TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ THÀNH AN
Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thành An
Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thành An được thành lập theo Quyết định Số: 0102012616/QĐ-SKHĐT Ngày 24 Tháng 05 Năm 2004 của
Sở Kế hoạch & Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp, có trụ sở chính tại 529 Nguyễn Văn Cừ – Quận Long Biên – TP Hà Nội.
Thành An là một Công ty chuyên kinh doanh trà, cà phê Tâm Châu, Phú Nguyên và các loại bánh kẹo nhập từ Malaysia, Indonesia, Thailand từ những năm 2003, đến năm 2004 thì thành lập Công ty do
2 cổ đông sáng lập, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thành An là một trong số ít các Công ty có các sản phẩm của các nhà cung cấp có uy tín, thương hiệu trên thị trường trong và ngoài nước liên tục trong nhiều năm liền và được các hãng sản xuất trà, cà phê và bánh kẹo giao cho Thành An cung ứng, phục vụ cho nhu cầu của nhân dân trong Thành Phố Hà Nội và các vùng phụ cận, với phương thức bán lẻ là chủ yếu thực hiện chức năng cuối cùng của khâu lưu thông hàng hóa là đưa hàng hóa đến tận tay người tiêu dùng với giá cả hợp lý và chất lượng tốt nhất Đây cũng chính là mục tiêu chiến lược của Công ty.
Khi mới thành lập, Công ty có vốn kinh doanh là 1 tỷ đồng Tính đến 30/06/2009 vốn kinh doanh của Công ty là: 4,2 tỷ đồng Trong đó:
- Vốn cố định: 3 tỷ đồng.
- Vốn lưu động: 1, 2 tỷ đồng.
- Tổng số lao động có đến 30/06/2009 là: 40 người.
- Quy mô hoạt động: Công ty có thị trường rộng khắp với hơn 70 siêu thị lớn tại Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Thái Nguyên, Vĩnh
Phúc và rất nhiều các đại lý cấp I tại các quận, huyện và thị xã của thành phố Hà Nội.
Về trang thiết bị: Công ty đã trang bị cho mình một hệ thống trang thiết bị tương đối hoàn chỉnh để phục vụ công tác quản lý bán hàng và bán hàng Văn phòng Công ty được trang bị những trang thiết bị cần thiết như : Máy vi tính, điện thoại, máy fax, photocopy, máy in Ngoài ra còn trang bị: 03 kho chứa hàng hóa rộng 1200 m2; 10 xe ô tô vận tải và một hệ thống báo cháy nổ giám sát bảo vệ tự động.
Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thành An là một loại hình Công ty TNHH, hạch toán kinh tế độc lập Có thể khái quát các giai đoạn phát triển của Công ty như sau:
Công ty mới hình thành và đi vào hoạt động nên chỉ tiến hành các hoạt động tìm kiếm, khảo sát thị trường tiêu thụ, tìm kiếm các sản phẩm thế mạnh mà thị trường đang và sẽ có nhu cầu Giai đoạn này mang tính chất thăm dò là chính, lợi nhuận mang lại chưa cao.
Từ năm 2005 đến năm 2006: Đây là giai đoạn đẩy mạnh kinh doanh với đa dạng chủng loại hàng hóa, ban đầu sản phẩm chủ yếu được tiêu thụ tại TP.Hà Nội và các tỉnh lân cận như Vĩnh Phúc, Hải Phòng… Trong thời gian này Công ty không ngừng đẩy mạnh quá trình quảng bá hình ảnh sản phẩm, xây dựng đội ngũ nhân viên tiếp thị, giới thiệu sản phẩm tới từng khách hàng và dần hình thành chủng loại hàng hóa trọng tâm phục vụ mục tiêu kinh doanh lâu dài mà Công ty đã đề ra từ khi mới thành lập, tạo cho khách hàng niềm tin vào chất lượng sản phẩm mà Công ty đang kinh doanh.
Là thời kỳ phát triển mạnh mẽ với doanh thu tăng nhanh, công việc
Công ty Với ý thức không ngừng vươn lên, sau 5 năm phát triển đến nay Công ty đã xây dựng được cho mình một mạng lưới tiêu thụ tại nhiều huyện, quận trong thành phố Hà Nội và từng bước xây dựng mở rộng các đại lý tiêu thụ ở các tỉnh thành khác Hiện nay thị trường truyền thống là TP Hà Nội vẫn chiếm tỷ lệ cao về tiêu thụ sản phẩm Các hệ thống siêu thị lớn như Metro, Big C, Fivimart, Hapro…luôn đứng đầu trong danh sách khách hàng có doanh số lớn và ổn định nhất của Công ty Công ty lấy phương châm luôn cung cấp các sản phẩm đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lý, giữ chữ tín với khách hàng nên sản lượng sản phẩm bán ra ngày càng tăng, năm sau cao hơn năm trước Bước sang năm 2009 do ảnh hưởng của tình hình khủng hoảng kinh tế toàn cầu nói chung, sự trượt giá của đồng USD so với những đồng tiền khác, tỷ lệ lạm phát trong nước tăng cao nên kết quả kinh doanh của Công ty không đạt được như kế hoạch đã đề ra Là một Doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài nên Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thành An cũng gặp rất nhiều khó khăn trong kinh doanh cho nên việc tiêu thụ hàng hoá chậm do đó lợi nhuận mang lại là chưa cao
Tuy nhiên bằng việc vẫn đảm bảo cung cấp hàng hóa có chất lượng tốt,mẫu mã đẹp, giá cả hợp lý và giao hàng đúng thời gian cộng với sự chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên kinh doanh, cùng với sự hỗ trợ tích cực củaCông ty sau bán hàng luôn được duy trì nên Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thành An đã tạo được sự tín nhiệm với bạn hàng trong thành phố HàNội cũng như các tỉnh lân cận, bên cạnh đó Công ty luôn luôn tích cực mở rộng thị trường, tìm kiếm bạn hàng cũng như các mặt hàng kinh doanh mới nhằm thúc đẩy doanh số bán hàng và Công ty luôn đảm bảo công tác kinh doanh gắn liền với công tác quản lý doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh nên trong 5 năm hoạt động kinh doanh của Công ty đã đạt được những kết quả thành tựu đáng kể Ta có thể đánh giá tình hình tài chính của
Công ty thông qua một số chỉ tiêu kinh tế mà Công ty đạt được của 3 năm tài khoá gần đây (Bảng1)
Bảng 1: Các chỉ tiêu kinh tế Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư
Thành An đạt được qua 3 năm ĐVT: 1000VNĐ
Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008
Chi phí quản lý doanh nghiệp 293.753 332.404 363.166 Lợi nhuận thuần từ HĐKD 132.000 216.526 290.500
Nguồn: Theo số liệu phòng kế toán tài vụ
Qua các chỉ tiêu kinh tế (Bảng 1) thể hiện qua 3 năm gần đây có thể thấy năm 2008 Công ty đã từng bước nắm bắt thị trường sau 2 năm nghiên cứu nhờ đó đã có những chiến lược hiệu quả xúc tiến việc bán hàng thể hiện ở doanh thu tăng 47% so với năm 2007, tuy vậy lợi nhuận mang lại chưa cao do các chi phí bán hàng còn lớn tăng 27% so với năm 2007, do đó đòi hỏi Công ty phải liên tục đưa ra các chính sách kinh doanh mới, hiệu quả hơn, bám sát thực tế thị trường tốt hơn, tạo được uy tín với khách hàng về chất lượng và giá cả hàng hóa Điều đó cho thấy doanh thu tăng rõ rệt tăng 7% so với năm 2007 và tăng 57% so với năm 2006 Bên cạnh đó Công ty còn tìm mọi cách tiết kiệm chi phí đem lại khoản lợi nhuận ngày một cao, tăng 34% so với năm 2007.
* Phương hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới:
Mục tiêu của Công ty trong những năm tới là đảm bảo sự tăng trưởng và phát triển bền vững, giữ vững và phát triển thị trường hiện có, mở rộng khai thác thêm thị trường mới, tìm kiếm thêm những sản phẩm mới nhằm đa dạng hoá sản phẩm và tăng thêm thị phần mà Công ty đang có qua đó Công ty phân phối đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, nâng cao đời sống cho cán bộ nhân viên của Công ty.
Chiến lược phát triển lâu dài của Công ty đó là ngoài việc cung cấp các sản phẩm trà, cà phê và bánh kẹo nhập khẩu có chất lượng qua các kênh phân phối siêu thị, đại lý, kênh kinh doanh bán lẻ nhằm đáp ứng nhu cầu, sở thích ngày càng cao của người tiêu dùng Ngoài ra Công ty còn có những kế hoạch phát triển kinh doanh mới với những sản phẩm, loại hình dịch vụ mới sẵn sàng phục vụ tốt nhất cho khách hàng của mình Ví dụ như mở rộng trong lĩnh vực lắp ráp máy vi tính và thiết bị văn phòng, kinh doanh rượu ngoại, nước giải khát, đại lý ký gửi hàng hóa…
Tổ chức kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thành An
Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thành An là Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại thông qua quá trình kinh doanh nhằm khai thác có hiệu quả các nguồn vốn, đáp ứng nhu cầu của thị trường, tăng tích luỹ cho ngân sách, cải thiện đời sống cho công nhân viên Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thành
An có chức năng kinh doanh các mặt hàng trà, cà phê Tâm Châu, Phú Nguyên và bánh kẹo các loại nhập khẩu từ Malaysia , Indonesia, Thailand…phục vụ cho nhu cầu của nhân dân theo nguyên tắc kinh doanh có lãi, thực hiện tốt nghĩa vụ thuế và các khoản phải nộp ngân sách Nhà Nước, hoạt động kinh doanh theo luật pháp, đồng thời không ngừng nâng cao đời sống của cán bộ nhân viên trong toàn Công ty, quan tâm tốt tới công tác xã hội và từ thiện góp phần làm cho xã hội tốt đẹp hơn.
Bán hàng và xác định kết quả bán hàng chính vì có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với cả quá trình kinh doanh của một Doanh nghiệp nên rất cần phải có sự quản lý và giám sát chặt chẽ Do đó, việc quản lý bán hàng và xác định kết quả bán hàng của Doanh nghiệp cần tập trung vào một số yêu cầu chính sau đây:
Nắm bắt đầy đủ, kịp thời khối lượng, chất lượng, giá trị hàng hóa nhập- xuất- tồn, tính toán giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các chi phí khác nhằm xác định kết quả bán hàng.
Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, kỷ luật thanh toán và việc thực hiện nghĩa vụ của Nhà nước.
Cung cấp thông tin chính xác, trung thực, đầy đủ về tình hình bán hàng, xác định kết quả và phân phối kết quả, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp.
Tìm hiểu khai thác và mở rộng thị trường, áp dụng các phương thức bán hàng phù hợp và có chính sách sau bán hàng để nhằm không ngừng tăng doanh thu và giảm được các chi phí hoạt động.
Không ngừng nghiên cứu, cải tiến mẫu mã sản phẩm cho phù hợp với thị yếu nhu cầu trên thị trường Xây dựng và quảng bá thương hiệu rộng khắp và tạo uy tín bằng chất lượng sản phẩm.
* Nhiệm vụ của Công ty:
Một là: Tổ chức hoạt động kinh doanh theo đúng pháp luật và đúng ngành nghề theo đăng ký kinh doanh do Nhà nước cấp.
Hai là: Thực hiện chỉ tiêu nộp ngân sách, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, tổng doanh thu số bán ra Quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản, tiền vốn và bảo toàn, tăng trưởng vốn kinh doanh.
Ba là: Thực hiện phân phối lao động hợp lý, đảm bảo đời sống vật chất, tinh thần cho đội ngũ nhân viên Đảm bảo sử dụng nhân viên có trình độ, năng lực làm việc, phát huy tối đa sở trường của từng nhân viên trong Công ty.
Bốn là: Hàng hóa của Công ty phải luôn được đặc biệt chú trọng về quy được kiểm tra kỹ lưỡng về chất lượng, phẩm chất cũng như các qui định về an toàn thực phẩm
Ngoài lĩnh vực là nhà phân phối trực tiếp các sản phẩm trà và cà phê của Tâm Châu và Phú Nguyên ở Miền Bắc Công ty Thành An còn là Công ty chuyên nhập khẩu các loại bánh kẹo từ nước ngoài như: Malaysia, Indonesia, Thái Lan… nên việc kiểm tra và kiểm định chất lượng hàng hoá trước khi đưa về kho của Công ty tiêu thụ là một khâu rất quan trọng và được quản lý rất chặt chẽ.
Công ty tổ chức mạng lưới tiêu thụ sản phẩm qua 2 kênh bán hàng chủ yếu là các siêu thị lớn ở Hà Nội và các vùng phụ cận, mạng lưới các đại lý nhỏ hơn và Shops Công ty có rất nhiều mối quan hệ khách hàng nhưng nhìn chung có thể phân loại các nhóm khách hàng của Công ty thành 2 nhóm khách hàng như sau: Một là các đại lý lớn và các siêu thị; hai là các cửa hàng nhỏ và các shops và một số khách hàng lẻ khác Các đại lý và các cửa hàng bán buôn mua hàng qua các hợp đồng kinh tế, còn khách lẻ thường không ký hợp đồng kinh tế mà mua theo đơn đặt hàng Giá bán hàng hóa được xác định trên giá mua thực tế cộng chi phí thu mua, vận chuyển, bảo quản, chi phí nhân viên, kho bãi và gắn liền với sự vận động giá cả trên thị trường Ngoài ra giá bán của một số những sản phẩm sản xuất ở trong nước mà Công ty Thành An là nhà phân phối ở Miền Bắc như các sản phẩm trà, cà phê của Tâm Châu,Phú Nguyên là giá của nhà sản xuất cộng với chi phí nhân viên, kho bãi Còn giá của các sản phẩm bánh kẹo mà Công ty nhập khẩu từ các nước khác nhưMalaysia, Indonesia, Thái Lan…là do Công ty định giá dựa trên những yếu tố như tỷ giá giữa đồng nội tệ và đồng USD và những chi phí có liên quan trong quá trình nhập khẩu Mặt khác trước khi nhập khẩu những sản phẩm nàyCông ty đã có một quá trình khảo sát rất kỹ lưỡng, giá của những sản phẩm cạnh tranh khác đang có mặt trên thị trường nên giá cả của những sản phẩm luôn được khách hàng chấp nhận.
Hàng hóa của Công ty nhập từ một số những nhà sản xuất trong nước như Công ty trà và cà phê Tâm Châu, Công ty trà và cà phê Phú Nguyên, bánh kẹo các loại được nhập khẩu từ những tập đoàn sản xuất lớn và có uy tín của Malaysia, Indonesia, Thái Lan…như Torto Foods, Gloria Foods, ASW Foods, Big One… Đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, đơn vị quản lý thuế làChi cục thuế TP Hà Nội.
Tổ chức và bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thành An
* Cơ cấu lao động của Công ty:
Hiện nay Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thành An là một Công ty đang phát triển Việc sử dụng hợp lý lao động cũng chính là tiết kiệm về chi phí lao động Công ty có số lượng nhân viên là 40 người, hầu hết đã qua các trường đào tạo về chuyên môn Với đà phát triển này thì Công ty sẽ tiếp tục tuyển dụng thêm lao động có trình độ để nâng cao năng lực quản lý. Tuy nhiên, do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu nên tạm thời Công ty chưa thể mở rộng về nhân sự vì điều đó sẽ làm tăng chi phí lao động. Để đáp ứng đựoc yêu cầu và nhiệm vụ của Công ty trong điều kiện hiện nay, bộ máy nhân sự của Công ty bao gồm:
Giám đốc 1 ngườiPhó giám đốc 1 ngườiPhòng nhân sự 4 ngườiPhòng kế toán tài vụ 6 người Phòng hành chính 3 ngườiPhòng tiêu thụ 15 người Đội xe 10 người Mỗi một nhân viên đều phụ trách những công việc khác nhau vì thế dưới đây là bảng danh sách cán bộ nhân viên của Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thành An:
Bảng 2: Bảng danh sách nhân viên của Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thành An theo trình độ đào tạo.
T Đơn vị Tổng số Dài hạn Ngắn hạn
1 Ban lãnh đạo 2 X Đại học
2 Phòng nhân sự 4 X Đại học
3 Phòng hành chính 3 X Đại học
4 Phòng kế toán tài vụ 6 X Đại học, cao đẳng
5 Phòng tiêu thụ 15 X x Trung cấp
Nguồn: Phòng nhân sự công ty
*Mô hình tổ chức bộ máy quản lý : (Sơ đồ 1, trang 16)
Công ty Thành An tổ chức theo mô hình Công ty TNHH, bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến và được tổ chức như sau:
Hội đồng Quản trị gồm 3 thành viên là cơ quan quyết định mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi và mục đích của Công ty.
Giám đốc là người lãnh đạo cao nhất của Công ty có quyền quyết định điều hành hoạt động của Công ty Giám đốc là người chịu trách nhiệm mọi hoạt động kinh doanh của Công ty trước pháp luật.
Phó giám đốc: Có nhiệm vụ giúp Giám đốc giải quyết các công việc được phân công, có quyền ra lệnh cho các bộ phận do mình quản lý với quan hệ mang tính chỉ huy và phục tùng.
Phòng Hành chính : Là đơn vị tổng hợp hành chính quản trị giúp Giám đốc chỉ đạo quản lý, tổ chức các phong trào thi đua và đề xuất khen thưởng.
- Xây dựng chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy của các phòng ban về phân công, phân cấp quản lý.
Phòng Nhân sự: Là đơn vị tham mưu giúp Giám đốc quản lý về tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, xây dựng kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, tuyển dụng nguồn lực, ban hành quy chế nội bộ Giải quyết các chế độ chính sách, quyền lợi của nhân viên trong Công ty.
Phòng Kế toán Tài vụ : Là đơn vị tham mưu giúp Giám đốc về quản lý tài chính và tổ chức công tác hạch toán kế toán toàn Công ty Thực hiện đúng các chế độ quy định về quản lý vốn, tài sản và các chế độ khác của Nhà nước, có kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm trình Giám đốc Hướng dẫn đơn vị thực hiện nghiêm chỉnh pháp lệnh thống kê, kế toán, các quy định của Nhà nước trong công tác hạch toán kế toán và Luật thuế.
- Ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính, tổng hợp quyết toán tài chính và phân tích tình hình tài chính hàng quý, hàng năm của Công ty.
- Thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách theo chế độ quy định của Nhà nước.
- Theo dõi tổng hợp tình hình sử dụng và đề xuất biện pháp quản lý mạng lưới kinh doanh của Công ty.
Phòng tiêu thụ: Giúp Giám đốc chỉ đạo Công ty kinh doanh, trực tiếp tiến hành các hoạt động nghiên cứu, khảo sát thăm dò thị hiếu khách hàng,nhu cầu sở thích của khách hàng về các sản phẩm mà mình đang cung cấp,chủ động trao đổi thông tin với khách hàng nhằm tìm kiếm thị trường tiềm năng cho Công ty
- Xây dựng kế hoạch bán hàng theo từng thời kỳ, tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh trình Giám đốc Lập báo cáo định kỳ về tình hình kinh doanh của Công ty
- Phối hợp với phòng kế toán tài vụ xây dựng hệ thống giá bán phù hợp với thị trường, xúc tiến bán hàng.
Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thương mại và đầu tư Thành An.
Nguồn: Phòng nhân sự công ty Thành An
Đặc điểm tổ chức bộ máy công tác kế toán của Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thành An
1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Trên cơ sở chế độ tài chính hiện hành về tổ chức công tác kế toán, đặc điểm tổ chức kinh doanh bộ máy kế toán Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại phòng kế toán tài vụ của Công ty (Sơđồ2).
Kế toán là công cụ quan trọng để điều hành quản lý hoạt động kinh doanh, tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản, vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh, chủ động tài chính của Công ty.
Phòng kế toán tài vụ của Công ty có chức năng và nhiệm vụ như tham mưu cho Ban Giám đốc lên kế hoạch về tài chính, vốn và nguồn vốn, kết quả doanh thu từng quý và năm hoạt động kinh doanh của Công ty.
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ được giao, phòng kế toán tài vụ của Công ty có 6 nhân viên và mỗi nhân viên chịu trách nhiệm về một phần hành công việc của mình gồm:
01 Kế toán thanh toán và tiền lương.
01 Kế toỏn hàng húa và bỏn hàng.
01 Kế toán tổng hợp và thuế.
Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thành An
Nguồn: Phòng kế toán công ty năm 2009
- Về Chức năng và nhiệm vụ của các nhân viên kế toán:
Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thành An là một đơn vị kinh doanh hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, có tài khoản, con dấu riêng. Các nhân viên Phòng kế toán tài vụ tất cả đều đã được đào tạo và có nhiều kinh nghiệm về chuyên môn nghiệp vụ.
- Nhiệm vụ của kế toán Công ty là:
+ Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán.
+ Tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với quy mô, đặc điểm kinh doanh của Công ty.
+ Theo dõi kịp thời biến động của tài sản nguồn vốn Công ty.
+ Phản ánh đầy đủ các quan hệ kinh tế - pháp lý phát sinh trong quá trình Công ty hoạt động kinh doanh Lập các Báo cáo tài chính
Kế toán trưởng: Là người phụ trách chung công tác kế toán đảm bảo cho bộ máy hoạt động hiệu quả và phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Nhà Nước về mặt quản lý tài chính.
- Giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê của Công ty.
- Lập kế hoạch, tìm nguồn vốn tài trợ, vay vốn ngân hàng cho Công ty.
- Tổ chức thực hiện và kiểm tra thực hiện các chế độ, thể lệ kế toán, các chính sách, chế độ kinh tế tài chính trong Công ty cũng như chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, chế độ sổ kế toán, chính sách thuế, chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng.
- Có nhiệm vụ báo cáo tài chính theo yêu cầu quản lý và theo quy định của Nhà Nước cũng như các ban ngành chức năng liên quan.
Kế toán thanh toán và tiền lương:
- Về tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế: Tổ chức hạch toán, cung cấp thông tin về tình hình sử dụng lao động tại Công ty, về chi phí tiền lương và các khoản trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của cán bộ nhân viên toàn Công ty.
- Về thanh toán: Phụ trách giao dịch với ngân hàng, theo dõi thực hiện các khoản thanh toán với khách hàng, người bán với Công ty
Kế toán hàng hóa và bán hàng:
- Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ hàng hóa, phát hiện, xử lý kịp thời hàng hóa ứ đọng.
- Phản ánh doanh thu bán hàng và các khoản điều chỉnh doanh thu bằng những ghi chép kế toán tổng hợp và chi tiết hàng hóa tồn kho, hàng hóa bán ra.
- Lập báo cáo nội bộ về tình hình thực hiện kế hoạch chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, về kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, từng mặt hàng tiêu thụ chủ yếu.
Kế toán tổng hợp và kế toán thuế:
- Kế toán tổng hợp: Sau khi các bộ phận đã lên báo cáo, cuối kỳ kế toán tổng hợp kiểm tra, xem xét lại tất cả các chỉ tiêu, xác định kết quả kinh doanh và giúp Kế toán trưởng lập báo cáo tài chính.
- Kế toán thuế: Căn cứ vào các hóa đơn mua hàng hóa, tài sản…, căn cứ vào kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty, tính toán, tổng hợp thuế và các khoản phải nộp ngân sách Nhà Nước.
Phụ trách quản lý hàng hóa, công cụ dụng cụ, thực hiện các nghiệp vụ nhập xuất hàng hóa, công cụ dụng cụ trên cơ sở các chứng từ hợp lệ đã được
Kế toán trưởng, Giám đốc ký duyệt.
Chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt có nhiệm vụ thu chi tiền mặt khi có sự chỉ đạo của cấp trên.
Cùng với việc quy định cụ thể phạm vi trách nhiệm của từng nhân viên kế toán, Kế toán trưởng còn quy định rõ các loại chứng từ, sổ sách được ghi chép và lưu trữ, trình tự thực hiện và thời hạn hoàn thành công việc của từng người, đảm bảo giữa các khâu, các bộ phận kế toán có sự phân công và phối hợp chặt chẽ, có hiệu quả.
1.4.2 Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán ở Công ty
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ THÀNH AN
Đặc điểm hàng hóa và phương thức bán hàng tại công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thành An
2.1.1 Đặc điểm hàng hóa và phân loại hàng hóa kinh doanh tại Công ty
Do đặc thù kinh doanh các sản phẩm về các loại trà, cà phê và bánh kẹo các loại và có tính chất theo mùa vụ, với một hệ thống các cửa hàng có quy mô vừa và nhỏ nằm rải rác trên địa bàn thành phố Hà Nội và các tỉnh lân cận như Hải Phòng, Vĩnh Phúc… để thực hiện khâu bán buôn, bán lẻ đến tận tay người tiêu dùng, và do nắm bắt được nhu cầu sở thích của đa số khách hàng nên doanh thu của Công ty luôn giữ ổn định và tăng trưởng. Ưu thế cạnh tranh của Công ty trên thị trường chủ yếu được quyết định bởi chất lượng sản phẩm và sự tín nhiệm của khách hàng đối với sản phẩm mà Công ty đang kinh doanh với mục tiêu tôn chỉ của Công ty là sẵn sàng phục vụ đến tận tay người tiêu dùng, cung cấp các loại trà, cà phê và bánh kẹo nhập khẩu với chất lượng và giá cả phù hợp Có thể nêu ra một số mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công ty như: Trà các loại như: Trà Oolong, trà lài, tràAtiso, trà xanh…Cà phê các loại như: cà phê trống, cà phê thượng hạng…Bánh kẹo nhập khẩu các loại như: bánh White Castle, bánh Magic, kẹoSôcola, kẹo Elipse… vì các sản phẩm này có tính chất theo mùa vụ do đó mỗi loại sản phẩm hàng hóa cũng có những đặc thù riêng đòi hỏi nhà sản xuất cũng phải đa dạng hóa sản phẩm nhằm đáp ứng mọi nhu cầu sở thích của người tiêu dùng, Ngoài ra trong công tác quản lý và hạch toán hàng hóa, bao gồm cả quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ hàng hóa đơn vị cũng cần phải có những chiến lược riêng mang tính lâu dài.
Từ những đặc điểm trên đặt ra cho Công ty yêu cầu cao trong công tác quản lý và hạch toán hàng hóa, bao gồm cả quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản và dự trữ hàng hóa.
2.1.2 Đặc điểm quản lý hàng hóa tại Công ty
Công tác quản lý hàng hóa của công ty được thực hiện cả về mặt giá trị và hiện vật, hàng hóa nhập về được quản lý theo dõi từng loại, từng lô vì cùng một loại mỗi lần nhập có giá trị khác nhau, để tránh tình trạng mất mát hàng hóa Công ty đã chú trọng ngay từ khâu nhập đến khâu bảo quản trông coi Cụ thể là Công ty đã xây dựng hệ thống nội quy, quy chế trách nhiệm cho từng phòng ban, các bộ phận phối hợp kiểm tra thực hiện như phòng tiêu thụ, phòng kế toán tài vụ,…Trong đó phòng kế toán tài vụ chịu trách nhiệm kiểm tra giám sát về số lượng và giá trị hàng hóa sau mỗi lần nhập - xuất - tồn, tổ chức công tác ghi chép từ khâu hạch toán ban đầu đến khâu xác định kết quả kinh doanh, tình hình xuất kho hàng hóa được thực hiện theo giá thực tế trên các tài khoản, Sổ tổng hợp.
Việc tổ chức hệ thống sổ, tài khoản và quy trình hạch toán đúng theo quy định của chế độ kế toán và Công ty đã chú trọng đến việc hiện đại hóa công tác kế toán bằng các phần mềm chuyên nghiệp Trong quá trình bán hàng Công ty đã chủ động nắm bắt nhu cầu của khách hàng tạo điều kiện cho việc mua và thanh toán tiền hàng được thuận tiện, nhanh chóng và đảm bảo uy tín với khách hàng.
Dưới đây là danh sách một số mặt hàng của Công ty Thành An bán trên thị trường:
Mẫu số 1: Một số chủng loại hàng hóa
Số tt Chủng loại hàng hóa Đơn vị tính
2 Cà phê thượng hạng Hộp
III Bánh kẹo nhập khẩu
1 Bánh White Castle Butter Cookies Red Hộp
2 Bánh White Castle Butter Cookies Blue Hộp
3 Bánh Magic Stick Chocolate Hộp
4 Bánh Magic Stick Vanilla Hộp
5 Kẹo Almond Sôcôla nhân hạnh nhân Gói
6 Kẹo Sôcôla Coklat Peanut Gói
Nguồn: Kế toán công ty năm 2008
* Đặc điểm phương thức bỏn hàng:
Phương thức bán hàng có ảnh hưởng trực tiếp tới việc sử dụng các tài khoản kế toán, phản ánh tình hình xuất kho thành phẩm, hàng hóa Đồng thời có tính quyết định đối với việc xác định thời điểm bán hàng, hình thành doanh thu bán hàng và tiết kiệm chi phí bán hàng để tăng lợi nhuận.
Hiện nay Công ty đang thực hiện 2 phương thức tiêu thụ là phương thức bán buôn đại lý và phương thức bán lẻ hàng hóa:
- Bán lẻ hàng hóa là bán thẳng cho người tiêu dùng, các đơn vị, cá nhân mua để trực tiếp sử dụng với số lượng nhỏ.
- Bán buôn đại lý là bán cho các đơn vị, tổ chức, cá nhân mua để tiếp tục bán lại với số lượng và giá trị lớn.
Về phương thức thanh toán, Công ty chấp nhận các hình thức thanh toán như: Tiền mặt, chuyển khoản.
Kế toán bán hàng tại công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thành An
2.2.1 Kế toán giá vốn hàng bán
* Chứng từ và sổ sách sử dụng:
Chứng từ sử dụng: Giấy đề nghị xuất kho, phiếu xuất, biên bản bàn giao, lệnh điều động, hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm thu và các chứng từ liên quan khác…
Sổ sách sử dụng: Sổ nhật ký chung; Sổ cái các tài khoản 632, 511, 131, 3331; Bảng kê; Bảng tổng hợp; Sổ chi tiết, tổng hợp phải thu của khách hàng.
* Trình tự luân chuyển chứng từ:
Trình tự xuất kho được thực hiện như sau: Xuất kho hàng hóa trong Công ty cũng bao gồm các trường hợp khác nhau như: Xuất kho để bán, xuất kho dùng nội bộ Trình tự luân chuyển chứng từ được thể hiện như sau: Khi có yêu cầu xuất kho hàng hóa người có nhu cầu xuất hàng hóa viết giấy đề nghị xuất kho kèm theo giấy tờ liên quan như Hợp đồng kinh tế giữa khách hàng và Công ty trình Trưởng phòng hoặc Phó giám đốc xem xét và ký duyệt vào giấy đề nghị xuất kho Phòng Kế toán (Kế toán hàng hóa) nhập số liệu vào máy và in hóa đơn xuất bán hàng hóa do Bộ Tài chính phát hành Khi lập xong hóa đơn GTGT phải có chữ ký của Giám đốc hay Phó giám đốc Công ty và người bán hàng, sau đó người nhận hàng sẽ chuyển hóa đơn GTGT (liên 3) cho thủ kho để xuất hàng Sau khi xuất hàng theo đúng số lượng, chủng loại đã được ghi trong hóa đơn GTGT, thủ kho ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán phần hành để lưu Đồng thời sau khi đã giao hàng hóa cho khách hàng đầy đủ cả về số lượng, chủng loại và chất lượng hàng hóa, người chịu trách nhiệm bán hàng lập Biên bản bàn giao Biên bản này phải có chữ ký xác nhận của khách hàng Đối với hàng xuất dùng nội bộ phòng nào có nhu cầu sẽ lập
“Giấy đề nghị xuất kho”, chuyển cho Trưởng phòng ký duyệt Sau đó, chuyển
Giấy đề nghị này cho Phòng kế toán để phòng kế toán viết “Phiếu xuất kho” theo mẫu số 2 Tiếp đó, mang phiếu xuất kho xuống cho thủ kho Thủ kho sau khi xuất kho và ghi thẻ kho sẽ chuyển cho phòng kế toán để nhập số liệu
Mẫu số 2: PHIẾU XUẤT KHO
Công ty TNHH Thương mại và Đầu Tư Thành An Địa chỉ: 529 Nguyễn Văn Cừ- Quận Long Biên- Thành Phố Hà Nội
Họ, tên người nhận hàng: Chị Mai Địa chỉ(Bộ phận): Số 2 – Sài Đồng
Lý do xuất kho: Xuất bán
Xuất tại kho: Công ty Thành An
Số tt Mặt hang ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
1 Trà Oolong bao nhôm 250g Gói 10 90.000 900.000
Cộng tiền hàng Tiền thuế GTGT
Cộng thành tiền (bằng chữ): Chín trăm chín mươi nghìn đồng chẵn
Nguồn: Kế toán công ty năm 2008
Phiếu xuất chỉ có số lượng xuất không có giá xuất, giá được tính và hiển thị sau khi làm bút toán tính giá vốn Định khoản nghiệp vụ xuất dùng nội bộ như bút toán phản ánh giá vốn hàng bán xuất kho:
Giá vốn hàng xuất bán được tính dựa trên giá mua hàng, giá mua này không bao gồm chi phí thu mua hàng hóa, chi phí này được tính riêng Tại Công ty giá hàng hóa xuất kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền Kế toán hàng hóa sẽ tính đơn giá bình quân cho từng mặt hàng để từ đó xác định giá vốn vào cuối tháng Do Công ty đã trang bị phần mềm kế toán nên việc tính đơn giá bình quân cũng đơn giản hơn, kế toán viên chi cần làm một lệnh duy nhất thì phần mềm sẽ tự động tính giá Theo công thức: Đơn giá bình quân gia quyền Dư đầu kỳ + Nhập trong kỳ
Số lượng thực tế tồn và nhập trong kỳ
Trị giá vốn thực tế xuất kho = Số lượng vật tư xuất kho x Đơn giá bình quân gia quyền Hàng ngày, khi nhập số liệu cho “Hóa đơn bán hàng”, máy sẽ tự định khoản và cập nhật số liệu cho Sổ Nhật ký chung. Đến cuối tháng, để tính giá vốn hàng bán kế toán thực hiện như sau: Trên màn hình giao diện chọn mục “Tính giá vốn” (Mẫu số 3) Sau khi khai báo ngày tháng cần tính giá vốn, lúc này máy sẽ tự tổng hợp và tính giá trung bình cho từng loại mặt hàng Sau khi máy tổng hợp xong sẽ tự động cập nhật giá trung bình vừa tính vào cột giá vốn hàng bán trên các Sổ chi tiết và Sổ tổng hợp.
Giá trị doanh thu tiêu thụ được xác định theo công thức sau:
Doanh thu tiêu thụ = Đơn giá bán x Số lượng hàng hóa hàng húa tiờu thụ
Ví dụ: Trong tháng 9 năm 2008 số lượng Trà Oolong bao nhôm 250g trong tháng tiêu thụ 5000 gói với đơn giá 99.000đ, như vậy:
Doanh thu tiêu thụ trong tháng là: 5000 x 99.000 = 495.000.000đ
Mẫu số 3 : Giao diện tính giá vốn
Tính lại giá bình quân, tính tồn kho
Từ ngày 01 tháng 9 năm 2008 Đến ngày 31 tháng 9 năm 2008
2.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng
Công ty chủ yếu bán hàng thông qua các hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng đã được kí kết hoặc có cả những khách hàng lẻ đến trực tiếp mua hàng Căn cứ vào các hợp đồng kinh tế khi xuất hàng ra khỏi kho, kế toán lập hoá đơn GTGT và phiếu giao hàng Sau đó, làm thủ tục xuất hàng cho nhân viên phòng kinh doanh đi giao hàng Hoá đơn GTGT sẽ giao cho khách hàng, nếu như khách hàng thanh toán ngay thì phiếu giao hàng sẽ giao trả ngay cho khách hàng còn ngược lại thì phòng kinh doanh giao trả lại phiếu giao hàng cho phòng kế toán để lên sổ chi tiết công nợ.
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các hoá đơn GTGT và các chứng từ kế toán liên quan( cam kết nhận nợ, hợp đồng kinh tế, phiếu thu, giấy báo có…) để lên sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng, bảng kê thuế ) Các trường hợp có các khoản giảm trừ doanh thu và thuế GTGT đầu ra ( tính theo phương pháp khấu trừ ) sẽ được ghi vào sổ chi tiết bán hàng của từng loại sản phẩm.
2.2.2.1 Trường hợp khách hàng mua hàng thanh toán bằng tiền mặt
Khi khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán viết phiếu thu kèm theo hoá đơn GTGT, từ đó làm căn cứ để lên sổ quỹ tiền mặt và các sổ chi tiết bán hàng, bảng kê chứng từ bán hàng thu tiền mặt để cuối tháng ghi
Ví dụ : Ngày15/8/2008 Công ty xuất bán một lô hàng các sản phẩm Bánh kẹo Malaysia, Indonesia… cho Công ty cổ phần TMDV và XNK Tân Đại Hương và được khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt.
Khi xuất hàng ra khỏi kho, kế toán lập hoá đơn GTGT thành 3 liên:
- Liên 1 ( màu tím ) lưu tại quyển.
- Liên 2 ( màu đỏ ) giao cho khách hàng.
- Liên 3 (màu xanh) dùng để luân chuyển nội bộ.
Mẫu số 4: HOÁ ĐƠN GTGT
Mẫu số 01 GTKT - 3LL KE/2008B
0019120 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thương mại và Đầu Tư Thành An Địa chỉ: 529 Nguyễn Văn Cừ - Long Biên - Hà Nội
Số tài khoản: 15010000009666 Điện thoại: 04.38722473 MST: 0101500337
Họ tên người mua: Bùi Văn Mạnh
Tên đơn vị: Công ty cổ phần TMDV và XNK Tân Đại Hương Địa chỉ: CT 4 – Khu đô thị Sông Đà Mỹ Đình - Từ Liêm – Hà Nội
Hình thức thanh toán: TM MST: 0102019666
Số tt Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Kẹo Sôcôla Coklat Peanut 350g Gói 200 36.000 7.200.000
Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 1.660.000 Tổng cộng tiền thanh toán 18.260.000
Số tiền viết bằng chữ: Mười tám triệu hai trăm sáu mươi ngàn đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Nguồn: Kế toán công ty năm 2008 Đồng thời kế toán viết phiếu thu cũng lập thành 3 liên:
- Thủ quỹ giữ 1 liên để ghi sổ quỹ.
- Một liên lưu tại gốc ( kế toán tiền mặt lưu ).
- Một liên giao cho khách hàng.
Nguồn: Phòng kế toán năm 2008
Căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu thu tiền mặt, kế toán ghi sổ chi tiết doanh thu bán hang, sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết thuế GTGT theo định khoản:
2.2.2.2 Trường hợp khách hàng mua hàng thanh toán bằng chuyển khoản Để minh hoạ cụ thể cho trường hợp này em đưa ra một ví dụ sau: Đơn vị … Địa chỉ … Phiếu thu
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của BTC)
Họ và tên người nộp tiền : Bùi Văn Mạnh Địa chỉ : Công ty cổ phần TMDV và XNK Tõn Đại Hương
Lý do nộp : Thanh toán tiền mua hàng
Số tiền 18.260.000 VNĐ (Viết bằng chữ) Mười tám triệu hai trăm sáu mươi ngàn đồng Kèm theo : 01 Chứng từ gốc.
(Ký, họ tên, đóng dấu)
(Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền : (viết bằng chữ ) :
Tỷ giá ngoại tệ ( vàng, bạc, đá quý):
Ví dụ: Ngày 23/8/2008 Công ty có kí kết thực hiện bán sản phẩm cho
Công ty cổ phần dược phẩm Sông Hồng theo một hợp đồng kinh tế có nội dung như sau:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC
- Căn cứ Luật thương mại của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam được Quốc Hội thông qua ngày 14/06/2005.
- Căn cứ Bộ Luật Dân sự của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam được Quốc Hội thông qua ngày 28/10/1995.
- Căn cứ vào nhu cầu và khả năng mua bán của hai bên.
Hôm nay, ngày 23 tháng 08 năm 2008 tại văn phòng Công ty TNHH TM&ĐT Thành An
Bên bán hàng : CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ THÀNH AN Địa chỉ : 529 Nguyễn Văn Cừ - Long Biên - Hà Nội Điện thoại : 04.8722 473
Fax : 04.8726 592 ĐKKD số : 0102012616 do Sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Tài khoản số: 15010000009666 Tại Ngân hàng đầu tư phát triển Bắc Hà Nội.
Mã số thuế : 0101500337 Đại diện bởi: Bà Nguyễn Thị Vân Ký Chức vụ : Giám Đốc
( Sau đây được gọi là bên A )
Bờn mua hàng : CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM SÔNG HỒNG. Địa chỉ: Số 13 Nghách 64/27 Ngõ 58 Vũ Trọng Phụng- Thanh Xuân - Hà Nội. Địa chỉ KD : Siêu thị 31 Láng Hạ - Ba Đình - Hà Nội. ĐT : 04.2552 255 - 882 288
Tài khoản : 311-0003 51645 6300 Tại Ngân Hàng TMCP Quân Đội.
Mã số thuế : 0101938201 Đại diện bởi : Bà TRẦN MAI HỒNG Chức vụ: Tổng Giám Đốc ( Sau đây được gọi là bên B )
Sau khi bàn bạc, trao đổi hai bên thống nhất ký hợp đồng mua bán gồm các điều khoản sau: Điều 1: Tên hàng, quy cách hàng, phẩm chất:
1.1 Bên A bán cho bên B các sản phẩm Trà và Cafe Tâm Châu do bên A phân phối ( có bảng giá kèm theo ).
1.2 Quy cách, phẩm chất: Hàng hoá của bên A phải có phiếu kiểm nghiệm ( hoặc giấy tiếp nhận chất lượng ) do Bộ Y Tế hay cơ quan có thẩm quyền cấp
1.3 Bên A cam kết giao cho bên B các sản phẩm đã được cơ quan có thẩm quyền của Nhà Nước cho phép lưu hành về vệ sinh an toàn thực phẩm Hàng hoá giao cho bên B phải được đóng gói đúng quy cách, bảo đảm an toàn trong vận chuyển và bảo quản hàng hoá trong kho. Điều 2: Giá cả và phương thức thanh toán:
2.1 Bên A có thông báo bằng văn bản kịp thời cho bên B mỗi khi có thay đổi giá trước 07 ngày.
+ Giá hàng hoá bên A giao cho bên B là giá được thoả thuận giữa hai bên tuỳ theo từng thời điểm( Danh mục giá đính kèm là phần không thể thiếu của hợp đồng ).
2.2 Phương thức: Bên A đồng ý cho bên B gửi lại lô hàng đầu tiên để cho bên
B bầy bán tại siêu thị và lô hàng này sẽ được quyết toán khi hai bên thanh toán hợp đồng.
MỘT SỐ ĐỀ SUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ THÀNH AN
Đánh giá công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thành An
Tuy còn rất trẻ về tuổi đời nhưng Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thành An đã có những bước phát triển đáng khâm phục Chỉ sau 5 năm hoạt động Công ty đã tạo cho mình chỗ đứng vững chắc trên thị trường, các sản phẩm Công ty đang kinh doanh hiện nay đã chiếm 75% thị phần Có được điều này là do Công ty không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ, chế độ hậu mãi đối với khách hàng đặc biệt là Công ty luôn đổi mới và hoàn thiện phương pháp trả lương theo sản phẩm có chế độ thưởng phạt nghiêm minh, tạo không khí làm việc vui vẻ phấn khởi hăng hái thi đua trong cán bộ nhân viên làm việc với năng suất, chất lượng và hiệu quả tốt nhất Hiện nay Công ty là một đơn vị làm ăn có lãi và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước.
Có được những thành tích như trên, Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thành An đã không ngừng mở rộng thị trường tiêu thụ, khai thác triệt để các vùng thị trường tiềm năng, đồng thời có các biện pháp thoả đáng đối với các khách hàng quen thuộc nhằm tạo ra sự gắn bó hơn nữa để tạo ra nguồn cung cấp hàng hóa dồi dào và một thị trường tiêu thụ hàng hóa luôn ổn định. Ngoài ra để có thể đạt được kết quả như trên phải có sự cố gắng nỗ lực không ngừng của tất cả các thành viên của Công ty trong đó có sự đóng góp không nhỏ của phòng kế toán tài vụ, với cách bố trí công việc khoa học hợp lý như hiện nay, công tác kế toán của Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thành
An đã đi vào nề nếp và đã đạt được những kết quả nhất định.
Công ty có được đội ngũ nhân viên kế toán năng động và nhiệt tình say mê với công việc mỗi người đều được phân công nhiệm vụ rõ ràng, trình độ cán bộ kế toán ngày một nâng cao đáp ứng được yêu cầu của công việc, chấp hành đầy đủ mọi chế độ kế toán tài chính, bộ máy kế toán được tổ chức khá hợp lý, hệ thống kế toán của Công ty rất gọn nhẹ mà vẫn đảm bảo hoàn thành tốt khối lượng công việc được giao Công tác kế toán được phân công phù hợp với năng lực và trình độ của từng người, phát huy thế mạnh của mỗi nhân viên giúp cho công việc giải quyết được nhanh chóng.
Kế toán tiêu thụ hàng hóa ở Công ty nhìn chung đã phản ánh trung thực, số liệu, sổ sách rõ ràng, hạch toán chính xác các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phát sinh trong kỳ hạch toán, đảm bảo cung cấp được những thông tin cần thiết phục vụ cho công tác quản lý của Công ty mang lại hiệu quả kinh tế Việc tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và luân chuyển chứng từ trong quả trình bán hàng là tương đối hợp lý, trên cơ sở đảm bảo những nguyên tắc kế toán của chế độ hiện hành và phù hợp với khả năng, trình độ đội ngũ nhân viên kế toán, phù hợp với quy mô, đặc điểm kinh doanh của Công ty.
Ngoài những ưu điểm nêu trên thì công tác hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng vẫn còn những hạn chế cần được cải tiến và hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh và hiệu quả công tác kế toán.
3.1.2 Những hạn chế cần khắc phục
*Về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Đối với doanh nghiệp thương mại như Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thành An thì chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí, qua thời gian thực tập tại Công ty tôi nhận thấy việc hạch toán giữa chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp còn chưa hợp lý Ví dụ tài khoản 6421 “chi phí bán hàng” là tài khoản hợp cả chi phí tiền lương nhân viên văn phòng vào chi phí bán hàng là chưa hợp lý
* Về chính sách chiết khấu thanh toán:
Công ty luôn luôn chú trọng vào các chính sách về giá cả, chính sách thanh toán và chương trình khuyến mại, chiết khấu bán hàng cho những khách mua hàng với số lượng lớn nhưng Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thành An lại chưa áp dụng một số biện pháp thúc đẩy tiêu thụ rất hữu hiệu nữa là chiết khấu thanh toán cho những khoản thanh toán trước thời hạn, điều này không những làm cho hiệu quả kinh doanh giảm đi do không thúc đẩy được bán hàng mà còn làm cho doanh nghiệp thường hay bị chiếm dụng vốn.
*Ảnh hưởng của tình hình khủng hoảng tài chính trên thế giới tới công ty Thành An:
Nhìn tổng thể Công ty Thành An là một Công ty có quy mô nhỏ, vốn ít và nhân sự cũng khiêm tốn nên Công ty cũng không bị ảnh hưởng trực tiếp của tình hình khủng hoảng kinh tế thế giới nhiều và không rõ rệt Khi lạm phát trong nước tăng cao, giá cả của xăng dầu và các mặt hàng tiêu dùng thiết yếu cũng tăng đã ảnh hưởng tới đời sống công nhân viên Vì là Công ty hoạt động cả trong lĩnh vực nhập khẩu nên khi đồng USD mất giá cũng ảnh hưởng tới lượng hàng nhập về kho của Công ty: số hàng lượng nhập không nhiều vì giá quá cao…Nhưng bằng nội lực và sự cố gắng Công ty cũng sẽ vượt qua thời kỳ khủng hoảng kinh tế này.
Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Cty
Ngày nay, Kế toán không chỉ đơn thuần là công việc tính toán, ghi chép đơn thuần về vốn và sự vận động của vốn trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị, mà còn là bộ phận chủ yếu trong hệ thống thông tin kinh tế, là công cụ thiết yếu để quản lý tài chính trong Doanh nghiệp nói riêng và nền kinh tế nói chung Để có thể thực hiện tốt vai trò của kế toán thì yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán cho phù hợp với đặc thù kinh doanh của Doanh nghiệp, đáp ứng được yêu cầu quản lý vi mô và vĩ mô là vấn đề vô cùng cấp thiết.
Hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một phần khá quan trọng của công tác kế toán Doanh nghiệp, là bộ phận cung cấp thông tin về công tác bán hàng và Xác định kết quả kinh doanh của từng hoạt động Từ những thông tin đầy đủ, kịp thời do Kế toán cung cấp, ban lãnh đạo thấy được kết quả thực tế của từng hoạt động kinh doanh, để từ đó phân tích, xác định được các mặt mạnh, mặt yếu trong kinh doanh của Doanh nghiệp, phục vụ cho công tác quản lý, hoạch định chiến lược kinh doanh của Doanh nghiệp.
Hoàn thiện công tác kế toán nói chung và hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng là vấn đề cần thiết đối với bất cứ Doanh nghiệp nào Muốn vậy, trước hết công tác kế toán phải dựa trên các yêu cầu cơ bản sau:
+ Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng chế độ kế toán Chế độ kế toán sẽ là kim chỉ nam cho công tác kế toán trong mọi Doanh nghiệp. + Hoàn thiện nhưng phải dựa trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của Doanh nghiệp Đặc điểm của Doanh nghiệp như ngành nghề kinh doanh, hình thức pháp lý, đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý… chi phối trực tiếp đến quá trình kế toán và hình thức kế toán của Doanh nghiệp Vì vậy việc hoàn thiện công tác hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng sao cho phù hợp nhất với đặc điểm của Doanh nghiệp là yêu cầu rất cần thiết.
+ Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí và tăng được doanh thu Mục đích cuối cùng của bất kỳ Doanh nghiệp nào cũng là lợi được doanh thu Mặt khác hoàn thiện là để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, vì vậy việc hoàn thiện không thể tách rời với việc tiết kiệm chi phí và tăng doanh thu.
+ Ngoài ra hoàn thiện phải đáp ứng được thông tin kịp thời, chính xác phù hợp với yêu cầu quản lý.
+ Phải hướng tới vận dụng chuẩn mực kế toán quốc tế vào quá trình hạch toán sao cho đơn giản, dễ hiểu mà lại phải phản ánh chính xác, đầy đủ tình hình tài chính của Công ty.
Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty
- Ý kiến 1: Về việc hạch toán chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại:
Như đã nêu trên, Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thành An chưa có chế độ chiết khấu cho những khách hàng thanh toán sớm và những khách hàng mua hàng với khối lượng lớn Theo quy định của Bộ tài chính chiết khấu thanh toán là khoản tiền thưởng cho khách hàng tính trên tổng số tiền hàng mà họ đã thanh toán trước thời hạn quy định Còn chiết khấu thương mại là khoản tiền mà doanh nghiệp được giảm trừ hoặc thanh toán cho khách hàng do họ đã mua hàng với khối lượng lớn Trong thời gian tới Công ty nên đưa thêm vào chính sách bán hàng hai hình thức này nhằm mở rộng quy mô tiêu thụ hàng hoá và khuyến khích khách hàng thanh toán trong thời gian sớm nhất, hạn chế vốn bị chiếm dụng. Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến chiết khấu thương mại, kế toán sử dụng Tài khoản 521 “Chiết khấu thương mại”, và hạch toán như sau:
+ Trong kỳ khi có các nghiệp vụ chiết khấu thương mại phát sinh có khách hàng, căn cứ vào các chứng từ chứng minh kế toán vào “Phiếu khác” và định khoản như sau:
Nợ TK 521: Số chiết khấu thương mại khách hàng được hưởng.
Nợ TK 3331: Thuế GTGT trả lại cho khách hàng tương ứng với số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh.
Có TK 131: Trừ vào số tiền phải thu ở người mua
Có TK 338 (3388): Số chiết khấu thương mại chấp nhận nhưng chưa thanh toán cho người mua.
+ Đến cuối tháng sau khi thực hiện “Bút toán khóa sổ” máy tính sẽ tự động kết chuyển các khoản chiết khấu thương mại để xác định doanh thu thuần theo định khoản:
Có TK 521 Để hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu, kế toán sử dụng sổ ghi chi tiết TK 521, Sổ chi tiết TK 531, Sổ chi tiết TK 532, Sổ cái TK 521, Sổ cái TK
531, Sổ cái TK 532. Để hạch toán các khoản chiết khấu thanh toán, kế toán sử dụng tài khoản 635 “Chi phí tài chính”.
Trong kỳ khi phát sinh các khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng thanh toán trước thời hạn, kế toán căn cứ vào mục “Phiếu khác” để lập bút toán:
Nợ TK 635: Tổng số chiết khấu khách hàng được hưởng.
Có TK 131: Trừ vào số tiền phải thu của khách hàng.
Có TK 3388: Số chiết khấu chấp nhận nhưng chưa thanh toán cho người mua.
Cuối tháng sau khi thực hiện bút toán “Khóa sổ” máy tính sẽ tự động kết chuyển số liệu sang tài khoản 911 “Kết quả kinh doanh”.
Nợ TK 635: Chi phí hoạt động tài chính
-Ý kiến 2: Về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp:
+ Dựa vào bảng thanh toán lương của Công ty và danh sách nhân viên của Công ty tách phần lương của nhân viên bán hàng và nhân viên quản lý ra hai phần để hạch toán đúng vào tài khoản 6421, 6422 Do hạch toán trên không ảnh hưởng đến kết quả tiêu thụ hàng hóa của Công ty nên em chỉ nêu bút toán định khoản lại dựa trên bảng thanh toán lương như sau:
-Ý kiến 3: Về trích lập dự phòng cho các khoản thu khó đòi: Để đảm bảo tính trung thực của kế toán, Công ty nên mở thêm tài khoản 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”.
Các nghiệp vụ làm giảm vốn chủ sở hữu hoặc tăng chi phí là phải hạch toán khi có phát sinh Trong quá trình tiêu thụ nếu có phát sinh những khách hàng có khả năng khó đòi, kế toán Công ty cần phải xem xét và xác định số dự phòng cần phải lập cho những khách hàng này.
Theo em khoản dự phòng phải thu khó đòi cần phải lập, kế toán Công ty có thể dựa trên kinh nghiệm thực tế để xác định số dự phòng cần phải trích lập hoặc có thể xây dựng trên cở sở tỷ lệ dự phòng ước tính, trên cơ sở số tiền khó đòi thực tế trong 3 năm.
Tỷ lệ dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập = Tổng số tiền khó đòi thực tế
Tổng doanh thu bán chịu thực tế
Số nợ dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập
Tỷ lệ dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập x
Doanh thu bán chịu thực tế trong năm
Nếu phát sinh nghiệp vụ trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, kế toán Công ty nên mở thêm Tài khoản 139 chi tiết cho từng đối tượng, từng khoản phải thu khó đòi mà Doanh nghiệp đã lập dự phòng.
Về vấn đề bán hàng hóa: Tiếp tục tìm kiếm các mặt hàng mới và thị trường mới đồng thời củng cố và phát triển kinh doanh các mặt hàng và thị trường đã được thiết lập.
- Với các đơn vị kinh doanh thương mại, công tác tiếp thị quảng cáo đóng một vai trò quan trọng trong việc tăng doanh số bán ra Như vậy để có thể tiếp cận nhiều hơn với khách hàng, Công ty nên có những biện pháp tuyên truyền quảng cáo trên các phương tiện thông tin, có các biện pháp xúc tiến bán hàng để thúc đầy lượng hàng bán ra, rút ngắn vòng quay hàng hóa, tăng vòng quay của vốn, đảm bảo tiết kiệm chi phí sử dụng vốn cũng như bảo quản hàng hóa nâng cao hiệu quả kinh doanh Công ty phải nắm bắt được thông tin, nhu cầu hàng hóa để từ đó có mức dự trữ phù hợp.
Về công tác quản lý tài chính: Công ty phải giữ quan hệ tốt với ngân hàng, giữ tín nhiệm trong việc vay – trả nhằm giải quyết đủ vốn kịp thời cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Theo dõi và thu hồi công nợ đúng hạn, có biện pháp tích cực đòi nợ ráo riết nhưng vẫn chú ý giữ gìn mối quan hệ với khách hàng.
Trên đây là một số ý kiến của em nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Thành An Bên cạnh đó có một thực tế là công tác kế toán và công tác quản lý trong Doanh nghiệp có mối quan hệ biện chứng khăng khít với nhau Do đó, theo em Công ty nên tăng cường hoàn thiện công tác quản lý của mình và áp dụng kế toán quản trị vào quản lý doanh nghiệp.
Nền kinh tế đất nước chuyển sang nền kinh tế thị trường với những thuộc tính vốn có của nó Trong bối cảnh như vậy, kế toán quản trị được hình thành, phát triển một cách tất yếu và ngày càng khẳng định được những ưu điểm của nó trong những năm qua Chức năng của kế toán quản trị là cung cấp và truyền đạt các thông tin kinh tế về một tổ chức cho các đối tượng sử dụng khác nhau Khác với kế toán tài chính, kế toán quản trị cung cấp những thông tin về kinh tế tài chính một cách cụ thể, chi tiết và nó sử dụng một số nội dung khoa học khác như khoa học thống kê, quản trị kinh doanh…nên nó được coi như một hệ thống trợ giúp các nhà quản trị ra quyết định tối ưu Khi sử dụng những thông tin chi tiết đã tóm lược theo yêu cầu sử dụng nhà quản trị sẽ thấy được ở đâu có vấn đề cần phải giải quyết nhanh chóng, cần cải tiến kịp thời để có hiệu quả.
