Đang tải... (xem toàn văn)
Bài giảng Môn Nghiệp vụ thư ký văn phòng dành cho giảng viên, sinh viên đại học, để làm tài liệu giảng dạy và học tập, đây là tài liệu được biên soạn bởi giảng viên có nhiều năm kinh nghiệm nhiều năm trực tiếp làm việc trong doanh nghiệp
MÔN HỌC NGHIỆ VỤ THƯ KÝ 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân CHƯƠNG XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ KẾ HOẠCH LÀM VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân NỘI DUNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KH LÀM VIỆC CỦA LĐ II NỘI DUNG CỦA KẾ HOẠCH III XÂY DỰNG KH CÔNG TÁC TUẦN CỦA LĐ IV QUẢN LÝ KẾ HOẠCH CỦA LÃNH ĐẠO V SAU KHI CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ KẾT THÚC VI BÀI TẬP TÌNH HUỐNG 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KH LÀM VIỆC CỦA LĐ Kế hoạch làm việc lãnh đạo Khái niệm: Là văn thể xếp, bố trí cơng việc, hoạt động cụ thể lãnh đạo theo trình tự thời gian 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KH LÀM VIỆC CỦA LĐ Vai trò kế hoạch lãnh đạo (LĐ) - Giúp hoạt động LĐ chủ động, không chồng chéo thực nhiệm vụ - Giúp đơn vị, cá nhân DN biết tập trung thực công việc liên quan tới LĐ - Giúp LĐ quản lý kiểm sốt cơng việc DN - Là sở để xây dựng kế hoạch khác doanh nghiệp 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KH LÀM VIỆC CỦA LĐ Căn để xây dựng kế hoạch lãnh đạo - Chức năng, nhiệm vụ, khối lượng công việc LĐ; - Sự đăng ký làm việc phòng, ban, cá nhân, khách hàng, đối tác….; - Ý kiến đạo lãnh đạo; - Tình hình thực tế yêu cầu công việc phát sinh DN mà LĐ phải trực tiếp giải quyết; - Điều kiện: Thời gian, tài chính, điều kiện khác 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân II NỘI DUNG CỦA KẾ HOẠCH Xác định nhiệm vụ cần thực hiện?; Xác định địa điểm thực hiện?; Xác định thời gian thực hiện?; Xác định đơn vị, cá nhân tham gia? Các vấn đề cần chuẩn bị khác? 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân II NỘI DUNG CỦA KẾ HOẠCH Xác định nhiệm vụ cần thực hiện?; - Ghi rõ công việc mà LĐ cần giải quyết; - Rà sốt lại cơng việc mà lãnh đạo chưa thực thời gian trước; - Kiểm tra Biên họp, thư mời làm việc, công văn yêu cầu làm việc… để lựa chọn công việc đưa vào KH lãnh đạo; - Sắp xếp buổi làm việc với LĐ theo đăng ký đơn vị, cá nhân 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân II NỘI DUNG CỦA KẾ HOẠCH Địa điểm thực hiện?; Ghi rõ địa điểm thực buổi làm việc lãnh đạo kế hoạch, kể địa điểm bên doanh nghiệp 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân II NỘI DUNG CỦA KẾ HOẠCH Thời gian thực ? Phần cần ghi rõ thời gian thực cho công việc cụ thể lãnh đạo để đơn vị biết, thực 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 10 III XÂY DỰNG KH CÔNG TÁC TUẦN CỦA LĐ Đặc điểm KH làm việc LĐ - Rất chi tiết về: Nhân sự, địa điểm, thời gian, công việc; - Liên quan tới nhiều đơn vị, cá nhân; - Có tính chất quan trọng, ảnh hưởng tới hoạt động chung toàn doanh nghiệp 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 15 III XÂY DỰNG KH CÔNG TÁC TUẦN CỦA LĐ Phương pháp XDKH làm việc lãnh đạo Nhu cầu từ phận Xin ý kiến lãnh đạo công việc yêu cầu khác Dự thảo KH Phản hồi Cân đối thời gian, phịng ốc… Trình LĐ cho ý kiến Chỉnh sửa KH, trình LĐ duyệt thức Chuyển VP phổ biến thực 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 16 III XÂY DỰNG KH CÔNG TÁC TUẦN CỦA LĐ Bước Tổng hợp nhu cầu công việc - Xin ý kiến cấp công việc lãnh đạo dự kiến giải quyết, họp… - Tiếp nhận đăng ký làm việc với lãnh đạo từ đơn vị, phòng, ban, khách hang, đối tác… 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 17 III XÂY DỰNG KH CÔNG TÁC TUẦN CỦA LĐ Bước Tập hợp nhu cầu công việc (tt) - Chú ý tập hợp công việc: + Nội dung công việc + Thời gian thực thi + Các cơng việc khác có liên quan q trình thực thi cơng việc 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 18 III XÂY DỰNG KH CÔNG TÁC TUẦN CỦA LĐ Bước Dự thảo kế hoạch - Liệt kê công việc cần thực - Sắp xếp thứ tự thời gian công việc cho hợp lý với thời gian lãnh đạo - Xác định công việc trọng tâm tuần lãnh đạo - Trao đổi với đơn vị, cá nhân để điều chỉnh trường hợp lãnh dạo yêu cầu trùng lặp với phận khác 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 19 III XÂY DỰNG KH CÔNG TÁC TUẦN CỦA LĐ Bước Dự thảo kế hoạch - Cân đối yêu cầu thời gian, phòng ốc, nhân sự… liên quan tới kế hoạch + Xem xét điều kiện có thời gian, phịng ốc, nhân từ đơn vị liên quan cần phải làm việc… kế hoạch khác để tránh bị chồng chéo + Thông tin lại với đơn vị, cá nhân trường hợp có thay đổi để họ biết chuẩn bị 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 20