Lêi nãi ®Çu Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Lời nói đầu Hoà chung với sự phát triển của thế giới, của xu thế thời đại, hơn mười năm qua, Việt Nam đã thực hiện đường lôí đổi mới chuyển nền kin[.]
Những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuât
Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các
1.1.1.Khái niệm và đặc điểm vật liệu
Trong doanh nghiệp sản xuất thì hoạt động cơ bản nhất, hoạt động tạo
“xương sống” cho doanh nghiệp chính là hoạt động sản xuất Đó là quá trình con người sử dụng tư liệu lao động làm thay đổi hình dáng, kích thước, tính chất lý hoá của đối tượng lao động để tạo ra những sản phẩm công nghiệp với chất lượng ngày càng cao, thoả mãn ngày càng đầy đủ các nhu cầu đa dạng của thị trường. Như vậy, để tiến hành sản xuất, doanh nghiệp cần phải có đầy đủ cả ba yếu tố đầu vào là đối tượng lao động, sức lao động và tư liệu lao động.
Vật liệu là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu tạo nên thực thể của sản phẩm nên tất yếu là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý doanh nghiệp cũng như trong công tác kế toán. Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, vật liệu không ngừng biến đổi, chuyến hoá cả về mặt hiện vật và gía trị
Khác với tài sản cố định, vật liệu có đặc điểm là khi tham gia vào sản xuất, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi về hình thái vật chất ban đầu để câú thành thực thể của sản phẩm Về mặt gía trị, vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị vào sản phẩm mới tạo ra.
1.1.2.Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất
Như chúng ta đã biết, nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là một bộ phận trọng yếu của tư liệu sản xuất, do đó nguyên vật liệu giữ một vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất, là nhân tố không thể thiếu Thiếu nguyên vật liệu thì quá trình sản xuất sẽ bị gián đoạn hoặc không thể tiến hành được Chất lượng của nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm Đồng thời vai trò của nguyên vật liệu còn thể hiện ở chỗ: nếu xét về mặt vật chất thì nguyên vật liệu chính là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động, còn về mặt giá trị thì nó lại là một bộ phận chủ yếu của vốn lưu động, thường chiếm 40% - 60%, hơn nữa trong cơ cấu giá thành thì chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng khá cao, tới 60% - 80%
Vì vậy, có thể nói nguyên vật liệu không những giữ vai trò quan trọng không thể thiếu trong quá trình sản xuất mà còn giữ một vị trí vô cùng quan trọng trong lĩnh vực quản lý giá thành và tài chính, kế toán trong các doanh nghiệp sản xuất.
1.1.3.Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán vật liệu
Quản lý vật liệu là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp, đòi hỏi các nhà quản lý luôn phải quan tâm chú trọng và đưa ra những biện pháp quản lý phù hợp Tuỳ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp, tuỳ vào đặc điểm lý hoá của từng loại vật liệu sử dụng mà mỗi doanh nghiệp lại có những biện pháp quản lý khác nhau
Nhưng nói chung, trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ vật liệu ở tất cả các khâu, từ khâu thu mua, bảo quản cho tới khâu sử dụng và dự trữ Cụ thể:
- Khâu thu mua: Phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại, phẩm chất, giá mua cũng như chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Yêu cầu này đòi hỏi việc thu mua nguyên vật liệu phải đảm bảo cung ứng kịp thời, đầy đủ cho nhu cầu sản xuất, đảm bảo đủ về sản lượng, đúng về chất lượng và hợp lý về giá cả, kế hoạch, không nên mua nhiều gây ứ đọng vốn cũng không nên mua ít mà làm gián đoạn quá trình sản xuất Đồng thời phải thường xuyên phân tích đánh gía tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật tư, lựa chọn nguồn cung cấp tốt nhất.
- Khâu bảo quản: Tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thựu hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn.
- Khâu sử dụng: Tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời tình hình xuất dùng vật liệu, đảm bảo sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức và dự toán về chi phí nguyên vật liệu, từ đó hạ thấp được giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Khâu dự trữ: Xác định các định mức dự trữ tối đa, tối thiểu, mức dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm… một cách hợp lý, đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, ổn định và bình thường, tránh tình trạng phải ngưng sản xuất do cung ứng không kịp thời hoặc ứ đọng vốn do dự trữ quá mức, ảnh hưởng tới tốc độ luân chuyển vốn và hiệu quả sử dụng vốn. Để đáp ứng được các yêu cầu quản lý trên, với tư cách là một công cụ quản lý hữu hiệu, không thể thiếu, kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
- Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua,tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
1.1.4 Ý nghĩa của việc tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu
Xuất phát từ tầm quan trọng của vật liệu trong quá trình sản xuất, việc quản lý vật liệu trở thành một yêu cầu tất yếu của mọi doanh nghiệp sản xuất trong đó công tác kế toán vật liệu được đặc biệt coi trọng.
Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
1.2.1Phân loại, đánh gía nguyên vật liệu
1.2.1.1.Phân loại nguyên vật liệu
Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu bao gồm rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhau với nội dung kinh tế, vai trò, công dụng và tính chất lý hoá học khác nhau Hơn nữa chúng lại biến động tăng giảm liên tục, thường xuyên, hàng ngày trong quá trình sản xuất Vì vậy, để có thể quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết tới từng thứ, loại vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị thì cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu.
Phân loại vật liệu là việc nghiên cứu, sắp xếp vật liệu theo từng loại, từng nhóm … dựa vào một tiêu thức nhất định.
Tuỳ vào đặc thù của mỗi doanh nghiệp mà có thể sử dụng các phương pháp phân loại khác nhau cho phù hợp Nhưng nói chung, phương pháp phân loại vật liệu được các doanh nghiệp dùng phổ biến hiện nay là phương pháp phân loại dựa vào nội dung kinh tế của vật liệu trong quá trình sản xuất và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Theo phương pháp này thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm như sắt, thép trong doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí; xi măng, gạch, ngói trong doanh nghiệp xây dựng; bông, sợi trong doanh nghiệp dệt; vải trong doanh nghiệp may mặc… Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm hàng hoá thì cũng được coi là nguyên vật liệu chính Nguyên vật liệu chính dùng vào sản xuất hình thành nên chi phí vật liệu trực tiếp.
- Nguyên vật liệu phụ: là các loại vật liệu có vai trò phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm như làm tăng chất lượng của nguyên vật liệu hay tăng chất lượng sản phẩm, phục vụ công tác quản lý, công tác sản xuất, bao gói sản phẩm như bao bì, thuốc tẩy, nhuộm…
- Nhiên liệu: là loại vật liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho hoạt động của máy móc thiết bị, phương tiện vận tải như xăng, dầu, than, củi, khí gas…
- Phụ tùng thay thế: gồm các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa các máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải…
- Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, vật kết cấu, … dùng cho công tác xây lắp, xây dựng cơ bản.
- Vật liệu khác: là loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên gồm phế liệu do quá trình sản xuất loại ra hay phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định.
Ngoài ra còn có các cách phân loại khác như:
- Nếu căn cứ vào nguồn gốc nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành nguyên vật liệu mua ngoài và nguyên vật liệu tự chế biến, gia công.
- Nếu căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng thì vật liệu lại được chia thành nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất và nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, tiêu thụ sản phẩm.
Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp thường rất đa dạng về chủng loại, quy cách, kích cỡ với những đặc tính rất khác nhau, yêu cầu quản lý và công tác kế toán vật liệu lại đòi hỏi phải phản ánh, quản lý chi tiết tới từng thứ, từng loại vật liệu
Bởi vậy, trên cơ sở phân loại nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần lập danh điểm nguyên vật liệu, đặc biệt trong điều kiện hiện nay khi nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, quy mô hoạt động của các doanh nghiệp ngày càng lớn, mối quan hệ kinh tế càng rộng, tính chất hoạt động kinh doanh ngày càng phức tạp, công nghệ khoa học cũng ngày một phát triển, việc áp dụng các phần mềm tin học vào công tác kế toán đã ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để thu nhận, xử lý một khối lượng lớn thông tin nhằm cung cấp một cách kịp thời nhất cho nhu cầu quản lý.
Lập danh điểm vật liệu là quy định cho mỗi thứ vật liệu một ký hiệu riêng ( mã số) bằng hệ thống các chữ số (có thể kết hợp với các chữ cái) để thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng Ví dụ: 15211A là số danh điểm của vật liệu A trong nhóm 1 loại 1. Ở đây ta đã thực hiện công tác mã hoá Đây là công tác tối ưu hoá rất đặc biệt.
Mã số hiệu tài khoản Mã loại vật liệu Mã tên vật liệu
Công tác này thay thế một thông tin ở dạng “tự nhiên” thành một ký hiệu thích ứng với mục tiêu của người sử dụng Nói một cách đơn giản thì mã hoá một thuộc tính của mỗi thực thể là gắn cho thực thể đó một ký hiệu mới ( gồm một ký tự hay một nhóm ký tự) Khi ứngdụng phần mềm sử dụng cho công các kế toán thì cần thiết phải mã hoá các đối tượng quản lý một cách chi tiết, cụ thể, càng chi tiết, cụ thể bao nhiêu thì phần mềm sẽ nhận diện càng chính xác, tăng hiệu quả làm việc.
Từ đó đảm bảo quy trình xử lý dữ liệu chính xác, phản ánh trung thực tình hình biến động của các loại nguyên vật liệu Để tiến hành công tác mã hoá, doanh nghiệp cần phải tiến hành qua ba bước: xác định đối tượng phải mã hoá, lựa chọn giải pháp mã hoá và triển khai thực hiện Việc mã hoá có thể tiến hành theo phương pháp mã số phân cấp, mã số liên tiếp, mã số gợi nhớ…Vật liệu ở doanh nghiệp gồm rất nhiều loại, nhiều thứ, tên gọi của chúng cũng rất dài, thông số kỹ thuật cũng khác nhau… nên phải quy ước mã số cụ thể cho từng thứ vật liệu theo ngôn ngữ riêng của máy để quản lý va hạch toán Mã hoá vật liệu có thể tiến hành theo nguyên tắc sau:
Ví dụ: 152 01 0001 Xi măng PC 30
Tình hình thực tế về tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công
Đặc điểm tình hình chung của công ty TNHH TIếN MINH
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty :
Công ty TNHH Tiến Minh, tên tiếng Anh là Tien Minh Company Limited, có trụ sở đặt tại Ba La,Hà Đông, Hà nội; cơ sở sản xuất (nhà máy) của công ty đặt tại xã Bình Đà,Thanh Oai, Hà nội Đây là công ty liên doanh được Uỷ ban Nhà nước về Hợp tác và đầu tư (naylà Bộ kế hoạch và đầu tư) cho phép thành lập theo giấy phép đầu tư số 917/GP ngày 25/7/1994 Hoạt động chính của công ty là sản xuất và kinh doanh bêtông trộn sẵn với sự góp vốn của hai bên đối tác Việt nam và úc :
- Bên Việt nam : Tổng công ty xây dựng cầu Thăng long, trụ sở đặt tại
Ba La,Hà Đông, Hà nội Đây là một tổng công ty lớn có bề dày thành tích, trực thuộc Bộ giao thông vận tải.
- Bên nước ngoài : Công ty Bytenet (A/ASIA) PTY.LTD, trụ sở đặt tại
80 Kitchener Pảade, Bank town, New South Wales, Australia.
Công ty TNHH Tiến Minh có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, với vốn đầu tư là 3.017.000 USD, vốn pháp định là 2.654.000 USD, phía Việt nam góp 30% và phía đối tác nước ngoài góp 70% Theo giấy phép đầu tư thì thời gian hoạt động của công ty là 15 năm kể từ ngày được cấp giấy phép đầu tư Được thành lập từ tháng 7/1996 nhưng phải đến tháng 7/1998 mới chính thức đi vào sản xuất, tính đến nay công ty đã đi qua được hơn nửa chặng đường, thời gian chưa phải là dài nhưng đã có không biết bao nhiêu sự kiện, khó khăn mà công ty phải đối đầu để hôm nay có thể đứng vững trên thị trường tự hào là một trong những trạm trộn bêtông hàng đầu miền Bắc Đó là kết quả của sự nỗ lực không mệt mỏi của ban lãnh đạo cũng như của toàn bộ cán bộ công nhân viên công ty
Quá trình hình thành và phát triển của công ty có thể tóm lược qua các giai đoạn sau :
- Giai đoạn 1 : Từ tháng 7/1996 đến tháng 6/1998 Đây là giai đoạn công ty hoàn thành việc góp vốn và tiến hành xây dựng cơ sở vật chất, chuẩn bị các điều kiện cần thiết để đưa công ty đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh.
Theo như hợp đồng đã ký kết, bên Việt nam sẽ góp bằng quyền sử dụng 6880m2 đất tại xã Bình Đà trong 15 năm trị giá 722.400 USD và giá trị nhà xưởng hiện có, với tổng trị giá vốn góp là 793.390 USD chiếm 30% vốn pháp định Bên nước ngoài sẽ góp bằng máy móc thiết bị và tiền nước ngoài trị giá 1.851.610 USD chiếm 70% vốn pháp định Tuy nhiên do nhiều khó khăn trong quá trình góp vốn mà đến tháng 6/1998 cả hai bên vẫn chưa hoàn thành việc góp vốn và phải đệ trình lên Bộ kế hoạch và đầu tư xin điều chỉnh mức vốn pháp định Ngày 5/6/1998 công ty đã được Bộ kế hoạch và đầu tư cấp giấy phép điều chỉnh số 917/GPĐC1 cho phép điều chỉnh vốn pháp định của công ty là 2.250.000 USD, mỗi bên góp 50% vốn pháp định Cũng trong thời gian này công ty đã tiến hành xây dựng các công trình kiến trúc nhà xưởng sản xuất, văn phòng, nhà điều hành trạm trộn, Đồng thời tiến hành láp đặt các máy móc thiết bị của trạm trộn dưới sự hướng dẫn của các chuyên gia nước ngoài và hình thành bộ máy tổ chức quản lý.
Kết thúc giai đoạn này công ty đã có một cơ sở vật chất khá khang trang, một khu vực văn phòng, một phòng thí nghiệm với trang bị máy móc thiết bị hiện đại, Một trạm trộn dần được hình thành hoàn chỉnh với công nghệ bêtông trộn ướt nhập từ úc, một hệ thống máy tính nối mạng từ nhà máy, trạm điều khiển, văn phòng đảm bảo cho quá trình sản xuất luôn có sự thống nhất thông suốt từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên, từ nhà máy tới chân công trình.
- Giai đoạn 2 : Từ tháng 7/1998 đến hết năm 2001 Đây là giai đoạn công ty bắt đầu chính thức đi vào sản xuất kinh doanh Đây là một giai đoạn vô cùng khó khăn của công ty Do mới bước vào sản xuất, dây chuyền sản xuất còn chưa ổn định, kinh nghiệm sản xuất chưa có, công nghệ sản xuất bêtông trộn ướt còn khá mới mẻ, lạ lẫm với người lao động, cán bộ kỹ thuật có trình độ, am hiểu về thiết bị trạm trộn lại thiếu, Tất cả những điều này đã khiến cho việc sản xuất gặp nhiều khó khăn, sản phẩm sản xuất ra bị hỏng khá nhiều, buộc phải bỏ đi đã gây nên những tổn thất rất lớn cho công ty không chỉ là vấn đề kinh tế mà cả về uy tín đối với bạn hàng Trong thời gian này công ty đã liên tiếp bị lỗ, sản lượng sản xuất ít thường chỉ đạt 600m3, tối đa lắm là lên tới 800m3/tháng, một con số rất khiêm tốn với một trạm trộn có đầy đủ phương tiện kỹ thuật hiện đại như Tiến Minh, chi phí bỏ ra lại cao, trong khi đó việc góp vốn vẫn không thể hoàn thành, bộ máy quản lý lại luôn bị xáo trộn, vị trí tổng giám đốc, người đứng đầu, đại diện cho công ty lại liên tục thay đổi, khiến cho việc chỉ đạo không được thống nhất, người lao động vì thế mà không an tâm sản xuất dẫn tới việc sản xuất kinh doanh bị ngưng trệ, gián đoạn, đã có nhiều lúc hai bên đã bàn bạc đến vấn đề chấm dứt hợp đồng liên doanh Tình hình trở nên rất căng thẳng Tính đến 31/12/2001 công ty đã bị lỗ tổng cộng là 354.062,71 USD Điều này đã khiến nhiều người phải nản lòng Tuy nhiên với sự phấn đấu nỗ lực không biết mệt mỏi đặc biệt từ khi hội đồng quản trị quyết định trao quyền quản lý điều hành cho quyền tổng giám đốc là người Việt nam hiểu rõ tình hình thực tế, việc sản xuất đã dần đi vào ổn định Công ty chuyển mình bước sang giai đoạn mới.
- Giai đoạn 3 : Từ năm 2001đến nay Hoạt động quản lý lẫn sản xuất kinh doanh của công ty đã dần đi vào ổn định và phát triển, người lao động đã có nhiều kinh nghiệm trong sản xuất, uy tín công ty đã dần được nâng cao,nhiều khách hàng đã tìm tới công ty ký hợp đồng Sản lượng bêtông trộn đạt ở mức cao, trung bình 6000m3 đến 7000m3/tháng, có tháng cao điểm lên đến10000m3, doanh thu liên tục tăng, năm 2000 doanh thu đạt gần 2,1 triệu USD bằng 139% so với năm 1999, năm 2001 đạt trên 2,1 triệu USD tăng 115,57% so với năm 2000, Đây là những con số đáng tự hào của một trạm trộn đang dần từng bước trưởng thành, khẳng định vị trí của mình Công ty đã liên tiếp ký được những hợp đồng lớn, quan trọng đánh dấu sự phát triển vững chắc của công ty, thể hiện sự tin tưởng của khách hàng, tầm vóc công ty đã ngày một lớn mạnh Công ty đã tham gia hàng loạt các công trình quan trọng như bơm bêtông mặt cầu Thăng long, công trình cầu Yên lệnh,
Với những nỗ lực không mệt mỏi, lao động hăng say, tìm tòi, ban giám đốc cùng cán bộ công nhân viên trong công ty đã, đang xây dựng công ty ngày một lớn mạnh, không ngừng mở rộng và chiếm lĩnh thị trường, khẳng định tính ưu việt của một công ty liên doanh với một hệ thống máy móc tiên tiến hiện đại, tính tự động hoá cao, một đội ngũ cán bộ nhân viên có kiến thức, trình độ, kinh nghiệm và tràn đầy nhiệt huyết.Trong thời gian này cũng không hề xảy ra chuyện sản phẩm hỏng. Với việc trang vị máy bộ đàm, các phương tiện kỹ thuật hiện đại đã cho phép việc điều hành sản xuất được thông suốt không chỉ tại nhà máy mà tới tận chân công trình Chất lượng sản phẩm ngày càng được hoàn thiện và nâng cao, phòng thí nghiệm cũng không ngừng nghiên cứu tìm ra những mẫu bêtông không chỉ đạt tiêu chuẩn chất lượng Việt nam mà cả của quốc tế, đáp ứng yêu cầu đòi hỏi từng kết cấu công trình từ đơn giản đến phức tạp Hiện nay sản phẩm chủ yếu của công ty vẫn là bêtông tươi với rất nhiều mác khác nhau như mác100, 150, C10, C100, 20MPA, Ngoài ra, công ty còn cung cấp dịch vụ bơm thuê tuy nhiên lãi của hoạt động này thường ít mà chi phí lại cao, máy hay hỏng nên công ty xác định đây chỉ là việc kinh doanh phụ Từ năm 2001 đến nay công ty luôn làm ăn có lãi, đời sống người lao động ngày một được nâng cao, ngoài lương chính 1,5 triệu đồng/tháng còn có các tháng lương 13,14, phụ cấp, khiến cho người lao động thêm hăng say gắn bó với công ty Cùng với việc quy hoạch thành phố mở rộng ra ngoại vi, xu hướng phát triển của công ty cũng sẽ phát triển mở rộng thị trường ra ngoại vi thành phố đồng thời tập trung vào các công trình trọng điểm.Bên cạnh đó với việc chấp thuận của uỷ ban nhân dân thành phố Hà nội bằng giấy phép điều chỉnh số 917/GP-HNĐC2 cho phép điều chỉnh vốn pháp định thành 1.548.271 USD, trong đó bên Việt nam góp 39%, bên nước ngoài góp 61% đã tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong việc góp vốn và vào năm 2004 công ty đã hoàn thành xong việc góp vốn Chắc rằng đây sẽ là một động lực để hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty thêm ổn định và phát triển.
Mặc dù từ năm 2001 công ty đã làm ăn có lãi nhưng vẫn chưa có sự phân chia lợi nhuận cho các bên liên doanh do lợi nhuận thu được dùng để bù đắp khoản lỗ luỹ kế từ những năm trước nhưng tin chắc rằng cùng với sự phát triển của đất nước công ty cũng sẽ ngày một trưởng thành lớn mạnh thêm, khẳng định vị trí của mình trên thị trường.
Sau đây là một số chỉ tiêu phản ánh quy mô tài sản và kết quả hoạt động của công ty trong những năm gần đây : Đơn vị tính: USD
2 Nguồn vốn chủ sở hữu 1.491.744,17 1.244.997,39 1.318.396,13 1.474.669,63
1 Khối lượng BT bán ra 32.103,7 52.118,5 67166,7 80.792,5
3 LN từ hđ SX KID (30.417,98) 91.660,46 96.442,41
2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Tiến Minh
Như đã giới thiệu ở trên, Công ty TNHH Tiến Minh chỉ sản xuất và kinh doanh một loại sản phẩm là bê tông trộn sẵn (còn gọi là bê tông tươi) nên việc sản xuất chủ yếu diễn ra ngoài trời tại trạm trộn đặt dưới nhà máy Viện điều khiển trạm trộn được được thực hiện bởi các cán bộ kỹ thuật cùng một hệ thống máy móc được lập trình sẵn, mang tính tự động hoá cao nhập hoàn toàn từ những Công ty nổi tiếng của úc đặt tại phòng điều hành Để sản xuất và phục vụ sản xuất, Công ty tổ chức bốn bộ phận với chức năng nhiệm vụ như sau:
- Phòng điều hành trạm trộn: Phòng này được ví như “bộ não” của trung tâm của trạm trộn Mọi hoạt động sản xuất, quy trình trộn đều do phòng này điều khiển Với một hệ thống thiết bị hiện đại, mang tính tự động hoá cao,được lập trình sẵn chỉ cần nhập khối lượng bê tông cần đạt, mác bao nhiêu,loại xi gì, rồi số lượng cát, đá, phụ gia và tự động khởi động quy trình trộn.Mặc dù máy móc hiện đại như vậy nhưng có thể đảm bảo cho chúng vận hành tốt, nâng cao hiệu quả sản xuất đó chính là độ ngũ cán bộ kỹ thuật có trình độ,giầu kinh nghiệm, am hiểu về công nghệ trộn bê tông ướt của Công ty luôn bám sát, kịp thời xử lý mọi tình huống có thể xẩy ra.
- Tổ xe: Đây là lực lượng chính của trạm trộn, là “mạch máu” là “xương sống “ của trạm trộn, có nhiệm vụ trộn, vận chuyển , bơm bêtông tới tận chân công trình đúng thời gian, địa điểm đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.
- Tổ mẫu: Đây là bộ phận chịu trách nhiệm chính về chất lượng một mẻ trộn bêtông, nghiên cứu,tìm tòi sao cho sản phẩm bêtông của Công ty không những đạt tiêu chuẩn chất lượng Việt nam ,mà đạt cả tiêu chuẩn chất lượng của úc, Anh của quốc tế quy định, đáp ứng mọi yêu cầu khắt khe nhất của từng kết cấu của từng công trình , đồng thời tổ mẫu cũng có nhiệm vụ tìm biện pháp hạ giá thành sản phẩm, từ đó hạ giá bán, tăng sản lượng bán ra và mục đích cuối cùng là tăng lợi nhuận.
- Tổ sửa chữa: Có nhiệm vụ phục vụ việc sản xuất, đảm bảo các thiết bị máy móc đặc biệt là xe trộn, luôn luôn sẵn sàng hoạt động tốt, liên tục, mọi lúc mọi nơi, thường xuyên được bảo dưỡng Tuy chỉ là bộ phận sản xuất phụ không trực tiếp tạo ra sản phẩm nhưng tổ sửa chữa lại đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được ổn định, thông suốt.
Tình hình thực tế về tổ chức kế toán N.V.L ở công ty TNHH TIếN MINH
2.2.1 Đặc điểm NL và công tác quản lý VL tại công ty:
Trong những thành phẩm Doanh nghiệp sản xuất thì vật liệu là yếu tố quan trọng không thể thiếu trong quá trình sản xuất, là yếu tố cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm, là tài sản dự trữ sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng tài sản lưu động Tuy nhiên tuỳ thuộc vào từng nghành sản xuất khác nhau, tuỳ thuộc vào việc sản xuất ra sản phẩm gì mà mỗi Doanh nghiệp lại sử dụng những loại vật liệu khác nhau Chính vì vậy ngoài đặc điểm chung thì vật liệu ở mỗi doanh nghiệp còn có đặc điểm riêng mang tính chất đặc thù Công ty TNHH Tiến Minh là 1 đơn vị chuyên sản xuất kinh doanh bê tông tươi phục vụ cho những công trình xây dựng nên vật liệu sử dụng chủ yếu ở công ty là các loại xi măng, cát, đá, phụ gia, trong mỗi loại vật liệu lại gồm rất nhiều chủng loại với quy cách, phẩm chất khác nhau, đòi hỏi việc thu mua, vận chuyển, bảo quản cũng rất khác nhau. Ngoài ra để đảm bảo hoạt động cho các thiết bị máy móc, phương tiện vận chuyển công ty còn sử dụng nhiều loại nguyên liệu khác như dầu, mỡ, xăng, các thiết bị phụ tùng thay thế, mặt khác do sản phẩm của công ty sản xuất là bê tông tươi với chi phí về NVL chiếm một tỷ trọng rất lớn trong toàn bộ chi phí và giá thành sản phẩm Vì vậy sự tăng giảm của chi phí NVL luôn đi liền với sự tăng giảm của giá thành sản phẩm Điều này đòi hỏi công ty phải sử dụng VL một cách tiết kiệm và có hiệu quả trên cơ sở các định mức vật tư kỹ thuật Như vậy với đặc điểm đa dạng về chủng loại, khối lượng lớn và chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản xuất của vật liệu đòi hỏi công tác quản lý vật liệu ở công ty phải được tổ chức khoa học, chặt chẽ trên tất cả các khâu từ thu mua dự trữ cho đến khâu sử dụmg và bảo quản.
Nhận thức được tầm quan trọng của VL đối với quá trình sản xuất cũng như thấy được những nét đặc thù của VL sử dụng tại công ty, việc tổ chức quản lý vật liệu đã được công ty rất quan tâm chú trọng và thực tế công ty đã có những biện pháp quản lý tương đối chặt chẽ trong từng khâu, từng phần hành công việc đều bố trí các bộ phận chuyên trách đảm nhiệm.
Do sản phẩm của công ty là bê tông tươi, việc sản xuất và tiêu thụ diễn ra gần như đồng thời, sản phẩm không để được lâu nên kế hoạch sản xuất của công ty thường được lập ngắn hạn hàng tuần Việc thu mua cũng như dự trữ, bảo quản, sử dụng đều phải căn cứ trên kế hoạch này.
Hàng ngày, căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh do phòng kế hoạch lập bộ phận cung ứng vật tư tiến hành đặt hàng Với mỗi loại vật tư công ty đều bố trí nhân viên tiếp liệu riêng vừa đảm bảo chức năng phân tích thị trường, tìm kiếm nguồn hàng, tiến hành quá trình thu mua vừa kiêm nhận chức năng nhiệm vụ của thủ kho tổ chức việc nhập xuất vật liệu Tính đến nay, việc tổ chức quản lý, phân công, phân nhiệm như vậy vẫn tỏ ra khá hiệu quả Hầu hết các loại vật liệu của công ty đều mua tại nguồn nên giá thường khá rẻ, thấp hơn với giá thị trường từ 5 đến 10 giá, nhà cung cấp vật liệu cho công ty đều là những doanh nghiệp có quy mô lớn, uy tín cao, luôn luôn đảm bảo nguồn cung cấp vật liệu kịp thời, ổn định, đáp ứng mọi nhu cầu sản xuất của công ty Riêng xi măng, do quy định của công ty sản xuất xi măng là không trực tiếp cung cấp cho đơn vị sản xuất nên công ty chỉ có thể đặt mua xi măng qua đại lý nhưng trong qúa trình giao nhận hàng tại công ty xi măng cũng như trong quá trình vận chuyển về công ty, nhân viên tiếp liệu luôn đi theo giám sát đảm bảo đủ số lượng, đúng chất lượng, đúng chủng loại. Để bảo quản và dự trữ vật liệu, công ty đã bố trí 4 kho gồm kho xi măng, kho cát, kho đá, kho phụ gia và kho xăng dầu ở mỗi kho, tuỳ thộc vào tính chất, đặc điểm của vật liệu, công ty đều đề ra các biện pháp kiểm tra, bảo quản phù hợp Với xi măng rời cần điều kiện bảo quản khô ráo, tránh ẩm ướt công ty đã bố trí 4 xi lô để chứa khi xi măng được vận chuyển về nhà máy được bơm lên 4 xi lô này với môi trường hoàn toàn chân không đảm bảo xi măng không bị vón cục, biến chất,sẵn sàng đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng của mọi công trình tập kết cũng như quá trình sử dụng Hiện nay, công ty cũng đã tiến hành xây dựng các định mức tiêu hao vật liệu chi tiết cho từng mác bê tông đảo bảo sử dụng hợp lý, biết tiết kiệm
NVL, hạ thấp giá thành Tuy nhiên bên cạnh đó việc xây dựng các định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng nhóm, từng loại vật liệu vẫn chưa được công ty chú ý, công tác kiểm tra, đánh giá vật liệu tại kho vẫn còn nhiều hạn chế.
Như vậy, nói chung công tác quản lý vật liệu tại công ty đã được tổ chức tương đối khoa học hợp lý Tuy nhiên để quản lý vật liệu có hiệu quả và chặt chẽ hơn nữa, công ty cần thực hiện đồng bộ các biện pháp quản lý vật liệu có hiệu quả và chặt chẽ hơn nữa, công ty cần thực hiện đồng bộ các biện pháp quản lý ở tất cả các khâu, làm sao để vừa sử dụng tiết kiệm vật liệu, vừa cung cấp kịp thời, đầy đủ cho nhu cầu sản xuất, đảm bảo quá trình sản xuất được thường xuyên, liên tục.
2.2.2 Phân loại vật liệu và công tác tổ chức mã hoá, xây dựng danh mục vật liệu Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã sử dụng nhiều loại vật liệu như xi măng, đá, cát mỗi loại vật liệu có công dụng và tính chất lý hoá khác nhau Để tiện cho việc theo dõi quản lý và hạch toán cũng như để đảm bảo cho việc sử dụng vật liệu có hiệu qủa trong hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã tiến hành phân loại vật liệu theo công dụng và tính chất của chúng, bao gồm:
- Xi măng: gồm các loại xi măng rời mà công ty sử dụmg như xi măng Nghi Sơn PCB 40, xi măng Bút Sơn PCB 40, xi măng ChinFon PC30,PC 40,
- Đá: gồm đá 1x2, đá 5x15, đá 5x20 , đá loại A, đá loại B
- Cát: gồm cát vàng qua sàng, cát vàng sóng lô,
- Phụ gia: gồm các phụ gia Plastiment, phụ gia 90RA, phụ gia chống thấm, phụ gia chống nở, phụ gia Pozzo
Việc phân loại như trên của công ty tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý cũng như hạch toán, dễ dàng quản lý và theo dõi tình hình biến động của từng nhóm, từng loại vật liệu Tuy nhiên hiện nay ở công ty việc sử dụng các phụ tùng thay thế , cũng như nhiên liệu như xăng dầu là khá nhiều nhưng kế toán lại không đưa loại vật tư này hạch toán, theo dõi ở TK152 là không hợp lý, tạo nhiều khó khăn trong việc quản lý, theo dõi số lượng cũng như chất lượng của chúng. Đây là một hạn chế mà công ty cần khắc phục. Để ứng dụng tin học vào công tác kế toán, công ty đã xây dựng một danh mục hàng hoá gồm các loại bêtông công ty cung cấp cùng các dịch vụ vận chuyển bê tông, bơm bê tông và các loại vật liệu dùng để sản xuất bê tông Danh mục này đã được mã hoá đảm bảo tính ngắn gọn, dễ hiểu và hiệu quả trong ứng dụng phần mềm kế toán Công tác mã hoá được thực hiện theo nguyên tắc:
+ Hai chữ cái đầu là loại vật tư: đó là 2 chữ cái đầu tiên trong từ tiếng anh chỉ loại vật liệu đó.
+ các chữ cái sau và số là tên của vật tư cụ thể. xx xx
Loại vật tư Tên vật tư VD: - ADPL: Phụ gia Plastiment
-CEBU 30: Xi măng Bút sơn PCB 30
- CENS 40: Xi măng Nghi Sơn PCB 40
Sau khi đã lập được danh mục và mã hoá vật tư, hàng hóa Công ty tiến hành khai báo cài đặt trong phần mềm, phần mềm vào danh mục / danh mục hàng hoá cập nhập danh mục hàng hoá xuất hiện màn hình cập nhật danh mục hàng hoá cho phép khai báo, cài đặt mã hoá, tên hàng hoá( với độ dài quy định tối đa 20 ký tự) và đơn vị tính Sau khi khai báo song vào END để kết thúc và thoát.
Song song với việc mã hoá, khai báo, cài đặt danh mục hàng hoá, vật tư, công ty cũng thực hiện việc mã hoá, khai báo, cài đặt đối với chứng từ kế toán cũng như các tài khoản kế toán
Mã hàng hoá Tên hàng hoá ĐVT
AD300 Phụ gia Pozzolith 300 lít
ADG51 Phụ gia MBT G51 lít
ADPL Phụ gia Plastiment lít
ADRA90 Phụ gia 90 RA lít
CEBU30 Xi măng Bút Sơn PC 30 tấn
CEBU40 Xi măng Bút Sơn PC 40 tấn
CECF30 Xi măng Chinfon PC 30 tấn
CENS40 Xi măng Nghi Sơn PC 40 tấn
SA1 Cát vàng sông Lô m 3
SA2 Cát vàng qua sàng m 3
Mã chứng từ Loại chứng từ
BD Cung cấp dịch vụ
MK Mua vật tư sản xuất khác
TT Thanh toán bù trừ
VC Thuê vận chuyển vật tư, bê tông và thuê khác
TS Thuế thu nhập cá nhân
BX Bút toán bổ sung
2.2.3 Đánh giá vật liệu: Đánh giá vật liệu là việc xác định trị giá vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất Nó có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định kết quả kinh doanh (Lãi, lỗ) và xác định giá trị tài sản hiện còn của doanh nghiệp, nó cung cấp thông tin cần thiết giúp cho việc phân tích chi phí, giá thành sản xuất, giá vốn hàng bán được đúng đắn, tạo cơ hội cho các nhà quản trị doanh nghiệp đưa ra các quyết định hợp lý Nhận thức rõ vai trò, vị trí của công tác đánh giá vật liệu , các cán bộ nhân viên kế toán cũng như quản lý của công ty đã rất coi trọng công tác này và luôn quán triệt nguyên tắc giá gốc trong đánh giá vật liệu.
Đối với vật liệu nhập kho: do vật liệu của dn toàn bộ là mua từ bên ngoài, nên giá thực tế của vật liệu nhập kho bao gồm giá mua cộng với chi phí thu mua ở đây ta chia làm 2 trưòng hợp:
- Trường hợp1: Trong hợp đồng mua bán ký kết giữa công ty và khách hàng quy định chi phí vận chuyển bên bán chịu, trong giá mua đã có cả chi phí vận chuyển thì giá thực tế vật liệu nhập kho là giá ghi trên hoá đơn chưa có thuế giá trị gia tăng.
VD: Ngày 20/1/2008, công ty mua 200 tấn xi măng Nghi Sơn PCB 40 của công ty thương Mại Thành An, với tổng giá trị thanh toán là 193.200.000 đồng, trong đó giá trị chưa thuế là 175.636.364 đồng, thuế GTGT là
17.563.636 đồng Như vậy thực tế 200 tấn xi măng Nghi Sơn PCB 40 nhập kho sẽ là 175.636.364 đồng.
- Trường hợp 2: Trong hợp đồng mua bán quy định người mua hàng tự thuê phương tiện vận chuyển, thì giá thực tế vật liệu nhập kho sẽ là giá ghi trên hoá đơn chưa có thuế cộng với chi phí vận chuyển.
Một số ý kiến nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty TNHH Tiến Minh
Nhận xét chung về công tác quản lý và hạch toán vật liệu tại công ty
Trải qua gần 10 năm xây dựng, phấn đấu và trưởng thành, đã đi được quá nửa chặng đường với bao khó khăn thử thách, có thể nói công ty Tiến Minh đã trở thành một trong những trạm trộn lớn trong lĩnh vực sản xuất bêtông trộn sẵn, tạo được uy tín với khách hàng và đã tham gia vào nhiều công trình xây dựng quan trọng Đã từng bị lỗ liên tiếp, đã từng có nguy cơ phải huỷ bỏ hợp đồng liên doanh nhưng với nỗ lực không mệt mỏi những nhà quản lý cũng như những lao động trong công ty đã không những đưa công ty vượt qua mọi khó khăn mà còn không ngừng mở rộng và chiếm lĩnh thị trường, tạo vị thế vững chắc của công ty trong lĩnh vực sản xuất bêtông trộn sẵn, tự hào với một Tiến Minh bêtông tươi Từ năm
2002 đến nay, công ty đã làm ăn liên tục có lãi, các nhà thầu công trình tìm đến với công ty ngày càng nhiều, đời sống cán bộ công nhân viên đã không ngừng được nâng cao Để có được kết quả như vậy là nhờ công ty đã phối hợp nhiều biện pháp như đầu tư trang bị máy móc thiết bị hiện đại có tính tự động hoá cao, nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào sản xuất, và một biện pháp giữ vai trò cực kỳ quan trọng đó là công tác quản lý và hạch toán vật liệu.
Mục tiêu hàng đầu mà mọi doanh nghiệp theo đuổi đó là lợi nhuận, để có lợi nhuận cao thì phải tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành, đó là điều mà mọi doanh nghiệp đều biết , đều cố gắng thực hiện nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng làm được Là một doanh nghiệp sản xuất công nghiệp lại là sản xuất bêtông trộn sẵn với chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn trong giá thành sản phẩm Vì vậy, việc quản lý và hạch toán vật liệu luôn là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị công ty.
Qua thời gian thực tập tại công ty nhận thấy công tác quản lý và hạch toán vật liệu tại công ty có một số ưu điểm nổi bật sau đây :
Thứ nhất trong công tác quản lý vật liệu công ty đã tổ chức quản lý vật liệu tương đối chặt chẽ và khoa học Bằng cách phân công, phân nhiệm tới từng cá nhân, tập thể, trong từng khâu đều có các phòng ban, các bộ phận chuyên trách đảm nhiệm, gắn được trách nhiệm của từng người với phần việc của mình cho nên mọi công việc đều được tiến hành nhanh chóng và mang lại hiệu quả cao.
- Về khâu thu mua vật liệu : Công ty đã tổ chức được một bộ phận phụ trách vật tư năng động, nhiệt tình, có trình độ, mỗi người được phân công mua, tiếp nhận, quản lý một loại vật liệu nhất định Vì vậy nhu cầu về vật liệu cho sản xuất luôn được đáp ứng một cách đầy đủ, kịp thời, đảm bảo cả về số lượng và chất lượng Các cán bộ này lại luôn phân tích, tìm hiểu thị trường cung cấp nên công ty luôn mua được vật liệu tại nguồn sản xuất với chi phí thấp, chất lượng cao Mặt khác, các hoá đơn chứng từ về thu mua vật liệu cũng được theo dõi quản lý có hệ thống tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ chức kế toán vật liệu.
- Về khâu dự trữ và bảo quản vật liệu : Công ty đã tổ chức kho tàng, bến bãi khá tốt, thực hiện việc bảo quản theo đúng chế độ phù hợp với đặc điểm từng loại vật liệu Với cát, đá không cần kho bảo quản công ty đã xây dựng một mặt bằng thông thoáng, vững chắc thuận lợi cho việc tập kết vật liệu cũng như trong sản xuất Với ximăng, do công ty dùng ximăng rời nên việc bảo quản phải tuân theo một quy trình rất nghiêm ngặt tránh xi bị ẩm ướt, bón cục, biến chất Đáp ứng yêu cầu này công ty đã xây dựng 4 xilô chứa với môi trường chân không, một hệ thống bơm hút ximăng hoàn chỉnh đảm bảo xi về được bơm ngay vào xilô đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng của các loại mác bêtông phục vụ cho mọi kết cấu xây dựng của mọi công trình Tuân thủ nguyên tắc dự trữ, thu mua vật liệu luôn phải bám sát vào kế hoạch sản xuất, tình hình cung ứng thị trường, công ty đã luôn đảm bảo mức dự trữ hợp lý vừa đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục, ổn định vừa nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động
- Việc sử dụng vật liệu : Công ty đã xây dựng được các định mức về vật liệu tương ứng với từng mác bêtông đồng thời việc sử dụng vật liệu đều phải dựa trên kế hoạch sản xuất do phòng kế hoạch duyệt vì vậy mà vật liệu của công ty được sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả, hạn chế được sự hao hụt, lãng phí không đáng có.
- Về công tác phân tích kinh tế đối với vật liệu : hàng quý công ty đều có tiến hành phân tích tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu, tình hình tăng giảm chi phí vật liệu so với định mức nhưng việc làm này vẫn chưa mang lại nhiều hiệu quả và chưa được quan tâm đúng mức
Thứ hai trong công tác hạch toán kế toán vật liệu công ty đã xây dựng được một phần mềm kế toán khoa học, hệ thống căn cứ vào đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh của mình tương đối phù hợp với hình thức nhật ký chung và kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ mà công ty đang áp dụng Công ty cũng đã nhận thấy tầm quan trọng của việc hạch toán vật liệu và đã bố trí một nhân viên kế toán chuyên theo dõi vấn đề này Nói chung, về cơ bản việc hạch toán vật liệu tại công ty là tuân thủ theo chế độ kế toán, việc tổ chức xây dựng danh mục cũng như mã hoá, khai báo, cài đặt được công ty thực hiện khá chặt chẽ và khoa học, đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý Các cán bộ nhân viên kế toán đều là những người nhiệt tình, có trình độ chuyên môn, được đào tạo bài bản. Đồng thời các chuẩn mực và quy định mới về kế toán và các vấn đề liên quan luôn được cập nhật thường xuyên, phần mềm kế toán cũng luôn được bổ sung hoàn thiện cho phù hợp.
Trên đây là một số ưu điểm nổi bật trong công tác quản lý và hạch toán vật liệu tại công ty TNHH Tiến Minh.Tuy nhiên bên cạnh những điểm mà công ty đã làm được thì vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định cần phải được hoàn thiện. Những điểm hạn chế đó được thể hiện trên một số mặt chủ yếu sau đây :
Thứ nhất về công tác bảo quản vật liệu, công ty vẫn chưa trang bị đầy đủ các dụng cụ để kiểm tra khối lượng vật liệu nhập kho Tuy rằng với ximăng rời là thứ vật liệu dễ bị hao hụt công ty đã có biện pháp khắc phục là cử thủ kho đi cùng với đơn vị vận tải vào tận nhà máy để nhận hàng và thực hiện giám sát trong suốt quá trình vận chuyển đảm bảo chất lượng cũng như số lượng xi nhưng hàng ngày nhu cầu sản xuất cần rất nhiều vật liệu có thể lên tới 4 xe trọng tải 30 tấn xi, thời gian cao điểm có thể cần tới 6 đến 7 xe như vậy không phải với chuyến hàng nào cũng có thể cử người đi theo vì như thế sẽ dẫn đến tăng chi phí, thiếu hụt nhân lực và hơn nữa khi thủ kho đi vào nhà máy lấy hàng thì ai sẽ là người nhập kho vật liệu về Đây là điểm rất không hợp lý Với ximăng đã vậy nhưng với đá, cát việc xác định chất lượng cũng như khối lượng vật liệu chỉ thông qua kinh nghiệm của bản thân thủ kho điều này là hoàn toàn không thoả đáng, rất dễ dẫn đến nhiều tiêu cực, hao hụt vật liệu Việc thủ kho kiêm nhiệm nhiều phần việc vừa tìm thị trường nguồn cung cấp, vừa chịu trách nhiệm thu mua, tiếp nhận, kiểm nhận số lượng, chất lượng sẽ dẫn đến “quá tải” đồng thời nó cũng vi phạm quy tắc kiểm tra kiểm soát là người thu mua và người kiểm nghiệm xác nhận phải độc lập với nhau Bên cạnh đó việc thiếu các dụng cụ kiểm tra xác nhận khối lượng vật liệu cũng dẫn đến công tác kiểm kê vật liệu được tiến hành vào cuối năm như hiện nay của công ty chỉ là hình thức thủ tục, không mang lại hiệu quả.
Thứ hai về công tác phân loại vật liệu : hiện nay công ty sử dụng khá nhiều loại vật liệu với nhiều quy cách phẩm chất khác nhau tuy nhiên công tác phân loại vật liệu của công ty lại khá giản đơn, chỉ chia thành các loại vật liệu chính dùng trong sản xuất như ximăng, đá, cát, phụ gia mà không đi vào chi tiết tới từng thứ vật liệu như trong ximăng thì có ximăng Nghi sơn, ximăng Bút sơn,
ChinFon, điều này đã gây nhiều khó khăn trong công tác quản lý vật liệu Hơn nữa để phục vụ cho sản xuất công ty đã tổ chức một phân xưởng sản xuất và phân xưởng này dùng khá nhiều phụ tùng thay thế, nhưng công ty lại không theo dõi, hạch toán vào tài khoản 152, 611 mà tính thẳng vào chi phí Việc làm này tuy làm giảm nhẹ cho việc hạch toán nhưng nó lại dễ dẫn đến nhiều mất mát, lãng phí không đáng có và làm tăng chi phí trong kỳ từ đó dẫn đến việc tăng giá thành sản xuất sản phẩm là điều mà mọi doanh nghiệp đều không mong muốn.
Thứ ba về việc quản trị con người ở phòng kế toán : tuy rằng đã có sự phân công, phân nhiệm cho từng nhân viên kế toán tuy nhiên việc làm này mới chỉ dừng lại ở công tác tập hợp, phân loại chứng từ hàng ngày mà chưa được quy định trong phần mềm kế toán, điều này sẽ không đảm bảo được tính an toàn cũng như bí mật vốn là một trong những ưu điểm nổi bật của việc áp dụng kế toán máy.
Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán vật liệu tại công ty tnhh tiến minh
Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH Tiến Minh, bằng cách vận dụng những kiến thức lý luận đã học vào nghiên cứu tình hình thực tế công tác kế toán vật liệu tại công ty, với mục đích góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán vật liệu tại công ty, tôi xin có một số ý kiến đề xuất sau :
3.2.1 Trang bị hệ thống dụng cụ kiểm tra khối lượng, chất lượng vật liệu Đây là vấn đề rất cần thiết đối với việc tổ chức quản lý cũng như hạch toán vật liệu Việc này là tương đối đơn giản, không tốn nhiều chi phí nhưng hiệu quả mà nó mang lại thì không hề nhỏ chút nào Không những khắc phục được vấn đề nhân sự, giảm chi phí cho việc cử người đi theo xe vận chuyển mà việc trang bị hệ thống dụng cụ cân đo đong đếm sẽ cho phép xác định chính xác khối lượng vật liệu nhập, xuất, tồn từ đó giúp kế toán phản ánh chính xác, đúng đắn về giá trị tài sản hiện có của đơn vị cũng như xác định được chi phí và giá thành một cách hợp lý, chính xác, góp phần nâng cao hiệu quả của công tác kế toán và công tác quản lý của công ty.
3.2.2 Hoàn thiện việc phân loại vật liệu Đối với các doanh nghiệp sản xuất nói chung, vật liệu bao gồm rất nhiều loại,nhiều thứ với công dụng, vai trò, quy cách, phẩm chất, tính chất lý hoá rất khác nhau Vì vậy, việc phân loại vật liệu trở thành một yêu cầu tất yếu đối với mọi doanh nghiệp sản xuất vật chất nhằm quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch hình tăng, giảm của từng vật liệu sẽ là cơ sở đảm bảo cho việc ra quyết định quản trị được sát thực, kịp thời Với yêu cầu như vậy, căn cứ vào tình hình thực tế, công ty có thể tổ chức phân loại vật liệu như sau :
- Vật liệu chính : là những vật liệu tham gia cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm gồm ximăng, đá, cát, phụ gia.
- Vật liệu phụ : là những vật liệu không tham gia cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm mà chỉ có tác dụng phụ trong quá trình chế tạo sản phẩm như xăng, dầu,
- Phụ tùng thay thế : là những phụ tùng máy móc thiết bị dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị như săm lốp, pittông,
Trong mỗi loại vật liệu ta lại tiến hành chia nhỏ ra, ví dụ với ximăng có ximăng Nghi sơn, ximăng Bút sơn, Chinfon, Tương ứng với việc phân loại vật liệu cũng cần phải xây dựng phần mềm kế toán với các sổ kế toán cũng như các tài khoản kế toán cho phù hợp Chẳng hạn :
+ TK 15211 : Tồn kho xi măng
TK 152111 : tồn kho ximăng Nghi sơn
3.2.3 Hoàn thiện phần mềm kế toán: Để làm được điều này công ty còn khá nhiều việc phải làm
Trước tiên phải quy định danh mục, nội dung phần hành được truy cập đối với từng nhân viên kế toán trong phần cài đặt nhằm đảm bảo tính an toàn, bí mật về số liệu cũng như nâng cao được ý thức trách nhiệm của từng người làm công tác kế toán Việc quy định này không có nghĩa là chỉ có nhân viên đó mới biết về số liệu đó mà phải đảm bảo cho cả kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị có thể kiểm tra,giám sát được có như vậy mới nâng cao được hiệu quả của công tác kế toán máy.
Về việc hạch toán chi tiết vật liệu, công ty cần bổ sung vào danh mục hàng hoá mã, tên của các loại nhiên liệu, các loại phụ tùng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán Đồng thời cũng cần bổ xung vào phần mềm các sổ kế toán chi tiết vật liệu, các bảng kê nhập, bảng kê xuất và tiếp tục có sự hoàn thiện công tác hạch toán ban đầu tại kho một cách khoa học, hợp lý hơn, tăng cường hơn nữa sự phối hợp chặt chẽ giữa thủ kho, bộ phận cung cấp vật tư và phòng kế toán.
Các sổ chi tiết vật liệu, bảng kê nhập, bảng kê xuất, có thể xây dựng theo mẫu biểu sau :
Sổ chi tiết tài khoản 152111
Tên vật liệu : XMNS PC 40 Mã vật liệu: CENS 40
Sổ chi tiết tài khoản 61111
Tên vật liệu : XMNS PC 40 Mã vật liệu: CENS 40
K01 31/1/08 Tồn kiểm kê cuối kỳ T1/08 25/01 1521 194,07 8116,01
Bảng kê nhập vật liệu tháng …
Số Ngày Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền
Bảng kê xuất vật liệu tháng …
Số Ngày Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền
Trên đây là một số đề xuất nhỏ hy vọng sẽ có ích cho công ty trong việc hoàn thành công tác quản lý và hạch toán vật liệu Để đảm bảo nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh thiết nghĩ doanh nghiệp cần nhanh chóng tìm hướng giải quyết các mặt còn tồn tại trên cơ sở cân nhắc tình hình thực tế của công ty.
Trong công tác quản lý doanh nghiệp, việc có những biện pháp quản lý tốt là chưa đủ mà đòi hỏi doanh nghiệp phải không ngừng cải tiến, thay đổi phương pháp quản lý để phù hợp với yêu cầu ngày càng cao của công tác quản lý, phù hợp với những thay đổi diễn ra hàng ngày, hàng giờ trong nền kinh tế thị trường Một con người tự bằng lòng, thoả mãn với chính mình chính là lúc anh ta đang tự tụt hậu, đánh mất cơ hội phát triển Nhận thức được vấn đề trên, công ty TNHH Tiến Minh đã luôn chú trọng tới công tác quản lý và hạch toán vật liệu Vì vậy việc quản lý và hạch toán vật liệu ở công ty được tổ chức tương đối khoa học và có hệ thống đặc biệt công ty đã ứng dụng tin học vào công tác kế toán, điều này đã tạo nhiều thuận lợi trong quản lý và hạch toán Tuy nhiên để công tác kế toán vật liệu nói riêng và công tác kế toán nói chung thực sự phát huy được vai trò và tầm quan trọng của nó thì đòi hỏi công ty cần tiếp tục hoàn thiện hơn nữa.
Qua thời gian thực tập tại công ty, bằng những kiến thức lý luận đã học, tôi đã đi sâu nghiên cứu tình hình thực tế công tác kế toán vật liệu của công ty, nhận thức được những ưu điểm công ty đã làm được và những mặt hạn chế cần khắc phục, tôi đã mạnh dạn đề xuất một số ý kiến đóng góp nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty Hy vọng đây sẽ là những ý kiến tham khảo thực sự giúp ích được cho công ty trong việc nâng cao tính hiệu quả của công tác kế toán vật liệu.
Do trình độ bản thân và kinh nghiệm còn hạn chế, hơn nữa thời gian thực tập lại ngắn nên chắc chắn chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót, mong nhận được ý kiến của những người quan tâm để chuyên đề này thực sự có ý nghĩa Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn Cô giáo Bùi Thị Hằng, người đã trực tiếp hướng dẫn chỉ bảo cho tôi và sự giúp đỡ của các cán bộ nhân viên phòng kế toán cũng như các phòng ban khác của công ty TNHH Tiến Minh. chứng từ Diễn giảI Trang tK Tiền USD tỷ Tiền VNĐ
SH ngày PS NK số đối ứng Ps Nợ PS có số d gi á Ps nợ Ps có
Tồn kho Xi măng chứng từ Diễn giảI
Tran g tK Tiền USD tỷ Tiền VNĐ
S NK số đối ứng Ps Nợ PS có số dư gi á P/s nợ P/s có
Chương I: Những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuât 4
1.1.Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 4
1.1.1.Khái niệm và đặc điểm vật liệu 4
1.1.2.Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất 4
1.1.3.Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán vật liệu 5
1.1.4 Ý nghĩa của việc tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu 7
1.2 Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 7
1.2.1Phân loại, đánh gía nguyên vật liệu 7
1.2.1.1.Phân loại nguyên vật liệu 7
1.2.1.3.Hạch toán chi tiết vật liệu 16
1.2.1.4.Phương pháp ghi thẻ song song 17
1.2.1.5.Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 18
1.2.1.6.Phương pháp mức dư (ghi sổ số dư) 19
1.2.2.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 22
1.2.2.1.Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 22
1.2.2.2.Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 25
1.2.2.3.Tổ chức hệ thống sổ và báo cáo kế toán 28
Chương II : Tình hình thực tế về tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH TIếN MINH 32
2.1 Đặc điểm tình hình chung của công ty TNHH TIếN MINH : 32
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty : 32
2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Tiến Minh 37
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý: 40
2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty: 43
2.2 Tình hình thực tế về tổ chức kế toán N.V.L ở công ty TNHH TIếN MINH. 45
2.2.1 Đặc điểm NL và công tác quản lý VL tại công ty: 45
2.2.2 Phân loại vật liệu và công tác tổ chức mã hoá, xây dựng danh mục vật liệu 48
2.2.4 Tổ chức công tác kế toán nhập vật liệu : 53
2.2.4.1 Chứng từ kế toán sử dụng: 53
2.2.4.2 Thủ tục nhập vật liệu và kế toán nhập vật liệu : 54
2.2.6 Kế toán chi tiết NVL: 62
Chương III : Một số ý kiến nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty TNHH Tiến Minh 65
3.1 Nhận xét chung về công tác quản lý và hạch toán vật liệu tại công ty
3.2 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán vật liệu tại công ty tnhh tiến minh 70
3.2.1 Trang bị hệ thống dụng cụ kiểm tra khối lượng, chất lượng vật liệu 70
3.2.2 Hoàn thiện việc phân loại vật liệu 70
3.2.3 Hoàn thiện phần mềm kế toán: 71