Tính cấp thiết của đề tài
Trong cơ chế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của nhà nước hiện nay, cạnh tranh giữa các doanh nghiệp diễn ra ngày càng gay gắt và khốc liệt Vì vậy để có thể tồn tại và phát triển, mọi doanh nghiệp phải hoàn toàn chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tự quyền quyết định và chịu mọi kết quả từ hoạt động kinh doanh của mình Mặt khác mỗi doanh nghiệp là một bộ phận của nền kinh tế quốc dân, để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, đòi hỏi các doanh nghiệp chú trọng đến thực trạng và xu thế động của môi trường kinh doanh trong nước và trong khu vực Môi trường kinh doanh ngày càng được mở rộng, tính chất cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ,đòi hỏi doanh nghiệp phải biết nắm thời cơ, cơ hội kinh doanh dám đương đầu với những thử thách, dám mạo hiểm và chủ động đối phó với những rủi ro để từ đó có chỗ đứng trên thị trường và từng bước khẳng định mình Kiểm soát trong kinh doanh là một công cụ để đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu của doanh nghiệp trong đó tối đa hóa lợi nhuận là một mục tiêu hàng đầu, kiểm soát đóng vai trò rất lớn và ảnh hưởng đến thành bại của doanh nghiệp.
Công ty TNHH thương mại công nghệ HDC là một doanh nghiệp chuyên hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ mạng viễn thông Mobifone, sản xuất, sửa chữa đồ điện tử, điện thoại, kinh doanh văn phòng phẩm - phục vụ nhu cầu thiết yếu của con người Trong tương lai lĩnh vực viễn thông và điện tử gắn liền với sự phát triển của đất nước, con người ngày càng hiện đại thì nhu cầu các dịch vụ này càng nhiều hơn.
Chính vì thế để hoạt động kinh doanh của Công ty đạt được kết quả cao thì Công ty cần phải xây dựng được một hệ thống kiểm soát phù hợp, đáp ứng được mục tiêu phát triển toàn diện của doanh nghiệp.
Nhận thức tầm quan trọng của công tác kiểm soát trong doanh nghiệp cùng với những khó khăn của Công ty TNHH Thương mại công nghệ HDC, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát tại Công ty TNHH Thương mại công nghệ
HDC” làm khóa luận tốt nghiệp của mình Qua đề tài em hy vọng có thể đóng góp được phần nào vào nâng cao công tác kiểm soát nói riêng và quản trị nói chung củaCông ty.
Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài
Đây là một đề tài mang tính thực tiễn cao, phù hợp với mục đích và định hướng phát triển của công ty TNHH thương mại công nghệ HDC Đã có một số công trình khoa học nghiên cứu về việc hoàn thiện công tác kiểm soát trong doanh nghiệp như:
- Luận văn tốt nghiêp: “Hoàn thiện công tác kiểm soát tại công ty TNHH nội thất Thành Phát” của sinh viên Nguyễn Xuân Thái, đại học Thương Mại Luận văn chủ yếu nói về thực trạng công tác kiểm soát nhân sự tại công ty TNHH nội thất Thành Phát Chưa đi sâu vào nghiên cứu công tác kiểm soát bán hàng trong công ty.
Và đưa ra các biện pháp để hoàn thiện công tác kiểm soát nhân sự tại công ty.
- Luận văn tốt nghiệp: “ Hoàn thiện công tác kiểm soát của xí nghiệp may xuất khẩu Thanh Trì Hapro” của sinh viên Mai Quang Tuấn, Đại học Thương Mại Luận văn đi sâu vào vấn đề thực trạng công tác kiểm soát trong doanh nghiệp và đặc biệt đi sâu vào công tác kiểm soát hoạt động xuất khẩu tại công ty Đưa ra các biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt đông kiểm soát và kiểm soát xuất khẩu trong Xí nghiệp may Thanh Trì Hapro.
- Luận văn tốt nghiệp “Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại công ty TNHH sản xuất và thương mại tổng hợp Cao Sơn” của sinh viên Nguyễn Thị Hồng Huyền, Đại học Thương Mại Đề tài đưa ra thực trạng công tác kiểm soát bán hàng tại doanh nghiệp và các biện pháp để hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng Tuy nhiên vẫn còn nhiều hạn chế về nhận thức các vấn đề và chưa giải quyết triệt để các vấn đề đưa ra.
Trong công ty TNHH thương mại công nghệ HDC, việc hoàn thiện công tác kiểm soát là việc vô cùng cấp bách nhằm nâng cao các chức năng quản trị, giúp doanh nghiệp đi đúng định hướng kinh doanh và phát triển bề vững Nên đề tài nghiên cứu : “Hoàn thiện công tác kiểm soát tại công ty TNHH thương mại công nghệ HDC” là một đề tài đúng đắn và cần thiết.
Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu những vấn đề lý luận, nội dung và công tác kiểm soát trong doanh nghiệp.
Từ đó phân tích và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát của Công ty TNHH Thương mại công nghệ HDC Phân tích và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát bán hàng và đội ngũ nhân viên bán hàng tại công ty TNHH thương mại công nghệ HDC. Đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát của Công tyTNHH Thương mại công nghệ HDC
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp duy vật lịch sử làm cơ sở để dưa ra hệ thống kiểm soát lâu dài về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đòi hỏi phải nghiên cứu đầy đủ, toàn diện các yếu tố của môi trường kinh doanh bên ngoài cũng như bên trong doanh nghiệp để nhận ra xu thế tất yếu của doanh nghiệp trên thị trường.
Phương pháp cụ thể: Phương pháp điều tra, phương pháp phỏng vấn để trình bày kết quả nghiên cứu cụ thể, rõ ràng Phương pháp thu thập thông tin qua phân tích tài liệu, việc tiến hành các nghiên cứu thu thập các tài liệu có liên quan như là: giáo trình, sách báo, tạp chí, các thông tin đại chúng và các báo cáo hoạt động kinh doanh của công ty trên cơ sở đó tổng hợp, so sánh, phân tích và rút ra kết luận.
Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và danh mục tài liệu tham khảo, khóa luận chia làm 3 chương:
Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác kiểm soát trong doanh nghiệp
Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát tại công ty TNHH thương mại công nghệ HDC
Chương 3: Đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát tại công tyTNHH thương mại công nghệ HDC
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT TRONG
Các khái niệm có liên quan
1.1.1 Khái niệm quản trị và các chức năng quản trị trong doanh nghiệp
Khái niệm quản trị: Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức (Management Angelo Kinicki, Williams.Mc Graw Hill Irwin – New York 2006)
- Quản trị là hoạt động của một hay một số người nhằm phối hợp các hoạt động của người khác để đạt được mục tiêu.
- Sự phối hợp các hoạt động được thực hiện thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các nguồn lực của tổ chức.
- Quá trình hoạt động đòi hỏi sử dụng nhân tài, vật lực để đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả nhất.
Các chức năng quản trị bao gồm: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát.
Hoạch định: Là quá trình xác định mục tiêu những phương pháp (biện pháp) và phương tiện để đạt được mục tiêu Hoạch định là chức năng đầu tiên và mọi chức năng khác đều phụ thuộc vào nó
Tổ chức: Là chức năng thiết kế cơ cấu bộ máy, tổ chức công việc và phân quyền Những công việc cần phải làm của tổ chức bao gồm: xác định những công việc phải làm, các hoạt động trong tổ chức diễn ra như thế nào, hình thành mối quan hệ giữa các bộ phận, hệ thống quyền hành trong tổ chức
Lãnh đạo: Là gây ảnh hưởng, thúc đẩy, hướng dẫn, động viên người thừa hành thực hiện nhiệm vụ trên cơ sở hiểu rõ động cơ, hành vi của họ bằng phong cách lãnh đạo phù hợp để đạt mục tiêu.
Kiểm soát: Là quá trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã được xác định.
1.1.2 Vai trò của kiểm soát
Kiểm soát giúp nhà quản trị nắm được tiến độ và chất lượng thực hiện công việc của các cá nhân, bộ phận trong tổ chức.
Kiểm soát tạo ra chất lượng tốt hơn cho mọi hoạt động trong tổ chức.
Kiểm soát giúp nhà quản trị đối phó kịp thời với những thay đổi của môi trường. Kiểm soát giúp cho các tổ chức thực hiện đúng các chương trình, kế hoạch với hiệu quả cao.
Kiểm soát tạo thuận lợi thực hiện tốt việc phân quyền và cơ chế hợp tác trong tổ chức.
Kiểm soát là một hệ thống phản hồi quan trọng đối với công tác quản trị Chính nhờ hệ thống phản hồi này mà các nhà quản trị biết rõ được thực trạng của tổ chức mình, những vấn đề trọng tâm cần phải giải quyết, từ đó chủ động tìm các biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm đạt được mục tiêu đã xác định.
Kiểm soát là chức năng quan trọng trong hoạt động quản trị, mặc dù quy mô của đối tượng kiểm soát và tầm quan trọng của chức năng này thay đổi tùy thuộc vào từng cấp bậc quản trị song phải khẳng định rằng kiểm soát là một chức năng cơ bản đối với mọi cấp quản trị.
Các nội dung của vấn đề nghiên cứu
1.1.1.1 Theo thời gian tiến hành kiểm soát
- Kiểm soát trước: Là kiểm soát được tiến hành trước khi công việc bắt đầu nhằm ngăn chặn các vấn đề có thể xảy ra, cản trở cho việc thực hiện công việc.
- Kiểm soát trong: Là kiểm soát được thực hiện trong thời gian tiến hành công việc nhằm giảm thiểu các vấn đề có thể cản trở công việc khi chúng xuất hiện
- Kiểm soát sau: Là kiểm soát được tiến hành sau khi công việc được hoàn thành nhằm điều chỉnh các vấn đề xảy ra.
1.1.1.2 Theo tần suất các cuộc kiểm soát
- Kiểm soát liên tục:Là kiểm soát được tiến hành thường xuyên, liên tục trong mọi thời điểm với cấp dưới, mọi khâu và trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.
- Kiểm soát định kỳ:Là kiểm soát được thực hiện theo kế hoạch đã dự kiến trong mỗi thời kỳ nhất định.
- Kiểm soát đột xuất: Là kiểm soát được tiến hành tại thời điểm bất kỳ, không theo kế hoạch.
1.1.1.3 Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm soát
- Kiểm soát toàn bộ: Là kiểm soát được tiến hành trên tất cả các lĩnh vực hoạt động, các bộ phận, các khâu, các cấp nhằm đánh giá tổng quát mức độ thực hiện các mục tiêu chung.
- Kiểm soát bộ phận: Là kiểm soát được thực hiện đối với từng lĩnh vực hoạt động, từng bộ phận, từng khâu, từng cấp.
- Kiểm soát cá nhân: Là kiểm soát được thực hiện với từng người trong doanh nghiệp.
1.2.1.4 Theo đối tượng kiểm soát
- Kiểm soát cơ sở vật chất kỹ thuật: Là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá tình hình cơ sở vật chất kỹ thuật của tổ chức như đánh giá thực trạng nhà xưởng, máy móc, thiết bị.
- Kiểm soát con người: Là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá con người trên các mặt: năng lực, tính cách, kết quả thực hiện công việc, tình thần trách nhiệm, sự thoả mãn đối với công việc…
- Kiểm soát thông tin: Là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá chất lượng của thông tin trong hoạt động của tổ chức.
- Kiểm soát tài chính: Là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá tình hình tài chính của tổ chức như đánh giá ngân sách, công nợ…
Kiểm soát trong doanh nghiệp bao gồm bốn giai đoạn có liên quan chặt chẽ và ảnh hưởng đến nhau đó là:
Sơ đồ 1: Quy trình kiểm soát
Có sai lệch a Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát
Tiêu chuẩn kiểm soát là những chỉ tiêu thực hiện nhiệm vụ mà dựa vào đó doanh nghiệp có thể đo lường và đánh giá những kết quả thực tế của hoạt động.
○ Các tiêu chuẩn định lượng như:
- Số lượng sản phẩm dịch vụ
Tiếp tục hoạt động và công nhận kết quả
So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát Đo lường kết quả hoạt động
Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát
Tiến hành điều chỉnh theo tiêu chuẩn
- Số lượng phế phẩm của kỳ sản xuất
- Số giờ làm việc thực tế
- Sô lượng nhân viên được đào tạo chuyên sâu
○ Các tiêu chuẩn định tính như:
- Ý thức trách nhiệm của các trưởng bộ phận.
- Lòng trung thành đối với doanh nghiệp
- Mức độ thực hiện kỷ luật công ty.
- Khả năng lãnh đạo của nhà quản trị.
Các tiêu chuẩn định tính khó xác định bằng lượng nhưng được đặt ra để kiểm soát xem mỗi hành động có đúng với đường lối mục tiêu không.
Các quy tắc cần chú ý khi xác định các tiêu chuẩn kiểm soát:
- Tiêu chuẩn và mục tiêu
- Tiêu chuẩn và dấu hiệu thường xuyên
- Tiêu chuẩn và quan sát tổng hợp
- Tiêu chuẩn và trách nhiệm
- Xác định mức tiêu chuẩn
- Sử dụng các tiêu chuẩn định tính b Đo lường kết quả hoạt động
Căn cứ vào những tiêu chuẩn đã được xác định trong bước 1, tiến hành đo (đối với những hoạt động đang xảy ra hoặc đã xảy ra và kết thúc), hoặc lường trước (đối với những hoạt động sắp xảy ra) nhằm phát hiện sai lệch và nguy cơ sai lệch với những mục tiêu đã được xác định.
Yêu cầu đối với việc đo lường kết quả:
Các phương pháp đo lường kết quả:
Phương pháp đo lường bằng việc quan sát dữ kiện: Phương pháp này được tiến hành dựa vào các dữ kiện định lượng như số liệu thống kê, tài chính, kế toán để đo lường kết quả thực hiện.
Phương pháp đo lường bằng sử dụng dấu hiệu cho trước: Phương pháp này được thực hiện dựa vào những “triệu chứng” báo hiệu những vấn đề liên quan đến kết quả thực hiện công việc.
Phương pháp đo lường bằng việc quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân:
Phương pháp này được tiến hành thông qua việc nắm bắt tình hình thực hiện công việc trực tiếp từ đối tượng kiểm soát.
Dự báo: phương pháp này được thực hiện dựa trên những nhận định, phán đoán về kết quả thực hiên công việc. Điều tra: phương pháp này được tiến hành bằng cách xây dựng các phiếu điều tra để thăm dò ý kiến của các đối tượng có liên quan. c So sánh kết quả với tiêu chuẩn kiểm soát
Căn cứ vào kết quả đo lường, tiến hành so sánh kết quả hoạt động với tiêu chuẩn đã được xác định, từ đó phát hiện ra sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn, tìm nguyên nhân của sự sai lệch đó Sau đó tiến hành thông báo kết quả kiểm soát:
Các nhà quản trị cấp trên có liên quan.
Các bộ phận, cơ quan chức năng có liên quan. Đối tượng bị kiểm soát.
Kết quả kiểm soát: Bao gồm các số liệu, kết quả phân tích, tình hình thực hiện công việc…kèm theo đó là các đánh giá, nhận định.
Chênh lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn và nguyên nhân của chúng.
Dự kiến các biện pháp điều chỉnh nếu có sự sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn.
- Yêu cầu khi thông báo:
Phải đúng đối tượng d Tiến hành hoạt động điều chỉnh
Sau đo lường và thông báo kết quả, trong trường hợp cần thiết, cần phải tiến hành các hoạt động điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế, củng cố sự thống nhất giữ mục tiêu và tiến trình thực hiện.
Các hoạt động điều chỉnh:
- Điều chỉnh mục tiêu dự kiến: Nếu quá trình kiểm soát phát hiện ra vấn đề cho phép kết luận những mục tiêu đã được hoạch định là chưa đầy đủ, cần bổ sung hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế.
- Điều chỉnh chương trình hành động: Kết quả kiểm soát có thể cho thấy một số công việc có thể làm nhanh hơn, một số khác đòi hỏi thêm thời gian, cũng có thể thay đổi trình tự các công việc.
- Tiến hành hoạt động dự phòng: Nhằm chuyển hướng kết quả trong tương lai hoặc ảnh hưởng đến kết quả công việc giai đoạn sau.
Nhân tố ảnh hưởng đến công tác kiểm soát
- Yếu tố chính trị pháp luật: Mỗi quốc gia đều có những bộ luật riêng và đặc điểm tính chất của hệ thống pháp luật của mỗi nước phụ thuộc rất lớn vào trình độ phát triển kinh tế của từng nước Các yếu tố này chi phối mạnh mẽ đến mọi hoạt động của nền kinh tế và xã hội nước đó Chính vì vậy các yếu tố này cũng sẽ ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và ảnh hưởng tới kiểm soát là điều không thể tránh được Kiểm soát phải nằm trong khuôn khổ của pháp luật nhất là kiểm soát về nhân sự lại chịu sự chi phối rất lớn từ pháp luật quốc gia.
- Yếu tố về văn hoá xã hội: Văn hoá xã hội tạo nên bản sắc dân tộc của mỗi quốc gia Kiểm soát phải đảm bảo phù hợp với bản sắc đó.
Xu hướng vận động của các yếu tố văn hoá xã hội cũng thường xuyên phản ánh những tác động do những điều kiện về kinh tế và khoa học công nghệ mang lại Xu hướng đó sẽ ảnh hưởng tới kiểm soát.
- Yếu tố kinh tế: Hệ thống tài chính ngân hàng hiện đang phát triển rất mạnh, có ảnh hưởng trực tiếp tới tất cả các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp hoạt động kinh doanh thương mại Hệ thống tài chính ngân hàng ở Quốc Gia nào mà thông thoáng, dễ dàng thì nguồn vốn của doanh nghiệp sẽ tốt hơn vì vậy mà điều kiện phát triển kinh doanh tốt hơn, vai trò của kiểm soát sẽ bị ảnh hưởng và sẽ vận hành theo một hình thái khác so với khi hệ thống tài chính ngân hàng bất ổn và gây khó khăn cho doanh nghiệp.
Nguồn lực tài nguyên và giá cả: Với những quốc gia có nguồn lực dồi dào về tài nguyên thì giá cả sẽ rẻ hơn khi đó hoạt động kinh doanh và công tác kiểm soát cũng bớt bị áp lực về giá.
Sự ổn định của giá trị đồng tiền: Với những quốc gia có sự ổn định về tiền tệ thì chắc chắn công tác kiểm soát hoạt động kinh doanh sẽ dề dàng hơn so với nước có sự bất ổn về tiền tệ.
- Yếu tố khoa học công nghệ: Các yếu tố này có quan hệ chặt chẽ với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, trình độ khoa học công nghệ cao thì hoạt động sản xuất kinh doanh thuận lợi hơn Khi đó vai trò của kiểm soát cũng bớt đi Sự phát triển của khoa học công nghệ làm cho doanh nghiệp đạt được trình độ công nghiệp hoá cao, quy mô sản xuất tăng, tiết kiệm được chi phí sản xuất, hạ giá thành, chất lượng sản phẩm được đồng bộ và nâng cao Khi đó công tác kiểm soát sẽ nhẹ nhàng hơn vì chất lượng được đảm bảo, giảm chi phí kiểm soát.
- Môi trường tự nhiên: Các yếu tố như tài nguyên thiên nhiên, khí hậu ảnh hưởng đến lối sống, sinh hoạt của người dân (khách hàng của doanh nghiệp), ảnh hưởng đến nguồn lực đầu vào của doanh nghiệp và vấn đề ô nhiễm môi trường và trách nhiệm của doanh nghiệp Các nhân tố này ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cũng như ảnh hưởng đến công tác kiểm soát và kiểm soát bán hàng của doanh nghiệp.
1.3.2 Các nhân tố vi mô
- Nhà cung ứng: Nếu yếu tố tiêu thụ hàng hóa được coi là yếu tố quan trọng nhất quyết định sự sống còn của doanh nghiệp thì quá trình mua các yếu tố đầu như tài chính, lao động, hàng hóa, nguyên vật liệu, thông tin vào là cơ sở cho sự ổn định và bền vững của doanh nghiệp.Trong điều kiện môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, doanh nghiệp muốn đứng vững và mở rộng thị trường, tăng doanh thu và lợi nhuận thì phải lựa chọn nhà cung ứng đáp ứng hàng hóa và dịch vụ đầy đủ về số lượng, đảm bảo chất lượng, kịp thời về thời gian và giá cả ổn định Vì vậy doanh nghiệp cần chú trọng đến việc kiểm soát các nhà cung ứng của mình trên thị trường.
- Khách hàng: Là yếu tố quan trọng nhất, là người quyết định đầu ra và đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển Để cạnh tranh được trên thị trường doanh nghiệp phải tìm mọi cách để đáp ứng nhu cầu của khách hàng Vì vậy mà khách hàng là nhân tố quyết định ảnh hưởng đến toàn bộ các hoạt động hay quá trình công tác quản trị để thực hiện hoạt động đó nhất là đối với khâu kiểm soát
- Đối thủ cạnh tranh: Đối thủ cạnh tranh của các doanh nghiệp bao gồm có đối thủ cạnh tranh trực tiếp, gián tiếp hay đối thủ chủ yếu và thứ yếu, trước mắt và tiềm ẩn. Việc xác định được các đối thủ cạnh tranh trực tiếp của mình giúp cho doanh nghiệp có hướng hoạch định chính sách chiến lược và đối sách để tồn tại và tăng tính cạnh tranh Điều này có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình kiểm soát cũng như công tác quản trị của doanh nghiệp.
- Cơ quan quản lý nhà nước: Nhân tố này quyết định đến các chính sách, sách lược về phát triển đất nước, các quy định, thuế quan, hạn ngạch nhập khẩu, các luật định là cơ sở cho quá trình hoạch định kinh doanh của daonh nghiệp trên nguyên tắc phải đảm bảo pháp luật Doanh nghiệp cần chú ý đến nhân tố này để đảm bảo sự vững mạnh cho hoạt động kinh doanh của mình.
1.3.3 Các nhân tố thuộc môi trường bên trong doanh nghiệp
- Khả năng tài chính của doanh nghiệp: Thể hiện ở vốn kinh doanh của doanh nghiệp, lượng tiền mặt, ngoại tệ, cơ cấu vốn…Vốn là một yếu tố tổng hợp phản ánh sức mạnh của doanh nghiệp thông qua khối lượng (nguồn) vốn mà doanh nghiệp có thể huy động vào kinh doanh, khả năng phân phối có hiệu quả các nguồn vốn, khả năng quản lý có hiệu quả các chỉ tiêu: Vốn chủ sở hữu, vốn huy động, tỷ lệ tái đầu tư về lợi nhuận, khả năng trả nợ ngắn hạn và dài hạn, các tỷ lệ về khả năng sinh lời. Vốn là một yếu tố rất quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh vì thế nó sẽ ảnh hưởng rất nhiều trong công tác kiểm soát của doanh nghiệp.
- Tiềm năng con người: Trong kinh doanh (đặc biệt là lĩnh vực thương mại- dịch vụ) con người luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu đảm bảo thành công Chính con người với năng lực của họ đã sử dụng các nguồn lực khác của tổ chức như: vốn, công nghệ,… một cách có hiệu quả để mang đến lợi ích cho doanh nghiệp Vậy yếu tố con người có vai trò quyết định trong kiểm soát của doanh nghiệp thương mại
- Trình độ tổ chức quản lý: Mỗi doanh nghiệp là một hệ thống với những liên kết chặt chẽ với nhau nhằm hướng tới mục tiêu chung Để đạt được điều này doanh nghiệp phải đạt đến trình độ tổ chức quản lý tương ứng trên quan điểm tổng hợp, bao quát, tập trung vào những mối liên hệ tương tác của tất cả các bộ phận tạo nên sức mạnh tổng thể cho doanh nghiệp.
PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI CÔNG NGHỆ HDC
Khái quát về công ty TNHH thương mại và công nghệ HDC
2.1.1Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH thương mại công nghệ HDC
Tên công ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI CÔNG NGHỆ HDC
Tên giao dịch quốc tế: HDC TRADING TECHNOLOGY COMPANY LIMITED Tên viết tắt: HDC TRADING TECHONLOGY CO.,LTD
Trụ sở chính: Số 181 Xuân Thủy, phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy, Hà Nội Điện thoại: 84-4-
Email: trung@hdc3.com Website: hdc3.com Đại diện pháp lý: Giám đốc: NGUYỄN THÀNH CHUNG
Mã số doanh nghiệp: 0102596374 Đăng ký kinh doanh ngày: 02/01/2008 Tại: Phòng đăng ký kinh doanh số 2, Sở Kế Hoạch và Đầu Tư thành phố Hà Nội
Ngành nghề kinh doanh của công ty TNHH thương mại và công nghệ HDC
- Buôn bán linh kiện, điện tử, tin học, viễn thông.
- Buôn bán, sửa chữa điện thoại cố định, điện thoại di động, máy tính, truyền thông.
- Kinh doanh thẻ điện thoại.
- Tư vấn và cung cấp các giải pháp về mạng điện thoại di động, máy tính, truyền thông.
- Dịch vụ lữ hành nội địa, quốc tế và các dịch vụ phục vụ khách du lịch (không bao gồm kinh doanh phòng hát karaoke, vũ trường, quán bar).
- Vận chuyển hành khách, vận tải hàng hoá bằng đuờng bộ.
- Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh.
- Bán buôn, bán lẻ đồ điện gia dụng, đèn và bộ đèn điện, giường tủ, bàn ghế, nội thất.
- Bán buôn, bán lẻ: sách, báo, tạp chí, văn phòng phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh.
- Sản xuất và sửa chữa sản phẩm điện tử dân dụng, đồ điện dân dụng.
- Pho to, chuẩn bị tài liệu.
- Lắp đặt hệ thống thoát nước, lò sưởi và điều hoà không khí.
- Sản xuất và bán buôn, bán lẻ đồ uống không cồn, nước khoáng.
- Giáo dục nghề (Chỉ hoạt động sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép).
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty TNHH thương mại công nghệ HDC
Chức năng: Công ty TNHH thương mại công nghệ HDC là đơn vị cung cấp các giải pháp về mạng điện thoại dị động, máy tính, truyền thông, các dịch vụ sửa chữa đồ điện tử, dịch vụ lữ hành nội địa và các linh kiện điện tử, tin học, viễn thông, văn phòng phẩm… phục vụ cho nhiều khách hàng trên địa bàn Hà Nội
- Đầu tư sản xuất kinh doanh sản xuất có hiệu quả các mặt hàng sản phẩm dịch vụ
- Với phương châm “cung cấp các sản phẩm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng” HDC cam kết mang lại cho khách hàng sự thỏa mãn cao nhất bằng sự phục vụ nhiệt tình, chu đáo của đội ngũ nhân viên bán hàng và chăm sóc khách hàng.
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với người lao động, phân phối thu nhập hợp lý và chăm lo đời sống tinh thần cho người lao động.
2.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH thương mại công nghệ HDC
Sơ đồ 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH THƯƠNG MẠI CÔNG NGHỆ HDC
Chủ Tịch Hội Đồng Thành Viên
Ban Giám Đốc Điều Hành
Bộ Phận kinh doanh mạng mobifone, sim thẻ điện thoại
Bộ Phận kinh doanh văn phòng phẩm, photo
Bộ Phận sửa chữa, sản xuất điện tử
Bộ phận dịch vụ lữ hành, vận tải
Bộ phận lắp đăt lò sưởi, điều hòa Ban kiểm soát
- Ban Giám đốc: gồm có 3 người: 1 Giám đốc và 2 Phó giám đốc Giám đốc: ông Nguyễn Thành Chung, là đại diện pháp nhân cho doanh nghiệp, chịu mọi trách nhiệm đối với nhà nước và là người trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt đông sản xuất, kinh doanh trong doanh nghiệp CácPhó giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp theo sự uỷ quyền của Giám đốc; chịu trách nhiệm trước giám đốc và trước pháp luật về những công việc được uỷ quyền.
Bà Nguyễn Thanh Huyền- Phó giám đốc phụ trách công tác hành chính, nhân sự.
Bà Nguyễn Như Ngọc- Phó giám đốc phụ trách các hoạt động kinh doanh, dịch vụ.
- Ban kiểm soát: Ban kiểm soát của công ty gồm có 2 người do hội đồng thành viên bầu ra Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức dộ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê, lập báo cáo tài chính nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp của các cổ đông Ban kiểm soát độc lập với Ban Giám Đốc và Hội Đồng Quản Trị.
- Các bộ phận kinh doanh từng sản phầm có chức năng chung là:
▪ Thực hiện các chức năng: quan hệ, giao dịch, thương lượng, cung cấp các sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng.
▪ Lập kế hoạch cho các hợp đồng, đơn hàng, điều phối nhập, xuất hàng cho bộ phận của mình Trình lên Ban Giám Đốc phê duyệt và thực hiện.
▪ Theo dõi tình hình nhân sự, quản lý nhân viên của bộ phận, đảm bảo nguồn lực cho hoạt động kinh doanh diễn ra có hiệu quả
▪ Thống kê kết quả kinh doanh hàng tháng, hàng Quý gửi về ban Giám đốc.
Bộ phận kinh doanh mạng Mobifone và sim thẻ: Phụ trách các công việc liên quan đến cung cấp sản phẩm, dịch vụ về mạng cho khách hàng.
Bộ phận kinh doanh văn phòng phẩm, photo: Trực tiếp nhập, xuất, bán hàng cho khách hàng, tìm kiếm khách hàng tiềm năng Quản lý văn phòng phẩm của công ty và thực hiện các hoạt động tại công ty.
Bộ phận sửa chữa, sản xuất thiết bị điện tử: trực tiếp tuyển dụng, đào tạo nhân viên đảm bảo cho hoạt động của bộ phận mình Thực hiện các hoạt động sản xuất, sửa chữa cho khách hàng.
Bộ phận dịch vụ lữ hành, vận tải: Duy trì, phát triển quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ và tìm kiếm khách hàng.
Bộ phận lắp đặt lò suởi, điều hoà: Tìm kiếm khách hàng sử dụng dịch vụ Nhập các trang thiết bị cần thiết phục vụ hoạt động.
2.1.4 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH thương mại và công nghệ HDC trong 3 năm gần đây
Bảng 1: kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH THƯƠNG MẠI CÔNG NGHỆ HDC (đơn vị: đồng)
Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2011/2010 Năm 2012/2011
A 1 2 3 số tiền tỷ lệ (%) sô tiền tỷ lệ (%)
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 1.484.424.224 5.553.885.143 6.065.578.475 4.069.460.919 374,14 499.693.332 109
2 Các khoản giảm trừ doanh thu 0 0 0 0 0 0 0
3 Doanh thu thuần về bán hàng 1.484.424.224 5.553.885.143 6.053.578.475 4.069.460.919 374,14 499.693.332 109
5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 583.354.353 1.767.431.991 1.994.086.743 1.184.077.638 302,98 226.654.752 112,82
6 Doanh thu hoạt động tài chính 373.200 1.372.995 666.007 999.795 367,9 -706.988 48,508
8 Trong đó: Chi phí lãi vay 163.198.570 130.291.096 13.955.555 -32.907.474 79,836 -116.335.541 10,711
9 Chi phí quản lý kinh doanh 245.754.411 631.429.002 718.106.715 385.674.591 256,93 86.677.713 113,73
14 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (500+40) 364.854.570 1.004.338.898 1.261.358.466 639.484.328 275,27 257.019.568 125,59
15 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 91.213.643 251.084.725 315.339.617 159.871.082 275,27 64.254.892 125,59
16 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 273.640.928 753.254.174 946.018.850 479.613.246 275,27 192.764.676 125,59
(Ngu n: D a trên báo cáo tài chính năm 2012, 2011, 2010) ồn: Dựa trên báo cáo tài chính năm 2012, 2011, 2010) ựa trên báo cáo tài chính năm 2012, 2011, 2010)
Nhận xét: Dựa trên kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ta có thể thấy công ty TNHH thương mại công nghệ HDC luôn làm ăn có lãi trong ba năm
2010, 2011 và 2012 Và mức độ phát triển cũng tăng nhanh qua các năm Được thể hiện qua các chỉ tiêu doanh số và lơi nhuận.
- Doanh thu: Lấy năm 2010 làm mốc, doanh thu năm 2011 tăng 4,069,460,919 tăng 274, 14%, năm 2012 tăng 4,569,154,251 tăng tương ứng 307.81% Có thể thấy sự tăng trưởng rất nhanh của doanh nghiệp.Do công ty có sự đầu tư về các nguồn lực như: tài chính, trang thiết bị, nguồn nhân lực.
- Lợi nhuận sau thuế: Lấy năm 2010 làm mốc, lợi nhuận sau thuế năm 2011 tăng 479,613,246 tương ứng 175.27% Năm 2012 tăng 672,377,922 tương ứng tăng cao 244.72%. Đây là giai đoạn doanh nghiệp đang mở rộng hoạt động kinh doanh nên đầu tư khá nhiều cho mua sắm trang thiết bị, nhà kho, chi phí tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới Tốc độ tăng giá vốn bán hàng năm 2011 là 420%, năm 2012 là điều đó chứng tỏ công ty rất chú trọng đầu tư vào hoạt động bán hàng, tăng doanh thu Tuy nhiên tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu là 18.43% năm 2010, 13.56% năm 2011 và 15.62% là khá cao Điều đó chứng tỏ hoạt động kinh doanh có hiệu quả Năm 2011,
2012 công ty đầu tư nhiều vào các chi phí để nâng cấp máy móc, nâng cao trình độ nhân viên nên tuy doanh thu có cao nhưng tỷ lợi nhuận trên doanh thu có giảm đi so với năm 2010.
Tóm lại bảng kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm gần đây của công ty cho thấy: tổng doanh thu, lợi nhuận đều tăng nhanh qua các năm Điều đó chứng tỏ hoạt động kinh doanh của công ty không ngừng được mở rộng trong những năm gần đây Đó là những thành tích đáng kể của công ty, trong đó phải kể đến đội ngũ cán bộ nhân viên đã có ý thức xây dựng công ty, không ngừng nâng cao năng lực chuyên môn, chủ đông tìm kiếm các dịch vụ mới.
Phân tích và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát tại công ty TNHH thương mại công nghệ HDC
2.2.1 Kết quả phân tích dữ liệu sơ cấp
2.2.1.1 Kết quả điều tra trắc nghiệm
Tổng số phiếu điều tra trắc nghiệm về công công tác kiểm soát trong công ty TNHH thương mại công nghệ HDC:
Bảng 2: Kết quả điều tra trắc nghiệm tại công ty TNHH thương mại công nghệ HDC
STT Nội dung Phương án Số phiếu Tỷ lệ
1 Thời gian làm việc tại công ty
TNHH thương mại công nghệ
2 Công tác kiểm soát bán hàng trong công ty có quan trọng không
3 Đánh giá độ phức tạp của quy trình kiểm soát tại công ty
4 Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát tại công ty
5 Đánh giá độ chính xác các tiêu chuẩn kiểm soát tại công ty
6 Nhận xét của nhân viên về hệ Rất hiệu quả 3 20 thống kiểm soát của công ty hoạt động có hiệu quả không
7 Nhận xét về doanh thu bán hàng của công ty
Vượt mục tiêu 10 66,7 Đạt mục tiêu 4 26,6
(Nguồn: tác giả thu thập)
Kết quả điều tra trắc nghiệm cho thấy:
- Các nhân viên trong công ty có sự gắn bó lâu dài với công ty, điều đó thể hiện ở việc công ty mới đi vào hoạt động từ năm 2008 nhưng tỷ lệ nhân viên làm việc trên
3 năm chiếm tới 40% Đó là do chế độ đãi ngộ và môi trường làm việc của công ty tốt, có điều kiện cho nhân viên thăng tiến nên họ muốn gắn bó lâu dài với công ty
- Các nhân viên có nhận thức được tầm quan trọng của kiểm soát (66,7% ý kiến cho là công tác kiểm soát rất quan trọng) và công ty có sử dụng kệ thống kiểm soát trong toàn công ty: kiểm soát nhân sự, kiểm soát hàng Tuy nhiên theo dữ liệu cho thấy thì quy trình kiểm soát của công ty còn khá phức tạp và chưa tốt Thể hiện ở kết quả điều tra có tới 46,7% ý kiến cho là công ty có quy tình kiểm soát rất phức tạp, và 40% cho là phức tạp Có 46,7% ý kiến cho là công tác kiển soát chưa mang lại hiệu quả Điều này do nhiều nguyên nhân như: trình độ nhân viên còn hạn chế, sự thay đổi của môi trường, ngành nghề kinh doanh…
- Các tiêu chuẩn kiểm soát của công ty được đánh giá là chưa chính xác (60% ý kiến) Tuy nhiên hiệu quả công tác kiểm soát lại đạt mức trung bình và doanh thu bán hàng vẫn vượt chỉ tiêu do công ty đặt ra Điều này có thể do việc đề ra các chỉ tiêu còn thiếu thức tế và đánh giá thấp năng lực của công ty.
Qua phỏng vấn ông Nguyễn Thành Chung - Giám đốc công ty TNHH thương mại công nghệ HDC được biết công tác kiểm soát có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản trị của công ty Công ty đã xây dựng được hệ thống kiểm soát và kiểm soát bán hàng và hệ thống hiện đang đi vào hoạt động khá hiệu quả, giúp công ty đánh giá được tình hình kinh doanh và đưa ra được định hướng cho các hoạt động tiếp theo Việc thực hiện theo quy trình kiểm soát của công ty giúp nhân viên nhận thức được tầm quan trọng của công việc mình đang làm, và có ý thức hoàn thành nhiệm vụ trong từng quá trình để đạt kết quả cuối cùng cao nhất.
Trong quá trình kinh doanh trước công ty có khó khăn về việc xác định và đánh giá các tiêu chuẩn định tính vì đây là các tiêu chuẩn mang tính định tính, khó đánh giá chính xác, nên còn nhiều sai sót cần thay đổi
Quy trình kiểm soát hoạt động bán hàng của công ty gồm có 3 bước đó là :thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát, đánh giá hoạt động kiểm soát và tiến hành điều chỉnh. Quy trình này đơn giản và phù hợp với một doanh nghiệp nhỏ và mới thành lập như công ty TNHH thương mại công nghệ HDC.
Việc đánh giá thành tích nhân viên bán hàng được tiến hành theo 3 bước cơ bản đó là: ban lãnh đạo giao nhiệm vụ, tạo sự kỳ vọng công việc và kiểm soát theo dõi việc thực hiện công việc Các tiêu chuẩn đánh giá thành tích nhân viên bán hàng gồm có các tiêu chuẩn định tính như: doanh số bán hàng, lợi nhuận… ; các tiêu chuẩn định chất như: thái độ phục vụ, số lần trò chuyện với khách hàng, khả năng tự tổ chức công việc của nhân viên.
Các phương pháp đánh giá thành tích nhân viên bán hàng mà công ty đang sử dụng là: phương pháp đánh giá theo mức thang điểm và phương pháp ghi chép dữ liệu.
Hoạt động điều chỉnh bán hàng được diễn ra sau khi phát hiện ra các tồn tại trong doanh nghiệp, và điều chỉnh hàng tuần, hàng tháng, hàng quý Các cán bộ thường xuyên theo dõi để có kết quả chính xác và điều chỉnh kịp thời.
Hiện nay, khi nền kinh tế đang gặp khó khăn, ông Chung đã đưa ra một số biện pháp để công ty vẫn có thể tiêu thụ sản phẩm một cách hiệu quả đó là: Tăng cường đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường để xác định tốt nhu cầu khách hàng, từ đó có các định hướng cung cấp các sản phẩm phù hợp hơn Tăng chất lượng sản phẩm, dịch vụ nhằm thỏa mãn tốt nhất nhu cầu khách hàng Ngoài ra công ty còn đầu tư đào tạo, nâng cao kỹ năng nghiệp vụ của nhân viên và quán triệt về thái độ làm việc của nhân viên bán hàng để phục vụ nhu cầu khách hàng một cách tốt nhất.
2.2.2 Phân tích dữ liệu thứ cấp
2.2.2.1 Thực trạng công tác kiểm soát chung tại công ty TNHH thương mại công nghệ HDC
Hệ thống kiểm soát của công ty TNHH thương mại và công nghệ HDC cũng như rất nhiều công ty khác trong nền kinh tế quốc dân, mục đích của công tác kiểm soát là nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động xuyên suốt đảm bảo mục tiêu của tổ chức.
Công tác kiểm soát của công ty TNHH thương mại và công nghệ HDC được thực hiện như sau:
Trong quá trình thực hiện công tác kiểm soát của doanh nghiệp, công ty đã rất chú trọng đến việc thiết lập các tiêu chuẩn để kiểm tra bởi vì đây là căn cứ đánh giá mức độ hoàn thành công việc, làm cơ sở so sánh kết quả với mục tiêu đề ra Công ty TNHH thương mại công nghệ HDC chủ yếu xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát sau:
- Các tiêu chuẩn vật lý: Là các tiêu chuẩn liên quan đến việc đo lường phi tiền tệ và tiêu chuẩn chung ở các cấp tác nghiệp như cơ sở sản xuất, sửa chữa, các sản phẩm. Chúng có thể phản ánh các số liệu như: mẫu mã, chất lượng của hàng hóa…
- Các tiêu chuẩn về chi phí: Là các tiêu chuẩn được đo lường bằng tiền tệ Chúng gắn liền giá trị bằng tiền với các khoản phí hoạt động như chi phí cho từng loại sản phẩm, dịch vụ của công ty đều phải hợp lý phù hợp với khả năng của doanh nghiệp.
Các kết luận thực trạng về công tác kiểm soát tại công ty TNHH thương mại công nghệ HDC
2.3.1 Những thành công đạt được
Công ty đã xây dựng được một quy trình kiểm soát với đầy đủ các bước: xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát, đánh giá kết quả hoạt động bán hàng, điều chỉnh hoạt động bán hàng gắn liền với thực tế trong doanh nghiệp, tạo động lực cho nhân viên trong quá trình làm việc.
- Việc xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát, các mục tiêu kế hoạch, hướng tới trong năm luôn được nghiên cứu ngay từ đầu năm kinh doanh Các tiêu chuẩn được xây dựng cụ thể dựa trên kết quả đạt được của các năm trước
- Việc đánh giá kết quả bán hàng căn cứ theo các tiêu chuẩn đã xây dựng Việc đánh giá diễn ra công bằng và dựa trên kết quả thực tế Việc đánh giá giúp công ty thấy được mức độ hoàn thành mục tiêu công việc so với tiêu chuẩn đề ra Đánh giá được mặt mạnh, mặt yếu của công ty để từ đó có biện pháp điều chỉnh hợp lý.
- Hoạt động điều chỉnh được tiến hành ngay khi phát hiện ra các sai lệch Nhờ đó mà công ty đã đưa ra các biện pháp kịp thời đối phó với sự thay đổi nhanh chóng của môi trường kinh doanh Các biện pháp điều chỉnh được đưa ra dựa trên yêu cầu thực tế trong doanh nghiệp như điều chỉnh về nhân sự, điều chỉnh về các mục tiêu ban đầu, điều chỉnh về mặt hàng kinh doanh
Việc kiểm soát lực lượng bán hàng luôn được tiến hành liên tục và theo định kỳ nên nhà quản trị có thể theo dõi được tình hình bán hàng của nhân viên qua kết quả bán hàng
- Hệ thống các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên khá rõ ràng, để nhân viên có thể nhận thức và hoàn thành nhiệm vụ của mình Bao gồm đầy đủ các tiêu chuẩn định lượng và định chất để có thể đánh giá toàn diện nhân viên về mọi mặt.
- Phương pháp đánh giá: Công ty sử dụng phương pháp mức thang điểm và phương pháp ghi chép lưu trữ đế đánh giá nhân viên Đảm bảo việc đánh giá khách quan và công bằng giữa các nhận viên.
- Công tác điều chỉnh: Căn cứ vào kết quả đánh giá lực lượng bán hàng, công ty tiến hành thảo luận với nhân viên để đưa ra các kết luận như: đào tạo lại để nâng cao kỹ năng nghiệp vụ, thay đổi vị trí công tác, hoặc sa thải.
- Nhiều mục tiêu đề ra trong quá trình kiểm soát chưa phù hợp với thực tế, hệ thống tiêu chuẩn kiểm soát còn mang tính định tính, không đem lại thông tin chính xác,không kịp thời.
- Công tác xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát trong hoạt động bán hàng: Các thông tin, chế độ báo cáo giữa cấp trên và cấp dưới, giữa các phòng ban chưa đều đặn thường xuyên Đặc biệt hiệu quả làm việc bộ phận kinh doanh chưa cao, một số nhân viên bán hàng thiếu tính chuyên nghiệp, hoạt động chăm sóc khách hàng chưa tốt, thông tin về khách hàng chưa mang tính hệ thống.
- Công cụ sử dụng trong công tác bán hàng: Một số công cụ còn lạc hậu, chưa được đổi mới, cải tiến cho phù hợp với công tác của nhân viên như máy phô tô, máy tính
- Các phương án điều chỉnh kết quả hoạt động kinh doanh: Có phương án điều chỉnh chưa tạo hiệu quả cao nhất Công tác tiếp thị khách hàng mới, giữ khách hàng cũ còn hạn chế, đội ngũ tiếp thị ít về số lượng, kém về chất lượng.
- Phương pháp đánh giá còn hạn chế: Không đánh giá so sánh và xếp hạng giữa các nhân viên trong công ty để tạo không khí thi đua làm việc, giúp đạt hiệu quả cao hơn trong công việc.
- Ý thức trách nhiệm, tổ chức kỷ luật của một số nhân viên chưa cao, đôi khi còn yếu kém và lúng túng trong xử lý công việc Đôi khi việc kiểm soát chặt chẽ lực lượng bán hàng sẽ tạo ra cảm giác không thoải mái, quản lý không tốt sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động bán hàng của nhân viên.
- Sự cạnh tranh gay gắt giữa các công ty kinh doanh dịch vụ, sửa chữa khác trong khu vực Thiếu vốn để mở rộng đầu tư phục vụ cho việc khai thác khách hàng tiềm năng.
Phương hướng hoạt động của công ty TNHH thương mại công nghệ HDC tới năm 2017
Mục tiêu của công ty TNHH thương mại công nghệ HDC năm 2013: Định hướng phát triển để đạt được vị thế là nhà cung cấp các dịch vụ mạng hàng đầu khu vực và sản xuất, sửa chữa các thiết bị, linh kiện điện tử uy tín, phân phối văn phòng phẩm chất lượng, công ty TNHH thương mại công nghệ HDC đã đưa ra các mục tiêu cụ thể cho năm 2013 như sau:
- Doanh thu năm 2013 tăng 15% so với năm 2012.
- Lợi nhuận bình quân năm 2013 tăng 17 % so với năm 2012
- Xây dựng thương hiệu HDC vững mạnh trên thị trường khu vực và vươn ra thị trường toàn quốc
- Xây dựng và đào tạo đội ngũ nhân viên phát triển cả về thể chất và trí tuệ, cùng chung sức xây dựng công ty. Để phát triển toàn diện, công ty TNHH thương mại công nghệ HDC tập trung nghiên cứu sản phẩm mới, xây dựng đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp giàu năng lực, kết hợp đầy mạnh hoạt động sản xuất và marketing, nâng cấp hệ thống quản lý làm chiến lược phát triển toàn công ty. Đối với nguồn nguồn nhân lực, sức mạnh cốt lõi trong sự phát triển của doanh nghiệp, HDC hoàn thiện các chính sách nhân sự nhằm thu hút và duy trì đội ngũ giàu năng lực và nhiệt huyết Cùng với việc nâng cao trình độ bộ máy quản lý, chế độ đào tạo, huấn luyện và quy chế lương thưởng xứng đáng sẽ được áp dụng toàn diện cho tất cả thành viên công ty TNHH thương mại công nghệ HDC Trong tương lai, Công ty TNHH thương mại công nghệ HDC phấn đấu xây dựng và phát triển một đội ngũ nhân lực chất lượng cao kết hợp lực lượng nhân sự thực thi trẻ, nhiệt tình, có kỹ năng chuyên môn, tư chất đạo đức tốt.
Mục tiêu của công ty trong năm 2014, 2015:
- Doanh thu: Tăng 30% so với năm trước
- Lợi nhuận bình quân: Tăng 25% so với năm trước
- Tổng chi phí: Tăng 20% so với năm trước
- Tiếp tục đào tạo và nâng cao kỹ năng nghề nghiệp của nhân viên trong công ty. Tạo điều kiện cho nhân viên gắn bó lâu dài với sự phát triển của doanh nghiệp.
- Đẩy mạnh hơn nữa hoạt động kiểm soát bán hàng, tăng tính chuyên nghiệp trong công tác phục vụ đáp ứng yêu cầu khách hàng.
- Hoàn thiện công tác tuyển dụng và đào tạo nhân lực Đối với hoạt động sản xuất: Năm 2014, 2015 công ty tập chung đầu tư nâng cấp trang thiết bị, văn phòng theo hướng hiện đại hóa tạo điều kiện tốt để việc sản xuất, kinh doanh đạt hiệu quả cao Tập trung phát triển các lĩnh vực kinh doanh đang hoạt động: Thành lập xưởng sửa chữa, sản xuất các linh kiện, thiết bị điện tử để đáp ứng được nhu cầu cao hơn của khách hàng và các đối tác, sử dụng những trang thiết bị hiện đại để nâng cao năng suất lao động, mở rộng hoạt động kinh doanh Đông thời thực hiện tiết kiệm trong mọi lĩnh vực hoạt động, giảm chi phí hành chính để tăng hiệu quả kinh doanh. Để hoàn thành thắng lợi các chỉ tiêu kinh tế và đời sống, năm 2016 công ty tiếp tục thực hiện mở rộng thị trường, đánh giá những điểm đã thành công và chưa thành công của năm 2014, 2015 từ đó đưa ra các biện pháp kịp thời để hoàn tất mục tiêu đến năm 2017 trở thành một công ty vững mạnh trong các lĩnh lực sản xuất, sửa chữa thiết bị điện tử và đi đầu trong cung cấp các dịch vụ mạng và dịch vụ lữ hành
- Đối với việc thực hiện dịch vụ: Chú trọng nâng cao chất lượng các dịch vụ, song song triền khai thực hiện các đơn hàng cũ và chuẩn bị tốt các điều kiện tìm kếm và thực hiện các đơn hàng mới trên thị trương toàn quốc.
- Phối hợp hoạt động của các tổ chức và các bộ phận trong tổ chức các phong trào thi đua lao động sản xuất và các hoạt động văn hóa quần chúng góp phần vừa hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, vừa làm phong phú đời sống văn hóa tình thần cho nhân viên.
- Triển khai thực hiện quy chế dân chủ nội bộ để đảm bảo công bằng, văn minh,đoàn kết trong mọi hoạt động của công ty.
Quan điểm giải quyết vấn đề hoàn thiện công tác kiểm soát tại công ty TNHH thương mại công nghệ HDC
Theo chủ trương của Đảng và nhà nước ta là đẩy mạnh công tác kiểm soát của doanh nghiệp để đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp Việt Nam, thúc đẩy phát triển nền kinh tế để góp phần tích cực vào sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Coi sự phát triển kinh tế là quốc sách hàng đầu, công ty TNHH thương mại công nghệ HDC cần gắn chiến lược phát triển của công ty với chiến lược về hoàn thiện công tác kiểm soát để góp phần hoàn thiện nguồn nhân lực cũng như nâng cao chất lượng sản phẩm của công ty Trong đó nguồn nhân lực có vai trò quyết định cho việc thực hiện các mục tiêu chiến lược sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Thống nhất quản lý, xây dựng kế hoạch phát triển nguồn nhân lực trong toàn công ty, đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước và đổi mới của ngành dịch vụ phục vụ khách hàng để phù hợp vơi xu thế chung của thời đại Hoàn thiện công tác kiểm soát trong đó rất quan tâm tới việc đào tạo nhân lực có tri thức, có ý thức tổ chức kỷ luật tốt thích ứng nhanh với sự thay đổi của môi trường, trực tiếp tham gia vào sản xuất, cung cấp dịch vụ là mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp.
Nâng cao năng lực của cán bộ làm công tác quản lý Công ty, tăng cường thanh tra, kiểm soát chuyên môn trong lĩnh vực kinh doanh.
Gắn công tác kiểm soát của doanh nghiệp với chính sách, phương thức kinh doanh trong từng thời kỳ.
Quan tâm đến thực hiện kiểm soát hoạt động bán hàng của doanh nghiệp Đây là hoạt động quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp thương mại Nhằm nâng cao khả năng bán hàng của đội ngũ nhân viên bán hàng, tăng mức độ nhận biết và quan tâm của khách hàng với các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Đổi mới tư duy trong việc xác định vai trò quan trọng của kiểm soát trong doanh nghiệp. Đổi mới hoàn thiện mục tiêu và yêu cầu của kiểm soát soát trong doanh nghiệp. Đổi mới hoàn thiện quy trình kiểm soát hoạt động bán hàng, đặc biệt là tiêu chuẩn kiểm soát và điều chỉnh kết quả hoạt động bán hàng. Đổi mới hoàn thiện các tiêu chuẩn kiểm soát về định lượng và định chất cho phù hợp với mục tiêu và định hướng của doanh nghiệp.
Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát tại công ty TNHH thương mại công nghệ HDC
3.3.1 Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát tại công ty TNHH thương mại công nghệ HDC
Giải pháp 1: Phát triển công tác kiểm soát thị trường
- Kiểm soát hoạt động nghiên cứu: Nghiên cứu thị trường là việc tìm hiểu về các khách hàng tiềm năng và đối thủ cạnh tranh, đồng thời cũng tìm hiểu xem hai nhân tố này kết hợp với nhau như thế nào Nghiên cứu thị trường chất lượng cao sẽ cho phép đưa ra các quyết định về bán cái gì, tập trung vào ai, khuyến mãi và định giá sản phẩm như thế nào, sử dụng nhà cung cấp nào, có khó khăn gì về thủ tục hành chính có thể gặp và làm thế nào để xác định được những cơ hội mới hoặc những lỗ hổng trên thị trường.
Có thể nói tại công TNHH thương mại công nghệ HDC chưa có tiến hành hoạt động nghiên cứu này, có chăng chỉ là phân tích dựa trên những thông tin trên báo đài, đây là cách hoạt động không chuyên nghiệp, để tăng cường hiệu quả công tác bán hàng và kiểm soát hoạt động bán hàng và những lợi ích to lớn từ nghiên cứu thị trường thì công ty cần đầu tư nhân lực, tiền của vào nghiên cứu thị trường nhằm có được những thông tin chính xác, nhanh chóng Công ty cần xác định thị trường là yếu tố sống còn của mỗi doanh nghiệp, vì vậy mà công ty phải luôn chú trọng để giữ vững thị trường cũ đồng thời không ngừng tìm kiếm và mở rộng thị trường mới.Ngoài việc nghiên cứu thị trường thông qua việc tìm hiểu thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng, trên các tài liệu của các tổ chức kinh tế bắt đầu thâm nhập thị trường, công ty có thể nghiên cứu bằng cách tiến hành các cuộc khảo sát sử dụng bảng câu hỏi hoặc những buổi phỏng vấn ngắn với những đối tượng cần khảo sát như khách hàng Việc cải thiện và phát triển công tác nghiên cứu thị trường tạo cơ sở vững chắc cho việc hoạch định công tác xây dựng chiến lược thị trường.
- Kiểm soát công tác chiến lược thị trường: Chiến lược thị trường là mục tiêu phát triển của công ty, bao gồm mục tiêu kinh doanh, mục tiêu phát triển thị trường, mục tiêu phát triển sản phẩm, khách hàng Công ty muốn tìm kiếm, khai thác và tận dụng cơ hội trên thị trường thì cần phải xây dựng chiến lược thị trường hợp lý, lâu dài, theo đó xác định được mục tiêu cụ thể, cụ thể hóa thành những hành động cho cả công ty Việc xây dựng chiến lược dựa trên cơ sở của quá trình đánh giá thực trạng và triển vọng của công ty trên thị trường hiện tại và tiềm năng.
Giải pháp 2: Phát triển công tác kiểm soát phục vụ cho quá trình bán hàng
- Phát triển công tác kiểm soát kho hàng: Kiểm soát kho hàng là kiểm soát lượng còn hay hết của hàng hóa, việc kiểm soát này thông qua chế độ ghi chép nhập xuất hàng hóa chuẩn, đảm bảo theo dõi được hồ sơ về hàng hóa Nhờ kết quả hoạt động kiểm soát kho hàng, công ty có thể nắm bắt nhanh chóng lượng hàng tiêu thụ.
Thực hiện công tác quy hoạch, quản lý, sắp xếp bảo quản hàng hoá một cách khoa học, thường xuyên nhằm đảm bảo chất lượng và độ an toàn của hàng hoá, từ đó nâng cao hiệu quả kho hàng.
Kiểm kê định kỳ, đột xuất theo quy định để đối chiếu số liệu kho hàng giữa sổ sách và thực tế nhằm đánh giá đầy đủ, chính xác chất lượng quản lý hàng hoá
- Phát triển công tác giao nhận hàng: Quản lý tốt công tác nhập xuất hàng, luôn đảm bảo: đúng thủ tục, nhanh chóng, tổ chức đóng gói và vận chuyển giao nhận kịp thời cho khách Kiểm soát hoạt động giao hàng cho khách theo ngày, tuần để đảm bảo đúng tiến độ giao hàng Tránh những sự cố trong quá trình giao nhận.
- Phát triển công tác kiểm soát hàng hoá dự trữ: Công ty phải tính toán sao cho khối lượng dự trữ là tối ưu nhất Việc dự trữ đúng mức sẽ góp phần làm cho hoạt động bán hàng được tiến hành liên tục, nhịp nhàng.
- Phát triển kiểm soát hoạt động đầu tư: Đầu tư cho đào tao nguồn lực: công ty có thể đào tạo nhân viên bằng cách cử nhân viên đi học thêm, đào tạo tại công ty. Thông qua các tổ chức công đoàn, công ty có thể phát động phong trào thu đua truyền thống giáo dục nhân viên chăm lo đời sống vật chất tinh thần của họ.
Giải pháp 3: Giải pháp đối với hệ thống kiểm soát bán hàng:
Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát:
Các tiêu chuẩn mà công ty đang sử dụng là khá tốt, tuy nhiên do mô hình công ty đang có xu hướng mở rộng do đó các tiêu chuẩn cũng phải có sự thay đổi cho phù hợp
- Công ty phải xây dựng được các tiêu chuẩn trong kiểm soát bán hàng như: năng suất làm việc, chất lượng công việc, đạo đức tác phong làm việc của nhân viên. Việc lựa chọn các tiêu chuẩn kiểm soát phải hợp lý, có cơ sở khoa học, tuỳ thuộc vào những mục tiêu đã định: doanh thu, lợi nhuận, chi phí… Nhà quản trị không nên chú trọng đến một tiêu chuẩn nào đó mà phải kết hợp nhiều tiêu chuẩn đảm bảo cho việc thực hiện mục tiêu được thuận lợi Việc xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát không chỉ tạo điều kiện cho việc kiểm soát được dễ dàng mà còn liên quan đến các bộ phận khác: kiểm soát kho hàng, dự trữ và bán ra.
- Công ty nên kết hợp các tiêu chuẩn định tính và định lượng, trong kiểm soát thông thường các công ty khi đánh giá hoạt đông kinh doanh của mình thường bỏ qua các yếu tố định tính vì yếu tố này khó đánh giá Các tiêu chuẩn như mức đọ thoả mãn khách hàng, các dịch vụ bổ sung thực hiện trước, trong và sau khi bán, trình độ văn minh thương mại tuy nhiên các yếu tố định tính lại mang nhiều thông tin quan trọng, bất ngờ và có ý nghĩa với doanh nghiệp nhất là trong công tác kiểm soát. Việc kết hợp các yếu tố định tính và định lượng sẽ giúp cho công ty có được cái nhìn tổng quan hơn trong cách đánh giá kết quả đạt được và giúp cho doanh nghiệp biết được những thông tin chính xác, tạo thuận lợi cho quá trình ra quyết định các hoạt động tiếp theo. Đánh giá kết quả hoạt động bán hàng:
Nhà quản trị dựa vào việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo tháng, theo quý hoặc cuối mỗi tuần để đánh giá kết quả bán hàng Có như vậy nhà quản trị sẽ nắm được tình hình kinh doanh mới, tình hìn tiêu thụ hàng hoá trong từng thời kỳ và từng khu vực thị trường nhanh chóng đảm bảo cho việc điều chỉnh hiệu quả. Công ty nên xây dựng cho mình môt quy trình kiểm soát kết quả hoạt động bán hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau để đánh giá kết quả bán hàng được chính xác nhất.
Ví dụ: căn cứ vào cách thức kiểm soát để đánh giá kết quả bán hàng:
- Thu thập, sưu tầm, nghiên cứu các thông tin về hàng hoá, chất lượng của hàng hóa cùng loại nhằm cung cấp những thông tin cho việc chống cạnh tranh trên thị trường mà công ty đang hoạt động.
- Đánh giá mức độ cạnh tranh cảu đối thủ và xu hướng của thị trường về số lượng, chất lượng, chủng loại, để nâng cao khả năng phát triển sản phẩm và đưa ra các chiến lược cạnh tranh, tăng thị phần, nâng cáo uy tín hình ảnh và thương hiệu của công ty.
- Tăng cường hoạt động xúc tiến quảng bá sản phẩm tới các khu vực thị trường trọng điểm.
Ví dụ căn cứ vào thời gian kiểm soát:
