TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH QUẢN TRỊ THU MUA HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ THU MUA NGUYÊN LIỆU THỦY SẢN TẠI CÔNG TY SEAFOODS F17 GVHD VÕ THỊ THANH THƯƠNG MÔN MKT 401 C NHÓM 11 Đà Nẵ[.]
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ THU MUA
Tổng quan về thu mua
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, vai trò của thu mua a Khái niệm
Thu mua là tiến trình tìm hiểu yêu cầu, xác định và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng giá cả Mua hàng có trách nhiệm thu được các nguyên liệu, bộ phận, vật tư và dịch vụ cần thiết để sản xuất một sản phẩm hoặc cung cấp một dịch vụ. (Joyce, 2006) Theo Elliott-Shircore và Steele (1985) cho rằng mua hàng là quá trình mà một công ty (hoặc tổ chức khác) ký hợp đồng với bên thứ ba để có được hàng hóa và dịch vụ cần thiết để hoàn thành các mục tiêu kinh doanh của mình trong cách thức kịp thời và hiệu quả nhất
Theo Arijan (2018): Mua hàng là việc quản lý các nguồn lực bên ngoài của công ty theo cách đảm bảo việc cung cấp tất cả hàng hóa, dịch vụ, năng lực và kiến thức cần thiết cho việc điều hành, duy trì và quản lý các hoạt động chính và hỗ trợ của công ty trong những điều kiện thuận lợi nhất b Đặc điểm
- Là một hoạt động mang tính chủ động, mang tính chiến lược của công ty nhằm đảm bảo cung cấp liên tục hàng hóa và dịch vụ nhằm giúp tổ chức đạt được hiệu quả hoạt động đẳng cấp thế giới
- Bộ phận thu mua quản lý rủi ro trong chuỗi cung ứng thông qua đàm phán hiệu quả các hợp đồng, mô hình chi phí và giá cả, chất lượng và các đặc điểm cung cấp thiết yếu khác c Vai trò
Thương lượng đàm phán với nhà cung cấp
Quản lý rủi ro chuỗi cung ứng
Quản lý mối quan hệ
Gia tăng hiệu quả cung ứng
Gia tăng hiệu quả hàng tồn kho
Gia tăng chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị
1.1.2 Các thuật ngữ tiếp cận hoạt động thu mua
Mua hàng mô tả quá trình mua hàng Nó bao gồm kiến thức về các yêu cầu, xác địnhvà lựa chọn nhà cung cấp và thương lượng giá cả
Nó là một thuật ngữ rộng hơn Nó bao gồm việc mua các sản phẩm cần thiết cho sản xuất, lưu trữ, vận chuyển, tiếp nhận, kiểm tra và cứu hộ Những hoạt động này thường diễn ra sau khi đã tiến hành ký kết các hợp đồng
Quản lý cung ứng (supply management)
Quản lý cung ứng là một cách tiếp cận chiến lược để lập kế hoạch và đáp ứng các nhu cầu hiện tại và tương lai của tổ chức thông qua quản lý hiệu quả cơ sở hỗ trợ, sử dụng định hướng quy trình kết hợp với các nhóm chức năng chéo (CFT) để đạt được sứ mệnh của Quản lý chuỗi cung ứng( Supply Chain Management)
Quản lý chuỗi cung ứng( Supply Chain Management)
Quản lý chuỗi cung ứng là sự kết hợp sản xuất, tồn kho, địa điểm và vận tải giữa các thành viên tham gia trong chuỗi cung ứng nhằm đạt được khối lượng công việc hiệu quả nhất trong thị trường đang phục vụ
Quản lý hậu cần (Logistics management)
Nó là việc lập kế hoạch và kiểm soát dòng chảy của nguyên vật liệu một cách hiệu quả về chi phí từ nhà cung cấp hoặc điểm xuất xứ đến nơi sản xuất và sau đó là dòng chảy của thành phẩm đến tay khách hàng
1.1.3 Các loại hình thu mua a Mua hàng cá nhân
Mua hàng cá nhân bao gồm những loại mặt hàng hoặc sản phẩm được mua để tiêu dùng cá nhân hoặc gia đình Các yếu tố ảnh hưởng đến hành vi mua hàng cá nhân:
Các yếu tố văn hóa
Các yếu tố xã hội
Các yếu tố tâm lý
Quyết định mua hàng cá nhân:
Thường không có kế hoạch trước, mua tại chỗ, mua đột ngột và bị tác động bởi những yếu tố khuyến mãi. b Mua hàng tổ chức
Một giao dịch mua sẽ được oi là có tổ chức nó được thực hiện dưới danh nghĩa của một công ty cỡ vừa cho đến một công ty đa quốc gia hoặc nhà nước Tổ chức bao gồm doanh nghiệp, ngành công nghiệp, nhà bán lẻ, nhà bán buôn, các tổ chức chính phủ và phi chính phủ.
Quyết định mua hàng tổ chức
Quyết định được đưa ra dựa trên sự phân tích, đánh giá và thu thập thông tin
Mua hàng một cách khoa học, chịu tác động từ việc mang lại cho tổ chức
Tổng quan về quản trị thu mua
1.2.1 Khái niệm, vai trò, tiến trình thu mua a Khái niệm
Quản trị thu mua đề cập đến tất cả các hoạt động cần thiết để quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp sao cho hoạt động của họ phù hợp với chiến lược kinh doanh và lợi ích tổng thể của công ty Nó tập trung vào việc cơ cấu và liên tục cải tiến các quy trình mua sắm trong tổ chức và giữa tổ chức và các nhà cung cấp của nó
Quản trị mua hàng liên quan đến việc lập kế hoạch và kiểm soát việc mua hàng hóa và nguồn lực của nhà cung cấp, để hoàn thành các mục tiêu hành chính và chiến lược của tổ chức Trong thực tế, các nhà quản lý mua hàng phải giao dịch với cả khách hàng bên trong cũng như bên ngoài. b Vai trò
Sử dụng chi phí hiệu quả
Đáp ứng chiến lược tổ chức
Nguyên tắc 5R trong quản lý
Số lượng phù hợp ( Right Quantity)
Đúng chất lượng ( Right Quanlity)
Nhà cung cấp phù hợp ( Right Supplier)
Chi phí phù hợp ( Right Cost)
Dòng nguyên liệu và dịch vụ không bị gián đoạn
Tránh tồn kho thiếu và tồn kho quá mức
Có mối quan hệ tốt với các bộ phận khác c Tiến trình thu mua
Nghiên cứu và dự báo
Xác định và lựa chọn nhà cung cấp
Tiếp nhận nguyên vật liệu
Đo lường và đánh giá hiệu quả d Kỹ năng cần có của nhà quản trị
Ra quyết định và phân tích
Những yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản trị thu mua
- Chi phí thấp kéo theo chất lượng tài sản không được đảm bảo, có vòng đời ngắn và dễ hư hỏng Điều này gây ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc của nhân viên cũng như gây tốn kém nhiều chi phí bảo trì, sửa chữa.
- Các thông số kỹ thuật của tài sản không rõ ràng gây khó khăn cho công tác quản lý và kiểm kê tài sản sau này.
- Không đánh giá trước nhà cung cấp sẽ dễ dẫn đến tình trạng ký hợp đồng với những nhà cung cấp kém chất lượng hoặc mua tài sản giá cao Đây là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp hay mắc phải nhưng lại thường bỏ qua vì một số yếu tố chủ quan (người quen, trục lợi cá nhân, tài sản không có giá trị cao,…).
- Thiếu tính minh bạch ngay từ ban đầu sẽ tạo ra những rủi ro không mong muốn sau này như: phát sinh sự cố trong quá trình sử dụng nhưng nhà cung cấp lại không chịu trách nhiệm do không có trong điều khoản hợp đồng, sản phẩm không đúng chất lượng nhưng lại không có giấy tờ xác minh và đối chứng,…
- Quy trình thu mua không rõ ràng và thực hiện không đúng trình tự dẫn đến việc quản lý không được chặt chẽ, gây ra nhiều phát sinh không đáng có.
- Dữ liệu không được lưu trữ chính là điểm yếu của phương pháp quản lý truyền thống do những tài liệu lưu trữ giấy rất dễ bị hư hỏng và thất lạc Việc này sẽ tác động trực tiếp đến người quản lý khi phải chịu hoàn toàn trách nhiệm để bị mất thông tin.
- Không có kế hoạch mua sắm cụ thể và chỉ tiến hành công tác mua sắm khi có nhu cầu phát sinh khiến quy trình thu mua trở nên hỗn loạn và khó kiểm soát.
Bên cạnh đó, hoạt động thu mua còn bị ảnh hưởng bởi nhiều thách thức khách quan như giá cả, sự phức tạp của chuỗi cung ứng toàn cầu và xu hướng thay đổi mô hình kinh doanh của công ty,… Vì vậy, để công tác quản lý các vấn đề thu mua được hiệu quả và chuẩn xác hơn thì cần phải có sự cải tiến từ việc tự động hóa.
Kinh nghiệm thu mua của những công ty cùng ngành
Kinh nghiệm mua hàng của Công ty cùng ngành cung cấp thông tin quý báu về cách tổ chức quá trình mua hàng, đối phó với các thách thức và tối ưu hóa hiệu suất. Dưới đây là một số kinh nghiệm chung mà Công ty cùng ngành thường có:
Xây dựng mối quan hệ đáng tin cậy với nhà cung cấp: Công ty thường tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp đáng tin cậy. Điều này giúp trong việc đàm phán giá cả tốt hơn và ưu tiên về chất lượng và thời gian giao hàng.
Phân tích thị trường và các nhà cung cấp: các doanh nghiệp cùng ngành thường thực hiện phân tích thị trường và tìm hiểu về các nhà cung cấp khác nhau Điều này giúp họ hiểu rõ hơn về sự cạnh tranh và tìm kiếm những cơ hội mua sắm tốt nhất.
Tối ưu hóa quá trình đặt hàng: Công ty thường áp dụng quy trình đặt hàng tối ưu để giảm thiểu thời gian và nguồn lực cần thiết cho việc đặt hàng và xử lý đơn hàng.
Kiểm tra chất lượng: kiểm tra chất lượng là một phần quan trọng của quá trình mua sắm, đặc biệt đối với Công ty sản xuất Công ty cùng ngành thường có quy trình kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt để đảm bảo sản phẩm hoặc nguyên vật liệu đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng.
Sử dụng công cụ kỹ thuật số: Công ty cùng ngành thường sử dụng các hệ thống và công cụ kỹ thuật số để quản lý quá trình mua sắm, theo dõi đơn hàng, và tối ưu hóa quy trình.
Quản lý rủi ro: Công ty thường xác định và quản lý các rủi ro xuất hiện trong quá trình mua sắm, bao gồm cả rủi ro về thay đổi giá cả và nguồn cung cấp.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ THU MUA NGUYÊN LIỆU THỦY SẢN TẠI CÔNG TY SEAFOODS
Tổng quan về doanh nghiệp
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN NHA TRANG SEAFOODS-F17.
Trụ sở chính: 58B Đường 2/4, Vĩnh Hải, Nha Trang, Khánh Hòa. Điện thoại: (085)831041 – 831493 – 240026 – 831033 – 831040.
Email: ntsf@dng.vnn.vn ; nhatrangseafoods@vnn.vn
EU.code: DL17 – DL90 – DL394.
Ngành nghề kinh doanh chính: chế biến và xuất khẩu thủy sản.
Công ty Cổ phần Nha Trang Seafoods - F17 được thành lập vào ngày 10/11/1976, là một trong những công ty thủy sản uy tín với chất lượng cao của Việt Nam Các hệ thống quản lý chất lượng đáp ứng được tiêu chuẩn quốc tế như: HACCP, HALAL, BRC, IFS, BAP, ASC, GLOBAL GAP, SA 8000 Sản phẩm của Công ty được phân phối tới các tập đoàn và siêu thị quy mô lớn như Safeway, Walkmart, Aldi
Với phương châm hoạt động của công ty cổ phần Nha Trang Seafoods-F17 là luôn đặt chất lượng lên mức ưu tiên hàng đầu, đồng thời với việc liên tục áp dụng những công nghệ sản xuất tiên tiến hiện đại, và những hệ thống quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn như: HACCP, GMP, ISO 9001:20011, BRC, ACC, IFS, công ty cổ phầnNha Trang Seafood-F17 luôn khẳng định trên thị trường trong nước và thế giới thương hiệu của mình về chất lượng, uy tín đối với khách hàng và ngày càng mở rộng thị trường xuất khẩu Vì vậy, công ty đã không ngừng tham gia nhiều kỳ hội chợ triển lãm, và không ngừng quảng bá cũng như khẳng định tên tuổi của mình với bạn bè trong nước và quốc tế.
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty cổ phần Nha Trang Seafoods-F17 trước đây là xí nghiệp đông lạnh Nha Trang được UBND tỉnh Phú Khánh (nay là tỉnh Khánh Hòa) ra quyết định thành lập vào ngày 10/11/1976.
Tháng 8/1978 Công ty rời cơ sở sản xuất từ 51 và 55 Lý Thánh Tôn – Nha Trang tới địa điểm mới tại 58B Vĩnh Hải – Nha Trang Để đáp ứng nhu cầu mở rộng sản xuất kinh doanh đồng thời hạn chế tình trạng ô nhiễm môi trường.
Xí nghiệp đông lạnh Nha Trang là đơn vị hạch toán độc lập theo nghị định số 388/HĐBT, là doanh nghiệp nhà nước thành lập theo thông báo số 2313 – TS/TB ngày
Ngày 14/12/1993 Xí nghiệp đổi tên thành công ty chế biến thủy sản xuất khẩu Nha Trang và tên giao dịch nước ngoài là Nha Trang Seaproduct company, viết tắt là Nha Trang Seafoods.
Ngày 06/08/2004 Công ty chính thức đổi tên thành công ty cổ phần Nha Trang Seafoods – F17, tên giao dịch với nước ngoài là Nha Trang Seafoods
Công ty có vốn sở hữu của Nhà nước chiếm 49% và các cổ đông là cán bộ công nhân viên sở hữu 51% Tháng 12/2004, 49% cổ phần của Nhà nước cũng được bán đấu giá ra ngoài và từ đầu năm 2005, công ty hoạt động với 100% vốn của các cổ đông là tư nhân.
Trải qua 35 năm xây dựng và phát triển với bao khó khăn cùng với sự nổ lực cố gắng không ngừng của Ban lãnh đạo và toàn thể công nhân viên chức đến nay công ty đã trở thành một trong những doanh nghiệp chủ chốt của ngành thủy sản Khánh Hòa và có uy tín trên thị trường. Để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường đầy cạnh tranh như ngày hôm nay thì công ty đã không ngừng nâng cao chất lượng, cải tiến mẫu mã và đa dạnh hóa sản phẩm Công ty áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn HACCP,đảm bảo vệ sinh theo tiêu chuẩn Việt Nam và quốc tế Từ năm 2000 đến nay hệ thống quản lý chất lượng của công ty được tổ chức quốc tế BVQI Vương quốc Anh cấp chứng nhân đạt tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001- 2000
Với những nổ lực không ngừng ấy thì công ty đã vinh dự được Nhà nước tặng thưởng một huân chương Loa động hạng Nhất (năm 1996), hai huân chương Lao động hạng Nhì(năm 1985 và năm 1994), và một huân chương lao động hạng Ba (năm
1981) Và được Bộ Thương Mại tặng thưởng danh hiệu đơn vị xuất khẩu tiên tiến liên tục trong các năm 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009…
Công ty có 3 nhà máy chế biến đặt tại Nha Trang là DL17, DL90, DL394, một nhàmáy tại Cần Thơ DL461 với kinh phí xây dựng 151 tỷ đồng, năng suất 300 – 500 tấn/ngày, một nhà máy tại Kiên Giang DL440 kinh phí xây dựng 19 tỷ đồng công suất
30 tấn/ngày Sản phẩm xuất khẩu vào thị trường Châu Âu, Hàn Quốc, …3 siêu thị bán sản phẩm nội địa, một cửa hàng bán thiết bị vật tư thủy sản, và một nhà hàng Nha Trang Seafood
Hiện nay, Nha Trang Seafoods đang áp dụng mô hình quản trị theo pháp luật hiện hành của nước Cộng Hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trong đó có ĐHĐCĐ, HĐQT và Ban Giám đốc. ằ Đại Hội đồng cổ đụng: bao gồm tất cả cỏc cổ đụng cú quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty ằ Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Cụng ty, cú toàn quyền nhõn danh Cụng ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông ằ Ban kiểm soỏt: Là một cơ quan giỏm sỏt cú nhiệm vụ đảm bảo trỏch nhiệm và quyền giám sát đối với Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc trong việc quản lý, điều hành công ty, trong công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính để đảm bảo tính trung thực, hợp pháp và hệ thống, nhất quán. ằ Ban Giỏm đốc: Là cơ quan điều hành hoạt động hàng ngày của Cụng ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao
Là người đại diện theo pháp luật của công ty,điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, thi hành các nghị quyết và quyết định của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị theo nhiệm vụ và quyền hạn được giao, chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc tổ chức, quản lý điều hành các hoạt động của công ty về:
- Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Quản lý nguồn đầu vào và đầu ra của công ty trong thị trường nội địa cũng như là xuất khẩu.
- Quan hệ với khách hàng trong và ngoài nước, kí kết những hợp đồng kinh tế, chịu trách nhiệm khi hoạt động kinh doanh kém hiệu quả.
- Trình báo quyết toán hằng năm lên hội đồng quản trị
Là cánh tay đắt lực của giám đốc, do giám đốc đề nghị hội đồng quản trị thông qua, chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhiệm vụ mà giám đốc phân công. Được quyền quyết định các công việc mà giám đốc đã ủy quyền và trực tiếp giải quyết công việc mà giám đốc quy định.
Thay mặt giám đốc giải quyết các công việc theo giấy ủy nhiệm của giám đốc khi giám đốc đi vắng ằ Cỏc phũng ban chức năng gồm phũng Tổ chức lao động tiền lương, phũng Tài vụ kế toán, phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu
THỰC TRẠNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY SEAFOODS-F17
2.2.1 MÔI TRƯỜNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY
Theo Bộ Công Thương, khó khăn mà ngành công nghiệp thủy sản Việt Nam đang gặp phải có nguồn gốc từ hai yếu tố chính:
Trước hết, tình hình kinh tế trong nước đã bị tác động mạnh bởi dịch bệnh, dẫn đến việc cần một khoảng thời gian đáng kể để phục hồi Tình trạng này ảnh hưởng đến sức mua của người tiêu dùng, gây ra khó khăn cho các doanh nghiệp trong việc duy trì hoạt động và thúc đẩy sản xuất.
Thứ hai, ngành công nghiệp thủy sản Việt Nam đối mặt với tác động từ nền kinh tế toàn cầu do tính chất mở cửa và phụ thuộc cao trong thương mại quốc tế Khả năng tác động từ các yếu tố bên ngoài, như biến đổi thị trường quốc tế và các tình huống khó lường trước, đang tạo ra thách thức thêm cho ngành.
Bên cạnh đó,trong năm 2023 giá của một số hàng hóa tăng cao: giá dầu, xăng, sắt thép,nguyên vật liệu nhập khẩu Việc lạm phát tăng cao tác động mạnh đến giá cả và sản xuất trong nước trong thời gian tới Đối với công ty thì việc lạm phát tăng như vậy kéo theo giá nguyên liệu tăng dẫn đến giá thành phẩm của công ty tăng lên Bên cạnh đó việc thiếu nguyên liệu đầu vào làm cho giá của nguyên liệu tăng lại càng tăng lên Trước tình hình này thì F17 đã tăng cường kiểm soát nguồn nguyên liệu đầu vào,hoàn thiện quy trình sản xuất,… nhằm giảm thiểu tối đa ảnh hưởng của lạm phátTrong bối cảnh thế giới đang đối mặt với nhiều biến đổi trong kinh tế và chính trị, đặc biệt là cạnh tranh chiến lược giữa các nước lớn và tình hình căng thẳng như chiến tranh Nga-Ucraina, các quyết định và hoạt động của ngành thủy sản cũng gặp những thách thức và tác động không ngờ đến.
Năm 2007 nước ta trở thành thành viên thứ 150 của tổ chức Thương Mại Thế Giới WTO dã mở ra nhiều cơ hội lớn cho doanh nghiệp Điều này cũng đồng nghĩa là ta phải hội nhập nhanh chóng với các quy định và sân chơi toàn cầu Đó là vấn đề cấp bách đối với các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Nha Trang Seafoods nói riêng.
=> không am hiểu nó thì mang lại những rủi ro cho doanh nghiệp ( cụ thể là ảnh hưởng đến hoạt động xuất khẩu thủy sản )
Là một công ty sản xuất thủy sản không chỉ phục vụ trong nước mà còn xuất khẩu ra nước ngoài là chủ yếu nên công ty luôn bị sự tác động của các yếu tố như : cơ cấu dân số, thu nhập bình quân, lực lượng lao động, thị hiếu tiêu dùng, thấy dự toán của quỹ dân số thế giới ( UNFPA ) dân số thế giới sẽ là 9 tỷ người vào năm 2050 Và từ kết quả điều tra mẫu cho thấy hiện nay, Việt Nam đang trong thời kỳ “ cơ cấu dân số vàng “ thời ký mà nhóm dân số trong độ tuổi lao động cao gần gấp đôi nhóm dân số trong độ tuổi phụ thuộc Dân số tăng nhanh như vậy => kéo theo nhu cầu về lương thực, thưc phẩm gia tăng đáng kể, nhất là các sản phẩm thủy sản, là sản phẩm đang được ưa chuộng hiện nay Và thị trường này vốn là một trong những thị trường xuất khẩu chính cảu công ty cổ phẩn thủy sản Nha Trang Seafoods.
Công ty cổ phần Nha Trang Seafoods-F17 đang nằm trong địa bàn tỉnh Khánh Hoà nên rất thuận lợi cho phát triển kinh doanh của mình Khánh Hòa nằm ở vùng ven biển miền Trung Việt Nam, có bờ biển dài, thuận lợi cho việc phát triển ngành thuỷ sản Địa hình biển đa dạng với các bãi biển, vịnh, đảo, rặng san hô, cảng tự nhiên, tạo điều kiện tốt cho việc nuôi trồng thủy sản.
Với khí hậu nhiệt đới gió mùa, ẩm và nhiệt nước độ ổn định, điều kiện tự nhiên tại Khánh Hoà tạo điều kiện thuận lợi cho sự sinh trưởng của các loại thủy sản Bên cạnh đó, vùng ngập úng cũng như các cửa sông là điểm lý tưởng để nuôi trồng thủy sản, đặc biệt là tôm.
Vào năm 2021, dân số Việt Nam ước tính là khoảng 98 triệu người, đứng thứ 15 trong danh sách các quốc gia có dân số đông nhất trên thế giới Việt Nam là một quốc gia đa chủng tộc: có hơn 54 nhóm dân tộc, trong đó người Việt là đông đảo nhất
Kết quả từ số liệu điều tra mẫu cho thấy hiện nay, Việt Nam đang trong thời kỳ
“cơ cấu dân số vàng", thời kỳ mà nhóm dân số trong độ tuổi lao động cao gần gấp đôi nhóm dân số độ tuổi phụ thuộc Tuy nhiên, nước ta cũng bắt đầu bước vào thời kỳ già hóa dân số.
Dân số đông và tăng lên mỗi năm, dân số tập trung chủ yếu ở đồng bằng, và các thành phố lớn, vì vậy khu vực này là thị trường chủ yếu Cơ cấu dân số vàng sẽ đem lại cơ hội cho Công ty trong ngành thuỷ sản có được nguồn lao động trẻ, có tay nghề.
Trình độ công nghệ: Ngày nay khi khoa học phát triển như vũ bão, đã nghiên cứu ra được các công nghệ có chuyên môn hóa cao hơn làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh cũng tăng lên Từ đó mà các doanh nghiệp cung cấp kịp thời các đơn đặt hàng khi khách yêu cầu.
Hơn thế nữa cũng nhờ công nghệ mà làm cho mẫu mã phong phú và đa dạng hơn,chất lượng cũng được nâng cao hơn để đáp ứng nhu cầu của thị trường Đối với F17 thì công nghệ cũng đóng vai trò rất quan trọng trong sản xuất nên công ty luôn chú trọng đến công nghệ, thay đổi những công nghệ đã cũ và thay vào đó những công nghệ mới để phù hợp với tiến độ của sản
Việt Nam có hơn 490 doanh nghiệp xuất khẩu thủy sản gián tiếp hay trực tiếp. Chẳng hạn kể đến như công ty TNHH MTV XK thủy sản Khánh Hòa, công ty CP thủy sản Thông Thuận Vì thế hoạt động thu mua của công ty đôi lúc sẽ bị gián đoạn bởi sự cạnh tranh của các đối thủ, nhất là vào các mùa cao điểm như lễ, tết
2.2.1.2.2 Đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn
Ngành thủy sản là ngành kinh tế đang trong giai đoạn phát triển tốt nên có nhiều doanh nghiệp muốn gia nhập ngành với tiềm lực lớn Đây là mối đe dọa với Công ty hiện đang kinh doanh trên thị trường Việc thu mua của công ty sẽ ít bị ảnh hưởng bởi các đối thủ tiềm ẩn, tuy nhiên cần phải lưu ý để tránh bị thiếu hụt nguồn nguyên liệu. Các rào cản gia nhập kể đến:
Chi phí đầu tư cao: để xây dựng một công ty thủy hải sản cần có nguồn chi phí lớn: xây dựng cơ sở hạ tầng, mua sắm, nhân công, marketing,
Thực trạng công tác quản trị thu mua tại công ty SEAFOODS
2.3.1 Nhân sự chịu trách nhiệm
- Nhân viên thu mua nguyên liệu: Đội ngũ này chịu trách nhiệm xác định và tìm nguồn cung ứng nguyên liệu, đàm phán giá cả với nhà cung cấp và đặt hàng Họ cũng cần đảm bảo rằng nguyên liệu thô được giao đúng thời hạn và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng của công ty.
Những nhân sự khác tham gia mua nguyên liệu thô bao gồm:
+ Người quản lý sản xuất: Người quản lý sản xuất cần đảm bảo rằng công ty có đủ nguyên liệu thô để đáp ứng nhu cầu sản xuất Họ cũng tham gia đàm phán hợp đồng với các nhà cung cấp.
+ Kỹ sư và nhân viên kiểm soát chất lượng: Các kỹ sư và nhân viên kiểm soát chất lượng tham gia vào việc đánh giá chất lượng nguyên liệu thô và đảm bảo rằng chúng đáp ứng các thông số kỹ thuật của công ty.
+ Nhân viên tài chính: Nhân viên tài chính tham gia phê duyệt đơn đặt hàng và quản lý ngân sách nguyên vật liệu của công ty.
- Số lượng nhân sự cần thiết cho nhóm thu mua nguyên liệu sẽ phụ thuộc vào một số yếu tố, bao gồm:
+ Quy mô và độ phức tạp của chuỗi cung ứng của công ty: Công ty lớn hơn với chuỗi cung ứng phức tạp hơn sẽ cần nhiều nhân viên hơn để quản lý việc mua nguyên liệu thô của họ.
+ Khối lượng nguyên liệu thô mà công ty mua: Công ty mua số lượng lớn nguyên liệu thô sẽ cần nhiều nhân viên hơn để quản lý việc mua hàng của họ.
+ Mức độ tùy chỉnh các sản phẩm của công ty: Công ty sản xuất các sản phẩm theo yêu cầu sẽ cần nhiều nhân viên hơn để quản lý việc mua hàng vì họ cần đảm bảo rằng họ có sẵn nguyên liệu thô chính xác cho từng sản phẩm.
+ Ngân sách của công ty: Công ty có ngân sách lớn hơn thường có đủ khả năng để thuê thêm nhân viên cho nhóm mua nguyên liệu thô của họ.
- Khi xác định đủ số lượng người cho nhóm mua hàng, điều quan trọng là phải xem xét các yếu tố sau:
+ Khối lượng công việc phải hoàn thành trong kỳ: Điều này bao gồm số lượng đơn đặt hàng cần đặt, khối lượng nguyên liệu thô cần mua và mức độ phức tạp của chuỗi cung ứng.
+ Phân tích công việc: Điều này liên quan đến việc xác định các nhiệm vụ cần được thực hiện bởi nhóm mua hàng cũng như các kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ đó.
+ Trình độ thiết bị kỹ thuật và khả năng thay đổi công nghệ: Điều này bao gồm việc sử dụng máy tính và công nghệ khác để hợp lý hóa quy trình mua hàng.
+ Cơ cấu quản lý: Điều này bao gồm số cấp quản lý trong bộ phận mua hàng và phạm vi kiểm soát của từng người quản lý.
+ Khả năng cải thiện chất lượng và năng suất của nhân viên: Điều này bao gồm cung cấp cho nhân viên các cơ hội đào tạo và phát triển cũng như sử dụng hệ thống quản lý hiệu suất để xác định và giải quyết các lĩnh vực cần cải thiện.
+ Năng lực tài chính của doanh nghiệp: Bao gồm ngân sách dành cho bộ phận mua hàng và chi phí thuê và giữ nhân viên có trình độ.
Căn cứ vào chỉ tiêu sản xuất sản phẩm của công ty để tiến hành thu mua nguyên liệu cho phù hợp với từng mặt hàng của công ty.
Đảm bảo tăng được số lượng nguyên liệu, thu mua theo đúng yêu cầu của sản xuất về chủng loại và chất lượng quy định.
Tiết kiệm được chi phí thu mua trên cơ sở giá mua hợp lý, vừa đảm bảo tính cạnh tranh của doanh nghiệp so với đối thủ, vừa đảm bảo cho doanh nghiệp đạt hiệu quả kinh doanh cuối cùng.
Tiết kiệm được chi phí trong việc tìm kiếm các nhà cung ứng nguyên liệu mới và khả năng giữ mối quan hệ với các nhà cung ứng nguyên liệu cũ.
2.3.3 Phân bổ ngân sách thu mua
(tấn) Tỷ trọng(%) Giá trị
(tấn) Tỷ trọng(%) Giá trị
Bảng 7: Bảng phân bổ ngân sách thu mua
Dựa vào bảng dữ liệu về các chỉ tiêu, giá trị (tấn), và tỷ trọng (%) cho từng năm
(2020, 2021, 2022) của các mặt hàng trong danh mục thu mua (Mực, Tôm, Cá, NL Khác), tôi thực hiện một số phân tích và đánh giá:
Tỷ trọng sản lượng Mực tăng đáng kể từ 3.85% vào năm 2020 lên 10.3% vào năm 2022 Giá trị sản lượng Mực cũng tăng mạnh từ 286.44 tấn vào năm 2020 lên 495.14 tấn vào năm 2022 Việc biến động tăng trong năm 2021 do nhu cầu tiêu thụ các sản phẩm mực tăng trong năm 2021, các đơn hàng lớn của doanh nghiệp khiến doanh nghiệp tăng mạnh nhu cầu thu mua sản phẩm mực, Tuy nhiên năm 2022 do việc kiểm soát dịch bệnh đã ổn định nên các đơn hàng mực của Công ty giảm, đồng thời việc cạnh tranh với nhiều đối thủ từ các khu vực Đông Nam Á đã khiến cho nhu cầu tiêu thụ giảm từ đó giảm nhu cầu thu của sản phẩm Mực.
Tỷ trọng sản lượng Tôm giảm từ 76.85% vào năm 2020 xuống còn 69.2% vào năm 2022 Điều này phản ánh sự thay đổi trong cơ cấu sản xuất hoặc sự biến động trong thị trường Tôm Giá trị sản lượng Tôm tăng từ 5,717.64 tấn vào năm 2020 lên 6,735.10 tấn vào năm 2021 và sau đó giảm xuống 3,326.55 tấn vào năm 2022 Sự giảm này liên quan đến thị trường hoặc vấn đề về sản xuất Nguyên nhân của sự sụt giảm bao gồm: Diện tích nuôi trồng thủy sản bị dịch bệnh (chưa xác định được thiệt hại) khoảng 1.200 ha, tăng gần 14% so cùng kỳ năm 2021 Trong đó, diện tích tôm nuôi bị dịch bệnh là gần 1.000 ha, chủ yếu là bệnh đốm trắng và hoại tử gan tụy cấp tính Ngoài ra, do tác động của đại dịch covid khiến cho nhu cầu tiêu thụ giảm mạnh khiến cho việc giảm sản lượng nuôi trồng của người dân và các vùng khai thác giảm.
Đánh giá chung
Công ty đã có quan hệ tương đối tốt với các chủ nậu, vựa nên khi cần nguyên liệu thì công ty đã có sự hỗ trợ nhiệt tình từ họ.
Trong công ty đã có bộ phận thu mua và đội ngũ nhân viên ở đây là những người đã có kinh nghiệm làm việc lâu năm nên việc đánh giá chất lượng bằng cảm quan của họ rất tốt.
Công ty đã có sự liên hệ giữa các phòng ban rất chặt chẽ.
Công ty F17 cũng đã tạo lập được uy tín làm ăn lâu dài với các bạn hàng của mình, tạo điều kiện cho công tác thu mua đạt hiệu quả.
Việc thu mua nguyên liệu ở chổ nậu, vựa nhiều nên giá của nguyên liệu còn cao. Việc thu mua trực tiếp từ ngư dân còn rất hạn chế vì công ty vì việc liên kết với ngư dân và hộ nuôi còn quá thấp, dẫn đến việc thu mua nguyên liệu vẫn còn ở mức cao, nó làm lãng phí thu mua và giảm hiệu quả công tác thu mua.
Việc tiêu thụ các sản phẩm của công ty còn phụ thuộc rất nhiều vào các đơn đặt hàng của bạn hàng truyền thống, và những người có quan hệ làm ăn lâu năm, công ty chưa có sự chủ động trong việc tìm kiếm khách hàng, các đơn đặt hàng mới.
Hoạt động xúc tiến bàn hàng của công ty chưa được đẩy mạnh, mà công tác tiêu thụ không tốt thì công tác thu mua cũng không đạt kết quả cao được.
Sự linh hoạt của công ty trong việc thu mua nguyên liệu chưa cao vì phải hỏi qua ý kiến của phó giám đốc khi giá nguyên liệu vượt mức đề ra.
Chất lượng thủy sản của công ty được nâng cao nhưng vẫn còn thấp so với mặt bằng các nước trong khu vực.
Hoạt động nghiên cứu thị trường còn kém, chưa chú trọng đến Marketing và thương hiệu.
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ THU MUA
NGUYÊN LIỆU THỦY SẢN TẠI CÔNG TY SEAFOODS-F17
Phương hướng hoạt động của công ty SEAFOODS
Công ty xác định nhu cầu và lên kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu dựa trên yêu cầu của khách hàng và chiến lược kinh doanh của công ty.Nghiên cứu và phân tích thị trường nguyên vật liệu thuỷ hải sản để hiểu rõ nhu cầu và xu hướng tiêu dùng Điều này bao gồm việc tìm hiểu về các loại nguyên vật liệu thuỷ hải sản được yêu cầu, khối lượng tiêu thụ, các đối tác cung cấp hiện có, và các yếu tố thị trường khác.Xác định chiến lược kinh doanh tổng thể, bao gồm mục tiêu, phạm vi hoạt động, các kênh cung ứng và các yếu tố cạnh tranh Chiến lược này sẽ định hướng quyết định về các loại nguyên vật liệu thuỷ hải sản cần thu mua, số lượng, định mức và thời gian cung ứng. Tiến hành tìm kiếm và liên hệ với các nguồn cung cấp nguyên vật liệu thuỷ hải sản, bao gồm các nhà sản xuất, nông dân, thương lái, hoặc các hợp tác xã đánh bắt hải sản.Định mức và dự báo nguồn cung cấp nguyên vật liệu thuỷ hải sản để đảm bảo sự ổn định và đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng Điều này bao gồm việc theo dõi thông tin về tình hình nguồn cung, khả năng sản xuất, tình trạng thời tiết, và các yếu tố khác Đánh giá và lựa chọn các nguồn cung cấp dựa trên các tiêu chí như chất lượng sản phẩm, độ tin cậy, giá cả, khả năng cung ứng, và tuân thủ các quy định về bảo vệ môi trường và bền vững.Sau khi chọn lựa được nguồn cung cấp phù hợp, công ty sẽ tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng mua bán nguyên vật liệu thuỷ hải sản Hợp đồng này sẽ quy định các điều khoản về số lượng, chất lượng, giá cả, điều kiện thanh toán, vận chuyển, và các quy định pháp lý khác.
Công ty tiến hành kiểm tra chất lượng của nguyên vật liệu thuỷ hải sản trước khi nhận hàng và thanh toán cho người bán Quá trình giao nhận được thực hiện thông qua vận chuyển đường biển hoặc đường hàng không, tùy thuộc vào đặc điểm của nguyên vật liệu và khoảng cách địa lý.
Công ty cần thiết lập mối quan hệ tốt với các đối tác liên quan, bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, các tổ chức chính phủ và các bên liên quan khác Sự tương tác và hợp tác này giúp công ty nắm bắt thông tin thị trường, đảm bảo sự ổn định của nguồn cung và tạo ra cơ hội kinh doanh mới.
Tiến hành nghiên cứu và phát triển các công nghệ và phương pháp mới để cải thiện quá trình thu mua và chất lượng nguyên vật liệu thuỷ hải sản Việc áp dụng công nghệ thông tin và hệ thống quản lý để tối ưu hóa quy trình và tăng cường khả năng theo dõi và phân tích dữ liệu.
Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị thu mua nguyên liệu thủy sản tại công ty SEAFOODS
- Thiết lập một quy trình đầy đủ và minh bạch cho quản lý thu mua Xác định rõ ràng quy trình từ việc xác định nhu cầu mua hàng đến thanh toán và kiểm tra hàng hóa Đảm bảo sự minh bạch trong việc lựa chọn nhà cung cấp và tiến hành đánh giá các nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí như chất lượng hàng hóa, giá cả, đáp ứng thời gian giao hàng, và độ tin cậy.
-Tìm hiểu về cơ sở nguồn nguyên liệu: Công ty muốn có kết quả tốt hơn trong thu mua thì nhân viên thu mua phải hiểu rõ được tình hình của nguyên liệu thủy sản, hiểu được dòng chảy của nguyên liệu, và nơi nào là vùng nguyên liệu trọng điểm của thủy sản Hiểu được những điều này thì công tác thu mua nguyên liệu của công ty sẽ hiệu quả hơn, ít tốn chi phí hơn
-Xây dựng một hệ thống quản lý kho hiệu quả.Áp dụng công nghệ để quản lý và theo dõi hàng hóa trong kho sử dụng hệ thống quản lý kho tự động hoặc phần mềm quản lý kho để giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình quản lý hàng hóa Đảm bảo sự tổ chức hợp lý trong việc sắp xếp và lưu trữ hàng hóa để dễ dàng tìm kiếm và kiểm tra hàng tồn kho.
- Thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp nguyên liệu: Những năm gần đây, ngành chế biến thủy sản phát triển mạnh, số lượng các doanh nghiệp chế biến hải sản ngày càng tăng, trong khi sản lượng khai thác, nuôi trồng thủy sản ngày càng giảm. Mặt khác, chuỗi liên kết trong khai thác, cung ứng, sử dụng nguyên liệu giữa ngư dân và doanh nghiệp còn rất rời rạc Thêm vào đó là tình trạng khai thác hải sản ồ ạt, không chọn lựa chủng loại, các loại cá tạp phải sử dụng lãng phí vào việc chế biến bột cá, thức ăn gia súc, trong khi nguồn lợi hải sản đang có nguy cơ cạn kiệt, dẫn đến ngành thủy sản, từ đầu năm đến nay, các doanh nghiệp chế biến chỉ hoạt động từ 50- 60% công suất do thiếu nguyên liệu Nên việc thiết lập mối quan hệ với các nhà cung cấp là công việc cấp thiết của công ty nhằm tạo ra mối quan hệ làm ăn lâu dài để ổn định về nguyên liệu đầu vào cho công ty
Nên ký hợp đồng thu mua dài hạn với nậu, vựa và thỏa thuận các điều khoản về giá cả, và vận chuyển nguyên liệu Đôi khi công ty nên có những khoảng hoa hồng hợp lý cho các chủ nậu vựa hoặc ứng tiền trước khi họ thiếu vốn để thu mua
Công ty nên chú trọng và đầu tư vào các hộ nuôi từ con giống, quy trình nuôi, thu hoạch, chế biến, môi trường để có được sản phẩm đạt chất lượng tốt nhất.
Công ty nên đặt các điểm thu mua nguyên liệu tại các bến thu mua để tiện cho người dân và công ty thông tin cho ngư dân biết nhà máy chế biến đang cần nguyên liệu gì, chất lượng ra sao, kích cỡ như thế nào, thời điểm thu mua Từ đó, ngư dân sẽ biết khai thác có chọn lọc, giảm bớt các loại cá không dùng để xuất khẩu, nhằm bảo vệ nguồn lợi hải sản và bảo đảm chất lượng nguyên liệu cung ứng cho công ty Cùng với đó công ty cần liên hệ với ngư dân và hỗ trợ họ về kỹ thuật như bảo quản nguyên liệu như thế nào là tốt nhất để thu mua được nguyên liệu tốt và với giá có lợi nhất cho công ty.
-Đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân viên: Đào tạo nhân viên về quy trình quản lý thu mua, kiểm tra chất lượng hàng hóa, và các kỹ năng cần thiết khác Xây dựng một đội ngũ nhân viên có kỹ năng và kiến thức về ngành công nghiệp thủy sản để nắm bắt được các yếu tố quan trọng trong quản lý thu mua.
- Đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ của công ty.Đây là khâu rất quan trọng của công ty, việc tiêu thụ tốt thì dẫn đến việc thu mua nguyên liệu cũng nhiều hơn, linh hoạt hơn Còn đầu ra gặp khó khăn thì chất lượng sẽ kém đi, và gây ứ động vốn trong công ty khiến việc thu mua nguyên liệu cũng không hiệu quả Vậy nên hai khâu thu mua và tiêu thụ luôn tác động lên nhau, song song cùng nhau:
Công ty cần quan tâm đến thị trường trong nước, đây cũng là thị trường tiềm năng Nhu cầu và tiêu thụ thuỷ sản của hộ gia đình và tiêu thụ thuỷ sản bình quân trên đầu người tại VN ngày càng tăng Với số dân khoảng 86 triệu người và sản phẩm thuỷ sản đang được người tiêu dùng ưa chuộng đã tạo ra những thuận lợi lớn để phát triển thị trường thuỷ sản VN thành một trong những thị trường thuỷ sản lớn của khu vực.
Công ty cần lập một phòng marketing chuyên quảng bá sản phẩm và nghiên cứu thị trường, cải tiến công nghệ, tham gia các hội chợ triển lãm quốc tế Và cải thiện lại website của công ty để khách hàng dễ truy cập tìm hiểu về sản phẩm và nêu lên ý kiến của họ về chất lượng, mẫu mã,…và không ngừng quảng cáo về hình ảnh và sản phẩm của công ty thông qua các báo chí, truyền thông trong nước và nước ngoài Và thúc đấy các hoạt động bán hàng, chào hàng Thông qua cá hoạt động này quản bá về công ty tốt hơn và ta nhận được sự phản hồi của khách hàng nhanh nhất, cu thể nhất.
Duy trì sản xuất trong nước và quan tâm mở rộng thị trường xuất khẩu qua một số nước khác, tìm kiếm các khách hàng mới, tạo dựng mối qua hệ làm ăn lâu dài thì việc tiêu thụ của công mới bền vững được.
- Về chất lượng của sản phẩm: Khi môi trường ngày càng phát triển như vậy thì con người sẽ chú tâm đến sức khỏe của họ hơn nên việc chất lượng là yếu tố rất quan trọng Vì thế mà công ty cần nâng cao chất lượng sản phẩm của mình dặc biệt là khâu an toàn thực phẩm để tạo được niềm tin trong lòng khách hàng.
Ngày nay khi xuất khẩu sản phẩm người ta xem xét rất kỹ về chất lượng, mẫu mã, xuất xứ của nguyên liệu Muốn cho việc xuất khẩu đạt hiệu quả và được sự tín nhiệm của khách hàng thì công ty cần kiểm tra các điều kiện đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm, đặc biệt là việc sử dụng hoá chất, kháng sinh cấm sử dụng trong bảo quản, sơ chế nguyên liệu hải sản của mình Tất cả các đại lý, cơ sở thu mua, cơ sở sơ chế nguyên liệu phải đáp ứng quy chuẩn về điều kiện an toàn vệ sinh,chỉ thu mua các lô nguyên liệu có giấy chứng nhận chất lượng
-Sử dụng công cụ giá linh hoạt hơn: Trong thu mua nguyên liệu giá cả đóng vai trò rất quan trọng, nó luôn biến động do chất lượng nguyên liệu, cung cầu thị trường,chủng loại nguyên liệu,… Khi thu mua tùy vào thời điểm: mùa vụ hay trái mùa, mức cạnh tranh thì doanh nghiệp luôn đưa ra mức giá phù hợp nhất với yêu cầu sản xuất của công ty Và cũng tùy vào địa bàn khác nhau mà giá cả khác nhau Công ty nên nắm bắt thông tin về giá này vào từng thời điểm, mùa vụ để đưa ra mức giá hợp lý thu mua phục vụ cho sản xuất tốt nhất.
