PhÇn I trêng §¹i häc Kinh tÕ Quèc d©n NINH QUANG HUY PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG CUNG ỨNG VẬT TƯ CỦA CÔNG TY TNHH ENKEI VIỆT NAM Hµ Néi, n¨m 2014 trêng §¹i häc Kinh tÕ Quèc d©n NINH QUANG HUY PHÁT[.]
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VẬT TƯ VÀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG CUNG ỨNG VẬT TƯ
Khái niệm, vai trò và các nhân tố ảnh hưởng của hệ thống cung ứng vật tư 5
1.1.1 Khái niệm vật tư và hệ thống cung ứng vật tư
1.1.1.1 Khái niệm và phân loại vật tư Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì hoạt động sản xuất ít nhiều đều cần đến các tư liệu vật chất khác nhau như vật liệu, nhiên liệu, thiết bị máy móc… Các vật này được tạo ra trong quá trình lao động, là sản phẩm của các doanh nghiệp dùng để sản xuất Từ khi là thành phẩm của các doanh nghiệp sản xuất cho đến khi chúng được lao động sống của các đơn vị sử dụng làm tư liệu lao động hoặc đối tượng lao động theo công dụng của chúng, khi đó chúng sẽ biểu hiện là vật tư kỹ thuật.
Vật tư kỹ thuật là một dạng biểu hiện của tư liệu sản xuất Khái niệm về tư liệu sản xuất, có thể nói đó là khái niệm chung, bao quát dùng để chỉ:
- Những vật có chức năng làm tư liệu sản xuất, những tư liệu sản xuất ở trạng thái khả năng
- Những vật đang là tư liệu sản xuất thực sự
Khái niệm vật tư dùng để chỉ những vật có chức năng làm tư liệu sản xuất, đang trong quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng sản xuất, chưa bước vào tiêu dùng sản xuất trực tiếp.
Vật tư là tư liệu sản xuất ở trạng thái khả năng Mọi vật tư đều là tư liệu sản xuất, nhưng không nhất thiết mọi tư liệu sản xuất đều là vật tư.
Tư liệu sản xuất gồm có đối tượng lao động và tư liệu lao động Những sản phẩm của tự nhiên là đối tượng lao động do tự nhiên ban cho, song trước hết phải dùng lao động để chiếm lấy Chỉ sau khi có sự cải biến những sản phẩm của tự nhiên thành những sản phẩm của lao động mới có những thuộc tính, những tính năng kĩ thuật nhất định Do đó không phải mọi đối tượng của lao động cũng đều là sản phẩm của lao động, chỉ nguyên liệu mới là sản phẩm của lao động Trong số những tư liệu lao động có nhà xưởng, cầu cống và những công trình kiến trúc khác ngay từ đầu chúng được cố định tại một chỗ và khi đã là thành phẩm rồi người ta có thể đưa chúng vào sử dụng ngay được không phải qua giai đoạn tiếp tục quá trình sản xuất, giai đoạn làm cho chúng có được sự hoàn thiện cuối cùng như các sản phẩm khác Những sản phẩm thuộc loại này không thuộc phạm trù vật tư Vật tư chỉ là một bộ phận quan trọng của tư liệu sản xuất bao gồm tư liệu lao động và đối tượng lao động hiểu theo nghĩa hẹp
Vì mỗi vật có thể có những thuộc tính khác nhau và do đó mà nó sẵn sàng có thể dùng vào nhiều việc, cho nên cùng một sản phẩm có thể dùng làm vật phẩm tiêu dùng hay dùng làm vật tư kỹ thuật Vì vậy, trong mọi trường hợp phải căn cứ vào công dụng cuối cùng của sản phẩm để xem xét là vật tư kỹ thuật hay là vật phẩm tiêu dùng.
Từ những điều trên có thể rút ra khái niệm vật tư kỹ thuật như sau:
Vật tư kỹ thuật là sản phẩm của lao động dùng để sản xuất Đó chính là nguyên, nhiên, vật liệu, bán thành phẩm, thiết bị máy móc, dụng cụ, phụ tùng…
Như vậy, vật tư kỹ thuật gồm nhiều thứ, nhiều loại, từ những thứ có tính năng kỹ thuật cao đến những thứ thông thường, từ những thứ có khối lượng và trọng lượng lớn đến những thứ rất nhỏ nhẹ, từ những thứ đắt tiền đến những thứ rất rẻ… Tất cả chúng đều là sản phẩm của lao động, dùng để sản xuất Toàn bộ vật tư được phân chia theo các tiêu thức cơ bản sau đây. a) Theo công dụng trong quá trình sản xuất
Toàn bộ vật tư kỹ thuật được chia làm hai nhóm lớn, là những loại vật tư dùng làm đối tượng lao động và những vật tư dùng làm tư liệu lao động Những vật tư dùng làm đối tượng lao động có đặc điểm là trong quá trình sử dụng chúng chỉ được sử dụng một lần và toàn bộ giá trị sẽ được chuyển hết sang giá trị sản phẩm ví dụ như Nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, Điện, Gas, các bán thành phẩm Còn những vật tư thuộc nhóm tư liệu lao động sẽ được sử dụng nhiều lần và giá trị sẽ chuyển dần sang giá trị sản phẩm ví dụ: Máy móc, thiết bị sản xuất, thiết bị vận chuyển, thiết bị truyền dẫn, các dụng cụ đo, phụ tùng máy… b) Theo tính chất sử dụng
Toàn bộ vật tư được phân chia thành vật tư thông dụng và vật tư chuyên dùng Vật tư thông dụng gồm những thứ phổ biến cho nhiều ngành sản xuất còn vật tư chuyên dùng là những loại dùng cho một ngành nào đó hoặc một doanh nghiệp nào đó, như vật tư của ngành đường sắt, nông nghiệp, y tế… c) Theo tầm quan trọng của vật tư
Các loại vật tư có tầm quan trọng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh, một số loại nếu bị thiếu sẽ làm dừng hoạt động sản xuất, một số khác lại quá đắt, một số khác lại cần thời gian chờ đợi lâu… Do vậy trong quá trình tổ chức mua sắm và quản lý vật tư các doanh nghiệp cần chú ý nhiều vào các sản phẩm “quan trọng”, chúng cần phải được phân loại để có những phương pháp quản lý có hiệu quả Có hai phương pháp phân loại được sử dụng theo quy luật Pareto
Phần lớn các doanh nghiệp thường tiêu dùng khoảng 80% giá trị vật tư nhưng chỉ với khoảng 20% danh mục vật tư Như vậy thông thường là 20% danh mục vật tư chiếm khoảng 80% giá trị, trong khi đó 80% danh mục chỉ chiếm 20% giá trị vật tư tiêu dùng Trong quản lý dự trữ người ta kiểm tra và nhận thấy rằng 20% các mặt hàng tạo ra 80% giá trị đầu tư cho dự trữ hoặc là 80% tiêu dùng về giá trị hoặc là 80% giá trị mua Tất nhiên đây là con số trung bình và thường lấy tỷ lệ 15\85 hoặc 25\75…
Thực tế phương pháp A,B,C là một sự cải biến của phương pháp phân loại 20\80 Thực tế khi chúng ta phân loại thành ba nhóm thì kết quả sẽ rõ ràng hơn. Phương pháp này được phân loại như sau:
Từ 10% đến 20% vật tư tạo thành nhóm A chiếm 70% đến 80% giá trị dự trữ hoặc số bán ra theo giá trị
Từ 20% đến 30% vật tư tạo thành nhóm B chiếm 10% đến 20% giá trị
Từ 50% đến 60% vật tư tạo thành nhóm C chiếm 5% đến 10% giá trị
(Đây là số liệu trung bình và có thể thay đổi ở các doanh nghiệp khác nhau)
Về cách sử dụng phương pháp A,B,C: phương pháp này cho phép đưa ra những quyết định quan trọng trong quản lý vật tư ở doanh nghiệp như các quyết định liên quan đến quản lí dự trữ, quyết định liên quan đến mua sắm, hay các quyết định liên quan đến người cung ứng…
+ Quyết định liên quan đến dự trữ
Những sản phẩm nhóm A sẽ là đối tượng được lập kế hoạch một các chi tiết, cụ thể về các yêu cầu nhu cầu Sản phẩm nhóm B có thể quản lý bằng các cách kiểm kê liên tục, còn sản phẩm nhóm C chỉ là đối tượng kiểm kê định kỳ.
+ Quyết định liên quan đến mua sắm: Phân tích A,B,C về doanh số mua theo chủng loại hàng hoá.
- Vật tư loại A là đối tượng tìm kiếm và để đánh giá kĩ càng những người cung ứng
- Những vật tư thuộc phạm vi vật tư A phải được phân tích vể mặt giá trị
- Vật tư loại A phải giao cho người mua giỏi nhất còn loại C giao cho người mới vào nghề
Nội dung các hoạt động chủ yếu của hệ thống cung ứng vật tư
1.2.1 Mục tiêu và nhiệm vụ của hệ thống cung ứng vật tư
Hệ thống cung ứng vật tư cho doanh nghiệp cần đảm bảo các mục tiêu sau:
- Bảo đảm kịp thời, đầy đủ và đồng bộ các vật tư cho nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp với chất lượng cao.
- Bảo đảm các điều kiện tiền đề về sử dụng có hiệu quả vật tư kỹ thuật trong sản xuất, bảo quản và vận chuyển hàng hóa.
- Tìm kiếm các nguồn vật tư mới, vật tư bổ sung để thỏa mãn các nhu cầu của doanh nghiệp.
- Thực hiện quá trình hậu cần vật tư với chi phí thấp nhất.
- Đẩy nhanh tốc độ luân chuyển của vật tư, hàng hóa.
Hệ thống cung ứng vật tư cho doanh nghiệp có các nhiệm vụ sau:
- Xác định nhu cầu vật tư cho hoạt động sản xuất-kinh doanh và lập kế hoạch mua sắm vật tư theo định kỳ.
- Lập đơn hàng vật tư kỹ thuật và ký hợp đồng mua bán với các đơn vị kinh doanh, theo dõi việc thực hiện hợp đồng đã ký.
- Tổ chức tiếp nhận vật tư về số lượng, chất lượng, chủng loại và thực hiện bảo quản tốt vật tư.
- Theo dõi thường xuyên tình hình dự trữ, tồn kho sản xuất và có những biện pháp cụ thể, kịp thời đảm bảo cho mức độ dự trữ hợp lý nhất.
- Tổ chức đảm bảo cung ứng vật tư theo hạn mức cấp phát cho các phân xưởng và các đơn vị sử dụng khác trong doanh nghiệp và thường xuyên kiểm tra việc sử dụng những vật tư đã cấp ra.
- Thực hiện hạch toán vật tư và báo cáo tình hình đảm bảo vật tư của doanh nghiệp.
1.2.2 Các hoạt động chủ yếu của hệ thống cung ứng vật tư Để đảm bảo hoàn thành các mục tiêu, nhiệm vụ của hệ thống cung ứng vật tư với doanh nghiệp thì hệ thống cung ứng vật tư cần phải được tổ chức một cách khoa học từ khâu lập kế hoạch cho đến khâu tổ chức mua sắm và quản lý Quá trình mua sắm và quản lý vật tư trong hệ thống cung ứng được mô hình hóa như ở dưới đây.
Hình 1.1: Mô hình mua sắm và quản lý vật tư trong hệ thống cung ứng vật tư
(Nguồn: Giáo trình Kinh tế Thương mại – Nhà xuất bản ĐH KTQD năm 2013)
Phân tích quá trình mua sắm và quản lý vật tư
Xác định nhu cầu vật tư Xây dựng kế hoạch yêu cầu vật tư
Xác định phương thức đảm bảo vật tư
Lập và tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm
Lựa chọn nhà cúng ứng
Thương lượng và đặt hàng
Theo dõi và nhận hàng
Quản lý dự trữ và bảo quản
Cấp phát vật tư nội bộ
Tổ chức quản lý vật tư nội bộ Đối với các Công ty sản xuất và kinh doanh quốc tế như EnkeiVN thì các nhà cung ứng vật tư thường sẽ bao gồm các nhà cung ứng cả trong và ngoài nước, trong số đó có một số các nhà cung ứng đã được chỉ định trực tiếp từ công ty mẹ.
1.2.1.1 Xác định nhu cầu và lập kế hoạch yêu cầu vật tư
Nhằm trả lời cho ba câu hỏi cơ bản: những danh mục vật tư hàng hóa có nhu cầu, số lượng nhu cầu của mỗi loại vật tư và phân phối của nhu cầu theo thời gian. Trên cơ sở kết quả của quá trình xác định nhu cầu, người ta tiến hành lập các kế hoạch yêu cầu vật tư phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp.
Kế hoạch yêu cầu vật tư là cơ sở để tổ chức lựa chọn phương thức đảm bảo vật tư. 1.2.1.2 Xác định phương thức đảm bảo vật tư
Có ba phương thức đảm bảo vật tư cơ bản mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn là: mua, tự chế tạo hoặc đảm bảo vật tư thông qua thành lập các liên minh chiến lược trong cung ứng vật tư Sau khi xác định được những phương thức đảm bảo vật tư người ta tiến hành lập kế hoạch và tổ chức mua sắm vật tư nhằm đáp ứng các nhu cầu vật tư cho các hoạt động sản xuất kinh doanh.
1.2.1.3 Lập kế hoạch mua sắm vật tư
Kế hoạch mua sắm vật tư của doanh nghiệp thực chất là sự tổng hợp những tài liệu tính toán kế hoạch, nó là một hệ thống các biểu tổng hợp nhu cầu vật tư và một hệ thống các biểu cân đối vật tư Kế hoạch mua sắm vật tư phải phản ảnh được hai nội dung cơ bản sau:
Một là: Phản ánh toàn bộ nhu cầu vật tư của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch như nhu cầu vật tư cho sản xuất, cho xây dựng cơ bản, cho sửa chữa, cho dự trữ…
Hai là: Phản ánh các nguồn vật tư để thỏa mãn các nhu cầu nói trên bao gồm tồn kho đầu kỳ, nguồn tiềm lực nội bộ doanh nghiệp và nguồn mua ngoài.
Việc lập kế hoạch mua sắm vật tư thường chịu trách nhiệm bởi một phòng chức năng như phòng kinh doanh hoặc phòng kế hoạch hoặc phòng mua hàng… nhưng trên thực tế để lập ra được kế hoạch mua sắm vật tư thì cần sự phối hợp của nhiều bộ phận, phòng ban trong bộ máy điều hành doanh nghiệp Các giai đoạn của lập kế hoạch vật tư gồm có:
Giai đoạn chuẩn bị: Ở giai đoạn này cán bộ chức năng cần thực hiện các công việc sau: nghiên cứu và thu thập về các thông tin về thị trường, các yếu tố sản xuất, chuẩn bị các tài liệu về phương án sản xuất-kinh doanh và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, mức tiêu dùng nguyên vật liệu, yêu cầu của các phân xưởng sản xuất của doanh nghiệp.
Giai đoạn tính toán các loại nhu cầu của doanh nghiệp: Đối với các doanh nghiệp sản xuất, để có được kế hoạch mua vật tư chính xác và khoa học đòi hỏi phải xác định đầy đủ các loại nhu cầu vật tư cho sản xuất Đây là căn cứ quan trọng để xác định lượng vật tư cần mua cho doanh nghiệp Trong thực tế, doanh nghiệp có thể sử dụng một số tài liệu dưới đây để xác định kế hoạch cung ứng vật tư cho từng thời kỳ:
- Kế hoạch sản xuất trong kỳ
- Thống kê về tiêu thụ sản phẩm các kỳ trước, các nhân tố ảnh hưởng đến khả năng tiêu thụ sản phẩm
- Các định mức tiêu hao vật tư
- Sổ kho theo dõi nguyên vật liệu theo từng nhóm loại cụ thể
- Theo dõi lượng đặt hàng từ các nhà cung cấp
Giai đoạn xác định số lượng vật tư tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ: Đối với các doanh nghiệp, số lượng vật tư này thường được xác định theo phương pháp “ước tính” và phương pháp định mức.
Giai đoạn kết thúc của việc lập kế hoạch mua sắm: Là xác định số lượng vật tư hàng hóa cần phải mua cho doanh nghiệp để đảm bảo nhiệm vụ sản xuất - kinh doanh sẽ được xác định theo phương pháp cân đối, nghĩa là là nhu cầu về loại vật tư i dùng cho mục đích j
Tổng nguồn về loại vật tư i đáp ứng bằng nguồn j Để đảm bảo hiệu quả của sản xuất kinh doanh thì nhu cầu mua sắm phải được hết sức quan tâm Nhu cầu mua sắm phải được tính toán khoa học, cân nhắc mọi tiềm năng của doanh nghiệp Trong điều kiện đó, mục tiêu của việc lên kế hoạch vật tư là làm sao với số lượng vật tư cần mua ở mức tối thiểu mà vẫn đảm bảo được các yêu cầu của sản xuất kinh doanh.
1.2.1.4 Hoạt động mua hàng a Xác định nhu cầu mua
Xác định nhu cầu mua là giai đoạn đầu tiên của quá trình mua (hình 1.2). Nhu cầu mua được xác định trên cơ sở kế hoạch vật tư.
Hình 1.2: Quá trình mua hàng
(Nguồn: Giáo trình Kinh tế Thương mại – Nhà xuất bản ĐH KTQD năm 2013) b Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung ứng
Một số phương pháp, mô hình quản trị hệ thống cung ứng vật tư trong quản lý sản xuất
1.3.1 Phương pháp hoạch định nhu cầu vật tư MRP a) Khái niệm
MRP (MRP I: Material Requirements Planning – Lập kế hoạch nhu cầu vật tư và sau này được phát triển lên thành MRP II: Manufacturing Resources Planning-
Lập kế hoạch các nguồn lực sản xuất) được đưa vào sử dụng lần đầu tiên ở Mỹ từ những năm 70 Cách tiếp cận MRP là xác định lượng dự trữ vật tư với khối lượng nhỏ nhất, không cần dự trữ nhiều, nhưng khi cần sản xuất là có ngay Điều này đòi hỏi công tác lập kế hoạch phải hết sức chính xác, chặt chẽ đỗi với từng loại vật tư. Ngày nay, nhờ có sự phát triển mạnh mẽ của việc áp dụng máy tính vào quản lý sản xuất nên phương pháp MRP đã giúp cho công tác lập kế hoạch hết xức chính xác và chặt chẽ cũng như việc theo dõi các loại vật tư được nhanh chóng, chính xác và thuận tiện. b) Các lợi ích của phương pháp MRP:
- Tăng hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh
- Đáp ứng nhu cầu vật tư đúng thời điểm, đúng số lượng và giảm thời gian chờ đợi
- Giảm thiểu lượng dự trữ vật tư mà không làm ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất
- Tạo sự thỏa mãn và niềm tin cậy cho khách hàng
- Tạo điều kiện cho các bộ phận phối hợp chặt chẽ, thống nhất với nhau, phát huy tổng hợp khả năng sản xuất của doanh nghiệp. c) Điều kiện áp dụng MRP
- Có đủ hệ thống máy tính và chương trình phần mềm để tính toán và lưu trữ thông tin
- Chuẩn bị đội ngũ cán bộ, quản lý có khả năng và trình độ về sử dụng máy tính và những kiến thức cơ bản trong xây dựng MRP.
- Đảm bảo chính xác và liên tục cập nhật thông tin mới trong:
+ Lịch trình sản xuất (kế hoạch sản xuất)
+ Hồ sơ dự trữ vật tư hoàn chỉnh: tổng nhu cầu, lượng tiếp nhận theo tiến độ, dự trữ sẵn có…
- Đảm bảo đầy đủ và lưu giữ hồ sơ dữ liệu cần thiết
1.3.2 Mô hình Just In Time (JIT) a) Khái niệm
Just In Time là hệ thống sản xuất trong đó các luồng vật tư và sản phẩm cần đến trong quá trình sản xuất và phân phối sẽ được lập kế hoạch một cách chi tiết sao cho quy trình tiếp theo có thể thực hiện ngay khi quy trình hiện thời chấm dứt Qua đó, không có hạng mục nào rơi vào tình trạng để không, chờ xử lý, công nhân hay thiết bị máy móc không phải chờ đợi Bất kỳ sự chậm trễ không cần thiết hay tồn kho trong quá trình sản xuất đều là lãng phí, vì vậy lượng tồn kho luôn được giữ ở mức tối thiểu.
JIT đã được áp dụng từ những năm 30 trong các dây chuyền lắp ráp của hãng ô tô Ford nhưng phải đến những năm 1970 thì quy trình sản xuất theo mô hình JIT mới được xây dựng hoàn thiện và được TOYOTA Motor áp dụng trong sản xuất.
JIT là một triết lý sản xuất với mục tiêu là phát hiện và loại bỏ tất cả các lãng phí một cách liên tục, không ngừng và triệt để nhằm nâng cao hiệu quả của sản xuất. b) Các lợi ích của mô hình JIT là như sau:
- Giảm các cấp độ tồn kho bán thành phẩm, thành phẩm, hàng hóa, vật tư
- Giảm không gian sử dụng
- Tăng chất lượng sản phẩm, giảm phế liệu và sản phẩm lỗi
- Giảm tổng thời gian sản xuất
- Tận dụng sự tham gia của nhân công trong việc giải quyết vấn đề
- Tăng năng suất sử dụng thiết bị
- Giảm nhu cầu về lao động gián tiếp c) Điều kiện áp dụng JIT
- Áp dụng hiệu quả nhất đối với doanh nghiệp có hoạt động sản xuất có tính chất lặp đi lặp lại.
- Đặc trưng quan trọng của mô hình JIT: áp dụng những lô hàng nhỏ với qui mô sản xuất gần như nhau, tiếp nhận vật tư trong suốt quá trình sản xuất tốt hơn là sản xuất những lô hàng lớn rồi để tồn kho, ứ đọng vốn Nó cũng giúp dễ kiểm tra chất lượng, giảm thiệt hại khi có sai sót.
- Luồng "hàng hóa" lưu hành trong quá trình sản xuất và phân phối được lập chi tiết cho từng bước sao cho công đoạn tiếp theo thực hiện được ngay sau khi công đoạn trước hoàn thành Không có nhân công hay thiết bị nào phải đợi sản phẩm đầu vào.
- Mỗi công đoạn chỉ làm một số lượng sản phẩm / bán thành phẩm đúng bằng số lượng mà công đoạn sản xuất tiếp theo cần tới
- Người công nhân ở qui trình tiếp theo chính là khách hàng của qui trình trước đó
Họ có trách nhiệm kiểm tra, nghiệm thu bán sản phẩm được chuyển đến trước khi thực hiện công việc của mình Sản phẩm không đạt yêu cầu sẽ bị loại bỏ ra khỏi dây chuyền và báo cho toàn Hệ thống để điều chỉnh kế hoạch kịp thời
- Sử dụng mô hình Just in time đòi hỏi sự kết hợp chặt chẽ giữa nhà sản xuất và nhà cung cấp Tăng cường phân công lao động xã hội thông qua hợp tác với các Công ty liên kết.
- Muốn Just in time thành công, Doanh nghiệp cần kết hợp đồng bộ nhiều biện pháp: áp dụng dây chuyền luồng một sản phẩm (sản phẩm được chuyển theo qui trình sản xuất chứ không theo bộ phận chuyên môn nhằm giảm thiểu lãng phí do vận chuyển), khả năng tự kiểm lỗi (công đoạn sau kiểm tra, nghiệm thu công đoạn trước), bình chuẩn hóa (phân bổ công việc đều mỗi ngày, không có ngày quá bận,ngày ít việc).
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG CUNG ỨNG VẬT TƯ CỦA CÔNG
Tổng quan về công ty TNHH Enkei Việt Nam
2.1.1 Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của các phòng, ban trong Công ty
2.1.1.1 Sơ đồ tổ chức công ty
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức công ty TNHH EnkeiVN
(Nguồn: Phòng hành chính - nhân sự công ty TNHH EnkeiVN, năm 2014)
Qua sơ đồ tổ chức trên ta thấy bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng Đứng đầu công ty là Tổng giám đốc, bên dưới là các bộ phận chức năng Các bộ phận chức năng làm nhiệm vụ tư vấn, tham mưu cho Tổng giám đốc và theo dõi về mặt chuyên môn hẹp đối với các bộ phận sản xuất
Phân xưởng vành xe máy Phân xưởng vành ô tô Phân xưởng sơn
Phòng kiểm tra chất lượng Phòng kế hoạch sản xuất
Sale&Marketing nhưng không được quyền ra lệnh trực tiếp Cơ cấu này có các ưu điểm và nhược điểm sau: Ưu điểm:
Cơ cấu tổ chức đơn giản, tinh gọn.
Chuyên môn hóa chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng ban một cách sâu sắc, rõ ràng Mỗi phòng ban tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể.
Phát huy được trình độ, năng lực, trách nhiệm của cán bộ phụ trách của mỗi phòng ban
Thông tin truyền đạt từ cấp trên xuống các phòng ban và ngược lại được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác Các mệnh lệnh của cấp trên được thi hành một cách chính xác, triệt để.
Cần phải có sự chủ động và phối hợp cao giữa các phòng ban chức năng trong quá trình thực hiện công việc.
Giám đốc là người quyết định toàn bộ các vấn đề trong Công ty nên đòi hỏi giám đốc Công ty luôn luôn phải sâu sát, nắm rõ tình hình thực tế dưới các phòng ban, phải thường xuyên trực tiếp giải quyết, điều hòa mối quan hệ giữa các phòng ban chức năng
2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban liên quan đến hệ thống cung ứng vật tư trong Công ty a) Phòng Sale & Marketing
- Thực hiện triển khai bán hàng để đạt chỉ tiêu doanh thu theo mục tiêu công ty đề ra.
- Tham mưu, đề xuất cho ban lãnh đạo công ty để xử lý, đẩy mạnh các nội dung công việc, hoạt động có liên quan đến họat động kinh doanh của công ty.
- Tìm kiếm khai thác các khách hàng mới và hoạt động kinh doanh mới
- Kiểm tra, theo dõi tình trạng khách hàng hoặc khiếu nại (nếu có)
- Lên kế hoạch theo dõi đơn hàng, điều phối đơn hàng, điều chỉnh số lượng,lịch giao hàng trong trường hợp cần thiết.
- Thu thập các thông tin về sản phẩm mới, thăm dò ý kiến khách hàng để phát triển sản phẩm mới.
- Tính chi phí công đoạn, thiết lập báo giá cho sản phẩm
- Theo dõi tìm hiểu thông tin thị trường, tìm hiểu thị hiếu chung của khách hàng để tư vấn sản phẩm phù hợp.
- Tìm hiểu thông tin của đối thủ cạnh tranh cùng ngành nghề để đưa ra giá thành và chất lượng phù hợp nhu cầu và thị hiếu của khách hàng b) Phòng Kế hoạch sản xuất
-Lập kế hoạch sản xuất: Dựa vào thông tin đặt hàng, giao hàng của khách hàng từ phòng Sale & Marketing, phòng kế hoạch sản xuất sẽ lập ra kế hoạch sản xuất cụ thể cho từng loại hàng, theo từng ngày, giờ cụ thể Kế hoạch sản xuất sẽ được kiểm tra lại định kỳ hàng tuần hoặc khi nào khách hàng có sự thay đổi đơn đặt hàng cả về số lượng, chủng loại, ngày giao hàng.
-Quản lý kế hoạch sản xuất: Hàng ngày phòng kế hoạch sản xuất có nhiệm vụ kiểm tra tổng lượng sản phẩm đã được sản xuất ra theo từng chủng loại sản phẩm, số lượng hàng đạt, số lượng hàng không đạt tiêu chuẩn, lượng hàng bán thành phẩm… để so sánh so với kế hoạch đã được lập ra, từ đó đưa ra quyết định điều chỉnh kế hoạch sản xuất hay không cần phải điều chỉnh Trong trường hợp có các sự cố bất thường ví dụ máy móc bị hỏng, sản lượng thực tế không đạt theo kế hoạch, khách hàng thay đổi kế hoạch…thì ngay lập tức phòng kế hoạch sản xuất phải xem xét lại toàn bộ kế hoạch sản xuất để đảm bảo giao hàng đúng, đủ, kịp thời cho các khách hàng.
-Quản lý lượng hàng tồn kho: Phòng kế hoạch sản xuất có trách nhiệm quản lý, giám sát lượng hàng tồn kho, bao gồm cả tồn kho thành phẩm và bán thành phẩm Hàng ngày, dựa vào báo cáo của các bộ phận sản xuất để tổng hợp và báo cáo giám đốc và các bộ phận liên quan Ngày đầu tiên của tháng làm việc phòng kế hoạch sản xuất và các phòng liên quan khác sẽ tiến hành kiểm, đếm thực tế tồn kho để so sánh giữa báo cáo và thực tế Số liệu thực tế này sẽ được sử dụng để tính lượng hàng tồn đầu kỳ cho tháng kế hoạch tiếp theo. c) Phòng Mua hàng
- Mua hàng: Chịu trách nhiệm và đảm bảo cung ứng đúng và đủ các mặt hàng trang thiết bị, các loại vật tư hàng hóa khác theo yêu cầu của các bộ phận của công ty với giá cả hợp lí nhất.
- Lập kế hoạch cung ứng vật tư: Căn cứ trên kế hoạch sản xuất đã được lập lên bởi phòng Kế hoạch sản xuất, phòng Mua hàng sẽ xây dựng kế hoạch mua hàng và cung ứng vật tư cho sản xuất, đảm bảo đầy đủ vật tư sử dụng theo đúng số lượng, đúng chủng loại, đúng chất lượng, đúng thời gian và đúng địa điểm.
- Tạo nguồn vật tư: Tìm hiểu, phân tích về nguồn vật tư sử dụng để từ đó tìm ra nhà cung cấp với chất lượng tốt nhất và giá cả rẻ nhất tiết kiệm chi phí vật tư, nguyên vật liệu cho công ty.
- Quản lý tồn kho: Phòng mua hàng có trách nhiệm quản lý, bảo quản các loại vật tư, hàng hóa tồn kho để đảm bảo vật tư, hàng hóa luôn ở trong tình trạng tốt nhất, sẵn sàng đưa vào sử dụng Số lượng vật tư tồn kho luôn luôn ở mức hợp lý, cho phép không để tình trạng tồn đọng quá nhiều trong kho cũng như không được để xảy ra tình trạng thiếu vật tư làm ảnh hưởng tới quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty Vào ngày đầu tiên của tháng làm việc, phòng mua hàng sẽ phải kiểm đếm tồn kho để so sánh sự chính xác giữa thực tế và báo cáo sổ sách Số liệu kiểm đếm thực tế sẽ được dùng làm số liệu tồn kho đầu kỳ của mỗi loại vật tư cho tháng tiếp theo. d) Các phòng sản xuất
- Đảm bảo sản xuất đúng và đủ theo kế hoạch đã được lập bởi phòng kế hoạch sản xuất.
- Quản lý chi phí sản xuất cho mỗi loại sản phẩm để đảm bảo theo định mức chi phí đã được phê duyệt.
- Luôn luôn tiến hành các biện pháp cải tiến để nâng cao hiệu quả sản xuất, tiết kiệm chi phí.
- Quản lý máy móc, trang thiết bị sản xuất, các loại dụng cụ và trang thiết bị đo lường.
Lĩnh vực kinh doanh và chủng loại sản phẩm
Lĩnh vực hoạt động chính của công ty TNHH EnkeiVN là sản xuất và kinh doanh vành đúc hợp kim nhôm cho ô tô và xe máy
Các khách hàng chính đối với với vành ô tô là công ty TNHH Honda Việt Nam,công ty TNHH ô tô Toyota Việt Nam, công ty cổ phần ô tô Trường Hải Còn đối với vành xe máy thì khách hàng chính là công ty TNHH Honda Việt Nam, công tyTNHH YAMAHA Motor Việt Nam, công ty TNHH Suzuki Việt nam.
Hệ thống cung ứng vật tư của công ty TNHH Enkei Việt Nam
2.2.1 Mục tiêu, nhiệm vụ của hệ thống cung ứng vật tư
Hiện nay Công ty TNHH EnkeiVN áp dụng hệ thống quản lý ISO/TS 16949 cho hệ thống cung ứng vật tư của Công ty, hệ thống này vẫn thường xuyên được cập nhật và sửa đổi để cho phù hợp với các yêu cầu của thực tiễn sản xuất Mục tiêu và nhiệm vụ của hệ thống cung ứng vật tư là phải đảm bảo được các yêu cầu cơ bản sau: a) Vật tư cung cấp phải đúng số lượng, đúng chủng loại , đúng chất lượng Đảm bảo vật tư mua vào phù hợp với các yêu cầu mua vật tư đã được phê duyệt, các loại vật tư và quá trình thu mua vật tư phải phù hợp với các yêu cầu của pháp luật liên quan, đảm bảo thỏa mãn với các yêu cầu chất lượng, đảm bảo nguồn gốc và năng lực nhà cung cấp. b) Vật tư cung cấp phải đúng thời gian, đúng địa điểm
Phải thường xuyên kiểm tra tình hình thực hiện cung ứng vật tư theo kế hoạch, đối chiếu với tình hình sản xuất kinh doanh và tình hình dự trữ vật tư trong kho để kịp thời phát hiện các vấn đề như dư thừa hoặc thiếu hụt để có các biện pháp khắc phục kịp thời. c) Chi phí mua sắm vật tư ở mức thấp nhất Định kỳ thống kê để đánh giá tình hình sử dụng và định mức tiêu hao vật tư thực tế cho một đơn vị sản phẩm để từ đó có biện pháp sử dụng vật tư một cách tiết kiệm, hiệu quả.
Bên cạnh đó hệ thống thu mua cần đảm bảo tốt các công việc sau:
- Tối ưu hóa lượng mua hàng
- Lựa chọn nhà cung cấp thích hợp
- Giảm chi phí vận chuyển
- Giảm các hao hụt, mất mát trong quá trình thu mua và bảo quản
- Giảm các chi phí hành chính phục vụ trong quá trình thu mua
2.2.2 Nguồn cung ứng và phân loại vật tư
2.2.2.1 Nguồn cung ứng vật tư
Sau hơn 6 năm đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh, cho đến nay tổng số danh mục vật tư, hàng hóa của Công ty EnkeiVN là hơn 3.000 chủng loại khác nhau của khoảng 370 nhà cung cấp cả trong và ngoài nước Hình 2.2 mô tả tổng quan về nguồn cung ứng các loại vật tư cho Công ty TNHH EnkeiVN.
Hình 2.2: Nguồn cung ứng vật tư của Công ty TNHH EnkeiVN
Hiện nay còn khoảng 15% các loại vật tư vẫn được Công ty EnkeiVN trực tiếp nhập nhẩu từ các nhà cung cấp nước ngoài như: Vật tư chính là nhôm A356.2, sơn, các loại hóa chất đặc biệt và một số loại vật tư có yêu cầu hoặc tính năng đặc biệt khác Còn lại khoảng 85% các loại vật tư là được mua từ các Công ty trong nước trong đó chủ yếu là các loại vật tư tiêu hao thường xuyên và một số loại vật tư thiết yếu Tuy nhiên cũng có một phần khá lớn các loại vật tư trong số này là có nguồn gốc nhập khẩu, Công ty EnkeiVN mua lại các vật tư này từ các Công ty Thương mại khác trong nước.
Các nhà cung cấp được chỉ định bởi
Các nhà cung cấp nước ngoài khác
Các vật tư được sản xuất trong nước
Các vật tư có nguồn gốc nhập khẩu
Các loại vật tư này được chia ra làm các nhóm như sau: a) Vật tư chính
Nhôm thỏi hợp kim A356.2 là vật tư chính của Công ty để sản xuất ra tất cả các loại vành hiện nay Nguồn cung nhôm của công ty là từ các tiểu Vương Quốc Ả Rập hoặc từ Qatar Đây là hai nguồn cung ứng nhôm vật liệu cho sản xuất của Công ty được chỉ định trực tiếp từ Công ty mẹ là Tập đoàn Enkei Chi phí của vật tư này chiếm tỉ lệ bình quân 83% trong tổng chi phí biến đối của Công ty. b) Vật tư thiết yếu
Là các loại phụ gia, linh kiện lắp ráp, sơn và các dung môi pha sơn, các loại vật tư đóng gói Đây là các vật tư tham gia trực tiếp vào sản xuất, cấu thành lên sản phẩm hoặc có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng của sản phẩm Hiện nay Công ty có khoảng 80 loại vật tư là vật tư thiết yếu, chủ yếu được mua từ các nhà cung cấp nội địa, nguồn gốc có thể từ các nhà sản xuất trong nước và/hoặc từ các nhà sản xuất nước ngoài Tổng chi phí của các loại vật tư này chiểm tỉ lệ bình quân 11% trong tổng chi phí biến đổi của Công ty. c) Vật tư tiêu hao thường xuyên Đây là các loại vật tư tiêu hao thường xuyên, định kỳ để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty như: dao cắt, đá cắt, dầu máy, dầu bôi trơn, dụng cụ và thiết bị đo … Khoảng 85% các loại vật tư này được mua từ các nhà cung cấp nội địa, còn lại khoảng 15% vẫn phải nhập khẩu từ các nước khác chủ yếu là Thái Lan và Nhật Bản Tổng chi phí vật tư tiêu hao thường xuyên chiếm tỉ lệ bình quân 5% trên tổng chi phí biến đổi của Công ty. d) Nhiên liệu
Hiện nay Công ty EnkeiVN chỉ sử dụng hai loại nhiên liệu là LPG GAS và dầu Diezel LPG Gas được dùng để nấu chảy kim loại nhôm cũng như cho các lò sấy trong công đoạn sản xuất của Công ty còn dầu Diezel chỉ tiêu tốn một lượng nhỏ mỗi tháng để chạy các xe nâng, hạ và máy bơm cứu hỏa Nhiên liệu được xem là một trong những khoản mục chi phí cố định của Công ty. e) Vật tư không thường xuyên, vật tư dùng cho thay thế sửa chữa
Là các vật tư, chi tiết, phụ tùng, linh kiện được Công ty mua sắm, dự trữ để phục vụ cho mục đích sửa chữa, bảo dưỡng máy móc, thiết bị, nhà xưởng… của Công ty Loại vật tư này cũng được xem là một trong những khoản mục chi phí cố định của Công ty.
2.2.3 Hoạt động lập kế hoạch mua và đặt hàng vật tư
2.2.3.1 Hoạt động lập kế hoạch mua vật tư
Kế hoạch mua hàng được lập bởi bộ phận Mua hàng, dựa trên các cơ sở sau:
- Kế hoạch sản xuất nhận được từ bộ phận Quản lý Sản xuất: Số lượng sản xuất của từng sản phẩm trong tháng Mỗi khi kế hoạch sản xuất cần phải thay đổi thì phòng mua hàng cũng phải kiểm tra lại toàn bộ các vật tư liên quan cũng như kế hoạch mua hàng để tránh trường hợp dư thừa hay thiếu hụt vật tư.
- Định mức sử dụng vật tư: là lượng vật tư cần thiết phải sử dụng để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm Định mức sử dụng vật tư định kỳ 6 tháng/lần sẽ được xem xét lại để đảm bảo độ chính xác, phù hợp với thực tế sản xuất.
- Tỉ lệ hao hụt vật tư: là lượng vật tư bị hao hụt trong quá trình sản xuất ra một đơn vị sản phẩm (phế phẩm, hao hụt tự nhiên…)
- Tỉ lệ vật tư có thể tái sử dụng khi sản xuất ra một đơn vị sản phẩm
Với đặc thù của Công ty nên hiện nay công tác lập kế hoạch được phân chia cho mỗi loại vật tư cụ thể như sau:
(i) Đối với vật tư là nguyên vật liệu chính là Nhôm thỏi hợp kim A356.2
Căn cứ vào dự báo đặt hàng và kế hoạch sản xuất được lập vào quý 4 của năm trước cho những tháng của năm sau, bộ phận mua hàng sẽ lập kế hoạch đặt hàng cho từng tháng cụ thể của năm sau, và ký kết hợp đồng mua hàng cho toàn bộ năm sau với nhà cung cấp.
Trong đó lượng hàng cần sử dụng trong tháng được tính như sau:
Công thức tính lượng nhôm cần thiết như sau:
Trong đó: n là số chủng loại vành cần đúc trong tháng
QĐi là số lượng cần đúc của loại vành i trong tháng
NGi là tỷ lệ lỗi của loại vành i ĐMsdi là định mức sử dụng vật liệu cho loại vành i
Q là tổng lượng nhôm cần thiết để trong tháng
Công ty có 3 nhà cung cấp nhôm là công ty Mitsubishi Corporation, công ty Itochu Corporation, Công ty Hydro Aluminum Asia Trong đó công ty Mitsubishi Corporation và Công ty Hydro Aluminum Asia cung cấp nhôm thỏi cho công ty Enkei từ nhà sản xuất là Qatar Aluminium Limited, Doha – Qatar Công ty Itochu Corporation cung cấp nhôm thỏi cho công ty Enkei từ nhà sản xuất Dubal Aluminium, thuộc các nước Tiểu Vương quốc Ả Rập Các nhà cung cấp này đã được chỉ định trực tiếp từ Tập đoàn, không được phép thay đổi nên Công ty áp dụng phương pháp đặt hàng lặp lại đối với vật tư này.
Do khoảng cách xa xôi về vị trí địa lý nên thời gian giao hàng mất khoảng 40-
45 ngày Chính vì vậy hàng tháng phòng mua hàng phải gửi yêu cầu giao hàng theo ngày cụ thể cho 2 tháng sau để nhà cung cấp có thời gian chuẩn bị.
Bảng dưới đây là kế hoạch mua nhôm cho năm 2014 của Công ty EnkeiVN
Bảng 2.1 Kế hoạch mua nhôm thỏi hợp kim A356.2 năm 2014
Tồn kho đầu kỳ Tấn 316 300 300 300 300 300 300 300 300 300 300 300
Kế hoạch nhôm sử dụng Tấn 493 419 512 478 476 487 515 525 488 515 497 515 Tồn kho cuối kỳ mục tiêu Tấn 300 300 300 300 300 300 300 300 300 300 300 300 Lượng hàng cần đặt Tấn 477 419 512 478 476 487 515 525 488 515 497 515
Kế hoạch đặt hàng Tấn 480 420 520 480 480 500 500 520 480 520 500 520 Đơn giá dự kiến USD/tấn 2.200 2.200 2.200 2.300 2.300 2.300 2.500 2.500 2.500 2.700 2.700 2.700
Ghi chú: Tiêu chuẩn đóng gói 20~22 tấn/container
Dung sai khối lượng hàng giao theo hợp đồng: +/-5%
(Nguồn: phòng mua hàng-Công ty EnkeiVN, năm 2014)
Từ bảng 2.1 ta cũng nhận thấy, để đảm bảo cho sản xuất một cách liên tục thì Công ty EnkeiVN cũng đã chủ động dữ trữ một lượng nhôm là 300 tấn tương đương với 18-20 ngày làm việc trong kho của mình Kể từ năm 2012, công ty đã thành công trong việc thỏa thuận với các nhà cung cấp để lượng tồn kho dự trữ trên sẽ thuộc quyền sở hữu của nhà cung cấp, do nhà cung cấp đặt tại kho của công ty EnkeiVN, như một cam kết từ nhà cung cấp đảm bảo sản xuất của EnkeiVN được liên tục trong trường hợp nhà cung cấp giao hàng chậm cho EnkeiVN vì một số lý do khách quan, bất khả kháng Tồn kho này được gọi là tồn kho ký gửi Đây là sự hỗ trợ, là một hình thức nâng cao dịch vụ bán hàng từ nhà cung cấp để tằng cường mối quan hệ kinh doanh với công ty Enkei Việt Nam nói riêng và tập đoàn Enkei nói chung Sự thành công của thỏa thuận này, có ý nghĩa rất lớn đối với việc nâng cao hiệu quả dòng tiền và hiệu quả sử dụng vốn của Enkei Việt Nam, giảm vốn hàng tồn kho khoảng USD700.000/tháng.
GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG CUNG ỨNG VẬT TƯ CỦA CÔNG TY TNHH ENKEI VIỆT NAM
Định hướng chiến lược của công ty trong thời gian tới
3.1.1 Xác định thị trường mục tiêu, mở rộng và tăng năng lực sản xuất
Công ty EnkeiVN tiếp tục tập trung để phát triển thị trường trong nước, thị trường mục tiêu của Công ty EnkeiVN trong thời gian tới vẫn là các nhà sản xuất Ô tô, xe máy thuộc Hiệp hội các nhà sản xuất và ô tô và xe máy Việt Nam (VAMA). Đối với vành xe máy: Hiện nay, chỉ tính riêng lượng đặt hàng của các khách hàng chính là Honda Việt Nam và Yamaha Việt Nam cũng đã vượt quá năng lực sản xuất của Công ty, trong khi đó Công ty cũng đang tiến hành xúc tiến đàm phán các khâu cuối cùng với Công ty Piagio Việt Nam để tiến tới có thể bán hàng cho Piagio Việt Nam, tiếp tục khẳng định vị trí là nhà cung cấp các loại vành đúc nhôm tốt nhất tại Việt Nam cũng như trên toàn cầu Để làm được việc đó thì hiện nay Công ty đang phải nhập khẩu vành từ các Công ty Enkei khác trong cùng tập đoàn về bán lại cho các khách hàng, nhưng trong một tương lại gần sắp tới Công ty sẽ tiếp tục nghiên cứu xu hướng phát triển của thị trường và đặt ra kế hoạch mở rộng sản xuất gấp 1,5 lần so với hiện nay. Đối với vành Ôtô: Các khách hàng hiện nay của Công ty là: TOYOTA Việt
Nam; Honda Việt Nam; Nissan Việt Nam và Trường Hải Khác với vành cho xe máy, cho đến nay, tổng lượng đặt hàng của các công ty này vẫn còn thấp hơn năng lực sản xuất của Công ty Chính vì vậy, hiện nay các nhân viên phòng Sale&Marketing đang liên lạc, đàm phán với các khách hàng hiện tại về các loại model vành khác mà hiện nay các khách hàng vẫn đang phải nhập khẩu từ nước ngoài để từng bước tiến tới phát triển sản phẩm và cung ứng cho khách hàng Bên cạnh đó, việc tiếp cận với các doanh nghiệp khác trong VAMA để giới thiệu năng lực và sản phẩm của Công ty cũng hết sức được chú trọng, Ford Việt Nam là một ví dụ điển hình Hiện nay các phòng, ban chức năng đang tiến hành tiếp xúc, gặp gỡ với Công ty Ford Việt Nam để nghiên cứu các sản phẩm hiện nay của Công ty Ford, tìm cơ hội để trở thành nhà cung cấp các loại vành đúc nhôm cho Ford Việt Nam. Với tín hiệu khả quan của thị trường từ năm 2013 và các tháng đầu năm 2014 cũng như với quyết định mới nhất 1168/QĐ-TTg của Thủ Tướng Chính Phủ về việc
“Phê duyệt Chiến lược phát triển ngành công nghiệp Ô tô Việt Nam đến năm 2025, tầm nhìn đến 2035” thì ban giám đốc Công ty có nhận định về tương lai cho thị trường Ô tô ở Việt Nam là rất khả quan và Công ty sẵn sàng có kế hoạch mở rộng trước một bước để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
3.1.2 Nâng cao năng lực cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường
Các đối thủ cạnh tranh tiềm năng của Công ty EnkeiVN hiện nay chủ yếu là các Công ty sản xuất vành đúc nhôm của Đài Loan, Trung Quốc có nhà máy đặt tại Việt Nam cũng như trong tương lai sắp tới, khi Việt Nam từng bước phải dỡ bỏ các hàng rào thuế quan theo lộ trình đã cam kết khi gia nhập các tổ chức Thương mại như WTO; AFTA… thì các Công ty sản xuất vành đúc nhôm từ các nước bản địa của Trung Quốc, Đài Loan, ASEAN sẽ có cơ hội to lớn để thâm nhập thị trường nước ta Điểm mạnh lớn nhất của các Công ty này là giá thành thường rẻ hơn so với sản phẩm cùng loại của EnkeiVN mặc dù chất lượng cũng như dịch vụ kém hơn nhiều.
Nhận thức rõ ràng nguy cơ cạnh tranh đó, để đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển, Công ty EnkeiVN đã liên tục đưa ra các chương trình để làm giảm giá thành của sản phẩm, chuẩn bị đối phó với các đối thủ cạnh tiềm năng Cụ thể đó là:
- Nâng cao năng suất lao động, giảm tỷ lệ hàng lỗi 5%
- Liên tục tiến hành các cải tiến trong tổ chức sản xuất để tăng cường tiết kiệm, giảm chi phí sản xuất.
- Nâng cao công tác quản lý sử dụng vật tư, sử dụng tiết kiệm và tái sử dụng vật tư Giảm giá trị hàng lưu kho.
- Tái sử dụng một số lại phế phẩm nguyên vật liệu: đầu tư lò nấu phoi nhôm sau gia công để tái sản xuất.
Quan điểm về phát triển hệ thống cung ứng vật tư của doanh nghiệp
Như đã phân tích ở trên, cung ứng vật tư có vai trò và ý nghĩa hết sức quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, vì vậy các doanh nghiệp luôn mong muốn phát triển hệ thống cung ứng vật tư để nâng cao năng lực sản xuất và hiệu quả của doanh nghiệp Để phát triển một hệ thống cung ứng vật tư thì theo quan điểm của tác giả, các doanh nghiệp cần chú ý phát triển các mặt sau:
3.2.1 Phát triển về tổ chức hệ thống cung ứng vật tư
3.2.1.1 Mở rộng mạng lưới các nhà cung cấp, nâng cao năng lực của các nhà cung ứng hiện tại
Theo nguyên tắc cơ bản của cạnh tranh, việc chỉ có một hoặc một số lượng nhỏ các nhà cung ứng cho mỗi loại vật tư nhất định sẽ gây ra rất nhiều khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động của mình như: không ổn định, phụ thuộc vào nhà cung cấp, khó khăn trong các đàm phán để nâng cao các hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp… Chính vì vậy, trong suốt quá trình hoạt động của mình, các doanh nghiệp luôn cần phải tìm kiếm thêm các nhà cung cấp mới bên cạnh các nhà cung cấp chủ yếu để đảm bảo sự cạnh tranh cần thiết giữa các nhà cung cấp với nhau, cũng là để tránh sự lệ thuộc vào một nhà cung cấp nhất định.
Bên cạnh đó, song song với việc tìm kiếm các nguồn cung ứng mới thì mỗi doanh nghiệp cũng cần phải phối hợp, hỗ trợ cho các nhà cung ứng hiện tại để nâng cao chất lượng, hiệu quả của việc cung ứng vật tư thông qua các hoạt động cụ thể như: chuyển giao công nghệ, kỹ thuật, kinh nghiệm… Sự phát triển của các nhà cung ứng cũng luôn gắn liền với sự phát triển của doanh nghiệp.
3.2.1.2 Liên tục đào tạo để nâng cao năng lực của các bộ phân chức năngMọi hoạt động của doanh nghiệp nói chung và hoạt động cung ứng vật tư nói riêng đều liên quan đến yếu tố con người Chính vì vậy, để phát triển hệ thống cung ứng vật tư ở mỗi doanh nghiệp thì việc liên tục đào tạo và tái đào tạo để nâng cao năng lực của mỗi cán bộ công nhân viên ở các bộ phận chức năng liên quan là hết sức quan trọng Với các kiến thức được trang bị đầy đủ, cập nhật… họ có thể tìm kiếm các nguồn hàng với chi phí thấp nhất, quản lý chất lượng hàng mua đáp ứng theo yêu cầu của công ty, quản lý chi phí sản xuất, chi phí vật tư ở mức tối ưu cho công ty Đây chính là nền tảng cho sự phát triển ổn định và thành công của mỗi doanh nghiệp.
3.2.2 Phát triển về điều hành hệ thống cung ứng vật tư
3.2.2.1 Áp dụng các phương pháp, mô hình quản trị vật tư tiên tiến
Ngày nay có rất nhiều các mô hình quản trị cung ứng vật tư đang được sử dụng tại nhiều doanh nghiệp khác nhau như phương pháp hoạch định vật tư MRP; mô hình JIT… Các mô hình này đã trải qua một thời gian phát triển khá dài và đã chứng minh được hiệu quả của mình Vì vậy, mỗi doanh nghiệp cần tìm hiểu và học hỏi từ các mô hình quản trị tiên tiến này để áp dụng một cách phù hợp với điều kiện của mình, nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống cung ứng vật tư.
3.2.2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống cung ứng vật tư
Với sự phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin như ngày nay thì mỗi doanh nghiệp cần phải biết tận dụng các điểm mạnh của Công nghệ thông tin để áp dụng vào hệ thống cung ứng vật tư của doanh nghiệp mình Doanh nghiệp nào càng ứng dụng công nghệ thông tin ở mức cao thì sẽ càng đảm bảo được hiệu quả cao trong việc đảm bảo vật tư, nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh.
Một số giải pháp nhằm phát triển hệ thống cung ứng vật tư của Công ty
3.3.1 Mở rộng mạng lưới các nhà cung cấp vật tư Để nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty, đạt mục tiêu giảm chi phí sản xuất 5~10%/năm đã đề ra, thì bên cạnh tăng năng suất lao động, giảm tỷ lệ hàng phế phẩm, giảm tiêu hao, việc giảm giá mua vật tư đóng vai trò cốt yếu Ban lãnh đạo công ty và các bộ phận liên quan cần nhận thức rõ tầm quan trọng của các nhà cung cấp trong hoạt động quản trị vật tư, quản trị chi phí sản xuất của mình Cần phải xác định, mối quan hệ giữa công ty và nhà cung cấp là mối quan hệ hợp tác kinh doanh hai bên cùng có lợi Để thu mua được vật tư có chất lượng đáp ứng yêu cầu với chi phí thấp nhất, công ty Enkei Việt Nam cần thực hiện các hoạt động sau: a) Đẩy mạnh hơn nữa hoạt động tìm kiếm và xúc tiến tạo lập mối quan hệ với các nhà cung cấp mới, các nhà cung cấp tiềm năng cả trong lẫn ngoài nước.
Căn cứ vào lý thuyết cạnh tranh cũng như căn cứ vào thực tiễn hoạt động của Công ty trong 6 năm vừa qua, thì việc một số các vật tư chính của Công ty hiện nay chỉ được cung cấp bởi một số lượng hạn chế nhất định các nhà cung cấp mà nguyên nhân là do chỉ định của Tập đoàn cũng như việc chưa tìm được các nhà cung cấp đủ khả năng hoặc các sản phẩm thay thế tương đương cùng loại như: Nhôm nguyên liệu; Sơn và hóa chất; cụm lắp ráp của bộ phận đĩa phanh vành sau của xe máy…là một hạn chế đáng kể của Công ty Trong những trường hợp như vậy Công ty rất khó khăn trong việc đàm phán về giá cả, nâng cao chất lượng của sản phẩm cũng như nâng cao các dịch vụ bán hàng khác của nhà cung cấp Để cải thiện được vấn đề này Công ty cần mở rộng hệ thống các nhà cung cấp vật tư, tìm kiếm các chủng loại vật tư mới, có tính năng sử dụng tương đương, đáp ứng các yêu cầu về chất lượng của công ty nhưng có giá thu mua thấp hơn.
Đối với mặt hàng nhôm thỏi là nguyên vật liệu chính chiếm đến hơn 80% tổng chi phí vật tư, trong suốt thời gian kể từ ngày thành lập, công ty chỉ mua hàng từ ba nhà cung cấp truyền thống do tập đoàn chỉ định Nguồn hàng là từ Các tiểu Vương quốc Ả Rập hoặc từ Qatar, có vị trí địa lý rất xa Việt Nam, thời gian vận chuyển hàng từ 30~45 ngày, hàng phải chuyển tải tại nhiều cảng trong quá trình vận chuyển, dẫn đến các chi phí liên quan đến bán hàng, giao hàng, và chi phí quản lý của nhà cung cấp tăng cao Công ty cần thuyết phục công ty mẹ thay đổi định hướng phát triển đối với mặt hàng này Chỉ cần giảm giá được 1% đối với vật tư này, sẽ tiết kiệm được chi phí cho công ty khoảng 12.000USD/tháng.
Thứ nhất, là tìm kiềm các nguồn cung hàng có chi phí sản xuất và chi phí vận chuyển, chi phí quản lý rẻ hơn Thực tế, các đối thủ cạnh tranh có mức giá chào bán vành xe thấp hơn của Công ty Enkei từ 15%~25%, như công ty CQS hay công ty SAW trong Sài Gòn, hoặc các nhà sản xuất vành đúc nhôm ô tô và xe máy đến từ
Trung Quốc, thực tế các đối thủ này sử dụng nhôm thỏi hợp kim A356.2 từ các nguồn hàng được sản xuất ở Trung Quốc hoặc Đài Loan Trung Quốc, đặc biệt là thành phố Thượng Hải, là nơi tập trung rất nhiều nhà luyên kim, trong đó có nhôm thỏi hợp kim, với sản lượng lớn do nguồn nguyên liệu tái chế dồi dào Chẳng hạn như công ty Shanghai Sigma Metal Incorporation, có năng lực sản xuất khoảng 300.000 tấn nhôm thỏi mỗi năm Hoặc từ Đài Loan, có công ty Geng Sheang Industrial Co., Ltd cũng là một nhà luyện kim với truyền thống hơn 25 năm sản xuất và kinh doanh hợp kim, trong đó nhôm thỏi hợp kim có sản lượng hơn 120.000 tấn/ năm Hoặc Công ty PT Indonesia Asahan Aluminium (Inalum) có nhà máy sản xuất tại Indonessia với công suất 265.000 tấn/năm Đó là những nhà sản xuất nhôm thỏi hợp kim lâu năm, uy tín trên thị trường và có Công ty đại diện phân phối hàng tại Việt Nam Ngoài có lợi thế về chi phí nhân công rẻ tại Trung Quốc hay Đài Loan, thời gian giao hàng từ các nhà sản xuất này đến Việt Nam chỉ từ 5~10 ngày, sẽ tiết kiệm được một phần tương đối các chi phí giao hàng và chi phí quản lý liên quan đến việc giao hàng sang Việt Nam
Thứ hai, là tận dụng các chính sách về thuế, thuế suất thuế nhập khẩu ưu đãi theo các hiệp định thương mại tự do mà Việt Nam đã ký kết với các bên Trước đây, thuế nhập khẩu nhôm thỏi hợp kim là 0%, nhưng kể từ 1/1/2014, thuế nhập khẩu đã tăng lên 2%, ảnh hưởng đến việc tăng chi phí vật tư này bình quân25.000USD/tháng Nếu Công ty có thể thực hiện thành công việc chuyển đổi nguồn cung nhôm từ các nước hiện tại là Qatar, Dubal, sang các nước khác có sản xuất mặt hàng này như Úc, Niu Di-Lân, Trung Quốc, thì theo biểu thuế nhập khẩu ưu đãi dành cho mặt hàng này theo các hiệp định thương mại tự do ASEAN-Trung Quốc(ACFTA) và ASEAN-ÚC-Niu Di-Lân (AANZFTA), mức thuế suất ưu đãi sẽ là 0%.Đây là một cơ hội mà Công ty hoàn toàn có khả năng để thực hiện để cắt giảm chi phí nguyên liệu chính Bởi ngoài Trung Quốc là quốc gia có nguồn cung nhôm thỏi tiềm năng, Úc cũng là nơi có rất nhiều nhà máy luyện kim sản xuất nhôm thỏi nổi tiếng như Công ty Tomago Aluminium (Úc) với sản lượng 550.000 tấn/năm, hoặcCông ty Rio Tinto Alcan (Úc) với sản lượng 180.000 tấn/năm Hai Công ty sản xuất này có nhà cung cấp có văn phòng đại diện phân phối tại Việt Nam là Tập đoàn Daewoo International, văn phòng đại diện tại Hà Nội, có kho ngoại quan để lưu giữ hàng hóa tồn kho tại cảng Hải Phòng.
Đối với vật tư sơn vật liệu để sơn vành xe, có tổng chi phí khoảng 88.000USD/tháng, hiện tại 95% là công ty nhập mua từ nhà sản xuất DNT Thái Lan Co., Ltd, chỉ có 5% là một phần rất nhỏ công ty mua từ nhà cung cấp nội địa là Sơn Tổng hợp Hà Nội Công ty EnkeiVN hoàn toàn có thể nội địa hóa 100% sơn vật liệu để giảm chi phí mua hàng từ các nhà sản xuất sơn nổi tiếng trong nước như Công ty TNHH Nippon Paint Việt Nam, có nhà máy sản xuất tại tỉnh Vĩnh Phúc, là một nhà sản xuất sơn nổi tiếng 100% vốn Nhật Bản, hiện tại đang cung cấp phần lớn sơn vật liệu cho các nhà sản xuất lắp ráp ô tô, xe máy, phụ tùng đi kèm Hay một nhà sản xuất sơn vật liệu có thương hiệu nổi tiếng khác, có nhà máy tại tỉnh Đồng Nai, là công ty Akzo Nobel Powder Coating (Việt Nam), là một trong những thương hiệu hàng đầu trên toàn thế giới về sơn vật liệu, cũng là một lựa chọn hợp lý cho Enkei Việt Nam để tiến hành nội địa hóa chủng loại vật tư này, để giảm giá mua sơn cũng như giảm các chi phí mua hàng, chi phí tồn kho kèm theo so với hàng nhập khẩu.
Đối với các linh kiện lắp ráp cho cụm đĩa phanh của vành xe, cũng chiếm một lượng chi phí tương đối khoảng 1.6% giá thành sản phẩm, công ty cần phải phát triển thêm nhà sản xuất cung ứng mới thay vì chỉ có một nhà cung ứng như hiện nay Có rất nhiều nhà sản xuất trong nước hoàn toàn có đủ năng lực để sản xuất và cung cấp các loại vật tư này cho công ty Cụ thể như bảng 3.2 bên dưới:
Bảng 3.1 Bảng các nhà cung cấp tiềm năng cho vật tư lắp ráp
STT Nhà sản xuất và cung cấp Địa chỉ Mặt hàng
1 Futu 1 JSC Thái Nguyên Trống phanh, trục vấu, chốt đệm
2 Xích Líp Đông Anh JSC Hà Nội Trục Vấu, chốt đệm
3 Vidpol Casting - Engineering JSC Hải Phòng Trống phanh, trục vấu
4 JAT Autoparts Co., Ltd Bắc Ninh Trống phanh, trục vấu, chốt đệm
(Nguồn: Phòng mua hàng- Công ty EnkeiVN, năm 2014)
Hiện tại, công ty chỉ mua vật tư trống phanh, trục vấu từ nhà cung cấp Futu1JSC và mua chốt đệm từ nhà cung cấp Xích líp Đông Anh Đây là một trong những loại vật tư thiết yếu, lắp ráp vào sản phẩm của công ty, có chi phí hơn 30.000 USD/tháng Việc chỉ duy trì một nhà cung cấp cho một mặt hàng này sẽ làm giảm khả năng cải tiến chất lượng, giảm giá mua vật tư, giảm năng lực cạnh tranh của nhà cung cấp Công ty nên tham khảo và thiết lập thêm mối quan hệ mua bán các loại vật tư này với các nhà cung cấp tiềm năng khác theo bảng trên. b) Tăng tỉ lệ nội địa hóa công cụ vật tư tiêu hao, các vật tư không thường xuyên khác.
Công cụ vật tư tiêu hao, vật tư không thường xuyên khác có tổng chi phí gần 100.000USD/tháng, tỉ lệ nội địa hóa hiện tại là khoảng 85% Qua thực tiễn số liệu hoạt động nội địa hóa của công ty, việc nội địa hóa vật tư hầu hết đi kèm với việc giảm giá mua vật tư Chính vì vậy, trong thời gian tới Công ty cần phải đặt ra mục tiêu tăng tỷ lệ nội địa hóa lên 90% cho các loại vật tư tiêu hao, vật tư không thường xuyên.
Nội địa hóa vật tư gồm hai hình thức:
Vật tư được sản xuất và cung ứng từ nhà sản xuất trong nước Với việc thu mua từ các nhà sản xuất nội địa này, công ty sẽ giảm được rất nhiều giá mua vật tư, do các lợi thế về chi phí sản xuất trong nước thấp, đặc biệt là chi phí nhân công. Thực tế từ số liệu lưu trữ của công ty về một số vật tư đã thành công nội địa hóa từ nhà sản xuất trong nước, giá mua vật tư thường giảm từ 30~60% so với giá mua nhập khẩu Tuy nhiên có hạn chế là chất lượng của các sản phẩm sản xuất trong nước còn chưa cao, không ổn định hệ thống quản lý chất lượng còn yếu kém, một số mặt hàng chưa đáp ứng được yêu cầu của công ty Công ty cần có hoạt động phát triển năng lực nhà cung cấp sản xuất trong nước bằng các hoạt động cụ thể như: phát triển hệ thống quản lý chất lượng, hỗ trợ về kỹ thuật, kinh nghiệm…để đạt được thành công nội địa hóa cao ở hình thức này.
Vật tư được sản xuất bởi các nhà sản xuất nước ngoài nhưng được phân phối thông qua các doanh nghiệp thương mại trong nước Đối với hình thức nội địa hóa này, công ty vẫn vừa đảm bảo được chất lượng vật tư theo đúng yêu cầu ban đầu của mình, vừa có thể giảm được giá mua vật tư bình quân từ 5%~15% so với giá mua nhập khẩu trực tiếp của công ty từ các công ty thành viên trong tập đoàn hoặc từ công ty mẹ, kể cả đối với trường hợp công ty trực tiếp mua hàng từ nhà sản xuất nước ngoài Đó là do, các doanh nghiệp thương mại trong nước khi thiết lập được mối quan hệ kinh doanh với các nhà sản xuất nước ngoài, họ trở thành nhà phân phối ngành hàng, mặt hàng đó trên thị trường Việt Nam và sẽ được hưởng mức giá ưu đãi dành riêng cho nhà phân phối từ nhà sản xuất Mặt khác, các doanh nghiệp thương mại hàng hóa có thể cung cấp cùng loại vật tư cho nhiều khách hàng khác nhau, hoặc có thể kết hợp thương mại nhiều mặt hàng khác nhau từ một nhà sản xuất, hoặc kết hợp các chủng loại hàng hóa khác nhau, để giao hàng theo từng chuyến với khối lượng hàng giao lớn, vận chuyển hàng container bằng đường biển.
Vì vậy, các doanh nghiệp thương mại luôn tiết kiệm được chi phí trên một đơn vị sản phẩm rất nhiều so với việc công ty Enkei Việt Nam trực tiếp nhập khẩu hàng nhỏ lẻ Bên cạnh lợi ích giảm giá vật tư mua từ hình thức nội địa hóa này, công ty Enkei Việt Nam còn có thể giảm được chi phí hoạt động, chi phí quản lý của mình cho các thủ tục liên quan đến thủ tục hải quan, thủ tục giao nhận hàng hóa nhập khẩu, giảm nhân lực cho hoạt động nhập khẩu hàng hóa, giảm lượng hàng tồn kho dự trữ.
3.3.2 Liên tục đào tạo nâng cao năng lực chuyên môn, phát triển đội ngũ nhân viên mua hàng và nhân viên quản lý kho vật tư
Con người là yếu tố luôn được coi trọng và việc phát huy khả năng của mỗi cán bộ công nhân viên là nhiệm vụ xuyên suốt của công ty TNHH EnkeiVN trong suốt quá trình phát triển và là một yếu tố rất quan trọng của công ty hiện nay
Ngày nay, một người mua hàng không chỉ đơn thuần chú trọng về giá cả mà còn phải biết lập kế hoạch mua hàng cho hiệu quả, định mức tồn kho hợp lý nhằm khai thông dòng tiền của doanh nghiệp; hạn chế chi phí hàng hóa lưu kho, lưu bãi; biết xác định nguồn hàng chiến lược để tăng sức cạnh tranh sản phẩm trên thị trường… Bên cạnh đó, có rất nhiều điều kiện liên quan đến qui trình và những quyết định trong quản trị mua hàng như: nguồn nguyên vật liệu, chất lượng sản phẩm; thời gian giao nhận hàng; chi phí đào tạo sử dụng sản phẩm; điều kiện thanh toán; cước phí vận chuyển; chi phí đóng gói; bảo quản; thủ tục hải quan; bảo hiểm; lưu kho; giá cả… rồi đến lựa chọn đánh giá nhà cung cấp, lựa chọn loại hình thương mại, lựa chọn phương thức vận chuyển… Điều này đòi hỏi tất cả nhân viên trong bộ phận mua hàng phải được trang bị những kiến thức nền tảng và thường xuyên cập nhật thông tin về thị trường, thương mại quốc tế, các vấn đề pháp lý liên quan hoạt động thương mại, logistics, quản trị rủi ro, kỹ năng đàm phán và thương lượng hợp đồng… nhằm đáp ứng được yêu cầu ngày một cao của vị trí nhân sự trong bộ phận mua hàng
