Bài Giảng Hoạt Động PR Trong Doanh Nghiệp

HOẠT ĐỘNG PR TRONG DOANH NGHIỆP SỰ CẦN THIẾT LẬP BỘ PHẬN PR TRONG TỔ CHỨC Bộ phận thường gọi PR doanh nghiệp hay PR nội Trên thực tế, hình thành phận này, doanh nghiệp thu số lợi ích sau: - Bộ phận PR phát ngôn cho doanh nghiệp, thay mặt doanh nghiệp truyền tải đến công chúng thơng điệp hình ảnh, sản phẩm hoạt động doanh nghiệp - Với tính chất khối lượng công việc vừa phải, PR doanh nghiệp tự lo liệu, thuê công ty PR bên thực hiện, giúp tiết kiệm chi phí - Vì “người cuộc”, nhân viên PR doanh nghiệp am hiểu sâu sắc sắc văn hóa, tiềm ưu - nhược điểm tổ chức, từ vạch chiến dịch hành động phù hợp Nhược điểm: - Không giải cv cách chuyên nghiệp - Thiếu kinh nghiệm - Quan hệ với giới báo chí khơng tốt PR chuyên nghiệp PR phận chiến lược marketing doanh nghiệp Bộ phận PR, thế, đặt phận marketing doanh nghiệp Trong phận PR có mảng cơng việc sau: - Truyền thơng (nội bên ngồi) - Ấn lốt - Tổ chức kiện - Tài trợ cộng đồng - Hoạt động phối hợp MỐI QUAN HỆ GIỮA BỘ PHẬN PR VÀ CÁC PHÒNG, BAN TRONG TỔ CHỨC Ban giám đốc Sản xuất Kinh doanh Marketing Hành Kế tốn Quảng cáo Khuyến mại PR Khác Truyền thơng Ấn loát Tổ chức kiện Tài trợ cộng đồng CÁC HOẠT ĐỘNG CHÍNH CỦA BỘ PHẬN PR TRONG TỔ CHỨC 3.1 Truyền thông Truyền thông a Truyền thông đối nội Nhiệm vụ : Hoạt động truyền thông đối nội hướng đến tất thành viên tổ chức, hỗ trợ cho việc thông đạt đồng thuận thực mục tiêu chung Hoạt động truyền thông đối nội cịn giúp xây dựng gìn giữ văn hố tổ chức,  Phương thức truyền thông đối nội Giao tiếp trực diện: Giao tiếp trực diện cho phép thể ngôn ngữ cử chỉ, điệu bộ, phản ánh thông tin cách sinh động rõ nét mà phương tiện truyền thơng thông đạt Gặp gỡ trực tiếp, trao đổi, họp mặt hội lí tưởng để truyền thông đối nội Bản tin nội bộ: Là loại báo chí nội bộ, phát hành định kì lưu hành nội quan Bản tin thường đề cấp tới sách hoạt động diễn tổ chức Đây “diễn đàn” để người tổ chức chia sẻ ý kiến, suy nghĩ đồng thời phương tiện truyền thông đối nội thu thập thông tin phản hồi Bảng thông báo: Là vật dụng thơng tin truyền thống loại hình quan qua thời kì Nội dung trình bày ngắn gọn, đơn giản, mang tính phổ biến Tuy loại phương tiện truyền thông cổ điển, bảng thông báo hiệu quả, mang tính thức cao tồn với thời gian Bản ghi nhớ: Là loại văn lưu hành nội bộ, trình bày ngắn gọn với nội dung thoả thuận, thường cấp quản trị nhân viên, vấn đề nội đề bạt, nâng lương, khen thưởng, kỉ luật, cam kết v.v…Bản ghi nhớ có giá trị pháp lí thấp hợp đồng hay định, mang tính xác định việc mốc thời gian hiệu lực Khen thưởng: mục tiêu động viên người khác tổ chức noi theo Hình thức khen thưởng mang tính chất tài tiền phi tài giấy khen, chấm điểm thi đua, quà tặng chuyến du lịch, v.v… Sự kiện: Là hội để nhân viên tổ chức sinh hoạt tập thể, giao lưu, gắn bó với Các kiện thường liên hoan tổ chức chơi vào ngày lễ lớn, tiệc tất niên, trình diễn văn nghệ, thi đấu thể thao Mạng máy tính nội bộ: Ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin, số lớn tổ chức thiết lập mạng nội giúp nhân viên trao đổi thông tin nhận phản hồi nhanh b Truyền thông đối ngoại Tất đối tượng công chúng bên ngồi tổ chức cơng chúng mục tiêu, khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư, giới truyền thông, phủ, nhóm cơng chúng có liên quan,… đối tượng mà truyền thông đối ngoại doanh nghiệp hướng đến Mục tiêu hoạt động truyền thông với đối tượng công chúng để nhằm tạo thiện cảm thông hiểu lẫn nhau, qua đó, quảng bá hình ảnh tổ chức  Phương thức truyền thơng đối ngoại Thơng cáo báo chí: Soạn thảo thơng cáo báo chí gửi tới quan truyền thông đại chúng, đồng thời phân công nhân chuyên trách mảng cung cấp tin cho phương tiện truyền thông Tổ chức họp báo: Tổ chức buổi họp báo, động thổ, khánh thành, khai trương, đại hội cổ đông, hội nghị khách hàng, trưng bày, triển lãm,… có tham gia giới truyền thơng Trong dịp trên, PR đồng thời phải đảm đương nhiệm vụ xếp buổi vấn cho giới truyền thông với ban lãnh đạo doanh nghiệp Tham gia hội nghị, hội thảo: Là người đại diện cho doanh nghiệp tham gia hội nghị, hội thảo Qua đó, góp tiếng nói doanh nghiệp kiện truyền thông quan trọng Biên tập phát hành ấn phẩm, thư từ cho khách hàng: Viết báo cáo thường niên, biên tập soạn thảo ấn phẩm, thư mời, thư cảm ơn, thư chúc mừng, thư phân ưu, v.v… để gửi tới khách hàng người có liên quan dịp đặc biệt 3.2 Ấn lốt - Các ấn phẩm truyền thơng - Thiết kế liên hệ với nhà in việc sản xuất ấn phẩm doanh nghiệp tạp chí, áp phích, tờ rơi,… Thiết kế logo với màu sắc, kiểu chữ, kiểu in, cách - trang trí phương tiện vận chuyển doanh nghiệp, thiết kế đồng phục danh thiếp cho nhân viên doanh nghiệp Tạo thư viện hình ảnh cho tồn doanh nghiệp, tổ - chức hoạt động liên quan đến văn hóa doanh nghiệp chiếu phim, báo tường kỉ yếu doanh nghiệp 3.3 Tổ chức kiện Mục tiêu cuối mà doanh nghiệp hướng đến hình ảnh doanh nghiệp xuất trước công chúng, công chúng mục tiêu phản ứng với thông điệp doanh nghiệp, khách hàng đáp ứng với sản phẩm uy tín doanh nghiệp 3.4 Tài trợ cộng đồng Tham gia vạch kế hoạch tìm ý tưởng cho chương trình tài trợ cộng đồng Các chương trình hình thức thể mối quan tâm đóng góp tổ chức vấn đề xã hội Thông qua hoạt động tài trợ, hình ảnh tổ chức mang giá trị cao tâm trí cơng chúng 3.5 Hoạt động phối hợp Đối với vấn đề lớn, vượt tầm PR doanh nghiệp, tổ chức kiện đặc biệt xử lí khủng hoảng Doanh nghiệp cần phải phối hợp với công ty PR chuyên nghiệp để giải Trong trường hợp này, PR doanh nghiệp đóng vai trị tham mưu cho lãnh đạo đàm phán với công ty PR chuyên nghiệp điều khoản thuê mướn dịch vụ Bên cạnh đó, PR doanh nghiệp cần phải phối hợp chặt chẽ với cơng ty PR chun nghiệp q trình tác nghiệp, vừa để hỗ trợ, vừa để kiểm soát, đồng thời học tập kĩ kinh nghiệm xử lí vấn đề từ công ty chuyên nghiệp NHÂN VIÊN PR TRONG DOANH NGHIỆP 4.1 Vai trò nhân viên PR Vai trò nhân viên PR Nhân viên PR tạo sức sống cho thương hiệu chương trình cộng đồng giá trị, họ ln có giải pháp sáng tạo cho thương hiệu, sẵn lịng cung cấp thơng tin để người khác nói hay cho thương hiệu mình, ln động thiết lập nhịp cầu thông tin giữ thương hiệu khách hàng thông qua phương tiện truyền thông cách hiệu Vậy họ là ? a, Nhà báo ( Người phát ngôn doanh nghiệp) Công việc nhân viên PR liên quan nhiều đến báo chí Phải soạn thảo thơng cáo báo chí, phải sử dụng kĩ nghiệp vụ nhà báo để tin đăng tải nhờ vào tính hấp dẫn, sốt dẻo nó, nghĩa phải biết tạo thu hút từ báo Tương tự thế, nhân viên PR tổ chức họp báo, buổi vấn dành cho giới truyền thơng, phải tự đặt vào vị trí nhà báo để việc trả lời câu hỏi vấn phải hướng, trọng tâm, đáp ứng yêu cầu giới truyền thông b, Nhà ngoại giao PR nghề cần đến ăn nói, khả thuyết phục ứng phó linh hoạt của người làm cơng tác ngoại giao Có trường hợp phải đối mặt với giới truyền thông để trả lời câu hỏi hóc búa họ Chính cách xử lí vấn đề thơng minh, sắc sảo nhà ngoại giao hoá giải câu hỏi gai góc nhạy cảm c, Nhân viên Marketing PR nhánh Marketing Kiến thức marketing điều thiếu nhân viên PR Phần lớn hoạt động PR liên quan đến giới kinh doanh, thế, người làm PR phải có vốn kiến thức marketing đủ sâu rộng để không giải vấn đề thời khách hàng mà tư vấn cho họ chiến lược kinh doanh lâu dài d Nhà tâm lí học Trong kinh doanh, việc nắm bắt tâm lí khách hàng, tâm lí đối tác, đối thủ cạnh tranh, thái độ nhà đầu tư, v.v… yếu tố quan trọng Đây “tố chất” cần thiết người làm PR Nhân viên PR phải biết phân tích yếu tố tâm lí diễn biến tâm lí cơng chúng mục tiêu trước chương trình quảng bá doanh nghiệp nắm hội thành công e Nhà xã hội học Các yếu tố người, môi trường, văn hoá, giáo dục, y tế, chất lượng sống, v.v… yếu tố xã hội môi trường tổng quát ảnh hưởng gián tiếp đến hoạt động quản trị kinh doanh Kiến thức nhà xã hội học giúp ích nhiều cho hoạt động nhân viên PR Có kiến thức này, nhân viên PR bổ sung vào kế hoạch PR cho doanh nghiệp lưu ý cần thiết, phát huy lợi thế, tranh thủ tình cảm cơng chúng, đồng thời tránh rủi ro, cố ý muốn f, Đạo diễn Khái niệm nhà đạo diễn liên quan đến “kĩ dàn dựng” Đây kĩ thiếu nghiệp vụ PR Dàn dựng ln yếu tố có mặt nhiều hoạt động liên quan đến PR Từ việc tổ chức kiện đến hoạt động tài trợ cộng đồng, xếp vấn, bố trí viếng thăm sở VIP, triển khai kịch PR xử lí khủng hoảng cần đến kĩ dàn dựng nhà đạo diễn chuyên nghiệp g, Nhà thiết kế Để tổ chức thực chương trình PR thật hồn hảo, khâu thiết kế chương trình vơ quan trọng Người nhân viên PR phải xếp, bố trí, cắt đặt phận cấu thành chương trình theo trật tự hợp lí, cho chương trình diễn thật ấn tượng, thu hút ý công chúng giới truyền thơng Đầu óc nhà thiết kế giúp cho người nhân viên PR làm điều nói trên, tránh tình trạng chương trình tẻ nhạt, rối rắm, thu hút = > N Nhân viên PR bao hàm tất “nhà …” đề cập “N nhà 1” muốn nói lên uyên bác nhân viên PR Kiến thức kĩ lĩnh vực giúp người nhân viên PR tự tin tình PR nghề mà nhiều nghề khác thấy có dự phần Nó tổng hợp kiến thức nhiều lĩnh vực khác Tuy nhiên, PR PR Nó cầu nối tổ chức công chúng, thành phần thiếu kinh doanh đại 4.2 Chức danh mô tả công việc a Nhân viên PR Đây nấc thang nghề nghiệp PR mà hầu hết người làm PR bắt đầu nghiệp với Cơng việc họ : - Soạn thảo thơng cáo báo chí - Theo dõi tần số xuất tổ chức báo - Tiếp xúc với giới truyền thông; hỗ trợ chương trình tổ chức kiện, tổ chức họp báo, buổi đón tiếp - Viết biên tập viết cho tin nội bộ, website, kỉ yếu tổ chức; tham gia buổi họp nhóm tồn phận PR nhằm tìm ý tưởng, cách thức hành động thích hợp - Cung cấp hỗ trợ khác theo yêu cầu trưởng phòng PR b Chuyên viên tư vấn PR Chức danh thường có cơng ty PR chuyên nghiệp Chuyên viên tư vấn PR phải làm việc trực tiếp với khách hàng, cân đối ngân sách kiểm soát cách tiếp cận với phương tiện truyền thông báo cáo cho giám đốc PR Công việc họ : - Triển khai quản trị dự án PR - Quản lí khách hàng - Hỗ trợ giám đốc công ty lên kế hoạch hoạt động - Tư vấn đánh giá mức độ ưu tiên vấn đề khách hàng - Cân đối sử dụng ngân sách cách hiệu - Nghiên cứu thái độ công chúng để đưa phương pháp tiếp cận đắn c Trưởng phịng PR Trong cơng ty PR chun nghiệp, Trưởng phòng PR người đảm đương nhiều trách nhiệm thành hoạt động phận Đối với tổ chức mà PR phận, họ phải kiêm nhiều công việc khác nhau, có liên quan đến cơng tác đối nội đối ngoại tổ chức báo cáo cho giám đốc công ty Cơng việc : - Hoạch định chiến lược PR ngắn trung hạn - Lập sử dụng hiệu ngân sách hoạt động PR - Phối hợp với hoạt động marketing bán hàng - Duy trì phát triển mối quan hệ với cơng chúng bên ngồi - Người phát ngơn cho tổ chức với giới truyền thông - Thành viên ban xử lí khủng hoảng - Giải vấn đề có liên quan đến thương hiệu cơng ty - Theo dõi, thu thập dư luận bên để trực tiếp báo cáo cho giám đốc - Huấn luyện đội ngũ nhân viên PR - Xây dựng quản lí kế hoạch PR đối nội, đối ngoại, quảng cáo, tài trợ, v.v… d Giám đốc PR Nhiệm vụ tương tự vị trí trưởng phịng PR phạm vi trách nhiệm lớn hơn, có liên quan đến tồn chiến lược PR tổ chức Báo cáo cho giám đốc điều hành cơng ty Cơng việc : - Xác định mục tiêu cho lĩnh vực hoạt động PR - Quản trị phân bổ nguồn lực tổ chức - Xem xét báo cáo phê duyệt kế hoạch - Xác định thứ tự ưu tiên phân nhóm cơng chúng - Lựa chọn phương tiện truyền thông phù hợp - Xác định thời điểm tiến hành chiến dịch PR - Quản lí đào tạo đội ngũ nhân viên, tạo tinh thần đồn kết nội bộ, xây dựng móng văn hố cơng ty nhằm tạo nên hình ảnh đẹp tổ chức mắt công chúng - Đại diện cho công ty tham dự họp hợp tác thương mại - Quản trị tình khủng hoảng - Đo lường đánh giá kết hoạt động dựa mục tiêu đề e, Giám đốc điều hành PR Đây chức danh công ty PR chuyên nghiệp Giám đốc điều hành người có quyền hạn cao cơng ty chịu trách nhiệm tối hậu trước nhà đầu tư tất vấn đề liên quan đến thành bại cơng ty Cơng việc là: - Quản lí phát triển nguồn vốn - Hoạch định chiến lược cơng ty, quảng bá hình ảnh tổ chức - Áp dụng biện pháp tối đa hoá lợi nhuận tối thiểu hố chi phí - Phối hợp với trợ lí, giám đốc phận, trưởng phó phịng, ban định điều hành công ty mở rộng phạm vi hoạt động - Đảm bảo cho công ty hoạt động theo pháp luật - Quản trị sử dụng cách có hiệu nguồn tài nguyên công ty - Điều hành buổi họp định kì đột xuất 4.3 Nhà quản lí PR doanh nghiệp a Vai trị người quản lí PR Việc xây dựng trì mối quan hệ doanh nghiệp với công chúng nhiệm vụ thành viên doanh nghiệp Những nỗ lực doanh nghiệp nhằm thể quan tâm săn sóc khách hàng vơ ích nhân viên bán hàng có hành vi khơng tôn trọng khách hàng Mặc dù tất người doanh nghiệp gây ảnh hưởng đến mối quan hệ doanh nghiệp với đối tượng công chúng, việc xây dựng chiến lược quan hệ công chúng, xác định mục tiêu lựa chọn hoạt động rõ ràng chức người quản lí Là người chủ hay nhà quản lí doanh nghiệp, cần có vai trị sau : - Khởi xướng hoạt động quan hệ công chúng: Chúng ta cần phải tuyên truyền thuyết phục nhân viên doanh nghiệp ủng hộ cho việc xây dựng quan hệ tốt đẹp doanh nghiệp đối tượng công chúng Để làm điều này, cần phải hiểu rõ quan hệ cơng chúng lợi ích mà quan hệ cơng chúng đem lại - Theo dõi việc xây dựng thực chương trình quan hệ cơng chúng: Có thể khơng thiết xây dựng chương trình PR người chủ nhà quản lí doanh nghiệp phải đảm bảo chương trình PR đạt kết mong muốn Do vậy, cần phải biết chương trình PR xây dựng theo trình tự để đảm bảo tác động đến nhận thức đối tượng cơng chúng cách có hiệu - Tận dụng hội cá nhân để truyền tải thông điệp tới công chúng: Người chủ nhà quản lí doanh nghiệp có nhiều hội giao tiếp cá nhân để truyền tải thơng điệp doanh nghiệp, trả lời vấn báo chí phát biểu hội thảo, hội chợ triễn lãm, gặp mặt khách hàng… - Vận dụng cách khéo léo hoạt động quan hệ công chúng để giải vấn đề cụ thể doanh nghiệp : Hiện nay, doanh nghiệp có mối quan tâm hàng đầu cần phải giải chẳng hạn trì quan hệ với khách hàng, cải thiện quan hệ với nhân viên, củng cố quan hệ với cộng đồng hay chí xử lí khủng hoảng Chúng ta cần phải kết hợp cách khéo léo hoạt động quan hệ công chúng để giải vấn đề - Quyết định doanh nghiệp nên tự làm PR hay thuê dịch vụ: Chúng ta cần cân nhắc liệu doanh nghiệp nên thực PR hay thuê dịch vụ hiệu Chúng ta cần nắm rõ thuận lợi khó khăn việc tự làm Nếu cần thuê dịch vụ cần phải biết cách lựa chọn cơng ty dịch vụ thích hợp cách thức làm việc với họ để đạt hiệu b, Phẩm chất kĩ người quản lí PR Người quản lí hoạt động PR doanh nghiệp cần có phẩm chất kĩ sau: - Tính sáng tạo: Quan hệ công chúng thành công hay thất bại phụ thuộc nhiều vào ý tưởng có sáng tạo hay khơng Doanh nghiệp khơng thể thành cơng bắt chước mà người khác làm Do vậy, người quản lí hoạt động PR phải có khả đưa ý tưởng mang tính sáng tạo - Tính trung thực: PR khơng có nghĩa che giấu thật, biến khơng thành có Doanh nghiệp nên cung cấp cho cơng chúng thơng tin trung thực Điều có nghĩa thân người quản lí hoạt động PR phải người trung thực - Khả tổ chức: Tiến hành hoạt động PR có nghĩa doanh nghiệp phải cộng tác với nhiều đối tượng khác phóng viên, nhà báo, đại diện công ty dịch vụ (nếu thuê dịch vụ) chí với người quản lí nhân viên doanh nghiệp Như người quản lí hoạt động PR phải có khả tổ chức nhóm làm việc - Kĩ giao tiếp: Người quản lí PR có hội tiếp xúc với giới báo chí (chẳng hạn họp báo trả lời vấn báo chí) cơng chúng (phát biểu trước cơng chúng) Để họ hiểu thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền đạt, người quản lí hoạt động PR cần phải có kĩ giao tiếp tốt kĩ thuyết trình, kĩ trả lời, kĩ lắng nghe… - Khả định : Quan hệ cơng chúng có hiệu thơng tin mà doanh nghiệp đưa xác, trung thực nhanh Người quản lí hoạt động PR cần phải nắm bắt hội nhanh chóng Điều có nghĩa người phải có óc phán đốn nhạy bén để đưa định nhanh chóng 4.4 Các yêu cầu để trở thành nhân viên PR a, Yêu cầu phẩm chất - Tinh thần trách nhiệm: Áp lực công việc nghề PR thường lớn, công ty PR chuyên nghiệp Nếu khơng có tinh thần trách nhiệm cao khó lịng hồn thành cơng việc “trụ” lâu nghề Cũng nhờ có tinh thần trách nhiệm, người làm PR khách quan cơng việc, đảm nhận nhiệm vụ xã hội nghĩa rộng không dừng lại việc làm dịch vụ cho khách hàng - Con người đa năng; Điểm bật người làm PR tính cách lịch thiệp, động, đồng thời có khả làm việc độc lập làm việc theo nhóm với hiệu cao Điều quan trọng khả giải vấn đề phức tạp Sự chín chắn điềm tỉnh phẩm chất cần thiết để nhận định tình hình có giải pháp phù hợp Khi gặp cố khủng hoảng, họ phải tập trung cao độ khả để xoa dịu tình hình Và khơng biết giải việc rồi, họ cịn phải tiên liệu trước tình xấu xảy chuẩn bị sẵn kế hoạch đối phó - Đam mê nghề nghiệp: Đây có lẽ điều quan trọng nghề nghiệp Niềm đam mê nghề nghiệp giúp cho người làm PR vượt qua thử thách nghề nghiệp, đồng thời giúp họ có đủ nghị lực để gánh vác cơng việc vừa địi hỏi kết quả, vừa yêu cầu cao hiệu b, Yêu cầu kĩ - Kĩ thông đạt tốt, nói viết - Sáng tạo cơng việc - Có mối quan hệ tốt với quyền giới truyền thông - Ứng dụng thành thạo công nghệ thông tin công việc - Khả giao tiếp rộng - Khả làm việc độc lập theo nhóm - Khả tìm kiếm thơng tin, nghiên cứu đánh giá kết chiến dịch PR c, Yêu cầu trình độ - Tốt nghiệp đại học ngành kinh tế khoa học xã hội như: báo chí, truyền thơng, ngữ văn, ngoại ngữ, v.v… - Có kiến thức lĩnh vực báo chí - Hiểu rõ mơi trường kinh doanh - Có kiến thức lĩnh vực tài chính, quản trị kinh doanh, marketing, thương hiệu, quảng cáo, v.v… - Hiểu biết luật pháp, trị, văn hố, xã hội - Sử dụng thành thạo tiếng Anh ngoại ngữ mạnh - Có kiến thức tâm lí, xã hội học, ngơn ngữ học Hiểu tâm lí khách hàng, đối tác Nhạy bén cách xử lí mối quan hệ v.v…