ĐẶC ĐIỂM HÀNG HÓA VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI HỢP TÁC XÃ CÔNG NGHIỆP TIẾN BỘ
Đặc điểm hàng hóa và yêu cầu quản lý tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ
1.1.1 Đặc điểm hàng hóa tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ
Như đã giới thiệu sơ lược ở phần báo cáo thực tập tổng hợp về đặc điểm sản xuất kinh doanh của Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ Công ty là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, chuyên kinh doanh vật tư ngành cấp thoát nước Các sản phẩm chủ yếu của công ty là: ống gang cầu (dẻo), ống thép cỡ lớn, ống PVC, ống thép mạ kẽm, đồng hồ đo nước, van mặt bích, van ren đồng các loại, phụ tùng ống gang cầu, ống thép được sản xuất từ nhiều nước: Việt Nam, Thái Lan, Hàn Quốc, Đan Mạch, Đài Loan, Trung Quốc, Nhật Bản, Malaysia các sản phẩm đạt tiêu chuẩn Quốc tế: ISO, ANSI, ASTM, BS, DIN Tuy không phải là doanh nghiệp kinh doanh đa ngành nghề nhưng sản phẩm của công ty lại có sự đa dạng về chủng loại, mẫu mã, vì vậy công tác quản lý phải luôn được chú trọng
Về đặc điểm kỹ thuật: các sản phẩm của công ty có yêu cầu kỹ thuật cao, ảnh hưởng lớn bởi sự thay đổi công nghệ Hiện nay đang có rất nhiều đơn vị sản xuất trong và ngoài nước sản xuất các mặt hàng vật tư cấp thoát nước vì vậy luôn có sự biến động về giá cả cũng như sự thay đổi lớn về chất lượng và mẫu mã sản phẩm Điều này yêu cầu công ty phải có sự linh hoạt trong tìm kiếm nguồn hàng, cập nhật những thay đổi về công nghệ trong ngành cũng như yêu cầu chất lượng của khách hàng.
Về hình dạng, kích cỡ: nhiều mặt hàng có kích thước lớn như (ống gang cầu, ống thép cỡ lớn, trụ cứu hỏa ), các sản phẩm được nhập khẩu từ nhiều nước vì vậy chi phí nhập khẩu, vận chuyển và lưu kho chiếm tỷ trọng đáng kể trong cơ cấu giá vốn hàng bán và chi phí bán hàng Ngoài ra các mặt hàng phụ kiện đi kèm thường có kích thước tương đối nhỏ bao gồm cả chất lỏng (như các loại dầu bôi trơn), tuy các mặt hàng này chiếm tỷ lệ kho bãi không lớn song lại rất dễ nhầm lẫn và mất mát Vì vậy công tác quản lý kho luôn được chú trọng cùng với sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kho và kế toán vật tư.
Về công dụng sản phẩm: là loại sản phẩm phục vụ công tác xây dựng cơ sở hạ tầng, tuy không phải là các sản phẩm tiêu dùng trực tiếp như thực phẩm, dược phẩm nhưng sản phẩm cũng có yêu cầu chất lượng cao và cần đảm bảo các tiêu chuẩn chung được quy định của ngành Vì vậy không chỉ chú trọng công tác tiêu thụ sản phẩm mà công ty còn tổ chức nghiên cứu, kiểm tra chất lượng và liên tục cập nhật những thay đổi về tiêu chuẩn sản phẩm Thị trường chính của các sản phẩm chủ yếu là ngành xây dựng, hướng đến những dự án, công trình lớn Tuy nhiên các công trình nhỏ vẫn được công ty khai thác qua việc bán buôn cho các cửa hàng lẻ phục vụ nhu cầu trực tiếp của người tiêu dùng trong việc mua sắm phục vụ việc xây dựng, sửa chữa nhà ở, văn phòng làm việc.
Về giá sản phẩm: giá sản phẩm có khác biệt lớn tùy vào chủng loại, quy cách, nguồn gốc và suất xứ của từng loại sản phẩm (giá dao động từ vài nghìn đến hàng chục triệu) Ví dụ như sản phẩm đồng hồ đo nước Arad Israel có giá từ 32 đến 35 triệu đồng trong khi đó mặt hàng phụ kiện ống gang là Joang cao su lại có giá rất thấp (chỉ từ 5 đến 10 nghìn đồng trên một sản phẩm)
Về thời gian luân chuyển: tùy từng loại sản phẩm mà thời gian luân chuyển cũng khác nhau, những sản phẩm có giá trị nhỏ thường có thời gian luân chuyển nhanh hơn những sản phẩm có giá trị lớn Thông thường do đặc tính của sản phẩm và nhu cầu sử dụng trong đời sống nên thời gian luân chuyển thường dài.
1.1.2 Yêu cầu quản lý đặt ra tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ
Do số lượng mặt hàng tương đối lớn, thời gian luân chuyển lại dài và một số mặt hàng chịu ảnh hưởng lớn bởi sự thay đổi công nghệ Bất cứ sự thay đổi giá cả hay chất lượng các loại mặt hàng nào cũng đều ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty Vì vậy nên công tác quản lý cần chú trọng việc cập nhật biến động của từng mặt hàng và của từng nhóm hàng trên thị trường Đồng thời công ty phải có sự linh hoạt trong tìm kiếm nguồn hàng, cập nhật những thay đổi về công nghệ trong ngành cũng như yêu cầu chất lượng của khách hàng.
Số lượng mặt hàng lớn và ngày càng nhiều đơn đặt hàng lớn đòi hỏi việc tổ chức quản lý của công ty phải khoa học, tránh sự chồng chéo công việc của các phòng ban Trong thời buổi nền kinh tế thị trường cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt trong mọi ngành nghề thì việc tổ chức một bộ máy quản lý gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo được sự vận hành thông suốt là một yếu tố quan trọng tạo nên thành công trong kinh doanh Đó là sự phân công rõ ràng về chức năng của các bộ phận trong công ty cũng như sự phối hợp nhịp nhàng và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc Mỗi bộ phận không chỉ thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình đồng thời cũng có trách nhiệm hỗ trợ các bộ phận khác nhằm có được kết quả tốt nhất.
1.1.3 Tổ chức quản lý tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ
Từ những đặc điểm và yêu cầu quản lý trên Hợp tác xã công nghiệp Tiến
Bộ đã có sự tổ chức bộ máy và phân công công việc chặt chẽ giữa các phòng ban trong công ty dưới sự chỉ đạo chung của ban Giám đốc Cụ thể:
Ban giám đốc có vai trò quản lý chung chịu trách nhiệm về mọi mặt của công ty, là người phê duyệt cuối cùng cho các quyết định nhập hàng, xuất bán Giám đốc có vai trò quyết định trong việc đảm bảo cho việc vận hành trôi chảy của bộ máy.
Phòng xuất nhập khẩu có vai trò tìm kiếm nguồn hàng có giá cả hợp lý và đảm bảo cung ứng kịp thời, kết hợp với phòng kỹ thuật kiểm tra chất lượng sản phẩm theo yêu cầu kỹ thuật đặt ra;
Phòng kinh doanh lập kế hoạch kinh doanh; tìm kiếm, khai thác và chăm sóc hệ thống khách hàng; phát triển thị trường nội địa dựa theo chiến lược Công ty; tham mưu, đề xuất cho Giám đốc, các chiến lược kinh doanh của công ty.
Phòng kỹ thuật và bảo hành kiểm tra, phân loại khi hàng nhập về kho.
Với hàng nội, nếu có sai sót, thông báo cho bộ phận tổng hợp để đổi hàng. Với hàng ngoại, tổng hợp kết quả kiểm tra, theo dõi chất lượng từng đợt hàng và gửi thông báo lên bộ phận hàng nhập Kiểm tra, tiến hành dán tem với những sản phẩm đã qua thử nghiệm trước khi xuất Tiếp nhận thông tin yêu cầu bảo hành của khách hàng từ bộ phận kinh doanh Kinh doanh vật tư cấp thoát nước không phải là một ngành nổi nhưng có vai trò cung cấp đầu vào cho các ngành xây dựng, giao thông vận tải Để kinh doanh trong nghành nghề này cần có hiểu biết chuyên sâu về ngành nước, vì vậy công ty có một đội ngũ kỹ sư cấp thoát nước chuyên nghiệp chuyên kiểm tra chất lượng hàng hóa đầu vào và đảm bảo dịch vụ bảo hành tốt nhất cho khách hàng.
Phòng tài chính kế toán: Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng quy định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán;theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của Công ty dưới mọi hình thái và cố vấn cho Ban Giám đốc các vấn đề liên quan đến tài chính kế toán; cùng với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý năng động, hữu hiệu.
Bộ phận kho hàng hóa: Quản lý kho hàng hóa của công ty; bảo quản hàng hóa theo đúng quy định kỹ thuật của nhà sản xuất: đảm an toàn cháy nổ cho kho hàng: báo cáo thường xuyên cho Ban giám đốc về tình trạng của kho hàng.
Đặc điểm tiêu thụ hàng hóa tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ
1.2.1 Danh mục hàng hóa tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ
Hiện nay Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ đang tiêu thụ trên 1300 mặt hàng các loại Bao gồm nhiều nhóm mặt hàng chính và phụ kiện kèm theo. Các sản phẩm của công ty có nguồn gốc, xuất xứ đa dạng, được sản xuất ở trong cũng như được nhập khẩu từ nước ngoài như : Thái Lan, Hàn Quốc, Đan Mạch, Đài Loan, Trung Quốc, Nhật Bản, Malaysia đạt tiêu chuẩn Quốc
BP KHO HÀNG HÓA tế: ISO, ANSI, ASTM, BS, DIN Danh mục các nhóm mặt hàng và một số mặt hàng tiêu biểu tại Phụ lục 1.
Các mặt hàng chủ yếu tại công ty như:
Ống thép cỡ lớn, ống PVC, ống thép mạ kẽm.
Các loại van như (van mặt bích, van ren đồng, van chụp ngang ).
Phụ tùng ống gang cầu, ống thép.
Các loại trụ cứu hỏa.
Máy châm khí, máy phát hiện khí clo.
Ngoài ra còn có nhiều phụ kiện như: phụ kiện cho ống gang (joang các loại, dầu bôi trơn ); phụ kiện đồng hồ (khớp nối đồng hồ).
1 2.2 Thị trường tiêu thụ hàng hóa tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ Được thành lập từ năm 2000, qua quá trình hoạt động và phát triển thị trường tiêu thụ của công ty ngày càng mở rộng Hiện nay phạm vi hoạt động của công ty là khá rộng.Thị trường tiêu thụ sản phẩm của Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ không tập trung mà phân tán theo vùng miền Đặc điểm khách hàng của công ty đa dạng bao gồm cả khách hàng lẻ và khách hàng lớn, khách hàng mua phục vụ trực tiếp việc cho tiêu dùng (như các dự án xây dựng lớn hay các công ty cấp thoát nước) và khách hàng mua để bán lại (như các đại lý bán vật tư cấp thoát nước tại các tỉnh) Hiện nay công ty là nhà phân phối chính thức của gần 200 khách hàng trên toàn quốc trong đó có nhiều khách hàng lớn như tổng công ty xây dựng và các dự án Nếu phân thị trường tiêu thụ theo vùng miền thì thị trường của công ty chia thành 3 thị trường : miền Bắc, miền Trung, miền Nam Do điều kiện về địa lý nên công ty tập trung khai thác thị trường miền Bắc với hơn 100 khách hàng chính.Khu vực miền Trung và miền Nam công ty chủ yếu cung cấp cho các dự án xây dựng lớn và có tương đối ít các khách hàng nhỏ lẻ Thị trường tiêu thụ của công ty ngày càng được mở rộng hơn về quy mô cũng như sự đa dạng về đối tượng khách hàng Hiện nay công ty đang có chiến lược tập trung khai thác các dự án có vốn đầu tư lớn để có thể giảm thiểu chi phí giao dịch, tăng tỷ suất lợi nhuận Song song với việc cung cấp cho các khách hàng trong nước, công ty cũng đang hướng tới các khách hàng nước ngoài để mở rộng thị trường tiêu thụ, củng cố vị thế trên thị trường.
1.2.3 Phương thức tổ chức tiêu thụ hàng hóa tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ
1.2.3.1 Đặc điểm chung quá trình tiêu thụ hàng hóa tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ
Nếu sản xuất tạo ra sản phẩm thì thương mại mang sản phẩm tới người tiêu dùng Trong quá trình sản xuất kinh doanh mạng lưới tiêu thụ là cầu nối từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng Việc tiêu thụ hàng hóa được thực hiện với nhiều phương thức khác nhau nhằm đáp ứng mọi nhu cầu của người tiêu dùng trong mọi điều kiện Do đặc điểm về thị trường cũng như đặc điểm về sản phẩm công ty áp dụng những phương thức tiêu thụ phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, mở rộng thị trường tiêu thụ Hiện nay công ty đang sử dụng phương pháp tiêu thụ trực tiếp (bao gồm bán buôn qua kho và bán lẻ), tiền hàng có thể thanh toán ngay hoặc trả chậm tùy theo chính sách của công ty trong từng thời kỳ, thanh toán có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản tùy vào điều kiện ghi trên HĐKT, trong đó:
Bán buôn là quá trình công ty bán hàng cho các đơn vị kinh doanh thương mại, đặc trưng của giai đoạn này là kết thúc quá trình bán hàng, hàng hóa vẫn nằm trong quá trình lưu thông và tiếp tục được luân chuyển đến người tiêu dùng cuối cùng, hàng bán theo phương thức này thường có khối lượng lớn và có nhiều hình thức thanh toán.
Hình thức này được chia làm hai loại:
Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: công ty giao hàng cho bên mua theo địa điểm của hợp đồng, phương tiện vận chuyển có thể là của công ty hoặc đi thuê ngoài nếu đơn hàng quá lớn và công ty không đủ khả năng vận chuyển theo yêu cầu của khách hàng Công ty giao hóa đơn cho bên mua, hàng vẫn thuộc sở hữu của công ty, khi bên mua trả tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán (qua giấy cam kết trả tiền) doanh thu được xác định.
Bán buôn qua kho theo phương thức đến lấy hàng trực tiếp: khách hàng đến tại kho của công ty để nhận hàng và tự vận chuyển hàng về, công ty giao hóa đơn cho khách hàng, khách hàng ký nhận, doanh thu được ghi nhận tại thời điểm này.
Bán lẻ là quá trình công ty thực hiện bán hàng cho người tiêu dùng cuối cùng, khách hàng ở đây có thể là các dự án xây dựng, các công ty cấp thoát nước hoặc những cá nhân khác, do đặc điểm khách hàng ở hình thức này đa dạng nên khối lượng hàng bán từng lần cũng khác nhau và hình thức thanh toán cũng đa dạng, tùy từng khách hàng và khối lượng hàng bán.
Quy trình bán hàng tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ có thể khái quát thành 4 bước sau:
Bước 1 : Báo giá cho khách hàng tiềm năng, tiếp nhận đơn đặt hàng và xử lý đơn đặt hàng.
Bước 2 : Xét duyệt bán chịu
Bước 3 : Chuyển giao hàng hóa đến người mua (có thể là xuất trực tiếp tại kho của công ty hoặc vận chuyển đến kho của công ty mua) và gửi hóa đơn tính tiền cho người mua.
Bước 4 : Xử lý và ghi sổ các khoản phải thu, thu tiền hàng, tiến hành theo dõi công nợ đối với những khoản chưa thu và thực hiện việc thu nợ.
1.2.3.2 Công tác tổ chức tiêu thụ hàng hóa tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ
Báo giá cho khách hàng tiềm năng qua thư điện tử hoặc gọi điện trực tiếp đối với những sự thay đổi về giá.
Nhận thông tin từ khách hàng về hàng hóa và tiếp nhận đơn đặt hàng.
Gửi giao dịch xuống bộ phận tổng hợp để kiểm tra hàng hóa và giá cả.
Giao dịch với khách hàng, đạt thỏa thuận đặt hàng.
Xác nhận đơn hàng với khách hàng (vận dụng tối đa khả năng có thể xác nhận).
Gửi Báo giá xuống bộ phận tổng hợp để làm phiếu giao nhận.
Kiểm tra chéo Phiếu giao nhận với báo giá khi bộ phận tổng hợp gửi phiếu giao nhận cho kho vận.
Liên hệ khách hàng sau khi đã giao hàng xong và kiểm tra tình trạng hàng hóa nếu cần.
Thường xuyên liên hệ khách hàng về hàng hóa xem có vấn đề gì không.
Thường xuyên cập nhật tình hình giao dịch vào nhật ký giao dịch.
Kiểm tra, đối chiếu hàng hóa trong kho và hàng nợ khách hàng khi bộ phận kinh doanh gửi yêu cầu mới của khách hàng.
Lập bảng theo dõi hàng nợ khách hàng.
Liên hệ với đối tác nội nếu cần nhập hàng nội, gửi thư yêu cầu nhập khẩu nếu cần nhập thêm hàng ngoại.
Thông báo với bộ phận kinh doanh về khả năng giao hàng cụ thể.
Chuẩn bị hàng hóa để giao khách hàng.
Liên hệ với bên giao nhận của khách hàng và gửi thông tin Phiếu giao nhận xuống kho vận.
Nhận thông tin từ Phòng kinh doanh về việc vận chuyển hàng hóa cho khách, tạm tính cước và phương án vận chuyển để phân bổ giá.
Nhận thông tin Phiếu giao nhận, kiểm tra lại hàng hóa trong kho trước khi xuất.
Liên hệ vận chuyển chuyển hàng cho khách theo địa chỉ và thông tin trên phiếu giao nhận.
Cập nhật Bảng theo dõi giao nhận.
Gửi chứng từ xuất hàng lên văn phòng để hoàn thiện hồ sơ (Phiếu xuất).
Về quản lý chất lượng hàng hóa sau khi bán
Nhận thông tin từ khách hàng về việc yêu cầu bảo hành sản phẩm.
Kiểm tra thông tin về thời gian, mã hàng, số lượng giao hàng cụ thể.
Điền thông tin vào mẫu Theo dõi bảo hành sản phẩm và gửi xuống bộ phận bảo hành.
Theo dõi tiến trình bảo hành sản phẩm cho khách hàng.
Hỗ trợ bộ phận bảo hành khi cần thiết.
Kiểm tra, phân loại khi hàng nhập về kho Với hàng nội, nếu có sai sót, thông báo cho bộ phận tổng hợp để đổi hàng Với hàng ngoại,tổng hợp kết quả kiểm tra, theo dõi chất lượng từng đợt hàng và gửi thông báo lên bộ phận hàng nhập.
Kiểm tra, tiến hành dán tem với những sản phẩm đã qua thử nghiệm trước khi xuất.
Tiếp nhận thông tin yêu cầu bảo hành của khách hàng từ bộ phận kinh doanh.
Trong vòng 24h kể từ khi nhận được thông tin từ phòng kinh doanh, liên hệ khách hàng, kiểm tra lỗi cụ thể.
Đàm phán, thảo luận với khách hàng về việc khắc phục tình trạng (trường hợp nhẹ, có thể hướng dẫn khách hàng xử lý qua điện thoại)
Trường hợp không thể xử lý qua điện thoại, cần sắp xếp lịch hẹn đến gặp làm việc với khách hàng.
Thông báo bộ phận kinh doanh về kết quả từng bước và lịch hẹn gặp làm việc với khách hàng.
Thảo luận với Ban giám đốc về buổi làm việc và dự phòng phương án giải quyết nếu cần.
Trường hợp khách hàng hỗ trợ chuyển trả hàng lỗi, hỏng thì tiến hành việc xác minh tình trạng và bảo hành tại kho công ty.
Trường hợp khách hàng không thể chuyển trả hàng lỗi, hỏng, cần đến trực tiếp công trường hoặc kho bãi của khách hàng và tiến hành kiểm tra, lập biên bản làm việc, tiến hành xử lý, khắc phục đối với những tình trạng có thể khắc phục ngay, hoặc mang về kho công ty xử lý tiếp.
Thông báo bộ phận hàng nhập về tình trạng hàng hóa nếu do lỗi của nhà sản xuất để có phương hướng yêu cầu nhà sản xuất khắc phục.
Sau khi xử lý, khắc phục lỗi hàng hóa, chuyển trả lại cho khách hàng, tiến hành kiểm tra hàng hóa sau khi lắp lại, đóng hồ sơ,chuyển lên văn phòng lưu trữ
Trường hợp khách hàng ký gửi hoặc chuyển trả hàng về kho thì tân trang lại hàng hóa để bán.
Bộ phận tổng hợp / mua hàng:
Lập danh sách hồ sơ và theo dõi.
Trường hợp hàng hỏng vì lý do lỗi của nhà sản xuất, bộ phận bảo hành sẽ có thông báo tới bộ phận mua hàng Từ thông báo và các thông tin có được, bộ phận mua hàng nội hoặc nhập khẩu sẽ liên hệ nhà sản xuất, yêu cầu bảo hành hàng hóa hoặc đổi hàng.
Thông báo bộ phận bảo hành về thời gian nhà sản xuất có thể bảo hành hàng hóa và phương hướng kết hợp giải quyết cho từng lô hàng.
Lưu hồ sơ sau mỗi vụ việc.
Quy trình vận tải đến khách hàng
Thông báo phương án và chi phí vận tải cho từng đơn hàng cụ thể (tối thiểu trong vòng 15 ngày, tối đa trong vòng 01 tháng, cước vận tài được tính từ bến xe đến kho khách hàng , không tính chi phí đi gửi hàng)
Nếu giao hàng tại kho: tách phí cẩu hàng lên.
Lưu ý số lượng hàng: quy định rõ bao nhiêu hàng thì phân bổ cẩu, bao nhiêu thì không cần phân bổ.
Nhận phiếu giao nhận từ bộ phận tổng hợp và sắp hàng, ra phiếu xuất Ưu tiên đơn hàng cần giao gấp và những đơn hàng có thể ghép cùng chuyến chuyển hàng giao trước.
Liên hệ vận chuyển để chuyển hàng cho khách.
Hàng xuất khỏi kho thì người chịu trách nhiệm giao hàng ký nháy vào phiếu giao nhận.
Tổng hợp phiếu giao nhận có chữ ký xác nhận của khách hàng và cập nhật dữ liệu theo dõi.
Sau mỗi lần giao hàng cho khách, yêu cầu khách hàng ký xác nhận vào Phiếu giao nhận hoặc fax lại phiếu giao nhận.
Cập nhật Bảng theo dõi giao nhận ngay khi chuyển hàng.
Gửi lại phiếu xuất và chứng từ lên kế toán để hoàn tất hồ sơ.
Quy trình trả lại hàng
Thực trạng kế toán tiêu thụ hàng hóa tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ
2.1.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Hiện tại công ty đang thực hiện hạch toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC Tại phần hành doanh thu kế toán sử dụng hóa đơn GTGT làm chứng từ gốc để hạch toán doanh thu bán hàng và sử dụng phiếu thu tiền mặt và giấy báo có từ ngân hàng để hạch toán quá trình thanh toán với khách hàng.
Hóa đơn GTGT là căn cứ xác nhận việc công ty đã bán hàng cho khách hàng và cũng là căn cứ để ghi nhận doanh thu Là chứng từ gốc để ghi nhận doanh thu Hóa đơn GTGT được kế toán lập thành 3 liên, trong đó:
Liên 1 được lưu tại quyển hóa đơn.
Liên 2 giao cho khách hàng.
Liên 3 kẹp cùng phiếu xuất kho kiêm hóa đơn bán hàng để đối chiếu. Trên hóa đơn GTGT được ghi rõ:
Ngày tháng, số hóa đơn.
Thông tin khách hàng bao gồm: tên người mua hàng, đơn vị mua, mã số thuế đơn vị mua.
Thông tin về đơn hàng: tên, số lượng, đơn giá các loại vật tư, thành tiền, thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán, hình thức thanh toán và phải có chữ ký và dấu của giám đốc công ty.
Sau đây là quy trình xuất hóa đơn GTGT tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ.
Khi khách hàng đến mua hàng, khách hàng mang đơn đặt hàng đến phòng kinh doanh để làm thủ tục mua hàng ban đầu
Phòng kinh doanh căn cứ vào đơn hàng và hàng hóa đang có tại công ty lập phiếu yêu cầu xuất và gửi cho giám đốc ký duyệt Sau khi được duyệt xuất bán nhân viên kinh doanh mang giấy này đến phòng kế toán để lấy hai liên phiếu xuất kho và chuyển xuống bộ phận kho để xuất hàng cho khách Khách hàng đã nhận được hàng phải ký vào biên bản giao nhận hàng hóa của công ty để xác nhận chủng loại, số lượng hàng và ngày tháng giao nhận.
Sau khi khách hàng trả tiền hoặc ký nhận sẽ thanh toán, kế toán viết hóa đơn GTGT Trong trường hợp xuất hàng theo hợp đồng hoặc bán hàng theo điện thoại và đã có thanh toán hoặc xác nhận thanh toán của khách hàng thì kế toán viết hóa đơn GTGT theo từng lần xuất hàng theo như thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế và chuyển hóa đơn GTGT liên 2 cho khách hàng sau khi khách hàng xác nhận đã nhận đủ hàng theo lô hàng xuất. Để cụ thể hóa quá trình hạch toán kế toán doanh thu tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ em xin được trích đơn hàng theo hóa đơn bán hàng số
0093987 ngày 29 tháng 01 năm 2015, nội dung xuất bán ống gang cầuXinXing (TQ) DN 500 và phụ kiện ống gang XinXing 500 cho Chi nhánh công ty CP sản xuất bao bì và kinh doanh hàng Xuất khẩu tại Quảng Ninh.
Biểu số 2.1 Hoá đơn giá trị gia tăng số 0093987
HỢP TÁC XÃ CÔNG NGHIỆP TIẾN BỘ
Trụ sở chính: Xóm mới Thanh Trì- Hà Nội-Việt Nam Điện Thoại: (84.4)3553 4633 Fax: (84.4) 3554 2406
Tài khoản: 032 01 01 000 3648-Tại NH TMCP Hàng Hải Việt Nam-CN Thanh Xuân
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001
Liên 3: Lưu nội bộ RS/15B Ngày 29 tháng 01 năm 2015 Số: 0093987
Họ tên người mua hàng: Trần Quý Đông
Tên đơn vị: E054-Chi nhánh công ty CP sản xuất bao bì và hàng xuất khẩu tại Quảng Ninh Địa chỉ:
Hình thanh thanh toán: CK Số TK:
TT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
3 Ống gang cầu XinXing (TQ) DN 500
Joang cao su ống gang cầu XX 500
Dầu bôi trơn ống gang Mét Cái Lít
Cộng tiền hàng Tiền thuế GTGT
Số tiền bằng chữ: Hai tỷ, sáu trăm linh ba triệu, năm trăm linh hai nghìn đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Giám đốc
(ký, ghi rõ họ, tên) (ký, ghi rõ họ, tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)
Với công cụ kế toán là phần mềm kế toán Fast Accounting công việc kế toán đã được tinh giảm đi rất nhiều, kế toán viên không phải định khoản từng nghiệp vụ rồi vào sổ chi tiết sau đó tiếp tục vào sổ tổng hợp mà chỉ cần cập nhật chứng từ của vụ việc và máy tính sẽ tự động cập nhật các loại sổ, kế toán viên có thể in ra và đối chiếu trực tiếp trên máy để đảm bảo tính chính xác của số liệu Dưới đây là quy trình ghi sổ trên phần mềm kế toán tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ
Sơ đồ 2.1 Quy trình hạch toán doanh thu trên phần mềm kế toán tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ
Nhập dữ liệu hàng ngày
In sổ và báo cáo cuối tháng
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ chi tiết tài khoản 131, 5111
Máy tính Phần mềm máy tínhHóa đơn GTGT
Hàng ngày dựa trên chứng từ gốc là hóa đơn GTGT đã được lập, kế toán phần hành nhập chứng từ vào phần mềm máy tính Phần mềm tự động vào sổ kế toán chi tiết tài khoản 5111 và tài khản đối ứng 131- công nợ phải thu khách hàng Các sổ tổng hợp cũng được tự động cập nhật số liệu Cuối tháng kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động trên phần mềm và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập Ngoài ra kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
2.1.1.2 Tài khoản sử dụng và nguyên tắc kế toán Để phản ánh doanh thu bán hàng, theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng công ty sử dụng các tài khoản 511- doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 511 chi tiết thành:
TK 5111 doanh thu bán hàng hóa.
TK 5112 doanh thu cung cấp dịch vụ.
TK 51111 doanh thu bán hàng hóa nội địa.
TK 51112 doanh thu bán hàng xuất khẩu.
Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ doanh thu bán hàng được ghi nhận khi phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với việc sở hữu hàng hóa đó được chuyển giao cho người mua và không còn tồn tại yếu tố không chắc chắn đáng kể liên quan đến việc thanh toán tiền hàng, chi phí kèm theo hoặc khả năng hàng bị trả lại
2.1.1.3 Kế toán chi tiết doanh thu
Ngày 29 tháng 01 năm 2015 Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ xuất bán cho Chi nhánh công ty CP sản xuất bao bì và kinh doanh hàng xuất khẩu tại Quảng Ninh 972 mét ống gang cầu XinXing DN500 và các phụ kiện đi kèm. Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ đồng ý cho khách hàng trả chậm trong vòng
15 ngày kể từ ngày công ty xuất hàng bán cho Chi nhánh công ty CP sản xuất bao bì và hàng xuất khẩu tại Quảng Ninh Hai bên chấp nhận phương thức thanh toán bằng chuyển khoản như trong hợp đồng kinh tế số 62/2015/HĐKT-BH Sử dụng hóa đơn GTGT số 0093987 làm chứng từ gốc Hạch toán trên phần mềm kế toán Fast Accounting là một sự cải tiến trong công tác kế toán tại công ty, giúp cho công tác kế toán được rút gọn hơn và đảm bảo yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời hơn kế toán thủ công.Tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ kế toán thực hiện hạch toán kế toán trên phần mềm kế toán nên khi có nghiệp vụ phát sinh, kế toán nhập chứng từ gốc vào phần mềm, sau đó phần mềm kế toán tự động vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp
Kế toán giá vốn tiến hành cập nhật dữ liệu trên phần mềm kế toán.
Bước 1: Chọn thực đơn và loại chứng từ cần cập nhập
Kế toán chọn thực đơn bán hàng
Chọn tên chứng từ cần cập nhật ( ở đây là hóa đơn bán hàng) Chương trình kế toán hiển thị màn hình cập nhật với các chức năng, kế toán chọn nút
“mới” để bắt đầu vào chứng từ
Bước 2: Cập nhập thông tin chứng từ
Kế toán lần lượt nhập các thông tin cho chứng từ và nhấn nút lưu.
Phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhập vào sổ chi tiết các tài khoản 5111- doanh thu bán hàng theo mặt hàng và sổ chi tiết tài khoản đối ứng 131- sổ chi tiết công nợ phải thu theo đối tượng khách hàng; các sổ tổng hợp như NKC, NKBH sổ cái các tài khoản 5111, 131, 111, 33311 và cuối tháng tự động lên bảng tổng hợp và các báo cáo tài chính theo yêu cầu người dùng. Sau đây em xin trích mẫu sổ kế toán chi tiết doanh thu tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ tháng 01 năm 2015 Bao gồm:
Sổ chi tiết doanh thu tài khoản 5111- doanh thu bán hàng theo mặt hàng: mặt hàng Ống gang cầu XinXing TQ DN 500.
Sổ chi tiết công nợ TK 131-phải thu khách hàng: chi tiết Chi nhánh công ty CP sản xuất bao bì và kinh doanh hàng Xuất khẩu tại Quảng Ninh.
Biểu số 2.2 Trích Mẫu sổ chi tiết TK 5111 doanh thu bán hàng theo mặt hàng ống gang cầu XinXing DN 500
HỢP TÁC XÃ CÔNG NGHIỆP TIẾN BỘ
Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng
Số hiệu: 5111 Đối tượng: Ống gang cầu XinXing DN 500-OG027
Diễn giải TK đối ng
Biểu số 2.3 Trích sổ chi tiết tài khoản 131: phải thu khách hàng- chi nhánh Công ty
CP sản xuất bao bì và kinh doanh hàng Xuất khẩu tại Quảng Ninh
HỢP TÁC XÃ CÔNG NGHIỆP TIẾN BỘ
SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ
Tài khoản: 131-phải thu khách hàng Khách hàng: Chi nhánh công ty sản xuất bao bì và kinh doanh hàng xuất khẩu tại Quảng Ninh
Số dư nợ đầu kỳ: 6.068.276.280 Chứng từ
Diễn diải TK đối ứng
HĐ0093974 Xuất bán vật tư 33311 12.643.600
CN CT sản xuất bao bì và kinh doanh hàng XK thanh toán tiền hàng
27/01 BC HH36/01 CN CT sản xuất bao bì và kinh doanh hàng
XK thanh toán ti n hàng 11213
28/01 HĐ 0093984 Xuất bán vật tư 51111 347.1 5.030
HĐ 0093984 Xuất bán vật tư 33311 34.712.503
CN CT sản xuất bao bì và kinh doanh hàng XK thanh t án tiền hàng 112
HĐ 0093987 Xuất bán vật tư 51111 2.366.820.000
29/0 HĐ0093987 Xuất bán vật tư 333 1
Xuất bán vật tư 51111 1.811.640.000 29/01 HĐ 0093988 Xuất bán vật tư 33311 181.164.000
29/01 HĐ0093989 Xuất bán vậ tư
51111 2.512.920.000 29/01 HĐ 0093989 Xuất bán vật tư 33311 251.292.000
Số dư nợ cuối kỳ: 8.488.711.413
2.1.1.4 Kế toán tổng hợp doanh thu
Thực trạng kế toán xác định kết quả kinh doanh tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ
2.2.1 Kế toán doanh thu tài chính tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ
Tài khoản sử dụng ở đây là tài khoản 515- doanh thu hoạt động tài chính, tài khoản này được chi tiết thành:
TK 5151- doanh thu tài chính từ tiền lãi vay.
TK 5157- doanh thu tài chính khác
Khi phát sinh các nghiệp vụ kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm, máy tính tự động cập nhật vào sổ chi tiết các tài khoản 5151 và tài khoản 5157, nhật ký chung và sổ cái tài khoản 515- doanh thu hoạt động tài chính.
Các nghiệp vụ phát sinh tạo ra doanh thu tài chính trong kỳ thường không nhiều và chủ yếu là từ lãi tiền vay nên em xin trích sổ chi tiết tài khoản 5151- doanh thu tài chính từ lãi tiền vay tháng 01 năm 2015 tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ
Sổ chi tiết tài khoản 5151- doanh thu tài chính từ lãi tiền vay tổng hợp doanh thu từ lãi tiền vay phát sinh trong kỳ, sổ này chỉ theo dõi số tổng phát sinh để biết được biến động trong các kỳ Cuối kỳ máy tính tự động tổng hợp số phát sinh và kết chuyển về tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Biểu 2.15 Trích sổ chi tiết tài khoản 5151 tháng 01 năm 2015 tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ
HỢP TÁC XÃ CÔNG NGHIỆP TIẾN BỘ
Tên tài khoản: Doanh thu hoạt động tài chính
Số hiệu: 515 Chi tiết 5151- doanh thu từ tiền gửi
Lãi tiền gửi ngân hàng Đầu tư tháng
31/01/2015 Kết chuyển xác định kết quả kinh doanh 911 1.664.631
Tổng phát sinh nợ:1.664.631 Tổng phát sinh có:1.664.631
NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC
Sổ cái tài khoản 515 dùng để tổng hợp toàn bộ các khoản doanh thu tài chính phát sinh trong tháng, sổ này có số dư đầu tháng và cuối tháng đều bằng không Cuối tháng máy tính sẽ tự động tổng hợp phát sinh trên sổ cái 515 và tiến hành kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh Sau đây em xin trích sổ cái tài khoản 515 tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ tháng 01 năm 2015
Trích sổ cái tài khoản 515- doanh thu hoạt động tài chính tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ
HỢP TÁC XÃ CÔNG NGHIỆP TIẾN BỘ Mẫu số S03b-DNN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC
Tài khoản: 515- Doanh thu tài chính
Số dư đầu kỳ: 0 Ngày tháng ghi sổ
Nhật ký chung Tài khoản đối ứng
Số TT dòng Nợ Có
Lãi tiền gửi ngân hàng Đầu tư tháng 01 năm
Sổ này có 2 trang, đánh số thứ tự từ trang 01 đến 02 Tổng phát sinh nợ: 1.664.631
Ngày mở sổ: 01/01/2015 Tổng phát sinh có: 1.664.631
NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC
2.2.2 Kế toán chi phí tài chính tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ
Tài khoản sử dụng ở đây là tài khoản 635- chi phí hoạt động tài chính Trong đó chi tiết thành:
TK 6351- chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ.
TK 6356- chi phí giao dịch ngân hàng.
Chi phí tài chính phát sinh trong kỳ của doanh nghiệp tương đối lớn và chủ yếu từ chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ do hoặt động nhập khẩu của doanh nghiệp chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị hàng nhập trong kỳ Trong khi đó chi phí giao dịch ngân hàng có tỷ trọng không đáng kể trong tổng chi phí tài chính.
Khi phát sinh các nghiệp vụ kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm, máy tính tự động cập nhật vào sổ chi tiết các tài khoản 6351 và tài khoản 6356, nhật ký chung và sổ cái tài khoản 635- chi phí hoạt động tài chính.
Sổ chi tiết tài khoản 6351 chỉ theo dõi các chi phí chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ, cuối kỳ được tổng hợp tổng phát sinh để biết được biến động của chi phí này trong kỳ.
Sau đây em xin trích sổ chi tiết tài khoản 6351- chênh lệch tỷ giá phát sinh tháng 01 năm 2015 tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ.
Biểu 2.17 Trích sổ chi tiết tài khoản 6351 tháng 01 năm 2015 tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ
HỢP TÁC XÃ CÔNG NGHIỆP TIẾN BỘ
Tên tài khoản: Chi phí tài chính
Số hiệu: 635 Chi tiết 6351-chi phí chênh lệch tỷ giá
Chênh lệch tỷ giá thanh toán lô ống gang 22.103,19 USD
Kết chuyển xác định kết quả kinh doanh
Tổng phát sinh nợ:240.049.846 Tổng phát sinh có:240.049.846
NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC
Sổ kế toán tổng hợp bao gồm sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản 635- chi phí tài chính Sổ nhật ký chung đã được trình bày tại biểu 2.4 trang 25 Sổ cái tài khoản 635- chi phí tài chính dùng để tập hợp tất cả chi phí tài chính phát sinh trong kỳ, bao gồm cả chi phí chênh lệch tỷ giá và chi phí giao dịch ngân hàng, cuối kỳ máy tính sẽ tự động tổng hợp số liệu phát sinh trên sổ này và kết chuyển về tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.Sau đây em xin trích sổ cái tài khoản 635- chi phí tài chính phát sinh trong tháng 1 năm 2015 tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ.
Biểu 2.18 Trích sổ cái tài khoản 635- chi phí hoạt động tài chính tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ
HỢP TÁC XÃ CÔNG NGHIỆP TIẾN BỘ Mẫu số S03b-DNN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC
Tài khoản: 635- chi phí tài chính
Số hiệu Ngày tháng Trang sổ Số TT dòng Nợ Có
28/01/2015 CLGANG2 28/01/2015 Chênh lệch tỷ giá lô ống gang 22.103,19 USD 50 7 331111 12.554.612
31/01/2015 PKT 31/01/2015 Kết chuyển DTTC XĐKQKD 911 240.049.846
Sổ này có 2 trang, đánh số thứ tự từ trang 01 đến 02 Tổng phát sinh nợ: 240.049.846
Ngày mở sổ: 01/01/2015 Tổng phát sinh có: 240.049.846
NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
2.2.3 Kế toán chi phí quản lý kinh doanh tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ
Là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại quy mô vừa Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ tiến hành hạch toán kế toán theo quyết định
48/2006/QĐ-BTC Để hạch toán chi phí quản lý trong doanh nghiệp kế toán sử dụng tài khoản 642-chi phí quản lý kinh doanh, tài khoản này dùng để tập hợp và kết chuyển tất cả các chi phí liên quan đến quản lý doanh nghiệp và các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa Tài khoản này được chi tiết thành hai tài khoản cấp 2 là 6421- chi phí bán hàng và tài khoản 6422- chi phí quản lý doanh nghiệp theo HTTK của BTC ban hành Các chi phí này đều được tổng hợp chung cho toàn bộ công ty để cuối kỳ kết chuyển xác định kết quả Ngoài ra công ty còn tiến hành chi tiết thành các tài khoản cấp 3.
TK 6421 chi tiết thành các tài khoản
- TK 64213 Chi phí dụng cụ, đồ dùng
- TK 64214 Chi phí khấu hao TSCĐ
- TK 64217 Chi phí dịch vụ mua ngoài
- TK 64218 chi phí bằng tiền khác
TK 6422 chi phí quản lý doanh nghiệp chi tiết thành
- TK 64221 chi phí nhân viên quản lý
- TK 64223 chi phí đồ dùng văn phòng
- TK 64224 chi phí KH TSCĐ
- TK 64225 thuế, phí, lệ phí
- TK 64227 chi phí dịch vụ mua ngoài
- TK 64228 chi phí khác bằng tiền
2.2.3.2 Kế toán chi tiết chi phí quản lý kinh doanh
Doanh nghiệp tiến hành mở sổ chi tiết cho các khoản mục chi phí quản lý kinh doanh theo như các khoản mục phí đã được chi tiết trong phần tài khoản kế toán Chứng từ được sử dụng ở đây là bảng tính lương, phiếu chi tiền mặt, giấy báo nợ Còn chứng từ gốc là hóa đơn dịch vụ mua ngoài đối với chi phí dịch vụ mua ngoài, bảng chấm công đối với chi phí nhân viên quản lý và bảng tính khấu hao TSCĐ đôi với chi phí khấu hao tài sản cố định.
Chi phí dụng cụ đồ dùng sổ chi tiết tài khoản 64213
Chi phí này trong kỳ phát sinh không nhiều, tiền mua dụng cụ đồ dùng được tập hợp tại tài khoản 2428-chi phí trả trước dài hạn Cuối mỗi tháng kế toán tiến hành phân bổ vào chi phí dụng cụ đồ dùng bằng phiếu kế toán và nhập số liệu vào phần mềm Máy tính tự động cập nhập vào sổ chi tiết TK
64213 Trích phiếu kế toán PKTCC01- phân bổ chi phí dụng cụ đồ dùng tháng 01 năm 2015 tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ (trang sau). Đối với chi phí bằng tiền khác, tài khoản 64218 bao gồm các chi phí về tiền xăng, dầu phục vụ cho việc bán hàng Chứng từ gốc ở đây là các hóa đơn tiền xăng và chứng từ dùng để ghi sổ là phiếu chi tiền mặt Kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, tương tự các phần hành khác phần mềm cũng sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết 64218 và sổ cái tài khoản 642.
Biểu 2.19 Trích phiếu kế toán tổng hợp PKTCC01 tháng 01 năm 2015 tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ
HỢP TÁC XÃ CÔNG NGHIỆP TIẾN BỘ
PHIẾU KẾ TOÁN TỔNG HỢP
Khoản Vụ việc PS nợ PS có
Phân bổ chi phí dụng cụ, đồ dùng tháng 01 năm 2015 64213 PBCC 8.702.695
Phân bổ chi phí dụng cụ, đồ dùng tháng 01 năm 2015 2428 PBCC 8.702.695
Bằng chữ: tám triệu, bảy trăm linh hai nghìn, sáu trăm chín năm đồng
NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Chi phí khấu hao tài sản cố định : Tài sản cố định trong doanh nghiệp được chia thành các loại:
Nhà cửa, vật kiến trúc
Tài sản cố định hữu hình khác
Cuối tháng phần mềm kế toán tự động tính và phân bổ giá trị khấu hao dựa trên giá trị và thời gian khấu hao doanh nghiệp áp dụng cho tài sản cố định đó Cụ thể doanh nghiệp sử dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng, thời gian tính khấu hao được áp dụng theo Thông tư 45/2013/TT-BTC ban hành ngày 25 tháng 04 năm 2013 của Bộ Tài chính Tất cả TSCĐ được tính khấu hao vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để cuối tháng kết chuyển xác định kết quả kinh doanh
Giá trị trích khấu hao TSCĐ trong công ty thường không lớn và chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng chi phí Giá trị khấu hao TSCĐ tháng 1 năm 2015 là 20.251.841đ, trong đó khấu hao máy móc thiết bị là 535.714đ, khấu hao phương tiện vận tải là 19 716.128đ Số liệu cụ thể được trích tại bảng 2.20- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ tháng 01 năm 2015 tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ.
Chi phí nhân viên quản lý
Công ty tiến hành trả lương bằng tiền mặt vào ngày 21 hàng tháng Kế toán căn cứ vào bảng chấm công, kết quả kinh doanh, bảng trích và phân bổ tiền bảo hiểm để tính lương cho nhân viên Kế toán viên lập bảng thanh toán tiền lương và tiền ăn trưa và xin xác nhận của giám đốc Sau khi được kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt vào bảng lương kế toán viên tiến hành lập 2 liên phiếu chi, xin xác nhận và chuyển cho thủ quỷ một liên để chi tiền Phần mềm kế toán sau khi được kế toán cập nhật chứng từ Phiếu kế toán- Tính tiền lương phải trả nhân viên trong tháng sẽ tự động cập nhập vào sổ chi tiết tài khoản 64221, sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản 642 Trích bảng 2.19 Bảng thanh toán tiền lương tháng 01 năm 2015 tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ.
Biểu 2.20 Trích bảng tính khấu hao tháng 1 năm 2015 tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ
HỢP TÁC XÃ CÔNG NGHIỆP TIẾN BỘ Mẫu số: 06-TSCĐ
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC
BẢNG TÍNH KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Stt Tên tài sản Số thẻ Ngày tính khấu hao
Giá trị khấu hao trong kỳ
Giá trị khấu hao lũy kế
6 Máy điều hòa LG LSL1261CL TSVP006 24/03/2001 72 16.820.000 16.820.000
8 Máy tính xách tay TSVP008 28/04/2006 36 17.617.000 17.617.000
10 Máy photo copy năm 2014 TSVP011 01/08/2014 84 30.000.000 357.143 2.142.858 27.857.142
Hà Nội, ngày 31 tháng 01 năm 2015
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TẠI HỢP TÁC XÃ CÔNG NGHIỆP TIẾN BỘ
Đánh giá về tình hình kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ
Qua 15 năm hoạt động và phát triển, Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ đã kinh doanh đạt hiệu quả cao và đang khẳng định vị thế của mình trong lĩnh vực kinh doanh vật tư ngành cấp thoát nước Góp phần vào thành công đó là sự hoạt động nỗ lực của bộ máy kế toán trong việc hạch toán chính xác kết quả kinh doanh và cung cấp thông tin kịp thời cho bộ máy quản lý nhằm khắc phục và sửa chữa sai sót trong công tác quản lý Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung giúp công tác kế toán thực hiện một cách hiệu quả phù hợp với đặc thù về loại hình kinh doanh, quy mô cũng như trình độ và khả năng quản lý của công ty.
Bằng việc tổ chức bộ máy kế toán tập trung, toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp. Điều này đã tạo điều kiện thuận lợi để vận dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại, bộ máy kế toán ít nhân viên nhưng đảm bảo được việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho việc quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Với sự nhạy bén của ban Giám đốc công ty đã nắm bắt được xu thế hiện nay và đã sớm trang bị hệ thống máy vi tính cùng việc sử dụng phần mềm kế toán đã giúp cho việc ghi sổ ké toán được tinh giảm và đảm bảo chính xác hơn, tránh những nhược điểm mà kế toán thủ công gặp phải như thời gian hoàn thiện công việc, lập báo cáo thường xuyên cho nhà quản trị nắm bắt tình hình hoạt động của công ty
Mọi công việc đều có nguyên tắc riêng để thực hiện và kế toán lại càng cần phải tuân thủ nguyên tắc hơn Nhằm đảm bảo quá trình kinh doanh được thông suốt, hoạt động kinh doanh có hiệu quả tốt nhất và phục vụ khách hàng một cách chuyên nghiệp nhất, công ty đã xây dựng một quy trình kế toán chặt chẽ, vừa đảm bảo tính chính xác vừa tạo điều kiện nhanh nhất cho việc tiến hành các thủ tục để chuyển giao hàng cho khách, đảm bảo về số lượng hàng cũng như thời gian cho phép Việc tổ chức kế toán được thực hiện chặt chẽ, kế toán trưởng phân công công việc cho nhân viên kế toán phù hợp với điều kiện ứng dụng phần mềm máy tính trong công tác kế toán, lập danh sách và phân quyền truy nhập cho từng kế toán viên cụ thể giúp cho công tác kế toán được đảm bảo.
Phần hành kế toán tiêu thụ và xác định kết quả là phần hành kế toán chính tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ Đây là phần hành có khối lượng công việc lớn nhất và liên quan đên hầu hết các phần hành khác trong doanh nghiệp Việc hạch toán doanh thu, giá vốn tại công ty được tiến hành đúng phương pháp và trình tự Để tổ chức phần hành này công ty đã bố trí bộ máy kế toán với một kế toán chịu trách nhiệm chính về phần hành và có sự hỗ trợ của kế toán các phần hành khác cùng sự quản lý chung của kế toán trưởng Kế toán toán phần hành đã thể hiện trách nhiệm công việc cao và trình độ nghiệp vụ vưng vàng trong công tác kế toán phụ trách
Tổ chức kế toán có sự liên hệ giữa các phần hành với nhau cũng như với các bộ phận khác giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu dễ dàng và tránh những sai sót không đáng có Cụ thể bằng việc tổ chức hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo hình thức thẻ song song, phương pháp này đơn giản và giúp kế toán đối chiếu số liệu, phát hiện sai sót để kịp thời cung cấp thông tin cho nhà quản lý.
Các tài khoản kế toán về chi phí quản lý kinh doanh được chi tiết theo nội dung phát sinh chi phí và theo từng mục đích chi ( quản lý và bán hàng) giúp theo dõi và quản lý tốt chi phí, góp phần nấng cao kết quả kinh doanh.
Hệ thống sổ sách được mở đầy đủ các mẫu nhật ký chung, sổ cái tài khoản được cập nhật theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, các sổ chi tiết được thiết kế phù hợp với đặc điểm kế toán Hình thức ghi sổ nhật ký chung với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán máy Fast Acounting đã đẩy nhanh việc xử lý các vấn đề phức tạp, điều này đã góp phần hoàn thiện công tác cung cấp thông tin quản lý kịp thời của kế toán cho nhà quản lý.
Kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân với sự hỗ trợ của phần mềm kê toán giúp cho việc hạch toán và xác định kết quả được chính xác hơn trong tình hình thực tế biến động giá cả hàng hóa ngày càng tăng như hiện nay Việc xác định các khoản mục chi phí cấu thành giá vốn hàng bán tương đối đầy đủ, phản ánh đúng nội dung của chi phí Điều này tạo điều kiện cho việc hạch toán chính xác giá vốn hàng bán và xác định chính xác kết quả kinh doanh
Ngoài những ưu điểm cần phát huy bộ máy kế toán công ty vẫn cần phải khắc phục những hạn chế hiện tại trong công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả để công ty đạt được hiệu quả kinh doanh tốt hơn trong những kỳ tiếp theo
Tuy kế toán phần hành đã thực hiện tốt công việc của mình nhưng khối lượng công việc của phần hành lại quá lớn, hoạt động kinh doanh của công ty đang trên đà phát triển vì vậy khối lượng công việc sẽ tăng đáng kể Chỉ với một kế toán phần hành sẽ không thể đảm nhận hết được. Đối với một doanh nghiệp thương mại thì hàng tồn kho chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng tài sản, hơn nữa qua quá trình luân chuyển hàng hóa đối với một số mặt hàng đang còn chậm, nhiều mặt hàng có giá trị của công ty hiện nay đang bị ảnh hưởng lớn bởi sự thay đổi công nghệ - kỹ thuật Tuy nhiên kế toán không sử dụng tài khoản dự phòng hàng tồn kho để phân bổ chi phí vào các kỳ kinh doanh.
Trong điều kiện kinh doanh khó khăn như hiện nay, việc thu hút khách hàng và đẩy nhanh vòng quay vốn là rất quan trọng Doanh nghiệp chưa có những biện pháp khuyến khích tiêu thụ hàng hóa và thanh toán tiền hàng sớm. Đối với kế toán giá vốn hàng bán do kế toán hạch toán giá vốn theo phương pháp bình quân tuy có thể hạch toán chính xác giá vốn nhưng do cuối tháng mới xác định được giá vốn nên sẽ khó theo dõi được giá vốn hàng xuất bán trong tháng, như vậy việc xác định giá vốn và doanh thu cho từng đơn hàng trong tháng không có ý nghĩa trong quản lý vì cuối tháng mới biết được giá vốn hàng xuất bán Như vậy việc cung cấp thông tin chỉ mang ý nghĩa khách quan và không thể đưa ra một con số chính xác về lợi nhuận của một đơn hàng khi nhà quả lý cần thông tin.
Công tác kế toán tài chính được thực hiện tương đối tốt nhưng kế toán quản trị lại chưa được quan tâm.
Phương hướng và giải pháp hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Hợp tác xã công nghiệp Tiến Bộ
Trong thời đại ngày nay cái mà con người luôn hướng tới và bất cứ ai,bất cứ ngành nghề kinh doanh nào cũng bị ảnh hưởng là sức mạnh số-sức mạnh của công nghệ thông tin và truyền thông Để kinh doanh có hiệu quả hơn trong hiện tại và tương lai thì quá trình cung cấp thông tin quản trị phải hết đặc biệt quan tâm và triển khai Quá trình cung cấp thông tin đóng vai trò quan trọng đến quyết định kịp thời của Ban lãnh đạo đặc biệt là thông tin tài chính kế toán Thông qua tiêu thụ, doanh nghiệp thu hồi vốn bỏ ra, góp phần tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn Qua đó tăng được vòng quay của vốn, mở rộng được quy mô kinh doanh và nâng cao hiệu quả của quá trình kinh doanh.
Do vậy, doanh nghiệp phải thực hiện tốt yêu cầu quản lý về các phương thức tiêu thụ, từng loại hàng hoá tiêu thụ, theo dõi khách hàng, đôn đốc thu hồi nhanh và đầy đủ tiền hàng Đồng thời trên cơ sở đó xác định đúng đắn kết quả từng hoạt động Để làm tốt nghiệp vụ này, kế toán tiêu thụ thành phẩm cần thực hịên các yêu cầu sau:
Tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình hiện có và sự biến động của từng loại hàng hoá trên cả hai mặt số lượng và giá trị.
Theo dõi, phản ánh và giám sát chặt chẽ quá trình tiêu thụ, ghi chép kịp thời, đầy đủ chi phí liên quan đến việc bán hàng.
Việc thực hiện tốt các yêu cầu trên có ý nghĩa rất lớn đối với việc quản lý chặt chẽ quá trình tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh chung của toàn doanh nghiệp Tuy nhiên để phát huy được vai trò và thực hiện tốt các yêu cầu đó đòi hỏi phải tổ chức kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh thật khoa học hợp lý, đồng thời cán bộ kế toán phải nắm vững nội dung của việc tổ chức công tác kế toán kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh.
3.2.2.1 Về công tác tổ chức bán hàng
Về tổ chức tiêu thụ: thể kỷ XXI là thế kỷ của công nghệ thông tin và truyền thông Trong thế giới rộng lớn của internet với hàng tỷ người đang sử dụng hàng ngày, phần lớn họ đọc quảng cáo qua các trang web, đó là cơ hội để các công ty tiếp thị sản phẩm của mình trực tuyến Vì vậy công ty nên tiến hành nghiên cứu và tổ chức thử các hình thức tiêu thụ mới (như giao bán trên mạng điện tử) Bằng hình thức này công ty có thể thu hút được nhiều khách hàng hơn
Hàng tồn kho trong công ty chiếm tỷ trọng lớn, có nhiều mặt hàng chịu sự tác động lớn của sự thay đổi công nghệ, đối với các mặt hàng nhập khẩu lại có giá cả thường xuyên thay đổi do sự chênh lệch về tỷ giá ngoại tệ và các phụ phí phát sinh trong quá trình chuyển hàng về doanh nghiệp Vì vậy công tác quản lý đặt ra yêu cầu xác định được xu hướng biến động của giá cả, có chính sách giá phù hợp, cạnh tranh tốt trên thị trường Bộ phận kinh doanh thường xuyên tìm kiếm các nguồn hàng chất lượng tốt và giá cả hợp lý, nâng cao sự cạnh tranh trong giá bán và chất lượng phục vụ Công tác tổ chức bán hàng phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, đảm bảo tính kịp thời trong việc xử lý các khâu từ bán hàng đến thu tiền hàng.
Trong môi trường cạnh tranh hiện nay việc thu hút khách hàng qua các hình thức khuyến mại, chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại để thu hút những khách hàng mới, duy trì khách hàng truyền thống và khuyến khích khách hàng mua nhiều hơn, thanh toán nhanh hơn Điều này giúp cho hàng hóa lưu chuyển nhanh, giảm chi phí kho, chi phí bảo quản, tránh mất mát Việc kết hợp các biện pháp này còn giúp cho doanh nghiệp nhanh thu hồi vốn, tiền vốn có thể quay vòng nhanh Ngoài ra việc hàng hóa lưu chuyển nhanh chóng còn tránh được những rủi ro về sự biến động về giá và sự thay đổi công nghệ Vậy công ty nên có chính sách chiết khấu phù hợp trong từng thời kỳ, từng khách hàng để thu hút khách hàng và đẩy nhanh thời gian thu tiền.
3.2.2.2 Về tổ chức kế toán
Tại phòng kế toán công ty kế toán trưởng đã tiến hành phân công cho một kế toán chịu trách nhiệm về phần hành giá vốn và xác định kết quả Tuy kế toán phần hành đã thực hiện tốt công việc được phân công nhưng khối lượng công việc của phần hành lại quá lớn, điều này có thể gây áp lực cho nhận viên kế toán khi phải xử lý quá nhiểu công việc trong ngày Hơn nữa hoạt động kinh doanh của công ty đang trên đà phát triển vì vậy khối lượng công việc sẽ tăng đáng kể, chỉ có một kế toán phần hành giá vốn và xác định kết quả là chưa đủ để đảm nhận các công việc Công ty nên phân công thêm kế toán viên phụ trách phần hành kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ để đáp ứng được một khối lượng công việc.
Như chúng ta đã biết, khi nền kinh tế càng phát triển thì công tác quản lý kinh tế càng được quan tâm và cũng khi đó vai trò của kế toán trong công tác quản lý và nhất là cung cấp thông tin cho quản lý trở nên rất quan trọng trong mọi đơn vị kinh doanh Kế toán quản trị đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin đầy đủ và nhanh chóng hơn cho nhà quản trị trong việc ra quyết định về công việc kinh doanh như: có nên mở rộng thị trường, bán hay ngừng bán các sản phẩm, có thể tự gia công hay thuê ngoài Tuy rằng kế toán tài chính có thể cung cấp thông tin này cho ban quản lý nhưng việc phân công trong việc chuyên môn hóa các công việc sẽ đạt kết quả tốt hơn Vì vậy nhằm đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý, công ty nên tiến hành phân công một kế toán chuyên về kế toán quản trị để theo dõi và cung cấp thông tin thường xuyên hơn cho nhà quản lý.
Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán
Hàng tồn kho trong công ty chiếm tỷ trọng lớn, có nhiều mặt hàng chịu sự tác động lớn của sự thay đổi công nghệ Qua báo cáo tồn kho và kho hàng chậm luân chuyển năm 2015 cho thấy thời gian luân chuyển của hàng hóa trung bình tại công ty chậm, trong đó một số mặt hàng không hề bán được trong năm, chủ yếu là các loại van xả khí một chiều và tê xả cặn Các mặt hàng van xả khí một chiều bị tồn đọng trong từ năm 2014 mà vẫn chưa bán được là do sự thay đổi về kỹ thuật, với sự ra đời của các loại van xả khí hai chiều chất lượng tốt hơn và giá cả hợp lý Hiện nay công ty vẫn chưa xử lý số hàng chậm luân chuyển này Công ty cũng nên tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho những mặt hàng có thời gian luân chuyển chậm và dễ bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi công nghệ này Việc dự phòng giảm giá hàng tồn kho giúp công ty phản ánh đúng thực tế giá trị hàng tồn khotrong doanh nghiệp và đưa ra một cái nhìn trung thực về tài sản của công ty khi lập báo cáo tài chính Vì vậy công ty nên sử dụng thêm tài khoản 159- Các khoản dự phòng, chi tiết 1593- dự phòng giảm giá hàng tồn kho để phân bổ dần sự giảm giá trị hàng do sự thay đổi công nghệ hoặc việc giảm phẩm chất hàng vào chi phí các kỳ góp phần xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Cuối tháng kế toán căn cứ vào khả năng giảm giá của hàng tồn kho, bằng việc so sánh giá vốn và giá thực tế của thị trường để trích lập dự phòng Như vậy kế toán cập nhập thêm vào danh mục tài khoản trong phần mềm kế toán tài khoản chi tiết 1593- dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối mỗi kỳ kế toán lập bảng tổng hợp về mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã được duyệt trên cơ sở theo dõi và tính toán theo giá có thể thực hiện được của từng mặt hàng bị giảm giá trên thị trường
Doanh nghiệp tiến hành trích lập dự phòng theo công thức
Lượng hàng hoá thực tế tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính
Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán
Giá trị thuần có thể thực hiện được của HTK
Trong đó: giá gốc HTK là giá trị của HTK được ghi nhận trên hóa đơn và các chi phí khác liên quan đến việc mua hàng; giá trị thuần có thể thực hiện là giá trị ước tính của hàng tốn kho sau khi trừ đi các chi phí tiêu thụ sản phẩm tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
Công ty trích lập dự phòng HTK cho từng loại vật tư tồn kho bị giảm giá ttrong kỳ và tổng hợp toàn bộ bằng bảng kê chi tiết để hạch toán vào giá vốn của doanh nghiệp Căn cứ vào bảng tổng hợp về mức lập dự phòng giảm giá của các loại hàng hoá đã được duyệt và thẩm định Cuối kỳ lập báo cáo tài chính, căn cứ vào nguyên tắc lập dự phòng theo thông tư 228/2009/TT-BTC.Theo quy định của bộ tài chính Nếu số trích lập cho năm kế hoạch bằng số dư của dự phòng năm trước thì không phải lập nữa.
Nếu số lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm kế hoạch lớn hơn số dư trên TK 159 thì số lớn hơn đó sẽ trích lập thêm vào giá vốn hàng bán trong kỳ
Nếu số trích lập cho năm kế hoạch nhỏ hơn số dư trên TK 159 thì số chênh lệch giảm phải được hoàn nhập, ghi giảm giá vốn hàng bán.
Như đã trình bày ở phần hoàn thiện công tác tiêu thụ hàng, công ty nên có chính sách chiết khấu phù hợp trong từng thời kỳ qua các hình thức khuyến mại, chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại để thu hút những khách hàng mới, duy trì khách hàng truyền thống và khuyến khích khách hàng mua nhiều hơn, thanh toán nhanh hơn
Chiết khấu thương mại là khoản giảm giá cho khách hàng mua với sô lượng lớn Khoản chiết khấu này giúp doanh nghiệp quản cáo được sản phẩm của mình và thu hút khách hàng hơn nhưng cũng là một khoản giảm doanh thu bán hàng trong kỳ Tuy rằng việc chiết khấu cho khách hàng sẽ là một khoản giảm doanh thu và dẫn đến giảm lợi nhuận nhưng công ty cũng nên cân nhắc trước những lợi ích mà nó mang lại trong điều kiện kinh doanh khó khăn hiện nay Phương pháp chiết khấu thương mại này giúp công ty thể sử dụng để tham gia đấu thầu trong các dự án lớn mà không ảnh hưởng đến mức giá chung trên thị trường và sẽ có mức giá cạnh tranh hơn với các doanh nghiệp khác.
