MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP
Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
1.1.1 Vai trò của vât liệu trong các doanh nghiệp Để tiến hành sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp cần phải có đầy đủ các yếu tố cơ bản, đó là: lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất.
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã trải qua tác động của lao động con người và được các đơn vị sản xuất sử dụng làm chất liệu ban đầu để tạo ra sản phẩm.
Nguyên vật liệu có các đặc điểm: sau mỗi chu kỳ sản xuất, nguyên vật liệu được tiêu dùng toàn bộ hình thái vật chất ban đầu của nó không tồn tài Nói khác đi, nguyên vật liệu bị tiêu hao hoàn toàn hay bị biến dạng đi trong quá trình sản xuất và cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm.
Giá trị nguyên vật liệu được chuyển dịch toàn bộ và chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm sản xuất ra, nguyên vật liệu không hao mòn dần như tài sản cố định.
Từ đặc điểm cơ bản của nguyên vật liệu, ta có thể thấy nguyên vật liệu được xếp vào tài sản lưu động, giá trị nguyên vật liệu thuộc vốn lưu động Nguyên vật liệu có nhiều loại, thứ khác nhau, bảo quản phức tạp Nguyên vật liệu thường được nhập xuất hàng ngày.
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm được sản xuất Thông thường trong các doanh nghiệp sản xuất,nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, nên việc tiết kiệm nguyên vật liệu và sử dụng đúng mục đích, đúng kế hoạch có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm và thực hiện tốt kết quả sản xuất kinh doanh.
Xuất phát từ vai trò quan trọng của nguyên vật liệu đòi hỏi các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, dữ trữ, sử dụng Trong một chừng mực nào đó, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu là cơ sở để tăng thêm sản phẩm mới cho xã hội, tiết kiệm được nguồn tài nguyên vốn không phải là vô tận.
Như ta đã biết, trong quá trình sản xuất vật liệu bị tiêu hao toàn bộ không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu, giá trị của nó chuyển một lần toàn bộ vào giá trị sản phẩm mới tạo ra Do đó, tăng cường quản lý công tác kế toán NVL đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập cho Doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng Việc quản lý vật liệu phải bao gồm các mặt như: số lượng cung cấp, chất lượng chủng loại và giá trị Bởi vậy, công tác kế toán NVL là điều kiện không thể thiếu được trong toàn bộ công tác quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước nhằm cung cấp kịp thời đầy đủ và đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, kiểm tra được các định mức dự trữ, tiết kiệm vật liệu trong sản xuất, ngăn ngừa và hạn chế mất mát, hư hỏng, lãng phí trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất Đặc biệt là cung cấp thông tin cho các bộ phận kế toán nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ kế toán quản trị.
1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu
Kế toán là công cụ phục vụ cho việc quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp, trong đó kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu.
Kế toán nguyên vật liệu giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt đựoc tình hình vật tư để chỉ đạo tiến độ sản xuất.
Từ yêu cầu quản lý nguyên vật liệu và từ vị trí của kế toán đối với công tác quản lý tài chính trong doanh nghiệp sản xuất, nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu được thể hiện:
- Tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc,yêu cầu quản lý thống nghất của nhà nuớc và yêu cầu của quản trị doanh nghiệp.
- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho và phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu về tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kip thời đề tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
- Tham gia kiểm kê nguyên vật liệu, xử lý kết quả kiểm kê theo quyết định của cấp có thẩm quyền nhằm đảm bảo sự chính xác trung thực của thông tin kế toán.
Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu
1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu
Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các thứ nguyên vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán.
Nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại có công dụng khác nhau được sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau, có thể được bảo quản, dự trữ trên nhiều địa bàn khác nhau Do vậy để thống nhất công tác quản lý nguyên vật liệu giữa các bộ phận có liên quan, phục vụ cho yêu cầu phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, sử dụng nguyên vật liệu cần phải phân loại nguyên vật liệu.
Có nhiều cách phân loại nguyên vật liệu, hiện nay cách chủ yếu là phân loại nguyên vật liệu theo tác dụng của nó đối với quá trình sản xuất
Theo cách này thì nguyên vật liệu được phân ra thành các loại như sau:
- Nguyên liệu, vật liệu chính: (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) Đối với các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm như sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng cơ bản, bông trong các doanh nghiệp kéo sợi, vải trong doanh nghiệp may Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục qúa trình sản xuất sản phẩm ví như: Sợi mua ngoài trong các nhà máy dệt cũng được coi là nguyên vật liệu chính.
- Vật liệu phụ: là đối tượng lao động nhưng không phải là cơ sở vật chất chủ yếu để hình thành nên sản phẩm mới Vật liệu phụ chỉ có vai trò phụ trợ trong quá trình sản xuất kinh doanh được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm, hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc để phục vụ cho yêu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý.
- Nhiên liệu: là thứ để tạo ra năng lượng cung cấp nhiệt lượng bao gồm các loại ở thể rắn, lỏng, khí dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho các phương tiện vật tải máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như: xăng, dầu, than Nhiên liệu thực chất là vật liệu phụ để tách thành một nhóm riêng do vai trò quan trọng của nó nhằm mục đích quản lý và hạch toán thuận tiện hơn.
- Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất phương tiện vận tải.
- Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: là các vật liệu, thiết bị phục vụ cho hoạt động xây dựng cơ bản, tải tạo tài sản cố định.
- Phế liệu thu hồi: là những loại phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất để sử dụng hoặc bán ra ngoài.
Việc phân chia này giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết dễ dàng hơn trong việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu Tuy nhiên do quá trình sản xuất cụ thể được tiến hành ở các doanh nghiệp khác nhau nên việc phân loại nguyên vật liệu như trên chỉ mang tính chất tương đối.
Ngoài ra có thể phân loại nguyên vật liệu theo các loại sau:
- Căn cứ vào nguồn thu nhập, nguyên vật liệu được chia thành.
Nguyên vật liệu mua ngoài: mua từ thị trường trong nước hoặc mua nhập khẩu.
Nguyên vật liệu từ qua công chế biến
Nguyên vật liệu thu ngoài qua công sản xuất.
Nguyên vật liệu nhập góp vốn.
- Căn cứ vào chức năng nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất thì nguyên vật liệu bao gồm:
Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho chế tạo sản phẩm và sản xuất
Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: phục vụ ở các phân xưởng, tổ đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng quản lý doanh nghiệp.
1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá vật liệu là cách xác định giá trị của chúng theo từng nguyên tắc nhất định Theo quy định hiện hành kế toán nhập xuất, tồn nguyên vật liệu phải phản ánh theo giá trị kinh tế, khi xuất kho cũng phải xác định giá trị thực tế xuất kho theo đúng phương pháp quy định Sau đây là một số phương pháp định giá nguyên vật liệu. Đánh giá nguyên liệu vật liệu theo giá gốc.
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí có liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Nguyên liệu vật liệu trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau nên nội dung các yếu tố cấu thành giá gốc của nguyên liệu vật liệu được xác định theo từng trườn hợp nhập, xuất. a Giá gốc của nguyên liệu vật liệu nhập kho:
- Giá gốc của nguyên liệu vật liệu mua ngoài nhập kho:
Giá gốc NLVL Giá mua Các loại thuế Chi phí liên quan Các khoản mua ngoài = trên hoá + không được + trực tiếp đến việc + triết khấu nhập kho đơn hoàn lại mua hàng thương mại
Chi phí thu mua bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho.
- Giá gốc của nguyên liệu vật liệu tự chế biến nhập kho:
Giá gốc nhập kho = Giá gốc vật liệu xuất kho + Chi phí chế biến
Chi phí chế biến hàng tồn kho gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định, chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chế biến nguyên liệu vật liệu.
- Giá gốc nguyên liệu vật liệu thuê ngoài gia công chế biến nhập kho được tính theo công thức sau:
Giá gốc Giá gốc Tiền công phải Chi phí vận chuyển bốc dỡ
NLVL = NLVL +trả cho người + và các chi phí có liên quan
Nhập kho xuất kho chế biến trực tiếp
Giá gốc của nguyên liệu vật liệu nhận góp liên doanh, vốn cổ phần hoặc thu hồi vốn gốc được ghi nhận theo giá thực tế ra hội đồng định giá lại và được chấp nhận.
- Giá gốc của nguyên liệu vật liệu được biếu tặng.
Giá gốc NLVL Giá mua thị trường những Các chi phí khác có liên quan
Nhập kho = NLVL tương đương + trực tiếp đến việc tiếp nhận
- Giá gốc của nguyên liệu vật liệu được cấp.
Giá gốc của Giá ghi trên sổ của đơn vị Chi phí vận chuyển bốc dỡ, NLVL = trực tiếp hoặc giá được đánh + chi phí có liên quan trực
Nhập kho giá lại theo giá trị thuần tiếp khác
Tổ chức kế toán chi tiết
Để đáp ứng nhu cầu quản lý Doanh nghiệp, kế toán chi tiết vật liệu phải được thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm vật liệu và được tiến hành đồng thời ở kkho và phòng kế toán trên cùng một cơ sở chứng từ.
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định vận hành theo QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 1 tháng 1 năm 1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính và QĐ 885 ngày 16 tháng 7 năm 1998 của Bộ tài chính, các chứng từ kế toán vật liệu Công ty sử dụng bao gồm:
- Phiếu nhập kho (mẫu số 01- VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu số 02 – VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03 – VT)
- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu số 04 – VT)
- Biên bản kiểm nghiệm (mẫu số 05 – VT)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu số 07 – VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư (mẫu số 08 – VT)
- Chứng từ, hoá đơn thuế GTGT (mẫu 01 – GTGT – 3LL)
Bên cạnh đó, tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng Doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau mà kế toán sử dụng các chứng từ khác nhau. Đối với các chứng từ kế toán thống nhất, bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung phương pháp lập và phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian do Kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc ghi chép kế toán tổng hợp và các bộ phận liên quan Đồng thời người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
1.3.1 Sổ kế toán chi tiết vật liệu Để hạch toán chi tiết vật liệu, tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán áp dụng trong Doanh nghiệp mà sử dụng các sổ thẻ chi tiết sau:
- Sổ (thẻ) kho (theo mẫu số 06 – VT).
- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ.
- Sổ đối chiếu luân chuyển.
Sổ (thẻ) kho được sử dụng để theo dõi số lượng nhập xuất tồn kho của từng loại vật liệu theo từng kho Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu đó là: tên, nhãn hiệu quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu, sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp nào. Ở phòng kế toán tuỳ theo từng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu mà sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư để hạch toán nhập xuất tồn kho về mặt số lượng và giá trị.
Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên các Doanh nghiệp còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư phục vụ cho hạch toán của đơn vị mình.
1.3.2 Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu
Việc ghi chép phản ánh của thủ kho và kế toán cũng như kiểm tra đối chiếu số liệu giữa hạch toán nghiệp vụ kho và ở phòng kế toán được tiến hành theo một trong các phương pháp sau:
- Phương pháp ghi thẻ song song.
- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
- Phương pháp sổ số dư.
Tuỳ theo điều kiện cụ thể mà đơn vị chọn một trong ba phương pháp trên để hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ.
1.3.2.1 - Phương pháp thẻ song song.
- Ở kho: việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng.
- Ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết vật tư để ghi chép tình hình nhập xuất kho theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị Về cơ bản sổ kế toán chi tiết vật tư có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm cột giá trị.
Có thể khái quát nội dung trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song bằng sơ đồ sau:
Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra
Thẻ kho Chứng từ nhập
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết
Bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn kho
* Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng:
- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu.
- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế khả năng kiểm tra kịp thời của kế toán.
- Phạm vị áp dụng: áp dụng thích hợp trong các Doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, khối lượng nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên và trình độ chuyên môn của cán bộ còn hạn chế
1.3.2.2 - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
- Ở kho: việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho và chỉ ghi chép về tình hình biến động của vật liệu về mặt số lượng.
- Ở phòng kế toán: sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi tổng hợp về số lượng và giá trị của từng loại vật liệu nhập xuất tồn kho trong tháng.
Nội dung và trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được khái quát theo sơ đồ sau:
Ghi cuối ngày. Đối chiếu kiểm tra.
* Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng:
- Ưu điểm: khối lượng phạm vi ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng.
Thẻ kho Chứng từ nhập
Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển
- Nhược điểm: việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật và phòng kế toán cũng chỉ tiến hành kiểm tra đối chiếu vào cuối tháng do đó hạn chế tác dụng của kiểm tra.
- Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp trong các Doanh nghiệp có không nhiều nghiệp vụ nhập xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán vật liệu do đó không có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày.
1.3.2.3 Phương pháp sổ số dư.
- Ở kho: thủ kho chỉ theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu theo chỉ tiêu hiện vật.
- Ở phòng kế toán: theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu theo từng nhóm, từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị.
Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư được khái quát bằng sơ đồ:
Ghi cuối ngày. Đối chiếu kiểm tra.
Bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn
* Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng:
- Ưu điểm: tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng.
Tổ chức kế toán tổng hợp
Nguyên vật liệu là tài sản lưu động của doanh nghiệp, nó đựơc nhập – xuất kho thường xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp có các phương pháp kiểm kê vật liệu khác nhau Có doanh nghiệp chỉ kiểm kê vật liệu một lần trong kỳ bằng cách cân đo, đong, đếm vật liệu tồn kho cuối kỳ ngược lại cũng có doanh nghiệp kiểm kê từng nghiệp vụ nhập xuất vật liệu.
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu trên cơ sở kế toán Phương pháp kê khai thường xuyên dùng cho các tài khoản kế toán tồn kho nói chung và các tài khoản vật liệu nói riêng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của vật hàng hoá Vì vậy, nguyên vật liệu tồn kho trên sổ kế toán được xác định bất cứ lúc nào trong kỳ kế toán.
Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật liệu tồn kho so sánh đối chiếu với số liệu tồn kho trên sổ kế toán, nếu có chênh lệch phải truỳ tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời.
Phương pháp kê khai thường xuyên thường được áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn.
Phương pháp kiểm kê đình kỳ là phương pháp không thực sự thường xuyên,liên tục tình hình nhập xuất tồn kho trên tài khoản kế toán mà chỉ theo dõi, phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và giá trị tồn kho cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ trong kho Việc xác định giá trị nguyên vật liệu xuất chung trên các tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho mà căn cứ vào giá trị tồn kho cuối kỳ mua nhập trong kỳ, kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính Chính vì vậy trên tài khoản tổng hợp (tài khoản 611) không thể hiện rõ giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng cho từng nhu cầu sản xuất khác nhau và không thể hiện được số mất mát hư hỏng Phương pháp kiểm kê định kỳ được áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ ít chủng loại vật tư với quy cách mẫu mã rất khác nhau giá trị thấp và được xuất thường xuyên.
1.4.1.1 Thủ tục chứng từ cần thiết trong nghiệp vụ thu mua và nhập kho vật liệu.
Trong nghiệp vụ thu mua và nhập kho vật liệu doanh nghiệp cần hai loại chứng từ bắt buộc là hoá đơn bán hàng (hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) và phiếu nhập kho Hoá đơn bán hàng (hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) do người bán hàng lập, ghi rõ số lượng từng loại hàng hoá, đơn giá và số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán Khi áp dụng thuế giá trị gia tăng thì trên hoá đơn do người bán lập vừa bao gồm phần mua vật liệu hàng hoá vừa bao gồm cả thuế giá trị gia tăng Trong trường hợp doanh nghiệp thu mua vật liệu từ thị trường tự do thì doanh nghiệp phải có phiêú mau hàng thay thế cho hoá đơn bán hàng.
Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập và ghi số lượng theo hoá đơn hoặc phiếu mua hàng, thủ kho thực hiện nghiệp vụ nhập kho và ghi số thực nhập vào số nhập kho Như vậy phiếu nhập kho là chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập kho đã hoàn thành Ngoài ra trong trường hợp nhập kho với số lượng các loại vật tư có tính chất lý hoá phức tạp, các loại vật tư quý hiếm hay trong quá trình nhập kho phát hiện sự khác biệt về số lượng giữa hoá đơn và thực nhập thì doanh nghiệp thành lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm nghiệp vật tư trước lúc nhập kho và lập biên bản kiểm nghiệm.
1.4.1.2 Thủ tục chứng từ cần thiết trong nghiệp vụ xuất kho vật liệu.
Với doanh nghiệp sử dụng phương pháp kiểm kê thường xuyên thì khi xuất kho vật liệu phải lập phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất vật tư theo hạn mức Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực nhập và cùng người ký nhận vào phiếu xuất kho.
Phiếu xuất vật tư theo hạn mức được lập trong trường hợp doanh nghiệp sản xuất ổn định và đã lập được định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm Số lượng nhập xuất trong tháng do thủ kho căn cứ vào hạn mức.
1.4.2 Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
1.4.2.1 Tài khoản sử dụng Để hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên kế toán sử dụng các tài khoản 152, 154, 621, 627, 641, 642, 412
- Tài khoản 152: nguyên liệu, vật liệu.
Tài khoản dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế có thể mở chi tiết cho từng loại từng nhóm, thứ vật liệu là theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán.
+ Bên nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên nhân vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp, phát hiện thừa, đánh giá tăng).
Phản ánh giá trị thực tế vật liệu nhập kho trong kỳ.
+ Bên có: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ (xuất dùng, xuất bán , xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt, giảm giá được hưởng)
Phản ánh giá trị thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ.
+ Dư nợ: giá thực tế của vật liệu tồn kho đầu kỳ hoặc cuối kỳ bên cạnh đó kế toán nguyên vật liệu còn sử dụng các tài khoản 151, 131, 112, 331.
Có thể khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
Diễn giải: (1) tăng do mua ngoài
(2) hàng đi đường kỳ trước
(3) nhận cấp phát, tặng thưởng, vốn góp liên doanh
(4) thừa phát hiện kiểm kê
(5) Nhận lại vốn góp liên doanh
(7) xuất để chế tạo sản phẩm
(8) xuất cho chi phí sản xuất chung bán hàng, quản lý
(9) xuất vốn góp liên doanh
(10) xuất thuê ngoài gia công chế biến
(11) thiếu phát hiện qua kiểm kê
1.4.3 Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
1.4.3.1 Tài khoản sử dụng Để hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ kế toán sử dụng các tài khoản sau:
Bên nợ: - Giá trị thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, CCDC tồn đầu kỳ.
- Giá trị thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, CCDC mau vào đầu kỳ. Bên có: - Giá trị thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, CCDC tồn cuối kỳ.
- Giá trị vật tư hàng hoá, trả lại cho người bán hoặc được giảm giá.
- Giá trị thực tế nguyên vật liệu, CCDC sản xuất trong kỳ Tài khoản này cuối kỳ không có sổ dư và được mở chi tiết cho hai tài khoản cấp 2 sau:
TK6111 Mua nguyên vật liệu
Sơ đồ kế toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
GT vật liệu, CCDC tồn đầu kỳ
GT vật liệu, dụng cụ mua trong kỳ chưa sử dụng
Vốn góp liên doanh cấp phát, trọng thưởng đánh giá tăng VL, DC tồn cuối kỳ Giảm giá được hưởng v àng) Giá trị h ng mua tràng) ả lại
Giá trị thiếu hụt mất mát
Giá trị vật liệu CCDCXuất dùng nhỏ
CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT
Đặc điểm chung của doanh nghiệp
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Tên công ty: Công ty TNHH sản xuất Phúc Lâm
Địa chỉ: KCN Phố nối A – Khu B – đường B3 – Văn Lâm Hưng Yên
Tài khoản: 0591001595591 chi nhánh Ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên
Năm 1995 Công ty TNHH sản xuất Phúc Lâm tiền thân là công ty cổ phần xây dựng và cơ khí Phúc Lâm thành lập nhà máy kết cấu thép Phúc Lâm tại Văn Lâm – Hưng Yên với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh như sau:
- sản xuất khung nhà xưởng, nhà kho công nghiệp
- sản xuất các kết cấu thép cho ngành giao thông
Năm 2007 Công ty TNHH sản xuất Phúc Lâm đầu tư mở rộng sản xuất kinh doanh triển khai xây dựng tại KCN Phố Nối, huyện Văn Lâm, tỉnh Hưng Yên. Nhà máy Kết cấu thép Phúc Lâm được thành lập lại thành Công ty TNHH sản xuất Phúc Lâm theo quyết định số 80 QĐ/TL ngày 06/04/2007 của Hội đồng thành viên Công ty TNHH sản xuất Phúc Lâm và chuyển về khu Liên hợp Công nghiệp với nhà xưởng xây dựng mới, trang thiết bị hiện đại.
Hiện nay Công ty TNHH sản xuất Phúc Lâm đang hoạt động sản xuất kinh doanh theo giấy chưng nhận đăng ký kinh doanh công ty TNHH một thành viên số
0900271700, do sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Hưng Yên cấp, đăng ký lần đầu ngày 23/4/2007, đăng ký lần thứ 02 ngày 30/01.2009.
Lực lượng lao động: Công ty hiện có 106 CBCNV hợp đồng dài hạn và 60 lao động hợp đồng ngắn hạn trong đó công nhân kỹ thuật được đào tạo qua các trường công nhân kỹ thuật Hiện tại bậc thợ bình quân toàn công ty là 4/7, số bậc thợ 5 là 38%, bậc thợ 6 là 10% Lực lượng công nhân có đầy đủ các nghành nghề: Tiện, nguội, phay, bào , doa mài, dập, cưa, hàn điện, hàn hơi Mỗi ngành nghề đều có thợ bậc cao bảo đảm công việc.
Lực lượng kỹ thuật : công ty hiện có 22 kỹ sư các ngành cơ khí chế tạo, cơ tin, cơ điện tử, kết cấu, hàn, điện hóa
Hoạt động trong cơ chế thị trường với sự điều tiết vĩ mô của nhà nước cũng như sự nỗ lực của toàn thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên, Công ty TNHH sản xuất Phúc Lâm đang ngày một phát triển và lớn mạnh không ngừng thể hiện qua bảng số liệu sau:
Tình hình th c hi n m t s ch tiêu c a công tyực hiện một số chỉ tiêu của công ty ện một số chỉ tiêu của công ty ột số chỉ tiêu của công ty ố chỉ tiêu của công ty ỉ tiêu của công ty ủa công ty
Chỉ tiêu Đơn vị 2013 2014 Kế hoạch
1 Tổng doanh thu Tr.đồng 77.000 95.973 100.000
2 Giá trị SXCN Tr.đồng 56.542 75.847 72.000
3 Tổng thu nhập Tr.đồng 14.402 18.266 17.903
4 Thu nhập bình quân đồng/1ng 815.331 874.000 900.000
2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ
Hiện nay, công ty có bốn phân xưởng chính: Trong đó có 3 phân xưởng tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh và 1 phân xưởng phục vụ sản xuất.
Do tính đặc thù của mỗi sản phẩm, nên mỗi sản phẩm của công ty được bố trí gói gọn từ đầu vào của nguyên vật liệu đến khâu hoàn thành sản phẩm.
Sơ đồ quy trình chế tạo cột thép và kết cấu thép
* Nhận xét về quy trình công nghệ sản xuất của công ty:
Trong tất cả các khâu đều được xử lý tự động hoá bằng máy tuy nhiên, do đặc thù của sản phẩm và máy móc của công ty chưa được hiện đại nên còn phụ thuộc nhiều vào tay nghề của công nhân, nhất là khâu bao gói, cấp nhiên liệu cho máy Trong tương lai, công ty sẽ mua mới và cải tiến một số dây truyền nhằm nâng cao hơn nữa chất lương mẫu mã của sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp
Công ty TNHH sản xuất Phúc Lâm là đơn vị sản xuất kinh doanh, độc lập, và được quyền quyết định tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp mình. Để phù hợp với đặc điểm riêng của doanh nghiệp và hoạt động có hiệu quả nhất Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình phân cấp từ trên xuống dưới. Theo mô hình này thì mọi hoạt động của toàn công ty đều chịu sự hoạt động thống nhất của giám đốc.
Nhận tài liệu Kiểm tra
Cắt dưỡng, ghép thép, nhận vật tư
Kiểm trạ Chế tạo sản phẩm mẫu
Chế tạo hàng lọat Giao mạ
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY
Lượng cán bộ, công nhân viên được bố trí như sau:
- Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng Giám đốc
- Phòng Kế hoạch - Xuất nhập khẩu
KẾ TOÁN TRƯỞNG TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC
Hội đồng thành viênlà cơ quan quản lý cao nhất của Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
Tổng giám đốc là người đại diện pháp lý của Công ty là người điều hành hoạt động Kinh doanh hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viênvề việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao, là người chịu trách nhiệm về kết qủa sản xuất kinh doanh và làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà nước theo quy định hiện hành Tổng Giám đốc điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh theo chế độ một thủ trưởng, có quyền quyết định cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của công ty theo nguyên tắc tinh giảm, gọn nhẹ đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
Phòng Kế hoạch - xuất nhập khẩu:
Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu có nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ kinh tế thương mại trong nước và ngoài nước, có trách nhiệm lập các hợp đồng xuất khẩu, nhập khẩu của công ty, tổ chức tiêu thụ sản phẩm, quản lý việc cung ứng vật tư. Đồng thời xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, đầu tư xây dựng cơ bản, điều chỉnh hoạt động kế hoạnh sản xuất kinh doanh, cân đối đảm bảo tiến độ sản xuất theo đơn đặt hàng, kiểm tra xác nhận mức hoàn thành kế hoạch, quyết toán vật tư cấp phát và sản phẩm nhập kho đối với các phân xưởng, tổ chức việc vận chuyển chuyên chở sản phẩm hàng hoá, vật tư đạt hiệu quả cao nhất.
Phòng kế toán tài vụ:
- Chức năng: Tham mưu cho giám đốc đồng thời quản lý đồng thời huy động và sử dụng các nguồn vốn của công ty sao cho đúng mục đích và hiệu quả cao nhất, hạch toán bằng tiền mọi hoạt động của công ty.
- Nhiệm vụ: Phòng có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tài chính, tổ chức huy động các nguồn vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh theo dõi, giám sát việc thực hiện các hợp đồng kinh tế về mặt tài chính Chịu trách nhiệm đòi nợ thu hồi vốn Đồng thời là lập các báo cáo như: Báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tổng kết tài sản,v.v
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT PHÚC LÂM 54 3.1 Nhận xét về công tác kế toán vật liệu và phân tích
2.1 Đặc điểm chung của doanh nghiệp
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Tên công ty: Công ty TNHH sản xuất Phúc Lâm
Địa chỉ: KCN Phố nối A – Khu B – đường B3 – Văn Lâm Hưng Yên
Tài khoản: 0591001595591 chi nhánh Ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên
Năm 1995 Công ty TNHH sản xuất Phúc Lâm tiền thân là công ty cổ phần xây dựng và cơ khí Phúc Lâm thành lập nhà máy kết cấu thép Phúc Lâm tại Văn Lâm – Hưng Yên với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh như sau:
- sản xuất khung nhà xưởng, nhà kho công nghiệp
- sản xuất các kết cấu thép cho ngành giao thông
Năm 2007 Công ty TNHH sản xuất Phúc Lâm đầu tư mở rộng sản xuất kinh doanh triển khai xây dựng tại KCN Phố Nối, huyện Văn Lâm, tỉnh Hưng Yên. Nhà máy Kết cấu thép Phúc Lâm được thành lập lại thành Công ty TNHH sản xuất Phúc Lâm theo quyết định số 80 QĐ/TL ngày 06/04/2007 của Hội đồng thành viên Công ty TNHH sản xuất Phúc Lâm và chuyển về khu Liên hợp Công nghiệp với nhà xưởng xây dựng mới, trang thiết bị hiện đại.
Hiện nay Công ty TNHH sản xuất Phúc Lâm đang hoạt động sản xuất kinh doanh theo giấy chưng nhận đăng ký kinh doanh công ty TNHH một thành viên số
0900271700, do sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Hưng Yên cấp, đăng ký lần đầu ngày 23/4/2007, đăng ký lần thứ 02 ngày 30/01.2009.
Lực lượng lao động: Công ty hiện có 106 CBCNV hợp đồng dài hạn và 60 lao động hợp đồng ngắn hạn trong đó công nhân kỹ thuật được đào tạo qua các trường công nhân kỹ thuật Hiện tại bậc thợ bình quân toàn công ty là 4/7, số bậc thợ 5 là 38%, bậc thợ 6 là 10% Lực lượng công nhân có đầy đủ các nghành nghề: Tiện, nguội, phay, bào , doa mài, dập, cưa, hàn điện, hàn hơi Mỗi ngành nghề đều có thợ bậc cao bảo đảm công việc.
Lực lượng kỹ thuật : công ty hiện có 22 kỹ sư các ngành cơ khí chế tạo, cơ tin, cơ điện tử, kết cấu, hàn, điện hóa
Hoạt động trong cơ chế thị trường với sự điều tiết vĩ mô của nhà nước cũng như sự nỗ lực của toàn thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên, Công ty TNHH sản xuất Phúc Lâm đang ngày một phát triển và lớn mạnh không ngừng thể hiện qua bảng số liệu sau:
Tình hình th c hi n m t s ch tiêu c a công tyực hiện một số chỉ tiêu của công ty ện một số chỉ tiêu của công ty ột số chỉ tiêu của công ty ố chỉ tiêu của công ty ỉ tiêu của công ty ủa công ty
Chỉ tiêu Đơn vị 2013 2014 Kế hoạch
1 Tổng doanh thu Tr.đồng 77.000 95.973 100.000
2 Giá trị SXCN Tr.đồng 56.542 75.847 72.000
3 Tổng thu nhập Tr.đồng 14.402 18.266 17.903
4 Thu nhập bình quân đồng/1ng 815.331 874.000 900.000
2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ
Hiện nay, công ty có bốn phân xưởng chính: Trong đó có 3 phân xưởng tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh và 1 phân xưởng phục vụ sản xuất.
Do tính đặc thù của mỗi sản phẩm, nên mỗi sản phẩm của công ty được bố trí gói gọn từ đầu vào của nguyên vật liệu đến khâu hoàn thành sản phẩm.
Sơ đồ quy trình chế tạo cột thép và kết cấu thép
* Nhận xét về quy trình công nghệ sản xuất của công ty:
Trong tất cả các khâu đều được xử lý tự động hoá bằng máy tuy nhiên, do đặc thù của sản phẩm và máy móc của công ty chưa được hiện đại nên còn phụ thuộc nhiều vào tay nghề của công nhân, nhất là khâu bao gói, cấp nhiên liệu cho máy Trong tương lai, công ty sẽ mua mới và cải tiến một số dây truyền nhằm nâng cao hơn nữa chất lương mẫu mã của sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp
Công ty TNHH sản xuất Phúc Lâm là đơn vị sản xuất kinh doanh, độc lập, và được quyền quyết định tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp mình. Để phù hợp với đặc điểm riêng của doanh nghiệp và hoạt động có hiệu quả nhất Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình phân cấp từ trên xuống dưới. Theo mô hình này thì mọi hoạt động của toàn công ty đều chịu sự hoạt động thống nhất của giám đốc.
Nhận tài liệu Kiểm tra
Cắt dưỡng, ghép thép, nhận vật tư
Kiểm trạ Chế tạo sản phẩm mẫu
Chế tạo hàng lọat Giao mạ
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY
Lượng cán bộ, công nhân viên được bố trí như sau:
- Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng Giám đốc
- Phòng Kế hoạch - Xuất nhập khẩu
KẾ TOÁN TRƯỞNG TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC
Hội đồng thành viênlà cơ quan quản lý cao nhất của Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
Tổng giám đốc là người đại diện pháp lý của Công ty là người điều hành hoạt động Kinh doanh hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viênvề việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao, là người chịu trách nhiệm về kết qủa sản xuất kinh doanh và làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà nước theo quy định hiện hành Tổng Giám đốc điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh theo chế độ một thủ trưởng, có quyền quyết định cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của công ty theo nguyên tắc tinh giảm, gọn nhẹ đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
Phòng Kế hoạch - xuất nhập khẩu:
Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu có nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ kinh tế thương mại trong nước và ngoài nước, có trách nhiệm lập các hợp đồng xuất khẩu, nhập khẩu của công ty, tổ chức tiêu thụ sản phẩm, quản lý việc cung ứng vật tư. Đồng thời xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, đầu tư xây dựng cơ bản, điều chỉnh hoạt động kế hoạnh sản xuất kinh doanh, cân đối đảm bảo tiến độ sản xuất theo đơn đặt hàng, kiểm tra xác nhận mức hoàn thành kế hoạch, quyết toán vật tư cấp phát và sản phẩm nhập kho đối với các phân xưởng, tổ chức việc vận chuyển chuyên chở sản phẩm hàng hoá, vật tư đạt hiệu quả cao nhất.
Phòng kế toán tài vụ:
- Chức năng: Tham mưu cho giám đốc đồng thời quản lý đồng thời huy động và sử dụng các nguồn vốn của công ty sao cho đúng mục đích và hiệu quả cao nhất, hạch toán bằng tiền mọi hoạt động của công ty.
- Nhiệm vụ: Phòng có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tài chính, tổ chức huy động các nguồn vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh theo dõi, giám sát việc thực hiện các hợp đồng kinh tế về mặt tài chính Chịu trách nhiệm đòi nợ thu hồi vốn Đồng thời là lập các báo cáo như: Báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tổng kết tài sản,v.v
