Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ, các doanh nghiệp đều đang phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt và áp lực để tăng trưởng kinh doanh. Để đạt được những mục tiêu đó, việc đo lường và quản lý hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp là điều cần thiết. KPI (Key Performance Indicator có nghĩa là Bộ chỉ số hiệu suất trọng yếu) là một công cụ được sử dụng để giao nhiệm vụ, định hướng hoạt động, đo lường mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cá nhân và đơn vị gắn với việc thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. Áp dụng bộ chỉ số KPI giúp phản ánh chính xác tình trạng của cả doanh nghiệp hoặc bộ phận để rút kinh nghiệm và cải thiện hiệu quả hoạt động. Từ đó, giúp doanh nghiệp hoạt động theo hướng mong muốn. Vì vậy, KPI thích hợp là một công cụ hữu ích, quan trọng để đánh giá và theo dõi các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.Tuy nhiên, với các doanh nghiệp ở Việt Nam, việc vận dụng KPI để đo lường và quản lý hiệu quả hoạt động vẫn còn gặp nhiều khó khăn. Điều này có thể bắt nguồn từ nhiều yếu tố, chẳng hạn như: thiếu sự cam kết và sâu sát của lãnh đạo; thiếu sự chủ động và sáng tạo của bộ phận nhân sự; cách tiếp cận KPI chưa phù hợp; thiếu chiến lược tổng thể và kế hoạch chi tiết; thiếu sự kiểm soát và đo lường chi tiết cho các chỉ tiêu KPI; chưa số hóa công cụ KPI một cách phù hợp và dễ hiểu, cũng như nhận thức chưa đúng về vai trò và lợi ích của KPI trong quản trị doanh nghiệp.Để giải quyết vấn đề này, cuốn sách Kinh nghiệm vận dụng KPI trong hoạt động của doanh nghiệp ở Việt Nam sẽ giúp các doanh nghiệp, các tổ chức và cá nhân quan tâm đến lĩnh vực này hiểu rõ hơn về KPI, những bài học kinh nghiệm áp dụng KPI của các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay và cách vận dụng chúng một cách hiệu quả để đạt được các mục tiêu kinh doanh. Đây cũng là một trong những nguồn tư liệu hữu ích cho các nhà quản lý tại các doanh nghiệp, tổ chức, giúp họ tăng cường khả năng quản lý và đưa ra các quyết định dựa trên số liệu chính xác và thực tế.
TỔNG QUAN VỀ KPI
Lý thuyết về KPI (KPI và cách tiếp cận)
Thứ nhất, thuật ngữ KPI - Key Performance Indicators
KPI - Key Performance Indicators có nghĩa là “bộ chỉ số hiệu suất trọng yếu”, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân [6] KPI chính là mục tiêu công việc mà cá nhân, tổ/nhóm, phòng ban/doanh nghiệp,… cần đạt được để đáp ứng yêu cầu chung [23]. Để thực hiện được mục tiêu đề ra, mỗi doanh nghiệp, bộ phận, cá nhân cần thực hiện nhiều hoạt động quan trọng trong các giai đoạn nhất định, do đó để đánh giá hiệu suất cũng cần nhiều chỉ số hiệu suất trọng yếu tương ứng KPI là tập hợp các chỉ số hiệu suất trọng yếu, được gọi là “bộ chỉ số KPI” (KPI), dùng để đo lường/ đánh giá hiệu quả công việc của doanh nghiệp, bộ phận, cá nhân trong các giai đoạn nhất định
KPI là một công cụ hiện đại giúp các nhà quản lý triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng lĩnh vực (về người lao động, tuyển dụng, đào tạo, năng suất, …) và từng cá nhân, do đó, KPI áp dụng cho nhiều mục đích: Quản lý hệ thống công việc của một doanh nghiệp, tự quản lý công việc của nhóm, của cá nhân. Hay nói cách khác, KPI phản ánh mục tiêu công việc mà doanh nghiệp, phòng ban, tổ nhóm hay cá nhân muốn đạt được để áp ứng yêu cầu chung Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI là cơ sở để nhà quản lý đánh giá thành tích của từng bộ phận, cá nhân và đưa ra những khuyến khích phù hợp cho từng bộ phận, cá nhân.
KPI là thước đo định lượng được sử dụng để đo lường kết quả của doanh nghiệp trong việc đạt được các yếu tố thành công KPI có thể là chỉ số đo tài chính hoặc phi tài chính Mục đích của việc sử dụng KPI trong đánh giá hiệu quả công việc là đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc một cách minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng.
Thứ hai, đặc điểm của KPI
KPI là một hệ thống bao gồm các mục tiêu tương ứng với từng chức danh trong mỗi doanh nghiệp và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng lĩnh vực (tuyển dụng, đào tạo, năng suất của nguồn nhân lực, an toàn lao động, giờ làm việc, lương, đánh giá công việc, hoạt động cải tiến,…; tài chính, sản xuất chất lượng, quảng cáo…) và từng cá nhân Kèm với nó là hệ thống các chỉ tiêu đánh giá người giữ vị trí, chức năng đó có hoàn thành mục tiêu đề ra hay không, đồng thời có mức thưởng, phạt tương ứng với hiệu quả đánh giá được. KPI mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của từng vị trí chức danh, tăng tính minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả trong đánh giá thực hiện công việc KPI đòi hỏi tính cá thể hóa và sự phù hợp rất cao để phát huy trọn vẹn giá trị của mình Mỗi doanh nghiệp sẽ có KPI riêng biệt, mỗi bộ phận cũng sẽ có một KPI khác nhau (Sales, Marketing, Product, …) và mỗi người trong một bộ phận cũng có KPI khác nhau (SEO KPI, Email KPI, Social KPI, …) Vì lẽ đó, KPI vừa mang tính nguyên tắc lại vừa đa dạng, linh hoạt Trên cơ sở những nguyên tắc chung khi xây dựng KPI, mỗi doanh nghiệp phải xây dựng KPI phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp, của từng bộ phận và chức danh cụ thể KPI của một doanh nghiệp bao gồm nhiều chỉ số KPI
Mỗi KPI gồm từ 3 đến 10 chỉ số hiệu suất (PI) PI (Performance Indicator) là một loại chỉ số hiệu suất sử dụng để đo lường hiệu quả hoạt động của hệ thống, quy trình hoặc cá nhân Nó cung cấp thông tin định lượng về mức độ đạt được mục tiêu và hiệu suất trong lĩnh vực cụ thể PI có thể là một con số duy nhất hoặc bộ chỉ số Ví dụ, trong quản lý chất lượng, PI có thể là tỷ lệ lỗi trong quy trình sản xuất hoặc bao gồm nhiều chỉ số như tỷ lệ lỗi, thời gian xử lý và độ hài lòng của khách hàng PI cung cấp thông tin quan trọng để đánh giá và theo dõi hiệu suất, giúp các tổ chức đo lường tiến bộ, xác định vấn đề và cải thiện hiệu suất theo thời gian Việc theo dõi và phân tích PI giúp người quản lý đưa ra quyết định và hướng dẫn tối ưu hóa hiệu suất để đạt được mục tiêu.
Một PI thông thường phải có các thành phần sau: (1) Tên mục tiêu; (2) Tầm quan trọng (trọng số) của KPI; (3) Chỉ tiêu thực hiện; (4) Tần suất đo lường KPI; (5) Công cụ/ cách thức/ nguồn minh chứng kết quả thực hiện; (6) Người phụ trách thực thi KPI.
Ngoại trừ một số PI không có đơn vị tính (chỉ tiêu “đạt kỳ thi sát hạch trong kỳ” chỉ được đánh giá “đạt” hoặc “không đạt”) còn lại các PI đều có đơn vị tính hay còn gọi là đơn vị tính KPI Đơn vị tính của các PI rất đa dạng và phong phú, có tính định lượng cao như: Phần trăm (%); số khách hàng…
Mỗi PI trong KPI được giao cho các cá nhân hoặc bộ phận đều được gắn với một trọng số nhất định Trọng số thể hiện tầm quan trọng và ảnh hưởng của
PI đó trong tất cả các PI có trong KPI được giao cho cá nhân hoặc bộ phận trong kì đánh giá Trọng số của PI càng cao thì mức độ ảnh hưởng nó tới mục tiêu chung càng lớn
Công cụ đánh giá hiệu quả công việc KPI được thực hiện tại các doanh nghiệp thông qua bốn bước cơ bản: 1- Thiết lập KPI theo nguyên tắc SMART; 2
- Xây dựng thang đo KPI; 3 - Xác định trọng số cho KPI; 4 - Chấm điểm, tổng hợp điểm KPI và xếp loại đánh giá.
Thứ ba, các bước thiết lập KPI
Thiết lập KPI là một phần quan trọng trong việc quản lý và đánh giá hiệu quả của một doanh nghiệp Sau đây là các bước cơ bản để thiết lập KPI cho doanh nghiệp:
Bước 1: Xác định mục tiêu và chiến lược kinh doanh: Trước khi thiết lập KPI, bạn cần xác định rõ mục tiêu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Những mục tiêu này phải cụ thể, đo lường được và có thể đạt được.
Bước 2: Phân tích và đánh giá dữ liệu hiện tại: Đánh giá dữ liệu hiện tại của doanh nghiệp để xác định các yếu tố đang ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh và các vấn đề cần giải quyết.
Bước 3: Xác định các chỉ số KPI cần đo lường: Dựa trên các mục tiêu và chiến lược kinh doanh đã định ra, bạn cần xác định các chỉ số KPI cần đo lường để đánh giá hiệu quả của doanh nghiệp.
Bước 4: Thiết lập các mục tiêu KPI cụ thể: Sau khi xác định các chỉ số KPI cần đo lường, bạn cần thiết lập các mục tiêu KPI cụ thể để đo lường và đánh giá hiệu quả của doanh nghiệp.
Bước 5: Xây dựng hệ thống đo lường KPI: Thiết lập hệ thống đo lường KPI bao gồm các phương pháp đo lường và thu thập dữ liệu:
Bước 6: Đặt mục tiêu và theo dõi KPI: Thiết lập mục tiêu cho từng chỉ số KPI và theo dõi sự tiến triển của chúng theo thời gian Nếu KPI không đạt được mục tiêu, bạn cần phân tích và tìm ra nguyên nhân để đưa ra các giải pháp cải thiện.
Vai trò của KPI đối với các hoạt động của doanh nghiệp
Thứ nhất, KPI là cơ sở để doanh nghiệp hoạch định lại chiến lược kinh doanh.
KPI là các chỉ tiêu quan trọng giúp đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Việc đặt ra và theo dõi KPI giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về các hoạt động của mình và hiểu rõ hơn về những điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp.
Hiệu quả của các chiến lược kinh doanh trong doanh nghiệp không dừng lại ở chỉ số doanh thu mà còn đòi hỏi doanh nghiệp cần xem xét kênh nào đang có tỷ lệ khách hàng sử dụng sản phẩm nhiều nhất? Kênh nào nên đầu tư và kênh nào nên cắt bỏ? Và những câu hỏi này chỉ có thể được giải đáp khi doanh nghiệp đo được chỉ số KPI chi tiết cho chiến lược Còn nếu không, các chiến lược đưa ra sẽ không mang lại hiệu quả cao khi quy trình thực hiện cứ na ná,tương tự nhau Chỉ số KPI hiệu quả giúp doanh nghiệp đánh giá được các chiến lược kinh doanh hiệu quả hay không hiệu quả? Chiến lược có khả thi để tiếp tục hay loại bỏ để tránh mất thời gian, công sức.
Dựa trên kết quả đo lường và đánh giá của KPI, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác hơn, tập trung vào những hoạt động đạt hiệu quả cao và điều chỉnh các hoạt động không đạt hiệu quả Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể sử dụng KPI để phát triển các chiến lược kinh doanh mới hoặc cải thiện các chiến lược hiện tại, giúp tăng cường sức cạnh tranh và đưa doanh nghiệp đến một tầm cao mới.
Tóm lại, KPI không chỉ là công cụ đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp mà còn là cơ sở để doanh nghiệp hoạch định lại chiến lược kinh doanh, nâng cao sức cạnh tranh và phát triển bền vững trên thị trường.
Thứ hai, KPI giúp lãnh đạo doanh nghiệp đánh giá chính xác được năng lực của người lao động, giúp khích lệ nâng cao hiệu quả làm việc
Bộ chỉ số KPI được xây dựng phù hợp với từng bộ phận, phòng ban, đặc trưng công việc….vì vậy, giúp doanh nghiệp đánh giá đúng điểm mạnh, điểm yếu của người lao động Tránh các vấn đề đánh đồng năng lực của người lao động, đưa ra những nhận định và chế độ quản lý thiếu chính xác.
Theo dõi và đánh giá KPI giúp ghi nhận những đóng góp của người lao động cho doanh nghiệp Đồng thời nhắc nhở người lao động về trách nhiệm với doanh nghiệp Có như thế, người lao động sẽ không ngừng thúc đẩy bản thân ngày càng tiến bộ để hoàn thành nhiệm vụ Bên cạnh đó, khi đạt được KPI nhất định, người lao động sẽ hạnh phúc hơn khi hoàn thành bằng tất cả sự nỗ lực của mình qua bằng chứng rõ ràng về sự đóng góp của họ cho tập thể Kết quả cuối cùng, doanh nghiệp sẽ nhận được thái độ gắn bó và sẵn sàng cống hiến của người lao động.
KPI giúp lãnh đạo doanh nghiệp đánh giá chính xác năng lực của người lao động và đưa ra các quyết định để khích lệ và nâng cao hiệu quả làm việc của họ KPI cũng giúp lãnh đạo doanh nghiệp thiết kế chế độ lương thưởng phù hợp,dựa trên các chỉ số KPI đo lường kết quả làm việc của người lao động.
Chế độ lương thưởng phù hợp với KPI có thể tạo động lực cho người lao động làm việc hiệu quả và đạt được mục tiêu công việc được đặt ra Ví dụ, nếu KPI của một người lao động liên quan đến sản xuất, thì việc trả lương thưởng dựa trên số lượng sản phẩm hoặc chất lượng sản phẩm có thể là một cách thức phù hợp để khuyến khích người lao động cố gắng hoàn thành tốt công việc của mình.
Bên cạnh đó, việc thiết lập chế độ lương thưởng phù hợp với KPI cũng giúp tạo ra sự công bằng trong việc trả lương thưởng Người lao động có thể đánh giá mức độ công bằng của chế độ lương thưởng và hiểu rõ rằng, nếu họ đạt được KPI thì họ sẽ nhận được mức lương thưởng tương ứng Điều này cũng tạo ra sự cạnh tranh làm việc tích cực giữa các người lao động, giúp nâng cao hiệu suất làm việc của toàn bộ doanh nghiệp.
Tóm lại, KPI không chỉ giúp lãnh đạo doanh nghiệp đánh giá năng lực của người lao động một cách chính xác, mà còn giúp thiết lập chế độ lương thưởng phù hợp để khuyến khích người lao động làm việc hiệu quả và công bằng.
Thứ ba, áp dụng KPI trong quản lý tạo ra môi trường học tập ngay chính trong doanh nghiệp
Bằng cách đo lường KPI, nhà quản lý có thể tạo ra một môi trường học tập ngay chính trong doanh nghiệp của mình Bởi các KPI được thiết lập phải liên quan đến các mục tiêu và kế hoạch phát triển doanh nghiệp Khi đặt ra các chỉ tiêu KPI, doanh nghiệp cũng có thể yêu cầu người lao động phải đạt được các kỹ năng mới, hoàn thiện kỹ năng hiện có và nâng cao kiến thức chuyên môn của mình để đáp ứng được yêu cầu công việc. Đồng thời, theo kinh nghiệm của các nhà quản lý, khi đưa ra các chỉ sốKPI cho các cá nhân, doanh sẽ tạo ra nhiều cuộc hội thoại quan trọng ở nơi làm việc Ví dụ, khi một cá nhân phát hiện ra một điểm không thuận lợi trên KPI, cá nhân đó sẽ có thể trao đổi trực tiếp với doanh nghiệp hoặc người quản lý trực tiếp về KPI đó Đây là cơ hội để nhà quản lý có thể hướng dẫn cá nhân đó phương cách làm việc để đạt được mục tiêu đề ra.
Chỉ số KPI giúp nhà quản lý giúp người lao động điều chỉnh hoạt động, làm việc, học hỏi thêm kinh nghiệm để đạt được mục tiêu đề ra Đồng thời KPI cho người lao động kinh doanh giúp người lao động định hướng, có mục tiêu và xây dựng làm việc hiệu quả để đạt được yêu cầu.
Bên cạnh đó, việc theo dõi KPI cũng giúp người lao động đánh giá được mức độ đóng góp của mình trong công việc và xác định được các mục tiêu cần đạt để nâng cao hiệu quả làm việc Từ đó, họ có thể lên kế hoạch và áp dụng các giải pháp để tối ưu hoá công việc của mình và đóng góp vào mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tạo ra các chương trình đào tạo, hội thảo và các hoạt động giáo dục khác để hỗ trợ người lao động trong việc hoàn thiện các kỹ năng và kiến thức cần thiết để đạt được các chỉ tiêu KPI Việc này cũng tạo ra một môi trường học tập và phát triển chuyên môn tốt cho người lao động.
Tóm lại, áp dụng KPI trong quản lý làm việc tại doanh nghiệp không chỉ giúp đạt được các mục tiêu và kế hoạch phát triển của doanh nghiệp, mà còn tạo ra một môi trường học tập tích cực và đầy đủ cho người lao động.
Thứ tư, KPI giúp “giải phóng” nhà quản lý
Những yếu tố ảnh hưởng đến việc áp dụng KPI trong doanh nghiệp
1.3.1 Cơ sở pháp lý và các quy định hiện hành
Hoạt động kinh doanh cũng như công tác quản trị nguồn nhân lực trong các doanh nghiệp chịu tác động trực tiếp bởi các quy định pháp lý và quy định hiện hành của mỗi doanh nghiệp Những quy định của pháp luật về quyền lợi, trách nhiệm của doanh nghiệp, chế độ đãi ngộ với người lao động…là căn cứ để doanh nghiệp xây dựng các tiêu chí trong bộ chỉ số KPI, cũng như có cơ chế phù hợp trong quá trình áp dụng KPI
Doanh nghiệp Việt Nam thực hiện áp dụng KPI dựa trên các cơ sở pháp lý và quy định hiện hành như:
(1) Luật Doanh nghiệp: Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản liên quan của Chính phủ và Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định về quản lý và hoạt động của doanh nghiệp Luật này đề cập đến việc thiết lập mục tiêu kinh doanh, theo dõi và đánh giá hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp, cung cấp cơ sở pháp lý cho việc áp dụng KPI trong quản lý doanh nghiệp.
(2) Quy định của Bộ Kế hoạch và Đầu tư: Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành các quy định về chỉ số KPI trong kế hoạch và báo cáo của doanh nghiệp.
Các quy định này tập trung vào việc xác định, định lượng và đánh giá chỉ số KPI phù hợp với từng lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh.
(3) Quy định của Tổ chức Kiểm toán Nhà nước (VKTN): VKTN đưa ra quy định về quy trình kiểm toán và kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Quy định này có thể áp dụng đánh giá và xác định KPI để đánh giá hiệu suất kinh doanh và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động của doanh nghiệp.
(4) Quy định về Báo cáo tài chính: Cục Kiểm toán Nhà nước và Bộ Tài chính đưa ra quy định về báo cáo tài chính đối với doanh nghiệp Quy định này yêu cầu doanh nghiệp báo cáo về tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh, bao gồm các chỉ số KPI quan trọng như doanh thu, lợi nhuận, lưu chuyển tiền tệ, và các chỉ số tài chính khác.
(5) Các quy định ngành và địa phương: Ngoài các quy định chung, các ngành và địa phương có thể có quy định riêng về việc áp dụng KPI trong quản lý và đánh giá hiệu suất kinh doanh.
Nội quy, quy định trong doanh nghiệp là căn cứ để duy trì các hoạt động nói chung và hoạt động quản trị nguồn nhân lực nói riêng theo khuôn khổ Các quy chế, quy định như: quy định lương thưởng, quy định về cách bố trí, sắp xếp, cách tuyển dụng, đào tạo nhân lực, chế độ lương, thưởng, nội quy lao động…. Khi quy định của doanh nghiệp thay đổi thì những hoạt động có trong phạm vi điều chỉnh của nó sẽ thay đổi theo và ngược lại Chính vì vậy, để xây dựng và áp dụng KPI hiệu quả, các doanh nghiệp phải hoàn thiện các quy chế, quy định liên quan làm cơ sở pháp lý cho các cá nhân, bộ phận và toàn doanh nghiệp thống nhất thực hiện.
1.3.2 Nguồn lực tài chính và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
Nguồn lực tài chính bao gồm các chỉ tiêu về tăng trưởng, lạm phát ảnh hưởng đến mọi hoạt động của đơn vị nói chung và công tác quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp nói riêng Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang phải đối mặt với sự thay đổi lớn về tài chính khi Nhà nước đẩy mạnh việc thực hiện các quy định sau: (1) Chính sách thuế: Nhà nước có thể áp dụng chính sách thuế mới hoặc điều chỉnh chính sách thuế hiện có, ảnh hưởng đến tài chính của doanh nghiệp Điều này có thể bao gồm việc tăng thuế, thay đổi cách tính thuế, áp dụng thuế mới cho các ngành nghề đặc biệt, hoặc áp dụng các biện pháp khác nhằm tăng thu ngân sách quốc gia; (2) Quy định tài chính: Nhà nước có thể thay đổi quy định liên quan đến tài chính, bao gồm quy định về kế toán, báo cáo tài chính, kiểm toán, quản lý rủi ro tài chính, và quản lý vốn Điều này yêu cầu doanh nghiệp thay đổi và tuân thủ các quy trình, hệ thống và tiêu chuẩn tài chính mới; (3) Luật doanh nghiệp: Nhà nước có thể thay đổi Luật doanh nghiệp để tăng cường quản lý và kiểm soát các hoạt động kinh doanh Điều này có thể bao gồm việc thực hiện các quy định về kiểm soát vốn, quản lý rủi ro, bảo vệ quyền lợi người lao động, và thúc đẩy minh bạch trong hoạt động doanh nghiệp; (4) Quy định ngân hàng và tài chính: Nhà nước có thể áp dụng các biện pháp quản lý và kiểm soát trong lĩnh vực ngân hàng và tài chính nhằm đảm bảo sự ổn định và an toàn của hệ thống tài chính Điều này có thể bao gồm việc thay đổi quy định về vốn tối thiểu, quy tắc về cho vay và các biện pháp kiểm soát rủi ro tài chính Quá trình này sẽ thúc đẩy doanh nghiệp đẩy mạnh việc lựa chọn và áp dụng công cụ KPI vào trong quản lý và hoạt động kinh doanh. Đồng thời, nguồn lực tài chính cũng là cơ sở để doanh nghiệp đầu tư cho các hoạt động tập huấn, bồi dưỡng xây dựng phần mềm hỗ trợ áp dụng KPI, giúp việc xây dựng và áp dụng KPI đạt được hiệu quả hơn Mặt khác mục tiêu của việc xây dựng, áp dụng bộ chỉ số KPI trong quản lý nhân sự, hiệu quả kinh doanh là đánh giá đúng hiệu quả công việc của từng cá nhân theo vị trí công việc, từ đó có chế độ đãi ngộ, khen thưởng phù hợp và nguồn lực tài chính chính là cơ sở, quyết định đến các chế độ đãi ngộ và lương thưởng của doanh nghiệp.
Do đó, nguồn lực tài chính là yếu tố quan trọng, tác động trực tiếp đến việc vận dụng bộ chỉ số KPI trong doanh nghiệp hiện nay.
1.3.3 Quyết tâm thực hiện của các bên liên quan
KPI tuy ra đời sớm và được áp dụng rộng rãi, phổ biến trong công tác quản trị tại các doanh nghiệp, nhưng đây vẫn là một công cụ mới nên quá trình áp dụng đôi khi còn gặp khó khăn và đòi hỏi quyết tâm thực hiện cao Vì vậy,việc xây dựng, áp dụng bộ chỉ số KPI trong giao và đánh giá hiệu quả công việc tại doanh nghiệplà hoạt động “đổi mới” trong công tác quản lý nhân sự Để đổi mới thành công thì quá trình thực hiện đổi mới các bên liên quan cần quyết tâm thực hiện, tránh gặp khó khăn thì bỏ dở hoặc đổi mới mang tính hình thức.
Nhiều cán bộ quản lý, người lao động chưa tiếp cận và hiểu rõ về KPI, mặt khác với tâm lý ngại thay đổi, ngại bị đo lường hiệu quả công việc, họ không muốn xây dựng và áp dụng bộ chỉ số KPI trong giao và đánh giá hiệu quả công việc tại doanh nghiệp Bên cạnh đó, trong quá trình xây dựng và áp dụng bộ chỉ số KPI, doanh nghiệp sẽ gặp phải các rào cản như: Chủ doanh nghiệp đứng ngoài cuộc vận hành công cụ KPI, không muốn hiểu KPI, ủy quyền tuyệt đối cho cấp dưới Hoặc dùng KPI như trang sức thay vì là một công cụ quản trị mục tiêu đúng nghĩa Các Phó Chủ doanh nghiệp hời hợt trong giám sát KPI của bộ phận mà mình phụ trách hoặc chưa hiểu về KPI Tổ chức nhân sự thì vận hành KPI một cách hình thức, không giám sát, đôn đốc các đơn vị thực hiện KPI theo quy định Các cán bộ quản lý bộ phận không quan tâm KPI, chưa hiểu rõ về quy trình, các bước xây dựng và áp dụng KPI, giao phó KPI cho các cấp dưới tự giao cho người lao động khác Người lao động chưa được đào tạo về KPI, chưa hiểu hoặc có tâm lý không muốn đổi mới Do đó, để xây dựng và áp dụng bộ chỉ số KPI trong giao và đánh giá hiệu quả công việc đạt hiệu quả, cần phải khắc phục được những khó khăn, rào cản, đồng thời phát huy vai trò của các bên, cụ thể:
Một là, đối với giám đốc doanh nghiệp: Chủ doanh nghiệp doanh nghiệp phải thực sự tâm huyết và quyết tâm đổi mới, dành thời gian nghiên cứu sâu về KPI, là trực tiếp chỉ đạo, xây dựng mục tiêu của doanh nghiệp, quyết liệt trong tổ chức thực hiện KPI Trong quá trình vận hành bộ chỉ số KPI, cần mặc định việc áp dụng KPI phải khách quan, chi tiết khi giao, đánh giá các trưởng phòng/ khoa Đặc biệt phải yêu cầu được/ kiểm tra đánh giá được việc các trưởng phòng/khoa dùng KPI phải khách quan, chi tiết.
Các phó giám đốc doanh nghiệpphải nếu ủng hộ và đồng hành với quyết tâm đổi mới của giám đốc doanh nghiệp sẽ dành thời gian cho học tập, nghiên cứu, nâng cao nhận thức về KPI, cũng như xây dựng, giao mục tiêu và thực hiện kiểm soát, theo dõi, đánh giá các bộ phận phụ trách
Hai là, đối với cán bộ quản lý: Cán bộ quản lý bộ phận khi có quyết tâm thay đổi và chấp nhận đổi mới, họ sẽ nghiêm túc học tập, nghiên cứu, nâng cao nhận thức về KPI, tự xây dựng tiêu chí, thang đo, trọng số, tự đánh giá người lao động Việc đánh giá người lao động phải khách quan, chi tiết, có chuẩn bị để minh chứng hoặc phản biện Yêu cầu nhân sự tại bộ phận mình quản lý tự theo dõi, kiểm soát và tự đánh giá mục tiêu đã nhận theo đúng quy định Trưởng các phòng/khoa nhận mục tiêu từ các Phó Chủ doanh nghiệp và báo cáo kết quả thực hiện hàng tháng và chịu trách nhiệm về mức độ hoàn thành mục tiêu của bộ phận phụ trách.
Ba là, đối với mỗi cá nhân: mỗi người lao động nếu có quyết tâm thực hiện, họ sẽ nhận thức rõ về chủ trương đổi mới của doanh nghiệp, hiểu KPI chủ động xem xét, phản biện, đề xuất thực hiện các tiêu chí có tính SMART, tiếp nhận phiếu giao việc, triển khai, tự đánh giá chi tiết đúng quy trình đánh giá, báo cáo kết quả thực hiện.
Những thách thức khi áp dụng KPI trong doanh nghiệp
Việc áp dụng KPI trong doanh nghiệp có thể đem lại nhiều lợi ích nhưng cũng đặt ra một số thách thức Dưới đây là một số thách thức khi áp dụng KPI trong doanh nghiệp:
Thứ nhất, các mục tiêu được thiết lập không rõ ràng, không phù hợp và không đủ SMART.
Mục tiêu được thiết lập không rõ ràng, không phù hợp và không đủ SMART là một trong những thách thức khi áp dụng KPI trong doanh nghiệp. Việc đặt mục tiêu là rất quan trọng vì nó giúp định hướng cho các hoạt động của doanh nghiệp và định nghĩa KPI cần thiết để đánh giá và đo lường hiệu quả của công việc Một số vấn đề liên quan đến mục tiêu không rõ ràng, không phù hợp và không đủ SMART bao gồm:
Không rõ ràng: Mục tiêu không rõ ràng là khi mục tiêu không được mô tả một cách cụ thể, không có phương pháp hoặc chỉ tiêu để đánh giá Điều này có thể dẫn đến hiểu nhầm hoặc mâu thuẫn trong việc đánh giá hiệu quả công việc.
Không phù hợp: Mục tiêu không phù hợp là khi mục tiêu không tương ứng với công việc hoặc bộ phận Điều này có thể dẫn đến những kết quả không chính xác hoặc không đúng đắn trong việc đánh giá hiệu quả công việc.
Không đủ SMART: Mục tiêu không đủ SMART là khi mục tiêu không đáp ứng được các yêu cầu SMART, gồm: cụ thể (Specific), đo lường được (Measurable), đạt được (Achievable), phù hợp (Relevant) và thời hạn (Time- bound) Việc đặt ra mục tiêu không đủ SMART có thể dẫn đến việc không thể đo lường hiệu quả công việc hoặc không thể đánh giá mức độ hoàn thành của công việc. Để tránh các vấn đề này, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu một cách cụ thể và đủ SMART, đồng thời đảm bảo rằng các mục tiêu này phù hợp với các bộ phận và công việc cần đánh giá Ngoài ra, việc đảm bảo rằng các mục tiêu được chia sẻ và hiểu rõ ràng trong toàn bộ doanh nghiệp cũng là điều rất quan trọng để đạt được hiệu quả cao khi áp dụng KPI.
Thứ hai, truyền thông về KPI chưa đủ rộng rãi, người lao động không đồng thuận, gây ra hệ luỵ không tốt cho cả hệ thống.
Khi áp dụng KPI, các doanh nghiệp cần truyền thông rộng rãi vì:
Việc truyền thông sẽ giúp người lao động hiểu rõ mục tiêu và mục đích việc áp dụng KPI, tạo ra tính đồng thuận trong quá trình làm việc Khi người lao động hiểu rõ hơn về mục tiêu và mục đích của việc áp dụng KPI, họ sẽ biết được công việc của mình đóng góp vào mục tiêu và mục đích chung của doanh nghiệp Điều này sẽ giúp họ thấy được giá trị và ý nghĩa của công việc của mình, từ đó sẽ có động lực và cam kết hơn trong quá trình làm việc.
Ngoài ra, việc truyền thông về KPI cũng giúp người lao động hiểu rõ hơn về các tiêu chí đánh giá hiệu suất của mình Khi họ biết được những tiêu chí này, họ sẽ dễ dàng hơn trong việc đưa ra các kế hoạch và hành động để đạt được mục tiêu và tiêu chí đó.
Việc sử dụng KPI giúp cho các doanh nghiệp và bộ phận trong doanh nghiệp có thể đo lường hiệu quả của hoạt động của mình, đưa ra quyết định chính xác hơn và tăng tính minh bạch trong quá trình quản lý Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa hiểu rõ về KPI và cách triển khai chúng một cách hiệu quả Việc truyền thông về KPI còn hạn chế. Để cải thiện truyền thông về KPI, các doanh nghiệp có thể đưa ra các hoạt động giải thích và huấn luyện cho người lao động về KPI, như doanh nghiệp các cuộc hội thảo, buổi đào tạo, hoặc đưa ra các tài liệu giải thích rõ ràng về KPI. Việc đưa ra các ví dụ và trường hợp thực tế để minh họa cách sử dụng KPI cũng rất hữu ích để người lao động hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của chúng.
Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng nên đảm bảo rằng người lao động được tham gia đóng góp vào quá trình lựa chọn và thiết lập KPI Người lao động có thể đưa ra các ý kiến và đề xuất của mình để giúp cho quá trình triển khai KPI được hiệu quả hơn và dễ dàng hơn trong quá trình thực hiện Tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự tham gia và đóng góp của người lao động sẽ giúp cho KPI được triển khai một cách chính xác và hiệu quả hơn.
Tính đồng thuận là rất quan trọng trong quá trình làm việc Khi tất cả người lao động đều hiểu rõ và đồng thuận với việc áp dụng KPI, việc đánh giá hiệu suất và quản lý sẽ trở nên dễ dàng hơn Ngoài ra, tính đồng thuận cũng giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ sự phát triển của doanh nghiệp.
Tình trạng người lao động thiếu sự đồng tình và ủng hộ khi áp dụng KPI tại doanh nghiệp là một vấn đề phổ biến Đây là kết quả của nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm: (1) Thiết lập KPI không phù hợp: Khi doanh nghiệp thiết lập KPI không phù hợp với năng lực và trình độ của người lao động, hoặc không tạo điều kiện cho người lao động để đạt được các chỉ tiêu đo lường, người lao động sẽ cảm thấy áp lực và không đồng tình với KPI; (2) Thiếu thông tin và tương tác: Khi doanh nghiệp không cung cấp đầy đủ thông tin về KPI cho người lao động hoặc không tương tác với họ định kỳ để giải đáp thắc mắc và động viên,người lao động sẽ cảm thấy không được hỗ trợ đầy đủ và không muốn đóng góp nhiều cho doanh nghiệp; (3) Áp lực quá lớn: Khi doanh nghiệp quá chú trọng vào KPI và đặt quá nhiều áp lực lên người lao động để đạt được các chỉ tiêu đo lường, người lao động có thể cảm thấy bị ép buộc và không muốn đóng góp nhiều cho doanh nghiệp; (4) Thiếu công bằng: Khi KPI không được thiết lập công bằng cho các phòng ban và cá nhân, hoặc không có phương thức đánh giá và thưởng tương xứng, người lao động sẽ cảm thấy không công bằng và không đồng tình với KPI; (5) Thiếu sự đổi mới: Khi doanh nghiệp không cập nhật và thay đổi KPI thường xuyên để phù hợp với hoạt động kinh doanh và thị trường, người lao động sẽ cảm thấy không thấy tính cập nhật và đổi mới trong công việc của mình.
Tình trạng người lao động thiếu sự đồng tình và ủng hộ khi áp dụng KPI có thể dẫn đến tình trạng giảm năng suất, tăng tỷ lệ nghỉ việc và giảm chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ Do đó, các doanh nghiệp cần phải tìm hiểu các nguyên nhân của vấn đề này và đưa ra các giải pháp để tăng cường sự đồng tình và ủng hộ của người lao động đối với KPI. Để cải thiện tình trạng người lao động thiếu sự đồng tình và ủng hộ khi áp dụng KPI tại doanh nghiệp, có thể đưa ra các phương án sau: (1) Thực hiện quá trình thảo luận và thống nhất chung về mục tiêu và chỉ tiêu KPI giữa ban lãnh đạo và người lao động: Các chỉ tiêu KPI cần được thảo luận và đưa ra thống nhất giữa ban lãnh đạo và người lao động, đồng thời cần trao đổi về ý nghĩa, tầm quan trọng và tác động của chúng đến hoạt động của doanh nghiệp Người lao động cần được lắng nghe và được đưa ra quyết định cùng với ban lãnh đạo; (2) Thực hiện đào tạo và hướng dẫn cho người lao động về KPI: Đào tạo và hướng dẫn người lao động về cách đo lường, theo dõi và báo cáo chỉ tiêu KPI sẽ giúp họ hiểu rõ hơn về ý nghĩa của chúng và cách thức thực hiện Đồng thời, người lao động cần được hướng dẫn về cách phản hồi, đóng góp và cải thiện chỉ tiêuKPI; (3) Đưa ra các chính sách khuyến khích và động viên cho người lao động:Điều này giúp người lao động hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của KPI trong hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời tạo động lực cho người lao động thực hiện các chỉ tiêu KPI một cách tích cực; (4) Tạo môi trường làm việc thoải mái, hợp tác và đoàn kết: Môi trường làm việc thoải mái, hợp tác và đoàn kết sẽ giúp người lao động cảm thấy được tôn trọng, được đánh giá đúng công bằng, và đồng thời cảm thấy thoải mái hơn khi thực hiện chỉ tiêu KPI; (5) Thực hiện việc đánh giá KPI định kỳ và đưa ra phản hồi đối với người lao động: Đánh giá KPI định kỳ và đưa ra phản hồi đối với người lao động giúp họ hiểu rõ hơn về những điểm mạnh và điểm cần cải thiện của mình trong quá trình thực hiện chỉ tiêu KPI.
Thứ ba, hệ thống mục tiêu KPI quá xa vời, xa rời năng lực thực tế của doanh nghiệp.
Thực trạng hệ thống mục tiêu KPI quá xa vời, xa rời năng lực thực tế của doanh nghiệp là một vấn đề phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay Một số nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng này bao gồm:
Thiếu thông tin và phân tích đầy đủ: Trong quá trình thiết lập mục tiêu KPI, các doanh nghiệp thường thiếu thông tin và phân tích đầy đủ về năng lực, tình hình hoạt động và mục tiêu chiến lược của mình Điều này dẫn đến việc đặt ra các mục tiêu không phù hợp với khả năng và thực tế của doanh nghiệp.
Sự thiếu nhận thức và kiến thức của người quản lý: Một số người quản lý không có đầy đủ kiến thức và kinh nghiệm trong việc thiết lập và quản lý hệ thống mục tiêu KPI Điều này dẫn đến việc đặt ra các mục tiêu không phù hợp với năng lực và thực tế của doanh nghiệp.
THỰC TIỄN VẬN DỤNG KPI TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP Ở VIỆT NAM
Quá trình tiếp cận KPI và áp dụng KPI của các doanh nghiệp ở Việt Nam
2.1.1 Quá trình tiếp cận và áp dụng KPI của các doanh nghiệp ở Việt Nam
KPI là một công cụ được sử dụng để giao nhiệm vụ, định hướng hoạt động, đo lường mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cá nhân và đơn vị gắn với việc thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp Công cụ này đã trải qua một quá trình hình thành và phát triển lâu dài Bài viết What are KPI’s and how can your business use them ? (KPI là gì và doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng chúng như thế nào ?) của tác giả Christian Ofori - Boateng đã chỉ ra lịch sử hình thànhKPI [14] Thế kỉ thứ III, các hoàng đế thời nhà Ngụy ở Trung Quốc đã ban hành tiêu chí đánh giá các thành viên trong hoàng tộc Những năm đầu 1800, RobertOwen sử dụng “màn hình im lặng” – những khối gỗ được sơn màu sắc khác nhau – để đánh giá hiệu suất làm việc của người lao động trong một nhà máyBông ở Scotland theo bảng đánh giá của ông Năm 1900, David P.Norton vàRobert S.Kaplan giới thiệu thuật ngữ thẻ điểm cân bằng (Balanced scorecard -BCS) và công trình nghiên cứu của mình về việc sử dụng nó để đo lường hiệu quả hoạt động Năm 1996, hơn một nửa doanh nghiệp trong danh sách Fortune
1000 áp dụng BSC trong hoạt động của mình, tiêu biểu là GM (General motors company) Khoảng năm 2007, BCS phát triển thành hệ thống chiến lược hoàn chỉnh, tạo tiền đề quan trọng trong quá trình hình thành và phát triển KPI Ngày nay, cả BSC lẫn KPI vẫn được áp dụng và hỗ trợ lẫn nhau, trong đó: BSC sẽ giúp nhà lãnh đạo đưa ra được những chiến lược chi tiết và cụ thể tới từng người lao động Sau đó KPI sẽ giúp đo lường hiệu quả công việc của từng người, từ đó lãnh đạo có thể dễ dàng đánh giá năng lực và định hướng công việc cho người lao động của mình Như vậy, thuật ngữ KPI chính thức xuất hiện từ năm 1980, là 1 trong 75 phát minh vĩ đại nhất trong lĩnh vực quản trị của thế kỉ XX Theo báo cáo của Bain and Company 2019, các doanh nghiệp sử dụng KPI thành công thuộc nhiều lĩnh vực ngành nghề, mô hình kinh doanh và loại hình sở hữu. Hiện nay KPI đã trở lên phổ biến được dùng ở nhiều quốc gia như: Mỹ, Malaysia, Singapore, Australia, Campuchia… Ở Việt Nam, KPI đã được các doanh nghiệp áp dụng từ năm 2000 Thời điểm này, việc áp dụng KPI tập trung vào các doanh nghiệp lớn với mục tiêu áp dụng KPI để giám sát và đánh giá hiệu quả hoạt động của mình như: Tập đoàn Công nghiệp – Viễn thông quân đội (Viettel); Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam (VNPT); Trung tâm Giáo dục thiên nhiên (ENV); Doanh nghiệp Cổ phần Xi măng Hà Tiên;…
Hiện nay, việc sử dụng KPI đã trở thành một xu hướng và phổ biến rộng rãi trong các doanh nghiệp ở Việt Nam, không chỉ ở các doanh nghiệp lớn mà còn ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việc áp dụng KPI giúp các doanh nghiệp đo lường và giám sát hiệu quả hoạt động của mình, từ đó đưa ra các quyết định và điều chỉnh kịp thời để đạt được các mục tiêu chiến lược và tăng cường sự cạnh tranh trên thị trường Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp áp dụng KPI vào trong quá trình quản lý chưa đạt được hiệu quả cao do gặp khó khăn, sai lầm trong xây dựng KPI và triển khai thực hiện Trước thực trạng đó, nhiều nhà nghiên cứu đã phân tích, chỉ ra nguyên nhân và hướng khắc phục cho các doanh nghiệp, điển hình như: “Xu hướng sử dụng KPI – OKR trong quản trị doanh nghiệp” của Tạ
Thế Thành [9]; “Những sai lầm cần tránh trong thiết kế và triển khai KPI tại doanh nghiệp” của Trần Xuân Hanh [4]; “Khuyến nghị về triển khai hệ thống quản trị hiệu suất tai doanh nghiệp” của Nguyễn Hải Anh [2] KPI và áp dụng bộ chỉ số KPI cũng là chủ đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm, đưa ra thảo luận trong các hội thảo như: Hội thảo “Kinh nghiệm xây dựng hệ thống đánh giá KPI cho doanh nghiệp” do Trường Đào tạo kỹ năng quản lý SAM doanh nghiệp; hội thảo “Thiết lập và áp dụng KPI, OKRs hiệu quả trong doanh nghiệp” do trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Trường Đại học Quốc gia Hà Nội
Cho đến nay để đánh giá hiệu quả kinh doanh, hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam đều chỉ mới dựa vào các chỉ tiêu tài chính như doanh thu lợi nhuận. Việc đánh giá hiệu qủa kinh doanh một cách toàn diện bằng công cụ KPI vẫn còn khá mới mẻ với doanh nghiệp trong nước Hướng tới sự chuyên nghiệp trong kỹ năng quản trị, một số doanh nghiệp như ICP, Kinh Đô, Giấy Sài Gòn, Ngân Hàng ACB, Tân Hiệp Phát, Searefico đã ứng dụng KPI, nhưng đa phần mới ở giai đoạn thử nghiệm Kết quả bước đầu từ các doanh nghiệp đã áp dụng cho thấy, KPI phát huy tác dụng rõ rệt nhất ở các bộ phận như: tiếp thị, bán hàng, dịch vụ khách hàng Nhờ có công cụ đánh giá hiệu quả của công việc KPI mà động lực làm việc của người lao động được cải thiện đáng kể và điều này được thể hiện qua ý thức, thái độ cũng như tinh thần làm việc nhóm.
Theo một số chuyên gia quản trị doanh nghiệp, việc áp dụng KPI trong chiến lược lãnh đạo của các doanh nhân Việt là rất cần thiết, đặc biệt là những doanh nghiệp có chủ trương quản lý theo mục tiêu và định hướng quản lý theo hiệu quả công việc Tuy nhiên, việc ứng dụng hai công cụ này không đơn giản, đòi hỏi nhiều công sức và thời gian để nghiên cứu, thử nghiệm từng bước.
2.1.2 Một số nhận định về việc tiếp cận và áp dụng KPI trong các doanh nghiệp ở Việt Nam
Thứ nhất, đa số các doanh nghiệp nhận ra đến lúc cần áp dụng KPI.
Môi trường kinh doanh ngày càng thay đổi nhanh chóng với sự phát triển của công nghệ, sự biến đổi của thị trường và sự thay đổi trong hành vi khách hàng Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp cần thích nghi và đổi mới và đưa KPI vào quản trị doanh nghiệp Việc đưa KPI vào quản trị doanh nghiệp vừa giúp doanh nghiệp sớm thích nghi với môi trường kinh doanh thay đổi, vừa tăng cường sự tập trung và hiệu quả, cũng như giúp định hướng chiến lực và đẩy mạnh trách nhiệm, tinh thần cạnh tranh.
Xu thế đổi mới, các doanh nghiệp nói riêng và các tổ chức nói chung đều nhận thấy sự cần thiết phải thay đổi để thích nghi và tồn tại Việc cần thiết đưa KPI vào quản trị doanh nghiệp hay không đã qua giai đoạn tranh cãi nên hay không bởi tính chất hữu dụng đã được chứng minh [44].
Thứ hai, KPI chưa được nhìn nhận như một hệ thống chiến lược mà chủ yếu sử dụng trong quản trị nhân sự để đánh giá kết quả làm việc cá nhân, thiếu kết nối với chiến lược của doanh nghiệp, thiếu kết nối giữa các bộ phận chức năng.
Tại Hội thảo “Thiết lập và ứng dụng KPI, OKRs hiệu quả trong tổ chức” do Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn tổ chức, TS Nguyễn Thị Nam Phương - Phó Tổng giám đốc Công ty Cổ phần Tư vấn quản lý OCD đã cùng với các nhà khoa học thống nhất đưa ra nhận định: Tại các doanh nghiệp Việt Nam, KPI và OKR chưa được nhìn nhận như một hệ thống chiến lược mà chủ yếu sử dụng trong quản trị nhân sự để đánh giá kết quả làm việc cá nhân, thiếu kết nối với chiến lược của doanh nghiệp, thiếu kết nối giữa các bộ phận chức năng Đồng thời cho rằng năm sai lầm chính mà nhà quản lý trên chỉ ra đó là: phương pháp thiết kế chưa phù hợp, phương pháp triển khai chưa phù hợp, thiếu ứng dụng theo dõi, phân tích và báo cáo, sử dụng KPI chưa phù hợp với chức năng của hệ thống này, chưa coi KPI như một quá trình thay đổi liên tục [36].
Một trong những hạn chế chính là KPI thường được sử dụng một cách cục bộ, tập trung vào việc đánh giá thành tích cá nhân mà thiếu kết nối với chiến lược toàn cầu của doanh nghiệp Điều này có thể dẫn đến việc các bộ phận hoạt động độc lập, không cùng hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp
KPI là một quá trình thay đổi liên tục vì môi trường kinh doanh và các yếu tố liên quan đến doanh nghiệp thường thay đổi theo thời gian Hiện nay, việc tiếp cận và áp dụng KPI tại các doanh nghiệp cho thấy việc doanh nghiệp không nhận thức và không xem KPI như một quá trình thay đổi liên tục, có thể gây ra các hậu quả tiêu cực như: (1) Khi doanh nghiệp không thay đổi và điều chỉnh KPI theo thời gian, họ thiếu linh hoạt và khả năng thích nghi với các yêu cầu mới và thay đổi trong môi trường kinh doanh Điều này có thể khiến họ tồn tại trong một trạng thái lạc hậu và không thể cạnh tranh hiệu quả với các đối thủ.
(2) KPI được thiết lập để đo lường tiến độ và kết quả của mục tiêu chiến lược. Nếu KPI không được cập nhật và điều chỉnh thường xuyên, doanh nghiệp có thể không nhận ra được những sai sót hoặc hướng đi sai trong việc đạt được mục tiêu chiến lược Điều này có thể dẫn đến việc không đạt được những kết quả mong đợi và không thể đáp ứng được yêu cầu thị trường Nếu không có quá trình thay đổi liên tục của KPI, doanh nghiệp sẽ thiếu khả năng đo lường chính xác và phản hồi kịp thời về hiệu suất và kết quả của các hoạt động Điều này làm mất đi cơ hội để cải thiện và điều chỉnh hoạt động để đạt được kết quả tốt hơn. Hơn nữa mục tiêu và hoạt động của các bộ phận có thể không tương thích và không hỗ trợ nhau Điều này làm giảm hiệu quả và hiệu suất của toàn bộ doanh nghiệp.
Thứ ba, đa số các doanh nghiệp đều cho rằng áp dụng KPI không dễ dàng. Mặc dù KPI không còn là công cụ mới, nhưng vẫn chưa được phổ biến rộng rãi Hiện nay, vẫn có nhiều người chưa thực sự hiểu về KPI Trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp đã gặp khó khăn hoặc mắc sai lầm trong việc áp dụng KPI như: không xác định được KPI phù hợp với mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp hoặc không thu thập và phân tích chính xác, đầy đủ các dữ liệu liên quan; không đủ quyết tâm và năng lực để thay đổi văn hóa tổ chức và cách làm việc của nhân sự tại doanh nghiệp; đặc biệt là không điều chỉnh và cải tiến KPI liên tục theo thời gian [38] Đó là một trong những lý do khiến đa số các doanh nghiệp cho rằng áp dụng KPI không dễ dàng. Ông Trần Xuân Chiến - Giám đốc Công ty cổ phần tư vấn quản lý MOB,Chuyên gia tư vấn KPI cho 47 doanh nghiệp thuộc Tập đoàn công nghiệp ThanKhoáng sản Việt Nam và Tổng công ty than Đông Bắc từ 2018-2023 khẳng định: Khi các doanh nghiệp nhận định được việc áp dụng KPI không dễ dàng sẽ tạo ý thức chuẩn bị nghiêm túc và sẵn sàng đầu tư thời gian, chi phí thực hiện một cách bài bản sẽ thúc đẩy nhanh quá trình đưa KPI vào thực tiễn doanh nghiệp [44]
Thứ tư, nhiều doanh nghiệp đã và đang tiếp cận triển khai KPI trong hoạt động của doanh nghiệp.
Hiện nay, do tác động của truyền thông ngày càng mạnh mẽ, nhiều doanh nghiệp đã nhận ra tầm quan trọng của việc áp dụng KPI và đã tiến hành triển khai chúng Các doanh nghiệp này đã thấy thành công của những doanh nghiệp khác đã áp dụng KPI trước đó, và điều này đã khuyến khích họ tiếp cận và triển khai KPI trong hoạt động của mình.
Một số điển hình vận dụng KPI ở Việt Nam
2.2.1 Khái quát tình hình áp dụng KPI tại một số doanh nghiệp điển hình ở Việt Nam
Có nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam đã áp dụng KPI thành công để đánh giá hiệu quả hoạt động và đạt được các mục tiêu chiến lược của mình Một số doanh nghiệp lớn điển hình:
Thứ nhất, Tập đoàn Công nghiệp – Viễn thông quân đội (Viettel)
Theo thông tin công bố trên trang web của Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông quân đội (Viettel), việc áp dụng KPI trong hoạt động quản lý và đánh giá hiệu quả hoạt động của các đơn vị trong tập đoàn bắt đầu từ năm 2006 Kể từ đó,Viettel đã liên tục cải tiến và phát triển hệ thống KPI của mình để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý và điều hành hoạt động của tập đoàn Các
KPI của Viettel bao gồm doanh thu, lợi nhuận, khách hàng hài lòng và năng suất lao động
Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông quân đội (Viettel) đã áp dụng KPI trong hoạt động quản lý và đánh giá hiệu quả hoạt động của các đơn vị trong tập đoàn theo một quy trình chặt chẽ và rõ ràng Cụ thể, quá trình áp dụng KPI của Viettel bao gồm các bước sau:
1- Xác định các chỉ tiêu KPI: Các chỉ tiêu KPI của từng đơn vị được xác định dựa trên mục tiêu chiến lược của tập đoàn và các đơn vị Các chỉ tiêu KPI này được phân loại và đánh giá dựa trên mức độ quan trọng và ảnh hưởng của chúng đến mục tiêu của tập đoàn.
2- Thiết lập hệ thống KPI: Sau khi xác định các chỉ tiêu KPI, Viettel thiết lập hệ thống KPI để quản lý và đánh giá hiệu quả hoạt động của các đơn vị trong tập đoàn Hệ thống này được thiết lập dựa trên công nghệ tiên tiến và được tích hợp vào các công cụ quản lý và điều hành hoạt động của tập đoàn.
3- Đào tạo người lao động: Người lao động của các đơn vị trong tập đoàn được đào tạo về KPI và quy trình quản lý và đánh giá hiệu quả hoạt động của tập đoàn Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý và đánh giá hiệu quả hoạt động của các đơn vị.
4- Thực hiện đánh giá KPI định kỳ: Viettel thực hiện đánh giá KPI định kỳ để đánh giá hiệu quả hoạt động của các đơn vị trong tập đoàn Kết quả đánh giá KPI được sử dụng để phân tích, đánh giá và điều chỉnh hoạt động của các đơn vị trong tập đoàn.
Việc áp dụng KPI đã giúp Viettel đánh giá và quản lý hiệu quả hoạt động của tập đoàn một cách chính xác và hiệu quả, là một trong những yêu tố giúpViettel đạt được tốc độ tăng trưởng ấn tượng và trở thành một trong những doanh nghiệp lớn nhất ở Việt Nam.Tuy nhiên, việc áp dụng KPI tại Viettel cũng đôi khi gặp phải một số khó khăn như: Đôi khi, việc đo lường chỉ tiêu KPI gặp phải những khó khăn do các thông tin không đầy đủ, không chính xác hoặc khó tính toán; không có tài liệu và dữ liệu đầy đủ, việc đánh giá KPI sẽ không chính xác; Các đơn vị có thể có mục tiêu và mục đích khác nhau, dẫn đến sự khác biệt trong việc đánh giá KPI; Khi xây dựng KPI chưa phù hợp, việc chỉnh sửa KPI gặp nhiều khó khăn và mất thời gian; Khi tập đoàn thay đổi chiến lược hoạt động, các chỉ tiêu KPI chưa thay đổi tương ứng ngay để phù hợp với chiến lược mới.
Thứ hai, Tập đoàn VinGroup
Tập đoàn VinGroup là một tập đoàn đa ngành hoạt động trong nhiều lĩnh vực, bao gồm bất động sản, thương mại điện tử, y tế và giáo dục Tập đoàn Vingroup bắt đầu áp dụng KPI từ năm 2012 Việc áp dụng KPI đã giúp cho VinGroup đạt được những thành tựu đáng kể trong các lĩnh vực kinh doanh của mình như bất động sản, bán lẻ, giáo dục và sức khỏe.
Quá trình áp dụng KPI của Tập đoàn Vingroup được thực hiện qua các bước sau:
1- Xác định mục tiêu và chiến lược kinh doanh: Tập đoàn Vingroup đã xác định mục tiêu và chiến lược kinh doanh phù hợp với các lĩnh vực mà tập đoàn hoạt động như bất động sản, bán lẻ, giáo dục và sức khỏe.
2- Lựa chọn các chỉ số KPI: Tập đoàn Vingroup đã lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp với mục tiêu và chiến lược kinh doanh của mình, bao gồm các chỉ số tài chính và phi tài chính.
3- Thiết lập mục tiêu và định kỳ theo dõi: Tập đoàn Vingroup đã thiết lập mục tiêu cụ thể cho từng chỉ số KPI và định kỳ theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động của từng chỉ số KPI.
4- Tạo động lực cho người lao động: Tập đoàn Vingroup đã sử dụng KPI để tạo động lực cho người lao động trong doanh nghiệp, đồng thời đánh giá hiệu suất làm việc của từng người lao động.
5- Điều chỉnh và cập nhật KPI: Tập đoàn Vingroup thường xuyên điều chỉnh và cập nhật các chỉ số KPI để phù hợp với thực tế và mục tiêu kinh doanh của mình.
Trong quá trình áp dụng KPI, Tập đoàn VinGroup cũng gặp một số khó khăn và trở ngại, bao gồm:
1- Khó khăn trong việc xác định các chỉ số KPI phù hợp: Việc xác định các chỉ số KPI phù hợp với mục tiêu và chiến lược kinh doanh của tập đoàn là một thách thức lớn đối với VinGroup Do đó, tập đoàn đã phải dành nhiều thời gian và công sức để tìm hiểu và lựa chọn các chỉ số KPI thích hợp.
Những vấn đề đặt ra khi vận dụng KPI trong hoạt động của doanh nghiệp ở Việt Nam
Thứ nhất, nhận thức của lãnh đạo doanh nghiệp và người lao động về KPI còn hạn chế, quyết tâm áp dụng chưa cao.
Nhận thức của một số lãnh đạo doanh nghiệp và người lao động ở Việt Nam về KPI vẫn còn hạn chế và việc áp dụng KPI cũng chưa được thực hiện đầy đủ và quyết tâm
Một số lãnh đạo doanh nghiệp và người lao động ở Việt Nam vẫn chưa có đủ hiểu biết về KPI và lợi ích của chúng Điều này có thể do thiếu đào tạo và hướng dẫn chuyên sâu về KPI trong quá trình làm việc Nhiều lãnh đạo doanh nghiệp chỉ hiểu đơn thuần về KPI như một chỉ số đo lường hiệu suất Trong khi thực tế đó lại là một cung cụ chiến lược có tính hệ thống, đi từ việc hoạch định mục tiêu, theo dõi quy trình thực hiện, kiểm soát và điều chỉnh để tăng hiệu suất.
Do đó mà việc áp dụng và triển khai chưa khoa học, dẫn đến thất bại tất yếu
Sự hiểu biết của người lao động về KPI cũng còn hạn chế và thường được nhìn nhận như một hệ thống giám sát từ bên ngoài chứ không phải là một công cụ để tự theo dõi và cải tiến hiệu suất làm việc của bản thân
Nguyên nhân dẫn đến nhận thức của lãnh đạo doanh nghiệp và người lao động về KPI còn hạn chế, quyết tâm áp dụng chưa cao:
(1) Truyền đạt không chuẩn xác: Việc truyền đạt thông tin về KPI chưa được thực hiện một cách rõ ràng và hiệu quả từ phía lãnh đạo Thông tin về KPI có thể bị lạc hậu, không đầy đủ hoặc không được giải thích một cách đúng đắn. Điều này gây hiểu lầm và gây khó khăn cho người lao động trong việc hiểu và áp dụng KPI vào công việc của mình.
(2) Thiếu sự tham gia và đồng thuận: Việc thiếu sự tham gia và đồng thuận từ toàn bộ nhân sự trong quá trình xây dựng và triển khai KPI cũng góp phần làm giảm hiệu quả của chúng Khi không có sự đồng thuận và tham gia tích cực từ người lao động, việc áp dụng KPI sẽ gặp nhiều khó khăn và không đạt được kết quả như mong đợi.
(3) Thiếu sự tham mưu từ đơn vị tư vấn chuyên nghiệp: Việc thiếu sự tham mưu và hỗ trợ từ các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp về KPI cũng là một nguyên nhân khiến việc áp dụng KPI gặp khó khăn Các đơn vị tư vấn có thể cung cấp kiến thức, kinh nghiệm và hướng dẫn cụ thể về việc xây dựng và triển khai KPI một cách hiệu quả. Để cải thiện hiểu biết và áp dụng KPI một cách hiệu quả, cần có sự cải thiện trong việc truyền đạt thông tin, đồng thuận và tham gia tích cực của toàn bộ nhân sự, cũng như sự hỗ trợ từ các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp Đồng thời, tạo ra nhận thức về lợi ích của KPI thông qua việc giới thiệu, đào tạo và giải thích rõ ràng cho lãnh đạo và người lao động Đầu tư vào việc xây dựng quy trình triển khai KPI rõ ràng và hỗ trợ từ các chuyên gia để đảm bảo sự thực hiện hiệu quả và bền vững Thiết lập một môi trường và văn hóa doanh nghiệp khuyến khích sự quyết tâm và nỗ lực trong việc áp dụng KPI.
Thứ hai, quy trình xây dựng các chỉ số KPI nặng về hình thức, chưa cụ thể hóa kết quả từng bước, không bám sát mục tiêu từng giai đoạn, từng bộ phận chức năng.
Quy trình xây dựng các chỉ số KPI nặng về hình thức có thể được hiểu là quá trình tập trung nhiều vào các khía cạnh hình thức và công thức, mà thiếu đi sự cụ thể hóa và bám sát thực tế của mục tiêu và hoạt động doanh nghiệp Thực tế, trong một số doanh nghiệp ở Việt Nam, có thể xảy ra những biểu hiện sau đây để cho thấy quy trình xây dựng các chỉ số KPI nặng về hình thức, chưa cụ thể hóa kết quả từng bước và không bám sát mục tiêu từng giai đoạn và bộ phận chức năng Đồng thời, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc định hình và phát triển các mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động và bộ phận Điều này dẫn đến sự mập mờ và mất hướng, gây ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất và kết quả của doanh nghiệp
Doanh nghiệp sử dụng các chỉ số KPI mà không tùy chỉnh và áp dụng cho từng bộ phận và hoạt động cụ thể Ví dụ, chỉ số KPI "tăng doanh số" được áp dụng cho tất cả các bộ phận mà không có sự phân bổ rõ ràng và không tập trung vào các chỉ số KPI cụ thể cho từng bộ phận và công việc Khi chỉ số KPI không được tùy chỉnh và cấu trúc cho từng bộ phận và hoạt động cụ thể, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc thích ứng với thay đổi và biến động trong môi trường kinh doanh.
Các chỉ số KPI không được liên kết chặt chẽ với nhau và không có mục tiêu mục tiêu phụ thuộc giữa các giai đoạn và bộ phận chức năng Mỗi bộ phận hoặc công việc có các chỉ số KPI riêng biệt mà không có sự tương quan và tương tác để đảm bảo tiến trình làm việc liên kết và đóng góp vào mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp Khi quy trình xây dựng KPI không đảm bảo sự tương tác và hợp tác giữa các bộ phận và người lao động, thông tin và kiến thức quan trọng không được chia sẻ và sử dụng hiệu quả Điều này gây cản trở sự hợp tác và làm giảm khả năng đạt được mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp
Các chỉ số KPI không được cụ thể hóa với mục tiêu rõ ràng và không đi kèm với tiêu chí đo lường cụ thể Ví dụ, chỉ số KPI "tăng hài lòng khách hàng" không định rõ các tiêu chí và phương pháp đo lường để đạt được mục tiêu này. Khi không cụ thể hóa kết quả từng bước và không định rõ các tiêu chí đo lường, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc đánh giá và theo dõi tiến trình đạt được mục tiêu Việc thiếu khả năng đo lường và theo dõi có thể dẫn đến việc mất kiểm soát và không thể phát hiện kịp thời các vấn đề và điều chỉnh cần thiết.
Thứ ba, hạn chế năng lực nhân sự, năng lực chuyên môn dẫn tới việc triển khai quy trình xây dựng, áp dụng KPI không đúng quy chuẩn, sơ sài và không bám sát để cải tiến và điều chỉnh tức thì.
Thực tế cho thấy, tại nhiều doanh nghiệp nhân sự đang thiếu hiểu biết về KPI, thiếu kỹ năng phân tích và định hình KPI, không được doanh nghiệp hỗ trợ và đào tạo Nhân sự không có đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết để hiểu và xây dựng KPI theo quy chuẩn Họ có thể không biết cách phân tích mục tiêu, đo lường hiệu quả và thiết lập chỉ số KPI cụ thể
Thiếu kiến thức và kỹ năng này có thể dẫn đến việc xây dựng KPI không đúng và không mang lại giá trị thực tế cho doanh nghiệp Sự thiếu kinh nghiệm trong việc triển khai và áp dụng KPI có thể dẫn đến việc không biết cách tùy chỉnh và áp dụng KPI cho từng bộ phận và hoạt động cụ thể
Thiếu kinh nghiệm cũng có thể ảnh hưởng đến khả năng định hình mục tiêu cụ thể và cách đo lường hiệu quả một cách chính xác Sự thiếu quy trình và quy chuẩn rõ ràng trong việc xây dựng và áp dụng KPI có thể gây ra sự lúng túng và không đồng nhất trong cách triển khai KPI Khi không có quy trình rõ ràng, nhân sự có thể không biết cách tiếp cận và thực hiện KPI một cách hiệu quả.
Thứ tư, mục tiêu ban đầu của doanh nghiệp không được hoạch định rõ ràng nên việc xác lập các chỉ số KPI gặp khó khăn
BÀI HỌC KINH NGHIỆM VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT
Xu hướng vận dụng KPI trong hoạt động của doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay
Thứ nhất, xu hướng vận dụng KPI trong hoạt động của doanh nghiệp ngày càng tăng
Doanh nghiệp Việt Nam đang có sự nhận thức ngày càng tăng về tầm quan trọng của việc áp dụng KPI trong quản lý hiệu suất và đánh giá kết quả hoạt động KPI là một giá trị số cho biết một tổ chức hay doanh nghiệp có đạt được mục tiêu đã đề xuất hay không Chỉ số này thường được các nhà lãnh đạo, quản trị doanh nghiệp sử dụng để đánh giá hiệu suất quá trình kinh doanh của toàn bộ doanh nghiệp và các cá nhân riêng lẻ Nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, gắn với cụ thể hóa đóng góp của từng cá nhân đối với doanh nghiệp, việc vận dụng hiệu quả KPI trong hoạt động của doanh nghiệp là yêu cầu bắt buộc hiện nay.
TS Nguyễn Thị Nam Phương là Phó Tổng Giám đốc Công ty CP Tư vấn quản lý OCD - Tư vấn chiến lược và tái cơ cấu, người đã có kinh nghiệm đào tạo, tư vấn và huấn luyện KPI cho hơn 50 doanh nghiệp Việt Nam nhận định: KPI là lựa chọn đúng đắn với doanh nghiệp đang ở giai đoạn khởi nghiệp và có tốc độ tăng trưởng mạnh, còn doanh nghiệp có tính ổn định tương đối thì KPI là lựa chọn phù hợp Hiện nay số lượng doanh nghiệp vừa và nhỏ học theo doanh nghiệp lớn áp dụng KPI vào quản trị doanh nghiệp trở lên phổ biến Nó là xu hướng tất yếu trong giai đoạn hiện nay [38].
Thực tế áp dụng KPI trong hoạt động của nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước có kết quả tích cực và lợi ích rõ rệt, là một trong những yếu tố khiến các doanh nghiệp còn lại muốn áp dụng KPI Các doanh nghiệp nhận ra rằngKPI cung cấp các chỉ số đo lường đáng tin cậy để đo lường và theo dõi hiệu quả của các hoạt động kinh doanh.
Thứ hai, xu hướng vận dụng KPI trong hoạt động của doanh nghiệp ở nhiều ngành công nghiệp, nhiều lĩnh vực. Áp dụng KPI không chỉ tồn tại trong lĩnh vực sản xuất mà còn mở rộng vào các ngành công nghiệp khác như dịch vụ, bán lẻ, tài chính, du lịch và công nghệ thông tin Các doanh nghiệp đang thấy giá trị của việc sử dụng KPI để đo lường và quản lý hiệu suất trong các ngành này.
Xu hướng vận dụng KPI trong hoạt động của doanh nghiệp có thể khác nhau tùy theo ngành công nghiệp Dưới đây là một số xu hướng phổ biến trong việc áp dụng KPI ở một số ngành công nghiệp khác nhau:
Ngành y tế: Trong ngành y tế, KPI thường tập trung vào hiệu quả điều trị, chất lượng chăm sóc bệnh nhân và quản lý tài chính Các KPI quan trọng có thể bao gồm tỷ lệ hồi phục của bệnh nhân, thời gian chờ đợi khám bệnh, tỷ lệ hài lòng của bệnh nhân và hiệu quả sử dụng nguồn lực.
Ngành khách sạn và du lịch: Trong ngành khách sạn và du lịch, KPI thường liên quan đến tỷ lệ lấp đầy phòng, doanh thu trung bình mỗi phòng, đánh giá của khách hàng và hiệu quả tiếp thị Các KPI quan trọng có thể bao gồm tỷ lệ phòng trống, doanh thu trên mỗi khách hàng, chỉ số hài lòng khách hàng và tỷ lệ lặp lại khách hàng.
Ngành logistics và vận chuyển: Trong ngành logistics và vận chuyển, KPI thường tập trung vào thời gian giao hàng, độ chính xác của vận chuyển và hiệu suất hoạt động Các KPI quan trọng có thể bao gồm thời gian giao hàng, tỷ lệ giao hàng đúng hẹn, tỷ lệ mất mát hàng hóa và hiệu suất sử dụng phương tiện vận chuyển.
Ngành sản phẩm công nghiệp: Trong ngành sản phẩm công nghiệp, KPI thường liên quan đến chất lượng sản phẩm, hiệu suất sản xuất và hiệu quả quản lý Các KPI quan trọng có thể bao gồm tỷ lệ lỗi sản phẩm, thời gian sản xuất một đơn hàng, tỷ lệ sản phẩm không đạt yêu cầu và hiệu suất sử dụng máy móc.
Ngành tài nguyên và năng lượng: Trong ngành tài nguyên và năng lượng,KPI thường tập trung vào hiệu suất sản xuất, quản lý rủi ro và bảo vệ môi trường Các KPI quan trọng có thể bao gồm hiệu suất năng lượng, tỷ lệ sự cố và thời gian dừng máy, tỷ lệ sinh lợi, tỷ lệ lợi tức đầu tư, tỷ lệ tăng trưởng sản lượng, tỷ lệ tái sử dụng và tái chế tài nguyên, tỷ lệ giảm lượng khí thải và khí nhà kính, tỷ lệ sử dụng năng lượng tái tạo, tỷ lệ phát hiện và giảm rủi ro an toàn, tỷ lệ tuân thủ các quy định về môi trường, tỷ lệ đạt được các chứng chỉ và chứng nhận môi trường.
Thứ ba, xu hướng tích hợp KPI với chiến lược phát triển doanh nghiệp Tích hợp KPI với chiến lược phát triển doanh nghiệp là một xu hướng tất yếu hiện nay Tích hợp KPI với chiến lược phát triển doanh nghiệp giúp tăng cường tính hiệu quả và khả năng định hướng cho các hoạt động kinh doanh Nó cũng cung cấp thông tin giá trị về sự tiến triển và đóng góp của các hoạt động của doanh nghiệp vào các mục tiêu chiến lược dài hạn.
Kết hợp giữa KPI và chiến lược phát triển doanh nghiệp giúp các nhà quản lý và người lao động đánh giá được mức độ đóng góp của mình vào sự phát triển của doanh nghiệp và giúp họ tập trung vào các hoạt động có thể đem lại hiệu quả cao nhất.
Việc tích hợp KPI với chiến lược phát triển doanh nghiệp giúp cho doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả của các hoạt động và dự án của mình dựa trên các chỉ tiêu KPI Nó cũng giúp cho doanh nghiệp có thể thay đổi và điều chỉnh chiến lược của mình nếu cần thiết để đạt được các mục tiêu dài hạn.
Ngoài ra, việc tích hợp KPI với chiến lược phát triển doanh nghiệp cũng giúp cho các bộ phận trong doanh nghiệp có thể làm việc chặt chẽ hơn với nhau, đồng bộ hóa các hoạt động và đảm bảo rằng tất cả đều đóng góp vào mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Xu hướng tích hợp KPI với chiến lược phát triển doanh nghiệp đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm và thực hiện, nhằm đảm bảo các chỉ tiêu KPI phản ánh đúng mục tiêu và tầm nhìn của doanh nghiệp, đồng thời giúp đánh giá và thay đổi chiến lược một cách hiệu quả
Bài học kinh nghiệm
3.2.1 Lãnh đạo doanh nghiệp cần có quyết tâm cao khi áp dụng KPI vào hoạt động quản trị kinh doanh
PGS, TSKH Nguyễn Văn Minh, Viện trưởng Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp, Trường Đại thương (iEIT) khẳng định: Thành bại khi triển khai KPI là do ý chí và năng lực của con người Đầu tiên, KPI cần triển khai từ trên xuống Do đó, bắt buộc phải có quyết tâm và định hướng của lãnh đạo để đảm bảo triển khai KPI thành công Tiếp theo, cần có đại diện lãnh đạo doanh nghiệp đóng vai trò “Dẫn dắt sự thay đổi”, thúc đẩy, động viên, tháo gỡ vướng mắc trong quá trình triển khai Ngoài lãnh đạo doanh nghiệp thì đội ngũ nhân sự chủ chốt, gồm nhóm Đặc nhiệm KPI và các trưởng bộ phận cần được đào tạo đầy đủ và bài bản về KPI Nếu lãnh đạo không bao giờ sờ vào phần mềm, trưởng bộ phận không biết phải duyệt chỉ tiêu như thế nào, thì làm thế nào để dự án thành công được? [37] Vì vậy, để áp dụng KPI hiệu quả, lãnh đạo doanh nghiệp cần có quyết tâm cao Vì điều này có tác động quyết định đến các hoạt động khác trong quá trình áp dụng KPI, cụ thể:
Thứ nhất, đẩy mạnh hiệu quả hoạt động: KPI giúp cho doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả hoạt động của mình Khi lãnh đạo có quyết tâm cao để áp dụng KPI, họ sẽ cung cấp cho người lao động một tầm nhìn rõ ràng hơn về mục tiêu và cách thức để đạt được mục tiêu đó Điều này giúp người lao động làm việc hiệu quả hơn, nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ và đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp.
Thứ hai, tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm: KPI giúp doanh nghiệp tăng tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh, giúp cho quyết định được đưa ra dựa trên dữ liệu và số liệu chính xác Khi lãnh đạo có quyết tâm cao trong việc áp dụng KPI, họ cũng đưa ra thông tin cụ thể cho người lao động về những chỉ tiêu, mục tiêu và kết quả mong muốn Điều này tạo động lực cho người lao động làm việc chăm chỉ hơn, cải thiện hiệu suất làm việc và tăng tính trách nhiệm của họ.
Thứ ba, áp dụng KPI đòi hỏi lãnh đạo doanh nghiệp phải thay đổi cách làm việc hiện tại, thiết lập những tiêu chuẩn mới để đánh giá hiệu quả hoạt động Để đạt được điều này, lãnh đạo cần có quyết tâm để đưa ra các thay đổi phù hợp và đảm bảo rằng mọi người đều hiểu và thực hiện đúng.
Thứ tư, KPI giúp người lao động biết được mình đang làm gì và những mục tiêu cần đạt được Điều này giúp họ có động lực để làm việc chăm chỉ hơn, cải thiện hiệu suất làm việc của cả đội ngũ Tuy nhiên, để tạo động lực cho người lao động, lãnh đạo cần có quyết tâm để thường xuyên đánh giá, hỗ trợ và giúp đỡ người lao động đạt được mục tiêu của mình.
Thứ năm, KPI giúp tạo ra sự minh bạch trong hoạt động của doanh nghiệp, giúp lãnh đạo đánh giá được mức độ hoàn thành mục tiêu và đưa ra các quyết định cụ thể dựa trên số liệu thực tế Để đảm bảo sự minh bạch, lãnh đạo cần có quyết tâm để sử dụng các công cụ hỗ trợ để đảm bảo sự minh bạch đó.
Thứ sáu, giúp quản lý chi phí hiệu quả hơn: KPI giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá các chi phí đầu tư, tài chính và hoạt động Khi lãnh đạo có quyết tâm cao trong việc áp dụng KPI, họ sẽ tập trung vào việc quản lý chi phí hiệu quả hơn và đưa ra những quyết định đúng đắn hơn về việc đầu tư, tài chính và hoạt động của doanh nghiệp.
Hơn nữa, lãnh đạo doanh nghiệp quyết tâm thực hiện, phát huy vai trò làm gương, đi đầu cam kết triển khai sẽ giúp cho các bộ phận chạy theo mà không ca thán, phàn nàn Vai trò làm gương và đi đầu của lãnh đạo doanh nghiệp cũng giúp tạo ra sự đoàn kết và lòng tin trong người lao động hoặc các bộ phận Khi lãnh đạo doanh nghiệp đứng lên và chịu trách nhiệm, nó gửi đi một thông điệp rằng mọi người đều có thể đạt được mục tiêu và thành công Điều này có thể xây dựng lòng tin và tạo ra một tinh thần hợp tác, giúp tăng cường hiệu suất và sự phát triển chung của doanh nghiệp.
3.2.2 Đào tạo sâu về KPI, tạo sự liên kết cao nhất từ ban lãnh đạo đến các bộ phận người lao động, từ đó xây dựng một nguồn lực phù hợp Để áp dụng KPI hiệu quả, đào tạo sâu về nhận thức KPI, tạo được sự liên kết cao nhất từ ban lãnh đạo đến các bộ phận người lao động, từ đó xây dựng một nguồn lực phù hợp là việc rất cần thiết.
Bằng kinh nghiệm thực tiễn, ông Trần Xuân Chiến- Giám đốc Công ty cổ phần tư vấn quản lý MOB, Chuyên gia tư vấn KPI cho các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn công nghiệp Than Khoáng sản Việt Nam và Tổng công ty than Đông Bắc từ 2018-2023 khẳng định: Việc đào tạo sâu về KPI sẽ giúp đội ngũ nhân sự hiểu và dễ dàng triển khai KPI vào thực tế công việc Nếu việc đào tạo nhận thức không tốt, không chi tiết, không truyền thông cho đội ngũ nhân sự hiểu họ sẽ không vượt qua được hai khó khăn lớn nhất về tâm lý là “ngại thay đổi” và
“bị đo lường” Khi vượt qua được hai rào cản này, đội ngũ sẽ dễ dàng tiếp nhận và triển khai KPI một cách hiệu quả hơn [44] Để áp dụng KPI hiệu quả, cần tạo được sự liên kết cao nhất giữa các bộ phận trong doanh nghiệp từ ban lãnh đạo đến các bộ phận người lao động Việc này sẽ giúp xây dựng một nguồn lực phù hợp và đồng bộ trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Tại Buổi Hội thảo chuyên đề “BSC & KPI: Kinh nghiệm triển khai tại các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam”, Ông Phan Huy Nam, Chuyên gia BSC KPI, Chủ tịch SSKPI, có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển nguồn nhân lực với vai trò giám đốc nhân sự/ giám đốc phát triển tổ chức tại các công ty Tecomen Group, E Group, Giovanni Group khẳng định “Muốn triển khai KPI thành công mỗi doanh nghiệp cần phải thống nhất phương án triển khai xuyên suốt từ đội ngũ quản lý cấp cao đến từng người lao động cụ thể và có kế hoạch triển khai từng bước kết hợp với đánh giá định kỳ.” [34] Để tạo được sự liên kết cao nhất, các bước sau đây có thể được thực hiện. Thứ nhất, thông báo và giải thích: Ban lãnh đạo của doanh nghiệp cần thông báo và giải thích rõ ràng về mục tiêu và ý nghĩa của việc áp dụng KPI.
Việc thông báo và giải thích rõ ràng về mục tiêu và ý nghĩa của việc áp dụng KPI là rất quan trọng vì những lý do sau: (1) Tạo sự đồng thuận: Khi các bộ phận được giải thích rõ ràng về mục tiêu và ý nghĩa của KPI, họ sẽ dễ dàng đồng thuận và chấp nhận sử dụng chúng Điều này giúp tạo ra sự thống nhất và đồng bộ trong cả doanh nghiệp; (2) Tăng cường hiểu biết: KPI có thể rất phức tạp và khó hiểu đối với một số bộ phận Việc giải thích rõ ràng sẽ giúp cho các bộ phận hiểu rõ hơn về KPI và cách sử dụng chúng để đạt được mục tiêu kinh doanh; (3) Tạo sự động viên: Khi các bộ phận hiểu rõ về mục tiêu và ý nghĩa của KPI, họ sẽ cảm thấy động viên hơn để thực hiện các hoạt động và đạt được các chỉ tiêu KPI Điều này sẽ giúp tăng động lực và năng suất làm việc của người lao động; (4) Đảm bảo sự thực hiện chính xác: Nếu các bộ phận không hiểu rõ về mục tiêu và ý nghĩa của KPI, họ có thể không thực hiện chính xác các chỉ tiêu KPI hoặc thậm chí không thực hiện chúng Việc giải thích rõ ràng sẽ giúp đảm bảo rằng các bộ phận sẽ thực hiện chính xác các chỉ tiêu KPI. Để thông báo và giải thích rõ ràng về mục tiêu và ý nghĩa của việc áp dụng KPI cho cá nhân và bộ phận, Ban lãnh đạo của doanh nghiệp có thể thực hiện các hoạt động sau: Doanh nghiệp các buổi họp, cuộc gặp gỡ với các bộ phận, cá nhân để giải thích rõ ràng về KPI, mục tiêu và ý nghĩa của chúng trong việc đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp; Sử dụng các phương tiện truyền thông như email, bản tin, tài liệu hướng dẫn, video giới thiệu để truyền tải thông tin về KPI và cách thức đo lường, đánh giá hiệu quả của chúng; Đưa ra ví dụ cụ thể về cách KPI đã giúp doanh nghiệp đạt được các thành tựu, thành công trong quá trình kinh doanh Điều này giúp các bộ phận, cá nhân nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của KPI trong việc đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp; Tạo một môi trường làm việc khuyến khích, ủng hộ sự đồng ý và cam kết của các bộ phận, cá nhân trong việc áp dụng KPI Ban lãnh đạo có thể cung cấp các công cụ, tài nguyên hỗ trợ, đào tạo để giúp các bộ phận, cá nhân hiểu rõ hơn về KPI và thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả hơn
Thứ hai, đồng ý và cam kết: Các bộ phận cần đồng ý và cam kết với việc áp dụng KPI, đặc biệt là các KPI mà các bộ phận đó sẽ phải tuân thủ Việc đồng ý và cam kết này sẽ giúp đảm bảo sự thống nhất và đồng bộ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.
Việc đồng ý và cam kết là một bước quan trọng để đảm bảo sự thành công trong việc áp dụng KPI Khi các bộ phận đồng ý và cam kết, họ sẽ cảm thấy đầy đủ trách nhiệm và nỗ lực để thực hiện công việc của mình để đạt được KPI. Đồng thời, việc cam kết này cũng sẽ giúp cho các bộ phận cùng nhau hỗ trợ và hợp tác để đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp. Để các bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp đồng ý và cam kết áp dụng KPI, có thể thực hiện các bước sau: (1) Giải thích rõ ràng về mục đích và lợi ích của việc áp dụng KPI cho từng cá nhân và bộ phận, đặc biệt là những lợi ích mà việc thực hiện KPI mang lại cho từng người; (2) Thảo luận với từng cá nhân và bộ phận để hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của họ về việc áp dụng KPI, đồng thời giải đáp mọi thắc mắc của họ; (3) Tùy chỉnh các KPI cho phù hợp với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp và từng bộ phận, đồng thời giải thích rõ ràng các tiêu chí đánh giá và đưa ra kế hoạch cụ thể để đạt được KPI đó; (4) Khuyến khích sự tham gia và đóng góp ý kiến từ các cá nhân và bộ phận trong quá trình định hình KPI, đảm bảo tính khả thi và sự đồng thuận của mọi người; (5) Tạo ra một bầu không khí tích cực, khuyến khích sự đóng góp và cam kết của các cá nhân và bộ phận để đạt được KPI đó; (6) Cung cấp đầy đủ thông tin và hỗ trợ cần thiết cho các cá nhân và bộ phận để thực hiện công việc một cách hiệu quả, đồng thời đưa ra những động lực phù hợp để họ cam kết và đạt được KPI; (7) Đánh giá và đánh giá lại các KPI đó để đảm bảo tính khả thi và cập nhật khi cần thiết Những bước trên giúp đảm bảo sự đồng thuận và cam kết của các cá nhân và bộ phận trong doanh nghiệp để áp dụng KPI một cách hiệu quả.
Thứ ba, thiết lập KPI phù hợp: Việc thiết lập KPI phù hợp với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp và từng bộ phận là điều quan trọng Khi các KPI được thiết lập đúng cách, các bộ phận sẽ dễ dàng nhận ra ý nghĩa của chúng và thực hiện các hoạt động để đạt được KPI đó. Đầu tiên, các KPI cần phải được thiết lập dựa trên mục tiêu kinh doanh chung của doanh nghiệp Ví dụ, nếu mục tiêu kinh doanh chung của doanh nghiệp là tăng doanh số bán hàng, các KPI có thể được thiết lập để đo lường hiệu quả của các hoạt động bán hàng như số lượng khách hàng mới được tìm kiếm, doanh số bán hàng trong mỗi tháng hoặc tỷ lệ chuyển đổi khách hàng từ khách tham quan sang khách hàng thực sự.
Một số đề xuất vận dụng KPI hiệu quả trong hoạt động doanh nghiệp ở Việt Nam
3.3.1 Đối với nhà quản trị doanh nghiệp
Thứ nhất, lựa chọn người phù hợp triển khai xây dựng và KPI tại doanh nghiệp
Người xây dựng ra hệ thống KPI phải là người có chuyên môn công việc cao, có am hiểu nhiều lĩnh vực, nắm rõ mục tiêu chung, nhiệm vụ của cả doanh nghiệp Thông thường, những người phụ trách xây dựng KPI là các trưởng bộ phận phụ trách, các nhà quản lý phòng, ban,… những người hiểu rõ KPI là gì và có kinh nghiệm trong việc lên kế hoạch KPI Đồng thời, để hệ thống KPI mà chủ thể xây dựng nên đảm bảo được tính thống nhất thì trước khi thực thi, các bộ phận cần được xem trước, đưa ra đánh giá và góp ý sao cho phù hợp.
Lựa chọn người xây dựng KPI là một bước quan trọng trong quá trình triển khai KPI trong doanh nghiệp Dưới đây là một số lưu ý giúp lựa chọn người xây dựng KPI hiệu quả.
Chọn người có kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan đến KPI: Người xây dựng KPI cần phải có kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan đến KPI để có thể đưa ra các chỉ số phù hợp và đáng tin cậy.
Chọn người có khả năng phân tích và đánh giá tình hình kinh doanh: Người xây dựng KPI cần có khả năng phân tích và đánh giá tình hình kinh doanh để có thể đưa ra các chỉ số phù hợp và đo lường được hiệu quả kinh doanh.
Chọn người có khả năng tư vấn và thuyết phục: Người xây dựng KPI cần có khả năng tư vấn và thuyết phục để giải thích ý nghĩa của các chỉ số và đưa ra các giải pháp tối ưu hoá hoạt động kinh doanh.
Chọn người có tinh thần cầu tiến và sáng tạo: Người xây dựng KPI cần có tinh thần cầu tiến và sáng tạo để có thể đưa ra các chỉ số mới và phù hợp với tình hình kinh doanh hiện tại và tương lai.
Chọn người có khả năng làm việc độc lập và trong nhóm: Người xây dựng KPI cần có khả năng làm việc độc lập và trong nhóm để có thể đưa ra các chỉ số và giải pháp phù hợp và đạt được sự đồng thuận và hỗ trợ từ các bên liên quan.
Chọn người có khả năng truyền đạt thông tin và kết quả: Người xây dựng KPI cần có khả năng truyền đạt thông tin và kết quả một cách rõ ràng và chính xác đến các bên liên quan để đạt được sự hiểu biết và hỗ trợ từ họ.
Thứ hai, có mức đầu tư thỏa đáng cho việc xây dựng, áp dụng KPI Để đảm bảo hiệu quả trong việc xây dựng và áp dụng KPI, doanh nghiệp cần có một mức đầu tư kinh phí phù hợp để thực hiện các hoạt động liên quan. Các hoạt động mà doanh nghiệp cần chi kinh phí khi xây dựng và áp dụng KPI có thể bao gồm:
(1) Đào tạo và huấn luyện người lao động: Để đảm bảo rằng người lao động của doanh nghiệp có đủ kiến thức và kỹ năng để thực hiện việc xây dựng và áp dụng KPI, doanh nghiệp cần đầu tư vào việc đào tạo và huấn luyện người lao động.
(2) Mua sắm các công cụ hỗ trợ KPI: Các công cụ hỗ trợ KPI như phần mềm, công cụ đo lường, bảng điều khiển đều cần phải được mua sắm để hỗ trợ quá trình áp dụng KPI.
(3) Doanh nghiệp các cuộc họp và đánh giá hiệu quả: Doanh nghiệp cần có các cuộc họp và đánh giá hiệu quả thường xuyên để đảm bảo rằng các chỉ số KPI được cập nhật và áp dụng đúng cách Doanh nghiệp các cuộc họp và đánh giá hiệu quả này cũng tốn kinh phí.
(4) Thuê chuyên gia tư vấn: Nếu doanh nghiệp không có đủ năng lực để xây dựng và áp dụng KPI, họ có thể thuê chuyên gia tư vấn để giúp đỡ Tuy nhiên, việc thuê chuyên gia tư vấn này cũng sẽ tốn kinh phí.
Như vậy, để đảm bảo hiệu quả trong việc xây dựng và áp dụng KPI, doanh nghiệp cần đầu tư kinh phí để thực hiện các hoạt động liên quan như đào tạo và huấn luyện người lao động, mua sắm các công cụ hỗ trợ KPI, doanh nghiệp các cuộc họp và đánh giá hiệu quả, và thuê chuyên gia tư vấn nếu cần thiết.
Mức đầu tư kinh phí phục vụ việc xây dựng và áp dụng KPI tại doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm:
(1) Quy mô của doanh nghiệp: Quy mô của doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng đến mức độ đầu tư cần thiết để xây dựng và áp dụng KPI Một doanh nghiệp lớn có nhiều người lao động và hoạt động phức tạp hơn một doanh nghiệp nhỏ, vì vậy mức đầu tư sẽ cao hơn.
