Đánh giá và nhận xét về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho

Đề án môn học LỜI MỞ ĐẦU Mỗi khoản mục báo cáo tài quan trọng cung cấp nhiều thơng tin tình hình hoạt động tài doanh nghiệp Đặc biệt doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hàng hoá, khoản mục hàng tồn kho khoản mục trọng yếu, ảnh hưởng đến tính trung thực hợp lý báo cáo tài Vì công cụ để doanh nghiệp điều chỉnh lợi nhuận theo mong muốn khoản mục nhạy cảm với gian lận, sai sót Do đó, kiểm sốt nội với quy trình hàng tồn kho trình phức tạp Em chọn đề tài nhằm hiểu cách thức kiểm soát hàng tồn kho cách thức quản lý cho có hiệu doanh nghiệp Đề án mơn học em gồm có ba phần: + Phần 1: Những vấn đề hệ thống kiểm soát nội + Phần 2: Hệ thống kiểm sốt nội với chu trình hàng tồn kho + Phần 3: Đánh giá nhận xét hệ thống kiểm soát nội hàng tồn kho Em xin chân thành cảm ơn Thạc sỹ Đinh Thế Hùng giúp em hoàn thành đề án mơn học Đỗ Thị Bích Phượng Lớp: Kiểm tốn 47A Đề án môn học PHẦN I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội 1.1.1 Khái niệm kiểm soát Kiểm soát việc đơn vị sở để đảm bảo hiệu hoạt động tự kiểm tra hoạt động đơn khâu: rà soát tiềm năng, xem xét lại dự báo, mục tiêu định mức, đối chiếu truy tìm thơng số kết hợp, sốt xét lại thông tin thực để điều chỉnh kịp thời quan điểm bảo đảm hiệu nguồn lực hiệu kinh tế cuối hoạt động Cơng việc rà sốt có tên kiểm soát Một cách chung nhất, kiểm soát miêu tả tổng hợp phương sách để nắm lấy điều hành đối tượng khách thể quản lý Với ý nghĩa đó, kiểm sốt hiểu theo nhiều chiều: cấp kiểm sốt cấp thơng qua sách biện pháp cụ thể, đơn vị kiểm sốt đơn vị khác thơng qua việc chi phối đáng kể quyền sở hữu lợi ích tương ứng; nội đơn vị kiểm soát lẫn thông qua quy chế thủ tục quản lý…Tuy nhiên, thơng dụng kiểm sốt nội đơn vị 1.1.2 Các khái niệm kiểm soát nội Hiện có nhiều khái niệm kiểm sốt nội bộ, nói chung chất khác cách tiếp cận khái niệm mà thơi 1.1.2.1 Theo liên đồn kế tốn quốc tế (The International Federation of Accountant – IFAC) Hệ thống kiểm soát nội kế hoạch đơn vị tồn phương pháp, bước cơng việc mà nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo Hệ thống Kiểm soát nội trợ giúp cho nhà quản lý đạt mục tiêu cách chắn theo trình tự kinh doanh có hiệu kể việc tôn trọng quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát sai phạm gian lận; ghi chép Đỗ Thị Bích Phượng Lớp: Kiểm tốn 47A Đề án mơn học kế tốn đầy đủ, xác, lập báo cáo tài kịp thời, đáng tin cậy (Theo Tạp chí kế tốn) 1.1.2.2 Theo Hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountant - EAA) Một hệ thống kiểm sốt tồn diện có kinh nghiệm tài lĩnh vực khác thành lập Ban quản lý nhằm: - Tiến hành kinh doanh đơn vị trật tự có hiệu - Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh Ban quản trị - Giữ an tồn tài sản - Đảm bảo tính tồn diện xác số liệu hạch tốn, thành phần riêng lẻ hệ thống Kiểm soát nội coi hoạt động kiểm tra hoạt động kiểm tra nội (Theo Tạp chí kế tốn) 1.1.2.3 Theo Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated Public Accountant – AICPA) Kiểm soát nội bao gồm kế hoạch tổ chức tất phương pháp phối hợp đo lường thừa nhận doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có họ, kiểm tra phù hợp độ tin cậy liệu kế toán, tăng cường tính hiệu hoạt động khuyến khích việc thực sách quản lý lâu dài (Theo Tạp chí kế tốn) 1.1.2.4 Theo Giáo trình Đại học Kế toán chuyên nghiệp Canada Hệ thống kiểm soát nội định nghĩa hệ thống quy định tài quy định khơng tài Hệ thống nhà quản lý doanh nghiệp lập để điều hành quản lý kinh doanh theo trình tự có hiệu Đảm bảo tơn trọng quy chế quản lý, giữ an toàn cho tài sản, trì chế độ ghi chép kế tốn đầy đủ, xác, lập báo cáo tài thời hạn Như khái niệm hệ thống kiểm soát nội có điểm chung sau: - Thứ hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp hiểu có hai phần: + Phần thứ chế kiểm soát nội bao gồm toàn chế nghiệp vụ; quy trình; quy chế nghiệp vụ cộng với cấu tổ chức Đỗ Thị Bích Phượng Lớp: Kiểm tốn 47A Đề án mơn học (gồm xếp, phân công phân nhiệm phân cấp, ủy quyền v.v ) nhằm làm cho hoạt động doanh nghiệp hiệu quả, an toàn + Phần thứ hai hệ thống kiểm sốt nội phận kiểm tra giám sát chuyên trách, có kiểm toán nội nhằm đảm bảo cho việc vận hành chế kiểm sốt nội nói thực nghiêm túc, có hiệu - Thứ hai hệ thống kiểm soát nội gắn liền với phận, quy trình nghiệp vụ nhân viên doanh nghiệp nhiều tham gia vào việc kiểm soát nội kiểm soát lẫn (chứ khơng đơn có cấp kiểm soát cấp dưới) 1.2 Các thành phần hệ thống kiểm soát nội 1.2.1 Theo cách tiếp cận IFAC Theo cách tiếp cận IFAC Hệ thống kiểm sốt nội gồm có yếu tố sau: 1.2.1.1 Mơi trường kiểm sốt Mơi trường kiểm sốt bao gồm tồn nhân tố bên đơn vị bên ngồi đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động xử lý liệu loại hình kiểm sốt nội Các nhân tố thuộc mơi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quan điểm, thái độ nhận thức hành động nhà quản lý doanh nghiệp Các nhân tố mơi trường kiểm sốt bao gồm: a) Đặc thù quản lý Các đặc thù quản lý đề cập tới quan điểm khác điều hành hoạt động doanh nghiệp nhà quản lý Các quan điểm ảnh hưởng trực tiếp đến sách, chế độ, quy định cách tổ chức kiểm tra kiểm sóat doanh nghiệp Bởi nhà quản lý đặc biệt nhà cấp cao phê chuẩn định, sách thủ tục kiểm soát áp dụng doanh nghiệp Đỗ Thị Bích Phượng Lớp: Kiểm tốn 47A Đề án môn học b) Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức xây dựng hợp lý doanh nghiệp góp phần tạo mơi trường kiểm sốt tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo hệ thống xuyên suốt từ xuống việc ban hành định, triển khai định toàn doanh nghiệp Một cấu tổ chức hợp lý góp phần ngăn ngừa có hiệu hành vi gian lận sai sót hoạt động tài kế tốn doanh nghiệp Một cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập điều hành kiểm sốt tồn hoạt động lĩnh vực doanh nghiệp cho không bị chồng chéo bỏ trống: thực phân chia tách bạch chức năng, đảm bảo độc lập tương đối phận, tạo khả kiểm tra, kiếm soát lẫn bước thực công việc Như để thiết lập cấu tổ chức thích hợp có hiệu quả, nhà quản lý phải tuân thủ nguyên tắc sau: - Thiết lập điều hành kiểm sốt tồn hoạt động doanh nghiệp, khơng bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời khơng có chồng chéo phận - Thực phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ bảo quản tài sản - Đảm bảo độc lập tương đối phận nhằm đạt hiệu cao hoạt động phận chức c) Chính sách nhân Sự phát triển doanh nghiệp gắn liền với đội ngũ nhân viên họ nhân tố quan trọng mơi trường kiểm sốt chủ thể trực tiếp thực thủ tục kiểm soát hoạt động doanh nghiệp Nếu nhân viên có lực tin cậy, nhiều trình kiểm sốt khơng cần thực mà đảm bảo mục tiêu đề sách kiểm sốt nội Bên cạnh đó, doanh nghiệp thiết kế vận hành sách thủ tục kiểm sốt chặt chẽ với đội nhân viên lực công việc Đỗ Thị Bích Phượng Lớp: Kiểm tốn 47A Đề án môn học thiếu trung thực phẩm chất đạo đức hệ thống kiểm sốt nội khơng thể phát huy hết tác dụng Tóm lại, điều nêu trên, nhà quản lý doanh nghiệp cần có sách cụ thể rõ ràng tuyển dụng, đào tạo, xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên d) Công tác kế hoạch Hệ thống kế hoạch dự toán, bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản, nhân tố quan trọng mơi trường kiểm sốt Nếu việc lập nhân tố quan trọng môi trường kiểm soát Nếu việc lập thực kế hoạch tiến hành khoa học nghiêm túc hệ thống kế hoạch dự tốn trở thành cơng cụ kiểm sốt hữu hiệu Vì thực tế nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực kế hoạch, theo dõi nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch lập nhằm phát sai sót, vấn đề bất thường xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời Đây khía cạnh mà kiểm tốn viên thường quan tâm kiểm tốn báo cáo tài doanh nghiệp, đặc biệt vận dụng thủ tục phân tích e) Uỷ ban kiểm sốt Uỷ ban kiểm sốt bao gồm người máy lãnh đạo cao đơn vị thành viên Hội đồng quản trị không kiêm nhiệm chức vụ quản lý chuyên gia am hiểu lĩnh vực kiểm sốt Uỷ ban kiểm sốt thường có nhiệm vụ quyền hạn sau: - Giám sát chấp hành luật pháp công ty - Kiểm tra giám sát cơng việc kiểm tốn viên nội - Giám sát tiến trình lập báo cáo tài - Dung hồ bất đồng (nếu có) ban giám đốc vớ kiểm tốn viên bên ngồi f) Mơi trường bên ngồi Mơi trường kiểm sốt chung doanh nghiệp phụ thuộc vào nhân tố bên ngồi Các nhân tố khơng thuộc kiểm sốt nhà quản lý có ảnh hưởng lớn đến thái độ, phong cách điều hành cảu Đỗ Thị Bích Phượng Lớp: Kiểm tốn 47A Đề án môn học nhà quản lý thiết kế vận hành quy chế thủ tục kiểm sốt nội Thuộc nhóm nhân tố bao gồm: Sự kiểm soát quan chức nhà nước, ảnh hưởng chủ nợ, môi trường pháp lý… Như môi trường kiểm sốt bao gồm tồn nhân tố có ảnh hưởng đến trình thiết kế, vận hành xử lý liệu hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp, nhân tố chủ yếu quan trọng nhận thức hoạt động kiểm tra kiểm soát điều hành hoạt động nhà quản lý doanh nghiệp 1.2.1.2 Hệ thống kế toán Hệ thống thơng tin chủ yếu hệ thống kế tốn đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ sách, hệ thống tài khoản kế toán hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán Trong đó, q trình lập ln chuyển chứng từ đóng vai trị quan trọng cơng tác kiểm sốt nội doanh nghiệp Mục đích hệ thống kế toán DN nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ báo cáo nghiệp vụ kinh tế tài tổ chức đó, thoả mãn chức thông tin kiểm tra hoạt động kế toán Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo mục tiêu sau: - Tính có thực: cấu kiểm sốt khơng cho phép ghi chép nghiệp vụ khơng có thực vào sổ - Sự phê chuẩn: bảo đảm nghiệp vụ xảy phải phê chuẩn hợp lý - Tính đầy đủ: Bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Sự đánh gía: đảm bảo khơng có sai phạm việc tính tốn khoản giá phí - Sự phân loại: bảo đảm nghiệp vụ ghi chép theo sơ đồ tài khoản ghi nhận đắn loại sổ sách kế tốn - Tính kỳ: bảo đảm việc ghi sổ nghiệp vụ phát sinh thực kịp thời theo quy định Đỗ Thị Bích Phượng Lớp: Kiểm tốn 47A Đề án mơn học - Q trình chuyển sổ tổng hợp xác: số liệu kế tốn ghi chép vào sổ phụ phải tổng cộng chuyển sổ đắn, tổng hợp xác báo cáo tài doanh nghiệp 1.2.1.3 Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát nhà quản lý xây dựng dựa ba nguyên tắc bản: a) Nguyên tắc phân công phân nhiệm Theo nguyên tắc này, trách nhiệm công việc cần phân chia cụ thể cho nhiều phận cho nhiều người phận Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo chun mơn hố cơng việc, sai sót xảy xảy dễ phát b) Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Nguyên tắc quy định cách ly thích hợp trách nhiệm nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa sai phạm hành vi lạm dụng quyền hạn Ví dụ tổ chức nhân khơng thể bố trí kiêm nhiệm nhiệm vụ phê chuẩn thực hiện, thực kiểm soát, ghi sổ tài sản bảo quản tài sản… c) Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn Theo uỷ quyền nhà quản lý, cấp giao cho định giải số công việc phạm vi định Quá trình uỷ quyền tiếp tục mở rộng xuống cấp thấp tạo nên hệ thống phân chia trách nhiệm quyền hạn mà khơng làm tính tập trung doanh nghiệp Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt q trình kiểm sốt, nghiệp vụ kinh tế phải phê chuẩn đắn Sự phê chuẩn thực qua loại: phê chuẩn chung phê chuẩn cụ thể 1.2.1.4 Kiểm toán nội Kiểm toán nội phận độc lập thiết lập đơn vị tiến hành công việc kiểm tra đánh giá hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội đơn vị Đỗ Thị Bích Phượng Lớp: Kiểm tốn 47A Đề án mơn học Là nhân tố hệ thống kiểm soát nội DN, phận kiểm toán nội cung cấp quan sát, đánh giá thường xuyên hoạt động DN, bao gồm tính hiệu việc thiết kế vận hành sách thủ tục kiếm sốt nội Bộ phận kiểm toán nội hữu hiệu giúp cho doanh nghiệp có thơng tin kịp thời xác thực hoạt động doanh nghiệp, chất lượng hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh bổ sung quy chế kiểm soát thích hợp hiệu 1.2.2 Theo cách tiếp cận IACPA Theo cách tiếp cận IACPA hệ thống kiểm soát nội DN gồm yếu tố 1.2.2.1 Mơi trường kiểm sốt Mọi thái độ, kiến thức hoạt động máy kiểm soát nội hiệu góp phần trì một kiểm soát tốt bên doanh nghiệp 1.2.2.2 Đánh giá rủi ro Quá trình thiết kế đểphát quản lý rủi ro có tác dụng đến khả đạt mục tiêu đề DN 1.2.2.3 Các hoạt động kiểm soát Các thủ tục, sách thiết lập ban quản lý nhằm đảm bảo mục tiêu hệ thống kiểm soát nội đạt làm giảm thiểu rủi ro có 1.2.2.4 Thơng tin liên lạc Q trình phát hiện, đạt trao đổi thông tin thời gian hoạt động DN có khả giúp đơn vị đạt mục tiêu đề 1.2.2.5 Giám sát Việc giám sát hoạt động DN, hệ thống kiểm soát nội thực xuyên suốt, liên tục 1.3 Mục tiêu việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội 1.3.1 Đối với doanh nghiệp Hệ thống kiểm soát nội lập giúp DN hướng tới mục tiêu sau: Đỗ Thị Bích Phượng Lớp: Kiểm tốn 47A Đề án môn học 1.3.1.1 Mục tiêu hiệu Điều phải đặt vào vị trí Mục tiêu có nghĩa hệ thống kiểm sốt nội phải hướng tới việc tối đa hóa hiệu hoạt động kinh doanh doanh nghiệp thông qua việc sử dụng hợp lý tài sản nguồn lực khác đồng thời giúp doanh nghiệp tránh khỏi rủi ro, thua lỗ Với mục tiêu này, hệ thống kiểm tra nội phải xây dựng cho toàn nhân viên doanh nghiệp nỗ lực đạt mục tiêu doanh nghiệp phương thức có hiệu nhất, hạn chế chi phí vượt mức ngồi mong muốn khơng đặt quyền lợi khác (Ví dụ nhân viên, nhà cung cấp, khách hàng ) lên lợi ích doanh nghiệp 1.3.1.2 Mục tiêu hiệu Hệ thống kiểm soát nội phải hướng tới việc cho việc sử dụng nguồn lực có đạt mục tiêu đặt hay không? 1.3.1.3 Mục tiêu tính kinh tế Hệ thống kiếm sốt nội phải hướng tới việc cho DN đạt kết tốt mà chi phí bỏ nhỏ Ví dụ mua hàng thì: hệ thống kiểm soát nội phải kiếm soát chi phí mua hàng cho mua hàng tốt mà chi phí bỏ nhất… 1.3.1.4 Mục tiêu thơng tin Mục tiêu có nghĩa hệ thống kiểm soát nội tốt phải bảo đảm cho hệ thống thông tin báo cáo doanh nghiệp phải xác, cập nhật đầy đủ để doanh nghiệp đưa sách kịp thời, có hiệu Cụ thể hơn, hệ thống kiểm soát nội phải bảo đảm tin cậy, xác, kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh; toán năm; hồ sơ, báo cáo tài chính, kế tốn khác; báo cáo giải trình trước cổ đơng, quan quản lý, đối tác để thông tin gửi tới Hội đồng quản trị, Ban điều hành, cổ đơng, quan quản lý giám sát người nhận thơng tin đưa định xác 1.3.1.5 Mục tiêu đánh giá, dự báo, ngăn ngừa rủi ro cho doanh nghiệp Một hệ thống kiểm soát nội phải đưa biện pháp nhằm đánh giá loại hình rủi ro có khả gây ảnh hưởng đến hoạt động doanh Đỗ Thị Bích Phượng Lớp: Kiểm tốn 47A