GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP VÀ ĐỀ TÀI LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP
Giới thiệu chung về công ty TNHH Armstrong Việt Nam
Tên tiếng Việt: Công ty TNHH Armstrong Việt Nam
Tên tiếng Anh: Armstrong Component Parts (Vietnam) Co., Ltd
Công ty ACPV được thành lập vào ngày 16 tháng 08 năm 2002 theo dự án phát triển trong vòng 30 năm tại Việt Nam Nhà máy sản xuất nan hoa của công ty được xây dựng vào tháng 12 năm 2002, công ty tiếp tục xây dựng nhà máy sản xuất vành vào tháng 01 năm 2005 Quý 3 năm 2003 công ty bắt đầu đi vào sản xuất nan hoa và từ quý 4 năm 2005 thì bắt đầu sản xuất vành.
Vốn đăng ký và hình thức sở hữu
Vốn đăng ký ban đầu của ACPV là 4.249 triệu USD
ACPV được thành lập là công ty với hình thức sở hữu 100% vốn nước ngoài (Malaysia)
Chức năng đăng ký kinh doanh
Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của ACPV là sản xuất và kinh doanh phụ tùng xe máy (nan hoa, mũ nan hoa và vành) tiêu thụ sản phẩm tại thị trường Việt Nam và xuất khẩu sang khu vực ASEAN.
Chủ tịch hội đồng quản trị: Ông Dato’ Syed Mohamad Bin Syed Murtaza Tổng giám đốc: Ông Alan E Capel
Phó tổng giám đốc: Ông Khor Keng Beng
Giám đốc nhà máy: Ông Ang Yue Lai Địa chỉ liên hệ
ACPV đặt tại khu công nghiệp Nội bài với tổng diện tích ban đầu 13.160m 2 nay là 15.640m 2 tại lô 23, 24, 25, 26 Địa chỉ liên hệ
Văn phòng: Công ty TNHH ACPV, Lô 23, Khu công nghiệp Nội Bài, Quang Tiến, Sóc Sơn, Hà Nội
Sơ đồ tổ chức công ty
Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
ACP về có 20 nhân viên và 166 công nhân, trong đó khoảng 100 chuyên môn về sản xuất nan hoa và còn lại chuyên môn về kỹ thuật sản xuất vành 5% nhân lực tại ACPV là người nước ngoài (chuyên gia người Malaysia).
Sản phẩm và công nghệ
Sản phẩm chính của ACPV đó là phụ tùng xe máy:
- Nan hoa (Spoke) và Mũ nan hoa (Nipple)
Hình 1.3 Sản phẩm chính Công nghệ sản xuất của ACPV áp dụng theo tiêu chuẩn quốc tế được chuyển giao từ Malaysia với dây chuyền sản xuất hiện đại tiên tiến và tự động hoá.
Khách hàng chính của ACPV chính là thị trường xuất khẩu chủ yếu (OEM – Original Export Market) các nhà sản xuất xe máy lớn như Honda, Yahama, SYM, Suzuki và thị trường xuất khẩu thay thế (REM – Replace Export Market) Đến 2005 ACPV có 30% cổ phần tại Honda Việt Nam.
Tình hình kinh doanh của ACPV
Doanh số năm 2005 và ước tính năm 2006 của sản phẩm nan hoa và mũ nan hoa (spoke & nipple) và thị phần của ACPV tại Việt Nam Honda Việt Nam là khách hàng lớn nhất của ACPV, chiếm doanh số bán hàng lớn nhất Sau 3 năm ACPV đã chiếm được 81% thị phần nan hoa và mũ nan hoa tại Việt Nam hầu hết các nhà sản xuất xe máy tại Việt Nam đều là khách hàng của ACPV.
Hình 1.4 Tình hình kinh doanh
Doanh số năm 2005 và ước tính năm 2006 của sản phẩm vành (rim) và thị phần của ACPV tại Việt Nam Vành là sản phẩm đi vào sản xuất sau, từ cuối năm
2005 nhưng đã chiếm được 18% thị phần tại Việt Nam, con số này sẽ tăng nhanh trong các năm tiếp theo ACPV sẽ phát triển sản xuất rất nhanh trong giai đoạn tiếp theo của dự án.
Dự án phát triển của ACPV tại Việt Nam trong 30 năm, trong 4 năm qua ACPV tự hào là công ty Malaysia đầu tiên được thành lập tại khu công nghiệp Nội Bài ACPV hy vọng vào hoạt động kinh doanh thành công và lâu dài tại Việt Nam.
1.1.3 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin của công ty Armstrong Việt Nam
Mức độ tin học hoá: Công ty ACPV có sử dụng máy tính trong hầu hết các quá trình quản lý sản xuất kinh doanh Tất cả các máy tính thuộc một mạngLAN và có thể kết nối với Internet Mạng LAN sử dụng máy tính đời mới,đồng bộ có thể chia sẻ các tài nguyên như file, máy in và một số dịch vụ củaInternet Giao dịch với bên ngoài chủ yếu qua điện thoại, email, fax và web site Các phòng ban được trang bị máy tính (PC) có cấu hình: 256 MB RAM, dung lượng đĩa cứng 80 GB, hệ điều hành WINDOWS XP; máy chủ có cấu hình 512 MB RAM, dung lượng đĩa cứng 80 GB, cài hệ hiều hành Windows
Kế hoạch phát triển hệ thống thông tin của ACPV: Trong nền kinh tế thị trường với những đòi hỏi khắt khe, doanh nghiệp luôn phải chịu rất nhiều áp lực đạt được những mục tiêu đã vạch ra, nâng cao năng suất và lợi nhuận, quản lý chặt chẽ nguồn vốn nguồn nhân lực; trong đó doanh nghiệp vẫn phải duy trì chi phí hoạt động ở mức độ hợp lý và điều hành linh hoạt mọi quy trình hoạt động để dễ dàng phát triển và thích ứng với những cải tổ trong tương lai; vì những lý do trên mà tất cả các khâu trong quá trình quản trị doanh nghiệp đều được ACPV áp dụng các hệ thống thông tin Hệ thống thông tin quản lý của ACPV được chuyển giao từ công ty ACPM (Armstrong Malaysia), tuy là một hệ thống chuẩn quốc tế, nhưng khi ứng dụng vào ACPV có một số mặt không phù hợp với cách quản trị doanh nghiệp của Việt Nam Dưới đây là các hệ thống thông tin đang tồn tại ở ACPV:
- Hệ thống quản lý tài chính kế toán
- Hệ thống quản lý bán hàng
- Hệ thống quan lý nhân sự
- Hệ thống quản lý sản xuất (kế hoạch sản xuất và hoạch định nhu cầu nguyên liệu)
- Hệ thống quản lý kho (kho nguyên liệu và kho thành phẩm)
- Hệ thống quản lý mua hàng (cung ứng)
Các hệ thống quản lý trên đều có sử hỗ trợ của máy tính, phầm mềm được sử dụng là UBS System áp dụng cho quản lý tài chính kế toán và quản lý vật tư(quản lý kho); và bộ Office của Microsoft được áp dụng cho tất cả các hệ thống.
Tổng quan về đề tài luận văn tốt nghiệp
Xây dựng hệ thống thông tin lập kế hoạch sản xuất tại Công Ty TNHH Armstrong Việt Nam
1.2.2 Lý do lựa chọn đề tài
ACPV đang xây dựng một hệ thống quản trị doanh nghiệp với một giải pháp tổng hợp phù hợp với các quản lý của Việt Nam cho tất cả các hệ thống của các quá trình hoạt động Hệ thống đầu tiên mà công ty đề xuất đó là hệ thống thông tin quản lý sản xuất, với các phân hệ chức năng sau:
- Lập kế hoạch sản xuất
- Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
- Kế toán chi phí giá thành
Trong đó, phân hệ lập kế hoạch sản xuất và hoạch định nhu cầu vật tư là phân hệ trung tâm với các chức năng chính như: Lên kế hoạch sản xuất (tháng , quý, theo đơn đặt hàng; theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch, ra lệnh sản xuất
…), xác định nhu cầu nguyên vật liệu tại mỗi công đoạn sản xuất, dự báo mức tồn kho an toàn.
1.2.3 Đề tài dưới góc độ tin học
Bài toán lập kế hoạch sản xuất là một bài toán rất phức tạp, nhất là việc tổ chức, sắp xếp cơ sở dữ liệu sao cho phù hợp, tìm ra những phương pháp tính toán tối ưu nhằm tránh các thiệt hại không đáng có Tuy nhiên, với sự ra đời của máy tính và các thiết bị tin học cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin đã đưa tới một giải pháp là ứng dụng tin học vào công tác lập kế hoạch sản xuất Điều này giúp giải quyết những vấn đề gặp phải một cách nhanh chóng và chính xác.
Công việc chính của việc ứng dụng tin học vào phân tích, xử lý và lưu trữ thông tin trong hoạt động lập kế hoạch sản xuất là xây dựng một chương trình có khả năng phân tích, quản lý các dữ liệu được nhập vào, từ đó đưa ra các báo cáo chính xác giúp cho việc hoạch định chính sách, chiến lược sản xuất kinh doanh của nhà quản lý Do đó, phải thiết kế một chương trình nhập liệu có tính đến những sai sót có thể xảy ra và đưa ra những thông báo kịp thời đối với những người nhập liệu Thêm vào đó cũng cần tính đến việc cập nhật các thông tin đã thay đổi theo thời gian Do vậy, cần thiết kế một hệ thống bắt lỗi kịp thời nhằm đảm bảo thông tin nhập vào là đúng đắn từ đó có được sự quản lý chặt chẽ và đưa ra được các báo cáo chính xác.
Việc lập kế hoạch sản xuất bằng máy tính được đảm nhiệm bởi nhân viên phòng kế hoạch và các cán bộ quản lý sản xuất Tuy nhiên đội ngũ này có nghiệp vụ quản lý khác nhau, trình độ tin học khác nhau, khả năng thao tác, xử lý thông tin trên máy tính là khác nhau Vì vậy, chương trình phải được thực hiện sao cho có ít thao tác nhất, thuận tiện, dễ dàng sử dụng và thân thiện với người sử dụng.
CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Nói chung, chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường … là các hệ thống thông tin quản lý.
Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể làm dễ dàng việc đạt được mục tiêu bằng hợp tác và phân phối và phân công lao động Chủ thể quản lý thu nhận thông tin từ môi trường và từ chính đối tượng quản lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán bộ chỉ huy, kiểm tra và kiểm soát sự hoạt động của toàn bộ tổ chức Kết quả lao động của cán bộ quản lý chủ yếu là các quyết định tác động vào đối tượng quản lý nhằm đạt được các mục tiêu đề ra Có thể nói thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý Thông tin là thể nền của quản lý cũng giống như năng lượng là thể nền của mọi hoạt động Không có thông tin thì không có hoạt động quản lý đích thực Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất môt cán bộ quản lý cần hoặc muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình.
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.
Hệ thống thông tin được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống thông tin sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc nhập vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage).
Mô hình hệ thống thông tin:
Như hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: Bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, bộ phận đưa dữ liệu ra.
Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System)
Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Nói chung, chúng tạo ra các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặn sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường… là các hệ thống thông tin quản lý.
2.1.2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức
Có nhiều cách phân loại hệ thống thông tin Sau đây là một số cách phân loại
Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
- Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing System - TPS)
- Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS)
- Hệ thống chuyên gia (Expert System - ES)
- Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh (Information System for Competitive Advantage)
Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định
Kinh doanh và sản xuất chiến lược
Hệ thống thông tin văn phòng
Kinh doanh và sản xuất chiến thuật
Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp
Phân loại theo chức năng nghiệp vụ
- Hệ thống tự động văn phòng (Office Automation System – OAS)
- Hệ thống truyền thông (Communication System - CS)
- Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing System - TPS)
- Hệ thống cung cấp thông tin thực hiện (Executive Information System - EIS)
- Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS)
- Hệ thống trợ giúp quyết định (Decision Support System - DSS)
- Hệ thống chuyên gia (Expert System - ES)
- Hệ thống trợ giúp điều hành (Executive Support System - ESS)
- Hệ thống trợ giúp làm việc theo nhóm (Groupware System - GS)
Phân loại theo quy mô
- Hệ thống thông tin cá nhân (Personal Information System)
- Hệ thống thông tin là việc theo nhóm (Workgroup Information System)
- Hệ thống thông tin doanh nghiệp (Enterprise Information System)
Hệ thống thông tin lập kế hoạch là hệ thống thông tin quản lý sản xuất tác nghiệp Hệ thống này cung cấp các thông tin đầu ra có tính thủ tục, lặp lại. Thông tin đầu ra là các bản kế hoạch nguyên vật liệu, kế hoạch sản xuất, báo cáo theo dõi thực hiện kế hoạch.
2.1.3 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin
Một hệ thống thông tin có thể được mô tả bằng các mô hình khác nhau.
Có ba mô hình để mô tả cùng một hệ thống thông tin, đó là: Mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.
Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì, dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sinh ra.
Ví dụ: Bộ phận lập kế hoạch muốn biết lượng đặt hàng của khách tháng này là bao nhiêu, từ đó so sánh với số thành phẩm tồn trong kho, và xác định số hàng cần sản xuất trong tháng từ đó xác định lượng nguyên vật liệu cần cho sản xuất tiếp đó phải so sánh với nguyên liệu tồn trong kho và số còn lại là số phải báo với bộ phận vật tư để cung ứng kịp thời.
Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống …
Ví dụ: Bộ phận bán hàng sẽ chuyển cho bộ phận lập kế hoạch đơn đặt hàng và lịch giao hàng của khách Bộ phận kế hoạch sẽ so sánh với số hàng tồn trong báo cáo tồn tại các bộ phận (kho thành phẩm, đóng gói, nguyên liệu trong quá trình sản xuất) từ đó lên bản kế hoạch sản xuất và hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu Và tình hình thực hiện kế hoạch sẽ được theo dõi hàng ngày dựa vào báo cáo sản xuất và báo cáo tồn hàng ngày của các bộ phận.
Mô hình vật lý trong liên quan đến những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật
Ví dụ: Thiết bị sử dụng đầu cuối của bộ phận lập kế hoạch là máy vi tính, dữ liệu được lưu trữ trên ổ đĩa cứng của máy tính với dung lượng 40GB Dữ liệu được xử lý bởi bộ vị xử lý, bộ nhớ trong của máy tính là 128MB Hệ thống sử dụng phầm mềm Microsoft Excell, các báo cáo được in bằng máy in Laser Canon 2110.
Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất.
Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin
Xây dựng thành công một hệ thống thông tin không thể theo một thực đơn kê sẵn Trước hết cần phải hiểu biết về tổ chức mà cần xây dựng hệ thống thông tin cho nó Chính tổ chức cũng là một hệ thống vô cùng phức tạp với nhiều đặc thù khác nhau, khác nhau về mục tiêu hoạt động, về hình thức tổ chức quản lý, về quy mô, về điều kiện và cơ sở vật chất, về nguồn lực (con người và những năng lực của họ) và cuối cùng là văn hoá của họ Sau đó phải vận dụng các hiểu biết về công nghệ thông tin, về quá trình hình thành và phát triển các hệ thống thông tin khác nhau để dự kiến một hệ thống thông tin thích hợp cho nó Ở những thời điểm khác nhau có tồn tại những công nghệ, các công cụ và phương pháp phát triển khác nhau Rõ ràng không thể rập khuôn một cái gì có sẵn cho việc phát triển một hệ thống thông tin cho một tổ chức cụ thể Sự thành công của việc phát triển tuỳ thuộc rất lớn vào việc lựa chọn một phương pháp thích hợp với những điều kiện đã xác định của tổ chức đặt hàng, của môi trường công nghệ có được và năng lực của đơn vị làm nhiệm vụ phát triển.
2.2.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin
Thời đại ngày nay là thời đại của nền kinh tế tri thức mà nền tảng là khoa học công nghệ và thông tin Hệ thống thông tin ngày càng có vai trò quan trọng, to lớn trong cuộc sống, ảnh hưởng tới việc ra quyết định và chất lượng của quyết định Một hệ thống thông tin hoạt động tốt là một hệ thống mà nhờ nó các nhà quản lý có thể ra các quyết định có chất lượng cao Nhờ có các quyết định này mà các cơ quan hay tổ chức có thể sản xuất, phân phối những sản phẩm và dịch vụ với độ tin cậy lớn, đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng, góp phần vào sự thành công của cơ quan hay tổ chức và tạo ra sức mạnh cạnh tranh.
Phát triển một hệ thống thông tin là tạo ra cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất trên cơ sở ứng dụng những công nghệ hiện đại của tin học Một hệ thống thông tin hoạt động tốt là bộ phận không thể thiếu của bất kỳ một cơ quan hay một tổ chức hiện đại, nó giống như một bộ não và hệ thần kinh tốt của một con người.
Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin:
- Những vấn đề về hiệu quả kinh tế và hiệu quả của quản lý tổ chức.
- Những yêu cầu mới và mục tiêu mới của nhà quản lý.
- Sự thay đổi của công nghệ tạo ra áp lực thay đổi hệ thống thông tin.
- Sự thay đổi sách lược chính trị của nhà nước và của nhà quản lý.
Việc phát triển hệ thống thông tin lập kế hoạch sản xuất tại Công ty TNHH Armstrong Việt Nam cũng không nằm ngoài những nguyên nhân đó. Ban lãnh đạo của công ty đã nhận định được sự phát triển của hoạt động sản xuất của công ty, đơn đặt hàng ngày càng nhiều, các nhà xưởng mới được xây dựng, công ty đã mua thêm các dây truyền sản xuất hiện đại Khi số lượng đơn đặt hàng tăng lên và sản xuất được mở rộng càng đòi hỏi công tác lập kế hoạch sản xuất phải có độ chính xác cao, hoạch định nhu cầu nguyên liệu kịp thời. Việc phát triển hệ thống thông tin lập kế hoạch sản xuất cũng nằm trong chiến lược phát triển hệ thống quản trị doanh nghiệp đồng bộ theo tiêu chuẩn quản lý tiên tiến hiện đại mà ban lãnh đạo công ty đã đặt ra.
2.2.2 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin
Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, nó phải được hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp duy nhất để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phương pháp thì chúng ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước Bởi vì một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp Để làm chủ được sự phức tạp đó phân tích viên phải có một phương sách tiến hành bài bản, hay nói cách khác, họ phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin một cách có phương pháp khoa học.
Phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn Phương pháp được đề cập ở đây dựa trên bảy nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin Bảy nguyên tắc đó là:
- Nguyên tắc sử dụng cách tiếp cận hệ thống
- Nguyên tắc sử dụng các mô hình
- Nguyên tắc đi từ cái chung đến cái riêng
- Nguyên tắc chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế
- Nguyên tắc luôn tính toán chi phí và hiệu quả
- Nguyên tắc phát triển dần và lặp lại
- Nguyên tắc làm việc tập thể
Nguyên tắc tiếp cận hệ thống xuất phát từ sự phức tạp của hệ thống thông tin Ba mô hình của một hệ thống thông tin, đó là mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong Bằng cách mô tả về một đối tượng, ba mô hình này được quan tâm từ những góc độ khác nhau.
Nguyên tắc đi từ cái chung đến cái riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá Thực tế, người ta khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét đến chi tiết Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên Tuy nhiên, những công cụ mô hình hoá được sử dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá một hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn, nhiệm vụ đó sẽ khó khăn hơn.
Nhiệm vụ phát triển hệ thống thông tin cũng sẽ trở nên đơn giản hơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế Việc lựa chọn giải pháp bao giờ cũng phải tính đến chi phí và lợi ích Công việc phát triển không thể tiến hành một cách tuyến tính, nhiều khi đang ở bước sau phải quay về bước trước để xử lý lại Việc nhiều đối tượng tham gia phát triển hệ thống thông tin là điều dễ hiểu bao gồm nhà quản lý, cán bộ chuyên môn thông tin, lập trình viên…
Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin
Có nhiều phương pháp phát triển hệ thống thông tin như phương pháp nguyên mẫu (prototyping), phương pháp phát triển nhanh (RAD), phương pháp thác nước (Waterfall) Có thể quy về phương pháp cơ bản bao gồm 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn được liệt kê kèm theo Sau mỗi giai đoạn là việc ra quyết định tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống. Quyết định này được trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo mà phân tích viên trình bày cho các nhà sử dụng Phát triển hệ thống là một quá trình lặp Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình, đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Sau đây là mô tả sơ lược các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin.
2.3.1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu
Giai đoạn này cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những thông tin đích thực, rõ nét về cơ hội, tính khả thi và hiệu quả của dự án phát triển hệ thống
2.3.2 Giai đoạn phân tích chi tiết
Giai đoạn này được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu hệ thống thông tin mới phải đạt được.
2.3.3 Giai đoạn thiết kế logic
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sinh ra (nội dung output), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các input) Mô hình logic sẽ phải được người sử dụng xem xét và chuẩn y.
2.3.4 Giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp
Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống sẽ làm Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng thì phân tích viên phải xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết.
2.3.5 Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài
Sau khi chọn được một phương án giải pháp thì giai đoạn này được tiến hành Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần đó là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá.
2.3.6 Giai đoạn triển khai kỹ thuật của hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hoá của hệ thống thông tin có nghĩa là phần mềm Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống.
2.3.7 Giai đoạn cài đặt và khai thác
Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận.
Phân tích hệ thống thông tin
Phân tích hệ thống là giai đoạn đầu tiên trong vòng đời phát triển hệ thống Nó chỉ được tiến hành sau khi dự án phát triển hệ thống đã được phê duyệt Chính kế hoạch phát triển dự án cơ sở sẽ cung cấp phạm vi của hệ thống thực để tiến hành phân tích Mục tiêu của pha này là xác định xem những thông tin nào và những dịch vụ xử lý thông tin nào là cần thiết để giúp cho các đối tượng và các chức năng được lựa chọn của tổ chức Nó là một hoạt động trí tuệ mà trong đó các nhà phân tích phải phát hiện, nắm bắt và cấu trúc được yêu cầu thông tin của tổ chức Nhiệm vụ của pha này gồm ba hoạt động chính là: Xác định yêu cầu của hệ thống, cấu trúc hoá yêu cầu và tìm và lựa chọn các giải pháp Xác định yêu cầu của hệ thống là một hoạt động tìm kiếm các nhân tố và chất liệu cho hoạt động phân tích Ta có thể đạt được mục tiêu này bằng cách tìm trả lời cho các câu hỏi: Các chức năng của hệ thống hiện tại là những chức năng gì, chúng hoạt động như thế nào, nó được thực hiện bằng tay hay bằng máy? Những dữ liệu nào cần thiết cho mỗi chức năng của lĩnh vực nghiệp vụ được xét? Những báo cáo, thông tin kiểm tra nào cần phải có, khi nào, dùng làm gì và ở đâu? Cách thức con người sử dụng hệ thống để thực hiện công việc của họ như thế nào? Việc phân tích cũng tập trung vào các câu hỏi tương tự cho hệ thống sẽ xây dựng (dữ liệu vào, dữ liệu ra, nội dung xử lý và sử dụng thông tin, cách thức hoạt động của hệ thống) Cấu trúc yêu cầu của hệ thống là hoạt động tạo ra các mô tả rõ ràng và đầy đủ về cấu trúc và sự vận hành của hệ thống hiện thời cũng như các dịch vụ thông tin yêu cầu đối với hệ thống thay thế nhờ các kỹ thuật đặc biệt Các kỹ thuật này tạo ra các sơ đồ và các đặc tả (mô hình nghiệp vụ) và qua đó để giao tiếp giữa những người phát triển và khách hàng và cho phép chỉ ra những khiếm khuyết, những điểm không hiệu quả, những phần tử sai sót và các thành phần không phù hợp của các chức năng nghiệp vụ của hệ thống hiện hành Các kết quả thường được cấu trúc theo các cách nhìn cơ bản: Theo tiến trình, theo logic, thời gian và theo dữ liệu Kết quả của hoạt động đề xuất và lựa chọn chiến lược thiết kế chính là chiến lược thiết kế hệ thống sau này Khi các yêu cầu cầu hệ thống thay thế đã được cấu trúc và lập tài liệu, nhóm phát triển hệ thống cần đưa ra các phương án chiến lược cùng các tiêu chuẩn để xem xét và lựa chọn phương án phát triển hệ thống thay thế trước khi bắt đầu thiết kế Sau khi chiến lược thiết kế được lựa chọn và làm tài liệu, nhóm phát triển hệ thống cần trình bày nó với các nhà quản lý để họ cho ý kiến đóng góp và chấp nhận cho phát triển tiếp tục Khi một chiến lược thiết kế tốt nhất đã được xác nhận và đề nghị, pha phân tích kết thúc Các hoạt động này được tiến hành ở các bước khác nhau Các bước này có thể tiến hành riêng rẽ, song song hay lặp lại.
2.4.1 Các phương pháp thu thập thông tin
Phỏng vấn là một trong hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu.
Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ nhiều khía cạnh của tổ chức như lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ra.
Sử dụng phiếu điều tra
Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra.
Việc quan sát sẽ giúp cho chúng ta thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai … Quan sát sẽ có khi gặp khó khăn vì người bị quan sát không thực hiện giống như ngày thường.
Phương pháp thu thập thông tin để phục vụ cho giai đoạn phân tích chi tiết hệ thống thông tin lập kế hoạch sản xuất chủ yếu là nghiên cứu tài liệu, quan sát và phỏng vấn.
Mã hóa là cách thức để thực hiện việc phân loại, xếp lớp các đối tượng cần quản lý, được sử dụng trong tất cả các hệ thống.
Xây dựng hệ thống thông tin cần thiết phải mã hoá dữ liệu Việc mã hoá dữ liệu mang lại những lợi ích sau:
- Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng.
- Mô tả nhanh chóng các đối tượng.
- Nhận diện nhóm các đối tượng nhanh hơn.
- Tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian xử lý.
- Thực hiện những phép kiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện vài đặc tính của đối tượng.
Các phương pháp mã hoá cơ bản
Một hệ thống mã gồm một tập hợp các ký tự, một bộ các ký hiệu hợp lệ, được định nghĩa trước, được sử dụng để nhận diện đối tượng cần quan tâm.
- Phương pháp mã hoá liên tiếp: Mã kiểu này được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định.
- Phương pháp mã hoá tổng hợp: Khi kết hợp việc mã hoá phân cấp với mã hoá liên tiếp thì ta có phương pháp mã hoá tổng hợp.
- Phương pháp mã hoá gợi nhớ: Phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng.
- Phương pháp mã hoá theo sêri: Phương pháp này chính là sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là sêri Sêri được coi như một giấy phép theo mã quy định.
- Phương pháp mã hoá phân cấp: Nguyên tắc tạo lập một bộ mã này rất đơn giản Người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống, và mã số được xây dựng từ trái qua phải, các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn.
- Phương pháp mã hoá ghép nối: Phương pháp này chia mã ra thành nhiều trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượng được gán mã.
2.4.3 Các công cụ mô hình hoá hệ thống thông tin
Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram)
Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin
Thủ công Giao tác người – máy Tin học hóa hoàn toàn
- Kho lưu trữ dữ liệu
Thủ công Tin học hóa
Sơ đồ luồng dữ liệu DFD
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ DFD chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì.
Ký pháp dùng cho sơ đồ DFD
Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu sử dụng bốn loại ký pháp cơ bản: Thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.
Nguồn hoặc đích: Biểu thị thông tin xuất phát từ đâu, đích đến của nó là bộ phận nào hoặc cá nhân nào.
Dòng dữ liệu: Là dòng chuyển dời thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình, một chức năng Các dòng khác nhau phải có tên khác nhau và các thông tin trải qua thay đổi thì phải có tên mới cho phù hợp.
Tiến trình xử lý: Được hiểu là các quá trình biến đổi thông tin, từ thông tin đầu vào nó biến đổi, tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới tổ chức thành thông tin đầu ra phục vụ cho hoạt động của hệ thống như lưu vào kho dữ liệu hoặc gửi cho các tiến trình hay bộ phận khác.
Kho dữ liệu: Dùng để thể hiện thông tin cần lưu trữ Dưới dạng vật lý các kho dữ liệu này có thể là các tập tài liệu, các cặp hồ sơ hoặc các tệp thông tin trên đĩa.
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống.
Thiết kế cơ sở dữ liệu
Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống mới Hai phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu thường được sử dụng là:
- Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra
- Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá
2.5.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin đầu ra
Xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu.
Bước 1: Xác định các đầu ra
- Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra
- Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng.
Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra.
Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra
- Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin được gọi là các thuộc tính Liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách.
- Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh (S) là những thuộc tính được tính toán hoặc suy ra từ những thuộc tính khác.
- Đánh dấu các thuộc tính lặp (R) là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị.
- Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra
- Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh ra khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở Xem xét loại bỏ những thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý.
Thực hiện việc chuẩn hoá mức 1 (1.NF)
- Chuẩn hoá 1.NF quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính đó phải tách thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý.
- Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc.
Thực hiện việc chuẩn hoá mức 2 (2.NF)
- Chuẩn hoá 2.NF quy định rằng, trong mỗi danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá Nếu có sự phụ thuộc như vậy phải tách các thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành các danh sách con mới.
- Lấy bộ phận khoá đó cho danh sách mới Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách.
Thực hiện việc chuẩn hoá mức 3 (3.NF)
- Chuẩn hoá 3.NF quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu có thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X.
- Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới.
Mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hoá 3.NF sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của cơ sở dữ liệu về tệp Tên tệp viết chữ in hoa, nằm phía trên Các thuộc tính nằm trong các ô, thuộc tính khoá có gạch chân.
Bước 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một cơ sở dữ liệu
Từ mỗi đầu ra theo cách thực hiện của bước hai sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách lại liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo ra một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó.
Bước 4: Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ
- Xác định số lượng các bản ghi cho từng tệp.
- Xác định độ dài cho một thuộc tính Tính độ dài cho bản ghi.
Bước 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu
Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, nếu có quan hệ một - nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng đó.
2.5.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá
Thực thể (Entity): thực thể trong mô hình logic dữ liệu được dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng Thực thể được biểu diễn bằng một hình chữ nhật có ghi tên thực thể bên trong.Ví dụ: Nhân viên, máy móc, thiết bị, khách hàng…
Thuộc tính (Attribute) chính là những đặc điểm và tính chất của mỗi thực thể.
Mỗi thuộc tính được gọi là một trường, thường không chia nhỏ được nữa Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những mẩu tin về thực thể cụ thể mà ta muốn lưu trữ Ví dụ như thực thể hàng hoá được mô tả bởi bộ các thuộc tính:
Mã hàng hoá, tên hàng hoá, đơn vị tính…
Có ba loại thuộc tính: Thuộc tính định danh, thuộc tính mô tả và thuộc tính quan hệ.
- Thuộc tính định danh là thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhất mỗi lần xuất của thực thể Giá trị của thuộc tính đó là duy nhất đối với mọi lần xuất của thực thể.
- Thuộc tính mô tả dùng để mô tả về thực thể.
- Thuộc tính quan hệ dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể có quan hệ.
Trường dữ liệu (Field) để lưu trữ thông tin về từng thực thể hay chính là để ghi các thuộc tính của thực thể.
Bản ghi (Record) là tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể cụ thể làm thành một bản ghi.
Bảng (Table) là nơi lưu trữ toàn bộ các bản ghi thông tin cho một thực thể Mỗi dòng của bản là một bản ghi và mỗi cột là một trường.
Khái quát về công cụ phát triển phần mềm
Hệ điều hành là tập hợp các chương trình quản lý và kiểm soát các nguồn lực của máy tính bao gồm: CPU, Bộ nhớ chính và bộ nhớ phụ, ngoại vi. Máy tính lớn có hệ điều hành với rất nhiều chương trình, máy tính nhỏ có ít chương trình hơn Nhiệm vụ chính của hệ điều hành là lập lịch thực hiện các JOB, phân phối bộ nhớ, liên lạc với thao tác viên …
Hệ điều hành có các nhóm chương trình chính sau:
- Các chương trình quản lý bộ nhớ, bộ nhớ đĩa, thời gian CPU và ngoại vi (Supervisory Programs).
HÀNG HOÁ ĐƠN ĐẶT HÀNG 1 Có N
- Các chương trình quản lý Job: Chọn, khởi động, thực hiện và kết thúc các job đã được lập lịch cần xử lý.
- Các chương trình quản lý vào/ra: Tương tác với các thiết bị vào/ra, trao đổi dữ liệu giữa CPU với các thiết bị vào/ra và với bộ nhớ phụ.
Các chương trình của hệ điều hành được chia làm hai phần: (1) Phần thường trú (Resident Programs) và (2) Phần trao đổi (Transient Programs) Hệ điều hành thường dùng nhất hiện nay là hệ điều hành đa chương (Multiprogamming hay Multltasking) theo phương thức phân chia thời gian (Time Slicing).
2.6.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Những nhà quản lý luôn luôn phải lưu trữ và xử lý dữ liệu phục vụ cho công việc quản lý và kinh doanh của mình Những danh sách khách hàng, danh sách nhà cung cấp, sổ sách bán hàng, hồ sơ nhân viên … là những ví dụ cần thiết về quản trị dữ liệu Ta thường nghe thấy các nhân viên trong các tổ chức nói về tầm quan trọng sống còn của dữ liệu Trong một tổ chức những dữ liệu được lưu trữ trong các cơ sở dữ liệu mà dung lượng của chúng có thể lên tới hàng tỷ và hàng ức (trillions) byte Nếu mất những dữ liệu đó tổ chức sẽ gặp khó khăn lớn trong khâu định giá, bán sản phẩm hoặc dịch vụ, tính lương cho nhân viên, điều hành hoạt động của tổ chức … Nói rằng: “Dữ liệu của tổ chức có vai trò sống còn” là điều khẳng định không hề quá một chút nào.
Trước khi có máy tính, tất cả những thông tin kể trên vẫn đã được thu thập, lưu trữ, xử lý, phân tích và cập nhật Chúng có thể được ghi trên bảng, ghi trong sổ sách, trong các phích bằng bìa cứng, hộc Catalog … thậm chí ngay trong trí não của những nhân viên làm việc Làm như vậy cần rất nhiều người, cần rất nhiều không gian nhớ và rất vất vả khi tìm kiếm tính toán Thời gian xử lý lâu, quy trình mệt mỏi nặng nhọc và các kết quả báo cáo thường là không đầy đủ và không chính xác Ngày nay người ta sử dụng máy tính và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL) để giao tác với các dữ liệu trong cơ sở dữ liệu trong cơ sở dữ liệu HQTCSDL là một phần mềm ứng dụng giúp chúng ta tạo ra, lưu trữ, tổ chức và tìm kiếm dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu đơn lẻ hoặc từ một số cơ sở dữ liệu Microsoft Access, Foxpro là những ví dụ về những HQTCSDL thông dụng trên các máy tính cá nhân.
Mô hình quan hệ (Relational Model) là mô hình được dùng nhiều nhất hiện nay Theo mô hình này thì hệ QTCSDL xem xét và thể hiện các thực thể như một bảng hai chiều với bản ghi là các hàng và các trường là các cột Có một cột đóng vai trò trường khoá hay còn gọi là trường định danh Mỗi giá trị của nó xác định một bản ghi duy nhất Bảng có thể chứa các trường liên kết, chúng không phải là những mô tả về thực thể mà là móc xích liên kết với một hoặc nhiều bản ghi của một bảng khác Cấu trúc như vậy có rất nhiều thuận lợi cho việc thao tác với dữ liệu trên các bảng Một bảng được coi như là một tập hợp con của tích đề các tập hợp mà các phần tử của nó là tập hợp các giá trị có thể nhận của mỗi trường Vì thế, một bảng còn được gọi theo gốc toán học là một quan hệ (tập hợp con tích đề các của các tập hợp) Mô hình này tạo thuận lợi rất lớn cho các thao tác cơ bản có gốc rễ từ toán học như lọc, trừ, liên kết, chiếu … giữa các quan hệ.
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ tin học phần cứng, công nghệ tin học phần mềm cũng tiến những bước dài trên con đường phát triển của nó, đặc biệt là về một số lĩnh vực như hệ điều hành, ngôn ngữ phát triển các chương trình phần mềm ứng dụng trên máy tính.
Hiện nay, có rất nhiều ngôn ngữ được sử dụng làm công cụ thiết kế, xây dựng các chương trình phần mềm phục vụ cho công tác quản lý, cũng như trong các lĩnh vực khác Do vậy, việc lựa chọn ngôn ngữ viết chương trình nhằm giải quyết bài toán là vô cùng quan trọng Mỗi bài toán đặt ra đều có những cách giải quyết khác nhau tuỳ vào mục đích của bài toán và sự lựa chọn của người thực hiện bài toán đặt ra Mỗi ngôn ngữ đều có những điểm mạnh và điểm yếu của nó, nên việc lựa chọn một ngôn ngữ là phải dựa trên yêu cầu của bài toán đặt ra Các công cụ mà ngôn ngữ đó cung cấp cho người sử dụng trong quá trình giải quyết vấn đề, khả năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu phải đáp ứng được các yêu cầu đặt ra.
Trên cơ sở phân tích bài toán, tìm hiểu các ngôn ngữ, em quyết định lựa chọn ngôn ngữ Microsoft Visual Foxpro 7.0 để xây dựng chương trình.
Microsoft Visual Foxpro 7.0 là hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ nổi tiếng với khả năng đơn giản hoá thủ tục thiết kế quản lý dữ liệu Microsoft Visual Foxpro 7.0 giúp dễ dàng tổ chức dữ liệu, định nghĩa các nguyên tắc áp dụng cho cơ sở dữ liệu và xây dựng chương trình ứng dụng, nó cho phép nhanh chóng kiến tạo các biểu mẫu (form), báo cáo (report), báo biểu (label) dựa vào bộ công cụ thiết kế giao diện đồ hoạ Ngoài ra, Microsoft Visual Foxpro 7.0 còn cho phép thiết kế nhanh các trình ứng dụng có đầy đủ các tính năng thông qua môi trường thiết kế thích hợp, cung cấp các công cụ lập trình hướng đối tượng cực mạnh, khả năng máy khách/máy chủ (client/server), hỗ trợ OLE và ActiveX Tóm lại, Microsoft Visual Foxpro 7.0 là công cụ quản lý dữ liệu tương tác cực kỳ mạnh mẽ và đang được sử dụng rộng rãi như là một công cụ mạnh mẽ và đang được sử dụng rộng rãi như là một công cụ mạnh của các nhà lập trình chuyên nghiệp nhằm tạo ra các phần mềm quản lý doanh nghiệp, các chương trình kế toán.
Mặt khác, có thể tổ chức toàn bộ công việc trong Microsoft VisualFoxpro 7.0 thành một project hoặc một application.
- Project là một tập tin có phần mở rộng là jpx, dùng để tập hợp, theo dõi tất cả các tập tin chương trình (.prg), form, menu, report, label, query, các tập tin thư viện … nhằm mục đích xây dựng thành một ứng dụng.
- Application là tập hợp các thành phần chương trình form, menu, program, report … đươc biên dịch chung thành một chương trình duy nhất có phần mở rộng app.
Tổ chức lưu trữ dữ liệu: Dữ liệu có thể được lưu trữ trong một hay nhiều cơ sở dữ liệu (database, dbc) Trong một cơ sở dữ liệu có thể chứa một hay nhiều bảng (table, dbf) và các mối quan hệ giữa các bảng (relationships) Mỗi bảng chứa một hay nhiều mẩu tin (record) Trong mỗi record gồm một hay nhiều mục tin (field) Mỗi field chứa dữ liệu thuộc một kiểu xác định Để quản lý và khai thác dữ liệu, Visual Foxpro hỗ trợ một kiểu xác định Để quản lý và khai thác dữ liệu, Visual Foxpro hỗ trợ các công cụ thiết kế menu, form, program,query, report, view …
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT
Khảo sát về hệ thống thông tin lập kế hoạch sản xuất hiện tại
Trong quá trình lập kế hoạt sản xuất có ba nghiệp vụ cơ bản, đó là:
- Lập kế hoạch nguyên vật liệu chính
- Lập kế hoạch sản xuất.
- Theo dõi thực hiện kế hoạch.
Nghiệp vụ hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu chính
- Nhận đơn đặt hàng và kế hoạch giao hàng từ bộ phận bán hàng.
- Nhận báo cáo tồn kho nguyên liệu chính cuối tháng và hàng ngày từ bộ phận quản lý kho nguyên liệu chính.
- Xác định lượng dây thép cần cho lượng hàng của đơn đặt hàng, và cho từng ngày giao hàng.
- So sánh lượng dây cần thiết với lượng tồn kho để lên kế hoạch nguyên vật liệu, chuyển kế hoạch cho bộ phận kho Bộ phận kho sẽ có trách nhiệm yêu cầu mua với bộ phận cung ứng.
Lập kế hoạch cho các công đoạn sản xuất
- Từ đơn đặt hàng và lịch giao hàng phòng kế hoạch sẽ lập kế hoạch hàng tháng (Monthly Production Plan).
- Từ các lịch giao hàng của từng khách hàng phòng kế hoạch sẽ tổng hợp lại thành lịch giao hàng tổng hợp lịch này sẽ được chuyển cho phòngQ.C (Quality Certification) bộ phận này có trách nhiệm tính toán dựa trên các thông số kỹ thuật của sản phẩm và của công suất máy cũng như nhân lực để xác định được mức độ có thể đáp ứng được đơn đặt hàng và lập ra kế hoạch giao hàng (Confirm Delivery Schelule) chuyển lại cho phòng kế hoạch Phòng kế hoạch sẽ chuyển cho bộ phận bán hàng để thông báo cho khách hàng và ra lệnh sản xuất theo đơn đặt hàng cho các bộ phận kho thành phẩm, đóng gói, sản xuất, mạ.
Theo dõi thực hiện kế hoạch
- Cập nhập báo cáo hàng ngày của các bộ phận.
- Theo dõi theo từng ngày lượng tồn tại các bộ phận so với kế hoạch theo lịch giao hàng.
- Theo dõi giấy giao hàng (Delivery Order) để xác định hàng giao có đúng thời hạn và số lượng hay không.
Ngoài ra còn có nghiệp vụ lập các báo cáo chung về kế hoạch sản xuất và thực hiện kế hoạch sản xuất (chức năng thống kê báo cáo)
- Xác định các thông tin cần đưa ra
- Tính toán và đưa ra kết quả
- Đưa ra báo cáo theo yêu cầu
Lập kế hoạch hàng tháng
Xem mẫu kế hoạch sản xuất tháng (Monthly Production Plan) tại phụ lục A- Các chữ viết tắt của hệ thống ACP:
Trong biểu kế hoạch của ACP có những chữ viết tắt như sau:
- F/G Stock: Hàng hoá đã thành phẩm (Finished Goods Stock)
- SUB -1: Hàng hoá còn lưu trong kho các thầu phụ (Subcontractor Warehouse)
- PLAT: Hàng hoá trong kho mạ (Plating Warehouse)
- WIP: Hàng hoá đang sản xuất (Work In Progress)
- MRP: Lập kế hoạch nhu cầu sản xuất (Manufacturing Resource Planning)
- OEM: Original Export Market (Thị trường xuất khẩu chính gốc)
- REM: Replace Export Market (Thị trường xuất khẩu thay thế)
B- Các đơn vị tính trong tính toán kế hoạch
Một số quy ước của ACP trong tính toán kế hoạch và giao kế hoạch sản xuất cho các đơn vị như sau:
ACP tính theo Gross: 1 gross (lô) = 144 pcs (chiếc)
Phân bổ các cột trong biểu kế hoạch của ACP
Cột No: Thứ tự trong biểu kế hoạch.
Cột Description: Mã số của sản phẩm (thường là Part No).
Các cột F/G stock, SUB, PLAT, WIP: Nêu tổng số sản phẩm tồn đọng trong các kho.
Cột On Hand Stock (Free Stock): Là tổng số của các cột đứng trước nó.
Cột Sale Order: Nêu số lượng đặt hàng.
Cột Forecast: Nêu số lượng dự đoán hàng sẽ được đặt.
Cột QTY need to Plan: Là hiệu số của Sale Order (hoặc cả Forecast) trừ đi cột Free stock Vì rằng trong sản xuất luôn gặp trục trặc nên khó lòng đặt kế hoạch hàng tháng đúng với số lượng đặt hàng của khách hàng nên ACP luôn phải có một lượng hàng Reserved goods số sẵn có trong kho đề phòng trường hợp hàng đã giao không đạt tiêu chuẩn kỹ thuật bị trả về hoặc không sản xuất kịp.
Cột Wire size: Đường kính của dây
Cột Wire Weight for 1 gross: Trọng lượng của dây cho một gross.
Cột Wire need: Nhu cầu của dây cho sản xuất (là tích số của Wire weight nhân với QTY need to plan)
1 - Các con số trong cột QTY need to plan và cột Wire need đều mang dấu trừ (-) để nhấn mạnh số lượng cần phải đạt được trong kế hoạch.
2 - Trường hợp vừa có hợp đồng đã đặt vừa có nhu cầu của forecast thì ta phải cộng số lượng của hai cột này rồi mới trừ đi Free Stock để có số lượng của kế hoạch.
3 - Con số trong các cột đều tính theo Gross.
4 - Cột Forecast lấy theo con số của marketing hoặc từ khách hàng (một vài khách hàng thường xuyên thông báo dự báo kế hoạch theo kế hoạch của họ).
5 - Dù sao đây cũng chỉ là con số tính toán theo lý thuyết thôi Trong sản xuất nhu cầu thực của vật tư thường là cao hơn khoảng 5-7% vì các lí do phế phẩm.
6 - Tốt nhất là nên thành lập một biểu có đủ thông số của Wire size, Wire weight và 5% added để tính toán nhu cầu dây cho nhanh và chính xác.
D – Cách đóng gói của ACP vẫn thường dùng với khách hàng Nhật Bản:
Khi xuất hàng cho khách, ACP thường sử dụng thông lệ tiêu chuẩn (Standard Export Packing) như sau: Hàng được đặt trong thùng lớn gỗ thông, một thùng lớn chứa không quá 60 hộp Thùng lớn không vượt quá 1500kg, còn hộp không vượt quá 20kg.
Như vậy một hộp chứa: 12.5 gross (1800pcs) nan hoa trong 02 túi
25 gross (3600pcs) mũ nan hoa Các quy ước khác về kỹ thuật tham khảo bản vẽ kỹ thuật hoặc Specsheet Cách tính khối lượng dây trên gross
Cách tính cho nan hoa:
Nói chung cách tính đơn giản, tính thể tích của một đơn vị sản phẩm, nhân với số lượng và trọng lượng riêng của loại thép dùng chế tạo Đơn vị là mm 3 và kg
Khối lượng riêng của dây nan hoa: 7850 kg/m 3
W: Trọng lượng vật liệu (dây) cho một gross (kg) R: Bán kính của dây sử dụng (mm)
L: Chiều dài cắt (Cutting Length) (mm)Chú ý: 1 m 3 = 1.000.000.000 mm 3
Ví dụ: Nan hoa 10G dùng dây 3.14mm, chiều dài cắt trước khi dập đầu là 170mm ta có:
Chú ý: Cutting Length ở đây là chiều dài ở máy cắt dây Cutting Machine chứ không phải là chiều dài cắt dùng Cut-off length trước khi đấm đầu trên máy Spoke Machine Khi sử dụng thông số phải kiểm tra lại theo bản vẽ.
1- Phần trăm thêm vào khi tính khối lượng dây:
Giá trị tăng thêm là 5%
Lượng dây cho một gross nhân 1.05 là giá trị dự trù vật tư
2- Những trục trặc do vật tư gây ra trong sản xuất
- Thiếu vật tư nếu không có số lượng dự trữ, thường thì người ta dự trù vật tư cho ít nhất là một tháng theo năng xuất của xưởng, nếu không thì không dủ cho sản xuất.
- Thiếu kho dự trữ và quản lý
- Khuyết tật của dây thường là: a) Đường kính không đúng b) Độ cứng không đúng c) Dây bị xoắn (chỉ nhận ra sau khi mạ)
ACP thường xuyên có hai nhà cung cấp (đề phòng giá cả và biến động khác xảy ra), trước đây ACP sử dụng dây của Nhật Bản (nhất là loại dây dùng cho Nipple bằng đồng thau) Hiện nay ACP sử dụng nguồn dây từ Đài Loan và mua trong khu vực:
- Nhà cung cấp Đài Loan: Songho, Chieu Lien
- Nhà cung cấp trong khu vực: Camelia, Southern Steel
Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của hệ thống thông tin lập kế hoạch sản xuất
Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
Thời điểm Bộ phận bán hàng
Bộ phận kế hoạch sản xuất
Bộ phận quản lý kho
Nhận đơn đặt hàng Đầu tháng
Hình 3.1 Sơ đồ luồng thông tin của Hệ thống thông tin lập kế hoạch sản xuất tại công ty Armstrong Việt Nam Đơn đặt hàng (PO), lịch giao hàng (DS)
Tổng hợp Báo cáo tồn kho
Lập KHSX Kế hoạch sản xuất
Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD) của hệ thống thông tin lập kế hoạch sản xuất
Dựa vào phần khảo sát trên ta có sơ đồ chức năng nghiệp vụ của quy trình lập kế hoạch sản xuất như sau:
Hình 3.2 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của Hệ thống thông tin lập kế hoạch sản xuất tại công ty Armstrong Việt Nam
Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống thông tin lập KHSX
Sơ đồ luồng dữ liệu được dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì.
3.3.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện khái quát các thực thể ngoài của hệ thống và những luồng dữ liệu tồn tại giữa chúng với hệ thống Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống.
DFD mức ngữ cảnh của hệ thống thông tin lập kế hoạch sản xuất
Hình 3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh của hệ thống thông tin lập kế hoạch sản xuất tại công ty Armstrong Việt Nam
Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin lập kế hoạch sản xuất Với các tác nhân bên ngoài là: Bộ phận bán hàng, bộ phận sản xuất, kho thành phẩm, kho nguyên liệu, lãnh đạo.
3.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0
Từ sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống thông tin lập kế hoạch sản xuất, ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ để mô tả chi tiết hơn hệ thống.
Hình 3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 của hệ thống thông tin lập kế hoạch sản xuất tại công ty Armstrong Việt Nam
3.3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1
Các tiến trình mức 0 sẽ được phân rã để cụ thể hóa chức năng của từng tiến trình, làm cơ sở xây dựng hệ thống thông mới Ta lần lượt phân rã các tiến trình: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, lập kế hoạch, theo dõi kế hoạch, thống kê báo cáo thành các tiến trình nhỏ hơn, ta được các sơ đồ phân rã mức 1 của hệ thống như sau:
Phân rã xử lý của tiến trình 1.0 Hoạch định nhu cầu nguyên liệu
Hình 3.5 Sơ đồ luồng dữ liệu phân rã mức 1 ứng với tiến trình 1.0 Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
Phân rã xử lý tiến trình 2.0 Lên kế hoạch sản xuất
Hình 3.6 Sơ đồ luồng dữ liệu phân rã mức 1 ứng với tiến trình 2.0 Lập kế hoạch sản xuất
Phân rã xử lý tiến trình 3.0 Theo dõi kế hoạch sản xuất
Hình 3.7 Sơ đồ luồng dữ liệu phân rã mức 1 ứng với tiến trình 3.0 Theo dõi kế hoạch sản xuất
Phân rã xử lý tiến trình 4.0 Thống kế báo cáo
Hình 3.8 Sơ đồ DFD phân rã mức 1 ứng với tiến trình 4.0 Thống kê báo cáo
Thiết kế cơ sở dữ liệu
Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng HTTT mới Công việc này đôi khi là rất phức tạp Đó không chỉ là việc phân tích viên gặp gỡ những người sử dụng và hỏi họ danh sách dữ liệu mà họ cần để hoàn thành có hiệu quả công việc đang làm Thực ra việc hỏi như vậy nhiều khi có thể dẫn đến tình trạng khó khăn Ví dụ, một người sử dụng sẽ không thể trả lời một cách chắc chắn và chính xác những câu hỏi chung như vậy để cung cấp một danh sách rất dài những thông tin cơ sở trong đó có nhiều cái chỉ mang tính bề ngoài, hời hợt Tuy nhiên người sử dụng đó có thể có thái độ thận trọng, vì anh ta không muốn mất thông tin Từ sự lo lắng nhằm thoả mãn nhu cầu của người sử dụng, một số phân tích viên đã thêm một số hoặc nhiều thông tin vào danh sách đã được xây dựng Khi HTTT được cài đặt người sử dụng mới thấy rằng, có phần khá lớn thông tin mà anh ta yêu cầu là không hữu ích và bề ngoài Sự vượt trội thông tin đó thường có tác động làm giảm hiệu quả sử dụng HTTT Xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu.
3.4.1 Thiết kế CSDL logic đi từ các thông tin đầu ra
Xác định các đầu ra
- Đơn đặt hàng (Purchase Order)
- Lịch giao hàng (Delivery Schedule)
- Tiêu chuẩn kỹ thuật của nan hoa (Spoke Specification)
- Báo cáo tồn hàng ngày, cuối tháng của các bộ phận (Daily Report)
- Giấy giao hàng (Delivery Order) Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra
Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra:
Từ đầu ra “Purchase Order” ta lập được danh sách các thuộc tính sau:
TT Thuộc tính Diễn giải
1 PO_ID Số hiệu đơn đặt hàng
3 Cus_ID Mã khách hàng
4 Customer name Tên khách hàng
5 Acc_ID Số tài khoản trong ngân hàng
6 Payment method Phương thức thanh toán
8 Part_No (R) Mã hàng (phụ tùng)
9 Part_Size (R) Tên hàng (phụ tùng)
Từ đầu ra “Delivery Schedule” ta lập được danh sách các thuộc tính sau:
TT Thuộc tính Diễn giải
1 PO_ID Số hiệu đơn đặt hàng
2 Part No (R) Tên hàng (phụ tùng)
4 Delivery Time (R) Thời gian giao hàng
5 Quatity (R) Số lượng hàng giao
Từ đầu ra “Spoke Specification” ta lập được danh sách các thuộc tính sau:
TT Thuộc tính Diễn giải
1 Part No Số hiệu đơn đặt hàng
2 Part Size Tên hàng (phụ tùng)
3 Wire Dia Đường kính dây
Từ đầu ra “Daily Repor” ta lập được danh sách các thuộc tính sau:
TT Thuộc tính Diễn giải
Từ đầu ra “Delivery Order” ta lập được danh sách các thuộc tính sau:
TT Thuộc tính Diễn giải
1 DO_ID Số hiệu giấy giao hàng
3 Cus_ID Mã khách hàng
4 Cus_name Tên khách hàng
5 Part_No (R) Mã hàng (phụ tùng)
6 Part_Size (R) Tên hàng (phụ tùng)
- (R): Ký hiệu các thuộc tính lặp
- (S): Ký hiệu các thuộc tính thứ sinh
- Các thuộc tính gạch chân là các thuộc tính khóa
Thực hiện việc chuẩn hóa dữ liệu
Căn cứ vào các quy tắc chuẩn hóa đã nêu ở mục 2.5.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra ta tiến hành việc chuẩn hóa dữ liệu với các thông tin đầu ra của hệ thống như sau:
Danh sách thuộc tính Chuẩn hóa 1.NF Chuẩn hóa 2.NF Chuẩn hóa 3.NF Purchase Oder Purchase Oder Purchase Oder Purchase Oder
PO_ID PO_ID PO_ID PO_ID
Cus_ID Cus_ID Cus_ID Cus_ID
Cus name Cus name Cus name Payment method
Acc_ID Acc_ID Acc_ID Sales
Payment method Payment method Payment method Customer
Sales Sales Sales Cus_ID
Part_No (R) Odered Part Odered Part Cus name
Part_Size (R) PO_ID PO_ID Acc_ID
Quatity (R) Part_No Part_No Odered Part
Unit (R) Part_Size Quatity PO_ID
Price (R) Quatity Remark Part_No
PO_ID PO_ID PO_ID PO_ID
Part No Part No Part No Part No
Part Size Delivery Time Delivery Time Delivery Time
Delivery Time Quatity Quatity Quatity
Remark Part No Part No Part No
Unit Part Size Part Size Part Size
Part No Part No Part No Part No
Part Size Part Size Part Size Part Size
Wire Dia Wire Dia Wire Dia Wire Dia
Daily Report Daily Report Daily Report Daily Report
Dept Dept_ID Dept_ID Dept_ID
Part_No (R) Part_No Part_No Part_No
Part_Size(R) Part_Size Quantity Quantity
Remark (R) Remark Part_No Part_No
Dept Part_Size Part_Size
Remark Dept_ID Dept_ID
Delivery Order Delivery Order Delivery Order Delivery Order
DO_ID DO_ID DO_ID DO_ID
PO_ID PO_ID PO_ID PO_ID
Cus_ID Cus_ID Cus_ID Cus_ID
Cus_name Cus_name Cus_name Received by
Address Address Address Issued by
Received by Received by Received by Customer
Issued by Issued by Issued by Cus_ID
Part_No (R) Delivery Part Delivery Part Cus_name
Part_Size (R) DO_ID DO_ID Address
Quatity (R) Part_No Part_No Delivery Part
Total (R) (S) Part_Size Quatity PO_ID
Unit Unit Remark Part_No
Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một cơ sở dữ liệu
3.4.2 Các bảng và mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu
* Cấu trúc của các bảng trong cơ sở dữ liệu
1 Bảng danh mục khách hàng (T_CUSTOMER) lưu trữ thông tin về khách hàng
2 Bảng nhóm khách hàng (T_CUSGROUP) lưu trữ thông tin nhóm khách hàng
3 Bảng danh mục hàng hóa phụ tùng (T_PART ) lưu trữ thông tin về hàng hoá (phụ tùng) nan hoa
4 Bảng nhóm hàng hoá (T_PARTGROUP) lưu trữ thông tin về nhóm hàng hoá (phụ tùng)
5 Danh mục bộ phận (T_DEPARTMENT) lưu trữ thông tin về các bộ phận
6 Bảng báo cáo hàng ngày của các bộ phận (T_DAYLYREPORT)
7 Bảng giấy giao hàng (T_DELIVERYORDER)
8 Bảng chi tiết giấy giao hàng (T_DODETAIL)
9 Bảng lịch giao hàng (T_DELIVERYSCHEDULE)
10.Bảng đơn đặt hàng (T_PURCHASEORDER)
11.Bảng chi tiết đơn đặt hàng (T_PODETAIL)
12.Bảng thông số chung (T_CONPANY) lưu trữ thông tin về đơn vị
13.Bảng người dùng (T_USER) lưu trữ thông tin người dùng
Mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu
Hình 3.9 Sơ đồ mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu
Thiết kế thuật toán
Trong các bước mô tả và phân tích công việc ở trên giúp chúng ta hình dung các công việc xử lý khi xây dựng các chức năng của chương trình Tuy nhiên, để thuận tiện cho công việc thiết kế các bước xử lý cũng như viết các module chúng ta nên xây dựng giải thuật xử lý các công việc chính, phức tạp để thuận tiện cho việc thực hiện chương trình
Dưới đây là các ký hiệu thường dùng trong thiết kế giải thuật.
Khối thao tác Đường mũi tên: Dùng để chỉ trình tự các bước thực hiện trong thuật toán
Khối nhập/xuất thông tin
3.5.1 Thuật toán đăng nhập vào chương trình
Người dùng khởi động chương trình và thực hiện việc đăng nhập vào hệ thống Chương trình đưa ra yêu cầu người dùng nhập tài khoản và mật khẩu (username và password) Người dùng tiến hành việc nhập tài khoản và mật khẩu, chương trình tiến hành kiểm tra tài khoản (username) có tồn tại trong cơ sở dữ liệu không Nếu tài khoản (username) có tồn tại trong cơ sở dữ liệu, chương trình lại tiếp tục kiểm tra mật khẩu có đúng với tài khoản không.
Nếu không đúng thì chương trình đưa ra thông báo rằng: “ Bạn đã quên mật khẩu” Sau đó giúp người sử dụng quay lại để đăng nhập lại Nếu mật khẩu đã đúng với tài khoản (username) thì việc đăng nhập đã thành công Người dùng thực hiện chức năng tiếp của chương trình Nếu tài khoản không tồn tại trong cơ sở dữ liệu thì người dùng phải tiến hành đăng nhập lại.
3.5.2 Thuật toán thêm mới một bản ghi trong các danh mục
Nhập dữ liệu đầu vào chính là thêm các bản ghi mới vào cơ sở dữ liệu. Người dùng vào chức năng thêm bản ghi mới, nhập chi tiết bản ghi mới, chương trình sẽ ghi nhận thông tin mới thêm, sau đó chương trình sẽ kiểm tra mã nếu sai thì nhập lại, nếu đúng thì chương trình sẽ tiếp tục kiểm tra dữ liệu trong các trường có hợp lệ hay không, nếu thoả mãn thì sẽ thêm bản ghi vào cơ sở dữ liệu và kết thúc thêm mới.
3.5.3 Thuật toán cập nhật lịch giao hàng
3.5.4 Thuật toán tìm và sửa thông tin trên các phiếu (áp dụng cho lịch giao hàng, báo cáo hàng ngày …)
3.5.5 Thuật toán lập báo cáo
Người dùng kích hoạt vào chức năng báo cáo của chương trình Chức năng đó được thực hiện Người dùng chọn loại báo cáo, và nhập các tham số báo cáo Chương trình sẽ tự động kiểm tra các tham số báo cáo Nếu tham số báo cáo được thoả mãn chương trình tự động tạo báo cáo theo mẫu theo tham số mà người dùng đã nhập Nếu sai chương trình đưa ra thông báo và người dùng quay lại để nhập lại các tham số báo cáo.
Thiết kế giao diện xử lý
Thiết kế giao diện xử lý hay thiết kế chi tiết vào ra là thiết kế khuôn dạng trình bày của các đầu ra và thể thức nhập tin cho người sử dụng Công việc này rất quan trọng trên thực tế, vì những nhận xét đánh giá về hệ thống thông tin của người sử dụng là dựa vào những yếu tố vào/ra này Họ có thể từ chối sử dụng vì những yếu kém ở đây cho dù hệ thống thông tin được đánh giá tốt ở những khía cạnh khác Khuôn dạng vào/ra không những đẹp, hợp lý mà còn phải giúp người sử dụng thực hiện tốt hơn, dễ dàng hơn công việc của họ.
Mục đích của thiết kế vào là thiết kế các thủ tục nhập dữ liệu có hiệu quả và giảm thiểu các sai sót Sau đây là một số quy tắc hữu ích cho việc thiết kế màn hình nhập liệu:
- Khi nhập dữ liệu từ một tài liệu gốc, khuôn dạng màn hình phải giống như tài liệu gốc.
- Nên nhóm các trường trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa, theo trật tự tự nhiên, theo tần số sử dụng, theo chức năng hoặc theo tầm quan trọng.
- Không nhập các thông tin mà hệ thống thông tin có thể truy tìm được từ cơ sở dữ liệu hoặc tính toán được.
- Đặt tên trường ở trên hoặc ở trước trường nhập.
- Đặt các giá trị ngầm định cho phù hợp.
- Sử dụng phím Tab để chuyển trường nhập.
Căn cứ vào các quy tắc trên ta tiến hành thiết kế màn hình nhập liệu của chương trình Một số màn hình nhập liệu chính như sau:
Màn hình cập nhập thông tin cho danh mục phụ tùng
No Part No Part size Unit Price Remark 1
Top Pre Next Bottom Add Edit View Print Exit
* Màn hình cập nhật giấy giao hàng (Delivery Order)
No Description Unit Q`ty Remarks
Một số nguyên tắc cơ bản cho việc trình bày thông tin trên màn hình
- Đặt mọi thông tin gắn liền với một nhiệm vụ trên cùng một màn hình Người sử dụng không phải nhớ thông tin từ màn hình này sang màn hình khác.
- Chỉ dẫn rõ ràng cách thoát khỏi màn hình Đặt giữa các tiêu để và sắp đặt thông tin theo trục trung tâm.
- Nếu đầu ra gồm nhiều trang màn hình thì mỗi trang phải được đánh số thứ tự Việc này giúp người sử dụng biết mình đang ở đâu.
- Viết văn bản theo quy ước chung bằng cách sử dụng chữ in hoa, in thường, chữ gạch chân … và ngắt câu hợp lý.
- Đặt tên cột cho mỗi cột.
- Tổ chức các phần tử của danh sách theo trật tự quen thuộc trong quản lý.
- Căn trái các cột văn bản và căn phải các cột số Bảo đảm vị trí dấu thập phân thẳng hàng.
- Chỉ đặt màu cho những thông tin quan trọng
Dựa trên những nguyên tắc này ta tiến hành thiết kế các báo biểu là các dạng chứa thông tin ra tiêu biểu
Kế hoạch sản xuất hàng tháng (Monthly Production Plan)
For month of Jan, 2006 Date: Unit: gross
No DESCRIPTION FG UNPACKED UNPLATED WIP TOTAL SALES
Một số giao diện màn hình chính của chương trình
Giao diện màn hình login vào chương trình
Khi khởi động chương trình sẽ xuất hiện hộp thoại login vào chương trình, người dùng sẽ nhập tên người sử dụng và mật khẩu.
Nút Login dùng để đăng nhập vào chương trình
Nút Exit thoát khỏi chương trình
Màn hình giao diện chính của chương trình
Giao diện màn hình giới thiệu
Giao diện màn hình Quản lý người sử dụng
Giao diện màn hình quản lý người dùng, dùng để sửa đổi, thêm mới, phân quyền người sử dụng Có đầy đủ các nút di chuyển và các nút hiệu chỉnh dữ liệu.
Giao diện màn hình danh mục khách hàng
Giao diện màn hình này dùng để cập nhật danh sách khách hàng, khi có một quan hệ khách hàng (có đơn đặt hàng) với một khách hàng mới thì sẽ vào chức năng này cập nhật các thông tin về khách hàng và lưu vào bảng danh mục khác hàng trong cơ sở dữ liệu.
Giao diện màn hình cập nhật đơn đặt hàng (Purchase Order)
Giao diện màn hình này dùng để cập nhật dữ liệu của một đơn đặt hàng, mỗi khi bộ phận bán hàng chuyển cho một đơn đặt hàng thì người dùng của bộ phận lập kế hoạch sẽ cập nhật đơn đặt hàng để lấy dữ liệu đầu vào cho nghiệp vụ lập kế hoạch Giao diện màn hình gồm có hai phần chính là phần thông tin chung về đơn đặt hàng và phần thông tin chi tiết về hàng hoá được khách hàng đặt Khi nhấn vào nút thêm/sửa thì sẽ xuất hiện hộp thoại hỏi xem bạn muốn thêm/sửa thông tin trong phần thông tin chung, phần chi tiết hay cả hai.
Giao diện màn hình lịch giao hàng (Delivery Schedule)
Giao diện màn hình này dùng để cập nhật thông tin về lịch giao hàng xuất hiện cùng với đơn đặt hàng, khi có đơn đặt hàng thì khách hàng không nhận hàng cùng một lúc, mà sẽ nhận hàng làm nhiều lần, nên khách hàng sẽ gửi kèm lịch giao hàng cùng hoá đơn bán hàng Giao diện màn hình gồm có hai phần chính là phần thông tin chung về lịch giao hàng và phần thông tin chi tiết về hàng hoá sẽ được giao Khi nhấn vào nút thêm / sửa thì sẽ xuất hiện hộp thoại hỏi xem bạn muốn thêm/sửa thông tin trong phần thông tin chung, phần chi tiết hay cả hai.
Giao diện màn hình cập nhật báo cáo hàng tồn
Giao diện màn hình này dùng để cập nhật hàng hoá tồn tại các bộ phận, cuối ngày các bộ phận sẽ báo cáo lên hàng tồn tại bộ phận mình, để bộ phận kế hoạch dùng làm dữ liệu để biết số lượng hàng tồn, và so sánh với lượng hàng đã đặt, hàng đã giao, để lên kế hoạch sản xuất và theo dõi kế hoạch sản xuất.Giao diện màn hình gồm có hai phần chính là phần thông tin chung về báo cáo hàng ngày (bộ phận, ngày) và phần thông tin chi tiết về hàng hoá tồn tại các bộ phận Khi nhấn vào nút thêm/sửa thì sẽ xuất hiện hộp thoại hỏi xem bạn muốn thêm/sửa thông tin trong phần thông tin chung, phần chi tiết hay cả hai.
Giao diện màn hình giấy giao hàng (Delivery Order)
Giao diện màn hình này dùng để cập nhật dữ liệu về hàng hoá đã giao tại bộ phận kho thành phẩm cho khách hàng, bộ phận kế hoạch sẽ lấy dữ liệu ngày để theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch trong kỳ (tháng) từ đó có sự điều chỉnh kế hoạch cho hợp lý Giao diện màn hình gồm có hai phần chính là phận thông tin chung về báo cáo hàng ngày (bộ phận, ngày) và phần thông tin chi tiết về hàng hoá đã giao cho khách Khi nhấn vào nút thêm / sửa thì sẽ xuất hiện hộp thoại hỏi xem bạn muốn thêm / sửa thông tin trong phần thông tin chung, phần chi tiết hay cả hai.
Giao diện màn hình quản lý báo cáo
Khi giao diện màn hình này được kích hoạt, bạn có thể chọn các loại báo cáo.
Báo cáo kế hoạch sản xuất hàng tháng
Giao diện màn hình yêu cầu mua hàng
Sau khi đã tính xong được nhu cầu nguyên liệu chính, và lên kế hoạch nhu cầu nguyên liệu chính thì có thể ra được một yêu cầu mua nguyên liệu chính, giao diện màn hình yêu cầu mua hàng cập nhật các thông tin của phiếu yêu cầu mua hàng Còn phần dữ liệu về hàng hoá thì được tính tự động.
Giao diện màn hình tìm kiếm
Giao diện màn hình tìm kiếm dùng để tìm kiếm các chứng từ trong một khoảng thời gian.
Cài đặt và triển khai HTTT lập kế hoạch sản xuất
HTTT lập kế hoạch sản xuất là một ứng dụng trên desktop sử dụng cho Windows Chương trình được đóng gói nên có thể tích hợp với nhiều môi trường, giao diện tiếng Anh nên có thể dùng nhiều loại font chữ khác nhau Hệ thống yêu cầu cấu hình như sau:
- Phần cứng: Máy tính Pentium III, RAM 128MB, máy in laze và các thiết bị lưu trữ ngoài khác.
- Phần mềm: Hệ điều hành Windows 2000, XP, 2003 Có thể tích hợp với các ứng dụng khác của Microsoft như bộ Office.
Vấn đề chuyển đổi HTTT được sử dụng cho HTTT lập kế hoạch sản xuất là chuyển đổi dần dần Hệ thống cũ sử dụng công cụ là ứng dụng Microsoft Excel với CSDL đã được thiết lập Hệ thống thông tin mới xây dựng dần dần được sử dụng trong tất cả các công đoạn của quá trình hoạch định nhu cầu nguyên liệu, lập kế hoạch sản xuất, theo dõi kế hoạch Sau khi có sự phản hồi của người sử dụng và có sự điều chỉnh cho phù hợp thì hệ thống mới được chuyển đổi hoàn toàn thay thế cho hệ thống cũ.
3.8.3 Biên soạn tài liệu hướng dẫn sử dụng
Tài liệu hướng dẫn sử dụng được biên soạn nhằm hỗ trợ người sử dụng trong quá trình khai thác hệ thống, bên cạnh đó tệp trợ giúp cũng được tích hợp vào chương trình để có thể hỗ trợ người sử dụng trực tiếp trong lúc làm việc với chương trình.