Lêi nãi ®Çu Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Lời nói đầu Hoà chung với sự phát triển của thế giới, của xu thế thời đại, hơn mười năm qua, Việt Nam đã thực hiện đường lôí đổi mới chuyển nền kin[.]
Tổ chức cơng tác kế tốn ngun vật liệu Lời nói đầu Hồ chung với phát triển giới, xu thời đại, mười năm qua, Việt Nam thực đường lơí đổi chuyển kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang kinh tế thị trường có quản lý nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa, tạo nên bước đột phá, tạo đà phát triển cho kinh tế Mỗi năm có hàng ngàn doanh nghiệp thành lập có khơng doanh nghiệp bị phá sản, thua lỗ Chính sách kinh tế mở cửa đã, mang lại cho kinh tế nói chung doanh nghiệp nói riêng vận hội lớn để thử sức kèm theo hàng loạt thách thức mà doanh nghiệp phải đối đầu, giải Cạnh tranh quy luật kinh tế tất yếu kinh tế thị trường Doanh nghiệp muốn tồn phát triển bắt buộc phải chiến thắng cạnh tranh, phải khẳng định vị trí thị trường Để làm điều địi hỏi doanh nghiệp phải tổ chức có hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh, động, sáng tạo, phải sử dụng tổng hoà biện pháp khác để tạo sản phẩm đa dạng chủng loại, mẫu mã đẹp, phong phú, chất lượng cao phù hợp với nhu cầu, thị hiếu người tiêu dùng, để chi phí bỏ thấp chất lượng sản phẩm sản xuất phải đảm bảo, hiệu cao Muốn vậy, vấn đề mà doanh nghiệp phải quan tâm hàng đầu yếu tố đầu vào cho trình sản xuất, đặc biệt nguyên vật liệu tất yếu công cụ quản lý khơng thể thiếu hạch tốn kế tốn nói chung hạch tốn kế tốn ngun vật liệu nói riêng, cơng cụ đắc lực có vai trị đặc biệt quan trọng việc quản lý điều hành kiểm soát hoạt động doanh nghiệp Đào Thị Yến Lớp K HC 10_21.13 Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Đối với hầu hết doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp sản xuất vật liệu ba yếu tố q trình sản xuất, yếu tố khơng thể thiếu, trực tiếp cấu tạo nên thực thể sản phẩm, chi phí nguyên vật liệu lại thường chiếm tỷ trọng lớn tồn chi phí sản xuất giá thành sản phẩm Hạch toán nguyên vật liệu xác, kịp thời, tồn diện đảm bảo cho việc cung cấp nguyên vật liệu kịp thời đồng cho nhu cầu sản xuất, kiểm tra giám sát chặt chẽ việc chấp hành định mức dự trữ tiêu hao, ngăn chặn tượng lãng phí vật liệu sản xuất, nhờ mà tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành, nâng cao hiệu sử dụng vốn lưu động từ mà nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh, đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp Với nhận thức vậy, sau trang bị kiến thức lý luận nhà trường thời gian nghiên cứu thực tế công ty TNHH Tiến Minh, nhận thấy vấn đề nguyên vật liệu vấn đề mà nhà quản lý hạch toán đặc biệt coi trọng Vì vậy, tơi mạnh dạn chọn đề tài: " Tổ chức cơng tác kế tốn ngun vật liệu Công ty TNHH Tiến Minh" Kết cấu chuyên đề gồm ba chương: Chương I: Những vấn đề lý luận chung kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất Chương II: Tình hình thực tế tổ chức kế tốn ngun vật liệu Cơng ty TNHH Tiến Minh Chương III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện cơng tác kế tốn ngun vật liệu TMC Do trình độ lý luận cịn hạn chế thời gian tiếp xúc thực tế chưa nhiều, thầy cô giáo giúp đỡ bảo, đặc biệt cô giáo Bùi Thị Hằng, người trực tiếp hướng dẫn cơ, chú, anh, chị kế tốn phịng ban Cơng ty Đào Thị Yến Lớp K HC 10_21.13 Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Tiến Minh luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót định nội dung hình thức Mong thầy giáo người quan tâm đến vấn đề đóng góp ý kiến để thân tơi hiểu sâu vấn đề Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày 08 tháng 10 năm 2008 Sinh viên thực Đào Thị Yến Đào Thị Yến Lớp K HC 10_21.13 Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Chương I: Những vấn đề lý luận chung tổ chức cơng tác kế tốn ngun vật liệu doanh nghiệp sản xuất 1.1 Sự cần thiết phải tổ chức cơng tác kế tốn ngun vật liệu doanh nghiệp sản xuất 1.1.1.Khái niệm đặc điểm vật liệu Trong doanh nghiệp sản xuất hoạt động nhất, hoạt động tạo “xương sống” cho doanh nghiệp hoạt động sản xuất Đó q trình người sử dụng tư liệu lao động làm thay đổi hình dáng, kích thước, tính chất lý hoá đối tượng lao động để tạo sản phẩm công nghiệp với chất lượng ngày cao, thoả mãn ngày đầy đủ nhu cầu đa dạng thị trường Như vậy, để tiến hành sản xuất, doanh nghiệp cần phải có đầy đủ ba yếu tố đầu vào đối tượng lao động, sức lao động tư liệu lao động Vật liệu đối tượng lao động, ba yếu tố trình sản xuất, sở vật chất cấu tạo nên thực thể sản phẩm nên tất yếu mối quan tâm hàng đầu nhà quản lý doanh nghiệp cơng tác kế tốn Trong q trình sản xuất tạo sản phẩm, vật liệu không ngừng biến đổi, chuyến hố mặt vật gía trị Khác với tài sản cố định, vật liệu có đặc điểm tham gia vào sản xuất, chúng bị tiêu hao tồn thay đổi hình thái vật chất ban đầu để câú thành thực thể sản phẩm Về mặt gía trị, vật liệu chuyển dịch lần toàn giá trị vào sản phẩm tạo 1.1.2.Vị trí, vai trị ngun vật liệu trình sản xuất Như biết, nguyên vật liệu ba yếu tố trình sản xuất, phận trọng yếu tư liệu sản xuất, nguyên vật liệu giữ vị trí, vai trị đặc biệt quan trọng trình sản xuất, nhân tố Đào Thị Yến Lớp K HC 10_21.13 Tổ chức công tác kế tốn ngun vật liệu khơng thể thiếu Thiếu nguyên vật liệu trình sản xuất bị gián đoạn tiến hành Chất lượng nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm Đồng thời vai trò nguyên vật liệu thể chỗ: xét mặt vật chất ngun vật liệu phận quan trọng tài sản lưu động, mặt giá trị lại phận chủ yếu vốn lưu động, thường chiếm 40% - 60%, cấu giá thành chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng cao, tới 60% - 80% Vì vậy, nói ngun vật liệu khơng giữ vai trị quan trọng khơng thể thiếu q trình sản xuất mà cịn giữ vị trí vơ quan trọng lĩnh vực quản lý giá thành tài chính, kế toán doanh nghiệp sản xuất 1.1.3.Yêu cầu quản lý nhiệm vụ kế toán vật liệu Quản lý vật liệu nội dung quan trọng cơng tác quản lý doanh nghiệp, địi hỏi nhà quản lý phải quan tâm trọng đưa biện pháp quản lý phù hợp Tuỳ vào đặc điểm doanh nghiệp, tuỳ vào đặc điểm lý hoá loại vật liệu sử dụng mà doanh nghiệp lại có biện pháp quản lý khác Nhưng nói chung, q trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ vật liệu tất khâu, từ khâu thu mua, bảo quản khâu sử dụng dự trữ Cụ thể: - Khâu thu mua: Phải quản lý chặt chẽ khối lượng, quy cách, chủng loại, phẩm chất, giá mua chi phí thu mua, thực kế hoạch mua theo tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Yêu cầu đòi hỏi việc thu mua nguyên vật liệu phải đảm bảo cung ứng kịp thời, đầy đủ cho nhu cầu sản xuất, đảm bảo đủ sản lượng, Đào Thị Yến Lớp K HC 10_21.13 Tổ chức cơng tác kế tốn nguyên vật liệu chất lượng hợp lý giá cả, kế hoạch, không nên mua nhiều gây ứ đọng vốn khơng nên mua mà làm gián đoạn trình sản xuất Đồng thời phải thường xuyên phân tích đánh gía tình hình thực kế hoạch thu mua vật tư, lựa chọn nguồn cung cấp tốt - Khâu bảo quản: Tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thựu chế độ bảo quản loại vật liệu, tránh hư hỏng, mát, hao hụt, đảm bảo an toàn - Khâu sử dụng: Tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh xác, kịp thời tình hình xuất dùng vật liệu, đảm bảo sử dụng hợp lý, tiết kiệm sở định mức dự tốn chi phí ngun vật liệu, từ hạ thấp giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh - Khâu dự trữ: Xác định định mức dự trữ tối đa, tối thiểu, mức dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm… cách hợp lý, đảm bảo cho trình sản xuất diễn liên tục, ổn định bình thường, tránh tình trạng phải ngưng sản xuất cung ứng không kịp thời ứ đọng vốn dự trữ mức, ảnh hưởng tới tốc độ luân chuyển vốn hiệu sử dụng vốn Để đáp ứng yêu cầu quản lý trên, với tư cách công cụ quản lý hữu hiệu, thiếu, kế toán vật liệu cần thực tốt nhiệm vụ sau: - Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhà nước yêu cầu quản trị doanh nghiệp - Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu tình hình có biến động tăng giảm vật liệu trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm - Thực việc phân tích, đánh giá tình hình thực kế hoạch mua, tình hình sử dụng vật liệu trình sản xuất kinh doanh Đào Thị Yến Lớp K HC 10_21.13 Tổ chức cơng tác kế tốn nguyên vật liệu 1.1.4 Ý nghĩa việc tổ chức tốt cơng tác kế tốn vật liệu Xuất phát từ tầm quan trọng vật liệu trình sản xuất, việc quản lý vật liệu trở thành yêu cầu tất yếu doanh nghiệp sản xuất cơng tác kế tốn vật liệu đặc biệt coi trọng Tổ chức tốt cơng tác kế tốn vật liệu tất khâu từ thu mua đên sử dụng gíup cho nhà quản lý doanh nghiệp nắm bắt thông tin kịp thời nguyên vật liệu để đưa định quản lý, giúp cho phận kế hoạch lập dự toán chi phí nguyên vật liệu hợp lý, … nhằm cung cấp nguyên vật liệu kịp thời cho nhu cầu sản xuất đồng thời nâng cao hiệu sử dụng vốn lưu động doanh nghiệp Tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh xác, kịp thời tình hình xuất dùng ngun vật liệu góp phần vào việc sử dụng nguyên vật liệu cách tiết kiệm có hiệu quả, từ hạ thấp chi phí sản xuất giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích luỹ cho doanh nghiệp Như nói: việc tổ chức cơng tác kế tốn vật liệu có ý nghĩa quan trọng doanh nghiệp sản xuất, ảnh hưởng mang tính định đến hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Vì vậy, tổ chức cơng tác kế tốn vật liệu doanh nghiệp điều cần thiết, tất yếu địi hỏi cơng tác quản lý 1.2 Tổ chức kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất 1.2.1Phân loại, đánh gía nguyên vật liệu 1.2.1.1.Phân loại nguyên vật liệu Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều thứ khác với nội dung kinh tế, vai trò, cơng dụng tính chất lý hố học khác Hơn chúng lại biến động tăng giảm liên tục, thường xuyên, hàng ngày trình sản xuất Vì vậy, để quản lý chặt chẽ hạch toán chi tiết tới thứ, loại vật liệu phục vụ cho kế tốn quản trị cần thiết phải tiến hành Đào Thị Yến Lớp K HC 10_21.13 Tổ chức cơng tác kế tốn ngun vật liệu phân loại vật liệu Phân loại vật liệu việc nghiên cứu, xếp vật liệu theo loại, nhóm … dựa vào tiêu thức định Tuỳ vào đặc thù doanh nghiệp mà sử dụng phương pháp phân loại khác cho phù hợp Nhưng nói chung, phương pháp phân loại vật liệu doanh nghiệp dùng phổ biến phương pháp phân loại dựa vào nội dung kinh tế vật liệu trình sản xuất yêu cầu quản lý doanh nghiệp Theo phương pháp nguyên vật liệu chia thành loại sau: - Nguyên vật liệu chính: đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm sắt, thép doanh nghiệp chế tạo máy, khí; xi măng, gạch, ngói doanh nghiệp xây dựng; bông, sợi doanh nghiệp dệt; vải doanh nghiệp may mặc… Đối với nửa thành phẩm mua với mục đích tiếp tục q trình sản xuất tạo sản phẩm hàng hố coi nguyên vật liệu Nguyên vật liệu dùng vào sản xuất hình thành phí vật liệu trực tiếp - Nguyên vật liệu phụ: loại vật liệu có vai trị phụ q trình sản xuất, chế tạo sản phẩm làm tăng chất lượng nguyên vật liệu hay tăng chất lượng sản phẩm, phục vụ công tác quản lý, công tác sản xuất, bao gói sản phẩm bao bì, thuốc tẩy, nhuộm… - Nhiên liệu: loại vật liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho hoạt động máy móc thiết bị, phương tiện vận tải xăng, dầu, than, củi, khí gas… - Phụ tùng thay thế: gồm loại phụ tùng, chi tiết sử dụng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải… - Thiết bị xây dựng bản: bao gồm loại thiết bị cần lắp thiết bị không cần lắp, vật kết cấu, … dùng cho công tác xây lắp, xây dựng Đào Thị Yến Lớp K HC 10_21.13 Tổ chức cơng tác kế tốn ngun vật liệu - Vật liệu khác: loại vật liệu không xếp vào loại kể gồm phế liệu trình sản xuất loại hay phế liệu thu hồi từ việc lý tài sản cố định Ngồi cịn có cách phân loại khác như: - Nếu vào nguồn gốc ngun vật liệu tồn ngun vật liệu doanh nghiệp chia thành nguyên vật liệu mua nguyên vật liệu tự chế biến, gia cơng - Nếu vào mục đích nơi sử dụng vật liệu lại chia thành nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác quản lý phân xưởng, tiêu thụ sản phẩm Nguyên vật liệu doanh nghiệp thường đa dạng chủng loại, quy cách, kích cỡ với đặc tính khác nhau, yêu cầu quản lý công tác kế tốn vật liệu lại địi hỏi phải phản ánh, quản lý chi tiết tới thứ, loại vật liệu Bởi vậy, sở phân loại nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần lập danh điểm nguyên vật liệu, đặc biệt điều kiện kinh tế thị trường ngày phát triển, quy mô hoạt động doanh nghiệp ngày lớn, mối quan hệ kinh tế rộng, tính chất hoạt động kinh doanh ngày phức tạp, công nghệ khoa học ngày phát triển, việc áp dụng phần mềm tin học vào cơng tác kế tốn ngày nhiều doanh nghiệp lựa chọn để thu nhận, xử lý khối lượng lớn thông tin nhằm cung cấp cách kịp thời cho nhu cầu quản lý Lập danh điểm vật liệu quy định cho thứ vật liệu ký hiệu riêng ( mã số) hệ thống chữ số (có thể kết hợp với chữ cái) để thay tên gọi, quy cách, kích cỡ chúng Ví dụ: 15211A số danh điểm vật liệu A nhóm loại Ở ta thực công tác mã hố Đây cơng tác tối ưu hố đặc biệt Đào Thị Yến Lớp K HC 10_21.13 Tổ chức cơng tác kế tốn ngun vật liệu Cơng tác thay thông tin dạng “tự nhiên” thành ký hiệu thích ứng với mục tiêu người sử dụng Nói cách đơn giản mã hố thuộc tính thực thể gắn cho thực thể ký hiệu ( gồm ký tự hay nhóm ký tự) Khi ứngdụng phần mềm sử dụng cho cơng kế tốn cần thiết phải mã hoá đối tượng quản lý cách chi tiết, cụ thể, chi tiết, cụ thể phần mềm nhận diện xác, tăng hiệu làm việc Từ đảm bảo quy trình xử lý liệu xác, phản ánh trung thực tình hình biến động loại ngun vật liệu Để tiến hành cơng tác mã hố, doanh nghiệp cần phải tiến hành qua ba bước: xác định đối tượng phải mã hoá, lựa chọn giải pháp mã hoá triển khai thực Việc mã hoá tiến hành theo phương pháp mã số phân cấp, mã số liên tiếp, mã số gợi nhớ…Vật liệu doanh nghiệp gồm nhiều loại, nhiều thứ, tên gọi chúng dài, thông số kỹ thuật khác nhau… nên phải quy ước mã số cụ thể cho thứ vật liệu theo ngôn ngữ riêng máy để quản lý va hạch toán Mã hoá vật liệu tiến hành theo nguyên tắc sau: XXX Ví dụ: Đào Thị Yến 10_21.13 XX XXXX Mã số hiệu tài khoản Mã loại vật liệu 152 01 0001 Xi măng PC 30 152 01 0002 Xi măng PC 40 152 02 0001 Đá x 10 Mã tên vật liệu Lớp K HC