LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG Ở CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI TRONG NỀN KINH TẾ THỊ TRƯỜNG
Đặc điểm của nền kinh tế thị trường
Thị trường là nơi mua bán trao đổi các loại hàng hoá; nói cách khác đây là nơi gặp gỡ giữa cung và cầu Thị trường cũng là nơi tập trung nhiều nhất các mâu thuẫn của nền kinh tế, là nơi khởi điểm và kết thúc của quá trình kinh doanh.
Trong thị trường, giá cả là phạm trù trung tâm, là bàn tay vô hình điều tiết và kích thích nền sản xuất của xã hội Thông qua giá cả thị trường, thị trường thực hiện các chức năng điều tiết và kích thích của mình trong đó cung- cầu là hai phạm trù kinh tế lớn bao trùm lên thị trường, quan hệ cung- cầu trên thị trường đã quyết định giá cả trên thị trường.
1.1.2.1 Khái niệm kinh tế thị trường.
Cùng với lịch sử phát triển của loài người thì kinh tế xã hội cũng có bước tiến phù hợp Hình thái kinh tế chuyển từ kinh tế tự nhiên lên hình thái kinh tế cao hơn đó là kinh tế hàng hoá Kinh tế hàng hoá ra đời đánh dấu sự phát triển của nền kinh tế xã hội, tới nay nó đã phát triển và đạt tới trình độ cao đó là nền kinh tế thị trường.
Kinh tế thị trường là kiểu tổ chức kinh tế xã hội mà trong đó các quan hệ kinh tế, phân phối sản phẩm , lợi ích đều do các quy luật của thị trường điều tiết, chi phối.
Kinh tế thị trường là nền kinh tế được vận hành theo cơ chế thị trường mà cơ chế thị trường là tổng thể các nhân tố quan hệ cơ bản, vận động dưới sự chi phối của quy luật thị trường trong môi trường cạnh tranh nhằm mục đích sinh lợi.
1.1.2.2 Đặc trưng cơ bản của nền kinh tế thị trường.
Thị trường và cơ chế thị trường là yếu tố khách quan, từng doanh nghiệp không thể làm thay đổi thị trường mà họ phải tiếp cận và tuân theo thị trường Qua thị trường doanh nghiệp có thể tự đánh giá lại mình và biết được mình làm ăn hiệu quả không.
Trong nền kinh tế thị trường, quan hệ kinh tế của các cá nhân, các doanh nghiệp biểu hiện qua việc mua bán hàng hoá, dịch vụ trên thị trường Thái độ cư xử của từng thành viên tham gia thị trường là hướng tìm kiếm lợi ích của mình theo sự dẫn dắt của giá cả thị trường.
Trong cơ chế thị trường, những vấn đề có liên quan đến việc phân bổ và sử dụng nguồn tài nguyên sản xuất khan hiếm như lao động, vốn,…về cơ bản được giải quyết khách quan thông qua sự hoạt động của các quy luật kinh tế đặc biệt là quy luật cung cầu.
Khách hàng giữ vị trí trung tâm trong nền kinh tế thị trường; quyết định sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp Doanh nghiệp phải tìm mọi cách để thu hút thoả mãn nhu cầu của khách hàng với phương trâm “khách hàng là thượng đế”.
Tất cả các mối quan hệ giữa các chủ thể kinh tế được tiền tệ hoá Tiền tệ trở thành thước đo hiệu quả kinh tế của các hoạt động sản xuất kinh doanh.
Lợi nhuận là yếu tố trung tâm, là động lực thúc đẩy phát triển sản xuất, tăng năng suất lao động và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Thông qua các quy luật kinh tế đặc biệt là sự linh hoạt trong giá cả nền kinh tế thị trường luôn duy trì sự cân bằng giữa cung- cầu của các loại hàng hoá, dịch vụ, hạn chế xảy ra khan hiếm hàng hoá.
1.1.2.3 Vai trò của kinh tế thị trường.
Cùng với sự phát triển của lực lượng sản xuất, mối quan hệ giữa mục tiêu tăng cường tự do cá nhân và mục tiêu công bằng xã hội, giữa đẩy mạnh tăng trưởng kinh tế và nâng cao chất lượng cuộc sống Thị trường có vai trò trực tiếp hướng dẫn các đơn vị kinh tế, các doanh nghiệp và người tiêu dùng lựa chọn lĩnh vực hoạt động, định ra các phương án kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao.
Trong nền kinh tế thị trường, mỗi cá nhân, mỗi đơn vị kinh tế được tự do lựa chọn sản xuất kinh doanh nằm trong khuôn khổ pháp luật quy định.
Qua đó ta thấy nền kinh tế thị trường có khả năng tập hợp được các loại hoạt động, trí tuệ và tiềm lực của hàng loạt con người nhằm hướng tới lợi ích chung của xã hội đó là: thúc đẩy tăng trưởng kinh tế, tăng năng xuất lao động, tăng hiệu quả kinh tế Nhưng nền kinh tế thị trường không phải là một hệ thống được tổ chức hài hoà mà trong hệ thống đó cũng chứa đựng đầy mâu thuẫn phức tạp Vì vậy, để khắc phục được và hạn chế những tác động tiêu cực của cơ chế thị trường cần thiết phải có sự can thiệp của chính phủ vào nền kinh tế thị trường.
Hoạt động của doanh nghiệp thương mại trong nền kinh tế thị trường
Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động của các doanh nghiệp thương mại cũng mang những đặc điểm của thương mại thị trường.
Các doanh nghiệp thương mại đều phải tuân thủ theo giá cả thị trường (là hình thức biểu hiện của giá trị thị trường) Quy luật cung- cầu, quy luật giá trị, quy luật cạnh tranh là những yếu tố quyết định tới giá cả thị trường.
Trên thị trường, người bán hàng muốn bán với giá cả cao còn người người mua lại muốn mua với giá thấp Do đó phải thông qua giá cả thị trường để điều hoà lợi ích giữa người mua và người bán Giá này có xu hướng tiến tới giá bình quân(giá mà tại đó mức cung bằng mức cầu).
Thương mại tự do có sự điều tiết vĩ mô của nhà nước Các doanh nghiệp được tự do kinh doanh các mặt hàng (trừ các mặt hàng nhà nước cấm); các doanh nghiệp hoạt động trong một môi trường cạnh tranh lành mạnh, người mua có quyền lựa chọn người bán còn người bán bán gì, bán như thế nào phụ thuộc vào khả năng của mình Khi chuyển sang cơ chế thị trường, nhà nước chủ trương hình thành nền kinh tế đa thành phần, Nhà nước khuyến khích các thành phần kinh tế hoạt động trên cơ sở tuân thủ theo pháp luật Lợi nhuận là mục đích chủ yếu taọ ra sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp và cũng do sự cạnh tranh này mà thị trường ngày càng phát triển.
Yêu cầu quản lý nghiệp vụ bán hàng
Nghiệp vụ bán hàng tiêu thụ hàng hoá liên quan đến từng khách hàng, từng phương thức thanh toán và từng mặt hàng nhất định.Do đó, công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng đòi hỏi phải quản lý các chỉ tiêu như quản lý doanh thu, tình hình thay đổi trách nhiệm vật chất ở khâu bán, tình hình tiêu thụ và thu hồi tiền, tình hình công nợ và thanh toán công nợ về các khoản thanh toán công nợ về các khoản phải thu của người mua, quản lý giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ…quản lý nghiệp vụ bán hàng cần bám sát các yêu cầu sau:
+ Quản lý sự vận động của từng mặt hàng trong quá trình xuất- nhập- tồn kho trên các chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị
+ Nắm bắt theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng,từng thể thức thanh toán,từng khách hàng và từng loại hàng hoá tiêu thụ
+ Đôn đốc thanh toán, thu hồi đầy đủ tiền hàng.
+Tính toán xác định từng loại hoạt động của doanh nghiêp.
+ Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước theo chế độ quy định.
Kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại
1.4.1 Khái niệm về bán hàng
- Bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình hoạt động kinh doanh trong 1 các doanh nghiệp thương mại Đây là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá người mua và doanh nghiệp thu tiền về hoặc được quyền thu tiền.
Xét về góc độ kinh tế - bán hàng là quá trình hàng hoá của doanh nghiệp được chuyển từ hình thái vi chất (hàng) sang hình thái tiền tệ (tiền).
Quá trình bán hàng ở các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng ở những đặc điểm chính sau:
- Có sự trao đổi thoả thuận giữa người mua và người bán Người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua, họ trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền.
- Có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hoá người bán mất quyền sở hữu người mua có quyền sở hữu người mua có quyền sở hữu về hàng hoá đã mua bán Trong quá trình tiêu thụ hàng hoá, các doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng một khối lượng hàng hoá và nhận lại của khách hàng một khoản gọi là doanh thu bán hàng.
Số doanh thu này là cơ sở để doanh nghiệp xác định kết quả kinh doanh mình.
1.4.2 Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thương mại
Bán hàng là khâu cuối cùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thương mại Thông qua bán hàng , giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện: vốn của doanh nghiệp thương mại đươc chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị, doanh nghiệp thu hồi được vốn bỏ ra,bù đắp được chi phí và có nguồn tích luỹ để mở rộng kinh doanh Nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp thương mại có đặc điểm cơ bản như sau:
1.4.2.1 Phương thức và hình thức bán hàng :
Các doanh nghiệp kinh doanh thương mại có thể bán hàng theo nhiều phương thức khác nhau: bán buôn, bán lẻ, ký gửi, đại lý…trong mỗi phương thức lại có thể thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau
Bán buôn hàng hoá là phương thức bán hàng chủ yếu của các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp sản xuất…để thực hiện bán ra hoặc để gia công chế biến. Đặc điểm của hàng bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa đưa vào lĩnh vực tiêu dùng, do vậy giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá chưa được thực hiện Hàng hoá thường được bán buôn theo lô hoặc được bán với số lượng lớn, giá biến động tuỳ thuộc vào khối lượng hàng bán và phương thức thanh toán.Trong bán buôn thường bao gồm 2 phương thức:
Bán buôn hàng hoá qua kho:
Bán buôn hàng hoá qua kho là phương thức bán buôn hàng hoá mà trong đó hàng phải được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp Bán buôn hàng hoá qua kho có thể thực hiện dưới 2 hình thức:
* Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp.
Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của bên bán để nhận hàng Doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá, giao trực tiếp cho đại diện bên mua Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặc chứng nhận nợ,hàng hoá được xác định là tiêu thụ
* Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng.
Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá, dùng phương tiện của mình hoặc đi thuê ngoài, chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc một địa điểm mà bên mua quy định trong hợp đồng Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của bên doanh nghiệp thương mại, chỉ khi nào được bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới được coi là tiêu thụ; người bán mất quyền sở hữu số hàng đã giao Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp thương mại chịu hay bên mua chịu là do sự thoả thuận từ trước giữa hai bên Nếu doanh nghiệp thương mại chịu chi phí vận chuyển, sẽ được tính vào chi phí bán hàng Nếu bên mua chịu chi phí vận chuyển, sẽ phải thu tiền của bên mua.
Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng.
Doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua không đưa về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua Phương thức này có thể thực hiện theo hai hình thức:
* Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp
Doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, giao trực tiếp cho đại diện của bên mua tại kho người bán Sau khi giao, nhận, đại diện bên mua ký nhận đủ hàng bên mua đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác nhận là tiêu thụ.
* Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng.
Theo hình thức chuyển hàng này, doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng nhận hàng mua, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài vận chuyển hàng đến giao cho bên mua ở địa điểm đã được thoả thuận Hàng hoá chuyển bán trong trường hợp này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại Khi nhận tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận đươc hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hoá chuyển đi mới được xác định là tiêu thụ.
Bán lẻ hàng hoá là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, các đơn vị kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ Bán hàng theo phương thức này có đặc điểm là hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đã được thưc hiện Bán lẻ thường bán đơn chiếc hoặc số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định. Bán lẻ có thể thực hiện dưới các hình thức sau:
Bán lẻ thu tiền tập trung. Đây là hình thức bán hàng mà trong đó, tách rời nghiệp vụ thu tiền của người mua và nghiệp vụ giao hàng cho người mua Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách; viết các hoá đơn hoặc tích kê cho khách để khách đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao Hết ca bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn và tích kê giao hàng cho khách hoặc kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ngày và lập báo cáo bán hàng Nhân viên thu tiền làm giấy nộp tiền và nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ.
Bán lẻ thu tiền trực tiếp.
Theo hình thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách và giao hàng cho khách Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ Đồng thời, kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ca, trong ngày và lập báo bán hàng.
Bán lẻ tự phục vụ (tự chọn)
Kế toán chi tiết nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại
Kế toán chi tiết bán hàng đòi hỏi phản ánh cả về giá trị, số lượng, chất lượng của từng mặt hàng theo từng kho và từng người phụ trách Thực tế hiện nay có 3 phương pháp kế toán chi tiết hàng hoá sau:
1.5.1 Phương pháp thẻ song song
Phương pháp thẻ song song là phương pháp mà tại kho và tại bộ phận kế toán bán hàng đều cùng sử dụng thẻ để ghi số sản phẩm, hàng hoá.
Tại kho: thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn hàng hoá về số lượng Mỗi chứng từ ghi vào một dòng của thẻ kho Thẻ kho được mở cho từng địa điểm bán hàng Cuối tháng, thủ kho tiến hàng tổng cộng số nhập-xuất, tính ra số tồn kho về mặt số lượng theo từng danh điểm hàng hoá.
Tại phòng kế toán: kế toán bán hàng mở thẻ chi tiết cho từng danh điểm hàng hoá tương ứng với thẻ kho mở ở kho Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập- xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán bán hàng phải kiểm tra đối chiếu ghi đơn giá hạch toán vào và tính ra số tiền, sau đó lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết hàng hoá có liên quan Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho về mặt giá trị của từng loại hàng hoá Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp.
Sổ,thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn Hành hoá Thẻ kho
Sổ Kế Toán Tổng Hợp
Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán bán hàng còn mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ.
Sơ đồ 01: Chi tiết hàng hoá theo phương pháp thẻ song song
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng
1.5.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Trong phương pháp này, tại kho thủ kho sử dụng thẻ kế toán chi tiết hàng hoá giống phương pháp thẻ song song.Tại phòng kế toán, kế toán không mở thẻ chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền từng danh điểm bán hàng theo từng kho Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng hàng hoá, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ Cuối tháng đối chiếu số lượng hàng hoá trên sổ luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp.
Bảng kê xuất hàng hoá Chứng từ xuất
Sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán tổng hợp
Bảng kê nhập hàng hoá
Sơ đồ 02: Kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp sổ đối chiêu luân chuyển
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng
1.5.3 Phương pháp sổ số dư
Theo phương pháp sổ số dư, tại kho công việc của thủ kho giống như hai phương pháp trên Ngoài ra theo định kỳ, sau khi ghi thẻ kho kế toán lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất hàng hoá.
Ngoài ra thủ kho còn phải ghi số lượng hàng hoá tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm hàng hoá vào sổ số dư Sổ số dư đươc kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm , trước ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho phải gửi vào phòng kế toán và tính thành tiền.
Tại phòng kế toán: nhân viên kế toán theo định kỳ phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ ( giá hạch toán) tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ
Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Sổ số dư Bảng luỹ kế
Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Thẻ kho Bảng tổng hợp
Kế toán tổng hợp Đồng thời ghi số tiền vừa tính được của từng mặt hàng (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn kho hàng hoá Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất hàng hoá
Tiếp đó cộng số tiền nhập , xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng mặt hàng Số dư này được dùng để đối chiếu với số dư trên sổ số dư.
Sơ đồ 03: Kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp sổ số dư
Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng
Kế toán tổng hợp nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại
1.6.1 Kế toán giá vốn hàng bán
Tính giá hàng hoá về thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của hàng hoá.Theo quy định hàng hoá được tính theo giá thực tế (giá gốc) tức là hàng hoá khi nhập kho hay xuất kho đèu được phản ánh trên sổ sách theo giá thị trường.
Giá gốc ghi sổ của hàng hoá được tính như sau:
Giá Trị thực tế của hàng hoa nhập kho =
Giá mua ghi trên hoá đơn người bán +
Thuế NK (thuế TNDN) nếu có
Các khoan giảm giá (CKTM)
Giá thực tế ghi sổ gồm giá trị mua của hàng hoá (giá mua ghi trên hoá đơn của người bán đã đươc trừ vào chi phí thương mại và giảm giá hàng mua được hưởng, cộng các chi phí gia công, hoàn thiện và cộng các loại thuế không được hoàn lại) và các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí bao bì, chi phí thu nua, chi phí thuê kho thuê bãi, tiền phạt lưu hàng, lưu kho, lưu bãi….). Để xác định giá thực tế (giá gốc) ghi sổ của hàng hoá xuất kho trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý trình độ nghiệp vụ kế toán có thể sử dụng một số phương pháp sau đây theo nguyên tắc nhất quán, nếu thay đổi phương pháp phải giải thích rõ ràng.
1.6.1.1 Phương pháp giá đơn vị bình quân
Theo phương pháp này, giá gốc hàng hoá xuất trong thời kì được tính theo giá đơn vị bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trước, bình quân mỗi lần nhập).
Giá thực tế hàng hoá xuất dùng = Số lượng hàng hoá xuất dùng x Giá trị đơn vị bình quân hàng hoá xuất
Phương pháp đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ
Phương pháp này đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao, hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng tới công tác quyết toán nói chung.
Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá gốc hàng hoá tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Số lượng hàng hoá tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Phương pháp đơn vị bình quân cuối kỳ trước
Phương pháp này khá đơn giản, phản ánh kịp thời biến động của hàng hoá tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của hàng hoá kỳ này.
Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Giá gốc hàng hoá tồn kho đầu kỳ
Số lượng thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ
Phương pháp giá đơn vị sau mỗi lần nhập.
Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên, laị vừa chính xác vừa cập nhật Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công và phải tính toán nhiều lần.
Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhâp = Giá thực tế hàng hoá tồn kho sau mỗi lần nhập
Số lượng thực tế hàng hoá tồn sau mỗi lần nhập
1.6.1.2 Phương pháp nhập trước- xuất trước (FIFO)
Theo phương pháp này giả thiết rằng hàng hoá nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước rồi mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất.
Nói cách khác, cơ sơ của phương pháp này là giá gốc của hàng hoá mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá hàng hoá mua trước Do vậy, giá trị hàng hoá tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của hàng hoá mua vào sau cùng Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm.
1.6.1.3 Phương pháp nhập sau- xuất trước (LIFO)
Phương pháp này giả định những hàng hoá mua sau cùng được xuất trước tiên Phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm phát.
1.6.1.4 Phương pháp giá thực tế đích danh
Theo phương pháp này, hàng hoá được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập kho cho đến lúc xuất dùng Khi xuất hàng hoá sẽ tính theo giá gốc Phương pháp này thường sử dụng với các loại hàng hoá có giá trị cao và có tính tách biệt.
1.6.2 Kế toán doanh thu bán hàng
Tuỳ theo phương thức, hình thức bán hàng, hạch toán bán hàng sử dụng các chứng từ kế toán sau
+ Hoá đơn giá trị gia tăng hay hoá đơn bán hàng.
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
+ Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
+ Báo cáo bán hàng, bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ, bảng thanh toán hàng đại lý ( ký gửi).
+ Thẻ quầy hàng, giấy nộp tiền, bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày. +Hoá đơn bán lẻ
+Các chứng từ khác có liên quan( chứng từ đặc thù như tem, vé, thẻ in sẵn mệnh giá…)
1.6.2.2 Tài khoản sử dụng Để phản ánh các khoản liên quan giá bán, doanh thu và các hoá đơn khoản ghi giảm doanh thu về bán hàng cùng với doanh thu thuần về bán hàng, kế toán sử dung các khoản sau đây:
TK 511 “doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
TK này dùng để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế cùng các khoản giảm trừ doanh thu Từ đó xác định DTT trong kỳ của doanh nghiệp Nội dung ghi chép của tài khoản như sau:
+ Khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại khi bán hàng và doanh thu bán hàng bị trả lại.
+ Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp phải nộp tính theo DTBH thực tế.
+ Kết chuyển DTT về tiêu thụ trong kỳ.
Bên có: Phản ánh tổng doanh thu tiêu thụ trong kỳ.
Tài khoản 511 cuối kỳ không có số dư và chi tiết là 4 tài khoản cấp hai dưới dây: + TK 5111 “doanh thu bán hàng hoá”: tài khoản này được sư dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp thương mại.
+ TK 5112 “doanh thu bán các thành phẩm”: tài khoản này được sủ dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất như công nghiệp, nông nghiệp, xây lắp…
+ TK 5113 “ doanh thu cung cấp dịch vụ”: tài khoản này được sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp dịch vụ, du lịch, vận tải, bưu điện hàng hoá, dịch vụ khoa học kĩ thuật, dịch vụ may đo, dịch vụ sửu chữa đồng hồ…
+ TK 5114 “doanh thu trợ cấp, trợ giá”: tài khoản này được sử dụng để phản ánh khoản mà nhà nước trợ cấp, trợ giá cho doanh nghiệp, trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ cung cấp hàng hoá, dịch vụ theo yêu cầu của nhà nước. Khi phản ánh doanh nghiệp bán hàng, bên có TK 511 cần phân biệt theo từng trường hợp:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG
Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH TM & DV Song Việt
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Song Việt là một doanh nghiệp tư nhân Công ty được xác định là đại diện lớn nhất của Công ty CP ống thép Việt Đức và Chi nhánh Công ty TNHH ống thép Hoà Phát, có chức năng tiếp nhận, kinh doanh, cung ứng sắt ,thép… phục vụ các đơn vị sản xuất, các hộ kinh doanh và các tỉnh lân cận
Công ty được thành lập ngày 27 tháng 7 năm 2000 trên cơ sở tự thành lập với sự giúp đỡ của công ty ống thép Việt Đức và Chi Nhánh Công Ty ống thép Hoà Phát Sự ra đời của Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Song Việt không chỉ là bước ngoặt, không chỉ là một dấu mốc quan trọng cho sự ra đời ngành kinh doanh ống thép mà chính nó đã khẳng định vị trí quan trọng của ống thép trong nền kinh tế quốc dân, mở ra cho lịch sử ngành kinh doanh ống thép nước ta trong thời kỳ mới đầy thử thách, khó khăn nhưng cũng rất đáng tự hào Quá trình hình thành và phát triển của Công ty là một quá trình đấu tranh, xây dựng gian khổ nhưng rất vẻ vang, là quá trình hoàn thiện tổ chức và nhiệm vụ kinh doanh ống thép phù hợp với tình hình phát triển kinh tế trong từng thời kỳ của đất nước
Thời kỳ đầu, hầu hết cơ sở vật chất của công ty đều phải tự mua sắm Được sự quan tâm chỉ đạo, giúp đỡ của công ty ống thép Việt Đức và Chi nhánh công ty cổ phần ống thép Hoà Phát, sự đầu tư và chi viện kịp thời nhiều phương tiện vật chất kỹ thuật của công ty ống thép Việt Đức và Chi nhánh công ty cổ phần ống thép Hoà phát, công ty đã nhanh chóng được đưa vào hoạt động Chỉ sau 2 tháng hoạt động công ty đã trở thành đầu quan trọng tiếp nhận ống thép của công ty ống thép Việt Đức và Chi Nhánh Công Ty ống thép Hoà Phát
Trưởng phòng KD Trưởng phòng TC - HC Trưởng phòng TC -KT Kho
Sau khi thành lập được 1 năm, Công ty từng bước ổn định và hoàn thiện hệ thống tổ chức, phương thức quản lý nhằm đáp ứng ống thép cho các đơn vị sản xuất Công ty vẫn giữ vị trí là một trong ba công ty đầu mối có nhiệm vụ tiếp nhận và cung ứng ống thép cho các đơn vị sản xuất trong khu vực và các tỉnh lân cận Trong cơ chế mới, Công ty không những tổ chức tốt các hoạt động kinh doanh, đảm bảo thỏa mãn ống thép cho các đơn vị sản xuất mà còn đẩy nhanh quá trình nâng cấp, cải tạo cơ sở vật chất kỹ thuật, đổi mới trang thiết bị và khẩn trương xây dựng mở rộng mạng lưới bán lẻ ống thép, đổi mới phong cách và phương thức dịch vụ,nhanh chóng chiếm lĩnh thị trường, mở rộng và phát triển thị trường, tạo ra những lợi thế và giữ vững uy tín của mình trên thị trường khu vực Công ty luôn hoàn thành xuất sắc các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật và nhiệm vụ chính trị của ngành giao cho, luôn giữ vai trò chủ đạo trong kinh doanh ống thép trên thị trường Hà Nội và khu vực lân cận, làm tròn nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, ổn định và cải thiện đời sống CB-CNV, Công ty ngày càng ổn định và phát triển.
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty
2.2.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Song Việt được chỉ đạo từ trên xuống dưới theo kiểu trực tuyến
Sơ đồ 15: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH TM & DV Song Việt
2.2.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Giám đốc là người đứng đầu BGD , là người đại diện cho công ty trước cơ quan pháp luật và tài phán Giám đốc điều hành hoạt động kinh doanh và chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về việc thực hiện các nghĩa vụ và quyền hạn được giao.
Phó giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc, do Giám đốc công ty giới thiệu đề nghị và phải được hội đồng thành viên nhất trí Phó giám đốc có quyền thay mặt Giám đốc điều hành mọi hoạt động của công ty khi Giám đốc vắng mặt.
Phó Giám Đốc phải chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của mình trước Giám đốc công ty và hội đồng thành viên
Là người trực tiếp quản lý phòng kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm về việc giao dịch mua bán với khách hàng, thưc hiện chế độ thông tin báo cáo, tiếp thị và cung ứng trực tiếp hàng hoá cho mọi đối tượng quản lý tiền cơ sở vật chất do công ty giao
2.2.2.4 Trưởng phòng tổ chức hành chính
Có chức năng tham mưu cho giám đốc về việc sắp xếp, bố chí cán bộ đào tạo và phải bố trí đúng người, đúng ngành nghề, công việc, quyết toán chế độ người lao động theo chính sách , chế độ của nhà nước và chế độ của công ty.
2.2.2.5 Trưởng phòng tài chính kế toán
Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của phòng tài chính kế toán, đồng thời nắm bắt toàn bộ hoạt động kinh doanh trong công ty qua đó giám sát tình hình của công ty, cũng như việc sử dụng có hiệu quả tiền vốn, lao động, vật tư giám định việc chấp hành chế độ hạch toán,các chỉ tiêu kinh tế, tổ chức theo quy định của nhà nước ,lập bảng chi tổng hợp, xây dựng kết quả tiêu thụ, kết quả tài chính và kết quả kinh doanh của công ty
Là nơi cất trữ và bảo quản hàng hoá của công ty Hàng hoá sau khi mua về sẽ được nhập vào kho Thủ kho có trách nhiệm theo dõi, ghi chép về mặt lượng hàng hoá nhập – xuất - tồn kho để cung cấp số liệu cho phòng kế toán và phòng kinh doanh
Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty
Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Song Việt hoạt động trong lĩnh vực thương mại với mặt hàng kinh doanh chủ yếu là ống thép phục vụ cho xây dựng và dân dụng (với số vốn điều lệ 5.000.000.000 đồng) Đây là ngành hàng vật liệu có vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình xây dựng đô thị, nhà cửa, khu công nghiệp nhằm thúc đẩy quá trình công nghiệp hoá hiện đại hoá
Các ngành nghề kinh doanh của công ty bao gồm:
+Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá
+Sản xuất thép công nghiệp và dân dụng
+Mua bán máy móc thiết bị công nghiệp, đồ kim khí, sắt thép, thép ống phục vụ xây dựng và dân dụng
+Sản xuất và mua bán thiết bị vòi hoa sen, các loại trang thiết bị nhà vệ sinh và nhà bếp
+Sản xuất và mua bán sứ vệ sinh
Ngay từ khi thành lập, công ty đã xác định thị trường mục tiêu cho mình là những cửa hàng đại lý kinh doanh thép và các công ty xây dựng trong toàn quốc.Trong cơ chế thị trường hiện nay đặc biệt là nhữngnăm gần đây, giá thép trên thị trường biến động mạnh, thị trường thép không ổn định cộng thêm sự cạnh tranh quyết liệt của các công ty, doanh nghiệp kinh doanh buôn bán thép khác làm cho công ty gặp không ít khó khăn .Đội ngũ công nhân viên toàn công ty đã không ngừng học hỏi kinh nghiệm, áp dụng tích cực các chiến lược kinh doanh có hiệu quả nên công ty đã vượt qua nhiều thử thách và ngày một khẳng định được vị thế của mình trên thương trường.
Sau đây là một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động của công ty
Biểu số 01: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh Đơn vị: VNĐ
Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008
Doanh thu thuần từ HĐKD 12.235.356.123 8.455.484.157 26.464.779.797 Giá vốn hàng bán 7.709.993.948 7.967.246.453 25.788.304.570
CFBH và CFQLDN 365.254.810 384.441.038 452.586.585Lợi nhuận thuần từ HĐKD 160.107.365 103.796.667 223.888.824Thuế thu nhập DN phải nộp 44.830.062 29.063.066 62.688.870Lơi nhuận sau thuế 115.277.303 77.733.601 161.191.954
Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Song Việt được thành lập để thực hiện các hoạt động kinh doanh buôn bán TLSX,TLTD, môi giới thương mại Ngoài ra công ty còn là đại lý mua,bán, ký gửi hàng hoá phục vụ cho nhu cầu của nền kinh tế
Công ty TNHH TM & DV Song Việt có những nhiệm vụ cơ bản sau:
+ Thực hiện đúng các chế độ chính sách pháp luật của nhà nước có liên quan đến hoat động của công ty
+ Thực hiện nghiêm túc các hợp đồng kinh tế hợp đồng ngoại thương đã kí kết
+ Xây dựng, tổ chức và thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty theo quyết định hiện hành
+ Khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn do nhà nước cấp và tự tạo ra nguồn vốn đảm bảo tự trang trải và đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ nhà nước giao, phục vụ phát triển kinh tế
Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán công hợ
+ Nghiên cứu kĩ năng sản xuất , nhu cầu thị trường trong nước và quốc tế nhằm nâng cao chất lượng hàng hoá đáp ứng nhu cầu tiêu dùng sản xuất trong nước và xuất khẩu
+ Quản lý, chỉ đạo các đon vị trực thuộc theo quy định hiện hành
Đặc diểm tổ chức công tác kế toán ở công ty TNHH TM & DV Song Việt
2.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán
2.5.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 16 : Tổ chức bộ máy kế toán công ty TNHH TM & DV Song Việt
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung Công ty chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán đẻ thực hiện tất cả các giai đoạn kế toán ở mọi phần hành kế toán Phòng kế toán của công ty phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin , lập báo cáo tổ chức và báo cáo quản trị
2.5.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty TNHH TM & DV Song Việt như sau:
Là người có trình độ chuyên môn về kế toán và do Giám đốc tuyển chọn Kế toán trưởng là người giúp việc cho Giám đốc trong phạm vi hội đồng tài chính kế toán của công ty, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của công ty trước hội đồng thành viên và trước pháp luật.
Kế toán trưởng là người trực tiếp chịu trách nhiệm giao dịch với cơ quan thuế, ngân hàng về các hoạt động tài chính chịu sự kiểm tra giám sát của hội đồng thành viên và giám đốc công ty.
Có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các số liệu, bảng biểu của các kế toán viên, theo dõi tình hình bán hàng và tài khoản của công ty tại ngân hàng
Cuối kì quyết toán lập bảng cân đối các tài khoản, lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính.
Là người nắm giữ ngân sách của công ty, theo dõi tiền mặt tại quỹ, là người trực tiếp cất giữ, bảo quản và chi các khoản doanh thu bán hàng,… trực tiếp xuất tiền cho các khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh khi có lệnh của cấp trên
Kế toán thanh toán công nợ
Theo dõi công nợ của khách hàng của công ty đồng thời phản ánh tình hình thanh toán tiền với ngân hàng một cách chính xác đảm bảo đúng chế độ kế toán hiện hành
2.5.2 Tổ chức công tác kế toán
Công ty đang áp dụng hệ thống kế toán mới từ ngày 1/1/1996 theo nghị quyết số 1141/TC/CĐKT của Bộ tài chính theo mô hình kế toán của doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đơn vị tiền tệ được sử dụng tại công ty là đồng Việt Nam, kỳ kế toán tính theo tháng, niên độ kế toán tại công ty được tính theo năm Cuối mỗi niên độ kế toán, giám đốc và kế toán trưởng tổ chức kiểm tra công tác kế toán, kiểm tra việc ghi chép sổ kế toán, tổ chức chỉ đạo công tác kế toán trong doanh nghiệp và tiến hành đối chiếu số liệu giữa các chứng từ kế toán đồng thời tổ chức lập và phân tích báo cáo tài chính.
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ(thẻ) kế toán chi tiết
2.5.2.2 Hình thức sổ kế toán
Hình thức kế toán mà công ty TNHH TM & DV Sng Việt áp dụng là hình thức nhật kí chung
Các loại sổ kế toán công ty sử dụng:
Sơ đồ 17 : Trình tự ghi sổ ở công ty TNHH TM & DV Song Việt
Ghi hàng ngàyGhi cuối thángQuan hệ đối chiếu
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc (phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có…) kế toán hạch toán số liệu vào các sổ, thẻ hạch toán chi tiết ( sổ theo dõi tiền mặt, thẻ kho, tiền gửi ngân hàng…) đồng thời ghi vào sổ nhật ký chung.Từ nhật ký chung lấy số liệu để lên sổ cái (sổ cái TK 111, sổ cái
TK 156, sổ cái TK 131…) Tổng hợp số liệu từ các sổ cái, kế toán lên bảng cân đối tài khoản Cuối kì lập báo cáo kế toán.
Công ty TNHH TM & DV Song Việt áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, lấy số liệu thực tế tại phòng kế toán và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
Thực trạng công tác kế toán bán hàng tại công ty TNHH TM & DV Song Việt
Công ty chỉ áp dụng hai hình thức bán hàng là hình thức bán buôn và bán lẻ:
Trong hình thức bán buôn, công ty bán buôn theo hai phương thức: bán buôn qua kho theo hình thức bán hàng trực tiếp và bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng. Bán buôn là phương thức bán hàng chủ yếu của công ty vì phương thức này giúp cho công ty tiêu thụ hàng hoá với số lương lớn, tránh hiện tượng thất thoát và thu hồi vốn nhanh, ít có hiện tượng ứ đọng vốn hay khách hàng nợ nần dây dưa chiếm dụng vốn của công ty Bán buôn thường dựa vào chứng từ là hợp đồng kinh tế đã kí hoặc đơn đặt hàng của khách hàng vì theo phương thức này, hoat động kinh doanh của công ty có cơ sở vững chắc về pháp lý, mặt khác công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của công ty
Hiện nay công ty không áp dụng chiết khấu bán hàng Mức giá bán giới hạn trong khoảng nhất định do phòng kinh doanh đưa ra Khi khách hàng mua hàng với số lượng lớn thì có thể áp dụng phương pháp giảm giá để khuyến khích khách hàng mua nhiều.
Về phương thức thanh toán, công ty săn sàng chấp nhận mọi phương thức thanh toán của khác hàng, thanh toán bằng tiền mặt, séc chuyển khoản, ngân phiếu và ngoại tệ.
Hiện nay công ty chỉ áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp Nhân viên bán hàng thu tiền và trực tiếp giao hàng cho khách hàng Hàng ngày, thủ kho phải lập báo cáo bán hàng để đua lên phòng kế toán kèm theo báo cáo quỹ tiền mặt và lênh giao hàng
2.6.2 Quy trình xuất kho hàng hoá
+ Bước 1: Thủ kho nhận lệnh giao hàng (lệnh giao hàng được lập theo mẫu số 01/SKT)
+ Bước 2: Lập phiếu xuất kho
Thủ kho sau khi đã kiểm tra tính hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập lệnh xuất kho Trên phiếu xuất kho phải ghi rõ chính xác tên từng loại hàng và số lượng theo yêu cầu xuất trên lệnh giao hàng vào cột “ số lượng theo yêu cầu”.
Phiếu xuất kho được lập thành 4 liên: 1 liên lưu tai quyển ( thủ kho giữ và vào sổ), 1 liên chuyển cho khách hàng, 1 liên chuyển cho kế toán, 1 liên chuyển về đơn vị báo cấp hàng.
+ Bước 3: Phê duyệt xuất kho.
Phiếu xuất kho được chuyển lên cho những người có thẩm quyền phê duyệt. Nếu ban giám đốc không phê duyệt thì chuyển cho thủ kho kiểm tra lại Nếu phê duyệt ban giám đốc kí vào giấy xuất kho
+ Bước 4: thủ kho xuất hàng
Căn cứ vào phiếu xuất kho đã được phê duyệt, thủ kho tiến hành xuất hàng và ghi số lượng thực vào cột “ số lượng thực xuất” thủ kho phải đối chiếu và kiểm tra khớp đúng thông tin thực tế với thông tin đã được cung cấp trên lệnh giao hàng về người nhận hàng mới được xuất hàng Người nhận hàng có thể là lái xe vận chuyển hoặc đại diện khách mua hàng.
.+Bước 5: Đại diện nhận hàng ký xác nhận: đã nhận đủ số hàng vào phiếu xuất kho. +Bước 6: Bảo vệ kiểm tra hàng hoá khi xe ra cổng và kí nhận vào giấy xuất kho đồng thời phải vào sổ theo dõi hàng hoá ra vào cổng.
+Bước 7: Chuyển chứng từ cho kế toán: hai liên phiếu xuất kho sẽ được chuyển về cho kế toán bao gồm 1 quyển cho kế toán đơn vị, 1 quyển liên chuyển cho kế toán của đơn vị báo cấp hàng để theo dõi công nợ.
+ Bước 8: Quyết toán công việc.
Kế toán và thủ kho thường xuyên đối chiếu để đảm bảo hàng hoá nhập xuất,tồn đầy đủ và chính xác Đầu kỳ lập và gửi báo cáo lên ban giám đốc.
Chuyến chứng từ cho kế toán
Thủ kho xuất Đại diện nhận hàng ký xác nhận
Sổ theo dõi hàng hoá ra vào cổng
Sơ đồ 18: Quy trình xuất kho hàng hoá
Ví dụ: Căn cứ vào đơn đặt hàng vào ngày 28 tháng 12 năm 2008, của cửa hàng
Thu Xiêm, nhân viên bán hàng lập lênh giao hàng nội dung như sau:
Biểu số 02: Lệnh giao hàng
Công ty TNHH TM & DV Song Việt BM: 01/BH-TL Số: 280 Lệnh giao hàng
Tên khách hàng: Cô Thu – Cửa hàng Thu Xiêm - Điện thoại: 038 871 933 Địa chỉ: 235 Đường Láng - Hà Nội - Xuất tại kho: Bala
Tên lái xe: Anh Diệu Số xe: 30N – 9495 Điện thoại:
STT Tên hàng/quy cách Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền
Số tiền bằng chữ: Năm mươi triệu hai trăm bảy mươi bảy nghìn năm trăm đồng
Hình thức thanh toán: Thanh toán hết bằng tiền mặt tại kho BaLa
Phương thức giao nhận: Trên xe bên mua tại kho Tam Trinh
Thời gian và địa điểm giao nhận: Chiều ngày 28/12/2008 tại kho BaLa
Các lưu ý khác:……… Lệnh giao hàng được gửi đi lúc: …… giờ………….phút…….ngày 28/12/2008
Nhân viên bán hàng đề nghị Nhân viên kế toán kiểm tra Phê duyệt bởi
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 03: Phiếu điều động phương tiện
Công ty TNHH TM & DV Song Việt
Phiếu điều động phương tiện
Tên người đề nghị:… Tạ Đồng Diệu…
Theo lênh giao hàng số 280 ngày 28/12/2008
Tên khách hàng: Cửa hàng Thu Xiêm Địa chỉ: 235 Đường Láng - Hà Nội
Thời gian thực hiện: ngày 28/12/2008 tên phương tiện: ô tô 37N-9495
Nội dung điều động: từ kho BaLa- Hà Nội Địa điểm thực hiện tại: kho BaLa
Số lượng: 521 cây (ống thép đen) ĐG: TT: 200.000
Thành tiền bằng chữ: Hai trăm ngàn đồng chẵn
Hà Nội , ngày 28 tháng 12 năm 2008
Người đề nghị Kế toán kiểm tra Phê duyệt
(Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên)
Thủ kho BaLa kiểm tra tính hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập phiếu xuất kho. Hàng sẽ được xuất sau khi phiếu xuất kho được Ban giám đốc phê duyệt Lệnh giao hàng này cùng với 01 phiếu thu tiền mặt sẽ được chuyển về phòng kế toán
Biểu số 04: Phiếu xuất kho Đơn vị:công ty TNHH
TM & DV Song Việt Phiếu xuất kho
Mẫu số:02-VT (QĐsố 1141-TC/CĐKT) ngày 1-11-1995 của BTC
Họ tên người nhận hàng: Cô Thu…Địa chỉ: ngươi đặt hàng
Lý do xuất kho:………bán cho cửa hàng: Thu Xiêm……….
Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất hàng hoá
Mã số Đơn vị tính
Tổng số tiền( viết bằng chữ): Bốn mươi chín triệu chín trăm tám mươi chín ngàn năm trăm đồng.
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng người nhận Thủ kho
(Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên)
2.6.3 Kế toán giá vốn hàng bán
Công ty tính giá vốn hàng bán theo phương pháp nhập trước- xuất trước Xét cụ thể mặt hàng ống thép đen của công ty TNHH TM & DV Song Việt từ ngày 01/12-31/12 như sau:
Ngày 01/12 , tồn đầu tháng: 10.400 cây, ĐG: 84.600đ/cây
Ngày08/12, nhập: 10.000 cây , ĐG:85.000 đ/cây
Giá vốn của mặt hàng này được tính như sau:
Ngày 05/12, xuất 5.000 cây, ĐG : 84.600, TT:423.000.000
Ngày12/12, xuất 400 cây , ĐG: 84.600, TT: 33.840.000
Việc bố trí kế toán chi tiết hàng tồn kho ở công ty TNHH TM & DV Song Việt được tiến hành theo phương pháp thẻ song song.
* Tại kho: hàng ngày căn cứ vào số liệu trên phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn GTGT thủ kho phản ánh số liệu vào cột chứng từ, số lượng vào cột nhập- xuất của thẻ kho. Cuối ngày, dựa vào số tồn cuối ngày trước và tổng số nhập xuất trong ngày để tính ra số tồn kho cuối ngày
Biểu số 05: Hoá đơn GTGT
HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số:01GTKT-3LL
Ngày 28/12/2008 Đơn vị bán hàng: Công Ty CP ống thép Việt Đức Địa chỉ : Binh Xuyên - Vĩnh Phúc. Điện thoại: MS:
Họ tên người mua hàng: Công ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Song Việt Địa chỉ: 85 Trung Kính - Nhân Hoà - Cầu Giấy - Hà Nội
Hình thức thanh toán : Chuyển Khoản MS:
STT Tên hàng hoá Đơn vị SL Đơn giá Thành tiền
Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 9.636.371 Tổng cộng tiền thanh toán: 106.000.000
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh sáu triệu đồng
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đvị
(Ký, họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên)
Biểu số 06: Phiếu nhập kho
Công ty TNHH TM & DV Song Việt
Mẫu số: 02-VT (QĐ số1141-TC/QĐKT ngày 2-11-1996 BTC
Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Hưng
Theo … HĐ… Số… Ngày 28 tháng 12 năm 2008 của công ty CP ống thép Việt Đức.
TT Tên hàng hoá Mã số Đvị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tổng số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh sáu triệu đồng.
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho
(Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên)
Biểu số 07 : Hóa đơn GTGT
HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số:01GTKT-3LL
Ngày 28/12/2008 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Song Việt Địa chỉ : 1194/12A1- Đường Láng Điện thoại: 04 7662545 MS:
Họ tên người mua hàng: Công Ty TNHH Thu Xiêm Địa chỉ: 235 Đường Láng - Hà Nội
Hình thức thanh toán : Chuyển Khoản MS:
STT Tên hàng hoá Đơn vị SL Đơn giá Thành tiền
Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 4.570.682 Tổng cộng tiền thanh toán: 50.277.500
Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi triệu hai trăm bảy mươi bảy ngàn năm trăm đồng.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đvị
(Ký, họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên)
Căn cứ vào hoá đơn GTGT (liên 2)kèm phiếu nhập kho số 52 và hoá đơn GTGT (liên 1) kèm phiếu xuất kho số 280 ,thủ kho phản ánh số liệu vào thẻ kho cho từng mặt hàng để theo dõi số lượng nhập- xuất- tồn
*Xét cụ thể về mặt hàng ống thép đen 20 x 20 x 1.0 x 6m
Công ty TNHH TM & DV Song Việt
Tên nhãn hiệu , quy cách hàng hoá: ống thép đên 20 x 20 x 1.0 x 6m Đơn vị tính: Cây
SH N T Nhập Xuất Tồn ký
Các mặt hàng khác cũng được mở thẻ kho tương tự như mặt hàng ống thép đên 20 x 20 x 1.0 x 6m
MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SONG VIỆT
Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công
ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Song việt
Hoạt động kinh doanh thương mại trong nền kinh tế thị trường đặc biệt là nền kinh tế thời mở cửa như hiện nay, cơ hội đến với các doanh nghiệp là khá nhiều song đầy thách thức Môi trường cạnh tranh gay gắt không chỉ trong phạm vi quốc gia mà còn cả trên thương trường quốc tế đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải tìm ra cho mình những cách thức kinh doanh hiệu quả và hợp pháp giúp doanh nghiệp đứng vững và phát triển Theo đó, kế toán bán hàng là một vấn đề quan trọng mà các doạnh nghiệp cần quan tâm và không ngừng hoàn thiện trong quá trình tồn tại và phát triển của mình.
Kế toán bán hàng với việc xác định giá nhập, giá xuất hàng hoá là cơ sở xác định giá vốn hàng hoá đồng thời cũng là căn cứ để doanh nghiệp định giá bán hàng hoá đó Kết quả bán hàng là chỉ tiêu quan trọng để phản ánh quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy , việc xác định đúng đắn và hợp lý trị giá thực tế của hàng nhập , hàng xuất là vấn đề hết sức quan trọng, ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định của các nhà quản trị doanh nghiệp Do đó , các doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện công tác quản lý nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng để nâng cao hiệu quả trong kinh doanh từ đó tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường
Tuy nhiên việc hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng ở các doanh nghiệp phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
+ Quán triệt nguyên tắc tuân thủ chế độ kế toán đã được ban hành như : chuẩn mực kế toán, thông tư hướng dẫn, hệ thống tài khoản, hệ thống biểu mẫu sổ sách kế toán do Bộ tài chính ban hành.
+ Đảm bảo nguyên tắc phù hợp và vận dụng linh hoạt vào tình hình cụ thể của công ty.
+ Đảm bảo tính hiệu quả của công tác kế toán.
Nhận xét chung về công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Song Việt
Công ty TNHH TM & DV Song việt là một đơn vị kinh tế hạch toán độc lập , hoạt động trong lĩnh vực thương mại với chức năng chủ yếu là tiêu thụ hàng hoá, đưa hàng hoá ra lưu thông và đến tay người tiêu dùng Công ty luôn hoàn thành tốt chức năng kinh doanh của mình cũng như nghĩa vụ đối với Nhà nước
Trong điều kiện mở cửa của nền kinh tế thị trường, ban lãnh đạo công ty đã linh hoạt đưa ra nhiều biện pháp kinh tế có hiệu quả nhằm khắc phục mọi khó khăn và hoà nhập nhịp sống của công ty với nhịp sống của cơ chế thị trường Công ty đã hiểu được “bán hàng là sức sống” nên trong công tác quản trị doanh nghiệp bộ phận kế toán của công ty đã đặc biệt quan tâm chú trọng tới công tác kế toán bán hàng.
Trong thời gian thực tập tại công ty, được tiếp xúc với bộ máy kế toán nói chung, phần hành kế toán bán hàng nói riêng, em xin nêu ra nhận xét về công tác kế toán bán hàng tại công ty TNHH TM & DV Song việt như sau:
Thứ nhất : về tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung phù hợp với điều kiện kinh doanh của một doanh nghiệp mới được thành lập và hạch toán độc lập đồng thời tạo điều kiện cho kế toán kiểm tra và giám sát chặt chẽ các hoạt động kinh doanh một cách có hiệu quả Đội ngũ kế toán của phòng kế toán có trình độ cao , được phân công rõ ràng theo từng phần hành kế toán phù hợp với khả năng và trình độ chuyên môn, do đó công tác kế toán đạt hiệu quả cao và hạn chế nhiều sai sót.
Thứ hai : về hình thức kế toán, sổ kế toán, chứng từ kế toán
Trong điều kiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên và có giá trị lớn nên việc công ty áp dụng hình thức sổ nhật ký chung là hoàn toàn hợp lý giúp cho công tác quản lý chặt chẽ và có hiệu quả.
Hệ thống sổ sách kế toán được công ty áp dụng đúng với các quy định tài chính hiện hành Bộ chứng từ kế toán mà công ty sử dụng đúng theo biểu mẫu quy định, tổ chức luân chuyển hợp lý, nhanh chóng, kịp thời đảm bảo công tác kế toán thực hiện có hiệu quả.
Thứ ba : về hàng hoá
Công ty có nhiều biện pháp bảo quản, lưu trữ hàng hoá Khi nhập kho hàng hoá, công ty kiểm tra chất lượng sản phẩm rất chặt chẽ đảm bảo xuất cho khách hàng những sản phẩm có chất lượng cao Hàng hoá của công ty được phân loại thành các nhóm hàng có cùng nội dung, công dụng, tính chất rất rõ ràng, hợp lý và cụ thể.
Kế toán đánh giá và phản ánh trị giá hàng nhập theo đúng các nguyên tắc kế toán và áp dụng linh hoạt tình hình thực tế tại công ty.
Thứ tư: về kế toán chi tiết hàng hoá
Công ty hạch toán chi tiết hàng hoá tại kho và phòng kế toán theo phương pháp thẻ song song Đây là phương pháp đơn giản , dễ thực hiện, đảm bảo khả năng so sánh số liệu giữa kho và phòng kế toán được chính xác, cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời
Thứ năm : kế toán hàng tồn kho
Việc công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên rất phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty, đảm bảo cung cấp thường xuyên liên tục về tình hình nhập-xuất-tồn hàng hoá tại công ty phục vụ kịp thời cho yêu cầu quản lý.
Thứ sáu :về kế toán bán hàng
Phòng kinh doanh và phòng kế toán cùng hoạt động ăn khớp với nhau, thường xuyên có sự kiểm tra đối chiếu số liệu đảm bảo quản lý hàng hoá một cách chặt chẽ, tránh mọi hao hụt, mất mát về mặt hiện vật.
Thứ bảy : về các khoản giảm trừ doanh thu
Công ty thực hiện tương đối phù hợp với chế độ kế toán mới do Bộ tài chính ban hành Ngoài ra công ty đã hạn chế tới mức tối đa những khoản giảm trừ doanh thu không đáng có như: giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại Điều này thể hiện công ty đã làm tốt công tác kiểm tra chất lượng hàng bán.
Thứ tám : về tình hình theo dõi công nợ
Ngoài những khách hàng tức thời mua hàng với phương thức thanh toán trực tiếp, công ty còn có cả danh sách theo dõi các bạn hàng thường xuyên , quen thuộc hợp tác làm ăn lâu dài với công ty Số khách này chiếm phần lớn số lượng khách hàng của công ty, điều này đã đặt cho bộ phận kế toán của công ty trách nhiệm nặng nề là thường xuyên phải theo dõi kiểm tra một lượng tài sản khá lớn của mình đang trong quy trình thanh toán Công ty đã tìm ra và hoàn thiện các biện pháp thích hợp từ mềm dẻo đến cứng rắn để thu hồi nợ Cơ chế bán hàng của công ty là cơ chế mở, luôn coi khách hàng là trung tâm,do đó khách hàng đến mua hàng được phục vụ nhanh chóng đảm bảo các thủ tục nhanh gọn, phù hợp với nền kinh tế thị trường.
3.2.2 Những mặt còn hạn chế
Thứ nhất : Công ty không sử dụng tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đuờng” vì vậy cuối kì kế toán nếu chưa đủ căn cứ để hạch toán hàng nhập kho (hoá đơn về nhưng hàng chưa về hoặc hàng về nhưng hoá đơn chưa về) thì kế toán không thực hiện hạch toán mà để sang kì sau khi có đầy đủ chứng từ kế toán mới thực hiện hạch toán thẳng vào TK156 “hàng hoá” Điều này không đúng với quy định hiện hành đồng thời không phản ánh chính xác tình hình kinh doanh của doanh nghiệp và gía trị thực tế hàng tồn kho hiện có ở công ty.
Thứ hai : Hàng mua của công ty có thể giao bán thẳng hoặc thực nhập kho, trong mọi trường hợp đều được hạch toán qua TK156 Việc luôn hạch toán hàng mua qua kho luôn làm tăng khối lượng công việc của kế toán đồng thời không phản ánh đúng giá trị hàng tồn kho thực tế và không phản ánh kịp thời tốc độ luân chuyển hàng hoá ở công ty cũng như tốc độ kinh doanh từ đó không đảm baỏ cung cấp thông tin chính xác , kịp thời theo yêu cầu quản lý.
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Song Việt
Hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng là yêu cầu cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp nhằm thúc đẩy quá trình hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu quả của công tác quản lý Trong thời gian thực tập, được tìm hiểu tình hình thực tế về công tác kế toán tại công ty TNHH TM & DV Song việt, em nhận thấy : về cơ bản công tác kế toán của công ty đã tuân thủ đúng chế độ kế toán của Nhà nước và Bộ tài chính ban hành đồng thời cũng rất phù hợp với tình hình thực tế của công ty.
Tuy nhiên bên cạnh những mặt tích cực mà công ty đã đạt được, công tác tổ chức kế toán bán hàng vẫn không tránh khỏi những mặt còn tồn tại chưa hơpj lý và chưa thật tối ưu Trên cơ sở nghiên cứu về lý luận và thực tiễn tại công ty, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến và giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán bán hàng ở công ty như sau:
* TK151 “Hàng mua đang đi đường”: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá các loại hàng hoá mua ngoài thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng còn đang trên đường vận chuyển hoặc đang chờ kiểm nghiệm nhập kho
Công ty nên sử dụng TK151 để phản ánh những hàng hoá đã mua nhưng cuối kỳ còn chưa về đến doanh nghiệp, điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp theo dõi được chi tiết hàng đã về nhập kho và hàng chưa về nhập kho Trình tự hạch toán hàng mua đang đi đường được thực hiện như sau:
+ Cuối kì kế toán, hàng mua chưa về nhập kho kế toán căn cứ hoá đơn nhận được ghi:
Nợ TK151: Giá trị hàng mua đang đi đường
Nợ TK133: Thuế GTGT của hàng mua còn đang đi đường
Có TK331 : Tổng giá thanh toán cho người bán +Sang kỳ sau hàng về nhập kho, kế toán căn cứ phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT hạch toán như sau:
Nợ TK156: Nếu hàng nhập kho
Nợ TK632 :Nếu hàng giao bán thẳng
Ví dụ: Ngày 29/12, công ty TNHH TM & DV Song việt mua 3 cây ống thép đen 22 x 1,2 x 6m HP trị giá mua cả thuế 692.000 Nhưng đến ngày 31/12 kế toán mới chỉ nhận được hoá đơn còn hàng vẫn chưa về nhập kho
Khi đó, kế toán sẽ phản ánh như sau:
Sang kỳ sau, khi hàng về nhập kho, kế toán sẽ hạch toán như sau
* TK 632: Giá vốn hàng bán
Khi hàng mua được công ty giao bán thẳng kế toán nên thực hiện hạch toán ngay vào
TK 632( nếu được chấp nhận thanh toán ) hoặc TK157 nếu chưa được chấp nhận thanh toán
+Nếu hàng chyển bán chưa được khách hàng chấp nhận thanh toán , kế toán ghi:
Có TK151 +Khách hàng chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán ngay thì hạch toán
Ý kiến 2 : Về mặt phân bổ chi phí hàng hoá
Chi phí thu mua hàng hoá của công ty được theo dõi trên Tk1562 chi tiết:TK15621va TK15622 Khi chi phí mua hàng phát sinh được hạch toán vàoTK1562 ngay, tuy nhiên khi hàng xuất bán, giao bán ngay không qua nhập kho thì phần chi phí này vẫn treo trên TK1562 mà không thực hiện phân bổ cho trị giá vốn hàng đã bán(TK632) Từ đó , có thể làm cho các nhà quản trị đưa ra các kết luận không hợp lý Vì vậy khi xác định trị giá vốn của hàng bán, để có thể xác định chính xác kết quả có thể có được của lô hàng xuất bán giúp cho các nhà quản trị đưa ra quyết định đúng đắn, đồng thời để quán triệt nguyên tắc phù hợp, kế toán phải thực hiện tính và kết chuyển chi phí mua vào giá trị vốn của từng lô hàng xuất bán Cụ thể, Nếu chi phí mua chỉ liên quan đến một loại hàng hoá và xuất bán trọn lô thì khi phát sinh chi phí ghi:
Khi xuất bán trọn lô hàng đó ghi
Nên có nhiều chính sách ưu đãi hơn nữa đối với những khách hàng quen biết lâu năm hoặc những khách hàng lớn Chẳng hạn Công ty có thể giảm trị giá hợp đồng theo tỷ lệ phần trăm nào đó nếu họ ký kết với công ty một hợp đồng có giá trị lớn hoặc thanh toán nhanh Vào cuối quý, công ty nên tính tổng giá trị các hợp đồng của những khách hàng đó để xác định xem khách hàng nào là lớn nhất, để có một hình thức ưu đãi phù hợp Hoặc đối với một hợp đồng lớn thì có thể thưởng cho người ký hợp đồng hay người giới thiệu một tỷ lệ hoa hồng nào đó tuỳ theo giá trị bản hợp đồng.
Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, những hình thức ưu đãi hợp lý, linh hoạt trong bán hàng sẽ là công cụ rất mạnh mẽ để thu hút khách hàng, tăng cường khả năng tiêu thụ sản phẩm, tăng lợi nhuận kinh doanh
Công ty nên đẩy mạnh hơn nữa khâu tiếp thị, nhằm đẩy mạnh khâu bán hàng bằng nhiều hình thức như quảng cáo, bảo hành và các dịch vụ sau bán hàng, tư vấn tiêu dùng ; nhằm tăng tính cạnh tranh cảu mặt hàng kinh doanh trên thị trường, mở rộng quan hệ kinh doanh với nhiều khách hàng, tăng khả năng thu lợi nhuận.
Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi hiện nay vẫn chưa được sử dụng Vì thế công ty nên tiến hành trích lập dự phòng ; bởi vì khách hàng của công ty hiện nay trả chậm khá nhiều, có các khách hàng mua hàng đã lâu , quá hạn hợp đồng nhưng vì nhiều lý do không thích hợp mà vẫn chưa thanh toán cho công ty Do đó , để hạch toán kết quả kinh doanh được chính xác, Kế toán nên mở thêm TK 139 “ Dự phòng phải thu khó đòi ” với phương pháp hạch toán cụ thể như sau :
+ Vào cuối niên độ Kế toán sau khi xác định được các khoản phải thu khó đòi hoặc khả năng không đòi được, Kế toán ghi :
Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Có TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi.
+ Vào cuối niên độ Kế toán tiếp theo Kế toán phải hoà nhập toàn bộ các khoản dự phòng đã trích lập cuối niên độ trước và ghi :
Nợ TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi.
Có TK 711 : Thu nhập khác
Việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi phải dựa trên nguyên tắc thận trọng và doanh thu phải phù hợp với chi phí, chỉ khi nào khách hàng không còn khả năng thanh toán nợ thì mới tiến hành trích lập dự phòng
Ví dụ: Tính đến ngày 31/12 trong tổng số tiền còn phải thu của khách hàng có số tiền 143.683.600 cửa hàng Mạnh Hà được xác định là nợ khó đòi Khi đó , công ty cần lập dự phòng cho năm tới như sau:
Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho thông qua TK159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” TK này có nội dung phản ánh và kết cấu như sau:
Bên nợ: hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Bên có: trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Dư có: dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn
TK 159 được mở chi tíêt theo từng loại hàng tồn kho, cách thức hạch toán như sau:
+ Cuối nỉên độ kế toán, so sánh số dự phòng năm cũ còn lại với số dự phòng cần lập cho niên độ kế toán năm tới, nếu số dự phòng còn lại lớn hơn số dự phòng cần lập cho niên độ mới, kế toán tiến hành hoàn nhập số chênh lệch lớn hơn bằng cách ghi giảm giá vốn hàng bán
Nợ TK159 : Hoàn nhập dự phòng còn lại
