Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Dựa trên thực tế về đặc điểm và tính chất của mình Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu đã xây dựng cho mình một bộ máy quản lý phù hợp được thực hiện bằng sơ đồ sau :
Sơ đồ bộ máy quản lý
Giám đốc điều hành Giám đốc kế toán tài chính
Phòng kế hoạch tổng hợp
Phòng kế toán tài chính
Phòng tổ chức hành chính Đội xây dựng điện
Xưởng sản xuất vật liệu xây dựng Đội xây lắp điện nước Đội xây dựng công trình giao thông Đội xây dựng dân dụng- công nghiệp Đội sản xuất, lắp đặt cốt Đội thi thép công cơ giới Đội hoàn thiện và trang trí nội thất
Chức năng chủ yếu của các phòng ban trong công ty
Tổng giám đốc: Đứng đầu công ty là Tổng giám đốc Lê Đình Phương chịu trách nhiệm cao nhất điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, là người đứng ra quyết định kí kết các hợp đồng cân nhắc thiệt hơn trong sản xuất kinh doanh Đảm bảo đủ công ăn việc làm và đời sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty Là người chịu trách nhiệm bảo toàn vốn của Công ty
Giám đốc điều hành: Là người giúp việc cho tổng giám đốc công ty về lĩnh vực kỹ thuật, về kinh tế tài chính Họ có trách nhiệm trực tiếp điều hành công việc, báo cáo tình hình của công ty theo yêu cầu
Giám đốc kinh tế tài chính: Là người giúp việc cho tổng giám đốc công ty về lĩnh vực kinh tế, hoạch định các chiến lược sản xuất kinh doanh để đưa ra những chiến lược hợp lý nhất, mang lại hiệu quả cao nhất
Phòng kế hoạch tổng hợp: Lập kế hoạch tổng hợp, theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ kế hoạch, quá trình sản xuất, tiêu hao vật tư, định mức lao động, tổ chức công tác nội bộ
Phòng kỹ thuật: Có chức năng và nhiệm vụ là khai thác sản phẩm mới, cải tiến kỹ thuật, nắm vững các quy trình sản xuất trạng thái kỹ thuật của sản phẩm Phòng kỹ thuật phải thường xuyên kết hợp với phòng cung ứng vật tư và các đội để kiểm tra chất lượng NVL đầu vào và sản phẩm hoàn thành Khi có vấn đề về kỹ thuật xảy ra, phòng kỹ thuật có trách nhiệm đề xuất các phương án giải quyết cho các phòng ban có liên quan Phòng kế toán tài chính: Tổ chức hạch toán các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty tính toán và phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh, quản ký nguồn tài sản, nguồn vốn tính lương cho công nhân viên, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và cơ quan nhà nước về tất cả các thông tin tài chính đã được phản ánh trên các báo cáo của Công ty.Tổ chức hệ thống kế toán phù hợp chính xác với quy mô loại hình quản lý của Công ty Phòng kế toán tài chính có chức năng báo cáo thường xuyên tình hình tài chính Công ty, lập báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm gửi cho cơ quan Nhà nước
Phòng tổ chức hành chính: quản lý hồ sơ của công ty, thực hiện chế độ chính sách của nhà nước, quản lý tình hình đời sống chính trị cho tất cả mọi người, tổ chức công tác văn hoá- chính trị- tinh thần cho toàn thể công nhân, giải quyết chế độ chính sách của toàn thể công ty
Tiếp theo là các đội, các xưởng, đây là đơn vị cuối cùng của công ty,nơi đây diễn ra các hoạt động sản xuất chế tạo sản phẩm Thực hiện trực tiếp kế hoạch của phòng kế hoạch
Đặc điểm tổ chức hệ thống sản xuất và quy trình công nghệ sản xuất
Đặc điểm tổ chức hệ thống sản xuất
Khâu đầu tiên tham gia là đấu thầu xây dựng, công ty coi khâu này hết sức quan trọng vì nếu biết được thị hiếu nhu cầu của khách hàng thì công ty mới có khả năng trúng thầu và nhận được các công trình xây dựng Các kiến trúc sư có kinh nghiệm có trách nhiệm thu thập các thông tin hay yêu cầu của khách hàng để hoàn thiện bản vẽ thiết kế
Sau khi trúng thầu, các hợp đồng xây dựng được ký kết thì bộ phận sản xuất bắt tay vào xây dựng, thu mua NVL, bố trí mặt bằng xây dựng và phân bổ công nhân hợp lý
Trong quá trình thi công xây dựng cử người giám sát công trình xây dựng, có trách nhiệm thực hiện đúng các yêu cầu trong hợp đồng cũng như các yêu cầu kỹ thuật, mỹ thuật trong bản thiết kế
Cuối cùng là nghiệm thu và bàn giao công trình
Quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh
Thiết kế và hoàn thiện bản vẽ
Ký kết hợp đồng xây dựng
Chuẩn bị mặt bằng sản xuất
Chuẩn bị nguyên vật liệu
Bàn giao và nghiệm thu
Kế toán giá thành và lương,
Kế toán nguyên vật liệu
Cơ cấu tổ chức bộ máy phòng kế toán của Công ty
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Chức năng chủ yếu của các kế toán trong Công ty:
Kế toán trưởng: Có trách nhiệm quản ký phân công công việc, giám sát các kế toán viên, phải có nhiệm vụ chấp hành nghiêm chỉnh các chính sách quy định, chế độ, chính sách về tài chính do Nhà nước quy định. Ngoài ra kế toán trưởng có trách nhiệm cung cấp kịp thời chuẩn xác các quy định của Bộ tài chính và phát luật về các quy định mới nhất cho toàn thể các thành viên của phòng Lập các báo cáo tài chính của Công ty xây dựng và hoàn thiện chế độ hạch toán, kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty, tổng hợp được toàn bộ tình hình tài chính của Công ty…
Kế toán giá thành và tính lương BHXH, TSCĐ: Phản ánh chính xác kịp thời, theo dõi được tính khấu hao TSCĐ, lập báo cáo khấu hao Hàng năm tính lương và các khoản trích theo lương cho các cán bộ một cách chính xác, kịp thời.
Kế toán thanh toán: có trách nhiệm lập phiếu thu, phiếu chi mở sổ theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Theo dõi các khoản liên quan đến tiền mặt, tiền gửi, công nợ
Kế toán tiêu thụ: Có trách nhiệm lập các sổ tổng hợp chi tiết và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Theo dõi chi tiết toàn bộ công nợ, viết hoá đơn bán hàng, báo cáo thuế và báo cáo sử dụng hoá đơn…
Kế toán nguyên vật liệu: Có trách nhiệm mở các sổ chi tiết và tổng hợp để theo dõi và phản ánh tình hình tăng giảm vật liệu trong tháng, kết hợp với thủ kho để lập báo cáo toàn bộ vật tư nhập xuất tồn trong Công ty, lập các báo cáo phân bổ vật tư cho từng đối tượng để tính giá thành Thủ kho: Có trách nhiệm quản lý tiền mặt của Công ty một cách an toàn, đầy đủ, tránh thất thoát hoặc mất mát khi thu, chi tiền mặt
Hình thức sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng
Thực trạng kế toán nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu
Quy trình hạch toán NVL, CCDC tại Công ty
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Kế toán nhập vật liệu, công cụ dụng cụ
kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết trên cơ sở lựa chọn vận dụng phương pháp kế toán chi tiết NVL cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý NVL
2.2 Kế toán nhập VL, CCDC
2.2.1 Tính giá VL, CCDC theo giá thực tế nhập kho tại Công ty
CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu
Nguồn nhập NVL của công ty chủ yếu từ nguồn mua ngoài( trong và ngoài nước) mua từ nhiều nguồn khác nhau nên chi phí mua hàng là khác nhau Để thuận tiện cho công tác kế toán công ty chỉ tính giá thực tế để hạch toán Một trong những nguyên tắc cơ bản của kế toán VL là phải theo giá thực tế Giá thực tế VL nhập kho được tính theo từng nguồn nhập nên giá thực tế VL sẽ khác nhau Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu là doanh nghiệp có nguồn nhập NVL chủ yếu là mua ngoài ( trong và ngoài nước) Do đó giá thực tế VL, CCDC mua ngoài bao gồm giá mua thực tế( giá ghi trên hoá đơn) trừ các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua cộng cả thuế nhập khẩu hoặc thuế khác( nếu có) cộng chi phí thu mua thực tế
Trong đó, chi phí mua thực tế gồm: chi phí vận chuyển bốc dỡ, bảo quản từ nơi mua về đến doanh nghiệp; chi phí thuê kho bãi, tiền mặt, tiền bồi thường; công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập Vì vậy công ty tổ chức thu mua NVL là trọn gói,chi phí mua đã tính trong giá mua của NVL nên khi NVL về nhập kho là kế toán có thể tính ngay được giá trị thực tế của số NVL đó
Trị giá vốn Trị giá mua Thuế Chi phí Các khoản thực tế ghi trên nhập trực tiếp giảm giá của NVL = hoá đơn + khẩu + phát sinh - và hàng nhập kho (không bao ( nếu có) trong mua trả lại trong kỳ gồm thuế khâu mua
VAT) Giá thực tế vật liệu tự chế bao gồm giá thực tế VL xuất chế biến và chi phí chế biến( chi phí nhân công chế biến, khấu hao máy móc thiết bị) Công thức tính:
Trị giá vốn Trị giá thực tế Chi phí thực tế của = của VL xuất + chế biến
NVL nhập kho gia công chế biến trong kỳ
Giá thực tế VL thuê ngoài gia công chế biến bao gồm giá thực tế VL xuất chế biến, chi phí vận chuyển VL từ doanh nghiệp đến nơi chế biến và từ nơi chế biến đến những doanh nghiệp và tiền thuê ngoài chế biến
Trị giá vốn thực Trị giá vốn thực Chi phí Tiền công tế của NVL = tế của NVL + giao nhận + gia công gia công nhập xuất gia công trong kỳ Chế biến
Ví dụ: Ngày 06/ 03/ 2010 phiêú nhập số 61 hoá đơn GTGT 154 Công ty mua tại Công ty CPĐT và thương mại Thành Nam với số lượng 121 kg thép ống Ф 38 đơn giá 16.859 đ/kg ( chưa bao gồm thuế GTGT 10 % ). Chi phí vận chuyển 250.000đ đã chi bằng tiền mặt Hàng đã được kiểm nghiệm nhập kho
Giá thực tế NVL = (121*16.859) + 250.000 = 2.289.939( đồng )
2.2.2 Thủ tục chứng từ nhập VL, CCDC tại Công ty CPĐTXD và
Công ty sử dụng các loại chứng từ và tài liệu sau: hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, thẻ kho, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá , biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngoài ra còn có giấy báo nhận hàng
Tại Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu việc cung ứng VL chủ yếu là do mua ngoài, căn cứ vào đơn đặt hàng phòng kỹ thuật xem khối lượng chuyển lên phòng vật tư Phòng vật tư căn cứ vào định mức kỹ thuật để mua NVL Theo thủ tục nhập kho của Công ty thì tất cả các loại VL mua về đều qua kiểm nghiệm trước khi nhập kho Trong đó hoá đơn bán hàng đã quy định ghi rõ các chỉ tiêu về chủng loại, số lượng, đơn giá, thành tiền, hình thức thanh toán…căn cứ vào hoá đơn này để tiến hành kiểm nghiệm
Biên bản kiểm nghiệm được tiến hành để xem xét nội dung hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn đúng với hợp đồng đã ký thì lập biên bản kiểm nghiệm và đồng ý cho nhập số liệu đó Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho trên cơ sở các hoá đơn, giấy báo nhận và biên bản kiểm nghiệm rồi trao cho phòng kinh doanh ký phiếu nhập kho chuyển cho thủ kho Thủ kho sẽ ghi sổ VL thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán là căn cứ ghi sổ Phiếu nhập kho được chia thành 3 liên : Liên 1: Phòng kế toán lưu lại
Liên 2: Thủ kho để ghi vào thẻ khi sau đó chuyển lên phòng kế toán Liên 3: Giao cho người mua VL
Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu
Hoá đơn giá trị Gia tăng
Số: 155 Đơn vị bán hàng : Công ty CPĐT và thương mại Thành Nam Địa chỉ : Lê Đại Hành- Hai Bà Trưng- Hà Nội Điện thoại : MST 0102468989
Họ tên người mua hàng : Trần Văn Thái
Tên đơn vị mua hàng : Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu Địa chỉ: B11- Lô 12- Khu đô thị mới Định Công- Quận Hoàng Mai- Hà Nội
Hình thức thanh toán: Bằng tiền mặt MST 0101245699 Đơn vị tính:VNĐ STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
4 Mặt nạ hàn cầm tay cái 113 52.000 5.876.000
Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 1.860.510
Tổng cộng tiền thanh toán 20.465.610
Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi triệu bốn trăm sáu mươi năm nghìn sáu trăm mười đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu
Biên bản kiểm nghiệm vật t
Số: 47 Căn cứ vào Hoá đơn số 155 ngày 10 tháng 03 năm 2010
Ban kiểm nghiệm gồm có:
3 Bà ( Uỷ viên) Đã kiểm nghiệm vật tư sau:
Tên nhãn hiệu quy cách vật tư ĐV T
Số lượng Theo chỉ tiêu
Thực tế kiểm nghiệm Đúng quy cách phẩm chất
Không đúng quy cách phẩm chất
1 Thép ống Ф 38 Kg 420 420 Đúng quy cách
2 Thép ống Ф 23 Kg 220 220 Đúng quy cách
3 Sơn chống rỉ Lít 118 118 Đúng quy cách
4 Mặt nạ hàn Cái 113 113 Đúng quy cách
Kết luận của ban kiểm nghiệm: Số vật tư trên đúng quy cách phẩm chất số lượng chứng từ đủ điều kiện làm thủ tục nhập kho Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu
Ngày 10 tháng 03 năm 2010 Nợ: TK 152, 153
Họ tên người giao hàng: Trần Hồng Mỹ
Theo hoá đơn số 155 và Biên bản kiểm nghiệm vật tư ngày 10 tháng 03 năm 2010 của Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu
Nhập tại kho: Kho NVL công ty Đơn vị tính: VNĐ ST
Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá
0 Tổng số tiền( viết bằng chữ): Mười tám triệu sáu trăm linh năm nghìn một trăm đồng
Số chứng từ gốc kèm theo:
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Số liệu nhập vào Công ty từ nhiều nguồn khác nhau để đảm bảo cho việc tính toán kịp thời, chính xác số liệu thì phải có hoá đơn để từ đó có biện pháp sử dụng NVL hợp lý nhất
2.2.3 Phương pháp lập bảng kê nhập VL, CCDC
Cơ sở lập: Căn cứ vào phiếu nhập kho VL, CCDC
Phương pháp lập: mỗi chứng từ ghi một dòng trên bảng kê nhập ghi theo thứ tự thời gian nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Tác dụng: tổng hợp số liệu VL, CCDC trong tháng
Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu
Bảng kê nhập vật liệu, công cụ dụng cụ
Từ ngày 01/03/2010 đến ngày 30/03/2010 Đơn vị tính: VNĐ
Nợ TK152, Có TKLQ Nợ TK153, Có TKLQ
SH NT TK111 TK331 ∑Nợ
PN 62 10/03 Mua sơn chống rỉ 2.006.000 2.006.000
PN 62 10/03 Mua mặt nạ hàn 5.876.000 5.876.000
Kế toán xuất vật liệu, công cụ dụng cụ
2.3.1 Phương pháp tính giá VL, CCDC thực tế xuất kho Để xác định giá thực tế VL, CCDC xuất dùng trong kỳ tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau: Phương pháp nhập trước- xuất trước ( FIFO)
Phương pháp nhập sau- xuất trước (LIFO)
Phương pháp đơn giá bình quân
Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu mà em đang thực tập tính giá
VL, CCDC xuất dùng theo phương pháp Nhập trước- xuất trước
Phương pháp này dựa trên giả thiết VL, CCDC nhập trước được coi là xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến lần nhập sau Như vậy, giá trị
VL, CCDC tồn kho cuối kỳ trước sẽ là giá thực tế của số VL mua vào sau cùng Phương pháp này đảm bảo việc tính giá trị thực tế của VL, CCDC xuất dung kịp thời, chính xác và thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm.
Giá trị VL xuất dùng = Đơn giá * Số lượng VL xuất trong kỳ
Ví dụ: Ngày 14 tháng 03 năm 2010, phiếu xuất số 54 Công ty xuất 375 kg thép ống Ф 38 đơn giá 16.859 đ/ kg( chưa bao gồm thuế GTGT 10%) Trị giá VL xuất dùng = 16.859* 375= 6.322.125 (đ)
2.3.2 Thủ tục, chứng từ xuất VL, CCDC tại Công ty CPĐTXD và
Các chứng từ có liên quan : phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu vật tư theo hạn mức, thẻ kho
VL chủ yếu xuất kho cho sản xuất kinh doanh, ngoài ra còn xuất bán. Cùng với phiếu nhập kho, kế toán và thủ kho làm căn cứ để xuất VL đưa vào sản xuất Thủ kho đối chiếu kiểm tra chứng từ số liệu thực xuất để ghi vào phiếu xuất Trên phiếu ghi rõ tên, quy cách, khối lượng VL, mục đích sử dụng, đơn vị lãnh đạo… Trước khi lĩnh vật tư, người lĩnh vật tư phải kiểm tra vật tư một cách kỹ lưỡng theo yêu cầu căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư theo định mức (đối với những vật tư sử dụng thường xuyên không ổn định) và phiếu lĩnh vật tư không định mức (đối với những vật tư sử dụng không thường xuyên) Phòng kế hoạch căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức sử dụng NVL Đồng thời giao cho các phân xưởng khi xuất kho thủ tục xuất kho phải căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư( trên phiếu lĩnh vật tư có ghi rõ đơn vị sử dụng, tên VL, số lượng lĩnh và đầy đủ chữ ký của người có trách nhiệm và cùng với người nhận vật tư phải kiểm tra và ký xác nhận Phiếu lĩnh vật tư được tính theo phương pháp đích danh Hàng ngày phân xưởng lên lĩnh vật tư sau khi được xét duyệt ở phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh, sau đó căn cứ vào kế hoạch lĩnh vật tư kế toán sẽ xuất kho cho người lĩnh vật tư xuống lĩnh, thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho và thực hiện ghi sổ số lượng vật tư thực lĩnh và thẻ kho Phiếu xuất kho được chia thành 3 liên:
Liên 1: Phòng kế toán giữ
Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng
Công ty áp dụng theo phương pháp nhập trước- xuất trước Phương pháp này dựa trên giả định số VL, CCDC nhập trước được xuất trước,xuất hết số VL nhập trước mới đến số VL nhập sau
Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu
Ngày 14 tháng 03 năm 2010 Nợ TK621, TK627
Họ và tên người nhận hàng: Địa chỉ ( bộ phận):
Lý do xuất kho: Phục vụ sản xuất
Xuất tại kho( ngăn lô): NVL Địa điểm:
Tên,nhãn hiệu, quy cách, sản phẩm, vật tư
Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tổng số tiền(Viết bằng chữ): Mười bảy triệu một trăm chín mươi ba nghìn bảy trăm sáu mươi năm đồng
Số chứng từ gốc kèm theo:
Ngày 14 tháng 03 năm 2010 Người lập phiếu
Thủ kho Kế toán trưởng
Giám đốc (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
2.3.3 Phương pháp lập bảng kê xuất VL, CCDC Đối với các chứng từ xuất kho, sau khi nhận được kế toán tiến hành đối chiếu kiểm tra và định khoản Sau khi thu thập các chứng từ xuất kho, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính và tiến hành lập bảng kê xuất VL, CCDC
Cơ sở lập: Căn cứ vào phiếu xuất và chứng từ kèm theo
Phương pháp lập: mỗi chứng từ ghi một dòng và ghi theo thứ tự thời gian hàng ngày, khi đã có phiếu xuất kho kế toán tiến hành vào thẻ kho mở theo từng loại NVL Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho cuối tháng, thủ kho phải tiến hành cộng nhập xuất tồn
Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu
Bảng kê xuất vật liệu, công cụ dụng cụ
Từ ngày 01/03/2010 đến ngày 30/03/2010 Đơn vị tính: VNĐ
Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 152, ghi Nợ các TK Ghi Có TK 153, ghi Nợ các TK
∑Có TK152 TK627 TK642 ∑Có TK153
PX54 14/ 03 XK sơn chống rỉ 2.006
PX54 14/ 03 XK mặt nạ hàn 5.720.000 5.720.000
Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Kế toán VL, CCDC tại Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu…
Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu hạch toán chi tiết VL, CCDC theo phương pháp “ Ghi thẻ song song”
Nguyên tắc hạch toán của phương pháp này được chia ra làm tại kho và phòng kế toán: Thứ nhất tại kho ghi chép về mặt số lượng( hiện vật), ở phòng kế toán ghi chép cả về số lượng và giá trị từng thứ VL, CCDC. Trình tự ghi chép tại kho và phòng kế toán như sau:
Tại kho: Thủ tục tiến hành mở các thẻ kho Thủ kho sử dụng thẻ kho theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn kho của từng VL theo chỉ tiêu số lượng Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ , sắp xếp, phân loại cho từng thứ VL theo từng kho và ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho Mỗi chứng từ được ghi vào một dòng trên thẻ kho Cuối ngày, thủ kho phải tính ra số lượng tồn kho của từng thứ VL trên thẻ kho
Căn cứ vào tình hình nhập xuất vật tư trong tháng, căn cứ vào mùng 1 đầu tháng thì thủ kho lập thẻ kho Một kho được lập cho một loại vật tư hàng hoá Thẻ kho cho biết lượng NVL nhập, xuất, tồn của một loại vật tư hàng hoá trong tháng Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT để ghi vào thẻ kho
Tại phòng kế toán: định kỳ 10- 15 ngày một lần kế toán VL đem chứng từ lẻ đối chiếu với thẻ kho và ký xác nhận vào thẻ kho Đồng thời kế toán sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất, tồn VL Kế toán chi tiết VL kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi ghi vào sổ chi tiết vật tư theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị
Cơ sở lập: Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
Phương pháp lập: mỗi chứng từ ghi một dòng trên thẻ kho, cuối tháng kế toán tổng hợp lại để tính ra số lượng nhập, xuất, tồn kho của từng VL
Thẻ hoặc sổ chi tiết vật tư
Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song
Theo phương pháp hạch toán này của Công ty trong quá trình thực hiện có thể thấy có những mặt tốt và không đó là: Theo phương pháp này việc ghi sổ thẻ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót trong việc ghi chép và quản lý, công việc kiểm tra thường xuyên, do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán trong quản lý Nhưng bên cạnh đó ta thấy việc ghi chép còn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán
Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu thẻ kho Ngày lập thẻ: Tờ số :
- Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: thép ống Ф 38
Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú
Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Đã ký) (Đã ký (Đã ký)
Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu
Thẻ kho Ngày lập thẻ:
- Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thép ống Ф 23
Số phiếu Ngày chú tháng
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
2.4.2 Phương pháp lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn tại Công ty
CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu
Cuối tháng kế toán tổng hợp tất cả các phiếu nhập kho, xuất kho NVL, CCDC cho từng công trình và lập bảng tổng hợp nhập, xuất NVL Bảng tổng hợp nhập, xuất NVL được lập cho từng loại VL, CCDC và có chi tiết cho từng công trình
Cơ sở lập: Căn cứ vào thẻ kho của từng loại NVL, kế toán tổng hợp vào bảng nhập- xuất- tồn
Phương pháp lập: mỗi loại NVL, CCDC ghi một dòng
Ví dụ: Tồn đầu kỳ của thép ống Ф 38 là 115 kg, đơn giá 16859 đ/kg, thành tiền 1.938.785 đ, ta ghi vào cột tồn đầu kỳ của NVL chính, tương tự cột nhập- xuất- tồn lấy số phát sinh ở thẻ kho
Tác dụng: Phản ánh tổng hợp VL nhập- xuất- tồn kho trong tháng cho tất cả các loại NVL
Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu
Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn nguyên vật liệu
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
SL TT SL TT SL TT SL TT
2.4.3 Phương pháp lập sổ chi tiết VL, CCDC tại Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu
Một trong những yêu cầu của công tác quản lý VL, CCDC đòi hỏi phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn kho cho từng nhóm, tưng loại VL, CCDC cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết VL, CCDC Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu sẽ đáp ứng được nhu cầu này Để tổ chức thực hiên được toàn bộ công tác kế toán VL, CCDC nói chung và kế toán chi tiết VL, CCDC nói riêng, thì trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ có liên quan đến nhập, xuất VL, CCDC Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán Việc ghi sổ chi tiết VL, CCDC tại Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu để theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn cho từng nhóm, từng loại VL, CCDC cả về số lượng, chất lượng chủng loại và giá trị đáp ứng cho nhu cầu hạch toán tại Công ty
Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu
Sổ chi tiết nguyên vật liệu
Tên vật tư: Thép ống Ф 38 Tháng 3 năm 2010 Đơn vị tính: VNĐ
Chứng từ Diễn giải Đơn giá
SH NT SL TT SL TT SL TT
Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu
Sổ chi tiết nguyên vật liệu
TK 152( 1521) Tên vật tư: Thép ống Ф 23
Tại kho: NVL Tháng 03 năm 2010 Đơn vị tính: VNĐ
Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn
SH NT SL TT SL TT SL TT
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
2.4.4 Lập sổ thanh toán với người bán tại Công ty CPĐTXD và
* Sổ chi tiết thanh toán với người bán
Mục đích: Sổ này dùng để theo dõi việc thanh toán việc thanh toán với người mua( người bán) theo từng đối tượng, từng hạn mục thanh toán Dựa vào các nghiệp vụ phát sinh trong tháng để liệt kê các đơn vị và lập sổ theo dõi
Cột A: Ghi ngày, tháng, năm kế toán ghi sổ
Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của chứng từ dung để ghi sổ
Cột D: Ghi nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng
Cột 1: Ghi thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán trên hoá đơn mua (bán) hàng hoặc các chứng từ liên quan đến việc mua bán hàng
Cột 2, 3: Ghi số phát sinh bên Nợ ( hoặc bên Có ) của tài khoản sau từng nghiệp vụ thanh toán
Trích tài liệu của Công ty về tình hình thanh toán với Công ty CPĐT và thương mại Thành Nam như sau:
Số dư đầu tháng 03 (dư Có): 2.320.000 Đồng
Ngày 06/03 theo phiếu nhập số 61, hoá đơn GTGT số 154 Công ty nhập thép ống Ф 38 tại Công ty CPĐT và thương mại Thành Nam với số lượng 121 kg, đơn giá chưa thuế là 16.859 đ/kg., thuế GTGT 10% Công ty chưa trả tiền người bán.
Ngày 23/03 theo phiếu nhập số 65, hoá đơn GTGT số 155 Công ty nhập thép ống Ф 38 tại Công ty CPĐT và thương mại Thành Nam với số lượng 715 kg, đơn giá chưa thuế là 16.859 đ/kg, thuế GTGT 10% Công ty chưa trả tiền người bán.
Ngày 28/03 theo phiếu chi số 34 Công ty thanh toán tiền hàng choCông ty CPĐT và thương mại Thành Nam số tiền là 14.000.000 đồng
Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán Đối tượng: Công ty CPĐT và thương mại Thành Nam Đơn vị tính: VNĐ
Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng
Số phát sinh Số dư
SH NT Nợ Có Nợ Có
28/03 PC34 28/03 Trả bằng tiền mặt
Trích tài liệu của Công ty về tình hình thanh toán với Công ty TNHH Hoà An
Tài liệu trong tháng 03/2010 Công ty có các nghiệp vụ phát sinh về việc thanh toán với Công ty TNHH Hoà An như sau:
Số dư đầu tháng 03 ( dư Có ): 885.320 đồng
Ngày 18/03 Công ty mua inox tại Công ty TNHH Hoà An theo phiếu nhập số 64, hoá đơn GTGT số 157 với số lượng là 150 kg, đơn giá mua chưa thuế là 17.000 đồng/ kg
Ngày 29/ 03 Công ty chuyển khoản trả tiền hàng cho Công ty TNHHHoà An theo giấy báo có của ngân hàng số 22 số tiền là 1.570.000 đồng.
Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
Tài khoản: 331 Đối tượng: Công ty TNHH Hoà An ĐVT: Đồng
Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng
Số phát sinh Số dư
SH NT Nợ Có Nợ Có
29/03 BC22 29/03 Trả bằng tiền gửi
Người ghi sổ Kế toán trưởng
Trích tài liệu của Công ty về tình hình thanh toán với Công ty TNHH Nam Phát.
Tài liệu trong tháng 03/ 2010 công ty có các nghiệp vụ phát sinh về việc thanh toán với Công ty TNHH Nam Phát như sau:
Số dư đầu tháng (dư Có): 3.480.200 đồng
Ngày 12/03 theo phiếu nhập số 63, hoá đơn GTGT số 158 Công ty mua kìm của Công ty TNHH Nam Phát số lượng là 130 cái, đơn giá chưa thuế là 57.000 đồng/ cái Thuế GTGT 10%, công ty chưa thanh toán tiền cho người bán.
Ngày 26/03 Công ty chuyển khoản theo giấy báo có của ngân hàng số 21 số tiền là 9.485.300 đồng
Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
Tài khoản: 331 Đối tượng: Công ty TNHH Nam Phát Đơn vị tính: VNĐ
Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng
Số phát sinh Số dư
SH NT Nợ Có Nợ Có
26/03 BC21 26/03 Trả bằng tiền gửi 112 9.485.30
Người ghi sổ Kế toán trưởng
Sổ tổng hợp thanh toán với người bán
Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu
Sổ tổng hợp thanh toán với ngời bán
Tháng 03 năm 2010 Đơn vị tính: VNĐ
Tên đơn vị bán hàng
Dư đầu kỳ Ghi Có TK331, Nợ các TK Ghi Nợ TK 331, Nợ các
1 Công ty CPĐT và thương mại
Người ghi sổ Kế toán trưởng
2.4.5 Phương pháp lập bảng phân bổ VL, CCDC tại Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu
Dùng phản ánh tổng giá trị VL, CCDC trong tháng về giá trị một cách tổng hợp, phân bổ giá trị VL, CCDC cho từng đối tượng Căn cứ vào phiếu xuất kho VL, CCDC, sổ chi tiết VL hoặc bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn VL, CCDC
Cuối tháng sau khi thu toàn bộ các phiếu xuất kế toán phân loại theo
Nhận xét về thực trạng công tác kế toán VL, CCDC tại
CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu
* Công tác quản lý VL, CCDC
Công ty đã xây dựng cho mình một hệ thống kho rộng rãi có khả năng đáp ứng được việc bảo quản, dự trữ VL, CCDC Việc bố trí hợp lý hàng trong kho đã giúp cho việc xuất hàng sản xuất kịp thời, giúp thủ kho có thể cho ra số liệu nhanh chóng trong việc kiểm tra kho Đây là một công việc thủ kho của Công ty phải làm thường xuyên
Các nghiệp vụ tăng giảm VL, CCDC được kế toán hạch toán theo đúng chế độ kế toán hiện hành và được phản ánh một cách thường xuyên liên tục Việc kết hợp giữa kế toán NVL với kho trong việc đối chiếu số liệu VL, CCDC nhập, xuất và tồn trong tháng đã tránh được tình trạng
VL, CCDC thừa thiếu nhưng không được phát hiện sớm kịp thời để xử lý Việc xác định thường xuyên số lượng tồn kho đó giúp cho việc cung cấp VL, CCDC được thường xuyên, kịp thời tránh được tình trạng thiếu hàng cho sản xuất, đồng thời không gây ứ đọng vốn do số lượng tồn kho quá nhiều gây thất thoát nguyên vật liệu
Việc các NVL hầu hết khi được cung cấp cho Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu đều được ký kết hợp đồng nên ít có biến động về giá và nàh cung cấp giúp cho việc hạch toán ít có sự biến động về giá
* Công tác kế toán VL, CCDC
Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu có một đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao Trong đó do tính chất khối lượng công việc của công tác hạch toán theo dõi VL, CCDC là lớn nhưng do áp dụng phương pháp hạch toán hợp lý nên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh kịp thời
Kế toán có sự kết hợp giữa việc sử dụng máy vi tính áp dụng cho công việc hạch toán của mình hết sức hữu hiệu, giúp giảm thiểu được khối lượng công việc, giúp cho việc tính toán xử lý dữ liệu nhanh chóng kịp thời
Việc luân chuyển chứng từ tới cácc bộ phận rất kịp thời, nhanh chóng nên không gây trở ngại cho quá trình ghi chép số liệu của các bộ phận liên quan Các chứng từ được lưu vào các kẹp File, vì vậy rất thuận tiện cho việc gộp số liệu, tìm kiếm, kiểm tra và đối chiếu khi cần thiết
Bộ phận kế toán VL, CCDC luôn hoàn thành tốt công việc được giao, các giấy tờ chứng từ sổ sách luôn được giữ gìn gọn gàng, ngăn nắp đảm bảo đúng nguyên tắc và chế độ của nhà nước
* Công tác quản lý VL, CCDC
Công ty xây dựng cho mình một hệ thống định mức tồn kho cho từng loại VL, CCDC Nên công ty xây dựng định mức kinh tế sử dụng nó một cách hiệu quả thì sẽ giúp Công ty tránh được lượng dự trữ cần thiết trong kho cho từng loại VL, CCDC, điều đó rất cần thiết cho việc hoạch định chiến lược sản xuất của Công ty
Các NVL hỏng đều được hạch toán thẳng vào chi phí sản xuất chung mà chưa quy trách nhiệm đối với từng đối tượng trực tiếp làm hỏng
Việc sản xuất sản phẩm cũng phải phụ thuộc vào từng ngày sản xuất, dẫn đến việc chuẩn bị VL, CCDC dùng cho lắp ráp cũng bị động
* Đối với công tác kế toán VL, CCDC
Kế toán áp dụng hình thức kế toán chi tiết theo hình thức thẻ song song, đây là hình thức dễ áp dụng nhưng cũng xó nhược điểm lad có sự ghi trùng lập
Việc hạch toán tổng hợp tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập, xuất
VL, CCDC xưởng cơ khí tập hợp hết vào sổ chi tiết nguyên vật liệu TK
152, và sổ chi tiết công cụ dụng cụ TK 153, có thể giúp kế toán cụ thể biết được VL, CCDC tăng giảm cho từng phân xưởng nhưng để biết được
VL, CCDC tăng giảm cho từng loại sản phẩm là rất khó
Việc kế toán mở chi tiết theo dõi những VL mang tính chất vật liệu phụ nên khi phát sinh nghiệp vụ nhập các nguyên vật liệu này như: dầu mỡ, bôi trơn…thì sẽ được hạch toán thẳng vào chi phí sản xuất chung của tháng phát sinh nghiệp vụ Điều này sẽ dẫn đến giá thành sản xuất sản phẩm của tháng đó sẽ lớn lên
Khối lượng công việc kế toán VL, CCDC cũng bị dồn vào cuối tháng
Giải pháp hoàn thiện và nâng cao chất lượng kế toán VL, CCDC…68 Kết luận
* Đối với công tác quản lý VL, CCDC
Công ty cần xây dựng kế hoạch tiêu thụ cho từng tháng, từng tuần để có thể dự trữ được kế hoạch dự trữ VL, CCDC hợp lý hơn
Cần có một quyết định xử phạt đối với những công nhân chuyên làm hỏng VL, CCDC Vì làm như vậy sẽ gắn trách nhiệm của công nhân hơn với việc sản xuất sản phẩm của Công ty Công ty cần xây dựng định mức tồn kho cho từng loại sản phẩm
* Đối với công tác kế toán VL, CCDC
Nên mở kế toán chi tiết TK 152 theo từng phân xưởng thay bằng hạch toán chung
TK 152.4.1 : Nguyên vật liệu chính cho xưởng cơ khí
TK 152.4.2 : Nguyên vật liệu phụ cho xưởng sản xuất vậy liệu xây dựng
Việc mở chi tiết sẽ giúp cho kế toán vừa theo dõi được chi phí nguyên vật liệu cho từng phân xưởng, vừa có thể theo dõi được tình hình tiêu hao nguyên vật liệu chính là bao nhiêu, nguyên vật liệu phụ là bao nhiêu, công cụ dụng cụ là bao nhiêu Khi các NVL mang tính chất phụ dựng để bảo dưỡng, bôi trơn ta có thể nhập vào tài khoản 152(4), việc hạch toán này sẽ tránh được tình trạng công ty bị đội chi phí lớn ở tháng phát sinh nghiệp vụ nhập những loại NVL này như hiện nay ở công ty đang hạch toán
Công ty cần xây dựng mã cho từng loại VL, CCDC chủng loại , kích thước… theo từng loại sản phẩm Dựa vào mã ta có thể nhập xuất hàng theo mã có thể giúp kế toán trong việc áp dụng máy vi tính trong việc theo dõi, hạch toán Nếu thực hiện được điều này sẽ giúp cho khối lượng công việc kế toán VL, CCDC được giảm xuống Việc nhập, xuất theo mã cũng giúp phần theo dõi được tình hình tăng, giảm của từng loại VL,CCDC của từng loại sản phẩm mà công ty tiến hành sản xuất
Qua quá trình thực tập tại Công ty, em đã được nghiên cứu và tìm hiểu quá trình hạch toán của Công ty kết hợp giữa lý thuyết được tích luỹ trong quá trình học tập tại trường và thực tế công việc Qua đó không những em đã được nâng cao trình đọ của mình mà còn được hiểu rõ hơn về tình hình thực tế trong một công ty về: Phương pháp quản lý, phương pháp hạch toán, phương pháp điều hành công việc của các thành viên trong công ty Một phần rõ rệt nhất mà em hiểu được đó là sự áp dụng giữa lý thuyết vào thực tế công việc là cả một quá trình dài, nó đòi hỏi người học phải nắm vững được những gì đã được trang bị trên ghế nhà trường cộng với sự nỗ lực tìm hiểu, nghiên cứu trong thực tế làm việc cho công việc được thành công
Phần kế toán VL, CCDC là một phần hành có tính chất khối lượng công việc nhiều, đòi hỏi nhân viên kế toán phần hành này phải có kiến thức thực tế vững, việc sắp xếp công việc phải hợp lý thì mới giải quyết được khối công việc lớn phát sinh hàng ngày
Tuy nhiên, trong điều kiện hiện nay công ty gặp rất nhiều khó khăn khách quan mang lại, nhưng với trách nhiệm và nghề nghiệp đội ngũ kế toán của Công ty vẫn cố gắng hoàn thành tốt công việc được giao Do vậy công tác quản lý vật tư tại công ty luôn được thực hiện tốt đảm bảo theo dõi chính xác cả về số lượng lẫn giá trị Từ đó, Công ty đã giảm bớt được tình trạng thất thoát và lãng phí Như vậy nó sẽ góp phần không nhỏ vào sự thành công của Công ty
Trong thời gian thực tập không lâu tại Công ty CPĐTXD và PTKT Toàn Cầu, em đã đi sâu vào tìm hiểu và nghiên cứu công tác kế toán VL, CCDC ở Công ty Qua đó em nhận thấy rằng công tác kế toán VL, CCDC ở Công ty đã được những thành tựu nhất định, nhưng bên cạnh đó còn có những hạn chế theo ý kiến chủ quan cá nhân nên không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong được sự thong cảm và góp ý của các nhân viên phòng kế toán, ban lãnh đạo Công ty.
Cuối cùng em xin cảm ơn tới toàn thể các thầy cô giáo trong khoa kế toán doanh nghiệp của trường Cao đẳng kinh tế công nghiệp Hà Nội, đặc biệt là thầy giáo Vũ Đình Vanh đã tận tình hướng dẫn và truyền đạt những kiến thức quý báu cho em cùng với sự giúp đỡ của cán bộ phòng kế toán Công ty đã giúp em hoàn thiện báo cáo chuyên đề của mình
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày … tháng… năm 2010 Sinh viên
