Luận văn tốt nghiệp "Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô tô 1-5"

Nền kinh tế thị trường đã và đang mang lại những cơ hội và thách thức lớn cho các doanh nghiệp, đồng thời mang lại những lợi ích cho người tiêu dùng, đó là sản phẩm đẹp, mẫu mã đẹp chất lượng cao, giá thành phù hợp. Với nhiều loại hình sản xuất và với nhiều hình thức sở hữu, các doanh nghiệp muốn tồn tại được thì phải tìm phương hướng sản xuất kinh doanh phù hợp để sản phẩm của mình có thể cạnh tranh được và đáp ứng nhu cầu thị trường. Chính vì vậy, đòi...

Lời nói đầu

Nền kinh tế thị trường đã và đang mang lại những cơ hội và thách thức lớn cho các doanh nghiệp, đồng thời mang lại những lợi ích cho người tiêu dùng, đó là sản phẩm đẹp, mẫu mã đẹp chất lượng cao, giá thành phù hợp Với nhiều loại hình sản xuất và với nhiều hình thức sở hữu, các doanh nghiệp muốn tồn tại được thì phải tìm phương hướng sản xuất kinh doanh phù hợp để sản phẩm của mình có thể cạnh tranh được và đáp ứng nhu cầu thị trường Chính vì vậy, đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh Để làm được điều đó thì các doanh nghiệp phải sử dụng nhiều công cụ quản lý khác nhau, trong đó hạch toán đóng vai trò rất quan trọng để quản lý hoạt động kinh doanh sản xuất, kiểm tra, giám sát việc sử dụng tài sản nhằm đảm bảo sản xuất được tiến hành liên tục, quản lí và sử dụng tài sản, nhằm đảm bảo sản xuất được tiến hành liên tục, quản lý và sử dụng một cách tốt nhất các yếu tố chi phí để đạt được hiệu quả trong sản xuất kinh doanh đồng thời phục vụ cho các nhà quản

lý kinh tế, từ đó đưa ra các kế hoạch, dự án và kiểm tra việc thực hiện

kế hoạch, quyết định nên sản xuất sản phẩm gì, bằng nguyên vật liệu nào? mua ở đâu và xác định hiệu quả kinh tế của từng thời kỳ Vì vậy các doanh nghiệp cần xây dựng quy trình hạch toán một cách khoa học, hợp lý, trong đó hạch toán nguyên vật liệu là rất quan trọng

Và đối với các doanh nghiệp sản xuất, thì hạch toán nguyên vật liệu là rất quan trọng bởi các lý do sau:

Thứ nhất, nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào của qúa trình sản xuất, nó quyết định chất lượng sản phẩm đầu ra

Thứ hai, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản xuất, vì thế nó mang tính trọng yếu Mỗi sự biến động về chi phí nguyên vật liệu làm ảnh hưởng đến sự biến động của giá thành sản phẩm Vì thế sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là rất quan trọng

Thứ ba, nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp hết sức đa dạng, nhiều chủng loại do đó yêu cầu phải có điều kiện bảo quản thật tốt và thận trọng

Trong mấy năm gần đây, hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đã có những bước tiến rõ rệt Tuy nhiên do trình độ quản lý và phát triển sản xuất kinh doanh còn nhiều hạn chế thể hiện ở nhiều mặt, nhất là chế độ kế toán tài chính chưa phù hợp với quy mô và đặc điểm sản xuất của đơn vị

Cũng giống như các doanh nghiệp khác để hoà nhập với nền kinh tế thị trường, công ty cơ khí ô tô 1 -5 luôn chú trọng công tác hạch toán sử dụng nguyên vật liệu cho phù hợp và coi đó như một công cụ quản lý không thể thiếu được để quản lý vật tư nói riêng và quản lý sản xuất nói chung Từ thực tiễn nền kinh tế thị trường, trước việc đổi mới quản lý kinh tế, việc lập định mức đúng đắn nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất, giảm mức tiêu hao vật liệu, duy trì và bảo quản tốt các loại vật tư là việc làm quan trọng không chỉ đối với các doanh nghiệp sản xuất nói chung mà còn đối với công ty cơ khí ô tô 1-5 nói riêng Vì vậy, việc tăng cường cải tiến công tác quản lý vật tư phải đi liền với việc cải tiến và hoàn thiện công tác hạch toán với việc tăng cường hiệu quả sử dụng các loài tài sản trong đó hạch toán và quản lý nguyên vật liệu đóng vai trò hết sức quan trọng

Với ý nghĩa như vậy của nguyên vật liệu đối với các doanh nghiệp sản xuất, và qua một thời gian thực tập tìm hiểu công tác hạch toán kế toán tại

Công ty cơ khí ô tô 1-5, em đã nghiên cứu đề tài "Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô tô 1-5" làm chuyên đề thực tập cuối khoá

Cấu trúc chuyên đề gồm 3 chương:

Chương I: Những vấn đề lí luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu

tại các doanh nghiệp sản xuất Chương II: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại

Công ty cơ khí ô tô 1-5 Chương III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán

nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô tô 1-5

CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VỚI VIỆC TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT

LIỆU TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

I MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

1 Khái niệm, đặc điểm

Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất dưới tác động của sức lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm

và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong

kỳ

Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, chiếm tỷ trọng lớn trọng tổng chi phí sản xuất do đó nó quyết định chất lượng của cả quá trình sản xuất Đầu vào

có tốt thì đầu ra mới đảm bảo, đó là sản phẩm sản xuất ra mới có chất lượng cao

Nguyên vật liệu tồn tại dưới nhiều hình thái vật chất khác nhau, có thể ở thể rắn như sắt,thép, ở thể lỏng như dầu, xăng, sơn ở dạng bột như cát, vôi… tuỳ từng loại hình sản xuất

Nguyên vật liệu có thể tồn tại ở các dạng như:

- Nguyên vật liệu ở dạng ban đầu, chưa chịu tác động của bất kỳ quy trình sản xuất nào

- Nguyên vật liệu ở các giai đoạn sản xuất khác: nguyên vật liệu là sản phẩm dở dang, bán thành phẩm đẻ tiếp tục đưa vào sản xuất, chế tạo thành thực thể của sản phẩm

Những đặc điểm trên đã tạo ra những đặc điểm riêng trong công tác hạch toán nguyên vật liệu từ khâu tính giá, đến hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu và sử dụng quản lý tốt nguyên vật liệu

2 Phân loại nguyên vật liệu:

Do nguyên vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có rất nhiều loại nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Trong điều kiện đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại nguyên vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu Có nhiều cách phân loại nguyên vật liệu khác nhau tuỳ theo yêu cầu quản lý đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:

* Theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất Theo đặc trưng này, thì nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất được phân ra thành:

- Nguyên vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công chế biến

tính năng, chất lượng sản phẩm, thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị, hoặc dùng để bảo quản hoặc để sử dụng để theo dõi bảo đảm cho công cụ lao động bình thường hoặc dùng

để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý

- Nhiên liệu là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh như than, củi, xăng dầu…

- Phụ tùng thay thế: Là các loại vật tư được sử dụng cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản

Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc trưng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi Hạch toán nguyên vật liệu theo cách phân loại trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu

Ngoài ra còn có cách phân loại khác:

* Phân loại theo nguồn hình thành:

- Vật liệu mua ngoài: Là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh được doanh nghiệp mua ngoài thị trường

- VL sản xuất: Là những VL do doanh nghiệp tự chế biến hay thuê ngoài chế biến

- Vật liệu nhận vốn góp liên doanh

- Vật liệu được biếu tặng, cấp phát

* Phân loại theo quan hệ sở hữu:

- Vật liệu tự có: Bao gồm tất cả những vật liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp

- Vật liệu nhận gia công chế biến cho bên ngoài

- Vật liệu nhận giữ hộ

3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu:

Do nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng trong tổng số giá thành sản phẩm; có vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh Doanh nghiệp cần tiến hành tốt việc quản lý, bảo quản và hạch toán các qúa trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, sử dụng và

dự trữ nguyên vật liệu; Do đó đặt ra yêu cầu đối với quản lý và sử dụng nguyên vật liệu:

- Doanh nghiệp cần phải có đầy đủ các thông tin chi tiết và tổng hợp của từng thứ nguyên vật liệu cả về số lượng lẫn chất lượng

- Phải quản lý nguyên vật liệu xuất kho cho sản xuất kinh doanh theo đối tượng sử dụng hay các khoản chi phí

- Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các quy định về lập “Sổ danh điểm nguyên vật liệu”, thủ tục lập và luân chuyển đúng chứng từ, mở các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết theo chế độ quy định

- Doanh nghiệp phải quản lý định mức tiêu hao nguyên vật liệu, tránh tình trạng ứ đọng, hoặc khan hiếm ảnh hưởng đến tình trạng sản xuất kinh doanh

- Doanh nghiệp cần thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu nguyên vật liệu, quy trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu trong từng phân xưởng, phòng ban trong toàn doanh nghiệp

Như vậy, nếu quản lý tốt nguyên vật liệu tạo điều kiện thúc đẩy việc cung cấp kịp thời, ngăn ngừa hiện tượng hư hỏng, mất mát góp phần hạ giá thành sản phẩm, và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu

Từ những đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trên đã dặt ra nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất

4 Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất:

Để cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin cho công tác quản lý nguyên vật liệu, hạch toán nguyên vật liệu phải đảm bảo các nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Ghi chép tính toán, phản ánh chính xác, trung thực kịp thời số lượng, chất lượng, giá mua thực tế của nguyên vật liệu nhập kho

- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác kịp thời số lượng, giá trị nguyên vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao nguyên vật liệu

- Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh

- Tính toánvà phản ánh chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thừa, thiếu, kém phẩm chất, ứ đọng để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra

II TÍNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU- NVL:

Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng Trong công tác hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế

Giá thực tế của nguyên vật liệu là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu

Các doanh nghiệp tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì giá thực tế bao gồm cả thuế giá trị gia tăng Các doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì giá thực tế không bao gồm thuế giá trị gia tăng

1 Tính giá nguyên vật liệu nhập trong kỳ:

Giá thực tế của VL nhập kho được xác định tuỳ thuộc vào từng nguồn nhập:

- Vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của người bán, các khoản thuế(nếu có), chi phí thu mua vận chuyển, lưu kho, lưu bãi trừ đi các khoản giảm trừ như: giảm giá, chiết khấu(nếu được người bán chấp nhận)

- Vật liệu chế biến xong nhập kho: Giá thực tế bao gồm chi phí tự chế biến, chi phí thuê ngoài gia công chế biến( nếu thuê ngoài gia công)

- Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế là giá trị NVL được các bên tham gia góp vốn thoả thuận cộng (+) các chi phí tiếp nhận (nếu có)

- Phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Giá thực tế được tính theo đánh giá thực tế hoặc giá thị trường

2 Tính giá nguyên vật liệu xuất trong kì

Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp và trình độ của kế toán trong doanh nghiệp

Các phương pháp tính giá thực tế NVL xuất kho thường dùng là:

2.1 Phương pháp tính giá thực tế bình quân:

Giá thực tế của NVL xuất kho =

Giá bình quân

1 đơn vị NVL x

Lượng NL xuất kho

Trong đó:

- Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ:

Giá trịn NVL tồn đầu kỳ+ giá trị NVL nhập trong kỳ Giá bình quân

1 đơn vị NVL = Số lượng NVL(tồn đầu kỳ+ số lượng nhập trong kỳ)

Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều:

Ưu điểm: Giảm nhẹ việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Nhược điểm: công việc tính giá NVL vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đế tiến

độ của các khâu kế toán; đồng thời phải tính cho từng loại NVL

- Phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập:

Theo phương pháp này, kế toán phải xác định giá bình quân của từng danh điểm nguyên vật liệu sau mỗi lần nhập:

Giá trị thực tế NVL (tồn trước khi nhập+ nhập vào lần

này

Giá đơn vị bình quân

sau mỗi lần nhập =

Lượng thực tế VL(tồn trước khi nhập+ nhập vào lần này)

Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu

và số lần nhập nguyên vật liệu mỗi loại ít

Ưu điểm: Theo dõi thường xuyên, kịp thời, chính xác

Nhược điểm: Khối lượng công việc tính toán nhiều

- Phương pháp giá thực tế bình quân cuối kỳ trước:

Giá thực tế VL tồn đầu kỳ(hoặc cuối kỳ

Ưu điểm: Đơn giản, giảm nhẹ khối lượng tính toán

Nhược: Không chính xác nếu giá cả NVL trên thị trường có sự biến động

2.2 Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO)

Theo phương pháp này NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập trước sẽ được xuất trước Vì vậy, lượng NVL xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó

Ưu điểm: kế toán có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời

Nhược điểm: Hạch toán chi tiết theo từng loại, từng kho mất thời gian công sức,

chi phí kinh doanh không phản ánh kịp thời theo giá thị trường NVL

Phương pháp này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp nhỏ, chủng loại NVL ít, số lượng nhập, xuất NVL ít, giá cả thị trường ổn định

2.3 Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO)

Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho giả định là lô NVL nào nhập vào kho sau sẽ được dùng trước Vì vậy, việc tính giá xuất của NVL được làm ngược lại với phương pháp nhập sau - xuất trước

Ưu điểm: Tính giá NVL xuất kho kịp thời, chi phí kinh doanh của doanh nghiệp

được phản ảnh kịp thời theo giá thị trường của ngân hàng

Nhược điểm: Phải hạch toán theo chi tiết từng nguyên vật liệu, tốn công

2.4 Phương pháp trực tiếp (gọi là phương pháp giá thực tế đích danh hay phương pháp đặc điểm riêng)

NVL được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh) Vì vậy, khi xuất nguyên vật liệu ở lô nào thì tính giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó

Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô nguyên vật liệu nhập kho với các loại NVL có giá trị cao, phải xây dựng hệ thống kho tàng cho phép bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho

Ưu điểm: công tác tính giá được thực hiện kịp thời, thông qua đó kho kế toán có

thể theo dõi được thời gian bảo quản riêng từng loại NVL

Nhược điểm: chi phí lớn cho việc xây dựng kho tàng để bảo quản NVL

2.5 Phương pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ

Áp dụng đối với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL mẫu mã khác nhau nhưng không có điều kiện kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho Vì vậy, doanh nghiệp phải tính giá cho số lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước, sau đó mới xác định được NVL xuất kho trong kỳ:

Giá thực tế NVL

tồn cuối kỳ =

Số lượng tồn cuối kỳ x

Đơn giá NVL nhập kho lần cuối Giá thực tế NVL

= Giá thực tế + Giá trị thực tế tồn - Giá trị thực

Áp dụng đối với doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL, giá cả thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập- xuất NVL diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được Do đó, việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán

Giá hạch toán là loại giá ổn định có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập- xuất- tồn kho NVL trong khi tính được giá thực tế của nó

Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch, giá mua vật liệu ở thời điểm nào đó hoặc giá bình quân tháng trước

Việc tính giá thực tế xuất trong kỳ dựa trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế

Giá hạch toán VL xuất trung kỳ (tồn cuối kỳ) x Hệ số giá VL

Phương pháp này cho phép kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán chi tiết và tổng hợp NVL trong công tác tính giá nên công việc tính giá được tiến hành nhanh chóng không bị phụ thuộc vào chủng loại, số lần nhập- xuất NVL; Vì vậy khối lượng công việc ít, hạch toán chi tiết đơn giản hơn

Tuy nhiên, khối lượng công việc dồn vào cuối kỳ

Phương pháp này có thể tính cho từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu chủ yếu tùy thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý

Trên đây là một số phương pháp tính giá xuất NVL trong kỳ Từng phương pháp

có ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng riêng Vì vậy, tuỳ vào quy mô, đặc điểm doanh nghiệp và trình độ quản lý của kế toán mà sử dụng phương pháp tính toán thích hợp

III HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU:

1 Tổ chức chứng từ kế toán

Trong doanh nghiệp sản xuất các chứng từ được sử dụng để hạch toán NVL gồm: Hoá đơn bán hàng(hoặc HĐ GTGT), phiếu nhập- xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ tuỳ theo từng nội dung nghiệp vụ kinh tế

Các chứng từ liên quan đến nguyên vật liệu phải phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời theo đúng chế độ quy định Mỗi chứng từ phải chứa đựng các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô, chất lượng, thời gian… xảy ra cũng như trách nhiệm pháp lý của các bên liên quan

1.1 Chứng từ kế toán nhập nguyên vật liệu

Phiếu nhập kho: Dùng để xác định số lượng quy cách giá trị NVL, nhập kho và làm căn cứ để thủ kho và kế toán ghi vào các bảng, sổ kế toán

Phiếu nhập kho được lập dựa trên mẫu 01 VT do Bộ tài chính ban hành

- Phiếu nhập kho do phòng kế toán hoặc bộ phận vật tư của đơn vị lập thành 3 liên

và người lập phải ký vào đó Trước khi lập phiếu nhập, người lập phải căn cứ vào chứng

từ bên bán như hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư, các chứng từ khác

- Chuyển phiếu nhập kho cho thủ trưởng đơn vị hoặc người phụ trách ký

- Người giao hàng nhận phiếu nhập

- Chuyển phiếu nhập xuống kho, thu kho ghi số lượng, quy cách vào cột thực nhập cùng người giao ký xác nhận

Ba liên của phiếu nhập kho được lưu giữ như sau:

Liên 1: lưu tại quyển gốc

Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ; định kỳ chuyển cho kế toán ghi sổ

Liên 3: Dùng để thanh toán

1.2 Chứng từ kế toán xuất nguyên vật liệu:

Phiếu xuất kho: dùng để xác định số lượng, giá trị nguyên vật liệu xuất kho Phiếu này là căn cứ để thủ kho xuất kho và ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật tư tính thành tiền và ghi vào sổ kế toán

Phiếu xuất kho được lập dựa trên mẫu số 02 VT do Bộ tài chính ban hành

Phiếu xuất kho được lập và luân chuyển như sau:

- Phiếu xuất kho do bộ phận xin lĩnh hoặc do phòng cung ứng lập thành 03 liên Sau khi lập xong, phụ trách bộ phận, phụ trách cung ứng ký và giao cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh

- Thủ kho căn cứ vào lượng xuất để ghi vào cột số lượng thực xuất và cùng người nhận hàng ký vào phiếu xuất kho

+ Ba liên phiếu xuất được luân chuyển:

- Liên 1: Lưu ở bộ phận rập phiếu

- Liên 2: Thủ kho giữ để ghi ở thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để tính thành tiền và ghi vào sổ kế toán

Liên 3: Người nhận giữ để ghi ở bộ phận sử dụng Cuối tháng, kế toán xác nhận số lượng sử dụng ở từng bộ phận để xác định tính chính xác của kế toán

2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất thường có nhiều chủng loại Nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất Vì vậy hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phải đảm bảo theo dõi tình hình biến động của từng danh điểm nguyên vật liệu, phải phản ánh cả về số lượng, giá trị, chất lượng của từng danh điểm theo từng kho

và từng người phụ trách vật chất

Để đảm bảo thuận tiện và tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý nguyên vật liệu về mặt hạch toán nguyên vật liệu cả về số lượng và giá trị, các doanh nghiệp cần phải hình

- Phương pháp thẻ song song

- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

- Phương pháp sổ số dư

2.1 Phương pháp thẻ song song

Điều kiện áp dụng: Chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên

vật liệu, khối lượng chứng từ xuất vật liệu ít, không thường xuyên, trình độ chuyên môn của kế toán không cao

Tại kho: Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập- xuất vật liệu để ghi vào thẻ kho

Thẻ kho được mở theo từng danh điểm nguyên vật liệu

Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu dựa vào chứng từ nhập - xuất NVL để ghi số

lượng và tính thành tiền NVL nhập- xuất vào “Sổ kế toán chi tiết vật liệu” (mở tương ứng với thẻ kho) Sổ này giống như thẻ kho chỉ khác có thêm các giá trị vật liệu Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với thẻ kho tương ứng đồng thời

từ sổ kế toán chi tiết NVL kế toán lấy số liệu vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn NVL theo từng danh điểm NVL để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp NVL

Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song:

Sơ đồ 1.1: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI TIẾT NVL THEO PHƯƠNG PHÁP THẺ SONG SONG

Ghi hàng ngày, định kỳ Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Ưu điểm: đơn giản trong ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót

đồng thời cung cấp thông tin nhập- xuất- tồn của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác, thích hợp với việc sử dụng máy tính

Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lắp về số lượng

Hạn chế việc kiểm tra của kế toán do chỉ đối chiếu vào cuối tháng

2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Ở kho: được ghi chép giống phương pháp thẻ song song

Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển NVL theo từng kho

Cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập- xuất- theo từng danh điểm NVL và

Kế toán tổng hợp

Ghi chú:

kho, kế toán NVL tiến hành đối chiếu giữa thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển, đồng thời từ sổ đối chiếu luân chuyển vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn vật liệu

và đồng thời đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu

Sơ đồ hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Sơ đồ 1.2: HẠCH TOÁN CHI TIẾT NVL THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN

Ghi hàng ngày, định kỳ Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

Ưu điềm: giảm nhẹ việc ghi chép của kế toán, tránh sự trùng lắp

Nhược điểm: Việc kiểm tra giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối

tháng nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập, xuất vật liệu của từng danh điểm vật liệu khá lớn thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác

Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu nhưng số lượng chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu không nhiều

2.3 Phương pháp sổ số dư:

Điều kiện áp dụng: đối với doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL, số lượng

chứng từ nhập- xuất của mỗi loại nhiều xây dựng thành hệ thống danh điểm nguyên vật liệu, dùng giá hạch toán để để hàng ngày nắm được tình hình xuất, nhập, tồn, yêu cầu trình độ kế toán tương đối cao

Ở kho: thủ kho ghi vào thẻ kho giống như các phương pháp trên Ngoài ra thủ kho

còn phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập- xuất phát sinh theo từng danh điểm nguyên vật liệu Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật liệu Thủ kho phải phản ánh số lượng vật liệu tồn cuối tháng theo từng danh điểm nguyên vật liệu vào sổ số dư Sổ này được kế toán mở cho từng kho và dùng

Phiếu nhập kho

Phiếu xuất kho

Thẻ kho Sổ đối chiếu

luân chuyển Bảng kê nhập VL

Bảng kê xuất VL

Sổ kế toán tổng hợp VL

Bảng tổng hợp N

- X - T

Ghi chú:

theo định kỳ 3, 5 hoặc 10 ngày kèm theo phiếu giao nhận chứng từ và dựa vào giá hạch toán để tính thành tiền NVL nhập- xuất theo từng danh điểm NVL từ đó ghi vào bảng luỹ

kế nhập- khẩu NVL (lập theo từng danh điểm NVL) Cuối kỳ tính tiền trên sổ số dư do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho ở sổ sách với bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn Từ bảng lũy kế nhập- xuất- tồn, kế toán vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn NVL để đối chiếu với kế toán tổng hợp về NVL

Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư

Sơ đồ 1.3: HẠCH TOÁN CHI TIẾT NVL THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ SỐ DƯ

Ưu điểm: không trùng lặp, ghi sổ thường xuyên, không bị dồn vào cuối kỳ Nhượcđiểm: kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn

3 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:

Để hạch toán NVL nói riềng và các loại hàng tồn kho nói chung có thể áp dụng một trong hai phương pháp: (KKTX) kê khai thường xuyên, hoặc kê khai định kỳ (KKĐK)

Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu sử dụng của công tác quản lý, trình độ kế toán viên cũng như quy định của chế độ kế toán hiện hành

3.1 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX

Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn NVL

Kế toán tổng hợp

Bảng luỹ kế N- X- T

Phiếu giao nhận ch.từ xuất

Phương pháp này được sử dụng phổ biến ở nước ta vì những thuận lợi của nó Phương pháp này có độ chính xác cao, thông tin về hàng tồn kho kịp thời, cập nhật, có thể xác định được lượng nhập - xuất - tồn của từng loại hàng tồn kho Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp có nhiều loại hàng tồn kho, chủng loại vật liệu nhiều, có giá trị thấp, nhập- xuất- tồn thường xuyên mà áp dụng phương pháp này rất tốn nhiều công sức, thời gian

Để hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên thì kế toán phải sử dụng các tài khoản sau:

- TK 152: “nguyên vật liệu” TK này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế Tài khoản này có thể

mở chi tiết theo nhóm, thứ, từng loại vật liệu theo yêu cầu quản lí và phương tiện tính toán

- TK 151: “hàng mua đi đường”: tài khoản này sử dụng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mà doanh nghiệp đã mua nhưng cuối tháng hàng chưa

về nhập kho

- Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 331, TK

133, TK 621, TK 627, TK 642, TK 111, TK 112

3.1.2 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX:

Hạch toán tăng giảm, kết quả kiểm kê nguyên vật liệu được mô tả trong sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.4: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NVL THEO PHƯƠNG PHÁP KKTX

cho toàn doanh nghiệp

khấu trừ

VAT khấu trừ cho phần NVL trả lại

NVL cho người bán Chiết khấu thương mại hoặc trả lại khi kiểm kê

Giá thực tế NVL Hàng mua đang đi đường

Nhận lại vốn góp liên doanh

TK 222,128

kiểm kê Thừa phát hiện khi

Đánh giá 412 Góp vốn bằng NVL

3.2 Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ:

3.2.1 Tài khoản sử dụng:

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng hàng hoá tồn kho thực tế và lượng hàng hoá xuất dùng và sản xuất kinh doanh và các mục đích khác

Phương pháp này có ưu điểm tiết kiệm thời gian, công sức ghi chép, và thích hợp với các đơn vị sản xuất kinh doanh những vật tư khác nhau, giá trị thấp được xuất dùng thường xuyên

Các TK sử dụng theo phương pháp kê khai định kỳ:

- TK 611: Mua hàng (tiểu khoản 611 - Mua nguyên vật liệu): dùng để phản ánh giá trị thực tế số nguyên vật liệu mua vào và xuất trongkỳ

TK 611: Không có số dư và thường được mở chi tiết theo từng loại vật liệu, CCDC…

- TK 152: “nguyên vật liệu” dùng để phản ánh nguyên vật liệu tồn kho

- TK 151: “Hàng mua đang đi đường”: phản ánh trị giá hàng mua nhưng cuối tháng chưa về nhập kho

- Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK133, 331,

111, 112, 311, 621, 627…

3.2.2 Phương pháp hạch toán:

Quá trình hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai định kỳ được tiến hành theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.5: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NVL THEO PHƯƠNG PHÁP KKĐK

4 Sổ sách kế toán sử dụng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:

Hiện nay, có bốn hình thức sổ dùng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Tuỳ từng đặc điểm, điều kiện và trình độ kế toán của doanh nghiệp có thể dùng một trong bốn hình thức sổ sau:

4.1 Hình thức sổ kế toán nhật ký chung (NKC)

*Điều kiện áp dụng: Hình thức sổ NKC thường áp dụng cho các doanh nghiệp có

số lượng nghiệp vụ diễn ra không nhiều, sử dụng ít tài khoản

* Hình thức này gồm có các loại sổ sau:

Trị giá NVL sử dụng cho các đối tượng khác

Đánh giá giảm NVL

Trị giá NVL sử dụng trực tiếp

cho sản xuất

Thuế GTGT cho phần NVL trả lại

VAT khấu trừ

hàng mua đi đường tồn cuối tháng

K/c giá trị NVL tồn kho đầu kỳ, hàng mua đi đường tháng trước

- Sổ (Thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, bảng tổng hợp chi tiết NVL

- Bảng phân bố nguyên vật liệu

* Trình tự ghi sổ:

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, ghi vào sổ NKC, sau đó từ sổ NKC ghi vào

sổ cái TK 152 Trường hợp doanh nghiệp mở các sổ nhật ký đặc biệt (nhật ký mua hàng) Bảng phân bố nguyên vật liệu thì định kỳ ghi vào căn cứ vào các chứng từ nhập- xuất, cuối tháng ghi vào sổ cái TK 152, từ sổ cái TK 152 vào bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính

Từ chứng từ nhập- xuất NVL vào thể lên kế toán chi tiết NVL, theo danh điểm nguyên vật liệu, cuối tháng vào bảng tổng hợp chi tiết NVL, sau đó từ bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu đối chiếu với sổ cái TK 152

Sơ đồ 1.5: SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN NVL THEO HÌNH THỨC NKC:

Sổ(thẻ) kế toán chi tiết VL

Bảng tổng hợp chi tiết NVL

Bảng phân

bổ NVL Hoá đơn, Phiếu nhập, Chứng từ gốc:

xuất kho Nhật kí chung Nhật kí mua hàng

Sổ cái TK 152

BCĐTK

Báo cáo kế toán

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángQuan hệ đối chiếu

Ghi chú:

Ưu điểm: đơn giản, dễ làm, sử dụng ít sổ, có thể dùng máy tính

Nhược điểm: Dễ bị trùng lặp số liệu do ghi vào nhiều loại sổ khác nhau

4.2 Hình thức sổ kế toán nhật ký - sổ cái (NK - SC)

* Điều kiện áp dụng: phù hợp với các doanh nghiệp số lượng nghiệp vụ diến ra ít,

và sử dụng ít TK, trình độ nhân viên kế toán không cao

* Sổ sách dùng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:

Theo hình thức này, kế toán chỉ mở một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất: Sổ

Ngoài ra, kế toán còn ghi vào bảng phân bổ nguyên vật liệu, sổ kế toán chi tiết vật

liệu.Trình tự ghi sổ được biểu diễn qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.6: SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ KẾ TOÁN NVL THEO HÌNH THỨC NK - SC

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Chứng từ gốc:

-Hoá đơn -Phiếu nhập, xuất kho

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết

VL

Ưu điểm: Dễ làm, ít nhân viên kế toán, trình độ kế toán không cần cao

Nhược điểm: Do chỉ mở một sổ duy nhất để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh

tế nên sổ NK - SC được thiết kế cồng kềnh

4.3 Hình thức sổ chứng từ - ghi sổ (CTGS)

* Theo hình thức này, sổ sách kế toán được sử dụng bao gồm:

- Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ

- Bảng phân bố nguyên vật liệu

- Sổ (thẻ - kế toán chi tiết vật liệu, bảng tổng hợp chi tiết vật liệu

* Trình tự ghi sổ:

Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất vật liệu vào chứng từ ghi sổ, bảng phân bố nguyên vật liệu, sổ kế toán chi tiết vật liệu Từ chứng từ ghi sổ vào

sổ đăng ký chứng từ, vào sổ cái TK 152 Cuối tháng từ sổ cái TK 152 vào Bảng CĐTK

và báo cáo kế toán Cuối tháng kiểm tra đối chiếu số tổng cộng trên sổ đăng ký chứng từ với bảng CĐTK

Trình tự ghi sổ được biểu diễn qua sơ đồ sau

Sơ đồ 1.7: KHÁI QUÁT TRÌNH TỰ KẾ TOÁN NVL THEO HÌNH THỨC SỔ CTGS

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

Chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết VL

Ưu điểm: Dễ, đơn giản

Nhược điểm: Kiểm tra, đối chiếu khó, chuyên môn hoá chưa cao

số 7, sổ cái TK 152, báo cáo kế toán Từ thẻ kế toán chi tiết vật liệu cuối tháng vào bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, và từ số liệu bảng này vào bác cáo kế toán

Trình tự ghi sổ theo hình thức này được biển diễn bằng sơ đồ sau

Sơ đồ 1.8: SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ KẾ TOÁN NVL THEO HÌNH THỨC SỔ NKCT

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Báo cáo KT

Sổ cái

TK 152

Ưu điểm: Chuyên môn hoá cao, tránh bị trùng lặp số liệu, quy trách nhiệm

cho từng người

Nhược điẻm: Số lượng sổ sách lớn, cần nhiều nhân viên kế toán với trình độ

chyyên môn cao làm chỷ yếu bằng thủ công không phát huy được vai trò của máy vi tính

Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng kế

toán viên nhiều trình độ chuyên môn cao

Trên đây là bốn hình thức sổ kế toán hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Tuỳ theo đặc điểm, tùy điều kiện cũng như trình độ kế toán của kế toán viên mà áp dụng một hình thức phù hợp

I ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH ẢNH HƯỞNG ĐẾN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VỚI VIỆC TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ SỬ DỤNG

NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY

1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty cơ khí ô tô 1 -5:

Công ty cơ khí ô tô 1 -5 thuộc tổng công ty cơ khí GTVT - Bộ GTVT được thành lập ngày 1-5 -1956

Tên giao dịch Auto Mobile Mechanical Company 1-5:

Trụ sở chính: Km 15 - QL13- Khối 7A - Thị trấn Đông Anh - Hà Nội

Tiền thân của Công ty là nhà máy sửa chữa ôtô 1 -5 được hình thành trên cơ

sở 4 xưởng cơ khí: Avia, GK - 115, GK - 125, Yên Ninh, đặt tại số 18 phố Phan Chu Trinh - Hà Nội với nhiệm vụ là sửa chữa ôtô, chế tạo các phụ tùng ôtô… Vào những năm đầu tiên khi mới thành lập, máy móc thiết bị của nhà máy còn đơn sơ,

số lượng công nhân ít, sửa chữa chủ yếu bằng thủ công, tổ chức nhà máy theo chế

độ tự cung tự cấp, không hạch toán kinh tế Mặc dù thế, nhưng công ty vẫn hoàn thành các nhiệm vụ mà nhà nước giao và không ngừng lớn mạnh, được nhà nước tặng thưởng nhiều huân huy chương cao quý Và vinh dự nhất đối với nhà máy là

đã chế tạo thành công chiếc xe ôtô đầu tiên ở Việt Nam, và được diễu hành vào đúng ngày Quốc Khánh 2 -9 - 1959

Nhưng từ 5 - 1978, Nhà máy chuyển sang Đông Anh và tiếp nhận thêm nhà máy 19 - 5 ở Vĩnh Phú cùng chức năng, nhiệm vụ Tại đây, nhà máy gặp rất nhiều khó khăn do xa trung tâm, tình hình kinh tế sau chiến tranh còn nghèo, chiến tranh biên giới xảy ra ngày càng quyết liệt, hơn thế nữa số công nhân xin nghỉ việc ngày càng nhiều, khách hàng ngày cnàg giảm sút Cán bộ lãnh đạo nhà máy đã tìm đủ mọi biện pháp để khôi phục nhà máy như: tổ chức nuôi bò sữa, làm một số loại máy móc phục vụ cho sản xuất nông nghiệp Nhưng kết quả thu được đều quá thất vọng Mặc dù thế nhà máy vẫn duy trì nghề chính của mình là sửa chữa ôtô

Theo quyết định số 17 CP ngày 14/1/1981 của Bộ GTVT, nhà máy được phép thu mua các loại xe bị nạn, bị phá hoại trong chiến tranh để tháo gỡ, phục hồi các chi tiết, vào những năm này ngoài nhiệm vụ đó, nhà máy còn chế tạo các chi tiết nhỏ như bơm nước xe Zin, các loại bulông…

Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, và đặc biệt từ năm 1990, nhà máy đã chủ động về kế hoạch sản xuất, bước đầu có ý thức về thị trường, về Marketing, nhờ vậy mà sản phẩm của nhà máy càng được ưa chuộng Từ đó đến nay, nhà máy thực sự bước sang một trang mới và đặc biệt là từ khi được thành lập lại theo quyết định số 1041 QĐ TCCB - NĐ ngày 27 -5- 1993 của Bộ trưởng Bộ GTVT (thành lập lại theo NĐ 338/ HĐBT) lấy tên là Công ty cơ khí ô tô 1 -5 Đây

là một thuận lợi tạo cho công ty có tư cách pháp nhân độc lập để làm ăn, tự hạch

sửa chữa đóng mới, lắp ráp xe ôtô, máy thi công và các sản phẩm công nghiệp khác

Với sự sáng tạo, năng động, nhanh nhạy với sự chuyển đổi của nền kinh tế, đặc biệt từ khi luật đầu tư nước ngoài vào Việt Nam, cán bộ lãnh đạo công ty đã phối hợp với bộ GTVT, trường đại học GTVT… chế tạo thêm các loại sản phẩm như: lu bánh lốp, trạm cấp phối, trạm bê tông nhựa asphalt công suất từ 25 - 100 tấn/ giờ trạm cấp phối được cục đo lường chất lượng nhà nước xác định đảm bảo chất lượng thay thế hàng nhập khẩu Có thể nói đây là những mặt hàng chủ đạo của công ty, khẳng định được tài năng, trí tuệ, óc sáng tạo của giới khoa học trong nước cũng như cán bộ lãnh đạo công ty

Các sản phẩm của công ty đã đạt được nhiều huy chương vàng, bạc như: trạm trộn asphalt, trạm cấp phối, lu bánh lốp và đã chiếm lĩnh hầu hết thị trường trong nước do chất lượng cao, giá thành hạ

Trong những năm gần đây, công ty luôn đạt được lợi nhuận cao, và đạt vượt định mức các chỉ tiêu kế hoạch đề ra, đảm bảo 3 ngùn cơ bản là nộp ngân sách nhà nước, đầu tư tích luỹ bổ sung nguồn vốn kinh doanh, và nâng cao mức thu nhập cho người lao động Năm 2000, công ty đã được nhà nước phong tặng là “Đơn vị anh hùng lao động” của 10 năm đổi mới

Do ưu thế về sản phẩm trạm trộn, hiện nay công ty đang đầu tư thêm cho TSCĐ 847 triệu đồng từ nguồn vốn Đầu tư phát triển , Bộ tài chính cấp bổ xung thêm 8,4tỷ đồng làm nguồn vốn kinh doanh hiện nay là 16.937 triệu đồng

Và để đáp ứng nhu cầu sản xuất, công ty đang mở rộng thêm nhà xưởng mới với diện tích 20 ha để vừa tạo công ăn việc làm cho nhân dân điạ phương và các tỉnh lân cận

Những thành tựu đạt được của công ty trong những năm qua được thể hiện ở một số chỉ tiêu kinh tế sau:

Biểu 1.2: Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu chủ yếu của công ty.

Theo biểu trên ta thấy giá trị sản xuất trong 2 năm 1991, 2002 tương đối ổn định nhưng sang năm 2003 đã tăng một cách vượt trội, tăng 2,32 lần 80 năm 2002

và doanh thu (thuần) tăng nhanh năm 2003, tăng 3,56 lần, năm 2002 tăng 1,6 lần

so với năm 2001 Lợi nhuận năm 2003 tăng 6 lần, năm 2002 tăng 3,84 lần so với năm 2001 Thu nhập bình quân đầu người 1 tháng tăng, so với năm 2001thì năm

2002 tăng 1,09 lần (tức là tăng 80.000đ/tháng/1người), năm 2003 tăng 1,26 lần (tức là 230 000 đ/1 người / 1 tháng) Điều đó khẳng định công ty đã không ngưng sản xuất sản phẩm, đẩy mạnh công tác tiêu thụ sản phẩm nhằm nâng cao các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh, đồng thời nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho người lao động Tỷ suất lợi nhuận trên tổng doanh thu và hệ số doanh lợi của vốn chủ sở hữu năm 2003 mặc dù cao hơn năm 2001 nhưng lại giảm so với năm 2002 Điều này thể hiện hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp năm 2003 không cao bằng năm 2002 Nguyên nhân là do trong năm 2003 doanh nghiệp đã tiêu thụ được một khối lượng lớn sản phẩm nhưng do chi phí cho quảng cáo các sản phẩm chiếm một phần lớn trong chi phí quản lý doanh nghiệp và hơn thế nữa doanh nghiệp lại phải chi cho việc chế tạo thử sản phẩm mới do đó dẫn đến việc hai chỉ tiêu trên không cao bằng 2002 Nhưng đến năm 2004, các chỉ tiêu này sẽ được tăng cao hơn

2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty:

2.1 Nhiệm vụ sản xuất:

Như đã nêu ở phần trên, nhiệm vụ của công ty ở một số thời kỳ có khác nhay, tuy nhiên với sự cạnh tranh về sản phẩm giữa các doanh nghiệp ngày càng quyết liệt, công ty nhận thấy đa dạng hoá sản phẩm và nâng cao chất lượng sản phẩm được đặt lên hàng đầu Để đáp ứng nhu cầu thị trường, công ty từng bước xác lập lại cơ cấu sản phẩm và dần dần tiến tới chế tạo các sản phẩm chủ đạo và chiếm lĩnh thị trường bằng chính những sản phẩm ấy

Các sản phẩm mà công ty sản xuất, chế tạo:

- Thiết bị máy công trình: phục vụ cho việc nhào trộn các vật liệu để xây dựng, như:

+ Trạm trộn bê tông Asphalt

- Kết cấu thép:

+ Cầu cáp dây căng

2.2 Thị trường tiêu thụ sản phẩm:

Với sự đa dạng về chủng loại, không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm,

hạ giá thành sản phẩm, và đồng thời chiến dịch Marketing rầm rộ, xây dựng hàng loạt các đại lý trong cả nước, các sản phẩm của công ty đã chiếm lĩnh hầu hết thị trường trong nước góp phần xây dựng và phát triển hệ thống đường xá, cầu giao thông, và hệ thống phương tiện giao thông trong nước, đồng thời góp phần không nhỏ vào công cuộc xây dựng và phát triển đổi mới đất nước

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Tổ chức bộ máy quản lý trong bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần thiết

và không thể thiếu được để đảm bảo sự giám sát, quản lý chặt chẽ tình hình SXKD của doanh nghiệp Để phát huy và nâng cao vai trò của bộ máy quản lý, công ty đã

tổ chức lại cơ cấu lao động, các phòng ban, phân xưởng cho phù hợp với yêu cầu quản lý chung

Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến gồm có 1 giám đốc và 2 phó giám đốc chỉ đạo các phòng ban, xí nghiệp phân xưởng của công ty

Mỗi phòng ban, xí nghiệp, phân xưởng trong công ty đều có chức năng, nhiệm vụ riêng Nhưng giữa chúng đều có mối liên hệ chặt chẽ với nhau làm cho

bộ máy quản lý của công ty tạo thành một khối thống nhất

* Giám đốc công ty: Là người phụ trách chung, quản lý công ty về mọi mặt

hoạt động, ra các quyết định quản lý sản xuất, là người chịu trách nhiệm trước cấp trên về các hoạt động của công ty mình Giám đốc không chỉ quản lý các phòng ban của mình thông qua các phó giám đốc mà còn có thể xem xét trực tiếp từng nơi làm việc khi cần thiết Giám đốc có các phó giám đốc và các trưởng phòng giúp đỡ trong việc điều hành của công ty

* Phó giám đốc: Là người giúp việc của giám đốc trong việc quản lý công

ty Công ty có 2 phó giám đốc:

- Phó giám đốc KD: Phụ trách mặt kinh doanh của công ty, quản lý các phòng:

+ Trung tâm bảo hành + Ban cơ điện

* Phòng kinh tế- thị trường (KT- TT): thực hiện chào hàng, tiếp xúc với

khách hàng, tiêu thụ sản phẩm, cung cấp các thông tin về thị trường như sự biến động về giá cả các sản phẩm ; thực thi các chính sách Marketing để thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm

* Phòng điều hành sản xuất (ĐHSX): Tổ chức việc tìm kiếm, lựa chọn nhà

cung cấp cho đầu vào, tức là tổ chức mua các nguyên vật liệu, CCDC, TSCĐ… cần thiết phục vụ cho sản xuất và quản lý dựa trên cơ sở kế hoạch sản xuất sản phẩm và định mức kĩ thuật đã xác định

* Phòng thiết kế ôtô, phòng thiết kế máy công trình: Tổ chức tính toán các

định mức kỹ thuật, nghiên cứu đổi mới nâng cao chất lượng sản phẩm máy công trình, ôtô, kết cấu thép và đưa ra các biện pháp kỹ thuật góp phần giảm chi phí sản xuất sản phẩm

* Phòng KCS: Chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng hàng mua vào và

các thành phần của công ty

* Phòng chuyển giao công nghệ: Là phòng có trách nhiệm trước giám đốc

về khâu chuyển giao công nghệ máy công trình

* Trung tâm bảo hành sản phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi sản phẩm phải tu,

bảo hành, bảo trì các sản phẩm đã giao cho khách hàng

* Phòng tổ chức lao động: Tổ chức cán bộ quản lý trong công ty, điều động

- tuyển dụng lao động cho các bộ phận, phòng ban, tính lương, thưởng, các chế độ khác cho lao động trong công ty, xây dựng mức tiền lương

* Ban cơ điện: quản lý, sửa chữa các thiết bị máy móc phục vụ trong toàn

công ty

* Văn phòng công ty: Có nhiệm vụ soạn thảo, nhận gửi, lưu trữ các công

văn, giấy tờ cần thiết, giúp công ty thực hiện các hoạt động trong quan hệ giao dịch

* Ban y tế - vệ sinh: Khám chữa bệnh định kỳ hoặc đột xuất cho CBCNV

trong toàn công ty, vệ sinh môi trường công ty

* Phòng bảo vệ: Phụ trách quản lý tài sản trong phạm vi quản lý của công ty

- Xí nghiệp MCT và kết cấu thép: chuyên sản xuất lắp ráp các thiết bị MCT, cầu giao thông, các trạm bơm trộn bê tông, lu bánh lốp…

Giám đốc thực hiện việc quản lý trực tiếp các bộ phận sản xuất này

Sơ đồ 2.1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY NHƯ SAU:

4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán và hệ thống sổ kế toán tại Công ty

cơ khí ô tô 1 -5:

4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:

Phòng kế toán- tài vụ của công ty có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh, quản lý các số liệu vào sổ sách kế toán, thống kê, cung cấp các thông tin kinh tế kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định của giám đốc, thường xuyên báo cáo kịp thời tình hình hoạt động trên cơ sở đó để ra các biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành SP

Phòng kế toán gồm có 9 người dưới sự lãnh đạo của 1 kế toán trưởng và phó phòng kế toán Ngoài ra còn có 4 nhân viên thống kê phân xưởng tương ứng với một phân xưởng và 3 xí nghiệp có nhiệm vụ thu thập thông tin từng phân xưởng, xí

kế toán

Phòng

tổ chức hành chính

Phòng

kế hoạch sản xuất

Phòng khoa học công nghệ

Phòng KCS

PX cơ khí PX ô tô Ban cơ điện PX MCT 1 PX MCT 2

Trong phòng kế toán, có sự phân công công tác cho từng nhân viên kế toán nhưng sự phân công này có sự liên kết chặt chẽ với nhau đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, chặt chẽ của thông tin kế toán

Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên trong phòng kế toán như sau:

* Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán: Có nhiệm vụ phụ trách chung

mọi hoạt động của phòng cũng như phân xưởng, xí nghiệp, kí các lệnh thu chi, giấy đề nghị tạm ứng, hoá đơn GTGT của công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty,chỉ đạo thực hiện phương thức hạch toán; tạo vốn cho công ty, tham mưu về tình hình tài chính, thông tin kịp thời cho giám đốc về tình hình sản xuất, kinh doanh của công ty

Định kỳ, kế toán trưởng phải dựa trên các thông tin từ các nhân viên trong phòng đối chiếu sổ sách để lập báo cáo phục vụ cho giám đốc và các đối tượng có nhu cầu thông tin về tình hình tài chính của công ty như ngân hàng, tổng công ty, các nhà đầu tư, các nhà cung cấp…

* Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp:

Có nhiệm vụ tổng hợp các thông tin từ các nhân viên kế toán để lên can đối, lập báo cáo cuối kỳ Phó phòng kế toán phụ trách điều hành các kế toán viên liên quan đến việc đi sâu vào hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty Cuối tháng phó phòng lên cân đối số phát sinh, tính ra các số dư tài khoản và sổ cái các tài khoản Hàng quý lập báo cáo tài chính

Đối với kế toán tổng hợp: Tính giá thành sản phẩm, tổng hợp các khoản thu chi, lập bảng kê số 1, NKCT số 1, NKCT số 8,7,10 chịu trách nhiệm trong kế toán thanh toán và bảng trìn vốn vay

* Kế toán vật tư kiêm thủ quỹ:

- Định kỳ kế toán vật tư căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật liệu, CCDC

để phản ánh, theo dõi trên bảng phân bổ số 2, bảng kê số 3 Cuối tháng căn cứ vào các NKCT liên quan vào bảng kê số 3 để xác định hệ số chênh lệch và tính giá thực tế xuất dùng theo từng khoản mục chi phí trên Bảng phân bổ số 2

Định kỳ, dựa vào các chứng từ nhập- xuất VL, CCDC đối chiến với thẻ kho

- Thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý lượng tiền mặt có tại két của công ty, kiểm nhận lượng tiền vào ra hàng ngày, thủ quỹ vào sổ quỹ các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt Cuối ngày thủ quỹ đối chiếu sổ quỹ với báo cáo quỹ do kế toán thanh toán với người bán lập

*Kế toán thanh toán với người bán:

Kiểm tra các hoá đơn mà phòng ĐHSX nộp lên để phản ánh các nghiệp vụ liên quan vào sổ chi tiết TK 331, cuối tháng vào NKCT số 5 Định kỳ, kế toán thanh toán với người bán lập báo cáo tập hợp toàn bộ thúê GTGT đầu vào để kế

* Bộ phận phiếu xuất vật tư:

Căn cứ vào định mức kinh tế kỹ thuật đã được phê duyệt và căn cứ vào nhu cầu vật tư của các phân xưởng, xí nghiệp, bộ phận này viết phiếu vật tư theo từng loại sản phẩm, từng phân xưởng, xí nghiệp

* Kế toán ngân hàng kiêm kế toán tiền lương

- Giao dịch với ngân hàng, chuyển tiền, chuyển séc, mở L/C và các hình thức thanh toán khác của công với ngân hàng, lập bảng kê số 2, NKCT số 2

- Tính toán và thanh toán lương cho toàn bộ CBCNV Kế toán lương có liên

hệ chặt chẽ với phòng TC- LĐ về các vấn đề liên quan đến hệ số lương, BHXH, BHYT, KPCĐ

* Kế toán TSCĐ và XDCB:

- Theo dõi TSCĐ và tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng

- Theo dõi tình hình xây dựng cơ bản và lập quyết toán XDCB

* Kế toán thanh toán tạm ứng:

Ghi chép, theo dõi việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng của CBCNV trong công ty phản ánh các nghiệp vụ mua hàng bằng tiền tạm ứng

* Kế toán doanh thu, thu hồi công nợ và thuế

Phản ánh các khoản doanh thu bán hàng, thuế và khoản phải thu

Chịu trách nhiệm trong thu hồi nợ

Lập báo cáo thuế theo định kỳ

* Bốn nhân viên thống kê:

Hàng tháng, các kế toán viên phải đối chiếu ngang với nhau và đối chiếu với nhân viên thống kê để lên tổng hợp nhập - xuất nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất sản phẩm

Ngoài ra trong phòng kế toán cũng được trang bị thêm một số máy tính để phục vụ cho công tác kế toán

Sơ dồ 2: BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY

4.2 Đặc điểm tổ chức hệ thống kế toán:

Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức sổ NKCT để hạch toán tổng hợp với phương pháp hạch toán tổng hợp HTK theo phương pháp kê khai thường xuyên

Theo hình thức NKCT bộ sổ kế toán của công ty gồm:

g kiêm

NH

Kế toán TSCĐ vvà XDCB

Kế toán doanh thu, thu hồi công

nợ, thuế

Kế toán thanh toán tạm ứng

Kế toán thanh toán với người bán

Sơ đồ 2.3: KHÁI QUÁT TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NKCT

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Chứng từ gốc, các bảng phân bổ

NKCT Thẻ (sổ) kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ cái

Báo cáo tài chính

Bảng kê

II THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ Ô TÔ 1 -5:

1 Khái quát chung tình hình nguyên vật liệu tại công ty:

1.1 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại công ty:

Công ty cơ khí ô tô 1 -5 là công ty chuyên sản xuất, lắp ráp, chế tạo các sản phẩm này được cấu thành từ nhiều chi tiết khác nhau và đòi hỏi phải sử dụng nhiêù loại nguyên vật liệu khác nhau

Nguyên vật liệu ở công ty rất phong phú về chủng loại và quy cách, có khoảng 700 loại như tôn, thép, sơn xi măng… Các loại nguyên vật liệu này chủ yếu được mua ở trong nước, ngoài ra còn nhập ngoại (như các loại sơn, nướclàm mát…) nguyên vật liệu mua về công ty đều phải qua kiểm nghiệm trước khi nhập kho cho nên đảm bảo chất lượng và đúng thông số kỹ thuật

Do đặc điểm của các sản phẩm mà công ty chế tạo là các sản phẩm cơ khí, đòi hỏi nhiều loại nguyên vật liệu, nên chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng giá thành sản phẩm (chiếm tỷ trọng khoảng 75 - 80%) Vì vậy, khi

có sự biến động nhỏ của nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm Hạ thấp chi phí nguyên vật liệu đưa vào sản xuất, sử dụng tiết kiệm vật liệu là biện pháp tích cực nhằm hạ giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm Song muốn làm được điều này thì công ty phải có những biện pháp khoa học và thuận tiện để quản lý nguyên vật liệu ở tất cả các khâu từ khâu thu mua đến bảo quản, sử dụng và dự trữ…

Và để quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, tổ chức hạch toán chính xác đảm bảo công việc dễ dàng không tốn kém nhiều công sức, công ty đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở côngdụng kinh tế cảub nguyên vật liệu đối với qúa trình sản xuất sản phẩm Vật liệu được chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính bao gồm các loại: tôn, thép, nhôm…

- Nguyên vật liệu phụ: que hàn, đinh, sơn bulông, ốc, vít các loại…

- Nhiên liệu: đất đèn, ga ôxy, xăng…

- Phế liệu thu hồi: Phôi tôn, thép trong quá trình gia công các chi tiết sản phẩm

Cách phân loại trên giúp cho công ty đánh giá được vai trò của từng loại nguyên vật liệu để từ đó xác định các định mức tiêu hao nguyên vật liệu phù hợp với điều kiện sản xuất Hơn nữa cách phân này định giá sản phẩm dở dang theo nguyên vật liệu chính 1 cách dễ dàng và xác định chi phí giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ được chính xác hơn

1.2 Công tác quản lý vật liệu ở công ty:

Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong quá trình hoạt động, công ty phải thực hiện quản lý tốt nguyên vật liệu Công tác quản lý vật liệu tại công ty được thể hiện qua các công việc sau:

Một là, tổ chức hệ thống kho tàng: Vật tư ở công ty được tổ chức bảo quản ở

2 kho phù hợp với tính chất của vật liệu và với nhu cầu cung ứng nguyên vật liệu

và sản xuất sản phẩm:

+ Kho 1: Bảo quản các loại nguyên vật liệu chính

+ Kho 2: Bảo quản các loại nguyên vật liệu có tính chất dễ cháy nổ

+ Kho 3: Vật liệu phụ, phụ tùng thay thế

Ở mỗi kho, thủ kho được trang bị đầy đủ phương tiện cân, đo, đong, đếm ở các xí nghiệp, phân xưởng của công ty cũng có các kho riêng và do thống kê phân xưởng quản lý Đây là những kho nhỏ có tính chất tạm thời giữ vật tư mà xí nghiệp phân xưởng nhận về chưa đưa vào sản xuất, sau đó vật tư được giao cho các tổ, đội sản xuất

Hai là, công ty còn xây dựng định mức tiêu hao vật tư Đây cũng là biện pháp quan trọng để quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu Phòng thiết kế ôtô và máy công trình có nhiệm vụ nghiên cứu và xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng chi tiết, sản phẩm dựa trên định mức kinh tế kĩ thuật đã quy định chung của nhà nước Như vậy, khi các phân xưởng, xí nghiệp có nhu cầu về vật tư thì thống kê phân xưởng, xí nghiệp căn cứ vào nhu cầu vật tư do tổ trưởng phân xưởng, xí nghiệp đề nghị sẽ lên phòng kế toán yêu cầu viết phiếu xuất vật tư

Ba là, công ty giao trách nhiệm cho các thủ kho Các thủ kho ngoài việc quản lý, bảo quản tốt vật tư còn phải cập nhật số liệu vào sổ sách về mặt số lượng, tình hình biến động của từng thứ vật liệu, kiểm kê kho hàng đồng thời có trách nhiệm phát hiện và báo cáo lên phòng kế toán các trường hợp vật liệu tồn đọng trong kho làm ứ đọng vốn giảm khả năng thu hồi vốn sản xuất của công ty

2 Tính giá nguyên vật liệu tại công ty:

Tính giá là 1 khâu quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán Việc tính giá nguyên vật liệu có chính xác, đầy đủ, hợp lý thì mới biết được chi phí nguyên vật liệu thực tế phát sinh trong qúa trình sản xuất, tính giá thành sản phẩm

Tại Công ty cơ khí ô tô 1- 5, thuế GTGT được tính theo phương pháp khấu trừ

2.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho:

- Đối với NVL mua trong nước thì giá thực tế nhập bao gồm giá ghi trên hoá đơn (không bao gồm thuế GTGT) cộng (+) các chi phí liên quan như chi phí vận

- Đối với phế liệu nhập kho thì giá thực tế nhập bằng giá bán phế liệu trên thị trường

2.2 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho:

Ở công ty, nguyên vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp hệ số giá:

tổng giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

3 Hạch toán nguyên vật liệu tại công ty:

3.1 Chứng từ và thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu

a Đối với nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu:

Căn cứ vào nhu cầu sản xuất sản phẩm và định mức tiêu hao nguyên vật liệu, phòng ĐHSX lên kế hoạch nhập nguyên vật liệu Hàng tháng sau khi nhân viên tiếp liệu mang vật tư về, bộ phận KCS sẽ kiểm tra chất lượng, quy cách, số lượng và ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư sau khi đã đối chiếu hoá đơn mua hàng Hoá đơn mua hàng phải có chữ ký và đóng dấu của trưởng phòng kế toán và phòng KCS Sau đó phòng ĐKSX căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật tư sẽ lập phiếu nhập kho Phiếu này được lập thành 3 liên phải có đầy đủ chữ ký của các phòng ban: Một liên lưu ở phòng ĐHSX, một liên giao cho thủ kho (khi nhập hàng) để vào thẻ kho, định kỳ 3 hoặc 5 ngày kế toán vật liệu xuống lấy phiếu nhập cùng thẻ kho để tính giá và đối chiếu Một liên đính kèm với hoá đơn của người bán Hàng ngày (định kỳ), kế toán thanh toánvới người bán hàng và sổ chi tiết thanh toán với người bán (bên có TK 331), cuối tháng vào NKCT số 5

Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật tư ghi số lượng thực nhập, quy cách, chủng loại, mã kí hiệu và cùng người giao hàng kí vào 2 bản

Nguyên vật liệu nhập kho được sắp xếp, phân loại riêng biệt đúng quy định đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật tư và an toàn trong bảo quản, cháy nổ