Bài tập nhómhệ thống thông tin kế toánchu trình doanh thu bán hàng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC  BÀI TẬP NHĨM HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN CHU TRÌNH DOANH THU/BÁN HÀNG Thành viên nhóm STT Mã SV CH310165 Họ tên Phạm Thị Hạnh CH310683 Cao Quỳnh Anh CH310388 Hoàng Minh Ngọc Lớp cao học: K31KK2 GVHD: PGS.TS Đinh Thế Hùng Hà Nội, tháng 04 năm 2023 I MÔ TẢ QUY TRÌNH BÁN HÀNG Giới thiệu chung hoạt động phận liên quan đến quy trình bán hàng cửa hàng Cửa hàng xăng dầu 386 xăng thành lập dựa hợp đồng nhượng quyền thương mại Chi nhánh xăng dầu Hà Nội – Tập đồn xăng dầu Việt Nam Petrolimex – Cơng ty xăng dầu khu vực I Công ty CP Đầu tư Xây lắp Thành An 386, cung cấp mặt hàng xăng dầu cửa hàng Tùy vào đối tượng khách hàng, quy trình bán hàng áp dụng riêng, cụ thể sau: * Đối với khách lẻ (là xe máy, ô tô mua xăng, dầu với lượng ít, khơng thường xun) mua hàng cửa hàng: - Khách hàng sau yêu cầu mua hàng tốn trực tiếp nhận hàng từ nhân viên bán hàng; khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn khơng tùy theo nhu cầu * Đối với khách hàng công nợ (khách cá nhân mua hàng với lượng lớn, thường xuyên, ký hợp đồng mua bán trực tiếp để đảm bảo ưu tiên cấp hàng): - Bộ phận Kinh doanh: Làm việc trực tiếp với khách hàng việc ký hợp đồng mua bán thủ tục cần thực mua hàng khách hàng công nợ, bao gồm: tốn trước tiền mua hàng qua hình thức chuyển khoản, đối chiếu công nợ, - Bộ phận Bán hàng: Sau thông báo từ phận kế toán việc bên mua toán trước, nhân viên bán hàng tiếp nhận yêu cầu cấp hàng từ khách hàng, xuất bán cho khách đồng thời ghi lượng hàng thực xuất vào sổ giao nhận xăng dầu khách hàng để đối chiếu công nợ (trong đó: yêu cầu khách hàng ký xác nhận sau lần cấp hàng) - Bộ phận Kế toán: Xác nhận khoản tiền tốn bên mua thơng báo cho phận bán hàng, kiểm tra đối chiếu lượng hàng bán thường xuyên, lập hóa đơn, theo dõi lượng tiền cịn mua lập đối chiếu cơng nợ hàng tháng khách hàng - Cửa hàng trưởng: Phê duyệt ký hợp đồng; phê duyệt ký đối chiếu công nợ hàng tháng Chi tiết quy trình bán hàng cửa hàng bao gồm hoạt động sau: * Đối với khách lẻ: a Tiếp nhận yêu cầu cấp hàng từ khách hàng Khách hàng trực tiếp đưa yêu cầu lượng hàng theo nhu cầu nhân viên bán hàng, sau tốn số tiền tương ứng b Xác nhận giao dịch - Nếu khách hàng toán tiền mặt nhân viên thu tiền trực tiếp - Nếu khách hàng tốn thơng qua hình thức chuyển khoản, nhân viên kế toán toán kiểm tra đối chiếu giao dịch thông qua hệ thống Internet Banking trước nhân viên bán hàng cấp hàng cho khách - Lập hóa đơn cho khách hàng (nếu yêu cầu) in gửi lại khách hàng để gửi cho kế toán tổng hợp đối chiếu lưu giữ c Bán hàng Tiến hành bán hàng cho khách sau xác nhận khách hàng toán đủ số tiền tương ứng (bằng tiền mặt chuyển khoản) * Đối với khách công nợ: a Nhận tiền toán mua hàng trước Do đặc thù ngành nghề kinh doanh xăng dầu dựa quy định công ty Thành An 386, khách công nợ ký hợp đồng yêu cầu toán trước tiền mua hàng qua hình thức chuyển khoản để tránh tình trạng nợ xấu xảy Sau nhận thơng báo chuyển khoản tiền tốn trước, kế toán toán kiểm tra xác nhận giao dịch, in chi tiết giao dịch (2 bản) gồm gửi kế toán tổng hợp để lưu trữ với sổ phụ tài khoản kết xuất từ hệ thống Internet Banking kẹp bảng kê hàng hóa để cuối tháng gửi lại khách hàng với đối chiếu công nợ; báo nhân viên bán hàng ghi sổ giao nhận xăng dầu lượng tiền mua hàng b Nhận phiếu yêu cầu cấp hàng Nhân viên bán hàng nhận phiếu yêu cầu cấp hàng từ khách hàng, sau xuất hàng gửi lại cho kế toán toán cho việc đối chiếu lưu lại để lập bảng kê hàng bán lập hóa đơn theo mã bơm c Bán hàng ký sổ giao nhận xăng dầu - Nhân viên bán hàng cấp hàng cho khách dựa phiếu yêu cầu cấp hàng tiếp nhận trước - Sau cấp đủ hàng, nhân viên trực tiếp bán hàng người nhận hàng ký xác nhận vào sổ giao nhận xăng dầu khách hàng công nợ (sổ giao nhận chốt đối chiếu hàng ngày kế toán toán) để đối chiếu cuối tháng d Kế toán đối chiếu lượng hàng thực xuất, phiếu u cầu sổ cơng nợ với xuất hóa đơn xuất - Kế toán toán đối chiếu lượng hàng thực xuất thông qua sổ giao nhận xăng bán ra, lập hóa đơn tương ứng theo mã bơm ghi nhận sổ sau đối chiếu (gửi email cho khách hàng sau lập) Hóa đơn lập thành bản, gửi cho kế toán tổng hợp để đối chiếu lưu giữ, để lưu bảng kê hàng hóa gửi cho khách hàng vào cuối tháng bảng đối chiếu công nợ - Khi đối chiếu lượng hàng thực xuất, kế toán toán phải ghi lại sổ lượng tiền mua hàng để nhân viên bán hàng, đồng thời báo cho kế toán tổng hợp để kịp thời liên hệ với khách hàng e Ghi nhận cơng nợ mua hàng phần mềm, rà sốt đối chiếu hóa đơn lập bảng kê để đối chiếu cơng nợ - Kế tốn tổng hợp đối chiếu hóa đơn để kiểm tra lượng hàng mặt hàng xem hóa đơn xác so với phiếu u cầu bảng kê hay chưa: hạch tốn ghi sổ cơng nợ; sai, phải liên hệ với khách hàng để hủy hóa đơn cũ xuất thay thế, lập biên điều chỉnh hóa đơn (2 bản, bên giữ bản) - Liên hệ khách hàng lượng tiền toán trước hết, liên hệ để đối chiếu công nợ định kỳ, gửi bảng đối chiếu công nợ cho khách hàng kèm bảng kê hóa đơn xuất II BẢNG PHÂN TÍCH ĐỐI TƯỢNG ST T Đối tượng Hoạt động Khách lẻ mua hàng Khách hàng - Đưa yêu cầu lượng hàng cần mua - Thanh toán nhận hóa đơn (nếu có) Bên trong/bên ngồi Hoạt động xử lý Bên ngồi - Kế tốn - Xác nhận giao dịch thành công khách Bên tốn chuyển khoản tốn - Lập hóa đơn điện tử, ký số phát hành hóa đơn cho khách hàng (nếu khách hàng yêu cầu) in hóa đơn (2 bản)  Gửi cho khách hàng  Gửi cho kế toán tổng hợp - Cuối ngày lập hóa đơn điện tử bán lẻ, ký số phát hành hóa đơn cho tồn lượng bán cho khách hàng khơng lấy hóa đơn, in gửi cho kế toán tổng hợp - Nhận bàn giao tiền bán hàng để kiểm kê quỹ nộp lại toàn tiền mặt vào tài khoản cửa hàng Nhân viên - Thu tiền bán hàng khách toán Bên tiền mặt bán hàng - Bán hàng sau khách hàng toán đủ số tiền tương ứng - Bàn giao lại toàn tiền mặt thu cho kế toán toán vào cuối ca bán hàng kèm theo báo cáo bán hàng bảng kê tiền mặt nhân viên lập + + + + + ST T Bên trong/bên ngồi Kế tốn tổng - Kiểm tra thơng tin hóa đơn (mặt hàng, Bên lượng) kết xuất từ hệ thống hóa đơn hợp điện tử MISA để đối chiếu với liệu bán hàng kết xuất từ phần mềm đo bể EGAS - Lưu giữ hóa đơn in - Hạch toán ghi sổ lượng hàng hóa xuất bán Đối tượng Hoạt động Khách hàng cơng nợ Khách hàng - Ký hợp đồng mua bán thương thảo Bên ngồi - Thanh tốn trước tiền mua hàng - Gửi phiếu yêu cầu cấp hàng cho nhân viên bán hàng lần mua - Nhận đủ hàng ký xác nhận sổ giao nhận xăng dầu - Nhận bảng kê hàng hóa, hóa đơn bảng đối chiếu công nợ (theo tháng) 3 Hoạt động xử lý + + + - Bộ phận kinh - Thương thảo hợp đồng Bên - Gửi cho cửa hàng trường phê duyệt doanh lập hợp đồng để cửa hàng trưởng ký - Gửi hợp đồng cho khách hàng ký - Nhận lại hợp đồng ký (2 bản), để lưu phận kinh doanh gửi cho kế toán tổng hợp lưu + Cửa hàng - Phê duyệt ký hợp đồng gửi lại cho Bên phận kinh doanh trưởng - Phê duyệt ký đối chiếu công nợ gửi lại cho phận kế toán Nhân viên - Nhận phiếu yêu cầu cấp hàng Bên bán hàng - Cấp đủ lượng mặt hàng cho khách - Nhân viên bán hàng người nhận hàng ký xác nhận lượng hàng thực xuất sổ giao nhận xăng dầu - Giao lại sổ giao nhận kèm phiếu yêu cầu cấp hàng cho kế toán toán sau hết ca (ca cuối ngày) để đối chiếu Kế toán - Đối chiếu sổ giao nhận xăng dầu với Bên phiếu yêu cầu cấp hàng để ghi vào bảng kê tốn hàng hóa + + + - + + + + + ST T Đối tượng Hoạt động Bên trong/bên ngồi - Lập hóa đơn điện tử, ký số phát hành hóa đơn (in bản) theo mã bơm (gửi email cho khách hàng sau lập) - Chuyển hóa đơn cho kế tốn tổng hợp, kẹp bảng kê hàng hóa bán - Ghi sổ lượng tiền mua hàng, báo cho khách hàng hết tiền số tiền toán trước - Nhập tồn lượng hàng xuất theo hóa đơn vào phần mềm FAST - Nhận bảng đối chiếu công nợ từ kế toán tổng hợp gửi cho khách hàng bảng kê hóa đơn in Kế toán tổng - Lưu hợp đồng mua bán Bên hợp - Kiểm tra thơng tin hóa đơn (mặt hàng, lượng) kết xuất từ hệ thống hóa đơn điện tử MISA để đối chiếu với liệu bán hàng kết xuất từ phần mềm đo bể EGAS lưu lại hóa đơn nhận từ kế toán toán - Hạch toán ghi sổ lượng hàng hóa xuất bán - Cuối tháng lập đối chiếu công nợ, gửi cho cửa hàng trưởng phê duyệt ký - Chuyển đối chiếu công nợ ký cho kế toán toán để gửi cho khách hàng III SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU Sơ đồ dịng liệu cấp tổng quát Sơ đồ dòng liệu cấp Cho khách lẻ: Hoạt động xử lý + + + - + + + + Docum Discover more from: Hệ thống thơng tin kế tốn HTTTKT21 Đại học Kinh tế Quốc dân 214 documents Go to course Premium Đề 02 Lớp AIS Premium Bài 5.2 - bai Premium Hệ thống thông năm 2022… tap he thong… tin kế toán chu… Hệ thốn… 100% (3) Hệ thốn… 100% (2) 24 Hệ thốn… 100% (2) Premium ĐỀ KIỂM T GIỮA KỲ K Hệ thốn… 10 Cho khách công nợ IV LƯU ĐỒ TÀI LIỆU Cho khách lẻ: Cho khách công nợ; Giai đoạn – Ký hợp đồng & tốn: Cho khách cơng nợ; Giai đoạn – Cấp hàng đối chiếu công nợ: V CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT ĐANG ÁP DỤNG Hoạt động Rủi ro tiềm tàng trình Nhận xử lý Nợ xấu, nợ khó địi đơn đặt hàng Cung cấp hàng Sai mặt hàng, lượng hóa, dịch vụ hàng bán Lập hóa đơn Trong q trình ghi theo dõi công nợ nhận: không lập phải thu khơng kịp thời Thất tiền Hoạt động báo Báo cáo không đúng, cáo Báo cáo không kip thời Thơng tin bị thất Biện pháp kiểm sốt u cầu toán trước bán hàng hạn mức mà khách hàng toán (đối với khách lẻ khách công nợ) Đối chiếu với liệu bán hàng kết xuất từ phần mềm đo bể EGAS Giao đủ hàng ký xác nhận sổ giao nhận xăng dầu (đối với khách hàng công nợ); Đối chiếu sổ giao nhận xăng dầu (có chữ ký xác nhận nhân viên bán hàng người nhận hàng sau lần cấp) với phiếu yêu cầu cấp hàng theo mẫu gửi kèm hợp đồng để ghi vào bảng kê hàng hóa Cuối ngày đối chiếu số liệu xuất hóa đơn bán lẻ lượng hàng xuất bán cho khách lẻ khơng lấy hóa đơn Phân trách nhiệm cho cá nhân nhân viên giữ tiền, ghi chép theo dõi tiền bán hàng; Hàng ngày tổng hợp lại kèm báo cáo bán hàng gửi vào tài khoản ngân hàng; Kế toán kiểm kê quỹ, đối chiếu ghi chép Hạn chế toán tiền mặt Ứng dụng công nghệ thông tin dựa máy tính cơng nghệ mạng xử lý liệu, chia sẻ liệu kế toán (phần mềm đo bể EGAS, phần mềm hóa đơn điện tử MISA phần mềm kế toán FAST); Áp dụng thủ tục an tồn liệu hệ thống thơng tin kế tốn dựa máy tính Trên thực tế, cửa hàng sử dụng phần mềm EGAS để lưu trữ, quản lý toàn sở liệu mã bơm xuất vòi bơm xăng dầu Quyền truy cập phân quyền cho kế toán tổng hợp quản lý để đảm bảo tính xác vào bảo mật liệu Bên cạnh đó, hóa đơn lập thơng qua hệ thống hóa đơn điện tử MISA, kế toán tổng hợp quản lý phân quyền để hủy hóa đơn xuất thay nhằm kiểm sốt sai sót xảy Tồn thơng tin kế tốn cập nhật lưu giữ hệ thống phần mềm kế tốn FAST VI ĐỀ XUẤT BIỆN PHÁP KIỂM SỐT CHO ĐƠN VỊ Về bản, quy trình bán hàng kiểm soát chặt chẽ qua nhiều cấp phê duyệt; nhiên, việc kiểm tra, đối chiếu sai sót, liệu phân công chưa hợp lý, dẫn đến quy trình rườm rà, khơng hiệu Để tối ưu quy trình, nhóm đề xuất số ý kiến sau: Tăng cường kiểm soát khâu xuất kho, chuyển giao hàng hoá Đối với việc xuất kho: Yêu cầu phía khách hàng phải có kế hoạch lấy hàng tuần để tiện cho NVBH có kế hoạch chủ động việc giao hàng Để quản lý lượng hàng tồn kho thời điểm thay đổi giá, Kế toán xuống kho tiến hành kiểm kê chốt doanh số hàng tồn kho để nắm lượng hàng tồn, Kế toán chốt số lượng hóa đơn thực xuất đến thời điểm bao nhiêu, đồng thời nắm lượng hàng khách hàng đặt mua thông qua phiếu đặt hàng lượng tiền khách hàng chuyển thông qua tài khoản ngân hàng Hồn thiện thủ tục kiểm sốt nợ phải thu khách hàng Đối với khách hàng công nợ: Công ty cần quy định: Nếu nhân viên bán hàng bán vượt định mức tín dụng mà cơng nợ khơng thể thu hồi Trưởng phịng kinh doanh phải chịu hoàn toàn trách nhiệm khoản cơng nợ cách nộp tiền bồi thường Cơng ty nên khuyến khích khách hàng tốn hình thức chuyển khoản Khốn thẳng cho NVBH chịu trách nhiệm việc bán hàng, công nợ khách hàng Cơng ty kiểm sốt vấn đề doanh số, cơng nợ đơn đốc nhắc nhở Hàng tháng kế tốn gửi đối chiếu xác nhận công nợ Hàng tuần, kế tốn lên bảng phân tích cơng nợ khách hàng để theo dõi báo cho phòng kinh doanh khách hàng có cơng nợ cao, đồng thời đơn đốc, nhắc nhở để nhanh chóng thu hồi Đối với khách hàng vượt mức công nợ cho phép, phận kinh doanh dựa vào số liệu phòng kế toán cấp cần phải yêu cầu báo cáo hàng tuần không xuất hàng vượt mức Hồn thiện thủ tục kiểm sốt thu tiền bán hàng tiền mặt Công ty cần quy định tất cửa hàng cuối ngày phải lên báo cáo bán hàng nộp cho kế toán theo dõi Cửa hàng trưởng phải nộp tiền cho Công ty vào đầu ngày sau Kế toán cần theo dõi lượng hàng nhập, xuất, tồn cách thường xuyên để nắm bắt kịp thời tình hình kinh doanh cửa hàng Công ty cần tiến hành kiểm kê đột xuất lượng hàng tồn kho Cần phải xử phạt nặng bị phát có gian lận Cơng ty cần quy định nhân viên thu tiền hàng ngày phải nộp tiền cho thủ quỹ phòng nộp vào tài khoản Công ty vào cuối buổi lên bảng kê nộp tiền cho phịng kế tốn theo Hồn thiện hệ thống báo cáo Ngoài mẫu báo cáo theo quy địnhCông ty nên quy định thêm báo cáo để phản ánh tiêu bản: Báo cáo tổng hợp đơn đặt hàng khách hàng; Báo cáo tổng hợp doanh thu tuần phận kinh doanh Cần phải lập thiết kế báo cáo cho đơn giản, gọn nhẹ, dể hiễu, so sánh được, phù hợp nhằm cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho việc định ban lãnh đạo RỦI RO Về mơi trường kiểm sốt: Hoạt động BKS mang nặng tính hình thức Các kế hoạch cơng ty có xây dựng dựa tình hình kinh doanh năm trước dẫn đến khơng xác Khơng có văn hóa quy định xử phạt thích hợp nhân viên sai phạm Về cơng tác kế tốn: Hệ thống thơng tin chưa tổ chức khoa học, chưa đáp ứng yêu cầu kiểm sốt Kế tốn Cơng ty theo dõi chứng từ hạch toán kiểm tra số liệu sau nghiệp vụ bán hàng hồn thành Do hay xảy sai xót cơng nợ khách hàng q cao Quy trình ln chuyển chứng từ đối chiếu cơng nợ kế tốn bên liên quan cịn chậm gây ảnh hưởng tới việc xử lý công nợ Chữ ký chứng từ không đầy đủ Việc giao nhận tiền nhân viên bán hàng thủ quỹ khơng có giấy tờ chứng minh Về thủ tục kiểm sốt: Các thủ tục kiểm sốt chưa tồn diện, chặt chẽ, phần lớn sâu mảng kế toán, phần kiểm soát chưa quy định đầy đủ, rõ ràng - Việc tiếp nhận đơn đặt hàng khách hàng chưa thống nhất, hợp đồng mang tính chất tượng trưng - Công tác thẩm định khách hàng chưa kiểm tra thực đầy đủ trước ký hợp đồng Kế toán khơng kiểm tra tình hình cơng nợ khách hàng khách hàng tổ chức toán tài khoản cá nhân, khó nắm bắt thơng tin khách hàng nhiều thời gian để xác nhận lại cơng nợ - Cơng tác kiểm sốt ghi nhận doanh thu bán hàng chưa thường xuyên, không đảm bảo nguyên tắc kịp thời - Công tác đối chiếu cơng nợ hàng tháng kế tốn với khách hàng chưa tiến hành thường xuyên Tình trạng NVBH chiếm dụng tiền để làm việc riêng ảnh hưởng đến đồng Vốn kinh doanh công ty Như vậy, lưu đồ tài liệu trường hợp toán khơng qua kế tốn tổng hợp: