LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Sự cần thiết của việc nghiên cứu công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
1.1.1 Đặc điểm, vai trò của bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại, diễn ra khi quyền sở hữu hàng hóa được chuyển giao từ doanh nghiệp sang người mua, đồng thời doanh nghiệp thu được tiền hoặc quyền thu tiền Từ góc độ luân chuyển vốn, bán hàng trong doanh nghiệp là quá trình chuyển đổi vốn từ hình thái hàng hóa sang hình thái tiền tệ, giúp thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng của khách hàng và thực hiện giá trị hàng hóa.
Xét từ góc độ kinh tế, bán hàng là quá trình chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa, tiền tệ, thành phẩm và dịch vụ, trong đó doanh nghiệp thu được tiền từ khách hàng Quá trình này có thể được chia thành hai giai đoạn chính.
Trong giai đoạn 1, đơn vị xuất bán thực hiện giao hàng cho đơn vị mua dựa trên hợp đồng kinh tế đã ký kết Giai đoạn này chỉ phản ánh một phần của quá trình vận động hàng hóa mà chưa thể hiện kết quả bán hàng, do số hàng hóa chưa đảm bảo chắc chắn đã thu được tiền.
Giai đoạn 2 trong quá trình bán hàng là khi đơn vị mua hoặc khách hàng thực hiện việc thanh toán Tại thời điểm này, đơn vị mua đã nhận được hàng hóa, trong khi đơn vị bán nhận được tiền hoặc sẽ nhận tiền từ khách hàng Kết thúc giai đoạn này đồng nghĩa với việc hoàn tất quá trình bán hàng.
Tóm lại, quá trình bán hàng trong DN có những đặc điểm sau:
- Có sự thỏa thuận giữa người mua và người bán về số lượng, chất lượng và quy cách bán hàng.
- Có sự thay đổi quyền sở hữu và quyền sử dụng hàng hóa từ người bán sang người mua. h
Người bán cung cấp hàng hóa cho người mua và nhận thanh toán, khoản tiền này được gọi là doanh thu bán hàng, nhằm bù đắp chi phí.
Doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra của cải vật chất để đáp ứng nhu cầu xã hội, nhưng sản phẩm chỉ được tiêu dùng khi trải qua quá trình bán hàng Do đó, hoạt động bán thành phẩm và hàng hóa không chỉ có ý nghĩa lớn đối với từng doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến toàn bộ nền kinh tế quốc dân.
Quá trình bán hàng và tiêu thụ sản phẩm đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp thu hồi vốn, trang trải chi phí sản xuất và kinh doanh Điều này không chỉ bổ sung nguồn vốn mà còn tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng và hiện đại hóa quy trình sản xuất.
- Đối với người tiêu dùng: Bán hàng sẽ giúp người tiêu dùng thoả mãn nhu cầu trong xã hội.
Bán hàng là yếu tố thiết yếu cho quá trình tái sản xuất xã hội trong nền kinh tế quốc dân, bao gồm bốn khâu: sản xuất, phân phối, trao đổi và tiêu dùng Mỗi khâu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau; nếu thiếu một khâu, quá trình tái sản xuất sẽ không thể thực hiện Sản xuất đóng vai trò quyết định, tiêu dùng là mục đích và động lực thúc đẩy sự phát triển sản xuất, trong khi phân phối và trao đổi kết nối sản xuất với tiêu dùng, từ đó kích thích tiêu dùng và thúc đẩy sản xuất Do đó, tiêu thụ hàng hóa không chỉ thực hiện mục đích sản xuất mà còn là điều kiện cần thiết cho việc tái sản xuất Bán hàng cũng góp phần điều hòa giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa khả năng và nhu cầu, tạo điều kiện cho sự phát triển cân đối trong từng ngành, từng vùng và toàn bộ nền kinh tế quốc dân.
1.1.2 Yêu cầu quản lý quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế khu vực và toàn cầu, doanh nghiệp đối mặt với nhiều cơ hội và thách thức để phát triển Để tối ưu hóa hoạt động bán hàng, đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu dùng, đồng thời nâng cao lợi nhuận, cần quản lý chặt chẽ quy trình và kết quả bán hàng.
- Theo dõi thành phẩm, hàng hoá xuất bán trên cả ba chỉ tiêu: số lượng, chất lượng, giá trị.
Để thành công trong kinh doanh, việc nắm vững tình hình thị trường là rất quan trọng Cần theo dõi từng phương thức bán hàng, các hình thức thanh toán, cũng như các loại sản phẩm tiêu thụ Đồng thời, việc theo dõi tình hình thu hồi nợ từ từng khách hàng cũng không kém phần quan trọng để đảm bảo dòng tiền ổn định.
- Tính toán xác định doanh thu bán hàng, doanh thu lợi nhuận tạo cơ sở để xác định chính xác lợi nhuận của doanh nghiệp.
Các nhà quản trị doanh nghiệp cần thông tin chi tiết về quá trình và kết quả bán hàng của từng loại sản phẩm, dịch vụ để đưa ra quyết định quản lý hiệu quả cho sự phát triển bền vững Kế toán chi tiết hoạt động bán hàng giúp chủ doanh nghiệp xác định nên mở rộng hay thu hẹp quy mô hoạt động, cũng như quyết định về việc tiếp tục sản xuất hay chuyển hướng hoạt động Do đó, việc tổ chức công tác bán hàng trên máy tính là thiết yếu, nhằm cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời, đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan.
1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra và giám sát các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp, đặc biệt là trong khâu bán hàng Để đạt được hiệu quả cao, kế toán cần thực hiện tốt các nhiệm vụ như theo dõi doanh thu, phân tích chi phí và xác định kết quả bán hàng một cách chính xác.
Ghi chép kịp thời và đầy đủ về khối lượng thành phẩm, hàng hoá và dịch vụ bán ra là rất quan trọng Việc tính toán chính xác trị giá vốn hàng đã bán và chi phí bán hàng giúp xác định đúng kết quả bán hàng Điều này không chỉ hỗ trợ trong việc quản lý tài chính mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Kiểm tra và giám sát tiến độ thực hiện bán hàng là rất quan trọng để đảm bảo kế hoạch lợi nhuận được thực hiện hiệu quả Đồng thời, cần phân phối lợi nhuận một cách hợp lý, tuân thủ kỷ luật thanh toán và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước.
Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về tình hình bán hàng là rất quan trọng, giúp xác định kết quả và phân phối kết quả một cách hiệu quả Điều này phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp một cách tối ưu.
Lý luận cơ bản về quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng
1.2.1 Các phương thức bán hàng trong doanh nghiệp
Trong các doanh nghiệp thương mại, việc tiêu thụ hàng hoá có thể được thực hiện theo các phương thức:
- Bán đại lý, ký gửi
- Bán hàng trả góp, trả chậm
Phương thức bán hàng này được áp dụng cho các đơn vị thương mại và doanh nghiệp sản xuất nhằm thực hiện việc bán hàng trực tiếp hoặc gia công, chế biến sản phẩm trước khi đưa ra thị trường.
Hàng hóa hiện vẫn đang trong quá trình lưu thông và chưa được tiêu dùng, dẫn đến giá trị và giá trị sử dụng của chúng chưa được phát huy.
- Hàng được bán theo lô hàng hoặc bán với số lượng lớn.
- Giá bán biến động tuỳ thuộc vào khối lượng hàng bán và phương thức thanh toán.
Trong bán buôn thường bao gồm hai phương thức sau: h
Phương thức bán buôn qua kho là hình thức kinh doanh trong đó hàng hóa được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp Bán buôn qua kho bao gồm hai hình thức khác nhau.
Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp cho phép bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp để nhận hàng hóa Doanh nghiệp sẽ xuất kho và giao hàng trực tiếp cho đại diện này Khi đại diện bên mua nhận đủ hàng và thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận nợ, hàng hóa được coi là đã tiêu thụ.
Bán buôn qua kho là hình thức chuyển hàng theo hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, trong đó doanh nghiệp xuất kho hàng hóa và sử dụng phương tiện vận tải thuê để giao hàng đến kho của bên mua hoặc địa điểm do bên mua quy định Hình thức này đảm bảo tính linh hoạt và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng.
- Tiêu thụ có định kỳ giao nhận Thời điểm giao hàng không trùng với thời điểm nhập hàng.
- Hàng hoá khó khai thác.
- Hàng cần phải qua dự trữ để tăng giá trị thương mại.
Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng:
Doanh nghiệp sau khi mua hàng, nhận hàng mua, không đưa về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua.
Bán buôn vận chuyển thẳng có hai hình thức:
Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp là quá trình trong đó doanh nghiệp mua hàng và giao ngay cho đại diện bên mua tại kho của người bán Sau khi hàng được giao, đại diện bên mua sẽ ký nhận đủ hàng, đồng thời bên mua thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận nợ Khi hoàn tất các bước này, hàng hóa được xác định là đã tiêu thụ.
Doanh nghiệp thương mại cần tổ chức quy trình mua hàng, bán hàng và thanh toán cho cả nhà cung cấp lẫn khách hàng.
Bán buôn vận chuyển thẳng là hình thức chuyển hàng trong đó doanh nghiệp sau khi mua hàng sẽ nhận hàng và sử dụng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài để vận chuyển hàng đến địa điểm đã thỏa thuận với bên mua.
Bán lẻ hàng hóa là hình thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, các tổ chức kinh tế hoặc đơn vị kinh tế tập thể với mục đích tiêu dùng nội bộ Phương thức này giúp kết nối sản phẩm với khách hàng cuối cùng, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng một cách hiệu quả.
- Hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng.
- Giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa đã được thực hiện.
- Bán đơn chiếc hoặc số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định.
Phương thức bán lẻ có các hình thức sau:
Bán lẻ thu tiền tập trung là mô hình trong đó nghiệp vụ thu tiền và giao hàng được tách rời Mỗi quầy có nhân viên thu tiền đảm nhiệm việc thu tiền và viết hóa đơn cho khách, để khách nhận hàng tại quầy giao hàng Ưu điểm của hình thức này là giảm thiểu sai sót giữa tiền và hàng, nhưng nhược điểm là tốn nhiều thời gian của khách hàng Do đó, phương thức này thường chỉ áp dụng cho các mặt hàng có giá trị cao.
Bán lẻ thu tiền trực tiếp là hình thức mà nhân viên bán hàng nhận tiền từ khách hàng và giao hàng ngay tại chỗ Cuối mỗi ngày hoặc sau mỗi ca làm việc, nhân viên sẽ lập giấy nộp tiền, nộp tiền cho thủ quỹ và báo cáo doanh thu bán hàng.
Bán lẻ tự phục vụ cho phép khách hàng tự chọn sản phẩm, mang đến bàn thanh toán để thực hiện giao dịch Nhân viên sẽ kiểm tra hàng hóa, tính tiền, lập hóa đơn và thu tiền từ khách hàng.
1.2.1.3 Bán đại lý, ký gửi
Doanh nghiệp thương mại cung cấp hàng hóa cho các cơ sở đại lý và ký gửi, cho phép các cơ sở này thực hiện việc bán hàng trực tiếp Các bên nhận đại lý và ký gửi sẽ tiến hành bán hàng và thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp thương mại, đồng thời nhận hoa hồng từ việc bán hàng.
1.2.1.4 Bán hàng trả góp, trả chậm
Người mua có thể thanh toán cho hàng hóa theo nhiều lần trong một khoảng thời gian nhất định, tuy nhiên, tổng số tiền mà người mua phải trả cho doanh nghiệp bán hàng sẽ cao hơn so với việc thanh toán ngay một lần.
1.2.2 Doanh thu bán hàng a) Khái nhiệm
Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
Doanh thu bán hàng là số tiền thu được hoặc sẽ thu được từ việc DN bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại
1.3.1.Tổ chức hệ thống chứng từ sử dụng
Theo nguyên tắc kế toán, khi có nghiệp vụ kinh tế xảy ra tại bất kỳ bộ phận nào trong doanh nghiệp, kế toán cần lập chứng từ theo mẫu quy định.
Bộ Tài Chính Những chứng từ này là cơ sở để đối chiếu, kiểm tra cũng như sử dụng để hạch toán. h
Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng thường sử dụng các chứng từ chủ yếu sau
- Hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng.
- Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho.
- Phiếu xuất kho (hoặc Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ).
- Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi.
- Bảng trích khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý DN.
- Bảng thanh toán lương ở bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý DN.
- Các chứng từ thanh toán (Phiếu thu, Séc, Giấy báo có…).
- Chứng từ kế toán liên quan khác như Phiếu nhập kho hàng trả lại.
1.3.2.Tổ chức hệ thống tài khoản sử dụng
Trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại các doanh nghiệp thương mại, theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006, kế toán thường áp dụng các tài khoản cụ thể để quản lý và ghi nhận doanh thu cũng như chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng.
- Tk 131 – Phải thu của khách hàng
Tài khoản này phản ánh tình hình công nợ và thanh toán công nợ phải thu từ người mua liên quan đến số tiền bán sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ cung cấp.
- TK 157 – Hàng gửi đi bán
Tài khoản này phản ánh giá trị mua của hàng hóa chuyển bán, gửi bán đại lý, ký gửi, và dịch vụ đã hoàn thành nhưng chưa xác định là tiêu thụ.
- TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
Tài khoản này phản ánh mối quan hệ giữa doanh nghiệp và Nhà nước liên quan đến các khoản thuế, phí, lệ phí Nó ghi nhận các khoản phải nộp, đã nộp và còn phải nộp vào Ngân sách Nhà nước trong kỳ kế toán năm.
+ TK 333 gồm 9 tài khoản cấp 2 Trong đó, một số tài khoản được sử dụng trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là:
TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt
TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu
- TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Tài khoản này phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp, bao gồm các khoản giảm trừ doanh thu, từ đó xác định doanh thu thuần trong kỳ.
- TK 521 – Chiết khấu thương mại
Tài khoản này phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc thanh toán cho người mua hàng Khoản chiết khấu này áp dụng cho các giao dịch mua hàng hoá, dịch vụ với khối lượng lớn, dựa trên thoả thuận chiết khấu thương mại được ghi trong hợp đồng kinh tế mua, bán hàng hoá hoặc các cam kết liên quan.
- TK 531 – Hàng bán bị trả lại
Tài khoản này ghi nhận doanh thu từ hàng hoá và dịch vụ đã tiêu thụ, đồng thời phản ánh các khoản doanh thu bị khách hàng trả lại do không đúng quy cách, chất lượng hoặc vi phạm hợp đồng kinh tế.
- TK 532 – Giảm giá hàng bán
Tài khoản này ghi nhận khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh và cách xử lý khoản giảm giá trong kỳ kế toán Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho người mua do sản phẩm hoặc hàng hóa kém chất lượng, mất phẩm chất, hoặc không đúng quy cách theo hợp đồng kinh tế.
- TK 632 – Giá vốn hàng bán
+ Nội dung tài khoản: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ.
- TK 641 – Chi phí bán hàng h
+ Nội dung tài khoản: Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán, hàng hoá, cung cấp dịch vụ.
- TK 642 – Chi phí quản lý DN
+ Nội dung tài khoản: Tài khoản này dùng để phản ánh những khoản chi phí phát sinh trong quá trình quản lý DN.
- TK 821 – Chi phí thuế TNDN
Tài khoản này phản ánh chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) của doanh nghiệp, bao gồm cả chi phí thuế TNDN hiện hành và chi phí thuế TNDN hoãn lại phát sinh trong năm Đây là căn cứ quan trọng để xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong năm tài chính hiện tại.
+ Tài khoản này được mở 2 tài khoản cấp 2:
TK 8211 – Chi phí thuế TNDN hiện hành
TK 8212 – Chi phí thuế TNDN hoãn lại
- TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Tài khoản này được sử dụng để xác định và phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh cũng như các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán năm Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm ba thành phần chính: kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, kết quả hoạt động tài chính và kết quả từ các hoạt động khác.
Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản khác như: TK 111 – Tiền mặt, TK
112 – Tiền gửi ngân hàng, TK 156 – Hàng hóa, TK 331 – Phải trả người bán…
1.3.3.Trình tự một số nghiệp vụ chủ yếu
Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên h
Hình 1.1: Sơ đồ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên
(1): Xuất kho hàng hóa để bán.
(2a) : Xuất kho hàng hóa gửi bán, ký gửi đại lý.
(2b): Hàng hóa gửi bán, ký gửi đại lý đã bán được.
(3a): Phản ánh doanh thu tiêu thụ trong kỳ đã thu tiền hoặc được người mua chấp nhận thanh toán (giá bán không có thuế GTGT). h
(3b): Phản ánh doanh thu tiêu thụ trong kỳ đã thu tiền hoặc được người mua chấp nhận thanh toán (giá bán có thuế GTGT đầu ra).
(4): Phản ánh thuế GTGT đẩu ra phải nộp cho hàng hóa đã bán.
(5): Phản ánh thuế TTĐB hoặc thuế xuất khẩu phải nộp.
(6): Phản ánh chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp
(7): Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu.
(8): Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ trong kỳ.
(9): Kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ.
(10): Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN.
(11): Kết chuyển chi phí thuế TNDN.
Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Hình 1.2: Sơ đồ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ
(1a): Kết chuyển trị giá vốn của hàng hóa tồn kho đầu kỳ.
(1b): Kết chuyển trị giá vốn của hàng hóa tồn kho cuối kỳ.
(2a): Phản ánh doanh thu tiêu thụ trong kỳ đã thu tiền hoặc được người mua chấp nhận thanh toán (giá bán chưa có thuế GTGT).
(2b): Phản ánh doanh thu tiêu thụ trong kỳ đã thu tiền hoặc được người mua chấp nhận thanh toán (giá bán có thuế GTGT đầu ra). h
(3): Thuế GTGT đầu ra phải nộp cho hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ.
(4): Thuế TTĐB, thuế xuất khẩu phải nộp
(5): Phản ánh chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp
(6): Kết chuyển giá vốn hàng hóa được tiêu thụ trong kỳ.
(7): Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu.
(8): Kết chuyển doanh thu thuần tiêu thụ trong kỳ.
(9): Kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả.
(10): Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN.
(11): Kết chuyển chi phí thuế TNDN.
1.3.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán và trình bày thông tin trên báo cáo tài chính
Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Trên thực tế có 4 hình thức kế toán thường được các DN áp dụng đó là:
- Hình thức Nhật ký chung
- Hình thức Nhật ký – Sổ cái
- Hình thức Nhật ký chứng từ
- Hình thức Chứng từ ghi sổ
Tùy thuộc vào hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng, các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng và xác định kết quả bán hàng sẽ được ghi chép trên các sổ kế toán tương ứng.
Tại Công ty cổ phần Vật tư Mỏ - Địa chất, áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ. h
Hình 1.3: Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hình thức Chứng từ ghi sổ thường sử dụng các loại sổ sau:
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ cái, Sổ chi tiết của các TK: 511, 131, 632, 642, 911…
Sổ, Thẻ Kể Toán Chi Tiết
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Bảng Tổng Hợp Chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Bảng cân đối phát sinh h
Trình bày thông tin trên BCTC
Thông tin về Giá vốn hàng bán (GVHB), Doanh thu bán hàng (DTBH) và các khoản giảm trừ doanh thu, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp được thể hiện rõ ràng trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ được xác định dựa trên lũy kế số phát sinh từ các tài khoản 511 và 512, đối ứng với phát sinh Nợ tại các tài khoản 111 và 112 trong các tháng của kỳ báo cáo Thông tin này cần được tổng hợp và ghi chép một cách chính xác để đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính.
- Các khoản giảm trừ: Căn cứ vào tổng lũy kế phát sinh Có TK 521, TK
Trong kỳ báo cáo, số phát sinh Nợ TK 511 được xác định từ 531 và TK 532, đồng thời dựa vào số phát sinh Có của TK 3332, TK 3333, và TK 3331 để tổng hợp lại Việc này nhằm mục đích nộp báo cáo chính xác.
- Giá vốn hàng bán: Căn cứ vào lũy kế số phát sinh Có TK 632 đối ứng phát sinh Nợ TK 911 của các tháng trong kỳ báo cáo.
- Chi phí bán hàng: Căn cứ vào lũy kế số phát sinh Có TK 641 đối ứng với phát sinh Nợ TK 911 của các tháng trong kỳ báo cáo.
- Chi phí quản lý DN: Căn cứ vào lũy kế số phát sinh Có TK 642 đối ứng với phát sinh Nợ TK 911 của các tháng trong kỳ báo cáo.
1.4 Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều kiện ứng dụng tin học
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẬN VẬT TƯ MỎ ĐỊA CHẤT .28 2.1.Tổng quan về công ty cổ phần Vật tư Mỏ - Địa chất
Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần Vật tư Mỏ - Địa chất
Tên giao dịch quốc tế: Mining Geological Equipment Joint Stock Company Tên viết tắt: MGEC
Trụ sở chính: Km1 – quốc lộ 3 – Yên Viên – Gia Lâm – Hà Nội Điện thoại: (04) 3.827 1777 – 3878 1463
Công ty cổ phần Vật tư Mỏ - Địa chất, được thành lập vào năm 1960 với tên gọi ban đầu là Cục cung cấp thuộc Tổng Cục địa chất, đã trải qua nhiều lần đổi tên Năm 1970, công ty được đổi tên thành Cục vật tư Địa chất Theo quyết định số 161CP/QĐ-CP ngày 28 tháng 06 năm 1978 của Hội đồng Chính phủ, công ty chính thức mang tên Công ty Vật tư Địa chất, thuộc Tổng Cục Địa chất Đến ngày 01 tháng 8 năm 1987, công ty được đổi tên thành Công ty vật tư Mỏ - Địa chất theo quyết định số 116/HĐBT, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Tổng Cục Địa chất.
Theo Nghị định số 388/HĐBT về việc thành lập lại các doanh nghiệp Nhà nước, công ty Vật tư Mỏ - Địa chất đã được tái thành lập theo Quyết định số 311 QĐ/TCCBĐT, ngày 25/05/1993 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nặng (hiện nay là Bộ Công Nghiệp) Để đáp ứng yêu cầu về tổ chức và quản lý, vào ngày 15 tháng 08 năm
1997, Bộ trưởng Bộ công nghiệp có quyết định 125/QĐ-TCCB về việc chuyển công ty Vật tư Mỏ - Địa chất sang Tổng công ty khoáng sản Việt Nam. h
Theo quyết định số 125/QĐ-TTg ngày 28 tháng 01 năm 2003 của Chính phủ, đề án sắp xếp và đổi mới Tổng công ty Nhà nước và doanh nghiệp Nhà nước thuộc Bộ Công nghiệp giai đoạn 2003 – 2005 đã được phê duyệt Ngày 13 tháng 10 năm 2003, Bộ Công nghiệp ban hành quyết định số 163/2003/QĐ- BCN, chuyển đổi Công ty Vật tư Mỏ - Địa chất thành Công Ty Cổ Phần Vật Tư Mỏ - Địa Chất.
Sau khi chuyển đổi thành Công ty cổ phần, Công ty vẫn giữ tư cách pháp nhân và hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế độc lập Công ty có tài khoản riêng tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển, chi nhánh Bắc Hà Nội, cùng với con dấu riêng để thực hiện các giao dịch theo điều lệ tổ chức Công ty hoàn toàn tự chủ về tình hình tài chính của mình.
Vốn điều lệ của công ty : 13.000.000.000 đồng Vốn điều lệ của công ty được chia thành 1.300.000 cổ phần với mệnh giá 10.000 VNĐ/cổ phần.
Tổng số lao động: 55 người
Chức năng và nhiệm vụ của công ty:
Công ty được thành lập với mục tiêu huy động và sử dụng vốn hiệu quả để phát triển sản xuất kinh doanh, tối đa hóa lợi nhuận, tạo việc làm ổn định cho người lao động, tăng lợi tức cho cổ đông, và đóng góp cho ngân sách Nhà nước Để đạt được điều này, công ty chú trọng phát huy vai trò của người lao động và cổ đông, đồng thời tăng cường giám sát của nhà đầu tư, nhằm đảm bảo sự hài hòa giữa lợi ích của Nhà nước, nhà đầu tư và người lao động.
Các sản phẩm chính: Các loại vật tư thiết bị Mỏ - Địa chất, kim loại màu, khoáng sản và dung dịch Bentonite.v.v
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Công ty cổ phần Vật tư Mỏ - Địa chất có bộ máy tổ chức riêng, giúp thúc đẩy sự phát triển bền vững và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật Mỗi bộ phận trong công ty đảm nhiệm vai trò và nhiệm vụ riêng biệt, nhưng đều hướng đến mục tiêu chung là duy trì sự tồn tại và phát triển mạnh mẽ, khẳng định vị thế trên thị trường.
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
- Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan quyết định cao nhất của công ty
Hội đồng quản trị gồm 5 thành viên, có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty theo quy định của pháp luật, ngoại trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
3 thành viên do Tổng công ty khoáng sản Việt Nam bổ nhiệm để quản lý phần vốn của Nhà nước.
2 thành viên còn lại do Đại hội cổ đông bầu. Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị Công ty (gồm 5 thành viên)
Văn phòng Phòng kinh doanh thiết bị địa chất
Phòng kinh doanh vật tư thiết bị mỏ
Phòng kinh doanh thiết bị và dịch vụ mỏ
Phòng kinh doanh vật tư Đông Bắc
Phòng tài chính kế toán
Giám đốc công ty là người đại diện pháp nhân trong tất cả các giao dịch kinh doanh và điều hành mọi hoạt động của công ty Vị trí này được Hội đồng quản trị bổ nhiệm và có quyền miễn nhiệm Giám đốc có trách nhiệm báo cáo và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị cũng như Đại hội đồng cổ đông về việc điều hành công ty.
Phó Giám đốc là người hỗ trợ Giám đốc trong việc thực hiện các nhiệm vụ của công ty, đồng thời đại diện cho Giám đốc để điều hành công ty khi Giám đốc vắng mặt.
- Hệ thống các phòng ban:
Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động kinh doanh và phát triển thị trường cho các sản phẩm thuộc lĩnh vực sản xuất của Công ty.
Phòng Kế hoạch thị trường đóng vai trò hỗ trợ Giám đốc trong việc định hướng phát triển Công ty, thực hiện các hoạt động Marketing và thống kê tình hình sản xuất kinh doanh Phòng này thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch, phân tích số liệu để nhận diện thách thức và cơ hội, từ đó làm cơ sở cho việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh trong tương lai.
Phòng Kế toán – Tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Giám đốc quản lý tài chính của công ty, bao gồm các nhiệm vụ như quản lý vốn, ngân quỹ, phân tích, hoạch định và kiểm soát tài chính Điều này giúp đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty luôn diễn ra ổn định và hiệu quả.
Văn phòng hỗ trợ Giám đốc trong việc tổ chức nhân sự, quản lý cán bộ công nhân viên chức và thực hiện các chế độ, chính sách cho người lao động Ngoài ra, văn phòng còn đảm nhiệm việc bồi dưỡng, đào tạo cán bộ, nâng cao trình độ công nhân, quản lý công tác hành chính và tổ chức thực hiện bảo vệ an ninh trong Công ty.
Xí nghiệp 19/5 là một đơn vị không có tư cách pháp nhân, hoạt động hạch toán phụ thuộc vào Công ty Xí nghiệp bao gồm hai xưởng: xưởng cơ khí chuyên sản xuất và gia công các sản phẩm cơ khí tiêu chuẩn và phi tiêu chuẩn phục vụ ngành mỏ - địa chất, bao gồm các sản phẩm như tiện ren cần khoan, ống chống, da mốc, lưỡi khoan, nhíp ben, tháp khoan, và bảo dưỡng, sửa chữa máy móc thiết bị khoa học Bên cạnh đó, xưởng sản xuất gia công nguyên liệu khoáng thực hiện nhiệm vụ sản xuất dung dịch bentonite.
Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Công ty cổ phần Vật tư Mỏ - Địa chất với hình thức sở hữu vốn: cổ phần vốn góp, Nhà nước chiếm 51%.
Lĩnh vực kinh doanh: thương mại
Ngành nghề kinh doanh: Kinh doanh xuất – nhập khẩu vật tư, thiết bị địa chất và nguyên liệu khoáng sản, dung dịch khoan bentonite.
Phòng kinh doanh của công ty chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng có nhu cầu mua hàng Sau khi có sự đồng ý của Giám đốc, phòng sẽ xuất hàng từ kho theo hợp đồng đã ký Nếu mặt hàng khách hàng yêu cầu không có sẵn, công ty sẽ tiến hành nhập mua trong nước hoặc nhập khẩu từ đối tác nước ngoài để cung cấp cho khách hàng.
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán
2.1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung.
Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán thanh toán, kế toán bán hàng, …
Kế toán trưởng là người đảm nhận trách nhiệm toàn diện về công tác kế toán trong doanh nghiệp, bao gồm việc quản lý giao dịch, hướng dẫn và chỉ đạo nhân viên kế toán Họ là kế toán tổng hợp, có trách nhiệm báo cáo và chịu trách nhiệm trước Giám đốc, cơ quan thuế và các thông tin kế toán được cung cấp.
Kế toán tổng hợp là người đảm nhiệm việc tập hợp chứng từ và tổng hợp số liệu liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Họ có trách nhiệm rà soát, kiểm tra các bút toán hạch toán trước khi chuyển cho kế toán trưởng vào phần mềm kế toán Ngoài ra, kế toán tổng hợp còn theo dõi việc trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ), thực hiện hạch toán hàng tháng và ghi chép vào sổ sách, cũng như theo dõi việc mua sắm trang thiết bị mới Cuối cùng, họ cần thông báo cho cấp trên về các tài sản đã hết thời hạn khấu hao để tiến hành thanh lý hoặc nhượng bán.
Kế toán thanh toán và kế toán bán hàng chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và theo dõi vốn bằng tiền Họ đảm bảo tính toán chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên Ngoài ra, họ còn theo dõi tình hình tăng giảm và trích khấu hao tài sản cố định, quản lý hàng hóa nhập – xuất, tồn kho, cũng như viết hóa đơn bán hàng và hóa đơn hàng hóa.
Thủ quỹ có trách nhiệm theo dõi tình hình thu chi và quản lý tiền mặt dựa trên các chứng từ hợp pháp Họ thực hiện việc xuất, nhập quỹ và ghi chép sổ quỹ một cách chính xác Hàng ngày, thủ quỹ cần lập báo cáo thu chi tiền quỹ để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
2.1.4.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
Công ty cổ phần Vật tư Mỏ - Địa chất hiện đang thực hiện chế độ kế toán theo quy định Việt Nam, được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Kỳ kế toán năm: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VND)
- Hình thức kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ
- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Giá gốc.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. h
- Tính giá xuất kho: Theo phương pháp bình quân gia quyền
- Phương pháp khấu hao TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình: Khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
Phần mềm kế toán áp dụng:
Hình 1.8: Giao diện phần mềm kế toán Misa
Phần mềm kế toán Misa – SME phiên bản 2012 của công ty cổ phần Misa tích hợp nhiều phân hệ nghiệp vụ quan trọng như sổ cái, mua hàng, bán hàng, kho, TSCĐ, tiền lương, giá thành, thuế, hợp đồng, cổ đông, ngân sách, quỹ và ngân hàng Phần mềm này giúp quản lý hiệu quả các đối tượng như chứng từ, tài khoản và nguyên vật liệu thông qua các danh mục tương ứng được thiết kế sẵn.
Danh mục tài khoản : Danh mục này dùng để quản lý hệ thống các tài khoản kế toán.
Cách khai báo tài khoản mới: Sử dụng Menu Danh mục Tài khoản
Hệ thống tài khoản Xuất hiện giao diện Hệ thống tài khoản Nhấn nút “Thêm” Xuất hiện hộp thoại: h Điền các thông tin cần thiết Nhấn nút “Cất”
Danh mục khách hàng và nhà cung cấp cho phép công ty quản lý và theo dõi danh sách chi tiết của từng khách hàng và nhà cung cấp, từ đó giúp theo dõi công nợ một cách hiệu quả.
Để khai báo khách hàng và nhà cung cấp mới, bạn cần truy cập vào Menu Danh mục Khi giao diện Khách hàng và Nhà cung cấp xuất hiện, hãy nhấn nút “Thêm” Sau đó, một hộp thoại sẽ xuất hiện với hai trang thông tin cần điền.
Trang 1: Thông tin chung – Nhập các thông tin chung về khách hàng, nhà cung cấp cần khai báo như: Mã khách hàng, tên khách hàng, mã số thuế, …
Trang 2: Vị trí địa lý – Nhập các thông tin về địa chỉ của khách hàng, nhà cung cấp. Điền các thông tin cần thiết Nhấn nút “Cất”
Danh mục vật tư và hàng hóa là công cụ quan trọng để khai báo danh sách các vật tư và hàng hóa trong các giao dịch mua bán, cũng như nhập xuất kho của đơn vị Mỗi mặt hàng sẽ được quản lý thông qua một mã riêng biệt.
Cách khai báo vật tư, hàng hóa, dịch vụ mới: Sử dụng Menu Danh mục
Vật tư, Hàng hóa Xuất hiện giao diện Vật tư, Hàng hóa Nhấn nút
“Thêm” Xuất hiện hộp thoại: h Điền các thông tin cần thiết Nhấn nút “Cất”.
Cập nhật chứng từ là một quy trình quan trọng trong hệ thống, sử dụng Menu nghiệp vụ với nhiều chức năng tương ứng với các phân hệ khác nhau Người dùng cần chọn nội dung phù hợp với chứng từ và sau đó tiến hành cập nhật số liệu một cách chính xác.
Tình hình thực tế về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty cổ phần Vật tư Mỏ - Địa chất
2.2.1 Các phương thức bán hàng của công ty
Công ty chủ yếu áp dụng phương thức bán hàng trực tiếp, trong đó khách hàng đến kho để nhận hàng đúng theo số lượng, chất lượng và giá cả đã thỏa thuận trong hợp đồng Nếu có yêu cầu, công ty sẽ vận chuyển hàng hóa đến tận kho của khách hàng bằng phương tiện vận tải của mình Các chi phí liên quan như bốc xếp và vận chuyển sẽ được hai bên thỏa thuận trước để xác định ai là người chịu trách nhiệm.
Công ty chú trọng đến việc áp dụng các phương thức thanh toán tiện lợi và đơn giản nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng Một số phương thức thanh toán chính mà Công ty sử dụng bao gồm:
Bán hàng thu tiền ngay là phương thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc qua ngân hàng, chủ yếu áp dụng cho khách hàng không thường xuyên và mua với khối lượng nhỏ Trong trường hợp này, thời điểm thu tiền trùng với thời điểm hàng hóa được xác nhận là tiêu thụ, dẫn đến doanh thu bán hàng và tiền hàng được ghi nhận cùng lúc.
Bán hàng thu tiền chậm, hay còn gọi là bán chịu, là hình thức thanh toán phổ biến, cho phép khách hàng thanh toán sau một khoảng thời gian nhất định Công ty sẽ mở sổ chi tiết để theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, thường áp dụng cho những khách hàng uy tín, mua hàng với số lượng lớn và thường xuyên Doanh thu được ghi nhận trước khi thu tiền, vì thời điểm thu tiền không trùng với thời điểm hàng hóa được tiêu thụ Trong trường hợp bán trả chậm với thời hạn thanh toán dài, cần tính lãi suất và đảm bảo thu đủ doanh thu; nếu không, người quyết định bán hàng sẽ phải chịu trách nhiệm bồi hoàn.
Một hợp đồng mua bán cần sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng kinh doanh và phòng Tài chính – Kế toán Phòng kinh doanh có trách nhiệm soạn thảo, triển khai và theo dõi hợp đồng, trong khi phòng Tài chính – Kế toán dựa vào hợp đồng để viết hóa đơn, thu tiền và hạch toán vào sổ kế toán Hợp đồng mua bán được lập thành ba bản.
1 bản phòng kinh doanh giữ lại làm bằng chứng sau này.
1 bản gửi tới phòng Tài chính – Kế toán làm căn cứ viết hóa đơn bán hàng và phiếu xuất kho.
2.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng của Công ty đại diện cho tổng lợi ích kinh tế mà Công ty đạt được từ việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng.
Doanh thu bán hàng của Công ty được xác định dựa trên số lượng hàng hóa đã bán và giá cả đã thỏa thuận giữa khách hàng và Công ty theo hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng.
Nguyên tắc kế toán doanh thu bán hàng tại công ty
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ chỉ được ghi nhận khi hàng hóa đã được tiêu thụ và khách hàng chấp nhận thanh toán, bất kể tiền đã được thu hay chưa.
Công ty áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên doanh thu bán hàng được phản ánh theo giá bán chưa có thuế GTGT.
Công ty sử dụng tài khoản 131 "phải thu khách hàng" như một tài khoản trung gian thanh toán Do đó, mọi giao dịch bán hàng, bao gồm thu tiền mặt ngay, thanh toán qua ngân hàng ngay hoặc bán chịu, đều phải được hạch toán qua tài khoản công nợ TK 131.
Để xác định chính xác doanh thu thuần, cần theo dõi chi tiết từng loại doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu Việc này rất quan trọng nhằm cung cấp thông tin kế toán hữu ích cho quản trị doanh nghiệp và lập báo cáo tài chính (BCTC).
Chứng từ kế toán được công ty sử dụng là:
- Bảng kê hàng hóa bán ra
- Chứng từ thanh toán: Phiếu thu, Giấy báo có,…
2.2.2.3 Tài khoản kế toán sử dụng
- TK 511: Doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ.
+TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa
+TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
- TK 131: Phải thu khách hàng. h
- Một số tài khoản liên quan như: TK 111, TK 112, TK 3331…
2.2.2.4 Trình tự tổ chức hạch toán doanh thu bán hàng
Khi công ty có nhu cầu mua hàng, khách hàng gửi yêu cầu báo giá sản phẩm đến Phòng Kinh doanh Sau khi nhận yêu cầu, Phòng Kinh doanh lập báo giá và gửi lại cho khách hàng Khi khách hàng đồng ý với báo giá, họ sẽ lập Đơn đặt hàng gửi tới Phòng Kinh doanh Phòng Kinh doanh sẽ xem xét và xử lý Đơn đặt hàng này Hai bên sau đó thống nhất ký kết hợp đồng thương mại, ghi nhận thỏa thuận về số lượng, chủng loại hàng hóa, giá cả, và địa điểm giao hàng Trong một số trường hợp, hợp đồng có thể không cần thiết và các thỏa thuận sẽ được ghi trong Đơn đặt hàng của khách hàng.
Dựa trên hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng của khách hàng, kế toán sẽ lập phiếu xuất kho yêu cầu thủ kho xuất hàng đúng số lượng và chủng loại Thủ kho có trách nhiệm theo dõi tình hình Nhập – Xuất – Tồn của từng loại hàng để đối chiếu với phòng kế toán.
Hóa đơn GTGT do bộ phận kế toán lập thành 3 liên, người lập phiếu ký.
- Liên 1: Được lưu tại quyển tại phòng kinh doanh.
- Liên 2: Giao cho khách hàng.
- Liên 3: Lưu tại phòng kế toán cùng tập hồ sơ bán hàng.
Để hoàn tất quy trình chuyển hóa đơn GTGT, kế toán trưởng và giám đốc cần ký duyệt Trong trường hợp thanh toán ngay, người mua phải đến bộ phận kế toán để thực hiện thủ tục nộp tiền bằng Phiếu thu Khi nhận hàng hóa, khách hàng sẽ ký vào hóa đơn, và nếu công ty vận chuyển hàng hóa đến kho của khách, khách hàng sẽ ký vào hợp đồng sau khi việc chuyển hàng hoàn tất.
Trên phòng kế toán, căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán ghi nhận DTBH bằng cách tiến hành nhập liệu phần mềm kế toán.
Vào ngày 15/12/2013, Công ty TNHH một thành viên kim loại màu Thái Nguyên đã ký hợp đồng kinh tế liên quan đến việc bán đầu nối 89, và kế toán đã lập phiếu xuất kho để ghi nhận giao dịch này.
Yên Viên – Gia Lâm – Hà Nội QĐ số: 1141 TC/QĐ/CĐKT
Người nhận hàng: Công ty TNHH một thành viên kim loại màu Thái Nguyên Địa chỉ: Tổ 6 – Phường Phú Xá – TP Thái Nguyên – tỉnh Thái Nguyên
Xuất tại kho: Phòng Kế Hoạch
T Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính SỐ LƯỢNG Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất
Tổng số tiền (viết bằng chữ):
Vào ngày 15 tháng 12 năm 2013, các bên liên quan bao gồm Thủ trưởng đơn vị, Kế toán trưởng, người phụ trách cung tiêu và Thủ kho đã ký nhận Mỗi cá nhân đều ghi rõ họ tên của mình để xác nhận trách nhiệm trong quá trình quản lý và cung ứng hàng hóa.
Phòng kế toán lập hóa đơn GTGT như sau: (Bảng 2.2)
Mẫu số: 01GTKT3/001 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AA/13P
Liên 1: Lưu Số: 0018752 Ngày…15…tháng…12…năm…2013 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ MỎ - ĐỊA CHẤT
Mã số thuế: 0101453768 Địa chỉ: Km1 – QL3 – Yên Viên – Gia Lâm – Hà Nội Điện thoại: 04.3827 1777
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Vĩnh Hà
Tên đơn vị: Công ty TNHH một thành viên kim loại màu Thái Nguyên
Mã số thuế: 4600100003 Địa chỉ: Tổ 6 – Phường Phú Xá – TP Thái Nguyên – tỉnh Thái Nguyên
Hình thức thanh toán: Tiền mặt
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất GTGT: 10 %, Tiền thuế GTGT: 50.400
Tổng cộng tiền thanh toán: 554 400
Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm năm mươi bốn nghìn bốn trăm đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) h
MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ MỎ - ĐỊA CHẤT
Một số nhận xét đánh giá chung về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty
3.1.1 Nhận xét chung về công ty cổ phần Vật tư Mỏ - Địa chất
Sau hơn bốn mươi năm hoạt động, Công ty đã vượt qua nhiều khó khăn nhờ sự quyết tâm và nỗ lực của từng thành viên Sự đoàn kết trong nội bộ đã giúp Công ty không ngừng phát triển, khẳng định vai trò và vị thế trên thị trường Điều này được thể hiện qua sự gia tăng số lượng tiêu thụ và quy mô doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh.
Cùng với sự phát triển của Công ty, công tác kế toán và bán hàng đã không ngừng hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu quản lý Đội ngũ kế toán năng động và phần mềm kế toán máy đã giúp hệ thống kế toán thực hiện tốt nhiệm vụ, phản ánh chính xác tình hình sử dụng lao động, vật tư và tiền vốn Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trở thành công cụ quan trọng đánh giá tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh Việc tổ chức hạch toán bán hàng đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, nhiệm vụ và phương pháp tính toán, đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty.
Qua thời gian thực tập tại công ty, tôi đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm thực tiễn trong công tác kế toán bán hàng Tôi nhận thấy rằng công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có những điểm nổi bật như sự chính xác trong việc ghi chép, quy trình kiểm soát chặt chẽ, và khả năng phân tích số liệu để đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả.
Về tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức khoa học và hoạt động hiệu quả, đáp ứng yêu cầu công việc và phát huy năng lực chuyên môn của từng nhân viên Đội ngũ kế toán viên nhiệt tình, có trình độ chuyên môn vững vàng, nhanh chóng thích ứng với thay đổi trong chế độ kế toán và ứng dụng công nghệ thông tin Hệ thống kế toán hoạt động đồng bộ, cung cấp thông tin tài chính chính xác, hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định và định hướng kinh doanh đúng đắn.
Công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung, phù hợp với đặc điểm và quy mô kinh doanh, giúp tiết kiệm chi phí Phương pháp này đảm bảo công tác kế toán đáp ứng đầy đủ và kịp thời thông tin kinh tế tài chính, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, đặc biệt trong lĩnh vực bán hàng.
Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Công ty sử dụng chứng từ ban đầu theo mẫu do Bộ Tài chính quy định, bao gồm phiếu thu, phiếu xuất kho, và hoá đơn GTGT, với thông tin đầy đủ và chính xác về các nghiệp vụ phát sinh, kèm chữ ký của các bộ phận liên quan Việc này rất quan trọng để kiểm tra, đối chiếu số liệu thực tế với sổ kế toán Sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong việc hoàn chỉnh chứng từ giúp theo dõi các bộ phận liên quan trở nên thuận lợi hơn.
Kế toán không ngừng tối ưu hóa quy trình xử lý chứng từ bằng cách giảm thiểu thủ tục xét duyệt và đảm bảo luân chuyển chứng từ theo quy định, phù hợp với yêu cầu kinh doanh Trong việc áp dụng luật thuế GTGT, quản lý chứng từ thuế GTGT đầu ra và đầu vào được phân chia rõ ràng, tạo thuận lợi cho việc kê khai thuế và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước.
Về hệ thống tài khoản
Các tài khoản công ty được sử dụng theo chế độ kế toán hiện hành, dựa trên hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành ngày 01/11/1995 theo Quy định số 1141/TC/QĐ/CĐKT Việc áp dụng hệ thống này vẫn được triển khai hiệu quả, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, đồng thời đáp ứng yêu cầu của kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.
Về việc tổ chức hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán
Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, giúp đơn giản hóa quy trình hạch toán và phân bổ công việc kế toán đều trong tháng, thuận tiện cho việc đối chiếu và kiểm tra Việc sử dụng máy vi tính trong ghi chép và xử lý số liệu đã khắc phục nhược điểm của hình thức ghi sổ, giảm khối lượng ghi chép, hạn chế nhầm lẫn và nâng cao tốc độ lập báo cáo, cung cấp các chỉ tiêu nhanh chóng, đầy đủ, chính xác và kịp thời.
Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, giúp cung cấp thông tin chính xác và kịp thời về tình hình biến động của hàng hóa Phương pháp này hỗ trợ trong việc quản lý và bảo quản hàng hóa hiệu quả, đảm bảo tối ưu hóa cả về số lượng và giá trị của hàng tồn kho.
Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty được thực hiện linh hoạt, đáp ứng yêu cầu quản lý Sự phối hợp hiệu quả giữa phòng kế toán, phòng kinh doanh và kho hàng hoá đảm bảo quy trình bán hàng diễn ra suôn sẻ.
Mặc dù công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của công ty có nhiều điểm mạnh, vẫn còn một số khía cạnh cần được cải tiến và hoàn thiện để nâng cao hiệu quả quản lý trong công ty.
Công ty không áp dụng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và chiết khấu thanh toán cho khách hàng mua với khối lượng lớn hoặc thanh toán đúng hạn, dẫn đến việc giảm khả năng cạnh tranh so với các doanh nghiệp mới với chiến lược hấp dẫn hơn và nhiều ưu đãi từ Nhà nước Việc không sử dụng tài khoản chiết khấu sẽ không khuyến khích khách hàng mua nhiều hoặc thanh toán nhanh, từ đó làm giảm khả năng quay vòng vốn của doanh nghiệp.
Công ty sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ nhưng thiếu sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, gây khó khăn trong việc kiểm tra sai sót khi lập Bảng cân đối số phát sinh Việc thiết lập sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ không chỉ giúp dễ dàng quản lý các chứng từ mà còn nâng cao hiệu quả kiểm soát tài chính của doanh nghiệp.
Công ty chưa thực hiện kế toán chi tiết doanh thu và kết quả kinh doanh cho từng loại mặt hàng và dịch vụ, dẫn đến việc nhà quản trị khó khăn trong việc nắm bắt thông tin về tình hình tiêu thụ Điều này ảnh hưởng đến khả năng đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời và phù hợp, đặc biệt là trong việc xác định hàng hóa và dịch vụ có lợi nhuận cao nhất.