Một số giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức Ngân Hàng Công Thương Việt Nam

MỤC LỤC Chương I: Cơ sở lý luận hoàn thiện cấu tổ chức doanh nghiệp I Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp II Tổng quan cấu tổ chức công ty cổ phần 1 Khái niệm cấu tổ chức Các thuộc tính cấu tổ chức 2.1 Chun mơn hóa cơng việc 2.2 Phân chia tổ chức thành phận mô hinhg tổ chức phận 2.2.1 Mơ hình tổ chức đơn giản 2.2.2 Mơ hình tổ chức phận theo chức 2.2.3 Mơ hình tổ chức phận theo sản phẩm 2.2.4 Mơ hình tổ chức phận theo địa dư 2.2.5 Mơ hình tổ chức phận theo đối tượng khách hàng 2.2.6 Mơ hình tổ chức phận theo đơn vị chiến lược 2.2.7 Mơ hình tổ chức phận theo q trình .4 2.2.8 Mơ hình tổ chức phận theo dịch vụ hỗ trợ .4 2.2.9 Mơ hình tổ chức theo ma trận .5 2.3 Mối quan hệ quyền hạn tổ chức mơ hình cấu xét theo mối quan hệ quyền hạn 2.3.1 Khái niệm 2.3.2 Các loại quyền hạn cấu tổ chức III.Thiết kế cấu tổ chức .7 Các kiểu cấu tổ chức 1.1 Phương thức hình thành phận 1.2 Theo số cấp quản lý 1.3 Theo quan điểm tổng hợp Những yêu cầu cấu tổ chức .7 Những nguyên tắc tổ chức Các yếu tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức 4.1 Chiến lược 4.2 Quy mô tổ chức mức độ phức tạp hoạt động tổ chức 11 4.3 Công nghệ .11 4.4 Thái độ lãnh đạo cấp cao lực đội ngũ nhân lực 11 4.5 Môi trường 12 Quá trình thiết kế cấu tổ chức 12 5.1 Nghiên cứu yếu tố có ảnh hưởng lên cấu tổ chức 12 5.2 Chun mơ hóa 13 5.3 Xây dựng phận phân hệ câu 13 5.4 Thể chế hóa cấu tổ chức 14 Nguyên tắc tổ chức 16 Quá trình thiết kế tổ chức .17 Chương II: Đánh giá cấu tổ chức Ngân Hàng Công Thương Việt Nam 19 I Tổng quan Ngân Hàng Công Thương Việt Nam 19 Quá trình hình thành Ngân Hàng Công Thương Việt Nam 20 II Cơ cấu trước sau khi cổ phần hóa 21 II Đánh giá cấu tổ chức Ngân Hàng Công Thương Việt Nam 25 Chương III: Một số giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức Ngân Hàng Công Thương Việt Nam 27 I Phương hướng hoàn thiện cấu tổ chức 27 II Các giải pháp hoàn thiện 27 III Điều kiện để thực giải pháp .27 Chương I Cơ sở lý luận hoàn thiện cấu tổ chức doanh nghiệp I Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Lorsch cho rằng, trước hết phải phân biệt cách xác “cơ cấu bản” "cơ chế vận hành" Khi nói đến cấu doanh nghiệp, người ta cần phải xét đến vấn đề chủ yếu phân công nội tổ chức việc xếp nhiệm vụ công tác cho phòng, ban khác nhau, làm để thực điều hòa, phối hợp cần thiết nhằm bảo đảm thực mục tiêu tổng thể doanh nghiệp Đáp án vấn đề là: doanh nghiệp thường dùng hình thức biểu đồ để thể cấu tổ chức (như biểu đồ hệ thống tổ chức) Mặc dù đến nay, nhiều giám đốc sử dụng cách rộng rãi loại biểu đồ, có cấu khơng đủ mà cần phải thơng qua chế vận hành để tăng cường cấu bản, đảm bảo thực ý đồ cấu Cơ chế vận hành trình tự điều khiển, hệ thống thông tin, chế độ thưởng phạt chế độ quy phạm hóa Việc xác lập tăng cường chế vận hành làm cho công nhân viên hiểu rõ rằng, mà doanh nghiệp yêu cầu mong muốn họ gì? Một chế vận hành tốt khích lệ công nhân viên đồng tâm hiệp lực, gắng sức thực mục tiêu doanh nghiệp Điều có nghĩa chế vận hành đem lại nội dung sức sống cho cấu doanh nghiệp II Tổng quan cấu tổ chức công ty cổ phần Khái niệm cấu tổ chức “ Cơ cấu tổ chức thể mối quan hệ thức phi thức người tổ chức Sự phân biệt hai loại mối quan hệ làm xuất hai dạng cấu tổ chức cấu thức cấu phi thức Cơ cấu tổ chức ( thức) tổng hợp phận (đơn vị cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau,được chun mơn hóa, có nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm định, bố chí theo cấp, khâu khác nhằm thực hoạt động tổ chức tiến tới mục tiêu xác định Cơ cấu tổ chức thể cách thức hoạt động tổ chức phân công phân hệ, phận cá nhân Nó xác định rõ mối tương quan hoạt động cụ thể; nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm gắn liền với cá nhân, phận, phân hệ tổ chức; mối quan hệ quyền lực bên tổ chức Các thuộc tính cấu tổ chức Khi xem xét cấu tổ chức nhà nghiên cứu thường đề cập tới yếu tố như: (1) Chun mơn hóa cơng việc, (2) Phân chia tổ chức thành phận,(3) Quyền hạn trách nhiệm, (4) cấp bậc phạm vi quản lý, (5) tập trung phân quyền quản lý, (6) cấu phối hợp phận, phân hệ 2.1 Chun mơn hóa cơng việc Tại chun mơn hóa làm tắng suất lao động? Chun mơn hóa tăng suất lao động không người lào phương diện tâm sinh lý thực tất hoạt động nhiệm vụ phức tạp, người hội tụ đầy đủ kỹ cần thiết Ngược lại, chun mơn hóa cơng việc tạo lên nhiệm vụ đơn giản, dễ đào tạo để thực Điều thúc đẩy chun mơn hóa lực lượng lao động, biến người thnahf chuyên gia lĩnh vực định Và chun mơn hóa tạo vơ vàn cơng việc khách nhau, người lựa chọn cho cơng việc vị trí phù hợp với khả lợi ích họ Tuy nhiên chun mơn hóa có hạn chế Nếu nhiệm vụ bị chia cắt thành khâu nhỏ, tách rời người chịu trách nhiệm khâu, họ nhanh chóng cảm thấy cơng việc nhàm chán Bên cạnh tình trạng xa la, đối địch người lao động gia tăng Để khắc phục hạn chế chun mơn hóa người ta thường sử dụng ký thuật đa dạng hóa phong phú hóa cơng việc 2.2 Phân chia tổ chức thành phận mô hinhg tổ chức phận Cơ cấu tổ chức thể hình thức cấu tạo tổ chức, bao gồm phận mang tính độc lập tương đối thực nhiệm vụ định Việc hình thành phận cấu phản ánh q trình chun mơn hóa hợp nhóm chức quản lý theo chiều ngang Nếu cách phân chia tổ chức thành phận hạn chế số thuộc cấp quản lý trực tiếp làm hạn chế quy mơ tổ chức Việc hợp nhóm phận người để tạo lnên phận tạo điều kiện mở rộng tổ chức tới mức độ không hạn chế Trong thực tế, phận hình thành theo tiêu chí khác nhau, làm xuất mơ hình tổ chức phận khác cụ thể là: (1) mơ hình tổ chức đơn giản, (2) mơ hình tổ chức theo chức năng, (3) mơ hình tổ chức theo sản phẩm,(4) mơ hình tổ chức theo khách hàng, (5) mơ hình tổ chức theo địa dư, (6) mơ hình tổ chức theo đơn vị chiến lược, (7) mơ hình tổ chức theo q trình, (8) mơ hình tổ chức theo dịch vụ hỗ trợ, (9) mơ hình tổ chức theo ma trận 2.2.1 Mơ hình tổ chức đơn giản Đây phương thức tổ chức đơn giản Trong tổ chức khơng hình thành nên phận Người lãnh đạo trực tiếp quản lý tất thành viên tổ chức Người lao động tuyển trực tiếp để thực nhiệm vụ cụ thể Các tổ chức nhỏ hộ kinh doanh cá thể, trang trại thường có cấu trúc 2.2.2 Mơ hình tổ chức phận theo chức Là hình thức tạo lên phận cá nhân hoạt động lĩnh vực theo chức Ưu điểm: hiệu tác nghiệp cao nhiệm vụ có tính tác nghiệp lặp lặp lại ngày, phát huy đầy đủ ưu chun mơn hóa ngành nghề, giữ sức mạnh uy tín chức chủ yếu, đơn giản hóa việc đào tạo, trọng đến tiêu chuẩn nghề nghiệp tư cách nhân viên, tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ cấp cao Nhược điểm: Thường dẫn đến mâu thuẫn đơn vị chức đề tiêu chiến lược, thiếu phối hợp hành động phòng ban chức năng, chun mơn hóa q mức tạo cách nhìn hạn hẹp cán quản lý, hạn chế việc phát triển đội ngũ cán quản lý chung, đổ trách nhiệm vấn đề thực hiệ mục tiêu chung tổ chức cho cấp lãnh đạo cao Mơ hình tổ chức phận theo chức tương đối dễ hiểu hầu hết tổ chức sử dụng giai đoạn phát triển đó, tổ chức có quy mơ vừa nhỏ, hoạt động lĩnh vực, đơn sản phẩm đơn thị trường 2.2.3 Mơ hình tổ chức phận theo sản phẩm Việc hợp nhóm hoạt động đội ngũ nhân theo sản phẩm tuyến sản phẩm từ lâu có vai trị gia tăng tổ chức quy mô lớn với nhiều dây chuyền công nghệ Ưu điểm: việc quy định trách nhiệm mục tiêu cuối tương đối dễ dàng, việc phối hợp hành động phịng ban chức muc tiêu cuối có hiệu hơn, tạo khả tốt cho việc phát triển đội ngũ cán quản lý chung, đề xuất đổi công nghệ dễ quan tâm, có khả lớn khách hang tính tới đề định Nhược điểm: tranh giành nguồn lực tuyến sản phẩm dẫn đến phản hiệu quả, cần nhiều người có lực quản lý chung, có xu làm cho việc thực dịnh vụ hỗ trợ tập chung trở lên khó khăn, làm nảy sinh khó khăn việc kiểm sốt cấp cao 2.2.4 Mơ hình tổ chức phận theo địa dư Việc hình thành phận dựa vào lãnh thổ phương thức phổ biến tổ chức hoạt động phạm vi địa lý rộng Trong trường hợp này, điều quan trọng hoạt động khu vực hay địa dư định hợp nhóm giao cho người quản lý Ưu điểm: ý đến nhu cầu thị trường nhữn vấn đề địa phương, phối hợp hành động phận chức hướng hoạt động vào thị trường cụ thể, tận dụng tính hiệu nguồn lực hoạt động địa phương, có thơng tin tốt thị trường tạo điều kiện thuận lợi để đào tạo cán quản lý chung Nhược điểm: Có trì hoạt động thực tế diện rộng tổ chức cách qn, địi hỏi phải có nhiều cán quản lý, cơng việc bị trùng lặp, khó trì việc định cách tập trung 2.2.5 Mơ hình tổ chức phận theo đối tượng khách hàng Những nhu cầu mang tính đặc trương riêng khách hàng sản phẩm dịch vụ dẫn nhiều nhà cung ứng đến với việc hình thành cách phận dựa sở khách hàng Tuy mơ hình tổ chức phận theo khách hàng sử dụng mơ hình dạng cấu tổ chức chính, song thường sử dụng cho tổ chức tổng thể Ưu điểm: Tạo hiểu biết khách hàng tốt hơn, đảm bảo khả chắng soạn thảo định, khách hàng giành vị trí bật để xem xét, tạo cho khách hàng cảm giác họ có nhà cung ứng tin cậy, tạo hiệu lớn việc định hướng nỗ lực phân phối Nhược điểm: tranh giành cách phản hiệu , thiếu chun mơn hóa, đơi khơng thích hợp với hoạt động khách ngồi marketing, nhóm khách hàng luôn xác định rõ ràng Nhược điểm khắc phục cách đáng kể mơ hình sử dụng mơ hình bổ trọ cho mơ hình khác khơng phải mơ hình tổ chức 2.2.6 Mơ hình tổ chức phận theo đơn vị chiến lược Khi mối quan hệ phận tổ chức trở nên phức tạp, ngăn cản phối hợp, nhà lãnh đạo cấp cao tìm cách tạo lên đơn vị chiến lược mang tính độc lập cao, tự tiến hành hoạt động thiết kế, sản xuất phân phối sản phẩm Về thực chất, mơ hình tổ chức phận theo đơn vị chiến lược biến thể mơ hình tổ chức phận theo sản phẩm, địa dư khách hàng Các đơn vị chiến lược phân hệ độc lập, đảm nhận hay số ngàn nghề khác nhau, với nhà quản lý quan tâm trước hết tới vận hành cảu đơn vị cạnh tranh với đơn vị khác tổ chức Tuy nhiên, có số đặc chưng để phân biệt đơn vị chiến lược với tổ chức độc lập, người lãnh đạo đơn vị chiến lược phải báo cáo vói cấp lãnh đạo cao tổ chức Cơ cấu tập đồn mơ hình tổ chức theo đơn vị chiến lược, với hình thức đặc biệt công ty mẹ nắm giữ cổ phần, quy tụ hoạt động không liên kết Ưu điểm: xây dụng sở phân đoạn chiến lược nên giúp đánh giá vị trí doanh nghiệp thị trường, đối thủ cạnh tranh diễn biến thị trường, hoạt động dựa vào trung tâm chiến lược, cho phép tiến hành kiểm soát sở chung thống nhất, có đơn vị đủ độc lập với mục tiêu rõ rang, điều cho phép tăng cường phối hợp phương thức giảm thiểu nhu cầu phối hợp Nhược điểm: Có khả xuất tình trạng cục bộ, lợi ích đơn vị chiến lược lấn át lợi ích tồn tổ chức, chi phí cho cấu tăng tính trùng lặp công việc, kỹ kỹ thuật không chuyển giao dễ dàng kỹ thuật gia chuyên viên bị phân tán đơn vị chiến lược, công tác quản lý cấp cao gặp nhiều khó khăn 2.2.7 Mơ hình tổ chức phận theo trình Tổ chức theo trình phương thức hình thành phận hoạt động hợp nhóm sở giai đoạn dây chuyền công nghệ Việc hình thành phận theo trình phương thức phổ biến tổ chức có dây chuyền hoạt động chặt chẽ, phân chia thành cơng đoạn mang tính độc lập tương đối, thích hợp với phân hệ sản xuất 2.2.8 Mơ hình tổ chức phận theo dịch vụ hỗ trợ Để thực hoạt động tổ chức marketing, R&D, tài chính, sản xuất, cần có dịch vụ “ hậu cần” thông tin, pháp luật, quan hệ giao dịch, hỗ trợ sản xuất… Những nhiệm vụ thực cách phi tập trung phận chính, tập hợp lại phận chun mơn hóa nhằm tận dụng lợi quy mơ hay nâng cao khả kiểm soát Ưu điểm: tiết kiệm chi phí lợi quy mơ hoạt động chun mơn hóa sử dụng chuyên gia giỏi với tư cách tham mưu Nhược điểm lớn nguy gây tốn nhiều cho phận phục vụ,tạo lên “ tính phi hiệu hiệu quả” có vấn đề việc đạt dịch vụ đáp ứng yêu cầu phận phục vụ Những nhược điểm khắc phục người phận dịch vụ hiểu nhiệm vụ họ hỗ trợ phận khác thực mục tiêu chung tổ chức khơng phải tiết kiệm chi phí thực dịch vụ 2.2.9 Mơ hình tổ chức theo ma trận Mơ hình tổ chức theo ma trận kết hợp hai nhay nhiều mơ hình tổ chức phận khác Ví dụ: mơ hình theo chức kết hợp với mơ hình tổ chức theo sản phẩm Ở cán quản lý theo chức theo sản phẩm có vị ngang Họ chịu trahcs nhiệm báo cáo cho cấp lãnh đạo có thẩm quyền định thuộc lĩnh vực mà họ phụ trách Ưu điểm: Định hướng hoạt động theo kết cuối cùng, tập trung nguồn lực khâu xung yếu, kết hợp lực nhiều cán quản lý chuyên gia, tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với nhứng thay đổi môi trường Nhược điểm: Hiện tượng song trùng lãnh đạo dẫn tới không thống mệnh lệnh, quyền hạn trách nhiệm nhà quản lý trùng lặp tạo xung đột, cấu phức tạp không bền vững gây tốn 2.3 Mối quan hệ quyền hạn tổ chức mơ hình cấu xét theo mối quan hệ quyền hạn 2.3.1 Khái niệm Quyền hạn quyền tự chủ trình định quyền đòi hỏi tuân thủ định gắn liền với vị trí ( hay chức vụ) quản lý định cấu tổ chức Khi nhà quản lý trao quyền hạn, họ phải chịu trách nhiệm, bổn phận phải hồn thành nhiệm vụ phân công 2.3.2 Các loại quyền hạn cấu tổ chức Trong tổ chức quyền hạn chia làm ba loai: quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu quyền hạn chức năng, a) Quyền hạn trực tuyến Quyền hạn trực tuyến quyền hạn cho phép người quản lý định giám sát trực tiếp cấp b) Quyền hạn tham mưu Bản chất mối quan hệ tham mưu cố vấn Chức tham mưu ( hay phận tham mưu )là điều tra, khảo sat, nghiên cứu, phân tích đưa ý kiến cho người quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ Sản phẩm cán hay phận tham mưu lời khuyê định cuối Những hạn chế việc sử dụng tham mưu: Mặc dù mối quan hệ tham mưu cần thiết tổ chức giúp tổ chức thành công nhiều, chất quyền hạn tham mưu việ phức tạp việc nhận thức dẫn đến số vấn đề định thực hành như: Nguy làm xói mòn quyền hạn trực tuyến, tham mưa quên họ cần gáp ý lệnh, họ bỏ qua thực tế giá trị họ giúp them sức mạnh cho người quản lý trục tuyến Có nhiều trường hợp, vị lãnh đạo lập vị trí tham mưu, khốc lên họ quyền hạn mơ hồ, lệnh cho tất nhà quản lý khác hợp tác Đề xuất tham mưu nhà lãnh đạo tiếp nhận với hăng hái nhiệt tình ép buộc nhà quản lý có lien quan phải thực Điều thực tế sảy quyền hạn nhà quản lý trực tuyến bị tước dần Khi đó, đề xuất tham mưu chấp nhận miễn cưỡng bực tức Việ kéo dài tình trạng làm bùng nổ xung đọt tổ chúc Thiếu trách nhiệm tham mưu Bộ phận tham mưu đưa kế hoạch Những phận khác phải xem có chấp nhận kế hoạch đưa vào áp dung không Điều tạ mơi trường lý tưởng làm nảy sinh tình trạng đổ lỗi cho Phía tham mưa tuyên bố kế hoạch tốt thất bại phía nhà quản lý tác nghiệp khơng có trình độ, khơng quan tâm cố ý ngầm phá hoại Còn người quản lý chịu trách nhiệm chiển khai kế hoạch lại tuyên bố kế hoạch nghèo nàn, thai nghén nhà lý thuyết suồng khơng có kinh nghiệm Suy nghĩ vô cứ: Lập luận cho cương vị tham mưu cho phép người lập kế hoạch có thời gian để phân tích hấp dẫn, bỏ qua khả tham mưu suy nghĩ vơ bỏi họ khơng phải thực họ đề xuất Tính phi thực tiễn đề xuất tham mưu thường dẫn đến va chạm, nhụt ý, chí ngầm phá hoại Làm cho cơng tác tham mưu trở lên có hiệu quả: Mối quan hệ trực tuyến , tham mưu không vấn đề phức tạp mà tổ chức phải đương đầu, cịn nguyên nhân dẫn đến tình trạng phi hiệu Việc giải hợp lý mối quan hệ đòi hỏi kỹ quản lý trình độ cao với tuân thủ yêu cầu sau đây: Nhận thức đắn mối quan hệ quyền hạn Làm cho trực tuyến lắng nghe tham mưu làm cho việc sử dụng tham mưu trở thành thong lệ đời sống tổ chức Đảm bảo cho tham mưu có đủ thong tin Bảo đảm tham mưu toàn diện C Quyền hạn chức Quyền hạn chức quyền trao cho cá nhân hay phận định kiểm soát hoạt động định phận khác Nếu nguyên lý thống mệnh lệnh thực hiên vơ điều kiện, quyền kiểm xốt hoạt động thuộc người phụ trách trực tuyến Tuy nhiên nhiều trường hợp, hạn chế kiến thức chuyên môn, thiếu khả giám sát trình , quyền hạn cán phụ trách giao cho cán tham mưu hay phận quản lý khác III.Thiết kế cấu tổ chức Các kiểu cấu tổ chức Trong thực tế tồn nhiều loại cấu tổ chức khác nhau, xem xét theo nhiều tiêu chí khác 1.1 Phương thức hình thành phận Phụ thuộc vào mơ hình tổ chức sử dụng để hợp nhóm công việc, nhiệm vụ, chức nhằm tạo nên phận, cấu tổ chức chia làm loại - Cơ cấu tổ chức đơn giản - Cơ cấu chức - Cơ cấu theo sản phẩm/ khách hàng/ địa dư/ đơn vị chiến lược - Cơ cấu ma trận 1.2 Theo số cấp quản lý Theo tiêu thức này, cấu tổ chức chia làm loại - Cơ cấu nằm nganh - Cơ cấu hình tháp - Cơ cấu mạng lưới 1.3 Theo quan điểm tổng hợp Cơ cấu tổ chức chia thành loại cấu học (cơ cấu hành máy móc) cấu hữu linh hoạt - Cơ cấu hành máy móc mang đặc điểm: + Mức độ chun mơn hóa cơng việc cao cố định + Sựu chia cắt theo chức lớn + Nhiều cấp bậc quản lý + Mối quan hệ cứng nhắc theo hệ thống thứ bậc, thức hóa cao, kênh truyền dạt thức hóa + Quyền hạn định có tính tập trung lớn + Mức độ phối hợp hạn chế - Cơ cấu hữu linh hoạt + Mức độ chuyên môn hóa thấp + Ít có chia cắt chức + Có cấp quản lý + Quản lý phi tập trung + Sự thức hóa thấp, kênh truyền dạt phần mang tính khơng thức +Mức độ phối hợp lớn theo chiều ngang chiều dọc Những yêu cầu cấu tổ chức - Tính thống mục tiêu Một cấu tổ chức coi có kết cho phép cá nhân góp phần cơng sức vào mục tiêu tổ chức - Tính tối ưu Trong tổ chức có đầy đủ phận, phân hệ người (không thừa mà không thiếu) để thực hoạt động cần thiết Giữa phận cấp tỏ chức thiết lập mối quan hệ hợp lý với cấp số nhỏ nhất, nhờ cấu mang tính động cao, ln sát phục vụ mục đích đề tổ chức - Tính tin cậy Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính xác, kịp thời, đầy đủ thông tin sử dung tổ chức, nhờ đảm bảo phối hợp tốt hoạt động nhiệm vụ tất phận tổ chức - Tính linh hoạt Được coi hệ tĩnh, cấu tổ chức phải có khả tích ứng linh hoạt với tình xảy tổ chức mơi trường - Tính hiệu Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực mục tiêu tổ chức với chi phí nhỏ Những nguyên tắc tổ chức 3.1 Nguyên tắc xác định theo chức năng: Một vị trí hay phận định nghĩa rõ ràng theo kết mong đợi,các hoạt động cần tiến hành ,các quyền hạn giao cá mối lien hhej thong tin với vị trí cơng tác hay phận khác,thì người chịu trách nhiệm đóng góp xứng đáng cho việc hoàn thành mục tiêu tổ chức 3.2 Nguyên tắc giao quyền kết mong muốn: việc giao quyền để trang bị cho người quản lí cơng cụ thực mục tiêu,và quyền giao cho người cần phải tương xứng với nhiệm vụ,đảm bảo cho họ khả thực kết mong muôn 3.3 Nguyên tắc bậc thang: tuyến quyền hạn từ người quản lí cao tổ chức đến vị trí bên rõ ràng, vị trí chịu trách nhiệm định rành mạch trình thong tin tổ chức có hiệu Việc nhận thức đầy đủ nguyên tắc bậc thang cần thiết cho việc phân định quyền hạn cách đắn,bởi cấp phải biết giao quyền cho họ vấn đề vượt phạm vi quyền hạn họ phải trao cho 3.4 Nguyên tắc thống mệnh lệnh: mối quan hệ trình báo cấp lên cấp hồn hảo mâu thuẫn thị ý thức trách nhiệm cá nhân trước kết cuối lớn Mặc dù có khả cấp nhận ủy thác cấp khó khăn thực tiễn việc phải phục vụ nhiêu ông chủ tránh khỏi.nghĩa vụ mang tính cá nhân quyền hạn giao nhiều người cho người dẫn tới mâu thuẫn quyền hạn lẫn trách nhiệm 3.5 Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc Việc trì phân quyền định địi hỏi quyêt định phạm vi quyền hạn phải người đưa khơng đẩy lên cấp 3.6 Nguyên tắc tương xứng quyền hạn trách nhệm: Do quyền hạn quyền cụ thể để tiến hành công việc giao trách nhiệm nghĩa vụ phải hoàn thành chúng, mặt logic điều dẫn đến yêu cầu quyền hạn phải tương xứng với trách nhiệm Trách nhiệm hành động không lớn trách nhiệm nằm quyền hạn giao phó, khơng thể nhỏ Phân chia công việc Tổ chức Chức hoạt động Nhiệm vụ Công việc Chức hoạt động Nhiệm vụ Công việc Nhiệm vụ Công việc Chức hoạt động Nhiệm vụ Nhiệm vụ Công việc Công việc Nhiệm vụ Cơng việc Hợp nhóm cơng việc Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận hóa cơng việc: hợp nhón cơng việc có mối quan hệ gần gũi theo cách hợp lý để tạo lên phận Xác định số người cần thiết phận Hình thành cấp bậc quản lý: cấp quản lý chung gian hình thành vào định tầm quản lý tiêu chí hợp nhóm phận Giao quyền hạn: Xác định có quyền định cho phải báo cáo cho tổ chức Giao quyền hạn cần thiết cho người đứng đầu nhóm để tiến hành quản lý hoạt động Phối hợp: Xây dựng chế phối hợp hoạt động bộn phận chế giám sát kết phối hợp Cụ thể hóa cơng cụ phối hợp sử dụng 5.4 Thể chế hóa cấu tổ chức Cho dù cấu tổ chức xây dựng có tốt đên đâu cần thể chế hóa cách rõ rang để người hiểu làm cho trở lên có hiêu 14 lực Các công cụ sơ đồ tổ chức, mô tả vị trí cơng tác sơ đồ giao quyền định thường sử dụng để thục mục tiêu 5.4.1 Sơ đồ tổ chức Mỗi cấu tổ chức biểu sơ đồ, xác định phận, vị trí quản lý quan trọng cấu mối quan hệ vị trí, phận theo quyền hạn chủ yếu Sơ đồ tổ chức cho nhà quản lý nhân viên, họ đâu tổ chức, gắn bó với phận khác tổ chức Nó cơng cụ hữu hiệu để loại bỏ mập mờ, trốn tránh trách nhiệm, thiếu phối hợp, trùng lặp công việc, định khơng người việc Bên cạnh đó, sơ đồ cho thấy điểm bất hợp lý cần phải hoàn thiện, đổi cấu tổ chức Tuy nhiên sơ đồ cấu tổ chức có hạn chế Sơ đồ cho biết mối quan hệ quyền lực thức mà khơng nói nhiều mối quan hệ khơng thức Nó thể mối quan hệ trực tuyến chủ yếu mà khơng cho biết có quyền hạn tồn vị trí khác cấu 5.4.2 Mơ tả vị trí cơng tác Mơ tả vi trí cơng tác tai liệu xác định vị trí cấu tổ chức với nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm, điều kiện làm việc yêu cầu đặc trưng nhân đảm nhiệm vị trí Những mơ tả giúp ích nhiều cho cơng tác tổ chức Khi vị trí phân tích, nhiệm vụ trách nhiệm làm rõ cơng việc chồng chéo lên hay bị bỏ sót phát Lợi ích sau xa việc mô tả vị trí nằm hướng dẫn dành cho công tác bồi dưỡng nhà quản lý Cuối với tư cách phương tiện kiểm sốt, việc mơ tả cương vị đưa tiêu chuẩn để đánh giá xem liệu có cần đến cương vị hay khơng cần, cấp tổ chức vị trí xác cấu tổ chức cần giành cho 5.4.3 Sơ đồ quyền hạn định Một biện pháp tổ chức khác đưa sơ đồ phân bố quyền hạn định xác định nhiệm vụ quyền hạn định nhà quản lý việc thực nhiệm vụ Sơ đồ phân bổ quyền hạn định Nhiệm vụ Quyền hạn vị trí quản lý Trưởng phịng Trưởng phận Giám đốc nhân Quản lý nhân 1.1 Tuyển nhân -Chọn người viên tham gia 1.2 Tăng lương -Đề nghị danh sách tăng -Quyết định danh sách trúng tuyển -Quyết định danh sách tăng lương 15 -Phê chuẩn định -Phê chuẩn định tăng lương IV Hoàn thiện cấu tổ chức Yêu cầu cấu tổ chức Việc xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức phải bảo đảm yêu cầu sau đây: Tính thống mục tiêu Một cấu tổ chức coi có kết cho phép cá nhân góp phần cơng sức vào cá mục tiêu tổ chức Tính tối ưu Trong cấu tổ chức có đầy đủ phân hệ, phận người để thực hoạt động cần thiết Giữa phận cấp tổ chức thiết lập mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất, nhờ cấu mang tính động cao, sát phục vụ mục đích đề tổ chức Tính tin cậy Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính xác, kịp thời, đầy đủ thông tin sử dụng tổ chức, nhờ đảm bảo phối hợp tốt hoạt động nhiệm vụ tất phận tổ chức Tính linh hoạt coi hệ tĩnh, cấu tổ chức phải có khả thích ứng linh hoạt với tình xảy tổ chức mơi trường Tính hiệu Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực mục tiêu tổ chức với chi phí nhỏ Nguyên tắc tổ chức Nguyên tắc xác định theo chức Một vị trí cơng tác hay phận định nghĩa rõ ràng theo kết mong đợi, hoạt động cần tiến hành, quyền hạn giao mối liên hệ thông tin với vị trí cơng tác hay phận khác, người chịu trách nhiệm đóng góp xứng đáng cho việc hoàn thành mục tiêu tổ chức Nguyên tắc giao quyền theo kết mong muốn Việc giao quyền để trang bị cho nhà quản lý công cụ thực mục tiêu, quyền giao cho người cần phải tương xứng với nhiệm vụ, đảm bảo cho họ khả thực kết mong muốn Nguyên tắc bậc thang Tuyến quyền hạn từ người quản lý cao tổ chức đến vị trí bên cang rõ rang, vị trí chị trách nhiệm định mạch lạc trình thong tin tổ chức có hiệu Việc nhận thức đầy đủ nguyên tắc bậc thang cần thiết cho việc phân định quyền hạn cách đắn, cấp phải biết giao quyền cho họ vấn đề vượt phạm vi quyền hạn họ phải trình cho Nguyên tắc thồng mệnh lệnh Mối quan hệ trình báo từ cấp lên cấp hồn hảo mâu thuẫn thị cơng việc ý thức trách nhiệm cá nhân trước kết cuối lớn Mặc dù khả cấp nhận ủy quyền nhiều câp trên, khó khăn thực tiễn công việc phải phục vụ nhiều ông chủ điều 16 tránh khỏi Nghĩa vụ mang tính nhân quyền hạn giao nhiều người cho người dẫn tới mâu thuẫn quyền hạn lẫn trách nhiệm Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc Việc trì phân quyền định dịi hỏi định phạm vi quyền hạn phải người đưa khơng đẩy lên cấp Từ nguyên tắc thấy người quản lý mong muốn giao phó quyền hạn có hiệu , họ phải đảm bảo việc ủy quyền rõ ràng cấp Họ lên tránh lòng ham muốn định thay cho cấp Nguyên tắc tương xứng quyền hạn trách nhiệm Do quyền hạn quyền cụ thể để tiến hành công việc giao trách nhiệm nghĩa vụ phải hoàn thành, mặt logic điều dẫn đến yêu cầu quyền hạn phải tương xứng với trách nhiệm Trách nhiệm hành động lớn trách nhiệm lằm quyền hạn giao phó, khơng thể nhỏ Ngun tắc tính tuyệt đối trách nhiệm Cấp phải chịu trách nhiệm trực tiếp việc thực nhiệm vụ trước cấp trực tiếp mình, họ chấp nhận phân công quyền hạ thực thi công việc cịn cấp khơng thể lẩn trách trách nhiệm hoạt động cấp trước tổ chức Nguyên tắc quản lý thay đổi Để đảm bảo tính linh hoạt tổ chức cần đưa vào chế biện pháp kỹ thuật dự báo phản ứng trước thay đổi Tổ chức xây dụng cứng nhắc, với thủ tục phức tạp hay với tuyến phân chia phận q vững chắc, có nguy khơng có khả thichs nghi trước thách thức thay đổi kinh tế, trị, xã hội, cơng nghệ sinh thái Nguyên tắc cân Đây nguyên tắc cho lĩnh vực khoa học cho chức nhà quản lý Việc vận dụng nguyên tắc hay biện pháp phải cân đối, vào toàn kết cấu việc đáp ứng mục tiêu tổ chức Chẳng hạn chi phí hiệu tầm quản lý rộng phải đối trọng với tính phi hiệu thong tin dài Những thiệt thiệt hại có nhiều nguồn mệnh lệnh phải đối trọng với lợi việc sử dụng chuyên gia tính thống việc giao quyền hạn chức cho phận tham mưu phục vụ Việc hạn chế chun mơn hóa theo chức phân chia tổ chức thành phận phải đối trọng với ưu điểm việc lập phận chịu trách nhiệm lợi nhuận theo sản phẩm, khách hàng hay địa dư Quá trình thiết kế tổ chức Thiết kế tổ chức trình lựa chọn triển khai cấu tổ chức cho phù hợp với chiến lược điều kiện mơi trường tổ chức Đó q trình liên tục chiến lược thay đổi ,mơi trường thay đổi hoạt động tổ chức đem lại kết hiệu mong 17 muốn Dù hình thành cấu ,hoàn thiện hay đổi cấu ,các nhà quản lý cần thực bước sau : Lơgic q trình thiết kế cấu tổ chức : Nghiên cứu dự báo yếu tố ảnh hưởng lên cấu tổ chức nhằm xác định mơ hình cấu tổng qt Chun mơn hố cơng việc Xây dựng phận phân hệ cấu Thể chế hoá cấu tổ chức 18