Bài giảng Môn Nghiệp vụ thư ký văn phòng dành cho giảng viên, sinh viên đại học, để làm tài liệu giảng dạy và học tập, đây là tài liệu được biên soạn bởi giảng viên có nhiều năm kinh nghiệm nhiều năm trực tiếp làm việc trong doanh nghiệp
MÔN HỌC NGHIỆ VỤ THƯ KÝ 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân CHƯƠNG NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ (SỰ KIỆN) 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân NỘI DUNG I NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ II BÀI TẬP TÌNH HUỐNG 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân I NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ Những điều lưu ý tổ chức họp - Phải có kế hoạch phân cơng phịng chức đảm trách công việc; - Thành phần, địa điểm, thời gian cụ thể rõ ràng để tạo điều kiện thuận lợi cho VP thực khâu khánh tiết, hậu cần; - Phân công nội dung, tài liệu phòng chức chuẩn bị rõ ràng cụ thể; - Thực định mức chi phí theo quy chế chi tiêu nội quy định 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân I NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ Phân loại họp Có 03 loại họp: - Họp nội định kỳ, đột xuất; - Họp bên quan cấp trên, đối tác mời; - Hội nghị cấp trên, đối tác tổ chức quan 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân I NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ Trình tự tổ chức họp Do nhu cầu công việc theo định kỳ họp giao ban tuần, tháng, quý, tổng kết; Họp đột xuất nhu cầu giải công việc cấp bách; TK, VP xin chủ trương lãnh đạo hình thức, thành phần, địa điểm, thời gian; 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân I NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ Trình tự tổ chức họp (tt) Kết thúc họp với thời gian sớm (thơng thường khơng q 03 ngày) phải hồn thành 02 cơng việc bắt buộc thơng báo kết luận họp (do thư ký tổng hợp thực hiện) tốn chi phí (NV quản trị phân công) 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân I NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ Trách nhiệm người dự họp - Tham dự thành phần; - Đúng thời gian quy định; - Chuẩn bị nội dung, tài liệu, số liệu đầy đủ chuẩn xác; - Trang phục quy định nội quy lao động 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân I NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ Trách nhiệm người dự họp (tt) - Họp nội bộ: Nam: Áo sơ mi dài tay màu trắng trơn, quần tây màu xanh đen, mang giầy tây; Nữ: Áo sơ mi dài tay màu trắng trơn, quần tây màu xanh đen váy công sở - Hội nghị tổng kết năm: Nam: Áo sơ mi dài tay màu trắng trơn, thắt cà vạt, quần tây màu xanh đen, mang giầy tây; Nữ: Bộ áo dài truyền thống 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân I NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ Nguyên tắc tổ chức thành công họp - Đúng kế hoạch đề ra; - Đúng thành phần, thời gian; - Nội dung họp thống cao giải dứt điểm số nội dung khó khăn đơn vị cấp dưới; - Thông báo kết luận hạn ban hành nêu đầy đủ diễn biến họp làm cho cấp dễ thực 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 10 I NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ Xếp chỗ ngồi họp với cấp Chủ trì (TGĐ) Khách (PTGĐ) 10 Chủ nhà (GĐ) Khách ban (CV) Chủ nhà (PGĐ) Cửa vào 14/09/2023 Bàn họp Ths Nguyễn Thanh Dân 11 I NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ Xếp chỗ ngồi họp với nội Chủ trì (GĐ) Phó GĐĐTXD 10 Phó GĐTC Cửa vào 14/09/2023 Bàn họp Phó GĐKD Ths Nguyễn Thanh Dân Phó GĐKT 12 I NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ Xếp chỗ ngồi họp với đồng cấp, đối tác Khách (GĐ) Cửa vào 14/09/2023 10 Bàn họp Ths Nguyễn Thanh Dân Chủ nhà (GĐ) 13 II BÀI TẬP TÌNH HUỐNG Tình 1: Khi anh/chị NV thư ký tổng hợp tham dự họp PGĐKD chủ trì, tài liệu phịng KD soạn thảo đề xuất, sau bàn bạc PGĐKD kết luận 05 nội dung, nhiên 05 nội dung kết luận có 02 nội dung trái với GĐ kết luận trước Theo chức nhiệm vụ phân cơng anh/chị giải trường hợp nào? 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 14 II BÀI TẬP TÌNH HUỐNG Tình 2: Khi anh/chị NV thư ký tổng hợp tham dự họp GĐ chủ trì, tài liệu phịng KT soạn thảo đề xuất, sau bàn bạc GĐ kết luận 05 nội dung, nhiên 05 nội dung kết luận có 02 nội dung trái với quy định Tập đồn 01 nội dung trái với Thơng tư Công thương quy định Theo chức nhiệm vụ phân cơng anh/chị giải trường hợp nào? 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 15 II BÀI TẬP TÌNH HUỐNG Tình 3: Khi anh/chị NV thư ký tổng hợp, sau đọc thông báo kết luận GĐ số 123 TCNS, phòng TCNS đề xuất (do thư ký khác thực hiện), kết luận có 03 nội dung, nhiên 03 nội dung kết luận có 01 nội dung trái với quy định Bộ luật lao động Theo chức nhiệm vụ phân cơng anh/chị đề xuất giải trường hợp nào? 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 16 II BÀI TẬP TÌNH HUỐNG Tình 4: Khi anh/chị nhận văn Doffice có nội dung kế hoạch chuẩn bị hội nghị tổng kết năm 2021, ngồi thành phần nội cịn có khách mời lãnh đạo UBND Tỉnh, lãnh đạo Sở công thương lãnh đạo Tổng công (cấp trên) KH không nghi ngày mà ghi tháng 01/2022 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 17 II BÀI TẬP TÌNH HUỐNG Tình (tt): CVP bút phê "Chuyển chị Tú (chủ trì) phối hợp Thảo, Vinh, Ngọc triển khai thực hiện, có khó khăn báo cáo lại CVP"? Theo chức nhiệm vụ phân công anh/chị thực trình tự nào? 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 18 THƯ KÝ VĂN PHÒNG Thank You ! 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 19