ nguyên liệu thô nhưng chưa xong, còn nằm trên đường dây sản xuất, có khi sản phẩm đã làm xong nhưng chưa bao bì, đóng gói thì vẫn bị coi là sản phẩm dở dang, chưa xuất xưởng được Khối lượng sản phẩm dở dang ở mỗi doanh nghiệp kinh doanh khác nhau, cùng với nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang chiếm phần lớn giá trị tồn kho trong mỗi doanh nghiệp
Tồn kho thành phẩm bao gồm những sản phẩm đã hoàn thành chu kỳ sản xuất của mình và đang nằm chờ tiêu thụ Sản xuất bây giờ chỉ chờ người tiêu thụ đến lấy hoặc doanh nghiệp giao cho người tiêu dùng theo đơn đặt hàng có sẵn trước đó. Thành phẩm tồn kho mang lại lợi ích cho cả hai bộ phận sản xuất và bộ phận marketing của một doang nghiệp.
Tất cả các loại mặt hàng doanh nghiệp mua về mà không phải là thành phẩm của sản xuất nhưng lại cần thiết để phục vụ sản xuất đều gọi là các mặt hàng phục vụ cho sản xuất Ví dụ các sản phẩm văn phòng phẩm, dầu máy bôi trơn, công suất của máy phát điện dự phòng khi doanh nghiệp bị mất điện….
1.1.1.5 Chức năng của hàng tồn kho
Việc tồn kho có một số chức năng nhằm tăng thêm tính linh hoạt cho các hoạt động của Công ty Sau đây là 4 chức năng của tồn kho:
Nội dung lý thuyết liên quan tới quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp
1.2.1 Sự cần thiết của hoạt động quản trị hàng tồn kho
Tầm quan trọng của quản trị tồn kho, nhu cầu về sự phối hợp của các quyết định tồn kho và các chính sách vận tải là hiển nhiên Tất nhiên, quản trị tồn kho trong chuỗi cung ứng phức hợp là rất khó khăn và có những tác động đáng kể đến mức độ dịch vụ khách hàng và chi phí chuỗi cung ứng trên phạm vi toàn hệ thống.
Một chuỗi cung ứng điển hình gồm có nhà cung ứng và nhà sản xuất, những người có nhiệm vụ dịch chuyển nguyên vật liệu vào thành phẩm, và các trung tâm phân phối và nhà kho mà qua đó sản phẩm hoàn thành sẽ được phân phối đến cho khách hàng Điều này ngụ ý rằng tồn kho xuất hiện trong chuỗi cung ứng dưới một vài hình thức:
Tồn kho nguyên vật liệu
Tồn kho trong sản xuất (WIP)
Mỗi một loại tồn kho này cần cơ chế quản lý tồn kho riêng Đáng tiếc rằng việc xác định cơ chế này thực sự khó khăn bởi vì các chiến lược sản xuất, phân phối hiệu quả và kiểm soát tồn kho để giảm thiểu chi phí toàn hệ thống và gia tăng mức độ phục vụ phải xem xét đến sự tương tác giữa các cấp độ khác nhau trong chuỗi cung ứng Tuy nhiên, lợi ích của việc xác định các cơ chế kiểm soát tồn kho này có thể là rất lớn Chính vì vậy việc quản trị hàng tồn kho là hết sức quan trọng đối với một doanh nghiệp.
1.2.2 Các hệ thống quản trị hàng tồn kho
Một hệ thống tồn kho là một tập hợp các thủ tục xác định bao nhiêu tồn kho sẽ được bổ sung, mỗi lần bao nhiêu, thời điểm nào, các máy móc thiết bị, nhân sự thực hiện các thủ tục một cách có hiệu quả.
Mỗi hệ thống tồn kho bao giờ cũng yêu cầu những phí tổn để vận hành nó. Phí tổn đó phụ thuộc vào:
Phương pháp kiểm soát tồn kho.
Qui mô của việc phục vụ khách hàng hay khả năng chống lại sự cạn dự trữ trong thời gian đặt hàng.
Số lượng tồn kho bổ sung mỗi lần đặt hàng.
Hệ thống tồn kho hiệu quả sẽ làm giảm tối thiểu các chi phí thông qua việc lựa chọn phương pháp kiểm soát tồn kho, và tính toán hợp lý các thông số cơ bản của hệ thống tồn kho Các nhà tài chính muốn giữ mức tồn kho thấp và sản xuất mềm dẻo để công ty có thể đáp ứng nhu cầu nhưng sẽ hạ thấp mức đầu tư vào tồn kho Thực tế, tồn kho như một lớp đệm lót giữa nhu cầu và khả năng sản xuất Khi nhu cầu biến đổi mà hệ thống sản xuất có thể điều chỉnh khả năng sản xuất của minh rất, hệ thống sản xuất sẽ không cần đến lớp đệm lót tồn kho. Với cách nhìn nhận như vậy các nỗ lực đầu tư sẽ hướng vào một hệ thống sản xuất linh hoạt, điều chỉnh sản xuất nhanh, thiết lập quan hệ rất tốt với các nhà cung cấp để có thể đặt hàng sản xuất và mua sắm thật nhanh với qui mô nhỏ. Các nhà sản xuất muốn có thời gian vận hành sản xuất dài để sử dụng hiệu quả máy móc thiết bị, lao động Họ tin rằng hiệu quả sản xuất, đặt hàng qui mô lớn có thể bù đắp những lãng phí mà tồn kho cao gây ra Điều này dẫn đến tồn kho cao.
Mặc dù, cùng mục tiêu giảm thấp các phi tổn liên quan đến tồn kho song cách nhìn nhận vấn đề có thể theo những chiều hướng khác nhau Rõ ràng,trong những điều kiện nhất định lượng tồn kho hợp lý cần được xét một cách toàn diện Trên một khía cạnh khác, tồn kho bao giờ cũng được coi là nguồn nhàn rỗi Do đó khi tồn kho càng cao càng gây ra lãng phí.
1.2.3 Các mô hình quản trị hàng tồn kho
1.2.3.1 Mô hình lượng đặt hàng hiệu quả (EOQ)
Là một mô hình quản trị tồn kho mang tính định lượng, có thể sử dụng nó để tìm mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp.
Mô hình EOQ được áp dụng dựa trên các giả thiết:
- Nhu cầu cả năm phải biết trước và không đổi
- Phải biết trước chu kỳ đặt hàng, chu kỳ đặt hàng ngắn và không thay đổi
- Lượng hàng của một đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng và được thực hiện trong một thời điểm đã định.
- Không tiến hành khấu trừ theo sản lượng
- Duy nhất chỉ có 2 loại chi phí là chi phí đặt hàng (bao gồm các chi phí như tìm nguồn cung ứng, chuẩn bị sản xuất thử… và các định phí khác) và chi phí tồn trữ (chi phí kho bãi, lãi trả ngân hàng… và các biến chi phí khác).
Với giả thiết trên, để xác định EOQ chúng ta phải tối thiểu hoá chi phí đặt hàng và chi phí bảo quản.
Tổng chi phí tồn kho = Tổng chi phí đặt hàng + Tổng chi phí bảo quản
Như vậy theo lí thuyết về mô hình số lượng hàng đặt có hiệu quả thì:
EOQ: Số lượng hàng đặt có hiệu quả
D: Tổng nhu cầu số lượng 1 loại sản phẩm cho một khoảng thời gian nhất định P: Chi phí cho mỗi lần đặt hàng
C:Chi phí bảo quản trên một đơn vị hàng tồn kho
Hình vẽ 1.1: Mô hình EOQ
(Nguồn: Giáo trình Tài chính doanh nghiệp – Nhà xuất bản thống kê – Đại học Thương Mại)
Mô hình này còn có những đại lượng sau:
- Số đơn hàng trong năm (ĐH): Là tỷ số giữa nhu cầu cả năm (D) với lượng đặt hàng tối ưu (Q*)
- Chu kỳ đặt hàng (T): Là khoảng cách thời gian giữa 2 lần đặt hàng liên tiếp nhau, được tính bằng cách lấy tổng số ngày làm việc bình quân trong năm (N) chi cho số đơn hàng (ĐH).
- Nhu cầu bình quân một ngày đêm (d): Là tỷ số giữa nhu cầu cả năm (D) với số ngày làm việc bình quân trong năm (N)
1.2.3.2 Mô hình lượng đặt hàng theo sản xuất (POQ – Production Order Quantity Model)
Mô hình này được áp dụng trong trường hợp lượng hàng được đưa đến một cách liên tục, hàng được tích lũy dần trong một kỳ sau khi đơn hàng được ký kết, khi những sản phẩm vừa được sản xuất vừa được bán ra một cách đồng thời Trong những trường hợp như thế chúng ta phải quan tâm đến mức sản xuất hàng ngày của nhà sản xuất và nhà cung ứng Vì mô hình này đặc biệt thích hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của người đặt hàng nên nó được gọi là mô hình sản lượng đặt hàng theo sản xuất Trong mô hình này được xây dựng trên các giả thiết sau:
- Nhu cầu cả năm phải biết trước và không thay đổi
- Phải biết trước chu kỳ đặt hàng, chu kỳ đặt hàng ngắn và không thay đổai
- Lượng hàng của một đơn hàng có thể được thực hiện trong nhiều chuyến hàng ở những thời điểm đã định trước
- Sự thiếu hụt trong tồn kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn hàng được thực hiện đúng thời gian
- Không tiến hàng khấu trừ theo sản lượng
- Duy nhất chỉ có 2 loại chi phí là chi phí đặt hàng (bao gồm các chi phí như tìm nguồn cung ứng, chuẩn bị sản xuất thử… và các định phí khác) và chi phí tồn trữ Theo mô hình POQ ta có công thức sau:
Q*: sản lượng tối ưu của đơn hàng
H: chi phí tồn trữ cho một đơn vị tồn kho mỗi năm
P: mức độ sản xuất (cũng là mức độ cung ứng hàng ngày)
D: nhu cầu sử dụng hàng ngày
S: chi phí đặt hàng cho mỗi đơn hàng t: độ dài của thời kỳ sản xuất để tạo đủ số lượng cho đơn hàng Ý nghĩa: công thức này giúp xác định mức sản lượng đặt tối ưu cho mỗi đơn hàng
Hình vẽ 1.2: Mô hình POQ
(Nguồn: Giáo trình Tài chính doanh nghiệp – Nhà xuất bản thống kê – Đại học Thương Mại)
Theo đồ thị này, để xác định được mức Q* thì chúng ta giả định rằng đã biết trước chu kì đặt hàng T.
1.2.3.3 Hệ thống hàng tồn kho phân loại ABC
Kỹ thuật phân tích ABC được đề xuất dựa vào nguyên tắc Pareto Kỹ thuật phân tích ABC phân loại toàn bộ hàng dự trữ của doanh nghiệp thành 3 nhóm: A, B, C, căn cứ vào mối quan hệ giữa giá trị dự trữ hàng năm với số lượng chủng loại hàng
Giá trị hàng hoá dự trữ hàng năm được xác định bằng tích số giữa giá bán một đơn vị dự trữ với lượng dự trữ hàng năm Số lượng chủng loại hàng là số các loại hàng hoá dự trữ của doanh nghiệp trong năm Tiêu chuẩn cụ thể của từng nhóm hàng dự trữ được xác định như sau:
- Nhóm A, bao gồm những loại hàng hoá dự trữ có giá trị hàng năm cao nhất, chiếm 70 – 80% tổng giá trị hàng dự trữ, nhưng về mặt số lượng, chủng loại chúng chỉ chiếm 15% tổng số chủng loại hàng dự trữ
- Nhóm B, bao gồm những loại hàng dự trữ có giá trị hàng năm ở mức trung bình, chiếm từ 15 – 25% tổng giá trị hàng dự trữ, nhưng về số lượng, chủng loại chúng chiếm khoảng 30% tổng số chủng loại hàng dự trữ
Các nhân tố ảnh hưởng tới quản trị hàng tồn kho
1.3.1 Các nhân tố môi trường bên trong doanh nghiệp
Hình vẽ 1.3: Các nhân tố môi trường bên trong doanh nghiệp
(Nguồn: Giáo trình Tài chính doanh nghiệp – Nhà xuất bản thống kê – Đại học Thương Mại) a Quy chế, quyết định
Hệ thống quy phạm nội bộ của một doanh nghiệp bao gồm Quy chế, Quy định và Quy trình do doanh nghiệp ban hành
Việc ban hành hệ thống quy chế, quy phạm, quy trình có ý nghĩa rất quan trọng trong quản lý điều hành doanh nghiệp; tuy nhiên để xây dựng và ban hành một văn bản quy phạm hợp pháp, phù hợp thực tế, đảm bảo tính khoa học ứng dụng là điều không đơn giản Quy phạm nội bộ, phải đảm bảo
– Tính hợp pháp: Phù hợp với các quy định của pháp luật, không trái luật. – Tính thực tiễn: Phù hợp với yêu cầu quản lý điều hành, phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp trong từng lĩnh vực cụ thể.
– Tính hiệu quả: Quy phạm nội bộ tạo hành lang pháp lý nội bộ cho doanh nghiệp, góp phần tích cực vào công tác quản lý, điều hành cũng như toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp; khi được áp dụng phải được mọi người tôn trọng và quán triệt thực thi;
Trước khi xây dựng quy phạm nội bộ, cần xác định mục đích, sự cần thiết, phạm vi, đối tượng điều chỉnh cụ thể Xác định được mục đích và đối tượng chính là doanh nghiệp đã xác định được “tên loại” quy phạm cần ban hành Quy chế, quy định, quy trình là những thuật ngữ riêng dành cho những mục đích và đối tượng riêng đó. b Nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực là một trong các yếu tố đầu vào quan trọng, nó tham gia vào mọi hoạt động, mọi giai đoạn, mọi quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trình độ, năng lực và tinh thần trách nhiệm của người lao động tác động trực tiếp đến tất cả các giai đoạn các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh, tác động trực tiếp đến năng suất, chất lượng sản phảm, tác động tới tốc độ tiêu thụ sản phẩm do đó nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra công tác tổ chức phải hiệp lao động hợp lý giữa các bộ phận sản xuất, giữa các cá nhân trong doanh nghiệp, sử dụng người đúng việc sao chi phát huy tốt nhất năng lực sở trường của người lao động là một yêu cầu không thể thiếu trong công tác tổ chức lao động của doanh nghiệp nhằm đưa các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả cao Như vậy nếu ta coi chất lượng lao động là điều kiện cần để tiến hành sản xuất kinh doanh thì công tác tổ chức lao động hợp lý là điều kiện đủ để doanh nghiệp tiến hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả Công tác tổ chức bố trí sử dụng nguồn nhân lực phụ thuộc vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phụ thuộc vào chiến lược kinh doanh, kế hoạch kinh doanh, phương án kinh doanh…đã đề ra Tuy nhiên công tác tổ chức lao động của bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần tuân thủ các nguyên tắc chung và sử dụng đúng người đúng việc, quyền lợi và trách nhiệm rõ ràng sao cho có thể thực hiện nhanh nhất, tốt nhất các nhiệm vụ được giao, đồng thời phải phát huy được tính độc lập, sáng tạo của người lao động có như vậy sẽ góp phần vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp c Công nghệ
Kỹ thuật và công nghệ là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp tới mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Doanh nghiệp nào áp dụng kỹ thuật và công nghệ tiên tiến, doanh nghiệp đó sẽ có lợi thế cạnh tranh Ngày nay vai trò của kỹ thuật và công nghệ được các doanh nghiệp đánh giá cao Để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải không ngừng đầu tư vào lĩnh vực này, nhất là đầu tư cho nghiên cứu và phát triển. d Tổ chức Để một hoạt động nào đó của doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả nhất thì việc tổ chức là vô cùng quan trọng Việc tổ chức trong quản trị hàng tồn kho cũng vô cùng quan trọng
Công tác đảm bảo nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nếu công tác tổ chức đảm bảo nguyên vật liệu được tốt, tức là luôn luôn cung cấp đầy đủ, kịp thời và đồng bộ đúng số lượng, chất lượng, chủng loại các loại nguyên vật liệu cần thiết theo yêu cầu của sản xuất kinh doanh, không để xảy ra tình trạng thiếu hay là ứ đọng nguyên vật liệu, đồng thời thực hiện việc tối thiểu hoá chi phí kinh doanh sử dụng của nguyên vật liệu thì không đảm bảo cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra bình thường mà còn góp phần rất lớn vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
1.3.2 Các nhân tố môi trường bên ngoài doanh nghiệp
Hình vẽ 1.4: Các nhân tố môi trường bên ngoài doanh nghiệp
(Nguồn: Giáo trình Tài chính doanh nghiệp – Nhà xuất bản thống kê – Đại học Thương Mại) a Môi trường cạnh tranh
Các điều kiện cạnh tranh trong một ngành phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Trong số các yếu tố này, ngoài các doanh nghiệp cạnh tranh với nhau trong nội bộ ngành, còn các nhân tố khác như khách hàng, hệ thống cung cấp, các sản phẩm thay thế hay các đối thủ cạnh tranh tiềm năng Các nhà quản trị chiến lược mong muốn phát triển lợi thế nhằm vượt trên các đối thủ cạnh tranh, nâng cao hiệu quả kinh doanh của mình có thể sử dụng công cụ này để phân tích các đặc tính và phạm vi của ngành, ở đó hoạt động kinh doanh của mình đang được diễn ra hoặc sẽ nhắm tới. b Môi trường tự nhiên
Nhân tố ngoài bên trường Môi cạnh tranh trường Môi nhiêntự trường Môi pháp luật Công nghệ
Các điều kiện tự nhiên như : các loại tài nguyên khoáng sản, vị trí địa lý, thơi tiết khí hậu,… ảnh hưởng tới chi phí sử dụng nguyên vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, ảnh hưởng tới mặt hàng kinh doanh, năng suất chất lượng sản phẩm, ảnh hưởng tới cung cầu sản phẩm do tính chất mùa vụ… do đó ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp trong vùng.
Tình trạng môi trường, các vấn đề về xử lý phế thải, ô nhiễm, các ràng buộc xã hội về môi trường,… đều có tác động nhất định đến chi phí kinh doanh, năng suất và chất lượng sản phẩm Một môi trường trong sạch thoáng mát sẽ trực tiếp làm giảm chi phí kinh doanh, nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm tạo điều kiện cho doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. c Môi trường pháp luật
Chính sách pháp luật có ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp, cũng như công tác quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp Cơ quan nhà nước ở trung ương và địa phương đều có ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh và dự trữ của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp đều có cơ quan Nhà nước và chính quyên theo dõi, kiểm tra giám sát mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình Một nhà quản trị giỏi cần phải thông qua các cơ quan nhà nước để biết được các chính sách mới của chính phủ đối với lĩnh vực mình đang hoạt động hoặc tận dụng các mối quan hệ quen biết của họ, giúp doanh nghiệp có thể tìm kiếm những nguồn hàng tốt, đảm bảo được mục tiêu của mình. d Công nghệ
Tình hình phát triển khoa học kỹ thuật công nghệ, tình hình ứng dụng của khoa học kỹ thuật và công nghệ vào sản xuất trên thế giới cững như trong nước ảnh hưởng tới trình độ kỹ thuật công nghệ và khả năng đổi mới kỹ thuật công nghệ của doanh nghiệp do đó ảnh hưởng tới năng suất chất lượng sản phẩm tức là ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY
Giới thiệu khái quát về Công Ty TNHH Thương Mại Và Sản Xuất Vĩnh An Bắc Ninh
2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển
Công Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Vĩnh An Bắc Ninh được thành lập ngày 27/05/2011.Với tiền thân là công ty chuyên xử lý ô nhiễm và hoạt động quản lý chất thải, công ty đang hướng tới đa dạng hóa ngành nghề kinh doanh sang các mặt hàng hóa chất,dịch vụ in, sản xuất ,buôn bán vật liệu thiết bị….Để có thể bắt kịp xu hướng phát triển của xã hội và gia tăng lợi nhuận.
Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Vĩnh An Bắc Ninh là công ty hoạt động trong lĩnh vực xử lý ô nhiễm và hoạt động quản lý chất thải và các mặt hàng hóa chất phục vụ trong ngành công nghiệp.Một số mặt hàng kinh doanh chủ yếu hiện nay là:
-Sản xuất sơn, véc ni và các chất sơn, quét tương tự, sản xuất mực in và ma tít
-Sản xuất sản phẩm hóa chất
-Rèn, dập, ép và cán kim loại, luyện bột kim loại
-Lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp
-Thoát nước và xử lý nước thải
-Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hòa không khí
-Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác
-Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng
-Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác.
Sơ đồ 2.1 Bộ máy tổ chức Công Ty TNHH Sản Xuất Và
Thương Mại Vĩnh An Bắc Ninh
(Nguồn: Sổ tay mô hình tổ chức bộ máy Công Ty TNHH Sản Xuất Và
Thương Mại Vĩnh An Bắc Ninh)
Bộ phận tổ chức hành chính
Bộ phận tài chính kế toán
* Chức năng chủ yếu của các bộ phận:
Bảng 2.1: Chức năng chủ yếu của các bộ phận trong Công Ty TNHH Sản Xuất
Và Thương Mại Vĩnh An Bắc Ninh
STT Phòng ban Chức năng
1 Giám Đốc Là người đứng đầu công ty, đại diện tư cách pháp nhân và chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả hoạt động của công ty. Quản lý công ty và có quyền đưa ra quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển và kế hoạch kinh doanh, đầu tư của công ty
Tham mưu cho giám đốc về xây dựng và triển khai các kế hoạch phát triển đơn vị Quản lý và điều hành mạng lưới kinh doanh sản phẩm và dịch vụ.
Tham mưu cho giám đốc về tổ chức bộ máy của công ty sao cho hiệu quả theo từng giai đoạn,từng thời kì.Đánh giá chất lượng nguồn nhân lực,trình độ nhân viên chỉ đào tạo, xét duyệt tăng lương, tổ chức quản lý kinh doanh,thực hiện chế độ chính sách nhân viên.
Xây dựng chiến lược kinh doanh, tìm kiếm khách hàng và mở rộng thị trường,nghiên cứu xu thế của thị trường lên kế hoạch đặt hàng và nhà cung cấp và khai thác những mặt hàng tiềm năng.
Giúp giám đốc quản lý tài chính của công ty.Cung cấp đầy kịp thời thông tin,cơ sở dữ liệu tài chính để giám đốc ra quyết định tài chính.Đồng thời lên kế hoạch sử dụng vốn của công ty,kiểm soát các chi phí, hoạch toán kinh doanh và báo cáo tình hình kinh doanh của công ty.
Tổ chức, bảo quán, quản lý số lượng hàng hóa vật tư, nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất, cung cấp, phân phối hàng hóa, vật tư kịp thời cũng như góp phần giảm chi phí lưu thông và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho
2.1.2 Khái quát tình hình hoạt động kinh doanh của Công Ty TNHH Sản Xuất
Và Thương Mại Vĩnh An Bắc Ninh
Báo cáo kết quả kinh doanh Công Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Vĩnh
An Bắc Ninh giai đoạn 2015-2017
Biểu đồ 2.1: Kết quả kinh doanh Công Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại
Vĩnh An Bắc Ninh giai đoạn 2015- 2017 Đơn vị tính : 1.000.000 VNĐ năm 2015 năm 2016 năm 2017 Category 4
0 lợi nhuận sau thuế lợi nhuận sau thuế
(Nguồn: Tổng hợp từ Báo cáo Tài Chính của Công Ty TNHH Sản Xuất VàThương Mại Vĩnh An Bắc Ninh giai đoạn 2015 – 2017)
- Năm 2015 dưới sự cạnh tranh khốc liệt của công ty nước ngoài cùng với việc quản trị các khoản phải thu lớn chiếm tỷ trọng lớn làm cho công ty đang bị lỗ hơn 14.475 triệu đồng Song đến năm 2016 công ty đã đạt mức lợi nhuận 10.096 triệu đồng Đạt được mức lợi nhuận này là nhờ doanh thu bán hàng và dịch vụ tăng mạnh Năm 2017 lợi nhuận sau thuế của công ty 11.591 triệu đồng đạt mức tăng trưởng đều.
Nhìn chung công ty đã có rất nhiều cố gắng từ 1 công ty đang lỗ đến 14.475 triệu đồng để có được mức lợi nhuận dương tăng đều ở các năm 2016-2017. Đó là sự nỗ lực rất lớn ở các cấp quản lý cũng như từng bộ phân của công ty trong giai đoạn qua.
Phân tích và đánh giá thực trạng tình hình quản trị hàng tồn kho của Công Ty
2.2.1 Phân tích đánh giá mô hình quản trị hàng tồn kho của Công Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Vĩnh An Bắc Ninh
2.2.1.1 Quản trị về mặt hiện vật.
Mô hình kiểm tra tồn kho:
Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên Đây là phương pháp có ưu điểm là có khả năng theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình tăng giảm nguyên vật liệu trên sổ sách sau mỗi nghiệp vụ xuất nhập kho Từ đó, kế toán có thể sử dụng các tài khoản hàng tồn kho để phản ánh tình hình và sự biến động của hàng hóƠa Điều này vô cùng quan trọng, vì từ đó các nhà quản trị có thể nắm được xem tình trạng thiếu hụt hay ứ đọng, dư thừa những loại hàng hóa nào? Ứ đọng bao nhiêu? Giá trị tồn kho là bao nhiêu? Kết hợp với việc nghiên cứu, dự báo nhu cầu của thị trường để xác định quy mô, cơ cấu mua hàng tồn kho.
Bảo quản hàng tồn kho:
Với đặc điểm ngành kinh doanh chính của doanh nghiệp là hóa chất và thiết bị công nghiệp… Đây là loại hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe, nên việc đầu tư trang thiết bị cũng như không gian lưu trữ là vô cùng quan trọng, vì vậy công ty đã đầu tư rất nhiều cơ sở vật chất để đảm bảo chất lượng hàng hóa cũng như sức khỏe của nhân viên theo đúng tiêu chuẩn của nhà nước.
Kho chứa thoáng mát với diện tích hơn 1000m 2 , sạch sẽ, thoáng mát, sàn kho cao hơn rất nhiều so với mặt bằng chung, chống rò rỉ, có hệ thống quạt gió hai chiều, kệ đựng hiện đại, hệ thống bình chữa cháy được trang bị đầy đủ đảm bảo không sự cố cháy nổ đáng tiếc xảy ra.
Không gian lưu trữ và nhiệt độ môi trường là hai nhân tố ảnh hưởng rất nhiều đến hàng hóa lưu kho Với đặc thù là công ty chuyên cung cấp thiết bị công nghiệp nên rất cần có không gian lưu trữ…yếu tố môi trường cũng vô cùng quan trọng trong việc bảo quản hóa chất vì thế công ty đã đầu tư hệ thống quạt gió hai chiều để đảm bảo hệ thống kho luôn tháng mát.
Về đội ngũ cán bộ, nhân viên kho:
Là những người trung thực, cẩn mật, được đào tạo bài bản, có trình độ nghiệp vụ chuyên môn về kho, quản lý kho, có kiến thức sâu rộng về các quy chuẩn bảo quản riêng của, đặc biệt cần có tinh thần trách nhiệm đối với hàng hóa của công ty.
2.2.1.2 Quản trị về mặt giá trị.
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:
Hàng tồn kho được đánh giá tính theo giá gốc: Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua hàng, các loại thuế không hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho.
Phương pháp duy trì số dư tồn kho: Để đảm bảo cho quá trình kinh doanh của công ty diễn ra liên tục, thường xuyên, công ty áp dụng phương pháp duy trì số dư tồn kho thường xuyên Do công ty có thể khai thác được nguồn hàng một cách liên tục, ổn định, kết hợp với điều kiện của công ty Với phương pháp này, số lượng tồn kho của công ty thay đổi từ mức tối đa lúc nhập tới mức tối thiểu trong lô hàng tiếp theo Phương pháp này được sử dụng khá hiệu quả
2.2.2 Phân tích tình hình luân chuyển hàng hóa của Công Ty TNHH Sản Xuất
Và Thương Mại Vĩnh An Bắc Ninh
2.2.2.1 Phân tích tình hình hàng tồn kho của công ty.
Bảng 2.2: Tình hình hàng tồn kho của Công Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Vĩnh An Bắc Ninh giai đoạn năm 2015-2017 Đơn vị: 1.000.000 VNĐ
(Nguồn: Báo cáo tài chính Công Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Vĩnh An Bắc
Dựa vào bảng phân tích tình hình tổng hàng tồn kho của Công Ty TNHH SảnXuất Và Thương Mại Vĩnh An Bắc Ninh giai đoạn năm 2015-2017 ta thấy hàng tồn kho của công ty năm 2015 là 4.023 triệu đồng , năm 2016 tăng mạnh lên mức 6.919 triệu đồng (tăng 71,76% so với 2015) và trong năm 2017 giảm nhẹ còn 6.824 triệu đồng, giảm 1,37% so với năm ngoái Chứng tỏ hoạt động quản lý hàng tồn kho của công ty chưa được chú trọng Số lượng dự trữ hàng tồn kho biến đổi liên tục theo từng năm, đây là kết quả của việc thiếu quan tâm nghiên cứu và dự đoán tình hình thị trường, khi mà có hàng loạt thay đổi trong công nghệ nói chung và cung cấp thiết bị nói riêng Chính vì vậy, việc dự trữ hàng hóa như thế nào cho phù hợp là vô cùng khó khăn
Hàng mua đi đường có sự biến động qua các năm Năm 2015 là 457 triệu đồng, chỉ chiếm 11,36% so với tổng HTK Năm 2016, con số này giảm xuống là
199 triệu đồng, giảm 258 triệu đồng (giảm 56,46%) so với năm 2015 Sang năm
2017 con số này tăng lên đến 293 triệu đồng, tăng 94 triệu (47,24%) so với năm
2016 Nguyên nhân của sự biến động hàng đang đi đường một phần do tình hình hoạt động kinh doanh của công ty đang dần đi vào ổn định bắt kịp được xu thế của thị trường
Nhìn chung tổng lượng hàng tồn kho của công ty co xu hướng tăng đều theo từng năm Năm 2014, con số này chỉ ở mức 892 triệu song đến năm 2015 con số này đã tăng lên gấp 5 lần đạt 4.023 triệu và tiếp tục tăng đều ở những năm sau Nguyên nhân là do nên kinh tế trong nước nói chung và ngành công nghệ nói riêng trong những năm vừa qua đã có sự khởi sắc, Với đặc thù của ngành công nghệ là luôn luôn đổi mới cho phù hợp và tiện ích hơn cho người tiêu dùng thì việc dự trữ quá nhiều hàng hóa sẽ dễ dẫn tới những sản phẩm tiêu thụ chậm có thể trở nên lỗi thời gây tồn động hàng hóa và khó có thể tiếp tục tiêu thụ Chính vì vậy việc HTK trong công ty có mức độ tăng đều hàng năm chỉ là để đáp ứng vừa đủ cho nhu cầu thị trường, cũng như thuận tiện trong tiêu thụ hàng hóa, tránh ứ đọng ế ẩm hàng hóa cũng như để thuận lợi cho việc nhập khẩu và tiêu thụ hàng hóa mới trong công ty.
2.2.2.2 Phân tích tốc độ chu chuyển hàng tồn kho của Công Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Vĩnh An Bắc Ninh giai đoạn năm 2015-2017
Bảng 2.3 Phân tích tốc độ chu chuyển hàng tồn kho của Công Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Vĩnh An Bắc Ninh giai đoạn năm 2015-2017 Đơn vị: 1.000.000 VNĐ
32.441 80.065 107.042 47.624 146,8 26.977 33,67 2.Tồn kho hàng hóa bình quân
(Nguồn: Báo cáo tài chính Công Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Vĩnh An Bắc
Biểu đồ 2.3: Hệ số vòng quay HTK giai đoạn 2015 – 2017
(Nguồn: Báo cáo tài chính Công Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Vĩnh An
Bắc Ninh giai đoạn năm 2015-2017)
Qua bảng phân tích và sơ đồ trên ta có thể thấy: Vòng quay hàng tồn kho tăng dần qua các năm Nguyên nhân do giá vốn hàng bán từ năm 2016 đến năm 2017 tăng đều, và mức tồn kho trung bình tăng đều theo từng năm Cụ thể là giá vốn hàng bán năm 2015 ở mức 32.441 triệu đồng, năm 2016 là 80.065 triệu đồng, tăng 47.624 triệu đồng (146,8%) so với năm 2015 Đến năm 2017 giá vốn hàng hóa đạt mức107.042 triệu đồng, tăng 26.977 triệu đồng (33.67%) so với cùng kì năm 2016.Trong khi đó thì mức tồn kho hàng hóa bình quân tăng đều theo các năm Cụ thể là tồn kho hàng hóa bình quân năm 2015 là 2.457,5 triệu đồng, tới năm 2016 tăng lên5.471 triệu đồng, tăng 3.013,5 triệu 122,6% so với 2015 Đến năm 2017 thì tồn kho hàng hóa bình quân có tăng nhẹ đạt 6.871,5 triệu đồng, tăng 1.400,5 triệu đồng
Mức tăng hay giảm của doanh thu (hay giá vốn hàng bán) và của hàng tồn kho ảnh hưởng đến hệ số vòng quay hàng tồn kho của công ty Khi doanh thu tăng (mức tồn kho không đổi) làm cho số vòng quay này tăng theo, tức là mức độ tiêu thụ hàng của doanh nghiệp tăng Ngược lại, khi doanh thu giảm (mức tồn kho không đổi) thì số vòng quay hàng tồn kho sẽ giảm, cho thấy mức tiêu thụ hàng của doanh nghiệp đang đang có tiến triển tốt, doanh nghiệp cần phát huy và nâng cao hơn nữa hiệu quả của hoạt động kinh doanh.
Doanh thu hay giá vốn hàng bán biến động song song với mức tồn kho tăng qua các năm, cho thấy doanh nghiệp kinh doanh đang được mở rộng Tuy nhiên, cần lưu ý tốc độ tăng trưởng cho đồng đều, tránh tình trạng bị trì trễ.
Biểu đồ 2.4: Tốc độ chu chuyển HTK giai đoạn 2015 – 2017
(Nguồn: Báo cáo tài chính Công Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Vĩnh An
Bắc Ninh giai đoạn năm 2015-2017)
Qua bảng phân tích và sơ đồ trên ta có thể thấy: Số ngày bình quân của vòng quay hàng tồn kho giảm dần giữa các năm Năm 2015 có số ngày bình quân của một vòng quay là 27 ngày, tức là cứ bình quân 27 ngày thì doanh nghiệp bán hết lượng hàng hóa trong kho và nhập lượng hàng mới về Năm 2016, với mức tồn kho trung bình khá cao nhưng số ngày bình quân của vòng quay HTK lại giảm xuống còn 25 ngày thì doanh nghiệp tiêu thụ hết lượng hàng tồn kho và nhập hàng mới. Năm 2017 cứ trung bình 23 ngày công ty tiêu thụ hết lượng hàng trong kho và tiến hành đặt hàng mới Nhìn chung thì số ngày bình quân của vòng quay hàng tồn kho của công ty trong giai đoạn 2015-2017 giảm đi, điều này cho thấy việc tiêu thụ hàng hóa của công ty đang tiến triển ngày một tốt Diều đó cũng cho thấy được việc quản trị hàng tồn kho của công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Vĩnh An Bắc Ninh đang được từng bước cải thiện.
Kết luận: Hệ số vòng quay HTK của công ty trong giai đoạn 2015-2017 tăng lên qua các năm nhưng nhìn chung tốc độ vòng quay hàng tồn kho trong công ty khá chậm Tuy nhiên, là một công ty kinh doanh về thiết bị và hóa chất thì đây cũng không phải là điều quá ngạc nhiên Song, sự chưa tách bạch giữa từng nhóm mặt hàng dễ gây ra nhầm lẫn về tốc độ vòng quay Tỷ trọng nhóm hàng trang thiết bị khá cao, khiến cho tốc độ vòng quay hàng tồn kho bị kéo dài Do đó, công ty cần phân tích và theo dõi các chỉ số này theo nhóm mặt hàng để tạo sự rõ ràng và kết quả có tính dự báo hơn.
2.2.3 Phân tích đánh giá nhân tố ảnh hưởng tới quản trị hàng tồn kho của công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Vĩnh An Bắc Ninh
2.2.3.1 Phát triển bảng hỏi và thang đo
Đánh giá kết luận về công tác quản trị hàng tồn kho của Công Ty TNHH Sản Xuất và Thương Mại Vĩnh An Bắc Ninh
2.3.1 Kết luận qua nghiên cứu quản trị hàng tồn kho của Công Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Vĩnh An Bắc Ninh
Trong thời gian qua, dù tình hình thị trường có nhiều khó khăn, song công ty vẫn đạt được một số thành tích như:
Công ty căn cứ vào mục tiêu chiến lược kinh doanh của mình để đề ra các chính sách quản trị hàng tồn kho hợp lý Công ty có chiến lược dự trữ hàng hóa hợp lý do vậy, trong thời gian qua không xảy ra tình trạng thiếu hàng hóa cung cấp ra bên ngoài thị trường Công ty giữ được uy tín và có mối quan hệ tốt đẹp với bạn hàng.
Công ty đã thiết lập cơ sở vật chất hệ thống kho đạt tiêu chuẩn và có bộ phận riêng làm công tác kho nhằm quản lý tốt các sản phẩm trong kho Bên cạnh đó công ty cũng áp dụng phần mềm vào khâu quản lý kho như hệ thống giám sát, quản lý kho hàng, sản phẩm dựa trên máy vi tính, qua đó giúp tiết kiệm thời gian trong việc quản lý xuất, nhập hàng vào kho, giúp cho công tác quản lý kho được tốt hơn.
Công ty đã liên tục nâng cấp hệ thống kho, đổi mới trang thiết bị giảm tới tối đa tình trạng sản phẩm bị hư hỏng do tác động của yếu tố môi trường gây ra biến đổi về chất lượng và giảm giá trị hàng hóa trong kho.
Công ty cũng đề ra quy định về bảo toàn sản phẩm, công tác lưu trữ và bảo quản sản phẩm trong kho một cách cụ thể như:
Việc sắp xếp hàng hóa đảm bảo an toàn, thuận lợi cho việc vận chuyển và kiểm tra.
Thủ kho và các nhân viên trong kho phải tiến hành sắp xếp sản phẩm, hàng hóa trong kho, đảm bảo chất lượng hàng hóa, hàng hóa cần phải chống ẩm, có không gian rộng, tránh va chạm làm xây xước sản phẩm.
Nơi cất giữ hàng hóa cũng chính là nơi trưng bày hàng hóa, vì thế nó phải được trang trí một cách thẩm mỹ, an toàn.
Khi phát hiện hàng hóa xuống cấp, kém chất lượng phải lập báo cáo không phù hợp và tách riêng hàng ra.
Trước khi ra về phải kiểm tra lại kho, các thiết bị phòng trộm, cháy nổ… phải chắc chắn có bảo vệ ở đó mới về.
Các quá trình vể quản trị mua hàng và hàng hóa tại kho của công ty được tiến hành rất tốt, đảm bảo được các chuẩn mực về các chính sách quản trị hàng tồn kho của công ty Với đội ngũ công nhân viên trong các bộ phận của công ty giỏi chuyên môn và giàu kinh nghiệm đã giúp cho công tác này đạt hiệu quả cao, tránh được các tình trạng thiếu xót trong việc kiểm kê mua hàng và xuất hàng trong kho.
2.3.2 Các phát hiện qua nghiên cứu quản trị hàng tồn kho của công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Vĩnh An Bắc Ninh
Qua nghiên cứu và phân tích số liệu ta nhận thấy rằng các yếu tố môi trường bên trong (Quy chế, quyết định; tổ chức; nguồn nhân lực; công nghệ) đều không gây ảnh hưởng tới hoạt động quản trị hàng tồn kho của công ty TNHH Sản Xuất và Thương Mại Vĩnh An Bắc Ninh Quản trị hàng tồn kho của công ty chủ yếu do các yếu tố bên ngoài tác động tới Điều này cũng cho thấy rằng việc thích nghi và xử lý các yếu tố đến từ bên ngoài doanh nghiệp của Công Ty TNHH Sản Xuất và Thương Mại Vĩnh An Bắc Ninh khá kém Công ty cần có nhưng biện pháp và định hướng cụ thể để có thể dễ dàng thích nghi với những thay đổi của những yếu tố bên ngoài doanh nghiệp Cụ thể công ty bị ảnh hưởng bởi các yếu tố sau:
- Môi trường cạnh tranh: Công ty bị ảnh hưởng khá mạnh của Tình hình lạm phát và cạnh tranh trong giá cả hàng hóa Điều này cho thấy tính cạnh tranh của công ty chưa được tốt
- Môi trường tự nhiên: Công ty bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi theo mùa trong năm từ sản xuất hàng hóa tới việc cung ứng hàng hóa.
- Môi trường pháp luật: Sự thích ứng của doanh nghiệp với pháp luật chưa được tốt lắm, công ty không thay đổi và nắm bắt được tình hình pháp luật của nhà nước, điều này cũng cho thấy năng lực và tầm nhìn của nhà quản trị chưa được sáng suốt Việc tuân thủ những chính sách quản trị hàng tồn kho của nhà nước cũng chưa được tốt.
- Công nghệ: Về công nghệ thì tốc độ phát triển của kỹ thuật – công nghệ không làm ảnh hưởng tới quản trị hàng tồn kho của công ty nhưng khả năng tiếp cận công nghệ mới và chi phí bỏ ra để có được công nghệ mới thì công ty không thể đáp ứng được Chính vì thế nên công ty không theo kịp được sự phát triển công nghệ Điều này là một rào cản cho sự phát triển của công ty Chính vì thế cần phải có một đường lối chính sách hợp lý để công ty có thể tiếp cận nhanh chóng với sự phát triển công nghệ bên ngoài.
CÁC PHÁT HIỆN QUA NGHIÊN CỨU VÀ HƯỚNG GIẢI QUYẾT CỦA HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO Ở CÔNG TY
Định hướng phát triển về quản trị hàng tồn kho tại Công Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Vĩnh An Bắc Ninh trong các năm tới
Trong thời gian hoạt động và phát triển, Công ty đã tạo dựng được uy tín riêng và đạt được nhiều thành tích tốt trong hoạt động kinh doanh Chính vì vậy để vẫn duy trì được sự phát triển của công ty thì cần có những mục tiêu hết sức rõ ràng trong ngắn hạn và dài hạn.
3.1.1 Định hướng phát triển của Công Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Vĩnh An Bắc Ninh
Trong thời gian sắp tới công ty đang cố gằng nỗ lực tìm kiếm và mở rộng phát triển thị thường và nâng cấp hệ thống kho bãi, mạng lưới phân phối ra khắp các tỉnh, thành phố trong cả nước mà trọng tâm là thị trường miền bắc với trung tâm là Thành Phố Hồ Nội Đây là 1 thị trường rộng lớn và hứa hẹn nhiều tiềm năng nhưng cũng đầy thử thách Đến năm 2025, Công Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Vĩnh An Bắc Ninh sẽ sớm trở thành một công ty đứng đầu trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh thiết bị vật tư lĩnh vực xây dựng nói chung Hoạt động của công ty đồng đều dựa trên nền tảng cân bằng xây dựng, thương mại và dịch vụ xây dựng cùng phát triển.
Khi sản xuất xuất hiện thì tồn kho cũng xuất hiện theo Sản xuất và tồn kho luôn đồng hành cùng nhau, không tách rời Công Ty TNHH Sản Xuất Và ThươngMại Vĩnh An Bắc Ninh luôn đề cao tư duy này và định hướng quản trị tồn kho theo hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty đánh giá cao vai trò của tồn kho Công ty xác định phải luôn cân nhắc một mức độ tồn kho hợp lý cân đối chi phí, đảm bảo sản xuất diễn ra liên tục, không làm giảm mất hay giảm doanh số bán
Do vậy, các phương án kinh doanh cần được xem xét và tính toán rất chi tiết , toàn diện và trên nhiều khía cạnh theo hướng tối ưu hóa, giảm thiểu rủi ro và phát triển bền vững Khi lập phương án kinh doanh, các yếu tố pháp lý, thông lệ và phong tục tập quán, các quy định và đặc thù của từng ngành, lĩnh vực, vùng, địa phương khác nhau cần tính đến và phản ánh toàn diện trên văn bản.
Nhìn tổng quan ta thấy rằng quản trị hàng tồn kho đang được rất nhiều công ty chú trọng và không ngừng tìm ra những biện pháp để quản trị tốt tồn kho. Đối với nền kinh tế đang phát triển hiện nay công ty không ngừng đáp ứng được yêu cầu của nền kinh tế Với những thuận lợi sẽ giúp cho công ty ngày càng phát triển chính sách quản lý tốt hàng tồn kho tạo điều kiện cho công ty không chỉ phát triển mà đem lại hiệu quả kinh tế cho công ty. Để gia tăng hiệu quả quản trị hàng tồn kho, công ty xác định các phương hướng:
- Mở rộng và phát triển quy mô sản xuất kinh doanh, phát triển các hình thức cung ứng tiến bộ, áp dụng các kênh phân phối hợp lý để làm giảm đáng kể chi phí hàng tồn kho ở công ty.
- Cải tiến và thay đổi cơ cấu hàng hóa tồn kho bằng cách giảm phần tồn kho sản xuất.
- Phát triển và mở rộng hệ thống phân phối gián tiếp, hình thành thêm các chi nhánh, đại lý để giảm lượng tồn kho tập trung.
- Đảm bảo thông suốt đầy đủ những thông tin cần thiết về tồn kho của công ty, áp dụng các phương pháp tính toán hiện đại trong quản lý và kiểm tra hàng hóa tồn kho.
- Tạo cơ chế năng động và có hiệu quả trong việc khai thác và sử dụng hàng hóa ứ đọng ở công ty.
Các giải pháp đề xuất nhằm giải quyết các vấn đề về quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Sản Xuất và Thương Mại Vĩnh An Bắc Ninh
3.2.1 Một số kiến nghị đối với công ty TNHH Sản Xuất và Thương Mại Vĩnh An Bắc Ninh để nâng cao hiệu quả quản trị hàng tồn kho
3.2.1.1 Các giải pháp về chính sách mua hàng tồn kho
- Giải pháp mua hàng theo thời điểm
Thời điểm mua hàng có ảnh hưởng đến giá cả, chi phí vận chuyển, chi phí đảm bảo tồn kho Chính sách mua hàng có thể diễn ra tức thì hoặc mua trước Với mỗi cách đều có ưu thế riêng:
Chính sách mua hàng tức thì: khi sử dụng chính sách này công ty có nhiều lợi ích khi tình hình giá cả hàng hóa đang có xu hướng giảm Số lượng hàng hóa mua vào chỉ cần đủ cho hoạt động sản xuất của công ty Vì lượng hàng hóa mua đến đâu phục vụ cho hoạt động sản xuất đến đó nên tiết kiệm được một khoản chi phí tồn kho rất lớn.
Chính sách mua trước hay đặt mua: thường mua với số lượng lớn, vượt quá nhu cầu sản xuất hiện tại nhưng không vượt quá nhu cầu dự báo trong tương lai.Chính sách mua trước đem lại nhiều lợi thế khi công ty dự báo được giá mua hàng hóa trong tương lai sẽ tăng, vì vậy mua trước sẽ được hưởng mức giá thấp, tiết kiệm được chi phí mua hàng Tuy nhiên, lượng hàng hóa tồn kho lúc này sẽ tăng lên nên công ty cần cân nhắc giữa tăng chi phí tồn kho và lợi thế giá thấp.
- Giải pháp mua hàng theo quy mô
Với các đơn đặt hàng có quy mô lớn thì doanh nghiệp sẽ được nhà cung cấp và đơn vị vận tải giảm giá khi mua Có hai chính sách giảm giá mà dựa vào đó các nhà quản trị có thể tận dụng để giảm chi phí tồn kho với mức thấp nhất đó là: chính sách giảm giá vì lượng toàn phần và chính sách giảm giá vì lượng từng phần.
Chính sách giảm giá vì lượng toàn phần: công ty sẽ được hưởng những ưu đãi về giá cho tất cả các đơn hàng vượt quá giới hạn xác định.
Chính sách giảm giá từng phần: nhà cung cấp đưa ra nhiều mức quy mô hàng hóa ứng với từng mức giảm giá nhất định, quy mô càng lớn, mức độ giảm giá càng cao.
3.2.1.2 Giải pháp về nghiệp vụ mua hàng
Việc lựa chọn nguồn hàng là rất quan trọng Nếu nhập hàng từ một nguồn hàng có chất lượng, uy tín công ty sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí liên quan như: chi phí kiểm định, chi phí hao tổn vô hình, Do vậy, ngay từ lúc thiết lập kế hoạch kinh doanh, ban lãnh đạo công ty phải xác định nguồn hàng một cách thận trọng, chính xác.
Công ty nên tập trung hàng của một nhà cung cấp, tránh nhập rải rác từ nhiều nơi, Việc nhập tập trung tận dựng được nhiều lợi thế như giảm chi phí vận chuyển, giảm giá hàng khi công ty mua với số lượng lớn.
Khi hàng về nhập kho, ngoài việc kiểm tra chất lượng hàng, công ty nên tổng kết, đưa ra những nhận định chung về hoạt động mua hàng của lần nhập này, từ đó so sánh với lần nhập trước đó, tìm ra những sai sót và rút kinh nghiệm cho lần nhập sau.
3.2.1.3 Giải pháp thanh lý hàng dư thừa, kém chất lượng
Hàng dư thừa và chất lượng kém là lượng hàng hóa chiếm vốn tồn đọng lớn trong hoạt động quản trị hàng tồn kho Hàng hóa dư thừa là những hàng hóa mà nhu cầu sử dụng của nó không dự đoán trước trong một khoảng thời gian nhất định hợp lý, thường là 2 năm Hàng hóa mất phẩm chất là những hàng hóa quá hạn, chất lượng không còn đảm bảo.
Trong quản lý hàng tồn kho, công ty nên thường xuyên điều tra xem xét thực trạng, nên lập danh sách chi tiết tên hàng và số lượng hàng dư thừa cũng như hàng mất phẩm chất Sau đó công ty nên thanh lý số lượng hàng này bằng cách bán đấu giá hoặc chào bán cho những khách hàng có quan tâm Từ đó, công ty thu về một khoản tài chính có thể bù đắp lại khoản chi phí bỏ ra cho hoạt động tồn kho, đồng thời công ty cũng giải phóng được một lượng vốn tồn đọng nhất định để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh khác Tuy nhiên công ty vẫn phải chịu một khoản tổn thất nhất định, vì giá trị thu lại không thể bù đắp hoàn toàn chi phí bỏ ra ban đầu.
3.2.1.4 Giải pháp về việc xử lý thông tin
Trong kinh doanh, thông rất quan trọng Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, thông tin đều quý giá, thông tin chính xác được coi là tài sản vô hình Việc khai thác, nắm bắt, xử lý thông tin chuẩn xác sẽ góp phần xây dựng lên kế hoạch kinh doanh của công ty.
Trong hoạt động quản trị hàng tồn kho, nhà quản trị đều nắm bắt thông tin về thị trường, giá cả, nhu cầu, rõ ràng, chính xác sẽ có cơ sở để hoạch định một chiến lược tồn kho phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh Vì vậy, để có thể có những thông tin chính xác, công ty phải xây dựng được một đội ngũ nhân viên am hiểu thị trường, ngành nghề kinh doanh, có khả năng phân tích, xử lý thông tin.
3.2.1.5 Giải pháp về kiểm tra tồn kho
Hàng hóa, nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả sản xuất kinh doanh của công ty, nó quyết định chất lượng của sản phẩm tạo ra cũng như uy tín của công ty Sử dụng mô hình kiểm tra thường xuyên sẽ hạn chế tối đa hàng hóa mất phẩm chất và sự hao hụt Ngoài ra nên áp dụng thêm hình thức kiểm tra định kỳ, thường là theo quý và kiểm tra đột suất để khắc phục sự chủ quan, nhàm chán trong công việc của nhân viên.
Chính phủ tạo điều kiện thuận lợi hơn về môi trường hoạt động cho các doanh nghiệp trong nước trong nền kinh tế mở cửa và hội nhập, Việt Nam đã gia nhập khối kinh tế, thương mại như: ASEAN, APEC và tổ chức WTO, việc gia nhập này sẽ đem lại cho công ty rất nhiều cơ hội tuy nhiên cũng có không ít những thách thức Các doanh nghiệp Việt Nam ý thức được tầm quan trọng của việc gia nhập các tổ chức kinh tế và đã sẵn sang cho những bước chuẩn bị khi bước vào sân chơi rộng lớn này Để có thể đứng vững và phát triển được trong môi trường này cần có rất nhiều sự ủng hộ từ chính phủ. Những thách thức này đòi hỏi phải có sự đổi mới mạnh mẽ trên lĩnh vực sản xuất, quản lý kinh doanh và quản lý nhà nước Hiện nay hệ thống pháp luật của Việt Nam chưa hoàn chỉnh, chưa tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của các doanh nghiệp Chính phủ nên sớm hoàn thiện hệ thống pháp luật đặc biệt là luật doanh nghiệp và luật thuế, tạo nên sân chơi bình đẳng cho tất cả các thành phần kinh tế phát triển.
