LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Một số vấn đề chung về tiền lương và các khoản trich theo lương
Quá trình sản xuất là sự kết hợp giữa tiêu hao các yếu tố cơ bản như lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động Lao động, với vai trò là hoạt động của con người, sử dụng tư liệu lao động để biến đổi đối tượng lao động thành sản phẩm phục vụ nhu cầu sinh hoạt Để duy trì quá trình sản xuất liên tục, cần tái sản xuất sức lao động, nghĩa là bồi hoàn sức lao động bằng thù lao Tiền lương, biểu hiện bằng tiền, là phần thù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động dựa trên thời gian, khối lượng và chất lượng công việc Trước đây, trong nền kinh tế bao cấp tại Việt Nam, tiền lương được phân phối theo kế hoạch của nhà nước Tuy nhiên, khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, tiền lương đã được hiểu đúng nghĩa hơn, với sự quản lý vĩ mô của nhà nước và việc công nhận hoạt động của thị trường sức lao động.
Quan niệm của nhà nước về tiền lương như sau:
Tiền lương đại diện cho giá trị của sức lao động, được xác định qua sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động Nó chịu ảnh hưởng từ các quy luật kinh tế như cung cầu, giá cả thị trường và các quy định pháp luật hiện hành của nhà nước.
- Tiền lương danh nghĩa: là thu nhập bằng tiền mà người lao động nhận được sau khi làm việc
- Tiền lương thực tế:là khối lượng tư liệu sinh hoạt và dịch vụ mà người lao động có thể mua sắm được bằng tiền lương danh nghĩa
Tiền lương tối thiểu đóng vai trò quan trọng như ngưỡng cơ bản để thiết lập các mức lương khác nhau, từ đó hình thành một hệ thống tiền lương thống nhất cho toàn quốc.
Bản chất của tiền lương:
Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và sản xuất hàng hóa Trong bối cảnh sản xuất hàng hóa, tiền lương trở thành yếu tố chi phí thiết yếu trong quá trình sản xuất và kinh doanh Hơn nữa, tiền lương không chỉ là động lực thúc đẩy hiệu quả sản xuất mà còn nâng cao năng suất lao động, khuyến khích tinh thần làm việc hăng hái và tạo sự quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của họ.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng các nhu cầu tối thiểu của người lao động trong bối cảnh kinh tế xã hội cụ thể.
Chức năng của tiền lương:
Tiền lương là một phạm trù kinh tế tổng hợp và bao gồm các chức năng sau:
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc phân phối thu nhập quốc dân và thực hiện các giao dịch giữa người sử dụng lao động và người lao động.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc tái sản xuất sức lao động, thông qua việc trao đổi tiền tệ với các vật dụng sinh hoạt cần thiết cho người lao động và gia đình họ.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc khuyến khích con người tham gia lao động, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập và mức sống của người lao động Các đặc điểm của tiền lương không chỉ quyết định giá trị công việc mà còn phản ánh sự công bằng trong thị trường lao động.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh, được xem như vốn ứng trước và là một khoản chi phí thiết yếu trong giá thành sản phẩm.
Trong quá trình lao động, sức lao động của con người bị hao mòn cùng với việc tạo ra sản phẩm Để duy trì và nâng cao hiệu quả làm việc, cần tái sản xuất sức lao động Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc tái tạo sức lao động, bù đắp cho sức lao động đã hao phí và đáp ứng các nhu cầu tiêu dùng của người lao động.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý doanh nghiệp, giúp các nhà quản lý giám sát và theo dõi hiệu quả làm việc của người lao động Qua việc trả lương, người sử dụng lao động có thể đảm bảo rằng chi phí tiền lương được đầu tư một cách hiệu quả, mang lại kết quả cao nhất cho tổ chức.
1.1.2.1.Các hình thức tiền lương, quỹ tiền lương
Các hình thức tiền lương:
Hiện nay, việc trả lương cho người lao động tại các doanh nghiệp ở nước ta chủ yếu diễn ra theo hai hình thức: tiền lương theo thời gian và tiền lương theo sản phẩm.
Hình thức tiền lương theo thời gian:
Tiền lương theo thời gian là khoản tiền lương cố định dựa trên hợp đồng lao động và thời gian làm việc Hình thức này được chia thành tiền lương tháng, ngày và giờ Tiền lương của người lao động được tính dựa trên thời gian làm việc, cấp bậc và thang lương theo quy định của nhà nước.
Tiền lương theo thời gian = thời gian làm việc x Đơn giá tiền lương theo thời gian
Tùy thuộc vào yêu cầu và khả năng quản lý thời gian lao động của doanh nghiệp, việc tính lương có thể được thực hiện theo hai hình thức: trả lương theo thời gian giản đơn và trả lương theo thời gian có thưởng.
Trả lương theo thời gian giản đơn:
Lương theo thời gian giản đơn bao gồm:
Tiền lương tháng là khoản tiền được trả cho người lao động dựa trên bậc lương quy định, bao gồm tiền lương cấp bậc và các phụ cấp (nếu có) Khoản tiền này áp dụng cho nhân viên làm việc trong lĩnh vực quản lý hành chính, quản lý kinh tế, và các ngành nghề không liên quan đến sản xuất.
Mức lương tháng = Mức lương cơ bản x( hệ số lương + Tổng hệ số các khoản phụ cấp )
Kế toán chi tiết tiền luơng và các khoản trích theo lương
Các doanh nghiệp trong các lĩnh vực kinh doanh khác nhau có cách phân chia lao động khác nhau, dựa trên yêu cầu quản lý lao động và điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp Số lượng lao động được tuyển dụng phụ thuộc vào quy mô và đặc thù ngành nghề sản xuất kinh doanh Các doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương thức phân chia lao động khác nhau để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
Phân loại lao động theo thời gian lao động gồm hai loại:
Lao động thường xuyên trong danh sách bao gồm những nhân viên mà doanh nghiệp trực tiếp quản lý và chi trả lương, bao gồm công nhân sản xuất kinh doanh cơ bản và nhân viên làm việc trong các hoạt động khác.
Lao động ngoài danh sách là lực lượng lao động làm việc tại các doanh nghiệp nhưng không được trả lương bởi doanh nghiệp đó Các đối tượng này bao gồm cán bộ chuyên trách đoàn thể, học sinh và sinh viên thực tập.
Phân loại theo quan hệ với quá trình sản xuất bao gồm:
Lao động trực tiếp sản xuất là những cá nhân thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm tạo ra sản phẩm hoặc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể Lao động trực tiếp được phân chia thành nhiều loại khác nhau, tùy thuộc vào lĩnh vực và tính chất công việc.
Nội dung công việc của người lao động bao gồm ba loại chính: lao động sản xuất kinh doanh chính, lao động sản xuất kinh doanh phụ trợ và lao động phụ trợ khác.
Theo năng lực và trình độ chuyên môn gồm: Lao động có tay nghề cao, lao động có tay nghề trung bình, lao động phổ thông
Lao động gián tiếp sản xuất là nhóm lao động tham gia một cách gián tiếp vào quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp Trong doanh nghiệp, lao động gián tiếp bao gồm những người chỉ đạo, phục vụ và quản lý kinh doanh Nhóm lao động này được phân chia thành nhiều loại khác nhau, mỗi loại đảm nhận những vai trò và chức năng riêng trong hoạt động của doanh nghiệp.
Theo nội dung công việc và nghề nghiệp chuyên môn gồm: Nhân viên kỹ thuật, nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên hành chính
Theo năng lực và trình độ chuyên môn gồm: chuyên viên chính, chuyên viên , cán sự, nhân viên
Phân chia lao động trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc nắm bắt thông tin về số lượng, thành phần và trình độ chuyên môn của lao động Điều này giúp doanh nghiệp thực hiện quy hoạch và lập kế hoạch lao động hiệu quả, từ đó xây dựng dự toán chi phí nhân công trong sản xuất và kế hoạch quỹ lương cho nhân viên.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, giúp đạt được mục tiêu hạ chi phí trong giá thành sản phẩm Khi công tác tiền lương được thực hiện hiệu quả, người lao động sẽ nhận được thành quả xứng đáng từ những đóng góp của họ vào sự phát triển chung của doanh nghiệp Do đó, để hạch toán tiền lương một cách hiệu quả, mỗi doanh nghiệp cần phải hạch toán tốt vấn đề lao động, đây là cơ sở thiết yếu cho việc tính lương.
Hạch toán số lƣợng lao động
Hạch toán số lượng lao động là quá trình ghi chép và phân loại số lượng lao động theo nghề nghiệp, công việc và trình độ tay nghề, cấp bậc kỹ thuật.
Việc hạch toán số lượng lao động được ghi chép trên sổ danh sách lao động của doanh nghiệp và từng bộ phận Sổ này được phòng lao động lập theo mẫu quy định và chia thành 2 bản.
+ Một bản do phòng quản lý ghi chép
+ Một bản do phòng kế toán quản lý
Cơ sở dữ liệu để ghi vào danh sách lao động bao gồm thông tin tuyển dụng và hưu trí được phê duyệt bởi các cấp có thẩm quyền theo quy định của doanh nghiệp Khi nhận được chứng từ từ phòng lao động, phòng kế toán cần ghi chép kịp thời và đầy đủ vào sổ danh sách lao động Việc này tạo điều kiện để lập báo cáo lao động và phân tích tình hình biến động lao động tại doanh nghiệp vào cuối tháng và cuối quý, phục vụ cho yêu cầu quản lý của cấp trên.
Hạch toán thời gian lao động
Hạch toán thời gian lao động là hạch toán việc sử dụng thời gian lao động đối với công nhân viên ở từng bộ phận trong doanh nghiệp
Bảng chấm công (Mẫu số 01-LĐTL) là chứng từ quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động trong doanh nghiệp, ghi chép thời gian làm việc và nghỉ việc của người lao động hàng ngày Mỗi bộ phận lập bảng chấm công riêng cho một tháng, do tổ trưởng hoặc trưởng phòng trực tiếp ghi Bảng chấm công được công khai tại địa điểm quy định và là cơ sở tính lương, thưởng cho lao động Trong trường hợp ngừng việc, biên bản ngừng việc phải được lập với thông tin chi tiết về thời gian, nguyên nhân và người chịu trách nhiệm, làm căn cứ tính lương và xử lý thiệt hại Đối với nghỉ việc do ốm đau, tai nạn lao động hay thai sản, cần có chứng từ từ cơ quan có thẩm quyền và ghi vào bảng chấm công theo ký hiệu quy định.
Hạch toán kết quả lao động
Hạch toán kết quả lao động là quá trình theo dõi và ghi chép kết quả công việc của công nhân viên, thể hiện qua số lượng công việc, khối lượng sản phẩm và công việc hoàn thành Kế toán sử dụng các chứng từ ban đầu khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp, nhưng đều bao gồm thông tin về tên công nhân, công việc hoặc sản phẩm, thời gian lao động, số lượng sản phẩm hoàn thành và chất lượng công việc Các chứng từ như “phiếu xác nhận sản phẩm” và “hợp đồng giao khoán” cần có chữ ký của tổ trưởng, xác nhận của cán bộ kiểm tra kỹ thuật và sự phê duyệt của lãnh đạo bộ phận Sau đó, kết quả lao động được tổng hợp và chuyển đến phòng tiền lương để xác nhận, cuối cùng là phòng kế toán để tính lương và thưởng cho người lao động Do đó, việc hạch toán lao động chính xác và đầy đủ là điều kiện tiên quyết để đảm bảo tính đúng đắn trong việc chi trả tiền lương cho công nhân viên.
Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương
Chứng từ kế toán là nguồn thông tin quan trọng mà kế toán sử dụng để tổng hợp và cung cấp thông tin hữu ích cho nhiều đối tượng khác nhau.
Chứng từ kế toán về lao động tiền lương là cơ sở thiết yếu để chi trả lương và các khoản trợ cấp cho người lao động, đồng thời là tài liệu quan trọng để đánh giá hiệu quả quản lý lao động trong doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệp cần lập các chứng từ phù hợp với yêu cầu quản lý, phản ánh rõ ràng và đầy đủ số lượng, chất lượng lao động Chứng từ kế toán sử dụng trong kế toán tiền lương được quy định theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
- Bảng chấm công (Mẫu số 01a - LĐTL)
- Bảng chấm công làm thêm giờ (Mẫu số 01b - LĐTL)
- Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 02 - LĐTL)
- Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu số 03 - LĐTL)
- Giấy đi đường (Mẫu số 04 – LĐTL)
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành ( Mẫu số 05 -LĐTL)
- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (Mẫu số 06 – LĐTL)
- Bảng thanh toán tiền thuê ngoài (Mẫu số 07 – LĐTL)
- Hợp đồng giao khoán (Mẫu số 08 – LĐTL)
- Bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán (Mẫu số 09 - LĐTL)
- Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội (Mẫu số 11 – LĐTL)
- Phiếu báo làm thêm giờ
- Biên bản điều tra tai nạn lao động
Nội dung kết cấu của tài khoản 334 là:
1.3.3.Thủ tục và trình tự ghi chép
Hạch toán thời gian lao động đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và kiểm tra kỷ luật lao động, đồng thời là cơ sở để tính toán và trả lương chính xác cho từng nhân viên Bảng chấm công là chứng từ ban đầu quan trọng nhất cho quá trình hạch toán này.
Tại các phòng ban, việc theo dõi số lượng lao động có mặt, vắng mặt, nghỉ phép và nghỉ ốm được thực hiện qua Bảng chấm công Bảng chấm công này được lập theo mẫu quy định của Bộ Tài chính và được treo ở vị trí dễ nhìn để nhân viên có thể dễ dàng theo dõi ngày công của mình.
Cuối tháng, các phòng ban tiến hành thống kê tổng hợp số công đi làm, công nghỉ phép và công làm ca của từng nhân viên Dựa vào Bảng chấm công và các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ hưởng BHXH và phiếu báo làm thêm giờ, kế toán sẽ tính lương cho từng người và lập bảng thanh toán lương.
Bảng thanh toán lương cần được kế toán trưởng ký duyệt trước khi trình giám đốc để chấp thuận chi lương Đây là căn cứ quan trọng để lập phiếu chi và thực hiện việc phát lương Mỗi lần nhận lương, người lao động phải ký trực tiếp hoặc có sự ủy quyền.
- Bên nợ: Các khoản tiền lương (tiền thưởng) và các khoản khác đã ứng trước cho
+ Các khoản khấu trừ vào TL, tiền công của CNV
- Dư nợ (cá biệt) số tiền đã trả lớn hơn số tiền phải trả CNV.
- Bên có: Các khoản tiền lương (tiền thưởng) và các khoản phải trả cho CNV
Dư có các khoản tài khoản như tiền thưởng và các khoản khác còn phải trả cho nhân viên Người nhận hộ cần ký trực tiếp vào cột nhận thay Bảng thanh toán lương sẽ được lưu trữ tại phòng kế toán.
Kế toán công ty cần lập sổ lương hoặc phiếu trả lương cho từng nhân viên để họ có thể tự kiểm tra và giám sát việc tính lương, đảm bảo tính chính xác của các khoản thanh toán Nội dung của sổ lương tương tự như bảng thanh toán lương Dựa vào các bảng thanh toán tiền lương và thưởng, kế toán tổng hợp lập bảng tổng hợp thanh toán lương thưởng cho toàn doanh nghiệp, với mỗi bộ phận được ghi một dòng Bảng tổng hợp này là cơ sở để rút tiền mặt từ ngân hàng cho việc thanh toán lương, thưởng và để tổng hợp quỹ tiền lương thực tế, chi phí sản xuất của từng bộ phận.
Trong doanh nghiệp, việc trả lương cho công nhân thường diễn ra hai lần mỗi tháng Lần đầu, doanh nghiệp tạm ứng một khoản tiền cho công nhân viên dựa trên tỷ lệ lương cấp bậc Sau khi tính toán lương và các khoản phải trả khác trong tháng, doanh nghiệp sẽ thanh toán số tiền còn lại cho công nhân viên vào tháng sau, sau khi đã trừ các khoản khấu trừ như bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và các khoản khác.
Doanh nghiệp có thể thực hiện nộp BHXH, BHYT và KPCĐ hàng tháng hoặc quý thông qua việc lập ủy nhiệm chi để chuyển tiền hoặc chi tiền mặt, theo quy định của cơ quan quản lý.
1.3.4 Sơ đồ kế toán tổng hợp tiền lương
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán tổng hợp tiền lương, tiền công, tiền thưởng
Trả lương bằng sản phẩm
TK3331 của DN Ứng và thanh toán lương các khoản cho công nhân viên
Lương và các khoản mang tính chất lương phải trả người lao động
Bảo hiểm xã hội phải trả người lao động
Tiền thưởng phải trả người lao động,được trích từ quỹ khen thưởng
Phải trả tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất (nếu trích trước)
Các khoản khấu trừ vào lương và thu nhập
Tính thuế thu nhập của CNV TK3335
1.3.5 Kế toán các khoản trích theo lương
Cách tính khoản trích theo lương
Theo Điều 91 Luật BHXH: quy định mức đóng và phương thức đóng của người lao động như sau:
Hằng tháng, người lao động sẽ đóng 5% tiền lương vào quỹ hưu trí và tử tuất Từ năm 2010, mức đóng sẽ tăng thêm 1% sau mỗi hai năm cho đến khi đạt 8%.
Đối với người lao động nhận lương theo chu kỳ sản xuất trong các doanh nghiệp nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp và diêm nghiệp, phương thức đóng bảo hiểm được thực hiện hàng tháng, hàng quý hoặc sáu tháng một lần.
Theo Điều 92 Luật BHXH, người sử dụng lao động có trách nhiệm đóng mức phí bảo hiểm xã hội hàng tháng dựa trên quỹ tiền lương và tiền công của người lao động.
Người sử dụng lao động sẽ giữ lại 2% trong tổng số 3% vào quỹ ốm đau và thai sản để kịp thời chi trả cho những người lao động đủ điều kiện hưởng chế độ Đồng thời, họ cũng thực hiện quyết toán hàng quý với tổ chức bảo hiểm xã hội.
1% vào quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
11% vào quỹ hưu trí và tử tuất Và từ năm 2010 trở đi, cứ hai năm một lần đóng thêm 1% cho đến khi đạt mức đóng là 14%
Từ ngày 1/1/2010, mức trích lập bảo hiểm xã hội (BHXH) được quy định là 22% trên quỹ tiền lương và tiền công, trong đó người lao động đóng góp 6% và người sử dụng lao động đóng góp 16%.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN TM VÀ DV KỸ NGHỆ HÀNG HẢI
Khái quát về công ty CP TM và DV Kỹ Nghệ Hàng Hải
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ mỏy quản lý tại cụng ty CP TM và DV Kỹ Nghệ Hàng Hải
Phòng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo và quản lý lương thưởng cho cán bộ công nhân viên Ngoài ra, phòng còn thực hiện các công tác hành chính văn phòng như tiếp khách, phô tô, lưu trữ tài liệu, và đảm bảo văn hóa công ty thông qua việc duy trì trang phục và nề nếp làm việc Các nhiệm vụ hành chính khác cũng được thực hiện để hỗ trợ hoạt động của công ty.
Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin về tài chính kế toán, đồng thời tham mưu cho giám đốc về hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh và hỗ trợ quyết định các phương án kinh doanh phù hợp.
Phòng kỹ thuật vật tư chịu trách nhiệm xuất nhập khẩu vật tư cho công ty, giám sát và kiểm tra chất lượng sản phẩm, đồng thời giải quyết và thực hiện các quy trình phản hồi khi có khiếu nại từ khách hàng.
Tổ sửa chữa chịu trách nhiệm quản lý đồ nghề và dụng cụ bảo hộ lao động, đồng thời thực hiện các công việc sửa chữa theo chỉ đạo của phòng vật tư và ban giám đốc.
Tổ chức công tác kế toán tại công ty CPTM và DV Kỹ Nghệ Hàng Hải
Phòng kế toán của công ty có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin phục vụ cho công tác quản lý và chỉ đạo kinh doanh, đồng thời ghi chép các nhiệm vụ kinh tế phát sinh vào sổ kế toán.
- Với chức năng và nhiệm vụ như vậy,bộ máy kế toán của công ty đã áp dụng chế độ kế toán tập trung:
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tai công ty CP TM và DV Kỹ Nghệ Hàng Hải
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp và kế toán tiền lương đứng đầu bộ máy kế toán, có nhiệm vụ giám sát mọi hoạt động của phòng kế toán Họ theo dõi tình hình thanh toán lương, phụ cấp, trợ cấp, BHXH, BHYT và KPCĐ cho cán bộ công nhân trong toàn công ty Cuối kỳ, kế toán trưởng tập hợp các khoản mục chi phí, xác định kết quả kinh doanh, tổng hợp số liệu báo cáo tài chính và tư vấn cho giám đốc về các hoạt động tương lai của công ty.
- Kế toán nguyên vật liệu kiêm kế toánthanh toán với người bán,các tài khoản sử dụng 154, 131
Kế toán trưởng(kế toán tổng hợp và kế toán tiền lương)
Thủ quỹ Kế toán vật tư và thanh toán với người bán
Kế toán tiêu thụ và công nợ
Kế toán tiêu thụ và phải thu khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm tại các đại lý cũng như quản lý tình hình thanh toán công nợ của người mua Việc ghi chép và phân tích dữ liệu này giúp doanh nghiệp nắm bắt hiệu quả kinh doanh và cải thiện quy trình thu hồi nợ.
- Kế toán tài sản cố định: có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm của TSCĐ,các tk kế toán sử dụng TK 211,TK 214
- Thủ quỹ: đảm bảo hoạt động quản lý và chi trả tiền lương trong các hoạt động giao dịch của công ty
Tổ chức công tác kế toán và hình thức ghi sổ kế toán
Tổ chức công tác kế toán tại công ty
- Kỳ kế toán của công ty bắt đầu tư ngày 01/01 đến ngày 31/12
- Phương pháp hạch toán là: phương pháp kê khai thường xuyên
Hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
Tổ chức hình thức sổ kế toán
Dựa trên hệ thống tài khoản kế toán, chế độ kế toán, quy mô và đặc điểm sản xuất kinh doanh, cùng với trình độ quản lý và điều kiện quản lý trên máy vi tính, công ty đã quyết định áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung.
Sơ đồ 2.3: Hình thức kế toán theo nhật ký chung tại công ty CP TM và DV
Sổ chi tiết kế toán
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Ghi cuối quý: Đối chiếu :
Kế toán tiền lương tại công ty cổ phần TM và DV Ký Nghệ Hàng Hải
2.2.1.1 Phương pháp xây dựng quỹ lương:
Hiện nay, quỹ lương của công ty gồm:
Mức lương cơ bản cho cán bộ công nhân viên được xác định dựa trên năng lực làm việc và thời gian gắn bó với công ty, với mức thấp nhất hiện nay là 2.500.000đ/tháng Để khuyến khích người lao động duy trì công việc, doanh nghiệp thực hiện tăng lương định kỳ mỗi 6 tháng, với mức tăng là 10% so với lương hiện tại.
Vào ngày 30/05/2010, lương cơ bản của ông Lê Văn Cường là 4.000.000 đ/tháng Nếu giám đốc công ty nhận thấy nỗ lực của ông trong công việc, ban giám đốc sẽ xem xét việc tăng lương Nếu được chấp thuận tăng 10%, mức lương cơ bản của ông Lê Văn Cường sẽ là 4.400.000 đ/tháng vào tháng 6/2010.
Phụ cấp trách nhiệm dành cho nhân viên quản lý dao động từ 200.000 đến 500.000 đồng mỗi tháng, tùy thuộc vào mức độ và trách nhiệm của từng cá nhân.
Thưởng thường xuyên là khoản chi phí sản xuất kinh doanh được tính vào kỳ, và thực chất là một phần tiền lương của từng cá nhân lao động Các hình thức thưởng thường xuyên bao gồm thưởng tiết kiệm và thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm.
Thưởng định kỳ: nguồn định kỳ lấy từ quỹ khen thưởng và phúc lợi, thưởng
Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian cho toàn bộ cán bộ công nhân viên
Tiền lương thực lĩnh trong tháng của công nhân viên được tính theo công thức sau:
Tiền lương = Tiền lương + Tiền thưởng + Phụ cấp - Các khoản khấu thực lĩnh cơ bản trừ vào lương
Lương cơ bản được hưởng:
Lương của người lao động được xác định dựa trên mức lương cơ bản, số ngày công thực tế làm việc trong tháng và số ngày công quy định của công ty.
Lương cơ bản của công nhân viên được tính theo công thức sau:
Lương cơ bản = Mức lương cơ bản x số ngày công được hưởng số ngày công theo quy định thực tế
Ngày công theo quy định của công ty được phân chia như sau: Nhân viên văn phòng được nghỉ tất cả các ngày Chủ nhật và các ngày lễ theo quy định của nhà nước trong tháng Đối với công nhân viên ở tổ sửa chữa, họ sẽ thay phiên nhau nghỉ một ngày bất kỳ trong tuần, không bao gồm Chủ nhật và các ngày lễ, và ngày nghỉ này sẽ được bù vào ngày khác để đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty.
Ví dụ 1 Tính tiền lương cho bà Đỗ Thị Oanh là kế toán trưởng tại văn phòng công ty với các thông tin sau:
- Ngày công theo quy định của công ty trong tháng 12/2010 là 26 ngày
- Ngày công thực tế của Đỗ Thị Oanh trong tháng 12/2010 là 26 ngày
- Mức lương cơ bản của bà là 5000.000 đồng
- Phụ cấp trách nhiệm 300.000 đồng
Vậy ta tính được lương của bà Đỗ Thị Oanh trong tháng 12/2010 như sau:
- Phần khấu trừ vào lương 5.000.000 x 8.5% = 425.000 đồng
- Vậy tiền lương thực lĩnh của bà Đỗ Thị Oanh là:
Ví dụ 2: tính tiền lương cho ông Mai Quốc Luân là công nhân ở tổ sửa chữa với các thông tin sau:
- Ngày công theo quy định của công ty trong tháng 12/2010 là 26 ngày
- Ngày công thực tế của Mai Quốc Luân trong tháng 12/2010 là 24 ngày Mức lương cơ bản của ông là 3.200.000 đồng
Vậy ta tính được lương của ông Mai Quốc Luân trong tháng 12/2010 như sau:
- Phần khấu trừ vào lương :
Vậy tiền lương thực lĩnh của ông Mai Quốc Luân là:
Công ty cổ phần TM và DV Kỹ Nghệ Hàng Hải thực hiện việc trả lương cho công nhân viên vào ngày mùng 05 hàng tháng Nếu ngày này trùng vào ngày nghỉ, lương sẽ được trả vào ngày làm việc tiếp theo Hình thức trả lương là bằng tiền mặt.
Dựa trên bảng thanh toán lương, kế toán sẽ lập phiếu thanh toán và phiếu chi lương tạm ứng, sau đó xin chữ ký của kế toán trưởng, giám đốc và thủ quỹ để thực hiện việc trả lương cho nhân viên Kế toán trưởng có trách nhiệm chuyển Bảng Chấm Công (BCC) và Bảng Tổng Lương (BTTL) về văn phòng công ty để tổng hợp và phân bổ tiền lương, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính.
2.2.2.Kế toán tổng hợp tiền lương
Sơ đồ 2.4 Kế toán tổng hợp tiền lương
Ghi hằng ngày: ghi cuối tháng: đối chiếu :
Bảng thanh toán tiền lương, phiếu chi, bảng thanh toán tiền thưởng…
Bảng cân đối phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết 334,338
Công ty cổ phần TM và DV Kỹ Nghệ Hàng Hải
BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 12 năm 2010 Khối văn phòng
STT HỌ VÀ TÊN Chức vụ
NGÀY TRONG THÁNG Tổng số
Công ty cổ phần TM và DV Kỹ Nghệ Hàng Hải
Tháng 12 năm 2010 Khối văn phòng
Stt Họ Và tên Cv Lương HĐ sc Lương cơ bản Thưởng Phụ cấp Tổng thu nhập
Các khoản giảm trừ Còn lĩnh Ký nhận
Công ty cổ phần TM và DV Kỹ Nghệ Hàng Hải
BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 12 năm 2010
STT HỌ VÀ TÊN Chức vụ
Công ty cổ phần TM và DV Kỹ Nghệ Hàng Hải
Tổ sửa chữa ĐVT: VNĐ
Stt Họ Và tên Cv Lương HĐ sc Lương cơ bản Thưởng Phụ cấp Tổng thu nhập
Các khoản giảm trừ Còn lĩnh Ký nhận
Thủ tục trích BHYT, BHXH, KPCĐ, BHTN
Vào năm 2010, Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Kỹ Nghệ Hằng Hải đã thực hiện hạch toán các khoản trích theo lương với tổng tỷ lệ trích là 30.5% trên mức lương cơ bản Cụ thể, trong đó 22% được tính vào chi phí kinh doanh và 8.5% được khấu trừ từ lương.
Quỹ BHXH cung cấp hỗ trợ tài chính cho người lao động trong thời gian nghỉ ốm đau, thai sản Công ty áp dụng chế độ BHXH cũ với tỷ lệ 22% trên tổng mức lương cơ bản, trong đó 16% được tính vào chi phí kinh doanh và 6% khấu trừ từ lương nhân viên Toàn bộ 22% này được công ty nộp cho cơ quan bảo hiểm.
Trong tháng 12 năm 2010 tổng mức lương cơ bản của các CNV tham gia bảo hiểm là:
Vậy số tiền phải nộp cho cơ quan bảo hiểm là:
Trong đó số tiền tính vào chi phí kinh doanh là:
Số tiền khấu trừ vào lương CNV là:
Ví dụ : Tính BHXH phải nộp cho bà Đỗ Thị Oanh là kế toán trưởng tại văn phòng công ty với mức lương cơ bản là 5.000.000 đồng
Tổng số tiền BHXH mà bà Oanh phải nộp là :
Trong đó công ty sẽ nộp hộ BHXH cho bà bằng cách tính vào chi phí kinh doanh của công ty là:
Bà Oanh sẽ phải nộp nốt 6% BHXH bằng cách trừ vào lương tương ứng với số tiền là: 5.000.000 x 6% = 300.000 đồng
Quỹ Bảo hiểm Y tế (BHYT) được sử dụng để chi trả chi phí khám bệnh và thuốc men cho người lao động tham gia bảo hiểm khi bị ốm Theo quy định công ty, BHYT trích 4,5% trên tổng mức lương cơ bản của nhân viên tham gia đóng bảo hiểm, trong đó 3% được tính vào chi phí kinh doanh và 1,5% khấu trừ từ lương của nhân viên Công ty sẽ nộp toàn bộ 4,5% này cho cơ quan bảo hiểm.
Trong đó số tiền tính vào chi phí kinh doanh là:
Số tiền khấu trừ vào lương CNV là:
Ví dụ: Tính tiền BHYT cho ông Mai Quốc Luân là công nhân tại tổ sửa chữa với mức lương cơ bản là 2.953.846 đồng
Tổng số tiền BHYT mà ông Luân phải nộp cho cơ quan bảo hiểm là:
Công ty sẽ nộp hộ BHYT cho ông bằng cách tính vào chi phí kinh doanh của công ty là:
2.953.846 x 3% = 88.615 đồng Ông sẽ nộp nốt 1.5% BHYT bằng cách trừ vào lương tương ứng với số tiền là: 2.953.846 x 1.5% = 44.308 đồng
BHTN là hình thức phúc lợi tạm thời hỗ trợ người lao động bị mất việc ngoài ý muốn, giúp họ có thời gian tìm kiếm công việc mới hoặc tham gia đào tạo lại BHTN áp dụng bắt buộc cho cả người lao động và người sử dụng lao động, với mức trích 2% trên tổng lương cơ bản của nhân viên tham gia bảo hiểm Trong đó, 1% được tính vào chi phí kinh doanh và 1% khấu trừ từ lương nhân viên Công ty sẽ nộp toàn bộ 2% này cho cơ quan bảo hiểm.
Trong đó số tiền tính vào chi phí kinh doanh là:
Số tiền khấu trừ vào lương CNV là:
Ví dụ: Tính tiền BHTN cho bà Đỗ Thị Oanh là kế toán trưởng của công ty với mức lương cơ bản là 5.000.000 đồng
Tổng số tiền BHYT mà bà Oanh phải nộp cho cơ quan bảo hiểm là:
Công ty sẽ nộp hộ BHYT cho bà bằng cách tính vào chi phí kinh doanh của công ty là:
Bà sẽ nộp nốt 1% BHYT bằng cách trừ vào lương tương ứng với số tiền là: 5.000.000 x 1% = 50.000 đồng
Kinh phí công đoàn (KPCĐ) là nguồn tài chính quan trọng nhằm bảo vệ quyền lợi người lao động tại doanh nghiệp KPCĐ được hình thành từ việc trích 2% trên tổng số lương thực tế trả cho công nhân viên hàng tháng Doanh nghiệp phải nộp 50% KPCĐ thu được lên cấp trên, trong khi 50% còn lại được sử dụng cho các hoạt động tại công đoàn cơ sở.
Tổng số tiền công đoàn phải trích là:
Số tiền kinh phí công đoàn phải nộp cho cấp trên là:
Số tiền kinh phí công đoàn để lại hoạt động là:
Việc thực hiện trợ cấp BHXH cho cán bộ CNV trong công ty được quy định:
Người chăm sóc cho người ốm hoặc trẻ em dưới 7 tuổi ốm đau cần có “Phiếu nghỉ hưởng BHXH” có dấu của bệnh viện và chữ ký của bác sĩ để xác nhận số ngày nghỉ Điều này giúp họ được hưởng 75% lương cơ bản từ bảo hiểm xã hội.
Chi phí khám chữa bệnh sẽ được BHXH thanh toán toàn bộ cho người lao động nếu họ tham gia đóng BHYT và có thẻ BHYT được cấp hàng năm.
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TM VÀ DV KỸ NGHỆ HÀNG HẢI
Nhận xét chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công
Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay, các doanh nghiệp cần xác định hướng đi đúng đắn để tồn tại và phát triển Việc tăng cường quản lý và hoàn thiện công tác kế toán tiền lương cùng các khoản trích theo lương là yếu tố quan trọng mà mọi doanh nghiệp, đặc biệt là công ty cổ phần TM và DV Kỹ Nghệ Hàng Hải, cần chú trọng Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công tác kế toán tiền lương mà còn hỗ trợ hoàn thành chiến lược phát triển lâu dài của công ty.
Công ty cổ phần TM và DV Kỹ Nghệ Hàng Hải, dù mới thành lập, đã khẳng định được vị thế và khả năng của mình trong bối cảnh thị trường biến động Trong khi nhiều công ty khác phải tuyên bố phá sản, công ty vẫn đứng vững nhờ vào việc liên tục đổi mới và hoàn thiện công tác quản lý cũng như kế toán tiền lương Tiền lương không chỉ là yếu tố quan trọng để thu hút và giữ chân người lao động, đặc biệt là những người có tay nghề cao, mà còn góp phần vào giá trị sản phẩm Do đó, việc quản lý quỹ lương và đảm bảo trả lương xứng đáng cho người lao động là yếu tố then chốt cho sự phát triển bền vững của công ty.
Công ty đã tìm ra hướng đi riêng, từng bước vượt qua khó khăn để đạt được nhiều thành tích đáng khích lệ Đồng thời, công ty cũng hoàn thành nghĩa vụ đóng góp với nhà nước và nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên.
Sau thời gian tìm hiểu về cách tính và hạch toán tiền lương cũng như các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần TM và DV Kỹ Nghệ Hàng Hải, tôi, với tư cách là sinh viên lần đầu tiếp xúc với thực tế, xin đưa ra một số nhận xét về công tác tiền lương và các khoản trích theo lương của công ty.
Tổ chức công tác kế toán tại công ty cần tuân thủ quy định của nhà nước và phù hợp với đặc điểm ngành nghề kinh doanh, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ kế toán trong việc thu thập và xử lý thông tin hiệu quả.
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, giúp đáp ứng hiệu quả khối lượng công việc Công ty lựa chọn hình thức kế toán Nhật ký chung, phù hợp với đặc điểm và tính chất kinh doanh của mình.
Thông tin từ bộ phận kế toán được cung cấp nhanh chóng, chính xác và đầy đủ, giúp việc kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa các bộ phận cũng như lập báo cáo tài chính trở nên thuận lợi Điều này hỗ trợ nhà nước trong việc nắm bắt tình hình hoạt động kinh doanh và tài chính của công ty, từ đó đưa ra các giải pháp và quyết định kịp thời nhằm thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh Đội ngũ kế toán của công ty có chuyên môn cao, tinh thần trách nhiệm và sự linh hoạt trong việc xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tổng hợp thông tin kế toán.
Hệ thống sổ sách kế toán của công ty được xây dựng hoàn chỉnh, cung cấp đầy đủ thông tin hữu ích cho các yêu cầu quản lý và các bên liên quan Sổ sách này phản ánh chính xác và trung thực quá trình tính toán cũng như thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích được thực hiện đúng theo mẫu biểu quy định của Bộ Tài Chính trong cả quá trình hạch toán hàng ngày và cuối tháng.
Thực hiện đúng quy chế tiền lương theo quy định nhà nước
Công ty đã thiết lập quy chế lao động tiền lương phù hợp với quy định của nhà nước, thường xuyên cập nhật để phù hợp với các chế độ mới và tiến trình sản xuất kinh doanh Mức lương và phụ cấp của người lao động luôn được đảm bảo tương xứng với đóng góp của họ Ngoài ra, công ty áp dụng các phương thức trả lương hợp lý, giúp tính toán tiền lương phản ánh chính xác kết quả lao động của từng nhân viên.
Công ty cần thực hiện kịp thời các thủ tục cho cán bộ công nhân viên hưởng trợ cấp BHXH khi ốm đau, thai sản Việc chi trợ cấp BHXH dựa trên chứng từ hợp lệ cho phép công ty tạm ứng cho nhân viên mà không cần chờ duyệt từ cơ quan BHXH Dù số tiền không lớn, nhưng hành động này thể hiện sự quan tâm của công ty đối với nhân viên, góp phần tạo niềm tin cho người lao động.
Công ty thực hiện việc trích nộp BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ theo đúng quy định hiện hành Cụ thể, tỷ lệ trích BHXH là 22% trên lương cơ bản, trong đó 16% được tính vào chi phí và 6% trừ vào lương của người lao động Đối với BHYT, tỷ lệ là 4.5% trên lương cơ bản, với 3% tính vào chi phí và 1.5% trừ vào lương Tỷ lệ trích BHTN là 2%, trong đó 1% tính vào chi phí và 1% trừ vào lương Cuối cùng, KPCĐ được trích 2% trên lương cơ bản và tính vào chi phí.
Hạch toán tiền lương cần thực hiện đầy đủ, chính xác và rõ ràng theo từng khoản mục chi phí trên tài khoản 334, tuân thủ nguyên tắc kế toán của công ty và quy định của nhà nước Đồng thời, việc lưu trữ sổ sách và chứng từ kế toán tiền lương phải có hệ thống khoa học, giúp việc đối chiếu số liệu diễn ra nhanh chóng và tiện lợi.
Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần TM và DV Kỹ Nghệ Hàng Hải được thực hiện tốt, tuân thủ quy định kế toán hiện hành và phù hợp với điều kiện kinh tế của công ty Tuy nhiên, vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục do các tác động chủ quan và khách quan.
Hình thức tiền lương theo thời gian mà công ty áp dụng không khuyến khích người lao động cống hiến và làm việc hiệu quả Việc chia tiền lương khối gián tiếp không liên quan đến việc hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh, dẫn đến việc không đánh giá được chất lượng và số lượng công tác của nhân viên Kết quả là, tiền lương của công nhân không phản ánh đúng hiệu quả lao động của họ, gây ra sự thiếu quan tâm đối với thành quả làm việc và không tạo điều kiện để điều chỉnh thái độ làm việc cũng như không khuyến khích tiết kiệm thời gian.
Công ty chưa áp dụng phần mềm kế toán hiện đại, dẫn đến việc xử lý các phần hành kế toán vẫn mang tính thủ công, chưa đạt hiệu quả cao trong công việc Việc không sử dụng phần mềm kế toán trong bối cảnh phát triển thông tin hiện nay là một hạn chế lớn.