Bài tập nhómhệ thống thông tin kế toán nâng caokiểm soát hệ thống thông tin kế toán tại công ty tnhh astro, hạnchế và cách khắc phục

Ngồi ra cũnghạn chế thơng tin rị rỉ ra bên ngoài, điều nay cũng gópphần đảm bảo tính bí mật của hệ thống.Phòng mẫu Phòng mẫu sẽ lưu lại thông tin về mẫu, loại vải, kíchthước,… cùng các t

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

-

-BÀI TẬP NHÓM

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN NÂNG CAO KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH ASTRO, HẠN

CHẾ VÀ CÁCH KHẮC PHỤC

Lớp học phần : ACC701_222_1_D02

Nhóm thực hiện : Nhóm 8

TP Hồ Chí Minh, ngày 30 tháng 3 năm 2023

DANH SÁCH THÀNH VIÊN

Mức độ hoàn thành

Nguyễn Tuấn Kiệt 030536200082 Nhóm trưởng 100% Ngô Thị Thảo 030536200180 Nội dung I, thuyết trình I

và II

100% Nguyễn Thị Cẩm Thuý 030536200201 Nội dung I 100% Nguyễn Thị Huỳnh Như 030536200145 Nội dung III, thuyết trình

III

100%

Nguyễn Thị Phương Thanh 030536200176 Nội dung I 100% Phạm Ngọc Anh 030536200005 Nội dung III, thuyết trình

III

100%

MỤC LỤC

I) Kiểm soát HTTTKT tại Công ty TNHH Astro (Sài Gòn) 1 1) Hoạt động thiết kế sản phẩm 1 2) Hoạt động lên kế hoạch sản xuất và sản xuất 2

3) Hoạt động tính giá thành sản phẩm 3

4) Hoạt động kiểm soát chung 4

5) Kiểm soát ứng dụng 5

II) Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Astro (Sài Gòn) 5

III) Hạn chế và cách khắc phục của hệ thống thông tin kế toán công ty TNHH Astro (Sài Gòn)

7 1) Hoạt động thiết kế sản phẩm 7

2) Hoạt động lên kế hoạch sản xuất và sản xuất 10

3) Hoạt động nhập kho thành phẩm 12

I) Kiểm soát HTTTKT tại Công ty TNHH Astro (Sài Gòn)

1) Hoạt động thiết kế sản phẩm

Bộ phận Kiểm soát hệ thống

Bộ phận

MD

(Phát triển

sản phẩm

Bộ phận MD sẽ lưu lại thông tin khách hàng và chỉ chuyển nhưng thông tin về sản phẩm sang phòng mẫu để đảm bảo tính riêng tư của hệ thống thông tin kế toán Ngoài ra cũng hạn chế thông tin rò rỉ ra bên ngoài, điều nay cũng góp phần đảm bảo tính bí mật của hệ thống

Phòng mẫu Phòng mẫu sẽ lưu lại thông tin về mẫu, loại vải, kích

thước,… cùng các thông số kỹ thuật, định mức nhân công, chi phí cho việc may mẫu và chỉ gửi những thông tin về mức nguyên phụ liệu cần đặt cho phòng vật tư Như vậy đảm bảo tính riêng tư và bí mật của hệ thống thông tin kế toán

Phòng vật tư Dựa vào lịch sử nhà cung cấp có trên hệ thống để chọn và

lập PO đặt hàng (tính sẵn sàng của thông tin)

Phòng mẫu Giao PO cho phòng mẫu tự nhận hàng (thể hiện tính toàn

vẹn của thông tin – thông tin về nguyên phụ liệu chuyển từ phòng vật tư sang phòng mẫu là như nhau)

2) Hoạt động lên kế hoạch sản xuất và sản xuất

Bộ phận Kiểm soát hệ thống

MD Loại bỏ những thông tin không cần thiết đến SX trong

HĐMH khi lập ĐHXS

P.SX Loại bỏ những thông tin không cần thiết đến SX để lập

Phiếu đặt NVL SX

P.Vật tư Tìm NCC từ P.Đặt NVL sản xuất & lập PO

Kho Thủ kho căn cứ PO kiểm hàng và lập phiếu nhập kho

P.SX ký nhận lên P.xuất kho để xác nhận đã nhận hàng (chuyển giao trách nhiệm)

QC Theo kế hoạch sản xuất, đến hạn kiểm hàng, Bộ phận QC

sẽ kiểm tra thành phẩm

3) Hoạt động tính giá thành sản phẩm

Mục tiêu kiểm soát Các thủ tục kiểm soát

Phân chia trách nhiệm Phân chia trách nhiệm giữa các bộ

- Kế toán thành phẩm và kho thành phẩm

- Kế toán chi phí và kế toán tổng hợp

An toàn cho tài

sản và ghi chép

Nhập kho khi thành phẩm có phiếu nhập

Chứng từ và ghi sổ đầy đủ Phiếu nhập kho thành phẩm

- Lập ngay khi sản phẩm hoàn thành đủ tiêu chuẩn

- Đánh số trước Thẻ chi phí sản xuất

- Cập nhật và khoá khi sản phẩm hoàn thành theo lệnh sản xuất

- Dùng số tổng để kiểm tra Ghi chép thành phẩm tồn kho

- Kiểm tra tính liên tục của phiếu nhập kho

- Kiểm tra số tổng vào cuối mỗi tháng

Kế toán tổng hợp đối chiếu với kế toán chi tiết

4) Hoạt động kiểm soát chung

Rủi ro

Thủ tục kiểm soát Kiểm soát phát triển và bảo trì hệ thống ứng dụng

Discover more from:

AUD_302

Document continues below

Kiểm soát nộ bộ

Trường Đại học Ngân hàng…

116 documents

Go to course

Chu trình Bán hàng-thu tiền

100% (3)

11

PLĐC HUB-ĐÁP ÁN C1 - 112

100% (3)

21

1 COSO Mc Nally Transition Article-Final COSO Version Proof 5-31-13…

9

GIẢI CHI TIẾT ĐỀ THI E - baitap

139

Advice-of-LC - Mẫu thư thông báo tín dụng Tài liệu cho course Thanh…

1

Case study IP - thanh toán quốc tế

2

sao lưu dữ liệu vào ổ đĩa ngoài của công ty và được bảo quản bởi kế toán trưởng

Nguồn điện không ổn định Các máy vi tính được trang bị thiết bị tích

điện

Hệ thống máy vi tính bị virút xâm nhập Hệ thống máy vi tính của công ty đều có

phần mềm diệt virút Kiểm soát vận hành hệ thống

Nhân viên không phụ trách phân hệ kế

toán khác nhưng vẫn truy nhập và thực

hiện các chức năng của phân hệ

Phân quyền truy cập hệ thống, quyền xem, thêm, sửa, xoá dữ liệu tuỳ trách nhiệm của nhân viên từng phần hành kế toán Nhân viên ngoài bộ phận kế toán vẫn đăng

nhập được vào phần mềm kế toán công ty

Phần mềm kế toán có mật khẩu đăng nhập riêng, chỉ có nhân viên kế toán mới được biết

Mật khẩu bị lộ Thay đổi mật khẩu định kỳ

Kiểm soát nhập liệu và dữ liệu nhập

Nhân viên chưa được sự cho phép của cấp

trên đã tự ý chỉnh sửa nghiệp vụ đã hạch

toán

- Phân chia trách nhiệm và quyền truy cập

- Quản lý truy nhập, xử lý thông tin nhờ vào ứng dụng tạo dấu vết kiểm toán

Kế toán định khoản sai Phần mềm có chức năng tự động báo lỗi Xuất kho NVL vượt mức cho phép Có quy định mức xuất NVL và hệ thống tự

động ra cảnh báo khi xuất vượt mức quy định

5) Kiểm soát ứng dụng

Kiểm soát đầu vào

Cùng một chứng từ nhưng được hạch

toán nhiều lần Tính toàn vẹn dữ liệu và kiểm soát tổngmẫu tin

Các thông tin đầu vào cần thiết không

được cập nhật đầy đủ Kiểm tra sự đầy đủ, tính hợp lệ và tựđộng báo lỗi khi khai báo thiếu thông tin Tồn kho NVL bị âm Giới hạn dữ liệu

Kế toán nhập sai vùng khai báo dữ liệu Tính hợp lệ

Xử lý nghiệp vụ

Số dư giữa tài khoản tổng hợp và chi tiết

bị chênh lệch

Kiểm tra số tổng kiểm soát Kết quả xử lý

Điều chỉnh sau khi khoá sổ Tính hợp lệ và toàn vẹn dữ liệu

II) Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Astro (Sài Gòn)

Trước khi xem xét các khuyết điểm của hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH Astro (Sài Gòn), ta nên có cái nhìn tổng quát về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty này (chủ yếu là kiểm soát thông qua chứng từ, sổ sách tại các quy trình) Nhìn chung thủ tục kiểm soát tại công ty được thực hiện tốt Thông qua việc công

ty phân chia trách nhiệm hợp lý vì các bộ phận không kiêm nhiệm giữa các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản Sự tách biệt về trách nhiệm này giúp hạn chế những sai phạm và gian lận trong nội bộ

Các nghiệp vụ khi phát sinh đều có chứng từ kèm theo như chứng từ kế toán, hóa đơn, tờ trình, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm, được đánh số liên tục khi sử dụng, sắp xếp theo thứ tự số và ngày tiện lợi cho việc tìm kiếm và lưu trữ, xem xét

và ký duyệt của nhà quản lý Việc luân chuyển, lưu trữ chứng từ được tổ chức một cách khoa học

Theo đánh giá của nhóm quy trình sản xuất là quan trọng nhất so với các quy trình còn lại trong doanh nghiệp Do đó ở khâu này cũng xuất hiện các chứng từ vô cùng quan trọng có ảnh hưởng trọng yếu cho toàn doanh nghiệp nếu xảy ra sai sót Trong

đó, ta có:

Đơn đặt hàng sản xuất

Phiếu đặt NVL sản xuất

Bản kế hoạch sản xuất

Phiếu xuất kho

Phiếu nhập kho

Vì tính chất quan trọng nên các chứng từ này đều có cơ sở đối chiếu trước khi lập:

Chứng từ Cơ sở đối chiếu

Đơn đặt hàng sản xuất Hợp đồng mua hàng

Phiếu đặt NVL sản xuất Phiếu định mức may hàng mẫu &

đơn đặt hàng sản xuất Bản kế hoạch sản xuất Phiếu định mức may hàng mẫu &

đơn đặt hàng sản xuất Phiếu nhập kho Purchase order (PO)

Phiếu xuất kho kế hoạch sản xuất

Về tổ chức lưu trữ thông tin, chứng từ và sổ sách ở các bộ phận được đảm bảo thực hiện tốt, thuận lợi cho chức năng kiểm tra và giám sát, thực hiện mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Việc xây dựng sơ đồ kế toán đã giúp truyền thông hiệu quả để nhân viên biết rõ vai trò và trách nhiệm của họ có liên quan đến các chứng từ cụ thể nào trong quá trình hoạt động kinh doanh

Chứng từ, sổ sách được lưu trữ đầy đủ tạo thuận lợi cho bộ máy kế toán trong việc thu thập, cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời khi có yêu cầu Nhìn chung hệ thống thông tin kế toán đã tạo ra được nhiều thủ tục kiểm soát nội bộ có thể kiểm soát được các rủi ro có thể xảy ra và đưa ra một số biện pháp khắc phục hữu hiệu Các trưởng phòng chỉ chịu trách nhiệm giám sát trực tiếp hoạt động kinh doanh của

bộ phận mình, việc thực hiện nghiệp vụ của nhân viên thuộc cấp và báo cáo lên nhà quản lý đã xây dựng các cấp bậc báo cáo và phân định quyền hạn rõ ràng trong cơ cấu tổ chức

III) Hạn chế và cách khắc phục của hệ thống thông tin kế toán công ty TNHH Astro (Sài Gòn)

1) Hoạt động thiết kế sản phẩm

Bộ

phận

Mô tả hoạt động Nhược điểm Cách khắc phục

Bộ

phận

MD

Phòng MD sẽ lưu

giữ thông tin

khách hàng, tính

Do đảm nhận cùng lúc nhiều công việc như vừa nhận đơn đặt hàng

Nhân viên phòng MD chỉ nên tập trung đảm nhiệm vào việc nhận đơn đặt hàng của

triển

sản

phẩm)

mức thanh toán

việc may mẫu của

khách hàng, xét

duyệt may mẫu và

chuyển thông tin

sang Phòng Mẫu

của khách hàng vừa tính mức yêu cầu thanh toán việc may mẫu của khách hàng

Nhân viên phòng

MD sẽ gặp sai sót như tính sai mức thanh toán hàng mẫu hoặc lưu sai tên khách hàng, mã sp,…

khách hàng Còn việc tính mức yêu cầu thanh toán việc may mẫu của khách hàng nên do bộ phận kế toán hoặc

bộ phận khác đảm nhiệm và cung cấp thông tin đến phòng MD

Từ đó xem có nhận đơn hàng hay không và mức thanh toán cho việc may mẫu như thế nào dựa vào khả năng thanh toán của khách hàng được lưu trên hệ thống

Phòng

mẫu

Tính toán định

mức nguyên vật

liệu, nhân công,

chi phí trên“Đơn

hàng may mẫu”

và lập “Phiếu

định mức may

hàng mẫu” gửi

giám đốc ký

duyệt

Lập và ký duyệt

“Phiếu đặt vật

tư may hàng

mẫu”gồm

những thông tin

về nguyên phụ

liệu cần đặt và

ẩn đi định mức

nhân công, chi

phí cho việc may

mẫu

Phiếu đặt vật tư may hàng mẫu do phòng mẫu tự ký và xét duyệt

số liệu trên phiếu đặt vật tư may hàng mẫu có thể xảy ra sai sót (cố ý hoặc vô ý) nhưng không thể phát hiện ra kịp thời

Tách bạch chức năng lập và

ký duyệt của Phiếu đặt vật tư may hàng mẫu

Phiếu đặt vật tư may hàng mẫu có thể do bên khác ký duyệt

Phòng Dựa trên “Phiếu Việc dựa vào dữ liệu Cần có đối chiếu xác nhận

vật tư đặt vật tư may

hàng mẫu”, lựa

chọn những nhà

cung cấp loại

hàng đó kèm giá

có lưu trên hệ

thống và lập PO

kèm đặt hàng

trên hệ thống để chọn nhà cung cấp có thể gây ra tình trạng dữ liệu không còn chính xác tại thời điểm hiện tại Ví dụ như giá bán của nhà cung cấp hiện tại khác với giá bán trên dữ liệu của doanh nghiệp

lại liên tục để cập nhật dữ liệu kịp thời, chính xác

Phòng

mẫu

Kiểm tra lượng

nguyên vật liệu

nhận thực tế có

khớp với PO( đơn

đặt hàng), sau khi

may xong mẫu thì

lập “Phiếu giao

hàng mẫu” gửi

bộ phận MD

Chỉ đối chiếu lượng nguyên vật liệu thực tế với PO (đơn đặt hàng)

Dễ xảy ra sai sót nếu số liệu trên PO không chính xác

Phòng mẫu nên kiểm tra lượng nguyên vật liệu nhận thực tế với cả “Phiếu đặt vật

tư may hàng mẫu” và PO

Đánh giá chung: vẫn còn một vài hạn chế cần khắc phục Nhưng khi đánh giá lợi ích đạt được so với chi phí bỏ ra để kiểm soát rủi ro thì hệ thống thông tin kế toán ở hoạt động này được nhóm nhận định là tốt

2) Hoạt động lên kế hoạch sản xuất và sản xuất

Bộ

phận Mô tả hoạt động Nhược điểm Cách khắc phục

MD

(Phát

triển

sản

phẩm)

Lập và ký duyệt

đơn đặt hàng sản

xuất gồm 2 liên,

liên 1 lưu, liên 2

gửi cho P.SX

- Đơn đặt hàng sản xuất chỉ có 2 liên Không đủ

cơ sở để đối chiếu thông tin

- Đơn đặt hàng nên được lập thành 3 liên, liên 1 gửi khách hàng, liên 2 lưu, liên 3 gửi cho P SX

P.SX - Lập Phiếu đặt

nguyên vật liệu

sản xuất và gửi

cho P vật tư

- Phiếu đặt NVL chưa được phê duyệt

- Sau khi lập Phiếu đặt NVL, cần gửi lên Trưởng phòng để được ký duyệt trước khi gửi cho P vật tư

- Lập kế hoạch

sản xuất và trình

Giám đốc ký

duyệt

- Theo kế hoạch

sản xuất, lập

phiếu yêu cầu

xuất kho 2 liên, 1

liên lưu, 1 liên

giao Thủ Kho

- Sản xuất xong

lập Báo cáo thành

phẩm

- PSX có hoạt động lập kế hoạch sản xuất

Phòng

vật tư Nhận Phiếu đặtNVL SX và đặt

hàng, lập 2 PO, 1

lưu, và 1 giao

Thủ kho

- PO chỉ lập

2 liên PO - Lập 5 liên PO, liên 1 lưu, liên 2 gửiNCC, liên 3 gửi cho Thủ Kho, liên 4 gửi

cho Kế toán, liên 5 gửi cho Phòng sản xuất

Kho - Nhận hàng,

kiểm hàng căn cứ

theo PO và Lập

phiếu yêu cầu

xuất kho

- Xuất kho theo

Phiếu yêu cầu

xuất kho

- Kiểm số lượng

và dựa vào Phiếu

niêm phong lập

kho 2 liên, liên 1

lưu, liên 2 ký và

giao cho QC

- Phiếu nhập kho chưa lập

đủ liên

- Thủ kho chưa mở thẻ kho

- Phiếu xuất kho có nên gửi lại cho các phòng ban liên quan

- Bộ phận kho khi lập phiếu nhập kho phải lập thành 3 liên, 1 liên lưu trữ tại bộ phận kho, 1 liên gửi cho phòng kế toán để làm chứng từ hạch toán và 1 liên gửi lại cho phòng vật tư để làm bằng chứng cho quá trình mua NVL sản xuất đã được hoàn thành

- Khi nhận NVL sản xuất theo chỉ thị mua hàng từ phòng vật tư và khi xuất NVL theo chỉ thị xuất NVL cho sản xuất từ P.SX và các lần nhập, xuất tiếp theo, thủ kho cần mở sổ theo dõi chi tiết hàng tồn kho nhập, xuất và tồn về số lượng, chủng loại… và thiết lập sơ đồ sắp xếp hàng nhập, xuất ra vào

QC Kiểm hàng và lập

Phiếu đã kiểm

phận

kiểm

hàng)

hàng và Phiếu

niêm phong hàng

Đánh giá chung: Do tính quan trọng ở khâu hoạt động này như đã đề cập ở phần đánh giá

hệ thống kiểm soát nội bộ, nên phần lớn các hạn chế ở khâu này là lập không đủ số liên chứng từ cần thiết Nên hệ thống thông tin kế toán ở khâu này được nhóm đánh giá cao

3) Hoạt động nhập kho thành phẩm

Phòng thống kê

phân xưởng

Sau khi thành phẩm hoàn thành,

nhân viên thống kê phân xưởng

kiểm, đếm thành phẩm lập 2

bảng báo cáo sản xuất Liên 1

báo cáo sản xuất được gửi cho

bộ phận kho Liên 2 gửi tổ kỹ

thuật-kiểm nghiệm tiến hành

kiểm tra chất lượng thành phẩm

Dựa vào liên 2 phiếu nhập kho,

nhân viên thống kê phân xưởng

lập báo cáo thành phẩm nhập

kho

Thứ 6 hàng tuần, nhân viên

thống kê phân xưởng gửi kế toán

kho báo cáo thành phẩm nhập

kho kèm liên 2 các phiếu nhập

kho trong tuần

Không có báo cáo sản xuất để đối chiếu với liên 2 phiếu nhập kho về thành phẩm hoàn thành tại phân xưởng kiểm đếm với thành phẩm nhập kho

- Nên lưu 1 bản sao bảng báo cáo

sx để làm cơ sở đối chiếu với phiếu nhập kho

Tổ kỹ thuật

-kiểm nghiệm

Sau khi kiểm tra, tổ kỹ

thuật-kiểm nghiệm lập 2 báo cáo thuật-kiểm

tra chất lượng Liên 2 báo cáo

sản xuất và liên 1 báo cáo kiểm

tra chất lượng lưu tại tổ kỹ thuật

- kiểm nghiệm Liên 2 báo cáo

kiểm tra chất lượng gửi đến bộ

phận kho

Liên 2 báo cáo kiểm tra chất lượng gửi đến bộ phận kho khi chưa có xét duyệt của trưởng

bộ phận sẽ dẫn đến tình trạng hàng không đủ tiêu chuẩn nhưng vẫn tính là sản phẩm đạt chuẩn

Trước khi Liên 2 báo cáo kiểm tra chất lượng gửi đến bộ phận kho phải thông qua trưởng bộ phận xét duyệt

Bộ phận kho Căn cứ liên 2 phiếu sản xuất đã

duyệt (lưu đồ luân chuyển hoạt

động tập hợp chi phí NVLTT),

liên 2 báo cáo kiểm tra chất

lượng và báo cáo sản xuất liên 1

được chuyển đến Sau khi bộ

phận kho tiến hành nhập kho

thành phẩm đạt, thủ kho lập 2

liên phiếu nhập kho số lượng

thực nhập Thủ kho căn cứ phiếu

nhập kho ghi thẻ kho, lưu liên 1

phiếu nhập kho và các chứng từ

liên quan Liên 2 phiếu nhập kho

gửi phòng thống kê phân xưởng

Kế toán kho Kế toán kho căn cứ chứng từ

nhập kho nhập dữ liệu vào cơ sở

dữ liệu phần mềm và lập báo có

tổng hợp thành phẩm nhập kho

trong tháng gửi phòng tổ chức

làm căn cứ tính lương