Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Hệ thống ngân hàng thương mại từ khi ra đời và phát triển luôn đóng vai trò quan trọng và là một trong những trung tâm của nền kinh tế Mọi sự tác động từ kinh tế thế giới, mọi dấu hiện của khủng hoảng, lạm phát, suy thoái,… hầu hết đều có thể nhìn thấy qua hệ thống ngân hàng thương mại, đồng thời cũng có thể thông qua chính hệ thống ngân hàng này mà có những tác động tích cực ngược trở lại nhằm điều chỉnh nền kinh tế vĩ mô Trong đó Ngân hàng Nông nghiệp là một trong những Ngân hàng thương mại hàng đầu giữ vai trò chủ đạo và chủ lực trong phát triển kinh tế Việt Nam (80% dân số Việt nam làm trong nông nghiệp), đặc biệt là đầu tư cho nông nghiệp, nông dân, nông thôn.
Trong điều kiện hội nhập kinh tế khu vực và thế giới, hệ thống Ngân hàngThương mại Việt Nam đang đứng trước vận hội lớn đi kèm với nó là những thách thức to lớn Các cơ hội là hội nhập kinh tế quốc tế mở ra cơ hội giao lưu và hợp tác kinh tế, tạo điều kiện để các Ngân hàng có thể nhanh chóng bắt kịp trình độ quản lý cũng như trình độ công nghệ của các Ngân hàng thương mại của các quốc gia phát triển Ngân hàng Việt nam sẽ hoạt động an toàn hiệu quả hơn thông qua việc cải tổ triệt để để nâng cao khả năng cạnh tranh và tồn tại trong môi trường mới, sự quan tâm và gia tăng giám sát của mọi chủ thể tham gia vào các hoạt động kinh tế, tham gia vào các kênh lưu chuyển tiền tệ sẽ tạo ra môi trường lành mạnh, buộc các nhà kinh doanh tiền tệ phải tính toán đến hiệu quả, sự lành mạnh của các quan hệ tài chính Bên cạnh đó hoạt động kinh doanh Ngân hàng luôn phải đối mặt với nhiều loại hình rủi ro do đó hoạt động thanh tra, kiểm soát nội bộ của Ngân hàng phải có những thay đổi kịp thời để thích ứng đặc biệt là đối với Ngân hàng nông nghiệp là một trong những ngân hàng thương mại nhà nước với quy mô kinh doanh lớn, thực hiện kinh doanh đa năng, cung cấp sản phẩm dịch vụ tài chính ngân hàng đa dạng với mạng lưới rộng khắp từ trung ương đến xã, phường và sự thay đổi của mô hình tổ chức và hệ thống công nghệ thông tin cũng đòi hỏi, cho phép tạo ra sự thay đổi trong hoạt động kiểm soát nội bộ.
Mặc dù Hà tĩnh trong những năm qua công tác quy hoạch, đầu tư xây dựng cơ bản, cùng với việc hoàn thiện và ban hành các cơ chế, chính sách thông thoáng và hấp dẫn Hà tĩnh đã khởi động và thực hiện các dự án lớn như sắt Thạch khê, khu kinh tế cảng biển Vũng Áng…với chiến lược đẩy nhanh tốc độ phát triển công nghiệp, chuyển dịch cơ cấu kinh tế, kinh tế tỉnh đã có những chuyển biến tích cực nhưng nó vẫn là một địa bàn kinh tế nhỏ, chưa phát triển mạnh, hoạt động của các Ngân hàng còn tiềm ẩn nhiều rủi ro, ảnh hưởng trực tiếp tới sự tồn tại và phát triển của Ngân hàng trong khi đó kiểm soát nội bộ được ví như “thần kinh trung ương” của một ngân hàng thương mại.
Xuất phát từ lý luận và thực tiễn của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng No&PTNT Hà tĩnh và đứng trên vị trí là Cán Bộ của Ngân hàng nhà nước- Ngân hàng quản lý, tôi chọn đề tài : “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam - Chi nhánh Hà tĩnh” choLuận văn Thạc sỹ kinh tế của mình.
Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài
Đến nay đã có nhiều đề tài nghiên cứu: thạc sỹ, luận án tiến sỹ và một số bài báo trên các tạp chí kế toán, tạp chí ngân hàng nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp cũng như trong lĩnh vực ngân hàng Các công trình nghiên cứu đó đã đóng góp về mặt lý luận và được vận dụng vào thực tiễn góp phần mang lại hiệu quả, phòng ngừa rủi ro trong hoạt động của Doanh nghiệp cũng như trong lĩnh vực ngân hàng.
Như đề tài nghiên cứu của tác giả Khúc Thị Huyền Trang, tác giả của đề tài luận văn “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý tài chính tại Chi nhánh Ngân hàng No&PTNT Long Biên” đã khái quát về lý hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính Đồng thời tác giả đã mô tả, phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh NHNo&PTNT Long Biên, từ những hạn chế tác giả đưa ra các ý kiến, giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý tài chính tại Chi nhánh NHNo&PTNT Long Biên Theo bản thân tôi đánh giá mặc dù ở phần giải pháp tác giả đã đề cập đến việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tức là hoàn thiện các yếu tố cơ bản cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ nhưng giải pháp có hướng chung chung chưa cụ thể rõ ràng nguyên nhân như tác giả đề cập là để có những giải pháp thực sự có ý nghĩa phải thực hiện một dự án quy mô hơn, với sự tham gia của một số chuyên gia về lĩnh vực này và một sự đầu tư thích đáng trong một khoảng thời gian nhất định. Đề tài thứ hai của tác giả Trần Thị Phương Loan, tác giả của đề tài luận văn
“Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của Ngân hàng ĐT&PT Việt Nam” Trên cơ sở lý luận, phân tích đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng ĐT&PT Việt Nam luận văn đã đưa ra một giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ có ý nghĩa thực tiễn.
Qua các nghiên cứu của các tác giả phần nào định hướng được công tác nghiên cứu của bản thân cũng như việc đưa ra các phương hướng về giải quyết vấn đề thông qua việc khảo sát tại NHNo&PTNT Chi nhánh Hà tĩnh được đề cập trong luận văn này và cũng căn cứ vào đặc điểm riêng, thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ của Chi nhánh NHNo&PTNT Hà tĩnh mà đưa ra những giải pháp hoàn thiện sát với Chi nhánh hơn
Mục tiêu nghiên cứu đề tài
Xuất phát từ sự cần thiết phải hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các Ngân hàng Thương mại nói chung và Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Hà tĩnh nói riêng, trên cơ sở nghiên cứu một cách khoa học và có hệ thống, luận văn hướng đến những mục tiêu cụ thể sau:
- Làm rõ những vấn đề lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Thương Mại.
- Phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển Nông thôn Hà tĩnh để từ đó thấy được những ưu điểm, những tồn tại và nguyên nhân.
- Từ đó đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Hà tĩnh.
Các câu hỏi đặt ra cho nghiên cứu
Trên cơ sở đối tượng nghiên cứu của Luận văn là hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh Ngân hàng No&PTNT Hà tĩnh, câu hỏi đặt ra cho nghiên cứu là:
- Những chỉ tiêu nào được sử dụng để đo lường hiệu lực hoạt động kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh?
- Ngân hàng phải đối mặt với những rủi ro gì?
- Làm thế nào có thể tăng cường hiệu lực của hoạt động kiểm soát nội bộ tạiChi nhánh?
Phương pháp nghiên cứu
Quá trình nghiên cứu đề tài dựa trên phương pháp luận của chủ nghĩa duy vạt biện chứng để xem xét các vấn đề liên quan một cách loogic, cụ thể đồng thời kết hợp giữa lý luận và thực tế, kết hợp các phương pháp diễn giải, qui nạp, phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích, phương pháp thống kê…để phân tích, hệ thống hóa và đưa ra các nhận thức riêng của mình cũng như tìm ra những vấn đề cần phải giải quyết trong thực tiễn.
Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
- Trên phương diện lý luận: Đi sâu nghiên cứu và hệ thống hoá những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Thương mại.
- Trên phương diện thực tiễn: Phân tích và nghiên cứu một cách có hệ thống về thực trạng kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng No&PTNT chi nhánh Hà tĩnh, nêu những kết quả đạt được, những tồn tại , những nguyên nhân trong hoạt động kiểm soát nội bộ của Ngân hàng No&PTNT trong năm 2009 đến nay.
Trên cơ sở nghiên cứu từ đó đưa ra một số giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh để kiểm soát nội bộ thực sự trở thành công cụ đắc lực của Chi nhánh nhằm đảm bảo phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời các rủi ro và đạt được các mục tiêu mà Ngân hàng No đã đặt ra.
Kết cấu của luận văn: Luận văn được chia làm 4 chương
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Nông nghiệp.
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
Khái quát chung về hệ thống kiểm soát tại Ngân hàng Thương mại
2.1.1 Khái niệm, chức năng của Ngân hàng Thương mại
Ngân hàng thương mại đã hình thành tồn tại và phát triển hàng trăm năm gắn liền với sự phát triển của kinh tế hàng hoá Sự phát triển hệ thống NHTM đã có tác động rất lớn và quan trọng đến quá trình phát triển của nền kinh tế hàng hoá, ngược lại kinh tế hàng hoá phát triển mạnh mẽ đến giai đoạn cao nhất là nền kinh tế thị trường thì NHTM cũng ngày càng được hoàn thiện và trở thành những định chế tài chính không thể thiếu được.
Ngân hàng thương mại là tổ chức kinh doanh tiền tệ mà hoạt động chủ yếu và thường xuyên là nhận tiền kí gửi từ khách hàng với trách nhiệm hoàn trả và sử dụng số tiền đó để cho vay, thực hiện nghiệp vụ chiết khấu và làm phương tiện thanh toán.
Từ nhận định trên có thể thấy NHTM là một trong những định chế tài chính mà đặc trưng là cung cấp đa dạng các dịch vụ tài chính với nghiệp vụ cơ bản là nhận tiền gửi, cho vay và cung ứng các dịch vụ thanh toán Ngoài ra, NHTM còn cung cấp nhiều dịch vụ khác nhằm thoả mãn tối đa nhu cầu về sản phẩm dịch vụ của xã hội.
Chức năng của ngân hàng thương mại
- Chức năng trung gian tín dụng
Chức năng trung gian tín dụng được xem là chức năng quan trọng nhất của ngân hàng thương mại Khi thực hiện chức năng trung gian tín dụng, NHTM đóng vai trò là cầu nối giữa người thừa vốn và người có nhu cầu về vốn Với chức năng này, ngân hàng thương mại vừa đóng vai trò là người đi vay, vừa đóng vai trò là người cho vay và hưởng lợi nhuận là khoản chênh lệch giữa lãi suất nhận gửi và lãi suất cho vay và góp phần tạo lợi ích cho tất cả các bên tham gia: người gửi tiền và người đi vay.
- Chức năng trung gian thanh toán Ở đây NHTM đóng vai trò là thủ quỹ cho các doanh nghiệp và cá nhân, thực hiện các thanh toán theo yêu cầu của khách hàng như trích tiền từ tài khoản tiền gửi của họ để thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ hoặc nhập vào tài khoản tiền gửi của khách hàng tiền thu bán hàng và các khoản thu khác theo lệnh của họ Các NHTM cung cấp cho khách hàng nhiều phương tiện thanh toán tiện lợi như séc, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, thẻ rút tiền, thẻ thanh toán, thẻ tín dụng… Tuỳ theo nhu cầu, khách hàng có thể chọn cho mình phương thức thanh toán phù hợp Nhờ đó mà các chủ thể kinh tế không phải giữ tiền trong túi, mang theo tiền để gặp chủ nợ, gặp người phải thanh toán dù ở gần hay xa mà họ có thể sử dụng một phương thức nào đó để thực hiện các khoản thanh toán Do vậy các chủ thể kinh tế sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí, thời gian, lại đảm bảo thanh toán an toàn Chức năng này vô hình chung đã thúc đẩy lưu thông hàng hoá, đẩy nhanh tốc độ thanh toán, tốc độ lưu chuyển vốn, từ đó góp phần phát triển kinh tế.
Tạo tiền là một chức năng quan trọng, phản ánh rõ bản chất của ngân NHTM. Với mục tiêu là tìm kiếm lợi nhuận như là một yêu cầu chính cho sự tồn tại và phát triển của mình, các NHTM với nghiệp vụ kinh doanh mang tính đặc thù của mình đã vô hình chung thực hiện chức năng tạo tiền cho nền kinh tế Chức năng tạo tiền được thực thi trên cơ sở hai chức năng khác của NHTM là chức năng tín dụng và chức năng thanh toán Thông qua chức năng trung gian tín dụng, ngân hàng sử dụng số vốn huy động được để cho vay, số tiền cho vay ra lại được khách hàng sử dụng để mua hàng hoá, thanh toán dịch vụ trong khi số dư trên tài khoản tiền gửi thanh toán của khách hàng vẫn được coi là một bộ phận của tiền giao dịch, được họ sử dụng để mua hàng hoá, thanh toán dịch vụ… Với chức năng này, hệ thống NHTM đã làm tăng tổng phương tiện thanh toán trong nền kinh tế, đáp ứng nhu cầu thanh toán, chi trả của xã hội.
2.1.2 Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Trong mỗi doanh nghiệp, chức năng kiểm tra kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Đứng trên các góc độ khác nhau có các định nghĩa khác nhau về hệ thống kiểm soát nội bộ.
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo vệ độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động.
Theo như Coso- Khung thống nhất về kiểm soát nội bộ được sử dụng phổ biến tại Hoa kỳ, kiếm soát nội bộ được định nghĩa là: “ một hệ thống đặt ra nhằm đảm bảo a) Doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và đi đúng hướng b) Doanh nghiệp cung cấp các báo cáo tài chính đáng tin cậy và c) Doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định và luật pháp
Văn bản hướng dẫn kiểm toán quốc tế số 6 được Hội đồng Liên hiệp các nhà kế toán Malaysia (Malaysian Assembly of Certificated Public Accountant - MACPA) và Viện kế toán Malaysia (Malaysian Institute of Accountant - MIA) đưa ra như sau : “Hệ thống kiểm soát nội bộ là cơ cấu tổ chức cộng với những biện pháp, thủ tục do Ban quản trị của một tổ chức thực thể chấp nhận, nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu của Ban quản trị đảm bảo tăng khả năng thực tiễn tiến hành kinh doanh trong trật tự và có hiệu quả bao gồm : tuyệt đối tuân theo đường lối của Ban quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện gian lận, sai lầm, đảm bảo tính chính xác, toàn hiện số liệu hạch toán, xử lý kịp thời và đáng tin cậy số liệu thông tin tài chính. Phạm vi của hệ thống kiểm soát nội bộ còn vượt ra ngoài những vấn đề có liên quan trực tiếp với chức năng của hệ thống kế toán Mọi nguyên lý riêng của hệ thống kiểm soát nội bộ được xem như hoạt động của hệ thống và được hiểu là Kiểm soát nội bộ”.
Hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountant - EAA) định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ như sau : “Một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thành lập bởi Ban quản lý nhằm :
- Tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả;
- Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị;
- Giữ an toàn tài sản;
- Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thành phần riêng lẻ của hệ thống Kiểm soát nội bộ được coi là hoạt động kiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ.”
Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated Public Accountant - AICPA) định nghĩa kiểm soát nội bộ như sau : “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”
Theo chuẩn mực kiểm toán 400 của Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam:
Hệ thống kiểm soát nội bộ: Là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.
Từ các định nghĩa về kiểm soát nội bộ đã nêu có thể khái quát khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ :
Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ các qui định, chính sách, các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát được thiết kế và vận hành trong toàn bộ doanh nghiệp nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị:
+ Bảo vệ tài sản của đơn vị.
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM - CHI NHÁNH HÀ TĨNH
Đặc điểm hoạt động và tổ chức quản lý ảnh hưởng đến việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại ngân hàng nông nghiệp
và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại ngân hàng nông nghiệp.
3.1.1 Sơ lược về Ngân hàng nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam Đi theo đường lối đổi mới do Đại hội Đảng VI khởi xướng năm 1986 và xác định đổi mới hệ thống ngân hàng là khâu then chốt, ngày 26/03/1988, Hội đồng bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành Nghị định 53/HĐBT thành lập các ngân hàng chuyên doanh, trong đó có Ngân hàng Phát triển Nông nghiệp Việt nam - tiền thân của Agribank ngày nay.
Ngày 26/03/1988 đã đi vào lịch sử Tài chính; Ngân hàng Việt nam như một dấu mốc quan trọng, đánh dấu sự ra đời của một Ngân hàng chuyên doanh đi đầu trong đầu tư vào một lĩnh vực được coi là rủi ro, bấp bênh nhất nhưng cũng đầy tiềm năng nhất đó là nông nghiệp, nông thôn và nông dân Để đến hôm nay, chúng ta tự hào nói rằng: Agribank ra đời vì nông nghiệp và trưởng thành từ gắn bó với nông nghiệp
Lịch sử Agribank là lịch sử có nhiều thăng trầm và dấu ấn đáng ghi nhớ, với những tên gọi khác nhau gắn với những nhiệm vụ khác nhau của từng thời kỳ phát triển kinh tế đất nước: Ngân hàng Phát triển Nông nghiệp Việt nam (1988 - 1990); Ngân hàng Nông nghiệp Việt nam (1990 - 1996); Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt nam (1996 - nay) Khi thành lập, Ngân hàng Phát triểnNông nghiệp Việt nam đối mặt với muôn vàn khó khăn tưởng chừng không vượt qua nổi Nhiệm vụ chủ yếu của Ngân hàng phát triển Nông nghiệp Việt nam lúc bấy giờ là: kinh doanh tiền tệ, tín dụng ngân hàng trong lĩnh vực nông –lâm- ngư- nghiệp với địa bàn hoạt động chủ yếu là ở các vùng nông thôn, miền núi ở tất cả 53 tỉnh, thành phố của Việt Nam Trong tổng số trên 36.000 cán bộ lúc đó chỉ có 10% trình độ đại học, cao đẳng còn lại là trung cấp, sơ cấp hoặc chưa được đào tạo Tổng tài sản chưa tới 1.500 tỷ đồng Tổng nguồn vốn 1.056 tỷ đồng, trong đó vốn huy động chỉ chiếm 42% còn lại 58% phải vay từ Ngân hàng nhà nước Tổng dư nợ 1.126 tỷ đồng, trong đó 93% là ngắn hạn; tỷ lệ nợ xấu trên 10% Khách hàng hoàn toàn là các doanh nghiệp quốc doanh và các hợp tác xã phần lớn là làm ăn thua lỗ, lao động thiếu việc làm, nguy cơ phá sản luôn rình rập. Đối mặt với thách thức, ngay từ ngày đầu Ngân hàng phát triển nông nghiệp triển khai một số giải pháp mạnh nhằm chuyển hướng thành một ngân hàng thương mại tự chủ Đó là: tập trung đầu tư cho kinh doanh lương thực; mạnh dạn thí điểm cho vay trực tiếp đến hộ nông dân; Với những cố gắng này, Ngân hàng Phát triển nông nghiệp đã từng bước xác lập được vị thế trong hệ thống ngân hàng.
Năm 1990, Pháp lệnh ngân hàng ra đời đánh dấu một mốc quan trọng trong quá trình đổi mới ngành ngân hàng Hệ thống ngân hàng phân thành hai cấp: Ngân hàng nhà nước với chức năng ngân hàng trung ương và các ngân hàng thương mại kinh doanh theo cơ chế thị trường Chuyển sang hoạt động theo cơ chế độc lập, tự chủ, tự chịu trách nhiệm, Ngân hàng Nông nghiệp Việt nam thực sự đối mặt với nguy cơ phá sản Đứng trước lựa chọn, tồn tại hay phá sản, toàn hệ thống Ngân hàng nông nghiệp đã đoàn kết một lòng, kiên quyết thực thi các biện pháp quyết liệt đó là: tinh giảm gần 10.000 cán bộ chỉ trong vòng 1 năm, mạnh dạn triển khai cơ chế khoán tài chính đến chi nhánh và người lao động; thể chế hoá hoạt động cho vay hộ nông dân được thí điểm thành công trước đó, tăng cường liên kết với các tổ chức đoàn thể đặc biệt là Hội nông dân, Hội phụ nữ trong việc chuyển tải vốn đến các hộ nông dân; mở rộng kinh doanh đa năng và kinh doanh đối ngoại; phát triển quan hệ quốc tế Ngân hàng Nông nghiệp Việt nam cũng chính là người sáng lậpQuỹ cho vay ưu đãi hộ nghèo và Ngân hàng phục vụ người nghèo - tiền thân củaNgân hàng chính sách xã hội sau này Với các quyết sách đột phá này, từ năm 1993,Ngân hàng Nông nghiệp Việt nam đã bắt đầu hoạt động có lãi và thực sự chuyển mình thành một ngân hàng thương mại kinh doanh đa năng, có uy tín trong nước.
Bước sang giai đoạn lịch sử mới với việc đổi tên thành Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt nam hoạt động theo mô hình Tổng công ty, từ năm 1996 hoạt động của Agribank có sự thay đổi về chất, vừa kế thừa và phát huy truyền thống, vừa tạo được những yếu tố đột phá trên nhiều phương diện về năng lực tài chính, công nghệ, tổ chức, cán bộ và quản trị điều hành hướng đến chuẩn mực, thông lệ hiện đại
Bằng những giải pháp mang tính đột phá và cách làm mới, Agribank thực sự khởi sắc Đến cuối năm 2010, Agribank với gần 40.000 Cán bộ, viên chức tại hơn 2.300 Chi nhánh và Phòng giao dịch trong toàn hệ thống Tổng tài sản của Agribank trên 524.000 tỷ đồng, tăng 54.000 tỷ đồng so với năm 2009; tổng nguồn vốn đạt 474.941 tăng 40.610 tỷ đồng so với đầu năm Huy động từ khách hàng đạt 427.372 tỷ đồng tăng 60.377 tỷ đồng so với đầu năm Agribank chú trọng tăng trưởng nguồn vốn ổn định từ dân cư, các tổ chức kinh tế, thực hiện đa dạng các sản phẩm, hình thức huy động vốn…tiếp tục đảm bảo cơ cấu nguồn vốn có tính ổn định cao Tổng dư nợ nền kinh tế đạt 414.755 tỷ đồng tăng 60.643 tỷ đồng so với đầu năm. Agribank tiếp tục khẳng định vai trò chủ lực trên thị trường tài chính nông thôn và nền kinh tế đất nước, triển khai có hiệu quả Nghị định 41/2010/NĐ-CP của Chính phủ về chính sách tín dụng phục vụ Nông nghiệp, nông thôn Tiếp tục được các tổ chức tài chính quốc tế như Ngân hàng thế giới, Ngân hàng phát triển Châu á, Cơ quan phát triển Pháp, Ngân hàng Đầu tư Châu âu… tín nhiệm ủy thác triển khai nhiều dự án nước ngoài, duy trì quan hệ đại lý với 1.034 ngân hàng tại 95 quốc gia và vùng lãnh thổ, đồng thời chính thức khai trương Chi nhánh tại Campuchia, đánh dấu việc mở rộng mạng lưới ra nước ngoài.
Trong chiến lược phát triển của mình, Agribank sẽ trở thành một Tập đoàn ngân hàng tài chính đa ngành, đa sở hữu, hoạt động đa lĩnh vực Theo đó, toàn hệ thống xác định những mục tiêu lớn phải ưu tiên, đó là: Tiếp tục giữ vai trò chủ đạo,chủ lực trên thị trường tài chính nông thôn, luôn mãi là người bạn đồng hành thuỷ chung và tin cậy của trên 10 triệu hộ gia đình; tiến tới cổ phần hoá Agribank theo định hướng và lộ trình thích hợp; đẩy mạnh tái cơ cấu ngân hàng; giải quyết triệt để vấn đề nợ xấu; đạt hệ số an toàn vốn theo tiêu chuẩn quốc tế; phát triển hệ thống công nghệ thông tin; đa dạng hoá sản phẩm; nâng cao chất lượng dịch vụ; chuẩn bị nguồn nhân lực chất lượng cao; đảm bảo các lợi ích của người lao động và phát triển thương hiệu - văn hóa Agribank.
3.1.2 Giới thiệu về Ngân hàng nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Hà Tĩnh
3.1.2.1 Sơ lược về Ngân hàng nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Hà Tĩnh Ngày 24/08/1991 Thống đốc NHNN Việt nam ra Quyết định số 115/NH-QĐ giải thể Ngân hàng Nông nghiệp Nghệ Tĩnh, đồng thời thành lập Ngân hàng Nông nghiệp Nghệ An và Ngân hàng Nông nghiệp Hà tĩnh.
Sau ngày thành lập, Ngân hàng Nông nghiệp Hà tĩnh có 747 người, với 8 NHNo hoạt động tại 8 huyện: Kỳ Anh, Cẩm Xuyên, Can Lộc, Nghi Xuân, Hương Khê, Hương Sơn, Đức Thọ, Thạch Hà, trình độ chuyên môn còn bất cập; đại học cao đẳng chiếm 11%, trung học chiếm 64%, sơ cấp 23%, chưa qua đào tạo 2%, chưa qua đào tạo 2%, ngoại ngữ và tin học hầu như không có, tổng nguồn vốn huy động trên địa bàn chỉ đạt 37,8 tỷ trong khi dư nợ hữu hiệu 43,3 tỷ đồng, nguồn vốn không đủ phải vay cấp trên 16,8 tỷ đồng Hoạt động trên địa bàn Hà tĩnh là một tỉnh nghèo, kinh tế xã hội chậm phát triển, cơ sở vật chất nhỏ bé và lạc hậu, sản xuất nông nghiệp manh mún, chưa có ngành công nghiệp mũi nhọn Phần lớn các doang nghiệp đang trong tình trạng sản xuất, kinh doanh thua lỗ, thương mại dịch vụ chậm phát triển, sản xuất Nông nghiệp còn mang nặng tính tự cung, tự cấp, mức sống của đại bộ phận nhân dân còn thấp, tỷ lệ hộ đói nghèo chiếm gần 50%; thực trạng đó đặt ra cho NHNo Hà tĩnh nhiệm vụ hàng đầu là “Nhanh chóng ổn định công tác tổ chức, chuyển đổi cơ chế hoạt động kinh doanh, huy động vốn và cho vay mở rộng hoạt động tiền tệ tín dụng Ngân hàng, góp phần thúc đẩy nền kinh tế - xã hội tỉnh nhà phát triển’’
Với điều kiện ban đầu hết sức khó khăn như vậy nhưng với bằng những giải pháp mang tính đột phá về: đổi mới về công tác tổ chức cán bộ, phương pháp điều hành kế hoạch chủ động nguồn vốn kinh doanh, đổi mới cơ cấu và mở rộng đầu tư tín dụng, hoạt động kế toán, tiền tệ, kho quỹ và coi trọng công tác thanh tra, kiểm tra hướng hoạt động kinh doanh vào trật tự, kỷ cương, đúng pháp luật, triển khai nhanh và đồng bộ nhiều loại hình dịch vụ đã làm cho hoạt động kinh doanh của NHNo&PTNT Hà tĩnh đa dạng và phong phú hơn, cùng với sự nỗ lực cố gắng của toàn thể CBVC NHNo Hà tĩnh có sự thay đổi về chất đặc biệt là từ năm 2003 đến nay, tạo được những yếu tố đột phá trên nhiều phương diện về năng lực tài chính, công nghệ, tổ chức, cán bộ và quản trị điều hành, từng bước thực hiện chiến lược thị trường với mục tiêu trở thành Ngân hàng kinh doanh đa năng
Việc khai trương hoạt động của Chi nhánh không chỉ góp phần phát triển kinh tế tỉnh Hà tĩnh, thực hiện công cuộc xóa đói giảm nghèo, từng bước xây dựng nông thôn mới trên bước đường Công nghiệp hóa- Hiện đại hóa đất nước, khẳng định vai trò, vị thế của chi nhánh trong công cuộc phát triển kinh tế địa phương, hoạt động kinh doanh ngày càng đi vào trật tự, kỷ cương, đúng pháp luật, ổn định và phát triển bền vững, đời sống vật chất tinh thần cán bộ không ngừng được cải thiện, uy tín của ngành ngày càng được khẳng định và nâng cao mà còn khai thác khả năng nguồn vốn nội lực phục vụ nhu cầu vốn cho sự nghiệp Công nghiệp hóa- Hiện đại hóa đất nước Đến 30/12/2010 toàn chi nhánh có 530 cán bộ với 338 nữ, 192 năm, tuổi đời bình quân 40, trình độ trên đại học 1%, đại học 60%, trung cấp 28%, sơ cấp 11% Trong những năm qua Chi nhánh đã nỗ lực phấn đấu mở rộng mạng lưới hoạt động, đến nay Chi nhánh có 16 Ngân hàng No huyện, thị, thành phố Với quy mô, mạng lưới hoạt động ngày càng mở rộng, ngày càng có nhiều NH TMCP được mở trên địa bàn đã tạo ra môi trường cạnh tranh sôi động trên thị trường tiền tệ đòi hỏi hệ thống kiểm soát nội bộ phải vận hành và hoạt động có hiệu quả.
Kể từ khi thành lập đến nay, chi nhánh đã nhiều lần bổ sung, rà soát lại hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của chi nhánh trong từng giai đoạn Tuy nhiên trong môi trường cạnh trạnh gay gắt và luôn phải đối mặt với rủi ro như hiện nay, vấn đề quản lý ngày càng đòi hỏi cao hơn, nhiều vấn đề vượt qua tầm kiểm soát của Chi nhánh, các quy chế kiểm soát đã không theo kịp sự phát triển làm bất cập, ảnh hưởng đến sự phát triển của Chi nhánh Do vậy, việc nghiên cứu, xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại chi nhánh là yêu cầu khách quan để Chi nhánh hạn chế rủi ro trong quá trình kinh doanh
3.1.2.2 Cơ cấu tổ chức của ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn
Hà Tĩnh a) Cơ cấu tổ chức:
Về cơ cấu tổ chức bộ máy thực hiện theo quyết định số 1377/QĐ-HĐQT- TCCB ngày 24 tháng 12 năm 2007 của chủ tịch hội đồng quản trị NHNo&PTNT Việt Nam trụ sở chính ( văn phòng NHNo&PTNT tỉnh) có 7 phòng chức năng : Phòng kế hoạch kinh doanh, phòng kế toán-Ngân quỹ, phòng hành chính và nhân sự, phòng kiểm tra, kiểm toán nội bộ, phòng kinh doanh ngoại hối, phòng điện toán và phòng dịch vụ&Marketing Về mạng lưới hoạt động có 16 chi nhánh NHNo&PTNT loại 3 và 22 phòng giao dịch Sơ đồ mô hình tổ chức như sau:
Ghi chú: Phòng HCNS: Giám đốc phụ trách mảng nhân sự
Phó Giám đốc phụ trách mảng Hành chính
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của NHNo&PTNT Hà Tĩnh
Phó Giám đốc Phó Giám đốc
Phòng Thanh toán Quốc tế
Phòng Hành chính nhân sự
PhòngKiểm toán nội bộ
Với 7 phòng chức năng và 16 NHNo Huyện loại 3 trực thuộc đã thực hiện toàn bộ các hoạt động kinh doanh của Chi nhánh, góp phần phát triển tỷ lệ tăng trưởng về nguồn vốn, dư nợ, quỹ thu nhập của toàn chi nhánh. b) Chức năng nhiệm vụ của một số phòng ban:
- Phòng kế hoạch kinh doanh : Trực tiếp quản lý nguồn vốn đảm bảo các cơ cấu về kỳ hạn, loại tiền tệ…,quản lý các hệ số an toàn theo quy định.Tham mưu cho giám đốc chi nhánh điều hành nguồn vốn và chịu trách nhiệm đề xuất chiến lược khách hàng chiến lược huy động vốn.Thẩm định và đề xuất cho vay các dự án tín dụng theo cấp uỷ quyền…
Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng nông nghiệp và Phát triển nông thôn Chi nhánh Hà tĩnh
Là môi trường trong đó các cá nhân thực hiện hoạt động kinh doanh và thực thi các trách nhiệm kiểm soát của mình, là các nhân tố xung quanh tác động đến việc thiết kế, hoạt động và sự hữu hiệu của các chính sách, thủ tục kiểm soát của ngân hàng như đặc thù về cơ chế quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, các quy định của pháp luật, các yêu cầu của khách hàng và cổ đông.
Môi trường kiểm soát là một trong những yếu tố cơ bản đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ
- Đặc thù quản lý: Điều lệ NHNo&PTNT Việt Nam qui định về Quy chế điều hành, quy chế nhân viên và mô hình tổ chức mạng lưới của NHNo&PTNT Việt nam Cụ thể:+ Chi nhánh Ngân hàng nông nghiệp là đơn vị phụ thuộc, có con dấu, có nhiệm vụ thực hiện một phần hoạt động của Ngân hàng nông nghiệp theo uỷ quyền của Ngân hàng nông nghiệp
+ Mọi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc, Phó giám đốc, Trưởng phòng Kế toán, Trưởng phòng Kiểm soát được quy định tương đối rõ ràng trong điều lệ phù hợp với Luật Ngân hàng và Luật các tổ chức tín dụng.
+ Quyền quản lý tài chính của Ngân hàng nông nghiệp: được sử dụng vốn hoạt động để phục vụ cho hoạt động kinh doanh, đầu tư xây dựng, mua sắm tài sản cố định theo quy định của pháp luật; thay đổi cơ cấu vốn, tái sản xuất phục vụ cho việc phát triển hoạt động theo quy định của pháp luật; điều động vốn, tài sản giữa các công ty trực thuộc có tư cách pháp nhân hạch toán độc lập.
+ Về nghĩa vụ quản lý tài chính: Chi nhánh thực hiện chế độ báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật về kế toán, thống kê và báo cáo hoạt động định kỳ theo quy định của Thống đốc Ngân hàng nhà nước, Ngân hàng nông nghiệp Việt Nam.
Ngoài những báo cáo định kỳ, Chi nhánh còn báo cáo ngay với Ngân hàng nông nghiệp Việt Nam trong những trường hợp sau:
+ Diễn biến không bình thường trong hoạt động nghiệp vụ có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến tình hình kinh doanh của chi nhánh.
+ Thay đổi lớn về tổ chức.
Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính, chi nhánh gửi Ngân hàng nông nghiệp Việt Nam các báo cáo hàng năm theo quy định.
Ngoài ra, Để phù hợp với đặc thù Chi nhánh thì tại chi nhánh NHNo&PTNT
Hà tĩnh còn ban hành một số quy chế nội bộ chi tiết tại Chi Nhánh để giúp cho việc quản lý hiệu quả hơn nhưng không trái với quy chế, điều lệ của NHNo &PTNT Việt Nam.
- Cơ cấu tổ chức: Để thực hiện hoạt động kinh doanh của mình, NHNo&PTNT Hà tĩnh đã thiết lập cơ cấu tổ chức và quản lý tương đối hợp lý và hiệu quả, đảm bảo tuân thủ theo các quy định của Pháp luật liên quan.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một bộ phận quan trọng của hệ thống theoQuyết định 454/QĐ/HĐQT – TCCB ngày 24/12/2004 về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thônViệt Nam
Bộ máy quản lý điều hành của chi nhánh gồm:
+ Giám đốc là người trực tiếp điều hành nhiệm vụ của chi nhánh theo các nhiệm vụ được Tổng giám đốc Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn giao; chỉ đạo, kiểm tra, điều hành theo phân cấp uỷ quyền của nông hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam đối với các chi nhánh phụ thuộc trên địa bàn.
+ Phó Giám đốc: là người thay mặt giám đốc điều hành công việc khi Giám đốc vắng mặt theo văn bản uỷ quyền của Giám đốc và báo cáo lại kết quả công việc khi Giám đốc có mặt tại đơn vị; giúp giám đốc chỉ đạo điều hành một số nghiệp vụ do Giám đốc phân công phụ trách và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các quyết định của mình; bàn bạc và tham gia ý kiến với giám đốc trong việc thực hiện các nghiệp vụ của Chi nhánh theo nguyên tắc tập trung dân chủ và chế độ thủ trưởng. Mỗi Phó Giám đốc được Giám đốc phân công giải quyết một số công việc và trực tiếp chỉ đạo, phụ trách một số phòng ban thuộc Chi nhánh.
Quan hệ công tác giữa các Phó Giám đốc là quan hệ phối kết hợp Khi xử lý công việc thuộc trách nhiệm mình phụ trách, chỉ đạo nếu có liên quan đến công việc do Phó Giám đốc khác phụ trách thì chủ động phối hợp với Phó Giám đốc đó để giải quyết, trường hợp có ý kiến khác nhau thì báo cáo Giám đốc quyết định.
+ Các phòng, tổ chức chuyên môn nghiệp vụ:
Phòng kế hoạch Kinh doanh, Phòng thanh toán quốc tế, Phòng Kế toán- Ngân quỹ, Phòng dịch vụ và marketting, Phòng hành chính nhân sự, Phòng kiểm toán nội bộ. Nhìn chung bộ máy tổ chức của chi nhánh được sắp xếp khá hợp lý đảm bảo tính thống nhất từ khâu quản lý đến các hoạt động nghiệp vụ Tuy nhiên trong quá trình thực hiện vẫn còn tồn tại một số vấn đề bất cập Đó là sự ỷ lại, thiếu trách nhiệm trong việc giải quyết, xử lý các công việc liên quan đến nhiều phòng ban, đơn vị khác nhau.
Chính sách nhân sự trong NHNo Hà tĩnh bao gồm : Các quy định, quy chế liên quan đến việc tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật cán bộ, nhân viên Quy chế tuyển dụng, đào tạo, nhận xét, đánh giá, đề bạt cán bộ, quy chế thi đua khen thưởng, quy chế học tập nâng cao trình độ, quy chế trả lương.
Nhân sự luôn là nhân tố quan trọng trong kiểm soát nội bộ Với đội ngũ cán bộ tuy đông song chất lượng thấp do tuổi đời bình quân cao lại không được đào tạo cơ bản, thiếu kiến thức pháp luật, ngoài ngành, vi tính, ngoại ngữ … Để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, công tác đào tạo và đào tạo lại cán bộ được Chi nhánh thường xuyên quan tâm Nhờ có chiến lược đào tạo đúng hướng, chất lượng Cán bộ được nâng lên rõ rệt, đến 30/12/2010 toàn chi nhánh có 530 cán bộ với 338 nữ, 192 năm, tuổi đời bình quân 40, trình độ trên đại học 1%, đại học 60%, trung cấp 28%, sơ cấp 11% Chi nhánh luôn đặt tầm quan trọng của nguồn lực lên hàng đầu, việc thay đổi về chất nguồn nhân lực đã tạo tiền đề cho NHNo Hà tĩnh thực hiện thành công các chiến lược kinh doanh quan trọng
Nhằm nâng cao hiệu quả quản trị, công tác đề bạt bổ nhiệm cũng được tiến hành kịp thời, đúng quy trình, số cán bộ được đề bạt đã phát huy tốt hiệu quả trên cương vị công tác mới. Định kỳ 6 tháng hoặc một năm chi nhánh tổ chức các đợt thi nghiệp vụ cho toàn thể cán bộ nghiệp vụ trong chi nhánh Thông qua các câu hỏi trắc nghiệm, các tình huống ứng xử mà ban giám khảo đặt ra Cuộc thi còn là nơi trao đổi kinh nghiệm giữa các cán bộ trực tiếp làm nghiệp vụ với nhau và giữa các cán bộ tham gia cuộc thi với ban lãnh đạo chi nhánh để cùng tìm ra những giải pháp tốt nhất trong quá trình thực hiện nghiệp vụ Căn cứ vào kết quả cuộc thi, lãnh đạo chi nhánh chọn ra những người tài, giỏi nghiệp vụ vào danh sách quy hoạch cán bộ của chi nhánh đồng thời sắp xếp lại công việc cho phù hợp với năng lực và trình độ của mỗi người.
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM- CHI NHÁNH HÀ TĨNH
Yêu cầu cơ bản, nguyên tắc và mục tiêu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng nông nghiệp và PTNT Chi nhánh Hà Tĩnh
4.1.1 Yêu cầu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ đang dần trở nên phổ biến cả về mặt lý luận và thực tiễn không chỉ trong ngân hàng mà cả trong doanh nghiệp Vai trò, vị trí của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với công tác quản lý ngày càng được khẳng định đặc biệt là trong những đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực tiền tệ Việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phải đạt được những yêu cầu sau đây:
- Phải đảm bảo yêu cầu thiết thực và hiệu quả Kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của ngân hàng, mọi rủi ro có nguy cơ gây ảnh hưởng xấu đến hiệu quả và mục tiêu hoạt dộng của chi nhánh đều phải được nhận dạng, đo lường, đánh giá một cách thường xuyên, liên tục để kịp thời phát hiện , ngăn ngừa và có biện pháp quản lý rủi ro thích hợp Mỗi khi có sự thay đổi về các mục tiêu kinh doanh, các sản phẩm, dịch vụ và các hoạt dộng kinh doanh mới, chi nhánh phải rà soát , nhận dạng các rủi ro liên quan để xây dựng, sửa đổi, bổ sung các cơ chế, quy trình, quy định kiểm tra, kiểm soát nội bộ phù hợp
- Phải đảm bảo thực hiên được các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ của chi nhánh là :
Hiệu quả và an toàn trong hoạt động ; bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn lực một cách kinh tế, an toàn, có hiệu quả.
Bảo đảm hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời
Bảo đảm tuân thủ luật và các quy chế, quy trình, quy định nội bộ
Hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ là một phần không tách rời của các hoạt động hàng ngày của chi nhánh Cơ chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ được thiết kế, cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ, tại tất cả các đơn vị, bộ phận của chi nhánh
- Chi nhánh phải thiết lập, duy trì, tổ chức thực hiện hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ theo các quy định tại Quy chế 36/2006/QĐ- NHNN ngày 01/08/2006. Đảm bảo chấp hành chế độ hoạch toán, kế toán theo quy định và phải có hệ thống thông tin nội bộ về tài chính, về hoạt động, tình hình tuân thủ trong tổ chức tín dụng và tình hình kinh tế, thị trường bên ngoài hợp lý, tin vậy, kịp thời nhằm phục vụ cho công tác quản trị, điều hành có hiệu quả.
Hệ thống kiểm soát nội bộ chính là một mặt không thể tách rời của hệ thống quản lý Chi nhánh không thể xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt nếu hệ thống quản lý có vấn đề, chẳng hạn như vấn đề nhân sự và quan hệ giữa các trưởng bộ phận… Bởi đây chính là nền tảng của hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Phù hợp với thực tiễn hoạt động của Chi nhánh về quy mô hoạt động, sự đa dạng phức tạp các nghiệp vụ, về mô hình tổ chức Đáp ứng được yêu cầu phát triển của hệ thống công nghệ thông tin.
4.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ
Mọi hoạt động ở mọi cấp phải có biện pháp quản lý rủi ro phù hợp và đều phải được định dạng rủi ro có thể gặp phải, định lượng rủi ro đó thường xuyên, liên tục, kịp thời
Khi có sự thay đổi mục tiêu kinh doanh, sản phẩm dịch vụ hoặc có hoạt động kinh doanh mới, Chi nhánh phải rà soát, nhận dạng rủi ro liên quan nhằm xây dựng sửa đổi bổ sung cơ chế, quy định liên quan để tổ chức thực hiện, đồng thời có quy trình kiểm soát, giám sát phù hợp.
Việc kiểm soát, giám sát gắn liền với hoạt động hàng ngày, với mọi quy trình nghiệp vụ tại từng bộ phận, phòng ban của đơn vị Phải đảm bảo:
Cơ chế phân cấp, uỷ quyền rõ ràng, tách bạch quyền hạn, nhiệm vụ, trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân Đảm bảo thực hiện được việc kiểm tra chéo giữa các đơn vị, bộ phận cùng tham gia một quy trình nghiệp vụ.
Quy định hạn mức rủi ro cụ thể đối với từng cá nhân, bộ phận trong các giao dịch.
Việc thực hiện giao dịch phải tuân thủ đúng quy trình Mỗi quy trình giao dịch phải trải qua các bước cơ bản:
- Thiết lập chứng từ, hồ sơ;
Các bước trên được thực hiện bởi ít nhất 2 cán bộ để đảm bảo nguyên tắc kiểm soát, trừ trường hợp giao dịch 1 cửa hạn mức của giao dịch viên đã được quy định. Không có cá nhân nào có thể một mình thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch, ngoại trừ giao dịch trong hạn mức đã quy định có giao dịch viên đó
- Thực hiện nghiêm túc quy định hậu kiểm
Việc phân cấp, uỷ quyền thực hiện các hoạt động quản lý, điều hành, phán quyết tác nghiệp đối với mọi hoạt động phải được quy định cụ thể, rõ ràng, rõ trách nhiệm, đảm bảo:
+ Một cán bộ không đảm nhiệm tại cùng một thời điểm những cương vị, chức trách, nhiệm vụ có mục đích, quyền lợi, trách nhiệm có mâu thuẫn hoặc chồng chéo nhau
+ Mọi cán bộ không có điều kiện thao túng hoạt động, bưng bít thông tin phục vụ mục đích cá nhân hoặc che dấu hành vi vi phạm pháp luật và quy định của NHNo.
+ Phối hợp giữa các nguồn lực quản lý của đơn vị, giữa các bộ phận cán bộ nhưng vẫn đảm bảo tính linh hoạt, thống nhất.
Chấp hành chế độ hạch toán kế toán theo quy định Duy trì hệ thống thông tin về hoạt động quản lý, tài chính và về tình hình tuân thủ pháp luật tại bộ phận của NHNo.
Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng nông nghiệp và PTNT Chi nhánh Hà Tĩnh
Xuất phát từ những vấn đề lý luận và thực tế hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh NHNo&PTNT Hà tĩnh, để đảm bảo cho các rủi ro của quá trình hoạt động kinh doanh đều được phát hiện và ngăn chặn kịp thời, đảm bảo tính hiệu quả trong hoạt động của Chi nhánh, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh phải được thực hiện theo các nội dung sau:
4.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát là sự tích hợp các nhân tố bên trong và bên ngoài Ngân hàng liên quan đến quan điểm, nhận thức, thái độ và hành động của nhà quản lý đối với việc thiết kế, vận hành có hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ Hoàn thiện môi trường kiểm soát nhằm giúp nhà quản lý nhận thức được đầy đủ tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ từ đó mà họ luôn quan tâm thích đáng đến việc thiết kế, vận hành các quy định, chính sách, các bước và thủ tục kiểm soát ở mọi khâu, mọi cấp, mọi phòng ban trong Chi nhánh.
Bộ máy tổ chức của Chi nhánh có vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của Chi nhánh Bộ máy tổ chức của Chi nhánh là một cỗ máy vận hành toàn bộ hoạt động của Chi nhánh Do đó để công tác điều hành công việc được thuận lợi và phát huy được hết khả năng của Chi nhánh thì bộ máy tổ chức phải được bố trí phù hợp, từng cán bộ đứng ở từng vị trí phải có điều kiện phát huy được hết năng lực của mình, tạo ra sức mạnh tổng hợp cho toàn bộ Bộ máy tổ chức.
Cần phải có sự quy định chức năng quyền hạn giữa các phòng để tránh việc chồng chéo về quyền lợi và nghĩa vụ giữa các phòng ban Tạo ra sự phối hợp giữa các phòng ban trong việc giải quyết các công việc liên quan. Đào tạo cán bộ và công tác tổ chức cán bộ: con người luôn là nhân tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của Chi nhánh, quan tâm đến chất lượng cán bộ tại Chi nhánh là một việc mang tính chiến lược của Chi nhánh. Đào tạo cán bộ, nâng cao chất lượng cán bộ ngân hàng: Trong thời gian qua công tác đào tạo cán bộ tại Chi nhánh rất được ban lãnh đạo Chi nhánh quan tâm. Chi nhánh đã có nhiều biện pháp để nâng cao chất lượng cán bộ ngân hàng như thường xuyên tổ chức các lớp học về nghiệp vụ tín dụng, thẩm định, thanh toán quốc tế, kế toán ngân quỹ cuối mỗi khóa học lại tiến hành kiểm tra và lấy kết quả kiểm tra là căn cứ xếp loại lao động cả năm cũng như làm căn cứ để đề bạt chức vụ và tuyển dụng cán bộ Bên cạnh đó thường xuyên có các buổi học ngoại khóa, tham quan giao lưu học tập với các đơn vị bạn, thuê các Chuyên viên NHTW cũng như các giảng viên của các trường đại học về trò chuyện trao đổi các chuyên đề với các cán bộ Chi nhánh, cử các đi học các lớp đào tạo ngắn hạn, bổ túc kiến thức đại học, tạo điều kiện cho các cán bộ Chi nhánh đi học sau đại học
+ Đối với Cán bộ quản lý:
Nắm vững đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước cũng như các chính sách chung của ngành ngân hàng, của các lĩnh vực có liên quan trong từng thời ký phát triển kinh tế.
Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ các chuyên ngành kinh tế , có trình độ tổng hợp và phân tích tình hình, kinh nghiệm thực tế.
Có kiến thức cơ bản về pháp luật, khoa học tâm lý, thông tin và có trình độ ngoại ngữ, trình độ tin học.
Có phẩm chất đạo đức, có khả năng tập hợp mọi người để phát huy sức mạnh tập thể.
+ Đối với cán bộ công nhân viên:
Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp,Có trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ cũng như trình độ tin học, am hiểu các lĩnh vực liên quan đến công việc của mình, nhiệt tình với công việc, có tinh thần trách nhiệm.
+ Đối với các cán bộ thẩm định, tín dụng trực tiếp thẩm định và cho vay phải có lập trường tư tưởng vững vàng, có chuyên môn nghiệp vụ giỏi, trung thực khách quan, thẳng thắn, kiên định rõ ràng bảo vệ cái đúng.
+ Đối với các cán bộ thanh toán quốc tế phải có trình độ ngoại ngữ, có kiến thức về kinh doanh quốc tế, nghiệp vụ ngoại thương…. Đặc biệt đối với Cán bộ làm công tác kiểm tra, kiểm toán nội bộ ngoài trình độ chuyên môn nghiệp vụ thì đòi hỏi phải đào tạo về kiến thức về công tác kiểm tra, kiểm soát, về pháp luật và các thông lệ quốc tế, về hiểu biết vĩ mô về quản lý nhà nước trên lĩnh vực tiền tệ tín dụng, có khả năng phân tích dự báo Để làm được điều này, chi nhánh cần xây dựng ‘Bản mô tả công việc’ theo từng vị trí công việc cụ thể: Yêu cầu về trình độ chuyên môn, tiêu chuẩn đạo đức theo vị trí công việc ở từng bộ phận; Quyền hạn, trách nhiệm, quyền lợi, nghĩa vụ của từng vị trí công việc ở từng bộ phận; mối quan hệ hợp tác, phố hợp, kiểm soát giữa các vị trí công việc.
Bản mô tả công việc là căn cứ để từng cá nhân thực hiện công việc của mình, là tài liệu để hướng dẫn, huấn luyện nhân viên mới; là cơ sở để xác định quyền lợi và trách nhiệm của từng cá nhân. Đối với các cán bộ trẻ có năng lực nên tạo điều kiện cho đi học tập trung tại các trường, các trung tâm đào tạo cơ bản Đối với các cán bộ đã cao tuổi thì đào tạo thông qua các lớp học nghiệp vụ ngắn ngày theo hình thức trao đổi, hội thảo từ thực tiễn công việc đang làm để đúc rút kinh nghiệm Thực hiện các lớp đào tạo chuyên đề để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ. Đào tạo các bộ có trình độ tin học, năng lực chuyên môn để có thể tiếp cận và vận hành các phần mềm tin học mới Biết tận dụng, khai thác các ứng dụng của phần mềm trong kiểm soát.
Là một trong những ngân hàng hàng đầu của Việt Nam, cùng với sự phát triển của nền kinh tế, chi nhánh đang từng bước xây dựng cho mình một tiền đề vững chắc về cơ sở vật chất, uy tín kinh doanh Xuất phát từ yêu cầu thực tế của thị trường tài chính tiền tệ, chi nhánh đã đề ra một số phương hướng và mục tiêu tổng quát.
Lập kế hoạch huy động và sử dụng vốn:
Việc lập kế hoạch và sử dụng vốn là một giải pháp tài chính nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của chi nhánh.
Trên thực tế, chi nhánh đã tiến hành lập kế hoạch tài chính hàng năm về thu nhập và chi phí gửi NHNo & PTNT Việt Nam nhưng chưa quan tâm đến việc lập kế hoạch cụ thể về mức sử dụng vốn và cách thức huy động vốn của chi nhánh trong cả năm và có khả năng dự báo để xây dựng kế hoạch sát với thực tế hơn.
Về nguyên tắc cũng như việc lập các kế hoạch khác kế hoạch nguồn vốn và sử dụng vốn phải được xây dựng trên cơ sở kết quả tài chính năm hiện hành, mục tiêu chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh năm kế hoạch và định hướng mục tiêu kế hoạch tài chính toàn ngành Do đó công việc này đòi hỏi phải đúng toàn diện và đồng bộ để là cơ sở tin cậy cho việc tổ chức công tác sử dụng vốn kinh doanh một cách hiệu quả nhất.
Sau khi lập kế hoạch về huy động vốn, chi nhánh cần chủ động trong việc phân phối và sử dụng vốn một cách có hiệu quả Chi nhánh cần căn cứ vào kế hoạch kinh doanh và dự báo những biến động của thị trường để đưa ra quyết định phân bổ cả về mặt số lượng và thời gian Trong hoạt động ngân hàng, đồng vốn sử dụng có hiệu quả là đồng vốn đó được đem cho các tổ chức kinh tế vay lại và chi nhánh thu được lãi từ khoản tiền vay đó.
4.2.2 Hoàn thiện hệ thống kế toán
Công tác tổ chức kế toán tại chi nhánh thực hiện khá tốt Tuy nhiên những thời điểm số lượng khách hàng đến giao dịch lớn, số lượng chứng từ nhiều, kế toán viên thường nhập ngay số liệu vào máy, người kiểm soát thực hiện duyệt mà không ký ngay vào chứng từ để kịp thời gian thanh toán Tất cả chứng từ gốc và chứng từ in từ máy sẽ được ghép, ký và đóng dầu vào cuối ngày Thực hiện như vậy nhiều khi bỏ sót một số chứng từ không được kỳ và đóng dấu Phòng kế toán nên thực hiện nghiêm túc, có sự kiểm soát chặt chẽ quy trình luân chuyển chứng từ để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ Đặc biệt trong việc kiểm soát các đĩa mềm ký điện tử để tránh một người làm nhiều bước vùa vào chức năng của người giao dịch vừa vào chức năng của người kiểm soát.
4.2.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát
Trong quá trình hoạt động, Chi nhánh có rất nhiều loại rủi ro khác nhau Để tăng cường quản lý tài chính,hệ thống kiểm soát nội bộ phải phát hiện và ngăn chặn những rủi ro đó Tại Chi nhánh, các nguyên tắc cơ bản trong thủ tục kiểm soát như: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyền, và phê chuẩn mới chỉ chi tiết cho các cấp lãnh đạo còn đối với các cán bộ các phòng chức năng chưa được thực hiện triệt để, dễ dẫn đến gian lận của các bộ phận nghiệp vụ Do đó các thủ tục kiểm soát cần dựa trên các nguyên tắc cơ bản: Không nên để cho một cá nhân nào trong đơn vị được thực hiện từ đầu đến cuối (khép kín) một hoạt động giao dịch nào đó.
