PowerPoint Presentation 1Ths Nguyễn Thanh Dân18/08/2023 MÔN HỌC NGHIỆP VỤ THƯ KÝ 18/08/2023 2 CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ THƯ KÝ Ths Nguyễn Thanh Dân 18/08/2023 3 NỘI DUNG I KHÁI NIỆM, VỊ TRÍ CỦA NGƯỜI THƯ[.]
MÔN HỌC NGHIỆP VỤ THƯ KÝ 18/08/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ THƯ KÝ 18/08/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân NỘI DUNG I KHÁI NIỆM, VỊ TRÍ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ II NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ III YÊU CẦU ĐỐI VỚI THƯ KÝ 18/08/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân I KHÁI NIỆM, VỊ TRÍ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ Khái niệm: Thư ký trợ lý cho cấp quản trị, nắm vững nghiệp vụ hành văn phịng, có khả đảm nhận trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đốn sáng tạo biết đưa định phạm vi quyền hạn phân công 18/08/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân I KHÁI NIỆM, VỊ TRÍ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ SO SÁNH Thư ký Giống Thực công việc soạn thảo văn bản, quản lý hồ sơ tài liệu, bố trí lịch làm việc, giúp việc cho nhà lãnh đạo Khác Vị trí Trợ lý, thư ký riêng cho lãnh đạo quan/DN Chuyên môn sâu số lĩnh Chuyên môn vực cụ thể liên quan tới SXKD- điều hành Tổ chức, xếp chương trình, kế hoạch làm việc cá nhân lãnh Nhiệm vụ đạo tham mưu cho lãnh đạo công việc cụ thể Kết công Ảnh hưởng trực tiếp tới kết công việc lãnh đạo việc Thẩm quyền 18/08/2023 Thư ký văn phịng Thực cơng việc hành văn phịng quan/DN Nghiệp vụ hành văn phịng Thực cơng việc hành tổng hợp văn phịng Ảnh hưởng gián tiếp tới cơng việc đơn vị, cá nhân Tương đối rộng nhiều lĩnh vực Trong phạm vi nghiệp vụ hành văn phòng Ths Nguyễn Thanh Dân I KHÁI NIỆM, VỊ TRÍ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ Vị trí thư ký doanh nghiệp 18/08/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân I KHÁI NIỆM, VỊ TRÍ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ Vị trí thư ký doanh nghiệp - Là người giúp việc hàng ngày lãnh đạo (đảm bảo văn đi, đến, hồ sơ, tài liệu, hậu cần…); - Là người cung cấp thơng tin nhanh chóng, xác cho lãnh đạo; - Là người xếp kế hoạch làm việc cho lãnh đạo, điều phối hoạt động liên quan đến chương trình làm việc lãnh đạo; - Là người tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo nội dung công việc thuộc thẩm quyền 18/08/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân II NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ Đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo - Thu thập, cung cấp thông tin theo yêu cầu lãnh đạo; - Theo dõi tình hình thực nhiệm vụ; nắm bắt thông tin từ đơn vị, cá nhân, khách hàng báo cáo kịp thời lãnh đạo; - Truyền đạt định, thị, mệnh lệnh lãnh đạo tới đơn vị, cá nhân thi hành; - Cung cấp hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu lãnh đạo 18/08/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân II NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ Soạn thảo quản lý văn bản, tài liệu - Soạn thảo, đánh máy VB theo yêu cầu lãnh đạo - Chuyển giao, theo dõi trình giải VB theo ý kiến đạo lãnh đạo - Kiểm tra thể thức VB đơn vị trước trình lãnh đạo ký 18/08/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân II NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ Soạn thảo quản lý văn bản, tài liệu (tt) - Lập hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc liên quan tới công việc yêu cầu lãnh đạo Phục vụ việc tra cứu lãnh đạo - Ghi biên họp theo yêu cầu lãnh đạo… 18/08/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 10 II NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ Về tổ chức công việc - Tham gia xây dựng lịch làm việc (ngày, tuần, tháng…) - Tổ chức họp, hội nghị, chuyến công tác lãnh đạo - Sắp xếp, trao đổi với đơn vị, cá nhân, đối tác… để chuẩn bị buổi làm việc lãnh đạo - Bố trí, xếp phịng làm việc lãnh đạo 18/08/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 11 III YÊU CẦU ĐỐI VỚI THƯ KÝ Về chuyên môn – nghiệp vụ - Được đào tạo nghiệp vụ hành chính: Soạn thảo VB, lập HSCV, lập kế hoạch, quản lý công việc, quản trị nhân sự, văn thư, lưu trữ, lễ tân, giao tiếp… - Am hiểu pháp luật quy định cụ thể quan, DN liên quan tới công việc 18/08/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 12 III YÊU CẦU ĐỐI VỚI THƯ KÝ Về chuyên môn – nghiệp vụ (tt) - Cách thức tổ chức hoạt động doanh nghiệp (cơ cấu tổ chức, hệ thống quản lý, cách thức điều hành…) để tổ chức hiệu cơng việc - Có kiến thức kinh tế: + Hiểu biết về: Thị trường, khách hàng, cung–cầu, … 18/08/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 13 III YÊU CẦU ĐỐI VỚI THƯ KÝ Về chuyên môn – nghiệp vụ (tt) + Hiểu biết lĩnh vực cụ thể công ty mà thư ký làm việc: Thương mại, lữ hành, xây dựng, ngân hàng… + Thành thạo tiêu chuẩn nước, quốc tế áp dụng doanh nghiệp: Tổng sản phẩm nước (GDP), Tổng sản phẩm địa bàn (GRDP), Chỉ số giá tiêu dùng (CPI), Tỷ giá hối đối… 18/08/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 14 III YÊU CẦU ĐỐI VỚI THƯ KÝ Về phẩm chất đạo đức - Bảo mật thơng tin - Trung thực, có trách nhiệm công việc - Tôn trọng lãnh đạo, đồng nghiệp; có tinh thần hợp tác với đồng nghiệp, với khách hàng - Luôn cố gắng công việc, có ý thức học hỏi, tự đào tạo để nâng cao chuyên môn nghiệp vụ 18/08/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 15 III YÊU CẦU ĐỐI VỚI THƯ KÝ Về kiến thức xã hội - Hiểu biết thủ tục hành chính, quan hành nhà nước liên quan tới cơng việc - Hiểu biết văn hóa, lịch sử, xã hội (văn hóa – xã hội số quốc gia liên quan tới cơng việc) - Có kiến thức ngành khoa học khác: Tâm lý, quản trị, tài chính, ngân hàng… 18/08/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 16 III YÊU CẦU ĐỐI VỚI THƯ KÝ Kỹ nghiệp vụ - Kỹ soạn thảo văn bản; - Kỹ quản lý văn bản, lập hồ sơ cơng việc; - Kỹ phân tích, xử lý thơng tin - đánh giá, dự đốn tình hình; - Kỹ lập kế hoạch, quản lý công việc; - Kỹ tổ chức họp, hội nghị, kiện; - Kỹ tổ chức chuyến công tác; - Ngoại ngữ thành thạo 18/08/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 17 III YÊU CẦU ĐỐI VỚI THƯ KÝ Kỹ bổ trợ khác - Kỹ làm việc nhóm; - Kỹ giao tiếp - ứng xử; - Kỹ xử lý tình huống; - Kỹ thương lượng - đàm phán; - Kỹ tin học: Xử lý văn bản, xử lý liệu, excel, phần mềm chuyên dụng; - Kỹ sử dụng thiết bị VP: Fax, photo 18/08/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 18 THƯ KÝ VĂN PHÒNG Thank You ! 18/08/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 19