TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ DỰ ÁN THE BLUE SPIDER PROJECT

LỜI MỞ ĐẦU: Dự án là một tập hợp các hoạt động liên quan đến nhau được thực hiện trong môt thời gian nhất định, với các nguồn lực có giới hạn như nguồn tài chính, nguồn vật lực (máy móc thiết bị, nguyên vật liệu…) nguồn nhân lực và công nghệ cần thiết cho dự án. Để dự án được hoàn thành tốt thì cần phải có hoạt động quản trị dự án qua đó áp dụng một cách phù hợp các kiến thức, kĩ năng, công cụ và kỹ thuật vào trong quá trình đề xuất dự án, lập kế hoạch dự án, thực hiện dự án, theo dõi giám sát dự án và kết thúc dự án để đạt được các yêu cầu của dự án. Mỗi dự án khi đưa vào thực hiện sẽ có yêu cầu nhất định bắt buộc phải có người quản trị dự án tốt để có thể đưa ra những quyết định kịp thời và đúng đắn, dẫn dắt dự án thành công. Bài tập này nhóm 3 sẽ tiến hành phân tích một câu chuyện liên quan đến những vấn đề của một người quản lí dự án qua The Blue Spider Project. Từ đó tìm ra nguyên nhân thất bại và đưa ra những giải pháp tốt nhất cho dự án này. Mặc dù nhóm đã cố gắng hết khả năng của mình nhưng do trình độ kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế nên không tránh khỏi có những sơ xót. Chúng em rất mong được sự đánh giá, đóng góp ý kiến của thầy để bài tập được hoàn thành tốt nhất. MỤC LỤC: A. TỔNG QUAN 4 I. QUẢN LÍ DỰ ÁN VÀ MỤC ĐÍCH CỦA QUẢN LÍ DỰ ÁN: 4 II. CÁC KHÁI NIỆM: 4 1. Thiết kế cơ cấu tổ chức dự án: 4 Mô hình tổ chức theo chức năng: 4 Mô hình tổ chức kiểu dự án: 5 Mô hình tổ chức dạng ma trận: 6 2. Giám đốc dự án: 7 3. Tố chất cần thiết của giám đốc dự án: kiến thức, năng lực và phẩm cách. 9 III. PHÂN TÍCH DỰ ÁN THE BLUE SPIDER PROJECT: 11 1. Các bên liên quan đến The Blue Spider: 11 2. The Blue Spider Project: 11 B. VẤN ĐỀ: 14 I. ĐÁNH GIÁ QUẢN LÝ DỰ ÁN BLUE SPIDER: 14 1. Vấn đề của The Blue Spider Project: 14 2. Các vấn đề Parks gặp khi tiếp cận dự án: 16 Chiến lược: 16 Phân công quản lý dự án: 17 Cơ cấu tổ chức: 17 Hỗ trợ của ban lãnh đạo cao nhất: 18 Đảm bảo lập kế hoạch hiệu quả: 18 Văn hóa: 18 Thiết lập vai trò và trách nhiệm rõ ràng: 19 Giao trách nhiệm: 19 Vấn đề đạo đức: 19 II. GIẢI PHÁP: 19 III. CÂU HỎI: 22 A.TỔNG QUAN I.QUẢN LÍ DỰ ÁN và mục đích của quản lí dự án: Quản lý dự án là ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra. Mục đích của các dự án là sản xuất ra những sản phẩm có thể phân phối được. Những sản phẩm này có thể đo lường được, sự sản xuất hữu hình đến giai đoạn hoàn thành hoặc kết thúc vòng đời của dự án. Một người được chỉ định làm quản lý dự án rất có thể được chỉ định dựa trên quy mô, tính chất và phạm vi của các sản phẩm được giao. Để trở thành người quản lý dự án hiệu quả, một cá nhân phải có kỹ năng quản lý cũng như chuyên môn. Để trở thành một nhà quản lý dự án giỏi, một người cần có kiến thức tốt về hành vi con người, hành vi tổ chức, quan hệ giữa các cá nhân và khả năng giao tiếp. II.Các Khái niệm: 1.Thiết kế cơ cấu tổ chức dự án: Mô hình tổ chức theo chức năng: Nhà quản trị có thể chia một dự án thành các công việc khác nhau và chỉ định chúng cho các bộ phận chức năng thích hợp. Đặc điểm nổi bật là phân cấp quản trị nên mang tính chuyên môn hóa cao, khai thác triệt để nhân tài, nhưng khó quản trị và hợp tác. Ví dụ: Ưu điểm Nhược điểm – Dự án được chia thành từng lĩnh vực chức năng và giao cho một bộ phận (phòngban) chức năng trong công ty đảm nhận do đó đạt được tính chuyên nghiệp cao, tập hợp được nhân tài chuyên môn trong lĩnh vực này. – Linh hoạt trong sử dụng nhân viên. Nhân tài về lĩnh vực chuyên môn nào đó mà dự án cần có thể được lựa chọn từ các bộ phận chức năng tương ứng. – Các thành viên của nhóm dự án được chọn từ các bộ phận chức năng khác nhau nên giám đốc dự án phải nhất trí trong việc điều hành với lãnh đạo của các bộ phận chức năng, khi hai bên có xung đột về nhu cầu nhân viên thường rất khó điều hành. – Môi trường làm việc của nhóm dự án có tính bất ổn và tổ chức nhóm dự án lỏng lẻo do các thành viên được điều động tạm thời từ nhiều bộ phận chức năng khác nhau, họ khó có được sự nhất trí cao và tập trung nhiều cho dự án. Mô hình tổ chức kiểu dự án: Mô hình tổ chức kiểu dự án là tạo ra một tổ chức do trưởng dự án quản lý. Mô hình này thường thấy ở một số công ty có quy mô lớn, thực hiện và quản lý các dự án lớn, phức tạp. Ví dụ : Ưu điểm Nhược điểm – Có đội ngũ dự án ổn định, nên việc điều hành và quản trị là thống nhất, dễ dàng. – Có các bộ phận chức năng trong dự án chuyên trách thực hiện các công việc của dự án, mỗi thành viên trong dự án đều có trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng. Có thể phản ứng nhanh trước yêu cầu của thị trường. –        Lãng phí nguồn nhân lực. –        Thiếu tính linh hoạt trong việc điều động nhân viên cũng như các trang thiết bị, máy móc. –        Các dự án riêng biệt có thể không thống nhất với công ty mẹ. Mô hình tổ chức dạng ma trận: Loại hình tổ chức dự án dạng ma trận là sự kết hợp 2 loại hình chức năng và dự án. Mỗi cán bộ có thể tham gia cùng lúc vào hai hoặc nhiều dự án khác nhau và chịu sự chỉ huy đồng thời của cả trưởng nhóm dự án và trưởng bộ phận chức năng. Ví dụ : Ưu điểm Nhược điểm –        Giống mô hình chức năng, linh hoạt trong việc điều động nhân viên cũng như các trang thiết bị máy móc. –        Giống mô hình dự án, có sự phân công lao động cũng như trách nhiệm của các thành viên trong dự án rõ ràng cụ thể, nên khả năng các mục tiêu của dự án thực hiện rất cao. –   Quyền lực và lực lượng giữa trưởng dự án và lãnh đạo bộ phận chức năng không cân đối sẽ gây ra vấn đề phức tạp cho kết cấu ma trận. –   Khi gặp vấn đề nào đó phải triệu tập nhiều lãnh đạo, nhân viên từ các bộ phận, gây lãng phí thời gian và sức lực. Parks Corporation đã chọn hình thức ma trận. Mỗi dự án có một người quản lý chương trình, người báo cáo cho giám đốc quản lý chương trình. Mỗi dự án cũng có một trợ lý giám đốc dự án thường là một kỹ sư dự án người đã báo cáo trực tiếp cho giám đốc dự án và gián tiếp cho giám đốc kỹ thuật. Người quản lý chương trình dành phần lớn thời gian để lo lắng về chi phí và thời gian, trong khi người phụ trách chương trình quan tâm nhiều hơn về hiệu suất kỹ thuật. Trong quá trình áp dụng mô hình này Parks Cooperation đã vướng phải hầu hết các nhược điểm tồn tại ở hình thức ma trận.

HỌC VIỆN HÀNG KHÔNG VIỆT NAM KHOA VẬN TẢI  QUẢN TRỊ DỰ ÁN THE BLUE SPIDER PROJECT THÀNH VIÊN  NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN: LỜI MỞ ĐẦU: Dự án tập hợp hoạt động liên quan đến thực môt thời gian định, với nguồn lực có giới hạn nguồn tài chính, nguồn vật lực (máy móc thiết bị, nguyên vật liệu…) nguồn nhân lực công nghệ cần thiết cho dự án Để dự án hoàn thành tốt cần phải có hoạt động quản trị dự án qua áp dụng cách phù hợp kiến thức, kĩ năng, công cụ kỹ thuật vào trình đề xuất dự án, lập kế hoạch dự án, thực dự án, theo dõi giám sát dự án kết thúc dự án để đạt yêu cầu dự án Mỗi dự án đưa vào thực có yêu cầu định bắt buộc phải có người quản trị dự án tốt để đưa định kịp thời đắn, dẫn dắt dự án thành công Bài tập nhóm tiến hành phân tích câu chuyện liên quan đến vấn đề người quản lí dự án qua The Blue Spider Project Từ tìm ngun nhân thất bại đưa giải pháp tốt cho dự án Mặc dù nhóm cố gắng hết khả trình độ kiến thức kinh nghiệm cịn hạn chế nên khơng tránh khỏi có sơ xót Chúng em mong đánh giá, đóng góp ý kiến thầy để tập hoàn thành tốt MỤC LỤC: A TỔNG QUAN I QUẢN LÍ DỰ ÁN VÀ MỤC ĐÍCH CỦA QUẢN LÍ DỰ ÁN: II CÁC KHÁI NIỆM: .4 Thiết kế cấu tổ chức dự án: Mơ hình tổ chức theo chức năng: Mơ hình tổ chức kiểu dự án: Mơ hình tổ chức dạng ma trận: Giám đốc dự án: Tố chất cần thiết giám đốc dự án: kiến thức, lực phẩm cách .9 III PHÂN TÍCH DỰ ÁN THE BLUE SPIDER PROJECT: .11 Các bên liên quan đến The Blue Spider: 11 The Blue Spider Project: 11 B VẤN ĐỀ: 14 I ĐÁNH GIÁ QUẢN LÝ DỰ ÁN BLUE SPIDER: 14 Vấn đề The Blue Spider Project: 14 Các vấn đề Parks gặp tiếp cận dự án: .16 Chiến lược: 16 Phân công quản lý dự án: .17 Cơ cấu tổ chức: 17 Hỗ trợ ban lãnh đạo cao nhất: 18 Đảm bảo lập kế hoạch hiệu quả: 18 Văn hóa: 18 Thiết lập vai trò trách nhiệm rõ ràng: .19 Giao trách nhiệm: 19 Vấn đề đạo đức: .19 II GIẢI PHÁP: .19 III CÂU HỎI: 22 TỔNG QUAN A I QUẢN LÍ DỰ ÁN VÀ MỤC ĐÍCH CỦA QUẢN LÍ DỰ ÁN: Quản lý dự án ngành khoa học nghiên cứu việc lập kế hoạch, tổ chức quản lý, giám sát trình phát triển dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành thời gian, phạm vi ngân sách duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt mục tiêu cụ thể dự án mục đích đề Mục đích dự án sản xuất sản phẩm phân phối Những sản phẩm đo lường được, sản xuất hữu hình đến giai đoạn hồn thành kết thúc vòng đời dự án Một người định làm quản lý dự án định dựa quy mơ, tính chất phạm vi sản phẩm giao Để trở thành người quản lý dự án hiệu quả, cá nhân phải có kỹ quản lý chun mơn Để trở thành nhà quản lý dự án giỏi, người cần có kiến thức tốt hành vi người, hành vi tổ chức, quan hệ cá nhân khả giao tiếp II CÁC KHÁI NIỆM: Thiết kế cấu tổ chức dự án: Mô hình tổ chức theo chức năng: Nhà quản trị chia dự án thành công việc khác định chúng cho phận chức thích hợp Đặc điểm bật phân cấp quản trị nên mang tính chun mơn hóa cao, khai thác triệt để nhân tài, khó quản trị hợp tác Ví dụ: Ưu điểm Nhược điểm – Dự án chia thành lĩnh vực – Các thành viên nhóm dự án chức giao cho phận chọn từ phận chức khác (phịng/ban) chức cơng ty nên giám đốc dự án phải trí đảm nhận đạt tính chun việc điều hành với lãnh đạo nghiệp cao, tập hợp nhân tài phận chức năng, hai bên có chuyên môn lĩnh vực xung đột nhu cầu nhân viên thường – Linh hoạt sử dụng nhân viên khó điều hành Nhân tài lĩnh vực chun mơn – Mơi trường làm việc nhóm dự án mà dự án cần lựa chọn từ có tính bất ổn tổ chức nhóm dự án phận chức tương ứng lỏng lẻo thành viên điều động tạm thời từ nhiều phận chức khác nhau, họ khó có trí cao tập trung nhiều cho dự án Mơ hình tổ chức kiểu dự án: Mơ hình tổ chức kiểu dự án tạo tổ chức trưởng dự án quản lý Mơ hình thường thấy số cơng ty có quy mơ lớn, thực quản lý dự án lớn, phức tạp Ví dụ : Ưu điểm – Có đội ngũ dự án ổn định, nên việc – Nhược điểm Lãng phí nguồn nhân lực điều hành quản trị thống nhất, dễ – Thiếu tính linh hoạt việc dàng điều động nhân viên trang – Có phận chức dự án thiết bị, máy móc chuyên trách thực công việc – Các dự án riêng biệt khơng dự án, thành viên dự án có thống với cơng ty mẹ trách nhiệm quyền hạn rõ ràng -Có thể phản ứng nhanh trước yêu cầu thị trường Mơ hình tổ chức dạng ma trận: Loại hình tổ chức dự án dạng ma trận kết hợp loại hình chức dự án Mỗi cán tham gia lúc vào hai nhiều dự án khác chịu huy đồng thời trưởng nhóm dự án trưởng phận chức Ví dụ : – Ưu điểm Nhược điểm Giống mơ hình chức năng, linh – Quyền lực lực lượng trưởng hoạt việc điều động nhân viên dự án lãnh đạo phận chức trang thiết bị máy móc – không cân đối gây vấn đề phức tạp Giống mơ hình dự án, có phân cho kết cấu ma trận công lao động trách nhiệm – Khi gặp vấn đề phải triệu tập thành viên dự án rõ ràng cụ nhiều lãnh đạo, nhân viên từ thể, nên khả mục tiêu dự án phận, gây lãng phí thời gian sức lực thực cao Parks Corporation chọn hình thức ma trận Mỗi dự án có người quản lý chương trình, người báo cáo cho giám đốc quản lý chương trình Mỗi dự án có trợ lý giám đốc dự án - thường kỹ sư dự án - người báo cáo trực tiếp cho giám đốc dự án gián tiếp cho giám đốc kỹ thuật Người quản lý chương trình dành phần lớn thời gian để lo lắng chi phí thời gian, người phụ trách chương trình quan tâm nhiều hiệu suất kỹ thuật Trong trình áp dụng mơ hình Parks Cooperation vướng phải hầu hết nhược điểm tồn hình thức ma trận Giám đốc dự án: Vị trí: Giám đốc dự án trọng tâm quản trị dự án có vai trị quan trọng hoạt động dự án Giám đốc dự án không người quản trị dự án mà người huy, dự án hoạt động cách hiệu người giám đốc phải liên kết bên có liên quan đến dự án lại với như: khách hàng, nhà đầu tư, bên vay vốn, nhà cung ứng, tổ chức thiết kế, tư vấn, quan quản lý Nhà nước, dân cư khu phố, giới báo chí, nhà cạnh tranh thị trường Và người giám đốc dự án người phải biết điều tiết giải vấn đề ln có xung đột bên với Liên hệ đến Gary Anderson: Gary Anderson người giỏi kỹ thuật lại thiếu khả liên kết người lại với nhau, Gary thay quản lý dự án có mặt cơng trường để đạo người anh lại vào phịng R&D nghiên cứu vật liệu phối để khiến cho dự án suông sẻ mà quên để có thành cơng dự án cần phải có kết hợp bên liên quan lại với để khiến cho dự án thành công Trách nhiệm: Trách nhiệm phục vụ khách hàng, đáp ứng yêu cầu làm cho khách hàng hài lịng; trách nhiệm tồn q trình dự án, bảo đảm hồn thành dự án chất lượng thời gian điều kiện ngân sách hạn chế: -Trách nhiệm phục vụ khách hàng:Khi doanh nghiệp coi “Khách hàng thượng đế" trình cung cấp sản phẩm dịch vụ kèm phải phân tích thị trường nhằm phát vấn đề mà khách hàng chưa hài lòng để cải thiện kịp thời Đồng thời phải coi mục tiêu dự án cần thực loại sản phẩm dịch vụ, giám đốc dự án tiến hành thực quản trị dự án, làm khách hàng hài lòng dịch vụ sản phẩm bảo đảm chất lượng -Trách nhiệm với toàn trình dự án: Giám đốc dự án phải nắm nhu cầu khách hàng, thiết lập mục tiêu theo nhu cầu khách hàng Do giám đốc dự án cần hỗ trợ khách hàng phát nhu cầu, sàng lọc, giúp khách hàng thiết lập nên dự án mục tiêu dự án Sau hoàn thành việc thực dự án, tức sau bàn giao dự án để sử dụng, khách hàng cần có hỗ trợ giám đốc dự án Như dự án phức tạp kỹ thuật, trước vận hành kinh doanh, khách hàng cần người ủy quyền dự án (công ty thực dự án) cung cấp nhân lực kỹ thuật quản lý để hỗ trợ cho việc thử vận hành kinh doanh Cuối đem lại lợi ích kinh tế cho khách hàng Như không ngừng nâng cao chất lượng đội ngũ dự án hình ảnh tốt đẹp cho cơng ty, từ đem lại lợi ích kinh tế cho đội ngũ dự án công ty Trách nhiệm giám đốc dự án thể cụ thể sau: – Thực hợp đồng dự án, thực dự án đảm bảo mục tiêu dự án – Lập kế hoạch thực dự án điều hành tổng thể – Xây dựng đội ngũ dự án – Đưa sách Tố chất cần thiết giám đốc dự án: kiến thức, lực phẩm cách -Kiến thức: Mức độ sâu rộng kiến thức kỹ thuật chun mơn: Dự án có quy mơ lớn phức tạp tính chun mơn công nghệ, kỹ thuật thiết bị cao, yêu cầu giám đốc dự án cao Nếu không hiểu kỹ thuật chuyên môn nguyên nhân dẫn đến thất bại giám đốc dự án Nếu giám đốc dự án thiếu kiến thức chun mơn khó lên kế hoạch, tổ chức phối hợp bên liên quan trình thực dự án Tuy nhiên , yêu cầu giám đốc dự án phải thông thạo tất kiến thức chuyên môn, cần phải nắm kiến thức kỹ thuật để đưa sách hợp lý với hỗ trợ cố vấn kỹ thuật ban giám đốc dự án Hiểu biết sâu rộng kiến thức tổng hợp:Giám đốc dự án chịu trách nhiệm hoàn toàn dự án Giám đốc dự án không cần phải làm công việc cụ thể không cần phải chuyên gia kỹ thuật cần có kiến thức định phải nắm nắm kiến thức khoa học tự nhiên khoa học xã hội, tâm lý học, pháp luật, vi tính ngoại ngữ, cần có khả xử lý tốt ngôn từ… Kiến thức quản lí: Chức giám đốc dự án quản lý Nếu giỏi kỹ thuật mà kiến thức quản lý khơng thể thích ứng với yêu cầu giám đốc dự án đại Một giám đốc dự án cần nắm lý luận quản lý, lý thuyết định, lý thuyết tổ chức, khoa học hành vi, tâm lý học, thông tin quản lý, luật hợp đồng, luật kinh tế số kỹ thuật điều hành cần thiết -Năng lực:Năng lực yếu tố trọng tâm ba yếu tố: kiến thức, lực phẩm chất Tố chất kiến thức, phẩm chất, nghệ thuật lãnh đạo yếu tố quan trọng Trên thực tế, giám đốc dự án dựa vào để chuyển hóa thành lực thân giải vấn đề Năng lực lãnh đạo: Lãnh đạo lực để nhà quản trị dự án đạo, định hướng, khuyến khích phối hợp thành viên nhóm thực Parks Corporation: Parks Corporation công ty phát triển thành tập đoàn thiết kế kết cấu điện tử lớn Công ty thiết kế kết cấu thời kỳ bùng nổ lớn vào cuối năm 1950 đầu năm 1960 hợp đồng Bộ Quốc phòng (DoD) dồi Trong thời gian suy thoái kinh tế, công ty phải sa thải nhiều nhân viên định rời khỏi mảng Nghiên cứu Phát triển (R&D) cạnh tranh với sản xuất chi phí thấp Năm 1975, Tổng công ty định thay đổi chiến lược doanh nghiệp Đã có tiêu chí đánh giá đặt cho giải thưởng hợp đồng công ty chiến thắng giai đoạn R&D đánh giá chất lượng có lợi định trao hợp đồng sản xuất Với chiến lược mới, Parks bắt đầu tăng cường đội ngũ kỹ sư R&D cách thu hút số nhân viên từ đối thủ cạnh tranh, chương trình lương nâng cấp cơng việc Sau bước chuẩn bị cần thiết, Tập đoàn Parks định cạnh tranh cho giai đoạn I Blue Spider Project, có mục tiêu cải thiện khả cấu trúc tên lửa Spartan The Blue Spider Project: Tên lửa Spartan tên lửa chiến thuật tầm ngắn quân đội sử dụng Tuy nhiên, cho thấy thất bại sau sáu năm ròng rã lĩnh vực này- ba năm so với yêu cầu ban đầu kỹ thuật thiết kế Do đó, dự án Blue Spider khởi xướng với mục tiêu cải thiện khả cấu tạo tên lửa Spartan để kéo dài tuổi thọ tên lửa Lord Industries nhà thầu cho chương trình Qn đội Spartan RFP cho The Blue Spider Lord Industries phát hành với thời gian phản hồi 30 ngày Hợp đồng Blue Spider trao cho công ty cổ phần Parks với nỗ lực R&D 10 tháng, với mức giá cố định thương lượng 2,2 triệu đô la Tập đồn Parks quan tâm đến dự án dẫn đến chương trình trị giá 500 triệu la trải dài 20 năm Vì vậy, ban lãnh đạo Parks Corporation không muốn để hội này, chí cịn đánh cược uy tín cách 11 làm sai lệch thơng số kỹ thuật để trúng thầu tham gia vào dự án Đúng vậy, đề xuất Parks Corporation đệ trình chấp nhận thơng báo thức dự án Blue Spider trao cho Parks Corporation Với mục tiêu dự án, Gary Anderson người có tảng R&D người có trình độ cao nhà máy Giám đốc Kỹ thuật chọn để đứng đầu Dự án Nếu Chương trình Nghiên cứu Phát triển hồn thành thành cơng, Dự án Blue Spider Project có tiềm lớn để kinh doanh liên tục mười năm Gary Anderson thành lập nhóm từ phận khác công ty để hỗ trợ dự án Một giám đốc dự án có kiến thức tảng R&D định; nhóm hỗ trợ dự án thành lập nhà quản lý kỹ thuật không muốn người họ tham gia dự án Với tất thiếu sót đó, dự án bắt đầu Gary gặp vấn đề vật liệu thô mà Lord cung cấp để thử nghiệm vật liệu Sau họp với Lord, Gary cung cấp số liệu dự án cho Lord trình vật liệu Tuy nhiên Lord không đồng ý yêu cầu Gary phải cải thiện số liệu dự án Lord nhắc nhở Gary việc nghiên cứu vật liệu phát sinh chi phí Parks phải chịu hồn tồn thỏa thuận hợp đồng FFP Và Lord định giám sát chặt chẽ tiến độ dự án cách lập văn phòng theo dõi công việc Parks Họ buộc Gary phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo quy định đơn liệu thô Gary đưa cho Lord Gary nhiều thời gian cho việc chuẩn bị tài liệu thủ tục hành khơng có thời gian để theo dõi cơng việc phịng thí nghiệm Đến ghé phịng thí nghiệm Paul Gable thử nghiệm vật liệu JXB-3 Gable bảo “ JXB-3 giúp cậu giải yêu cầu đặc điểm kĩ thuật” Tuy nhiên việc thử nghiệm Gary hoàn tồn khơng biết, khách hàng kinh phí cho việc nghiên cứu họ lại lấy ngân sách trước dự án Và Gable muốn Gary nói dối Lord khoản chi phí 12 Trước gặp khách hàng (Lord) Gary thực họp nội trình JXB-3 Sự thay đổi việc nghiên cứu vật liệu phịng ban khác khơng biết nên họ phẫn nộ họ tìm hiểu vật liệu cũ tháng qua Trước họp thứ hai với Lord diễn ra, Gary gửi tài liệu cho Lord để xem xét vật liệu này, họ phẫn nộ họ hồn tồn khơng biết vật liệu họp có xuất phía Qn đội Cuộc họp sau bị hỗn lại để Lord xem xét vật liệu Và cuối họ miễn cưỡng chấp nhận vật liệu Cuộc họp thứ diễn sau Gary lên kế hoạch cho việc thực xác minh thông số kĩ thuật cuối Tuy nhiên kế hoạch sản xuất chậm tuần so với dự kiến Vì Gary muốn tiết kiệm chi phí cho việc nghiên cứu vật liệu nên tự nhận q nhiều việc khơng tuyển thêm nhân cho dự án Sau xác minh tính hợp lệ vật liệu lần Gary bị khiển trách từ Lord họ muốn Gary cân lại quỹ thời gian với vai trò người quản lí dự án Sau tháng thực dự án, ngân sách gần hết Gary phải tự làm thứ lúc Gary nghĩ “có lẽ tơi nên trở lại kỹ sư” Grey đồng ý tài trợ cho Gary họ muốn dự án có hiệu suất tốt Gary vạch chiến lược cho giai đoạn cuối dự án lúc mâu thuẫn phận với với Gary Thử nghiệm cuối hoàn thành vào tuần thứ tháng thứ kết ban đầu tuyệt vời Cả Gary Lord điều lo lắng việc phải thuyết phục phía Qn đội Grey nói với Gary khoản chi lợi nhuận dự án hai người phát thay lãi 200.000 la họ cần thêm 150.000 la Lúc Gary nhận tồn trách nhiệm Sau Gary nhận tin vui từ Lord Quân đội chấp nhận vật liệu Tuy nhiên thay thư chúc mừng cơng ty Gary lại khơng nhận tiền thưởng hay tăng thêm lương mà người nhận thưởng lúc lại Giám đốc kĩ thuật Gary xúc việc 13 Trong tháng thứ 10 Kết thử nghiệm cho thấy nguyên liệu không đáp ứng việc kéo dài tuổi thọ cho tên lửa Spartan yêu cầu kỹ thuật đáp ứng tốt: Yêu cầu dự án: Các thông số kỹ thuật nêu rõ tất phận phải hoạt động bình thường thành cơng phạm vi nhiệt độ từ - 65oF đến 145oF Nhưng, thử nghiệm thiết kế Parks Corporation không hoạt động 130oF Tuy nhiên, Gary thông báo thêm rằng, họ nên tiến hành đề xuất mà không cần thông báo cho khách hàng thông số kỹ thuật tiếp tục thực với đề xuất Cuối sau vật liệu đáp ứng yêu cầu mà khách hàng đề Yêu cầu khách hàng không đáp ứng, số thảo luận tổ chức Parks nhiều phân bổ cho dự án này, khách hàng bắt đầu đe dọa việc dừng dự án Nhóm làm việc dự án, đặc biệt người quản lý dự án thất vọng Do có hạn chế kỹ quản lý dự án, anh kiểm sốt tồn tình hình Anh phải rút lui khỏi vị trí Giám đốc dự án B I VẤN ĐỀ: ĐÁNH GIÁ QUẢN LÝ DỰ ÁN BLUE SPIDER: Vấn đề The Blue Spider Project: Parks Corporation tiếp nhận dự án Blue Spider Project danh mục dự án công ty Mà dự án đưa từ đấu thầu DoD phát hành Không thấy tham gia lãnh đạo cao việc phải ưu tiên cho dự án Thiếu danh mục công việc ưu tiên, khơng có lịch trình, khơng có kế hoạch truyền thông hợp tác yếu từ phận, phòng ban khác 14 Mặc dù áp dụng cấu trúc ma trận để quản lý dự án Parks, Giám đốc kỹ thuật coi Blue Spider Project “đứa cưng” so với nhóm lãnh đạo cao Giám đốc dự án, Gary Anderson, bổ nhiệm ngẫu nhiên dựa chuyên môn kiến thức kỹ thuật độ tuổi Giám đốc kỹ thuật Giám đốc quản lý dự án Mặc dù họ giao nhiệm vụ, Gary không nhận hỗ trợ việc thành lập nhóm dự án, phân bổ nguồn lực lập kế hoạch cho toàn dự án Họ thiếu hỗ trợ cấp đạo yếu ban lãnh đạo Vì Gary kỹ sư giỏi nhất, coi người quản lý dự án giỏi, điều sau dẫn đến thất bại Thay thành lập nhóm dự án với đủ nhân đảm nhiệm chức khác , cho buộc đồng nghiệp phải đáp ứng tiêu chuẩn để tham gia vào nhóm dự án Sau đó, Gary lưu ý khơng thể ép họ họ thiếu hợp tác phối hợp Và anh chí cịn buộc phải tự làm hầu hết nhiệm vụ dẫn đến khối lượng công việc lớn việc quản lý dự án vơ tổ chức Khơng có mục tiêu kế hoạch đặt phải làm làm để hoàn thành Blue Spider Do dẫn đến phát sinh chi phí vượt so với điều khoản thỏa thuận Do thiếu kế hoạch, số thiếu kế hoạch giao tiếp (ngoại giao), khiến khách hàng nảy sinh nghi ngờ Bên cạnh khối lượng công việc nhiều, Gary tự nghi ngờ sợ hãi, dẫn đến việc khách hàng phải đặt yêu cầu khắt khe buộc nhóm dự án phải tuân thủ Các kế hoạch yêu cầu nên đặt bắt đầu dự án Thậm chí, khách hàng cịn nghi ngờ tính trung thực lực nhóm dự án, phải đặt cách liên lạc trực tiếp với nhân viên kỹ thuật Parks Hầu hết thông tin cách thức liên lạc không minh bạch dẫn đến thiếu thơng tin nhóm dự án, điều sau khiến họ tốn thời gian tiền bạc Họ khơng thể hồn thành thời hạn vấn đề giao tiếp dẫn đến thiếu hợp tác môi trường dự án 15 Bên cạnh đó, dự án thiếu hỗ trợ từ ban quản lý cấp cao, hỗ trợ từ Giám đốc kỹ thuật gián đoạn khoảng thời gian thực thi dự án Mặc dù Giám đốc đại diện cho ban lãnh đạo cấp cao Parks, tính trực ban quản lý bị nghi ngờ; bởi, với tư cách giám đốc kỹ thuật, từ đầu Gable bắt đầu với hành vi nguyên tắc làm việc phi đạo đức Điều dẫn đến việc kiểm sốt ngân sách kế hoạch Thậm chí làm niềm tin tất bên liên quan đến dự án Khơng phân bổ vai trị, trách nhiệm trách nhiệm giải trình cụ thể dự án Dự án Blue Spider khơng thuộc mơ hình quản lý dự án kinh doanh Parks Nó nhiệm vụ độc lập phận chức chủ yếu kỹ thuật Thông thường biết dự án quản lý chặt chẽ hay khơng khơng trọng vào tính trọng tâm chiến lược Nếu khơng muốn nói khơng có điểm nhấn chiến lược Trong trường hợp Blue Spider Project, là, dự án tình cờ đến với phận kỹ thuật xuất phát từ tin đồn mời thầu Bộ Quốc phòng (DoD) cấp Thứ hai, giám đốc dự án, Gary Anderson, Henry Gable, giám đốc kỹ thuật Giám đốc quản lý dự án giao nhiệm vụ chuyên môn kỹ thuật xuất sắc anh lĩnh vực R&D Do không đào tạo chuyên môn quản lý dự án việc thiếu hỗ trợ quản lý cấp cao điểm khiến Gary thất bại anh liên tục không liên lạc nhờ hỗ trợ với Giám đốc kỹ thuật, người tuyên bố dự án đứa Thậm chí khơng có cấp quản lý khác hỗ trợ dẫn dắt cho người quản lý dự án Thứ ba, thiếu hỗ trợ này, Gary bắt đầu đổ lỗi cho phòng ban chức khác phòng ban chức khác đổ lỗi cho Gary buộc phải chịu trách nhiệm việc thất bại nói chung Ở giai đoạn này, thấy từ vụ việc, dự án nhóm dự án vào ngõ cụt Giám đốc kỹ thuật tiếp quản dự án từ Gary - người định trở lại vị trí cũ kỹ sư 16 Tồn q trình cho thấy lý thất bại dự án người quản lý dự án (trong trường hợp Gary) Do đó, yêu cầu chiến lược quản lý dự án Parks Corporation nhấn mạnh thấy nguyên nhân thất bại quan trọng Các vấn đề Parks gặp tiếp cận dự án: Chiến lược: Bằng cách xem xét tầm quan trọng chiến lược R&D, dự án Blue Spider cần trọng chiến lược để nhận ủng hộ tham gia đầy đủ toàn tổ chức Do đó, khơng có dấu hiệu cho thấy nhóm quản lý cấp cao tham gia vào dự án Phân công quản lý dự án: Lý mà Henry thăng chức anh vượt khỏi vai trị trách nhiệm với tư cách Giám đốc kỹ thuật tham gia vào Blue Spider Project, đưa ý tưởng, tích cực thúc đẩy thực tất hoạt động kỹ thuật chứng tỏ anh vượt mong đợi Không giống Gary - người quản lý dự án, anh không thực kỳ vọng ban đầu Gable muốn Gary làm quản lý dự án anh có lý riêng tuổi anh trẻ hơn, phù hợp chuyên môn R&D đối tác Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức mà Parks lựa chọn cấu ma trận Trong tồn phịng kỹ thuật Giám đốc với phân nhóm phải hỗ trợ sản xuất R&D Tất người làm việc dự án có hai ơng chủ họ làm việc cho nhiều dự án, họ có nhiều cấp Các chuỗi lệnh song song làm giảm thẩm quyền người quản lý dự án ảnh hưởng đến hiệu có hai trung tâm quyền lực Các hướng dẫn mâu thuẫn từ người đứng đầu khác dẫn đến nhầm lẫn tê liệt tổ chức Cấu trúc ma trận địi hỏi hợp tác chặt chẽ nhóm dự án phòng ban chức Tuy nhiên từ ví dụ thấy chi phối dự án phòng ban chức Dự án Blue Spider nhận hỗ trợ phận kỹ thuật không đảm bảo hỗ trợ người khác 17 “Các nguồn lực cam kết tháng kể từ bây giờ” Bạn mong đợi cần gọi họp chỉnh sửa thứ cho dự án” (Giám đốc sản xuất) Để áp dụng chiến lược quản lý dự án, cấu tổ chức hỗ trợ chiến lược cần thiết lập Điều đạt cách thiết lập nhóm dự án tạm thời để thực trình phức tạp phận chức thường trực => Dự án Blue Spider Project không trọng chiến lược để nhận ủng hộ tham gia đầy đủ toàn tổ chức Hỗ trợ ban lãnh đạo cao nhất: Khi Parks sẵn sàng đấu thầu dự án Blue Spider, dự án nhận hỗ trợ cần thiết để chuẩn bị cho đề xuất Giám đốc kỹ thuật chí cịn đảm bảo người quản lý đề xuất tuyệt vời hỗ trợ Gary Tuy nhiên, dự án trao cho Parks yêu cầu nhân chuẩn bị, ủng hộ giảm xuống Ngồi ra, Giám đốc kỹ thuật ln khơng có mặt Đảm bảo lập kế hoạch hiệu quả: Những thay đổi bất ngờ kế hoạch tốn tiền bạc Ví dụ: 500 tờ giấy làm lại có họp lên lịch lại Văn hóa: Văn hóa quản lý dự án Parks, tức hình thức giao tiếp, vai trị, kỹ thuật, tiêu chuẩn tài liệu, v.v không phù hợp để quản lý dự án cách Khơng có chương trình tuyển dụng đào tạo quản lý dự án chuyên nghiệp, có hệ thống khơng có đường nghiệp cho quản lý dự án Gary Anderson không định kinh nghiệm khả quản lý dự án Giao tiếp thiếu diễn đàn tham vấn cản trở hiệu tiến trình nhóm dự án Trong nhiều trường hợp, Gary không thông báo cho đồng nghiệp hiệu hoạt động dự án tiếp cận họ gặp khó khăn Thiếu thơng tin liên lạc phận khác nguyên nhân sâu xa dẫn đến gánh nặng lớn gây cho Gary Anderson - người quản lý chương trình Có cố giao tiếp xảy nội phận liên quan đến dự án với 18 khách hàng (Lord) Cập nhật vào phút cuối thay đổi nguyên nhân dẫn đến cố liên lạc phận khác Là người quản lý dự án, Gary không thông báo vật liệu thử nghiệm mới, JXB-3 anh chủ động đến phịng thí nghiệm thử nghiệm Những người từ phận sản xuất kỹ thuật, tất có điểm chung để nói, - "Tại tơi người cuối biết thay đổi này?" Việc khách hàng miễn cưỡng chấp nhận "ma trận kiểm tra thay thế" trước mốc 180 ngày thứ hai cho thấy rõ ràng mức độ giao tiếp mà ban quản lý dự án có với khách hàng Những thay đổi khơng thống phải thơng báo trước cho phận chức khác Nhóm R&D, phận sản xuất kỹ thuật nên làm việc đồng lợi ích chung dự án “Bạn chọn tuổi tất người quản lý chương trình khác chúng tơi làm việc chương trình kiểu sản xuất Chúng tơi cần người hiểu biết R&D ” (Giám đốc Kỹ thuật) Thiết lập vai trò trách nhiệm rõ ràng: Kỹ sư thử nghiệm cảm thấy Giám đốc kỹ thuật triệt tiêu tính cá nhân nhân viên có lực cao Anh cảm thấy gặp gỡ không mang lại giá trị cho anh Anh ta lịng với việc nhận biên khơng tham gia họp Giao trách nhiệm: Khi bắt đầu dự án, Gary dành thời gian nghiên cứu giao cơng việc hành cho nhân viên văn phịng dự án Về cuối dự án, anh tập trung toàn lực vào cơng việc hành khơng bám sát tiến độ dự án Vấn đề đạo đức: Các vấn đề đạo đức liên quan đến Blue Spider Project trở nên tồi tệ trình chuẩn bị đề xuất mà Henry Gable giành đề xuất cách không trung thực Ban đầu, Gary biết điều sai trái anh đồng ý anh khơng có lựa chọn khác Trong tháng thứ 9, kết thử nghiệm cho thấy thông số kỹ thuật không đáp ứng yêu cầu gây sốc cho Gary, anh định khơng nói thật với 19