Bài Giảng Hoạt Động Pr Ở Cấp Độ Dịch Vụ PR Chuyên Nghiệp

HOẠT ĐỘNG PR Ở CẤP ĐỘ DỊCH VỤ PR CHUYÊN NGHIỆP I DOANH NGHIỆP TỰ LÀM PR HAY THUÊ DỊCH VỤ ? Một điều chắn doanh nghiệp người hiểu nắm hoạt động hết Doanh nghiệp nắm rõ đối tượng công chúng muốn nhắm tới, doanh nghiệp muốn cơng chúng, muốn chuyển tải thơng điệp đến họ Chính dễ dàng doanh nghiệp tự vạch chương trình PR cho Cịn th cơng ty dịch vụ thời gian giải thích cho họ đảm bảo chắn họ hiểu doanh nghiệp muốn nói Hơn doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên sáng tạo, nghĩ hoạt động PR “độc vô nhị” doanh nghiệp thu hút quan tâm công chúng Các công ty dịch vụ PR chuyên nghiệp thường khuyên doanh nghiệp nên theo hoạt động PR mà họ thực thành công cho khách hàng trước điều thật sai lầm Vậy doanh nghiệp nên thuê công ty dịch vụ PR chuyên nghiệp khi: - Mọi người doanh nghiệp bận rộn với công việc họ khơng có thời gian để thực hoạt động PR - Doanh nghiệp tìm kiếm nội khơng có khả làm PR - Từ trước đến nay, doanh nghiệp chưa có mối quan hệ với quan truyền thơng: Báo chí, truyền hình, phát - Một số hoạt động địi hỏi tính chun nghiệp cao tổ chức kiện doanh nghiệp khơng có khả chưa có kinh nghiệm tổ chức hoạt động Khi lựa chọn cơng ty dịch vụ PR chun nghiệp, cần xem xét đến vấn đề sau: - Có thể cơng ty dịch vụ thực thành cơng cho nhiều tập đồn hay cơng ty lớn nước ngồi chưa thể thành công với doanh nghiệp vừa nhỏ Hãy chọn cơng ty chưa tiếng quan trọng họ có kinh nghiệm làm PR thành cơng cho doanh nghiệp - Có lực vừa đủ để đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp không doanh nghiệp phải trả tiền cho điề mà doanh nghiệp không cần - Không nên tin vào họ nói mà tin vào chứng công việc mà họ làm - Nên hỏi ý kiến khách hàng cũ công ty PR - Nên xem xét kĩ lưỡng đề xuất họ: Trước tiên nên xem đề xuất cơng ty dịch vụ có với mục đích mà doanh nghiệp muốn đạt hay khơng, đề xuất có sáng tạo hay khơng hay lặp lại kịch khách hàng trước Việc xem xét kĩ lưỡng đề xuất giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí loại bỏ việc khơng cần thiết II NHU CẦU HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÁC CÔNG TY PR CHUYÊN NGHIỆP Để xây dựng phát triển thương hiệu cần có kết hợp nhiều công cụ khác Trước đây, nhiều người cho quảng cáo xem cơng cụ có tầm quan trọng Tuy nhiên, năm gần PR dần “lên ngơi” khẳng định vai trị mạnh mẽ vì: - So với quảng cáo ngân sách cấp cho hoạt động PR thấp nhiều hiệu mang lại không thua - “Quảng cáo tự nói mình”, “PR người khác nói mình” Do đó, sử dụng PR việc quảng bá hình ảnh doanh nghiệp thường có sức thuyết phục có độ tin cậy cao - Quảng cáo thuyết phục khách hàng lợi ích sản phẩm Còn PR chinh phục khách hàng giá trị cao Ngoài việc thành lập phận PR doanh nghiệp, thời điểm cần thiết, doanh nghiệp nhờ đến dịch vụ PR chuyên nghiệp bên III CẤU TRÚC TỔ CHỨC CỦA MỘT CƠNG TY PR CHUN NGHIỆP 1.Mơ hình công ty PR chuyên nghiệp Giống công ty khác, công ty PR hoạt động theo luật doanh nghiệp Có hình thức là: doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần cơng ty hợp danh Mơ hình cơng ty PR chuyên nghiệp thường gồm thành phần yếu khối tác nghiệp, khối hành khối kĩ thuật mơ tả theo mơ hình sau: Ban giám đốc Khối tác nghiệp Tư vấn Truyền thông Tổ chức kiện Quản trị khủng hoảng Khối hành Lễ tân Hành Kế tốn Nhân Khối kĩ thuật Nghiên cứu Thiết kế Dàn dựng Kĩ thuật 2.Chức phận a.Khối tác nghiệp Khối tác nghiệp xem “trái tim” cơng ty Khối bao gồm hoạt động cơng ty PR, có vai trị định đến tồn phát triển công ty bao gồm:  Tư vấn: Công việc phận liên lạc, giải đáp thắc mắc, tư vấn, thuyết phục khách hàng sử dụng giải pháp PR hiệu cho vấn đề khách hàng Nhiều doanh nghiệp kí hợp đồng tư vấn dài hạn với công ty PR xem ý kiến tư vấn thành phần thiếu chiến lược quảng bá trì hình ảnh doanh nghiệp Bộ phận đòi hỏi nhân viên phụ trách phải người có kiến thức cao, am hiểu rộng, động, có tài thuyết phục kĩ diễn đạt xuất sắc  Truyền thông: Bộ phận đảm đương tất vấn đề liên quan đến truyền thơng phương tiện truyền thơng báo chí, phát thanh, truyền hình Soạn thảo thơng cáo báo chí việc làm thường xuyên phận Ngồi ra, phận cịn phải bố trí vấn, liên lạc với phóng viên, điện thoại, gửi thư cho ban biên tập báo cáo kết với khách hàng Nhân viên phụ trách mảng phải người chi tiết, cẩn thận Khả diễn đạt, trình bày mạch lạc tố chất phải có Bên cạnh đó, kĩ giao tiếp yêu cầu cần thiết để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp bền vững với giới truyền thông  Tổ chức kiện: Tổ chức kiện chuẩn bị chu đáo từ khâu ý tưởng trình thực đánh giá kết Trong thực thi công việc, phận phải kết hợp với phận truyền thông nhằm quảng bá hình ảnh cơng ty khách hàng trọn vẹn hiệu Bộ phận đòi hỏi nhân viên phụ trách phải người tháo vát, nhanh nhạy chu đáo Bên cạnh đó, khả tiên liệu linh hoạt ứng phó với tình bất ngờ phẩm chất thiếu  Quản trị khủng hoảng: Khủng hoảng ác mộng doanh nghiệp Bộ phận quản trị khủng hoảng cơng ty PR chun nghiệp phải có am hiểu tình hình khả giải vấn đề sắc sảo Bên cạnh đó, phải nắm quy luật vận động khuynh hướng tượng giúp doanh nghiệp khách hàng vượt qua thử thách đáng sợ Nhân viên quản trị khủng hoảng phải người nhiều kinh nghiệm, trải, có tảng kiến thức vững chắc, có tầm nhìn, tầm bao quát việc khả tiên đốn vấn đề phát sinh Giải khủng hoảng công việc người, địi hỏi cơng sức trí tuệ tập thể Xử lí khủng hoảng nhiệm vụ chung phận, chí, tồn cơng ty b.Khối hành Đây khối “trung tâm đầu não” phụ trách việc quản lí, điều hành tồn hoạt động cơng ty Khối hành bao qt tồn cơng việc phận vấn đề nhân sự, sách, thủ tục, quy chế, lương bổng, khen thưởng, kỉ luật, … cho cán bộ, nhân viên tồn cơng ty Thơng thường, người giám đốc điều hành kiêm nhiệm quản lí khối c Khối kĩ thuật Khối kĩ thuật gồm phận hỗ trợ có liên quan đến khía cạnh kĩ thuật hoạt động công ty PR Khối thường bao gồm phận:  Nghiên cứu: Song song với hoạt động tác nghiệp việc nghiên cứu thị trường hoạt động thiếu công ty PR chuyên nghiệp Các phương pháp nghiên cứu thị trường thường áp dụng PR nghiên cứu thông tin có sẵn, thăm dị ý kiến nghiên cứu hình ảnh tổ chức cơng chúng Người phụ trách công tác nghiên cứu này, phải người có trình độ nghiên cứu định, am hiểu thị trường có khả làm việc độc lập cao  Thiết kế: Khâu thiết kế cần thiết cho hoạt động, từ việc lập kế hoạch xây dựng biểu mẫu, hình ảnh, biểu trưng phương tiện nhận dạng khác Công tác thiết kế tốt giúp tiết kiệm thời gian, công sức chi phí triển khai thực Bộ phận thiết kế cần người làm việc tỉ mỉ, cẩn thận đồng thời phải có óc thẩm mĩ khả sáng tạo cao  Dàn dựng: Là khâu quan trọng công tác chuẩn bị hoạt động tác nghiệp Từ việc xây dựng kịch PR thiết kế, trang hoàng địa điểm tổ chức kiện cần đến “bàn tay dàn dựng” Người làm công tác dàn dựng khơng lên chương trình, chuẩn bị khâu âm thanh, ánh sáng, xe cộ, vệ sinh, an ninh, v.v… mà cịn phải bám sát chương trình từ đầu đến cuối Họ phải “đi trước, sau” để đạo cơng việc dàn dựng chương trình “thu dọn chiến trường” sau kết thúc Công tác dàn dựng đòi hỏi sức khoẻ tốt, chịu đựng áp lực cao việc chạy đua với thời gian cho kịp tiến độ chương trình Nhưng niềm vui thấy cơng trình tạo hiệu ứng tốt  Kĩ thuật: Bộ phận kĩ thuật có mặt hầu hết cơng ty Với cơng ty PR, phận chủ yếu giúp quản trị trang web - kênh liên lạc với khách hàng có hiệu Bên cạnh đó, phận cung cấp hỗ trợ cần thiết có liên quan đến khía cạnh kĩ thuật cho tất phận khác công ty IV CÁC HOẠT ĐỘNG CHÍNH CỦA MỘT CƠNG TY PR CHUN NGHIỆP 1.Tư vấn cho lãnh đạo doanh nghiệp - Hướng quảng bá thương hiệu, thơng qua việc phân tích yếu tố kinh tế, trị, xã hội mơi trường nhân văn nơi doanh nghiệp hoạt động - Tư vấn chiến lược kinh doanh dự báo phát triển doanh nghiệp - Tư vấn cách thức giao tế, phát ngôn, diễn văn, v.v… để việc xuất trước công chúng lãnh đạo doanh nghiệp gây ấn tượng tích cực 2.Xây dựng củng cố mối quan hệ với giới truyền thông - Xây dựng củng cố mối quan hệ với quan thơng tấn, báo chí, phát thanh, truyền hình thơng qua việc cộng tác cung cấp tin, cho quan - Bên cạnh đó, hoạt động tổ chức họp báo, xếp buổi vấn, trả lời giới truyền thông, soạn thảo thông cáo báo chí, gửi thư cho ban biên tập, v.v… 3.Truyền thơng sách hoạt động doanh nghiệp - Truyền thơng sách doanh nghiệp sản phẩm dịch vụ đến công chúng, công chúng mục tiêu - Tư vấn đưa giải pháp cho doanh nghiệp khách hàng thay đổi chiến lược truyền thông không hiệu họ 4.Tổ chức kiện - Tổ chức kiện hội thảo, hội nghị khách hàng, đại hội cổ đông, động thổ, khai trương, khánh thành, lễ kỉ niệm ngày truyền thống, v.v… - Tìm ý tưởng tham gia vạch kế hoạch cho chương trình tài trợ cộng đồng doanh nghiệp Mặt khác, giúp doanh nghiệp tổ chức buổi viếng thăm sở quan chức, nhân vật tiếng, khách quốc tế, v.v… 5.Quản trị khủng hoảng - Giúp doanh nghiệp quản trị cố khủng hoảng gây tổn hại đến uy tín danh tiếng họ tranh chấp, khiếu nại, kiện tụng, v.v… Khi vào doanh nghiệp, PR phải làm vững lịng cho cơng chúng doanh nghiệp Phải phân tích thấu đáo việc, đưa giải pháp tối ưu nhằm tìm “lối thoát” cho khách hàng cách nhẹ nhàng Tuy nhiên, điều khơng có nghĩa phải đạt giá, kể việc đánh lừa dư luận Quản trị khủng hoảng nói riêng hoạt động PR nói chung phải ln tn thủ vấn đề đạo đức nghề nghiệp V VẤN ĐỀ NHÂN SỰ TRONG CÔNG TY PR CHUYÊN NGHIỆP Yêu cầu số lượng Số lượng nhân viên công ty PR phụ thuộc vào quy mô hoạt động điều kiện phát triển, đó, yếu tố định lượng khách hàng mà cơng ty có Một cơng ty PR hoạt động hiệu khách hàng tín nhiệm, phát triển thêm hệ thống chi nhánh nhiều nơi Khi đó, số lượng nhân viên tăng lên nhiều để đảm bảo nhu cầu phát triển mở rộng công ty Yêu cầu chất lượng Nguồn nhân lực công ty PR chuyên nghiệp phải đội ngũ nhân lực đầy nhiệt huyết, có trình độ chun mơn vững vàng, sáng tạo cơng việc, kĩ nói viết xuất sắc, khả giao tiếp, đàm phán tốt với mối quan hệ xã hội rộng Những thành viên đội ngũ đồng thời phải có sức khoẻ tốt, tâm lí vững vàng, chịu áp lực cơng việc cao có tảng đạo đức nghề nghiệp đảm bảo