Bài giảng Môn Nghiệp vụ thư ký văn phòng dành cho giảng viên, sinh viên đại học, để làm tài liệu giảng dạy và học tập, đây là tài liệu được biên soạn bởi giảng viên có nhiều năm kinh nghiệm nhiều năm trực tiếp làm việc trong doanh nghiệp
MÔN HỌC NGHIỆ VỤ THƯ KÝ 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân CHƯƠNG NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CHUYẾN CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân NỘI DUNG I MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU CỦA CÁC CHUYẾN CÔNG TÁC II LẬP KẾ HOẠCH CHUYẾN CÔNG TÁC III TRÁCH NHIỆM TK CỦA CHUYẾN CÔNG TÁC IV TRONG KHI LÃNH ĐẠO ĐI CÔNG TÁC V SAU KHI LÃNH ĐẠO ĐI CƠNG TÁC VỀ VI BÀI TẬP TÌNH HUỐNG 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân I MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU CỦA CÁC CHUYẾN CƠNG TÁC Mục đích chuyến cơng tác lãnh đạo - Thực nhiệm vụ cụ thể xác định kế hoạch công tác; - Kiểm tra thực tế triển khai công việc; - Nghiên cứu, thăm dị, khảo sát tình hình SXKD, xưởng SX, ngồi cơng trường; - Tham quan, học tập kinh nghiệm; - Dự hội thảo, hội nghị, triển lãm… 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân I MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU CỦA CÁC CHUYẾN CÔNG TÁC Yêu cầu tổ chức chuyến cơng tác - Tìm hiểu mục đích chuyến công tác để chuẩn bị tài liệu, thủ tục, kinh phí, phương tiện - Nắm vững quy định chế độ công tác đặc biệt tiêu chuẩn chi tiêu tài 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân II LẬP KẾ HOẠCH CHUYẾN CƠNG TÁC Thơng thường lập kế hoạch cho chuyến công tác dài ngày, với số lượng đông cho chuyến công tác nước ngồi Trường hợp người thời gian ngắn lập tờ trình 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân II LẬP KẾ HOẠCH CHUYẾN CÔNG TÁC Nội dung KH: - Địa điểm công tác (VD: Tại HN, Đà Nẵng…); - Mục đích chuyến cơng tác (kiểm tra, báo cáo…); - Nội dung giải chuyến (kiểm tra tài chính, kiểm tra nhân sự, tiền lương, KH SXKD…) - Thời gian chuyến công tác (từ ngày… đến ngày… ) 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân II LẬP KẾ HOẠCH CHUYẾN CÔNG TÁC Nội dung KH (tt): - Thành phần: Số lượng, trưởng đoàn, nam, nữ…; - Phương tiện: Máy bay, xe công ty 5-16 chỗ…; - Tài liệu cần mang theo (báo cáo tình hình hoạt động KD, phương án KD năm tiếp theo, dự thảo KH TC…); - Dự tốn kinh phí (dự trù số tiền cho chuyến đi) 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân III TRÁCH NHIỆM THƯ KÝ CỦA CHUYẾN CÔNG TÁC Trường hợp TK không - Liên hệ nơi đến, thống đến, làm việc; - Liên hệ phòng chuẩn bị tài liệu để nhận kiểm tra; - Liên hệ thuê xe (hợp đồng thuê xe), đặt vé máy bay, phòng khách sạn nơi đến…; - Thông báo VB hay Email, nhắn tin nhóm Zalo lưu ý trước ngày khởi hành chuyến công tác: + Mang theo Hộ chiếu, giấy tờ tùy thân…; 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân III TRÁCH NHIỆM THƯ KÝ CỦA CHUYẾN CÔNG TÁC Trường hợp TK không (tt) + Áo lạnh; + Thuốc thông thường; + Địa điểm tập trung khởi hành; + Địa điểm cơng tác; + Lịch trình chuyến đi; + Số lượng thành viên; + Tạm ứng tài mang theo đoàn 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 10 III TRÁCH NHIỆM THƯ KÝ CỦA CHUYẾN CÔNG TÁC Trường hợp TK - Liên hệ với nơi đoàn tới công tác (như trên); - Chuẩn bị tài liệu (như trên, nhận quản lý); - Công tác chuẩn bị lưu ý (như trên); - Trang phục người chủ trì đồn cơng tác 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 11 III TRÁCH NHIỆM THƯ KÝ CỦA CHUYẾN CÔNG TÁC Trường hợp TK (tt) - Chuẩn bị thủ tục: Giấy giới thiệu, Giấy đường đoàn; hộ chiếu, giấy tờ tùy thân…; - Chuẩn bị kinh phí: Lập dự tốn chi phí chuyến cơng tác, trình phê duyệt dự tốn, tạm ứng quản lý kinh phí 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 12 III TRÁCH NHIỆM THƯ KÝ CỦA CHUYẾN CÔNG TÁC Bảng dự tốn chuyến cơng tác STT Diễn gải Vé máy bay, thuê xe Phòng nghỉ Tiếp khách Tham quan ……… … Tổng cộng: Đơn giá Lượt/ngày Thành tiền Số lượng 1.700.000 300.000 03 03 02 04 10.200.000 3.600.000 …… … Bằng chữ:……………………………………………… Người lập ký 14/09/2023 Trưởng phòng ký Ths Nguyễn Thanh Dân Giám đốc ký 13 III TRÁCH NHIỆM THƯ KÝ CỦA CHUYẾN CÔNG TÁC Lập lịch trình chuyến cơng tác - Xác định rõ thời gian di chuyển (thời gian làm việc); - Xác định rõ địa điểm (làm việc, lưu trú, dừng chân, tham quan); - Có thể xác định phương tiện di chuyển; - Có thể ghi nội dung làm việc địa điểm, điều cần lưu ý tới thành viên đoàn nơi 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 14 III TRÁCH NHIỆM THƯ KÝ CỦA CHUYẾN CÔNG TÁC Các chuẩn bị khác - Các máy móc, thiết bị kỹ thuật cần mang theo (máy tính, máy chụp hình, ghi âm, camera, máy kiểm tra tiền, sạc pin điện thoại ) - Những sách hướng dẫn văn hóa, phong tục tập quán nơi đến (cẩm nang du lịch, đồ…); - Xem nguồn internet cung cấp cho đoàn 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 15 III TRÁCH NHIỆM THƯ KÝ CỦA CHUYẾN CÔNG TÁC Những lưu ý khác - Tùy trường hợp để chuẩn bị điều kiện khác (ký kết hợp đồng, tham quan, mừng lễ kỷ niệm, học tập trao đổi kinh nghiệm…); - Tùy đối tượng để chuẩn bị quà tặng cho phù hợp; - Tham khảo trước địa điểm cung cấp dịch vụ địa phương 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 16 IV TRONG KHI LÃNH ĐẠO ĐI CƠNG TÁC Trường hợp TK khơng đoàn: - Giúp người uỷ quyền điều hành công việc hàng ngày - Tập hợp, xếp công văn, tài liệu gửi cho lãnh đạo - Cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo theo yêu cầu lãnh đạo chuyến công tác 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 17 IV TRONG KHI LÃNH ĐẠO ĐI CƠNG TÁC Trường hợp TK khơng đồn: - Ghi chép lời nhắn, cơng việc cần thiết, xin hẹn làm việc (lập nhật ký công tác); - Thực công việc thuộc trách nhiệm TK 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 18 IV TRONG KHI LÃNH ĐẠO ĐI CÔNG TÁC Trường hợp TK đoàn: - Trường hợp TK xếp, chuẩn bị, tổ chức buổi làm việc với đối tác theo chương trình; - Trợ giúp lãnh đạo buổi làm việc; - Chuẩn bị công tác hậu cần, lễ tân…; - Quản lý thực cơng tác tài chính; - Tham gia buổi làm việc theo lịch trình theo yêu cầu lãnh đạo 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 19 V SAU KHI LÃNH ĐẠO ĐI CÔNG TÁC VỀ Trường hợp TK khơng đồn: - Báo cáo tóm tắt tình hình chuyến cơng tác; - Trình VB, tài liệu, nhật ký công tác…; - Báo lịch làm việc, lịch tiếp khách lãnh đạo; - Giúp lãnh đạo soạn thảo văn báo cáo kết chuyến công tác - Giúp lãnh đạo lập hồ sơ chuyến công tác; - Tập hợp giấy tờ, chứng từ làm thủ tục toán 14/09/2023 Ths Nguyễn Thanh Dân 20