Tổng quan nghiên cứu
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là yếu tố then chốt trong quản lý tài chính và nhân sự của một công ty Thực hiện kế toán chính xác giúp duy trì sự công bằng, tính chính xác và tuân thủ pháp luật, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực, góp phần vào sự thành công và bền vững của doanh nghiệp.
Nhận thức được vấn đề cấp thiết trên nên đã có nhiều tác giả lựa chọn và nghiên
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phạm Thị Huệ, sinh viên Đại học Ngoại thương, tập trung vào việc hạch toán kế toán tiền lương tại công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Hoàng Thảo Nghiên cứu này không chỉ phân tích lý luận mà còn xem xét thực tiễn tổ chức công tác kế toán tiền lương tại công ty, từ đó đánh giá thực trạng, ưu nhược điểm của quy trình kế toán hiện tại Bên cạnh đó, khóa luận cũng đề xuất các phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Hoàng Thảo.
Khoá luận tốt nghiệp của Nguyễn Ngọc Phương Duy nghiên cứu tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Kiểm toán tư vấn Rồng Việt Bài viết tìm hiểu cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, đồng thời phân tích những ưu và nhược điểm còn tồn tại trong công tác này Mục tiêu là đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Kiểm toán tư vấn Rồng Việt.
Mục tiêu nghiên cứu
- Nghiên cứu cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Nghiên cứu thực tiễn công tác kế toán tại công ty TNHH Thương mại và Xuất nhập khẩu tập trung vào tổ chức kế toán, đặc biệt là kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Việc này giúp đánh giá hiệu quả quản lý tài chính và đảm bảo tính chính xác trong việc ghi nhận và báo cáo các khoản chi phí liên quan đến tiền lương.
- Đánh giá thực trạng tình hình công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của công ty
Để hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty, cần đề xuất những giải pháp hiệu quả nhằm nâng cao tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quy trình kế toán, đào tạo nhân viên về các quy định mới và cải tiến hệ thống báo cáo sẽ giúp công ty phát triển bền vững hơn trong thời gian tới.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập số liệu bao gồm việc thu thập các tài liệu và thông tin kế toán như sổ sách, bảng biểu, quy chế về tiền lương, và quy định về hình thức kế toán tại phòng tài chính kế toán của công ty TNHH Thương mại và Xuất nhập khẩu.
- Phương pháp phân tích dữ liệu:
+ Thu thập số liệu thực tế tại phòng kế toán công ty
+ Lựa chọn, phân tích, so sánh, đối chiếu và trích xuất tài liệu
+ Phân tích và tổng hợp dữ liệu
Dữ liệu được phân tích chủ yếu thông qua phương pháp diễn dịch và thống kê, kết hợp việc thu thập chứng từ thực tế với quan sát và phỏng vấn trực tiếp.
Nghiên cứu tài liệu kết hợp với phỏng vấn điều tra được thực hiện bằng cách phỏng vấn lãnh đạo và các bộ phận kế toán trong công ty Đối tượng phỏng vấn bao gồm kế toán trưởng và các kế toán viên, nhằm thu thập thông tin chính xác và sâu sắc về quy trình kế toán.
Kết cấu của luận văn tốt nghiệp
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung khóa luận tốt nghiệp gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Thương mại và Xuất nhập khẩu
Chương 3 trình bày các kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Thương mại và Xuất nhập khẩu Các giải pháp này bao gồm việc cải tiến quy trình ghi nhận và tính toán tiền lương, áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý dữ liệu, và nâng cao năng lực đội ngũ kế toán Đồng thời, cần thiết lập các chính sách rõ ràng về trích lập và chi trả các khoản phụ cấp, nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán Việc thực hiện các kiến nghị này sẽ giúp công ty nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người lao động.
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Các khái niệm về tiền lương và các khoản trích theo lương
1.1.1 Khái niệm của tiền lương
Tiền lương là khoản tiền doanh nghiệp chi trả cho người lao động, phản ánh hao phí lao động sống cần thiết Số tiền này được xác định dựa trên thời gian, khối lượng và chất lượng công việc mà người lao động đã đóng góp cho doanh nghiệp.
Tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc Tiền lương bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, cùng với phụ cấp và các khoản bổ sung khác, theo quy định tại Điều 90 Bộ luật Lao động năm 2019.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong đời sống kinh tế của người lao động, không chỉ là lợi ích thiết thân mà còn là phương tiện tái sản xuất sức lao động và năng lực sáng tạo Để xây dựng một chính sách tiền lương hợp lý, cần phải nắm rõ các căn cứ và cơ sở của tiền lương nhằm kích thích khả năng sáng tạo của người lao động.
Khi người lao động được trả lương thỏa đáng, lợi ích của cả người lao động và người sử dụng lao động đều tăng, tạo ra sự gắn kết cộng đồng và thúc đẩy phát triển kinh tế Ngược lại, nếu chính sách tiền lương không hợp lý, sẽ làm suy giảm động lực sản xuất, ảnh hưởng tiêu cực đến thái độ và động cơ làm việc của người lao động, từ đó kìm hãm sự phát triển của nền kinh tế Hệ quả là nguồn nhân lực có thể bị kiệt quệ, chất lượng lao động giảm sút, dẫn đến tình trạng lãng phí thời gian và tài nguyên, cũng như xung đột lợi ích giữa các bên Ngoài ra, chính sách tiền lương không hợp lý còn gây ra sự phân bố lao động không hợp lý, dẫn đến thất nghiệp cục bộ và tình trạng thiếu lao động ở một số khu vực.
Từ khái niệm trên ta thấy tiền lương và các khoản trích theo lương có đặc điểm sau:
- Tiền lương được trả bằng tiền
- Tiền lương được trả sau khi hoàn thành công việc căn cứ vào sản lượng và chất lượng lao động trong đó
1.1.2 Chức năng, vai trò và ý nghĩa của tiền lương
- Chức năng chính của tiền lương là:
Đền bù lao động là khoản tiền lương mà người lao động nhận được như một phần thù lao cho công việc đã thực hiện Điều này đảm bảo rằng người lao động nhận được sự đền bù công bằng cho thời gian và nỗ lực mà họ đã dành cho công việc của mình.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy động lực lao động, khuyến khích người lao động cống hiến và làm việc chăm chỉ hơn Đối với nhiều cá nhân, mức lương cao không chỉ là nguồn thu nhập mà còn là động lực chính để cải thiện hiệu suất làm việc.
Trợ cấp sinh hoạt là một chức năng quan trọng của tiền lương, giúp người lao động chi trả cho các chi phí hàng ngày như sinh hoạt, ăn uống, đi lại và các nhu cầu cơ bản khác.
Tiền lương có vai trò quan trọng trong việc kích thích tiêu dùng và thúc đẩy nền kinh tế Khi người lao động nhận lương cao hơn, họ có khả năng chi tiêu nhiều hơn, từ đó tạo ra nhu cầu và tăng cường hoạt động kinh tế tổng thể.
Mức lương đóng vai trò quan trọng trong việc phân phối tài sản và khả năng tiếp cận các nguồn tài nguyên Mức lương cao có thể dẫn đến sự chênh lệch giàu nghèo lớn hơn trong xã hội, trong khi mức lương thấp hạn chế khả năng tiếp cận dịch vụ và cơ hội.
Tiền lương có bản chất và chức năng khác nhau tùy thuộc vào ngữ cảnh và hệ thống kinh tế của mỗi quốc gia hoặc vùng lãnh thổ.
- Vai trò của tiền lương:
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc thỏa mãn nhu cầu của người lao động, vì họ làm việc chủ yếu để nhận thù lao, tạo ra thu nhập và trang trải cuộc sống Đối với doanh nghiệp, tiền lương là một khoản chi phí cần thiết để trả cho người lao động, những người đã góp phần tạo ra lợi nhuận cho công ty.
Tiền lương là cầu nối quan trọng giữa người lao động và doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến động lực làm việc và kỷ luật lao động Doanh nghiệp cần tính toán mức lương hợp lý để đảm bảo lợi ích cho cả hai bên, tránh tình trạng người lao động thiếu động lực và giảm chất lượng công việc Nếu không, doanh nghiệp sẽ không đạt được mục tiêu tiết kiệm chi phí và lợi nhuận, dẫn đến sự bất lợi cho cả người lao động lẫn doanh nghiệp.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống của người lao động, là nguồn thu nhập chính giúp họ duy trì sinh hoạt Ngoài tiền lương, người lao động còn nhận được các khoản thu nhập bổ sung như trợ cấp bảo hiểm xã hội, tiền tăng ca và thưởng KPI.
Trong doanh nghiệp, chi phí tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành giá thành sản phẩm và dịch vụ Tổ chức sử dụng lao động hợp lý và thanh toán tiền lương đúng hạn là động lực thúc đẩy người lao động tuân thủ kỷ luật và làm việc hiệu quả, từ đó nâng cao năng suất lao động và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Đồng thời, điều này cũng góp phần cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của người lao động.
1.1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến tiền lương
- Nhân tố thuộc về thị trường lao động: Quan hệ cung - cầu lao động
Khi cung lao động vượt quá nhu cầu, tiền lương có xu hướng giảm, ngược lại, khi cung lao động thấp hơn cầu, tiền lương có xu hướng tăng Nếu cung lao động và cầu lao động bằng nhau, thị trường lao động đạt trạng thái cân bằng với mức tiền lương cân bằng Tuy nhiên, trạng thái này có thể bị phá vỡ bởi các yếu tố như giá cả và năng suất lao động Khi chi phí sinh hoạt tăng, tiền lương thực tế giảm, dẫn đến việc các doanh nghiệp phải nâng cao tiền lương danh nghĩa để đảm bảo đời sống ổn định cho người lao động.
- Nhân tố liên quan đến môi trường doanh nghiệp
Giới thiệu về các khoản trích theo lương
1.2.1 Khái niệm các khoản trích theo lương
• Khái niệm quỹ bảo hiểm xã hội
Căn cứ theo quy định tại khoản 4 Điều 3 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, khái niệm
"Quỹ bảo hiểm xã hội" được định nghĩa như sau:
Quỹ bảo hiểm xã hội là một quỹ tài chính độc lập, được hình thành từ sự đóng góp của người lao động và người sử dụng lao động, với sự hỗ trợ từ Nhà nước.
Các nguồn hình thành quỹ bảo hiểm xã hội:
- Người sử dụng lao động đóng theo quy định tại Điều 86 của Luật này
- Người lao động đóng theo quy định tại Điều 85 và Điều 87 của Luật này
- Tiền sinh lời của hoạt động đầu tư từ quỹ
- Hỗ trợ của Nhà nước
- Các nguồn thu hợp pháp khác
Quỹ bảo hiểm xã hội cung cấp nhiều loại trợ cấp và dịch vụ, bao gồm trợ cấp bệnh tật, với các chương trình bảo hiểm y tế hỗ trợ chi phí khám chữa bệnh, mua thuốc, điều trị và các dịch vụ y tế khác.
+ Trợ cấp thất nghiệp: Hỗ trợ tài chính cho những người mất việc làm một cách tạm thời để giúp họ trong việc tìm kiếm việc làm mới
+ Trợ cấp hưu trí: Cung cấp các trợ cấp hàng tháng cho người lao động khi họ đạt đến tuổi nghỉ hưu
Trợ cấp thai sản là hình thức hỗ trợ tài chính dành cho phụ nữ mang bầu và sau khi sinh con, nhằm đảm bảo an toàn và chăm sóc tốt nhất cho cả mẹ và trẻ sơ sinh.
Trợ cấp tử vong và mất khả năng lao động là hình thức hỗ trợ tài chính dành cho gia đình và người thân khi người lao động gặp phải sự mất mát hoặc không còn khả năng làm việc.
• Khái niệm quỹ bảo hiểm y tế
Quỹ bảo hiểm y tế là hình thức bảo hiểm xã hội cung cấp hỗ trợ tài chính cho chăm sóc sức khỏe và điều trị bệnh Mục tiêu chính của quỹ là đảm bảo mọi người đều có quyền tiếp cận dịch vụ y tế cần thiết mà không gặp khó khăn về tài chính Quỹ này được hình thành từ nguồn đóng bảo hiểm y tế và các nguồn thu hợp pháp khác, nhằm chi trả chi phí khám chữa bệnh, quản lý tổ chức bảo hiểm y tế và các khoản chi phí hợp pháp liên quan.
Quỹ bảo hiểm y tế cung cấp nhiều khoản chi trả và trợ cấp, bao gồm chi phí khám chữa bệnh như khám, chẩn đoán, xét nghiệm và các dịch vụ y tế khác Ngoài ra, quỹ cũng hỗ trợ chi phí điều trị bệnh, phẫu thuật, điều trị nội trú và ngoại trú, cùng với thuốc men và dược phẩm.
Chi phí chăm sóc nha khoa và mắt bao gồm các trợ cấp cho dịch vụ như khám răng, tẩy trắng, trám răng, và kính áp tròng Việc này giúp người dân dễ dàng tiếp cận các dịch vụ chăm sóc sức khỏe răng miệng và mắt một cách hiệu quả hơn.
Trợ cấp thai sản bao gồm chi phí cho chăm sóc và sinh con, như dịch vụ khám thai, siêu âm, chăm sóc trước và sau sinh, cùng với trợ cấp cho phụ nữ mang bầu Bên cạnh đó, chăm sóc dài hạn cung cấp hỗ trợ cho người già, người khuyết tật và những cá nhân cần sự chăm sóc liên tục.
• Khái niệm quỹ bảo hiểm thất nghiệp
Quỹ bảo hiểm thất nghiệp là một loại hình bảo hiểm xã hội, cung cấp hỗ trợ tài chính cho những người tạm thời mất việc làm Mục đích của quỹ này là giúp người lao động vượt qua thời gian thất nghiệp, tìm kiếm công việc mới, và giảm thiểu tác động tiêu cực của tình trạng thất nghiệp đến cuộc sống và tài chính cá nhân của họ.
Quỹ BHTN được hình thành từ các nguồn:
+ Từ người lao động: người lao động đóng góp 1% phần lương cơ bản
+ Từ người sử dụng lao động: DN đóng góp 1% trên lương cơ bản của lao động trong doanh nghiệp, được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh
Nhà nước hỗ trợ hàng tháng cho quỹ bảo hiểm thất nghiệp bằng 1% quỹ tiền lương của những lao động tham gia, với khoản hỗ trợ này được chuyển một lần mỗi năm từ ngân sách.
Quỹ bảo hiểm thất nghiệp được sử dụng vào các mục đích như sau:
+ Chi trả trợ cấp thất nghiệp
+ Hỗ trợ đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề để duy trì việc làm cho người lao động
+ Hỗ trợ tư vấn, giới thiệu việc làm
+ Đóng bảo hiểm y tế cho người hưởng trợ cấp thất nghiệp
• Quỹ kinh phí công đoàn
Kinh phí công đoàn là khoản tiền do chủ doanh nghiệp đóng góp nhằm hỗ trợ hoạt động của tổ chức công đoàn, được tính bằng 2% trên lương thực tế của người lao động và được đưa vào chi phí sản xuất kinh doanh Quỹ KPCĐ được quản lý theo phân cấp, trong đó 1% sẽ nộp lên cấp trên và 1% sẽ được sử dụng cho hoạt động của công đoàn cơ sở.
Kinh phí cho tổ chức công đoàn thường được huy động từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó có đóng góp từ các thành viên Một phần tiền lương của công nhân sẽ được trích khấu trừ để đóng góp cho tổ chức, đây là hình thức thu phí quan trọng và phổ biến trong việc duy trì hoạt động của công đoàn.
Chính phủ có thể cung cấp tài chính hỗ trợ cho các tổ chức công đoàn nhằm thúc đẩy hoạt động và phát triển của các tổ chức này.
Các tổ chức công đoàn có khả năng thành lập quỹ hỗ trợ từ các khoản đóng góp của thành viên và các nguồn tài chính khác, nhằm mục đích hỗ trợ cho các hoạt động của công đoàn.
Các tổ chức công đoàn có thể nhận tài trợ từ các đối tác như liên minh công đoàn quốc tế, tổ chức phi chính phủ và các tổ chức xã hội khác.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
1.3.1 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương bao gồm quản lý và hạch toán các hoạt động liên quan đến lương cùng các khoản trích từ lương của nhân viên trong tổ chức Các nhiệm vụ cụ thể của kế toán tiền lương rất đa dạng và quan trọng.
Kế toán tiền lương thực hiện việc tính toán số tiền lương cần trả cho từng nhân viên dựa trên mức lương cơ bản, số giờ làm việc, tỷ lệ trả lương, các khoản phụ cấp và các yếu tố khác Quá trình này phải tuân thủ quy định của pháp luật lao động và chính sách của công ty để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp trong việc chi trả lương cho nhân viên.
Kế toán tiền lương ghi nhận số tiền lương thực tế trả cho từng nhân viên trong tài khoản tương ứng, đồng thời quản lý các khoản trích từ lương như thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, quỹ tiết kiệm và các khoản vay nhân viên.
Kế toán tiền lương cần chuẩn bị các báo cáo quan trọng như bảng lương, biên bản chấm công, hồ sơ lương và các chứng từ liên quan khác Những báo cáo này không chỉ phục vụ cho việc báo cáo với các bộ phận liên quan mà còn chứng minh sự tuân thủ pháp luật và giúp quản lý thông tin về lương hiệu quả.
Kế toán tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc phân loại và theo dõi các khoản trích từ lương như thuế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và quỹ tiết kiệm Việc này không chỉ đảm bảo các khoản trích được thanh toán đúng hạn và đúng số tiền mà còn giúp duy trì hồ sơ và chứng từ cần thiết cho kiểm toán và báo cáo tài chính.
Kế toán tiền lương cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật về lương và chính sách công ty Họ phải thường xuyên cập nhật kiến thức về các quy định mới nhất để đảm bảo rằng việc tính toán lương và quản lý các khoản trích từ lương được thực hiện đúng quy trình và quy định hiện hành.
Kế toán tiền lương và các khoản trích từ lương đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và đúng thời hạn, đồng thời tuân thủ quy định pháp luật và chính sách công ty Điều này không chỉ giúp cung cấp thông tin quan trọng cho quản lý mà còn hỗ trợ báo cáo tài chính của tổ chức.
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành
- Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội
- Bảng thanh toán tiền thưởng
Hệ thống các tài khoản kế toán sử dụng trong tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương gồm:
TK 334 – Phải trả cho người lao động
Dùng để hạch toán các khoản tăng, giảm liên quan đến tiền lương, khoản thu nhập của công nhân viên, người lao động
Số dư bên Nợ phản ánh các khoản khấu trừ từ tiền lương của người lao động, bao gồm tạm ứng (nếu có), bồi thường thuế thu nhập cá nhân và các khoản trích bảo hiểm xã hội theo quy định.
Số dư bên Có thể hiện: Tiền lương, tiền công và các khoản phải trả cho người lao động
TK 334 có 2 tài khoản cấp 2 là:
TK 3341: Phải trả công nhân viên
TK 3348: Phải trả người lao động
TK 338 – Phải trả phải nộp khác
Dùng để hạch toán chi tiết các khoản trích nộp bảo hiểm xã hội trừ vào lương của nhân viên, người lao động
– Số tiền BHXH phải trả cho người lao động
– Các khoản kinh phí công đoàn đã chi tại đơn vị
– Số BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ
– Các khoản đã trả, đã nộp khác,…
– Trích BHXH, BHYT và KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh
– Số BHXH đã chi trả công nhân viên được cơ quan BHXH thanh toán Tài khoản
338 có thể có số dư bên Có hoặc bên Nợ
– Số tiền còn phải trả, phải nộp
Số dư bên Nợ (nếu có):
– Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán
TK 338 có những tài khoản cấp 2 sau:
TK 3382 – Kinh phí công đoàn: Phản ánh tình hình trích và thanh toán kinh phí công đoàn tại mỗi đơn vị
TK 3383 – Bảo hiểm xã hội: Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm xã hội tại doanh nghiệp,
TK 3384 – Bảo hiểm y tế: Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm y tế tại mỗi đơn vị
TK 3385 – Bảo hiểm thất nghiệp: Phản ánh tình hình trích và thanh toán Bảo hiểm thất nghiệp tại mỗi đơn vị
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan:
TK 335: Chi phí phải trả
Nội dung của tài khoản 335 liên quan đến việc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, bao gồm các chi phí trả trước cho tiền lương nghỉ phép trong sản xuất.
Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (TK 154) phản ánh các chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ, bao gồm chi phí cho khối lượng sản phẩm và dịch vụ hoàn thành trong kỳ.
TK 642: Chi phí nhân viên quản lí doanh nghiệp: dùng để tập hợp chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý
Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang
Có TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348)
- Trích các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ trừ vào chi phí của DN:
- Trích các khoản bảo hiểm trừ vào lương của nhân viên, kế toán ghi nhận:
- Khi DN nộp tiền bảo hiểm vào cơ quan nhà nước có thẩm quyền, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 3383 – BHXH: Số tiền đã trích BHXH: 25,5%
Nợ TK 3384 – BHYT: Số tiền đã trích BHYT: 4,5%
Nợ 3386 – BHTN: Số tiền đã trích BHTN: 2%
Nợ TK 3382 – KPCĐ: Số tiền đóng KPCĐ: 2%
Hình thức kế toán là phương pháp ghi nhận, xử lý và báo cáo thông tin kế toán trong hệ thống của tổ chức Nó đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và quản lý thông tin tài chính, giúp đảm bảo tính hiệu quả và chính xác trong hoạt động kinh doanh.
• Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính được ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trong một cuốn sổ kế toán tổng hợp duy nhất, gọi là nhật ký - Sổ cái.
• Hình thức kế toán Nhật ký chung:
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phải được ghi chép theo trình tự thời gian phát sinh và phân tích theo tài khoản đối ứng Dữ liệu từ các sổ Nhật ký sẽ được sử dụng để ghi vào Sổ Cái cho từng nghiệp vụ phát sinh.
+ Các loại sổ kế toán sử dụng:
- Sổ nhật ký chung: Ghi chép NVKT theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng của các NV đó, làm cơ sở để ghi vào sổ cái
Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp, có chức năng tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ phát sinh của từng tài khoản tổng hợp Số liệu từ sổ cái vào cuối tháng được sử dụng để ghi vào báo cáo chứng từ số phát sinh, sau đó được chuyển vào báo cáo kế toán tổng hợp.
Sổ nhật ký chuyên dụng là loại sổ kế toán chi tiết, thường được sử dụng để ghi chép riêng cho từng nghiệp vụ chính, đặc biệt trong trường hợp nhân viên phát sinh nhiều giao dịch.
- Các sổ kế toán chi tiết:
Tổng quan về công ty TNHH Thương mại và Xuất nhập khẩu
2.1.1 Giới thiệu về đơn vị
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT KHẨU
(IMPORT EXPORT AND TRADING CO.,LTD)
- Địa chỉ: Số 7, ngõ 544, phố Nguyễn Văn Cừ, Phường Gia Thuỵ, Quận Long Biên
- Người ĐDPL: Nguyễn Thế Ánh
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Thương mại và xuất nhập khẩu, được thành lập vào ngày 08/03/2006, hoạt động trong môi trường cạnh tranh khốc liệt và xu hướng toàn cầu hóa Để tồn tại và phát triển, công ty cam kết tìm tòi, sáng tạo và thay đổi phù hợp với thực tế Mục tiêu của chúng tôi là xây dựng một môi trường làm việc tích cực, phát huy nguồn lực con người, đồng thời nâng cao ý thức trách nhiệm và đạo đức nghề nghiệp của từng cán bộ nhân viên Để đạt được điều này, công ty đã xây dựng quy chuẩn văn hóa làm việc và quy tắc ứng xử riêng, nhằm tạo ra phong cách, thói quen và nhận thức tích cực trong giao tiếp và ứng xử với khách hàng.
Công ty hoạt động theo phương pháp tự quản lý và tự bỏ vốn, chịu trách nhiệm với phần vốn của mình, đồng thời luôn tuân thủ các yêu cầu của Nhà nước Nhờ sự quan tâm và chỉ đạo của các ban ngành liên quan, công ty đã triển khai các chiến lược kinh tế hiệu quả, sắp xếp gọn nhẹ và tuyển dụng lao động có tay nghề cao Đội ngũ cán bộ nhân viên không chỉ có nghiệp vụ vững vàng mà còn có ý thức kỷ luật cao, năng động, sáng tạo trong công việc, luôn sẵn sàng học hỏi và tiếp thu khoa học kỹ thuật mới để áp dụng vào thực tiễn.
Một số nhân tố tác động đến quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Thương mại và Xuất nhập khẩu bao gồm:
Mục tiêu tuyển dụng của công ty là thu hút và chào đón tất cả ứng viên mong muốn làm việc trong một môi trường năng động, sáng tạo và hiệu quả, với tốc độ phát triển nhanh chóng.
- nơi mỗi cá nhân có thể phát huy tối đa khả năng và kiến thức chuyên môn
Công ty cam kết tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiện đại, nơi mà quyền lợi và sự phát triển của người lao động được tôn vinh Sự kết hợp hài hòa giữa lợi ích của doanh nghiệp và cán bộ, nhân viên là mục tiêu hàng đầu Từ khi thành lập với 10 nhân viên, đến năm 2022, công ty đã mở rộng quy mô lên 24 nhân viên, trong đó tỷ lệ nhân viên nam chiếm khoảng 70% và nữ chiếm 30%, phản ánh đặc thù của ngành nghề và yêu cầu kỹ thuật.
Chỉ trong 5 năm hoạt động, công ty đã trở thành địa chỉ tin cậy cho cá nhân và tổ chức nhờ vào chất lượng dịch vụ và đội ngũ nhân viên chuyên môn cao Với vị thế và uy tín vững chắc trên thị trường, công ty duy trì lượng khách hàng ổn định, đảm bảo khả năng kinh doanh Công ty còn mở rộng quy mô với các chi nhánh tại các vùng kinh tế trọng điểm, giúp tiết kiệm chi phí và nguồn nhân lực, đồng thời đạt được doanh thu theo kế hoạch hàng năm Ngoài ra, công ty tự trang trải tài chính và tuân thủ quy định của Nhà nước, đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với người lao động, đảm bảo hài hòa lợi ích giữa công ty, xã hội và người lao động.
Bất kỳ ngành nghề kinh doanh nào cũng phải đối mặt với nhiều khó khăn, đặc biệt là trong bối cảnh kinh tế biến động Mặc dù sự phát triển của kinh tế đã làm tăng tầm quan trọng của luật sư và lượng khách hàng, nhưng những sự kiện bất ngờ như dịch COVID-19 vào năm 2020 đã gây ra sự trì trệ nghiêm trọng cho nền kinh tế Nhiều doanh nghiệp đã phải đóng cửa do thiếu vốn và thua lỗ nặng nề, dẫn đến sự sụt giảm đáng kể về số lượng khách hàng của các công ty.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của đơn vị
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thương mại và xuất nhập khẩu
(Nguồn: Phòng Hành chính- Nhân sự)
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty
Giám đốc là người lãnh đạo và quản lý mọi hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm điều hành kinh doanh theo kế hoạch và chính sách của nhà nước Họ tổ chức bộ máy và trực tiếp quản lý các hoạt động sản xuất, đồng thời xây dựng cơ cấu tổ chức và quy chế lao động, tiền lương, tiền thưởng Giám đốc cũng thực hiện việc xét kỷ luật, tuyển dụng và sa thải nhân viên theo quy định của Bộ Lao động.
Giám đốc có nhiệm vụ lập kế hoạch chiến lược, quản lý tài chính và nhân sự, đồng thời xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng Họ cần duy trì liên lạc và tạo dựng sự tin tưởng với khách hàng để đảm bảo sự phát triển của công ty Bên cạnh đó, giám đốc cũng phải đưa ra các quyết định và định hướng cho doanh nghiệp, đảm bảo sự phát triển bền vững và phát triển các chiến lược mới nhằm đối phó với những thách thức hiện tại.
Phòng hành chính chịu trách nhiệm tuyển dụng và quản lý nhân sự, đảm bảo thực hiện đầy đủ các chế độ lương, bảo hiểm và các quyền lợi khác theo quy định của pháp luật và nội quy của công ty cho toàn bộ công nhân viên.
Phòng hành chính có nhiệm vụ cung cấp đầy đủ và chính xác các vật phẩm văn phòng cần thiết, đồng thời quản lý và bảo trì thiết bị văn phòng để đảm bảo hoạt động trơn tru và hiệu quả.
Phòng hành chính là trung tâm điều phối các hoạt động trong văn phòng, đảm bảo quản lý và giám sát các dịch vụ như bưu chính, điện thoại, internet và các dịch vụ văn phòng khác Đồng thời, phòng hành chính còn có trách nhiệm quản lý và bảo vệ hồ sơ hoạt động của công ty, bao gồm hồ sơ pháp lý, hồ sơ thuế, hồ sơ nhân viên và các tài liệu quan trọng khác.
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tham mưu và hỗ trợ Giám đốc trong việc mua bán sản phẩm của công ty, bao gồm cho vay, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường, cũng như xây dựng và phát triển mối quan hệ với khách hàng Ngoài ra, phòng còn đảm nhiệm công tác đầu tư, quản lý dự án đầu tư, tổ chức hệ thống thông tin kinh tế và quản lý kinh tế, kỹ thuật Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tất cả các hoạt động này trong phạm vi nhiệm vụ và thẩm quyền được giao.
Phòng kinh doanh có vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm và khai thác thị trường, thực hiện bán hàng, quản lý hoạt động kinh doanh, đề xuất chiến lược và quản lý ngân sách Ngoài ra, phòng còn tham gia phát triển và cải tiến sản phẩm để đáp ứng nhu cầu thị trường, cùng với việc nghiên cứu thị trường và đối thủ cạnh tranh.
- Phòng kế toán:có chức năng tham mưu cho Giám đốc trong lĩnh vực Tài chính -
Kế toán - Tín dụng của Công ty thực hiện thống kê và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho Giám đốc để đưa ra quyết định sản xuất kinh doanh và đầu tư hiệu quả, đồng thời quản lý chi phí Hạch toán độc lập theo chế độ kế toán kép và theo dõi lãi lỗ cho từng đội Công ty lập báo cáo tài chính theo quý và năm để phục vụ cấp trên, cơ quan thuế và các cơ quan liên quan, đồng thời tuân thủ các chuẩn mực kế toán của hệ thống kế toán nhà nước Ngoài ra, công ty thực hiện đầy đủ và kịp thời các khoản thuế cho ngân sách nhà nước và chấp hành nội quy, điều lệ của Công ty.
Phòng kế toán chịu trách nhiệm ghi chép và quản lý các khoản thu của công ty, đồng thời lập các báo cáo tài chính như báo cáo lợi nhuận và lỗ, báo cáo dòng tiền, báo cáo tài sản và báo cáo vốn chủ sở hữu Ngoài ra, phòng kế toán còn quản lý việc nộp thuế và đảm bảo thực hiện các khoản thanh toán thuế đầy đủ và đúng hạn.
2.1.3.2 Cơ cấu tổ chức bộ phận kế toán của công ty
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Thương mại và xuất nhập khẩu
Chức năng nhiệm vụ của từng vị trí trong bộ phận kế toán
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thương mại và Xuất nhập khẩu
2.2.1 Tình hình tài chính của công ty
Bảng 2.1: Tình hình tài chính của công ty qua 2 năm 2020 - 2021 ĐVT: triệu đồng
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Từ bảng 2.1 trên, tổng hợp được bảng tình hình biến động tài sản và nguồn vốn như sau:
Bảng 2.2: Tình hình biến động tài sản và nguồn vốn ĐVT: triệu đồng
Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Chênh lệch
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán) Nhận xét:
Tổng tài sản của công ty năm 2021 đạt 34.101 triệu đồng, tăng 6.031 triệu đồng, tương ứng 21,49% so với năm 2020 Sự gia tăng này chủ yếu nhờ vào việc bổ sung Vốn chủ sở hữu từ lợi nhuận chưa phân phối và tăng cường huy động nợ phải trả để đầu tư vào các tài sản, bao gồm việc mua sắm tài sản cố định.
Tài sản ngắn hạn trong năm 2020 đạt giá trị 820 triệu đồng và tăng lên 823 triệu đồng vào năm 2021, tương ứng với mức tăng 3 triệu đồng, tức 0,37% Sự gia tăng này cho thấy sự ổn định và phát triển nhẹ trong quản lý tài sản ngắn hạn qua các năm.
2021 có tăng nhưng cũng không quá nhiều, gần như không thay đổi gì
Vào năm 2021, tổng tài sản dài hạn đạt 33.278 triệu đồng, tăng 6.028 triệu đồng, tương ứng với mức tăng 22,12% so với năm 2020 Công ty đã tập trung vào việc đầu tư vào các tài sản dài hạn, đặc biệt là máy móc và trang thiết bị.
Nợ phải trả năm 2021 đạt 17.564 triệu đồng, tăng 1.929 triệu đồng, tương ứng với mức tăng 12,34% Sự gia tăng này xuất phát từ việc công ty tích trữ hàng hóa nhằm thực hiện chiến lược kinh doanh dài hạn, giúp công ty tránh được tình trạng bị động như năm 2020 Ngoài ra, công ty cũng đã đầu tư thêm vào tài sản cố định.
Vốn chủ sở hữu của công ty năm 2021 đạt 16.537 triệu đồng, tăng 4.102 triệu đồng, tương ứng với mức tăng 32,99% so với năm 2020 Sự gia tăng này chủ yếu đến từ việc công ty huy động thêm vốn góp, trong khi một phần nhỏ được bổ sung từ nguồn lợi nhuận chưa phân phối.
2.2.2.Tình hình kinh doanh của công ty
Bảng 2.3: Tình hình kinh doanh của công ty của 3 năm 2019 - 2021 ĐVT: triệu đồng
Chỉ tiêu Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
So sánh năm 2020 với năm
2019 So sánh năm 2021 với năm 2020 số tiền tỉ lệ (%) số tiền tỉ lệ (%)
Chi phí quản lý kinh doanh 4.689 3.984 1.626 (705) (15,04) (2.358) (59,19)
Biểu đồ 2.1: Tình hình doanh thu thuần, giá vốn và lợi nhuận gộp của công ty qua 3 năm 2019 - 2021
Có thể thấy chiếm tỷ trọng phần lớn của doanh thu thuần là giá vốn, LN gộp của doanh nghiệp chiếm tỷ trọng khá nhỏ
Doanh thu thuần của công ty đã trải qua sự biến động đáng kể trong những năm qua Năm 2019, doanh thu đạt 139.920 triệu đồng, nhưng sang năm 2020, doanh thu giảm mạnh 25.409 triệu đồng, tương đương 18,16%, do ảnh hưởng nghiêm trọng của dịch bệnh Covid-19, khiến công ty không kịp thời ứng phó Điều này dẫn đến khó khăn trong việc tiêu thụ sản phẩm và giảm sút doanh thu Tuy nhiên, vào năm 2021, công ty đã nhanh chóng tìm ra các biện pháp khắc phục hiệu quả, giúp doanh thu tăng trở lại với mức tăng 2.935 triệu đồng, tương ứng 2,56%, nhờ vào việc dự trữ hàng hóa hợp lý để tránh đứt gãy chuỗi cung ứng.
Giá vốn hàng bán có mối quan hệ tỷ lệ thuận với doanh thu, với mức giảm 25.449 triệu đồng (18,44%) trong năm 2020 so với năm 2021, chủ yếu do sản lượng tiêu thụ giảm Tốc độ giảm của giá vốn hàng bán gần như tương đương với tốc độ giảm doanh thu Tuy nhiên, đến năm 2021, giá vốn hàng bán đã tăng trở lại, với mức tăng 3.070 triệu đồng (2,73%) so với năm 2020, cho thấy sự phục hồi trong hoạt động kinh doanh.
Doanh thu thuần và giá vốn cho thấy rằng công ty chưa quản lý giá vốn hiệu quả Để cải thiện tình hình, công ty cần tìm kiếm các phương án nhằm giảm chi phí giá vốn, từ đó nâng cao lợi nhuận gộp.
Lợi nhuận gộp là chênh lệch giữa doanh thu thuần và giá vốn hàng bán Năm 2020, mặc dù bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh, doanh thu và giá vốn đều giảm, nhưng lợi nhuận gộp vẫn tăng 40 triệu đồng, tương ứng 2,13% so với năm 2019 Tuy nhiên, đến năm 2021, do quản lý giá vốn chưa hiệu quả, lợi nhuận gộp giảm 135 triệu đồng, tương ứng 7,03% so với năm 2020, mặc dù doanh thu thuần và giá vốn hàng bán đã tăng trở lại.
Chi phí quản lý kinh doanh đã có xu hướng giảm dần từ năm 2019 đến 2021, với mức giảm 705 triệu đồng (15,04%) vào năm 2020 so với năm 2019 và giảm 2.358 triệu đồng (59,19%) vào năm 2021 so với năm 2020 Sự giảm này phản ánh một biến động tích cực của công ty, chủ yếu do việc cắt giảm chi phí quản lý doanh nghiệp Trong bối cảnh dịch bệnh COVID-19, công ty đã thực hiện cắt giảm nhân viên để giảm thiểu chi phí vận hành, qua đó làm giảm chi phí quản lý Đồng thời, việc tối ưu hóa hiệu quả vận hành thiết bị cũng góp phần giảm thiểu các chi phí không cần thiết.
Doanh thu tài chính năm 2020 đã giảm từ 2,5 triệu đồng xuống còn 0,8 triệu đồng, sau đó tăng lên 1,3 triệu đồng, chủ yếu do lãi tiền gửi ngân hàng Sự giảm sút trong các khoản tiền gửi đã dẫn đến sự sụt giảm doanh thu tài chính Tuy nhiên, khoản doanh thu này có giá trị nhỏ và không ảnh hưởng nhiều đến hoạt động của đơn vị.
Chi phí tài chính của công ty chủ yếu đến từ lãi vay ngân hàng, với tổng chi phí tài chính năm 2020 đạt 1.850 triệu đồng.
2021 tăng lên đến 1.919 triệu đồng Nguyên nhân là do công ty tăng thêm vay nợ ngân hàng
Trong giai đoạn 2019-2021, lợi nhuận thuần của công ty đã giảm xuống dưới 0 do ảnh hưởng của dịch bệnh Doanh thu không tăng đáng kể, trong khi nhiều chi phí vận hành vẫn không thể cắt giảm, dẫn đến khó khăn trong hoạt động kinh doanh.
Thu nhập khác của công ty có giá trị giảm dần qua các năm nhưng lại là hoạt
Trong năm 2020, thu nhập đạt 4.751 triệu đồng, sau đó giảm xuống còn 4.011 triệu đồng và tiếp tục giảm mạnh chỉ còn 1.861 triệu đồng Tuy nhiên, cần lưu ý rằng các hoạt động thu nhập này không phải là thường xuyên, dẫn đến sự không ổn định trong mức thu nhập.
Lợi nhuận kế toán sau thuế của doanh nghiệp đã giảm 23,89% từ 102,8 triệu đồng năm 2019 xuống còn 78,2 triệu đồng năm 2020, chủ yếu do thu nhập khác giảm và chi phí cao Mặc dù năm 2021, lợi nhuận sau thuế tăng nhẹ 4,6%, nhưng vẫn ở mức thấp, với nguồn thu chủ yếu từ thanh lý tài sản cố định, không phản ánh sự cải thiện trong hoạt động kinh doanh Các loại chi phí vẫn ở mức cao, dẫn đến lợi nhuận thuần nhỏ hơn 0, vì vậy công ty cần tìm biện pháp giảm chi phí và tăng doanh thu.
Nhận xét chung: Tình hình tài chính, kinh doanh của công ty giai đoạn 2019-
Hình thức kế toán, chế độ chính sách và phương pháp kế toán áp dụng tại công ty
2.3 Hình thức kế toán, chế độ chính sách và phương pháp kế toán áp dụng tại công ty
Công ty TNHH Thương mại và Xuất nhập khẩu tuân thủ chế độ kế toán Việt Nam theo “Thông tư số 200/2014/TT-BTC” của Bộ Tài Chính, áp dụng các Chuẩn mực kế toán Việt Nam và văn bản hướng dẫn liên quan Các báo cáo tài chính (BCTC) được lập và trình bày đúng theo quy định của các chuẩn mực, thông tư hướng dẫn, và chế độ kế toán hiện hành.
- Hình thức kế toán: nhật ký chung
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01/ và kết thúc vào 31/12
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: đồng Việt Nam
Các đồng tiền khác được chuyển đổi sang đồng Việt Nam dựa trên tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm giao dịch.
- Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
2.3.2 Hình thức sổ kế toán
Công ty TNHH Thương mại và Xuất nhập khẩu sử dụng sổ nhật ký chung và sổ cái để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo trình tự thời gian Việc này không chỉ phản ánh các giao dịch mà còn giúp định khoản kế toán theo quan hệ đối ứng tài khoản Số liệu từ sổ nhật ký chung là căn cứ quan trọng để ghi vào sổ cái, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Thương mại và Xuất nhập khẩu
2.4.1 Quản lý lao động tại công ty
Khi mới thành lập, công ty chỉ có 10 nhân viên, nhưng đến năm 2021, số lượng nhân viên đã tăng lên 24 Đặc thù của mặt hàng và yêu cầu kỹ thuật trong ngành nghề khiến tỷ lệ nhân viên nam chiếm khoảng 70%, trong khi nhân viên nữ chiếm khoảng 30%.
- Công ty có đội ngũ lãnh đạo và công tác quản lý hoạt động hợp lý
Công ty sở hữu đội ngũ lãnh đạo có năng lực và kinh nghiệm chuyên môn vững vàng, kết hợp với nhân viên chăm chỉ, có kiến thức và trách nhiệm cao Hệ thống máy móc hiện đại được trang bị đầy đủ, đảm bảo hiệu quả công việc Mặc dù hiện tại công ty vẫn sử dụng phương pháp chấm công thủ công, các phòng ban tự lập bảng chấm công để theo dõi thời gian làm việc Cuối tháng, bảng chấm công sẽ được gửi về phòng nhân sự để tổng hợp.
Việc trả lương và thưởng cho từng cá nhân và bộ phận là một biện pháp khuyến khích hiệu quả, giúp người lao động nỗ lực làm việc và hoàn thành tốt nhiệm vụ theo chức danh Điều này đóng góp quan trọng vào việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty.
- Đảm bảo đời sống cho công nhân viên công ty yên tâm công tác, đáp ứng được mức sống cơ bản của công nhân viên công ty
- Thực hiện đúng quy định của pháp luật lao động về lương thưởng và các chế độ cho người lao động
- Phạm vi áp dụng: cho toàn bộ công ty
+ Mức lương khởi điểm cho cận nhân viên: 5.000.000 đồng; nhân viên 6.500.000 đồng ứng với năng lực và trình độ
+ Không vi phạm các quy định của công ty và luôn hoàn thành tốt các công việc được giao
Ban giám đốc sẽ xem xét việc nâng bậc lương cho từng cá nhân dựa trên năng lực và kết quả làm việc, từ cận nhân viên lên nhân viên chính thức.
Theo quy định, công ty tiến hành đánh giá kết quả làm việc của nhân viên vào tháng 1 hàng năm Sau đánh giá, lương sẽ được tính dựa trên thang bảng lương cộng với khoản tiền tương ứng với kết quả làm việc trong năm, tạo thành lương cơ bản cho năm mới Bên cạnh đó, tùy thuộc vào nhu cầu công việc và năng lực của nhân viên, có thể có trường hợp được điều chỉnh thêm lương giữa năm dựa trên kết quả làm việc.
+ Không vi phạm các nội quy của công ty
Công nhân viên sẽ được xem xét thăng chức vào tháng 6 và tháng 12 hàng năm dựa trên năng lực làm việc Bên cạnh đó, công ty cũng có thể xem xét thăng chức tạm thời để đáp ứng nhu cầu công việc.
Công ty TNHH Thương mại và Xuất nhập khẩu sử dụng hình thức trả lương theo thời gian
Hình thức trả lương theo thời gian là phương pháp tính lương dựa trên số giờ làm việc của nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định Mức lương trong hình thức này thường được xác định dựa trên lương cơ bản hoặc lương theo giờ, kết hợp với số giờ làm việc thực tế của nhân viên.
Khi áp dụng hình thức trả lương theo ngày công, công ty sử dụng bảng chấm công để ghi lại ngày làm việc và nghỉ việc của từng nhân viên, do trưởng phòng ban trực tiếp thực hiện Cuối tháng, bảng chấm công được tổng hợp để tính toán thời gian lao động và lương cho nhân viên Theo quy định của Nhà nước, công ty tuân thủ chế độ ngày công một cách nghiêm ngặt.
Số ngày trong năm : 360 ngày
Số ngày làm việc : 312 ngày
Trong trường hợp tháng có ngày nghỉ lễ hoặc nghỉ Tết, cách tính ngày công vẫn được giữ nguyên, vì người lao động vẫn được nghỉ việc và hưởng nguyên lương Theo quy định của Bộ luật lao động năm 2019, người lao động sẽ được hưởng nguyên lương trong những ngày nghỉ lễ và nghỉ Tết cụ thể.
– Tết Dương lịch: nghỉ 01 ngày (ngày 01 tháng 01 dương lịch)
– Tết Âm lịch: nghỉ 05 ngày
– Ngày Chiến thắng: nghỉ 01 ngày (ngày 30 tháng 4 dương lịch)
– Ngày Quốc tế lao động: nghỉ 01 ngày (ngày 01 tháng 5 dương lịch)
– Quốc khánh: nghỉ 02 ngày (ngày 02 tháng 9 dương lịch và 01 ngày liền kề trước hoặc sau)
– Ngày Giỗ Tổ Hùng Vương: nghỉ 01 ngày (ngày 10 tháng 3 âm lịch)
Theo Điều 115 của Bộ Luật Lao Động
Ngoài ra người lao động được nghỉ việc riêng mà vẫn hưởng nguyên lương trong những trường hơp sau đây:
+ Con kết hôn : nghỉ 2 ngày
+ Bố đẻ, mẹ đẻ, bố vợ, mẹ vợ hoặc bố chồng, mẹ chồng chết; vợ chết hoặc chồng chết; con chết : nghỉ 03 ngày
Theo Điều 98 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm thêm giờ sẽ được hưởng lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực tế của công việc đang thực hiện.
- Vào ngày thường, ít nhất bằng 150%;
- Vào ngày nghỉ hằng tuần, ít nhất bằng 200%;
Vào các ngày nghỉ lễ, Tết, hoặc ngày nghỉ có hưởng lương, người lao động sẽ nhận được mức lương ít nhất là 300% so với mức lương cơ bản, chưa bao gồm tiền lương cho ngày lễ, Tết, và ngày nghỉ có hưởng lương.
Người lao động làm việc vào ban đêm sẽ được hưởng thêm ít nhất 30% tiền lương so với mức lương cơ bản hoặc lương thực nhận trong ngày làm việc bình thường.
Người lao động làm thêm giờ vào ban đêm sẽ được hưởng mức lương theo chế độ quy định, cùng với việc nhận thêm 20% tiền lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương theo công việc trong ngày làm việc bình thường, ngày nghỉ hằng tuần, hoặc ngày nghỉ lễ, tết.
Anh Hùng có mức lương bình thường là 800.000 đồng cho 8 giờ làm việc mỗi ngày, tương đương 100.000 đồng mỗi giờ Thời gian làm việc của anh từ 08h đến 17h, với 1 giờ nghỉ trưa Vào ngày thứ hai, anh Hùng được yêu cầu làm thêm 1 giờ vào buổi đêm, từ 22h đến 23h.
Tiền lương làm thêm 01 tiếng của anh được tính là:
Kế toán dựa vào mức lương cơ bản, phụ cấp, số ngày làm việc thực tế và tiền thưởng của từng nhân viên để tính toán lương hàng tháng cho công nhân viên.
Sau đây là bảng thanh toán lương:
1 Trần Thị Yến x x x x CN Ô Ô Ô x x x CN x x x x x x CN x x x x x x CN x x x x x 24
2 Đặng Thị Hiên x x x x CN x x x x x x CN x x x x x x CN x x x x x x CN x x x x x 27
3 Trần Thị Thúy x x x x CN x x x x x x CN x x x x x x CN x x x x x x CN x x x x x 27
4 Lê Văn Kỷ x x x x CN x x x x x x CN x x x x x x CN x x x x x x CN x x x x x 27
1 Đỗ Thanh Hùng x x x x CN x x x x x x CN x x x N x x CN x x x x x x CN x x x x x 26
2 Nguyễn Đức Luyên x x x x CN x x x x x x CN x x x x x x CN x x x x x x CN x x x x x 27
3 Trần Mạnh Cường x x x x CN x x x x x x CN x x x x x N CN x x x x x N CN x x x x x 25
4 Nguyễn Hùng x x x x CN x x x x x x CN x x x x N N CN x x x x x x CN x x x x x 25
Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2021
Người chấm công Người duyệt
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
STT Họ và tên Ngày trong tháng Tổng số ngày công
Bảng 2.5: Bảng tính và thanh toán lương
Công ty TNHH Thương mại và Xuất nhập khẩu
Số 7, ngõ 544, phố Nguyễn Văn Cừ, Phường Gia Thuỵ, Quận Long Biên Hà Nội
BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG THÁNG 12/2021
Lương thực tế theo ngày công
Phụ cấp ăn trưa Phụ cấp xăng xe Tỏng thu nhập
Khoản giảm trừ bảo hiểm
Số công Lương cơ bản Lương hợp đồng BHXH BHYT BHTN
Thuế thu nhập cá nhân
II Nhân viên bán hàng 75.000.000 125.000.000 115.333.333 10.950.000 8.500.000 144.450.000 6.000.000 1.125.000 750.000 110.645 141.196.955
( Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán )
Chị Trần Thị Yến, chức vụ nhân viên quản lý,
Số ngày công chuẩn làm việc trong tháng là 27 ngày
Số ngày công chuẩn làm việc thực tế là 23 ngày, nghỉ ốm 3 ngày có phép
Mức lương cơ bản là 6.500.000 đồng, lương hợp đồng là 25.000.000 đồng
Phụ cấp ăn trưa của chị Yến là 730.000 đồng
Tổng thu nhập của chị Yến là 25.730.000 đồng
- Tiền đóng BHXH của chị Yến là 526.400 đồng
- Tiền đóng BHYT của chị Yến là 98.700 đồng
- Tiền đóng BHTN của chị Yến là 65.800 đồng
Tổng tiền bảo hiểm mà chị Yến phải nộp là 690.900 đồng
Thuế TNCN phải nộp là 640.940 đồng
Thực lĩnh = tổng thu nhập – bảo hiểm – thuế TNCN = 25.730.000 - 690.900 - 640.940 = 24.398.190 đồng
Bảng 2.6: Bảng tính và phân bổ khoản trích theo lương
Công ty TNHH Thương mại và Xuất nhập khẩu Mẫu số 11-LĐTL
Số 7, ngõ 544, phố Nguyễn Văn Cừ, Phường Gia Thuỵ, Quận Long Biên Hà Nội (Ban hành kèm theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính)
BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI
334 KPCĐ 3382 BHXH 3383 BHYT 3384 BHTN 3386 Cộng Có TK
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
( Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán )
Bảng 2.7: Phiếu nghỉ hưởng BHXH
Công ty TNHH Thương mại và xuất nhập khẩu
Bộ phận: Phòng kế toán
Họ và tên: Trần Thị Yến
Số ngày cho nghỉ Y,bác sĩ ký tên
Xác nhận của đơn vị phụ trách
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
( Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán )
Bảng 2.8: Bảng thanh toán BHXH
Nghỉ ốm Tổng số tiền Ký nhận
Bằng chữ: Năm trăm sáu mươi hai ngàn, năm trăm đồng chẵn
Kế toán BHXH Trưởng ban BHXH
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
( Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán )
- Cách tính trợ cấp BHXH cho nhân viên Trần Thị Yến như sau:
+ Ngày công chuẩn của tháng = 26 ngày ð Lương 1 ngày công = 6.500.000 /26 = 250.000 đồng
+ BHXH được hưởng = 250.000 * 3 * 0,75 = 562.500 đồng Định khoản:
Tên TK: Phải trả công nhân viên
Số hiệu TK: 334 Tháng 12 năm 2021
31/12 18 31/12 Thanh toán tiền lương cho CBNV 1121 232.775.245
31/12 19 31/12 Tiền lương phải trả nhân viên BH 641 144.450.000
31/12 20 31/12 Tiền lương phải trả nhân viên QLDN 642 97.570.000
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
( Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán )
2.4.3 Quy trình hạch toán tiền lương
Nhận xét thực trạng kế toán toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Thương mại và Xuất nhập khẩu
• Về công tác kế toán:
Bộ máy kế toán gồm 3 nhân viên, trong đó mỗi nhân viên có khả năng đảm nhận nhiều vai trò, đã hoạt động hiệu quả trong việc quản lý tài chính Nhờ vào trình độ cao và sự trung thực của các nhân viên, công việc được phân công hợp lý, góp phần quan trọng vào công tác quản lý công ty.
Nhân viên phòng kế toán với kinh nghiệm đã nhanh chóng làm quen với phần mềm kế toán mới Việc áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung hoàn toàn phù hợp với đặc điểm hoạt động, hạch toán và quản lý kinh tế của công ty.
• Về đội ngũ nhân viên:
Khi mới thành lập, công ty có 10 nhân viên, nhưng đến năm 2021, số lượng nhân viên đã tăng lên 24 Với đặc thù sản phẩm và yêu cầu kỹ thuật của ngành, tỷ lệ nhân viên nam trong công ty chiếm khoảng 70%, trong khi tỷ lệ nhân viên nữ là khoảng 30%.
Công ty sở hữu đội ngũ lãnh đạo có năng lực và kinh nghiệm chuyên môn vững vàng, cùng với nhân viên chăm chỉ, có kiến thức và trách nhiệm cao Được trang bị hệ thống máy móc hiện đại, mỗi phòng ban thực hiện chấm công để đảm bảo tính chính xác Bảng chấm công giúp theo dõi sự hiện diện của nhân viên và thời gian ra vào Người quản lý có trách nhiệm ghi chép chi tiết lý do nghỉ, điều này rất quan trọng để duy trì sự ổn định trong công việc và phản ánh đúng năng lực của từng thành viên trong công ty.
• Về hình thức sổ kế toán:
Công ty đã áp dụng hình thức sổ nhật ký chung, ghi chép số liệu đầy đủ và chính xác, đồng thời đối chiếu các sổ sách để đảm bảo tính nhất quán Hệ thống sổ sách của công ty được tổ chức hoàn thiện, với các chứng từ ban đầu hợp pháp, hợp lệ và đầy đủ, tuân thủ đúng mẫu quy định của ban tổ chức và ban quản lý.
• Về hệ thống kế toán:
Hệ thống kế toán được thiết lập theo quy định của Bộ Tài chính, đảm bảo cập nhật và ghi chép đầy đủ các sổ sách chi tiết hợp lệ, đồng thời phản ánh chính xác các số liệu tổng hợp và báo cáo tài chính.
Bộ máy kế toán của công ty làm việc tích cực và có sự phân công rõ ràng, mỗi người đều chịu trách nhiệm với phần mình được giao
Hệ thống chứng từ kế toán tiền lương và các nghiệp vụ khác trong công ty được tổ chức một cách hợp lý, đảm bảo tuân thủ nguyên tắc ghi chép và luân chuyển chứng từ theo chế độ kế toán hiện hành.
• Về công tác quản lí:
Công ty đã phát triển một hệ thống quản lý kế toán khoa học, hợp lý và hiệu quả, phù hợp với đặc điểm và tính chất riêng của mình.
Công ty có bộ máy quản lí gọn nhẹ, đơn giản nhưng vẫn thực hiện được tốt các công việc của mình
Công ty hiện đang sử dụng tài khoản 334 và 338 nhưng chưa mở tài khoản chi tiết cấp 2 Chi phí tiền lương của từng nhóm và bộ phận lao động được hạch toán chung vào tài khoản tổng hợp, dẫn đến việc chưa theo dõi chi tiết từng khoản chi.
Công tác quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương hiện đang gặp khó khăn, khi khối lượng công việc của một số nhân viên lớn nhưng mức lương lại thấp so với mặt bằng chung trong ngành Điều này không chỉ ảnh hưởng đến đời sống của người lao động mà còn không tạo được động lực để họ phát huy tối đa năng lực làm việc.
Trong thời đại công nghệ 4.0 phát triển mạnh mẽ, nhiều công ty vẫn chưa áp dụng máy chấm công và phần mềm kế toán, dẫn đến việc quản lý chấm công và tính lương chỉ thực hiện qua Excel Điều này không chỉ tốn thời gian mà còn dễ gây ra sai sót trong quá trình tính toán.
Hệ thống kế toán hiện tại còn thiếu chặt chẽ và chi tiết, đặc biệt trong việc ghi nhận các khoản lương và các khoản trích như thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và bảo hiểm thất nghiệp Điều này dẫn đến độ chính xác chưa cao trong công tác kế toán Hơn nữa, năng lực của một số kế toán viên còn hạn chế, khiến họ chưa nắm rõ quy trình kế toán liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương.
Sự phức tạp trong quy định pháp luật về tiền lương và các khoản trích có thể gây khó khăn cho các công ty trong việc tuân thủ Những quy định này thường xuyên thay đổi, khiến cho việc nắm rõ và áp dụng đúng trở nên thách thức.
Tồn tại 6: Công ty chưa chú trọng đến công tác đào tạo cán bộ quản lý, kế toán và nhân viên trong đơn vị
Hình thức trả lương theo thời gian tại công ty đang gặp nhiều bất cập, dẫn đến hiệu suất công việc không cao và khó khăn trong việc quản lý Việc nhân viên đi muộn hoặc về sớm không chỉ ảnh hưởng đến bản thân họ mà còn tác động tiêu cực đến toàn bộ môi trường làm việc trong công ty.
Hiện tại, công ty đang trả lương cho người lao động bằng tiền mặt, điều này dễ dẫn đến nhầm lẫn, sai sót và mất mát trong quá trình chi trả Việc thanh toán tiền lương tốn nhiều thời gian và không hiệu quả, không đáp ứng được nhu cầu của cán bộ công nhân viên.
CÁC KIẾN NGHỊ, GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG
Các giải pháp (kiến nghị) hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Thương mại và Xuất nhập khẩu
Hoàn thiện tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là yếu tố quyết định chất lượng công tác kế toán trong doanh nghiệp Bài viết này sẽ phân tích những hạn chế trong kế toán hàng hóa, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty TNHH Thương mại và Xuất nhập khẩu, đồng thời đề xuất các giải pháp cải thiện hiệu quả kế toán.
Giải pháp 1: Hoàn thiện về tài khoản tiền lương và các khoản trích theo lương
Công ty nên sử dụng tài khoản 334 và 338 để quản lý tiền lương, đồng thời mở chi tiết cho từng nhóm và bộ phận lao động Việc này giúp theo dõi cụ thể tiền lương của nhóm tư vấn dịch vụ cho khách hàng, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
Ngoài ra các khoản tiền lương ngoài như hoa hồng tư vấn cần đượ tính riêng và chi tiết riêng
Khi thiết kế công cụ hệ thống hóa số liệu cho các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến từng đối tượng kế toán, việc xác định tài khoản kế toán đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán.
Phương pháp tài khoản kế toán giúp giảm thời gian và công sức trong việc tổng hợp số liệu tại một thời điểm cụ thể Do sự biến động không ngừng của các đối tượng kế toán, việc theo dõi và kiểm soát từng đối tượng là cần thiết, không thể chỉ dựa vào phương pháp chứng từ và phương pháp tính giá Phương pháp này cung cấp thông tin về giá trị của đối tượng tại một thời điểm và cho biết sự thay đổi của nó sau một khoảng thời gian.
Phương pháp tài khoản kế toán tiếp cận từ tổng thể hệ thống kế toán, đóng vai trò là cầu nối giữa việc phản ánh từng nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ và nhu cầu tổng hợp thông tin để xây dựng các chỉ tiêu trong báo cáo kế toán.
Tài khoản kế toán là công cụ quan trọng giúp hệ thống hóa dữ liệu và cung cấp thông tin cần thiết cho kế toán trong việc lập các chỉ tiêu báo cáo.
Giải pháp 2: Hoàn thiện về công tác quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty
Tiền lương cần đáp ứng đủ nhu cầu tối thiểu của người lao động trong cuộc sống hàng ngày, đồng thời góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống của họ theo thời gian.
+ Cung cấp thông tin rõ ràng, dễ hiểu cho người lao động và các đối tượng quan tâm khác
+ Phát huy vai trò chủ động sáng tạo, trách nhiệm của người lao động cũng như người sử dụng lao động
+ Tiền lương phải trở thành công cụ, động lực thúc đẩy sản xuất – kinh doanh phát triển, kích thích người lao động làm việc có hiệu quả cao nhất
Ngoài ra hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán cần đáp ứng những nguyên tắc sau:
Để đảm bảo sự phù hợp với các thông lệ và chuẩn mực quốc tế, việc tuân thủ các chính sách, chế độ và thể lệ tài chính kế toán là rất quan trọng Điều này không chỉ giúp quản lý nhà nước một cách thống nhất mà còn cung cấp thông tin kế toán tài chính trung thực và hợp lý cho các đối tượng sử dụng thông tin.
Giải pháp 3: Với sự gia tăng nhân viên tại Công ty TNHH Thương mại và xuất nhập khẩu, việc chấm công và tính lương qua Excel trở nên tốn thời gian Để nâng cao độ chính xác trong việc tính lương và chấm công, công ty nên áp dụng phần mềm kế toán Phần mềm MISA hiện đang là một trong những giải pháp phổ biến nhất, giúp quản lý và tính toán lương hiệu quả hơn.
Phần mềm kế toán MISA 2017 được thiết kế chuyên biệt cho công việc kế toán tại doanh nghiệp, đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ như Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Thuế, Kho, TSCĐ, CCDC, lương, Giá thành, Hợp đồng, Ngân sách, Tổng hợp, Bán hàng, và Quản lý hóa đơn Những tính năng này làm nổi bật ưu điểm của phần mềm kế toán MISA 2017, giúp tối ưu hóa quy trình kế toán cho doanh nghiệp.
Hình ảnh 3.1: giao diện phần mềm MISA
Phần mềm kế toán MISA nổi bật với giao diện trực quan và thân thiện, giúp người dùng mới dễ dàng làm quen mà không gặp nhiều khó khăn Nó cũng cho phép cập nhật dữ liệu linh hoạt, như nhập nhiều hóa đơn và phiếu chi cùng lúc, đồng thời đảm bảo các mẫu giấy tờ chứng từ tuân thủ quy định hiện hành.
Phần mềm này có ưu điểm nổi bật là cho phép tạo nhiều cơ sở dữ liệu độc lập, giúp mỗi đơn vị thao tác trên một cơ sở dữ liệu riêng biệt Bên cạnh đó, khả năng lưu trữ và ghi nhận số liệu của phần mềm rất hiệu quả, mang lại trải nghiệm người dùng tốt hơn.
Phần mềm MISA nổi bật với độ chính xác cao trong các phép tính, đảm bảo rằng số liệu được tính toán là cực kỳ chính xác Khả năng xảy ra sai sót bất thường do lỗi phần mềm là rất hiếm, mang lại sự tin cậy cho người dùng.
Công nghệ bảo mật dữ liệu của MISA đảm bảo an toàn gần như tuyệt đối, nhờ vào việc sử dụng cơ sở dữ liệu SQL Do đó, doanh nghiệp sẽ ít phải lo lắng về vấn đề bảo mật, khác với các phần mềm kế toán trên các nền tảng khác.
Để xây dựng một hệ thống kế toán chặt chẽ hơn, cần thiết lập và duy trì một hệ thống kế toán chi tiết và chính xác, ghi nhận đầy đủ các khoản lương cùng với các khoản trích như thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp Đảm bảo thông tin kế toán được ghi nhận đúng và nhân viên kế toán được đào tạo bài bản về kiến thức kế toán, quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Cung cấp các khóa đào tạo và tài liệu liên quan nhằm nâng cao năng lực và sự hiểu biết của họ trong lĩnh vực này.