NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VẬT TƯ Ở DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
Khái niệm và vai trò quản trị vật tư ở doanh nghiệp sản xuất
1.1.1 Một số khái niệm về vật tư và quản trị vật tư
1.1.1.1.Khái niệm và đặc điểm của vật tư
Vật tư là những sản phẩm hàng hóa dùng để sản xuất ra một loại sản phẩm hàng hóa khác Khi vật tư đã tham gia vào quy trình sản xuất thì nó trở thành tư liệu sản xuất (TLSX). Đối với một doanh nghiệp, dù muốn hay không thì cũng đều phải có TLSX như nguyên vật liệu, nhiên liệu, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải… để tạo ra một hay nhiều loại sản phẩm hàng hóa phục vụ cho nhu cầu của con người Xét một cách khái quát, TLSX có hai đặc tính cơ bản:
- Là những vật mà con người có thể nhằm vào nó để biến đổi theo mục đích của mình (đối tượng lao động)
- Là một vật hay hệ vật làm nhiệm vụ truyền dẫn sự tác động của con người lên đối tượng lao động, nhằm biến đổi đối tượng lao động theo mục đích của mình (tư liệu lao động)
Vật tư là một dạng biểu hiện của TLSX TLSX bao gồm đối tượng lao động(ĐTLĐ) và tư liệu lao động (TLLĐ), những sản phẩm của tự nhiên là những đối tượng lao động do tự nhiên ban cho, song trước hết phải dùng lao động chiếm lấy.Chỉ sau khi có sự cải biến những sản phẩm của tự nhiên thành những sản phẩm của lao động, sản phẩm mới có những thuộc tính, tính năng nhất định Chính vì vậy không phải bất kỳ đối tượng lao động nào cũng đều là sản phẩm của lao động.Trong số những TLSX có nhà xưởng, hầm mỏ, cầu cống hay những công trình kiến trúc khác, ngay từ đấu chúng đã được cố định tại chỗ và khi thành sản phẩm rồi người ta có thể đưa chúng vào sử dụng thông qua giai đoạn tiếp tục quá trình sản xuất, giai đoạn làm cho chúng có được sự hoàn thiện cuối cùng như các sản phẩm khác Những sản phẩm thuộc phạm trù này không thuộc phạm trù vật tư kỹ thuật. Vật tư là những sản phẩm của lao động dùng để sản xuất, bao gồm nguyên vật liệu, năng lượng, thiết bị máy móc, dụng cụ, phụ tùng thay thế nó đang vận động từ nơi sản xuất ra nó đến nơi tiêu thụ nó Trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo ra sản phẩm mới, vật tư được tiêu dùng toàn bộ, tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị của nó được chuyển toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới. Một vật thể có những thuộc tính khác nhau nên có thể dùng vào nhiều việc Cùng một sản phẩm có thể làm vật phẩm tiêu dùng hay làm vật tư kỹ thuật Do đó trong mọi trường hợp phải căn cứ vào công dụng cuối cùng của sản phẩm để xem xét nó là một vật tư kỹ thuật hay là sản phẩm tiêu dùng Đặc điểm của vật tư :
Vật tư cùng với các yếu tố khác gồm vốn, lao động, công nghệ… là các yếu tố đầu vào cần thiết để tạo ra sản phẩm vật chất.
Vật tư là những tài sản lưu động thuốc nhóm hàng tồn kho, vật liệu tham gia giai đoạn đầu của quá trình sản xuất kinh doanh để hình thành nên sản phẩm mới. Chúng rất đa dạng và phong phú về chủng loại.
Vật tư là cơ sở vật chất hình thành nên thực thể sản phẩm, trong mỗi quá trình sản xuất vật tư không ngừng chuyển hóa và biến đổi về mặt giá trị và chất lượng.
Chất lượng vật tư ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm.
Việc cung ứng vật tư đúng số lượng, chủng loại chất lượng và đúng lúc sẽ đáp ứng được chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: cho ra thị trường đúng loại sản phẩm, đúng thời điểm sẽ tạo được lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Vật tư là những tài sản vật chất tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau, phong phú về chủng loại, phức tạp về mặt kỹ thuật, dễ bị tác động của thời tiết, khí hậu và môi trường xung quanh.
Trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, vật tư chiếm tỷ trọng cao trong tài sản lưu động và tổng chi phí sản xuất, bên cạnh đó còn chiếm một tỷ lệ đáng kể trong giá thành sản phẩm.
Tóm lại, vật tư có bảo đảm chất lượng, đúng quy cách, đúng chủng loại thì sản phẩm được sản xuất ra mới bảo đảm về mặt chất lượng, phục vụ tốt nhu cầu tiêu dùng của xã hội và gia tăng điều kiện cạnh tranh cho doanh nghiệp trong cơ chế thị trường Chính vì vậy các nhà quản trị doanh nghiệp cần phải có những nhìn nhận đánh giá sâu sắc về quản trị vật tư để từ đó sử dụng các nguồn vốn hiệu quả nhất.
Vật tư sử dụng trong mỗi doanh nghiệp thường rất đa dạng về mặt chủng loại và mỗi loại vật tư có một tính năng riêng, từ đơn giản đến phức tạp, từ những loại có thời gian sử dụng ngắn đến những loại có thời gian sử dụng lâu dài… Các loại vật tư ấy đều có chung một chức năng là dùng cho sản xuất Vật tư thường được phân loại theo bốn tiêu thức là công dụng, thuộc tính tự nhiên mục đích sử dụng và tính chất sử dụng.
- Theo công dụng : vật tư được chia làm hai nhóm lớn là vật tư dùng làm đối tượng lao động và vật tư dùng làm tư liệu lao động.
Những vật tư thuộc nhóm là ĐTLĐ có đặc điểm là trong quá trình sử dụng chúng được dùng hoàn toàn trong một lần và chuyển hết giá trị vào giá trị của sản phẩm trong một chu kỳ sản xuất, bao gồm nguyên liệu, nhiên liệu, bán thành phẩm
… Đối với loại vật tư này, vì tiêu dùng trong một lần nên nếu muốn lặp lại quá trình sản xuất với quy mô như trước với những điều kiện khác không thay đổi thì yêu cầu đề ra là doanh nghiệp phải đảm bảo lượng vật tư như trước.
Những vật tư thuộc nhóm TLLĐ thì được sử dụng nhiều lần và giá trị của nó được chuyển sang giá trị của sản phẩm, bao gồm các loại thiết bị máy móc sản xuất, thiết bị điện lực, truyền dẫn năng lượng, công cụ, dụng cụ, đồ dùng nhà xưởng, thiết bị văn phòng… Đối với loại vật tư này, khi lặp lại quá trình sản xuất, doanh nghiệp không nhất thiết phải có đúng lượng vật tư như cũ.
- Theo thuộc tính tự nhiên :
Phân loại vật tư theo tiêu thức này sẽ giúp doanh nghiệp tìm ra cách sắp xếp, bảo quản dự trữ vật tư trong kho và có danh mục vật tư cần dùng.
- Theo mục đích sử dụng :
Vật tư dùng vào sản xuất
Vật tư dùng để bán ra ngoài
Vật tư dùng cho nhu cầu quản lý
Phân loại vật tư theo tiêu thức này giúp doanh nghiệp xác định rõ trách nhiệm cung cấp, cấp phát vật tư đúng đối tượng, tránh lãng phí trong quá trình sử dụng và bảo quản.
- Theo tính chất sử dụng :
Các nội dung quản trị vật tư trong doanh nghiệp
Quản trị vật tư là phải quản trị cả quá trình bao gồm: lập kế hoạch vật tư, mua sắm vật tư, cung ứng vật tư nội bộ doanh nghiệp, sử dụng vật tư và thanh quyết toán vật tư.
Hình 1.1: Quy trình quản trị vật tư trong doanh nghiệp
Nguồn: tác giả 1.2.1 Quản trị lập kế hoạch vật tư cho sản xuất
1.2.1.1.Khái niệm và ý nghĩa mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật a Khái niệm:
Mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật là lượng vật tư tiêu dùng tối đa cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc một chi tiết sản phẩm, hoặc hoàn thành một khối lượng công việc trong điều kiện tổ chức và điều kiện kỹ thuật nhất định. b Ý nghĩa: Định mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật là một yêu cầu cần thiết để quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua nguyên vật liệu, cân đối lượng vật tư cần dùng trong doanh nghiệp.
- Là căn cứ trực tiếp để tiến hành công tác cung ứng và sử dụng vật tư, cấp phát vật tư kịp thời cho các bộ phận giúp đảm bảo quá trình sản xuất được liên tục.
- Là thước đo phản ánh chi phí về vật chất nên có thể dùng để kiểm tra quá trình sử dụng, đánh giá tính hợp lý và tiết kiệm trong việc sử dụng vật tư của doanh nghiệp.
- Là một trong những căn cứ để tính giá thành cho sản phẩm, từ đó sẽ tìm ra được phương hướng để giảm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm.
- Là cơ sở để tính toán nhu cầu vốn lưu động và huy động các nguồn vốn một cách hợp lý.
- Là thước đo đánh giá trình độ tiến bộ khoa học kỹ thuật và hiệu quả ứng dụng công nghệ vào hoạt động sản xuất.
1.2.1.2.Phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật a Cơ cấu của định mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật
Mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật được xác định cho từng loại nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, động lực Trong đó xây dựng định mức tiêu dùng cho nguyên vật liệu chính có tính quan trọng nhất, do vậy cần phải nghiên cứu cơ cấu của mức tiêu dùng nguyên vật liệu Cơ cấu của định mức đó bao gồm:
- Mức tiêu dùng thuần túy có ích: là phần hao phí cần thiết để sản xuất ra sản phẩm.
- Mức phế liệu (sinh ra do tính chất công nghệ sản xuất): được chia ra thành hai loại là loại phế liệu còn sử dụng được và phế liệu bỏ đi.
Phế liệu còn sử dụng được gồm loại được dùng để tái sản xuất ra chính sản phẩm đó (phế liệu dùng lại) và loại được dùng để sản xuất ra sản phẩm khác.
Phế liệu bỏ đi: là những phế liệu không được doanh nghiệp sử dụng lại.
Khi tính định mức tiêu dùng nguyên vật liệu chính cho sản xuất người ta dựa vào công thức sau:
H: là mức tiêu dùng nguyên vật liệu chính
H1: là lượng nguyên vật liệu tiêu dùng thuần túy có ích
H2: là mức phế liệu sinh ra do có tính chất công nghệ trong quá trình sản xuất Mục đích của việc nghiên cứu cơ cấu tiêu dùng nguyên vật liệu chính nhằm mục đích giảm mức tổn thất của chúng trong quá trình sản xuất, từ đó giảm chi phí sản xuất. b Các phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật
Phương pháp xác định mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật có ý nghĩa quyết định đến tính hợp lý của các mức đã xây dựng Tùy theo từng điều kiện cụ thể và cách quản lý của mỗi doanh nghiệp mà doanh nghiệp đó sẽ lựa chọn ra phương pháp phù hợp Thông thường, có ba phương pháp xây dựng định mức được sử dụng:
Phương pháp thống kê báo cáo
Là phương pháp xây dựng định mức từ những số liệu thống kê được của những kỳ sản xuất trước Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ vận dụng, có thể tiến hành nhanh chóng, phục vụ kịp thời cho sản xuất, được sử dụng khá phổ biến trong các doanh nghiệp sản xuất Tuy vậy, phương pháp này có độ chính xác không cao, đôi khi chứa đựng các yếu tố lạc hậu của kỳ trước, do vậy được sử dụng khi điều kiện sản xuất của kỳ kế hoạch và kỳ trước đó không có những thay đổi lớn.
Phương pháp thí nghiệm, thực nghiệm
Là phương pháp xây dựng định mức dựa vào kết quả thí nghiệm, có thể kết hợp với kinh nghiệm sản xuất Sau đó tiến hành nghiên cứu các điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra sửa đổi các kết quả đã tính toán hoặc có thể được tiến hành sản xuất thử trong một thời gian Phương pháp này có ưu điểm là dễ tiến hành, kết quả thu được chính xác hơn phương pháp thống kê báo cáo Tuy nhiên phương pháp này có tính chất cá biệt, các số liệu thu được qua thí nghiệm chưa cho phép tiến hành phân tích toàn diện các nhân tố ảnh hưởng đến định mức, do vậy thường chỉ được sử dụng trong các xí nghiệp hóa chất, luyện kim, thực phẩm…
Phương pháp phân tích tính toán
Là phương pháp khoa học nhất dựa vào căn cứ kỹ thuật trên cơ sở nghiên cứu những nhân tố ảnh hưởng đến tiêu hao nguyên vật liệu, do đó được coi là phương pháp chủ yếu để xây dựng định mức tiêu dùng vật tư Phương pháp này cho kết quả chính xác và khoa học hơn hai phương pháp trên Định mức được phân tích chi tiết và tính toán cụ thể hơn và có tính đến việc áp dụng các kinh nghiệm sản xuất tiên tiến Tuy nhiên để tiến hành phương pháp này đòi hỏi một lượng thông tin tương đối lớn, quy mô khá rộng, yêu cầu doanh nghiệp phải tổ chức tương đối tốt các công tác thông tin. c Công thức tính định mức tiêu dùng vật tư
Nhu cầu vật tư cho sản xuất được xác định theo nhiều phương pháp, mỗi phương pháp có nhiều công thức tính khác nhau Nói chung, nhu cầu vật tư cho sản xuất được tính theo công thức sau:
Nsx : Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ
Qi: Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch mi : Mức sử dụng vật tư cho đơn vị sản phẩm n: số chủng loại sản phẩm
Ngoài nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm chiếm tỷ trọng lớn trong tổng nhu cầu, doanh nghiệp còn phải xác định các loại nhu cầu nguyên vật liệu cho sửa chữa thiết bị, nhà xưởng, cho công tác nghiên cứu khóa học, cho xây dựng cơ bản…
Riêng nhóm máy móc thiết bị sử dụng ở doanh nghiệp thì việc tính toán nhu cầu có thể được chia thành ba nhóm.
Nhóm 1: Nhu cầu thiết bị để mở rộng năng lực của doanh nghiệp được xác định theo công thức
Ntb: Nhu cầu máy móc, thiết bị tăng thêm kỳ kế hoạch
Qi: Khối lượng sản phẩm thứ I cần sản xuất trong kỳ kế hoạch
Mi: Định mức giờ máy để sản xuất một đơn vị sản phẩm thứ i
Gk: Số giờ máy dùng vào những công việc khác
T: Số ngày máy làm việc trong kỳ kế hoạch n: Chủng loại thiết bị
G: Số giờ máy làm việc trong một ca
Ksd : Hệ số sử dụng thiết bị có tính đến thời gian ngừng để sửa chữa theo kế hoạch, thời gian điều chỉnh
Km : Hệ số thực hiện mức
A: Số máy móc thiết bị hiện có
Nhóm 2: Nhu cầu máy móc thiết bị để lắp máy sản phẩm, có thể sử dụng công thức dưới đây
Ntb = Mtb Ksp + Tck – Tđk
Ntb : Nhu cầu thiết bị cho lắp máy sản phẩm trong kỳ kế hoạch
Mtb : Mức thiết bị dùng cho một máy sản phẩm
Ksp : Số lượng máy sản phẩm dự kiến sản xuất trong kỳ kế hoạch
Tck : Tồn kho cuối kỳ về thiết bị dùng cho lắp máy sản phẩm
Tđk : Tồn kho đầu kỳ về thiết bị dùng cho lắp máy sản phẩm
Nhóm 3: Nhu cầu máy móc thiết bị dùng để thay thế những máy móc thiết bị loại ra trong quá trình sản xuất
Yếu tố ảnh hưởng đến quản trị vật tư trong doanh nghiệp
Một là : Trình độ tay nghề và ý thức trách nhiệm của công nhân
Con người có vai trò quan trọng trong mọi quá trình sản xuất, thông qua hoạt động của con người mà các khâu của quá trình sản xuất mới thực sự được tiến hành và có chất lượng cao Nếu công nhân có trình độ kỹ thuật cao, có ý thức tránh nhiệm làm việc, họ sẽ thực hiện đúng các quy trình công nghệ kỹ thuật của sản xuất, thực hiện tốt các định mức đề ra, do đó sẽ giúp việc sử dụng vật tư được tiết kiệm và hợp lý.
Hai là : Cán bộ và trình độ quản lý vật tư
Nhiều doanh nghiệp ở nước ta hiện nay do việc xem nhẹ các hoạt động quản lý liên quan tới nguồn đầu vào của doanh nghiệp cho nên ảnh hưởng rất lớn tới kết quả kinh doanh Một trong những yếu tố của việc xem nhẹ này là việc đánh giá không đúng tầm quan trọng của yếu tố đầu vào (đặc biệt là doanh nghiệp nhà nước) do trình độ của cán bộ quản lý còn hạn chế, số lượng đào tạo chính quy rất ít, phần lớn làm theo kinh nghiệm và thói quen Mặt khác là do những yếu kém của cơ chế cũ để lại làm cho một số doanh nghiệp hoạt động không năng động, còn trông chờ ỷ lại…
Ba là : Công nghệ và máy móc thiết bị của doanh nghiệp
Doanh nghiệp sản xuất là những doanh nghiệp cần sử dụng rất nhiều loại máy móc thiết bị Chính vì vậy trình độ công nghệ và đặc biệt là các máy móc thiết bị có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của việc sử dụng tiết kiệm vật tư kỹ thuật Nếu như các doanh nghiệp đổi mới được hệ thống máy móc thiết bị hiện đại, đồng thời áp dụng trình độ công nghệ cao phù hợp thì định mức tiêu hao nguyên vật liệu sẽ ít hơn, công tác quản lý sử dụng vật tư sẽ đơn giản và khoa học hơn.
Có rất nhiều nhân tố bên ngoài ảnh hưởng tới quản trị vật tư trong doanh nghiệp.
Một là: Số lượng nhà cung cấp trên thị trường.
Một trong những nhân tố ảnh hưởng rất thường xuyên tới các quá trình quản trị vật tư đó là các nhà cung cấp Số lượng đông đảo các nhà cung cấp thuộc các thành phần kinh tế khác nhau là thể hiện sự phát triển của thị trường các yếu tố đầu vào vật tư Thị trường này càng phát triển bao nhiêu càng tạo ra khả năng lớn hơn cho sự lựa chọn nguồn vật tư tối ưu bấy nhiêu.
Mặt khác, sức ép của nhà cung cấp có thể tạo ra các điều kiện thuận lợi hoặc khó khăn cho quản trị vật tư Sức ép này gia tăng trong những trường hợp sau:
- Một số công ty độc quyền cung cấp
- Không có sản phẩm thay thế
- Nguồn cung ứng trở nên khó khăn
- Các nhà cung cấp đảm bảo các nguồn vật tư quan trọng nhất cho doanh nghiệp
Hai là: Giá cả của nguồn nguyên vật liệu trên thị trường
Trong cơ chế thị trường giá cả có tính chất là thường xuyên biến động Vì vậy việc hội nhập và thích nghi với sự biến đổi đó là rất khó khăn do việc cập nhật các thông tin là hạn chế Do vậy nó ảnh hưởng tới việc định giá vật tư, quản trị vật tư trong doanh nghiệp Việc thay đổi giá cả thường xuyên là do:
- Tỷ giá hối đoái thay đổi làm cho các vật tư nhập khẩu với giá cũng thay đổi
- Do các chính sách của chính phủ (quata, hạn ngạch…)
- Do độc quyền cung cấp của một số hãng mạnh.
Ba là: Hệ thống giao thông vận tải
Một nhân tố quan trọng khác ảnh hưởng tới công tác quản trị vật tư là hệ thống giao thông vận tải của một nơi, một khu vực, một quốc gia Những nhân tố này thuận lợi sẽ giúp cho quá trình giao nhận vật tư thuận tiện, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, làm cho mọi hoạt động không bị ngừng trệ mà trở nên đồng đều, tạo ra mức dự trữ giảm, kết quả là giúp sử dụng vốn có hiệu quả hơn.
Thực tế đối với mỗi doanh nghiệp nguồn nhập vật tư không chỉ trong nước mà còn cả các nước khác trên thế giới Như vậy hệ thống giao thông vận tải có ảnh hưởng lớn tới công tác quản trị vật tư của một doanh nghiệp Nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi hoặc kìm hãm một doanh nghiệp phát triển, đồng nghĩa với nó là việc hoạt động có hiệu quả hay không của doanh nghiệp đó.
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ VẬT TƯ Ở CÔNG TY SHINTS
Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty SHINTS BVT ảnh hưởng đến quản trị vật tư
2.1.1 Đặc điểm lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty SHINTS BVT
Công ty SHINTS BVT là công ty 100% vốn nước ngoài, được thành lập từ năm 2006, do tập đoàn Shints Textile Solution của Hàn Quốc làm chủ đầu tư với tổng số vốn là 8.114.265 USD (vốn điều lệ: 41.520.000.000 đồng) Công ty hoạt động trong lĩnh vực dệt may - gia công hàng may mặc cho khách hàng nước ngoài.
Chi tiết về quy mô công ty (cuối năm 2015):
Bảng 2.1: Quy mô công ty SHINTS BVT
STT Công ty Diện tích (m 2) Số công nhân viên (người)
3 Công ty TNHH SHINTS TN 40.706 1.155
Nguồn: Báo cáo phòng Hành chính nhân sự
Công ty SHINTS BVT là nhà máy sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực dệt may theo phương thức gia công, theo các đơn đặt hàng ký kết được Do vậy quản trị vật tư có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, góp phần giảm giảm giá thành sản phẩm tạo sức cạnh tranh của công ty trong điều kiện hoạt động gia công đang rất phát triển và sức cạnh tranh trên thị trường ngày càng cao Công ty gia công các mặt hàng quần áo thường, quần áo đặc thù và găng tay,sau đó đóng thùng và xuất đi cho khách hàng Các loại sản phẩm gồm: Gore Tex(hàng chống thấm nước), Jacket (áo khoác), Pants (quần), Out door (trang phục hoạt động ngoài trời), MotoCycle (hàng đua xe), Down (hàng có nhồi lông vũ), Glove(găng tay), Samples (hàng mẫu phát triển).
Năng lực sản xuất của công ty được thể hiện trong bảng dưới đây (tính cho đến cuối năm 2015):
Bảng 2.2: Năng lực sản xuất của công ty
STT Loại sản phẩm chính Năng lực sản xuất
Nguồn: Báo cáo phòng Kinh doanh
Các khách hàng lớn của công ty như: Berghaus (Anh), Trango (Tây Ban nha), Dynafit, Salewa (Italy), Alpinestar (Mỹ), Klim (USA), New Balance (Hàn Quốc), Jack wolfskin…
Những loại quần áo và găng tay này dùng trong các hoạt động thông thường hoặc các hoạt động đặc thù khác như: leo núi, đua xe máy, đua xe đạp, đi mưa, đi bão …
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty:
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý :
Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty
Nguồn: Báo cáo của phòng Hành chính nhân sự
Chi tiết về cơ cấu phòng vật tư:
Hình 2.2: Cơ cấu phòng vật tư
Nguồn: Báo cáo của phòng Hành chính nhân sự
-Trưởng phòng vật tư: Quản lý toàn bộ hoạt động của phòng vật tư, chịu trách nhiệm trước các bộ phận và trước công ty về kết quả hoạt động của phòng vật tư.
Phòng vật tư được chia ra 4 bộ phận bao gồm: MC (Material control), Tồn,
Mua bán, bộ phận Kho.
-MC (Material control): là bộ phận bao gồm các nhân viên quản lý các thông tin trên phần mềm về nguyên phụ liệu dùng cho sản xuất.
-Tồn: là nhóm các nhân viên quản lý các thông tin trên phần mềm về nguyên phụ liệu tồn kho.
-Mua bán: là nhóm các nhân viên chịu trách nhiệm đặt mua vải vóc hoặc nguyên phụ liệu cho sản xuất – vật tư trực tiếp cấu tạo lên thành phẩm (bao gồm cả các nguyên phụ liệu dùng cho đóng gói) Nhóm Mua bán được chia ra thành 2 nhóm theo nhà cung cấp: mua hàng trong nước và mua hàng nhập khẩu.
MC TỒN MUA BÁN BỘ PHẬN
TRONG NƯỚC NHẬP KHẨU KHO SẢN
-Bộ phận Kho: Bộ phận Kho là bộ phận lớn, tuy nhiên cũng được xếp thuộc vào phòng vật tư Kho của công ty được chia làm nhiều kho riêng tùy theo chủng loại vật tư, tuy nhiên về cơ bản được phân thành 2 nhóm lớn là: kho sản xuất và kho tồn
+ Kho sản xuất: là kho để các nguyên phụ liệu dùng trực tiếp cho đơn hàng đang sản xuất hoặc chuẩn bị sản xuất Kho sản xuất phân thành 2 khu là: kho vải / bông / lông, và kho nguyên phụ liệu (các phụ liệu khác).
+ Kho tồn: là kho dùng để chứa đựng nguyên phụ liệu tồn kho, cũng được phân thành kho vải / bông / lông và kho nguyên phụ liệu.
Chi tiết về số lượng công nhân viên:
Bảng 2.3: Số lượng công nhân viên nhà máy BVT
Số công nhân viên (Người)
Chuyền mẫu 117 Phòng thiết kế 55
Kho nguyên phụ liệu 29 Vệ sinh 22
Nguồn: Báo cáo phòng Hành chính nhân sự
Bảng 2.4: Số lượng công nhân viên chi nhánh Thanh Miện
Bộ phận Chuyền Số công nhân viên (Người)
Nguồn: Báo cáo phòng Hành chính nhân sự
Công ty TNHH SHINTS TN
Bảng 2.5: Số lượng công nhân viên công ty TNHN SHINTS TN
Bộ phận Chuyền Số công nhân viên (Người)
Nguồn: Báo cáo phòng Hành chính nhân sự
Không chỉ trình độ của các nhà quản trị cấp cao trong công ty mới ảnh hưởng đến hiệu quả quản trị vật tư mà một nhân tố quan trọng là đội ngũ lao động, đặc biệt là trình độ lành nghề của công nhân trực tiếp sản xuất sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc sử dụng có hiệu quả vật tư sản xuất Số lượng đội ngũ công nhân lao động trong công ty là rất lớn, trong đó, tỷ lệ công nhân lành nghề chỉ chiếm khoảng từ 60% đến 70% đạt hệ A, công nhân hệ B khoảng 20% và còn lại là công nhân mới tay nghề thấp hơn Để đảm bảo cho nhu cầu sản xuất liên tục, vừa đáp ứng được yêu cầu về chất lượng, vừa đáp ứng được yêu cầu lịch xuất hàng thì cần công ty phải ngày càng nâng cao chất lượng tay nghề đội ngũ lao động, từ đó cũng nâng cao được hiệu quả sử dụng vật tư trong quá trình sản xuất.
2.1.3 Quy trình công nghệ sản xuất của nhà máy
Trước khi tiến hành sản xuất và xuất hàng, khách hàng thường đặt may mẫu phát triển để duyệt Sau khi may xong mẫu duyệt, bộ phận quản lý đơn hàng sẽ gửi hàng đi cho khách hoặc khách hàng trực tiếp đến nhà máy để kiểm mẫu
Hình 2.3: Quy trình may hàng mẫu
Nguồn: Báo cáo của phòng Kỹ thuật công ty
Thông thường, mẫu được may phát triển ba đến bốn lần trước khi vào sản xuất Sau mẫu phát triển đầu tiên, khách hàng duyệt mẫu và đưa ra nhận xét để may mẫu duyệt lần hai Sau bước phát triển mẫu, khách hàng sẽ tiến hành đặt may mẫu nhảy cỡ để duyệt thông số các cỡ khác nhau Song song với đó, công ty cũng thực hiện công tác tính định mức vật tư dựa trên mỗi lần may mẫu Công tác tính giá hàng cũng đồng thời được thực hiện để nhằm nắm bắt được sự thay đổi của đơn giá thành phẩm khi khách hàng thay đổi mẫu mã Đối với đơn hàng sản xuất lặp lại đã có mức sẵn thì bộ phận thiết kế và bộ phận tính mức nguyên phụ liệu chỉ cần kiểm tra lại định mức cũ Sau khi thống nhất giá cả và định mức vật tư (một số khách hàng chỉ cần thống nhất mức giá), công ty sẽ đi tiếp đến quy trình sản xuất.
Hình 2.4: Quy trình may hàng sản xuất
Nguồn: Báo cáo của phòng Kỹ thuật công ty
Dựa trên định mức đã tính về vải và các nguyên phụ liệu, văn phòng kho thực hiện việc mua bán các vật tư đó Một số khách hàng tự đặt mua vải và chuyển tới nhà máy Một số khách hàng chỉ định nhà cung cấp để nhà máy liên hệ và đặt hàng, họ chỉ hỗ trợ khi cần Còn lại, văn phòng kho phải dựa trên những nhà cung cấp sẵn có hoặc tìm mới.
Vải và nguyên phụ liệu sau khi nhập về kho sẽ được kiểm và phân loại rồi lưu kho Kho có người phụ trách về từng loại vật tư sẽ cấp cho tổ cắt, chuyền may và các bộ phận khác như in, ép in, thêu… Sản phẩm chuyền may lên sẽ được nhân viên kiểm hàng kiểm bán thành phẩm và kiểm thành phẩm trên chuyền, sau khi nhập bộ phận hoàn thiện sẽ được kiểm kim (để xác định xem có sót kim may trên sản phẩm hay không), đưa vào nhà nóng để làm khô triệt để, tránh ẩm mốc Nhân viên kiểm hàng (QC – Quality control) khâu cuối cũng kiểm lại thành phẩm, hàng chất lượng đảm bảo sẽ được chuyển lên cho bộ phận gấp gói và đóng thùng Khâu cuối cùng trong quy trình sản xuất là xuất hàng đi theo yêu cầu của khách hàng bằng máy bay hoặc tàu biển Phần mềm quản lý của công ty sẽ được nhập toàn bộ thông tin theo dõi về tình hình nguyên phụ liệu từ lúc nhập kho cho đến thời điểm sản xuất ra thành phẩm và xuất đi cho khách hàng Các nhân viên trong bộ phận văn phòng có tài khoản để truy cập vào phần mềm tùy theo từng vị trí công việc của mình mà có quyền mở những mục phần mềm liên quan Bộ phận văn phòng được trang bị đầy đủ máy tính để làm việc, và cách thức trao đổi thông tin chủ yếu giữa các bộ phận là qua Skype, email, điện thoại nội bộ.
Các thiết bị máy móc và công cụ dụng cụ được công ty cung cấp tương đối đầy đủ để phục vụ quá trình sản xuất như: máy ép in, máy ép điểm, máy cắt lazer, máy ép băng dán đường may thường, máy ép băng dán đường may Gore (dành cho hàng chống thấm nước), máy làm cá cao su, hệ thống giàn máy thêu, hệ thống máy may đa chủng loại …
2.1.4 Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty
Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty luôn là một trong những vấn đề được quan tâm hàng đầu khi muốn biết về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Vốn không chỉ ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị vật tư mà còn ảnh hưởng quyết định đến công tác quản trị sản xuất kinh doanh chung của toàn doanh nghiệp
Bảng 2.6: Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty (cuối năm 2015) Đơn vị: VNĐ
- Tài sản ngắn hạn khác
- Các khoản phải thu dài hạn
- Lợi nhuận chưa phân phối
Nguồn: Báo cáo phòng Tài chính
Qua bảng số liệu trên ta thấy rằng cơ cấu nguồn vốn của công ty những năm gần đây tương đối ổn định và cân đối.
Hệ số thanh toán tổng quát = Tổng tài sản / Nợ phải trả
Hệ số thanh toán tổng quát của công ty năm 2015 là 2,5557 so với năm 2012 là 2,6021 Sự thay đổi về hệ số thanh toán không thay đổi nhiều và ổn định hàng năm cho thấy công ty có khả năng độc lập tự chủ về tài chính, không phụ thuộc nhiều vào các biến động trên thị trường nói chung cũng như tình hình sản xuất kinh doanh nói riêng toàn công ty Điều này ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản trị vật tư tại công ty Dù trong điều kiện hoàn cảnh nào công ty cũng có đủ năng lực tài chính để mua sắm những thiết bị vật tư cần thiết cho sản xuất.
2.1.5 Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty
Kết quả sản lượng xuất và doanh thu từ xuất hàng của công ty trách nhiệm hữu hạn SHINTS BVT trong 3 năm 2013, 2014, 2015 được thể hiện trong bảng dưới đây:
Bảng 2.7: Báo cáo sản lượng xuất hàng và doanh thu xuất hàng
Sản lượng Doanh thu Sản lượng Doanh thu Sản lượng Doanh thu
Nguồn: Báo cáo phòng tài chính
Với tỉ giá 1USD = 22.250VND, doanh thu xuất hàng hàng năm theo bảng sau:
Bảng 2.8: Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu công ty từ năm 2013 - 2015 Đơn vị: VNĐ
Thực trạng quản trị vật tư ở công ty SHINTS BVT
Công ty SHINTS BVT sử dụng phần mềm để quản lý tất cả những thông tin về nguyên phụ liệu từ thời điểm nhập về kho nguyên phụ liệu cho đến thời điểm sản xuất xong thành phẩm và xuất hàng đi cho khách, và cả số lượng tồn kho.
Những vật tư bổ trợ khác như máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ hay nhiên liệu thì được quản lý trên giấy tờ sổ sách thuộc bộ phận có trách nhiệm Máy móc thiết bị và nhiên liệu do bộ phận kỹ thuật quản lý, còn công cụ dụng cụ do kho công cụ dụng cụ quản lý Các bộ phận này phối hợp với phòng hành chính, phòng mua bán để cùng theo dõi kiểm tra đối chiếu tình hình sử dụng và mua bán.
Hình 2.5: Hình ảnh phần mềm quản lý nguyên phụ liệu của công ty
Nguồn: Phần mềm công ty SHINTS BVT 2.2.1 Quản trị lập kế hoạch vật tư cho sản xuất
Sau thời gian phát triển mẫu và duyệt mẫu của khách hàng, khi có đơn hàng sản xuất cho mã hàng nào đó, các bộ phận liên quan sẽ tính định mức nguyên vật liệu để sản xuất.
- Phòng thiết kế (CAD): dựa trên thiết kế đã được duyệt (pattern, rập), các nhân viên bộ phận CAD sẽ tính định mức vải Việc tính định mức vải phải dựa trên khổ vải, canh vải để tính mức vải tiết kiệm nhất, tránh hao hụt hay lãng phí Ngoài ra, nhân viên bộ phận CAD còn phải kiểm tra độ co hay bai giãn của vải thực tế dùng để sản xuất để căn phần dư đường may Việc này giúp cho sau khi may lên và là thành phẩm, thông số thành phẩm khớp tối đa nhất với thông số yêu cầu của khách hàng.
- Phòng quy trình: dựa trên mẫu đã được duyệt, phòng quy trình tính thời gian cho từng công đoạn để sản xuất, dựa vào đó để tính năng suất chuyền may, đồng thời cũng cho biết chủng loại và số lượng máy móc cần sử dụng cũng như thời gian ước lượng sử dụng máy móc đó, từ đó tính được lượng nhiên liệu cần dùng Bộ phận quản lý đơn hàng (MD) tính đơn giá hàng sản xuất trên cơ sở bản năng suất do phòng quy trình đưa ra Bộ phận kỹ thuật sau khi có danh sách máy móc cần sử dụng sẽ sắp xếp bố trí lắp máy cho chuyền may theo đúng lịch sản xuất và chuẩn bị nhiên liệu cần thiết để đáp ứng kịp thời
- Phòng MRP (Materials Requirement Planning): phòng MRP sẽ kiểm tra hàng mẫu cùng các tài liệu liên quan của khách hàng (do phòng kinh doanh dịch và chuyển sang), sau đó tạo danh sách trên phần mềm tất cả các loại nguyên phụ liệu (MRP) để sản xuất ra sản phẩm và tính định mức từng loại, riêng định mức vải là do phòng thiết kế (CAD) chuyển sang Trên bản MRP đó đồng thời cũng thể hiện tổng số lượng đơn hàng, tổng số lượng mỗi loại nguyên phụ liệu cần sau khi đã tính gộp phần trăm dư (0 đến 3% tùy theo từng loại nguyên phụ liệu) để đảm bảo trong quá trình sản xuất nếu xảy ra sai hỏng nhỏ, có cột thông tin nhà cung cấp MRP là tài liệu quan trọng và gần như là mấu chốt trong công tác quản lý nguyên phụ liệu sử dụng cho sản xuất và được tất cả các bộ phận sử dụng (Phụ lục 2)
Trong trường hợp mã hàng là đơn hàng lặp lại, đã có định mức từ lần sản xuất trước đó thì các bộ phận chỉ cần kiểm tra lại định mức trên phần mềm xem có chính xác hay không và rút kinh nghiệm từ lần sản xuất trước nếu định mức bị dư thừa hoặc thiếu hụt Bộ phận thiết kế (CAD) kiểm tra lại định mức vải dựa trên cơ sở vải thực tế dùng để sản xuất lần này (do khổ vải hoặc độ co giãn của vải có thể sẽ không giống nhau hoàn toàn ở từng lần sản xuất)
Từ số lượng nguyên vật liệu cần thiết thể hiện trên MRP, phòng MRP đồng thời kiểm tra phần mềm loại nguyên vật liệu đó trong kho tồn Nếu tồn kho còn, sẽ ưu tiên dùng trong tồn, lượng thiếu sẽ được đánh dấu rõ ràng để bộ phận mua bán đặt mua mới Tất cả các thao tác làm và xuất MRP này đều được thực hiện trên phần mềm của công ty, từ đó bộ phận văn phòng kho và phòng quản lý đơn hàng cũng đều theo dõi được.
Thực tế, trường hợp tính sai định mức vải và phụ liệu vẫn xảy ra Mức khi tính vượt quá nhiều so với thực tế (trên 15%) sẽ làm giảm lợi nhuận của công ty do dư thừa nguyên phụ liệu mua về, tăng chi phí cho đơn hàng đó Mặt khác trường hợp tính thiếu mức sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất: gián đoạn chuyền, hoặc chậm lịch xuất hàng, khách hàng khiếu nại do xuất hàng muộn… Khi xuất hàng muộn, một số khách hàng sẽ yêu cầu xuất hàng bằng máy bay (thay vì bằng đường biển) và chi phí nhà máy phải chi trả, gây giảm lợi nhuận của công ty.
Bảng dưới đây là kết quả thực hiện việc tính mức trong những năm gần đây:
Bảng 2.10: Thống kê số đơn hàng tính sai định mức Đơn vị: đơn hàng
Từ bảng thống kê trên có thể thấy rằng số lượng các đơn hàng tính sai định mức vẫn chiếm tỷ lệ tương đối lớn Từ năm 2013 sang năm 2014, tỷ lệ số đơn hàng tính vượt định mức có giảm nhiều, tuy nhiên tỷ lệ số đơn hàng bị thiếu mức gây gián đoạn chuyền lại tăng nhiều Các sai lệch này gây thiệt hại tương đối đến lợi nhuận của công ty.
2.2.2 Quản trị mua sắm vật tư
2.2.2.1 Quản trị khâu xây dựng kế hoạch mua sắm và bảo đảm vật tư a Kế hoạch mua sắm vật tư
Đối với trang thiết bị máy móc kỹ thuật:
Máy móc thiết bị là một yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty Việc cải tiến trang thiết bị máy móc cung cấp cho các đơn vị sản xuất góp phần đẩy mạnh hiệu quả sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành, tăng năng suất lao động và nâng tính cạnh tranh của công ty trên thị trường
Thông thường, các máy móc phức tạp, có chi phí lớn sẽ do chính giám đốc kinh doanh và trưởng phòng kỹ thuật trực tiếp đi lựa chọn và quyết định mua, gồm: máy may công nghiệp, máy ép băng dán đường may, máy cắt laze, máy làm cá cao su, máy thêu, máy ép in… Chính vì có chi phí lớn nên đối với công tác mua trang thiết bị này, kế hoạch mua được nghiên cứu từ sớm dựa trên quy mô sản xuất, nhu cầu sản xuất, khả năng đáp ứng về chi phí của công ty Các trang thiết bị máy móc này thường được mua ở nước ngoài, tuy nhiên có thể được tìm hiểu tham khảo qua hội chợ hàng công nghiệp trong nước.
Đối với nhiên liệu dùng cho máy móc hoạt động sản xuất, bộ phận cơ khí sẽ làm đề nghị mua hàng để sử dụng trong khoảng thời gian dài chứ không phụ thuộc vào từng đơn hàng sản xuất
Đối với vật liệu để lắp vào máy hoặc tham gia trực tiếp vào quá trình gia công sản xuất mà phụ thuộc vào chủng loại đơn hàng như phấn, kim, thoi suốt,… thì kho công cụ dụng cụ thường có dự trữ nhất định, và cũng làm đề nghị mua hàng theo lô chứ không mua lẻ từng đơn vị mỗi khi sử dụng.
Đối với nguyên phụ liệu trực tiếp cấu tạo nên sản phẩm như vải, chỉ, khóa, cúc, ô zê, dây dệt… phụ thuộc vào từng mẫu mã, nhóm mua bán thuộc bộ phận văn phòng kho nhận bản MRP từ phòng MRP và lên kế hoạch mua hàng
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ VẬT TƯ Ở CÔNG TY
Mục tiêu và phương hướng phát triển hiệu quả quản trị vật tư của công
Muốn tăng được khả năng cạnh tranh trên thị trường, công ty trước hết phải đáp ứng được nhu cầu của khách hàng về mặt chất lượng và giá cả hàng hóa Từ kết quả điều tra khai thác, dự báo nhu cầu thị trường, từ sự phân tích cơ cấu sản phẩm tiêu thụ và doanh thu trong các năm 2012, 2013, 2014, 2015, công ty SHINTS BVT đã đề ra phương hướng, mục tiêu phát triển sản xuất kinh doanh của mình trong thời gian tới như sau:
Về phương hướng sản xuất kinh doanh:
- Tiếp tục xây dựng hoàn thiện chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh đảm bảo yêu cầu giữ vững và phát triển sản xuất ổn định trước mắt cho đến lâu dài.
- Từng bước quy hoạch lại tổng thể công ty dựa trên cơ sở khai thác triệt để tiềm năng sẵn có, đồng thời bảo đảm việc làm và đời sống cho cán bộ công nhân viên.
- Đẩy mạnh sản xuất, tiêu thụ và nâng cao chất lượng sản phẩm.
- Tiếp tục duy trì và mở rộng quan hệ bạn hàng trên các thị trường truyền thống
- Đối với quản trị vật tư, công ty sẽ tìm cách khắc phục những mặt hạn chế để hoàn thiện chất lượng hiệu quả sử dụng vật tư Chú trọng hơn nữa đến việc đào tạo tay nghề công nhân và theo dõi tình hình sử dụng vật tư trong từng phân xưởng, từng công nhân sản xuất, tối giản lượng sản phẩm sai hỏng kém chất lượng để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Tăng cường đầu tư cho hoạt động sản xuất, đổi mới máy móc thiết bị, dây truyền công nghệ để nâng cao năng lực sản xuất cũng như chất lượng sản phẩm, đồng thời sử dụng hiệu quả số máy móc thiết bị hiện có.
Vấn đề mở rộng thị trường cũng là một trong những vấn đề công ty đang quan tâm đến Hiện nay, Việt Nam đã là một trong 12 nước tham gia Hiệp định đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP – Trans Pacific Partnership) gồm: Australia, Brunei, Canada, Chile, Malaysia, Mexico, New Zealand, Peru, Mỹ, Singapore, Nhật Bản và Việt Nam Sau khi hiệp định TPP được ký kết, tác động của nó đến ngành dệt may Việt Nam là khá lớn. Tuy nhiên hiện nay, công ty chưa có nhiều khách hàng nằm ở các nước có tham gia hiệp định TPP, và phần lớn nguyên phụ liệu được nhập về công ty cũng là từ các nước không nằm trong nhóm này (Ý, Pháp, Đức, Trung Quốc), vậy nên công ty cũng sẽ chú trọng đẩy mạnh công tác tìm kiếm mở rộng thị trường cũng như tìm kiếm nhà cung cấp ở trong nhóm các nước này nói riêng và các nước khác trên thế giới nói chung.
Căn cứ vào những thuận lợi và những mặt hạn chế của doanh nghiệp trong thời gian qua, ban lãnh đạo công ty đã đề ra một số chỉ tiêu kế hoạch để phấn đấu thực hiện trong thời gian tới như sau:
Bảng 3.1: Mục tiêu hoạt động cho năm 2017 - 2021
Chỉ tiêu Đơn vị tính Dự kiến
Mức tăng trưởng doanh thu % 20
Mức tăng trưởng giá trị gia tăng % 15
Mức tăng trưởng năng suất lao động (tính theo GTGT) % 5
Mức giảm tỷ lệ lỗi sản phẩm % 8.5
Thu nhập bình quân công nhân viên/người Triệu đồng/người 6 Đào tạo nâng cao tay nghề % 30 Đào tạo vận hành máy % 20 Đào tạo cán bộ nguồn % 100
Nguồn: Báo cáo kế hoạch phát triển kinh doanh phòng Hành chính
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả quản trị vật tư ở công ty
3.2.1 Kiện toàn tổ chức cơ cấu nhân sự ở công ty
Bộ máy quản lý là trung tâm đầu não chỉ huy toàn bộ hoạt động của một bộ phận hoặc một đơn vị, do vậy nó ảnh hưởng rất lớn đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị đó Bên cạnh đó lao động là yếu tố quan trọng và cơ bản đối với doanh nghiệp sản xuất,đóng vai trò quyết định trong quá trình sản xuất kinh doanh Trình độ, kiến thức, kinh
77 nghiệm, thái độ làm việc của người lao động có ảnh hưởng lớn đến việc nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm và hiệu quả của việc sản xuất kinh doanh, đặc biệt là trong công tác quản trị vật tư ở công ty Chính vì vậy, một trong số những giải pháp để nâng cao hiệu quả quản trị vật tư ở công ty SHINTS BVT là kiện toàn tổ chức cơ cấu nhân sự ở công ty Hiện nay, cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty được xây dựng khá hợp lý, tuy nhiên, công ty cần tuyển thêm lực lượng lao động đáp ứng đúng theo nhu cầu của công việc, tránh hiện tượng cán bộ công nhân viên phải chịu mức năng suất quy định quá cao, bên cạnh đó song song đồng thời thực hiện các giải pháp để nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ quản lý và tay nghề công nhân
Hoạt động sản xuất hàng may mặc nói chung và hoạt động sản xuất hàng may mặc theo hình thức gia công nói riêng đều cần đến rất nhiều lao động Chiếm phần đa số trong doanh nghiệp là những người công nhân thực hiện công việc sản xuất, trực tiếp sử dụng vật tư vào việc sản xuất ra sản phẩm Đối tượng lao động này không đòi hỏi cao về trình độ học vấn cũng như chuyên môn kỹ thuật khó, việc đào tạo tương đối dễ dàng, tuy nhiên yêu cầu sự nhanh nhẹn, khéo léo, kinh nghiệm làm việc và ý thức trong khi thực hiện hoạt động sản xuất Nói chung trong hoạt động sản xuất hàng may mặc thì trình độ cán bộ quản lý và trình độ tay nghề công nhân viên đều có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư kỹ thuật Vì vậy đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cán bộ quản lý, tay nghề công nhân viên đóng vai trò quan trọng đối với công tác quản lý sử dụng vật tư hiệu quả trong công ty SHINTS BVT.
Đối với đội ngũ cán bộ quản lý:
Công ty cần chú trọng đầu tư cho hoạt động đào tạo và đào tạo lại các cán bộ quản lý doanh nghiệp Theo sự phát triển và mở rộng của doanh nghiệp, các cán bộ quản lý cũng phải trưởng thành hơn Nhất là trong thời điểm hiện nay, các nhà quản lý ngoài kiến thức chuyên môn còn cần phải có tầm nhìn chiến lược trung và dài hạn, có tư duy giúp doanh nghiệp phát triển được năng lực kinh doanh, có khả năng hoạch định Phần lớn đội ngũ cán bộ quản lý và văn phòng ở công ty đều có trình độ đại học trở lên Đội ngũ này có đặc điểm là khả năng nắm bắt, tiếp thu cái mới tốt, được tuyển chọn gắt gao trước khi tham gia làm việc ở công ty Công ty thời gian qua có mời đội ngũ cán bộ giảng dạy
78 quản lý hệ thống theo tiêu chuẩn ISO 9001:2005 về giảng cho một số cán bộ chủ chốt ở công ty Tuy nhiên để hiệu quả nhất, công ty nên tổ chức buổi học cho tất cả đội ngũ cán bộ quản lý không những về quản lý hệ thống mà còn về quản trị vật tư, để tất cả mọi người cùng hiểu biết, có cái nhìn khách quan chung, từ đó vừa nâng cao trình độ, vừa nâng cao ý thức làm việc
Đối với đội ngũ công nhân: Đội ngũ công nhân chiếm số lượng trên 95% số người trong công ty, khoảng 85% số lao động này là lao động đã ký hợp đồng có thời hạn xác định Phần lớn số lao động này là có trình độ trung cấp (may), tự đi học may hoặc có kinh nghiệm ở công ty khác sau đó xin tuyển vào, tỷ lệ số lượng lao động lành nghề chiếm khoảng 60 đến 70% Đội ngũ công nhân khi tuyển vào làm việc ở công ty đều qua khâu kiểm tra tay nghề Tuy nhiên, do yêu cầu sản xuất hàng đặc thù khó hơn may quần áo thông thường, bên cạnh đó những công nhân đã làm lâu có sự quen tay hơn nên xảy ra tình trạng chênh lệch tay nghề cao trong quá trình sản xuất Ngoài ra trong thời gian vừa qua, công ty thực hiện mở rộng quy mô sản xuất khá nhanh, tuyển dụng nhiều lao động nên trình độ tay nghề của bộ phận lao động mới vẫn còn yếu kém Chính vì vậy, công ty cần có hình thức đào tạo để nâng cao tay nghề đội ngũ công nhân.
- Thứ nhất, công ty nên tiến hành đánh giá lại toàn bộ lực lượng công nhân về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, về khả năng lao động… để tiến hành phân loại một cách hợp lý.
- Thứ hai, căn cứ vào các tiêu thức phân loại và tiêu chuẩn lao động, căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty để tiến hành xây dựng kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo trình độ tay nghề cho đội ngũ công nhân Ngoài việc những công nhân mới, tay nghề yếu được kèm bởi công nhân tay nghề cao hơn thì nhân viên kỹ thuật cấp cao trong công ty phải thường xuyên sát sao với chuyền may, hướng dẫn chỉ dạy đến nhóm công nhân này Kỹ thuật chuyền và tổ trưởng chuyền cũng phối hợp với nhân viên kỹ thuật cấp cao để học các kỹ thuật khó, sau đó truyền đạt lại cho toàn bộ công nhân trong chuyền trong suốt quá trình sản xuất Các quản đốc phải theo dõi sát sao hơn đến đội ngũ công nhân
79 trong phân xưởng mình quản lý, thường xuyên kiểm tra tình hình sử dụng vật tư và có biện pháp xử lý hay hỗ trợ kịp thời.
- Thứ ba, giải pháp tuyển thêm lao động được đưa ra dựa trên cơ sở hai biện pháp trên đã được thực hiện, sau đó cân đối để định lượng được số lượng lao động còn thiếu của công ty để thực hiện tuyển dụng Tuyển thêm bao gồm cả đội ngũ cán bộ văn phòng và đội ngũ công nhân còn thiếu Giải pháp này không phải là không có tính khả thi bởi thực tế, công ty đang có mức lãi suất kinh doanh tương đối tốt, đủ đảm bảo để có thể chi trả thêm chi phí nhân công do tuyển mới mà không ảnh hưởng nhiều đến lợi nhuận Mặt khác, khi tăng thêm số lượng lao động trong một tổ nhóm nhất định, sẽ làm giảm bớt tình trạng một người bị áp mức năng suất quá cao, giảm tình trạng nhảy việc, về mặt lâu dài sẽ giữ lại được cho công ty đội ngũ cán bộ hoặc công nhân lành nghề.
3.2.2 Hoàn thiện khâu lập kế hoạch vật tư
Tổ chức và quản lý định mức tiêu dùng vật tư được bắt đầu từ các cơ sở sản xuất, xây dựng cho đến các doanh nghiệp, tổng công ty, các bộ (ngành) quản lý sản xuất. Trong các doanh nghiệp, việc thành lập bộ phận (phòng, ban, tổ) định mức tiêu dùng nguyên vật liệu phải căn cứ vào loại hình doanh nghiệp và quy mô sản xuất – tiêu dùng nguyên vật liệu Công ty SHINTS BVT là doanh nghiệp sản xuất lớn, phù hợp với hình thức tổ chức bộ máy quản lý tập trung Theo hình thức này, thì bộ phận định mức trực tiếp xây dựng các mức tiêu dùng nguyên vật liệu, từ loại mức chi tiết, bộ phận, cho đến mức tổng hợp.
Với mục đích nâng cao hiệu quả quản trị vật tư ở công ty, thì một yêu cầu đề ra là công ty phải xây dựng, xét duyệt và ban hành mức tiêu dùng vật tư để làm cơ sở tiết kiệm vật tư.
Hiện nay, tuy các nhân viên làm công tác tính định mức tiêu dùng nguyên phụ liệu đều nắm bắt được yêu cầu công việc của mình nhưng vẫn thường xuyên xảy ra tình trạng tính định mức sai mà nguyên nhân phần lớn lại là do bản thân không cẩn thận Trưởng bộ phận phải có trách nhiệm đào tạo lại và chú trọng nhắc nhở ý thức làm việc của nhân viên, các nhân viên mới thì cần được đào tạo bài bản trước khi bắt đầu làm việc độc lập.
Mỗi cá nhân phải hiểu được tầm quan trọng của việc tính định mức vật tư đối với sản xuất, đối với lợi nhuận công ty và đối với lợi ích của bản thân họ.
Xây dựng mức bao gồm xây dựng hệ thống mức tiêu dùng vật tư kỳ kế hoạch gồm: mức chi tiết, mức sản phẩm cụ thể và mức tổng hợp Cùng với xây dựng mức thì công ty cần lập bảng cân đối vật tư có dạng dưới đây:
Nkh = Qchính + Qphụ + Qchuyển bán + Qkhông thu hồi
Nkh : Lượng vật tư để sản xuất sản phẩm chính theo kế hoạch
Qchính : Tổng trọng lượng các sản phẩm chính
Qphụ : Tổng trọng lượng các sản phẩm phụ
Qchuyển bán : Tổng lượng vật tư chuyển bán cho doanh nghiệp khác
Qkhông thu hồi : Tổng lượng vật tư mất mát không thu hồi Qua đó đánh giá tình hình tiết kiệm vật tư bằng sử dụng lại phế liệu. Để xét duyệt mức được chính xác, phải có sự chuẩn bị đầy đủ về các tài liệu có liên quan, phân công cán bộ theo dõi, nắm tình hình điều kiện các mặt của các cơ sở sản xuất. Yêu cầu của xét duyệt mức là phải làm rõ cơ sở khoa học của mức, các biện pháp chủ yếu để thực hiện mức và phấn đấu giảm mức Mặc khác, mức được xét duyệt cho kỳ kế hoạch phải nhỏ hơn lượng thực chi bình quân báo cáo Nội dung xét duyệt mức bao gồm:
Điều kiện tiền đề để thực hiện giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị vật tư ở công ty
- Thực hiện khoán sản phẩm cho người lao động theo từng công đoạn để bản thân người lao động phải tự nâng cao trách nhiệm của mình đối với chất lượng sản phẩm cũng như trách nhiệm đối với công việc của mình Sau mỗi công đoạn, khi bàn giao bán thành phẩm hoặc vật tư cho bộ phận khác tiếp nhận cần được kiểm cả về chất lượng và số lượng trước khi giao, ghi sổ theo dõi rõ ràng để theo dõi được tình trạng sử dụng vật tư của từng bộ phận. Để thực hiện hiệu quả quản trị vật tư thì công ty không nên chỉ chú trọng vào một hay hai biện pháp mà cần có sự tiến hành đồng bộ các giải pháp đã đặt ra Ngoài ra, công ty luôn phải cải tiến và hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý, cải tiến tổ chức sản xuất và không ngừng cập nhật kiến thức công nghệ phục vụ cho hoạt động sản xuất để không bị lỗi thời lạc hậu.
3.3 Điều kiện tiền đề để thực hiện giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị vật tư ở công ty Để nâng cao hiệu quả quản trị vật tư ở công ty SHINTS BVT nói riêng và ở các doanh nghiệp may nói chung, ngoài những biện pháp cải tiến từ phía công ty thì Nhà nước cũng là một nhân tố có vai trò quan trọng Đề tài này xin đưa ra một số kiến nghị là điều kiện tiền đề để thực hiện giải pháp đã nêu như sau:
3.3.1 Đầu tư phát triển công nghiệp phụ trợ
Hiện nay, ngành dệt và các công ty sản xuất vải trong nước vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu cho các doanh nghiệp, chính vì vậy các doanh nghiệp may hầu như phải nhập khẩu nguyên phụ liệu với tỷ trọng lớn Đặc biệt đối với những doanh nghiệp gia công hàng dệt may xuất khẩu thì phần lớn các loại vải và phụ liệu chính đều phải đi nhập khẩu từ các nhà cung ứng nước ngoài Do đó, đầu tư và tạo điều kiện phát triển ngành dệt và phụ liệu để từ đó tạo nguồn nguyên liệu đáp ứng nhu cầu cho các doanh nghiệp may là yêu cầu hết sức cấp thiết
Một yếu tố quan trọng là vị trí địa lý của nước ta nằm trong vùng có nền khí hậu nhiệt đới, phù hợp để trồng các loại cây để sản xuất tơ sợi như bông, đay, gai, trồng dâu nuôi tằm… chính là điều kiện thuận lợi để có thể phát triển ngành dệt.
Ngoài ra, sau khi Việt Nam gia nhập TPP, tác động tích cực của TPP đến ngành dệt may Việt Nam là rất lớn, tạo ra cú hích và mang đến động lực quan trọng cho sự phát triển của dệt may Việt Nam Tuy nhiên, bên cạnh đó ngành dệt may Việt Nam phải đối mặt với nhiều khó khăn thách thức Nếu muốn hướng đến thuế suất bằng 0% khi xuất khẩu sang 11 nước còn lại cùng tham gia TPP thì các doanh nghiệp cần phải chứng minh được là nguyên vật liệu sản xuất ra sản phẩm xuất khẩu đó hoàn toàn là sản xuất trong nước hoặc là nhập khẩu từ các nước tham gia TPP chứ không phải là nguyên liệu nhập khẩu từ các ngoài ngoài TPP như Trung Quốc, Đài Loan, Hàn Quốc… Chính yêu cầu này đòi hỏi Việt Nam phải nhanh chóng thành lập các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nguyên phụ liệu cho ngành dệt may Phát triển ngành dệt và nguyên phụ liệu bổ trợ sẽ giúp các doanh nghiệp may có được nguồn nguyên phụ liệu giá rẻ, dễ tiếp cận, đáp ứng tốt yêu cầu sản xuất, giảm giá thành khi xuất khẩu do hưởng ưu đãi giảm thuế suất, từ đó tăng điều kiện cạnh tranh với các doanh nghiệp may nước ngoài khác Bên cạnh đó với các mặt tích cực đem lại sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quản trị vật tư ở các doanh nghiệp may này.
3.3.2 Hoàn thiện cơ chế chính sách quản lý vật tư
- Hiện vẫn còn tình trạng thủ tục hành chính, hải quan; chi phí không chính thức…, còn rườm rà và lớn hơn cả phần thuế được cắt giảm trong TPP Nhà nước cần có những biện pháp cải tiến thủ tục xuất nhập khẩu để tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong việc tiến hành giao nhận vật tư, hàng hóa hay xuất khẩu hàng Các thủ tục cần được đơn giản hóa hơn, tránh rườm rà gây khó khăn cho doanh nghiệp, đổi mới các chính sách chế độ nhằm khuyến khích các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị vật tư trong sản xuất.
- Dệt may hiện đang là ngành xuất khẩu chủ lực của Việt Nam với kim ngạch lớn,nhu cầu tuyển dụng nhân lực cho cách doanh nghiệp dệt may có xu hướng yêu cầu cao hơn về trình độ nghề, giảm số lao động chưa qua đào tạo Ngoài các kỹ năng chuyên
89 ngành, doanh nghiệp cũng luôn đòi hỏi kinh nghiệm, kỹ năng giao tiếp, tìm kiếm đối tác, khả năng ngoại ngữ, đặc biệt đối với các vị trí quản lý như trưởng phòng kế hoạch, quản lý đơn hàng… Tuy nhiên, việc đào tạo nhân lực cho ngành dệt may của các trung tâm và các trường hiện chưa đáp ứng được nhu cầu thực tế của nhiều doanh nghiệp Không chỉ quá ít so với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp, các sinh viên cũng khiến doanh nghiệp tốn kém cả chi phí tài chính lẫn thời gian vì nếu tuyển dụng phải mất 1 đến 2 năm đào tạo lại mới sử dụng được Đặc biệt, nhân lực thiết kế thời trang được đào tạo tại Việt Nam hầu hết chỉ có khả năng kinh doanh ở quy mô nhỏ mà chưa đủ khả năng thiết kế và triển khai sản xuất để thương mại hóa với quy mô toàn Ngành Khả năng đáp ứng nhu cầu tăng thêm của đội ngũ kỹ sư, kỹ thuật viên phục vụ cũng rất khó khăn… Chính vì vậy, Bộ Công thương cần có những giải pháp quy hoạch phát triển ngành công nghiệp dệt may Việt Nam, trong đó quan trọng là các chính sách đào tạo nguồn nhân lực cho ngành dệt may, đào tạo lực lượng lao động lành nghề để có năng suất lao động cao Từ đó, sản phẩm xuất xứ từ Việt Nam sẽ có sức cạnh tranh mạnh hơn trên thị trường quốc tế.
- Nghiên cứu và phát triển khoa học công nghệ, xây dựng hệt thống tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, thúc đẩy việc chuyển giao công nghệ, hợp tác quốc tế trong ngành dệt may
Quản trị hiệu quả vật tư cho sản xuất hàng may mặc đang là một vấn đề quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất mặt hàng dệt may Trước sự cạnh tranh ngày càng gay gắt của thị trường trong nước và đặc biệt là sự cạnh tranh gay gắt của thị trường dệt may thế giới khi hàng rào hạn ngạch đang được dỡ bỏ, hiệp định TPP đang từng bước thực hiện thì việc tiết kiệm vật tư trong sản xuất sẽ giúp cho các doanh nghiệp sản xuất nói
90 chung và doanh nghiệp sản xuất hàng dệt may nói riêng nâng cao được khả năng cạnh tranh của mình.
Là một doanh nghiệp sản xuất, quản trị vật tư ở công ty SHINTS BVT đóng vai trò là một khâu quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của công ty Mặc dù hiện tại, công ty đã có nhiều nỗ lực để phát triển và cải thiện hiệu quả quản trị vật tư ở công ty, tuy nhiên kết quả đạt được chưa cao Mỗi khâu trong quản trị vật tư ở công ty vẫn có nhiều vấn đề tồn đọng cần phải được khắc phục triệt để Trong khâu quản trị lập kế hoạch vật tư cho sản xuất vẫn còn tình trạng tính mức sai, khâu quản trị mua sắm vật tư còn tình trạng mua sai vật tư, xử lý vấn đề phát sinh với nhà cung cấp chậm, khẩu quản trị sử dụng vật tư còn yếu do tình trạng may sai hỏng thành phẩm nhiều …
Tác giả đã đề ra một số giải pháp mang tính khả thi nhất để khắc phục điểm yếu kém trong quản trị vật tư ở công ty SHINTS BVT Công ty cần lựa chọn các phương án hợp lý nhất để thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra, hoàn thiện năng lực tổ chức,năng lực quản lý, nâng cao hiệu quả trong từng khâu quản trị vật tư ở công ty Đồng thời công ty phải tận dụng được các cơ hội của quá trình hội nhập kinh tế, xây dựng và phát huy được các lợi thế cạnh tranh của mình Điều đó giúp công ty có được năng lực để tận dụng các cơ hội kinh doanh và có khả năng đối phó linh hoạt đối với các biến động, nâng cao vị thế và thương hiệu của mình trên thị trường.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Công ty SHINTS BVT (2012-2015), Báo cáo Phòng Hành chính nhân sự, Hải Dương.
2 Công ty SHINTS BVT (2012-2015), Báo cáo Phòng Kinh doanh, Hải Dương.
3 Công ty SHINTS BVT (2012-2015), Báo cáo Phòng Kỹ thuật công ty, Hải Dương.
4 Công ty SHINTS BVT (2012-2015), Báo cáo Phòng Tài chính, Hải Dương
5 Công ty SHINTS BVT (2012-2015), Báo cáo Kế hoạch phát triển kinh doanh Phòng Hành chính, Hải Dương.
6 Công ty SHINTS BVT (2012-2015), Báo cáo Quy trình làm việc bộ phận
Văn phòng kho, Hải Dương.
7 Công ty SHINTS BVT , Phần mềm công ty SHINTS BVT, Hải Dương.
8 Công ty SHINTS BVT, Báo cáo của ban ISO, Hải Dương.
9 Đặng Đình Đào, Hoàng Đức Thân (2015), Giáo trình Kinh tế thương mại, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội.
10.Đặng Đình Đào, Nguyễn Minh Sơn (2012), Dịch vụ logistics ở Việt Nam trong tiến trình hội nhập quốc tế, Viện Nghiên cứu Kinh tế và phát triển, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia.
11.Đoàn Thị Hồng Vân (2006), Quản trị Logistics, Nhà xuất bản Thống kê,
12.Nguyễn Đình Phan (2012), Giáo trình Quản trị chất lượng, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội.
13.Nguyễn Hải Sản (1996), Quản trị doanh nghiệp, Nhà xuất bản Thống kê. 14.Nguyễn Văn Điềm, Nguyễn Ngọc Quân (2007), Giáo trình quản trị nhân lực, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân.
15.Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Huyền (2002), Chiến lược kinh doanh và phát triển doanh nghiệp, Nhà xuất bản Lao động – Xã hội.
16.Nguyễn Thừa Lộc, Trần Văn Bão ( 2016), Giáo trình Quản trị doanh nghiệp thương mại, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc Dân, Hà Nội.
17 Nguyễn Xuân Quang, Nguyễn Thừa Lộc (1999), Quản trị doanh nghiệp thương mại dành cho cao học, Nhà xuất bản Thống kê.
18 An Nhiên: Nhật Bản thực hiện quản lý sản xuất tinh gọn tăng năng suất kinh doanh, tại: http://qms.com.vn/nhat-ban-thuc-hien-quan-ly-san-xuat-tinh-gon- tang-nang-suat-kinh-doanh-96-2.html , truy cập ngày 04/06/2016.
