NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỒ SƠ KIỂM TOÁN TRONG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN
Khái quát hồ sơ kiểm toán
1.1.1 Khái niệm hồ sơ kiểm toán
Bằng chứng kiểm toán được thu thập từ nhiều nguồn và thủ tục khác nhau, do đó chúng có nhiều dạng tài liệu Việc sắp xếp và lưu trữ các tài liệu này theo nguyên tắc nhất định là cần thiết để kiểm toán viên dễ dàng sử dụng và tìm kiếm thông tin, từ đó hình thành ý kiến kiểm toán Trong quá trình lập kế hoạch, thực hiện và kết thúc kiểm toán, tất cả kế hoạch, chương trình, công việc thực hiện và thủ tục áp dụng cần được ghi chép và lưu trữ để đảm bảo công việc được thực hiện theo đúng kế hoạch và chuẩn mực kiểm toán Tất cả thông tin này phải được thu thập và lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán, theo VSA 230, là tập hợp tài liệu do kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ, bao gồm các hình thức như giấy, phim, ảnh, và các phương tiện tin học khác Tài liệu này phản ánh toàn diện kết quả của quá trình kiểm toán qua ba bước chính, đồng thời là cơ sở để hình thành ý kiến của kiểm toán viên Hồ sơ kiểm toán cũng chứng minh rằng cuộc kiểm toán đã được thực hiện theo các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hoặc các chuẩn mực quốc tế được chấp nhận.
Theo những chuẩn mực và nguyên tắc chỉ đạo kiểm toán quốc tế thì:
Hồ sơ kiểm toán là tài liệu ghi lại quá trình làm việc của kiểm toán viên, bao gồm các chứng cứ thu thập được để hỗ trợ cho quá trình kiểm toán.
H toán và làm cơ sở pháp lý cho ý kiến của kiểm toán viên trên các báo cáo kiểm toán ”
( Theo những chuấn mực và nguyên tắc chỉ đạo kiểm toán quôc tế, 1992, trang 85)
Theo giáo trình kiểm toán của Alvin Arens và James K Loebbecke, hồ sơ kiểm toán được định nghĩa là tài liệu ghi chép của kiểm toán viên về các thủ tục áp dụng, các cuộc khảo sát thực hiện, thông tin thu thập được và kết luận đạt được trong quá trình kiểm toán Hồ sơ này cần bao gồm tất cả thông tin mà kiểm toán viên cho là cần thiết để thực hiện kiểm tra đầy đủ và cung cấp căn cứ cho báo cáo kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán là tập hợp tất cả các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên, bao gồm thông tin thu thập được, thủ tục áp dụng và kết luận đạt được trong quá trình kiểm toán Hồ sơ này đảm bảo rằng công việc kiểm toán được thực hiện đúng, đầy đủ và hiệu quả, đồng thời là căn cứ để đưa ra ý kiến của kiểm toán viên Nó cần bao gồm tất cả thông tin quan trọng cho quá trình kiểm tra và báo cáo kiểm toán Mối liên hệ giữa hồ sơ kiểm toán và bằng chứng kiểm toán rất chặt chẽ, trong đó hồ sơ lưu giữ bằng chứng và bằng chứng là một phần không thể thiếu của hồ sơ Do đó, việc có bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị, được sắp xếp hợp lý cùng với các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên là điều cần thiết để tạo nên một hồ sơ kiểm toán khoa học và có giá trị đầy đủ.
Trong hồ sơ kiểm toán, việc thu thập tài liệu không cần thiết phải bao gồm tất cả thông tin liên quan đến cuộc kiểm toán, mà chỉ cần lưu trữ những thông tin quan trọng và cần thiết cho quá trình kiểm toán.
H toán viên cho là cần thiết và liên quan trực tiếp đến kết luận của kiểm toán viên mà thôi.
Hồ sơ kiểm toán không chỉ lưu trữ các ý kiến bằng văn bản của kiểm toán viên sau quá trình kiểm toán mà còn bao gồm toàn bộ tư liệu liên quan Việc lưu trữ và quản lý hồ sơ kiểm toán phải tuân thủ các quy định của ngành kiểm toán cũng như của đơn vị thực hiện.
1.1.2 Phân loại hồ sơ kiểm toán
Theo tính chất của tư liệu của kiểm toán viên, thì hồ sơ kiểm toán được phân thành hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm.
Hồ sơ kiểm toán chung bao gồm thông tin tổng quát về khách hàng từ hai cuộc kiểm toán trở lên, giúp các kiểm toán viên hiểu rõ hơn về chính sách và tổ chức của đơn vị Ngoài ra, hồ sơ này còn lưu trữ thông tin về các khoản mục ít hoặc không biến động đáng kể qua các năm.
Hồ sơ kiểm toán chung bao gồm thông tin cơ bản về khách hàng, tài liệu thuế, nhân sự, kiểm toán, hợp đồng dài hạn với bên thứ ba và các tài liệu liên quan khác Những hồ sơ này được cập nhật hàng năm để phản ánh các thay đổi liên quan.
Hồ sơ kiểm toán năm là tài liệu quan trọng làm nền tảng cho báo cáo kiểm toán của một năm tài chính, bao gồm thông tin về người lập và kiểm tra hồ sơ, các văn bản tài chính, thuế và kế toán từ cơ quan Nhà nước và các cấp trên liên quan Hồ sơ này cũng chứa báo cáo kiểm toán, thư quản lý, báo cáo tài chính, hợp đồng kiểm toán, cùng với các sự kiện phát sinh sau niên độ và ghi chép về nội dung, chương trình, cũng như phạm vi của các thủ tục kiểm toán đã thực hiện.
H thực hiện và kết quả thu được; các bút toán điều chỉnh và các bút toán phân loại,
Sau khi hoàn thành cuộc kiểm toán, hồ sơ kiểm toán được tổ chức và lưu trữ theo thứ tự đánh số để dễ dàng tra cứu Hồ sơ này là tài sản của công ty kiểm toán và cần được bảo quản an toàn, bảo mật thông tin Việc lưu trữ hồ sơ phải tuân thủ các yêu cầu về nghiệp vụ và luật pháp hiện hành.
1.1.3 Chức năng hồ sơ kiểm toán
Hồ sơ kiểm toán là tài liệu thiết yếu trong hoạt động kiểm toán, đóng vai trò quan trọng từ giai đoạn lập kế hoạch đến giai đoạn kết thúc Đây là tài liệu lưu trữ bắt buộc, có giá trị sử dụng lâu dài sau khi kiểm toán hoàn tất Hồ sơ kiểm toán thực hiện nhiều chức năng khác nhau, góp phần đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả của quá trình kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán đóng vai trò quan trọng trong việc phân công và phối hợp công việc kiểm toán, đặc biệt khi nhiều người tham gia vào quá trình này trong một khoảng thời gian nhất định Việc sử dụng hồ sơ kiểm toán giúp đảm bảo sự hiệu quả và đồng bộ trong công việc, từ đó nâng cao chất lượng kiểm toán.
Các kiểm toán viên chính lập hồ sơ kiểm toán dựa trên chương trình kiểm toán và giao cho các trợ lý thực hiện Kết quả từ các công việc của trợ lý sẽ được ghi nhận trong hồ sơ kiểm toán, cho phép giám sát hiệu quả công việc của nhiều trợ lý cùng một lúc.
Hồ sơ kiểm toán là nguồn thông tin quan trọng giúp các kiểm toán viên phối hợp hiệu quả trong công việc Kết quả từ các kiểm toán viên có thể được sử dụng để nâng cao chất lượng kiểm toán và đảm bảo tính chính xác trong quá trình đánh giá.
H dụng bởi các kiểm toán viên khác để tiếp tục công việc đó hay thực hiện các công việc khác có liên quan.
Các mô hình hồ sơ kiểm toán
Cách tổ chức tài liệu trong hồ sơ kiểm toán phụ thuộc vào quy định của từng công ty kiểm toán và quyết định của kiểm toán viên, nhưng cần đảm bảo tính hệ thống Tài liệu phải được sắp xếp theo từng mục, vấn đề và mã vụ việc để thuận tiện cho việc lưu trữ, bảo quản và tra cứu Hồ sơ kiểm toán không chỉ dừng lại ở báo cáo và thư quản lý, mà còn là cơ sở cho việc kiểm tra, soát xét và là chứng cứ pháp lý cho công việc của công ty kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán và phương pháp kiểm toán có mối liên hệ chặt chẽ, trong đó phương pháp kiểm toán sẽ quyết định cách thức tổ chức hồ sơ kiểm toán Điều này cho thấy hồ sơ kiểm toán bị ảnh hưởng trực tiếp bởi phương pháp được áp dụng trong quá trình kiểm toán.
Hiện nay, trên toàn cầu, hai mô hình hồ sơ kiểm toán chủ yếu được áp dụng là mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu và mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ.
1.2.1 Mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu
Mô hình này liên quan đến phương pháp thủ công, cung cấp cách tổ chức giấy tờ làm việc và hệ thống đánh tham chiếu theo chữ cái La Tinh.
Bả ng 1.1: Hệ thống tham chiếu mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu
6 Tài sản lưu động khác F
8 Tài sản cố định hữu hình H
10 Chi phí xây dựng cơ bản dở dang J
11 Ký quỹ ký cược ngắn hạn K
12 Các kinh phí trả ngắn hạn O
13 Vốn kinh doanh và quỹ P
15 Kết quả hoạt động kinh doanh R
18 Các tài khoản ngoài bảng U
Cột “có” hoặc “không” để kiểm toán viên tích vào tùy theo tài liệu đó hoặc không có trong hồ sơ.
Theo phương pháp đánh tham chiếu, hồ sơ làm việc được tổ chức theo thứ tự các mục trong bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh tại Việt Nam, với các mục được sắp xếp theo thứ tự chữ cái.
Mục A tập trung vào các phần kiểm tra chung, bao gồm việc đối chiếu bảng cân đối kế toán với sổ cái và đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết Các báo cáo trong mục này bao gồm các giấy tờ làm việc quan trọng.
Bản g 1.2.: Các g iẩv tờ làm viêc tron g mô hình hồ sơ kiểm toán Tâv Âu
Phân tông họp Có Không
4 Tổng kết công việc kiểm toán của niên độ A12
5 Các vấn đề còn vướng mắc A16
6 Các ghi chú cho cuộc kiểm toán năm sau A20
7 Thư giải trình của ban giám đốc A22
8 Báo cáo tài chính trước điều chỉnh A25
9 Bảng cân đối kế toán A26 lO.Báo cáo kết quả kinh doanh A32
11 Bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh A33
12.Các bút toán phân loại lại A34
13.Các bút toán điều chinh chi tiết A35
14.Kiểm tra số dư đầu kỳ và các sự kiện phát sinh A42 sau ngày lập báo cáo kiểm toán năm trước
15.Các nghĩa vụ với các bên có liên quan A40
16.Các sự kiện phát sinh sau ngày khóa sổ A45
18.Phân tích soát xét báo cáo tài chính trước khi lập A48 ké hoạch
Mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu có những ưu điểm sau:
-Trang thiết bị phục vụ cho kiểm toán không quá lớn, giảm được chi phí.
Cấu trúc hồ sơ được thiết kế khoa học, giúp người dùng dễ dàng chuyển đổi giữa các giấy tờ làm việc chi tiết và tổng hợp một cách hiệu quả.
-Khả năng xét đoán và hoạt động độc lập của kiểm toán viên được phát huy tối đa.
-Trong điều kiện ở Việt Nam hiện nay là phù hợp khi sử dụng mô hình trên. Tuy nhiên mô hình này cũng bộc lộ một số hạn chế sau:
-Tốn thời gian công sức mà độ chính xác lại không cao.
-Các giấy tờ làm việc không có mối liên hệ chặt chẽ vì chưa có sự liên kết theo chiều ngang.
-Việc soát xét, giám sát kết quả trong bước kiểm toán gặp nhiều khó khăn.
-Bảo quản cần nơi an toàn, tốn kém mà nguy cơ thất lạc, hư hỏng cao.
-Rủi ro kiểm toán cao đặc biệt là với những khách hàng lớn.
1.2.2 Mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ
Mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ, đại diện là phương pháp AS/2, sử dụng hệ thống lập tự động với tham chiếu hiệu quả AS/2 giúp kiểm toán viên giảm bớt khối lượng công việc và giảm thiểu rủi ro nghề nghiệp thông qua sự hiểu biết, năng lực và tính năng động của từng nhân viên Phương pháp này bao gồm các yếu tố như phương pháp kiểm toán, hệ thống hồ sơ kiểm toán và phần mềm kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán AS/2 được tổ chức theo một hệ thống chỉ mục thống nhất, gọi là “chỉ mục hồ sơ kiểm toán”, tương tự như danh mục hệ thống tài khoản kế toán Chỉ mục này bao gồm danh sách các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên, được sắp xếp theo một trình tự rõ ràng và đồng nhất.
Hệ thống chỉ mục tổng hợp được chia thành các phần tương ứng với các giai đoạn thực hiện kiểm toán và các mục, tiểu mục của các phần hành kiểm toán trên báo cáo tài chính Nội dung chi tiết của các chỉ mục tổng hợp trong hồ sơ kiểm toán được trình bày trong Bảng 1.3.
Chỉ mục hồ sơ kiểm toán tổng hợp::
1000 lập kế hoạch kiểm toán
3000 quản lý cuộc kiểm toán
5000 kiểm tra chi tiết- tài sản
6000 kiểm tra chi tiết- công nợ phải trả
7000 kiểm tra chi tiết- vốn chủ sở hữu
8000 kiểm tra chi tiết- báo cáo lỗ
Hồ sơ được xây dựng bao gồm chỉ mục tổng hợp được đánh số thứ tự từ
Các chỉ mục từ 1000 đến 4000 trong hồ sơ kiểm toán chứa thông tin quan trọng về khách hàng, phân tích sơ bộ, kế hoạch kiểm toán và báo cáo kiểm toán Những chỉ mục này là phần cốt lõi của hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ tổng hợp hàng năm.
Trong phần hồ sơ làm việc, chỉ mục từ 5000 đến 8000 cung cấp thông tin chi tiết về việc kiểm toán các khoản mục trên báo cáo tài chính Các chỉ mục quan trọng bao gồm kiểm tra chi tiết tài sản, công nợ phải trả, vốn chủ sở hữu và báo cáo lãi lỗ.
Các giấy tờ làm việc cơ bản trong hồ sơ kiểm toán AS/2 được quy định theo mẫu chuẩn của hệ thống Những giấy tờ này có định dạng thống nhất với phần mềm AS/2 và được đánh số theo từng chỉ mục Trong quá trình thực hiện kiểm toán, kiểm toán viên sử dụng các giấy tờ này để hoàn thiện hồ sơ kiểm toán.
Do đặc thù khác nhau của từng khách hàng mà kiểm toán viên có thể có những thay đổi nhỏ về giấy tờ làm việc cho phù hợp.
Việc ghi chép giấy tờ làm việc của kiểm toán viên chủ yếu được thực hiện qua phần mềm AS/2 trên máy vi tính, tạo ra sự liên kết chặt chẽ giữa các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán Sự liên kết này không chỉ diễn ra theo “quan hệ dọc” mà còn được thực hiện một cách đồng bộ theo “quan hệ ngang” trong từng chỉ mục và giữa các chỉ mục với nhau.
Mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ có những ưu điểm sau:
Mô hình này được vi tính hóa giúp tạo ra các tài liệu làm việc nhanh chóng và chính xác, đảm bảo sự thống nhất trong quá trình sử dụng Việc áp dụng công thức vi tính hóa không chỉ giảm nhẹ khối lượng công việc mà còn nâng cao độ chính xác.
-Giấy tờ làm việc khi làm xong có mối liên kết chặt chẽ, tự động hóa.
-Việc soát xét, giám sát kết quả trong bước kiểm toán đơn giản hơn rất nhiều.
THỰC TẾ TỔ CHỨC HỒ SƠ KIỂM TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY THNH HÃNG KIỂM TOÁN AASC
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH HÃNG KIỂM TOÁN AASC
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của AASC
Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC, được thành lập bởi Bộ Tài Chính vào năm 1991, là một trong những tổ chức hợp pháp đầu tiên và lớn nhất tại Việt Nam trong lĩnh vực Kiểm toán, Kế toán, Tư vấn Tài chính, Tư vấn thuế và xác định giá trị doanh nghiệp Năm 2007, công ty đã chuyển đổi mô hình hoạt động từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty trách nhiệm hữu hạn, đồng thời đổi tên thành Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) Đến năm 2013, AASC chính thức đổi tên thành Công ty TNHH Hãng Kiểm toán AASC, công bố logo mới và ra mắt công ty TNHH Tư vấn AASC và cộng sự (ACG).
1 Trụ sở chính tại Hà Nội:
Số 01, Lê Phụng Hiểu, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Email: wenmaster@aasc.com.vn&aaschn@hn.vnn.vn
2 Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh
Số 17 Sông Thương, phường 2, quận Tân Bình, tp.HCM
Email: aaschcm@aasc.com.vn
3 Chi nhánh tại Quảng Ninh
Số 4 Chu Văn An, tp Hạ Long
Email: aascqn@aasc.com.vn
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại AASC
Ban giám đốc là bộ phận quản lý chủ chốt tại trụ sở chính ở Hà Nội, do Tổng Giám đốc kiêm Chủ tịch HĐTV đứng đầu, phụ trách quản lý chung Các Phó Tổng Giám đốc sẽ quản lý các phòng ban thực hiện các lĩnh vực hoạt động khác nhau và các chi nhánh tại các thành phố lớn trên cả nước.
Phòng Kiểm toán 1 – Tư vấn và Kiểm toán
Phòng Kiểm toán 2 – Kiểm toán các ngành TMDV
Phòng Kiểm toán 3 – Kiểm toán các ngành SXVC
Phòng Kiểm toán 5 – Kiểm toán các dự án
Phòng kiểm toán 6 – Kiểm toán các công ty viễn thông, BĐS.
Phòng Dịch vụ đầu tư nước ngoài
Phòng Tổng hợp: Kế toán, Hành chính tổng hợp, Công nghệ thông tin. Phòng Kiểm soát chất lượng và đào tạo
Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình chức năng đơn giản, với mỗi phòng ban đảm nhiệm một lĩnh vực riêng biệt nhưng vẫn duy trì mối quan hệ chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau Dưới sự giám sát của Phó Tổng Giám đốc, mô hình này giúp tránh sự chồng chéo trong chức năng, từ đó mang lại hiệu quả kinh tế tối ưu cho Công ty.
H hợp với đặc thù với lĩnh vực cung cấp dịch vụ về tư vấn Tài chính, Kế toán và Kiểm toán như ở AASC
2.1.3 Đặc điểm tổ chức, quản lý kiểm toán của AASC
Phương pháp tiếp cận kiểm toán tại AASC là phương pháp kết hợp giữa kiểm toán theo chu kỳ và kiểm toán theo khoản mục.
2.1.3.2 Quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại AASC
Quy trình kiểm toán BCTC tại AASC có 3 giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Lập kế hoạch kiểm toán
+ Thu thập thông tin để đánh giá, chấp nhân khách hàng
+ Lập kế hoạch kiểm toán chiến lược
+ Lập kế hoạch kiểm toán tổng thể
+ Thiết kế chương trình kiểm toán
+ Thảo luận với khách hàng, bố trí nhóm kiểm toán và phân công công việc
- Giai đoạn 2: Thực hiện kiểm toán
+ Rà soát hệ thống KSNB
+ Đánh giá việc tuân thủ pháp luật
+ Kiểm tra soát xét BCTC
+ Thực hiện thủ tục phâp tích
+ Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết
- Giai đoạn 3: Kết thúc kiểm toán
+ Soát xét hồ sơ kiểm toán
+ Tổng hợp kết quả kiểm toán
+ Dự thảo BCKT và thư quản lý, soát xét
2.1.4 Hệ thống hồ sơ kiểm toán
Khách hàng của AASC chủ yếu là những đối tác lâu dài Hồ sơ kiểm toán của AASC cho mỗi khách hàng bao gồm cả hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán hàng năm.
Hồ sơ kiểm toán chung chứa các tài liệu và thông tin cơ bản về khách hàng, bao gồm hồ sơ pháp lý như giấy đăng ký kinh doanh, hợp đồng kiểm toán, cùng với tất cả các báo cáo kiểm toán và báo cáo tài chính của các năm được kiểm toán Hệ thống chỉ mục của hồ sơ kiểm toán chung rất quan trọng để tổ chức và truy cập thông tin hiệu quả.
PF3 – Thông tin về tài chính kế toán
PF4 – Thông tin về thuế
PF5 – Thông tin về nhân sự
PF6 – Thông tin về hợp đồng
PF7 – Thông tin về kiểm toán
PF8 – Thông tin về tập đoàn
* Hồ sơ kiểm toán năm bao gồm
* Hệ thống ký hiệu kiểm tra trên GLV của AASC:
Hồ sơ kiểm toán năm – Hồ sơ quản trị: Ký hiệu bằng chữ số, sắp xếp theo thứ tự từ 1-7:
Nội dung Tham chiếu Tham chiếu chi tiết
BCTC và BCKT đã phát hành 1 1.01 – 1.03
Các báo cáo dự thảo 2 2.01 – 2 03
Hoàn tất và soát xét 3 3.01 – 3.08, 3a,3c
Dự thảo Lập kế hoạch và kiểm soát 4 4.01 – 4.07
Tìm hiểu về khách hàng 5 5.01 – 5.06
- Tài liệu trao đổi với KH 7 7.01 – 7.03
Hồ sơ kiểm toán khoản mục : Ký hiệu bằng chữ cái: từ A-K
Bảng 2.1 Tham chiếu hồ sơ kiểm toán
Nội dung Tham chiếu Tài sản A A1: Tiền và các khoản tương đương tiền A2: Các khoản phải thu khác A3: Chi phí trả trước
A4: Các khoản ký quỹ, ký cược
Mua hàng và thanh toán B B1: Phải trả cho người bán
B2: Chi phí phải trả B3: Các khoản phải trả, phải nộp khác B4: Dự phòng phải trả
B5: Chi phí bán hàng B6: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Hàng tồn kho C C1: Hàng tồn kho
C2: Giá thành và chi phí SXKD dở dang Đầu tư và xây dựng cơ bản D D1: Tài sản cố định
D2: Chi phí XDCB dở dang D3: Bất động sản đầu tư
Các khoản phải trả E E1: Vay và nợ
E2: Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước
E3: Phải trả người lao động Quỹ phát triển khoa học và công nghệ
Bán hàng F F1: Phải thu khách hàng
F2: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
F3: Giá vốn hàng bán Đầu tư tài chính G G1: Các khoản đầu tư tài chính
G2: Giao dịch mua bán lại trái phiếu
Các khoản phải thu và phải trả nội bộ là phần quan trọng trong quản lý nguồn vốn và công nợ Vốn đầu tư của chủ sở hữu đóng vai trò then chốt trong việc duy trì sự ổn định tài chính của doanh nghiệp Chênh lệch đánh giá lại tài sản có thể ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, trong khi chênh lệch tỷ giá hối đoái cần được theo dõi chặt chẽ để giảm thiểu rủi ro Cuối cùng, các quỹ được quản lý hiệu quả sẽ hỗ trợ cho sự phát triển bền vững của tổ chức.
Xác định kết quả kinh doanh
I I1: Xác định kết quả kinh doanh
I2:Thuế thu nhập doanh nghiệp I3: Doanh thu và chi phí hoạt động tài chính
I4: Thu nhập khác và chi phí khác I5: Lãi trên cổ phiếu và lãi suy giảm
Các vấn đề khác K K1: Các chỉ tiêu ngoài Bảng cân đối kế toán K2: Tài sản, nợ tiềm tàng và các cam kết
K3: Giao dịch với các bên liên quan K4: Thông tin về bộ phận
K5: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Bảng 2.2 – Ký hiệu kiểm tra trên GLV của AASC
KÝ HIỆU GIẢI THÍCH THÍ DỤ
Cc Kiểm tra cộng ngang cc 1230.25
C Đã kiểm tra tính toán c 1230.25 c/f Ký kiệu số dư chuyển sang 1230.25 c/f b/f Ký hiệu số dư được mang sang b/f 1230.25
OB Số dư đầu năm được mang sang đúng với
BCTC đã kiểm toán năm trước
BTB Số dư theo Bảng cân đối thử 1230.25 BTB
BNL Số dư theo sổ cái BNL 1230.25
O/s Số dư chưa giải quyết xong o/s 1230.25
S/c Đã làm rõ hoặc đã thanh toán vào ngày kiểm toán
B Số dư đã kiểm tra b 1230.25
R việc nhận tiền đã được kiểm tra R 1230.25
CB đã đối chiếu với Sổ quỹ CB 1230.25
I đã đối chiếu với hóa đơn I 1230.25
P/C đã đối chiếu với séc thanh toán P/C 1230.25
D/N đã đối chiếu với Giấy báo điều chỉnh nợ D/N 1230.25 C/N đã đối chiếu với Giấy báo điều chỉnh có C/N 1230.25
BS số dư đã được đối chiếu với Giấy báo ngân hàng
P/V đã đối chiếu với phiếu chi P/V 1230.25
PR đã đối chiếu với bảng lương PR 1230.25
VAT đã đối chiếu với tờ khai thuế VAT VAT 1230.25
TD đã xem tài liệu chứng minh quyền sở hữu TD 1230.25
DW đã xem chứng nhận cổ tức DW 123025 WHT đã xem giấy chứng nhận về thuế giữ lại WHT 1230.25
L đã xem sổ lộ trình (hoặc nhật ký hàng hải) L 1230.25
FDR đã xem biên nhận đặt cọc cố định FDR 1230.25
MV đã kiểm tra các biên bản MV 1230.25
CA đã nhận được thư xác nhận và số liệu không chênh lệch
FN đã xem ghi chú về phí FN 1230.25
P đã kiểm tra thực tế P 1230.25
ER phù hợp với tỷ giá hiện hành ER 1230.25
LA đã xem hợp đồng thuê LA 1230.25
PC Ký hiệu này được thêm vào trong các bảng biểu do khách hàng lập
A Chấp nhận cho mục đích thuế A 1230.25
X Không đống ý với kiểm tra X
N/A Không áp dụng N/A ¢ Cấn trừ ¢ 1230.25
2.1.5 Kiểm soát chất lượng công việc kiểm toán
Việc kiểm soát chất lượng kiểm toán diễn ra trong từng bước của quy trình kiểm toán Trong giai đoạn lập kế hoạch, trưởng phòng kiểm toán và phó giám đốc sẽ xem xét việc lập kế hoạch, đánh giá rủi ro, thiết lập mức trọng yếu và thiết kế chương trình kiểm toán Trong giai đoạn thực hiện, trưởng nhóm kiểm toán sẽ đánh giá và điều chỉnh các GLV mà kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán đã thực hiện để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.
Trong quá trình kiểm toán, các thành viên trong nhóm sẽ báo cáo những vấn đề phát sinh cho trưởng nhóm Dựa trên kết quả tổng hợp của các phần hành, trưởng nhóm sẽ lập biên bản kiểm toán Trước khi gửi đến khách hàng, báo cáo kiểm toán dự thảo và thư quản lý sẽ được phó giám đốc phụ trách phòng xem xét kỹ lưỡng.
Thực tế tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán tại AASC
2.2.1 Một số đặc điểm của Công ty có ảnh hưởng đến công tác tổ chức hồ sơ kiểm toán
Hệ thống sổ sách và tài liệu của AASC tuân thủ quy định của luật kiểm toán độc lập, hồ sơ kiểm toán mẫu của VACPA và chuẩn mực kiểm toán số 230 Mô hình hồ sơ và chương trình kiểm toán được xây dựng phù hợp với quy định của Bộ Tài chính, đáp ứng yêu cầu và điều kiện cụ thể của Công ty.
Mặc dù AASC không có khởi đầu sớm và thiếu trang thiết bị công nghệ hiện đại như các công ty kiểm toán 100% vốn nước ngoài như PWC hay KPMG, nhưng với hơn 25 năm hoạt động, AASC đã khẳng định vị thế của mình trên thị trường Đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản và giàu kinh nghiệm, cùng với hệ thống trang thiết bị hiện đại, công ty luôn nỗ lực nâng cao chất lượng dịch vụ để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Dịch vụ kiểm toán hiện đang chiếm 75% doanh thu hàng năm của công ty, trong khi các dịch vụ khác như thẩm định giá trị doanh nghiệp, tư vấn kế toán và thuế cũng đang phát triển mạnh mẽ Công ty đã thu hút hơn 2000 khách hàng lớn nhỏ trên toàn quốc.
Trong quá trình tổ chức hồ sơ kiểm toán, công ty hiện đang áp dụng mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu đơn giản do hạn chế về tài chính và nhân lực trong giai đoạn đầu hoạt động Việc sắp xếp tài liệu và đánh tham chiếu được thực hiện theo hệ thống chữ cái La Tinh.
Kỹ thuật lập và tổ chức hồ sơ kiểm toán thủ công hiện nay đã chuyển mình nhờ vào sự hỗ trợ mạnh mẽ từ công nghệ thông tin Trước đây, công việc kiểm toán chủ yếu được thực hiện trên giấy tờ, phụ thuộc vào kinh nghiệm và năng lực của kiểm toán viên Tuy nhiên, với ứng dụng công nghệ, tất cả các hoạt động như ghi chép, tính toán, phân tích, so sánh, và kiểm tra đều được thực hiện qua phần mềm, giúp tối ưu hóa quy trình và lưu trữ hồ sơ theo năm cho từng khách hàng Mỗi hồ sơ khách hàng thường bao gồm 3-4 file, trong đó có một file admin và các file khác được đánh dấu và lưu theo chỉ mục riêng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và tra cứu.
2.2.2 Phân loại hồ sơ kiểm toán tại AASC
Hồ sơ kiểm toán là tài liệu quan trọng do kiểm toán viên lập và lưu trữ trong quá trình kiểm toán, bao gồm các thông tin thể hiện trên giấy hoặc các phương tiện lưu trữ khác Tại AASC, hồ sơ kiểm toán được chia thành hai loại chính: hồ sơ kiểm toán chung (hồ sơ kiểm toán thường thực) và hồ sơ kiểm toán năm, nhằm đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong các hoạt động kiểm toán.
2.2.2.1 Hồ sơ chung (hồ sơ kiểm t oán thường trực )
Hồ sơ kiểm toán thường trực là tài liệu lưu trữ các thông tin cơ bản và ít thay đổi về khách hàng, phục vụ cho nhiều cuộc kiểm toán qua các năm tài chính khác nhau.
2.2.2.2 Hồ sơ kiểm toán năm
Hồ sơ kiểm toán năm là tài liệu quan trọng chứa đựng thông tin chi tiết về khách hàng, chỉ liên quan đến cuộc kiểm toán của một năm tài chính cụ thể Tại AASC, hồ sơ này được thiết lập trong và sau khi hoàn thành cuộc kiểm toán cho năm tài chính hiện tại Hồ sơ kiểm toán năm bao gồm các dữ liệu áp dụng cho năm kiểm toán và được phân loại thành hai loại chính: hồ sơ tổng hợp và hồ sơ làm việc, nhằm mục đích quản lý hiệu quả hơn Hồ sơ tổng hợp, còn được gọi là hồ sơ quản trị, đóng vai trò quan trọng trong việc tổng hợp thông tin.
Hồ sơ tổng họp chứa thông tin quan trọng liên quan đến việc thực hiện hợp đồng kiểm toán trong năm kiểm toán Các nhóm trưởng kiểm toán sẽ thực hiện hồ sơ này, trong đó lưu trữ các thông tin chung của năm kiểm toán cụ thể Tuy nhiên, kiểm toán viên cần lập một hồ sơ riêng biệt để quản lý thông tin chi tiết hơn Bên cạnh đó, hồ sơ làm việc cũng bao gồm các hồ sơ kiểm tra các khoản mục liên quan.
Hồ sơ làm việc là tài liệu ghi lại quá trình kiểm toán của kiểm toán viên tại công ty khách hàng, bao gồm các thủ tục kiểm toán để thu thập bằng chứng làm cơ sở cho ý kiến về báo cáo tài chính Hồ sơ này chứa toàn bộ giấy tờ liên quan đến các khoản mục trên báo cáo tài chính, bao gồm phần tham chiếu Các thành phần của hồ sơ làm việc bao gồm trang tổng hợp, trang kết luận, trang chương trình làm việc và trang giấy làm việc về các nội dung liên quan.
-Các vấn đề chung về kiểm toán các khoản mục
-Các vấn đề chung về khách hàng
-Kiểm toán khoản mục tiền
-Kiểm toán khoản mục tài sản cố định…
Mỗi trang làm việc trong hồ sơ kiểm toán cần bao gồm các thông tin quan trọng như tên khách hàng, kỳ kế toán, khoản mục thực hiện, công việc đã thực hiện, người thực hiện, ngày thực hiện, người kiểm tra và ngày kiểm tra.
2.2.3 Nguyên tắc và nội dung tổ chức hồ sơ kiểm toán tạiAASC
2.2.3.1.Nguyên tắc t ổ chức hồ sơ kiểm toán tai AASC
Mục tiêu kiểm toán báo cáo tài chính là đánh giá tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính công ty Để đưa ra ý kiến chính xác, kiểm toán viên cần dựa vào các bằng chứng thu thập trong quá trình kiểm toán, được lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán Hồ sơ này không chỉ là cơ sở lập kế hoạch và ghi chép bằng chứng, mà còn là dữ liệu cho quyết định về loại báo cáo và căn cứ để kiểm toán viên và giám đốc xem xét Việc tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán đảm bảo tính pháp lý cho ý kiến kiểm toán viên và hỗ trợ yêu cầu quản lý là rất quan trọng đối với các công ty kiểm toán AASC đã đề ra một số nguyên tắc để sắp xếp tài liệu, nhằm quản lý hồ sơ kiểm toán một cách khoa học, thuận tiện cho tra cứu và soát xét.
Hồ sơ kiểm toán cần có đề mục rõ ràng để dễ dàng phân biệt và tìm kiếm thông tin cho từng cuộc kiểm toán, từng khoản mục và nội dung cụ thể Đề mục thường được đặt ở đầu mỗi hồ sơ và bao gồm các nội dung thiết yếu.
+ Tên đơn vị được kiểm toán.
Đối tượng kiểm toán bao gồm các tài khoản và chỉ tiêu trên các tài liệu kế toán, trong khi kỳ kiểm toán được xác định bằng ngày bắt đầu và kết thúc của niên độ kế toán.
+ Số hiệu hồ sơ kiểm toán: các số hiệu này được ghi để tiện cho việc tra cứu. + Ngày thực hiện kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán cần có đầy đủ chữ ký của kiểm toán viên để xác nhận trách nhiệm và kết quả làm việc Chữ ký không chỉ là minh chứng cho chất lượng công việc của kiểm toán viên mà còn khẳng định tính chính xác của thông tin trong hồ sơ Ngoài ra, trong quá trình soát xét các báo cáo, những người có trách nhiệm cũng phải ký tên đầy đủ vào hồ sơ để đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm.
-Hồ sơ kiểm toán cần được sắp xếp khoa học:
Mục đích và nguyên tắc soát xét giấy làm việc của AASC
Hồ sơ kiểm toán của AASC đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch kiểm toán, với các giấy làm việc ghi chép bằng chứng và kết luận từ quá trình kiểm toán Những tài liệu này không chỉ giúp kiểm toán viên đưa ra báo cáo chính xác mà còn là cơ sở cho các cấp soát xét báo cáo kiểm toán Do đó, giấy làm việc có ý nghĩa rất quan trọng trong quy trình kiểm toán.
-Giấy làm việc chỉ ghi những điều quan trọng cung cấp bằng chứng kiểm toán cho kiểm toán viên.
-Các bằng chứng phải thể hiện đúng chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và các chuẩn mực quốc tế được công nhận tại Việt Nam.
Giấy làm việc cần cung cấp thông tin và hướng dẫn cho cuộc kiểm toán năm tới, đồng thời cũng thiết lập các quy tắc thực hành cho nhân viên mới.
Hồ sơ kiểm toán là cơ sở quan trọng để các cấp thực hiện việc soát xét báo cáo kiểm toán trước khi phát hành Tại AASC, quy trình soát xét bao gồm ba cấp: kiểm toán viên chính của nhóm, trưởng (hoặc phó) phòng kiểm toán và thành viên ban giám đốc Mục đích của việc soát xét này là để đảm bảo rằng công việc kiểm toán đã được lập kế hoạch và thực hiện đúng theo kế hoạch, từ đó nâng cao chất lượng công việc kiểm toán Mỗi cấp soát xét sẽ thực hiện những nhiệm vụ cụ thể để đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của báo cáo.
Trưởng nhóm kiểm toán sẽ rà soát công việc của các trợ lý kiểm toán, tập trung vào việc thực hiện đúng chương trình kiểm toán, ghi chép bằng chứng và kết quả đã đạt được Quá trình kiểm tra này giúp kiểm toán viên chính hiểu rõ các phần hành, từ đó có thể đưa ra ý kiến tổng thể về báo cáo kiểm toán Mặc dù thường chỉ cần dựa vào trang kết luận của từng khoản mục, đôi khi kiểm toán viên chính cũng cần tham khảo các trang giấy làm việc chi tiết để có cái nhìn đầy đủ hơn.
Cấp soát xét thứ hai bao gồm các trưởng hoặc phó phòng kiểm toán phụ trách nhóm kiểm toán Dựa vào chương trình và kế hoạch kiểm toán, trưởng phòng thực hiện việc soát xét các giấy tờ làm việc trong hồ sơ kiểm toán Trong quá trình này, cần chú ý đến các bút toán điều chỉnh cũng như những vấn đề bất thường trong báo cáo tài chính của khách hàng.
Để đảm bảo tính chặt chẽ của các báo cáo kiểm toán và giảm thiểu rủi ro cho Công ty, trước khi phát hành, phó giám đốc phụ trách phòng kiểm toán sẽ thực hiện việc soát xét cuối cùng.
Tất cả các công việc soát xét trên được ghi lại trên một giấy tờ làm việc như sau:
Bảns 2 6 : Các thủ tục soát xét lại báo cáo kiểm toán
Thủ tục Kiểm toán viên
Ban giám đốc Ký/ ngày
1 Kiêm tra lại các phép tính sô học trên các báo cáo tài chính:
- Các phép tính số học trên bảng cân đối kế toán
- Các phép tính số học trên báo cáo kết quả kinh doanh
- Các phép tính số học trên thuyết
2 Đôi chiêu sô đâu năm, sô liệu so sánh trên báo cáo năm nay với báo cáo năm trước Nếu có sự phân loại lại so với năm trước phải đối chiếu đến các giấy tờ làm việc liên quan đến sự phân loại đó.
3 Đôi chiêu sô liệu trên bảng cân đôi kế toán, kết quả kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính với số liệu sau điều chỉnh trên trang thuyết minh chênh lệch sau kiểm toán trong hồ sơ kiểm toán.
4 Đôi chiêu thông tin vê chính sách kê toán và các thông tin khác với các ghi chép trong hồ sơ kiểm toán.
5 Đôi chiêu các thông tin pháp lý vê khách hàng với các ghi chép ừong hồ sơ kiểm toán.
6 Đôi chiêu lại những thay đôi vê sô liệu trên các báo cáo và thông tin trình bày khác với các giây làm việc liên quan liên quan đến những thay đổi và sự phê duyệt của các cấp soát xét
7 Đôi chiêu lại những thay đôi vê ý kiến kiểm toán với các giấy tờ làm việc liên quan đến những thay đổi và sự phê duyệt của các cấp soát xét.
8 Kiêm tra các thông tin vê thời gian trên báo cáo:
Sự nhất quán về ngày kết thúc niên độ kế toán là rất quan trọng, thể hiện rõ ràng trên bìa báo cáo, báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, tiêu đề trên trang đầu và thuyết minh báo cáo tài chính Ngoài ra, cần đảm bảo sự đồng nhất giữa các số liệu trên bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ với các phần thuyết minh trong báo cáo tài chính để tăng tính minh bạch và chính xác.
10 Đôi chiêu sô liệu trên bảng cân đôi kế toán với các chỉ tiêu có liên quan trên kêt qủa kinh doanh (nêu có thê), tình hình thực hiện nghĩa vụ ngân sách, báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
11 Kiêm tra việc trình bày:
-Nhất quán về định dạng (kiểu chữ, đậm nghiêng, giãn dòng, lùi đầu dòng)
-Tính liên tục của số thứ tự trang và đối chiếu với số trang ghi trên phần mục lục.
-Tính liên tục của thứ tự nội dung thuyết minh và đối chiếu với số ghi chú trên
12 Đọc và soát lôi chính tả
-Đối chiếu phần lời trên bản dịch với bản gốc Tiếng Việt.
-Đối chiếu phần số trên bản dịch với bản gốc Tiếng Việt, kiểm to định dạng số.
Thực tế tổ chức hồ sơ kiểm toán của khách hàng của AASC
2.3.1 Tổ chức hồ sơ kiêm toán tại công ty khách hàng A
Công ty A, một công ty cổ phần và là khách hàng thường xuyên của AASC từ năm 2013, đã có quá trình hình thành và phát triển lâu dài Trong những năm gần đây, Công ty A không chỉ đạt được hiệu quả kinh doanh cao mà còn đóng góp đáng kể cho ngân sách và tạo ra nhiều việc làm cho người lao động Sự phát triển mạnh mẽ của Công ty A được thể hiện qua các số liệu về vốn, lao động và kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2013 đến 2015.
Bảng 2.7: Môt số chỉ tiêu kết quả kinh doanh cuả doanh nghiệp
Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Tông vôn kinh doanh bình quân 1000 đ 40.991.319 46.419.264 52.525.074 Doanh thu thuân 1000 đ 155.913.810 180.910.590 223.033.320 Các khoản nộp ngân sách 1000 đ 5.297.805 11.174.271 15.054.000 Lợi nhuận sau thuê 1000 đ 14.138.406 11.284.926 12.276.396 Tông lao động 1000 đ 759 810 870 Thu nhập bình quân/ người 1000 đ 5.550 6.930 8.541
Tổng doanh bình quân của Công ty A đã liên tục tăng qua các năm, với mức tăng trung bình hơn 6 tỷ đồng mỗi năm, cho thấy thành công trong việc huy động vốn mở rộng sản xuất Lợi nhuận sau thuế cao, đặc biệt vào các năm 2013 và 2015, chứng tỏ Công ty A hoạt động hiệu quả và đóng góp lớn vào ngân sách Nhà nước Số lao động chính thức cũng tăng từ 759 người năm 2013 lên 870 người năm 2015, minh chứng cho sự mở rộng quy mô Thu nhập bình quân đầu người ổn định và tăng cao, tạo điều kiện cho người lao động yên tâm làm việc, từ đó nâng cao năng suất lao động.
Công ty A, một khách hàng thường xuyên của AASC, có hồ sơ kiểm toán được phân chia thành hồ sơ chung và hồ sơ năm Hồ sơ kiểm toán chung của Công ty M bao gồm các chỉ mục và các nội dung chính liên quan đến quy trình kiểm toán.
Khách hàng: Công ty A Ký hiệu:
Kỳ kế toán: 2015 Tham chiếu:
Khoản mục: Người thực hiện: NMP Công việc: Bản kê đặc điểm công ty A Ngày thực hiện:
Công ty M là đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực xây lắp với ngành nghề chủ yếu là:
Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ xây lắp đường ống xăng dầu, hệ thống xuất nhập bán lẻ, kho bể và kho gas, cùng với các sản phẩm hóa dầu cho các công trình cả trong và ngoài công ty.
- Xây dựng các công trình kiến trúc, công trình dân dụng và công nghiệp khác.
- Kinh doanh dịch vụ tổng đại lý xăng dầu gas, hóa chất, vật tư xây dựng, thiết bị chuyên ngành, tư vấn xây dựng.
Gặp đối tác Lập kế hoạch dự toán
Thảo thuận ký hợp đồng
Lập kế hoạch xây dựng
Huy động vốn Huy động công nhân
Lập kế hoạch thu mua NVL Bàn giao công trình
Kỳ kế toán: 2015 Tham chiếu:
Khoản mục: Người thực hiện: NMP
Công việc: Ngày thực hiện:
Ngày soát xét: Để thuận tiện cho việc quản lý sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty A
Bảng 1.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty A Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Giám đốc
Phó giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc
Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán
Phòng kinh doanh Các đội sản xuất Ban đại diện các khu vực
Kỳ kế toán: 2015 Tham chiếu:
Khoản mục: Người thực hiện: NMP
Công việc: Ngày thực hiện:
Ban Giám đốc của Công ty A gồm 4 thành viên, bao gồm 1 Giám đốc và 3 Phó Giám đốc Dưới đây là thông tin về tên và ngày bổ nhiệm của các thành viên trong Ban Giám đốc.
Tên Chức vụ Ngày bổ nhiệm Ôngg Bùi Quốc T Giám đôc 06-11-2000 Ông Đoàn Thanh M Phó Giám đôc 05-12-2001 Ông Lưu Quôc P Phó Giám đôc 03-01-2000 Ông Nguyên Hữu T Phó Giám đôc 12-02-2000
Giám đốc phụ trách chung các lĩnh vực của Công ty A còn mỗi Phó Giám đốc phụ trách một mảng được giao để giúp việc cho Giám đốc.
Phó Giám đốc M phụ trách mảng tài chính cho Công ty A
Phó Giám đốc P phụ trách mảng kỹ thuật cho Công ty A
Phó Giám đốc Hữu T phụ trách mảng tổ chức nhân sự và hành chính cho Công ty A
Biên bản họp PF2 chứa các tài liệu pháp lý quan trọng của Công ty A, bao gồm bản photo Điều lệ Công ty A, Giấy đăng ký kinh doanh do Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp, cùng với biên bản họp Đại hội cổ đông và Hội đồng quản trị.
- PF3 – Thông tin về tài chính kế toán
Khách hàng: Công ty A Ký hiệu:
Kỳ kế toán: 2015 Tham chiếu:
Khoản mục: Người thực hiện: NMP
Công việc: Tổ chức bộ máy kế toán Ngày thực hiện:
Công ty M đã thiết lập bộ máy kế toán tại văn phòng Công ty và các đơn vị trực thuộc, bao gồm cả văn phòng đại diện Sơ đồ dưới đây khái quát cấu trúc bộ máy kế toán của Công ty A.
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty A
Kế toán tập hợp NVL
Kế toán thuế, ngân hàng
Kế toán chi nhánh Thanh Hóa
Kế toán chi nhánh Nghệ
Kế toán chi nhánh Hưng Yên
Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty M:
- Chế độ kế toán áp dụng
Công ty áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 đã được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại Thông tư 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Tuyên bố về việc tuân thủ Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán
Công ty tuân thủ các Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các văn bản hướng dẫn từ Nhà nước Các Báo cáo tài chính được lập và trình bày đúng quy định của từng chuẩn mực, thông tư hướng dẫn và Chế độ kế toán hiện hành.
- Hình thức kế toán áp dụng
Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính.
Báo cáo tài chính được trình bày theo nguyên tắc giá gốc.
Báo cáo tài chính của Công ty được xây dựng dựa trên việc tổng hợp các báo cáo tài chính từ chi nhánh hạch toán phụ thuộc và Văn phòng Công ty.
Tài sản tài chính của Công ty bao gồm tiền mặt, các khoản phải thu từ khách hàng, các khoản cho vay, cũng như các khoản đầu tư ngắn hạn và dài hạn Khi ghi nhận ban đầu, tài sản tài chính được xác định theo giá mua hoặc chi phí phát hành, cộng với các chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến việc mua hoặc phát hành tài sản đó.
Nợ phải trả tài chính
Nợ phải trả tài chính của Công ty bao gồm các khoản vay, khoản phải trả cho người bán và các khoản phải trả khác, cũng như chi phí phải trả Khi ghi nhận lần đầu, các khoản nợ phải trả tài chính được xác định theo giá phát hành cộng với các chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến việc phát hành các khoản nợ đó.
Giá trị sau ghi nhận ban đầu
Hiện tại chưa có các quy định về đánh giá lại công cụ tài chính sau ghi nhận ban đầu.
- Tiền và các khoản tương đương tiền
Tiền và các khoản tương đương tiền bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và các khoản đầu tư ngắn hạn có thời gian đáo hạn không quá ba tháng Những khoản này có tính thanh khoản cao, dễ dàng chuyển đổi thành tiền mặt xác định và có rủi ro thấp trong quá trình chuyển đổi.
- PF4 – Thông tin về thuế:
Kiểm toán viên lưu bản photo quyết toán thuế năm 2013, 2014, 2015 và biên bản kiểm tra thuế năm 2014,2015
PF5 – Thông tin về nhân sự
Tài liệu nhân sự bao gồm các hợp đồng lao động, đơn giá tiền lương khoán, quy chế quản lý và sử dụng quỹ lương, cũng như phân phối quỹ lương của Công ty A.
PF6 – Thông tin về hợp đồng
-Các tài liệu về họp đồng Các hợp đồng được thu thập và lưu giữ trong phần này gồm:
+ Hợp đồng thuê tài chính: Thuê một máy ủi của Công ty cho thuê tài chính Ngân hàng Ngoại thương.
+ Hợp đồng vay dài hạn với các ngân hàng: Ngân hàng cổ phần Nhà Hà Nội, Ngân hàng Ngoại thương - Hội sở.
+ Hợp đồng kiểm toán với Công ty AASC.
Công ty A đã cập nhật hồ sơ chung của mình qua các năm để phản ánh những thay đổi trong hoạt động kinh doanh Những thông tin quan trọng này hỗ trợ kiểm toán viên kế nhiệm hiểu rõ hơn về lĩnh vực hoạt động của công ty, từ đó thực hiện quá trình kiểm toán một cách hiệu quả nhất.
Hồ sơ kiểm toán năm của Công ty A cũng bao gồm hai phần là hồ sơ quản trị và hồ sơ kiểm tra các khoản mục.
Hồ sơ quản trị bao gồm các thông tin bắt buộc như báo cáo kiểm toán, thư quản lý, báo cáo tài chính đã kiểm toán, các sự kiện phát sinh và những điểm cần theo dõi Dựa trên những thông tin lưu trữ trong hồ sơ chung cùng với các thay đổi liên quan đến năm hiện hành mà kiểm toán viên thu thập, kiểm toán viên sẽ xây dựng kế hoạch kiểm toán cho công ty khách hàng và đề xuất mức phí kiểm toán.
Môt số nhân xét về tổ chức hồ sơ kiểm toán của hai khách hàns của AASC
Trên đây là hồ sơ kiểm toán của hai công ty khách hàng của AASC.
Công ty A là khách hàng quen thuộc của AASC, với hồ sơ kiểm toán được lập theo mẫu chuẩn của AASC Hồ sơ của Công ty A bao gồm hồ sơ chung và hồ sơ kiểm toán hàng năm, đảm bảo tính đầy đủ và chính xác.
Hồ sơ kiểm toán của Công ty M bao gồm các thông tin quan trọng như đặc điểm hoạt động kinh doanh, sơ đồ tổ chức, ban giám đốc, quá trình phát triển, giấy đăng ký kinh doanh, điều lệ hoạt động, quyết toán thuế hàng năm, biên bản kiểm tra thuế, hợp đồng lao động, quy chế quản lý quỹ lương, quy chế tài chính, chính sách kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ, và các hợp đồng ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh Trong khi đó, hồ sơ kiểm toán của Công ty A được chia thành hai phần: hồ sơ tổng hợp và hồ sơ làm việc, trong đó hồ sơ tổng hợp lưu giữ thông tin liên quan đến năm kiểm toán hiện tại, bao gồm bản giải trình của ban giám đốc, báo cáo kiểm toán và báo cáo tài chính của Công ty A.
Hồ sơ kiểm toán của Công ty A được thực hiện theo đúng mẫu của AASC, bao gồm các tài liệu làm việc của kiểm toán viên liên quan đến tất cả các tài khoản Đồng thời, hồ sơ tổng hợp cũng lưu giữ các thảo luận giữa kiểm toán viên và Công ty A, cùng với những sự kiện đặc biệt xảy ra sau khi phát hành báo cáo kiểm toán năm trước và các vấn đề chưa được giải quyết trong năm nay.
Hồ sơ kiểm toán đóng vai trò quan trọng trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại AASC, được áp dụng trong giai đoạn lập kế hoạch, thực hành và kết thúc kiểm toán Trong giai đoạn thực hành, kiểm toán viên tiến hành các thử nghiệm cơ bản và thử nghiệm tuân thủ, sau đó đánh giá các bằng chứng kiểm toán đã thu thập Cuối cùng, trong giai đoạn kết thúc, kiểm toán viên đưa ra ý kiến dựa trên các bằng chứng này.
Hồ sơ kiểm toán của Công ty A được phân loại thành hồ sơ chung và hồ sơ kiểm toán hàng năm, được sắp xếp theo các tài khoản phát sinh của khách hàng.
MỘT SỐ NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỒ SƠ KIỂM TOÁN TẠI CÔNG
3.1 Nhận xét về công tác tỗ chức hồ sơ kiểm toán tại AASC*
3.1.1 Những ưu điểm của hồ sơ kiểm toán của AASC
Trong suốt 25 năm hoạt động, AASC đã không ngừng phát huy tiềm lực và chú trọng đến chất lượng dịch vụ, qua đó nâng cao uy tín với khách hàng Nhờ đó, AASC luôn giữ vững vị thế là một trong những công ty kiểm toán hàng đầu tại Việt Nam.
Vấn đề đổi mới để phù hợp với sự phát triển của thời đại luôn được chú ý, đặc biệt trong lĩnh vực kiểm toán Từ năm 2002, Công ty đã xây dựng hệ thống hồ sơ kiểm toán chuẩn theo mô hình Tây Âu, được điều chỉnh theo quy định của Bộ Tài chính và quy định riêng Mặc dù đã có nhiều nỗ lực nhằm hoàn thiện hệ thống này, vẫn còn một số hạn chế cần được khắc phục Do đó, Công ty cần nhanh chóng thực hiện các sửa đổi cần thiết để nâng cao hiệu quả công tác kiểm toán.
Mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu, gắn liền với phương pháp kiểm toán thủ công, mang đến những ưu điểm và nhược điểm riêng biệt Qua nghiên cứu, có thể thấy rằng phương pháp thủ công này đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành và phát triển mô hình hồ sơ kiểm toán.
• Ưu điểm của mô hình hồ sơ kiểm toán tại AASC.
Công tác kiểm toán tại Công ty chủ yếu được thực hiện bằng phương pháp thủ công, do đó, yêu cầu về trang thiết bị, đặc biệt là hồ sơ kiểm toán, trở nên rất quan trọng.
Kiểm toán viên có thể hoàn thiện giấy tờ làm việc một cách độc lập mà không cần sự hỗ trợ của hệ thống máy tính, điều này giúp giảm thiểu chi phí trang thiết bị phục vụ kiểm toán Nhờ đó, chi phí tổng thể cho cuộc kiểm toán cũng được giảm xuống.
Trong mô hình hồ sơ kiểm toán, kiểm toán viên thể hiện tính chủ động cao, cho phép họ điều chỉnh thủ tục kiểm toán theo từng cuộc kiểm toán cụ thể Các giấy tờ làm việc được lập linh hoạt, phụ thuộc vào khả năng xét đoán của kiểm toán viên và đặc điểm của khách hàng.
Hồ sơ kiểm toán không cần phải đầy đủ như mẫu quy định, cho phép kiểm toán viên tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách không thu thập tài liệu không cần thiết Với trình độ nghiệp vụ cao và hiểu biết sâu sắc về khách hàng, kiểm toán viên có thể đưa ra phán xét nghề nghiệp một cách nhanh chóng và chính xác.
Thứ ba, phần lớn khách hàng của AASC là những khách hàng lâu năm.
Thông qua hồ sơ thường trực, kiểm toán viên nắm bắt được đặc điểm hoạt động kinh doanh của khách hàng, tính liêm chính của ban giám đốc, các yếu tố ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, cũng như chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ.
Kiểm toán viên có khả năng đưa ra nhận xét về rủi ro kiểm toán mà không cần thực hiện nhiều thủ tục, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho cuộc kiểm toán mà vẫn đảm bảo hiệu quả không bị ảnh hưởng.
Kết cấu hồ sơ kiểm toán của AASC được thiết kế khoa học và tiện lợi, giúp người dùng dễ dàng tra cứu thông tin Việc sắp xếp từ chỉ mục chi tiết đến tổng hợp và đánh số tham chiếu cụ thể cho phép người sử dụng nhanh chóng tìm kiếm tài liệu từ chi tiết đến tổng hợp và ngược lại.
Hồ sơ chuẩn của AASC được xây dựng theo mô hình kiểm toán Tây Âu, với sự đóng góp của các chuyên gia có trình độ cao và kinh nghiệm lâu năm, đảm bảo tính khoa học và trung thực Hồ sơ này hướng dẫn cho tất cả các cuộc kiểm toán, quy định về lập, lưu trữ và sắp xếp giấy tờ làm việc Hệ thống hồ sơ kiểm toán cho phép người kiểm tra kiểm soát toàn bộ công việc, thủ tục và quy trình kiểm toán.
Trong bối cảnh hiện nay của Việt Nam và AASC, việc tổ chức hồ sơ kiểm toán theo mô hình này là hoàn toàn hợp lý Với cơ sở vật chất còn hạn chế và trình độ khoa học công nghệ chưa cao, mô hình này mang lại sự tiện lợi và không yêu cầu chi phí lưu giữ bảo quản cao.
3.1.2 Một số hạn chế của mô hình tổ chức hồ sơ kiểm toán của AASC
Bên cạnh những ưu điểm trên thì vẫn còn một số nhược điểm sau:
Trong bối cảnh hiện nay, khi khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, mô hình hồ sơ kiểm toán của AASC bộc lộ nhiều hạn chế, đặc biệt là trong mô hình kiểm toán Bắc.
Hồ sơ kiểm toán AS/2, đại diện cho Mỹ, nổi bật với nhiều ưu điểm, bao gồm mẫu hồ sơ kiểm toán chuẩn và giấy tờ làm việc được xây dựng theo mẫu thống nhất, đi kèm với chỉ mục cụ thể và đánh số rõ ràng Phần mềm AS/2 hỗ trợ kiểm toán viên trong việc ghi chép giấy tờ làm việc, giúp liên kết thông tin giữa các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán một cách chặt chẽ Thông tin được nhập vào giấy tờ làm việc sẽ được xử lý, lọc và tự động chuyển đến các tài liệu liên quan, tạo ra sự hiệu quả trong quy trình kiểm toán So với mô hình hồ sơ kiểm toán năm ở Tây Âu, AS/2 cho thấy rõ những hạn chế của phương pháp cũ này.
Mô hình kiểm toán AASC kết hợp phương pháp thủ công và phần mềm trong việc lập giấy tờ làm việc, tuy nhiên, công việc ghi chép và tính toán vẫn khá phức tạp, phụ thuộc vào trình độ và tính chủ quan của kiểm toán viên Đặc biệt, với các công ty khách hàng lớn có nhiều chi nhánh, việc phân loại và sắp xếp thông tin có thể gặp rối loạn, làm tăng rủi ro trong việc nhập dữ liệu Dù phần mềm hỗ trợ tính toán và soát xét, nhưng nguy cơ sai sót trong công thức vẫn cao Ngược lại, giấy tờ làm việc được thiết kế trên phần mềm AS/2 mang lại độ chính xác cao và tốc độ nhanh chóng nhờ vào việc tuân theo các mẫu thiết kế sẵn.