Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty tnhh đầu tư và thương mại trung dũng

Quá trình hình thành và phát triển Công ty TTHH đõ̀u tư và thương mại

Công ty TNHH đõ̀u tư và thương mại Trung Dũng thuộc tổng công ty cơ khí GTVT - Bộ GTVT đợc thành lập ngày 1-5 -1956.

Trụ sở chính: 196 Ngõ 82- Kim Mã- Ba Đình-Hà Nội.

Văn phòng Giao dịch: 282 Trần Khát Chân- Hai Bà Trưng- Hà Nội Điện thoại: 4.22462390 Fax: 04.39335031

Email: phutungoto_trungdung93@yahoo.com

Giám đốc: Nguyễn Thành Trung

Tiền thân của Công ty TNHH đõ̀u tư và thương mại Trung Dũng đợc hình thành trên cơ sở 4 xởng cơ khí: Avia, GK - 115, GK - 125, Yên Ninh, đặt tại số

18 phố Phan Chu Trinh - Hà Nội với nhiệm vụ là sửa chữa ôtô, chế tạo các phụ tùng ôtô… Vào những năm đầu tiên khi mới thành lập, máy móc thiết bị của nhà máy còn đơn sơ, số lợng công nhân ít, sửa chữa chủ yếu bằng thủ công, tổ chức nhà máy theo chế độ tự cung tự cấp, không hạch toán kinh tế Mặc dù thế, nhng công ty vẫn hoàn thành các nhiệm vụ mà nhà nớc giao và không ngừng lớn mạnh, đợc nhà nớc tặng thởng nhiều huân huy chơng cao quý Và vinh dự nhất đối với nhà máy là đã chế tạo thành công chiếc xe ôtô đầu tiên ở Việt Nam, và đ- ợc diễu hành vào đúng ngày Quốc Khánh 2 -9 - 1959.

Nhng từ 5 - 1978, Nhà máy chuyển sang Đông Anh và tiếp nhận thêm nhà máy 19 - 5 ở Vĩnh Phú cùng chức năng, nhiệm vụ Tại đây, nhà máy gặp rất nhiều khó khăn do xa trung tâm, tình hình kinh tế sau chiến tranh còn nghèo, chiến tranh biên giới xảy ra ngày càng quyết liệt, hơn thế nữa số công nhân xin nghỉ việc ngày càng nhiều, khách hàng ngày cnàg giảm sút Cán bộ lãnh đạo nhà máy đã tìm đủ mọi biện pháp để khôi phục nhà máy nh: tổ chức nuôi bò sữa, làm một số loại máy móc phục vụ cho sản xuất nông nghiệp Nhng kết quả thu đợc đều quá thất vọng Mặc dù thế nhà máy vẫn duy trì nghề chính của mình là sửa chữa ôtô.

Theo quyết định số 17 CP ngày 14/1/1981 của Bộ GTVT, nhà máy đợc phép thu mua các loại xe bị nạn, bị phá hoại trong chiến tranh để tháo gỡ, phục hồi các chi tiết, vào những năm này ngoài nhiệm vụ đó, nhà máy còn chế tạo các chi tiết nhỏ nh bơm nớc xe Zin, các loại bulông…

Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trờng, và đặc biệt từ năm 1990, nhà máy đã chủ động về kế hoạch sản xuất, bớc đầu có ý thức về thị trờng, về Marketing, nhờ vậy mà sản phẩm của nhà máy càng đợc a chuộng Từ đó đến nay, nhà máy thực sự bớc sang một trang mới và đặc biệt là từ khi đợc thành lập lại theo quyết định số 1041 QĐ TCCB - NĐ ngày 27 -5- 1993 của Bộ trởng Bộ GTVT (thành lập lại theo NĐ 338/ HĐBT) lấy tên là Công ty TNHH đõ̀u tư và

Nguyễn Thị Kiều Oanh Page 6 thương mại Trung Dũng Đây là một thuận lợi tạo cho công ty có t cách pháp nhân độc lập để làm ăn, tự hạch toán kinh tế, tự giao dịch và kí kết hợp đồng kinh tế Với nhiệm vụ mới chủ yếu là sửa chữa đóng mới, lắp ráp xe ôtô, máy thi công và các sản phẩm công nghiệp khác.

Với sự sáng tạo, năng động, nhanh nhạy với sự chuyển đổi của nền kinh tế, đặc biệt từ khi luật đầu t nớc ngoài vào Việt Nam, cán bộ lãnh đạo công ty đã phối hợp với bộ GTVT, trờng đại học GTVT… chế tạo thêm các loại sản phẩm nh: lu bánh lốp, trạm cấp phối, trạm bê tông nhựa asphalt công suất từ 25 - 100 tấn/ giờ trạm cấp phối đợc cục đo lờng chất lợng nhà nớc xác định đảm bảo chất lợng thay thế hàng nhập khẩu Có thể nói đây là những mặt hàng chủ đạo của công ty, khẳng định đợc tài năng, trí tuệ, óc sáng tạo của giới khoa học trong nớc cũng nh cán bộ lãnh đạo công ty.

Các sản phẩm của công ty đã đạt đợc nhiều huy chơng vàng, bạc nh: trạm trộn asphalt, trạm cấp phối, lu bánh lốp và đã chiếm lĩnh hầu hết thị trờng trong nớc do chất lợng cao, giá thành hạ.

Trong những năm gần đây, công ty luôn đạt đợc lợi nhuận cao, và đạt vợt định mức các chỉ tiêu kế hoạch đề ra, đảm bảo 3 ngùn cơ bản là nộp ngân sách nhà nớc, đầu t tích luỹ bổ sung nguồn vốn kinh doanh, và nâng cao mức thu nhập cho ngời lao động Năm 2000, công ty đã đợc nhà nớc phong tặng là “Đơn vị anh hùng lao động” của 10 năm đổi mới.

Do u thế về sản phẩm trạm trộn, hiện nay công ty đang đầu t thêm cho TSCĐ 847 triệu đồng từ nguồn vốn Đầu t phát triển , Bộ tài chính cấp bổ xung thêm 8,4tỷ đồng làm nguồn vốn kinh doanh hiện nay là 16.937 triệu đồng.

Và để đáp ứng nhu cầu sản xuất, công ty đang mở rộng thêm nhà xởng mới với diện tích 20 ha để vừa tạo công ăn việc làm cho nhân dân điạ phơng và các tỉnh lân cận.

Những thành tựu đạt đợc của công ty trong những năm qua đợc thể hiện ở một số chỉ tiêu kinh tế sau:

Biểu 1.2: Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu chủ yếu của công ty.

1 Tổng giá trị sản xuất 1000 ®

4 TN b×nh qu©n ®Çu ng- ời/tháng

5 Nguồn vốn chủ sở hữu 1000 ®

6 Hệ số doanh lợi của

7 Tỷ suất LN trên tổng DT % 0,616 1,84 1,05

Theo biểu trên ta thấy giá trị sản xuất trong 2 năm 1991, 2002 tơng đối ổn định nhng sang năm 2003 đã tăng một cách vợt trội, tăng 2,32 lần 80 năm 2002 và doanh thu (thuần) tăng nhanh năm 2003, tăng 3,56 lần, năm 2002 tăng 1,6 lần so với năm 2001 Lợi nhuận năm 2003 tăng 6 lần, năm 2002 tăng 3,84 lần so với năm 2001 Thu nhập bình quân đầu ngời 1 tháng tăng, so với năm 2001thì năm

2002 tăng 1,09 lần (tức là tăng 80.000đ/tháng/1ngời), năm 2003 tăng 1,26 lần (tức là 230 000 đ/1 ngời / 1 tháng) Điều đó khẳng định công ty đã không ngng sản xuất sản phẩm, đẩy mạnh công tác tiêu thụ sản phẩm nhằm nâng cao các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh, đồng thời nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho ng- ời lao động Tỷ suất lợi nhuận trên tổng doanh thu và hệ số doanh lợi của vốn chủ sở hữu năm 2003 mặc dù cao hơn năm 2001 nhng lại giảm so với năm 2002. Điều này thể hiện hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp năm 2003 không cao bằng năm 2002 Nguyên nhân là do trong năm 2003 doanh nghiệp đã tiêu thụ đ- ợc một khối lợng lớn sản phẩm nhng do chi phí cho quảng cáo các sản phẩm chiếm một phần lớn trong chi phí quản lý doanh nghiệp và hơn thế nữa doanh nghiệp lại phải chi cho việc chế tạo thử sản phẩm mới do đó dẫn đến việc hai chỉ tiêu trên không cao bằng 2002 Nhng đến năm 2004, các chỉ tiêu này sẽ đợc tăng cao hơn.

Nguyễn Thị Kiều Oanh Page 8

Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty

Nhiệm vụ sản xuất

Nh đã nêu ở phần trên, nhiệm vụ của công ty ở một số thời kỳ có khác nhay, tuy nhiên với sự cạnh tranh về sản phẩm giữa các doanh nghiệp ngày càng quyết liệt, công ty nhận thấy đa dạng hoá sản phẩm và nâng cao chất lợng sản phẩm đợc đặt lên hàng đầu Để đáp ứng nhu cầu thị trờng, công ty từng bớc xác lập lại cơ cấu sản phẩm và dần dần tiến tới chế tạo các sản phẩm chủ đạo và chiếm lĩnh thị trờng bằng chính những sản phẩm ấy.

Các sản phẩm mà công ty sản xuất, chế tạo:

- Thiết bị máy công trình: phục vụ cho việc nhào trộn các vật liệu để xây dùng, nh:

+ Trạm trộn bê tông Asphalt + Trạm cấp phối

- Lắp ráp, chế tạo ôtô:

+ Ôtô khách 44 - 51 chỗ ngồi + Ôtô tải 2,5 - 3,5 tấn

+ Cầu giao thông nông thôn + Trạm thu phí

Thị trờng tiêu thụ sản phẩm

Với sự đa dạng về chủng loại, không ngừng nâng cao chất lợng sản phẩm,hạ giá thành sản phẩm, và đồng thời chiến dịch Marketing rầm rộ, xây dựng hàng loạt các đại lý trong cả nớc, các sản phẩm của công ty đã chiếm lĩnh hầu hết thị trờng trong nớc góp phần xây dựng và phát triển hệ thống đờng xá, cầu giao thông, và hệ thống phơng tiện giao thông trong nớc, đồng thời góp phần không nhỏ vào công cuộc xây dựng và phát triển đổi mới đất nớc.

Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Tổ chức bộ máy quản lý trong bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần thiết và không thể thiếu đợc để đảm bảo sự giám sát, quản lý chặt chẽ tình hình SXKD của doanh nghiệp Để phát huy và nâng cao vai trò của bộ máy quản lý, công ty đã tổ chức lại cơ cấu lao động, các phòng ban, phân xởng cho phù hợp với yêu cầu quản lý chung.

Bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến gồm có 1 giám đốc và 2 phó giám đốc chỉ đạo các phòng ban, xí nghiệp phân xởng của công ty.

Mỗi phòng ban, xí nghiệp, phân xởng trong công ty đều có chức năng, nhiệm vụ riêng Nhng giữa chúng đều có mối liên hệ chặt chẽ với nhau làm cho bộ máy quản lý của công ty tạo thành một khối thống nhất.

* Giám đốc công ty: Là ngời phụ trách chung, quản lý công ty về mọi mặt hoạt động, ra các quyết định quản lý sản xuất, là ngời chịu trách nhiệm trớc cấp trên về các hoạt động của công ty mình Giám đốc không chỉ quản lý các phòng ban của mình thông qua các phó giám đốc mà còn có thể xem xét trực tiếp từng nơi làm việc khi cần thiết Giám đốc có các phó giám đốc và các trởng phòng giúp đỡ trong việc điều hành của công ty.

* Phó giám đốc: Là ngời giúp việc của giám đốc trong việc quản lý công ty Công ty có 2 phó giám đốc:

- Phó giám đốc KD: Phụ trách mặt kinh doanh của công ty, quản lý các phòng:

+Phòng kinh tế - thị trờng.

+ Phòng điều hành sản xuất.

- Phó giám đốc kĩ thuật: Phụ trách về mặt kĩ thuật sản xuất sản phẩm của công ty và quản lý các phòng.

+ Phòng thiết kế máy công trình + Phòng KCS

+ Phòng chuyển giao công nghệ + Trung tâm bảo hành

* Phòng kinh tế- thị trờng (KT- TT): thực hiện chào hàng, tiếp xúc với khách hàng, tiêu thụ sản phẩm, cung cấp các thông tin về thị trờng nh sự biến động về giá cả các sản phẩm ; thực thi các chính sách Marketing để thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm.

* Phòng điều hành sản xuất (ĐHSX): Tổ chức việc tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp cho đầu vào, tức là tổ chức mua các nguyên vật liệu, CCDC, TSCĐ… cần thiết phục vụ cho sản xuất và quản lý dựa trên cơ sở kế hoạch sản xuất sản phẩm và định mức kĩ thuật đã xác định

* Phòng thiết kế ôtô, phòng thiết kế máy công trình: Tổ chức tính toán các định mức kỹ thuật, nghiên cứu đổi mới nâng cao chất lợng sản phẩm máy công trình, ôtô, kết cấu thép và đa ra các biện pháp kỹ thuật góp phần giảm chi phí sản xuất sản phẩm.

* Phòng KCS: Chịu trách nhiệm kiểm tra chất lợng hàng mua vào và các thành phần của công ty.

* Phòng chuyển giao công nghệ: Là phòng có trách nhiệm trớc giám đốc về khâu chuyển giao công nghệ máy công trình.

* Trung tâm bảo hành sản phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi sản phẩm phải tu, bảo hành, bảo trì các sản phẩm đã giao cho khách hàng.

* Phòng tổ chức lao động: Tổ chức cán bộ quản lý trong công ty, điều động - tuyển dụng lao động cho các bộ phận, phòng ban, tính lơng, thởng, các chế độ khác cho lao động trong công ty, xây dựng mức tiền lơng.

* Ban cơ điện: quản lý, sửa chữa các thiết bị máy móc phục vụ trong toàn công ty

* Văn phòng công ty: Có nhiệm vụ soạn thảo, nhận gửi, lu trữ các công văn, giấy tờ cần thiết, giúp công ty thực hiện các hoạt động trong quan hệ giao dịch.

* Ban y tế - vệ sinh: Khám chữa bệnh định kỳ hoặc đột xuất cho CBCNV trong toàn công ty, vệ sinh môi trờng công ty.

* Phòng bảo vệ: Phụ trách quản lý tài sản trong phạm vi quản lý của công ty 24/24h

* Các bộ phận sản xuất bao gồm:

- Phân xởng cơ khí: gia công cơ khí, chế tạo các chi tiết sản phẩm phục vụ cho việc lắp ráp chế tạo ôtô, máy công trình, các sản phẩm khác.

- Xí nghiệp ôtô: Lắp ráp, sửa chữa, đại tu ôtô

- Xí nghiệp sản xuất xe khách: sản xuất các loại xe khách 29 - 30 chỗ

- Xí nghiệp MCT và kết cấu thép: chuyên sản xuất lắp ráp các thiết bị MCT, cầu giao thông, các trạm bơm trộn bê tông, lu bánh lốp…

Giám đốc thực hiện việc quản lý trực tiếp các bộ phận sản xuất này.

Sơ đồ 2.1: sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của công ty nh sau:

Đặc điểm tổ chức công tác kế toán và hệ thống sổ kế toán tại Công ty

Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Phòng kế toán- tài vụ của công ty có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh, quản lý các số liệu vào sổ sách kế toán, thống kê, cung cấp các thông tin kinh tế kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định của giám đốc, thờng xuyên báo cáo kịp thời tình hình hoạt động trên cơ sở đó để ra các biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành SP.

Phòng kế toán gồm có 9 ngời dới sự lãnh đạo của 1 kế toán trởng và phó phòng kế toán Ngoài ra còn có 4 nhân viên thống kê phân xởng tơng ứng với một phân xởng và 3 xí nghiệp có nhiệm vụ thu thập thông tin từng phân xởng, xí nghiệp cho kế toán trởng Bốn nhân viên phòng này ngoài sự quản lý của kế toán trởng còn có sự quản lý của phân xởng, và các xí nghiệp.

Trong phòng kế toán, có sự phân công công tác cho từng nhân viên kế toán nhng sự phân công này có sự liên kết chặt chẽ với nhau đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, chặt chẽ của thông tin kế toán.

Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên trong phòng kế toán nh sau:

* Kế toán trởng kiêm trởng phòng kế toán: Có nhiệm vụ phụ trách chung mọi hoạt động của phòng cũng nh phân xởng, xí nghiệp, kí các lệnh thu chi, giấy đề nghị tạm ứng, hoá đơn GTGT của công ty, chịu trách nhiệm trớc giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty,chỉ đạo thực hiện phơng

Phòng ®Çu t thị tr êng

Phòng tài chÝnh kế toán

Phòng tổ chức hành chÝnh

Phòng kÕ hoạch sản xuÊt

Phòng khoa học công nghệ

PX cơ khí PX ô tô Ban cơ điện PX MCT 1 PX MCT 2

PG§ Kinh doanh PG§ Kü thuËt thức hạch toán; tạo vốn cho công ty, tham mu về tình hình tài chính, thông tin kịp thời cho giám đốc về tình hình sản xuất, kinh doanh của công ty. Định kỳ, kế toán trởng phải dựa trên các thông tin từ các nhân viên trong phòng đối chiếu sổ sách để lập báo cáo phục vụ cho giám đốc và các đối tợng có nhu cầu thông tin về tình hình tài chính của công ty nh ngân hàng, tổng công ty, các nhà đầu t, các nhà cung cấp…

* Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp:

Có nhiệm vụ tổng hợp các thông tin từ các nhân viên kế toán để lên can đối, lập báo cáo cuối kỳ Phó phòng kế toán phụ trách điều hành các kế toán viên liên quan đến việc đi sâu vào hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty Cuối tháng phó phòng lên cân đối số phát sinh, tính ra các số d tài khoản và sổ cái các tài khoản Hàng quý lập báo cáo tài chính. Đối với kế toán tổng hợp: Tính giá thành sản phẩm, tổng hợp các khoản thu chi, lập bảng kê số 1, NKCT số 1, NKCT số 8,7,10 chịu trách nhiệm trong kế toán thanh toán và bảng trìn vốn vay.

* Kế toán vật t kiêm thủ quỹ:

- Định kỳ kế toán vật t căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật liệu, CCDC để phản ánh, theo dõi trên bảng phân bổ số 2, bảng kê số 3 Cuối tháng căn cứ vào các NKCT liên quan vào bảng kê số 3 để xác định hệ số chênh lệch và tính giá thực tế xuất dùng theo từng khoản mục chi phí trên Bảng phân bổ số 2. Định kỳ, dựa vào các chứng từ nhập- xuất VL, CCDC đối chiến với thẻ kho.

- Thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý lợng tiền mặt có tại két của công ty, kiểm nhận lợng tiền vào ra hàng ngày, thủ quỹ vào sổ quỹ các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt Cuối ngày thủ quỹ đối chiếu sổ quỹ với báo cáo quỹ do kế toán thanh toán với ngời bán lập.

*Kế toán thanh toán với ngời bán:

Kiểm tra các hoá đơn mà phòng ĐHSX nộp lên để phản ánh các nghiệp vụ liên quan vào sổ chi tiết TK 331, cuối tháng vào NKCT số 5 Định kỳ, kế toán thanh toán với ngời bán lập báo cáo tập hợp toàn bộ thúê GTGT đầu vào để kế toán doanh thu lên báo cáo thuế.

* Bé phËn phiÕu xuÊt vËt t:

Căn cứ vào định mức kinh tế kỹ thuật đã đợc phê duyệt và căn cứ vào nhu cầu vật t của các phân xởng, xí nghiệp, bộ phận này viết phiếu vật t theo từng loại sản phẩm, từng phân xởng, xí nghiệp.

* Kế toán ngân hàng kiêm kế toán tiền lơng.

- Giao dịch với ngân hàng, chuyển tiền, chuyển séc, mở L/C và các hình thức thanh toán khác của công với ngân hàng, lập bảng kê số 2, NKCT số 2.

- Tính toán và thanh toán lơng cho toàn bộ CBCNV Kế toán lơng có liên hệ chặt chẽ với phòng TC- LĐ về các vấn đề liên quan đến hệ số lơng, BHXH, BHYT, KPC§

* Kế toán TSCĐ và XDCB:

- Theo dõi TSCĐ và tính khấu hao TSCĐ theo phơng pháp đờng thẳng.

- Theo dõi tình hình xây dựng cơ bản và lập quyết toán XDCB.

* Kế toán thanh toán tạm ứng:

Ghi chép, theo dõi việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng của CBCNV trong công ty phản ánh các nghiệp vụ mua hàng bằng tiền tạm ứng.

* Kế toán doanh thu, thu hồi công nợ và thuế.

Phản ánh các khoản doanh thu bán hàng, thuế và khoản phải thu.

Chịu trách nhiệm trong thu hồi nợ

Lập báo cáo thuế theo định kỳ.

* Bốn nhân viên thống kê:

Hàng tháng, các kế toán viên phải đối chiếu ngang với nhau và đối chiếu với nhân viên thống kê để lên tổng hợp nhập - xuất nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất sản phẩm.

Ngoài ra trong phòng kế toán cũng đợc trang bị thêm một số máy tính để phục vụ cho công tác kế toán.

Sơ dồ 2: Bộ máy kế toán của Công ty

Kế toán tổng hợp

KÕ toán tiÒn l ơng kiêm NH

KÕ toán TSC§ vvà XDCB

Kế toán doanh thu, thu hồi công nợ, thuế

KÕ toán thanh toán tạm ứng

KÕ toán thanh toán víi ng ời bán

Đặc điểm tổ chức hệ thống kế toán

Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức sổ NKCT để hạch toán tổng hợp với phơng pháp hạch toán tổng hợp HTK theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Theo hình thức NKCT bộ sổ kế toán của công ty gồm:

- Các Nhật ký chứng từ: 1,2,5,7,8, 10,4,6.

- Bảng kê: 1,2,3,4,5,6,,8,9,11; các sổ cái TK.

- Sổ chi tiết: TK 331, TK 131, vật t, 511…

- Các TK sử dụng TK 111, 112 (chi tiết cho từng ngân hàng) 152, 153,

Sơ đồ hạch toán tổng hợp theo hình thức NKCT đợc khái quát nh sau:

Sơ đồ 2.3: Khái quát trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NKCT.

Chứng từ gốc và các Bảng phân bổ

NKCT Thẻ (sổ) kế toán chi tiÕt

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính Bảng kê

Ghi chú: Ghi hàng ngày

PHẦN IITÌM HIỂU TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

Một số vấn đề chung về nguyên vật liệu và sự cần thiết phải hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

Khái niệm, đặc điểm

Nguyên vật liệu là những đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất dới tác động của sức lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm và toàn bộ giá trị vật liệu đợc chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ.

Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, chiếm tỷ trọng lớn trọng tổng chi phí sản xuất do đó nó quyết định chất lợng của cả quá trình sản xuất Đầu vào có tốt thì đầu ra mới đảm bảo, đó là sản phẩm sản xuất ra mới có chất lợng cao.

Nguyên vật liệu tồn tại dới nhiều hình thái vật chất khác nhau, có thể ở thể rắn nh sắt,thép, ở thể lỏng nh dầu, xăng, sơn ở dạng bột nh cát, vôi… tuỳ từng loại hình sản xuất.

Nguyên vật liệu có thể tồn tại ở các dạng nh:

- Nguyên vật liệu ở dạng ban đầu, cha chịu tác động của bất kỳ quy trình sản xuất nào.

- Nguyên vật liệu ở các giai đoạn sản xuất khác: nguyên vật liệu là sản phẩm dở dang, bán thành phẩm đẻ tiếp tục đa vào sản xuất, chế tạo thành thực thể của sản phẩm.

Những đặc điểm trên đã tạo ra những đặc điểm riêng trong công tác hạch toán nguyên vật liệu từ khâu tính giá, đến hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu và sử dụng quản lý tốt nguyên vật liệu.

Phân loại nguyên vật liệu

Do nguyên vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có rất nhiều loại nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Trong điều kiện đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại nguyên vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu Có nhiều cách phân loại nguyên vật liệu khác nhau tuỳ theo yêu cầu quản lý đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:

* Theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Theo đặc trng này, thì nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất đợc phân ra thành:

- Nguyên vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công chế biến sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm Ngoài ra, còn có cả bán thành phẩm mua ngoài để tiếp tục chế biến.

- Nguyên vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh đợc sử dụng kết hợp nguyên vật liệu chính để hoàn thiện nâng cao tính năng, chất lợng sản phẩm, thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị, hoặc dùng để bảo quản hoặc để sử dụng để theo dõi bảo đảm cho công cụ lao động bình thờng hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý.

- Nhiên liệu là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất kinh doanh nh than, củi, xăng dầu…

- Phụ tùng thay thế: Là các loại vật t đợc sử dụng cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản.

Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc trng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi Hạch toán nguyên vật liệu theo cách phân loại trên đáp ứng đ- ợc yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu.

Ngoài ra còn có cách phân loại khác:

* Phân loại theo nguồn hình thành:

- Vật liệu mua ngoài: Là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh đợc doanh nghiệp mua ngoài thị trờng.

- VL sản xuất: Là những VL do doanh nghiệp tự chế biến hay thuê ngoài chÕ biÕn

- Vật liệu nhận vốn góp liên doanh.

- Vật liệu đợc biếu tặng, cấp phát.

* Phân loại theo quan hệ sở hữu:

- Vật liệu tự có: Bao gồm tất cả những vật liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp

- Vật liệu nhận gia công chế biến cho bên ngoài

- Vật liệu nhận giữ hộ.

Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu

Do nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng trong tổng số giá thành sản phẩm; có vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh Doanh nghiệp cần tiến hành tốt việc quản lý, bảo quản và hạch toán các qúa trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu; Do đó đặt ra yêu cầu đối với quản lý và sử dụng nguyên vật liệu:

- Doanh nghiệp cần phải có đầy đủ các thông tin chi tiết và tổng hợp của từng thứ nguyên vật liệu cả về số lợng lẫn chất lợng.

- Phải quản lý nguyên vật liệu xuất kho cho sản xuất kinh doanh theo đối tợng sử dụng hay các khoản chi phí.

- Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các quy định về lập “Sổ danh điểm nguyên vật liệu”, thủ tục lập và luân chuyển đúng chứng từ, mở các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết theo chế độ quy định.

- Doanh nghiệp phải quản lý định mức tiêu hao nguyên vật liệu, tránh tình trạng ứ đọng, hoặc khan hiếm ảnh hởng đến tình trạng sản xuất kinh doanh.

- Doanh nghiệp cần thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu nguyên vật liệu, quy trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu trong từng phân xởng, phòng ban trong toàn doanh nghiệp.

Nh vậy, nếu quản lý tốt nguyên vật liệu tạo điều kiện thúc đẩy việc cung cấp kịp thời, ngăn ngừa hiện tợng h hỏng, mất mát góp phần hạ giá thành sản phẩm, và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu.

Từ những đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trên đã dặt ra nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất.

Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất

Để cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin cho công tác quản lý nguyên vật liệu, hạch toán nguyên vật liệu phải đảm bảo các nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Ghi chép tính toán, phản ánh chính xác, trung thực kịp thời số lợng, chất lợng, giá mua thực tế của nguyên vật liệu nhập kho.

- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác kịp thời số lợng, giá trị nguyên vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao nguyên vật liệu

- Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tợng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh.

- Tính toánvà phản ánh chính xác số lợng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thừa, thiếu, kém phẩm chất, ứ đọng để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra.

Tính giá nguyên vật liệu- NVL

Tính giá nguyên vật liệu nhập trong kỳ

Giá thực tế của VL nhập kho đợc xác định tuỳ thuộc vào từng nguồn nhập:

- Vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của ngời bán, các khoản thuế(nếu có), chi phí thu mua vận chuyển, lu kho, lu bãi trừ đi các khoản giảm trừ nh: giảm giá, chiết khấu(nếu đợc ngời bán chấp nhận).

- Vật liệu chế biến xong nhập kho: Giá thực tế bao gồm chi phí tự chế biến, chi phí thuê ngoài gia công chế biến( nếu thuê ngoài gia công).

- Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế là giá trị NVL đợc các bên tham gia góp vốn thoả thuận cộng (+) các chi phí tiếp nhận (nếu có).

- Nguyên vật liệu đợc tặng thởng: Giá thực tế tính theo giá thị trờng tơng đơng cộng (+) các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận.

- Phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Giá thực tế đợc tính theo đánh giá thực tế hoặc giá thị trờng.

Tính giá nguyên vật liệu xuất trong kì

Việc lựa chọn phơng pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp và trình độ của kế toán trong doanh nghiệp.

Các phơng pháp tính giá thực tế NVL xuất kho thờng dùng là:

2.1 Phơng pháp tính giá thực tế bình quân:

Giá thực tế của NVL xuất kho

Giá bình quân 1 đơn vị NVL x Lợng NL xuÊt kho

- Phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ:

Giá bình quân 1 đơn vị

Giá trịn NVL tồn đầu kỳ+ giá trị NVL nhập trong kú

Số lợng NVL(tồn đầu kỳ+ số lợng nhập trong kú)

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu nhng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều: Ưu điểm: Giảm nhẹ việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Nhợc điểm: công việc tính giá NVL vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hởng đế tiến độ của các khâu kế toán; đồng thời phải tính cho từng loại NVL.

- Ph ơng pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập :

Theo phơng pháp này, kế toán phải xác định giá bình quân của từng danh điểm nguyên vật liệu sau mỗi lần nhập:

Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhËp

Giá trị thực tế NVL (tồn trớc khi nhập+ nhập vào lần này Lợng thực tế VL(tồn trớc khi nhập+ nhập vào lần này)

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu và số lần nhập nguyên vật liệu mỗi loại ít. Ưu điểm: Theo dõi thờng xuyên, kịp thời, chính xác.

Nhợc điểm: Khối lợng công việc tính toán nhiều

- Phơng pháp giá thực tế bình quân cuối kỳ trớc:

Giá đơn vị bình qu©n cuèi kú tríc =

Giá thực tế VL tồn đầu kỳ(hoặc cuối kỳ tríc) Lợng VL tồn đầu kỳ ( hoặc cuối kỳ tr- íc)

- Phơng pháp này có: Ưu điểm: Đơn giản, giảm nhẹ khối lợng tính toán.

Nhợc: Không chính xác nếu giá cả NVL trên thị trờng có sự biến động. Phơng pháp này chỉ áp dụng đối với những doanh nghiệp có danh điểm nguyên vật liệu có giá thị trờng ổn định.

2.2 Phơng pháp nhập trớc - xuất trớc (FIFO)

Theo phơng pháp này NVL đợc tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập trớc sẽ đợc xuất trớc Vì vậy, lợng NVL xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Ưu điểm: kế toán có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời

Nhợc điểm: Hạch toán chi tiết theo từng loại, từng kho mất thời gian công sức, chi phí kinh doanh không phản ánh kịp thời theo giá thị trờng NVL.

Phơng pháp này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp nhỏ, chủng loại NVL ít, số lợng nhập, xuất NVL ít, giá cả thị trờng ổn định

2.3 Phơng pháp nhập sau - xuất trớc (LIFO)

Theo phơng pháp này, NVL đợc tính giá thực tế xuất kho giả định là lô NVL nào nhập vào kho sau sẽ đợc dùng trớc Vì vậy, việc tính giá xuất của NVL đợc làm ngợc lại với phơng pháp nhập sau - xuất trớc. Ưu điểm: Tính giá NVL xuất kho kịp thời, chi phí kinh doanh của doanh nghiệp đợc phản ảnh kịp thời theo giá thị trờng của ngân hàng

Nhợc điểm: Phải hạch toán theo chi tiết từng nguyên vật liệu, tốn công.

2.4 Phơng pháp trực tiếp (gọi là phơng pháp giá thực tế đích danh hay phơng pháp đặc điểm riêng)

NVL đợc xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trờng hợp điều chỉnh) Vì vậy, khi xuất nguyên vật liệu ở lô nào thì tính giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó.

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô nguyên vật liệu nhập kho với các loại NVL có giá trị cao, phải xây dựng hệ thống kho tàng cho phép bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho. Ưu điểm: công tác tính giá đợc thực hiện kịp thời, thông qua đó kho kế toán có thể theo dõi đợc thời gian bảo quản riêng từng loại NVL.

Nhợc điểm: chi phí lớn cho việc xây dựng kho tàng để bảo quản NVL.

2.5 Phơng pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ áp dụng đối với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL mẫu mã khác nhau nhng không có điều kiện kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho Vì vậy, doanh nghiệp phải tính giá cho số lợng NVL tồn kho cuối kỳ trớc, sau đó mới xác định đợc NVL xuất kho trong kỳ:

= Số lợng tồn cuèi kú x Đơn giá NVL nhËp kho lÇn cuèi

Giá thực tế NVL nhËp kho

+ Giá trị thực tế tồn đầu kỳ -

Giá trị thực tế tồn cuèi kú

Doanh nghiệp nên áp dụng đối với những NVL có giá thị trờng ổn định.

2.6 Phơng pháp hệ số giá áp dụng đối với doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL, giá cả thờng xuyên biến động, nghiệp vụ nhập- xuất NVL diễn ra thờng xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện đợc Do đó, việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán.

Giá hạch toán là loại giá ổn định có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập- xuất- tồn kho NVL trong khi tính đợc giá thực tế của nó.

Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch, giá mua vật liệu ở thời điểm nào đó hoặc giá bình quân tháng trớc.

Việc tính giá thực tế xuất trong kỳ dựa trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán.

Giá thực tế VL tồn đầu kỳ+Giá thực tế VL nhập trong kú

Giá hạch toán VL tồn đầu kỳ+Giá hạch toán VL nhập trong kú

Do đó, giá thực tế:

Giá hạch toán VL xuất trung kỳ (tồn cuèi kú) x Hệ số giá VL

Phơng pháp này cho phép kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán chi tiết và tổng hợp NVL trong công tác tính giá nên công việc tính giá đợc tiến hành nhanh chóng không bị phụ thuộc vào chủng loại, số lần nhập- xuất NVL; Vì vậy khối l- ợng công việc ít, hạch toán chi tiết đơn giản hơn.

Tuy nhiên, khối lợng công việc dồn vào cuối kỳ

Phơng pháp này có thể tính cho từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu chủ yếu tùy thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý.

Trên đây là một số phơng pháp tính giá xuất NVL trong kỳ Từng phơng pháp có u, nhợc điểm và điều kiện áp dụng riêng Vì vậy, tuỳ vào quy mô, đặc điểm doanh nghiệp và trình độ quản lý của kế toán mà sử dụng phơng pháp tính toán thích hợp.

Hạch toán nguyên vật liệu

Tổ chức chứng từ kế toán

Trong doanh nghiệp sản xuất các chứng từ đợc sử dụng để hạch toán NVL gồm: Hoá đơn bán hàng(hoặc HĐ GTGT), phiếu nhập- xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ tuỳ theo từng nội dung nghiệp vụ kinh tế.

Các chứng từ liên quan đến nguyên vật liệu phải phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời theo đúng chế độ quy định Mỗi chứng từ phải chứa đựng các chỉ tiêu đặc trng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô, chất lợng, thời gian… xảy ra cũng nh trách nhiệm pháp lý của các bên liên quan.

1.1 Chứng từ kế toán nhập nguyên vật liệu

Phiếu nhập kho: Dùng để xác định số lợng quy cách giá trị NVL, nhập kho và làm căn cứ để thủ kho và kế toán ghi vào các bảng, sổ kế toán.

Phiếu nhập kho đợc lập dựa trên mẫu 01 VT do Bộ tài chính ban hành. Phiếu nhập kho đợc lập và luân chuyển nh sau:

- Phiếu nhập kho do phòng kế toán hoặc bộ phận vật t của đơn vị lập thành

3 liên và ngời lập phải ký vào đó Trớc khi lập phiếu nhập, ngời lập phải căn cứ vào chứng từ bên bán nh hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật t, các chứng từ khác

- Chuyển phiếu nhập kho cho thủ trởng đơn vị hoặc ngời phụ trách ký.

- Ngời giao hàng nhận phiếu nhập.

- Chuyển phiếu nhập xuống kho, thu kho ghi số lợng, quy cách vào cột thực nhập cùng ngời giao ký xác nhận.

Ba liên của phiếu nhập kho đợc lu giữ nh sau:

Liên 1: lu tại quyển gốc.

Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ; định kỳ chuyển cho kế toán ghi sổ.

Liên 3: Dùng để thanh toán.

1.2 Chứng từ kế toán xuất nguyên vật liệu:

Phiếu xuất kho: dùng để xác định số lợng, giá trị nguyên vật liệu xuất kho. Phiếu này là căn cứ để thủ kho xuất kho và ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật t tính thành tiền và ghi vào sổ kế toán.

Phiếu xuất kho đợc lập dựa trên mẫu số 02 VT do Bộ tài chính ban hành.

Phiếu xuất kho đợc lập và luân chuyển nh sau:

- Phiếu xuất kho do bộ phận xin lĩnh hoặc do phòng cung ứng lập thành 03 liên Sau khi lập xong, phụ trách bộ phận, phụ trách cung ứng ký và giao cho ng - ời cầm phiếu xuống kho để lĩnh.

- Thủ kho căn cứ vào lợng xuất để ghi vào cột số lợng thực xuất và cùng ngời nhận hàng ký vào phiếu xuất kho.

+ Ba liên phiếu xuất đợc luân chuyển:

- Liên 1: Lu ở bộ phận rập phiếu.

- Liên 2: Thủ kho giữ để ghi ở thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để tính thành tiền và ghi vào sổ kế toán.

Liên 3: Ngời nhận giữ để ghi ở bộ phận sử dụng Cuối tháng, kế toán xác nhận số lợng sử dụng ở từng bộ phận để xác định tính chính xác của kế toán.

Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất thờng có nhiều chủng loại Nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất Vì vậy hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phải đảm bảo theo dõi tình hình biến động của từng danh điểm nguyên vật liệu, phải phản ánh cả về số lợng, giá trị, chất lợng của từng danh điểm theo từng kho và từng ngời phụ trách vật chất Để đảm bảo thuận tiện và tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý nguyên vật liệu về mặt hạch toán nguyên vật liệu cả về số lợng và giá trị, các doanh nghiệp cần phải hình thành nên sổ danh điểm nguyên vật liệu Sổ này xác định thống nhất tên gọi, quy cách, mã hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm NVL.

Trong thực tế công tác kế toán ở nớc ta, có thể sử dụng một trong ba ph- ơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, đó là:

- Phơng pháp thẻ song song.

- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

2.1 Phơng pháp thẻ song song Điều kiện áp dụng: Chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu, khối lợng chứng từ xuất vật liệu ít, không thờng xuyên, trình độ chuyên môn của kế toán không cao.

Tại kho: Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập- xuất vật liệu để ghi vào thẻ kho Thẻ kho đợc mở theo từng danh điểm nguyên vật liệu.

Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu dựa vào chứng từ nhập - xuất NVL để ghi số lợng và tính thành tiền NVL nhập- xuất vào “Sổ kế toán chi tiết vật liệu” (mở tơng ứng với thẻ kho) Sổ này giống nh thẻ kho chỉ khác có thêm các giá trị vật liệu Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với thẻ kho tơng ứng đồng thời từ sổ kế toán chi tiết NVL kế toán lấy số liệu vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn NVL theo từng danh điểm NVL để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp NVL.

Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp thẻ song song:

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp thẻ song song

Thẻ kho Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiÕt NVL

Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn NVL

Ghi hàng ngày, định kỳ Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Ưu điểm: đơn giản trong ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập- xuất- tồn của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác, thích hợp với việc sử dụng máy tính.

Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lắp về số lợng Hạn chế việc kiểm tra của kế toán do chỉ đối chiếu vào cuối tháng

2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển: ở kho: đợc ghi chép giống phơng pháp thẻ song song. ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển NVL theo từng kho Cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập- xuất- theo từng danh điểm NVL và theo từng kho kế toán lập bảng kê nhập NVL, bảng kê xuất NVL, dựa vào các bảng kê này để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển vào cuối kỳ Khi nhận đợc thẻ kho, kế toán NVL tiến hành đối chiếu giữa thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển, đồng thời từ sổ đối chiếu luân chuyển vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn vật liệu và đồng thời đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu.

Sơ đồ hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu lu©n chuyÓn.

Sơ đồ 1.2: Hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyÓn.

Ghi hàng ngày, định kỳ Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu Ưu điềm: giảm nhẹ việc ghi chép của kế toán, tránh sự trùng lắp.

Nhợc điểm: Việc kiểm tra giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên trong trờng hợp số lợng chứng từ nhập, xuất vật liệu của từng

Thẻ kho Sổ đối chiếu lu©n chuyÓn Bảng kê nhập VL

Sổ kế toán tổng hợp VL

Ghi chó: danh điểm vật liệu khá lớn thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và ảnh hởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác.

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu nhng số lợng chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu không nhiều

2.3 Phơng pháp sổ số d: Điều kiện áp dụng: đối với doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL, số l- ợng chứng từ nhập- xuất của mỗi loại nhiều xây dựng thành hệ thống danh điểm nguyên vật liệu, dùng giá hạch toán để để hàng ngày nắm đợc tình hình xuất, nhập, tồn, yêu cầu trình độ kế toán tơng đối cao ở kho: thủ kho ghi vào thẻ kho giống nh các phơng pháp trên Ngoài ra thủ kho còn phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập- xuất phát sinh theo từng danh điểm nguyên vật liệu Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật liệu Thủ kho phải phản ánh số lợng vật liệu tồn cuối tháng theo từng danh điểm nguyên vật liệu vào sổ số d Sổ này đợc kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm Trớc ngày cuối tháng, kế toán đa sổ số d cho thủ kho để ghi vào sổ Ghi xong thủ kho gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền theo giá hạch toán. ở phòng kế toán: kế toán dựa vào số lợng nhập, xuất của từng danh điểm NVL đợc tổng hợp từ các chứng từ nhập- xuất mà kế toán nhận đợc khi kiểm tra các kho theo định kỳ 3, 5 hoặc 10 ngày kèm theo phiếu giao nhận chứng từ và dựa vào giá hạch toán để tính thành tiền NVL nhập- xuất theo từng danh điểm NVL từ đó ghi vào bảng luỹ kế nhập- khẩu NVL (lập theo từng danh điểm NVL) Cuối kỳ tính tiền trên sổ số d do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho ở sổ sách với bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn Từ bảng lũy kế nhập- xuất- tồn, kế toán vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn NVL để đối chiếu với kế toán tổng hợp về NVL.

Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ số d.

Sơ đồ 1.3: Hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ số d. Ưu điểm: không trùng lặp, ghi sổ thờng xuyên, không bị dồn vào cuối kỳ

PhiÕu giao nhËn CT nhËp

Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn NVL

Kế toán tổng hợp Bảng luỹ kế N- X- T

PhiÕu giao nhËn ch.tõ xuÊt

Quan hệ đối chiếuGhi cuối thángGhi chó:

Nhợcđiểm: kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn.

Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu

Để hạch toán NVL nói riềng và các loại hàng tồn kho nói chung có thể áp dụng một trong hai phơng pháp: (KKTX) kê khai thờng xuyên, hoặc kê khai định kỳ (KKĐK).

Việc sử dụng phơng pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu sử dụng của công tác quản lý, trình độ kế toán viên cũng nh quy định của chế độ kế toán hiện hành.

3.1 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp KKTX

Phơng pháp KKTX là phơng pháp theo dõi và phản ánh tính hình hiện có, biến động tăng, giảm một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho.

Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến ở nớc ta vì những thuận lợi của nó. Phơng pháp này có độ chính xác cao, thông tin về hàng tồn kho kịp thời, cập nhật, có thể xác định đợc lợng nhập - xuất - tồn của từng loại hàng tồn kho Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp có nhiều loại hàng tồn kho, chủng loại vật liệu nhiều, có giá trị thấp, nhập- xuất- tồn thờng xuyên mà áp dụng phơng pháp này rất tốn nhiều công sức, thời gian. Để hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên thì kế toán phải sử dụng các tài khoản sau:

- TK 152: “nguyên vật liệu” TK này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế Tài khoản này có thể mở chi tiết theo nhóm, thứ, từng loại vật liệu theo yêu cầu quản lí và phơng tiện tính toán.

- TK 151: “hàng mua đi đờng”: tài khoản này sử dụng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mà doanh nghiệp đã mua nhng cuối tháng hàng cha vÒ nhËp kho.

- Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh: TK

331, TK 133, TK 621, TK 627, TK 642, TK 111, TK 112.

3.1.2 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp KKTX:

Hạch toán tăng giảm, kết quả kiểm kê nguyên vật liệu đợc mô tả trong sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.4: sơ đồ Hạch toán tổng hợp NVL theo phơng pháp KKTX

Nguyễn Thị Kiều Oanh Page 26 cho toàn doanh nghiệp khÊu trõ

VAT khÊu trõ cho phÇn NVL trả lại

NVL cho ng ời bán Chiết khấu th ơng mại hoặc trả lại khi kiểm kê

Giá thực tế NVL xuất

Hàng mua đang đi đ ờng kú tr íc

Giá thực tế NVL xuát sử dụng

TK 411 cấp phát bằng NVL Nhận vốn góp liên doanh

Nhận lại vốn góp liên doanh

222,128 kiểm kê Thừa phát hiện khi

3388 thuê gia công Nhập NVL tự chế hoặc

Trả vốn góp liên doanh NVL giảm NVL Đánh giá t¨ng NVL Đánh giá

3.2 Hạch toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ:

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi một cách th- ờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, hàng hoá trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng hàng hoá tồn kho thực tế và lợng hàng hoá xuất dùng và sản xuất kinh doanh và các mục đích khác.

Phơng pháp này có u điểm tiết kiệm thời gian, công sức ghi chép, và thích hợp với các đơn vị sản xuất kinh doanh những vật t khác nhau, giá trị thấp đợc xuất dùng thờng xuyên

Các TK sử dụng theo phơng pháp kê khai định kỳ:

- TK 611: Mua hàng (tiểu khoản 611 - Mua nguyên vật liệu): dùng để phản ánh giá trị thực tế số nguyên vật liệu mua vào và xuất trongkỳ.

TK 611: Không có số d và thờng đợc mở chi tiết theo từng loại vật liệu, CCDC…

- TK 152: “nguyên vật liệu” dùng để phản ánh nguyên vật liệu tồn kho.

- TK 151: “Hàng mua đang đi đờng”: phản ánh trị giá hàng mua nhng cuối tháng cha về nhập kho.

- Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK133,

Quá trình hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai định kỳ đ- ợc tiến hành theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phơng pháp KKĐK.

Sổ sách kế toán sử dụng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu

Hiện nay, có bốn hình thức sổ dùng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Tuỳ từng đặc điểm, điều kiện và trình độ kế toán của doanh nghiệp có thể dùng một trong bốn hình thức sổ sau:

4.1 Hình thức sổ kế toán nhật ký chung (NKC)

*Điều kiện áp dụng: Hình thức sổ NKC thờng áp dụng cho các doanh nghiệp có số lợng nghiệp vụ diễn ra không nhiều, sử dụng ít tài khoản.

* Hình thức này gồm có các loại sổ sau:

- Sổ (Thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, bảng tổng hợp chi tiết NVL

- Bảng phân bố nguyên vật liệu.

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, ghi vào sổ NKC, sau đó từ sổ NKC ghi vào sổ cái TK 152 Trờng hợp doanh nghiệp mở các sổ nhật ký đặc biệt (nhật ký mua hàng) Bảng phân bố nguyên vật liệu thì định kỳ ghi vào căn cứ vào

Trị giá NVL sử dụng cho các đối t ợng khác Đánh giá giảm NVL

Trị giá NVL sử dụng trực tiếp cho sản xuất

ThuÕ GTGT cho phần NVL trả lại

VAT khÊu trõ hàng mua đi đ ờng tồn cuối tháng

K/c giá trị NVL tồn kho đầu kỳ, hàng mua đi đ ờng tháng tr ớc

K/c trị giá NVL tồn cuối kỳ

Trị giá NVL mua trong kỳ

TK 111, 112, 331 Khoản giảm giá, trả lại NVL…

Nhận vốn góp bằng NVL

Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL

Vay tạm NVL từ đơn vị khác

TK 336, 338 Đánh giá tăng NVL

TK 412 các chứng từ nhập- xuất, cuối tháng ghi vào sổ cái TK 152, từ sổ cái TK 152 vào bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính.

Từ chứng từ nhập- xuất NVL vào thể lên kế toán chi tiết NVL, theo danh điểm nguyên vật liệu, cuối tháng vào bảng tổng hợp chi tiết NVL, sau đó từ bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu đối chiếu với sổ cái TK 152.

Sơ đồ 1.5: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL theo hình thức NKC:

Sổ(thẻ) kế toán chi tiÕt VL

Bảng tổng hợp chi tiÕt NVL

Hoá đơn, Phiếu nhập, xuÊt kho

Nhật kí chung Nhật kí mua hàng

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Ghi chó: Ưu điểm: đơn giản, dễ làm, sử dụng ít sổ, có thể dùng máy tính.

Nhợc điểm: Dễ bị trùng lặp số liệu do ghi vào nhiều loại sổ khác nhau.

4.2 Hình thức sổ kế toán nhật ký - sổ cái (NK - SC)

* Điều kiện áp dụng: phù hợp với các doanh nghiệp số lợng nghiệp vụ diến ra ít, và sử dụng ít TK, trình độ nhân viên kế toán không cao.

* Sổ sách dùng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:

Theo hình thức này, kế toán chỉ mở một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất: Sổ NK - SC Sổ nàygồm có 2 phần:

- Phần nhật ký: Ghi chứng từ, diễn giải, ngày tháng ghi sổ, số tiền phát sinh

- Phần sổ cái: Ghi thành nhiều cột, mỗi cột ghi sổ cái 1 tài khoản.

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán kiểm tra tình hợp pháp của các nghiệp vụ và đồng thời ghi vào NK - SC theo nội dung nghiệp vụ.

Cuối tháng tổng hợp và kiểm tra đối chiếu số liệu trên các tài khoản:

Tổng số tiền ở phần nhật ký

= Tổng số tiền phát sinh nợ của tất cả các tài khoản = Tổng số tiền phát sinh có của tất cả các tài khoản

Ngoài ra, kế toán còn ghi vào bảng phân bổ nguyên vật liệu, sổ kế toán chi tiết vật liệu.Trình tự ghi sổ đợc biểu diễn qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.6: Sơ đồ trình tự kế toán NVL theo hình thức NK - SC.

Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Sổ (thẻ) kế toán chi tiÕt

NK-Sổ Cái (PhÇn TK 152) Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết

VL Ưu điểm: Dễ làm, ít nhân viên kế toán, trình độ kế toán không cần cao. Nhợc điểm: Do chỉ mở một sổ duy nhất để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế nên sổ NK - SC đợc thiết kế cồng kềnh.

4.3 Hình thức sổ chứng từ - ghi sổ (CTGS)

* Theo hình thức này, sổ sách kế toán đợc sử dụng bao gồm:

- Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ

- Bảng phân bố nguyên vật liệu.

- Sổ (thẻ - kế toán chi tiết vật liệu, bảng tổng hợp chi tiết vật liệu.

Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất vật liệu vào chứng từ ghi sổ, bảng phân bố nguyên vật liệu, sổ kế toán chi tiết vật liệu Từ chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ, vào sổ cái TK 152 Cuối tháng từ sổ cái

TK 152 vào Bảng CĐTK và báo cáo kế toán Cuối tháng kiểm tra đối chiếu số tổng cộng trên sổ đăng ký chứng từ với bảng CĐTK.

Trình tự ghi sổ đợc biểu diễn qua sơ đồ sau.

Sơ đồ 1.7: Khái quát trình tự kế toán nvl theo hình thức sổ CTGS.

Chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiÕt VL

Bảng cân đối kế toán

Bảng tổng hợp chi tiÕt VL

Báo cáo KT Ưu điểm: Dễ, đơn giản

Nhợc điểm: Kiểm tra, đối chiếu khó, chuyên môn hoá cha cao.

4.4 Hình thức sổ Nhật ký chứng từ (NKCT)

* Các loại sổ để áp dụng hình thức sổ NKCT

- Nhật ký chứng từ, bảng kê số 3, bảng phân bổ NVL

- Sổ cái TK 152, sổ thẻ kế toán chi tiết vật liệu

Hàng ngày, định kỳ căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu và các công ty khác vào các bảng chi tiết TK 331, và vào NKCT số 5, số 10, số 1,2, bảng kê số , bảng phân bố số 2, sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Cuối kỳ, từ bảng kê số 3 vào bảng phân bổ số 2 từ bảng phân bổ số 2 vào bảng kê số 4,5,6 Từ các bảng kê này vào NKCT số 7, sổ cái TK 152, báo cáo kế toán Từ thẻ kế toán chi tiết vật liệu cuối tháng vào bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, và từ số liệu bảng này vào bác cáo kế toán.

Trình tự ghi sổ theo hình thức này đợc biển diễn bằng sơ đồ sau

Sơ đồ 1.8: Sơ đồ trình tự kế toán nvL theo hình thức sổ NKCT.

Chứng từ gốc Thẻ kế toán chi tiết NKCT liên quan số VL

Nhật ký chứng từ sè 7

B ảng tổng hợp chi tiÕt VL

TK 152 Ưu điểm: Chuyên môn hoá cao, tránh bị trùng lặp số liệu, quy trách nhiệm cho từng ngời

Nhợc điẻm: Số lợng sổ sách lớn, cần nhiều nhân viên kế toán với trình độ chyyên môn cao làm chỷ yếu bằng thủ công không phát huy đợc vai trò của máy vi tÝnh Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, số l - ợng kế toán viên nhiều trình độ chuyên môn cao.

Trên đây là bốn hình thức sổ kế toán hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Tuỳ theo đặc điểm, tùy điều kiện cũng nh trình độ kế toán của kế toán viên mà áp dụng một hình thức phù hợp.

THỰC TRANG HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY THỰC TẬP

Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH đõ̀u tư và thương mại Trung Dũng

Khái quát chung tình hình nguyên vật liệu tại công ty

1.1 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại công ty:

Công ty TNHH đõ̀u tư và thương mại Trung Dũng là công ty chuyên sản xuất, lắp ráp, chế tạo các sản phẩm này đợc cấu thành từ nhiều chi tiết khác nhau và đòi hỏi phải sử dụng nhiêù loại nguyên vật liệu khác nhau.

Nguyên vật liệu ở công ty rất phong phú về chủng loại và quy cách, có khoảng 700 loại nh tôn, thép, sơn xi măng… Các loại nguyên vật liệu này chủ yếu đợc mua ở trong nớc, ngoài ra còn nhập ngoại (nh các loại sơn, nớclàm mát…) nguyên vật liệu mua về công ty đều phải qua kiểm nghiệm trớc khi nhập kho cho nên đảm bảo chất lợng và đúng thông số kỹ thuật.

Do đặc điểm của các sản phẩm mà công ty chế tạo là các sản phẩm cơ khí, đòi hỏi nhiều loại nguyên vật liệu, nên chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng giá thành sản phẩm (chiếm tỷ trọng khoảng 75 - 80%). Vì vậy, khi có sự biến động nhỏ của nguyên vật liệu cũng ảnh hởng rất lớn đến giá thành sản phẩm Hạ thấp chi phí nguyên vật liệu đa vào sản xuất, sử dụng tiết kiệm vật liệu là biện pháp tích cực nhằm hạ giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo đợc chất lợng sản phẩm Song muốn làm đợc điều này thì công ty phải có những biện pháp khoa học và thuận tiện để quản lý nguyên vật liệu ở tất cả các khâu từ khâu thu mua đến bảo quản, sử dụng và dự trữ…

Và để quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, tổ chức hạch toán chính xác đảm bảo công việc dễ dàng không tốn kém nhiều công sức, công ty đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở côngdụng kinh tế cảub nguyên vật liệu đối với qúa trình sản xuất sản phẩm Vật liệu đợc chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính bao gồm các loại: tôn, thép, nhôm…

- Nguyên vật liệu phụ: que hàn, đinh, sơn bulông, ốc, vít các loại…

- Nhiên liệu: đất đèn, ga ôxy, xăng…

- Phế liệu thu hồi: Phôi tôn, thép trong quá trình gia công các chi tiết sản phẩm

Cách phân loại trên giúp cho công ty đánh giá đợc vai trò của từng loại nguyên vật liệu để từ đó xác định các định mức tiêu hao nguyên vật liệu phù hợp với điều kiện sản xuất Hơn nữa cách phân này định giá sản phẩm dở dang theo nguyên vật liệu chính 1 cách dễ dàng và xác định chi phí giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ đợc chính xác hơn.

1.2 Công tác quản lý vật liệu ở công ty: Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong quá trình hoạt động, công ty phải thực hiện quản lý tốt nguyên vật liệu Công tác quản lý vật liệu tại công ty đợc thể hiện qua các công việc sau:

Một là, tổ chức hệ thống kho tàng: Vật t ở công ty đợc tổ chức bảo quản ở

2 kho phù hợp với tính chất của vật liệu và với nhu cầu cung ứng nguyên vật liệu và sản xuất sản phẩm:

+ Kho 1: Bảo quản các loại nguyên vật liệu chính.

+ Kho 2: Bảo quản các loại nguyên vật liệu có tính chất dễ cháy nổ.

+ Kho 3: Vật liệu phụ, phụ tùng thay thế. ở mỗi kho, thủ kho đợc trang bị đầy đủ phơng tiện cân, đo, đong, đếm ở các xí nghiệp, phân xởng của công ty cũng có các kho riêng và do thống kê phân xởng quản lý Đây là những kho nhỏ có tính chất tạm thời giữ vật t mà xí nghiệp phân xởng nhận về cha đa vào sản xuất, sau đó vật t đợc giao cho các tổ, đội sản xuất.

Hai là, công ty còn xây dựng định mức tiêu hao vật t Đây cũng là biện pháp quan trọng để quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu Phòng thiết kế ôtô và máy công trình có nhiệm vụ nghiên cứu và xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng chi tiết, sản phẩm dựa trên định mức kinh tế kĩ thuật đã quy định chung của nhà nớc Nh vậy, khi các phân xởng, xí nghiệp có nhu cầu về vật t thì thống kê phân xởng, xí nghiệp căn cứ vào nhu cầu vật t do tổ trởng phân xởng, xí nghiệp đề nghị sẽ lên phòng kế toán yêu cầu viết phiếu xuất vật t.

Ba là, công ty giao trách nhiệm cho các thủ kho Các thủ kho ngoài việc quản lý, bảo quản tốt vật t còn phải cập nhật số liệu vào sổ sách về mặt số lợng,tình hình biến động của từng thứ vật liệu, kiểm kê kho hàng đồng thời có trách nhiệm phát hiện và báo cáo lên phòng kế toán các trờng hợp vật liệu tồn đọng trong kho làm ứ đọng vốn giảm khả năng thu hồi vốn sản xuất của công ty.

Tính giá nguyên vật liệu tại công ty

Tính giá là 1 khâu quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán Việc tính giá nguyên vật liệu có chính xác, đầy đủ, hợp lý thì mới biết đợc chi phí nguyên vật liệu thực tế phát sinh trong qúa trình sản xuất, tính giá thành sản phÈm.

Tại Công ty TNHH đõ̀u tư và thương mại Trung Dũng, thuế GTGT đợc tính theo phơng pháp khấu trừ.

2.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho:

- Đối với NVL mua trong nớc thì giá thực tế nhập bao gồm giá ghi trên hoá đơn (không bao gồm thuế GTGT) cộng (+) các chi phí liên quan nh chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo hiểm cho vật liệu, công tác phí cho nhân viên thu mua.

- Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu: Giá thực tế nhập kho bao gồm tổng giá trị thanh toánvới ngời bán cộng (+) thuế nhập khẩu cộng (+) chi phí thu mua…

- Đối với phế liệu nhập kho thì giá thực tế nhập bằng giá bán phế liệu trên thị trờng.

2.2 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho: ở công ty, nguyên vật liệu xuất kho đợc tính theo phơng pháp hệ số giá:

NVL = tổng giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Tổng giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ và nhập trongkú

= Tổng giá hạch toán NVL xuất trong kỳ x Hệ số giá NVL

Phơng pháp này tơng đối phù hợp với việc tính giá nguyên vật liệu ở 1 công ty có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, xuất dùng thờng xuyên.

Hạch toán nguyên vật liệu tại công ty

3.1 Chứng từ và thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu. a Đối với nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu:

Căn cứ vào nhu cầu sản xuất sản phẩm và định mức tiêu hao nguyên vật liệu, phòng ĐHSX lên kế hoạch nhập nguyên vật liệu Hàng tháng sau khi nhân viên tiếp liệu mang vật t về, bộ phận KCS sẽ kiểm tra chất lợng, quy cách, số l- ợng và ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật t sau khi đã đối chiếu hoá đơn mua hàng Hoá đơn mua hàng phải có chữ ký và đóng dấu của trởng phòng kế toán và phòng KCS Sau đó phòng ĐKSX căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật t sẽ lập phiếu nhập kho Phiếu này đợc lập thành 3 liên phải có đầy đủ chữ ký của các phòng ban: Một liên lu ở phòng ĐHSX, một liên giao cho thủ kho (khi nhập hàng) để vào thẻ kho, định kỳ 3 hoặc 5 ngày kế toán vật liệu xuống lấy phiếu nhập cùng thẻ kho để tính giá và đối chiếu Một liên đính kèm với hoá đơn của ngời bán Hàng ngày (định kỳ), kế toán thanh toánvới ngời bán hàng và sổ chi tiết thanh toán với ngời bán (bên có TK 331), cuối tháng vào NKCT số 5.

Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật t ghi số lợng thực nhập, quy cách, chủng loại, mã kí hiệu và cùng ngời giao hàng kí vào 2 bản.

Nguyên vật liệu nhập kho đợc sắp xếp, phân loại riêng biệt đúng quy định đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật t và an toàn trong bảo quản, cháy nổ.

Liên 2( giao cho KH) No: 011246 Ngày 4-3-2004 Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp vật t Đông Anh Địa chỉ: Thị trấn Đông Anh - Hà Nội Điện thoại Mã số

Họ tên ngời mua: Ông Huỳnh Đơn vị: Công ty TNHH đõ̀u tư và thương mại Trung Dũng Số tài khoản

Hình thức thanh toán: Trả chậm Địa chỉ:Thị trấn Đông Anh - HN Mã số thuế: 0100104073-1

STT Tên VT, hàng hoá ĐVT Số lợng

3 Tôn 10 ly chịu nhiệt kg 300 8.450 2.535.000

ThuÕ GTGT 5%: TiÒn thuÕ GTGT 1.615.750

Tổng số tiền thanh toán 33.950.750

Số tiền viết bằng chữ: Ba mơi ba triệu chín trăm năm mơi nghìn bảy trăm năm mơi đồng chẵn.

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

(kÝ) (kÝ) (kÝ) Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu từ nớc ngoài thì có hoá đơn sau:

Hợp đồng số: New 2KY053/Ref.000218/AMC 1-5.

Hoá đơn số: 2004 EX 0326 Đơn vị: Công ty TNHH đõ̀u tư và thương mại Trung Dũng

Vận chuyển từ Seul, Hàn Quốc đến Việt Nam

Stt Tên VT Số l- ợng ĐVT Đơn giá

ThuÕ nhËp khÈu 3% 97,485 1.473.973 Tổng giá trị: 3346,985 50.606.413

Công ty Huyndai Công ty AMC 1-5

Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật t, phòng ĐHSX căn cứ vào HĐ GTGT lập phiếu nhập kho (chỉ ghi số lợng)

Biểu 2.4 Biên bản kiểm nghiệm vật t Mẫu số 05 - VT

Ngày 6 - 3 - 2004 QĐ 1141TC/QĐ/CĐKT Đơn vị: Công ty TNHH đõ̀u tư và thương mại Trung Dũng

Căn cứ vào hoá đơn số 011246 ngày 4 - 3 - 2004 của xí nghiệp Vật t Đông Anh. Biên bản kiểm nghiệm gồm:

1 Ông Nguyễn Duy Mạnh - Phòng ĐHSX - trởng ban.

2 Ông Nguyễn Quang - Phòng KCS - Uỷ viên

3 Bà Nguyễn Thị Thuý - Thủ kho - Uỷ viên. Đã kiểm nghiệm các loại vật t sau:

Tên VT ĐVT Phơng thức KK

Số lợng thùc tÕ kn

Số lợng đúng phẩm chÊt

Số lợng sai phÈm chÊt

3.Tôn 10 ly chịu nhiệt Kg cân 300 300 300 0

Kết quả kiểm nghiệm: đều đúng quy cách, phẩm chất.

Trởng ban Uỷ viên Uỷ viên

Công ty TNHH đõ̀u tư và thương mại

Trung Dũng Q§: 1141 - TC/Q§/C§KT

Họ tên ngời giao:Ông Huỳnh Địa chỉ: Phòng ĐHSX

Theo biên bản kiểm nghiệm VTsố 22/3 của phòng KCS.

Nhập tại kho 1 (NVL chính).

Stt Tên VT ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiÒn Ghi chó thùc nhập Chứng tõ

3 Tôn 10 ly chịu nhiệt Kg 300 300

Phụ trách cung tiêu Kế toán trởng Ngời giao Thủ kho Thủ trởng đơn vị b Đối với nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu:

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, và định mức tiêu hao nguyên vật liệu của phòng thiết kế máy công trình và thiết kế ôtô, thống kê phân xởng lên phòng kế toán đề nghị bộ phận viết phiếu xuất vật t Bộ phận này lập phiếu xuất thành 2 liên Liên 1: đa cho ngời lĩnh vật t để xuống kho vật t, liên này phải có chữ ký của bộ phận viết phiếu xuất và chữ kí của kế toán trởng Liên 2 phải có chữ kí của lĩnh vật t, liên này gửi xuống đơn vị nhận vật t Sau khi nhận vật t ngời lĩnh vật t sẽ đa cho thủ kho liên 1 và ghi vào thẻ kho số thực nhập Liên này phải có chữ kí của ngời nhận vật t và thủ kho Định kỳ 5 hoặc 7 ngày, kế toán vật liệu xuống kho kiểm tra và nhận phiếu xuất kho.

BiÓu 2.6 PhiÕu xuÊt kho Sè 277.

Họ tên ngời nhận: Trạm trộn 91 Đơn vị: Cơ khí.

Lý do xuất: làm móng thép

Stt Tên VT Đvt Yêu cầuSố lợngThực xuất Đơn giá Thành tiền Ghi chú

Phụ trách cung tiêu KTT Bxuất phiếu Ngời nhận Thủ kho Thủ trởng

KÝ KÝ KÝ KÝ KÝ KÝ

Trờng hợp vật liệukém phẩm chất không đảm bảo chất lợng sản phẩm, theo lệnh của giám đốc, phòng kinh tế thị trờng thoả thuận với khách hàng lập hoá đơn giá trị gia tăng làm 3 liên Công ty kiểm trra ký duyệt thanh toán rồi đa liên 2 cho khách hàng Thủ kho căn cứ vào hoá đơn tiến hành xuất vật t giao cho khách hàng và cùng khách hàng kí vào liên 3 Liên 1 lu ở phòng Kt - TT, liên 3. Thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật t tính thành tiền và ghi sổ.

Liên 3 (ghi sổ) Ngày 10 tháng 03 năm 2004 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH đõ̀u tư và thương mại Trung Dũng Địa chỉ: TTĐA - HN Điện thoại: Mã số thuế: 0100704073 - 1

Họ tên ngời mua: Trần Hùng Địa chỉ: Công ty TNHH Đông Hà

Hình thức thanh toán: Tiền mặt.

VT Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền

Thuế suất GTGT 5% Tiền thuê GTGT 4.050

Tổng giá thanh toán 85.050 Bằng chữ: Tám mơi lăm ngàn không trăm năm mơi đồng chẵn

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị Thủ kho

2.2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty TNHH đõ̀u tư và thương mại Trung Dũng

Do đặc điểm đa dạng về chủng loại, nghiệp vụ nhập - xuất vật liệu thờng xuyên nên công ty lập sổ danh điểm nguyên vật liệu theo cách phân loại theo công dụng và vai trò của nguyên vật liệu Tuy nhiên lập sổ nh thế còn nhiều hạn chế, cha khoa học.

Sổ danh điểm nguyên vật liệu, Kho 1 (NVL chính).

Số thẻ Tên vật liệu

Công ty sử dụng phơng pháp giá hạch toán và hạch toán chi tiết theo hình thức sổ số d

Sơ đồ khái quát hạch toán chi tiết NVL liệu tại Công ty TNHH đõ̀u tư và thương mại Trung Dũng

Sổ số d đợc lập theo cách phân loại nguyên vật liệu (từng kho). ở kho: Căn cứ vào phiếu nhập, xuất vật liệu, thủ kho đánh số danh điểm vào thẻ kho Thẻ kho đợc lập từ đầu năm và đợc đánh số thứ tự theo sổ danh điểm nguyên vật liệu Định kỳ 5 hoặc 7 ngày Thủ kho giao toàn bộ chứng từ nhập xuất cho kế toán và cuối tháng vào sổ số d Trên thẻ kho còn ghi giá hạch toán cho từng loại vật liệu.

Sổ số d Bảng luỹ kế

Bảng kế toán tổng hợp

Ghi chú: hGi hàng ngày

Ghi cuối thángQuan hệ đối chiếu

Tên nhãn hiệu, quy cách VT: Tôn 3 ly Đơn vị tính: Kg Giá hạch toán: 4500đ/kg Tờ thẻ số 3

Số lợng Xác nhËn của KT

Nhập Xuất Tồn NhËp XuÊt

270 6-3 Xí nghiệp VT Đông Anh 6000 9000

315 18,3 Công ty CPTM Hà Anh 2000 8.100 ở phòng kế toán: Định kỳ 5 hoặc 7 ngày nhận đợc chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu, kế toán vật t định khoản, đối chiếu số liệu giữa thẻ kho với phiếu nhập - xuất vật liệu, và tính giá cho từng phiếu nhập - xuất - theo giá hạch toán, ghi vào bảng luỹ kế N - X - Tồn vật liệu (biểu 2.9).Cuối tháng tính tiền trên sổ số d do thủ kho chuyển đến Từ bảng luỹ kế N - X - Tồn vật liệu vào bảng tổng hợp N - X - Tồn (biểu 2.10) và đối chiếu với sổ tổng hợp về vật liệu

D tháng 1 Số d cuối tháng 2 Số d cuối tháng 3

SL ST SL ST SL ST

3.2 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:

- TK 152: Nguyên vật liệu phản ánh theo giá trị hiện có, tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế TK này không đợc mở chi tiết.

- TK 331: Phải trả ngời bán.

3.2.2 Phơng pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:

Cùng với hạch toán chi tiết nguyên vật liệu thì kế toán cũng tiến hành hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Đây là công việc quan trọng và cần thiết bởi vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh đợc giá đích thực của vật liệu. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu đợc ghi theo trình tự sau:

Trình tự ghi sổ kế toán NVL theo hình thức nhật ký chứng từ.

Ghi chú: : Ghi hàng ngày

: Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu

- Hoá đơn BH (hoá đơn GTGT)

- Biên bản kiểm nghiệm vật t

* Trờng hợp nguyên vật liệu tăng do mua sắm nhập kho với hình thức trả chậm nguyên vật liệu:

Ví dụ: Ngày 4-3-2004 mua tôn 3 ly của xí nghiệp vật t Đông Anh trị giá 27.000.000 thuế GTGT 5% 1.350.000đ Căn cứ vào hoá đơn mua vật liệu số

011246, phiếu nhập kho số 270, biên bản kiểm nghiệm vật t số 22/3 kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 331 (quyển ghi Có TK 331)

*Trờng hợp tăng do nhập khẩu nguyên vật liệu:

Ví dụ: Ngày 12 - 3- 2004, nhập khẩu nớc làm mát trị giá 548,5USD, thuế nhập khẩu 46,455USD, tỷ giá hối đoái 1 USD = 15,120 đồng Căn cứ vào hoá đơn mua vật t số 2002EXO0326 biên bản kiểm nghiệm vật t, và phiếu nhập kho số 410, kế toán ghi vào sổ chi tiết có TK 331 định khoản

Căn cứ vào các hoá đơn, trong tháng kế toán sẽ phản ánh trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán (ghi Có TK 331).

Cơ sở số liệu: Từ phiếu nhập kho,hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật t

+ Căn cứ vào phiếu nhập, hoá đơn kế toán ghi cột số thứ tự, ngày tháng, số hiệu hoá đơn, số phiếu nhập.

+ Cột nội dung: Ghi tên đơn vị.

+ Cột TK đối ứng: Ghi có TK 331, ghi Nợ các TK khác, đối với nguyên vật liệu, CCDC cột giá hạch toán đợc ghi sau khi kế toán vật t tính thành tiền Sau đó tính tổng Có TK 331 (theo giá thực tế mua).

Biểu 2.12: Trích sổ chi tiết thanh toán với ngời bán (ghi Có TK 331) Tháng 3/2004

Ghi có TK 331, ghi nợ các TK khác Cộng có

Khi thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, căn cứ vào các chứng từ thanh toán với các hình thức thanh toán, kế toán ghi vào các cột đối ứng tài khoản cho phù hợp.

- Nếu thanh toán bằng tiền mặt:

- Nếu thanh toán bằng TGNH

- Nếu thanh toán bằng tiền vay:

Ví dụ: Vay ngắn hạn thanh toán với ngời bán số tiền 10.000.000VNĐ,

Ví dụ: - Theo phiếu chi số 21 ngày 10-3-2004, chi trả cho xí nghiệp vật t Đông Anh số tiền 18.350.000đ

- Theo giấy báo nợ của NH công thơng số A05042004 về việc trả tiền mua vật t cho công ty Huyndai.

Kế toán thanh toán ngời bán mở sổ chi tiết thanh toán với ngời bán (ghi

Cột 1: Ghi số thứ tự Cột 2: Ghi chứng từ Cột 3: Ghi tên đơnvị Cột 4: Ghi số hiệu TK đối ứng Cột 5: Ghi phát sinh Nợ

Cột 8 : Ghi chú: Ghi loại vật t mua.

Biểu 2.1.3: Sổ chi tiết tài khoản 331 (ghi Nợ TK 331) T3-2004.

2 14-3 A05042004 Cty Huyndai 112.1 23.413.320 Nớc làm mát

3 21-3 63 XN vật t ĐA 111 10.000.000 Tôn 3 ly

Cuối tháng căn cứ vào NKCT cuối tháng trớc, sổ chi tiết TK 331 (ghi có TK 331) và sổ chi tiết TK 331 (ghi Nợ TK 331) để ghi vào NKCT số 5 tháng này.

Cơ sở số liệu và phơng pháp ghi:

- Đa toàn bộ số liệu của từng nhà cung cấp trên sổ chi tiết TK 331 (ghi có

TK 331) đa vào NKCT số 5

- Ghi phát sinh Nợ TK 331 của từng nhà cung cấp.

- Số d cuối tháng: căn cứ vào số d đầu tháng, phát sinh có TK 331, phát sinh Nợ TK 331 để tính số d cuối tháng của từng ngời mua.

NKCT số 5 sẽ đợc trình bày ở Biểu 2.14.

* Trờng hợp nguyên vật liệu mua bằng tiền tạm ứng: Tạm ứng lơng, tạm ứng công tác phí, mua hàng và khi tạm ứng thờng dùng bằng tiền mặt

Khi ngời mua VL viết đơn đề nghị tạm ứng phải ghi rõ mua VL gì, bao nhiêu, trởng phòng ĐHSX xem xét và ký duyệt để chuyển lên phòng kế toán tr- ởng ký duyệt, viết phiếu chi, kế toán tạm ứng ghi vào sổ chi tiết tạm ứng TK141.

Định dạng
Số trang	69
Dung lượng	686 KB