TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM OXY VIỆT NAM
Qúa trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty CP Dược phẩm Oxy Việt Nam là đơn vị thành viên thuộc tổng công ty Dược Việt Nam Lịch sử hình thành và phát triển của công ty gắn liền với lịch sử hình thành và phát triển của ngành Dược Việt Nam.
- Tên công ty : Công ty CP Dược phẩm Oxy Việt Nam
- Tên giao dịch quốc tế : Central Medican Plant Company No1
- Địa chỉ : Số 113 ngõ 46 Vĩnh Hồ - Thái Thịnh – Hà Nội
Trước năm 1958, công ty có tên gọi là công ty thuốc Nam, thuốc Bắc
TW thuộc Bộ Nội Thương Là đơn vị kinh doanh, buôn bán các mặt hàng thuốc nam, bắc, giống cây trồng dược liệu… nhằm phục vụ cho công tác phòng và chữa bệnh, sản xuất, xuất khẩu của Nhà nước.
Năm 1971, theo quyết định thành lập số 170 ngày 4/1/1971(QĐ/70/BYT) của bộ trưởng Bộ y tế, đổi tên công ty thành công ty Dược liệu cấp I_ Bộ y tế. Năm 1985, công ty đổi tên thành công ty Dược liệu TW I thuộc Liên hiệp các xí nghiệp dược Việt Nam (nay có tên là Tổng công ty Dược Việt Nam).
Ngày 9/12/1993, Bộ trưởng bộ y tế đã ra quyết định số 95(QĐ 95/BYT) về việc bổ sung ngành nghề kinh doanh chủ yếu cho công ty Dược liệu TWI.Ngày 07/12/2004 công ty Dựoc liệu TW1 được cổ phần hóa theo quyết định số 4410/QĐ-BYT của bộ y tế, lấy tên là Công ty CP Dược phẩm OxyViệt Nam
Hiện nay, công ty có trên 400 cán bộ công nhân viên trong đó có trên
140 cán bộ có trình độ đại học và sau đại học Số còn lại là cán bộ trung cấp, kỹ thuật viên, công nhân viên có tay nghề cao.
Công ty có xưởng sản xuất thuốc viên đạt tiêu chuẩn GMP- ASEAN, phòng kiểm nghiệm đạt tiêu chuẩn GLP- ASEAN, kho thuốc đạt tiêu chuẩn GSP- ASEAN, ngoài ra còn có xưởng chiết xuất các nguyên liệu, bán tổng hợp các nguyên liệu làm thuốc từ dược liệu trong nước với trang thiét bị hiện đại.
Sản phẩm do công ty sản xuất được trao huy chương vàng tại hội chợ triển lãm hàng Công nghiệp và thương mại toàn quốc liên tiếp trong các năm 1995-1996-1997-1998-2001-2003-2005-2007 Công ty đã ba lần được Nhà nước tặng thưởng huân chương Lao động và giải thưởng Hồ Chí Minh.
Năm 1997-1998 và các năm 2001, 2003, 2005 công ty CP Dược phẩm Oxy Việt Nam được bộ thương mại tặng bằng khen về công tác xuất khẩu, được người tiêu dùng bình chọn là “thương hiệu mạnh”, và đạt giải sao vàng đất Việt năm 2005.
Công ty luôn chú trọng đặt chữ tín lên hàng đầu bằng chất lượng sản phẩm cao nhất và sẵn sàng chịu trách nhiệm trong mọi trường hợp có vấn đề về chất lượng mà khách hàng phản hồi.
Hệ thống phân phối của công ty đã bao trùm trên lãnh thổ không những trong nước mà cả một số nước bạn, đáp ứng mọi nhu cầu của người tiêu dùng với ý thức trách nhiệm cao với tấm lòng “Tất cả vì người bệnh”
Trong suốt quá trình hoạt động của mình, quy mô của công ty không ngừng được mở rộng Tổng tài sản và vốn chủ sở hữu liên tục gia tăng trong các năm.
Bảng 1.1: Bảng đối chiếu biến động tài sản và vốn chủ sở hữu Đơn vị tính: đồng
Tổng tài sản 250.291.333.699 270.334.432.939 295.562.845.357 Vốn chủ sở hữu 22.387.400.000 55.671.117.726 89.208.635.957 Công ty cũng luôn hoàn thành rất tốt kế hoạch mua bán đặt ra cho từng năm và nộp cho ngân sách số tiền khá lớn
Bảng 1.2: Tình hình thực hiện kế hoạch năm của công ty CP Dược Phẩm
Oxy Việt Nam ĐVT: Triệu Đ 1USD = 16050 VNĐ (2007); 1USD 020 VNĐ (2008)
KH TH Tỉ lệ đạt KH TH Tỉ lệ đạt
Bảng 1.3: Kết quả kinh doanh của công ty một số năm gần đây Đơn vị tính: Đồng
STT Các chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008
Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty
Công ty CP Dược phẩm Oxy Việt Nam là một tổ chức kinh tế hoạt động độc lập, có con dấu riêng theo thể thức Nhà nước quy định Phạm vi hoạt động kinh doanh của công ty là khắp địa bàn cả nước cũng như ở nước ngoài với chức năng chủ yếu là:
+ Thực hiện kế hoạch kinh doanh mua bán thuốc, thiết bị y tế, mỹ phẩm, dược liệu, và tinh dầu trong nước do nhà nước giao Xây dựng kế hoạch kinh doanh trong nước và xuất nhập khẩu dài hạn, ngắn hạn trình Bộ y tế.
+ Được phép sản xuất thuốc tân dược các dạng đường uống, thuốc đông dược bán tổng hợp thuốc sốt rét.
+ Được phép kinh doanh xuất- nhập khẩu thuốc tân dược, đông dược, dược liệu tinh dầu, mỹ phẩm, y dụng cụ, nguyên liệu hóa dược.
+ Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu, nuôi trồng chế biến cây dược liệu và các mặt hàng khác dưới các hình thức đầu tư, liên doanh, liên kết hợp tác ở Việt Nam hoặc ở nước ngoài.
Nhiệm vụ chủ yếu của công ty là:
- Tuân thủ các chính sách nhà nước
- Thực hiện công tác bảo hộ và an toàn lao động, trật tự xã hội, bảo vệ môi trường, bảo vệ tài sản xã hội chủ nghĩa (XHCN).
- Nghiên cứu các biện pháp để nâng cao chất lượng, khối lượng hàng xuất nhập khẩu Mở rộng thị trường quốc tế nhằm thu hút nhiều ngoại tệ.
* Với đặc điểm ngành nghề kinh doanh là thuốc chữa bệnh cho người nên công ty đã trang bị cho mình những thiết bị hiện đại sản xuất theo qui trình công nghệ đạt tiêu chuẩn GMP.
Mỗi loại sản phẩm của thuốc đều có quy trình sản xuất khác nhau, tiêu chuẩn kỹ thuật khác nhau Do đặc điểm của sản phẩm thuốc là mặt hàng đặc biệt liên quan đến sức khỏe và sinh mạng của con người nên quy trình sản xuất phải đảm bảo khép kín và vô trùng Vì vậy, trước khi sản xuất đại trà một sản phẩm đều phải thông qua bộ phận nghiên cứu chế thử các mẻ nhỏ, đem đi kiểm nghiệm nếu đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật đề ra khi đó mới được tiến hành sản xuất với khối lượng lớn.
Quy trình công nghệ sản xuất điển hình và rõ ràng nhất là quy trình sản xuất thuốc viên của phân xưởng sản xuất thuốc viên, bao gồm các giai đoạn:
- Giai đoạn chuẩn bị sản xuất: Căn cứ vào lệnh sản xuất của phòng kinh doanh, phân xưởng sản xuất bắt đầu các yếu tố liên quan trong quá trình sản xuất vào kế hoạch sản xuất (trong đó ghi rõ số lô, số lượng thành phẩm, các thành phần như NVL chính, tá dược vừa đủ, khối lượng viên, quy cách bao gói…) Tiếp đó, Tổ trưởng tổ pha chế có nhiệm vụ chuẩn bị đày đủ các thủ tục liên quan đến sản xuất sản phẩm như phiếu lĩnh vật tư, các loại vật tư đó phải được cân đo, đong đếm đầy đủ và chính xác với sự giám sát của kỹ thuật viên của phân xưởng sản xuất.
Khi bắt đầu sản xuất, tổ trưởng tổ sản xuất và kỹ thuật viên phải trqcj tiếp giám sát công đoạnpha chế mà công nhân bắt đấu làm, cần thiết có thể chia thành nhiều mẻ nhỏ, cuối cùng trộn đều theo từng lô Công việc này phải được phòng kỹ thuật quản lý theo từng lô Pha chế xong kỹ thuật viên phải kiểm nghiệm bán thành phẩm (cốm) Nếu đạt tiêu chuẩn thì giao nhận cốm tè tổ pha chế giao cho tổ dập viên và ép vỉ Mỗi khâu đều có phiếu giapo nhận và kí tên cụ thể, thực hiện hết khâu dập viên và ép vỉ thì chuyển sang tổ đóng gói.
- Giai đoạn kiểm nghiệm nhập kho thành phẩm: Đâ là công đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất Khi thành viên, vỉ được chuyển sang tổ đóng gói, tổ kỹ thuật viên bắt đầu kiểm nghiệm thành phẩm Sau khi thành phẩm đạt được tiêu chuẩn kỹ thuật và có phiếu kiểm nghiệm kèm theo thì mới được đóng gói Đóng gói xong thì tổ thành phẩm lên kho cùng phiếu kiểm nghiệm và nhập vào kho của công ty.
Quy trình của sản xuất thuốc viên đơn giản, được chế biến liên tục, chu kỳ sản xuất ngắn với khối lượng sản xuất lớn trên dây chuyền sản xuất.
Sơ đồ 1.1: Quy trình công nghệ sản xuất thuốc viên :
Pha chế Cốm sấy khô
Xay, rây Kiểm nghiệm bán thành phẩm
Dập viên, ép vỉ Kiểm nghiệm Đóng gói Nhập kho
Sơ đồ 1.2: Quy trình công nghệ chiết xuất hóa chất:
* Đặc điểm tiêu thụ sản phẩm: Đối với công ty thị trường tiêu thụ được phân ra như sau: các xí nghiệp, các công ty, các bệnh viện, các dịch vụ khác, bán lẻ và xuất khẩu
- Các xí nghiệp: Bao gồm các xí nghiệp trung ương và các xí nghiệp sản xuất địa phương:
+ Các xí nghiệp trung ương: là các xí nghiệp do trung ương quản lý. Nhóm này thường tiêu thụ các sản phẩm nguyên liệu hóa chất.
+ Các xí nghiệp địa phương: do các địa phương (tỉnh hoặc huyện) quản lý
- Các công ty: cá công ty dược phẩm TW và địa phương Nhóm này tiêu thụ hầu hết các mặt hàng.
- Bán lẻ: là khách mua tại các đơn vị cá nhân và các công trường nuôi trồng dược liệu.
- Xuất khẩu: Thị trường xuất khẩu của công ty rất rộng bao gồm gần 30 nước trên thế giới, mọt số nước thường xuyên giao dịch như Nhật, Hàn Quốc, Ấn Độ, Nam Phi, Thái Lan, Đức, Pháp…
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Công ty áp dụng hình thức quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng. Tất cả các phòng ban đều chịu sự quản lý chung của Giám đốc kiêm chủ tịch hội đồng quản trị
NVL Xử lý Chiết xuất Cô đặc Tinh chế Sấy khô
Sơ đồ 1.3: Bộ máy tổ chức của công ty:
- Hội đồng quản trị: có nhiệm vụ điều hành hoạt động của công ty, đại diện trước pháp luật, chỉ đạo trực tiếp công tác sản xuất kinh doanh xây dựng kế hoạch, ra những quyết định và tổ chức thực hiện các chiến lược.
- Ban giám đốc: Bao gồm Giám đốc (kiêm chủ tịch hội đồng quản trị)
P.giám đốc phụ trách kinh doanh P.giám đốc phụ trách sản xuất + Giám đốc: chịu trách nhiệm điều hành chung toàn bộ hoạt động của công ty.
+ Phó giám đốc: có trách nhiệm trợ giúp Giám đốc trong công tác điều hành công ty.
- Phòng tổ chức hành chính: Giúp tham mưu cho ban giám đốc chỉ đạo, quản lý các mặt, tổ chức cán bộ, quản lý lao động, xây dựng các chế độ chính sách tiền lương, tiền thưởng… công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, nội quy
Tổng kho Phòng xuất khẩu
Phòng tổ chức hành chính
Phòng kinh doanh dược liệu
Phòng kĩ thuật kiểm nghiệm lao động, tiến hành dự báo nhu cầu của nguồn nhân lực trong công ty dựa trên kế hoạch sản xuất.
- Phòng kế toán tài vụ: giúp ban giám đốc quản ký kinh tế, tổ chức và chỉ đạo thực hiện hạch toán kế toán trong toàn công ty, tham mưu cho giám đốc về các biện pháp quản lý tài chính theo chế độ hiện hành để phục vụ cho sản xuất kinh doanh, thực hiện huy động vốn theo các chủ trương của công ty, trực tiếp quản lý vốn, công nợ, đề xuất các biện pháp giảm giá thành sản phẩm, thúc đẩy sản xuất kinh doanh.
- Phòng kinh doanh _ nhập khẩu: giúp ban giám đốc xây dựng các kế hoạch sản xuất, lưu thông, phân phối sản phẩm, thu mua nguyên vật liệu (NVL), trồng trọt các loại dược liệu, tổ chức cung ứng bao bì, nhãn mác cho các xưởng sản xuất, thực hiện công tác nhập khẩu và bán hàng trong nội địa, trực tiếp quản lý hàng hóa.
- Phòng xuất khẩu: Thăm dò, tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước, xem xét nhu cầu, nắm bắt tỷ giá hối đoái, điều hành xuất khẩu đúng, đủ và có lợi nhuận, triển khai nhanh chóng công việc, căn cứ vào các hợp đồng đã ký kết.
- Tổng kho: tổ chức nhập – xuất hàng đúng theo qui định của công ty, kiểm tra chính xác về số lượng, chất lượng hàng hóa, bảo quản tránh hư hỏng.
- Các phân xưởng: bao gồm 3 phân xưởng: xưởng thuốc viên, xưởng đông dược, xưởng Mỹ Đình
- Phòng kỹ thuật kiểm nghiệm: giúp ban giám đốc tổ chức thực hiện công tác nghiệm thu và quản lý chất lượng sản phẩm, đảm bảo tiêu chuẩn quy định, tham gia vào các hội đồng nghiên cứu khoa học, xây dựng các quy chế chuyên môn trong nội bộ
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Để phát huy được chức năng và vai trò quan trọng trong công tác quản lí, hoạt động sản xuất kinh doanh của tổng công ty, đòi hỏi phải tổ chức bộ máy kế toán khoa học hợp lí Thực tế phòng kế toán tài chính của công ty gồm 19 người, trong đó có 1 kế toán trưởng, 1 trưởng phòng và 17 nhân viên kế toán phụ trách từng phần hành kế toán riêng.
- Kế toán trưởng: Là người có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo của công ty đưa ra những quyết định quan trọng Nhiệm vụ của kế toán trưởng là quản lí chung công tác kế toán, hướng dẫn chỉ đạo và đôn đốc các kế toán viên, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo công ty về toàn bộ công việc kế toán.
- Trưởng phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp: Là người trực tiếp quản lý về mặt nhân sự, trợ giúp cho kế toán trưởng, theo dõi tổng hợp tất cả các phần hành kế toán, thực hiện công tác sổ sách kế toán trong kỳ và hàng ngày cũng như cuối kỳ trình kế toán trưởng kiểm tra và phê duyệt trước khi trình lên ban giám đốc và hội đồng quản trị Kế toán tổng hợp sử dụng đơn vị chủ yếu là tiền tệ.
- Kế toán tài sản cố định (TSCĐ): kế toán có trách nhiệm theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, tính khấu hao để đưa vào tính giá thành một cách chính xác, kịp thời, đồng thời theo dõi tài sản cố định trong công ty, để quản lý tài sản cố định tránh mất mát hao mòn.
- Kế toán kho – giá thành – NVL: theo dõi về việc nhập, xuất kho NVL, hàng hóa, cuối tháng tổng hợp NVL, hàng hóa còn tồn kho Có trách nhiệm xác định rõ đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành sản phẩm Xác định chính xác về chi phí làm dở cuối kì và thực hiện tính giá thành sản phẩm một cách kịp thời.
- Kế toán tiền mặt, lương, bảo hiểm: có trách nhiệm phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt Thường xuyên đối chiếu giữa thực tế với trên sổ sách Có trách nhiệm lập bảng thanh toán lương và bảo hiểm xã hội (BHXH) hàng tháng cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty một cách đúng đắn, chính xác đồng thời phân bổ hợp lí các chi phí về tiền lương và các khoản trích nộp theo lương cho các đối tượng liên quan.
- Kế toán ngân hàng: theo dõi tình hình tiền gửi ngân hàng hàng ngày, giám đốc việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt
- Kế toán công nợ: chịu trách nhiệm quản lí, theo dõi Ghi chép, tổng hợp các khoản phải thanh toán với người bán và người mua.
- Thủ quỹ: chịu trách nhiệm kiểm tra giám sát tiền mặt trong quỹ, thực hiện công tác thu chi khi có quyết định.
Có thể khái quát bộ máy kế toán của công ty qua sơ đồ
Sơ đồ 1.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Kế toán tổng hợp (trưởng phòng kế toán)
Kế toán tiền mặt, lương, bảo hiểm
Kế toán kho, giá thành, nguyên vật liệu
1.5 Đặc diểm tổ chức công tác kế toán tại công ty.
1.5.1 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty CP Dược phẩm Oxy Việt Nam
Chế độ kế toán áp dụng tại công ty theo quyết định số 48/2006/QĐ- BTC của bộ tài chính, Kế toán của doanh nghiệp lập báo cáo theo quý và năm Phương pháp tính thuế được doanh ngiệp áp dụng kê khai và nộp thuế là phương pháp khấu trừ.
Phương pháp khấu hao tài sản: khấu hao theo đường thẳng.
Phương pháp tính giá hàng tồn kho là phương pháp giá vốn mua vào Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên.
Hình thức kế toán áp dụng: Nhật kí chứng từ (NKCT).
Tỷ giá sử dụng trong quy đổi ngoại tệ: theo tỉ giá thực tế tại ngân hàng ngoại thương.
1.5.2 Tổ chức hệ thống chứng từ:
Hệ thống chứng từ được sử dụng trong doanh ngiệp bao gồm:
*Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương:
- Bảng chấm công: dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội, để có căn cứ trả lương, BHXH, trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong doanh nghiệp Mỗi bộ phận phải lập bảng chấm công hàng tháng Hàng ngày, tổ trưởng (trưởng phòng ban, nhóm ) hoặc người được uỷ quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho nhân viên trong ngày, tương ứng với cột phản ánh ngày trong tháng Cuối tháng, sau khi người chấm công và người phụ trách bộ phận ký, bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội, giấy xin nghỉ việc không hưởng lương sẽ chuyển về bộ phận kế tóan Sau đó, kế toán sẽ tíến hành đối chiếu, kiểm tra và qui ra công để trả lương và bảo hiểm xã hội.
- Bảng chấm công thêm giờ: Bảng này dùng để theo dõi ngày công thực tế làm thêm giờ để làm căn cứ tính thời gian nghỉ bù hoặc thanh tóan cho người lao động trong đơn vị Hàng ngày, tổ trưởng tổ sản xuất căn cứ vào số giờ làm việc thực tế để chấm công làm thêm cho từng người trong ngày Cuối tháng tổ trưởng tổ sản xuất, người làm thêm giờ ký vào kèm theo các chứng từ khác gửi cho phòng kế toán Phòng kế toán sẽ kiểm tra đối chiếu và qui đổi ra ngày công để thanh toán
- Bảng thanh toán tiền lương: Đây là căn cứ để thanh toán tiền lương phụ cấp và các khoản khác cho người lao động, và thu nhập ngoài lương thanh toán cho người lao động Đồng thời là căn cứ để kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công, bảng xác nhận số lượng sản phẩm sản xuất hoặc công việc hoàn thành
Cuối mỗi tháng, kế toán lập bảng thanh toán tiền lương và chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, sau đó chuyển cho giám đốc ký duyệt rồi chuyển về cho kế toán tiền mặt phát lương.
- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
- Bảng kê trích nộp các khoản dùng để xác định số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn phải nộp trong kỳ cho cơ quan quản lý và là cơ sở ghi sổ kế toán.
- Bảng phân bổ tiền lương và khoản trích theo lương: để tập hợp các khoản lương: dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương thực tế phải trả và các khoản trích theo lương.
* Chứng từ liên quan tới Tài sản cố định:
- Biên bản giao nhận tài sản cố định: Biên bản này dùng để xác nhận giao nhận tài sản cố định sau khi hoàn thành đưa vào sử dụng tại đơn vị hoặc bàn giao cho đơn vị khác.
- Biên bản thanh lý tài sản cố định: Biên bản này dùng làm căn cứ thanh lý tài sản cố định và ghi giảm tài sản cố định trên sổ kế tóan.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
Đặc điểm, phân loại và quản lí nguyên vật liệu tại Công ty
2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty
Là doanh nghiêp hoạt động trong lĩnh vực phục vụ sức khỏe, không chỉ sản xuất thuốc để phục vụ nhu cầu trong nước mà công ty còn tiến hành xuất khẩu Vì vậy để quá trình sản xuất được diễn ra liên tục công ty cổ phần Dược trung ương MEDIPLANTEX luôn phải đảm bảo nguồn nguyên liệu, vật liệu sẵn sàng cho sản xuất.
Trong những năm vừa qua, công ty từ chỗ chỉ khai thác dược liệu tự nhiên để phục vụ nhu cầu trong nước, côn gty đã có khả năng chỉ đạo nuôi trồng dược liệu, kết hợp với các địa phương như Hưng Yên, Hà Tây, Bắc Giang… tạo thành các vùng nguyên liệu, vừa tạo việc làm cho bà con nông dân lại có được nguồn đầu vào ổn định cho quá trình bào chế, chiết xuất ra các hóa dược và tinh dầu phục vụ cho sản xuất trong nước và xuất khẩu.
Ngoài những vùng nguyên liệu do công ty tổ chức, công ty tiến hành mua vật liệu với nhiều nhà cung cấp như công ty cổ phần dược liệu Trường Xuân, công ty trách nhiệm hữu hạn Toàn Lộc, công ty cổ phần Him Lam …
Bên cạnh đó công ty tiến hành nhập khẩu một số loại nguyên liệu mà trong nước không có hoặc khan hiếm Để phục vụ cho sản xuất thuốc có chất lượng cao, đạt tiêu chuẩn lý, hóa, sinh nhất định, đòi hỏi chất lượng của NVL phải đảm bảo_ yếu tố quyết định nhất.
Trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm thì chi phí NVL chính chiếm tỉ trọng lớn nhất: 80% trong đó có những sản phẩm chi phí NVL chính chiếm95% tổng chi phí NVL Trong kỳ công ty sử dụng nhiều loại NVL với khối lượng khác nhau, dù một sự thay đổi nhỏ của NVL cũng làm cho giá thành thay đổi.
2.1.2 Phân loại NVL tại Công ty
Theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình kinh doanh, Công ty phân loại NVL như sau:
- Là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm.NVL chính của Công ty được cung cấp chủ yếu từ các hãng nước ngoài theo hợp đồng, ngoài ra có thể mua tự do trên thị trường.
- Bao gồm: bột, vitamin, bột Paracetamol, Diclofenac, bột Tetracylin…
- Là những nguyên vật liệu có tác dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật.
- Bao gồm: bột tan, bột sắn, các tá dược, đường, hương liệu, nước rửa kính, dây nilon …
* Nhiên liệu: tạo nhiệt năng như than cục, củi, xăng …
* Vật liệu khác: bao bì, bìa cotton …
2.1.3 Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty
Xuất phát từ đặc điểm của NVL, việc quản lý NVL là hết sức cần thiết và phải quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng dự trữ Do vật liệu của ngành được chủ yếu là mua ngoài và không dế dàng mua trên thị trường, các kế hoạch NVL được Công ty rất quan tâm Việc thu mua NVL được thực hiện dựa trên kế hoạch sản xuất thông qua cá chỉ tiêu quy định của Công ty, các đơn đặt hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm, từ đó Công ty lạp kế hoạch thu mua theo từng tháng, quý, năm Vật liệu thu mua phải đảm bảo
Gía thực tế NVL nhập kho đầy đủ về số lượng, chất lượng, chủng loại, nguồn cung cấp ổn định, đội ngũ nhân viên chuyên làm công tác thu mua. Để thực hiện tốt kế hoạch thu mua, Công ty tổ chức bộ phận thu mua, phòng kinh doanh – nhập khẩu chịu trách nhiệm thu mua kịp thời phục vụ cho sản xuất Gía cả NVL cũng rất được chú ý vè mặt chi phí thu mua sao cho: với chi phí thu ít nhất lại khối lượng thu mua nhiều nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng, hạ thấp chi phí thu mua nhằm hạ giá thành sản phẩm Đồng thời Công ty cũng tổ chức làm tốt công tác quản lý NVL thông qua hệ thống kho bãi nhằm tránh mất mát, hư hỏng, giảm chất lượng NVL. Với lượng vốn có hạn Công ty thường dự trữ NVL ở mức tối cần thiết và có thể sung NVL ở đơn đặ hàng này cho đơn đặt hàng khác hoặc có thể đem bán với giá cao hơn mà chưa cần sử dụng đến
Nói chung, công tác quản lý NVL ở công ty luôn đảm bảo phục vụ đầy đủ, kịp thời các yêu cầu sản xuất.
Tính giá NVL tại Công ty Cổ phần Dược TW Mediplantex
2.2.1 Tính giá NVL nhập kho
NVL nhập kho của Công ty chủ yếu từ các nguồn sau: mua trong nước, nhập khẩu, thuê ngoài gia công chế biến.
Gía thực tế của NVL nhập kho được xác định tùy theo nguồn nhập.
+ Gía ghi trên hóa đơn của người bán là giá chưa có thuế (Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ).
Gía mua ghi trên hóa đơn của người bán
Các chi phí thu mua thực tế
Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua bị trả lại
+ Các chi phí thu mua thực tế gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuê kho bãi, …
Theo hóa đơn GTGT số 0051869 ngày 25/02/2008, Công ty mua paracetamol của Công ty Dược phẩm Trung ương 1 với:
Số lượng: 1000 kg Đơn giá: 550.000 đồng
Chi phí vận chuyển về đến kho của Công ty do bên bán chịu
Như vậy, giá thực tế Para nhập kho là giá mua chưa có thuế GTGT ghi trên hóa đơn: 550.000.000 đồng
Công ty nhập khẩu NVL theo phương thức nhập khẩu trực tiếp ngoài nghị định thư.
+ Gía mua ghi trên hóa đơn được ghi bằng ngoại tệ Kế toán phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố
+ Thuế nhập khẩu được tính theo công thức:
Gía tính thuế hàng nhập khẩu theo giá CIF theo qui định của Nhà nước + Các chi phí thu mua thực tế: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuê kho bãi…
Theo hợp đồng kinh tế số 81250 ngày 26/02/2008, Công ty nhập khẩu Lactose của Hà Lan với:
Gía thực tế NVL nhập kho
Gía mua ghi trên hóa đơn
Các chi phí thu mua thực tế
Số lượng hàng nhập khẩu
Gía tính thuế hàng nhập khẩu
Thuế suất thuế nhập khẩu x x
Số lượng: 10kg Đơn giá: 750 USD
Chi phí vận chuyển, bốc dỡ là: 100.000 đồng
Vậy giá thực tế của Lactose nhập kho là:
* NVL thuê ngoài gia công chế biến Để phục vụ cho sản xuất kinh doanh, Công ty còn xuất NVL để thuê ngoài gia công chế biến Các loại vật liệu này chủ yếu phục vụ cho khâu bao gói sản phẩm.
Gía thực tế NVL nhập kho gồm giá trị vật liệu xuất chế biến và các chi phí kiên quan (chi phí vận, chuyển, bốc dỡ, thuê gia công chế biến,…).
Ngày 12/02/2008 công ty xuất 15 kg giấy A1 106 in Diclofenac trị giá 2.250.000 đồng, thuê công ty TNHH Bao bì Toàn Phát gia công theo hợp đồng số 053826 ngày 10/02/2008 Phiếu xuất kho số 56; phiếu nhập vật tư số thuê ngoài gia công số 45 ngày 18/02/2008 của công ty TNHH Toàn Phát: chi phí chế biến là: 752.500 đồng; chi phí vận chuyển do bên gia công chịu.
Như vậy, giá thực tế của giấy A1 106 in Diclofenac thuê ngoài gia công chế biến là: 2.250.000 + 752.500 = 3.002.500 (đồng)
2.2.2 Tính giá NVL xuất kho
Công ty tính giá thực tế NVL xuất kho theo phương pháp giá thực tế đích danh Theo phương pháp này NVL xuất kho được tính theo giá thực tế nhập kho của NVL đó.
Xuất kho 500kg paracetamol cho phân xưởng thuốc viên 2 theo phiếu xuất kho số 30 ngày 28/02/2008
Gía thực tế para xuất kho cho phân xưởng thuốc viên là:
Chứng từ và kế toán chi tiết NVL tại Công ty
2.3.1 Thủ tục nhập kho NVL
- Biên bản kiểm nghiêm, vật tư, sản phẩm, hàng hóa
- Phiếu nhập vật tư thuê ngoài, gia công
- Nhập kho vật liệu do mua ngoài
Khi NVL về đến Công ty sẽ được nhân viên phòng KCS (kiểm tra chất lượng sản phẩm) kiểm tra chất lượng, quy cách NVL Khi cán bộ cung tiêu mang hóa đơn lên phòng kinh doanh nhập khẩu, hóa đơn phải ghi các chỉ tiêu: tên NVL, số lượng, đơn giá, nguồn mua, hình thức thanh toán Sau khi có sự đồng ý của Ban kiểm nghiệm vật tư thì cán bộ cung ứng phòng kinh doanh nhập khẩu căn cứ vào hóa đơn và số lượng NVL thực nhập để viết phiếu nhập kho Sau đó, cán bộ cung tiêu đề nghị thủ kho nhập kho Nếu NVL đủ điều kiện nhập kho, trên cơ sở biên bản kiểm nghiệm thủ kho ký nhận số lượng thực thập kho và phiếu nhập kho.Phòng kinh doanh nhập khẩu lập phiếu nhập kho thành 3 liên với đầy đủ chữ ký của thủ kho, người nhập, phụ trách cung tiêu Một liên giao cho thủ kho để nhập NVL vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ Một liên lưu tại phòng kinh doanh nhập khẩu Một liên gửi kèm hóa đơn cho kế toán thanh toán thanh toán với người bán.
Trình tự nhập kho NVL như sau:
Do hoạt động đặc thù của Công ty, kinh doanh hàng hóa là chủ yếu nên hầu hết NVL mua về được nhập vào kho của Công ty Khi có kế hoạch sản xuất, NVL sẽ được chuyển từ kho của Công ty sang kho của phân xưởng sản xuất.
Phòng kinh doanh nhập khẩu
Liên 2(giao cho khách hàng) Mẫu số: 01 GTKT – 3LL
Số: 005189 Đơn vị bán hàng : Công ty Dược phẩm Oxy Việt Nam Địa chỉ : Km 6 đường Thái Thịnh
Họ tên người mua hàng : Đơn vị : Công ty cổ phần Dược Mediplantex
Hình thức thanh toán : Bù trừ
STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng : 550.000.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT : 27.500.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 577.500.000
Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm bảy mươi bảy triệu năm trăm ngàn đồng chẵn.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (Vật tư, sản phẩm, hàng hóa)
- Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0051869 ngày 25 tháng 02 năm 2008 của Công ty Dược phẩm Oxy Việt Nam
1 Bà: Bùi Tuyết Lan – KCS – Trưởng ban
2 Ông: Thái Đình Thịnh – KCS - Ủy viên
3 Bà: Nguyễn Thị Thuận – Thủ kho - Ủy viên
- Đã kiểm nghiệm các loại:
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số
Phương thức kiểm nghiệm ĐVT
Số lượng theo chứng từ
Số lượng đúng quy cách, phẩm chất
Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất
Kg 1000 1000 0 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật tư trên đủ điều kiện nhập kho. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tênE Địa chỉ: 113 Vĩnh Hồ
PHIẾU NHẬP KHO Ngày 26 tháng 02 năm 2008 Nợ: 1521
Họ và tên người giao hàng: Công ty Dược phẩm Trung ương 1
Theo hóa đơn GTGT số 0051869 ngày 25 tháng 02 năm 2008 của Công ty Dược phẩm Trung ương 1.
Nhập tại kho: Kho nguyên liệu (SX)
Stt Tên vật tư Mã số ĐVT
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Năm trăm năm mươi triệu đồng chẵn.
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
- Nhập kho NVL do thuê ngoài gia công chế biến:
Sau khi ký hợp đồng với cơ sở gia công, khi hoàn thành, NVL đưa về nhập kho Công ty, phòng kình doanh nhập khẩu lập phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công, thành 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần.
Liên 2: Giao cho người nhập hàng
Liên 3: Thủ kho giữ ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ
Trong tháng 02/ 2008, Công ty nhập kho giấy A1 106 in Diclofenac do Công ty TNHH bao bì Toàn Phát gia công chế biến theo phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công sau:
Biểu 2.4: Phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công:
Phòng kinh doanh nhập khẩu ghi số lượng theo phiếu xuất giao hàng. Thủ kho kiểm nhận hàng, ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công chế biến và cùng với nguời giao hàng ký phiếu Thủ kho giao cho người giao hàng một liên, một liên giữ lại ghi thẻ kho Sau đó, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ liên quan cho kế toán NVL Kế toán vật tư định khoản trên phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công, ghi chỉ tiêu giá thực nhập bao gồm chi phí chế biến, chi phí vận chuyển, giá vật tư dùng để chế biến sau đó chuyển cho kế toán trưởng ký. Đơn vị: OXY VIÊTNAM Địa chỉ: 113 Vĩnh Hồ
PHIẾU NHẬP VẬT TƯ THUÊ NGOÀI GIA CÔNG
Số 45 Nợ: 1527 Ngày 18 tháng 02 năm 2008 Có: 1543 Đơn vị gia công: Công ty TNHH bao bì Toàn Phát
Hóa đơn số: 053826 ngày 10 tháng 02 năm 2008
Phiếu xuất kho vật tư thuê ngoài gia công số 56 ngày 12/02/2008
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư ĐVT
Số lượng Giá nhập thực tế
Theo phiếu xuất giao hàng
Giá vật tư dùng để chế biến
Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu không trăm linh hai nghin năm trăm đồng.
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho
(ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên )
2.3.2 Thủ tục xuất kho NVL
Khi xuất kho NVL cho sản xuất hay bất cứ mục đích gì đều phải đủ các chứng từ theo quy định
Khi các phân xưởng sản xuất có nhu cầu vật tư, yêu cầu về loại vật liệu, số lượng, quy cách, bộ phận cung cấp vật tư của phòng kinh doanh nhập khẩu sẽ viết phiếu xuất kho Mỗi phiếu xuất kho được lập thành 3 liên Căn cứ vào hóa đơn kiêm phiếu xuất kho được duyệt, bộ phận sử dụng yêu cầu thủ kho xuất vật liệu.
Liên 1: Lưu tại bộ phận cung cấp vật tư phòng kinh doanh nhập khẩu. Liên 2: Giao cho thủ kho ghi vào thẻ kho, định kỳ chuyển cho kế toán NVL.
Liên 3: Giao cho người nhận vật tư chuyển về bộ phận sử dụng.
Trình tự xuất kho NVL:
NVL tại kho Phiếu xuất kho
Biểu 2.5: Phiếu xuất kho Đơn vị: OXY VIÊTNAM Địa chỉ : 113 Vĩnh Hồ
Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Hoa Địa chỉ: Phân xưởng thuốc viên 1
Lý do xuất kho: Sản xuất thuốc viên
Xuất tại kho: Kho nguyên liệu
Stt Tên vật tư Mã số ĐVT
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tổng số tiền viết bằng chữ: Hai trăm bảy mươi lăm triệu đồng chẵn.
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho Người nhận hàng Người lập
(ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên)
Trong tháng 2/2008, xuất 5 tấn than cục 1a cho Phân xưởng nồi hơi phục vụ sản xuất theo phiếu xuất kho sau: Đơn vị: OXY VIÊTNAM Địa chỉ: 113 Vĩnh Hồ
Họ tên người nhận hàng : Địa chỉ : Phân xưởng nồi hơi
Lý do xuất kho : Phục vụ sản xuất
Stt Tên vật tư Mã số ĐVT
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tổng số tiền viết bằng chữ: Mười ba triệu bảy trăm năm mươi ngàn đồng chẵn.
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho Người nhận hàng Người lập
(ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên)
Trường hợp xuất NVL đem bán phải có lệnh của Giám đốc công ty. Phòng kinh doanh nhập khẩu căn cứ thỏa thuận với khách hàng kập hóa đơn kiêm phiếu xuất kho làm 3 liên có đủ chữ ký của phụ trách phòng kinh doanh, Giam đốc, ké toán trưởng, người mua, thủ kho Nếu khách hàng thanh toán bằng tiề mặt thì kế toán viết phiếu thu, khách hàng mang đến thủ quỹ nộp tiền, đóng dấu đã thu tiền vào phiếu rồi mới xuống kho nhận vật tư.
2.3.3 Kế toán chi tiết NVL tại Công ty
Việc hạch toán chi tiết NVL đảm bảo chặt chẽ tình hình Nhập – Xuất – Tồn NVL theo từng thứ, loại về số lượng, chất lượng, giá trị, đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý vật liệu, bằng viêcf kết hợp giữa phòng kế toán và kho thông qua phương pháp hạch toán chi tiết NVL ghi thẻ song song để phản ánh tình hình biến động NVL
* Ở kho: thủ kho dựa vào phiếu nhập, phiếu xuất và các chứng từ khác để mở thẻ kho và ghi theo số lượng Khi nhận các chứng từ nhập xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho Định kì thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán kiểm tra, kế toán ký xác nhận vào thẻ kho
Biểu 2.6: trích thẻ kho tháng 02/2008 Đơn vị: OXY VIÊTNAM Địa chỉ: 113 Vĩnh Hồ
Kho Nguyên liệu sản xuất (1521)
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Paracetamol Đơn vị tính : Kg
Số lượng Ký xác nhận của kế toán
* Ở phòng kế toán: kế toán NVL mở sổ chi tiết vật liệu tương ứng với thẻ kho của từng kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng NVL theo số lượng và giá trị Sau các nghiệp vụ nhập, xuất phải xác định các chỉ tiêu tồn Cuối tháng tiến hành cộng sổ và đối chiếu với thẻ kho.
Sổ chi tiết vật tư dùng làm căn cứ để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư Bảng này lập cho từng tháng, mở chi tiết cho từng loại vật tư tại kho các xí nghiệp: vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu khác Đây cũng là căn cứ để đối chiếu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp.
+ Số lượng được lấy từ các chứng từ nhạp kho
+ Đơn giá nhập là đơn giá ghi trên hóa đơn của người bán
- Chỉ tiêu “xuất”: số lượng và đơn giá lấy từ phiếu xuất
- Chỉ tiêu “tồn” được tính theo công thức:
Số lượng vật liệu tồn cuối tháng
Số lượng tồn đầu tháng
Số lượng vật liệu nhập trong tháng
Số lượng vật liệu xuất trong tháng
Biểu 2.7: Sổ chi tiết vật liệu tháng 02/2008
Như vậy, có thể khái quát việc hách toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song như sau:
Kế toán tổng hợp NVL tại Công ty
Kế toán tổng hợp NVL là việc ghi chép phản ánh một cách tổng quát tình hình biến động của NVL trên các tài khoản, sổ kế toán và các báo cáo tài chính theo chỉ tiêu giá trị.
Hiện nay, Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng
Kế toán tổng hợp (bảng kê tính giá)
Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng Đối chiếu
2.4.1 Kế toán tổng hợp nhập kho NVL
Công ty sử dụng TK 152 “nguyên vật liệu” để theo dõi giá trị hiện có, tình thình tăng giảm các loại vật liệu theo giá thực tế Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp hai như sau:
TK1524: Phụ tùng thay thế
TK 1525: Vật liệu xây dựng
Trong tháng 02/2008, Công ty mua Paracetamol theo hóa đơn GTGT số
0051869 ngày 25/02/2008 của Công ty Dược phẩm TW 1, chưa thanh toán:
Giá mua (chưa thuế GTGT): 550.000.000
Kế toán vật tư định khoản như sau:
Trong tháng 02/2008, Công ty nhập kho giấy A1 106 in Diclofenac theo phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công số 45 ngày 18/02/2008 của Công ty TNHH Bao bì Toàn Phát: giá nhập thực tế bao gồm cả chi phí chế biến, chi phí vận chuyển, giá vật tư dùng để chế biến là: 3.002.500
Kế toán vật tư định khoản như sau:
- Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa mua vào
- Sổ chi tiết thanh toán với người bán
- Nhật kí chứng từ số 1
- Nhật kí chứng từ số 5
Đối với trường hợp nhập mua NVL thanh toán ngay cho người bán kế toán căn cứ vào hóa đơn, chứng từ thanh toán, báo cáo quỹ, cuối tháng tổng hợp số liệu ghi vào NKCT có liên quan như NKCT số 1, 2, 4.
Trong tháng 02/2008, phát sinh các nghiệp vụ mua vật liệu thanh toán ngay bằng tiền mặt VND cho người bán được kế toán ghi vào NKCT số 1: Trường hợp nhập mua chưa thanh toán cho người bán, kế toán sẽ tập hợp hóa đơn, phiếu nhập kho vào bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa mua vào. Bảng này được lập từng tháng và ghi hàng ngày, mối hóa đơn ghi một dòng. Cuối tháng cộng bảng để biết số tiền mua chịu.
Từ sổ chi tiết thanh toán với người bán, kế toán ghi vào NKCT số 5 Mỗi nhà cung cấp ghi một dòng.
Sổ chi tiết thanh toán với người bán và NKCT số 5 đều có mục đích dùng để tổng hợp, theo dõi việc thanh toán và công nợ với người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ Nhu vậy, thực chất hai loại sổ này là giống nhau, mỗi nhà cung cấp chỉ ghi một dòng. Đối với trường hợp nhập kho vật liệu thuê ngoài gia công chế biến.
Chi phí vận chuyển, chế biến phải trả cho bên gia công được ghi sổ kế toán tương tự như trường hợp nhập mua vật liệu:
Nếu chi phí vận chuyển, chế biến thanh toán ngay bằng tiền:
Kế toán ghi vào NKCT số 1, 2 tương tự như trường hợp nhập mua vật liệu thanh toán ngay bằng tiền.
Nếu chi phí vận chuyển, chế biến chưa thanh toán ngay:
Kế toán tổng hợp chứng từ liên quan vào bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa mua vào Sau đó, ghi vào sổ chi tiểt thanh toán với người bán Cuối tháng ghi vào NKCT số 5.
2.4.2 Kế toán tổng hợp xuất kho NVL
Khi xuất kho NVL dùng trực tiếp cho sản xuất, kế toán công ty không dùng TK 621: chi phí NVL trực tiếp, mà sử dụng TK 154: chi phí SXKDDD.
TK 154 được chi tiết thành các TK cấp 2, cấp 3:
TK1541: Chi phí SXKDDD của sản xuất chính và được chi tiết:
TK 1541.4: Phân xưởng kháng sinh
TK 1541.5: Phân xưởng kháng sinh liên doanh
TK 1542: Chi phí SXKDDD của sản xuất phụ và được chi tiết:
TK 1542.1: Phân xưởng cơ điện
TK 1542.2: Phân xưởng sửa chữa lớn
TK 1542.3: Phân xưởng nồi hơi
TK 1542.5: Phân xưởng nước cất
TK 1543: Chi phí SXKDDD thuê ngoài gia công chế biến
Khi xuất kho NVL dùng chung cho phân xưởng:
Với phân xưởng sản xuất chính kế toán sử dụng TK 627 và chi tiết cho từng phân xưởng sản xuất chính:
TK 627.4: Phân xưởng kháng sinh
TK 627.5: Phân xưởng kháng sinh liên doanh
Đối với phân xưởng sản xuất phụ kế toán tập hợp chi phí vào TK 1542(chi tiết cho từng phân xưởng sản xuất phụ).
Các TK liên quan: TK 632, TK 641, TK 642,…
Xuất kho NVL dùng trực tiếp cho sản xuất chính
Các phân xưởng sản xuất lĩnh vật liệu từ kho Công ty chưa dùng ngay để sản xuất, sẽ được nhập vào kho của phân xưởng Từ kho phân xưởng sẽ xuất dùng trực tiếp cho sản xuất Mỗi phân xưởng sản xuất chính đều có thống kê phân xưởng theo dõi quá trình sủ dụng NVL hàng ngày và ghi vào sổ nhật ký phân xưởng Cuối tháng, thống kê phân xưởng tổng hợp và lập báo cáo sử dụng NVL của phân xưởng mình.
Khi nhận được báo cáo sử dụng NVL do thống kê phân xưởng gửi lên, kế toán kiểm tra về mặt số lượng căn cứ vào các phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức Từ đó kế tóa lập số giá thành NVL từng phân xưởng sản xuất chính Sổ này thể hiện về mặt số lượng và giá trị NVL tồn đầu, nhập, xuất trong tháng, và tồn cuối tháng Trong đó:
- Chỉ tiêu “Tồn đầu tháng” là chỉ tiêu “Tồn cuối tháng” trên sổ giá thành NVL tháng trước.
- Chỉ tiêu “Nhập trong tháng”: Số lượng và giá trị NVL phân xưởng lĩnh từ kho Công ty về trong tháng Căn cứ để ghi là các phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức đã được kế toán ghi đơn giá, thành tiền.
- Chỉ tiêu “Xuất trong tháng”: chính là chi phí NVL tính vào gia thành sản phẩm hoàn thành của phân xưởng.
- Chỉ tiêu “tồn cuối tháng” được tính:
Biểu 2.13: Trích số giá thành NVL của phân xưởng
Chỉ tiêu “xuất trong tháng” của Sổ giá thành NVL là căn cứ để lập bảng phân bổ NVL và ghi vào dòng ghi Nợ TK 1541.4, ghi vào cột Có TK
Xuất kho NVL không dùng trực tiếp cho sản xuất chính
Cuối tháng, kế toán vật tư tiến hành hoàn chỉnh số liệu trên các phiếu xuất kho và phân loại phiếu xuất kho theo đối tượng sử dụng:
Xuất NVL dùng chung cho phân xưởng sản xuất chính
Xuất NVL dùng cho các phân xưởng sản xuất phụ
Xuất NVL thuê ngoài gia công chế biến
Xuất NVL bán trực tiếp
Xuất NVL phục vụ cho bán hàng và quản lý doanh nghiệp
Từ đó, kế toán tổng hợp số liệu ghi vào bảng phân bổ NVL:
NVL dùng chung cho phân xưởng sản xuất chính: kế toán tính ra giá
Số lượng (gía trị) NVL tồn đầu tháng tại kho phân xưởng
Số lượng (giá trị) NVL nhập trong tháng tại kho phân xưởng
Số lượng (gia trị) NVL xuất trong tháng tại kho phân xưởng
= + - trị từng loại NVL xuất dùng cho từng phân xưởng sản xuất chính để ghi vào dòng Nợ TK 627 (chi tiết theo từng phân xưởng), cột Có TK 152 (chi tiết từng loại NVL).
NVL dùng cho các phân xưởng sản xuất phụ: kế toán tính ra giá trị từng loại NVL và ghi vào dòng Nợ TK 1542, ghi vào cootj Có TK 152 (chi tiết cho từng loại NVL).
NVL xuất thuê ngoài gia côg chế biến: kế toán tính ra giá trị từng loại NVL và ghi vào dòng Nợ TK 1543, ghi vào cột Có TK 152(chi tiết từng loại NVL).
NVL xuất bán trực tiếp: kế toán tính ra giá trị từng loại NVL và ghi vào dòng Nợ TK 632, ghi vào cột Có TK 152 (chi tiết từng loại NVL).
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
Đánh giá thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm Oxy Việt Nam
Qua hơn 35 năm xây dựng và phát triển, Công ty cổ phần Dược phẩm Oxy Việt Nam luôn cố gắng nỗ lực phát huy những tính năng sẵn có, khắc phục những mặt còn hạn chế để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao giúp cho Công ty có vị trí xứng đáng trong ngành Dược TW
- Về bộ máy kế toán của công ty: Với đội ngũ kế toán có năng lực, trình độ chuyên môn, nhiệt tình, lãnh đạo Công ty rất chú trọng yếu tố con người và thường xuyên nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên kế toán.
Bộ máy kế toán của Công ty tổ chức khoa học, hợp lý tránh được sự chồng chéo giữa các bộ phận.
- Việc vận dụng chế độ kế toán tại Công ty: Công ty luôn cập nhật những thay đổi trong chế độ kế toán để phù hợp với quy định hiện hành Công ty luôn tổ chức cho cán bộ kế toán tham gia các lớp tập huấn để phổ biến những văn bản mới Điều này là rất quan trọng và cần thiết, xuất phát từ Công ty là một doanh nghiệp nhà nước có quy mô lớn, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty gắn liền với sức khỏe của cộng đồng và sự phát triển của nền kinh tế quốc dân.
+ Về áp dụng hình thức ghi sổ kế toán: Công ty đã chọn hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật kí chứng từ Đây là hình thức ghi sổ phù hợp nhất đáp ứng được nhu cầu quản lý cao đặc biệt là với công ty có quy mô hoạt động lớn và có đội ngũ nhân viên kế toán có năng lực Hơn nữa, Công ty đã và đang áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán góp phần giảm nhẹ công việc kế toán tại Công ty đồng thời thực hiện được mục tiêu tin học hóa của ngành.
+ Về sử dụng và tổ chức luân chuyển chứng từ: Công ty sử dụng hợp lý hệ thống chứng từ theo quy định hiện hành của bộ tài chính từ chứng từ nhập, xuất đến các chứng từ khác liên quan đến NVL Quá trình luân chuyển chứng từ được tổ chức khoa học đảm bảo việc nhập xuất vật liệu đầy đủ và kịp thời, giúp công tác quản lý nguyên vật liệu của Công ty có hiệu quả.
+ Về sử dụng hệ thống sổ kế toán: Các loại sổ kế toán NVL được sử dụng khá đầy đủ từ chi tiết đến tổng hợp phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Về phương pháp hạch toán tổng hợp NVL: Công ty đang hạch toán
NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên nên có thể theo dõi tình hình biến động vật tư một cách thường xuyên.
- Về khâu thu mua nguyên vật liệu: hàng tháng, quý, năm, các kế hoạch thu mua được lập đều đặn và thực hiện tốt trên cở sở các chỉ tiêu Công ty quy định, các đơn đặt hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm của Công ty Do đó Công ty luôn cung cấp cho sản xuất và nhu cầu khác đầy đủ vật tư theo yêu cầu, không làm gián đoạn sản xuất.
- Về tổ chức hệ thống kho: Các kho được sắp xếp một cách hợp lý phù hợp với việc nhập xuất kho, bảo quản NVL, nâng cao chất lượng thuốc và thuận tiện cho quá trình hạch toán Với khối lượng NVL có giá trị lớn, giá cả luôn biến động, Công ty chỉ dự trữ mức tối thiểu cần thiết nhưng vẫn đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục.
- Về phân loại vật liệu: Để sản xuất ra sản phẩm, Công ty phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệu gồm nhiều thứ, loại vật liệu với tính chất, công dụng khác nhau Theo công dụng kinh tế của vật liệu, Công ty đã chia vật liệu theo kho và mã hóa từng loại vật tư, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý tránh được thất thoát và việc hạch toán vật liệu được chính xác.
Bên cạnh những ưu điểm trên thì công tác kế toán NVL tại Công ty vẫn còn những tồn tại đáng chú ý sau:
- Lập danh điểm vật tư:
Công ty căn cứ vào vai trò và tác dụng của NVL trong sản xuất để phân loại NVL và đã đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại NVL Tuy nhiên, Công ty không lập sổ danh điểm vật tư, với NVL chính chưa chi tiết đến từng thứ NVL cụ thể.
- Về việc sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán và NKCT số 5:
Mục đich sử dụng của 2 sổ là giống nhau, đều dùng để tổng hợp, theo dõi việc thanh toán và công nợ với người cung cấp nên Công ty lập cả 2 sổ là không cần thiết.
- Kế toán tổng hợp NVL:
Công ty không sử dụng TK 621(chi phí NVL trực tiếp) mà tập hợp luôn vào TK 154(chi phí sản xuất kinh doanh dở dang) Như vậy, không phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, sẽ gây khó khăn cho Công ty trong việc tính giá thành sản phẩm hoàn thành theo khoản mục chi phí.
- Sử dụng bảng kê số 3:
Công ty tính giá xuất kho NVL theo phương pháp thực tế đích danh, nên việc lập bảng kê số 3 là không cần thiết Bảng kê này chỉ cần đối với các doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán trong hạch toán chi tiết NVL.
- Về việc hạch toán chi tiết NVL :
Công ty đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiếtNVL Phương pháp này đơn giản, dễ làm nhưng chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại NVL và tình hình nhập xuất không nhiều Trong khi với Công ty thì quá trình nhập xuất NVL diễn ra hàng ngày với số lượng, chủng loại lớn và đa dạng, công việc chủ yếu được tiến hành vào cuối tháng nên công việc ghi chép rất lớn Hơn nữa, việc sử dụng phương pháp thẻ song song trong hạch toán chi tiết NVL còn có nhược điểm nữa là giữa kế toán và thủ kho có sự ghi chép trùng lắp nhau về chỉ tiêu số lượng.
- Về việc sử dụng TK 1527:
Do sản phẩm của Cong ty là mặt hàng đặc biệt liên quan đến sức khỏe và sinh mạng của con người nên quy trình sản xuất luôn luôn được đảm bảo khép kín, vô trùng Do đó bao bì sản phẩm của Công ty chỉ sử dụng 1 lần.Nhưng Công ty lại tính giá trị bao bì riêng như vậy là không cần thiết.
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán NVL tại Công ty cổ phần Dược Oxy Việt Nam
3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán NVL
NVL là yếu tố đầu vào vô cùng quan trọng của mọi quá trình sản xuất. Hơn nữa, các loại thuốc là những sản phẩm đặc biệt nên NVL càng quyết định đến chất lượng sản phẩm Do đó công tác kế toán NVL chiếm một khối lượng công việc khá lớn trong toàn bộ công tác kế toán tại Công ty Mặt khác chi phí NVL luôn chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí liên quan đến giá thành sản phẩm hoàn thành từ đó ảnh hưởng tới báo cáo tài chính cuối kỳ Vì vậy, kế toán NVL sẽ cung cấp kịp thời đầy đủ các thông tin cho quản lý.
Quản lý và hạch toán tốt NVL sẽ góp phần ngăn ngừa hiện tượng sử dụng lãng phí, tham ô và thất thoát NVL trong quá trình sử dụng.
3.2.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán NVL tại Công ty
Yêu cầu tuân thủ chế độ kế toán của Nhà nước và áp dụng chế độ kế toán một cách hợp lý, phù hợp cới đặc điểm của đơn vị, khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán.
Yêu cầu này đòi hỏi các doanh nghiệp trong công tác hoàn thiện phải biết vận dụng chế độ kế toán vào đơn vị của mình một cách mềm dẻo, sáng tạo, và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị Tuy nhiên, vẫn phải tuân thủ kế toán hiện hành, không tùy tiện áp dụng một số kỹ thuật của các nước khác vào đơn vị khi Nhà nước chưa cho phép
Yêu cầu thống nhất: Đây là một yêu cầu rất quan trọng giúp cho Nhà nước có thể quản lý được tình hình sản xuất kinh doanh của tất cả các ngành, các đơn vị, các thành phần kinh tế.
Tính thống nhất ở đây đòi hỏi trong công tác kế toán phải thống nhất trên nhiều mặt Ví dụ: mẫu sổ, trình tự và một số nghiệp vụ chủ yếu phải thống nhất về mặt xây dựng hệ thống tài khoản cấp 1, cấp 2; thống nhất nội dung phản ánh tài khoản và thống nhất về tên gọi, mã kho, khách hàng…
Yêu cầu cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác và yêu cầu tiết kiệm hiệu quả Đây là một trong những yêu cầu cơ bản đối với công tác kế toán bởi vì nó cung cấp thông tin đầy đủ chính xác, kịp thời thì công tác kế toán mới giúp cho bộ máy lãnh đạo đưa ra các quyết định đúng đắn trong sản xuất kinh doanh Từ đó đem lại lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp và tiết kiệm chi phí cho công tác quản lý cũng như ch quá trình sản xuất.
3.2.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán NVL tại Công ty Để góp phần hạn chế một số tồn tại của Công ty trong kế toán NVL, em xin có một số ý kiến sau:
- Thứ nhất: Công ty nên xây dựng sổ danh điểm vật tư, hàng hóa Lập danh điểm vật tư, hàng hóa là quy định cho mỗi vật tư, hàng hóa một ký hiêu riêng bằng hệ thống các chữ số (kết hợp với các chữ cái) thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng; đảm bảo đơn giản dễ nhớ, không trùng lặp Cụ thể,Công ty có thể giữ nguyên việc phân chia thành các nhóm ký hiệu theo chữ cái từ A đến X, và nên tiếp tục chi tiết hơn bằng cách trong từng nhóm sẽ sắp xếp NVL theo thứ tự A, B, C… và thêm ký hiệu số bắt đầu từ số 01 vào sau theo ký hiêu nhóm.
- Thứ 2: Sổ chi tiết thanh toán với người bán và NKCT số 5 đều có mục đích theo dõi việc thanh toán và công nợ với nhà cung cấp vật tư, hàng hóa cho doanh nghiệp Như vậy dẫn đến hiện tượng trùng lắp nhau Để khắc phục điều đó và thực hiện đúng chế độ kế toán hiện hành, doanh nghiệp có thể mở sổ chi tiết thanh toán với người bán hàng tháng để theo dõi chi tiết với từng người bán Còn NKCT số 5 vẫn được lập vào cuối kỳ.
- Thứ 3: Công ty nên mở TK 621 để tập hợp chi phí NVL trực tiếp TK
621 được mở chi tiết cho từng phân xưởng:
TK 6211: Bộ phận sản xuất chính
6211.5: Phân xưởng kháng sinh liên doanh
TK 6212: Bộ phận sản xuất phụ
6212.2: Phân xưởng sửa chữa lớn
Cuối tháng kế toán kết chuyển từ TK 621 về TK 154 (chi tiết cho từng phân xưởng) để tính giá thành sản phẩm hoàn thành.
- Thứ 4: Công ty không sử dụng giá hạch toán thì bảng kê số 3 thực chất không có tác dụng, nhưng trên thực tế Công ty vẫn lập để phục vụ cho việc lên số liệu ở sổ cái Vì vậy, có thể đổi tên bảng kê này thành bảng tổng hợp NVL trong tháng
- Thứ 5: Công ty nên sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết NVL thì sẽ phù hợp hơn với đặc điểm quy mô sản xuất lớn Phương pháp này sẽ khắc phục được việc ghi chép trùng lắp của phương pháp thẻ song song Hơn nữa, công việc ghi sổ được phân đều trong kỳ nên không bị dồn vào cuối kỳ tránh việc nhầm lẫn.
- Thứ 6: Vì bao bì của sản phẩm được sử dụng một lần, Công ty nên tính luôn giá trị của bao bì vào giá trị NVL chính.
