CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LẬP KẾ HOẠCH NHÂN LỰC TRONG
Một số vấn đề cơ bản về lập kế hoạch
Theo giáo trình kế hoạch hóa phát triển, ĐH KTQD thì: Hiểu theo cách chung nhất, kế hoạch là sự thể hiện mục đích, kết quả cũng như cách thức, giải pháp thực hiện cho một hoạt động tương lai Cách hiểu tổng quát này đúng cho các loại kế hoạch:
Có thể là kế hoạch cho một hoạt động, một công việc, một dự án cụ thể sắp sửa làm, gọi là kế hoạch hoạt động
Có thể là kế hoạch cho sự phát triển tương lai của một cá nhân, gia đình, hay của một tổ chức kinh tế, xã hội gọi là kế hoạch phát triển một đơn vị, một địa phương hay một quốc gia.
1.1.2 Vai trò của kế hoạch
Kế hoạch là công việc mà chúng ta sẽ tiến hành hàng ngày Kế hoạch sẽ góp cho các tổ chức xác định được các việc cần phải làm và cách thực hiện để đạt được mục tiêu mong muốn.
Kế hoạch đưa ra chức năng định hướng, liên kết và thống nhất mọi hành động trong hệ thống quản lý.
Kế hoạch là công cụ điều hành thống nhất hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời xác định mô hình phát triển của tổ chức trong tương lai Thông qua các kế hoạch mà các chiến lược, chính sách phát triển của tổ chức được cụ thể hóa thành mục tiêu chương trình hành động cho từng giai đoạn nhất định Kế hoạch là chức năng quản lý mang tính cương lĩnh, là khâu quan trọng trong quá trình biến mục tiêu của tổ chức thành hiện thực.
Kế hoạch là căn cứ để thực hiện các mục tiêu quản lý.
Mục đích chính của tất cả các kế hoạch và các kế hoạch phụ trợ cho nó là nhằm hoàn thành các mục tiêu của tổ chức và yêu cầu các thành viên của tổ chức phải hướng vào các mục tiêu để tiến hành các hoạt động cần thiết Đó cũng chính là là cơ sở cho việc thiết lập phương pháp quản lý theo mục tiêu.
Bằng sức mạnh của kế hoạch, các nhà quản lý có thể lường trước các rủi ro có thể xảy ra, từ đó có phương án nhằm giảm bớt sự thay đổi và do đó tính rủi ro, thiếu tin cậy của hệ thống sẽ hạn chế hơn và các mục tiêu của tổ chức dễ thành công hơn.
Kế hoạch là một bản khoa học xác định những gì có thể xảy ra thông qua phân tích dự báo và dự đoán xu thế vận động và phát triển Do vậy, kế hoạch có thể hạn chế sự thay đổi trong tổ chức và đó cũng là một trong những tiền đề giúp tổ chức có kinh nghiệm để thích ứng với môi trường Chính vì vậy kế hoạch sẽ thiết lập hệ thống mục tiêu, các tiêu chí để đạt được mục tiêu và đó cũng là cơ sở để thực hiện các chức năng tiếp theo như kiểm soát, đánh giá hoạt động của tổ chức.
Kế hoạch là căn cứ quan trọng đảm bảo tính đồng bộ, liên tục và hệ thống của tất cả các công cụ quản lý.
Kế hoạch phát triển Kinh tế - Xã hội được tạo ra nhằm đáp ứng cao nhất nhu cầu xã hội với các nguồn lực có trong tay Ngày nay, khả năng phát triển này được thực hiện qua hệ thống các kế hoạch kinh tế quốc dân, liên kết chặt chẽ các khâu và các lĩnh vực kinh tế riêng lẻ thành một chỉnh thể thống nhất.
Kế hoạch tạo cơ sở phân bổ và sử dụng tốt nhất các nguồn lực hiện có nguồn lực ở đây bao gồm nguồn lực tự nhiên, nhân lực, tài sản và tài chính Việc phân biệt cái gì không thuộc nguồn lực tùy thuộc vào mục tiêu cần đạt đến của người sử dụng, cũng như nhận thức về giá trị sử dụng và khả năng sử dụng cụ thể trong từng trường hợp.
Cũng có thể thấy rằng, kế hoạch đã góp phần giảm nhẹ những ảnh hưởng kìm hãm sự phát triển của nguồn lực bằng cách phối hợp những dự án đầu tư để có thể tập trung những yếu tố khan hiếm vào những lĩnh vực sản xuất có hiệu quả nhất.
Kế hoạch là thước đo hiệu quả của hoạt động quản lý chúng ta đo tính hiệu quả của một kế hoạch bằng sự đóng góp của nó vào mục đích và các mục tiêu của chúng ta, so với các chi phí và các yếu tố khác cần thiết để lập ra và thực hiện kế hoạch Một kế hoạch có thể tăng cường việc đạt được của mục tiêu đề ra, nhưng với chi phí quá cao không cần thiết Các kế hoạch là hiệu quả nếu chúng ta đạt được các mục tiêu đề ra với chi phí hợp lý Chi phí ở đây được đo bằng thời gian, tiền bạc,sản phẩm và bằng mức độ thỏa mãn cá nhân hay tập thể.
Trong một nền kinh tế quốc dân cũng như trong một tổ chức, các kế hoạch có thể được phân loại theo một số các tiêu thức khác nhau Kế hoạch được phân loại theo tiêu thức cơ bản như dưới đây:
Các tổ chức được quản lý bằng hai cấp kế hoạch tiêu biểu là kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp.
Các kế hoạch chiến lược do những nhà quản lý cấp cao của tổ chức quyết định nhằm xác định những mục tiêu tổng thể cho tổ chức và xác định vị trí của tổ chức trong môi trường mà nó tồn tại (môi trường kinh tế, chính trị, xã hội, …) Những mục tiêu mà kế hoạch chiến lược xác định là những mục tiêu rộng, bao quát nhiều khía cạnh liên quan đến tổ chức và có tính dài hạn Nó đòi hỏi phải có sự phối hợp nhiều nguồn lực khác nhau để thực hiện mục tiêu.
Các kế hoạch tác nghiệp bao gồm những chi tiết cụ thể hóa của các kế hoạch chiến lược thành những hoạt động hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng tuần, thậm chí hàng ngày Mục đích đặt ra với kế hoạch tác nghiệp là đảm bảo mọi người trong tổ chức đều hiểu về các mục tiêu của tổ chức và xác định rõ trách nhiệm của họ liên quan như thế nào trong việc thực hiện các mục tiêu đó và tiến hành các hoạt động ra sao để đạt được những kết quả dự kiến.
Sự khác nhau giữa kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp, chủ yếu trên 3 mặt như bảng mô tả dưới đây:
Bảng 1.1: Sự khác nhau giữa kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp ST
Tiêu chí Kế hoạch chiến lược Kế hoạch tác nghiệp
1 Thời gian 3-5 năm trở lên, trong một số trường hợp lên đến 10 năm
Thường từ 1 năm trở xuống
Tác động đến mảng hoạt động lớn, liên quan đến tương lai của toàn tổ chức
Phạm vi hẹp ở một mảng hoạt động nào đó
Thường cô đọng và tổng thể ( thiên về định tính)
Thường cụ thể, chi tiết ( thiên về định lượng)
Hình 1.1: Các cấp độ kế hoạch
Nguồn : Giáo trình Quản trị nhân lực, Nhà xuất bản ĐH KTQD
Theo hình thức thể hiện
Trong tổ chức cũng như trong nền kinh tế quốc dân, viện xác định các loại hình kế hoạch nào cần phải tiến hành thuộc về chức năng kế hoạch của các nhà quản lý Trên thực tế, dù ở cấp nào và tùy theo giai đoạn khác nhau của sự phát triển mà có thể lựa chọn loại hình kế hoạch hợp lý.
KHNL trong doanh nghiệp
Khi nghiên cứu về lý thuyết quản trị kinh doanh, chúng ta thấy rằng chức năng kế hoạch là chức năng quan trọng đầu tiên trong hệ thống các chức năng quản trị doanh nghiệp Chúng ta cũng biết rằng, quá trình sản xuất là quá trình tổng hợp của nhiều nguồn nhân lực tham gia Những nguồn nhân lực này được kết hợp với nhau theo một quan hệ tỷ lệ nhất định để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh Tình trạng thừa hoặc thiếu của một nguồn lực nào đó đều gây ra một sự lãng phí, một sự tổn thất cho sản xuất kinh doanh.
Nguồn nhân lực là một nguồn lực tham gia vào quá trình sản xuất, song nguồn lực có cấu trúc phức tạp, là sự kết hợp của nhiều đặc trưng như sinh học, tâm lý xã hội học, kiến thức, kỹ năng, tinh thần thái độ làm việc…, tương ứng với mỗi đặc trưng đó được đối chiếu với yêu cầu của công việc để đảm bảo đạt được hiệu quả tối đa, ví dụ công việc nặng nhọc, độc hại không phù hợp với lao động nữ, sản phẩm kết tinh nhiều trí tuệ của con người, đòi hỏi những người lao động phải có trình độ cao, công việc của người văn nghệ sĩ đòi hỏi phải có trí tưởng tượng phong phú và có năng khiếu v.v… Vậy làm thế nào để có được đầy đủ số người lao động theo yêu câu của sự phát triển doanh nghiệp Không có cách nào khác là chúng ta phải tính toán, xem xét về số lượng và chất lượng (kiến thức, kỹ năng, thái độ làm việc…) nguồn nhân lực hiện tại và tương lai đáp ứng được nhu cầu phát triển của doanh nghiệp trong từng thời kì nhất định… Cách mà chúng ta phải tiến hành đó gọi là xây dựng kế hoạch nhân lực Như vậy có thể hiểu thực chất của xây dựng kế hoạch nhân lực là quá trình nghiên cứu xem xét, tính toán nhu cầu các loại lao động (cầu lao động), các nguồn và khả năng cung ứng lao động (cung lao động) và tìm kiếm giải pháp đảm bảo đầy đủ số lượng và năng lực phẩm chất phù hợp nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức hiệu quả nhất và tiết kiệm nhân lực nhất.
Kế hoạch hóa nhân lực giữa vai trò trung tâm trong quản trị chiến lược nguồn nhân lực.
Lực lượng lao động có kỹ năng của một tổ chức ngày càng được nhận biết, đã và đang trở thành lợi thế cạnh tranh của tổ chức KHNL của tổ chức có vai trò quan trọng như kế hoạch hóa về vốn và các nguồn tài chính của tổ chức Tuy vậy đã từ lâu các nhà quản lý rất quan tâm đến kế hoạch hóa vốn và các nhu cầu nguồn tài chính của tổ chức nhưng chỉ đến thời gian gần đây mới nhận thấy rõ những lợi thế cạnh tranh của một tổ chức có lực lượng lao động với kỹ năng, trình độ lành nghề cao.
Bất kỳ tổ chức nào muốn tồn tại và đứng vững trong cạnh tranh cần thiết phải tiến hành kế hoạch chiến lược nhân lực.
Kế hoạch chiến lược nhân lực là quá trình xây dựng các chiến lược nhân lực và thiết lập các chương trình hoặc các chiến thuật để thực hiện các chiến lược nhân lực đó Do đó, vai trò của kế hoạch nhân lực là giúp cho tổ chức đạt được mục tiêu công việc.
Kế hoạch chiến lược nhân lực của một tổ chức một khi xây dựng đúng sẽ mang lại nhiều lợi ích trực tiếp hoặc gián tiếp cho tổ chức.
Cụ thể, KHNL giúp cho tổ chức thấy trước các khó khăn và tìm biện pháp khắc phục: xác định rõ khoảng cách giữa tình trạng hiện tại và định hướng tương lai của tổ chức; tăng cường sự tham gia của những người quản lý trực tiếp vào quá trình kế hoạch hóa chiến lược; nhận rõ các hạn chế và cơ hội của nhân lực trong tổ chức.
Sự thành công của chiến lược nhân lực tùy thuộc vào tình hình và khung cảnh cụ thể mà các chiến lược đó được sử dụng Nói cách khác, chiến lược có ảnh hưởng rất quan trọng đến sự hoàn thiện tổ chức và hiệu quả của nó tùy thuộc vào mức độ phù hợp của chiến lược nhân lực với chiến lược tổng thể của tổ chức; đặc trưng của tổ chức; năng lực của tổ chức; và sự thay đổi của môi trường Do đó khi ra các quyết định nhân lực phải quan tâm đến các chiến lược khác của tổ chức như: chiến lược tài chính, thị trường, sản phẩm như các thay đổi của môi trường kinh doanh.
Kế hoạch hóa nhân lực có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của tổ chức.
Kế hoạch nhân lực có quan hệ chặt chẽ với kế hoạch chiến lược sản xuất kinh doanh của tổ chức Để đạt được các mục tiêu trong thời gian dài, mỗi tổ chức phải có một tập hợp hợp lý những người lao động với kiến thức, kỹ năng và khả năng cần thiết.
Kế hoạch nhân lực là cơ sở cho các hoạt động biên chế nhân lực, đào tạo và phát triển nhân lực.
Ví dụ để tuyển mộ những người lao động mới, tổ chức cần làm rõ: Loại lao động nào cần tuyển? Bao nhiêu người? Khi nào…trả lời câu hỏi này có liên quan chặt chẽ với các kế hoạch chiến lược kinh doanh của tổ chức.
Kế hoạch nhân lực nhằm điều hòa các hoạt động quản trị nhân lực.
Mối quan hệ đó được thể hiện qua sơ đồ sau:
Hình 1.2: Mối quan hệ giữa KHNL và các hoạt động quản trị nhân lực
Nguồn: Giáo trình quản trị nhân lực ĐHKTQD, NXB ĐHKTQD 2007, trang 64
1.2.3 Các loại kế hoạch nhân lực theo thời gian
Kế hoạch nhân lực có quan hệ chặt chẽ với kế hoạch chiến lược hoạt động của tổ chức Để đạt được các mục tiêu trong thời gian dài, mỗi tổ chức phải có chiến lược hoạt động đúng đắn, phù hợp với môi trường bên ngoài và bên trong tổ chức.
Quy mô và cơ cấu lực lượng lao động của tổ chức phải được xác định dựa vào kế hoạch hoạt động của chính tổ chức đó: những loại lao động nào cần thiết để đạt được mục tiêu của tổ chức? số lượng lao động để hoàn thành mỗi loại công việc, mỗi nghề là bao nhiêu?
Các kế hoạch của tổ chức
Các kế hoạch của tổ chức
Các kế hoạch của tổ chức
Phân tích nhu cầu nhân lực
Tuyển mộ, tuyển chọn, biên chế NL Đào tạo và phát triển đánh giá THCV
Chỉ đạo và kiểm tra
Môi trường bên trong và chính sách nhân lực
Thực tế kế hoạch hoạt động của tổ chức được xây dựng ở ba mức: dài hạn, trung hạn, ngắn hạn và tương ứng với nó cũng cần phải có kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn về nhân lực Kế hoạch nhân lực phải xuất phát từ kế hoạch hoạt động của tổ chức, gắn với kế hoạch hoạt động của tổ chức và phục vụ kế hoạch hoạt động của tổ chức,
Thời hạn của kế hoạch nhân lực dài hạn, trung hạn, ngắn hạn rất linh hoạt, cơ động và cũng rất khác nhau giữa các tổ chức, các nước khác nhau trong từng thời kỳ.
1.2.3.1 Kế hoạch nhân lực dài hạn Để tiếp tục tồn tại và phát triển trong thời kỳ dài (khoảng 4 năm trở lên), các tổ chức phải tập trung vào kế hoạch chiến lược dài hạn Người quản lý cấp cao trong tổ chức phải định rõ tư tưởng chiến lược như tại sao tổ chức của mình tồn tại? những việc gì cần được làm? Do đó, tổ chức phải xác định được chiến lược và kế hoạch hoạt động của tổ chức Phân tích những mặt mạnh và mặt yếu của tổ chức như tổ chức có lợi thế cạnh tranh về sản phẩm và dịch vụ mà mình sẽ sản xuất trong những năm tới không? Có những mặt yếu nghiêm trọng nào có thể làm tổn hại hoặc phá sản tổ chức trong thời gian dài hay không?
Kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn cần phân tích lực lượng lao động trong tương lai dựa trên cơ cấu lao động hiện tại, đồng thời dự đoán những thay đổi về nhân khẩu học, văn hóa và xã hội, cũng như nguồn cung ứng nhân lực trong tương lai.
… Mỗi thay đổi này có thể ảnh hưởng nhất định đến lực lượng lao động tương lai của tổ chức.
Một tổ chức không thể đạt được các mục tiêu chiến lược dài hạn nếu thiếu nhân lực cần thiết Nếu kế hoạch nguồn nhân lực dài hạn chỉ rõ rằng lực lượng lao động cần thiết Nếu kế hoạch nguồn nhân lực dài hạn chỉ rõ rằng lực lượng lao động cần thiết có kỹ năng trong tương lai sẽ không được đáp ứng thì các kế hoạch sản xuất kinh doanh của tổ chức cần thiết phải được thay đổi hoặc xem xét lại cho phù hợp
Các nhân tố ảnh hưởng đến lập kế hoạch nhân lực
Chúng ta đã xem xét các nhân tố ảnh hưởng đến lập kế hoạch ở vào 2 thời điểm:
- Thời kỳ kế hoạch ( dự kiến, dự tính)
- Thời kỳ báo cáo (gốc)
1.3.1 Các nhân tố ảnh hưởng đến nhu cầu nhâ lực của tổ chức (doanh nghiệp) tại thời kỳ kế hoạch
Xác định nhu cầu về nhân lực tại thời kỳ kế hoạch của một tổ chức là trọng tâm của các công tác lập kế hoạch nhân lực Để xác định đúng nhu cầu về nhân lực, các tổ chức phải đánh giá các nhân tố ảnh hưởng đến nhu cầu nhân lực trong tương lai.
1.3.1.1 Các nhân tố bên ngoài và môi trường
- Các bước ngoặt của nền kinh tế có thể ảnh hưởng tới nhu cầu về nhân lực. Trong giai đoạn phát triển của nền kinh tế, sản xuất tăng lên nhu cầu về nhân lực tăng lên và ngược lại Tình trạng thất nghiệp, tình hình lạm phát và sự biến động của lãi suất ngân hàng đều ảnh hưởng tới nhu cầu về nhân lực của doanh nghiệp. Hơn thế nữa, những thay đổi về xã hội (như có chiến tranh đột xuất) có thể ảnh hưởng tới nhu cầu của một tổ chức.
- Những thay đổi về chính trị và pháp luật sẽ có ảnh hưởng tới nhu cầu tương lai của một tổ chức (chẳng hạn như một bộ luật mới về lao động sẽ có tác dụng động viên hay hạn chế số người lao động cung cấp sức lao động cho các doanh nghiệp).
Những thay đổi về kỹ thuật và công nghệ tác động mạnh mẽ đến nhu cầu nhân lực tương lai của tổ chức Sự phát triển của khoa học công nghệ tạo ra các ngành nghề mới, xóa bỏ các nghề cũ, dẫn đến sự dịch chuyển nhu cầu Tình trạng thiếu hụt nhân sự trình độ cao thường xảy ra trong bối cảnh này.
Do sự cạnh tranh ngày càng gay gắt, các tổ chức phải vừa nâng cao trình độ nghề nghiệp cho nhân viên vừa giảm bớt chi phí lao động Điều này dẫn đến chiến lược sử dụng nhân lực có chọn lọc và tinh nhuệ hơn để tăng sức mạnh cạnh tranh, tiết kiệm chi phí tiền lương và giảm chi phí sản xuất.
1.3.1.2 Các quyết định về chiến lược kinh doanh của tổ chức
Các mục tiêu chiến lược của tổ chức sẽ ảnh hưởng tới nhu cầu tương lai của nó Khi dự báo có sự tăng trưởng, có sự đầu tư mới mở rộng sản xuất hoặc tiến hành một công việc mới, một sản phẩm mới… thì nhu cầu về nhân lực sẽ tăng lên và ngược lại, khi có suy giảm, hay thu hẹp sản xuất kinh doanh thì tất yếu dẫn đến nhu cầu về nhân lực sẽ giảm.
Một sự đầu tư mới về công nghệ hay một sự thu hẹp về tài chính cũng làm cho các tổ chức phải xem xét lại nguồn nhân lực của mình.
Hơn nữa, việc dự báo về bán hàng và sản xuất sản phẩm cũng quyết định đến nhu cầu về nhân lực của doanh nghiệp (ví dụ như nhu cầu về nhân lực trong tương lai của tổ chức phát triển lên hay thu hẹp lại sẽ tương ứng với gian đoạn phát triển hay suy thoái về chu kỳ sống của sản phẩm, của tổ chức)…
1.3.1.3 Sự thay đổi một cách tự nhiên về lực lượng lao động của tổ chức
Theo thời gian, lực lượng lao động của tổ chức tất yếu có sự thay đổi như:
Có sự về nghỉ hưu, có sự ra đi, sự thay đổi, thuyên chuyển cũng như kết thúc hợp đồng lao động…Theo thống kê hàng năm, các nhà quản lý nhân lực có thể dự báo trước được những thay đổi này thông qua các tháp tuổi, qua các số liệu thống kê về sự biến động hàng năm Tuy nhiên, những thay đổi do sự vắng mặt, sự thiếu năng lực và số tai nạn hoặc chết thì khó có thể biết trước được.
Việc theo dõi và cung cấp các thông tin về những thay đổi của lực lượng lao động trên là trách nhiệm của phòng nhân lực.
Có thể tóm tắt các nhân tố trên qua hình sau:
Các nhân tố ảnh hưởng đến nhu cầu nhân lực trong tương lai của các tổ chức
Thuộc về bền ngoài Thuộc về tổ chức Thuộc về người lao động
- Kinh tế và xã hội
- Chính trị và pháp luật
- Các đối thủ cạnh tranh
- Dự báo bán hàng và sản xuất
- Tổ chức và thiết kế công việc…
Hình 1.4: Các nhân tố ảnh hưởng hướng đến nhân lực trong tương lai của tổ chức (Doanh nghiệp)
1.3.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến cung nhân lực của doanh nghiệp ở thời kỳ báo cáo (kỳ gốc)
Việc phân tích sẽ làm rõ thực trạng về nguồn nhân lực hiện có của một tổ chức và mức độ sử dụng của nó Nó có ý nghĩa rất lớn để hiểu hơn về nguồn nhân lực hiện tại của xã hội và thông qua đó làm cơ sở cho sự dự báo cả về nhu cầu cũng như về nguồn cung cấp nhân lực trong tương lai Để làm điều này cần thu thập các thông tin sau đây:
- Số lượng và chất lượng của doanh nghiệp cũng như bộ phận phòng ban, phân xưởng;
- Số lượng nam, nữ và bậc thợ bình quân trong toàn doanh nghiệp cũng như ở cùng bộ phận của tổ chức;
- Tháp tuổi và thâm niên công tác của lực lượng lao động;
- Tình hình sử dụng thời gian lao động của tổ chức (số ngày làm việc có hiệu quả trong năm, số ngày nghỉ ốm, hội họp, học tập, nghỉ phép, số giờ lao động bình quân có hiệu quả trong ngày…);
- Tình hình năng suất lao động bình quân của công nhân sản xuất, công nhân viên sản xuất công nghiệp Nhịp độ tăng năng suất lao động trong một số năm gần đây;
Tình hình biến động về nghỉ hưu trong những năm gần đây bao gồm: số người nghỉ hưu, thay đổi công việc, thuyên chuyển vị trí công tác và số người tử vong do tai nạn lao động.
- Kết quả đánh giá nhân viên, đánh giá nguồn nhân lực trong những năm đã qua…
Ngoài ra, cũng cần có thông tin về kinh doanh cùng các nhân tố khác có liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ sản xuất - kinh doanh của tổ chức trong những năm gần nhất Việc thu nhập và phân tích thông tin về việc sử dụng nguồn nhân lực càng đầy đủ, chi tiết bao nhiêu thì càng có ý nghĩ quan trọng bấy nhiêu đối với công tác lập kế hoạch nhân lực.
Chương 1 này tác giả đã trình bày 3 nội dung:
1 Một số vấn đề về lập kế hoạch
- Khái niệm, vai trò và phân loại kế hoạch.
2 Kế hoạch nhân lực trong doanh nghiệp
- Kế hoạch nhân lực giữ vai trò trọng tâm trong quản lý chiến lược nguồn nhân lực
- Có lợi ích trực tiếp hoặc gián tiếp cho tổ chức
- Có quan hệ chặt chẽ với kế hoạch chiến lược sản xuất kinh doanh
- Cơ sở cho các hoạt động quản lý nhân lực
3 loại KHNL theo thời gian: dài hạn, trung hạn, ngắn hạn
6 cơ sở của lập KHNL
4 bước trong nội dung của KHNL:
Dự báo cung NL Cân đối cung – cầu nhân lực và các giải pháp giải quyết
Kiểm tra và đánh giá.
3 Các nhân tố ảnh hưởng đến việc lập KHNL xét ở 2 thời điểm:
- Thời kỳ kế hoạch (dự kiến, dự báo)
- Thời kỳ báo cáo (gốc) Đó là những cơ sở lý luận về KHNL để chuẩn bị bước vào chương 2 phân tích thực trạng lập KHNL ở công ty TNHH TM quốc tế Đất Việt.
THỰC TRẠNG VỀ LẬP KẾ HOẠCH NHÂN LỰC Ở CÔNG
Tổng quan về công ty
2.1.1 Thông tin chung về công ty
Tên tiếng Việt: Công ty TNHH thương mại Quốc tế Đất Việt
Tên tiếnh Anh: DatViet International trading company limited;
Viết tắt: DVIT CO.,LTD;
Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn. Địa chỉ giao dịch:
Trụ sở chính: Tầng 18 tòa nhà 101 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội. Điện thoại: (04)6293 8929
Chi nhánh tại TPHCM: Tầng 6 tòa nhà 231 - 233 Lê Thánh Tôn, Quận 1,
Trong thời gian qua Công ty TNHH thương mại Quốc tế Đất Việt đã và đang tập trung vào phát triển và hoàn thành các sản phẩm, dịch vụ sau:
Hình 2.1: Sơ đồ các sản phẩm và dịch vụ của TNHH thương mại Quốc tế Đất Việt
Nguồn: Website công ty http://datviet.com.vn/
Tư vấn giải pháp và phát triển các giải pháp về cổng thông tin điện tử, website cho các tổ chức doanh nghiệp Đặc biệt hệ thống phần mềm cổng thông tin điện tử sàn giao dịch bất động sản theo mô hình phần mềm như một dịch vụ (Software as a service) cho các sàn giao dịch bất động sản là một mô hình cung cấp dịch vụ phần mềm khá mới mẻ ở Viêt Nam.
Tư vấn giải pháp và cung cấp dịch vụ phần mềm tuyến trên internet: o Dịch vụ tìm kiếm thông tin trực tuyến: Tháng 08/2009 Công ty đã đưa ra thử nghiệm bản Alpha chương trình tìm kiếm AhHere tại địa chỉ www.ahhere con, AhHere là một Social Meta Search Engine đầu tiên của Việt Nam, hiện nay đang trong giai đoạn phát triển phiên bản Beta bổ sung các tính năng của một Social Semantic Search Engine. o Dịch vụ quảng cáo trực tuyến sử dụng kỹ thuật SEO và Adword: Với đội ngũ chuyên gia hiểu biết sâu sắc trong lĩnh vực tìm kiếm trực tuyến, Công ty TNHH
Dự án phần mềm trong nước
Hệ thống sàn giao dịch bất động sản Website, ứng dụng web cho DN, tổ chức
Hệ thống tìm kiếm Ahhere trên internet Dịch vụ quảng bá, nâng mạng Website - SEO
Phần mềm quản lý tổng thể Bệnh viện phần mềm quản lý khách hàng, tính cước cho công ty truyền hình CAB
Bộ tài chính; Bộ Công an: VMS, VCCI
Gia công phần mềm Gia công phần mềm: ISA, CYBOSYS
Cho thuê nhân lực gia công phần mềm thương mại Quốc tế Đất Việt đã phát triển thành công hệ thống phần mềm công cụ hỗ trợ cho kỹ thuật SEO, đến nay công ty đã triển khai thành công hệ thống dịch vụ SEO cho rất nhiều khách hàg tại Việt Nam, chi tiết dịch vụ SEO xem tại website www.quangcaovina.com
Cung cấp giải pháp và phần mềm đóng gói trong lĩnh vực: o Giải pháp và phần mềm quản lý thông tin tổng thể bệnh viên, có thể áp dụng phù hợp cho các mô hình bệnh viện công mà bệnh viện với quy mô khác nhau. o Giải pháp và phần mềm quản lý phần mềm may đo theo yêu cầu riêng, đặc thù của khách hàng và tính cước áp dụng cho các công ty cung cấp dịch vụ truyền hình CAB
Dự án phần mềm trong nước: o Tư vấn giải pháp và phát triển hệ thống phần mền may đo theo yêu cầu riêng, đặc thù của khách hàng Các khách hàng của công ty là các đơn vị, cơ quan lớn ở Việt Nam như Bộ Tài Chính, Bộ Công an,…
Gia công phần mềm o Phối hợp với một số đối tác thực hiện gia công phần mềm cho nước ngoài Ngoài công ty TNHH thương mại Quốc tế Đất Việt góp vốn cùng với một số cá nhân, đối tác thành lập Công ty CP Đào tạo Việt Á, lĩnh vực hoạt động chính của công ty Việt Á là đào tạo CNTT Mục đích của việc góp vốn đầu tư là kinh doanh và phát triển NNL CNTT cho công ty trong giai đoạn phát triển sau này.
2.1.2 Qúa trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH Thương Mại Quốc tế Đất Việt, được thành lập năm cuối năm
2007 bởi đội ngũ các kỹ sư phần mềm đầy nhiệt huyết, giàu nghị lực và nhiều kinh nghiệm, đến nay Công ty đã khẳng định được tên tuổi của mình trong lĩnh vực CNTT và trở thành một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực dịch vụ quảng cáo trực tuyến và sản xuất phần mềm tại Việt Nam.
Với mong muốn đưa Công ty trở thành công ty CNTT hàng đầu trong nước, có tên tuổi trên thế giới và được nhiều người yêu thích bởi uy tín, chất lượng sản phẩm dịch vụ và đạo đức kinh doanh Các sản phẩm, dịch vụ của Công ty mong muốn đồng hành, góp sức cùng các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam phát triển và hưng thịnh như khẩu hiệu công ty - " Cùng bên nhau phát triển- Go to Gether In Development"
Hơn 8 năm hoạt động, Công ty đã liên tục cải tiến, không ngừng nghiên cứu học hỏi và áp dụng các công nghệ tiên tiến nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ để thỏa mãn tốt nhất các yêu cầu, mong đợi của khách hàng, qua đó đã nhanh chóng chiếm được cảm tình của các khách hàng bởi chất lượng sản phẩm, dịch vụ và sự tận tụy phục vụ của mình.
Các phần mềm và dịch vụ mà công ty triển khai đã mang lại hiệu quả cao phục vụ cho công tác quản lý điều hành tại khách hàng, tiêu biểu như hệ thống bán hàng tại công ty Trần Anh, giải pháp và phần mềm tính cước tại công ty cung cấp dịch vụ truyền hình cap CAB, dự án phần mềm cổng quản trị thông tin Business ICT Adoption Index cho Viện tin học doanh nghiệp VCCI, dự án cơ sở dữ liệu Văn bản pháp quy ngành tài chính cho Bộ tài chính…
Từ năm 2007 đến 2009: Công ty đã áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 - 2000, từ năm 2009 trở đi đã nâng cấp phiên bản mới của Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 và thường xuyên đánh giá nội bộ 2 lần /1 năm Hiện tại 100% các bộ phận thực hiện mục tiêu chất lượng đạt yêu cầu.
Năm 2012: Đến năm 2012 Công ty cơ bản đã áp dụng các giải pháp kỹ thuật vào việc xây dựng phần mềm, các giải pháp bao gồm: Giải pháp SharePoint, giải pháp Portal DotneNuke, giải pháp quảng cáo trực tuyến.
Năm 2013: Đến năm 2013 công ty đã hoàn thiện một số sản phẩm chính và được triển khai tại nhiều khách hàng lớn, các sản phẩm này gồm: Phần mềm quản lý bệnh viện (HMSYS), phần mềm sàn giao dịch bất động sản, phần mềm quản lý khách hàng và tính cước truyền hình CAB
Năm 2014: Công ty đã thành lập một trung tâm chuyên về quảng cáo trực tuyến (SEO)
Năm 2015: Công ty bắt đầu tham gia thực hiện gia công phần mềm và hoàn thành dự án Cphone cho khách hàng Collobos Và từ thành công này công ty xác định mở rộng thêm một mảng thị trường mới, đó là mảng gia công phần mềm cho khách hàng Nhật Bản với mục tiêu cụ thể là đến năm 2017 sẽ xây dựng xong một trung tâm gia công phần mềm riêng.
Phân tích thực trạng lập KHNL của Cty TNHH Thương mại quốc tế Đất Việt .47
2.2.1 Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến lập kế hoạch nhân lực của công ty
Quá trình lập KHNL Công ty đã và đang xem xét.
2.2.1.1 Đặc điểm kinh doanh của công ty
Khi lập KHNL, bộ phận hành chính nhân lực đã lập kế hoạch sao cho phù hợp với các hoạt động trong bộ máy tổ chức của mình.
Với hội đồng quản trị: KHNL công ty đưa ra phù hợp với chiến lược, kế hoạch phát triển trung và dài hạn mà HĐQT đưa ra Ngoài ra kế hoạch này luôn đảm bảo nguồn lực thực hiện các phương án đầu tư, giải pháp phát triển thị trường, đầu tư công nghệ cũng như sẵn sàng thay thế các nhân lực khác khi cần.
Với Ban Giám Đốc, các bộ phận: KHNL công ty đã đảm bảo đủ nguồn lực thực hiện mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và nguồn lực này đã được sử dụng 1 cách có hiệu quả nhất.
Dựa vào tổ chức bộ máy công ty và kết quả thực hiện KHNL như giai đoạn 2011
- 2015, bộ phận hành chính nhân lực sẽ đúc kết kinh nghiệm làm cơ sở thực hiện KHNL giai đoạn tiếp theo. Đặc điểm vốn kinh doanh: Đặc điểm vốn kinh doanh công ty được thể hiện qua bảng số liệu sau:
Bảng 2.2: Số liệu vốn kinh doanh công ty giai đoạn 2011 - 2015
3 % (Vốn chủ sở hữu/ nguồn vốn)
6 % (Vốn vay/ vốn chủ sở hữu)
8 % (Vốn cố định/ nguồn vốn )
10 % ( Vốn lưu động/ nguồn vốn)
Với số liệu trên cho thấy vốn kinh doanh của công ty khá ổn định, nhưng tỷ lệ vốn đi vay còn cao so với nguồn vốn hay so với vốn sở hữu do nguồn vốn kinh doanh của công ty phần lớn là vốn vay lên khi sử dụng vào các hoạt động SXKD phải xem xét nhiều yếu tố: Nợ đến hạn, thời gian thu hồi vốn Hiện nay công ty chi phí lương chiếm khoảng 50% chi phí của hoạt động SXKD, do vậy khi lập KHNL thì bộ phận hành chính nhân lực phải xem xét sao cho chi phí lương vẫn nằm trong phạm vi cho phép, cụ thể hơn là chi phí lương luôn phải dưới 50% chi phí hoạt động SXKD.
Ngành công nghệ phần mềm là ngành sản xuất các sản phẩm, dịch vụ trong lĩnh vực phần công nghệ mềm phục vụ cho cá nhân, cơ quan, tổ chức chính vì vậy cơ sở vật chất, kỹ thuật và công nghệ cũng khác nhiều so với các ngành khác.
Cơ sở vật chất kỹ thuật và công nghệ
Bảng 2.3: Báo cáo về cơ sở vật chất, kỹ thuật và công nghệ của công ty
Nước SX Tình trạng Đơn vị tính Số lượng Năm2011 Số lượng Năm2012 Số lượng Năm2013 Số lượng Năm2014 Số lượng Năm2015
I Điều kiện thực tế Tốt
1 Số văn phòng VN Tốt VP 2 2 2 2 2
2 Số phòng VN Tốt Phòn g
3 Số chỗ ngồi VN Tốt Chỗ 90 90 90 180 180
II.1 Trang thiết bị dùng chung
5 Thiết bị họp Policom USA Tốt Chiếc 2 2 2 2 2
7 Mạng internet/Wifi/Cáp quang FPT
II.2 Trang thiết bị từng chi nhánh
9 Máy tính bàn Asus Taiwa n Tốt Chiếc 51 64 86 129 165
11 Bàn làm việc VN Tốt Chiếc 55 68 90 133 169
12 Máy in Laser Japan Tốt Chiếc 2 4 4 4 4
13 Điều hòa nhiệt độ Japan Tốt Chiếc 2 4 4 4 4
Nguồn: Phòng hành chính - nhân sự
Đầu năm 2014, công ty quyết định thành lập trung tâm dịch vụ trực tuyến chuyên cung cấp dịch vụ quảng cáo trực tuyến với 11 nhân sự ban đầu được điều chuyển từ các bộ phận phần mềm Đến cuối năm 2015, số nhân lực này tăng lên 15 người, chiếm 9,09% lực lượng lao động của công ty.
Từ năm 2014 đến 2015 tình hình chính trị bất ổn giữa Trung Quốc và Nhật Bản tăng lên là nguyên nhân các doanh nghiệp Nhật Bản rút khỏi Trung Quốc và chuyển sang các nước xung quanh có NNL rẻ hơn và Việt Nam là một trong các nước đó Trong thực trạng các dự án phần mềm của Nhật Bản chảy vào Việt Nam tăng lên đột biến, nắm bắt thời cơ này đầu năm 2015 công ty quyết định thành lập nhóm dự án nước ngoài trực thuộc trung tâm phần mềm với 13 nhân lực ban đầu chiếm 7,88% tổng số nhân lực toàn công ty.
Từ sự thay đổi nhân lực kể trên, khi lập KHNL giai đoạn tiếp theo, bộ phận nhân lực phải thực sự tính đến sự không ổn định của môi trường SXKD mà cụ thể hơn là sự không ổn định của môi trường SXKD có tác động đến lĩnh vực phần mềm.
2.2.1.2 LLLĐ Tham gia vào SXKD và cung cấp các sản phẩm, dịch vụ ra thị trường
Mỗi loại sản phẩm và dịch vụ mà công ty cung cấp ra thị trường đều có yếu tố lao động gián tiếp, các hình thức lao động này tương ứng với nó là các bộ phận tham gia trực tiếp vào sản xuát kinh doanh và các bộ phận hỗ trợ sản xuất kinh doanh Các lao động này được phân về các bộ phận cụ thể và chia thành 2 loại cơ bản là cán bộ quản lý và lao động trực tiếp.
Bảng 2.4: Cơ cấu lao động các bộ phận của công ty giai đoạn 2014 -2015
Bộ phận Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Quản lý LĐ trực tiếp Quản lý LĐ trực tiếp Quản lý LĐ trực tiếp Quản lý LĐ trực tiếp Quản lý LĐ trực tiếp
Bộ phận sản xuất trực tiếp
Trung tâm dịch vụ trực tuyến
Bộ phận hỗ trợ sản xuất
Phòng hành chính, nhân lực, và kế toán
% ( Quản lý/ Lao động trực tiếp)
(Nguồn: Phòng hành chính - nhân sự)
Nhìn vào số liệu trên, thì khi quy mô nhân lực tăng lên thì cả lượng cán bộ quản lý và lao động trực tiếp đều tăng lên, nhưng tỷ lệ giữa cán bộ quản lý và lao động trực tiếp sẽ giảm dần Dựa vào tỷ lệ này khi lập KHNL, bộ phận hành chính nhân lực đã xem xét chi tiết tới nhu cầu nhân lực của từng bộ phận để xác định loại lao động cùng với trình độ, kỹ năng của họ sao cho phù hợp nhất
2.2.1.3 Độ dài thời gian của KHNL Độ dài của KHNL cũng là một nhân tố quan trọng ảnh hưởng tới KHNL.KHNL có thể lập trong thời gian ngắn từ 1 tháng đến 1 năm, hoặc trong thời gian gian dài từ 1 năm đến 5 năm hoặc 7 năm.
Theo số liệu cơ cấu lao động các bộ phần của công ty ở trên, giai đoạn 2011 đến 2015 bộ phận hành chính nhân lực đã gặp nhiều khó khăn trong việc thực hiện, kiểm tra và đánh giá KHNL Nguyên nhân là do thời gian thực hiện kế hoạch dài và có nhiều biến động xảy ra, do đó sự điều chỉnh nhân lực hàng năm đã không tuân thủ đúng theo kế hoạch ban đầu đặt ra.
2.2.1.4 Loại thông tin, chất lượng của dự báo thông tin
KHNL của công ty được xây dựng dựa trên các mảng hoạt động SXKD là chính Tuy nhiên KHNL hiện tại nhiều khi bị động và không bám sát với thực tế, lý do là bộ phận hành chính nhân lực khi lập KHNL vẫn theo cảm tính và không dựa trên số liệu cụ thể: Chẳng hạn như KHNL giai đoạn 2011 - 2015 không có sự tương tác chặt chẽ với kế hoạch SXKD giai đoạn 2011 - 2015, KHNL giai đoạn 2011 -
2015 cũng không sử dụng dữ liệu từ kế hoạch của bộ phận kinh doanh để làm đầu vào cho mình… Ngoài ra KHNL cũng nêu rõ được tại công ty các vị trí nào cần
2.2.2 Phân tích thực trang quy trình lập KHNL hiện tại của công ty
Quy trình lập KHNL của công ty gồm 4 bước sau:
- Dự báo cầu nhân lực
- Lập kế hoạch điều chỉnh nội bộ.
- Lập kế hoạch điều chỉnh bên ngoài
- Kiểm tra đánh giá Để thực hiện công việc lập kế hoạch nhân lực, đối với kế hoạch năm, các phòng ban công ty gửi phiếu đề xuất nhân sự năm tới cho bộ phận nhân sự tập hợp.
Đánh giá chung về công tác lập KHNL của công ty
2.3.1 Những kết quả đạt được
Một là, Cán bộ lập KHNL cảu công ty có trình độ chuyên môn tốt: 2 cán bộ lập KHNL thuộc bộ phận hành chính nhân lực, đều là những cán bộ có chuyên môn giỏi, có kinh nghiệm, có sự gắn bó với công ty cùng với sự nhiệt tình, trách nhiệm trong công việc.
Hai là, công tác lập KHNL được giao cho trưởng bộ phận hành chính- nhân lực thực hiện, có sự tham gia giữa các bộ phận trong quá trình lập kế hoạch Vì thế các chỉ tiêu về nhân lực đưa ra khá sát với thực tế, gắn với chỉ tiêu sản xuất kinh doanh, gắn với nhiệm vụ, mục tiêu phát triển, tiến độ dự án mà công ty đang thực hiện.
Ba là, quá trình lập KHNL ở công ty hiện nay là đơn giản và ít tốn kém vì bộ phận lập kế hoạch thường dựa vào kinh nghiệm các lần lập kế hoạch trước đó
Bốn là, Các kế hoạch hành động về nhân lực cho thấy: trong thời kỳ kinh tế khó khăn, công ty đã biết tận dụng tối đa nguồn nhân lực, đảm bảo thực hiện đúng kế hoạch và tiến độ, thu nhập cho người lao động được đảm bảo nhưng vẫn tiết kiệm được chi phí nhân lực.
Năm là, KHNL được lập dựa trên tình hình sản xuất kinh doanh hiện tại và dựa trên các chỉ tiêu kế hoạch Điều đó cho thấy công ty đã nhận biết được tầm quan trọng của kế hoạch sản xuất kinh doanh trong công tác lập KHNL.
Một trong những điểm mạnh của Kế hoạch Nguồn nhân lực (KHNL) hiện tại của công ty là tập trung vào người lao động Công ty đã đưa ra những kế hoạch cụ thể để phát triển nhân lực và nâng cao năng lực chuyên môn của họ.
Bảy là, sự khác biệt của ngành công nghệ phần mềm và các sản phẩm dịch vụ của công ty đã là một khó khăn, rào cản cho việc lập KHNL Tuy nhiên, đây chính là điểm đặc biệt của đội ngũ lập kế hoạch, nâng cao chất lượng bản kế hoạch. Bản kế hoạch đã thể hiện có khi áp dụng các biện pháp huy động làm thêm, khoán công, cho mượn hoặc thuê nhân lực với các công ty khác…
Một là, phương pháp dự báo cầu lao động còn mang tính chủ quan dựa vào kinh nghiệm của người lập kế hoạch nên độ chính xác chưa cao Phương pháp dự báo như hiện nay của công ty chỉ phù hợp khi số lượng lao động ít, chất lượng tương đối đồng nhất nhưng khi nhu cầu nhân lực đa dạng và LLLĐ biến động mạnh thì phương pháp này sẽ gặp nhiều khó khăn.
Hai là, về quy trình lập kế hoạch còn vắn tắt Quy trình lập KHNL còn nhiều hạn chế, chưa đầy đủ, khoa học và thiếu chặt chẽ, các dự báo còn thiếu tính chính xác Chưa có bước dự báo cung và “cân đối cung và cầu nhân lực'' do vậy việc kiểm tra, đánh giá quá trình thực hiện kế hoạch không bám sát được thực tế nên không có sự điều chỉnh kịp thời khi có thay đổi xảy ra.
Ba là, về nội dung bản KHNL mới chỉ ra được các bộ phận cần tuyển dụng, vị trí tuyển dụng, yêu cầu về trình độ học vấn, giới tính, kinh nghiêm Nhưng chưa đưa ra được thời điểm tuyển dụng, yêu cầu về trình độ học vấn, giới tính, kinh nghiệm Nhưng chưa đưa ra được thời điểm tuyển dụng và thời điểm bắt đầu sử dụng những nhân lực này.
Bốn là, KHNL theo giai đoạn cụ thể của các bộ phận thường bị bỏ hoặc chưa chú ý đúng mức Các trưởng bộ phận chưa nhận thức đúng đắn tầm quan trọng của bản KHNL cho chính bộ phận không chủ động về nhân lực sẽ dẫn tới bị động và bị giới hạn trong các kế hoạch khác Mọi tính toán sẽ đều là hỏng, nếu không có đủ số lượng và chất lượng nhân lực phù hợp tại đúng thời điểm.
Năm là, KHNL chưa thể hiện rõ tính đồng bộ với các kế hoạch khác mà thường do sự tham luận ý kiến chủ quan của quản lý các bộ phận.
Sáu là, Xét trên định hướng phấn đấu thực hiện các mục tiêu thành cái đích để phấn đấu, theo dõi và kiểm tra việc thực hiện, hầu như có rất ít sự điều chỉnh mục tiêu Việc kiểm điểm kế hoạch chủ yếu mang tính tổng kết, đánh giá lấy thành tích,chưa xem xét trên quan điểm là chiến lược đầu tư phát triển như các kế hoạch khác.
Bảy là, các điều kiện lập KHNL nghèo nàn, đặc biệt là hệ thống số liệu thông tin đáp ứng nhu cầu lập kế hoạch , phục vụ công tác dự báo còn thiếu Công tác thống kê lao động còn bất cập, thiếu thống nhất, việc tiếp cận thông tin không dễ dàng Thông tin về cầu lao động, cung lao động trên thị trường không nhiều Với quy mô công ty lên tới 165 người cùng với những đặc tính của ngành công nghệ phần mềm đã gây không ít khó khăn cho công tác lập KHNL Số lượng nhân lực lập kế hoạch còn ít với 2 người trực tiếp làm việc đó là kể 2 nhân lực này nhiều khi còn phải kiêm nhiệm thêm những công việc khác trong bộ phận hành chính nhân lực.
Tám là, công tác nghiên cứu và lập kế hoạch không được đầu tư nhiều về cả mặt thời gian và kinh phí, cũng là nguyên nhân gây ảnh hưởng đến chất lượng bản KHNL, tính chính xác của các dự báo và động lực làm việc của các nhân lực lập kế toán.
Chín là, chưa tạo lập được những căn cứ đầy đủ để dự báo cầu và cung nhân lực
2.3.3 Những nguyên nhân gây ra hạn chế trong công tác lập KHNL
PHƯƠNG HƯỚNG SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN LẬP KẾ HOẠCH NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ ĐẤT VIỆT GIAI ĐOẠN 2016 - 2018
Phương hướng và mục tiêu phát triển của công ty giai đoạn 2016 đến 2018.67 3.2 Quan điểm về công tác nhân lực và lập KHNL của công ty
Dựa trên kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh giai đoạn 2011 - 2015 và ngành công nghiệp phần mềm vẫn đang trong giai đoạn phát triển tốt trong những năm tiếp theo Công ty tiếp tục rà soát điều chỉnh kế hoạch đầu tư, tập trung vào các sản phẩm và khách hàng truyền thống, giảm chi phí thường xuyên, nâng cao chất lượng đào tạo và phát triển nhân lực, sắp xếp đổi mới lại công ty Căn cứ vào định hướng, mục tiêu phát triển giai đoạn 2016 - 2018, Công ty đặt ra chỉ tiêu sản xuất kinh doanh giai đoạn 2016 - 2018 như bảng sau:
Bảng 3.1: Mục tiêu của công ty giai đoạn 2016 - 2018 Đơn vị: Triệu VNĐ
STT Chỉ tiêu Kế hoạch năm 2016
6 Thu nhập bình quân người/tháng
( Trong đó tiền lương chiếm từ 80 – 90%)
(Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự)
Dựa trên các số liệu về kế hoạch SXKD và KHNL ở trên cho thấy Ban giám đốc công ty quyết tâm xây dựng Công ty TNHH thương mại quốc tế Đất Việt trở thành công ty hàng đầu về các sản phẩm công nghệ phần mềm Mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm và dịch vụ sang các nước khác mà cụ thể là thị trường Nhật bản,nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD, phát triển công ty theo hướng ổn định, không ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh, nâng cao thu thập cho người lao động Để đạt được mục tiêu này Ban giám đốc thống nhất triển khai các nội dung cơ bản sau:
1 Áp dụng các công nghệ và giải pháp kỹ thuật mới vào các dự án phầm mềm mà khách hàng không yêu cầu cụ thể về mặt công nghệ và kỹ thuật.
2 Cải tiến chất lượng các sản phẩm phần mềm và dịch vụ mềm để nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường: Phần mềm quản lý bệnh viện, phần mềm sàn giao dịch Bất động sản, phần mềm quản lý khách hàng và tính cước truyền hình cáp và một số sản phẩm khác nữa …
3 Đẩy mạnh lĩnh vực quảng cáo trực tuyến
4 Mở rộng quan hệ hợp tác với khách hàng và các đối tác phần mềm khác, tham gia tích cực hơn vào thị trường gia công phần mềm cho nước ngoài mà chủ yếu là thị trường Nhật Bản
3.2 Quan điểm về công tác nhân lực và lập KHNL của công ty.
Chiến lược về công tác nhân lực và lập KHNL tại công ty
Dựa vào tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty giai đoạn 2011 - 2015 và kế hoạch sản xuất kinh doanh giai đoạn tiếp theo, công ty luôn đưa ra các chiến lược nhân lực và lập KHNL theo đúng quy trình lập KHNL đưa ra và phù hợp với tình hình hiện tại.
Chiến lược về công tác nhân lực và lập KHNL là một giải pháp tổng thể được công ty lựa chọn và theo đuổi để đảm bảo thu hút được lao động và sử dụng lao động có hiệu quả nhằm hoàn thành sứ mệnh của công ty Chiến lược này đưa ra các mục tiêu, chương trình và các nguồn lực nhằm thực hiện các chiến lược đề ra. Đối với một công ty có khá nhiều năm kinh nghiệm như Công ty TNHH Thương mại quốc tế Đất Việt, thì các nhiệm vụ và nguồn nhân lực để thực hiện nhiệm vụ đó được mô tả một cách chi tiết gọi là Bảng mô tả công việc Mặc dù công tác đào tạo, thực hành nội bộ là rất hiển nhiên, nhưng bằng kinh nghiệm của mình thì Công ty vẫn dựa vào bảng mô tả chi tiết công việc khi:
Khi tuyển dụng mới hay thuê nhân lực tại các công ty khác: Dựa vào kinh nghiệm của các nhân lực này và đánh giá họ qua trao đổi trực tiếp sẽ biết rõ khả năng của họ có phù hợp với công việc đang cần hiện tại hoặc có đáp ứng được công việc cần trong tương lai của công ty hay không? Qua đó công ty sẽ đưa ra quyết định có tuyển dụng hay thuê mượn nhân lực đó không?
Giúp doanh nghiệp tránh tuyển dụng những nhân sự không phù hợp hoặc không đáp ứng định hướng phát triển dài hạn của công ty.
Giúp công ty đánh giá lại nguồn nhân lực hiện có, xem xét mức độ công việc ở mức nào, qua đó đưa ra các chính sách thích hợp như đào tạo mới hoặc đào tạo lại, luân chuyển sang vị trí phù hợp hoặc quyết định chấm dứt hợp đồng…
Khi tuyển mới hoặc thuyên chuyển nhân lực trong nội bộ, các cấp quản lý biết rõ các kỹ năng hiện có và còn thiếu của các nhân lực này qua đó bố trí công việc cho họ một cách phù hợp và hiệu quả nhất Với các nhân lực được tuyển dụng mới, các cấp quản lý cũng luôn xác định khi tuyển mới nhân lực này thì vẫn phải đào tạo lại, hoặc dành một thời gian nhất định cho họ để họ tự học hỏi cho phù hợp với yêu cầu công việc cho các nhân lực mới hoặc hiện có được thực hiện ở mọi cấp độ, từ đó giúp nhân lực công ty hoạt động hiệu quả hơn, nâng cao uy tín của công ty với khách hàng và uy tín trên thị trường ngành công nghệ phần mềm.
Chiến lược về lập KHNL của công ty là luôn phải yêu cầu hoặc khuyến khích sự tham gia tích cực của Ban giám đốc, trưởng các bộ phận và các thành viên chủ chốt Chỉ làm tốt việc này thì công ty mới có một bản KHNL tốt, phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
Trong chiến lược nhân sự và lập KHNL, ban giám đốc và toàn thể công ty nhất quán quan điểm về: xác định rõ thế mạnh, yếu kém của nguồn nhân lực; nắm bắt nhu cầu số lượng và kỹ năng của đội ngũ nhân lực hiện tại cũng như giai đoạn tiếp theo.
Chiến lược về công tác nhân lực và lập KHNL phải đáp ứng được các phản biện về nhân lực và về các công việc trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Trong trường hợp không đáp ứng được thì phải xem xét lại tính khả thi của chiến lược cũng như tính khả thi trong các kế hoạch sản xuất kinh doanh từ đó giúp ban giám đốc có các điều chỉnh kịp thời trong kế hoạch tổng thể Tuy nhiên, công ty luôn xác định chiến lược về công tác nhân lực và lập KHNL phải là một quá trình liên tục và linh hoạt và không được cứng nhắc.
Doanh nghiệp cần xác định rõ chiến lược về nguồn nhân lực và KHNL (kế hoạch nhu cầu lao động) phải đảm bảo đáp ứng mọi tình huống có thể xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh Ngược lại, các kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh cũng không được thụ động phụ thuộc hoàn toàn vào nguồn nhân lực hiện tại.
Giải pháp nhằm hoàn thiện lập KHNL tại công ty
3.3.1: Xác định đầy đủ các tiêu chí làm căn cứ cho việc lập KHNL
Các tiêu chí này được xây dựng dựa trên cơ sở lý luận về lập KHNL và phù hợp với chiến lược sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH thương mại quốc tế ĐấtViệt giai đoạn 2016 - 2018.
Công tác lập KHNL có đi được đến đích hay không đòi hỏi bản KHNL phải phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh thực tế, với tình hình nhân lực hiện tại của Công ty và thị trường tiêu thụ sản phẩm dịch vụ Vì thế đòi hỏi doanh nghiệp cần phải có một phương pháp lập kế hoạch khoa học, đúng đắn Trong nghiên cứu và đánh giá thực trạng công tác lập KHNL cho thấy một vấn đề cần phải cải thiện ở Công ty, đó là quy trình lập KHNL bởi nó còn tồn tại những bất cập, điều đó có thể hiện ở việc xác định các căn cứ lập kế hoạch chưa được đầy đủ.
Công ty cần xây dựng bộ khung các tiêu chí làm căn cứ để lập KHNL, các tiêu chí này phải chỉ rõ mục tiêu và thời điểm áp dụng và kết quả thực hiện tiêu chí phải là các con số định lượng Các tiêu chí cụ thể:
Kết quả của công tác nghiên cứu và dự báo TTLĐ qua các năm trước của năm lập kế hoạch Các kết quả này được bộ phận hành chính nhân lực xác nhận và cung cấp cho nhân lực lập KHNL.
Mức độ hoàn thành KHNL của giai đoạn trước làm cơ sở để lập kế hoạch giai đoạn tiếp theo, mức độ này thể hiện cầu nhân lực như thế nào và chiếm bao nhiêu %
Các chỉ số doanh thu, thu nhập bình quân dự kiến, lợi nhuận, đóng góp xã hội trong kế hoạch sản xuất kinh doanh (SXKD) có mối liên hệ mật thiết với công tác lập kế hoạch ngân sách nhà nước (KHNL) ở giai đoạn kế tiếp Sự gắn kết này giúp đảm bảo tính nhất quán và chặt chẽ giữa các kế hoạch, tạo cơ sở vững chắc cho việc phân bổ nguồn lực, dự trù chi tiêu và đầu tư hiệu quả cho các mục tiêu kinh tế - xã hội.
Các số liệu về thực trạng NNL hiện có của Công ty như: tổng số nhân lực, tỷ số nhân lực nam và nữ, cơ cấu về trình độ văn hóa, tỷ lệ về lao động trực tiếp và gián tiếp, kết quả thực hiện công việc của từng nhân lực, định mức lao động…
Những bài học kinh nghiệm thành công và thất bại về lập KHNL: Số liệu này lấy từ doanh nghiệp phần mềm có tình hình kinh doanh tốt, thương hiệu ổn định: Các số liệu thể hiện rõ thành công hay thất bại ở điểm gì, nguyên nhân và giải pháp cụ thể ra sao để từ đó làm tiêu chí đầu vào cho Công ty.
Điều kiện phát triển công nghệ thông tin cho phép sử dụng các phương pháp lập kế hoạch hiện đại, các mô hình toán kinh tế và công cụ có kỹ thuật cao:Cần có quy định về các phương pháp, mô hình và công cụ kỹ thuật sử dụng như thế nào, thời điểm nào và áp dụng ở khâu nào trong công tác lập kế hoạch.
3.3.2 Hoàn thiện phương pháp dự báo cầu nhân lực
1 Công ty có thể sử dụng phương pháp chuyên gia, sử dụng kỹ thuật DELPHI để dự báo nhu cầu về nhân lực giai đoạn tới Dự báo cầu nhân lực dựa trên ý kiến của các chuyên gia có kinh nghiệm trong từng lĩnh vực, có thể là ý kiến của một nhóm chuyên gia hoặc là ý kiến của cá nhân như trưởng bộ phận hành chính nhân lực hoặc chuyên gia kế hoạch Các chuyên gia dựa vào đánh giá của họ về tình hình tổ chức công ty trong giai đoạn kế hoạch và với kinh nghiệm mà họ đã từng tích lũy được sẽ đưa ra phương án dự báo cầu nhân lực của công ty trong thời kỳ kế hoạch Để đạt được kết quả mong muốn, Công ty cần phải sử dụng tổng hợp kết quả ước lượng cầu nhân lực trong giai đoạn kế hoạch của mình mà nhiều chuyên gia đã hiến kế Để thực hiện phương pháp này, các cán bộ nhân lực phải thực hiện các công việc sau:
Lựa chọn danh sách các chuyên gia am hiểu về tổ chức và có kiến thức, kinh nghiệm dự báo cầu nhân lực Đối với Công ty TNHH thương mại quốc tế Đất Việt, danh sách chuyên gia có thể là: Các nhân viên bộ phận hành chính nhân lực, trưởng các bộ phận.
Xác định rõ những vấn đề có liên quan đến dự báo nhân lực : Khó khăn, thuận lợi, mục tiêu và chiến lược phát triển của Công ty trong thời gian tới Mục tiêu và chiến lược phát triển của công ty chính là phương hướng, mục tiêu, quan điểm phát triển của doanh nghiệp đã nêu ở trên.
Để dự báo cầu nhân lực, bảng yêu cầu cần thiết được gửi đến các chuyên gia Sau khi ước tính và tổng hợp từ kiến thức chuyên môn, kết quả dự báo được chuyển lại để xem xét và phản hồi Nếu có ý kiến không đồng tình, chuyên gia cần giải thích lý do và đề xuất thay đổi Quá trình này được lặp lại cho đến khi đạt được phương án dự báo thống nhất và được các chuyên gia chấp thuận.
2 Là công ty sử dụng công nghệ thông tin công ty cần tận dụng tối đa nhân lực, vật lực để áp dụng phương pháp dự báo cầu nhân lực bằng cách mô phỏng máy tính.
- Mô phỏng máy tính (Computer Simulation): Là một trong các phương pháp tinh vi để dự báo nhân lực trong tương lai của công ty Mô phỏng bằng máy tính là sự trình bày bằng toán học về các chính sách chủ yếu và quá trình sản xuất – kinh doanh của công ty cũng như các diễn biến về nhân lực trong công ty trên một chương trình máy tính Nhờ sự thay đổi dễ dàng các thông số ảnh hưởng về quyết định của các nhà quản lý cũng như các yếu tố của môi trường trong chương trình máy tính, mà công ty có thể chọn ra một phương án hợp lý nhất, phù hợp nhất với điều kiện của công ty.
3.3.3 Kế tiếp kế hoạch nhân lực
Khuyến nghị
Để thực hiện các giải pháp trên các nhà quản lý Công ty cần chú ý một số điểm sau:
Hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch tại Công ty TNHH thương mại quốc tế Đất Việt: Để đạt hiệu quả cao nhất thì công ty không thể coi nhẹ khâu này của quy trình lập KHNL Trước hết, cán bộ nhân lực phải xây dựng một qui trình theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch Thứ hai, là phải lập kế hoạch theo dõi đánh giá Lập kế hoạch theo dõi, đánh giá sẽ được coi là bước cuối cùng trong qui trình lập KHNL và là bước đầu tiên trong quy trình theo dõi, đánh giá nhân lực của doanh nghiệp Nghĩa là ngay khi lập KHNL, công ty phải xác định được những hoạt động theo dõi, đánh giá dự kiến để đảm bảo kế hoạch được dùng với tư cách là công cụ triẻn khai các hoạt động và hỗ trợ cho quá trình ra quyết định của người quản lý Và thứ ba là, thực hiện theo dõi, đánh giá Quá trình thực hiện theo dõi, đánh giá chính là quá trình thu thập, xử lý thông tin, đánh giá và ra quyết định Đó là quy trình mang tính liên tục chứ không phải nhất thiết là bắt đầu và kết thúc trong những năm kế hoạch hoặc sau một lần đánh giá thì có nghĩa là những kết quả đó đã kết thúc, không còn liên quan tới những giai đoạn sau Bởi những thông tin và những nhận định có được vẫn tiếp tục là cơ sở cho các quá trình ra quyết định tiếp theo của người quản lý Do đó công ty có thể thêm một bước trong quy trình theo dõi, đánh giá là: Rút kinh nghiệm và chuẩn bị cho hoạt động thực hiện (kế hoạch) tiếp theo.
Phát huy tính dân chủ, định hướng trong việc xây dựng kế hoạch là các chức năng cơ bản của các nhà kế hoạch trong điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh biến đổi nhanh chóng Để làm được điều này, cần tạo ra những thể chế cơ bản cho phép sự phối hợp hành động của các bộ phận có liên quan, đặc biệt là sự tham gia của các cơ quan nghiên cứu, các nhà phân tích chính sách, tổ chức với công cụ chủ yêu là thương thuyết, thảo luận và cung cấp các thông tin về tình hình lao động.
KHNL không chỉ tập trung vào việc xác định số lượng nguồn nhân lực, mà còn tập trung vào việc tạo ra các hành vi ứng xử, động cơ nhằm đáp ứng tối đa định hướng giá trị của các đối tác tham gia để có thể phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh tốt nhất. Đào tạo NNL tập trung đồng thời và cung cấp kiến thức, kỹ năng chuyên môn cũng như rèn luyện kỹ năng làm việc, tinh thần làm việc theo nhóm, tính sáng tạo tự chủ…những phẩm chất của con người lao động hiện đại Công tác đào tạo không chỉ tập trung vào đào tạo trước nhiệm sở mà dành sự quan tâm thích đáng vào đào tạo lại, đào tạo chuyển đổi để hỗ trợ cho việc làm của người lao động và đảm bảo cho họ có thể phấn đầu vươn lên suốt đời.
Chương 3 tác giả đã trình bày
1 Phương hướng và mục tiêu của công ty giai đoạn 2016 - 2018
2 Quan điểm về công tác NL và lập KHNL của công ty
3.Giải pháp nhằm hoàn thiện KHNL trong công ty
-) Xác định đầy đủ các tiêu chí nhằm lập KHNL tại công ty
-) Hoàn thiện phương pháp dự báo cầu nhân lực.
-) Kế tiếp kế hoạch nhân lực
-) Tăng cường dự báo cung nhân lực
-) Thực hiện cân đối cung và cầu nhân lực tại công ty
-) Nâng cao kiểm tra đánh giá việc thực hiện KHNL theo kế hoạch đưa ra
-) Huy động nguồn lực con người cả bên trong lẫn bên ngoài công ty -) Điều chỉnh công tác quản lý bộ phận lập KHNL
-) Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho nhân lực hiện có -) Sử dụng phần mềm hỗ trợ trong công tác quản lý nhân lực
