Tổ Chức Công Tác Kế Toán Nguyên Vật Liệu Tại Công Ty Cổ Phần Dược Phẩm Tw 2.Docx

LỜI MỞ ĐÂU 1Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán LỜI MỞ ĐÂU Cùng với việc chuyển đổi nền kinh tế từ cơ chế kế hoạch hóa tập trung bao cấp sang cơ chế thị trường là sự ra đời của nhiều thành phần kinh tế[.]

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM TW 2

Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược phẩm TW 2

1.1.1 Đặc điểm sản xuất kinh doanh tại công ty cổ phần dược phẩm TW 2

Công ty được tổ chức sản xuất theo 4 phân xưởng, trong đó có 3 phân xưởng sản xuất chính và 1 phân xưởng sản xuất phụ Trong các phân xưởng lại được phân chia thành các tổ sản xuất:

- Phân xưởng thuốc tiêm: chuyên sản xuất các loại thuốc tiêm, dịch truyền như: Vitamin, thuốc bổ, kháng sinh, thuốc giảm đau, glucoza…

- Phân xưởng thuốc viên: chuyên sản xuất các loại thuốc viên như: Tetacilin, vitamin B1, B6, Ampicilin, Pennicilin, kháng sinh, thuốc giảm đau…

- Phân xưởng hóa (chế phẩm): sản xuất các hóa chất, tinh dầu, nhỏ mũi, giảm đau, các loại cao xoa…

- Phân xưởng cơ khí (phân xưởng phụ): chuyên phục vụ, sửa chữa định kỳ, thường xuyên, phục vụ điện nước và sản xuất hơi cho các phân xưởng sản xuất chính.

Sản phẩm ngành dược là một loại hàng hóa đặc biệt, nó liên quan trực tiếp đến sức khỏe và tính mạng người sử dụng Bởi vậy, quy trình công nghệ phải đảm bảo khép kín vô trùng theo đúng tiêu chuẩn dược Việt Nam.

Những đặc điểm trên đã quy định về công nghệ sản xuất thuốc, quy trình được phân chia làm 3 giai đoạn:

+ Giai đoạn chuẩn bị: là giai đoạn xử lý vật liệu trước khi sản xuất. + Giai đoạn sản xuất: dược liệu được pha chế, dập viên, cho vào ống và in nhãn mác.

SV: Phạm Ngọc Quang Lớp: Kế toán 1_K38 Ống rỗng Cắt ống Rửa ống Ủ ống

Soi in K.tra, đóng gói

Soi in K.tra, đóng ống

Giao nhận Đóng hộp Ống rỗng

Xay, rây Đóng gói Kiểm tra

+ Giai đoạn kiểm nghiệm nhập kho thành phẩm: phòng KCS có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng thuốc sau đó nhập kho hay xuất bán trực tiếp.

Có thể khái quát quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty như sau: a Phân xưởng sản xuất thuốc tiêm: có 2 dạng dây chuyền ống 1ml và ống 250,500 ml.

* Dây chuyền sản xuất thuốc tiêm ống 1ml

* Dây chuyền sản xuất thuốc tiêm ống 250ml, 500ml b Phân xưởng thuốc viên

Sản xuất thuốc viên có 2 dây chuyền sản xuất thuốc viên nén và dây chuyền sản xuất thuốc viên bao.

* Dây chuyền sản xuất thuốc viên nén

Pha chế Bao Xay, rây Đóng gói Kiểm tra

Sấy khô Giao nhận Đóng hộp NVL

* Dây chuyền sản xuất thuốc viên bao c Phân xưởng hóa (chế phẩm)

1.1.2 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược phẩm TW 2

Sản phẩm của công ty rất đa dạng phong phú nên NVL cũng rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau Hơn nữa, thuốc là một sản phẩm đặc biệt, nó ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe của con người do đó đòi hỏi chất lượng cao Vì vậy, ngay từ khâu ban đầu của quá trình sản xuất là chuẩn bị NVL thì NVL phải đảm bảo chất lượng, phải có biện pháp quản lý chất lượng NVL tránh hư hỏng kém phẩm chất.

Do đặc thù của sản phẩm nên chi phí vền NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, chi phí NVL chính chiếm 70% đến 80% chi phí NVL dùng vào sản xuất Vì vậy, khi có sự biến động nhỏ của NVL cũng ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm Hạ thấp chi phí nguyên vật liệu đưa vào sản xuất, sử dụng tiết kiệm vật liệu là biện pháp tích cực nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm Muốn hạ thấp giá thành sản phẩm thì cách tốt nhất là đảm bảo quản lý và sử dụng NVL một cách có hiệu quả Do đó Công ty phải quản lý chặt chẽ NVL ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ.

SV: Phạm Ngọc Quang Lớp: Kế toán 1_K38

Về tình hình thu mua NVL: NVL của Công ty chủ yếu được mua ở các đơn vị trong nước, công ty thường có những khách hàng thường xuyên như: Công ty cổ phần Dược phẩm, Công ty cổ phần Dược phầm TW… với những nhà cung cấp thường xuyên thì công ty thường xuyên có kế hoạch thu mua cả năm gửi đến khách hàng để nhà cung cấp có điều kiện chuẩn bị cung cấp cho công ty, giúp công ty đảm bảo nguồn NVL thường xuyên Nhưng bên cạnh đó, để đảm bảo cho việc hạ thấp giá thành thì công ty phải không ngừng tìm nguồn hàng mới để đáp ứng yêu cầu tốt nhất.

Bên cạnh các đơn vị trong nước thì 1 số NVL Công ty phải nhập khẩu từ nước ngoài Phòng Kế hoạch cung ứng của Công ty luôn thực hiện việc cung ứng, xây dựng kế hoạch thu mua dựa vào kế hoạch sản xuất phóng Kế hoạch tính toán số NVL cần mua trong tháng sau đó tổ chức thu mua.

* Các đối tượng quản lý có liên quan đến NVL

Nguyên vật liệu trong công ty có rất nhiều chủng loại, phong phú, biến động thường xuyên Để tăng cường tính tự động hóa của chương trình và làm giảm bớt sự cồng kềnh của hệ thống tài khoản Các loại đối tượng được phân biệt với nhau bởi mã đối tượng. o Tài khoản o Kho o NVL o Chứng từ

* Việc vận dụng tài khoản của công ty cũng theo quy định chung, Công ty sử dụng TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu để phản ánh tình hình tăng, giảm, tồn kho NVL.

TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

TK 15221- Vật liệu phụ tiêu dùng trong doanh nghiệp

TK 15222 – Vật liệu phụ phục vụ SX

TK 1525 – Vật liệu xây dựng cơ bản.

TK 1527 – Bao bì, chai lọ, ống

Ngoài ra, công ty còn sử dụng TK 1546 – Sản phẩm tự chế để phản ánh NVL tự chế.

* Công tác mã hóa kho của Công ty được quy định như sau:

Công ty có 16 kho được mã hóa theo tên viết tắt của người chịu trách nhiệm về kho hoặc địa chỉ kho.

Ví dụ: Kho THUC là tên viết tắt của kế toán phần hành NVL là Thục Kho 2NK là tên viết tắt của địa chỉ kho số 2 Ngọc Khánh.

* Xây dựng danh mục nguyên vật liệu

Các loại nguyên vật liệu có một vài đặc điểm giống nhau thì được nhóm lại với nhau và chúng có những đặc điểm riêng để phân biệt với các nhóm nguyên vật liệu khác Loại nguyên vật liệu được dùng để đặc trưng cho các đối tượng có cùng bản chất Việc xây dựng căn cứ vào từng nhóm vật tư. NVL được mã hóa theo chữ cái đầu của người chịu trách nhiệm kho, tên nhóm NVL và số thứ tự NVL.

Ví dụ: Mã vật tư được mã hóa như sau:

Số thứ tự NVL là 001 Quyển 1

Nhóm hóa chất Chữ cái đầu kho THUC

Mã vật tư Tên vật tư Đvt

4 THC1004 Acid stearic TK kg

*Chứng từ sử dụng trong phần hành kế toán NVL là Phiếu nhập kho,

Việc khai báo các mã vật tư, kho… được tiến hành vào một lần đầu tiên khi bắt đầu sử dụng chương trình phần mềm hoặc khi có một loại nguyên vật liệu mới phát sinh mà chưa có sẵn trong danh mục, thì kế toán lại tiến hành khai báo bổ sung thêm vào hệ thống danh mục đó.

Tóm lại: mã hóa các đối tượng trong quản lý giúp cho việc nhận diện thông tin không nhầm lẫn trong quá trình xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhất là trong hệ thống xử lý thông tin tự động; cho phép sử dụng những ký hiệu ngắn gọn để mô tả thông tin, làm tăng tốc độ nhập liệu và xử lý thông tin, đồng thời mã hóa giúp nhận diện nhanh chóng một tập hợp các đối tượng mang thuộc tính chung, do đó tìm kiếm thông tin nhanh chóng.

1.1.3 Phân loai nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược phẩm TW 2:

2 Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở công dụng kinh tế của

3 * Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm, bao gồm:

4 - Thuốc độc A: Atropin Sufat 1A, Andrenalin, Pavelin HCL 1A…

5 - Thuốc độc B: Aminazin, Dexammethazon, Prenisolon…

7 - Thuốc hóa nghiệm: Amoniclorua, Tetracilin…

9 - Thuốc đông dược: Đại hồi, Bổ phế, Bổ thận âm…

11 * Vật liệu phụ : chỉ có tác dụng trong quá trình sản xuất, tuy không tạo nên thực thể sản phẩm nhưng làm tăng chất lượng NVL chính, phục vụ cho công tác quản lý, cho nhu cầu công nghệ, cho việc bảo quản như: bông, nhựa, vải, mỡ, nhãn thuốc, dầu…

12 * Nhiên liệu: là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng trực tiếp sản xuất chạy máy: than đá, xăng công nghiệp, dầu tuốc bin…

Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược phẩm TW 2

1.2.1 Các phương thức hình thành nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược phẩm TW 2

Sản phẩm của công ty rất đa dạng phong phú nên NVL cũng rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau Hơn nữa, thuốc là một sản phẩm đặc biệt, nó ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe của con người do đó đòi hỏi chất lượng cao Vì vậy, ngay từ khâu ban đầu của quá trình sản xuất là chuẩn bị NVL thì NVL phải đảm bảo chất lượng, phải có biện pháp quản lý chất lượng NVL tránh hư hỏng kém phẩm chất.

Do đặc thù của sản phẩm nên chi phí vền NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, chi phí NVL chính chiếm 70% đến 80% chi phí NVL dùng vào sản xuất Vì vậy, khi có sự biến động nhỏ của NVL cũng ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm Hạ thấp chi phí nguyên vật liệu đưa vào sản xuất, sử dụng tiết kiệm vật liệu là biện pháp tích cực nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm Muốn hạ thấp giá thành sản phẩm thì cách tốt nhất là đảm bảo quản lý và sử dụng NVL một cách có hiệu quả Do đó Công ty phải quản lý chặt chẽ NVL ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ.

Về tình hình thu mua NVL: NVL của Công ty chủ yếu được mua ở các đơn vị trong nước, công ty thường có những khách hàng thường xuyên như: Công ty cổ phần Dược phẩm, Công ty cổ phần Dược phầm TW… với những nhà cung cấp thường xuyên thì công ty thường xuyên có kế hoạch thu mua cả năm gửi đến khách hàng để nhà cung cấp có điều kiện chuẩn bị cung cấp cho công ty, giúp công ty đảm bảo nguồn NVL thường xuyên Nhưng bên cạnh đó, để đảm bảo cho việc hạ thấp giá thành thì công ty phải không ngừng tìm nguồn hàng mới để đáp ứng yêu cầu tốt nhất.

Bên cạnh các đơn vị trong nước thì 1 số NVL Công ty phải nhập khẩu từ nước ngoài Phòng Kế hoạch cung ứng của Công ty luôn thực hiện việc cung ứng, xây dựng kế hoạch thu mua dựa vào kế hoạch sản xuất phóng Kế hoạch tính toán số NVL cần mua trong tháng sau đó tổ chức thu mua.

1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược phẩm TW 2 Đánh giá NVL là thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định.

Vật liệu của Công ty được nhập từ các nguồn khác nhau với giá mua, chi phí vận chuyển cũng khác nhau NVL của Công ty chủ yếu là mua ngoài và một số gia công tự chế hoặc thuê ngoài gia công.

* Đối với vật liệu mua ngoài: đây là nguồn vật liệu lớn, chiếm tỷ trọng cao trong tổng số NVL nhập kho.

+ NVL mua ngoài trong nước: giá trị NVL được tính như sau:

Ví dụ: Theo hóa đơn GTGT số 36511 ngày 29/12/2009 mua 2.200g Acid Acitric của cửa hàng An Phú, thực nhập là 2.200kg, giá ghi trên hóa đơn là 2.200.000 đ (chưa có thuế).

Vậy giá vốn thực tế của 2.200kg Acid Acitric là 2.200.200đ

+ NVL nhập khẩu từ nước ngoài:

Ví dụ: Theo hóa đơn số IN 12945/12/12 mua Salbutanol Sulphate của hãng Schweizerhall: 57 kg, giá mua ghi trên hóa đơn là 7.500USD (đổi thành tiền Việt Nam là 120.937.500đ), giá CIF cảng Hải Phòng.

Thuế nhập khẩu là 5% là: 6.046.875đ

Giá vốn thực tế của Salbutanol Sulphate nhập kho là:

+ NVL tự chế nhập kho như: tinh bột nếp, tinh dầu chàm, hồ…

1.2.2.2 NVL xuất kho Ở công ty, NVL xuất kho tính theo giá thực tế bình quân gia quyền của tồn đầu kỳ và các lần nhập trong kỳ Kỳ kế toán của Công ty là 1 tháng nên hàng tháng giá NVL xuất kho được phần mềm tự tính vào các chứng từ và sổ sách cần thiết.

Giá NVL được tính cụ thể cho từng thứ vật tư:

Ví dụ: Từ sổ chi tiết vật tư THC1003 – Acid citric TK tháng 12 năm 2009 có các tài liệu sau:

Tồn đầu tháng 12: 1023.4800g, thành tiền: 342 931đ

HÓA ĐƠN (GTGT) Liên 2: (Dùng cho khách hàng)

Mẫu số 01 GTKT – 3LL No: 58046 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Vật tư Hải Phòng Địa chỉ: Số 27 Ngõ 192 Lê Trọng Tấn – Q.Thanh Xuân – HN

Họ và tên người mua hàng: Công ty cổ phần Dược phẩm TW 2 Địa chỉ: Số 9 Trần Thánh Tông

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản.

Tên hàng hóa, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá

Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 3 547 000

Tổng cộng tiền thanh toán 41 997 500

Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi mốt triệu chín trăm chín bảy ngàn năm trăm đồng.

(Ký, ghi rõ họ tên)

Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên)

Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Mẫu số 05 – VT Đơn vị: Công ty cổ phần Dược phẩm TW 2 Ngày: 11/12/2009

Căn cứ vào hóa đơn 58046 ngày 11/12/2009 của Công ty TNHH Vật tư Hải Hoàng

1 Ông Nguyễn Huy Sơn: Cán bộ phòng KHCƯ – Trưởng ban

2 Ông Phạm Hùng: Phòng KCS - Ủy viên

3 Bà Nguyễn Thị Thanh: Thủ kho: Ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại vật tư như sau:

Số lượng theo chứng từ

Số lượng thực tế kiểm nghiệm

Số lượng đúng quy cách

Số lượng không đúng quy cách

Kết luận của ban kiểm nghiệm vật tư: Đạt tiêu chuẩn nhập kho Ủy viên (Ký tên) Ủy viên (Ký tên)

PHIẾU NHẬP KHO Số ctừ: 1216

Người giao dịch: Công ty TNHH XNK TB Vật tư Hải Phòng

T Tên vật tư TK vtư Mã vtư ĐVT Số lượng Giá Thành tiền

Bằng chữ: Ba tám triệu bốn trăm năm mươi ngàn đồng chẵn.

Thủ trưởng Kế toán trưởng Phụ trách Người nhận Thủ kho

Vậy giá thực tế xuất dùng là:

Giám đốc Ban kiểm soát

Trợ lý giám đốc phụ trách KH-CN

Phân xưởng thuốc tiêmPhân xưởng chế phẩmPhân xưởng cơ điệnPhòng nghiên cứu phát triển sản phẩm

Phòng kiểm tra chất lượngPhòng đảm bảo chất lượng

Phó giám đốc phụ trách sản xuất

Phòng kế hoạch cung ứng

Phòng tài chính kế toánPhòng tổ chức hành chính bảo vệPhòng thị trườngPhòng bảo vệ

Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược phẩm TW 2 16 1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần Dược phẩm

Sơ đồ 1.3.1: Hệ thống tổ chức quản lý tại Công ty cổ phần Dược phẩm

Hiện nay công ty có tổng số lao động là trên 500 người, trong đó có khoảng hơn 200 người có trình độ Đại học, Cao đẳng Công ty đang thiết lập một bộ máy quản lý trực tuyến đa chức năng Bộ máy quản lý của công ty là tập thể lãnh đạo, cấp dưới chịu sự quản lý của cấp trên trực tiếp. Đại hội đồng cổ đông đứng đầu công ty Đại hội đồng cổ đông sẽ họp mỗi năm một lần để tổng kế lại năm trước và bàn bạc và đưa ra quyết định về những vấn đề quan trọng trong công ty như: chiến lược phát triển của công ty, các vấn đề về kế hoạch trong năm tới, các mục tiêu phát triển của công ty…

Hội đồng quản trị do Đại hội đồng cổ đông bầu và chịu trách nhiệm cao nhất để lãnh đạo công ty Hội đồng quản trị gồm có 5 thành viên: 1 chủ tịch kiêm Giám đốc điều hành công ty, 1 phó chủ tịch kiêm Kế toán trưởng và

3 thành viên ở mảng kinh doanh, kỹ thuật và sản xuất Hội đồng quản trị có nhiệm vụ thực hiện các nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông.

Ban kiểm soát do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, gồm có 3 người trong đó trưởng ban chính là phó phòng tài chính – kế toán Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý trong quản lý điều hành sản xuất, tính chính xác và hợp lý trong ghi sổ và lập báo cáo tài chính.

Ban giám đốc gồm có 1 giám đốc, 1 phó giám đốc và 1 trợ lý giám đốc Giám đốc là người chịu trách nhiệm cao nhất về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, là người có trách nhiệm báo cáo lại kết quả hoạt động kinh doanh cho Đại hội đồng cổ đông và các nhân viên của công ty Dưới Giám đốc là một phó giám đốc phụ trách sản xuất, và một trợ lý giám đốc phụ trách khoa học công nghệ giúp việc cho Giám đốc.

Phòng nghiên cứu phát triển sản phẩm có nhiệm vụ nghiên cứu các mặt hàng sản xuát cụ thể đó là việc nghiên cứu phát triển các sản phẩm mới, cải tiến các sản phẩm cũ; theo dõi quy trình tiêu thụ sản phẩm; nghiên cứu và đổi mới công nghệ.

Phòng kiểm tra chất lượng (KCS) có nhiệm vụ kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào về cả chất lượng và số lượng Đồng thời, phòng cũng có trách nhiệm kiểm tra, thẩm định chất lượng của sản phẩm đầu ra.

Phòng đảm bảo chất lượng có nhiệm vụ xây dựng các tiêu chuẩn về chất lượng sản phẩm theo các tiêu chuẩn sản xuất thuốc, xây dựng các định mức kỹ thuật.

Phòng tổ chức hành chính bảo vệ gồm 4 phòng: phòng tổ chức lao động, phòng hành chính, phòng y tế và phòng bảo vệ Phòng có nhiệm vụ sắp xếp nhân sự, quản trị nhân sự, các chính sách về người lao động, chăm sóc sức khỏe các cán bộ cong nhân viên Ngoài ra phòng còn có nhiệm vụ xây dựng và tham mưu cho Giám đốc các chính sách về lương, thưởng và bảo hiểm Phòng bảo vệ có trách nhiệm bảo vệ mọi tài sản của công ty, kiểm tra giấy tờ xuất trình của mọi người khi ra vào công ty

Phòng kế hoạch có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, lao động, tiền lương… Bên cạnh đó phòng cũng chịu trách nhiệm thu mua, quản lý vật tư đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu đầy đủ và kịp thời cho sản xuất.

Phòng tài chính – kế toán có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán, lập các báo cáo tài chính, cung cấp các thông tin kế toán kịp thời cho các nhà quản lý…

Phòng thị trường có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc về xây dựng chiến lược kinh doanh và tiếp thị sản phẩm của công ty Đồng thời, phòng thị trường cũng có trách nhiệm phân phối các sản phẩm do công ty sản xuất, theo dõi các hợp đồng tiêu thụ sản phẩm và quản lý các chi nhánh, nhà thuốc, quầy thuốc của công ty.

1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 trong những năm gần đây

Bảng1.4.Kết quả kinh doanh của Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 Đơn vị tính: 1000đ

STT Chỉ tiêu 2007 2008 9 tháng năm

6 Thu nhập BQ đầu người/tháng

7 Phải nộp NS nhà nước 540.000 645.000 650.000

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM TW 2

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược phẩm TW 2 20

2.1.1 Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Công ty áp dụng phương pháp mở thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL, trình tự được tiến hành như sau:

Tại kho: Thủ kho mở “Thẻ kho” (Biểu 2.4) để theo dõi chi tiết cho từng loại NVL, mỗi loại ghi trên một tờ thẻ và chỉ theo dõi mặt số lượng Hằng ngày, khi NVL mua về thì tiến hành công tác nhập kho, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL ghi trên số thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và tính ra số tồn Định kỳ (10 ngày) thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất cho kế toán vật liệu tại phòng kế toán, hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn từng kho và số tồn thẻ kho Song ở Công ty việc này không diễn ra thường xuyên bởi vì có rất nhiều chủng loại vật liệu, kiểm nghiệm rất tốn thời gian và công sức nên Công ty chỉ thực hiện tổng kiểm kho vào cuối năm.

THẺ KHO Đơn vị: Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2

Ngày lập thẻ: 01/12/2009 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Acid citric TK Đơn vị tính: g

Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký

Số Ngày Nhập Xuất Tồn

TB Vật tư Hải Hoàng

CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG 2

SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ

Kho: THUC- Kho Thục Vật tư: THC1003- Acid citric Đvt: g

Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá

Ngày Số Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị

XNK TB Vật tư Hải Hoàng

15/12/09 PX 13 PX hóa xuất nlc 6213 119,13 766,0000 91258

20/12/09 PX25 PX hóa xuất nlc 6213 119,13 58,0000 6910

25/12/09 PX 18 PX viên xuất nlc 6212 119,13 2983,0000 355383

29/12/09 PN1280 Cửa hàng An Phú 3311 110,00 20000,0000 2200000

30/12/09 PX8 Phòng ban khác xuất nlc 6422 119,13 100,0000 11914

Tồn cuối 19116,480 2277466 Ngày… tháng… năm…

Người lập biểu(Ký, họ tên)

Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng “Sổ chi tiết nguyên vật liệu” (Biểu 2.8) để theo dõi tình hình N-X-T kho theo hiện vật và giá trị Sau khi nhận được các chứng ở kho, kiểm tra và sắp xếp chứng từ, kế toán căn cứ vào chứng từ để tiến hành nhập liệu Ngày nhập chứng từ, nội dung nhập liệu, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển đến các sổ chi tiết, sổ tổng hợp như: Sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết thanh toán với người bán, bảng tổng hợp hàng nhập, bảng tổng hợp hàng xuất, sổ tổng hợp chữ T, sổ cái TK 152…

Phần mềm kế toán VASJ có thể lập các sổ chi tiết, báo cáo tổng hợp theo đối tượng, theo tổng hợp tài khoản… tại bất kỳ thời điểm nào khi có yêu cầu (sau khi hạch toán) Tùy theo yêu cầu quản lý mà NVL xem, in ra những mẫu biểu cần thiết.

HÓA ĐƠN (GTGT) Liên 2: (Dùng cho khách hàng)

Mẫu số 01 GTKT – 3LL No: 58046 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Vật tư Hải Phòng Địa chỉ: Số 27 Ngõ 192 Lê Trọng Tấn – Q.Thanh Xuân – HN

Họ và tên người mua hàng: Công ty cổ phần Dược phẩm TW 2 Địa chỉ: Số 9 Trần Thánh Tông

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản.

Tên hàng hóa, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá

Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 3 547 000

Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi mốt triệu chín trăm chín bảy ngàn năm trăm đồng.

Thủ trưởng đơn vị(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Mẫu số 05 – VT Đơn vị: Công ty cổ phần Dược phẩm TW 2 Ngày: 11/12/2009

Căn cứ vào hóa đơn 58046 ngày 11/12/2006 của Công ty TNHH Vật tư Hải Hoàng

1 Ông Nguyễn Huy Sơn: Cán bộ phòng KHCƯ – Trưởng ban

2 Ông Phạm Hùng: Phòng KCS - Ủy viên

3 Bà Nguyễn Thị Thanh: Thủ kho: Ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại vật tư như sau:

Số lượng theo chứng từ

Số lượng thực tế kiểm nghiệm

Số lượng đúng quy cách

Số lượng không đúng quy cách

Kết luận của ban kiểm nghiệm vật tư: Đạt tiêu chuẩn nhập kho Ủy viên

(Ký tên) Ủy viên (Ký tên)

PHIẾU NHẬP KHO Số ctừ: 1216

Người giao dịch: Công ty TNHH XNK TB Vật tư Hải Phòng

T Tên vật tư TK vtư Mã vtư ĐVT Số lượng Giá Thành tiền

Bằng chữ: Ba tám triệu bốn trăm năm mươi ngàn đồng chẵn.

CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM TW 2 Mẫu số 04 -VT

PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC

Bộ phận sử dụng: PX Viên Xuất tại kho: THUC

Mã số Đvt Hạn mức được duyệt trong 1 tháng Số lượng xuất Đơn giá Thành tiền

PHIẾU XUẤT KHO Số: 13 Mẫu số 02 - VT

Ngày 15 tháng 12 năm 2009 Nợ TK 6213

Có TK 1521 Xuất tại kho: THUC

Lý do xuất: Xuất NVL chính cho sản xuất sản phẩm PX Hóa

Stt Tên, nhãn hiệu Mã Đvt

Ngày 15 tháng 12 năm 2009 Cộng thành tiền:

Liên 2: (Giao cho khách hàng)

No: 89987 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần Dược phẩm TW 2 Địa chỉ: Số 9 Trần Thánh Tông

Người mua hàng: Phạm Văn Huy Đơn vị mua hàng: Công ty cổ phần dược Vật tư Y tế Thanh Hóa Địa chỉ:

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản

STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá (đồng)

Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT 2 500 000

Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi hai triệu năm trăm nghìn đồng chẵn.

Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu., ghi rõ họ tên)

2.1.3 Sổ kế toán chi tiết:

Công ty áp dụng phương pháp mở thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL, trình tự tiến hành như sau:

- Tại kho: Thủ kho mở “Thẻ kho” (Biểu 2.3) để theo dõi chi tiết cho từng loại NVL, mỗi loại ghi trên một tờ thẻ và chỉ theo dõi về mặt số lượng. Hằng ngày, khi NVL mua về thì tiến hành công tác nhập kho, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL ghi trên số thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và tính ra số tồn Định kỳ (10 ngày) thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất cho kế toán vật liệu tại phòng kế toán, hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn từng kho và số tồn thẻ kho Song ở Công ty này không diễn ra thường xuyên bởi vì có rất nhiều chủng loại vật liệu, kiểm nghiệm rất tốn thời gian và công sức nên Công ty chỉ thực hiện kiểm kho vào cuối năm.

- Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng “Sổ chi tiết nguyên vật liệu” (Biểu 2.4) để theo dõi tình hình N- X – T kho theo hiện vật và theo giá trị. Sau khi nhận được các chứng từ ở kho, kiểm tra và sắp xếp chứng từ, kế toán căn cứ vào chứng từ để tiến hành nhập liệu Ngày nhập chứng từ, nội dung nhập liệu, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển đến các sổ chi tiết, sổ tổng hợp hàng nhập, bảng tổng hợp hàng xuất, sổ tổng hợp chữ T, sổ cái TK 152…

Phần mềm kế toán VASJ có thể lập các sổ chi tiết, báo cáo tổng hợp theo đối tượng, theo tổng hợp tài khoản… tại bất kỳ thời điểm nào khi có yêu cầu (sau khi hạch toán) Tùy theo yêu cầu quản lý mà kế toán NVL xem, in ra những mẫu biểu cần thiết.

Muốn xem, in các sổ sách, báo cáo, người sử dụng vào giao diện phần mềm VASJ, nhấn “Báo cáo hàng tồn kho” , chọn loại sổ cần xem, khai báo các số liệu cần thiết để xem chi tiết.

Ví dụ: Muốn xem “Bảng tổng hợp N – X – T” nhấn vào “Báo cáo hàng tồn kho”, chọn loại sổ cần xem, sau đó khai báo các số liệu cần thiết ở

THẺ KHO Đơn vị: Công ty cổ phần Dược phẩm TW 2

Ngày lập thẻ: 01/12/2009 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Acid citric TK Đơn vị tính: g

Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký

Số Ngày Nhập Xuất Tồn

CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM TW 2

SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ

Kho: THỤC – Kho Thục Vật tư: THC1003 – Acid citric Đvt: g TK: 1521

Ngày Số Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị

Công ty TNHH XNK TB Vật tư Hải Hoàng

9 PX13 PX hóa Xuất nlc 6213 119.13 766.0000 91258

9 PX25 PX hóa Xuất nlc 6213 119.13 58.0000 6910

9 PX81 PX viên Xuất nlc 6213 119.13 2983.0000 35583

9 PX8 Phòng ban khác Xuất nlc 6422 119.13 22000.000

Ngày… tháng… năm… Người lập biểu (Ký, họ tên)

Kế toán tổng hợp vật liệu là việc ghi chép về tình hình nhập xuất NVL trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo chỉ tiêu giá trị.

Do đặc điểm của Công ty là một đơn vị sản xuất có quy mô lớn, NVL nhiều chủng loại nhập từ nhiều nguồn bên ngoài, để thuận lợi cho việc quản lý, kế toán áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để phản ánh liên tục về giá N – X – T Phương pháp này theo dõi được chính xác tuy nhiên mất nhiều thời gian

Kế toán tổng hợp của Công ty sử dụng một số tài khoản và số kế toán:

TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

TK 152 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2:

TK 1521: VL phụ dùng trong XN

TK 1522: VL phụ dùng trong sản xuất

TK 1524: Phụ tùng thay thế

TK 331 Phải trả người bán

+ Sổ chi tiết thanh toán với người bán

+ NKCT số 1, NKCT số 5, NKCT số 7

+ Bảng tổng hợp hàng xuất, Bảng tổng hợp hàng nhập, Bảng kê số 4,

Bảng kê số 5, Bảng tổng hợp N – X – T.

+ Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản (sổ theo dõi SPS vật liệu trong

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược phẩm TW 2.34

2.2.1 Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược phẩm

Nguồn NVL của Công ty có thể mua trong nước hoặc nhập khẩu. Phương thức thanh toán của Công ty: có thể trả ngay bằng tiền mặt, séc, trả trước, bù trừ, trả chậm cho người cung cấp Nhưng dù theo dõi theo phương pháp nào kế toán vẫn tiến hành theo dõi trên “Sổ chi tiết thanh toán với người bán” (Biểu 2.9), cuối tháng số tổng cộng trên sổ “Sổ chi tiết thanh toán với người bán” (Biểu 2.9) là căn cứ chuyển lên “NKCT số 5” (Biểu 2.10),

“NKCT số 5” theo dõi từng người bán hoặc từng nhân viên tiếp liệu thường tạm ứng vật tư.

* Mua ngoài trong nước a Trường hợp trả tiền ngay Công ty vẫn hạch toán ban đầu như trường hợp trả chậm.

Căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho, kế toán nhập dữ liệu vào máy theo định khoản:

Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331: Phải trả người bán Căn cứ vào các chứng từ thanh toán tiền hàng, kế toán tiến hành nhập vào máy Nếu thanh toán tiền mặt, định khoản:

Có TK 112 Nếu thanh toán bằng phương thức hàng đổi hàng thì kế toán ghi theo định khoản:

Nếu thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn ngân hàng, định khoản:

Có TK 311 b Trường hợp mua vật liệu bằng tiền tạm ứng

Tại Công ty, việc thu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng không theo dõi chi tiết TK 141 mà khi cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu lại theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán, cán bộ cung tiêu đóng vai trò như một hộ bán hàng cho Công ty.

Khi người đi mua vật liệu viết đơn xin tạm ứng với chủng loại và số lượng cần dùng đưa lên phòng kế hoạch cung ứng, phòng kế hoạch cung ứng sẽ xem xét và duyệt để chuyển sang phòng Tài chính kế toán, kế toán trưởng ký rồi mới lên phiếu chi theo định khoản:

Nợ TK 331 (Chi tiết cho người tạm ứng)

Có TK 111 Khi người tạm ứng mua vật liệu về nhập kho, kế toán định khoản:

Có TK 331 (Chi tiết cho người tạm ứng) Chi phí vận chuyển khi mua vật liệu, việc hạch toán chi phí mua hàng được phản ánh trực tiếp trên NKCT số 1 theo định khoản:

Có TK 111 (Tháng 12 không có CPVC)

Căn cứ vào các hóa đơn, phiếu nhập kho, kế toán tiến hành nhập vào máy theo định khoản:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (Chi tiết thuế nhập khẩu) đồng thời phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp được khấu trừ:

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu)

Nếu NVL nhập khẩu phải chịu thuế TTĐB thì số thuế TTĐB phải nộp được phản ánh vào giá gốc NVL nhập khẩu:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (bao gồm cả thuế TTĐB)

Có TK 331 – Phải trả người bán.

2.2.1.1 Nhập do tự chế Đối với vật liệu tự chế như bột nếp, hồ… Việc theo dõi rất đơn giản, kế toán chỉ theo dõi trên sổ nhập xuất vật liệu Kế toán dùng TK 1546 – Sản phẩm tự chế.

Khi xuất kho NVL để tự chế biến, định khoản:

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (1546)

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Khi nhập kho NVL đã tự chế:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (1546)

Kế toán nhập vào máy các phiếu nhập kho, sau khi nhập liệu máy sẽ ghi vào các sổ “Sổ chi tiết NVL” (Biểu 2.8), “Sổ chi tiết thanh toán với người bán” (Biểu 2.9), “NKCT số 5” (Biểu 2.10), “Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn” (Biểu 2.15), “Bảng tổng hợp hàng nhập” (Biểu 2.16), “Sổ tổng hợp chữ

T của một tài khoản” (1511, 1522…) (Biểu 2.18), “Sổ cái tài khoản” (1521, 1522…) (Biểu 2.19).

TRÍCH SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN

Tháng 12 năm 2009 Đối tượng: Công ty TNHH XNK Vật tư Hải Hoàng

Ngày GS Chứng từ Diễn giải TK dư Số phát sinh Số dư

SH Ngày Nợ Có Nợ Có

6 11/12 Acid citric TK 2000x100 thuế suất 5%

TRÍCH SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN

Tháng 12 năm 2009 Đối tượng: Anh Nam

Ngày GS Chứng từ Diễn giải TK dư Số phát sinh Số dư

SH Ngày Nợ Có Nợ Có

9 PC 9 04/12 Tạm ứng mua keo 111 3 000 000

6 Tạm ứng mua nhãn thuốc 111 2 000 000 10/12/200

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5

TK 331 – Phải trả cho người bán

Stt Tên khách Dư nợ đầu Dư có đầu 1331 1521 …

1 DN154CN Công ty CPD-

2 DN025CN Công ty CP Dược phẩm 800 863 489 13 321 800 133 218 000

3 DN169CN Công ty CP Y Dược 52 920 080 4 500 000 90 000 000

4 DN155 Công ty Dược VTYT 598 125 11 962 500

5 DN176 Công ty CPDP và

6 DN002 Công ty CP Dược TW 2 441 569 250 66 352 500 1 278 050 000

2.2.2 Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược phẩm

Công ty tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ nên khi nhập liệu các phiếu xuất kho kế toán chỉ tiến hành nhập số lượng NVL xuất kho, cuối kỳ máy sẽ tự tính giá xuất kho để điền vào cột đơn giá cũng như cột giá trị.

NVL được sử dụng vào các mục đích khác nhau, tùy thuộc vào mục đích sử dụng, kế toán vật liệu tiến hành nhập vào máy theo các định khoản:

* Xuất NVL cho sản xuất sản phẩm:

Trong quá trình sản xuất sản phẩm, nguyên vật liệu trực tiếp là một khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và chỉ tiêu giá thành sản phẩm Vì vậy, việc hạch toán đúng, đủ khoản chi phí này có ý nghĩa lớn, nó tạo điều kiện cho công tác quản lý, sử dụng chi phí sản xuất tiết kiệm có hiệu quả đồng thời đảm bảo chỉ tiêu giá thành được tính chính xác hơn.

Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất được kế toán chi tiết theo từng phân xưởng: Phân xưởng Tiêm, Phân xưởng Viên, Phân xưởng Hóa.

Nợ TK 6211: Chi phí NVL trực tiếp cho phân xưởng Tiêm

Nợ TK 6212: Chi phí NVL trực tiếp cho phân xưởng Viên

Nợ TK 6213: Chi phí NVL trực tiếp cho phân xưởng Hóa

Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Trị giá NVL xuất kho

Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 13 ngày 15/12/2006 xuất Acid citric TK cho sản xuất sản phẩm ở phân xưởng Hóa, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho định khoản:

* Xuất NVL cho sản xuất chung

Nguyên vật liệu xuất cho nhu cầu sản xuất chung ở các phân xưởng là các vật liệu phụ (xăng, dầu…) Vật liệu xuất cho sản xuất chung không chi tiết cho từng phân xưởng mà được tập hợp đến cuối kỳ phân bổ cho từng loại sản phẩm.

Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán định khoản:

Nợ TK 62721: Chi phí vật liệu cho sản xuất chung phân xưởng Tiêm

Nợ TK 62722: Chi phí vật liệu cho sản xuất chung phân xưởng Viên

Nợ TK 62723: Chi phí vật liệu cho sản xuất chung phân xưởng Hóa

Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Trị giá NVL xuất kho

Ví dụ: theo phiếu xuất kho số 11 ngày 5/12/2006 xuất Kính 5 ly cho sửa chữa nhà Phân xưởng Tiêm, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, định khoản:

* Xuất NVL cho phân xưởng sản xuất phụ

Khi xuất NVL cho phân xưởng sản xuất phụ ở doanh nghiệp, kế toán tiến hành định khoản:

Nợ TK 1544: Chi phí vật liệu phân xưởng Cơ điện

Nợ TK 1536: Sản phẩm tự chế.

Nợ TK 1547: Chi phí sửa chữa

Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá trị vật liệu xuất kho

Ví dụ: theo phiếu xuất kho số 27 ngày 21/12/2006 xuất Thép ống mạ cho sửa chữa ở phân xưởng Cơ điện, kế toán định khoản:

Ngoài phục vụ cho sản xuất, vật liệu còn được xuất kho khi có nhu cầu dùng vật liệu trong quản lý kinh doanh trên phạm vi toàn công ty đến các phân xưởng bộ phận.

Kế toán tiến hành định khoản:

Nợ TK 6422 – Chi phí vật liệu quản lý doanh nghiệp

Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 8 ngày 30/12/2006 xuất Acid citric TK cho các phòng ban, kế toán nhập:

Xuất NVL đem bán cũng chiếm một tỷ lệ lớn trong toàn bộ NVL xuất toàn Công ty, khi xuất NVL đem bán, kế toán tiến hành theo định khoản:

Nợ TK 632 (6321 – Hàng hóa) – Giá vốn hàng bán

Ví dụ: theo phiếu xuất kho số 17 ngày 18/12/2006 xuất bán Codein phosphat cho Công ty cổ phần dược Vật tư y tế Thanh Hóa, kế toán nhập liệu:

Xuất cho nghiên cứu của công ty là rất quan trọng vì nghiên cứu để nâng cao chất lượng sản phẩm, để cho ra sản phẩm mới, khi xuất vật liệu cho nghiên cứu, kế toán định khoản

Nợ TK 142 – Chi phí trả trước (1421 – Nghiên cứu)

Có TK 152 (chi tiết vật liệu) – Giá trị vật liệu xuất kho

Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 8 ngày 30/12/2006 xuất Codein phosphat cho nghiên cứu, kế toán định khoản:

Nợ TK 1421 – Chi phí trả trước (1421 – Nghiên cứu)

* NVL xuất cho vay, hao hụt ngoài định mức

Có TK 152 Khi xác định được nguyên nhân, kế toán xử lý:

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM TW 2

Định dạng
Số trang	78
Dung lượng	95,66 KB